Controle de Custos no MS Project

Prévia do material em texto

Controle de Custos no MS-Project 
 
Passo 1 – Defina o projeto 
O primeiro passo é a definição da EAP e em seguida, das atividades conforme abaixo. 
Passo 2 – Definir os recursos e seus custos 
Na “Planilha de recursos’ liste os recursos do seu projeto. Note que existem 3 tipos: Trabalho, Custo e Material. 
 Trabalho – você deve adicionar equipamentos ou pessoas, que sejam contabilizados por hora (trabalho) 
 Custo – refere-se a um valor que será inserido manualmente, ex: contratos de preço-fixo, taxas e multas. Também 
poderia-se utilizar o campo “Custo fixo” do ms-project. A diferença entre criar um recurso e inserir no campo, é que na 
primeira você tem rastro da despesa, já na segunda não. 
 Material – usado para acrescentar materais e seus custos unitários. 
Passo 3 – Atribuir recursos 
Siga os passos para adicionar os recursos às tarefas. 
 
Passo 4 – controlar os custos 
Após passar a linha de base e atualizar a data de status, adicione os dados reais conforme marcados em vermelho abaixo. 
 
O campo em verde mostra o valor da linha de base. Já o campo mostrado amarelo calcula a diferença. 
 
 
Como Inserir custos de recursos 
 
Inserir taxas de custo para um recurso de trabalho 
Inserir um custo por uso para um recurso de trabalho 
Inserir um custo fixo para uma tarefa ou para o projeto 
Inserir custos para um recurso de custo 
Inserir uma taxa para um recurso material 
Inserir um custo por uso para um recurso material 
Solução de problemas 
 Os custos da atribuição do recurso mostram um valor zero 
 Não é possível inserir os custos reais dos recursos 
Inserir taxas de custo para um recurso de trabalho 
1. Escolha Exibirplanilha de recursos de >. 
 
2. Se não or possível ver a Tabela de entrada, clique em Exibir > Tabelas > Entrada. 
 
3. No campo Nome do recurso, digite o nome da pessoa ou selecione o nome se aquela pessoa já estiver na planilha de 
recursos. 
4. No campo Tipo, certifique-se de que Trabalho está visível. 
 
5. No campo Tarifa padrão, digite o valor da tarifa de remuneração padrão para aquela pessoa. Por 
exemplo, US$25.00/h ou US$200.00/dia. 
Pressione Guia para mover-se para este campo, se você não o vê. 
6. Se você planeja acompanhar horas extras no projeto e seu pessoal pode fazer horas extras, digite o valor da hora extra no 
campo Valor da hora extra. 
7. No campo Acúmulo, a acumulação de custo é Rateada por padrão, mas você pode escolher Iniciar ou Finalizar para 
acumular os custos de recurso baseados na taxa no início ou no final do projeto. 
8. Atribuir o recurso a uma tarefa. O Microsoft Project automaticamente calcula o custo do recurso para essa atribuição. 
Dica: Para inserir mais de uma tarifa por recurso, consulte Inserir tarifas variáveis para recursos de pessoal ou material no 
final desse artigo. 
Recebeu as taxas mais complexas do que isso? Às vezes, um único conjunto de taxas de recursos não é suficiente para 
capturar esquemas de cobrança complexos ("taxas combinadas"). 
Por exemplo, um recurso pode ter taxas variáveis que dependem: 
 Tipo de trabalho 
 Local do trabalho 
 Desconto por volume decorrente do trabalho 
 Alteração, ao longo do tempo 
 Recursos usados, como pessoas treinadas ou experientes 
Você pode modelar esses esquemas de cobrança mais complexos usando recursos de tabela de taxas no Project: 
1. Clique duas vezes no recurso para abrir a caixa de diálogo informações do recurso e, em seguida, clique na guia custos. 
2. Em tabelas de taxas de custo, na guia a (padrão), insira a data em que a alteração da taxa será efetivada na coluna data 
efetiva. 
3. Nas colunas Taxa Padrão e Taxa de Hora Extra, digite as taxas do recurso. 
4. Para inserir uma alteração de taxa que ocorrerá em outra data, nas linhas adicionais das tabelas de taxas de custo, digite ou 
selecione a nova data, bem como as novas taxas padrão e de hora extra. 
5. Para inserir conjuntos adicionais de taxas de pagamento para o mesmo recurso, clique na guia B e repita as etapas 2-4. 
Observações: 
 Use tabelas de taxas de custo para refletir as alterações de taxa que são acionadas após uma determinada data. Isso evitará 
que os dados antigos sejam calculados. 
 Se você estiver usando tabelas de taxas de custo regularmente, adicione a coluna tabela de taxas de custo ao modo de 
exibição uso da tarefa para ver e selecionar a tabela de taxas da atribuição. 
 O Project calcula os totais de custo quando recursos baseados em taxas, recursos com custos por uso e recursos de custo são 
atribuídos a tarefas. A configuração de acúmulo dos recursos terá um impacto sobre isso. 
 A alteração da taxa padrão de um recurso afeta o custo das tarefas que são 100% concluídas e que têm o mesmo recurso 
atribuído a elas. 
 Quando você tiver inserido várias taxas para um único recurso usando as tabelas de taxas de custo, será possível alterar as 
taxas de recurso de qualquer atribuição do recurso em questão usando uma tabela de taxas de custo diferente. Para alterar a 
tabela de taxas de custo de uma atribuição específica, no modo de exibição Uso da Tarefa, selecione o recurso que está 
atribuído à tarefa e clique com o botão direito do mouse para selecionar Informações. Na guia Custos, na lista Tabela de 
taxas de custo, clique na tabela de taxas de custo que deseja usar. 
Inserir um custo por uso para um recurso de trabalho 
1. Escolha Exibirplanilha de recursos de >. 
 
