Curso Excel 2010 - Essencial Aplicado às Unidades Fazendárias

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Microsoft Excel 2010 
Essencial Aplicado às Unidades 
Fazendárias 
 
 
 
EFAZ – Curso de Excel Essencial Aplicado Às Unidades Fazendárias 2 
Índice 
 
Revisão de conceitos ..................................................................................................................... 4 
Subtotal ..................................................................................................................................... 4 
Nomeando um intervalo ........................................................................................................... 6 
Referência Relativa.................................................................................................................... 7 
Referência Absoluta .................................................................................................................. 8 
Referência Mista ....................................................................................................................... 8 
Função SE() ................................................................................................................................ 9 
Removendo registros duplicados ................................................................................................ 10 
Tratamento de erros ................................................................................................................... 11 
Validação de dados ..................................................................................................................... 12 
Lista de dados .......................................................................................................................... 13 
Funções de pesquisa ................................................................................................................... 15 
Utilizando a função PROCV() ................................................................................................... 15 
Função CORRESP() ................................................................................................................... 17 
Banco de Dados ........................................................................................................................... 18 
Função BDSOMA() ................................................................................................................... 19 
Função BDMÉDIA() .................................................................................................................. 21 
Proteção de células e pastas de trabalho ................................................................................... 22 
Bloqueando células ................................................................................................................. 22 
Configurar para abrir somente leitura .................................................................................... 25 
Inserir senha para abrir e/ou editar o arquivo ........................................................................ 27 
Teste de hipóteses ...................................................................................................................... 28 
Atingindo meta ........................................................................................................................ 28 
Tabela de dados ...................................................................................................................... 29 
 
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Cenários ................................................................................................................................... 32 
Solver ....................................................................................................................................... 35 
Consolidação de planilhas ........................................................................................................... 37 
Tabela Dinâmica e Gráfico Dinâmico .......................................................................................... 39 
Tabela dinâmica ...................................................................................................................... 39 
Gráfico dinâmico ..................................................................................................................... 46 
Hiperlinks..................................................................................................................................... 52 
Funções de texto ......................................................................................................................... 60 
Exportando dados do Excel ......................................................................................................... 61 
Importando dados externos ........................................................................................................ 62 
De Arquivo Texto ..................................................................................................................... 62 
Do access ................................................................................................................................. 65 
Introdução às macros .................................................................................................................. 66 
Gravando uma macro .............................................................................................................. 68 
Atribuindo a macro a um objeto ............................................................................................. 72 
Alterando uma macro ............................................................................................................. 73 
Excluindo uma macro .............................................................................................................. 75 
 
 
 
 
EFAZ – Curso de Excel Essencial Aplicado Às Unidades Fazendárias 4 
Revisão de conceitos 
 
Subtotal 
 
Utilizado para calcular os subtotais por categorias agrupadas, seguidas, 
no final, pelo total geral. 
 
 
 
Prática 1: Calcular os subtotais da planilha. 
 
1. Classifique as informações em ordem crescente do nome do credor. 
 
 
 
 
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2. Em seguida deveremos utilizar a função subtotal, localizada no menu 
“Dados”, grupo “Estrutura de Tópicos”. 
 
 
 
 
 
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Nomeando um intervalo 
 
Prática 2: Nomear o intervalo A2:A12 - “Funcionários” e o intervalo C2:D12 – 
“Cargos. 
 
 
 
 
 
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Referência Relativa 
 
Por padrão, o Excel trabalha com referências relativas, ou seja, esta 
referencia é alterada quando copiamos ou movemos a célula que contem uma 
fórmula, ajustando a linha e ou a coluna para onde é copiada ou movida. 
 
Exemplo: 
 
 
 
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Referência Absoluta 
 
O endereçamento da célula não é modificado, mantendo-se como 
original sua linha e sua coluna. Para isso, usamos o símbolo $ antes da linha e 
$ antes da coluna. 
 
Exemplo: $A$5, para onde essa célula for copiada ou movida a 
referencia absoluta permanecerá, ou seja, A5. 
 
 
 
Referência Mista 
 
Nesse caso é possível tornar absoluto ou a linha ou a coluna. 
 
