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PROJETO DE IMPLEMENTAÇÃO DE ERP E BANCO DE DADOS INTEGRADO Thiago de Brito Pereira1 Alberto Wester2 RESUMO O objetivo do presente estudo é apresentar um projeto de implementação de um ERP com um banco de dados integrado. A empresa Red Linhas Aéreas tem tido um forte crescimento desde a sua criação há dez anos. Usando o seu baixo preço de transporte, bom relacionamento com seus clientes e explorando rotas alternativas, a Red Linhas Aéreas tem alcançado um crescimento ano após ano, com um lucro crescente durante esse período. Para tanto, a metodologia utilizada para o desenvolvimento do presente estudo trata-se de uma revisão bibliográfica por meio de artigos e publicações. Todo o material foi obtido por meio de bibliotecas virtuais e sites de busca. Após a fase de revisão bibliográfica, foi feita uma triagem de todo o material que aborda em específico o assunto em estudo. A pesquisa é do tipo exploratória-descritiva, caracterizando-se como qualitativa. Conclui-se a que implantação de um projeto de sistemas ERP não assegura que as organizações vão contrair vantagem competitiva. A tão sonhada solução de todos os problemas não irá ocorrer se não existir um planejamento estratégico muito bem acentuado e um nível ótimo de cuidado nos procedimentos. Palavras-Chave: Banco de Dados Integrado; ERP; Projeto. 1. PROPOSTA DE TRABALHO 1.1. Método do Trabalho O procedimento de seleção será gerido com a ajuda de uma consultoria que inicialmente irá levantar as necessidades de informação juntamente aos usuários e deliberar os requisitos dos sistemas de informação da empresa. Este levantamento poderá mostrar que a troca dos sistemas próprios, desenvolvidos “sob medida”, representa a principal preocupação para os usuários, que temem a perda de funcionalidades acomodadas ao seu cotidiano. 1 Aluno concludente do curso de Bacharel em Sistemas de Informação do nome da IES. 2 Professor(a) Orientador(a) do artigo da nome da IES. 1.2. Previsão de Alocação de Recursos (Hardware e Software) A implantação do software será dirigida com a ajuda da uma consultoria, que pretende aproveitar seu método para o procedimento. Ela irá começar em janeiro de 2019 e a operação do sistema começa em abril do mesmo ano, consumindo um total de quatro meses. Serão implantados os módulos de finanças e contabilidade, suprimentos, produção, vendas e distribuição, custos e controle de manutenção concomitantemente em todas as localidades da empresa, em um procedimento chamado de big-bang. A escolha por este procedimento foi feita em razão do abreviado prazo disponível para a implantação e pela percepção de que a aplicação de um sistema intensamente integrado pode vir a apresentar dificuldades se realizada em módulos. O treinamento dos usuários finais será concretizado pela consultoria. 1.3. Cronograma de Trabalho 2. CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA E DO NEGÓCIO 2.1. Histórico da Empresa A empresa foi fundada em 2008 na cidade de São Paulo, por dois sócios que então eram ex-pilotos de avião. Desde então, a empresa vem crescendo no mercado nacional com a operações de voos nacionais de baixo custo. 2.2. Atividades da Empresa A Red Linhas Aéreas atua no mercado de aviação civil operando voos domésticos no Brasil. 2.3. Organograma 2.4. Mercado Consumidor O mercado consumidor é formado basicamente por turistas que visitam regiões do Brasil, bem como passageiros que viajam por motivo de trabalho e/ou negócios. 2.5. Concorrência As principais empresas concorrentes no mercado são a LATAM, Gol Linhas Aéreas e a Azul Linhas Aéreas. Estas empresas possuem maior tempo de mercado e operam com maior número de destinos, além de operar voos internacionais. 