Ad2 de eventos

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Avaliação a Distancia-AD2-2018.2
Disciplina: Eventos
Coordenadora: Valéria Chaves
Licenciatura em Turismo
Polo São Gonçalo
Nome: Marina Lima Lago Tomaz
Matrícula: 16115100035
 
 
 1)  Após estudar o conteúdo e rever as aulas anteriores, considere como evento: uma Colação de Grau de uma formatura, depois:
Explique suas características;
A Colação de Grau, é conhecida como formatura, é uma cerimônia acadêmica tradicional e que tem caráter obrigatório para a outorga de grau do bacharel ou licenciado. Durante a cerimônia, todos os estudantes concluintes recebem um diploma simbólico, que certifica as competências dos mesmos em determinada área profissional. É após esse momento que um aluno se torna oficialmente graduado, um título que é outorgado pelo diretor da instituição responsável pela formação.
Esse tipo de cerimônia pode ser realizada por mais de um tipo: no gabinete, solene e não solene.
Gabinete
No gabinete a colação ocorre com os formandos que não puderam comparecer ou optaram por não participar da formatura. Nesse caso, a cerimonia é realizada no gabinete do reitor, onde os diplomas são entregues aos estudantes.
Solene
A colação solene é o tipo de cerimonia mais completa e demorada, por envolver um grande grupo de pessoas e de recursos para ser realizada. Ela é realizada com vestimenta tradicional e na presença de paraninfo, orador e homenageados, em um local escolhido pela turma. A data e horário da cerimônia são definidos em conjunto com a comissão de formatura, com a instituição e representantes da empresa que conduzirá o evento.
Não -solene
 Ela é realizada sem vestimenta tradicional e sem a presença de paraninfo, orador e homenageados. É em um local escolhido pela instituição e pode envolver tanto os formandos de vários cursos quanto uma turma do mesmo curso.
B)  Explique a importância deste tipo de evento para seu público-alvo.
É um momento muito importante para o estudante que cursou sua graduação durante anos e quer confraternizar com sua família e amigos a tão sonhada formatura. Para participar da colação, o estudante deve ter concluído o seu curso e finalizado todas as etapas definidas na instituição de ensino a fim de se mostrar apto para exercer a nova profissão.
Pesquise e responda:
1) Qual a importância do Mestre de Cerimônias, em um evento formal, como este?
O mestre de cerimônia é o que conduz o evento do início ao encerramento. Logo, inegável a sua importância, ele tem que ser um profissional qualificado para realizar a função.
2)  Considerando que você fosse o proprietário de uma empresa de “EVENTOS DE FORMATURA”, descreva:
Quais as melhores estratégias para a divulgação de sua empresa para o público interessado?
Resposta: Um marketing nas redes sociais, escolas públicas e privadas, Universidades públicas e privadas. Tentaria expandir buscando clientes para formaturas do Ensino Fundamental e Ensino Médio, com eventos menores mais que atenderiam aos alunos e familiares que buscam celebrar a sua formatura.
B)  Quais as melhores estratégias para a divulgação de sua empresa para a comunidade onde a empresa está localizada? (Considere como sede da empresa a cidade do Rio de Janeiro)
Resposta: A empresa precisa conhecer seu público alvo, fazer seu planejamento, desenvolver programas de marketing, com anúncios em jornais, revistas, outdoors, folders.
C) Como proprietário de uma empresa de eventos, qual a melhor estratégia para definir o local para a realização de uma formatura, com 400 formandos?
Resposta: Diante de um evento grande a escolha do local deve ser determinada, se observando o tipo de evento que os formandos querem, o padrão a ser seguido será determinado pelos alunos no ato da negociação, para uma formatura com 400 formandos devemos ter uma casa apropriada para o evento com capacidade para receber mais de 1.500 pessoas, contando com os familiares dos formandos e convidados, além da equipe de trabalho. A logística a toda a infraestrutura utilizada para um evento grande desse porte tem que ser pensada seguindo o padrão da cerimonia contratada. Locais propícios para eventos grandes seriam clubes, hotéis, casas noturnas e salões de festas.
D) Que tipo de infraestrutura o local deve apresentar? (Cite no mínimo 6 elementos e descreva-os)
Resposta: O local tem que ter acessibilidade, com um bom espaço, banheiros, segurança, estacionamento com segurança, uma boa acústica e uma decoração adequada para grandes eventos.
E) Como escolher fornecedores?
Resposta: A empresa de evento tem que ter um cadastro de fornecedores idôneos e confiáveis para auxiliá-los na organização da formatura, uma falha de um fornecedor acaba prejudicando todo o evento e o nome da empresa que organiza o evento é que está na frente e no contrato de serviço. A escolha de bons fornecedores é fundamental para o sucesso do evento.
3)  Há alguns aspectos que devem ser observados na organização de um evento, que carecem do conhecimento de um Manual de Eventos. Cite 5 exemplos de elementos que o Manual auxilia, para que não sejam esquecidos em relação a:
Planejamento, Coordenação e Controle
Planejar, coordenar e supervisionar as atividades relacionadas com o evento, em âmbito interno e externo;
Designar os coordenadores setoriais;
Implantar sistemas de controle das operações;
Elaborar e controlar a execução do orçamento financeiro e caixa;
 Estabelecer e acompanhar o cronograma de atividades.
Marketing e Vendas
Acompanhar a execução das cláusulas constantes nos contratos de vendas e patrocínio;
Organizar o cadastro de clientes, participantes, autoridades; 
Promover permanentemente pesquisas e avaliações do mercado atual e potencial dos eventos; 
Promover contatos com empresas e entidades, para obter patrocínio e apoio;
Implantar instrumentos de avaliação de desempenho e registro de fatos e ocorrências, tais como o livro de impressões de visitantes, livro de sugestões e reclamações, álbum fotográfico para a constituição do acervo histórico do evento.
Ao uso das Bandeiras
Em determinados atos cívicos, com a participação de representantes de outros países em torno do mastro central, onde será colocada a bandeira nacional, devem se hasteadas bandeiras do país, Estado, Município ou das próprias entidades promotoras ou participantes;
 