Com relação às referências mistas, estas são utilizadas quando se 
pretende fixar apenas a coluna ou a linha de uma determinada célula, como por 
exemplo, em C$3, em que a coluna é relativa e a linha é absoluta. 
 
Exemplo:EFAZ – Curso de Excel Essencial Aplicado Às Unidades Fazendárias 9 
Função SE() 
 
Esta função verifica se uma condição foi satisfeita e retorna um valor se 
for verdadeiro ou outro valor, se for falso. É uma função condicional, ou seja, se 
o teste lógico for verdadeiro, o primeiro valor é assumido, caso contrário (falso) 
o segundo é assumido. 
 
Prática 3: Utilizar a função SE() para retornar a situação de cada aluno, de 
modo que se saiba se ele foi aprovado ou reprovado. 
 
 
 
 
 
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Removendo registros duplicados 
 
Em um conjunto de registros, é possível remover aqueles que são 
duplicados. 
 
 
 
Prática 4: Remover os registros duplicados na tabela. 
 
 
 
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Tratamento de erros 
 
 Os tipos de erros mais comuns no Excel são os seguintes: 
• #DIV/0 
a. Ocorre quando efetuamos uma divisão por zero, o que caracteriza 
uma operação inválida. Qualquer fórmula que efetue uma divisão 
por zero irá retornar o erro #DIV/0. 
• #N/D 
a. Erro ao tentar utilizar uma função de pesquisa e referência, cujo 
valor não foi localizado, ou não indisponível. As funções que 
podem resultar neste erro são PROCV, PROCH, PROC e 
CORRESP. 
• #NOME? 
a. Ocorre ao fazer referência a uma fórmula, intervalo, célula ou 
função inexistente. 
• #NÚM! 
a. Pode ocorrer quando se insere um argumento inválido para uma 
função, quando é informado um argumento não-numérico numa 
quando era esperado um valor numérico, e quando a fórmula 
 
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retorna um valor demasiadamente grande ou pequeno, fora dos 
limites do Excel 
• #REF! 
a. Em geral, ocorre devido a alguma manipulação de exclusão de 
uma Planilha ou Coluna, alterando a referência anterior. Esse erro 
também pode ocorrer quando a fórmula resultar uma referência 
inválida (ex. PROCV). 
• #VALOR! 
a. Exibido quando a fórmula incluir células que contêm tipos 
diferentes de dados. Exemplo: uma ou mais células incluídas em 
uma fórmula contêm texto e a fórmula executa o cálculo 
matemático, como por exemplo, SOMA. 
• ###### 
a. Ocorre em caso de valor muito grande – com vários dígitos – tiver 
de ser mostrado em uma coluna que seja larga o suficiente para 
exibi-lo em sua totalidade ou quando você estiver tratando de 
horas negativas 
 
Função SEERRO() 
 Esta função retorna uma expressão ou símbolo quando, em uma célula, 
resulta um erro. 
 Argumentos: 
Valor: corresponde ao cálculo que será realizado ou a função que será 
aplicada. 
Valor_se_erro: expressão, número ou símbolo que deverá ser 
retornado caso o cálculo resultar em erro. 
Validação de dados 
 
Use a validação de dados para controlar o tipo de dados que os usuários 
inserem em uma célula. Por exemplo, é possível restringir a entrada de dados 
a certo intervalo de datas, limitar opções usando uma lista ou garantir que 
 
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apenas números inteiros positivos sejam inseridos. Como padrão, o Excel 
permite que o usuário insira qualquer tipo de informação na célula. 
 
Lista de dados 
 
 
 
 
 
 
Prática 5: Inserir, na célula B2, uma lista suspensa com o “nome” dos 
funcionários. 
 
 
 
 
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Prática 6: Inserir, na célula B3, uma lista suspensa com a “matrícula” dos 
funcionários. 
 
 
 
 
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Funções de pesquisa 
 
Utilizando a função PROCV() 
 
A função PROCV busca a ocorrência de um texto e retorna outras 
colunas da mesma linha. Permite que você digite o valor de uma célula para 
procurar o valor em uma célula correspondente. 
 