2.6. Premissas e Restrições ao Projeto O projeto se limita a ser aplicado no prazo de três meses estabelecidos, partindo da premissa de que deve ele ser aprovado por todo o conselho gestor da empresa para ser posto em prática. 3. O SISTEMA ATUAL 3.1. Justificativa da Escolha do Sistema A Red Linhas Aéreas tem tido um forte crescimento desde a sua criação há vinte anos. Usando o seu baixo preço de transporte, bom relacionamento com seus clientes e explorando rotas alternativas, a Red Linhas Aéreas tem alcançado um crescimento ano após ano, com um lucro crescente durante esse período. A Red Linhas Aéreas tem um valor de mercado de, aproximadamente, R$ 1,4 bilhões de reais e está posicionada como uma das mais fortes operando no difícil mercado aéreo brasileiro. Durante os últimos anos, várias companhias aéreas têm reportado perdas e mais de uma companhia pediu concordata ou foi comprada por outra empresa. A Red Linhas Aéreas, entretanto, pôde operar lucrativamente e continua a crescer. 3.1.1. O Sistema Atual A empresa utiliza sistemas próprios, desenvolvidos “sob medida” para a empresa. 3.1.2. Funcionamento do Sistema Atual A sistema atua funciona sem a opção de customização, em que não há a possibilidade de criação de novos programas, sendo que grande parte destes programas, são compostos inteiramente por relatórios. 3.1.3. Ambiente do Sistema Atual Ambiente virtual. 3.1.4. Definição do Escopo Para o Novo Sistema A equipe de projeto será formada por usuários-chave, analistas da equipe de informática e consultores. Os usuários da equipe serão indicados pelos gerentes dos departamentos entre aqueles colaboradores que tenham maior conhecimento acerca dos processos da Red Linhas Aéreas. A equipe terá algo em torno de vinte e seis pessoas e será dividida em subequipes que irão cuidar de cada um dos módulos que estarão sendo implantados. A equipe de projeto terá dois diretores, um diretor da Red Linhas Aéreas e um sócio da consultoria. Abaixo desta diretoria, estará a gerência de projeto formada pelo gerente de informática e um consultor. A equipe de projeto também responde a um comitê executivo composto por diretores dos diferentes departamentos da Red Linhas Aéreas. Compete à gerência de projeto a função de assegurar a comunicação entre as diferentes subequipes, para que a modelagem dos processos de cada um dos módulos, considere as definições dos outros módulos. A princípio, os usuários-chave não irão participar do projeto em tempo total, todavia, isto pode ser alterado futuramente, pois isto pode acarretar problemas. 3.1.5. Problemas do Sistema Atual O sistema atual apresenta problema de lentidão e quedas de sistema. 3.2. Motivação Para o Novo Sistema Os dados gerados pelos sistemas isolados podem ser enviados aos sistemas de outros departamentos no final do dia, da semana ou do mês, dependendo do caso. Além do mais, este lapso de tempo admite que os departamentos impessal a ocorrência de falhas e afastem maneiras impróprias de trabalho. 3.3. Situação Desejada Ganho em prazos, por exemplo, a diminuição do prazo de fechamento da contabilidade de doze para seis dias. No sistema antecedente, as informações eram digitadas em sistemas departamentais, comumente no fim do mês. Cabia ao departamento de contabilidade o trabalho de investigação de valores e procura da origem de incongruências. Com o novo sistema, o controle de qualidade de informações por “inspeção final” será transformado em um controle de qualidade no transcorrer de todo o processo. Além da diminuição dos prazos, a Red Linhas Aéreas poderá contar com informações prontamente disponíveis e de melhor qualidade. 