Assim, em todo o território nacional, a bandeira nacional ocupará o lugar de honra
 3 Para permanecer hasteada durante a noite, deve ser iluminada;
 4 As bandeiras serão dispostas no centro ou no lado direito da mesa principal;
 5 Para se orientar quanto ao posicionamento das bandeiras, adota-se como referência que as pessoas estejam colocadas de costas para o pavilhão ou palco onde as bandeiras estão instaladas e de frente para o público ou para a rua. 
Qual a importância do uso da Carta de Patrocínio? Para quê ela serve?
Resposta: A Carta de Patrocínio serve para buscar recursos para realização do evento, a um patrocinador potencial.
Cite 5 ações que devem ser realizadas 6 meses antes de um evento, deste porte:
1. Promover reuniões preliminares com as entidades e as pessoas envolvidas (promotor, coordenador, supervisores);
2. Revisar o local, definindo a estrutura interna e as condições operacionais para a realização do evento;
3. Elaborar o orçamento financeiro preliminar;
4. Organizar o cadastro das pessoas e entidades relacionadas direta ou indiretamente com o evento;
5. Verificar o layout para reserva dos locais onde será realizado o evento. 
A) Existe um modelo específico de convite para autoridades federais, estaduais, ou municipais?
Resposta: Após todo o planejamento definido, isto é, confirmada a data, local, hora e pauta da reunião, preparar os convites e lista de convidados. O convite é feito pelo estado anfitrião.
B) Qual deve ser o teor deste tipo de convite?
Resposta: A forma de tratamento tem que ser formal e específica para cada autoridade.
C) Qual a diferença deste convite para os convites enviadosaos familiares dos formandos?
Resposta: Os convites aos familiares dos formandos tem que ter a formalidade e respeito, só que não é necessário o uso de termos que são usados para as autoridades.
7)  Qual a importância do Turismólogo na organização de um evento como este?
Resposta: A sua experiência em tratar com temas como hospitalidade, ética, cultura, patrimônio, a sociologia, Alimentos e Bebidas, a filosofia e inclusão social, entre outros. O Turismólogo teve a multidisciplinaridade nos seus anos de graduação e pode atuar em muitas áreas.
 8)   Descreva algo novo que você aprendeu ao ler este manual:
Resposta: Não tinha consciência que para organização de um evento seria necessário mais de um organograma. Sendo dividido em seis meses antes do evento, três meses antes e um mês antes do evento.
Referência Bibliográfica:
Manual de Eventos Epsiteme sugerido na plataforma.
- Blog saiba tudo sobre Colação de Grau - Disponível em: http://blog.una.br/saiba-tudo-sobre-a-colacao-de-grau/ - Acesso em 12/10/2018. 
- Projetos Especiais - Disponível em: https://projetosespeciais.com/2018/01/09/principais-dicas-para-escolher-o-fornecedor-do-seu-evento/ Acesso em 12/10/2018.