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Prática 7: Localizar o “cargo” do funcionário “Pedro”. 
 
 
 
Prática 8: Retornar o “vencimento base” do funcionário “Pedro”. 
 
 
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Função CORRESP() 
 
A função CORRESP procura um item especificado em um intervalo de células 
e retorna a posição relativa desse item no intervalo. 
 
 
 
 
 
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Prática 9: Retornar a posição do registro ‘Pedro’ na tabela. 
 
 
 
 
 
 
Banco de Dados 
 
Coleção de dados armazenados eletronicamente, no Excel, uma base 
de dados é uma tabela. As colunas da tabela consideramos campos e as 
linhas, os registros. Cada campo deve ser representado por um nome e não 
por um valor. Campos não podem ter o mesmo nome. 
 
 
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Função BDSOMA() 
 
Adiciona os números em um campo (coluna) de registros em uma lista 
ou banco de dados que coincidem com as condições especificadas. 
 
Sintaxe 
 
BDSOMA(banco_dados;campo;critérios) 
 
Banco de dados: é o intervalo de células da lista ou do banco de dados. 
Um banco de dados é uma lista de dados relacionados em que as linhas de 
informações relacionadas são os registros e as colunas de dados são os 
campos. A primeira linha da lista contém os rótulos de cada coluna. 
 
Campo: indica a coluna que será usada na função. O campo pode ser 
dado como texto com o rótulo da coluna entre aspas, como "Idade" ou 
"Rendimento", ou como um número (sem aspas) que represente a posição da 
coluna dentro da lista: 1 para a primeira coluna, 2 para a segunda coluna e 
assim por diante. 
 
Critérios: são os intervalos de células que contém as condições 
especificadas. Você pode usar qualquer intervalo para o argumento de 
critérios, desde que ele inclua pelo menos um rótulo de coluna e pelo menos 
 
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uma célula abaixo do rótulo de coluna para especificar uma condição para a 
coluna. 
 
Utilizaremos o arquivo abaixo para utilizar a função Bdsoma(). Note que 
utilizaremos a planilha “Bdsoma” para inserir a função. 
 
 
 
 
Prática 10: Calcular o montante do “valor transferido total” utilizando-se como 
critério o beneficiário “Instituto Vital Brasil” e o concedente “Fundo Nacional de 
Saúde/MS”. 
 
 
 
 
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Função BDMÉDIA() 
 
Prática 11: Utilizando-se o mesmo beneficiário e o mesmo concedente da 
prática anterior, calcular a média do “valor transferido total”. 
 
 
 
 
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Outras funções utilizando Banco de Dados e a similaridade com as 
demais funções do Excel: 
 
Função Função B...() 
cont.núm() Bdcontar() 
cont.valores() Bdcontara() 
máximo() Bdmáx() 
mín() Bdmín() 
 
Proteção de células e pastas de trabalho 
 
Bloqueando células 
 
Ao bloquear células, evitamos que fórmulas ou dados sejam alterados 
indevidamente. O procedimento garante segurança para informações 
importantes. 
 
Prática 12: Desbloquear toda a planilha, com exceção do intervalo C3:C5, 
campos estes que retornam o valor do INSS, Base de Cálculo do IR e IRRF. 
 
 
 
 
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Prática 13: Após bloquear o intervalo solicitado, proteger a planilha, de modo a 
evitar que o usuário altere suas informações.EFAZ – Curso de Excel Essencial Aplicado Às Unidades Fazendárias 25 
 
 
Configurar para abrir somente leitura 
 
Prática 14: Configurar a planilha para abrir no modo “recomendável somente 
leitura”. 
 
 
 
 
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Inserir senha para abrir e/ou editar o arquivo 
 
Prática 15: Configurar para abrir a planilha somente com senha. Configurar 
também que o usuário digite senha caso ele queira editar o arquivo, caso 
contrário ele abrirá no modo somente leitura. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Teste de hipóteses 
 
O teste de hipóteses é o processo de alteração dos valores nas células 
para ver como essas alterações afetarão o resultado das fórmulas na planilha. 
 
