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FLUXOGRAMAS FLUXOGRAMA Descrever o fluxo, seja manual ou mecanizado. Especificar os suportes (documentos, papel, disco, formulário ou qualquer outro) que sejam usados para os dados e as informações. FLUXOGRAMA Diagrama que retrata detalhadamente todos os passos que compõem uma específica atividade. Usa símbolos convencionados, permitindo poucas variações. É claro e objetivo e de todas as ferramentas de OS&M é a mais utilizada embora poucos profissionais a empreguem de forma pura. Tipos de Fluxograma FLUXOGRAMA VERTICAL Mais adequado para descrever pequenas atividades (até 30 passos), compostas de poucos passos e que requerem uma simbologia restrita, apresentam poucos eventos ocorrendo e podem ser tratados como seqüências. FLUXOGRAMA HORIZONTAL Mais complexos, envolvendo do início até o fim uma grande quantidade de ações, decisões, funções e áreas (mais de 30 passos). 1. Fluxograma Vertical aprovar, inspecionar, controlar, assinar, verificar, examinar, analisar, conferir etc. Controle esperar, aguardar, demorar, receber etc. Espera arquivar, guardar, armazenar, encerrar, ordenar, estocar, terminar, desarquivar etc. Arquivo remeter, transportar, conduzir, enviar, deslocar, encaminhar, trocar, destinar, movimentar etc. Transporte executar, criar, produzir, divulgar, copiar, publicar, inserir, incluir, datilografar, copiar, emitir, pôr, colocar, calcular, providenciar, elaborar, remover, apanhar, processar, coletar, perfurar, preencher, classificar, redigir, retirar, eliminar, preparar etc. Operação Verbos mais usados Significado Símbolo Símbolos usados 1. Fluxograma Vertical Também chamado esqueleto, integrado, documentos, Hymans. Usa poucos símbolos, que admitem poucas variações. Usa formulário padronizado. Chama-se vertical porque as atividades são listadas nesse sentido. APLICAÇÃO 1. Levantar atividades desenvolvidas. 2. Preencher o formulário padrão. 3. Verificar inconsistências. 4. Propor novo fluxograma. 5. Estabelecer variações e economias. Formulário Padronizado 2. Fluxograma Horizontal Símbolos usados Para confeccioná-lo usam-se gabaritos padronizados, disponíveis no mercado, conforme modelos apresentados nos mais diversos tamanhos. É denominado horizontal porque as áreas envolvidas na tarefa descrita são colocadas nesse sentido. Apresenta grande quantidade de símbolos que aceitam muitas variações. SÍMBOLOS COMUNS PROCESSO MANUAL DECISÃO ? ENTRADA PROCESSO Grupo de instruções que executam uma função de processamento. ENTRADA / SAÍDA Indica qualquer operação de entrada ou saída. DECISÃO Indica uma decisão, sim / não, que é tomada naquele momento. MANUAL Indica uma operação manual fora de linha sem intervenção do equipamento. TERMINAL TERMINAL Indica o ponto de início ou término do fluxograma. Alguns dos símbolos padronizados são iguais aos do diagrama de blocos. DOCUMENTO DOCUMENTOS NO FLUXOGRAMA DOCUMENTO Identifica qualquer tipo de documento que entra no fluxo. TÍTULO Identificar sempre o nome que o documento recebe oficialmente. TARJA Indica documento original ou emitido naquele momento ou que surge no fluxo pela primeira vez. A tarja pode ser colocada em qualquer um dos cantos. CRUZAMENTO Indica destruição do documento naquele momento. RECIBO RECIBO RECIBO RECIBO RECIBO 3 4 RECIBO 2 RECIBO 1 VIAS DE DOCUMENTO Indica a quantidade de vias ou cópias em que o documento é emitido. As cópias devem ser identificadas. Sua apresentação pode ocorrer em qualquer uma das quatro direções. ARQUIVOS NO FLUXOGRAMA ARQUIVO N.F. Série B PEDIDOS PEDIDOS ARQUIVO Possui o mesmo significado que no fluxograma vertical. ARQUIVO ESTÁTICO Quando assentado sobre sua base indica arquivo definitivo, permanente. ARQUIVO PROVISÓRIO Quando em equilíbrio sobre seu ápice, indica arquivo eventual, temporário. REGISTRO OFF LINE Indica que o registro de sistema computacional ocorre fora de linha, independentemente do meio de registro usado. CLASSIFICAÇÃO Indica arranjo de um conjunto de itens em uma seqüência determinada. INTERCALAÇÃO União de dois arquivos com extração dos conjuntos de um novo conjunto. Costuma-se colocar dentro do símbolo a ordem obedecida, pode ser: A, para alfabético; N, para numérico; C, para cronológico. SÍMBOLOS AUXILIARES MODIFICAÇÃO Uma instrução ou grupo de instruções que modificam fluxograma. PROCESSO PREDEFINIDO Grupo de operações não incluídas no fluxograma, uma rotina padrão. CONEXÃO DE LINHA Entrada ou saída de uma ou para outra parte do fluxograma. CONEXÃO DE PÁGINA Entrada ou saída de ou para outra página do fluxograma. SETAS Indicam a direção de leitura do fluxograma. MODIFICAÇÃO PROCESSO A P. 5 CONECTORES DO FLUXOGRAMA CONECTOR ÁREA DE ORIGEM Nr. folha de origem Nr. do conector ÁREA DE DESTINO Nr. folha de destino Nr. do conector CONECTOR DE ÁREA Usado para unir partes do fluxograma de uma área para outra, para evitar cruzamentos. As notações internas dizem respeito à