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INTRODUÇÃO À ADMINISTRAÇÃO (GST0251/1761390) Aula 1: Fundamentos da Administração: As empresas e o Conceito de Administração Para um melhor entendimento do papel do administrador, é necessário que você conheça os três níveis organizacionais: estratégico, tático e operacional. Nível estratégico ou institucional: O nível estratégico de uma organização corresponde ao nível de cúpula da empresa. É representado pelo Presidente e/ou pelos seus Diretores. Neste nível, o administrador tem que pensar muito mais a empresa ao invés de executar. Além disso, ele deve estar preocupado com o que pode acontecer com a empresa no futuro. Nível tático ou intermediário: O nível tático equivale ao nível gerencial de uma organização. Ele é responsável pela articulação do que é feito em cada subsistema da empresa como, por exemplo, Recursos Humanos, Logística, Marketing, Finanças, entre outros, atuando para que as pessoas que se encontram na base possam desenvolver suas atividades com qualidade. O nível gerencial deve atuar como um articulador para assegurar o alinhamento entre todos os níveis. Nível operacional ou técnico: O nível operacional representa o “chão de fábrica”. É o responsável pela execução e realização das tarefas e atividades cotidianas. Nesse nível, o administrador deve possuir visão operacional, isto é, conhecimento técnico para orientar e dirigir os funcionários que realizam as tarefas. Além dos níveis organizacionais, toda empresa deve ter sua missão, sua visão e seus valores, que norteiam os rumos do negócio, de forma muito clara para todos os interessados. Missão: A missão significa a razão de ser do próprio negócio, por que ele foi criado e para que ele existe. Quanto mais as pessoas assimilam a missão organizacional, mais elas passam a trabalhar pela causa da empresa, além de entender como devem colaborar para seu sucesso. Visão: A visão é a imagem definida pela organização a respeito do seu futuro, ou seja, o que ela pretende vir a ser. Indica quais são os objetivos a serem alcançados nos próximos anos. A visão funciona como uma bússola para os parceiros envolvidos. Valores: Os valores são as crenças e atitudes básicas que ajudam a definir o comportamento individual. Os valores variam entre pessoas e empresas, sendo estabelecidos por meio de seus códigos de ética ou de conduta, os valores e padrões que deverão servir de guia para o comportamento dos seus funcionários. Para compreender melhor a forma como uma empresa encontra-se estruturada, é importante distinguir suas atividades fins e meios. A tarefa da Administração consiste em interpretar os objetivos propostos pela organização e traduzi-los em ação empresarial por meio de planejamento, organização, direção e controle de todos os esforços realizados em todas as áreas e em todos os níveis da empresa, a fim de atingir tais objetivos da melhor forma possível. Portanto, o chamado processo administrativo envolve as seguintes funções: planejamento, organização, direção e controle. O Administrador: É o elemento dinâmico e vital de qualquer empresa. Sem a sua liderança, os recursos da produção continuarão como recursos e nunca se transformarão em produção. Peter F. Drucker O administrador deve possuir habilidades técnicas, humanas e conceituais. Habilidade técnica: O administrador possui habilidade técnica quando compreende e tem domínio da atividade que realiza. Esse tipo de habilidade exige conhecimento especializado, capacidade analítica dentro da especialidade e facilidade no uso das técnicas e do instrumental voltados especificamente para as atividades que desenvolve. Quando as pessoas iniciam suas carreiras nas empresas, normalmente utilizam essa habilidade em maior proporção. Habilidade humana: A habilidade humana demonstra a capacidade de trabalhar com eficácia como membro de uma equipe, no sentido de conseguir esforços cooperativos em prol do alcance dos objetivos comuns. Diz respeito às aptidões para trabalhar com pessoas e para obter resultados através delas. Requer capacidade para criar uma atmosfera de segurança, para comunicar e encorajar a comunicação entre os integrantes da equipe e da organização com o intuito de compreender as necessidades e motivações de seus membros. Habilidade conceitual: A habilidade conceitual envolve a capacidade de visualizar a organização como um conjunto integrado e se posicionar do ponto de vista da organização, perceber como as várias funções são interdependentes e como uma alteração em uma delas afeta todas as demais. Implica ainda visualizar a organização dentro do seu ambiente externo e compreender as forças políticas, econômicas, tecnológicas e sociais que atuam sobre ela. Como parte das habilidades conceituais, o administrador tem de saber conviver, interpretar e lidar com situações complexas e ambíguas. Isso requer maturidade, experiência e capacidade de analisar pessoas e situações. A empresa constitui um sistema. Um sistema organizacional pode ser definido como um conjunto de órgãos, setores, departamentos, unidades, pessoas, equipamentos, etc. dinamicamente inter-relacionados que desenvolvem uma atividade ou função para atingir um ou mais objetivos ou propósitos. Resumo: A Administração – inicialmente compreendida como a realização de um empreendimento sob as ordens de alguém ou simplesmente como prestação de um serviço a outrem – sofreu formidável aprofundamento e ampliação em seu escopo. A empresa pode ser desdobrada em três diferentes níveis de atuação: nível institucional (nível mais alto da empresa, atuando como um sistema aberto e caracterizado por uma racionalidade empresarial); nível operacional (nível mais baixo da empresa, atuando como um sistema fechado e caracterizado por racionalidade técnica), tendo o nível intermediário como um mediador entre ambos. As perspectivas futuras da Administração são realmente promissoras, embora nem um pouco tranquilas. A Era da Informação, repleta de mudanças e transformações, de turbulências e instabilidade que atravessamos, vem impondo novos e crescentes desafios para a Administração. Os processos administrativos - planejar, organizar, dirigir, controlar e desenvolver pessoas nas organizações - são igualmente importantes em qualquer contexto. O Administrador na Era da Informação precisa reunir certas competências a fim de alcançar resultados. Essas competências repousam em habilidades conceituais, humanas e técnicas que devem ser ajustadas ao nível da organização na qual irá aplicá-las. As empresas são organizações sociais nas quais ocorre o fenômeno da produção de bens ou serviços e que visam ao lucro. Funcionam como sistemas abertos, que importam insumos do ambiente externo para convertê-los em saldos ou resultados que retornam ao ambiente e proporcionam a retroação necessária capaz de fornecer a indicação de como a empresa precisa adaptar-se adequadamente ao seu ambiente. O ambiente representa o contexto no qual as empresas existem e operam. Para viver em seu meio ambiente, as empresas selecionam e percebem diferentemente as variáveis ambientais mais relevantes para os seus interesses e procuram manter certa coerência e consonância em relação ao que percebem ao seu redor. O ambiente geral ou macroambiente é constituído de todo um complexo de condições e fatores externos que envolvem e influenciam difusamente todas as empresas em conjunto (englobando variáveis tecnológicas, políticas, econômicas, legais, sociais, demográficas e ecológicas), enquanto o ambiente de tarefa constitui o meio específico e particular de cada empresa tomada individualmente e que lhe é mais imediato e relevante (englobando consumidores ou usuários, fornecedores de recursos, concorrentes, além dos grupos reguladores). Todavia, além dos recursos que oferece, o ambiente impõe restrições,coações, contingências, problemas, ameaças e oportunidades às empresas. Daí a necessidade da análise ambiental por meio de fontes primárias ou secundárias para melhor mapear o ambiente de tarefa. Aula 2: O Planejamento Como Etapa Inicial do Processo Administrativo Os principais componentes de uma estratégia empresarial são: o ambiente de tarefa, a empresa e seus recursos, e a adequação entre ambos, a partir de uma postura capaz de compatibilizar os objetivos, os recursos, as potencialidades e as limitações da empresa com as condições ambientais. Um planejamento tem dupla atribuição: • Definir “o que” deve ser feito - “Objetivos” - Resultados, propósitos, intenções ou estados futuros que as organizações pretendem alcançar • “Como” deve ser feito: “Planos”. - Guias que integram e coordenam as atividades da organização de forma a alcançar estes objetivos Planos – Quanto ao horizonte temporal: Planos Estratégicos: Relacionam-se com objetivos de longo prazo e com ações para alcançá-los, afetando a empresa como um todo (três ou mais anos). Planos Táticos: Relacionam-se com objetivos de médio prazo e meios de atingi-los, afetando somente uma área funcional (geralmente um ano). Planos Operacionais: Relacionam-se com objetivos de curto prazo e meios de atingi-los, afetando somente um setor da empresa. (Períodos curtos e variáveis) Planejamento estratégico ou institucional: É o planejamento mais amplo. Envolve e abrange toda a organização como um sistema único e aberto. Planejamento tático: É o planejamento que abrange cada departamento no nível intermediário da organização. Cada unidade da empresa deve elaborar seu planejamento tático subordinado ao planejamento estratégico. Planejamento operacional: É o planejamento que se refere a cada tarefa ou atividade em particular. O planejamento estratégico é elaborado a partir de três atividades básicas: a análise ambiental, a análise empresarial e a formulação de estratégias