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UNIVERSIDADE ESTACIO DE SÁ Prática de Ensino e Estágio Supervisionado em Gestão Das organizações Não Escolares NOME DO ALUNO(A) MANGARATIBA/RJ 2017 UNIVERSIDADE ESTÁCIO DE SÁ Prática de Ensino e Estágio Supervisionado em Gestão Das organizações Não Escolares Relatório exigido como parte dos requisitos para conclusão da disciplina Prática de Ensino e Estágio Supervisionado em Gestão das organizações Não Escolares sob orientação da Professora Maria Dylma da Silva Ferreira. Curso: Pedagogia MANGARATIBA/RJ 2017 AGRADECIMENTOS Agradecer Aquele que sempre está ao meu lado e nos momentos de fraqueza me carrega no colo, agradecer imensamente ao meu marido por todo incentivo e ajuda, te amo! Ao meu filho pela paciência e ausência nos meus momentos de estudo. Obrigada! “Ninguém caminha sem aprender a caminhar, sem aprender a fazer o caminho caminhando, refazendo e retocando o sonho pelo qual se pôs a caminhar.” (Paulo Freire) SUMÁRIO INTRODUÇÃO.............................................................................................................5 CAPÍTULO I – CARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZANIZAÇÃO..................................6 BREVE HISTÓRICO DA INSTITUIÇÃO............................................................6 CONTEXTO SÓCIO-ECONÔMICO...................................................................6 CARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO OBSERVADA.................................7 CARACTERIZAÇÃO DOS PROCESSOS DE GESTÃO DE PESSOAS...........9 CAPÍTULO II – DESENVOLVIMENTO E ANÁLISE DAS ATIVIDADES OBSERVADAS E REALIZADAS................................................................................10 CAPÍTULO III – CONSIDERAÇÕES FINAIS.............................................................12 REFERÊNCIAS INTRODUÇÃO O relatório apresenta as observações feitas no cotidiano de uma Organização Não Escolar, o objetivo do estágio é focado na gestão da empresa de eventos Ello formaturas e eventos, situada no bairro de Vista Alegre no Rio de Janeiro, totalizando 66 horas de estágio de observação e participação na rotina, carga horária esta exigida no Currículo do Curso de Pedagogia. Ao longo do relatório será registrado o desenvolvimento do trabalho pedagógico e administrativo, o relacionamento entre gestores e colaboradores, a estrutura funcional e organizacional, a formação dos profissionais e a administração dos envolvidos. O Estágio é uma exigência da Lei de Diretrizes de Bases da Educação Nacional (LDB – Lei nº 9394/96), um momento importante na formação do pedagogo que se prepara para exercer o seu trabalho com êxito, além de oferecer oportunidades para uma prática reflexiva neste segmento de ensino. O registro permite direcionar o olhar ao objeto de estudo, neste caso, a Gestão Não Escolar, contudo, com o desenvolvimento do estágio se torna possível analisar e observar as propostas e sugestões de ações no espaço organizacional, é um momento que faz a transição da teoria para a prática sendo responsável pela mediação do conhecimento ao educando, vivenciando os problemas e necessidades reais para que alcancem com eficácia os ideais pressupostos. O relatório por meio da observação permite verificar aspectos positivos e negativos, bem como as ações cotidianas entendendo que a educação se faz com investimento, com dedicação, com respeito, com cooperação valorizando as diferenças e semelhanças. CAPÍTULO I - CARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO BREVE HISTÓRICO DA INSTITUIÇÃO A empresa foi fundada em 2004 a partir de um sonho de três irmãos empreendedores, com o intuito de reinventar o mercado de formaturas no Rio de Janeiro, no início como todo negócio alguns empecilhos os atrapalharam, tais como poucos recursos financeiros, insegurança e a concorrência já estabelecida, mas a vontade de crescer e reformular o conceito de formaturas dos sonhos os levou adiante, e desde então a empresa já realizou a formatura de mais de 30.000 formandos, em todo o Estado do Rio de Janeiro, são 13 anos no mercado competitivo e que não perdoa erros. Assim que entraram no mercado de formaturas os irmãos procuraram compreender o sentimento dos formandos e dos familiares, para assim montar o perfil da empresa, que tem como premissa realizar o sonho da formatura perfeita, desta maneira após anos de estudos, poderem proporcionar uma noite inesquecível para seus clientes. Ao longo dos anos a equipe gestora aprimorou o portfólio dos serviços oferecidos aos