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Apostila Produção de Textos

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CURSO: PRODUÇÃO DE TEXTOS E REDAÇÃO EMPRESARIAL 
SUMÁRIO 
 
Introdução 02 
Aula 1 – Desenvolvendo ideias 03 
Organizando ideias 03 
Comunicação através da escrita 04 
Criando estrutura para as ideias 05 
 
Aula 2 – Formas simples para escrever bem 09 
As qualidades de um texto 09 
Problemas comuns na comunicação escrita 10 
Tipos de textos (descrição, narração e dissertação) 12 
 
Aula 3 – Correspondência comercial 16 
A carta e suas partes 16 
Aviso, bilhete, cartão, convite, circular, convocação, mala-direta 23 
Memorando, protocolo, recibo, requisição, telegrama, relatório, ata 28 
 
Aula 4 – Correspondência oficial 37 
Atestado, declaração, comunicado, ofício 37 
Contrato, procuração, requerimento, despacho 43 
 
Aula 5 – Normas especiais para elaboração de textos 49 
Informações úteis 49 
Pronomes de tratamento, abreviaturas, siglas e símbolos 52 
Mensagens eletrônicas (e-mail) 65 
 
1 
 
 
 
Referências Bibliográficas 67 
INTRODUÇÃO 
 
“A comunicação é uma necessidade básica da pessoa humana, do homem social.” 
 Juan Bordenave 
 
Para que haja comunicação é necessário um contexto, um canal de comunicação, a 
mensagem, o emissor (que envia) e o receptor (que recebe). 
 
A finalidade de escrever é comunicar ​totalmente o que você quer dizer. Não basta 
escrever, é preciso comunicar. 
 
No meio profissional, todos devem procurar desenvolver uma escrita correta, caso 
contrário sua carreira pode ficar paralisada. Se você não souber fazer uma composição 
coerente, ordenada, inteligente e interessante, não saberá como escrever de maneira 
eficaz no mundo profissional. 
 
Para aprender a escrever não basta aprender a pensar, é necessário aprender a 
encontrar ideias originais e saber articulá-las. Falar silenciosamente consigo mesmo 
enquanto escreve, isso ajuda a conseguir o significado que se deseja no papel. 
 
Ao final deste curso, você será capaz de escrever cartas, memorandos, relatórios e 
apresentações, facilmente e de maneira lógica, empregando um estilo expositivo que 
qualquer leitor será capaz de entender e achar interessante. 
 
Escrever não é tão difícil quanto parece! 
 
 
2 
 
 
 
 
 
AULA 1 – Desenvolvendo ideias - Organizando ideias 
A produção de um texto deve sempre levar em consideração o conhecimento já 
existente. 
 
Temos a capacidade de questionar e podemos repensar, refazer, reestruturar e 
aperfeiçoar nossas ideias. Mas às vezes temos dificuldade para expressá-las, porque: 
● não amadurecemos nossas ideias suficientemente; 
● não temos as informações e os dados necessários para desenvolver nossas 
ideias; 
● não estamos explorando nossa capacidade de pensar. 
 
Aprende-se a escrever, escrevendo. Não comece um texto sem antes fazer um esboço, 
mesmo sabendo que este inicialmente só vai ter a função de roteiro e que sofrerá 
modificações antes e durante a redação. 
 
Um método simples para encadear ideias começa com a anotação de todas elas, sem 
se preocupar com uma sequência. Escreva tudo que tem em mente numa folha de 
papel, não se preocupe com a lógica, nem com a gramática. Isso surgirá mais tarde no 
processo quando for avaliar e organizar as ideias. 
 
Pensar supõe diálogo e ao escrever precisamos sempre ter em mente que nossa meta 
são os leitores. Quando se sabe para que o receptor precisa das informações que se 
tem a transmitir, é possível chegar à organização ideal do texto. Isso permite 
dimensionar o valor que cada uma das informações tem para o leitor naquele momento, 
o que é fundamental para se determinar quais as que merecem maior destaque, quais 
3 
 
 
 
as que devem ficar em segundo plano ou mesmo que detalhes devem ser desprezados. 
Se você tiver informações, será capaz de deixar as ideias fluírem. 
 
Pensar nos permite mentalmente, fazer interação com o mundo à nossa volta. 
 
Por meio do pensamento, elaboramos todas as informações que recebemos e 
orientamos as ações que interferem na realidade e organização de nossos escritos. O 
que lemos é produto de um pensamento transformado em texto. 
 
Cada um de nós tem seu modo de pensar e, quando escreve, procura organizar as 
ideias de um modo que facilite a compreensão do leitor. 
 
Comunicação através da escrita 
Para haver comunicação deve existir um espaço, um vazio, uma lacuna entre o que o 
emissor tem a dizer e o que o receptor sabe. 
 
A finalidade de escrever é comunicar totalmente o que você quer dizer. Todo mundo é 
um escritor. Qualquer indivíduo alfabetizado escreve de vez em quando bilhetinhos 
para os filhos, cartas para os pais, memorandos para os colegas de trabalho, relatórios 
para a diretoria. 
 
A escrita é usada para representar os sons. Você controla totalmente as palavras 
quando escreve. Pode dizê-las em voz alta primeiro e ouvir como soam aos seus 
ouvidos, perguntando se fazem sentido. Pode pronunciá-las subvocalmente e perguntar 
se transmitem o que deseja, e mais ainda, pode ter várias chances de acertar antes de 
mandar a mensagem a alguém, reescrevendo o que já escreveu. 
 
4 
 
 
 
A comunicação escrita é a transmissão da mensagem através da mão e não pela boca. 
A principal vantagem desse tipo de comunicação está no controle total da forma como 
as palavras saem, cada um as controla mesmo que estejam envolvidas por filtros que 
obscurecem seus significados ou estejam carregadas de valores pessoais. Com a 
palavra escrita a pessoa tem a chance de dizer o que pretende e transmitir o significado 
que diz. 
 
Criando estrutura para as ideias 
As partes que compõem o texto – a introdução, o desenvolvimento e a conclusão, 
devem se organizar de maneira equilibrada. 
 
A ​introdução é uma entrada no assunto e caracteriza-se como um argumento inicial. 
Apresenta a ideia central do texto. Essa apresentação deve ser direta, portanto evite 
“rodeios” para entrar no assunto, bem como os “chavões”, por exemplo: “Desde os 
primórdios da civilização que o homem...”. 
 
O tamanho da introdução raramente excede a 1/5 do texto. Essa proporção não vale 
para textos muito curtos, nestes, a introdução pode ser o próprio título. Nos textos 
longos, de várias páginas, a introdução pode ser um capítulo ou uma parte precedida 
por subtítulo. Nesse caso, poderá ter vários parágrafos. Em textos curtos, de 25 a 80 
linhas, a introdução será o primeiro parágrafo. 
 
O ​desenvolvimento é a parte maior do texto, responsável pela relação entre a 
introdução e a conclusão. Nessa parte são apresentadas as ideias, os dados, os 
argumentos que sustentam e explicam as posições do autor. 
 
5 
 
 
 
Podemos comparar o desenvolvimento a uma ponte. De um lado está a introdução. Do 
outro, a conclusão. Essa ponte é formada por ideias bem organizadas numa sequência 
que permite a relação equilibrada entre os dois lados. 
 
 Desenvolvimento 
 
 
 
 introdução conclusãoNo desenvolvimento o autor do texto revela sua capacidade de argumentar, defende 
seus pontos de vista e tem de dirigir a atenção do leitor para a conclusão. Esta parte do 
texto tem a função de fundamentar as conclusões. 
 
Para uma boa redação do texto, é necessário que se tenha clareza de qual será a 
conclusão. Por isso é tão importante planejar o texto. 
 
O desenvolvimento ocupará aproximadamente 3/5 do texto, no mínimo. Em textos 
longos, o desenvolvimento pode ter capítulos ou trechos destacados por subtítulos. Em 
textos curtos, terá alguns parágrafos. 
 
Existem duas principais falhas no desenvolvimento: 
● o desvio da argumentação – o autor toma um argumento secundário e se 
distancia da discussão inicial, ou então, concentra-se em apenas um aspecto do 
tema e esquece a sua amplitude (toma a parte pelo todo); 
6 
 
 
 
● a argumentação desconexa – acontece quando o autor tem muitas ideias ou 
informações sobre o tema e não consegue encadeá-las. Ele também pode ter 
dificuldade para estruturar suas ideias e definir uma linha lógica de raciocínio. 
 
A ​conclusão é a parte mais importante do texto, é o seu ponto de chegada. Os dados 
utilizados, as ideias e os argumentos convergem para este ponto em que a discussão 
ou a exposição se fecha. 
 
Na sua estrutura normal, a conclusão não deve deixar abertura para continuidade da 
discussão, tem o valor da síntese. Evite repetir argumentos já utilizados, por exemplo: 
“Portanto, como já dissemos antes...”, “Concluindo...”, “Em conclusão...”. 
 
Proporcionalmente o tamanho da conclusão é equivalente ao da introdução, ou seja, 
1/5. Essa é uma qualidade dos textos bem redigidos. 
 