capazes de compatibilizar as condições internas da empresa às condições externas do ambiente. Eficiência: é a capacidade de realização das atividades da organização, minimizando a utilização de seus recursos, ou seja, é a capacidade de desempenhar corretamente as tarefas. Eficiência preocupa-se com os meios. Eficácia: é a capacidade de realizar as atividades da organização de modo a alcançar os objetivos estabelecidos. Eficácia preocupa-se com os fins. A Análise SWOT é uma ferramenta largamente utilizada para fazer análise de cenário (ou análise de ambiente), sendo usada como base para gestão e planejamento estratégico de uma corporação ou empresa. Ela pode também, em razão de sua simplicidade, ser utilizada para qualquer tipo de análise de cenários. Síntese - O Planejamento como Etapa Inicial do Processo Administrativo: - É fundamental um planejamento profissional cuidadoso, constante e fiel aos cenários presentes e futuros. O planejamento lida com o futuro. Começa com a determinação dos objetivos e detalha os planos necessários para atingi-los de forma eficiente e eficaz. O planejamento define onde se pretende chegar, o que deve ser feito para tanto, quando, como e em que sequência. - O planejamento não se restringe ao nível estratégico da organização, mas se desdobra por toda empresa passando pelo nível tático e chegando até o nível operacional. - O BSC (Balanced Scorecard), como um instrumento que auxilia na definição do planejamento estratégico, organiza-se em torno de quatro perspectivas: financeira, do cliente, dos processos internos e do aprendizado e crescimento. - O nome Balanced Scorecard reflete o equilíbrio entre os objetivos de curto e longo prazos, entre medidas financeiras e não financeiras, entre indicadores de tendência e ocorrências, e entre perspectiva interna e externa do desempenho. - A análise SWOT de cenário se divide em ambiente interno (forças e fraquezas) e ambiente externo (oportunidades e ameaças). Aula 3: Os Tipos e os Benefícios do Planejamento O processo de planejamento, a partir do que vimos na aula anterior, envolve ainda a discussão das seguintes etapas: definição do negócio, missão, visão, valores, diretrizes estratégicas e objetivos estratégicos; definição das ações/estratégias; definição dos responsáveis, prazos e orçamentos; definição dos planos de contingência; definição dos mecanismos de implantação e de monitoração e avaliação. Já os níveis de planejamento compreendem os níveis estratégico, tático e operacional e os tipos de planos são traduzidos em procedimentos, orçamentos, programas, regras ou regulamentos. A busca do alinhamento estratégico e a minimização do “cabo de guerra” são vistos como um dos principais benefícios do planejamento. Nível Estratégico (administração de topo) Foco na organização como um todo; Forte orientação externa; Orientação de longo prazo; Objetivos gerais e planos genéricos. Nível Tático (gerentes) Foco em unidades/departamentos; Orientação de médio prazo; Definem as principais ações a empreender para cada unidade. Nível Operacional (supervisores) Foco em tarefas rotineiras; Definem procedimentos e processos específicos; Objetivos especificam os resultados esperados de grupos ou indivíduos. O planejamento é mais bem compreendido quando se estuda o processo decisório, ou seja, a tomada de decisão sobre o que fazer, quem deve fazer, quando, onde e, muitas vezes, como. A decisão é um processo sequencial que engloba seis elementos comuns: O tomador de decisão, Os objetivos a alcançar, As preferencias ou valores envolvidos, Os cursos de ação alternativos, Os estados ambientais da natureza, As consequências de cada curso de ação disponível. O processo decisório diz respeito a uma racionalidade limitada e, por isso, via de regra o tomador de decisões procura sempre alternativas satisfatórias e não as alternativas ótimas, que demandam tempo e recursos que nem sempre estão disponíveis. Já as decisões podem ser programadas (computacionais) ou não programadas (baseadas em julgamentos) e podem defrontar-se com estados da natureza apresentados sob três formas: incerteza, risco e certeza. Além do planejamento tático, temos o planejamento no nível operacional. Este planejamento envolve os esquemas de tarefas e operações devidamente racionalizados e submetidos a um processo reducionista típico da abordagem de sistema fechado. O planejamento operacional apresenta as seguintes características: É montado à base de processos programáveis e com técnicas computacionais. Preocupa-se basicamente com o que fazer e como fazer, e está voltado para a otimização e a maximização de resultados. Tem caráter imediatista, abrangência estritamente local e se caracteriza pelo detalhamento com que estabelece as tarefas e operações. Seu problema básico é a eficiência. O planejamento operacional se baseia em uma infinidade de planos operacionais que proliferam nas diversas áreas da empresa. Embora heterogêneos e diversificados, os planos operacionais podem estar relacionados com métodos, dinheiro, tempo ou comportamentos, entre outros. Quatro tipos de Planejamento Operacional: Procedimentos - Os planos operacionais relacionados com métodos são denominados procedimentos. Eles servem para estabelecer a sequência de passos (ou de etapas) a serem seguidos para a execução dos planos, sendo transformados em rotinas e expressos em fluxogramas (vertical, horizontal, de blocos) ou listas de verificação. Os orçamentos - são planos operacionais relacionados com dinheiro (como, por exemplo, fluxo de caixa, orçamentos, encargos sociais, reparos e manutenção de máquinas, despesas). Os programas - são os planos operacionais relacionados com o tempo (cronograma, Gráfico de Gantt, PERT, etc.). Os regulamentos - são os planos operacionais relacionados com comportamentos solicitados.Planejamento Contingencial (ou de Contingência): Plano alternativo que prepara a organização para situações de emergência; Se algo pode dar errado, então temos que nos preparar para enfrentar e solucionar os problemas; Seu objetivo é o de reduzir os impactos de ocorrências indesejáveis sobre o negócio; Também são utilizados para o planejamento de sucessão de executivos. Síntese Nesta aula foi possível visualizar as etapas para a implantação de um planejamento organizacional com seus desdobramentos táticos e operacionais. No final você conheceu os benefícios que as empresas podem obter com um planejamento eficientemente implementado. Você aprendeu ainda que o planejamento tático aborda uma área específica (como um departamento ou uma divisão da empresa) no médio prazo, e o planejamento operacional se baseia em uma infinidade de planos operacionais que proliferam nas diversas áreas da empresa. Embora heterogêneos e diversificados, os planos operacionais podem estar relacionados com métodos, dinheiro, tempo ou comportamentos, entre outros. Aula 4: A Função Organização A função organização abrange dividir, integrar e coordenar as atividades e os recursos organizacionais. A função organização, também chamada de desenho organizacional ou organização formal, retrata a configuração estrutural da empresa (seus órgãos e suas relações de interdependência) e seu funcionamento (os processos de atividades e de coordenação) capazes de conduzir ao alcance dos objetivos. Organização informal é o nome atribuído à organização que surge espontânea e naturalmente entre os ocupantes de posições na organização formal e a partir dos relacionamentos sociais e interações entre as pessoas em função das atividades que executam. Não confundir com economia informal - Trabalhadores que obtêm renda, mas não estão legalizados (autônomos, por exemplo) e não contribuem para a previdência social (INSS). São trabalhadores informais. As principais características do desenho organizacional são: Diferenciação: Divisão do trabalho em áreas ou departamentos; Diferenciação Horizontal: desdobramento em departamentos. Não cria novos níveis hierárquicos. Diferenciação Vertical: aumenta os níveis hierárquicos pela criação de vários escalões de autoridade. Formalização: Existência de regras e regulamentos; Definidos de forma explícita e de conhecimento dos participantes; O objetivo é registrar os atos executados de modo que possam ser arquivados e sirvam como histórico; A formalização é uma forma de exercer controles. Integração: Processo de facilitar o encadeamento de tarefas, equipes, etc. Procura recompor os processos e pontos de contato entre equipes e áreas que podem sofrer dispersão pela diferenciação; Promove a concentração de esforços e recursos na busca de objetivos específicos; A integração em excesso pode tolher a iniciativa e a inovação. Centralização: As ordens são emanadas de um só lugar ou de uma só pessoa; Decisões são do tipo top- down; Os níveis intermediário e operacional são meros repetidores de ordens; Os níveis inferiores não possuem autonomia para decisões, tampouco inovação. Descentralização: O processo decisório é delegado aos níveis intermediários e operacional, dentro de suas áreas de atuação; O empowerment é um exemplo de descentralização; Estimula a iniciativa dos participantes nos níveis inferiores; É um meio de treinar e avaliar gestores por dar-lhes espaço para atuar e decidir. Estrutura em Rede Caracteriza-se pela divisão de trabalho em termos de conhecimento, em que os trabalhadores ou os departamentos são definidos pela expertise que oferecem para organização. Utiliza equipes multifuncionais, permanentes ou temporárias, que reúnem vários tipos de trabalhadores que contribuem com conhecimentos diversificados e operam com pouca supervisão. Estrutura Matricial Agrega especialistas em cada área funcional, permitindo extrair o máximo da divisão do trabalho. Mais usada para projetos ou negócios