formandos, estendendo-se também após a formatura, de acordo com os empresários uma forma de ampliar a alegria e a satisfação de seus clientes. O irmão mais velho é o CEO (Chief Executive Officer) da empresa, sendo ele o responsável pelas estratégias e pela visão da empresa, o irmão do meio e a irmã seguem respectivamente na ordem hierárquica como Gerente financeiro e Gerente de comunicações. CONTEXTO SÓCIO-ECONÔMICO A empresa está localizada num bairro de classe média baixa, o prédio possui iluminação adequada, ambientes arejados, tratamento de esgoto e coleta de lixo três vezes por semana, há um amplo comércio em torno, ônibus e metrô perto e a pouca distância de uma das principais vias de grande circulação do Rio de Janeiro, a Avenida Brasil, mas a empresa também possui um público proveniente de escolas e universidades da zona sul da cidade do Rio de Janeiro devido a grande estratégia de marketing e publicidade adotada pelos irmãos. CARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO OBSERVADA As dependências físicas da Ello formaturas e eventos dispõe de 2 escritórios, uma sala de espera com televisão, dois banheiros, sendo um deles na sala do diretor executivo, uma sala de reuniões e uma cozinha para os funcionários fazerem refeições contendo fogão, geladeira e microondas, todas as salas são equipadas com ar condicionado. As salas da gerência possuem mesa com computador, telefone, impressora multifuncional e armários onde são arquivados contratos, fichas dos clientes, notas fiscais, fichas de empresas conveniadas e fotos dos eventos já realizados, os clientes são atendidos na sala do diretor executivo e posteriormente são encaminhados para o gerente financeiro para realização do fechamento de contrato e geração de boletos bancários. A empresa possui rede wi fi para os clientes e funcionários, porem não tem acessibilidade para cadeirantes, pois o prédio não possui elevador, somente escadas, para estes casos a empresa possui representantes volantes que vão até o cliente realizar o negócio. A maior parte do estágio foi realizado com os diretores executivo e financeiro da empresa, onde pode-se ter uma visão bem ampla do processo de gestão de uma empresa e de gestão de pessoas num ambiente administrativo, a rotina administrativa e as reuniões para toda a equipe, mostraram o domínio do diretor executivo em todos os setores da empresa. O diretor executivo é formado em administração, pós graduado em Gestão estratégica de eventos, e possui cursos de aperfeiçoamento tais como: Gestão de projetos, Gestão de marketing, Gestão da qualidade, Gestão de pessoas, Motivação e liderança entre outros, o irmão, gerente financeiro, e a irmã gerente de comunicação, são graduados em Administração e Ciências Sociais respectivamente. A gerente de comunicações divulga os serviços oferecidos pela empresa em sites especializados em formaturas, sites e parcerias com empresas do ramo de eventos, Buffet e com Universidades, este tipo de mídia contabiliza mais de 40% dos contratos fechados pela Ello, o que faz com que cada vez mais o executivo da empresa valorizeo setor, oferecendo à gerência de comunicações autonomia para decisões dentro da empresa. A Ello possui nove funcionários na sede, e cinco vendedores volantes, que diariamente visitam escolas e Universidades em todo o Estado do Rio de Janeiro, no escritório da empresa trabalham o diretor executivo, os gerentes financeiro e de comunicação, uma recepcionista, uma secretária, um superintendente para assuntos administrativos, um digitador, um responsável pelo contato com empresas de serviços terceirizados e uma responsável por contratos com buffets e distribuidores de alimentos. O atendimento da empresa é de Segunda a Sexta de 8:00h às 17:00h, somente em casos isolados e previamente combinados é que há atendimentos dia de Sábado, mas somente o diretor executivo, o financeiro e uma secretária comparecem para atender o cliente, e posteriormente o chefe executivo proporciona uma folga para a funcionária. A empresa oferece para seus funcionários carteira de trabalho assinada, vale transporte e vale alimentação, e promoção de carreira conforme produção e formação, o superintendente responsável por assuntos administrativos entrou na empresa como responsável por contratos com buffets e após formação, qualificação e boa produtividade foi promovido a superintendente. Os contratos com as Universidades são realizados com prazo de vigência de dois anos, e englobam uma variedade de serviços conforme o perfil do cliente, após a formatura