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TÉCNICAS AVANÇADAS DE ANÁLISE DE CUSTOS AULA 6 Profª Neide Borscheid Mayer CONVERSA INICIAL Olá, aluno! Seja bem-vindo à aula 6 da disciplina Técnicas Avançadas de Análise de Custos. Nas aulas anteriores, analisamos diferentes ferramentas de controle gerencial que podem ser utilizadas com a finalidade de contribuir de maneira efetiva com o atingimento dos objetivos pela organização como um todo. Nesta aula, trataremos de alguns aspectos relacionados à gestão de melhoria de processos e eliminação de desperdícios. Desejamos a você ótimos estudos! CONTEXTUALIZANDO A melhoria contínua dos processos e atividades desenvolvidos pelas organizações deve ser constantemente observada e trabalhada para que elas se mantenham competitivas diante das exigências do mercado e atrativas para seus investidores (sócios ou acionistas). Manter-se competitiva no mercado garantirá uma venda de produtos e serviços em quantidade e lucratividade adequadas para assegurar-se economicamente saudável, o que permitirá que a instituição remunere adequadamente o capital investido pelos acionistas. Nesta aula, trabalharemos os aspectos que visam à excelência da gestão, principalmente sob os enfoques de redução de desperdícios e de otimização de resultados. Para isso, você será apresentado à ferramenta de gestão dos processos produtivos conhecida como Just in Time. Além disso, compreenderá que todos os processos produtivos apresentam restrições que interferem ou no volume de produção ou na realização das vendas. Essas restrições precisam ser constantemente avaliadas e tratadas de maneira a melhorar continuamente o resultado das organizações. Uma maneira de realizar essa análise e tratamento é por meio da Teoria das Restrições (TOC), que será abordada no Tema 5. Como forma de clarificar os resultados que podem ser obtidos por meio da TOC pelas empresas, disponibilizamos um vídeo com case de uma empresa brasileira e que será tema para o debate no fórum de discussão com seus colegas. 3 TEMA 1 – ASPECTOS INTRODUTÓRIOS DE GESTÃO DO PROCESSO PRODUTIVO Na fase atual, estamos vivenciando um período de mudanças constantes com a incorporação de evoluções tecnológicas em nosso dia a dia, que trazem um acirramento cada vez maior em termos de competitividade, inovação e sofisticação nos produtos e serviços oferecidos à sociedade. Dentro desse contexto, é fundamental que as organizações busquem a excelência em sua gestão estratégica e operacional. Ao focar essa análise na gestão do processo produtivo, precisamos considerar, fundamentalmente, os aspectos que envolvem uma flexibilização e um desenho do processo de produção que permitam a adaptação constante diante das inovações e mudanças necessárias, mas que, por outro lado, mantenham a qualidade e os diferenciais dos produtos e serviços, e com um nível aceitável de desperdícios. De acordo com Perez Junior, Oliveira e Costa (2008), as empresas precisam cuidar de quatro dimensões competitivas fundamentais, quais sejam: preço, qualidade, confiabilidade e flexibilidade. Em termos de preço, o consumidor acaba direcionando o valor, em função do nível de competitividade, porém, a empresa não pode deixar de garantir o retorno necessário para o atingimento do seu resultado. No que se refere à qualidade, abrange o processo desde a escolha dos fornecedores até a entrega do produto ou serviço ao cliente. A confiabilidade diz respeito ao sentimento do cliente e das demais partes envolvidas quanto à postura da empresa, por exemplo em aspectos de cumprimentos de prazos, clareza e transparência nas informações prestadas do produto, dentre outros detalhes. E a flexibilidade, por sua vez, demonstra a preparação da empresa para se adaptar às constantes mudanças derivadas das exigências vindas do mercado como um todo. Todos esses aspectos mencionados pelos autores devem estar em sintonia com a Filosofia de Excelência Empresarial, que está suportada pelas seguintes perspectivas: fazer as coisas certas na primeira vez, rápida preparação das máquinas e das células de produção e envolvimento das pessoas (Perez Junior; Oliveira; Costa, 