que precisam de equipes multidisciplinares temporárias. Agrupa funcionários das áreas funcionais emprestados ao projeto por período, com funcionários alocados ao projeto. Funcionários têm dois chefes: estão sob uma autoridade dual. Adhocracia É um tipo de estrutura organizacional que se opõe ao modelo tradicional, sendo mais flexível e mutável. É uma estrutura flexível capaz de amoldar-se contínua e rapidamente às condições ambientais em mutação. Tem como característica principal ser temporária e permitir a participação dos empregados nas decisões. Está relacionada com o estabelecimento de um grupo de pessoas, com habilidades, profissões e conhecimentos diferentes, porém complementares. A amplitude de controle define o número de subordinados que cada administrador poderá supervisionar ou conduzir. A diferenciação vertical ocorre pelo arranjo hierárquico das unidades e posições na empresa (cadeia escalar), ao passo que a diferenciação horizontal ocorre pelo desdobramento de diversos departamentos ou divisões especializadas dentro de um mesmo nível hierárquico. Os tipos de departamentalização mais frequentes são: funcional, por base territorial, por produtos ou serviços, por processo, por clientela. A departamentalização pode ser ainda por período e pela amplitude de controle. Na departamentalização por período, são agrupadas na mesma unidade pessoas que trabalham no mesmo turno. Já na departamentalização pela amplitude de controle, é agrupado na mesma unidade o número máximo de pessoas que o chefe pode supervisionar eficientemente. Cadeia de comando: Em toda organização formal existe uma hierarquia que divide em camadas ou em níveis de autoridade. Esta hierarquia é chamada cadeia de comando. A cadeia de comando especifica que a autoridade deve passar do topo até o último elemento da hierarquia organizacional, identificando quem deve responder a quem. Assim, as decisões sobre cadeia de comando dizem respeito à distribuição de autoridade a pessoas ou unidades na organização. O conceito de cadeia de comando está associado a um princípio clássico de administração, o princípio da unidade de comando: “Cada subordinado reporta apenas a um único superior hierárquico”. Nas organizações contemporâneas princípio cada vez menos observado. Estrutura aguda ou alongada: Apresenta pequena amplitude de controle com vários níveis hierárquicos, ou seja, pequeno número de subordinados por gestor. Estrutura baixa ou achatada: Apresenta grande amplitude de controle com poucos níveis hierárquicos, que implica em elevado número de subordinados por gestor. Aula 5: Direção A função administrativa de direção no nível institucional da empresa: É a responsável pela condução e pela orientação da ação empresarial por meio da dinamização das atividades realizadas em todas as áreas e níveis da empresa. É uma função predominantemente voltada para o desempenho das pessoas, pois estas são os recursos que vivificam os demais recursos empresariais. Juntar recursos humanos e materiais para fazer acontecer A abordagem comportamental definiu um novo enfoque as teorias organizacionais, passando a dar ênfase nas pessoas. Um dos principais expoentes desta teoria foi Douglas McGregor, que desenvolveu uma das primeiras teorias para o entendimento do comportamento das pessoas. Segundo McGregor existem dois estilos básicos de direção, como dois extremos de um continuum: o estilo da teoria X e o da teoria Y. O primeiro está fundamentado em concepções antigas a respeito do comportamento humano, ao passo que o segundo se baseia na descentralização de decisões e delegação de responsabilidades, na ampli ação do cargo, na administração consultiva e na auto avaliação de desempenho. Empowerment: Empoderamento aos empregados- Essencial à gestão participativa; Característica de uma gestão descentralizada; Transfere-separte das decisões aos indivíduos; Confiança mútua; Tende à motivação dos empregados. Liderança: Liderança e Direção não são a mesma coisa. A liderança não depende de estrutura organizacional para ser exercida. A liderança é exercida pelas características distintivas do líder. A direção é imposta aos subordinados. O líder é escolhido por seus liderados Motivação no âmbito organizacional é a predisposição individual para exercer esforços que busquem alcance de metas organizacionais, condicionada se esforços satisfazerem, simultaneamente, alguma necessidade individual. A motivação não é característica individual, mas resultado da interação entre a pessoa e determinada situação. Todo comportamento humano é causado, motivado e orientado por objetivos pessoais e pode ser explicado por meio do ciclo motivacional: equilíbrio interno, estímulo ou incentivo, necessidade, tensão, comportamento ou ação e satisfação da necessidade ou frustração ou ainda compensação por meio de outro comportamento derivativo. Frederick Herzberg ficou conhecido pelos estudos sobre motivação humana. Segundo a sua teoria, a satisfação e a insatisfação no trabalho decorrem de dois conjuntos substancialmente diferentes e separados de fatores: os de higiene (como as condições de trabalho, salário, status e segurança), cuja ausência cria insatisfação; e os de motivação (realização, reconhecimento, satisfação no trabalho, responsabilidade e desenvolvimento pessoal), que são necessários à satisfação. O segundo aspecto importante da gerência é a liderança, ou seja, a influência interpessoal exercida em uma situação e dirigida por meio do processo de comunicação humana para o alcance de objetivos específicos. No contexto da administração, a liderança pode ser definida como o processo social de dirigir e influenciar o comportamento dos empregados, levando-os à realização dos objetivos. O papel do líder está intimamente relacionado com a direção e motivação dos empregados. Liderança situacional ou contingencial - Outra linha de estudo da liderança foi desenvolvida pelos pesquisadores, que investigaram quais circunstâncias situacionais influenciavam eficácia do líder. Segundo perspectiva situacional ou contingencial, não existem traços ou comportamentos importantes com relação à liderança. Para ser eficaz o estilo tem de ser apropriado à situação. O terceiro aspecto da gerência é a comunicação, isto é, o processo de passar informação e compreensão de uma pessoa para outra. O processo de comunicação é constituído de sete etapas: ideação, codificação, transmissão, canal, recepção, decodificação e ação, mas é influenciado por quatro elementos: linguagem, retroação, percepção e ruído. Também pode ser influenciado por barreiras técnicas, semânticas e humanas. Síntese A direção constitui a terceira função administrativa e lida com a orientação das operações que devem ser executadas para alcançar os objetivos propostos pelo planejamento. A direção se assenta na autoridade, e esta, no poder. Possui a função de acionar, de fazer acontecer, de dinamizar a empresa, portanto está relacionada com a ação e tem muito a ver com as pessoas. Está intimamente ligada aos recursos humanos da empresa. Refere-se às relações interpessoais dos gestores em todos os níveis da organização e os seus respectivos subordinados. Envolve orientação, assistência à execução, comunicação, motivação, enfim, todos os processos por meio dos quais se procura influenciar os empregados para que ajam dentro das expectativas e consigam atingir ou mesmo superar os objetivos planejados pela empresa. Cada vez se enfatiza mais os grupos e as equipes e não apenas o comportamento individualizado. As equipes são mais do que simplesmente grupos de pessoas. Através da direção se obtém objetivos convergentes, sinergia entre as pessoas, responsabilidade coletiva e solidária e habilidades complementares. Daí, decorre a ênfase em programas de envolvimento das pessoas, como a administração participativa, a participação representativa, as forças-tarefas, os círculos de qualidade e os planos de aquisição de ações das companhias. Revisão - Aula 1 a 5 Níveis de Planejamento Nível Estratégico = Planejamento estratégico Nível Tático = Planejamento Tático Nível Operacional = Planejamento operacional Planejamento estratégico pra que? Não há bons ventos para quem não sabe aonde quer chegar. Etapas do Planejamento Estratégico: Situação estratégica – Analise externa – Analise interna – Estratégia organizacional – Estratégia funcional e operacional. Planejamento Estratégico é institucional, o Planejamento tático é funcional, o Planejamento Operacional são as atividades. Organização Formal retrata a configuração estrutural da empresa (seus órgãos e suas relações de interdependência) e seu funcionamento (os processos de atividades e de coordenação) capazes de conduzir ao alcance dos objetivos. Organização Informal é o nome atribuído à organização que surge espontânea e naturalmente entre os ocupantes de posições na organização formal e a partir dos relacionamentos sociais e interações entre as pessoas em função das atividades que executam. Desenho Organizacional e Organograma: Estrutura organizacional de uma empresa mostra a autoridade e as responsabilidades das pessoas (Como indivíduos e também como integrantes e os grupos), a comunicação entre as pessoas e os grupos; essa estrutura é representada pelo gráfico chamado organograma. Direção: é tratada como liderança, ou seja, estimular as pessoas a serem grandes executores, é dirigir, motivar e comunicar-se com os funcionários. Liderança: Lideres Autocráticos – Lideres Democráticos ou Participativos – Líderes do tipo Laissez-faire Controle: a função “controlar” assegura que os objetivos sejam atingidos. Ela pergunta e responde à seguinte questão: “Nossos resultados condizem com nossos objetivos? ”; além disso, fazem ajustes quando necessário. Controlar nada mais é do que