Nas conclusões que ficam muito longas, é possível que haja um dos seguintes erros: 
● o desenvolvimento não foi suficientemente explorado e invadiu a conclusão; 
● o desenvolvimento não foi suficiente para fundamentar a conclusão e há 
necessidade de mais explicações; 
● o autor está “enrolando”, “enchendo linguiça” ou fica girando em torno de ideias 
paralelas ou redundantes; 
● o autor usa frases vazias, perfeitamente dispensáveis; 
● a autor não tem clareza de qual é a melhor conclusão e se perde na 
argumentação final. 
 
A conclusão não pode ser uma abertura para novas discussões, exceto quando: 
7 
 
 
 
● o autor apresenta ideias polêmicas e deixa a conclusão em aberto para não 
influenciar o posicionamento do leitor; 
● o autor não fecha a discussão propositalmente, estimulando o leitor a ler uma 
possível continuidade do texto, como um outro capítulo; 
● o autor não deseja mesmo concluir, mas apenas apresentar dados e 
informações sobre o tema que está desenvolvendo; 
● o autor quer que o próprio leitor tire suas conclusões e enumera perguntas no 
final. 
 
As falhas num texto podem ser evitadas se antes da redação o autor fizer um plano do 
que irá escrever. O plano é o roteiro em que organizamos, ou indicamos para nós 
mesmos, as ideias e a sequência que utilizaremos no texto. Ele deve ser o mais enxuto 
possível. 
 
Para o leitor, o texto deve parecer uma redação inteligente e bem estruturada, que 
constrói uma argumentação sólida e lhe permite conclusões enriquecedoras. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
8 
 
 
 
AULA 2 - Formas simples para escrever bem - As qualidades de um texto 
A palavra texto provém do latim “textum”, que significa tecido, entrelaçamento. 
 
Existem algumas qualidades de linguagem que costumam ser apontadas como 
importantes para que o texto seja considerado bom. 
 
CLAREZA - Permite a compreensão numa primeira leitura, consiste na expressão exata 
de um pensamento, é evidente. Recomenda-se o uso de períodos curtos, ausência de 
adjetivação e rodeio de palavras, frases com duplo sentido e quebra da ordem lógica. 
Dica – Não rabisque muito a redação a ser entregue. Faça rascunho, mas se isso não 
for possível escreva, antes de tudo, um esquema com itens a serem desenvolvidos. 
Não faça parágrafos grandes. Desenvolva cada item num parágrafo. 
 
FLUÊNCIA – É a qualidade que permite a leitura ininterrupta, sem prejuízo da 
compreensão e sem necessidade de releitura. Os textos jornalísticos e os dos livros 
didáticos são exemplos de textos geralmente claros, fluentes e adequados aos seus 
leitores. De um modo geral, sempre que quebramos a ordem direta de um período, 
intercalando ideias entre os termos integrantes da oração ou entre orações de um 
período, prejudicamos a fluência do texto. 
 
CONCISÃO - É a qualidade de dizer o máximo possível com o mínimo de palavras. 
Para ser conciso, elimine as expressões supérfluas. O contrário da concisão é a 
prolixidade. 
 
PRECISÃO – É a qualidade de utilizar a palavra certa para dizer exatamente o que se 
quer dizer. A precisão depende mais do domínio do vocabulário que temos do que do 
conhecimento de um grande número de palavras. 
 
9 
 
 
 
Vocabulário preciso abrevia a expressão e facilita a recepção da mensagem. 
 
COESÃO – Precisa existir uma ligação lógica entre as palavras, orações, períodos, 
parágrafos. 
Dica – Não escreva palavras ou frases “soltas”. Use corretamente os conectivos (mas, 
porém, contudo, todavia, o qual, cujo, quanto, que, quem, onde). Isso evita a repetição 
excessiva das mesmas palavras. 
 
COERÊNCIA – As ideias expostas estão atadas de tal modo que a conexão é evidente, 
existe uma linguagem lógica. Não há nada destoante, ilógico, contraditório ou 
desconexo. 
É a principal característica de um texto, é o que converte uma mensagem verbal em 
texto. 
 
Dicas para elaboração de textos 
● não tente utilizar palavras “difíceis”, que você tenha dúvidas quanto ao 
significado, só para causar uma boa impressão; 
● prefira recorrer à linguagem culta e formal, ao invés de gírias; 
● escrever a grafia corretamente sempre causa uma boa imagem. Evite 
estrangeirismos. Ao invés de, por exemplo, escrever “hobby” prefira 
“passatempo”; 
● ao escrever você poderá ter algumas dúvidas quanto a grafia correta das 
palavras e querer enriquecer seu vocabulário, portanto sempre utilize o dicionário 
como suporte para elaboração de textos. 
 
 
 
10 
 
 
 
Problemas comuns na comunicação escrita 
Pensar antes de falar e refletir antes de escrever são regras fundamentais para a 
comunicação eficaz. O entendimento de uma mensagem depende da sequência 
ordenada das informações transmitidas. 
 
Sua preocupação básica como escritor deve ser com o receptor. 
Evite estes erros na sua comunicação: 
1. Repetição de ideias, palavras, verbos auxiliares; 
Ex.: O técnico tinha proporcionado um momento de reflexão. (evitar) 
 O técnico proporcionara um momento de reflexão. 
 
2. Vaguidade das expressões – palavras imprecisas, que servem para tapar buracos 
na mensagem. Evite clichês, lugares comuns, frases feitas. 
Ex.: além disso, aspecto, casualmente, certamente, coisa, conjuntura atual, 
ensejo, então, por outro lado, etc. 
 
3. Prolixidade – evitar palavras supérfluas. 
Ex.: Já tratamos desse assunto muito apressadamente.Já tratamos desse assunto apressadamente. 
 Tratamos desse assunto apressadamente. 
 
4. Pleonasmos – transmitem ao receptor ideia de desleixo com a elaboração da 
mensagem; em geral, é resultado da pressa, da falta de rascunho, da ausência 
de correção. 
Ex.: fundamentos básicos, vimos à presença, vimos pela presente, usamos deste 
meio, manter o mesmo, pequenos detalhes. 
 
11 
 
 
 
5. Afetações, colocações exageradas – às vezes, até contrárias à verdade, devem 
ser evitadas. 
Ex.: a seu inteiro dispor, protestos de elevada estima e consideração, temos a 
honra de, temos especial prazer em renovar. 
 
6. Gíria – pode ser admitida entre jovens em conversas de grupos, em momentos 
de descontração, mas não é adequada na comunicação escrita empresarial, que 
deve ser a mais gramatical possível. 
7. Estrangeirismo – só deve ser utilizado na linguagem técnica, quando não há em 
português termo apropriado. 
 
8. Laconismo – carência de palavras (estilo telegráfico), é fonte de equívocos, 
incompreensão. Podem gerar ordens mal executadas, discussões ociosas. 
 
9. Falhas gramaticais – impossível escrever bons textos sem recorrer à gramática e 
ao dicionário continuamente. Além disso, é preciso ler jornais, revistas, livros da 
literatura nacional. 
 
10.Ambiguidade – é um vício de linguagem pelo qual uma frase é construída, 
involuntariamente, com mais de uma interpretação. 
Exemplo: “O ministro participou da reunião com o presidente no Palácio do 
Planalto, na qual ele voltou a pedir unidade no governo”. 
A frase é ambígua porque não deixa claro quem pediu unidade no governo: o 
ministro ou o presidente? 
 
Tipos de textos (descrição, narração, dissertação) 
 
DESCRIÇÃO 
12 
 
 
 
É uma representação das características de seres, objetos e paisagens percebidas 
através dos sentidos. Também descreve emoções, qualidades e circunstâncias com 
palavras precisas. 
 
Para descrever é preciso uma boa capacidade de observação e sentidos apurados. 
Aprendendo a descrever 
 
Ao iniciar a descrição pelos detalhes, privilegie os aspectos mais relevantes. O sucesso 
dessa tarefa depende, em grande parte, da escolha adequada das palavras. Para 
chegar à forma ideal, será preciso corrigir, apagar, tornar a escrever. 
Com a prática, as expressões exatas fluirão naturalmente. 
Temos duas maneiras para fazer uma descrição: 
● partir da visão panorâmica e, aos poucos, aproximar-se dos detalhes; 
● partir dos detalhes e ampliar cada vez mais a perspectiva, até chegar à visão 
panorâmica. 
 
A descrição pode ser objetiva ou subjetiva: 
Descrição objetiva: Era um homem de 50 anos, grisalho e barbudo. Morava naquele 
bairro há 10 anos. 
Descrição subjetiva:​ Era um homem bonito, sensível e educado. 
 
NARRAÇÃO 
É o relato de fatos e acontecimentos vistos, ouvidos, lidos ou imaginados, em um 
momento e local determinados. 
 
A narração conta uma história, situa as coisas no tempo. As palavras que predominam 
na narrativa são os verbos que expressam ação e os pronomes pessoais. 
 
13 
 
 
 
O discurso direto e indireto 
No discurso direto, indicamos o interlocutor e caracterizamos sua fala por meio de 
verbos de elocução, tais como: dizer, exclamar, perguntar, responder, etc. Nas falas 
breves, convém omiti-los, bastando, para a clareza do diálogo, a abertura de parágrafo 
e o uso do travessão: 
 
- Por que você chegou tão tarde? Perguntou-lhe a mãe, logo que apareceu à porta. 
- Depois da aula, passei na casa da Paulina para fazermos o trabalho de Geografia. 
 