origem e ao destino. Pode usar-se para conectar páginas. P. 5 CONEXÃO DE PÁGINA Entrada ou saída do fluxograma de ou para outra página. Usam-se algarismos arábicos. P. 5 Entrada na página P. 5 Saída da página A CONEXÃO DE LINHA Específico para indicar a continuidade da linha na mesma folha. Usam-se letras maiúsculas. A A Saída do fluxo Entrada no fluxo ANEXAR / DESANEXAR ANEXAR / DESANEXAR Indica que vários documentos unidos são separados; ou que diversos documentos provenientes de origens diversas são unidos. Fatura Nota Fiscal Ficha Cadastral APROVAÇÃO DE CRÉDITO A D Recibos emitidos Recebimentos Duplicatas a receber Nota Fiscal série A Contabilidade Caixa Bancos C Movimento diário da loja Lógica de Elaboração Fazer um rascunho com a visão global do sistema. Passar a limpo o primeiro rascunho quando completo e verificar a visão global. Submeter o fluxograma à crítica e análise de outros analistas e do(s) usuário(s). Verificar a necessidade de alterações e incluí-las quando for o caso. Elaborar o desenho final. Cuidados Especiais O sentido do fluxo de seguir a direção natural de leitura, de cima para baixo e da esquerda para a direita. Evitar o uso de linhas de conexão muito longas. Preferir linhas de horizontais ou verticais de conexão. Dividir os segmentos do fluxograma de forma clara e nítida. Quando se detecta um ponto falho no fluxograma deve ser assinalado imediatamente. Alternativas de finalização do fluxograma: símbolo de terminal de encerramento; destruição de um documento; arquivo temporário ou definitivo; conexão com outro fluxo Conexão de Linhas Quando há necessidade de cruzar as linhas de comunicação, deve-se usar o pequeno arco para esclarecer que as linhas não se tocam, além de indicarem a ordem de ocorrência: primeiro a linha inferior, depois a superior. Primeira direção Segunda direção Identificando Áreas ou Setores Dividir a folha do fluxograma em segmentos verticais. Colocar na horizontal a ordem de aparecimento das áreas envolvidas no sistema. Departamento 1 Departamento 2 Departamento 3 Identificando Freqüência Verificar se há necessidade de maior detalhamento dentro de uma mesma área e fazer as devidas divisões. Diariamente Semanalmente Mensalmente Departamento 1 Identificando Cargos ou Funções As divisões adotadas internamente devem ser as adequadas para o melhor nível de detalhamento no fluxograma. Atendente Supervisor Gerente Departamento 1 Apontando Inconsistências Quando se detectar um ponto falho no fluxograma, deve-se fazer uma hachura ao longo do processo para chamar a atenção de que aquela tarefa necessita ser revista. O documento é destruído assim que arquivado; verificar se podem ser eliminadas as duas vias. PONTOS POSITIVOS Descreve qualquer tipo de rotina, de qualquer nível de complexidade. Adequado para descrever relações complexas. Permite a visão global do universo em estudo. Descreve como funciona o sistema nos componentes nele envolvidos. Auxilia na localizaçãodas falhas e deficiências e descreve suas repercussões. Substitui os métodos descritivos narrativos. Auxilia na análise de modificações. Facilita a inclusão de atualizações ou modificações. Permite comparações de vários fluxos ou alternativas de solução de problemas. PONTOS NEGATIVOS É um esquema, um diagrama e, portanto, nunca detalhará a realidade, pois não considera as pessoas. Em nome da simplicidade omitem-se “pequenas” informações que podem ser cruciais. Os símbolos permitem muitas variações e adaptações e nesse momento o analista cria uma série de aplicações pessoais e particulares que ninguém entende. Vício no uso de fluxogramas, não considerando outras ferramentas. FLUXOGRAMA Trata da construção de diagramas, é uma das ferramentas mais importantes para o desenvolvimento de sistemas, em qualquer fase ou etapa. É um desenho convencional onde os elementos e os conceitos são representados por meio de símbolos padronizados e as relações por linhas de conexão. Da expressão visual à rede de relações do sistema, mais ou menos complexa, de tal forma que se possa entender e manipular mais claramente essas relações. Identifica, descreve e facilita o estudo e a análise do trabalho que é desenvolvido por uma área, um setor, um funcionário, uma empresa, ou apenas uma rotina. É um instrumento que, quando conhecido e dominado, auxilia o trabalho de análise e descrição tanto das tarefas, individualmente, como do sistema inteiro. identificação FLUXOGRAMA VERTICAL da empresa Rotina: _______________________ Data:__ /__ /__ LEGENDA PARA ANÁLISE SÍMBOLO ATUAL PROPOSTA ECONOMIA ( Controle ( Operação ( Transporte D Espera ( Arquivo DESCRIÇÃO DA ROTINA ( ( ( D ( ( ( ( D ( ( ( ( D ( ( ( ( D ( ( ( ( D ( ( ( ( D ( ( ( ( D ( ( ( ( D ( ( ( ( D ( ( ( ( D ( ( ( ( D ( ( ( ( D ( ( ( ( D ( ( ( ( D ( Analista Responsável Responsável da Área __________________________________ ________________________________
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