2. Se não or possível ver a Tabela de entrada, clique em Exibir > Tabelas > Entrada. 
 
3. Preencha a coluna custo/uso do recurso que tem uma taxa definida para cada tarefa. Os recursos podem ter um custo por 
uso além do pagamento baseado em taxas. 
É possível inserir mais de um custo por uso para cada recurso, de modo a refletir esquemas de taxas combinadas: 
1. Clique duas vezes no recurso para abrir a caixa de diálogo informações do recurso e, em seguida, clique na guia custos. 
2. Em tabelas de taxas de custo, na guia a (padrão), insira a data em que a alteração da taxa será efetivada na coluna data 
efetiva. 
3. Preencha a coluna custo por uso. 
4. Para inserir um custo por uso que ocorrerá em outra data, nas linhas adicionais das tabelas de taxas de custo, digite ou 
selecione a nova data e o novo custo por uso. 
5. Para inserir conjuntos adicionais de custos para o mesmo recurso, clique na guia B e repita as etapas 2-4. 
Dica: O valor Competência de Custos não é específico de nenhuma tabela de taxas de custo, pois é uma propriedade no 
nível de recurso. 
O Project pode calcular os custos totais quando recursos baseados em taxa, recursos com custos por uso e recursos de custo 
são atribuídos a tarefas. 
Observações: 
 Quando você tiver inserido vários custos para um único recurso usando as tabelas de taxas de custo, será possível alterar os 
custos de recurso para uma atribuição usando uma tabela de taxas de custo diferente. Para alterar a tabela de taxas de custo 
de uma atribuição específica, no modo de exibição Uso da Tarefa, selecione o recurso que está atribuído à tarefa e clique 
com o botão direito do mouse para selecionar Informações. Na guia Custos, na lista Tabela de taxas de custo, clique na 
tabela de taxas de custo que deseja usar. 
 Se você estiver usando tabelas de taxas de custo regularmente, adicione a coluna tabela de taxas de custo ao modo de 
exibição uso da tarefa para ver e selecionar a tabela de taxas da atribuição. 
Inserir um custo fixo para uma tarefa ou para o projeto 
Os custos fixos são atribuídos a uma tarefa e são úteis no planejamento e na captura de custos de tarefa que surgem além 
daqueles decorrentes dos recursos atribuídos. Os custos fixos são aplicados a uma tarefa, e não a um recurso. 
1. Escolha Exibir >gráfico de Gantt. 
2. Escolha tabelas> custo. 
3. No campo nome da tarefa, selecione a tarefa com um custo fixo. 
4. No campo Custo Fixo, digite um valor de custo. 
Dica: Você pode usar o valor Competência de Custo Fixo para controlar quando os custos fixos são percebidos e pode 
usar as atribuições Usar Recurso de Custo para refinar o controle de custos. 
Também é possível inserir custos fixos para o projeto todo, opção que pode ser escolhida se você estiver interessado 
somente nos custos gerais do projeto (e não nos custos por nível de tarefa) ou se desejar adicionar custos gerais indiretos do 
projeto (como o custo de utilitários). 
1. Na guia Formatar, marque a caixa de seleção tarefa de resumo do projeto. 
2. Digite um custo para o projeto no campo custo fixo para a tarefa de resumo do projeto. 
Inserir custos para um recurso de custo 
Um recurso de custo permite aplicar um custo a uma tarefa atribuindo um item de custo (como uma despesa de capital sobre 
equipamento, ou custos variáveis, como tarifa aérea ou hospedagem) a essa tarefa. Diferentemente dos custos fixos, você 
pode aplicar vários recursos de custo a uma tarefa. Os recursos de custo proporcionam mais controle quando você aplica 
vários tipos de custos às tarefas. 
Antes de inserir um custo para um recurso de custo, você deve criar o recurso de custo: 
1. Escolha Exibirplanilha de recursos de >. 
 