verificar a Situação Esperada (Planejada) com a Situação Alcançada (Resultados) Cite os benefícios das organizações fazerem um bom planejamento? Confere senso de direção, estabelecendo um rumo para todas as atividades organizacionais; integram os esforços organizacionais. Minimiza o impacto do ambiente sobre a atuação dos gerentes, que enfrentarão melhor os processos de mudança. Definem padrões para o controle, estabelecendo critérios de avaliação de desempenho organizacional. É uma fonte de motivação e comprometimento para os colaboradores, pois esclarece o papel de cada um na organização e por fim fornece consistência para a tomada de decisão. Com base nos conceitos estudados, explique o que é a departamentalização por produto: É aquela que agrupa as tarefas em unidades organizacionais responsáveis por tipos de produtos ou serviços oferecidos pela empresa. Neste caso, cada linha de produto ficará sob a responsabilidade de um gerente especialista naquele produto, ou serviço. Aula 6: Fundamentos do Controle Última das Funções Administrativas; Fundamental para garantir a consecução dos processos e objetivos; Envolve o processo de monitoramento das atividades; Avalia as realizações organizacionais; Mede e compara o desempenho a partir de padrões estabelecidos. Controlar não é fiscalizar; A fiscalização apenas reporta o fato e o que se espera é a punição de alguém; O controle promove a melhoria através de ações corretivas; Controlar também é oportunidade de aprendizagem grupal (ou, organizacional). Processo de Controle, etapas do processo Estabelecimento de padrões: modelo; Avaliação ou mensuração: verificação; Comparação: obtido x modelo; Ação Corretiva: correção e/ou melhoria. O controle pode ser estratégico, tático e operacional. Os tipos de controle denominados antecedentes ou pré-controle; os controles concomitantes e os de resultadosindicam a dinamicidade das organizações. Fases do Processo em que ocorre o controle: Controle de Início/Antecipado: (Preventivo, ou Feedforward); Procura antecipar os problemas; Verifica a entrada dos insumos para garantir a qualidade do que entra no processo. Prevê variação do plano antes de ocorrer. Previsão de caixa; previsão de compra; PERT. Controle Simultâneo: Ocorre ao longo do processo; Em geral, realizado pelo trabalhador ou por sistemas informatizados; Procura garantir a qualidade dos processos em cada etapa. Mede a variação de um padrão no momento que ocorre. TQC – controle da qualidade total; tempo real. Controle de Fim: (Postecipado, ou de Feedback); Verifica as saídas dos processos; Procura garantir que o que foi produzido está em conformidade com o que foi planejado. Localiza a variação no plano após a sua ocorrência. Relatórios financeiro-orçamentários. Controle de Nível Institucional: (Estratégico ou Organizacional); Envolve a organização como um todo; É definido no nível institucional (board); Visão de longo prazo; É genérico e sintético. Ex.: Balanço Contábil, Participação de Mercado, Controle de Investimentos, etc. Controle de Nível Intermediário: (ou Tático); Envolve decisões em nível departamental; Define padrões e mecanismos de controles; Visão de médio prazo. Ex.: Orçamento, Custos, Produção, etc. Controle de Nível Operacional: Específico e envolve as atividades diárias (tarefas); Direcionado para o curto prazo; Envolve a ação disciplinar sem o objetivo simplesmente de punir, mas de orientar e de corrigir. Ex.: Controles de produção de linha, Estoques, Desempenho, etc. O controle busca garantir o alcance eficaz e eficiente da missão, na visão e dos objetivos organizacionais. O controle eficaz garante que todas atividades sejam realizadas conforme o planejado, dentro de um padrão de comportamento previamente estabelecido. O controle tem duas atribuições essenciais: Monitorar as atividades; Corrigir os desvios. As funções de planejamento e de controle são intrinsicamente relacionadas. O planejamento especifica os objetivos organizacionais e o controle verifica se esses objetivos estão sendo realizados. Sem os objetivos o controle não seria possível, uma vez que não existiriam padrões para avaliar. Fundamentos de controle de qualidade: ISO – International Organization Standardization. Estabelecida em 1947 na Suíça, conta com mais de 130 membros. A ABNT - Associação Brasileira de Normas Técnicas é membro-fundadora. Normas de padrão de qualidade utilizadas em todo o mundo. A série 9000, a mais conhecida, trata das Normas de Gestão da Qualidade e Garantias da Qualidade. Síntese O controle constitui a quarta função administrativa, sem que isso represente uma escala temporal ou de importância, e lida com a monitoração das operações para verificar se os objetivos propostos estão sendo atingidos e se devem ser realizadas quaisquer ações corretivas nessas operações. A finalidade do controle é assegurar que aquilo que foi planejado, organizado e dirigido se ajusta tanto quanto possível aos resultados obtidos. A essência do controle consiste em verificar se a atividade monitorada está ou não alcançando os objetivos ou resultados desejados. Um controle moderno e eficiente é realizado através de um SIG – Sistema de Informação Gerencial, pois oferece informações rápidas, em tempo real, que facilitam a tomada de decisão dos gestores. OBS: Para aprender um pouco mais, pesquise sobre “créditos de carbono” e “RIO+20” Créditos de carbono: ou Redução Certificada de Emissões (RCE) são certificados emitidos para uma pessoa ou empresa que reduziu a sua emissão de gases do efeito estufa (GEE). RIO + 20: A Conferência das Nações Unidas sobre Desenvolvimento Sustentável (CNUDS), conhecida também como Rio+20, foi uma conferência realizada entre os dias 13 e 22 de junho de 2012 na cidade brasileira do Rio de Janeiro, cujo objetivo era discutir sobre a renovação do compromisso político com o desenvolvimento sustentável. Aula 7: Administrações de Operações Organizações são sistemas produtivos que se valem de entradas (insumos), processo de transformação e saídas (resultados) para gerar produtos e serviços aos seus clientes. A administração de operações é uma das principais áreas funcionais da organização, uma vez que é responsável pela transformação das necessidades e dos desejos dos clientes em produtos e serviços concretos. Esse processo demanda não apenas boa comunicação com o departamento de marketing e com os distribuidores e vendedores da empresa, mas também uma gestão de relacionamentos com os fornecedores, responsáveis pelos insumos necessários ao sistema de operações da organização. A área de administração de operações é o centro de qualquer organização, seu ponto mais sensível. É a atividade fim de qualquer organização, afinal, a área de operações é responsável por concretizar, através da gestão do processo de transformação de insumos e recursos em produtos e serviços acabados, a realização das necessidades e dos desejos dos seus consumidores. A fim de que isso seja uma realidade é preciso existir um constante alinhamento da área de operações com os objetivos estratégicos da empresa como um todo. Em relação às funções da administração, as atividades de planejamento e de controle das operações assumem maior destaque para a área de administração de operações, devido à sua natureza técnica. Quando alcança êxito na melhoria da eficiência, da produtividade e da qualidade dos serviços e produtos de uma empresa, a área de administração de operações permite que as organizações agreguem maior valor e obtenham vantagem competitiva sobre os concorrentes e junto aos seus consumidores. Os gerentes de operações devem tomar decisões para garantir que o produto/serviço resultante: atenda adequadamente a demanda; atenda no tempo apropriado; esteja no nível de qualidade desejada; e, seja compatível com as metas da organização. Formulação de estratégia; Tomar decisões relativas à layout, localização, serviços, produtos; Projetar ou auxiliar no projeto de produtos; Controlar a produção; Liderar equipes; Administrar o estoque (de matéria-prima e de produto acabado); etc. O que pode diferenciar uma organização de outra é a natureza dos bens produzidos. Assim, considerando- se este fator natureza dos bens produzidos, sub-dividimos as organizações em dois tipos: Organizações de manufatura/produtos: São aquelas responsáveis por produzir bens tangíveis e duráveis (por exemplo, fabricantes de mesas, de geladeiras ou de carros), Bens podem ser armazenados para consumo posterior. A quantidade e a qualidade dos bens produzidos são facilmente mensuráveis. O resultado é padronizado. Pouca participação e pouco contato com o consumidor. A localização é menos importante para o sucesso da organização. Emprego intensivo de capital. Organizações de serviços: Estas organizações são responsáveis por produzir bens imateriais, intangíveis, os chamados serviços (por exemplo, hospitais, universidades, salão de cabeleireiros). O consumo e a produção dos serviços são simultâneos. A qualidade dos serviços é percebida, mas muito difícil de ser medida. O resultado é customizado. Amplo contato e participação do consumidor durante o processo de transformação. A localização é crucial para o sucesso da organização. Emprego intensivo de trabalho. Dentre as principais preocupações que devem nortear o funcionamento da área de operações para manter sua vantagem competitiva, encontramos: Custo, Qualidade, Rapidez, Confiabilidade, Flexibilidade. QUALIDADE: Garantir satisfação do consumidor; Promover maior diferenciação; Alto desempenho: atributos superiores, baixa tolerância aos erros, maior durabilidade, conveniência, etc; Consistência da qualidade: qualidade consistente e que atenda às necessidades dos consumidores.RAPIDEZ: Reduz o estoque de produtos e o risco da organização; Rapidez na