No discurso indireto não há diálogo, o narrador não põe as personagens a falar 
diretamente, mas faz-se o intérprete delas, transmitindo ao leitor o que disseram ou 
pensaram. Exemplo: 
A certo ponto da conversa, Joana me disse que desejava muito conhecer Roberto e 
perguntou por que não o levei comigo. 
 
Resultante da mistura dos discursos direto e indireto, existe uma terceira modalidade da 
técnica narrativa, o chamado discurso indireto livre, processo mais difícil e menos 
comum, porém, de grande efeito estilístico. É uma espécie de monólogo interior das 
personagens, mas expresso pelo narrador. Exemplo: 
 
“Quando Eduardo ia para o Grupo, deixava-a debaixo da bacia. Um dia o pai lhe disse 
que aquilo era maldade: Gostaria que fizessem o mesmo com você? As galinhas 
também sofrem. Um domingo encontrou a galinha Eduarda na mesa do almoço, pernas 
para o ar, assada. Eduarda foi comida entre lágrimas!”. 
(Fernando Sabino, O Encontro Marcado, 5ª ed., pág. 9). 
 
Elementos da narrativa 
● enredo (o quê?) – fatos relatados; 
14 
 
 
 
● personagens (quem?) – seres envolvidos nos fatos que formam o enredo da 
história; 
● espaço (onde?) – ambiente onde se desenrolam os fatos; 
● tempo (quando?) – quando aconteceram os fatos. 
 
DISSERTAÇÃO 
Dissertar é expor, interpretar, explicar, discutir uma ideia, é manifestar um ponto de 
vista sobre determinado assunto. 
 
A respeito de um fato, da realidade, expressa-se uma opinião que, nem sempre, estará 
de acordo com a concepção de vida de outras pessoas. Esse é o motivo pelo qual, ao 
se elaborar um texto dissertativo, deve-se refletir sobre o tema proposto para que se 
possa formar uma opinião a respeito do assunto. 
Caso o tema seja muito amplo, deve-se especificá-lo, pois isso facilita o trabalho de 
organização de ideias. 
 
Exemplo: estrutura do texto dissertativo 
1. Identificação do tema 
2. Delimitação do tema (compreensão e definição do assunto a ser 
abordado) 
3. Introdução (apresentação do assunto) 
4. Desenvolvimento (análise crítica e argumentação da ideia central; 
exposição de juízos, raciocínios, provas, exemplos, testemunhos 
históricos e justificativas) 
5. Conclusão (síntese das ideias ou perspectiva da solução) 
6. Releitura e título (revisão gramatical, criatividade e empatia) 
 
 
15 
 
 
 
AULA 3 – Correspondência comercial - A Carta e suas partes 
Se escrever em geral é falar no papel, a redação de cartas representa sua própria voz. 
Se bem escritas, fazem com que as pessoas desejem saber mais de você. Se mal 
escritas, afastam os indivíduos e transformam-se em barreiras para novos contatos. As 
cartas são sua voz quando escreve às pessoas. 
 
Quanto à ​espécie de correspondência​, podem-se destacar: 
● particular, familiar ou social​: trocada entre particulares. Os assuntos são sempre 
particulares, íntimos, pessoais; 
● comercial​: ocupa-se da transação comercial ou industrial; 
● oficial​: tem origem no serviço público, civil ou militar. 
 
Antes de iniciar a redação de uma carta, deve-se: 
● ter um objetivo em mente; 
● colocar-se no lugar do receptor; 
● ter informações suficientes sobre o fato; 
● planejar a estrutura da comunicação a ser feita; 
● dominar todas as palavras necessárias; 
● tratar do assunto com propriedade; 
● ser natural e conciso; 
● usar linguagem de fácil compreensão; 
● prestar informações precisas e exatas; 
● responder a todas as perguntas feitas anteriormente pelo destinatário. 
 
É bom que se faça um rascunho da carta que deve ser lida e corrigida atése encontrar 
uma forma adequada, compreensível pelo receptor. Após, redige-se a versão final. 
16 
 
 
 
Se for uma carta comercial​, siga estas orientações sobre o formato: 
● texto impresso em um só lado do papel; 
● papel de 21 x 29,7 cm (A4); 
● 20 a 25 linhas por folha; 
● margens: direita - 2 cm; esquerda – 3 cm; superior – 2 cm; inferior – 2 cm; 
● espaço 1 ½. Entre os parágrafos, é costume duplicar esse espaço interlinear; 
● a margem direita não precisa ser uniforme. 
 
A carta comercial é mero veículo de informação, ela faz parte integrante de todo um 
sistema de comunicação, com o seu emissor, com sua mensagem e seu receptor. 
Portanto, está sujeita a toda a engrenagem, a todos os dispositivos, a todos os 
requisitos indispensáveis à comunicação para propagar, agrupar, propor negócios e 
criar imagem. Pode ser remetida pelo correio ou telefax. 
 
O principal a ser dito sobre a apresentação visual de uma carta é que ela deve ser 
limpa. Todas as cartas devem conter os seguintes elementos: endereço do remetente, 
local e data, destinatário, referências, vocativo, saudação, texto, conclusão e 
assinatura. A finalidade dita o conteúdo e a ordem. Aquilo que deseja do outro 
indivíduo, o que tem a oferecer ou comunicar, formam a estrutura da carta em si. 
 
Partes de uma carta 
Endereço do remetente 
 
Nas cartas comerciais, se o papel não tiver o endereço no cabeçalho ou rodapé, 
precisa ser colocado, geralmente no final da página, do lado esquerdo. Não esqueça de 
colocar o CEP, que pode ser inserido ao lado do nome de sua cidade ou numa linha 
própria. 
17 
 
 
 
 
O papel timbrado é importante, pois nele se oferecem três informações importantes 
sobre o remetente: quem é, o que faz, qual é o seu endereço. 
 
Local e Data 
A melhor maneira de informar a data é escrevê-la por extenso: 10 de outubro de 2005. 
Outra opção é fornecer o dia da semana, em vez do ano: Segunda-feira, 10 de outubro. 
Evite formas como 10/10/2005 ou 10-10-2005. Nas cartas oficiais, sempre se deve 
colocar o ano. 
 
Na grande maioria das vezes, o local e a data vem logo depois do endereço. Se o papel 
tiver um cabeçalho impresso, escreva o local e a data no alto alinhado à direita ou à 
esquerda, de acordo com o estilo de apresentação. 
 
Quando o papel é timbrado, pode-se omitir a indicação do local, desde que a carta seja 
expedida da localidade constante no timbre e que não apresente vários endereços. Em 
bilhetes pessoais, pode ser feito da maneira antiga e colocar a data no final, à 
esquerda, sozinha ou com o endereço. 
 
Destinatário 
Nas cartas oficiais e comerciais, se deve colocar o nome e o cargo do destinatário na 
margem esquerda da folha, a umas poucas linhas da data. 
Não é necessário colocar a preposição “A” na frente do nome do destinatário. 
 
Não se coloca o endereço do destinatário, uma vez que ele consta do envelope. Em 
cartas pessoais, isso seria considerado excesso de formalismo. 
 
Referências 
18 
 
 
 
A referência ou assunto é uma síntese do conteúdo da carta. Esse dado é muito útil 
tanto para quem arquiva e classifica a correspondência como para quem, num relance 
toma conhecimento do assunto exposto. 
Esse tipo de informação também só é dado em documentos oficiais e comerciais. 
Pula-se uma linha após o endereço do destinatário e coloque as referências na margem 
esquerda, utilizando ​Ref.. 
Vocativo 
É a saudação de cortesia que se dirige ao destinatário, antes de se entrar no assunto, 
propriamente dito da carta. 
 
A saudação fica junto à margem esquerda, no mínimo duas linhas abaixo da linha 
imediatamente anterior a ela. Ex.: ​Prezados Senhores, Caro estudante . 
 
Contexto / Assunto 
O texto tem que aparecer com clareza na página, deve conter parágrafos curtos e uma 
linha de espaço entre eles. A introdução do texto visa despertar o interesse do leitor, e 
prender sua atenção, é a entrada no assunto. 
 
O desenvolvimento do texto deve expor claramente ao destinatário o conteúdo da carta. 
Deve referir-se a um só assunto, em torno do qual há de estruturar-se todo o conjunto 
da mensagem. Quando se vai tratar de vários assuntos, convém que haja uma relação 
entre eles. 
 
O encerramento é o parágrafo que encerra o corpo da carta. Ele deverá atender a um 
dos objetivos: levar o leitor a agir e deixar boa impressão sobre o remetente, caso não 
se deseje nada do destinatário. Muitas vezes, o parágrafo de encerramento engloba a 
fórmula de cortesia da carta. 
 
19 
 
 
 
Conclusão 
Em cartas comerciais e oficiais emprega-se uma fórmula de cortesia que deve estar de 
acordo com o tom geral da mensagem, por exemplo, ao terminar uma carta de 
agradecimento pode-se terminá-la com Agradecendo antecipadamente. Outros 
exemplos de tipos de conclusão podem ser: atenciosamente, cordialmente, cordiais 
saudações. 
 