2008). Figura 1 – Pilares da Filosofia da Excelência Empresarial 4 Fonte: Perez Jr; Oliveira; Costa, 2008, p. 220. Ao fazer as coisas certas na primeira vez, a empresa demonstra aderência ao processo de qualidade instituído. Segundo Perez Junior, Oliveira e Costa (2008, p. 221), “qualidade significa satisfazer as necessidades dos consumidores, que tanto podem ser os consumidores finais do produto como as pessoas das operações seguintes de um processo operacional”. Ainda dentro dessa linha, a forma como o processo produtivo está estruturado deve garantir que se produza um mix grande e diferenciado de produtos, sem que se tenha um custo muito alto com o setup. Saiba mais Você sabe o que é setup? É o processo e o tempo necessário para trocar uma máquina, molde, ferramenta ou equipamento de uma produção realizada anteriormente para que se possa iniciar a produção de outro produto. Por exemplo: digamos que estamos em uma produção de injeção de peças automotivas. Iniciamos a produção injetando peças que são utilizadas no painel do carro e há a necessidade de interromper essa produção para injetar uma peça que será utilizada no porta-malas. O molde de uma peça é diferente da outra. Nesse caso, é necessária a troca desse equipamento. O setup é justamente esse tempo de parada e o esforço empregado para deixar a máquina pronta para iniciar novamente o processo de produção. Perez Junior, Oliveira e Costa (2008) sugerem que a empresa utilize o conceito de produção em células. Nesse modelo, a produção é dividida em várias 5 células de produção ou minifábricas, como os autores se referem, sendo cada uma especializada em um tipo de produto ou segmento. A utilização desse formato pode proporcionar uma redução nos gargalos de tempos de espera e movimentações de materiais, a especialização maior do funcionário, uma vez que desempenha múltiplas atividades, e uma gestão mais assertiva e pontual da qualidade, que é realizada de forma independente em cada célula. Porém, o sucesso nas perspectivas anteriores apresentadas somente será possível se houver um real envolvimento das pessoas, o último pilar apresentado pelos autores. Envolver as pessoas significa incluí-las no processo de identificação de oportunidades de melhoria, ouvindo suas sugestões, uma vez que são elas que detêm conhecimento detalhado do processo produtivo e, como consequência, conseguem identificar com mais clareza onde se encontram os gargalos e os pontos críticos a serem trabalhados. Com essa postura, a empresa consegue um grau maior de comprometimento e engajamento dentro dos demais aspectos da Filosofia de Excelência desejada. TEMA 2 – PRINCÍPIO DA ELIMINAÇÃO DE DESPERDÍCIOS Quando tratamos do tema desperdícios, tendemos sempre a considerar os aspectos que podem ser identificados visivelmente, por exemplo, perda de matéria-prima, quebra de produtos etc. Porém, o real conceito de desperdício é mais abrangente que esses exemplos podem supor, de acordo com Perez Junior, Oliveira e Costa (2008, p. 224): “Desperdício é algo que não adiciona valor ao produto sob a ótica do consumidor. São gastos que podem ser eliminados sem prejuízo da qualidade e quantidade da produção de bens, serviços ou receitas”. E o que pode ser considerado como valor do ponto de vista do cliente? Valor é a forma como o cliente percebe os benefícios do produto ouserviço em relação ao seu custo. Valor não significa quanto o consumidor pagará, também não é o quanto custa para a empresa produzir, vai muito além disso, envolvendo aspectos intangíveis alcançados ou não, dentro da expectativa prévia do cliente e da percepção do que foi entregue no momento da compra (Menshhein, 2006). Em termos de análise de desperdícios no processo produtivo, significa evitar a perda de tempo, materiais e energias que não agreguem efetivamente valor ao produto ou serviço. Identifica-se desperdício sempre que é necessário 6 realizar um retrabalho, quando um produto retorna à empresa em função de atendimentos de garantias, quando um material ou produto permanece em estoque em tempo maior do que o necessário etc. No período de 1948 a 1975, ficaram conhecidos um executivo da Toyota