entrega: tempo gasto entre o pedido e a efetiva entrega; Rapidez na operação interna: tempo necessário para produzir o produto; Velocidade de desenvolvimento: velocidade entre o projeto e a introdução do produto no mercado. CONFIABILIDADE: Se traduz em importante vantagem competitiva; Desenvolver relacionamento sustentável com o cliente; Honrar compromissos; Oferecer produto e serviços confiáveis; Atender expectativas dos clientes; Tende a gerar fidelidade do cliente. FLEXIBILIDADE: Capacidade de mudar e se adaptar rapidamente; Capacidade de customizar produtos e serviços; Flexibilidade de produto: enfatiza a personalização do produto/serviço. Oposto à produção em massa; Flexibilidade de volume: acelerar ou desacelerar o ritmo da produção ajustando-se à demanda; Torna a organização mais ágil e pode garantir uma vantagem competitiva. Planejamento Estratégico do Sistema de Operações Depois de estabelecer definições sobre as prioridades competitivas, a área de administração de operações precisará fazer o planejamento das operações da empresa de modo que concretize os objetivos estratégicos, tomando decisões em relação aos seguintes aspectos: Projeto de produto ou serviço: O processo de planejamento das operações começa com o projeto de um produto ou serviço. Esta atividade consiste na tomada de decisão em relação aos produtos ou serviços que a organização quer produzir. Planejamento da capacidade: Depois de tomar a decisão sobre os produtos e serviços a serem produzidos, a próxima etapa do planejamento das operações trata da decisão sobre a capacidade do sistema de operações. Esse planejamento relaciona-se diretamente com as expectativas da demanda futura da organização. Planejamento da localização: Este tipo de planejamento trata da decisão quanto à localização geográfica das instalações de uma empresa. Constitui-se em uma das decisões mais importantes no planejamento das operações, já que pode causar grande impacto na lucratividade da organização. A decisão sobre o local onde vai se instalar a empresa deve levar seriamente em consideração a disponibilidade dos recursos dos quais depende para operar (recursos humanos, tecnológicos e materiais). Planejamento do processo de produção: Esta etapa do planejamento cuida da definição dos métodos ou técnicas de produção mais adequados para as operações de uma empresa. Na sua essência, o processo de produção depende do volume e da variedade dos produtos ou serviços a serem produzidos. Planejamento do arranjo físico - layout: Esta última etapa do planejamento estratégico do sistema de operações trata do planejamento do arranjo físico ou do layout. Definir arranjo físico ou layout envolve decisões sobre como organizar o espaço das instalações e considera de modo específico o posicionamento e a localização das máquinas e equipamentos, as estações de trabalho, as áreas de armazenagem de materiais e as áreas de atendimento aos clientes. Determina ainda a melhor localização para banheiros, refeitórios, escritórios, salas de reunião, além de definir os padrões de fluxo de materiais, de fluxo de informações e de fluxo de pessoas nas instalações. Planejamento e Controle de Operações Planejamento da produção: cuida da operação do sistema no seu dia a dia, zelando para que a produção tenha máxima eficiência nos produtos ou serviços, com a qualidade prometida e na qualidade desejada, bem como no momento previsto. Controle da produção: Buscando otimizar o grau de satisfação das necessidades dos clientes e garantir a máxima eficiência operacional do sistema, o controle da produção trata dos custos de produção, das compras, da manutenção e do controle da qualidade. Administração de estoques: estoque é a qualidade de matérias-primas de produtos em processo e acabamentos que uma empresa armazena para cobrir suas necessidades durante a operação. Logística e distribuição: a logística envolve o gerenciamento de toda a movimentação dos recursos, produtos, equipamentos e informações envolvidas na execução das atividades de uma empresa. Seu objetivo é garantir que os recursos e produtos sejam entregues com quantidade, qualidade, no lugar e no momento planejados. Vantagens e Desvantagens de Posição Fixa ou Posicional Vantagens Elevada flexibilidade; Minimização de desperdício e custos com a movimentação; Mais satisfação do trabalhador em razão da variabilidade de tarefas. Desvantagens Necessidade de força de trabalho qualificada e versátil; Movimentação de pessoas e equipamentos pode ser complexa; Custo unitário tende a ser alto.5 Vantagens e Desvantagens por Processo Vantagens Elevada flexibilidade; Menores investimentos e custos fixos; Mais satisfação do trabalhador em razão da variabilidade de tarefas. Desvantagens Menor eficiência do processo de produção; Pode elevar o nível de estoque em processo ou fila de clientes; Dificuldade no fluxo dos recursos dificultando o planejamento. Vantagens e Desvantagens Celular Vantagens Volume e variedade médios; Estoques reduzidos de produtos em processo; Melhor clima organizacional e maior motivação do trabalhador; Melhora no manuseio de materiais e de ferramentas. Desvantagens Menor flexibilidade nas operações; Possibilita subutilização de máquinas e equipamentos; Maior duração do processo de produção e possibilidade de atrasos na produção. Vantagens e Desvantagens de Produto Vantagens Movimentação fácil de pessoas e recursos; Custos unitários mais baixos para produção mais elevada (economia de escala); Maior especialização de equipamentos e pessoas. Desvantagens Reduzida flexibilidade das operações; Custos fixos mais elevados em razão de elevados investimentos; Desmotivação do trabalhador em razão do processo produtivo ser extremamente repetitivo. Síntese A área de operações administra o processo de transformação de insumos em produtos ou serviços, cuidando desde a aquisição da matéria prima até a entrega do produto final ao consumidor. O sistema de operações abrange o planejamento do produto, a capacidade de produção, a escolha da localização, os processos de produção e os layouts mais adequados ao processo de transformação. Operações deve trabalhar em estreita ligação com marketing e vendas. Outras atividades de grande importância, desenvolvidas pela área de operações, são o planejamento e controle da produção, a administração de estoques e a administração da logística e da distribuição. Aula 8: Administração de Marketing A área de marketing é amplamente reconhecida para o sucesso das organizações. É uma atividade que alcança todas as áreas das empresas, independentemente do seu tipo, da sua dimensão. Para definir e executar a estratégia organizacional, é preciso haver competências e conhecimentos de marketing. A maioria das pessoas confunde marketing com propaganda ou publicidade. Na verdade, propaganda e publicidade são apenas algumas dentre as muitas atividades do marketing. A definição proposta pela American Marketing Association é “marketing é o processo de planejar e executar o desenvolvimento, o preço, a promoção e a distribuição de ideias, bens e serviços para criar trocas que satisfaçam o objetivo de indivíduos e organizações”. A correta gestão da área de marketing possui três grandes eixos de ação: O foco na satisfação do cliente. A integração de todas as atividades da organização visando a satisfação do cliente. A realização dos objetivos organizacionais. A empresa cuja estratégia de marketing está orientada para o cliente tem como principal objetivo identificar e satisfazer as necessidades de seus consumidores, atentando-se ainda para as mudanças dessas necessidades. Processo de Administração de Marketing O ponto de partida do processo de administração de marketing é a análise ambiental. Precisamser considerados nesta análise: Consumidores – é preciso identificar suas necessidades, conhecer seus hábitos, atitudes e comportamentos de compra. Organização – a análise do ambiente é necessária para levantar as competências e os recursos internos da empresa para identificar seus pontos fortes e fracos e medir sua capacidade de satisfazer as necessidades de seus clientes. Concorrentes – os mercados são caracterizados por um forte movimento de competição. Para criar seu diferencial competitivo e se antecipar às ações dos demais competidores, a organização precisa conhecer os objetivos e estratégias da concorrência. Contexto (ambiente) - é necessário analisar e monitorar a situação econômica, política, cultural, social, legal e tecnológica, para perceber nela os elementos que podem limitar ou potencializar as ações na área do marketing. Isto significa detectar oportunidades ou ameaças que se apresentem no ambiente externo. Novo paradigma: marketing orientado para o cliente Segmentado o mercado, procede-se à elaboração de um plano de atividades de marketing para atingir o posicionamento desejado. Esse plano deve conter decisões sobre o mix de marketing que significa decidir sobre os seguintes aspectos: Produto – especificação das características do produto, seus benefícios, marca, rótulo, qualidade, design, serviços e garantias acoplados, além de formas e cuidados no uso do produto, além de outras. Canais de Distribuição – definir um sistema de escoamento por meio do qual a empresa colocará o produto nas mãos de seus consumidores. Comunicação – diz respeito às decisões que tornem o produto conhecido, que exaltem as suas funcionalidades e que estimulem a sua aquisição. Preço – envolve a definição de venda, condições de pagamento e financiamento, e descontos não promocionais. 1 - Pesquisa de Marketing: Para identificar e satisfazer as necessidades do cliente, são necessárias informações que embasem as atividades do marketing: precisamos conhecer muito bem o cliente, a concorrência e outras forças que agem sobre o mercado. 