2. No campo nome do recurso, digite um nome para o recurso de custo (como alojamento) e clique com o botão direito do 
mouse para selecionar informações. 
3. Na caixa de diálogo informações do recurso, na guia geral, selecione custo na lista tipo e clique em OK. 
Depois que o recurso de custo for criado, você poderá atribuir o recurso de custo a uma tarefa. Depois que o recurso de 
custo for atribuído a uma tarefa, você poderá inserir custos para a atribuição de recurso usando o modo de exibição Uso da 
Tarefa. 
1. Escolha Exibir > uso da tarefa. 
2. Clique duas vezes na tarefa à qual o recurso de custo está atribuído, para abrir a caixa de diálogo informações da tarefa. 
3. Clique na guia recursos, insira um valor de custo no campo custo e clique em OK. 
Quando um custo é aplicado usando um recurso de custo que está atribuído a uma tarefa, o valor do recurso de custo pode 
variar, dependendo de como o recurso de custo é usado. 
Observações: 
 Diferentemente dos custos fixos, os recursos de custo são criados como um tipo de recurso e atribuído a uma tarefa. 
 Diferentemente dos recursos de trabalho, os recursos de custo não podem ter um calendário aplicado. No enTanto, se você 
atribuir um recurso de custo a uma tarefa e adicionar um valor de moeda em uma data específica fora da data de início ou 
término atual da tarefa, o Project ajustará a data para incluir a data da atribuição de recurso de custo. Por exemplo, se você 
tiver uma tarefa que começa em 1º de agosto e termina em 15 de agosto e atribuir um recurso de custo com um valor de 
$500 em 21 de agosto, a data de término da tarefa será ajustada para 21 de agosto, para refletir a atribuição de recurso de 
custo. 
 Se você tiver estimado vários valores para um recurso de custo durante um período de tempo e os valores reais forem 
diferentes das estimativas, o Project substituirá as estimativas pelos dados reais. Esse comportamento de recurso de custo 
difere de outros tipos de recurso porque os recursos de custo não estão vinculados ao trabalho real. 
 O valor de moeda dos recursos de custo não dependem da quantidade de trabalho realizada na tarefa à qual eles estão 
atribuídos. 
 Os custos inseridos no cronograma de um projeto não são protegidos como aqueles inseridos em um sistema de 
contabilidade de projeto. Há situações em que os custos podem mudar, com base nas alterações na tarefa proprietária. Se a 
duração da tarefa for alterada, é possível que a distribuição de custo, hora extra, também seja. 
Inserir uma taxa para um recurso material 
1. Escolha Exibirplanilha de recursos de >. 
 
2. Se não or possível ver a Tabela de entrada, clique em Exibir > Tabelas > Entrada. 
 
3. No campo Nome do Recurso, selecione um recurso material ou digite o nome de um novo recurso material. 
4. Se esse for um novo recurso material, siga estas etapas: 
o Selecione material no campo tipo. 
o Digite o nome de uma unidade de medida no campo Material, como lit (para litros), m. cúb. (para metros cúbicos) 
ou ca (para cada). 
5. No campo Taxa Padrão, digite uma taxa. 
Você pode inserir mais de uma taxa por recurso material: 
1. Clique duas vezes no recurso para abrir a caixa de diálogo informações do recurso e, em seguida, clique na guia custos. 
2. Em tabelas de taxas de custo, clique na guia a (padrão) e digite uma taxa na coluna taxa padrão. 
3. Na próxima linha, digite uma alteração de valor ou porcentagem em relação à taxa anterior na coluna Taxa Padrão. Por 
exemplo, digite +10% para indicar que a taxa aumentou 10% em relação à taxa anterior. 
4. Na coluna Data de Efetivação, insira a data em que a alteração da taxa entra em vigor. 
5. Para inserir conjuntos de taxas adicionais, clique na guia B e repita as etapas 2-4. 
Observações: 
 Insira taxas de recursos materiais se quiser que o Project calcule os custos de recursos materiais com base em taxas de 
recursos materiais. Por exemplo, para atribuir a uma tarefa um recurso material nomeado cimento com um preço unitário de 
$100 por tonelada, no campo tipo, selecione o material do tipo de recurso e, em seguida, digite ou selecione o nome do 
recurso cimento, o rótulo tonelada e o taxa padrão de $100. 
 Insira várias taxas para um recurso material se você trabalha com vários tipos de material ou se precisar incorporar 
alterações de taxa de material em datas específicas. Por exemplo, você pode usar as guias Tabela de taxas de custo para 
inserir taxas de vários tipos de tapete e para incluir aumentos de custo ou descontos que você espera em períodos 
específicos durante o projeto. 
Inserir um custo por uso para um recurso material 
1. Escolha Exibirplanilha de recursos de >. 
 