4. O SISTEMAPROPOSTO 4.1. Lista de Requisitos do Sistema O modelo de banco de dados relacional escolhido será o SQL, pois a linguagem SQL padrão utiliza a palavra TABLE para referenciar uma relação. Um subconjunto desta linguagem forma a Linguagem de Definição de Dados (DDL) que abrange comandos básicos para a criação, a retirada e a alteração de relações. SQL – Structured Query Language Linguagem para o modelo relacional: Definida pelo American National Standard Institute (ANSI) em 1986 Adoptada em 1987 como um standard internacional pelo “International Organization for Standardization” (ISO 1987) A linguagem SQL possui duas componentes principais: Linguagem de definição de dados (DDL) para definição da estrutura de dados e controlo de acesso. Linguagem de manipulação de dados (DML) para consultar e atualizar os dados. Linguagem não procedimental, isto é, especificamos que informação queremos e não como obter essa informação. 4.2. Diagrama de Casos de Uso Considerando o esquema de banco de dados da Red Linhas Aéreas, abaixo, apresenta-se um banco de dados proposto para as informações de voos da Red Linhas Aéreas. AEROPORTO COD_AEROPORTO NOME CIDADE ESTADO VOO NUMERO CIA_AEREA DIA_SEMANA TRECHO NUM_VOO NUM_TRECHO COD_AEROPORTO_PARTIDA HORA_PARTIDA COD_AEROPORTO_CHEGADA HORA_CHEGADA INSTANCIA_TRECHO NUM_ VOO NUM_TR ECHO DAT A QTDADE_POLTRO NAS_DISP ID_AVI AO COD_AEROPORTO _PARTIDA HORA_PA RTIDA COD_AEROPORTO_ CHEGADA HORA_CHE GADA PASSAGEM NUM_VOO COD_PASSAGEM VALOR RESTRICOES TIPO_AVIAO NOME_TIPO POLTRONAS EMPRESA PODE_POUSAR NOME_TIPO_AVIAO COD_AEROPORTO AVIAO ID_AVIAO POLTRONAS TIPO_AVIAO RESERVA NUM_VOO NUM_TRECHO DATA POLTRONA CLIENTE FONE_CLIENTE 4.3. Especificações de Casos de Uso Assim, cada VOO será identificado por um NÚMERO de voo e incide em um ou mais TRECHOs com NUM_TRECHO iguais a 1, 2, 3, e assim por diante. Cada voo possui os horários e os aeroportos de chegada e partida programados, e tem diversas INSTANCIAS_TRECHO, uma para cada DATA na qual o voo se destina. As ocorrências de PASSAGEM serão conservadas para cada voo. Para cada instância de trecho serão mantidas RESERVAs de poltronas, bem como as ocorrências de AVIAO utilizadas no trecho, os horários de chegada e partida e os aeroportos. Um AVIAO será identificado por um ID_AVIAO, e será de um TIPO_AVIAO em particular. PODE_POUSAR irá relacionar os TIPOs_AVIAO aos AEROPORTOs nos quais pode pousar. Um AEROPORTO será identificado por um COD_AEROPORTO. Especificações em SQL em relação as consultas: a) Para cada voo, será listado o número do voo, o aeroporto de chegada para o primeiro trecho do voo e o aeroporto de chegada para o último trecho de voo. select VOO.NUM_VOO, APrim.NOME, AUlt.Nome from VOO, TRECHO TPrim, AEROPORTO APrim, TRECHO TUlt, AEROPORTO AUlt where VOO.NUM_VOO = TPrim.NUM_VOO and TPrim.NUM_TRECHO = 1 and VOO.NUM_VOO = TUlt.NUM_VOO and TUlt.NUM_TRECHO = ( select max(NUM_TRECHO) from TRECHO T where T.NUM_VOO = VOO.NUM_VOO ) b) Será listado os números dos voos e os dias da semana de todos os voos ou trechos de voo que saiam, por exemplo, do Aeroporto Internacional do Galeão – Rio de Janeiro (código do aeroporto “GIG”) e cheguem ao Aeroporto Internacional de Curitiba (código do aeroporto “CWB”). select VOO.NUM_VOO, VOO. DIA_SEMANA from VOO, TRECHO TPart, TRECHO TCheg where VOO.NUM_VOO = TPart.NUM_VOO and TPart. COD_AEROPORTO_PARTIDA = 'GIG' and VOO.NUM_VOO = TCheg.NUM_VOO and TCheg. COD_AEROPORTO_ CHEGADA = 'CWB' and TPart.NUM_TRECHO <= TCheg.NUM_TRECHO c) Será listado o número do voo, o código do aeroporto de partida, o horário programado para a partida, o código do aeroporto de chegada, o horário programado para a chegada e os dias da semana de todos os voos ou trechos de voo que saiam de algum dos aeroportos da cidade do Rio de Janeiro e cheguem em algum dos aeroportos da cidade de Curitiba. select VOO.NUM_VOO, TPart. COD_AEROPORTO_PARTIDA, TPart. HORA_PARTIDA, TCheg. COD_AEROPORTO_ CHEGADA, TCheg. HORA_ CHEGADA, DIA_SEMANA