2 - Comportamento do consumidor: Não é fácil compreender o comportamento do consumidor, uma vez que envolve aspectos físicos, cognitivos e emocionais dirigidos para a aquisição e consumo dos produtos ou serviços escolhidos por eles. Muitos são os fatores que influem a decisão de compra do consumidor, podendo ser de ordem cultural, social e psicológica. Dentre os fatores psicológicos que determinam as decisões de compra, encontram-se a personalidade, as motivações e as atitudes. Os papéis de compra podem ser classificados conforme abaixo: O iniciador – Apresenta a ideia ou sugere a compra; O influenciador – Sua opinião tem forte influência sobre o processo de compra; O decisor – Aquele que dará a palavra final sobre o que, quando, onde e quanto comprar; O comprador – É a pessoa que efetiva a compra; O usuário – É o que consome o produto ou serviço. 3. Segmentação e Posicionamento de Marketing: As empresas que operam em grandes mercados com muitos compradores espalhados geograficamente e diferentes quanto às suas necessidades e hábitos de compra, não podem oferecer seus produtos e serviços de uma forma igual a todos os tipos de clientes. Em vez de praticar o atendimento em massa, buscam identificar fatias do mercado mais atraentes para seu produto ou serviço a fim de atender a estes nichos de mercado de forma diferenciada. Este trabalho deve ser executado em três etapas: Segmentar o mercado, identificando os diferentes grupos de consumidores; Selecionar seu mercado-alvo, ou seja, o segmento de maior interesse para a organização; Posicionar as ofertas da empresa nos segmentos escolhidos. Para segmentar o seu mercado, a organização deve considerar quatro categorias: Segmentação geográfica - o mercado é dividido em diferentes zonas geográficas de atuação (continentes, países, estados, regiões, cidades ou bairros); Psicográfica – está relacionada ao estilo de vida dos consumidores que se pretende alcançar, sua personalidade e seus valores. Demográfica – utiliza critérios bastante objetivos, tais como: gênero, idade, subcultura. Utiliza também fatores socioeconômicos, tais como: ocupação, grau de instrução, classe social e renda. Comportamental – é segmentação do mercado baseada no próprio comportamento de compra. Para definir a segmentação comportamental de um produto, é preciso considerar a ocasião em que se compra e se consome esse produto ofertado, os benefícios proporcionados pelo mesmo, o status de quem vai consumir, a forma de utilização, o grau de fidelidade à marca e à disposição para o consumo. Seleção do mercado-alvo Para selecionar um mercado-alvo, é necessária a avaliação do grau de atratividade de cada segmento para que sejam escolhidos aqueles segmentos que a empresa tem interesse em atender, ou seja, os segmentos que melhor responderão aos esforços de marketing realizados pela organização. Posicionamento de marketing Segmentado e selecionado o mercado-alvo, o próximo passo é a definição da oferta que será feita pela organização. O posicionamento é a maneira como a oferta de uma determinada empresa se diferencia na visão de seu consumidor em relação aos produtos ou serviços do concorrente. Para definir o posicionamento do produto, o marketing deve observar três fatores: os consumidores; as necessidades que o produto ou serviço atende; a razão de o produto ser a melhor opção para satisfazer essas necessidades. 4 - Mix de marketing: Criar e agregar esse valor é a finalidade do mix de marketing, também chamado de quatro Ps: Eles são variáveis sobre as quais um gerente de marketing deverá decidir: Product: Desenvolver um produto (Product) que consiga satisfazer as necessidades do cliente; Place: Definir um sistema de distribuição (Place) que facilite a chegada do produto ao seu consumidor final; Promotion: Elaborar uma campanha de comunicação (Promotion) que explicite o valor do produto ao cliente; Price: Estabelecer uma política de preço (Price) que estimule o cliente a comprar o produto e consequentemente impulsione as vendas da empresa. Política de produto Depois de definir o posicionamento pretendido para cada mercado alvo, a empresa precisa desenvolver o produto para cada um desses segmentos. É importante ressaltar que o conceito de produto não se refere exclusivamente a objetos físicos, mas também a serviços, informações, organização, ideias, eventos, ou seja, tudo aquilo que possa satisfazer uma necessidade ou um desejo. São três as categorias de benefícios do produto: Benefícios funcionais – estão relacionados às funções que se espera do produto. Por exemplo, espera-se que uma caneta escreva, que um corte de cabelo proporcione embelezamento, que um novo software agilize processos de trabalho, etc. Benefícios sociais – estão relacionados aos valores ligados ao consumo de um determinado bem ou à utilização de certo serviço. Um relógio Rolex, por exemplo, não serve apenas para ver as horas, mas também atribui status a quem o usa. Benefícios psicológicos – estão ligados às necessidades de caráter pessoal que alguém busca satisfazer quando consome um determinado produto ou serviço. Uma ida ao cabeleireiro, pode ter a função de fazer a pessoa sentir-se melhor consigo mesma, por exemplo. Ciclo de vida do produto Uma vez lançado um produto, surgem outras atribuições ao profissional de marketing, como o gerenciamento do ciclo de vida deste produto no mercado. Este ciclo é dividido em cinco etapas: Concepção - etapa em que o produto é desenvolvido, na qual se realizam pesquisas e concebem-se protótipos que, por sua vez, são submetidos a testes até que o projeto de produto obtenha aprovação, tornando-se adequado ao mercado consumidor. É possível que os testes venham revelar inadequações do produto ou inviabilidade de comercialização, fazendocom o que o projeto seja abortado ainda nessa fase. Somente os produtos que obtém êxito total em tais testes estão aptos ao lançamento que deve ser precedido de uma cuidadosa estratégia de marketing que deve permear todas as fases do ciclo de vida do produto. Introdução – etapa na qual o lançamento é apresentado ao consumidor, através de campanhas publicitárias e ações de marketing nos pontos de venda. Neste período, a empresa raramente obterá lucro imediato, em razão de um baixo volume inicial de vendas e da necessidade de retorno de capital investido na fase de desenvolvimento. Crescimento – nesta etapa a organização empenha esforços no sentido de traçar uma estratégia de marketing eficiente, visando alavancar o crescimento de seu produto no mercado, avaliando sua aceitação pelo consumidor final e o consequente aumento no volume de vendas, de modo a gerar lucros que garantam o retorno do investimento inicial. Maturidade – Uma vez que o produto atinja sua maturidade, é esperado que o volume de vendas torne-se estável com tendência a eventuais quedas, em detrimento do surgimento de novos produtos concorrentes do mesmo segmento. Nessa fase, a meta do profissional de marketing é desenvolver ações que prolonguem esse período tanto quanto seja possível. Declínio – A menos que venha a tornar-se um líder de seu segmento no mercado (Bombril, Gillette, etc.) é esperado que o produto chegue à última fase de seu ciclo de vida, na qual poderá se observar o déficit nas suas vendas e consequente diminuição na margem de lucros. 5 - Política de distribuição: A distribuição abrange a criação e gestão dos canais através dos quais a empresa e seus produtos alcançam o mercado. Os canais de distribuição devem gerar demanda para os produtos e ao mesmo tempo satisfazê-la. Dessa forma, uma política de distribuição deve ocupar-se da entrega do produto em local, momento e quantidades certos. Na definição da estratégia de distribuição do produto, devem ser considerados os canais que se pretende utilizar, o tipo de relacionamento a ser estabelecido, o processo logístico a ser implantado, os níveis de estoque, a modalidade de transporte, formas de estocagem e outras. Os sistemas empregados pelas empresas para alcançar o mercado são muitos. Entre eles encontramos: Vendedores, consultores ou representantes (por exemplo, Avon); Lojas próprias da organização; Venda on-line pelo site na web; Rede de franqueados; Varejistas (supermercados). 6 - Política de comunicação: Uma boa política de comunicação é ferramenta que pode ser utilizada pelo marketing para criar valor junto aos seus consumidores. É preciso que os consumidores conheçam e atribuam mais valor ao produto da organização do que aos da concorrência. Podemos definir comunicação como os sinais que a empresa dá ao seu mercado-alvo. A comunicação também pode ser chamada de promoção já que seu objetivo é promover os produtos da organização. O conjunto de ferramentas promocionais é chamado de mix da comunicação que é composto pela publicidade ou propaganda, pela promoção de vendas, pelas relações públicas e pelas vendas pessoais. A comunicação de marketing precisa ser planejada e envolve decisões importantes sobre: Público-alvo – A identificação sobre o público-alvo afetará as decisões a respeito do que será dito, como será dito, quando será dito, onde será dito e quem vai dizer. Mensagem – A escolha do tipo de mensagem refere-se ao conteúdo, ou seja, quais os pontos serão comunicados, que tipo de apelo será adotado (o apelo pode ser moral, emocional ou racional), quais os argumentos a serem utilizados e qual a forma como a mensagem será transmitida. Objetivo – A definição do objetivo indicará a resposta que se pretende receber do consumidor. Pode ser a compra do produto comunicado, a utilização de um serviço ou a aceitação de uma ideia. Orçamento – Essa etapa pode ser uma fonte de conflitos entre as áreas funcionais na organização. Geralmente, a decisão sobre os valores a serem investidos na