chamado Taiichi Ohno e um sistema de produção chamado Sistema Toyota de Produção, que tem como objetivo principal uma produção enxuta (sem desperdícios) e com qualidade. Este, com o tempo, passou a ser mais conhecido como produção enxuta ou lean manufactoring. Nesse sistema, foram mapeadas sete formas de desperdício, que são: espera ou tempo ocioso, movimentação de pessoas, excesso de processamento, estoque ou inventário, movimentação de itens, excesso de produção e reparos de defeitos ou retrabalhos (FILHO, 2010). O tempo ocioso é considerado tanto de máquinas quanto de mão de obra, por exemplo, quando um colaborar precisa aguardar o término da fase anterior realizada por outro operador para que consiga desempenhar sua tarefa. A movimentação de pessoas aqui analisada se refere a qualquer movimentação para buscar materiais ou informações que não tragam resultado ao produto ou serviço. O excesso de processamento diz respeito a atividades ou esforços realizados que não trazem valor à cadeia, por exemplo, coletar mais dados do que os necessários, repetir testes etc. No que diz respeito ao estoque ou inventário, estão relacionados a manter uma quantidade de materiais em estoque além do necessário ou realizar uma produção superior à demanda do cliente. A movimentação de itens gera desperdício quando é realizada sem necessidade, por exemplo, transportar informações ou materiais de um setor para outro, quando o layout da produção não é adequado etc. O desperdício com excesso de produção ocorre quando a empresa produz informações ou serviços além do que o cliente efetivamente solicitou, o que envolve tanto materiais quanto relatórios ou outras informações. O retrabalho, por sua vez, ocorre por ineficiência anterior do processo, por exemplo, por não se realizarem adequadamente os testes ou pela produção de produtos ou serviços com problemas ou erros. No próximo tema, veremos uma ferramenta que pode ser utilizada na gestão da produção, sob o ponto de vista de redução ou eliminação dos desperdícios. 7 TEMA 3 – FERRAMENTA OPERACIONAL PARA MELHORIA DOS PROCESSOS Uma das ferramentas que já vêm sendo utilizadas por empresas que possuem processos altamente focados na Filosofia da Excelência Empresarial é o programa chamado Just In Time (JIT). O JIT está focado essencialmente em manter um nível mínimo ou a eliminação de produtos e materiais em estoque. Esse processo somente é viável quando há uma sincronicidade total, desde o momento em que se efetua a venda do produto, que gera uma demanda de produção e que, por sua vez, gera a demanda de compra de materiais dos fornecedores. Esse é um tipo de produção chamado de produção puxada, porque ocorre em ordem inversa do sistema tradicional de produção, chamado produção empurrada. Na figura que apresentamos a seguir, fica mais clara essa diferença. Figura 2 – Fluxos de produção empurrados e puxados Fonte: Conceitos..., 2012. De acordo com Slack, Chambers e Johnston (2002, p. 482), “Jus in time significa produzir bens e serviços exatamente no momento em que são necessários, não antes para que não formem estoque, e não depois para que seus clientes não tenham que esperar”. Como já tratamos nos temas anteriores, para que seja possível a produção dentro do programa JIT, é necessário um “layout do produto com fluxo contínuo, isto é, sem demoras, uma vez que inicia a produção” (Atinkson et al., 2000, p. 435). Esse método exige um alto nível de otimização de processos, o que leva a uma redução contínua de desperdícios. Por outro lado, por mais simples que a implementação do JIT possa parecer, na prática muitos aspectos precisam ser ponderados, principalmente 8 porque qualquer problema que possa vir a acontecer ao longo do processo pode gerar uma parada de produção, gerando, como consequência, altos custos de desperdício. De acordo com Atinkson et al. (2000, p. 438-439), para sistemas de JIT que apresentam alta confiabilidade, são identificados os seguintes índices de eficiência: “taxas de defeitos, tempos de ciclos, porcentagem de entregas no prazo, produção efetiva como porcentagem da produção planejada e tempo de máquina disponível efetivo comparado