Existem três tipos de ferramentas de teste de hipóteses no Excel: 
cenários, tabelas de dados e Atingir Meta. 
 
Cenários e tabelas de dados usam conjuntos de valores de entrada e 
fazem uma projeção progressiva para determinar os possíveis resultados. O 
recurso Atingir Meta é diferente de cenários e tabelas de dados, pois utiliza um 
resultado e faz uma projeção regressiva para determinar os possíveis valores 
de entrada que produziram esse resultado. 
 
Atingindo meta 
 
Encontra o resultado desejado ajustando um valor de entrada. 
 
Prática 16: Calcule o valor do salário bruto, de modo que o salário líquido seja 
de R$ 8.000,00. 
 
 
 
 
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Tabela de dados 
 
Uma tabela de dados é um intervalo de células que mostra como a alteração 
de uma ou duas variáveis nas suas fórmulas irá afetar os resultados dessas 
fórmulas. 
 
Tabelas de dados fornecem um atalho para o cálculo de vários resultados em 
uma operação e uma maneira de exibir e comparar os resultados de todas as 
diferentes variações na sua planilha. 
 
 
 
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Prática 17: Retorne o custo total de acordo com as variáveis “preço unitário” e 
“quantidade” apresentadas na planilha. 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Prática 18: Retorne o valor da prestação mensal, conforme as variáveis “taxa 
de juros” e “quantidade de meses”. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Cenários 
 
Cenários servem para simularmos variadas situações baseados em valores. 
 
Prática 19: Inserir um resumo dos valores de INSS, IRRF e salário líquido 
variando conforme os salários líquidos. Cenário 1: R$ 1.200,00 – Cenário 2: 
R$ 2.500,00 – Cenário 3: R$ 5.000,00 – Cenário 4: R$ 8.000,00. 
 
 
 
 
 
 
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Solver 
 
A função do solver é um teste de hipóteses. Com ela, é possível 
encontrar o valor ideal para uma situação. Ele ajusta automaticamente os 
valores de determinadas células as quais são consideradas variáveis. É um 
dos suplementos do Excel e geralmente vem desabilitado. Logo, é necessário 
habilitá-lo para a sua utilização. 
 
 
 
 
 
 
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Prática 20: Definir o objetivo de R$ 40.000,00 para a célula E14, utilizando-se 
como restrições que o valor unitário do Desktop seja menor ou igual a R$ 
1.900,00 e o valor unitário do notebook seja menor ou igual a R$ 1.600,00. 
 
 
 
 
 
Após aberta a janela conforme a figura abaixo, basta clicar sobre o comando 
que se deseja incluir. 
 
 
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Consolidação de planilhas 
 
Para resumir e relatar os resultados de planilhas separadas, você pode 
consolidar dados de cada planilha separada em uma planilha principal. As 
planilhas podem estar na mesma pasta de trabalho que a planilha principal ou 
em outras pastas de trabalho. 
 
Prática 21: Consolidar as informações dos meses de janeiro, fevereiro e 
março/2014. 
 
 
 
 
 
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Tabela Dinâmica e Gráfico Dinâmico 
Tabela dinâmica 
 
A tabela dinâmica é uma ferramenta interativa e extremamente útil para 
análise de dados e tomada de decisões, cruzando informações de maneira 
rápida e flexível. 
 
Com ela, você pode resumir centenas de informações de forma clara e 
objetiva e assim facilitar a análise dessas informações, gerando rapidamente 
novas tabelas onde serão analisadas de várias formas diferentes. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Prática 22: Inserir uma tabela dinâmica de modo a retornar o repasse total 
(janeiro a dezembro, sem juros e mora) por região. 
 
 
 
 
 
 
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Prática 23: Inserir uma tabela dinâmica de modo a retornar o total geral por 
tipo de tributo. 
 
 
 
 
 
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Prática 24: Inserir uma tabela dinâmica de modo a retornar o montante do 
repasse do principal e o do montante de juros e mora, por município. 
 
 
 
Prática 25: Inserir uma tabela dinâmica de modo a retornar o montante do 
repasse do principal nos meses de janeiro, fevereiro e março para os 
municípios de Macaé, Niterói, Rio de Janeiro e São Gonçalo. 
 