Em cartas pessoais, as escolhas são bem mais amplas. A conclusão da carta vai 
depender do tipo de relacionamento existente entre o remetente e o destinatário, do 
tom e da razão da carta. Entre as conclusões tradicionais, usadas em situações gerais, 
incluem-se: ​Um abraço, Com muitas saudades, Esperando que tudo esteja bem por aí, 
Boa sorte, Esperando tornar a vê-lo (a) em breve .​Em correspondências leves, trocadas 
entre amigos e familiares, pode-se optar por conclusões mais alegres, expansivas e 
brincalhonas, do tipo ​Comporte-se, Juízo, Um grande abraço, Um beijo, Abraços a 
todos etc. 
 
Assinatura 
Nas cartas comerciais e oficiais a assinatura compõe-se de três elementos: o nome de 
quem assina, seu cargo ou função na empresa datilografados ou digitados, e sua 
assinatura propriamente dita. 
Na assinatura: 
● não cabe a anteposição de títulos profissionais, honoríficos, militares ou 
acadêmicos; 
● não se usa traço para a assinatura; 
● não há necessidade de colocar o nome da empresa; 
● está caindo em desuso o carimbo na assinatura; 
20 
 
 
 
● caso duas pessoas assinem, o responsável direto assina à direita, e o outro à 
esquerda. 
● nas cartas pessoais, só se coloca a assinatura no final da carta. 
 
DICAS 
Fatores de influência da carta comercial: 
● resposta imediata indica que a firma é eficiente; 
● carta bem definida, fará o destinatário pensar que está lidando com uma 
organização metódica; 
● o leitor deve compreender o que está escrito, buscar clareza de pensamento. 
Riscos: 
● como todo texto escrito, ele é irrecorrível, não dá para harmonizar ou explicar 
como na comunicação oral, pelo telefone, por exemplo; 
● o volume da correspondência recebida nas empresas é grande, a carta pode ser 
mal lida, mal interpretada e motiva nova carta como resposta, ampliando a 
burocracia empresarial. Para clientes especiais, deve-se preferir a conversa por 
telefone. 
 
SAIBA MAIS 
Quanto à gramática: 
EVITAR USAR 
Em anexo. 
Face à... 
Pedimos para... 
Solicitamos para... 
Tenho para te perguntar a você. 
Sitoà rua... 
Anexamos, anexo. 
Em face de, diante de... 
Pedimos que... 
Solicitamos que... 
Tenho algo para perguntar-lhe. 
Sito na rua... 
21 
 
 
 
Em nossa conversa, onde propusemos... 
Aonde você passou suas férias? 
Haja visto... 
Fazem nove dias. 
Há três semanas atrás. 
Haviam dez pessoas na reunião. 
Fez tudo para mim realizar o trabalho. 
Em conversa em que propusemos... 
Onde você passou suas férias? 
Haja vista... 
Faz nove dias. 
Há três semanas. 
Havia dez pessoas na reunião. 
Fez tudo para eu realizar o trabalho. 
 
Agora vamos fazer uma análise de um ​modelo antigo de carta comercial com 
comentários em cada item. 
Modelo de carta antiga – anexo 1 
22 
 
 
 
 
Modelo de carta atual – anexo 2 
23 
 
 
 
 
 
 
Aviso, bilhete, cartão, convite, circular, convocação, mala-direta 
 
AVISO 
É um tipo de comunicação, direta ou indireta, afixada em local público ou privado. Aviso 
é informação, serve para ordenar, cientificar, prevenir, noticiar, convidar. É empregado 
no comércio, na indústria, no serviço público e na rede bancária. 
 
O aviso significa economia de tempo. Se redigido em linguagem clara, favorece a 
eficácia da comunicação, ou seja, atingir o objetivo estabelecido. 
Como deve ser apresentado: 
● ter linguagem clara; 
24 
 
 
 
● ter um timbre e um símbolo referentes à instituição que o utiliza; 
● um título; 
● texto em forma de parágrafos; 
● assinatura e cargo do responsável pelo aviso. 
Modelo de aviso – anexo 3 
 
 
BILHETE 
É uma carta breve em que se anota algum fato para ser levado ao conhecimento de 
outra pessoa, de modo apressado. É uma carta simples, sem as fórmulas das cartas 
ordinárias. 
 
Em linguagem comercial, o bilhete recebe diversas designações: bilhete de banco, 
bilhete de crédito, bilhete de carga, bilhete de desembarque, bilhete de entrada, bilhete 
de loteria, bilhete de passagem e outros. 
 
CARTÃO 
Há várias espécies de cartão: 
● cartão-postal: com uma fotografia em uma das faces e espaço para escrita na 
outra. 
25 
 
 
 
● cartão de visitas: sua finalidade é fazer com que nosso nome seja lembrado após 
uma apresentação ou quando há interesse de que a relação continue; 
● de contato profissional ou comercial; 
● de propaganda ou de venda; 
● comum, de correspondência. 
 
 
DICAS 
● o cartão é feito em papel grosso; 
● dobrar o canto esquerdo ou direito do cartão, ao entregá-lo a uma pessoa, é 
procedimento que já está fora de época. 
 
CONVITE 
É uma mensagem pela qual se formaliza uma convocação ou pede-se o 
comparecimento de alguém em algum lugar. Também pode ser um bilhete que dá 
direito a ingresso gratuito em um espetáculo, coquetel de lançamento de livros, show. 
 
Os elementos constitutivos do convite são: 
● quem está convidando; 
● finalidade do convite – para que se está convidando; 
● data; 
● horário; 
● local (endereço); 
● informações necessárias 
Às vezes, ao final de um convite aparecem as abreviaturas: R.S.V.P​. (Respondez s’il 
vous plâit)​, que significa ​responder por favor. 
26 
 
 
 
Modelo de convite – anexo 4 
 
 
CIRCULAR 
É o meio de correspondência pelo qual alguém se dirige, ao mesmo tempo, a várias 
repartições ou pessoas. Na circular, não consta destinatário, pois ela é multidirecional, 
o endereçamento vai no envelope. 
 
Seu texto é informal e direto, dispensa-se formalidades. Serve para transmitir avisos, 
ordens ou instruções. Em geral, contém assunto de caráter ou interesse geral. 
O público da circular pode ser interno, misto e externo, este último em pequena escala, 
principalmente quando a circular é transformada em mala-direta. 
 
DICA: Tratando-se de carta-circular, o redator deve escrever de maneira que o receptor 
tenha a impressão de que foi redigida especialmente para ele. 
Modelo circular – anexo 5 
 
 
27 
 
 
 
CONVOCAÇÃO 
É forma de comunicação escrita em que se convida ou chama alguém para uma 
reunião. Na elaboração do texto, é necessário especificar local, data, finalidade. 
Modelo de convocação – anexo 6 
 
 
MALA-DIRETA 
É a forma mais direta, seletiva e personalizada para divulgação de produtos e serviços 
e promoção de vendas. Materiais de propaganda, como catálogos, cartas, cartas 
circulares, folhetos são enviados pelo correio para clientes habituais e/ou potenciais. 
 
Geralmente as empresas possuem uma relação desses clientes, o que facilita a 
remessa periódica de material promocional. 
 
Modelo de mala-direta – anexo 7 
 
28 
 
 
 
DICAS: 
● pode-se incluir na mala-direta um cupom resposta, com postagem paga, que 
serve também para avaliar a penetração no mercado; 
● conheça a fundo o produto ou serviço que quer vender e coloque-se no lugar do 
potencial cliente; 
● antes de escrever, procure os argumentos mais convincentes; 
● não deixe de colocar informações práticas, tais como telefone de contato, 
endereço ou e-mail para resposta; 
● a apresentação e o texto devem ser impecáveis. 
 
Memorando, protocolo, recibo, requisição, telegrama, relatórios, ata 
MEMORANDO 
É uma comunicação escrita que pode ser: 
● interno – correspondência entre departamentos de uma mesma empresa, ou 
entre a matriz e filiais e vice-versa, ou entre as filiais; 
● externo – ​oficial ​que se assemelha ao ofício ou ​comercial que se assemelha à 
carta comercial. 
 
O memorando não é uma comunicação tão formal quanto a carta comercial ou ofício, 
por isso dispensa tratamentos de ​Prezado Senhor e fechos como ​atenciosamente​, mas 
também não pode ser tão informal a ponto de ser mandado por ele abraços e beijos. 
 
O papel usado para qualquer tipo de memorando é o papel meio ofício (21 cm x 15 cm). 
Estrutura do memorando: 
● timbre; 
● endereço (quando se trata de empresas privadas); 
29 
 
 
 
● código (iniciais do departamento); 
● número do memorando; 
● localidade; 
● ementa (referência) ou assunto; 
● receptor; 
● texto; 
● assinatura; 
● anexos. 
 
DICA: Tratar de um assunto só em cada memorando; 
A empresa ou repartição poderá ter um impresso próprio para memorando, com 
diagramação adequada, logotipo. 
A data pode ser por extenso ou abreviada. 
Fale no papel da mesma forma que conversaria com o destinatário de viva voz. 
 