com o tempo de máquina disponível planejado”. TEMA 4 – CUSTOS PARA OTIMIZAÇÃO DE RESULTADOS Ao longo de toda a disciplina, abordamos de forma insistente o aspecto da importância da gestão adequada de custos para as organizações atingirem seus objetivos estratégicos. E quando tratamos de empresas com fins lucrativos, um dos objetivos, que também podemos chamar de meta, inevitavelmente estará relacionado ao resultado econômico e financeiro necessário para sua sobrevivência e para remunerar os acionistas e investidores pelo seu valor aplicado e investido. Além disso, de acordo com Perez Junior, Oliveira e Costa (2008, p. 259), “os gestores também devem se preocupar com questões como: continuidade do negócio, contribuição social e desenvolvimento tecnológico”. Tendo-se em mente esses aspectos e considerando que a empresa é formada por processos, que podemos entender como uma sequência de atividades, é inevitável que, como em uma corrente, “haja um elo mais fraco que determina a resistência do conjunto” (Perez Junior; Oliveira; Costa, 2008, p. 259). Ou seja, para que se aumente o resultado econômico do negócio, que é a diferença entre receitas e despesas, bastaria ou aumentar as receitas ou diminuir as despesas. É justamente nesse processo e análise que são identificadas as dificuldades, que podem ser entendidas como restrições ou elos mais fracos do sistema (Perez Junior; Oliveira; Costa, 2008). Essas restrições, de acordo com os mesmos autores, podem ser de origem interna ou externa. Como restrição interna, podemos entender aquelas dificuldades que impedem que a empresa consiga aumentar o volume de produção. Isso pode ocorrer por restrições de estrutura ou força produtiva (limitações de máquinas e equipamentos, porte da unidade fabril, disponibilidade de uma equipe enxuta especializada no processo etc.). 9 As restrições externas, por outro lado, dizem respeito às limitações de aumento de vendas. Elas podem ter relação com o preço de venda praticado, com a quantidade de produtos demandada pelos clientes, com a atuação da concorrência, dentre outros. Como forma de simplificação da análise dos aspectos que trazem efeito aos resultados, de maneira que se consiga identificar e tratar as restrições mencionadas e que auxilie as empresas a alcançarem ou superarem suas metas, Perez Junior, Oliveira e Costa (2008) elencam três categorias, que são: ganho, inventário e despesa operacional. Segundo os autores, ganho refere-se à forma como a organização gera resultado, no caso se refere a dinheiro por meio das vendas em si. Esse índice podeser medido pela diferença entre o preço líquido de vendas (preço bruto diminuído dos impostos e contribuições incidentes sobre a venda) e os gastos variáveis incorridos em sua produção (Perez Junior; Oliveira; Costa, 2008). O inventário se refere aos bens que a empresa pretende vender. Esse índice é composto dos custos e materiais consumidos na produção, como matéria-prima, material auxiliar, embalagens etc. (Perez Junior; Oliveira; Costa, 2008). Nesse ponto, são considerados exclusivamente os materiais diretos e a mão de obra direta que for remunerada com base no volume de produção. E a despesa operacional é o gasto que a empresa tem para que o inventário esteja disponível para venda. Inclui todos os demais custos não considerados no inventário, inclusive a mão de obra direta e indireta que não for classificada em inventário, mais a totalidade das despesas, sejam administrativas, sejam com vendas e financeiras (Perez Junior; Oliveira; Costa, 2008). Com base em todos esses conceitos, estamos aptos a estudarmos a Teoria das Restrições, que tem o propósito de gerir os processos por meio da identificação e do tratamento das restrições, assunto abordados no tema 5. TEMA 5 – TEORIA DAS RESTRIÇÕES A Teoria das Restrições (TOC), do inglês Theory of Constraints, foi desenvolvida nos Estados Unidos em 1980 por Eliyahu Goldratt e parte do princípio de que o desempenho das empresas pode ser constantemente melhorado, por meio da identificação e do tratamento das restrições, que passaremos a chamar de gargalos. 