os formandos ganham de brinde um passeio de escuna, oferecido como cortesia, mas somente para alguns pacotes do tipo máster. Este diferencial tem despertado a atenção dos universitários, e o crescimento no índice de contratos tem aumentado após a implantação deste serviço extra oferecido aos clientes. O ambiente da empresa foi projetado com móveis modernos e em tons claros, trazendo uma sensação de bem estar para os clientes, e todo suporte é oferecido desde o momento que o cliente chega até o fechamento do contrato, os vendedores que visitam as escolas possuem um mostruário com todos os serviços oferecidos pela empresa e também um vídeo demonstrativo, após esse primeiro contato os formandos são encaminhados a sede da empresa para acertar os detalhes do que será contratado, sempre com todo suporte e contatos telefônicos para que o cliente esteja sempre satisfeito. CARACTERIZAÇÃO DOS PROCESSOS DE GESTÃO DE PESSOAS O estágio foi realizado na empresa Ello formaturas e eventos, que é administrada por três irmãos, sendo um deles o mais velho, diretor executivo da empresa e o responsável pelas decisões administrativas e de pessoal, este tem perfil de gestor por vocação, tanto que decidiu aprimorar através da formação especializada na área. O gestor é sempre muito claro sobre os referenciais da empresa e o lema de oferecer sempre o melhor serviço ao cliente, mas também sempre disposto a ouvir seus funcionários e a mediar conflitos que por acaso possam surgir, na empresa percebeu-se um ambiente de tranqüilo e de boa convivência entre os funcionários, que estão sempre solícitos e empenhados na rotina da empresa. Cada funcionário é consciente de suas tarefas, e isso é divulgado como um mantra pelo diretor executivo, que todos sempre estejam focados em suas funções para que não haja falhas desnecessárias, e parece surtir efeitos pois no período do estágio não foi identificado nenhum momento de ociosidade ou conversas paralelas, inclusive nos momentos de refeição na cozinha da empresa. Quando há necessidade de um funcionário faltar o serviço não fica parado, pois o diretor executivo determina que um funcionário fique responsável pelo serviço do colega, pois os contratos não podem ficar estacionados e sempre os clientes precisam de uma resposta, então o trabalho em equipe é um diferencial para que não ocorra falhas na rotina. Nas reuniões quinzenais o diretor executivo mostra os contratos do que devem ter atenção e urgência, mediando as funções para que sejam atendidos a tempo, e as reuniões de fechamento de mês são para demonstração dos contratos fechados e distribuição das várias etapas que incluem uma formatura, desde a assinatura do contrato até o dia do evento, os funcionários dão opiniões e dicas de alguns itens que deram certo em contratos passados e alguns que não devem ser mais feitos, com isso o gestor ouve seus funcionários, avaliando o ponto de vista de cada um e corrigindo possíveis equívocos, mas de acordo com as observações feitas os funcionários tem boa visão do todo e planejando o que há por vir. Não esquecendo que todo planejamento deve ser submetido a uma avaliação, visto que o ato de planejar tem como principal objetivo a "previsão de mudança daquilo que é real" (Oliveira, 2007) CAPÍTULO II – DESENVOLVIMENTO E ANÁLISE DAS ATIVIDADES OBSERVADAS E REALIZADAS O gestor apresentou ser um profissional atento e bom ouvinte de seus funcionários, criativo, organizado e sempre disposto a se atualizar neste processo de gestão de pessoas, o que faz todo diferencial neste ramo, refletindo no sucesso dos eventos promovidos pela empresa. O gerente financeiro também tem bom diálogo com todos os funcionários e aparenta ser muito organizado com todas as contas da empresa e da família, já que é um negócio familiar, também solícito e prestativo no fechamento dos contratos, assim como todo bom administrador. A gerente de comunicações assim como exige sua função é bastante comunicativa e exerce bem as funções que o seu superior delega, que é divulgar a empresa e mostrar todos os serviços oferecidos, como já citado boa parte dos contratos são provenientes da divulgação na internet, sites e contatos telefônicos, mas a função da gerente de comunicações não é somente divulgar, a profissional também ajuda nas rotinas administrativa e no atendimento aos clientes, fecha contratos e está sempre atenta nas atividades dos funcionários. O superintendente para assuntos administrativos auxilia o diretor executivo e financeiro, a secretária é uma para os dois diretores (executivo e