Modelo de memorando – Anexo 8 
 
 
 
PROTOCOLO 
30 
 
 
 
Comercialmente, é assim denominado um livro de registro da correspondência de uma 
empresa, ou um formulário em que se registra a entrada ou saída dos objetos. 
 
Significa também, registro dos atos públicos ou registro das audiências nos tribunais. 
 
RECIBO 
É o documento em que se confessa ou se declara o recebimento de alguma coisa. O 
recibo mais comum declara o recebimento de dinheiro. 
 
As partes de um recibo são: 
 
O recibo deve ser feito com quantas cópias forem necessárias, para que todas as 
partes envolvidas na transação fiquem documentadas. 
 
 
Modelo de protocolo – anexo 9 
 
REQUISIÇÃO 
É um pedido que se faz a outrem para que sejam providenciados determinados bens ou 
serviços. 
 
TELEGRAMA 
É um meio de comunicação rápida, empregado sobretudoem casos urgentes. O 
telegrama pode ser de caráter oficial, comercial, social e familiar. Devemos reduzir ao 
31 
 
 
 
máximo o número de palavras no telegrama, tomando o cuidado para não prejudicar a 
clareza da mensagem. 
 
A telegrafia é um ramo das telecomunicações que abrange qualquer processo 
destinado a reproduzir, a distância, o conteúdo e as informações de documentos 
gráficos através de um código de sinais. 
 
Algumas abreviações telegráficas: 
ATEH – até 
LAH – lá 
EH - é 
ET – e 
VG – vírgula 
SDS – saudações 
RESEU.T – recebi seu telegrama 
IMPAGO – não pago 
PT – ponto 
 
Linguagem telegráfica 
● texto conciso, claro e objetivo 
● utilize os verbos nas formas simples: ​VENDERA e não HAVIA VENDIDO 
● suprimir as expressões de cortesia 
● não se permite a divisão de palavras 
● escrever tudo em letra maiúscula 
● suprimir hífens nas palavras compostas e expressões com pronomes oblíquos 
● dispense os acentos gráficos 
32 
 
 
 
● omitir as palavras desnecessárias (preposições, por exemplo): ​DIA QUINZE 
CORRENTE 
● escrever números inteiros em algarismos arábicos: ​300, 2005 
● se os números forem grafados por extenso, deverão ser aglutinados: ​VINTEMIL 
● para as datas, pode ser usado o seguinte recurso: 031198 – 03 de novembro de 
1998 ou 0311998 – 03 de novembro de 1998 
 
RELATÓRIOS 
É uma exposição oral ou escrita, objetiva, formal, informativa daquilo que se 
presenciou, viu, observou; é a narração minuciosa dos fatos, de resultados referentes a 
atividades variadas. 
 
Normalmente, num relatório, são usadas as três modalidades de redação: a descrição 
(​de objetos, de procedimentos, de fenômenos​), a narração (​de fatos ou ocorrências​) e 
a ​dissertação ​(​explanação didática, argumentação​). 
 
Profissionais de todas as áreas devem estar preparados para produzir bons relatórios. 
Os mais curtos são mais simples. Mesmo assim, devem ser claros, bem redigidos e 
organizados. Nos relatórios longos, a organização de ideias e a ordenação dos dados 
são fundamentais para que o leitor compreenda o que está exposto e para que a leitura 
seja agradável. 
 
É importante evidenciar que o relatório deve ser escrito, datilografado ou digitado em 
apenas uma das partes do papel, cujo formato, preferencialmente, seja de 21 x 29,7cm 
(A4), ABNT. 
 
 
33 
 
 
 
Estrutura do relatório: 
● capa / folha de rosto – título (assunto), nome do setor ou do responsável pelo 
relatório, empresa pela qual se executou a atividade, local e data; 
● DICA: Se o relatório for longo, é bom fazer um resumo, de quatro a cinco linhas e 
colocá-lo logo depois da folha de rosto; 
● sumário​ – organização do texto por temas, com a indicação das páginas; 
● introdução – apresentação do propósito do relatório, ou seja, porquê e para 
quem foi redigido; 
● desenvolvimento – relatar pormenorizadamente os procedimentos realizados e 
os fatos ocorridos ou apurados, com a indicação de datas, locais, métodos 
adotados, pessoas e equipamentos envolvidos, julgamento dos fatos ou 
considerações sobre os fenômenos observados. Em geral, é dividido em tópicos 
e subtópicos específicos que devem ser intitulados; 
● conclusão – considerações finais, tais como: retomada das conclusões parciais 
(de cada tópico), interpretação e crítica dos fatos apurados, recomendação de 
providências cabíveis, sugestões; 
● fecho​ – local, data e assinatura do autor; 
● anexos – tabelas, dados estatísticos, gráficos, ilustrações, documentos 
comprobatórios. 
 
Revise tudo antes de encerrar. 
 
ATA 
É um documento que resume por escrito os fatos e decisões de uma reunião, sessão 
ou assembleia para um determinado fim. Pode ser ordinária, aquela que resulta de 
reuniões estabelecidas em estatutos, ou convocadas com regularidade ou 
extraordinária que ocorre fora das datas costumeiramente previstas. 
34 
 
 
 
 
A ata deve ser assinada pelos participantes da reunião e por aqueles que a presidiram. 
O registro da ata é feito em livro próprio, em que consta o ​Termo de Abertura​, isto é, a 
indicação da finalidade do livro. Ele é feito na primeira página por pessoa autorizada do 
órgão (presidente, diretor, secretário, etc.), que deve também rubricar todas as folhas, 
datar e assinar. Ao final do livro deve ser feito o ​Termo de Encerramento​, que também 
deverá ser datado e assinado por pessoa autorizada. 
 
Modelos de termo de abertura e termo de encerramento – anexo 10 
 
 
 
 
Partes de uma ata 
● título, n° da ata e/ou identificação da reunião; 
● dia, mês, ano e hora da reunião por extenso; 
● local da reunião (sala, rua, número, etc.); 
● convocação prévia ou estatutária que determinou a reunião; 
● relação nominal das pessoas presentes (em reuniões com muitos participantes, 
indica-se apenas o número dos presentes, conforme a lista de presença) com 
suas respectivas qualificações. O número de pessoas identifica o quórum da 
reunião; 
35 
 
 
 
● declaração do presidente e secretário – finalidade da reunião, direção dos 
trabalhos e aprovação da ata anterior (geralmente a reunião inicia com a leitura 
da ata anterior e sua votação); 
● ordem do dia – assuntos discutidos, votações realizadas e deliberações tomadas 
redigidos na forma narrativa, por ordem cronológica; 
● fecho – encerramento do trabalho; 
● assinatura. 
Modelo de fechos – Anexo 11 
 
 
 
A ata deve ser redigida de tal maneira que não seja possível qualquer modificação 
posterior. Para evitar isso deve se escrita: 
● sem parágrafos ou alíneas, ocupando todo o espaço da página; 
● sem abreviaturas de palavras ou expressões; 
● números escritos por extenso; 
● sem rasuras nem emendas; 
● sem uso do corretivo; 
● com verbo no tempo pretérito perfeito do indicativo. 
 
36 
 
 
 
As ressalvas nas atas se fazem pelo acréscimo da palavra retificadora ​digo: 
 Fizeram três relatórios, digo, cinco. 
No caso da rasura ser notada apenas no final, deverá ser usada a expressão: 
Em tempo: onde se lê...leia-se... 
Em tempo: Onde se lê: “trinta e dois votos a favor”, leia-se "trinta e cinco votos a favor”. 
Acréscimos também podem ser feitos com a expressão ​Em tempo. 
Em tempo: Na relação dos ausentes acrescenta-se Luiz Mauro Santy. 
 
Modelo de ata – anexo 12 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
37 
 
 
 
AULA 4 – Correspondência Oficial - Atestado, declaração, comunicado, ofício 
ATESTADO 
É um documento firmado por uma pessoa a favor de outra, no qual se afirma a verdade 
de determinado fato. Também comprova a existência de um ato que se consumou. 
 
Partes de um atestado 
Timbre – vem impresso no alto do papel, identificando o órgão ou empresa; 
Título – a cerca de dez linhas do timbre e no centro da folha, escreve-se a palavra 
ATESTADO com todas as letras maiúsculas; 
Texto – inicia-se a cerca de quatro linhas do título e deve conter: 
● identificação do(s) emissor(es); 
● verbo atestar, no presente do indicativo; 
● finalidade do documento: para fins.... ou simplesmente esclarecer, para os 
devidos fins; 
● nome do interessado e seus dados de identificação;● indicação do fato ou situação a ser atestada. 
Localidade e data – escreve-se a cerca de três linhas do texto; 
Assinatura – assinar a cerca de três linhas da localidade e data. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
38 
 
 
 
Modelo de atestado – anexo 13 
 
DECLARAÇÃO 
É um documento que afirma a existência ou inexistência de uma situação ou fato. Seu 
emissor pode ser pessoa física ou jurídica (empresa, entidade). É necessário que o 
declarante além de ter conhecimento do fato, tenha capacidade e liberdade de 
afirmativa. Pode ser dada em causa própria ou referir-se a outra pessoa. 
 