10 De acordo com essa teoria, todo o processo ou sistema tem pelo menos um elo mais fraco, que limita seu desempenho. Essa restrição é única por sistema, ou seja, há somente uma por vez a ser analisada, e as outras fraquezas apenas se tornarão gargalos quando se tornarem o elo mais fraco (Serafim, 2013). Para que se possa identificar o produto com o melhor resultado da empresa, a aplicação da TOC sugere os seguintes passos: identificar a restrição, explorar a restrição, subordinar o nível de atividades à capacidade da restrição, elevar a restrição, avaliar o desempenho e começar novamente. O primeiro passo está relacionado à análise e observação detalhada dos principais processos da empresa sob a perspectiva de identificar em que momento ou etapa pode estar ocorrendo uma restrição, a qual, se tratada, pode trazer resultado e desempenho mais eficazes. Uma vez identificado o gargalo, inicia-se a fase de explorar a restrição, que significa, em termos práticos, verificar qual é o produto que está trazendo melhor resultado à empresa e priorizar a produção dele. O objetivo dessa etapa é alcançar o melhor resultado possível, considerando as restrições já identificadas. Superada essa fase, o processo produtivo será subordinado à capacidade da restrição, ou seja, mesmo que uma parte da linha fique improdutiva, a capacidade produtiva respeitará o limite da restrição identificada para que o excedente das demais etapas não gere excedente de produção que levem a um estoque intermediário, o qual possa vir a comprometer o resultado da empresa. Na sequência, conforme Perez Junior, Oliveira e Costa (2008, p. 268), “todo o esforço deve ser aplicado no sentido de evitar qualquer perda de recursos da restrição, ou seja, qualquer minuto de tempo perdido afetará a produção total e diminuirá a lucratividade”. Após as alterações dos processos que foram implementados, o desempenho do sistema ou do processo como um todo deve ser avaliado, de forma a se identificar as novas restrições e iniciar novamente o ciclo. Figura 3 – Processo de análise da restrição 11 Sugestão de leitura Para entender de forma mais aprofundada a Teoria das Restrições, leia o livro A meta: um processo de melhoria contínua, de Eliyahu M. Goldratt e Jeff Cox. TROCANDO IDEIAS Agora que você já estudou um pouco sobre a Teoria das Restrições, assista aos vídeos a seguir. O primeiro trata de maneira simples e lúdica o resumo do livro A meta, de Goldratt, que permite a compreensão do método em si. Já o segundo vídeo refere-se ao case de implementação da TOC em uma empresa brasileira de laticínios. 1. Teoria das Restrições. Disponível em: <https://www.youtube.com/watch?v=aKq4c8UB7GU&t=25s>. Acesso em: 5 jun. 2018. 2. Case Itambé – Implementação Teoria das Restrições (TOC). Disponível em: <https://www.youtube.com/watch?v=StR3Ib9RiDY>. Acesso em: 5 jun. 2018. Com base no que você assistiu, analise criticamente as empresas ou processos com os quais convive diariamente, de forma a identificar as restrições ou elos mais fracos do processo e compartilhe com seus colegas as conclusões e análises realizadas. Identificar a restrição Explorar a restrição Subordinar a capacidade da restrição Elevar a restrição Iniciar novamente o processo 12 NA PRÁTICA A respeito da Teoria das Restrições, analise as afirmativas a seguir: I. Os processos da organização sempre possuem uma restrição para ser analisada. II. O aumento de tempo de 30 segundos para produzir determinado produto não poder ser enquadrado como uma restrição. III. O principal objetivo da TOC é aumentar o desempenho econômico e financeiro das empresas. Assinale a alternativa que julgar como correta: a) Somente a alternativa I está correta. b) As alternativas I e II estão corretas. c) As alternativas I e III estão corretas. d) Todas as alternativas estão incorretas. e) Todas as alternativas estão corretas. Então, a que conclusão chegou? Vejamos a primeira alternativa, “os processos da organização sempre possuem uma restrição para ser analisada”: ela deve ser considerada como verdadeira, afinal, a principal lógica da TOC é de que os processos sempre terão aspectos que poderão ser melhorados, portanto, sempre haverá uma restrição principal