2. Se não or possível ver a Tabela de entrada, clique em Exibir > Tabelas > Entrada. 
 
3. No campo Nome do Recurso, selecione um recurso material ou digite o nome de um novo recurso material. 
4. Se esse for um novo recurso material, selecione Material no campo Tipo. 
5. Se esse for um novo recurso material, digite um nome de unidade de medida no campo rótulo do material, 
como aceso (para litros), recor. m (para metros cúbicos) ou ea (para cada). 
6. No campo Custo/Uso, digite um valor de custo. 
É possível inserir mais de um custo por uso para cada recurso: 
1. Se esse for um novo recurso material, selecione Material no campo Tipo. 
2. Digite um nome de unidade de medida na caixa Material . 
3. Clique duas vezes no recurso para abrir a caixa de diálogo informações do recurso e, em seguida, clique na guia custos. 
4. Em tabelas de taxas de custo, clique na guia a (padrão) e digite um valor de custo na coluna custo por uso. 
5. Na próxima linha, digite uma alteração de valor ou porcentagem em relação ao custo anterior na coluna Custo por Uso. 
6. Na coluna Data de Efetivação, insira a data em que a alteração de custo entra em vigor. 
7. Para inserir conjuntos adicionais de custos por uso, clique na guia B e repita as etapas 4-6. 
Observações: 
 Insira um custo por uso para um recurso material se desejar inserir apenas um custo por uso para o recurso material em 
questão e não desejar incorporar alterações de custo futuras. 
 Insira vários custos por uso para um recurso material se desejar inserir mais de um custo por uso para o recurso em questão 
ou para incorporar alterações futuras de custo por uso de material. 
Solução de problemas 
Problema: Os recursos atribuídos à tarefa do projeto têm custos associados, mas os custos totaisdas atribuições de recursos 
mostram um valor zero. 
Causa: A tabela de taxas de custo errada pode ser aplicada à sua tarefa. 
Resolução 
 Verifique se todos os recursos estão atribuídos a tarefas. Observe que os custos são calculados somente depois que os 
recursos são atribuídos a tarefas. 
 Verifique a tabela de taxas de custo que você aplicou à tarefa. Uma tabela de taxas de custo que não contém taxas pode ter 
sido aplicada. Você pode alterar a tabela de taxas de custo para a atribuição de recursos. 
a. Escolha Exibiruso da tarefa. 
No modo de exibição uso da tarefa, os recursos são agrupados pelas tarefas às quais eles estão atribuídos. 
b. Clique duas vezes no recurso atribuído à tarefa para a qual você deseja verificar sua tabela de taxas de custo associada. 
c. Na caixa de diálogo informações sobre a atribuição, na lista tabela de taxas de custo, verifique se a tabela de taxas de 
custo é a correta para a tarefa. 
Problema: Depois de inserir as taxas de custo e os custos fixos dos recursos, você não consegue inserir os custos reais. 
Causa: Por padrão, o Project calcula automaticamente os custos reais de acordo com o trabalho real acumulado ou material 
consumido em tarefas. Se você quiser editar as informações de custo real, será necessário desativar o cálculo automático dos 
custos reais. 
Observação: Se a atribuição em uma tarefa estiver concluída (o trabalho restante é zero), os custos reais da atribuição 
poderão ser inseridos em qualquer modo de exibição que tenha uma tabela de custo aplicada. 
Resolução 
1. Escolha File > Options >Schedule. 
(No Project 2007, escolha ferramentas > Opções de > cálculo.) 
2. DesMarque a caixa de seleção os custos reais são sempre calculados pelo Project.