A declaração constitui-se num documento semelhante ao atestado, porém não é 
expedido por instituições públicas. 
A declaração é constituída das mesmas partes do atestado. 
39 
 
 
 
 
Modelo de declaração – anexo 14 
 
 
COMUNICADO 
É um aviso que dá ciência ou conhecimento a outra pessoa a respeito de fato ocorrido 
ou de prática de algum ato. Pode ter caráter externo ou interno. 
 
Comunicado de caráter externo: 
● deve ter um título que indique tratar-se de uma comunicação; 
● o nome da instituição comunicante; 
● o texto com as informações a serem comunicadas. 
40 
 
 
 
Obs.: Pode conter, de acordo com o que o comunicante desejar, o nome do 
responsável, juntamente com o seu cargo na entidade e a data. 
 
Comunicado de caráter interno: 
● título; 
● nome da instituição comunicante; 
● deve conter “Comunicado Interno”, o número do documento, o ano e as 
identificações; 
● o texto; 
● a assinatura. 
Modelo de comunicado interno – anexo 15 
 
 
OFÍCIO 
É um documento que consiste na comunicação de qualquer assunto de ordem 
administrativa, ou estabelecimento de alguma ordem, decisões ou determinações, 
convites, cumprimentos ou agradecimentos, solicitações, utilizado no serviço público, 
na comunicação entre chefias e com o público externo. Na empresa privada é utilizado 
quando dirigido ao serviço público. 
 
Partes de um ofício: 
1. Timbre​ ​ou cabeçalho​: dizeres impressos na folha, símbolo(escudo, armas). 
2. Iniciais ​do órgão que o expede, seguidas do número do expediente e ano. 
41 
 
 
 
 Ex.: Of. GAB nº 468/2005. 
3. Local e data​: na mesma altura do número, com alinhamento à direita, o mês 
deve ser escrito por extenso e colocar ponto final após o ano. 
4. Assunto​: resumo do teor do documento. 
5. Vocativo​: tratamento ou cargo do destinatário. Na correspondência oficial não se 
usa ​Prezado Senhor. 
 Ex.: Senhor Presidente, Senhor Deputado 
6. Texto​: exposição do assunto. O texto poderá conter a seguinte estrutura: 
introdução, desenvolvimento e conclusão. Se o texto for longo pode-se numerar 
os parágrafos a partir do 2º, que deverá receber o número 2. Se o texto do ofício 
ocupar mais de uma folha, escrevem-se 10 linhas na primeira folha e o restante 
nas demais. Nesse caso, colocam-se o endereço e iniciais na primeira folha. 
Repetem-se o índice e o número nas demais folhas, acrescentando-se o número 
da folha. 
 Ex.: Of. GAB nº 468/2005 – fl.2 
7. Fecho: tem a finalidade de arrematar o texto e saudar o destinatário. O fecho 
não é numerado. Na comunicação oficial foi estabelecido dois tipos de fechos: 
a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República: 
Respeitosamente, 
b) para autoridades da mesma hierarquia ou de hierarquia inferior: 
 Atenciosamente , 
8. Assinatura ​do autor da comunicação: deve ser feita acima do nome. 
9. Identificação do signatário​: nome e cargo que deve ser separado por vírgula 
do signatário. Não se antepõe qualquer título profissional ao nome do signatário. 
 Ex.: CARLOS ALBERTO DIX 
 ​Presidente , 
42 
 
 
 
10. Anexo​: caso o ofício seja acompanhado de outros papéis, escreve-se à 
esquerda e a duas linhas da assinatura a palavra ​Anexo ​e a indicação desses 
papéis: 
 Ex.: Anexo: Relatório Anual 
 Anexa: Planilha de custos 
A ​palavra ​anexo ​concorda em gênero e número com o substantivo a que se refere: 
anexo, anexa, anexos, anexas. 
11. Endereço: fórmula de tratamento, nome civil do receptor e cargo ou função, 
seguidos da localidade e do destino. 
Ex.: Exmo. Sr. 
 Paulo Pereira 
 Ministro das Relações 
 Gabinete do Ministro das Relações 
 Esplanada dos Ministérios Bloco 2 3º andar 
 CEP: 70654-800 – Brasília – DF 
 
Forma de apresentação 
a) deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto em 
geral, 11 nas citações e 10 nas notas de rodapé; 
b) numerar todas as páginas; 
c) o início de cada parágrafo do texto deve ter 2,5cm de distância da margem 
esquerda; 
d) o campo destinado à margem lateral esquerda terá, no mínimo, 2,5 cm de 
largura; 
e) a margem lateral direita terá 1,5 cm; 
f) deve ser utilizado espaçamento simples entre as linhas; 
g) não deve haver abuso no uso de negrito, itálico, sublinhado, letras maiúsculas, 
sombreado, relevo, bordas; 
43 
 
 
 
h) a impressão dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco, tamanho A4. 
Usar a impressão colorida apenas para gráficos e ilustrações. 
 
Modelo de ofício – anexo 16 
 
 
Contrato, procuração, requerimento, despacho 
CONTRATO 
É um documento de acordo pelo qual duas ou mais pessoas transferem entre si algum 
direito ou se sujeitam a alguma obrigação. 
Partes de um contrato: 
● título​: termo do contrato; 
● texto​; nomes e qualificações dos contratantes; 
● ementa​: resumo do assunto; 
44 
 
 
 
● cláusulas contratuais​: exposição do que se contrata; 
● fecho: “e, por estarem assim justas e contratadas e de acordo com as cláusulas 
deste contrato,...”; 
● local e data​ da assinatura do contrato; 
● assinatura​: contratantes, à direita; testemunhas, à esquerda. 
Modelo de contrato social – anexo 17 
 
PROCURAÇÃO 
É um documento através do qual uma pessoa física ou jurídica concede poderes a 
outro. 
Quem concede o poder – mandante, outorgante, constituinte 
Quem recebe os poderes – mandatário, outorgado, procurador 
 
Tipos de procuração: 
45 
 
 
 
● pública: lavrada por tabelião, em livro de notas, sendo feito dele o traslado, isto 
é, cópia autêntica do que consta no livro de notas, que ficará em poder do 
procurador. 
● particular: é redigida a mão ou digitada, sem registro no livro de notas do 
Cartório. 
 
 
Poderes concedidos: 
● gerais: quando o outorgante declara que são amplos, gerais e ilimitados. 
● especiais: o constituinte estipula no documento quais são os poderes. 
 
Partes da procuração: 
● título: escreve-se PROCURAÇÃO com todas as letras maiúsculas, no centro da 
primeira linha do papel; 
● qualificações do mandante e do mandatário: colocar a cerca de quatro linhas do 
título, informações como nome, nacionalidade, estado civil, profissão, 
documentação e endereço de ambos; 
● finalidade da procuração: estabelece os poderes que serão concedidos; 
● local e data: a cerca de três linhas do texto; 
● assinatura: a cerca de três linhas da localidade; 
● testemunhas: a cerca de seis linhas do texto e à esquerda. 
 
Obs.: todas as assinaturasdevem ser reconhecidas em cartório. 
 
 
 
46 
 
 
 
 
 
 
 
Modelo de procuração – anexo 18 
 
REQUERIMENTO 
É o documento através do qual se pede ou se solicita a uma autoridade pública a 
execução de alguma coisa, ou satisfação de alguma pretensão. 
 
A um estabelecimento de ensino particular encaminha-se também requerimento pelo 
motivo de haver aí representante do governo. 
 
Partes de um requerimento: 
47 
 
 
 
● Invocação​: forma de tratamento, cargo e órgão a que se dirige, sem citar o 
nome civil. Indica-se no alto da folha, a partir da margem esquerda. Não usar 
nenhuma forma de saudação; 
● nome e identificação do requerente​: nacionalidade, estado civil, endereço, 
profissão e documentação. Escreve-se a cerca de sete linhas abaixo da 
invocação; 
● exposição​: o que se deseja; 
● justificativa​: (fundamentada em citações legais e outros documentos); 
● fecho​: usar expressões do tipo “Nestes termos, pede deferimento”. Coloca-se a 
cerca de três linhas abaixo da justificativa e ocupa o lado direito da folha; 
● local e data:​ escreve-se a cerca de duas linhas abaixo do fecho; 
● assinatura​: a cerca de duas linhas abaixo da data. 
O famoso abaixo assinado, muito usado pelo povo e por organismos populares, é um 
requerimento de caráter coletivo. Como nele vão muitas assinaturas, o espaçamento 
entre as partes do requerimento pode ser menor. 
Cuidado! Não assine nada em branco, exija que o texto do abaixo assinado esteja 
expresso na folha em que você for colocar sua assinatura. 
 
Modelo de requerimento – anexo 19 
 
48 
 
 
 
 
 
 
DESPACHO 
É nota que dá andamento ou solução a um pedido. É resolução de autoridade pública 
sobre qualquer requerimento ou documento. 
 
Um despacho pode conter apenas: “aprovo”, “defiro, em termos”, “de acordo” ou ser 
redigido com muitas palavras. 
 
Partes de um despacho: 
● nome do órgão de onde provém o despacho (facultativo); sob o nome coloca-se 
DESPACHO (às vezes numerado); 
● texto com citação da base legal; 
● fecho: ​publique-se e restitua-se o processo à....; publique-se e encaminhe-se ao 
Departamento de... 
● assinatura. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
49 
 
 
 
 
 
 
AULA 5 – Normas especiais para elaboração de textos 
Informações úteis 
ALGARISMOS CARDINAIS 
Usa-se o ​ponto ​numa sequência, ou divisão numerada. 
 