a ser analisada. Por outro lado, a segunda alternativa não está correta porque, ao afirmar que “o aumento de tempo de 30 segundos para produzir determinado produto não poder ser enquadrado como uma restrição”, pode-se estar ignorando um desperdício de tempo relevante da organização. Apenas para que essa noção fique mais clara, em uma linha de montagem automotiva, há empresas que conseguem produzir um veículo a cada minuto, nesse caso, 30 segundos representariam 50% do tempo de se produzir um novo veículo. A alternativa III está correta, afinal, a melhoria contínua dos processos produtivos tem como enfoque principal a redução de desperdícios, que levará a um melhor desempenho econômico e financeiro das organizações. 13 FINALIZANDO Nesta aula, passamos a compreender que um processo nunca estará suficientemente maduro ou eficaz a ponto de ser considerado perfeito e sem melhorias a ser implementadas. As melhorias principais tratadas ao longo da aula dizem respeito à identificação e ao tratamento de desperdícios, que também passamos a chamar de restrições. Essas restrições podem estar relacionadas à capacidade produtiva ou ao aumento do volume de vendas. Em relação à capacidade produtiva, o gargalo pode estar relacionado à força de trabalho, por exemplo, mão de obra pouco qualificada, ou à estrutura produtiva, como máquinas, equipamentos, layout de produção inadequado etc. Uma forma de reduzir os gargalos e otimizar os resultados é a utilização da Teoria das Restrições, que, por meio de raciocínio lógico dedutivo, avalia constantemente a forma como a produção é realizada buscando melhorias em relação às restrições principais. Uma forma de restrição e desperdício é a manutenção de estoques em volume acimado necessário. Para que a empresa possa reduzir o impacto do referido gargalo, é possível utilizar o programa denominado Just In Time, no qual as empresas somente produzirão aqueles produtos já vendidos ou solicitados pelos clientes. Por outro lado, a compra de matérias-primas e demais materiais necessários para produção desses produtos somente ocorrerá quando já houver a programação de produção do produto. Em outras palavras, o processo produtivo é puxado pelo cliente, e não realizado por meio de previsões de vendas pela própria empresa. Essas são apenas duas ferramentas entre muitas possíveis para utilização. O mais importante desta aula é que você compreenda que o processo de melhoria contínua é essencial, afinal, é muito pouco provável que a empresa consiga se manter competitiva e atrativa se não estiver em constante mudança e melhoria dos processos e, principalmente, dos desempenhos. 14 REFERÊNCIAS BORNIA, A. C. Análise gerencial de custos: aplicação em empresas modernas. 3. ed. São Paulo: Altas, 2010. CONCEITOS das ferramentas kaizen, kanban e just in time. 7 mar. 2012. Disponível em: <http://criacaoegestao.blogspot.com.br/2012/03/conceitos-das- ferramentas-kaizen-kanban.html>. Acesso em: 5 jun. 2018. CREPALDI, S. A. Contabilidade gerencial: teoria e prática. 3. ed. São Paulo: Atlas, 2004. FILHO, N. Princípios lean e os sete desperdícios: uma forma de reduzir custos. 6 set. 2010. Disponível em: <http://www.artigos.com/artigos- academicos/7646-principios-lean-e-os-sete-desperdicios-uma-forma-de-reduzir- custos>. Acesso em: 5 jun. 2018. MARTINS, E. Contabilidade de custos. 8. ed. São Paulo: Atlas, 2001. _____. Contabilidade de custos. 10. ed. São Paulo: Atlas, 2010. MENSHHEIN, R. M. Entrega de valor em marketing. 22 dez. 2006. Disponível em: <http://www.portaldomarketing.com.br/Artigos1/Entrega_de_valor_em_marketin g.htm>. Acesso em: 5 jun. 2018. OLIVEIRA, D. de P. R. de. Sistemas, organização e métodos: uma abordagem gerencial. São Paulo: Atlas, 2009. PADOVEZE, C. L. Contabilidade gerencial: um enfoque em sistema de informação contábil. 7. ed. São Paulo: Atlas, 2010. PEREZ JUNIOR, J. H.; OLIVEIRA, L. M. de; COSTA, R. G. Gestão estratégica de custos. 5. ed. São Paulo: Atlas, 2008. SCHIER, C. U. da C. Gestão de custos. 2. ed. Curitiba: Ibpex, 2011. SERAFIM, A. Teoria das restrições de Eliyahu Goldratt. 28 mar. 2013. 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