financeiro), a recepcionista atende os clientes e telefonemas, o digitador é responsável pela digitação de todos os contratos dos clientes e dos serviços terceirizados e também faz serviços em cartórios para a empresa. Já o responsável pelo contato com empresas de Buffet e alimentos organiza toda essa parte, os alimentos que terão no contrato, quantidades, qualidade, marcas, substituições em casos de falta do produto, entre outras atribuições, o responsável pelas empresas terceirizadas que vão desde fotógrafos, seguranças, recepcionistas, paisagistas, maquiadores, técnicos em iluminação e DJs entre outros, organiza todos estes serviços para serem colocados em contratos posteriormente, e também cuida da logística destes serviços e produtos, caso a empresa contratada não possua. De acordo com as conversas com o diretor executivo e com a gerente de comunicações os meses de Novembro, Dezembro até Março são agitados, devido ao grande número de eventos, alguns com até 200 formandos de uma única vez, por isso os agendamentos de espaços e profissionais tais como fotógrafos, recepcionistas, garçons, DJs, buffets e seguranças, devem ser agendados e acordados com antecedência, apesar da empresa já ter uma lista de profissionais terceirizados, o lema da empresa é que tudo deve ser fechado com a maior antecedência possível e com todas as garantias de que o serviço será realizado, através de contratos com pagamento de multas altas caso não sejam feitos. Todos os serviços oferecidos pela empresa tem um planejamento prévio, o que permite um limite de segurança entre os sócios, o diretor executivo preza por um serviço de excelência e o planejamento é essencial para isso. De acordo com Oliveira (2007, p. 21) “Planejar é pensar sobre aquilo que existe, sobre o que se quer alcançar, com que meios se pretende agir”. O lema da empresa é “Planejar e estar focado nas tarefas e funções” para que tudo ocorra conforme planejado, o ramo dos eventos preza pelos detalhes e pelo bem estar dos clientes, isso a Elloaparenta ter como premissa. Após pesquisas em sites de reclamações de consumidores, poucas foram as ocorrências encontradas, e quando havia, a responsável pela área da comunicação atendeu o solicitado entrando em contato com os clientes insatisfeitos. CAPITULO III - CONSIDERAÇÕES FINAIS Observou-se neste estágio em uma organização não-escolar que a empresa realiza eventos de alto nível, marcando de forma positiva a vida dos formandos e também da família dos formandos, pois busca a excelência nos serviços e constante investimento na infraestrutura das formaturas. Diante de todos estes tópicos observados no estágio, percebe-se que com profissionalismo, investimento nos funcionários e na gestão de pessoas a empresa torna-se próspera, e isso deve ser transportado para a área da educação, para proporcionar um ambiente propício a aprendizagem, onde os professores e demais funcionários estejam cientes de suas funções, focados em suas respectivas tarefas e todos em prol do produto final que é a aprendizagem dos alunos, construindo uma relação de respeito entre docente e discentes. O objetivo foi alcançado através de todas as observações e conversas para entender melhor essa dinâmica entre gestor e empregado, que se realizadas de maneira contínua e com respeito só proporciona resultados positivos, toda essa experiência serviu de contribuição para a vivência profissional, onde o contato contínuo com profissionais qualificados só ampliou os conhecimentos teóricos obtidos no curso de graduação em pedagogia. O gestor auxiliou em tudo o que foi proposto, acrescentando conhecimento e ampliando a visão de gestão de pessoas no ambiente não escolar, já que o dinamismo presente na rotina da empresa mostrou que um bom gestor não precisa utilizar a autoridade para conseguir que seus funcionários realizem e produzam, e sim com união e motivação, as pessoas passam a trabalhar instigadas a alcançar as metas, e a instituição seja ela escolar ou não só colhe resultados satisfatórios. Diante do presente relatório, fica a sensação de que o espaço escolar precisa cada vez mais de profissionais qualificados tecnicamente, para que a escola também trabalhe com metas e objetivos, e estimule seus profissionais a trabalharem satisfeitos e comprometidos, ou seja, todo aprendizado gera resultado. REFERÊNCIAS OLIVEIRA, Dalila de Andrade. Gestão Democrática da Educação: Desafios Contemporâneos. 7ª edição. Petrópolis, RJ. Editora Vozes. � PAGE \* MERGEFORMAT �12�
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