Preferir Recusar 
1. 1 - 1) 1.- 
2. 2 - 2) 2.- 
3. 3 - 3) 3.- 
 
ALGARISMOS ORDINAIS 
Não se usa nenhum sinal numa divisão sequencial em que são utilizados algarismos 
ordinais. 
1º __________________ 
2º __________________ 
3º __________________ 
 
ALGARISMOS ROMANOS 
Numa divisão sequencial em que são utilizados algarismos romanos, também não se 
usa sinal nenhum. 
 
O alinhamento é feito à direita, isto é, conserva-se desalinhado o lado esquerdo dos 
algarismos romanos. 
I ___________________ 
 II ___________________ 
50 
 
 
 
 III ___________________ 
 IV ___________________ 
 V ___________________ 
 
 
Assinatura e aposto 
Coloca-se sob o nome (apenas as iniciais em maiúsculas) de quem assina uma 
correspondência o cargo ou a função que ocupa na empresa. Após o nome segue uma 
vírgula que separa o fundamental do aposto. Não há necessidade de digitar o cargo ou 
a função em letras maiúsculas. Não se usa fazer traço para a assinatura. 
Ex.: 
 
Iracema Mabel, 
Gerente de produtos. 
 
CARGOS OU FUNÇÕES 
Não se antepõe qualquer título ao nome do signatário. 
 
Antigo Atual 
Dr. Martim de Sá, 
Presidente. 
Martim de Sá, 
Presidente. 
 
CITAÇÕES 
As citações levam aspas no início de todos os parágrafos ou apenas no primeiro e ao 
final do último. Pode ser iniciada com letras maiúsculas, depois de dois pontos: 
 
“A__________________________________.” (ponto, aspa) ​ou iniciando com letras 
minúsculas: ​_________________________“a______________________”.(aspa, ponto) 
51 
 
 
 
 
Transcrições com até duas linhas permanecem no corpo do parágrafo; transcrições 
com três ou mais linhas são apresentadas com recuo e destacadas em parágrafo 
próprio. 
 
DATAS 
Após a data, coloca-se ponto: 
São Paulo, 20 de novembro de 2005. 
A data pode ser digitada na mesma linha do índice: 
GRH/932 São Paulo, 20 de novembro de 2005. 
(Gerência de Recursos Humanos, carta nº 932) 
 
Os números cardinais quando designam ano, são escritos sem ponto e sem espaço: 
2002, 2005 e não 2.002, 2.005. 
 
DESTAQUE DE IDEIAS 
Enfatizam-se ideias: 
● sublinhando-as; 
● usando itálico ou negrito; 
● escrevendo com letras maiúsculas; 
● colocando aspas na expressão que se quer destacar; 
● evite o uso simultâneo de diversas possibilidades para realçar uma ideia. 
 
EXPRESSÕES ESTRANGEIRAS 
As palavras estrangeiras, quando não aportuguesadas, são grafadas com um traço 
contínuo sob elas (sublinhado) ou grafadas em itálico ou negrito: 
 
52 
 
 
 
O professor encaminhou seu ​curriculum vitae. 
 
GRAFIA DE NÚMEROS 
Números em início de frases:​ não se deve escrever números em início de frase: 
Vinte por cento dos alunos foram aprovados. (certo) 
20% dos alunos foram aprovados. (errado) 
O ano de 2004 foi muito marcado por...(certo) 
2004 foi muito marcado por...(errado) 
 
Número de rua: empregando a abreviatura nº, omite-se a vírgula entre o nome e o 
número da rua. Não empregando a abreviatura nº, coloca-se a vírgula entre o nome e o 
número da rua. 
Av. Paulo Orozimbo nº 1234 
Av. Paulo Orozimbo, 1234 
O número da rua jamais será separado por ponto. 
 
Número de artigo: ​os artigos de um ato oficial são numerados por algarismos ordinais 
do primeiro ao nono; do décimo em diante são numerados por algarismos cardinais. 
Art. 5º............... 
Art. 11. 
 
Número telefônico​: os números telefônicos têm o prefixo separado por um hífen. 
Coloca-se o código DDD entre parênteses. 
Tel.: (011) 583-0139 
 
Pronomes de tratamento, abreviaturas, siglas e símbolos 
PRONOMES DE TRATAMENTO 
São expressões que valem por pronomes pessoais. 
53 
 
 
 
Os tratamentos que incluem ​vossa​ pertencem à terceira pessoa do singular. 
Não se deve misturar, em uma correspondência, as pessoas gramaticais. 
Vamos conhecer algumas formas de tratamento: 
 
Usado para Tratamento abreviatura 
Arquiduques, duques e príncipes Vossa Alteza V.A. 
Reis e imperadores Vossa Majestade V.M. 
Cardeais Vossa Eminência V.Em.ª* 
Presidente e vice-presidente da 
República, altas autoridades do 
governo e das Forças Armadas, 
Chefe do Gabinete Civil e Chefe do 
Gabinete Militar da Presidência da 
República, Ministros de Estado, 
Consultor Geral da República, 
Membros do Congresso Nacional, 
embaixadores, procuradores gerais, 
oficiais-generais, governadores, 
presidente de assembleias 
legislativas, prefeitos municipais, 
deputados, senadores. 
Vossa Excelência V. Ex.ª 
Obs. Para o Presidente da 
República não se abrevia. 
Reitores de universidades, 
vice-reitores e pró-reitores 
Vossa Magnificência V. Mag.ª 
Bispos e arcebispos Vossa Excelência Reverendíssima V. Ex.ª Revm.ª 
Sacerdotes em geral Vossa Reverendíssima V. Revm.ª 
Papa Vossa Santidade V.S.Funcionários públicos, pessoas de 
cerimônia 
Vossa Senhoria V. Sª 
Juízes (direito, trabalho, eleitorais, 
federais e auditores da Justiça 
Federal 
Vossa Excelência V. Ex.ª 
 
ABREVIATURAS 
A 
54 
 
 
 
 a = assinado 
A. = autor 
aa = assinados 
AA. = autores 
abr. = abril 
abr. = abreviatura 
a.C. = antes de Cristo 
a/c ou A/C = aos cuidados 
A.D. = aguarda deferimento 
adv.º = advogado 
ago. = agosto 
agr. = agrário 
AL = Alagoas 
Al. = alameda 
alm. = almirante 
a.m. = antes do meio dia 
AM = Amazonas 
AP = Amapá 
ap.= apartamento 
a.p.= a protestar (comércio) 
art. = artigo 
At.=atenção 
at.=atenciosamente 
Av.=avenida 
B 
BA=Bahia 
Bel.= bacharel 
bim.=bimensal 
55 
 
 
 
bol.=boletim 
br./bras.=brasileiro 
brig.=brigadeiro 
C 
C =código 
c =capítulo 
c/ =com 
c/ =conta comercial 
ºC = grau centígrado 
c/a = conta aberta 
cap. =capítulo 
caps. =capítulos 
card. =cardeal 
c.c. =confere/conforme 
c/c –conta corrente / com cópia 
C.C. =Código civil 
C.Com. = Código comercial 
CEP =código de endereçamento postal 
C​el ​= coronel 
cf. =confronte 
cfr. =confira 
Cia. = companhia 
CIF = ​(Cost, Insurance, Freight)​ custo, seguro e frete 
cit. = citação 
CLPS=Consolidação das Leis da Previdência Social 
CLT=Consolidação das Leis do Trabalho 
cm = centímetro 
cm​2 ​=centímetro quadrado 
56 
 
 
 
cm​3 ​=centímetro cúbico 
cm/s = centímetro por segundo 
Col. = colégio 
com. =comandante 
com . = comendador 
C.P. / Cx..P./C.Postal= caixa postal 
ctv = centavo 
ctvs =centavos 
cx =caixa 
D 
d. =depois de 
d./D./D​a​ = dona 
D. =digno 
DASP = Departamento Administrativo do Serviço Público 
d.C. = depois de Cristo 
DD.= digníssimo 
dec.= decreto 
dep.=departamento 
deps.=departamentos 
desemb.=desembargador 
dez.=dezembro 
DF=Distrito Federal 
Dr.=doutor 
Dra.=doutora 
Drs.=doutores 
dz.=dúzia 
E 
E.=estado 
57 
 
 
 
E.C.=Era cristã 
e.c.f.= é cópia fiel 
ed.=edição 
ed.=edifício 
E.D.=espera deferimento 
E.M.=em mãos 
Ema.=eminência 
Emb.=embaixador 
eng.=engenheiro 
E.R.=espera resposta 
ES =Espírito Santo 
Estr.=estrada 
ex.=exemplo 
Exma.=excelentíssima 
Exmo.=excelentíssimo 
F 
f.=folha 
fev.=fevereiro 
fls./ff.=folhas 
Fº =filho (comercial) 
FN =Fernando de Noronha 
FOB =(free on board) custo livre de despesa 
Fr. =frei 
G 
g =grama(s) 
g.=grau(s) 
G/Gen.=general 
GO =Goiás 
58 
 