from VOO, TRECHO TPart, TRECHO TCheg where VOO.NUM_VOO = TPart.NUM_VOO and TPart. COD_AEROPORTO_PARTIDA in (select COD_AEROPORTO from AEROPORTO where CIDADE = 'Rio de Janeiro') and VOO.NUM_VOO = TCheg.NUM_VOO and TCheg. COD_AEROPORTO_ CHEGADA in (select COD_AEROPORTO from AEROPORTO where CIDADE = 'Curitiba') and TPart.NUM_TRECHO <= TCheg.NUM_TRECHO d) Será listada todas as informações dos passageiros do voo de número “CO197”. select * from RESERVA where NUM_VOO = 'CO197' e) Será recuperado o número de poltronas disponíveis para o voo de número 'CO197' em '04-02-2017'. select min(QTDADE_POLTRONAS_DISP) from INSTANCIA_TRECHO where NUM_VOO = 'CO197' and DATA = '04-02-2017' Em relação ao cálculo dos custos com a implementação de um ERP, tem-se: a) Custos de Treinamento: este será o item mais característico com relação aos custos envolvidos na implementação do sistema ERP, pois seu orçamento inicial está abaixo das reais expectativas. Os custos de treinamento são elevados em razão de que os recursos humanos envolvidos precisam aprender uma nova série de procedimentos, além da nova interface de software. b) Custos de Integração e testes entre o pacote ERP instalado e os outros softwares corporativos existentes na empresa: estes serão estudados caso a caso e ser descoberta uma solução para a correta integração. Esta solução será fundamentada em personalização do ERP, acarretando, de tal modo, custos não estimados no orçamento inicial. c) Os Custos das Conversões de Dados: estes se encontram pertinentes às informações corporativas, tais como registros de fornecedores e clientes, produtos, movimentos em aberto e outros que serão migrados dos sistemas existentes para o novo sistema. 5. CONCLUSÕES Durante a etapa de modelagem dos processos, ficou ratificada a dificuldade da equipe de projeto com a complicação da parametrização, com a quantidade de tabelas do software proposto e com os detalhes de integração dos módulos. Por exemplo, no setor operacional, primeiramente escolheu-se por criar uma árvore de produtos com a intenção de melhor integração com o módulo de custos, contudo, esta solução despontou-se demasiadamente complexa na prática do cotidiano. Ela teve que ser remanejada utilizando uma abordagem mais simples posteriormente o começo da operação. Conclui-se que, as principais contribuições ocasionaram como aplicação prática o desenvolvimento de um plano de ação para a implementação do sistema em outras bases da Red Linhas Aéreas, impedindo-se, de tal modo, os fatores de insucesso assinalados na implementação analisada. Constatou-se ainda um vazio no relacionamento direto dos responsáveis pela implementação com o campo de Recursos Humanos, que poderia apresentar informações complacentes. Frente ao que foi exposto acima, avalia-se que é o que acontece em diversas implementações da solução ERP, pois constatou-se que existe ainda um enorme caminho a ser acompanhado até que as organizações alcancem o nível de maturidade cogente para uma exata implantação de um projeto de sistema ERP. Os administradores precisam estar muito bem familiarizados com as metodologias contemporâneas de gestão de projetos, e a organização, de um modo geral, precisa estar preparada para transformações. E finalmente, conclui-se a que implantaçãode um projeto de sistemas ERP não assegura que as organizações vão contrair vantagem competitiva. A tão sonhada solução de todos os problemas não irá ocorrer se não existir um planejamento estratégico muito bem acentuado e um nível ótimo de cuidado nos procedimentos. 6. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS BANCROFT, N; SEIP, H; SPRENGEL, A. Implementing SAP R/3. 2ª ed. Manning Publications, 1998. CORRÊA, H. L; GIANESI, I. G. N; CAON, M. 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