campanha de comunicação são baseados em resultados alcançados pelo produto no passado ou custo de campanhas feitas pelos concorrentes. Na verdade, ambos os critérios são equivocados, já que o orçamento deve ser estabelecido com vistas aos resultados que se quer alcançar através da campanha promocional; Meio de comunicação – definida a mensagem, é preciso fazer uma boa escolha do veículo que vai comunicá-la ao consumidor. Avaliação da Campanha – É preciso estabelecer mecanismos de controle do trabalho de comunicação para que sejam observadas eventuais falhas a serem evitadas no futuro. As principais ferramentas e veículos promocionais que ajudam a levar o produto ao mercado-alvo são: Publicidade – é a apresentação de mensagens e anúncios para informar ou convencer os consumidores sobre o produto, serviço, organização ou ideia. Pode ser veiculada por meio de televisão, revista, imprensa, rádio, catálogos, outdoors, mailing, telemarketing, internet, etc. Promoção de vendas – É a utilização dos canais de distribuição para promover as ações de marketing da empresa. A promoção de vendas pode ser através de ofertas de cupons, amostra-grátis, descontos, concursos e prêmios. Venda direta – é a comunicação verbal e pessoal com os consumidores a fim de fechar uma venda. Permite grande interação com o cliente e excelente potencial de fidelização. Entretanto, é bastante difícil, dispendioso e desafiador desenvolver uma força de vendas própria. Relações públicas – é a forma da empresa estabelecer relacionamentos com seus diversos públicos promovendo suas atividades, construindo uma boa imagem corporativa e administrando rumores, histórias e episódios desfavoráveis para a organização. Para este meio de comunicação, a empresa pode se utilizar de conferências de imprensa ou teste de produtos para pessoas que posteriormente vão influenciar os consumidores. Este é um meio com custo relativamente baixo para promover tanto produto quanto a organização. Além disso, a informação veiculada por meio de relações públicas tende a ganhar mais credibilidade por parte do consumidor. 7 - Política de preço: O último elemento a ser analisado no composto de marketing é o preço. A política de preço tem impacto sobre a imagem do produto e influencia diretamente nas decisões de compra dos consumidores, refletindo sobre os lucros da empresa. Dos quatro Ps apresentados anteriormente, o preço é o único que gera receita para a empresa. Uma política de preço pode envolver questões éticas e legais. Algumas práticas são consideradas ilegais ou antiéticas por terem o objetivo de destruir a concorrência: Preço predatório – estabelecer um preço muito baixo durante certo período para que o concorrente abandone o mercado. Combinação de preço – definir preços combinados com alguns concorrentes. Fixação de preço – estabelecer um preço fixo a ser praticado pelos distribuidores. A política de preço pode desaguar em processos judiciais por parte de órgãos reguladores, consumidores ou concorrentes. Processos judiciais levam à degradação da imagem da organização e podem resultar em pesadas indenizações. Síntese A área de Marketing tem impacto direto sobre os resultados das empresas. Atualmente o foco está voltado para o atendimento às necessidades e desejos do cliente, sendo este o objetivo maior da área. O processo de administração de marketing começa com a coleta e o tratamento da informação sobre os consumidores, concorrentes, organização e contexto. É fundamental que o marketing conheça profundamente o comportamento de compra do consumidor. Baseado no conhecimento de seus consumidores a empresa segmenta seu mercado, seleciona seu público-alvo e se posiciona mercadologicamente. O passo seguinte trata da definição quanto à política de produto, distribuição, comunicação e preço – o mix de marketing. Essas decisões devem criarvalor para o cliente e contribuir para que a empresa alcance seus objetivos. Aula 9: Administração de Recursos Humanos As pessoas são fundamentais para a existência das organizações. Na verdade, hoje, o elemento humano é considerado fonte de vantagem competitiva para as empresas que sabem atrair, desenvolver e reter os melhores talentos. Assim sendo, é muito importante gerir os esforços e as atividades dessas pessoas. Esta é a função da Administração de Recursos Humanos (ARH). A ARH cuida das práticas e políticas necessárias à administração das pessoas, especialmente as atividades de recrutamento, seleção, orientação, treinamento, desenvolvimento, avaliação e remuneração do pessoal. Destacamos três objetivos centrais da ARH: Identificar e atrair pessoas qualificadas e competentes; Adaptar as pessoas à organização e desenvolver todo seu potencial de crescimento; Manter os Recursos Humanos comprometidos, motivados e satisfeitos com a organização. O processo de ARH é composto por nove atividades que buscam atrair as melhores pessoas, desenvolver suas potencialidades e conservá-las comprometidas com a empresa por longo tempo: Planejar. Recrutar. Selecionar. Orientar. Treinar. Avaliar. Remunerar. Promover e quando necessário, demitir pessoas. Planejamento de RH: identificação das necessidades de pessoal; Recrutamento: convocar e ofertar vagas; Seleção: escolhas de quem melhor se adequará ao cargo; Orientação: auxiliar na condução da carreira do empregado; Treinamento: melhoria do desempenho na função atual; Avaliar o desempenho; Remunerar de acordo com a função, competências, etc.; Promover: encarreiramento; Desligamento, quando necessário. A ARH é exercida num determinado contexto no qual a empresa está inserida. Internamente, a ARH, por ser uma função de apoio, deve estar em sintonia com a estratégia e com os gerentes das demais áreas funcionais, deve ser adequada à estrutura da organização e tem que contribuir para o alcance dos objetivos empresariais. Vários fatores ambientais externos influenciam as organizações, impactando especialmente o processo de ARH. É necessário monitorá-los e analisá-los para promover as necessárias alterações nas relações entre a empresa e seus membros. São: Globalização: representa uma série de fatores sociais, econômicos e culturais e é um dos fatos contemporâneos que têm trazido inúmeros desafios para os profissionais de recursos humanos. Legislação: As leis trabalhistas compõem o fator de maior visibilidade, dentre todos os fatores ambientais que impactam o processo de ARH. Tecnologia: O desenvolvimento tecnológico influencia fortemente a ARH da mesma forma que as demais áreas organizacionais. O desenvolvimento tecnológico possibilita mudanças em práticas relevantes dessa administração. Demografia: Os fatores ligados à demografia também causam impacto no tamanho e na composição da força de trabalho, afetando de modo indireto o processo de ARH. Um exemplo é o envelhecimento da população, uma tendência que cada vez mais se manifesta nos países desenvolvidos, incluindo o Brasil. Atraindo Talentos O processo de atrair uma força de trabalho eficiente e eficaz envolve as atividades de planejamento de recursos humanos e de recrutamento e seleção de pessoas. Como resultado dessa etapa, teremos a contratação de pessoas que preencherão os postos disponíveis na empresa. Planejamento de Recursos Humanos Trata-se da elaboração de um plano de projeção das eventuais modificações na estrutura de pessoal de uma empresa. Esta projeção tem que partir da análise da situação atual de pessoal e chegar às necessidades futuras da empresa, a fim de garantir que a organização possua as pessoas certas, no lugar certo, no momento certo, desempenhando as funções que lhe foram destinadas. O Plano de RH deve ser revisto a cada nova revisão do planejamento estratégico da empresa a fim de corrigir desvios e alinhar-se com os objetivos maiores da empresa. Determinar as necessidades de pessoal. Definir necessidades de treinamento. Avaliar o impacto das novas tecnologias e de novas formas de organização do trabalho, além de outras tendências que possam impactar a gestão de RH. Inventário de RH: identificação e contagem das pessoas que trabalham numa organização elencando suas habilidades, tempo de experiência, formação acadêmica, setor em que exerce suas atividades, etc. Rotação interna: movimentação de funcionários dentro da empresa para outras cidades, instalações, cargos, etc. Rotação externa: ocorre pela demissão, aposentadoria ou licença do empregado. Quando não há substituto interno. Análise de cargo: identificação das exigências, atitudes e comportamentos necessários ao desempenho do cargo. Descrição de cargo: descreve as tarefas e responsabilidades, enfim, o conteúdo do cargo. Especificação de cargo: competências, conhecimentos, habilidades, equipamentos, etc. necessários à execução das tarefas. Recrutamento de Pessoas Recrutamento é a atividade localizar, identificar e atrair candidatos aptos para ocupar determinado cargo na estrutura de RH da organização. O recrutamento pode ser interno ou externo. Interno: O recrutamento interno preenche as vagas mediante a realocação de funcionários da instituição por meio de promoções ou transferências. A prática mais atualizada e recomendada para recrutamento interno é a abertura de um concurso dando oportunidade igual de participação a todos os colaboradores que tenham o perfil necessário para a vaga. Externo: O recrutamento externo acontece quando a empresa busca os candidatos no mercado de trabalho e suas principais fontes são anúncios em jornais, rádios ou revistas; pela internet, por meio de sites especializados em recrutamento on-line ou pelo site da própria empresa; agências de emprego; intercâmbio com outras empresas; escolas técnicas e universidades; indicações ou recomendações dos próprios funcionários; banco de dados de candidatos espontâneos. Seleção