 
 
gr =grosa 
H 
h =hora 
hab.=habitante 
H.P.(horse power) =cavalo-vapor 
I 
id.=idem, o mesmo 
Ilma.=ilustríssima 
Ilmo.=ilustríssimo 
in loc =.(in loco) nesse mesmo lugar 
J 
jan.=janeiro 
Jr..=Júnior 
jul.=julho 
jun.=junho 
K 
kg =quilograma(s) 
km =quilômetro(s) 
km​2 ​=quilômetro quadrado(s) 
km/h =quilômetro(s) por hora 
kW =quilowatt(s) 
L 
l =litro 
L.=largo 
lb.=libra 
lég.=légua 
légs =léguas 
log.=logaritmo 
59 
 
 
 
Ltda./Ltd./ltda.=limitada 
M 
m =metro(s) 
m/min =minuto(s) 
m​2 ​=metro(s) quadrado(s) 
m​3 ​=metro(s) cúbico 
MA =Maranhão 
maj.=major 
M​al ​=marechal 
mar.=março 
m/c =minha conta/minha carta 
M.D.=muito digno 
M.​e ​=madre 
memo =memorando 
mg =miligrama(s) 
MG =Minas Gerais 
mil.=milênio 
mil.-milha 
min =minuto(s) 
Min.=ministro(s) 
ml =militro(s) 
mm =milímetro(s) 
MM.=meritíssimo 
m.m.c.=mínimo múltiplo comum 
Mme.=madame 
Mons.=monsenhor 
m.p.h.=milhas por hora 
m/s =milhas por segundo 
60 
 
 
 
MS =Mato Grosso do Sul 
MT =Mato Grosso 
N 
nº / n. /ns =número(s) 
n/=nosso/nossa 
n/c=nossa carta/nossa conta 
n/ch=nosso cheque 
n/o=nossa ordem 
nov.=novembro 
O 
o/=ordem 
obs.=observação 
of.=ofício 
O.K.=tudo bem 
out.=outubro 
P 
p.=página 
p/=para / por 
P./Pe.=padre 
P.=praça 
PA=Pará 
PB=Paraíba 
p/c=por conta 
P.D.=pede deferimento 
PE=Pernambuco 
P.E.F.=por especial favor 
p.ex.=por exemplo 
p.f.=próximo futuro 
61 
 
 
 
P.F.=por favor 
pg=pago 
PI=Piauí 
pol.=polegada(s) 
p.p.=por procuração 
p.p.=próximo passado 
P.P=para protestar 
PR=Paraná 
Pres.=presidente 
proc.=processo / procuração 
prof.=professor 
profs.=professores 
P.S.=pós-escrito 
pt.=ponto 
pts.=pontos 
pv=próximo vindouro 
Q 
Q.G.=quartel-general 
q.v.=queira ver, veja isso 
R 
R.=rua 
rel.=relatório 
Rel. =relator 
Revmo.=reverendíssimo 
RJ=Rio de Janeiro 
RN=Rio Grande do Norte 
RO=Rondônia 
r.p.m.=rotação por minuto 
62 
 
 
 
r.p.s.=rotação por segundo 
RR=Roraima 
RS=Rio Grande do Sul 
R.S.V.P.=(Respondez s’il vous plâit) Responder, por favor 
S 
s=segundo(s) 
S.=santo,são, santa 
s/=sem 
s/=seu, sua, seus, suas 
S.A.=sociedade anônima 
s/a=seu aceite 
sarg.=sargento 
SC=Santa Catarina 
s/c=sua carta/ sua conta 
S/C= Sociedade Civil 
s.d.=sem data 
SE=Sergipe 
seg.=seguinte 
segs.=seguintes 
S.E.O.=salvo erro ou omissão 
set.=setembro 
s/l=sobreloja 
S.O.S.=(Save our souls)-salvai nossas almas=socorro 
SP=São Paulo 
Sr.=senhor 
Sra.=senhora 
Srs.=senhores 
Sras.=senhoras 
63 
 
 
 
Srta.=senhorita 
Sta.=santa 
T 
t=tonelada(s) 
t./T=termo(s) 
T.=tempo/tara 
T./Trav.=travessa 
tel.=telefone / telegrama 
Tem.=tenente 
TO=Tocantins 
trim.=trimestre 
TT.=termos 
T.V./TV=televisão 
U 
u.e.=uso externo 
u.i.=uso interno 
ult.=último 
un.=unidade(s) 
urb.=urbano 
V 
v.=volume(s) 
v /V=volt(s) 
v./V=veja 
v./V.=vila 
v /V.=você 
V.=visto(s),a(s) 
vol.=volume 
W 
64 
 
 
 
w=watt 
 
 
SIGLAS 
Siglas formadas somente com consoantes – escrever com todas as letras maiúsculas 
Ex.: INSS 
 
siglas formadas com consoantes e vogais até 3 letras – escrever com todas as letras 
maiúsculas – Ex.: USP 
 
siglas formadas com consoantes e vogais e mais de 3 letras – escrever somente com a 
inicial maiúscula – Ex.: Detran 
 
SÍMBOLOS 
Os pontos devem ser grafados sem ponto abreviativo e sem adição de “s” quando no 
plural: 
150 kg (e não 150 kgs) 
 
Observem os seguintes símbolos: 
● grau (°) 
● tempo-hora (h) 
● min (min), (30’) 
● segundos (s), (30’’) 
 
Os únicos símbolos que precedem um número são os indicativos de unidade monetária: 
R$, US$, $. 
 
65 
 
 
 
 
Mensagens eletrônicas (e-mail) 
O correio eletrônico (e-mail), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na 
principal forma de comunicação para transmissão de documentos. Ele tem substituído a 
maior parte das cartas e ofícios e por isso merece uma boa redação, como qualquer 
outro tipo de comunicação formal. 
Um dos atrativos da comunicação por e-mail é a flexibilidade. A clareza, a concisão e a 
legibilidade são virtudes essenciais para uma comunicação eletrônica eficaz. Tudo na 
mensagem deve ser cuidado com respeito – da revisão gramatical à qualidade de 
atendimento. 
 
O que lembrar antes de enviar uma mensagem 
As informações foram organizadas em grau de importância para permitir a imediata 
compreensão do leitor? 
 
A quantidade de informações foi suficiente para assegurar a legibilidade ao texto? 
Certifique-se de que seu texto corresponde às três perguntas essenciais: 
● o que o leitorprecisa saber? 
● para que o leitor precisa dessas informações? 
● que tipo de conhecimento o leitor já tem sobre o assunto em pauta? 
 
Estrutura do texto 
● vocativo (saudação inicial) 
● mensagem 
● despedida respeitosa 
● assinatura 
 
66 
 
 
 
 
Critérios para elaboração de mensagens eletrônicas 
● mensagens curtas e simples. Se há muita informação a ser passada “quebre-a” 
com títulos e subtítulos; 
● mensagens curtas, não telegráficas; mensagens simples, mas não escrita com 
desleixo; 
● o tema do e-mail deve aparecer na linha destinada ao assunto. As pessoas 
fazem de imediato a triagem por assuntos, além de facilitar a organização 
documental tanto do destinatário como do remetente; 
● evite abreviaturas, piadas e brincadeiras. No mundo dos negócios, não há 
espaço para isso; 
● e-mails profissionais não são bilhetes para amigos, que estão dispostos a 
perdoar seus erros gramaticais. Releia o texto antes de enviar; 
● evite o excesso de destaque (maiúsculas, itálico, sublinhado, negrito, aspas). 
Fuja dos textos em maiúscula – são “gritos eletrônicos” – e das fontes incomuns, 
pois podem não ser lidas na máquina do destinatário; 
● personalize sua correspondência. Mesmo nas mensagens com cópia, tenha o 
cuidado de digitar algumas palavras ao novo destinatário; 
● use e abuse de arquivos anexados. São ótimos para enviar listas, planilhas, 
gráficos, imagens e tudo que puder ser considerado informação complementar; 
● os e-mails devem ser respondidos, ignorá-los é como deixar de atender a um 
telefonema. Reserve um tempo para a resposta; 
● não adianta entrar em crise porque ainda não recebeu resposta. Dê um tempo 
real ao leitor. Nada de mensagens de reforço do tipo: “já recebeu?” 
Nos termos da legislação em vigor, para que a mensagem do correio eletrônico tenha 
valor documental, isto é, para que possa ser aceito como documento original, é 
67 
 
 
 
necessário existir certificação digital que ateste a identidade do remetente, na forma 
estabelecida em lei. 
 
É conveniente que você faça o curso Atualização Gramatical para apresentar uma 
escrita correta nos seus textos. 
 
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 
 
FEITOSA, V. C. ​Redação de Textos Científicos​. São Paulo: Papirus, 1991 
 
Help! Sistema de Consulta Interativa​. Jornal O Estado de São Paulo. São Paulo: 
Klick Editora 
 
MEDEIROS, J. B. ​Correspondência: técnicas de comunicação criativa.​ 17ª edição. 
São Paulo: Atlas, 2004 
 
WEISS, D. H. ​Como escrever com facilidade.​ São Paulo: Nobel, 1992 
 
 
 
 
 
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