de Pessoas No processo de seleção de pessoas, são avaliadas as qualificações e as competências dos recrutados e sua adequação aos cargos disponíveis para preenchimento. Podem ser usados como instrumentos de seleção: os formulários de emprego, as dinâmicas de grupo, os testes de conhecimentos gerais ou específicos, os testes psicométricos e os de personalidade, além das simulações de desempenho e das entrevistas. Seleção: uma abordagem informal para entrevistar candidatos. A requisição de pessoal constitui a chave de ignição para o processo seletivo. É uma ordem de serviço que o gerente emite para solicitar uma pessoa para ocupar um determinado cargo vacante Desenvolvendo Talentos Além de selecionar e contratar pessoas de bom potencial, a organização tem que oferecer as condições necessárias para que as aptidões e habilidades se desenvolvam e sejam bem utilizadas no alcance de seus objetivos. O desenvolvimento das pessoas é realizado por ações de ambientação (programa de orientação ou de integração), desenvolvimento de programas de treinamento e avaliação do desempenho dos funcionários. Orientação aos novos funcionários É o processo de acolhimento e de socialização na empresa, através do qual o novo funcionário conhece a cultura organizacional: atitudes, padrões, valores e modelos de comportamento esperados pela empresa, esse processo de adaptação do indivíduo ajuda a reduzir a ansiedade inicial, faz com que o funcionário compreenda a empresa de modo mais abrangente e conheça as expectativas em relação ao seu desempenho e seu comportamento. Treinamento e Desenvolvimento de Pessoas Trata-se do esforço sistematizado de transformação de competências individuais para otimizar o desempenho coletivo e atingir os fins desejados. Esse esforço inclui o desenvolvimento organizacional e pessoal bem como o treinamento. O treinamento é um processo educacional de curtoprazo que, mediante a procedimentos organizados, visa dotar funcionários novos ou antigos de habilidades, conhecimentos e competências de forma a melhorar seu desempenho no cargo atual. O desenvolvimento pessoal é o processo de aprendizagem de longo prazo, orientado para o desenvolvimento de competências que não estão diretamente relacionadas com as exigências concretas do cargo atual. Os processos de desenvolvimento pessoal visam ampliar as capacidades de uma pessoa de modo que ela realize todo o seu potencial. O desenvolvimento organizacional é um esforço educacional complexo, destinado a mudar atitudes, valores, crenças e comportamentos dos membros em direção ao aperfeiçoamento global da organização. Os programas de treinamento e desenvolvimento (T&D) envolvem quatro etapas a serem desenvolvidas sequencialmente: O levantamento das necessidades de treinamento; A elaboração de um programa que atenda a estas necessidades; A implementação do programa; A avaliação de resultados. Avaliação de Desempenho É o processo sistemático de avaliação dos resultados alcançados pelos funcionários. Existe um conjunto de procedimentos que coletam e analisam informações que permitem verificar a qualidade da contribuição dada pelo empregado à organização. Avaliar desempenho é uma das atividades mais importantes e difíceis no processo de ARH. O processo de avaliação de desempenho só se fecha a partir de um retorno aos avaliados por meio de uma entrevista de avaliação na qual chefe e chefiado comentem o resultado da avaliação e estabeleçam medidas para suprir deficiências e reforçar o bom desempenho. Existem várias metodologias para a avaliação de desempenho. A que vem se destacando nas organizações com práticas mais modernas de gestão de pessoas é a avaliação de 360 graus. Esse método prevê a participação de todas as pessoas que pertencem ao círculo de atuação do funcionário (superiores, subordinados, pares, fornecedores, clientes e auto avaliação), desempenhado sob diferentes perspectivas. Devido à forte tendência de que a avaliação de desempenho caia na subjetividade, é preciso ficar atento aos problemas mais comuns, que são: Diversidade de critérios: diferentes avaliadores terão padrões de avaliação variados, impossibilitando a comparação entre as avaliações. Efeito halo: o avaliador se deixa influenciar por um aspecto do desempenho do funcionário aplicando sobre os demais aspectos o mesmo julgamento. Efeito da tendência central: o gestor, para não se comprometer e evitar conflitos, avalia todos os seus funcionários pela média. Efeito recentidade: o avaliador julga o desempenho global baseado em algum episódio recente, não levando em conta que a avaliação refere-se a um período maior. Preconceitos: quando as diferenças individuais (gênero, idade, opção sexual, raça, etc.) afetam a avaliação devido a preconceitos parte do gestor. Retendo os Talentos Para atrair, motivar e reter os melhores profissionais é necessária uma correta política de remuneração que é constituída pelo conjunto de instrumentos de retribuição que servem de contrapartida à contribuição dada pelos funcionários à organização. As recompensas são compostas pelos salários, incentivos e benefícios, Promoções e transferências. Desligamento de pessoas Apesar de constituir-se numa decisão sempre difícil para quem administra, às vezes é preciso reduzir o quadro de pessoal, seja por excesso de trabalhadores, seja porque o desempenho foi considerado inadequado. O desligamento pode se dar pelos seguintes meios: Demissão: desligamento involuntário e permanente; Suspensão: desligamento involuntário e temporário; Redução da jornada de trabalho: diminuição do número de horas trabalhadas por dia; Aposentadoria antecipada: promoção de incentivos financeiros aos trabalhadores mais idosos para que se aposentem antes da data prevista. Aula 10: Áreas Funcionais da Administração: Finanças Todos os itens importantes de uma empresa (bom produto, desenvolver uma boa estratégia de marketing, contar com pessoas eficientes e eficazes, cheias de motivação para o trabalho e ter um excelente sistema de operações) cairão por terra se não houver uma administração consistente e segura dos recursos financeiros. A solidez de uma empresa quanto à sua situação econômico-financeira permitirá que a mesma tenha sustentabilidade, significando a sua permanência no mercado, com bons resultados para todos os seus participantes: lucratividade para os donos ou acionistas, compensatória política salarial para seus colaboradores, pagamentos justos e no prazo acordado com seus fornecedores, bem como bom preço de venda para seus clientes. O objetivo econômico (atenção: objetivo econômico) de todas as empresas com fins lucrativos deve sempre ser o lucro. Nas empresas privadas este lucro será repartido entre os proprietários ou entre os acionistas que investiram seus recursos naquele empreendimento. Já nas empresas públicas com fins lucrativos, o lucro poderá reverter para melhoria do próprio produto ou serviço que esta empresa oferece, o que será um benefício para o público, para a população. Por esta razão afirmamos que o objetivo econômico da administração financeira pode ser valido tanto para empresas públicas como para os empreendimentos privados. A área de administração financeira de uma organização trabalha com um recurso indispensável para seu funcionamento: o dinheiro. Administração financeira é o conjunto de atividades que administra o fluxo de recursos financeiros na empresa. Tem duas responsabilidades primordiais: captar os recursos necessários às atividades da organização e alocá-los de forma a alcançar os objetivos empresariais. As funções típicas do administrador financeiro no contexto empresarial. Análise, planejamento e controle financeiro: é a atividade de coordenar, monitorar e avaliar todas as ações e fluxos financeiros da organização através de orçamentos e relatórios financeiros. Esta atividade também participa ativamente das decisões estratégicas com vistas a definir uma boa rentabilidade para os investimentos feitos pela empresa. Tomada de decisões de investimento: é o conjunto de decisões que definem a melhor estrutura de ativos da empresa, analisando, avaliando e buscando estabelecer uma relação equilibrada entre o risco e o retorno dos investimentos. Tomada de decisões de financiamento: diz respeito à tomada de decisões que definem o conjunto das fontes de recursos financeiros da organização, procurando estabelecer uma estrutura equilibrada em termos de liquidez, custo e risco financeiro. Os gestores financeiros são, fundamentalmente, as pessoas que tomam as decisões sobre a aplicação de recursos (investimento) e a obtenção de recursos (financiamento). Vale registrar que o objetivo econômico para moderna administração financeira é maximizar o valor do empreendimento e não maximizar o lucro, já que é um critério contábil e de curto prazo. Maximizar a riqueza dos acionistas. Maximizar o valor de mercado da empresa. Essa maximização reflete a capacidade da empresa de gerar recursos financeiros de longo prazo. Maximizar o valor da empresa não é o mesmo que maximizar o lucro. Lucro é um conceito contábil e de curto prazo. A função financeira na organização Cabe à área de administração financeira gerir o fluxo de recursos financeiros, os quais são indispensáveis para o desempenho de qualquer atividade organizacional. Mesmo se fazendo presente em todas as atividades, o porte e a relevância da função financeira na organização irão depender do tamanho da empresa. Nas empresas de pequeno porte, as atividades relacionadas com a administração financeira são desempenhadas pela área responsável pela contabilidade e ficam sob a responsabilidade de um dos sócios. Em geral sua orientação é pontual e de curto prazo e envolve apenas atividades rotineiras e
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