 
 
 
 
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Prática 26: Inserir uma tabela dinâmica de modo a retornar o montante do 
repasse do principal nos meses de janeiro, fevereiro e março, por tipo de 
tributo. 
 
 
 
Prática 27: Inserir uma tabela dinâmica de modo a retornar o montante do 
repasse do principal, a média, o repasse máximo e o repasse mínimo, por tipo 
de tributo, considerando-se o período de janeiro a dezembro. 
 
 
 
 
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Gráfico dinâmico 
 
Utilizando esta ferramenta, podemos aplicar filtros e mover campos de 
posição de tal maneira que o gráfico é dinamicamente alterado para refletir os 
filtros e/ou alterações efetuadas. 
 
Prática 28: Inserir um gráfico dinâmico, de modo a retornar o montante do 
repasse, em janeiro, por região (excluindo-se a região metropolitana). 
 
 
 
 
 
 
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Prática 29: Inserir um gráfico dinâmico, de modo a visualizar o montante 
repassado, por tributo, nos meses de janeiro, fevereiro e março.EFAZ – Curso de Excel Essencial Aplicado Às Unidades Fazendárias 51 
Prática 30: Inserir um gráfico dinâmico, de modo a visualizar o montante 
repassado aos municípios de Belfort Roxo, Niterói, Nova Iguaçu, São João de 
Meriti e Saquarema, nos meses de janeiro, fevereiro e março. 
 
 
 
 
 
 
 
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Hiperlinks 
 
Para obter acesso rápido às informações relacionadas em outro arquivo 
ou em uma página da Web, você pode inserir um hiperlink em uma célula da 
planilha. 
 
Prática 31: Inserir, na planilha “índice” hiperlinks para as demais planilhas da 
pasta de trabalho. 
 
 
 
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Prática 32: Inserir um hiperlink para o site da “Educação Fiscal”, localizado no 
portal da Secretaria de Estado de Fazenda. 
 
 
 
 
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Prática 33: Inserir um hiperlink com o intuito de enviar um e-mail para o Grupo 
de Educação Fiscal. 
 
 
 
 
 
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Prática 34: Inserir um hiperlink para o usuário inserir informações em um novo 
arquivo. 
 
 
 
 
 
 
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Funções de texto 
 
 
 
Prática 35: Utilizar as funções de texto discriminadas na coluna “B” da planilha. 
 
 
 
 
 
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Exportando dados do Excel 
 
Para exportar dados do Excel para um arquivo de texto, use o comando 
Salvar como. 
 
 
 
 
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Geralmente os gerenciadores de Banco de dados leem arquivos csv e texto. 
 
Importando dados externos 
De Arquivo Texto 
 
 
 
 
 
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Prática 36: Importar o arquivo de texto com as informações acerca dos 
pagamentos efetuados a fornecedores. 
 
 
 
 
 
 
 
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Do access 
 
 
 
 
Prática 37: Importar o arquivo gerado no programa Access. 
 
 
 
 
 
 
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Introdução às macros 
 
Primeiramente, deveremos habilitar as funcionalidades de macro na guia 
desenvolvedor: 
 
 
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Gravando uma macro 
 
Uma macro é uma sequência de comandos e funções armazenados em 
um módulo do Visual Basic for Applications - VBA e pode ser executada 
sempre que você precisar executar uma tarefa. Quando você grava uma 
macro, o Excel armazena informações sobre cada etapa realizada à medida 
que você executa uma sequência de comandos. 
Existem duas maneiras distintas para a criação de uma macro: 
• Podemos usar o gravador de Macros: Nesse caso o Excel grava cada 
uma das ações que farão parte da Macro e transforma essas ações nos 
comandos VBA equivalentes. Quando a macro for executada, os 
comandos VBA é que serão efetivamente executados. Cada comando 
VBA corresponde a uma ação efetiva da macro. 
 
• Criar a Macro usando VBA: A partir do momento em que você domina a 
linguagem VBA, poderá criar a macro digitando os comandos VBA 
necessários. Isso é feito usando o Editor de VBA. 
 
 
 
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Prática 38: Gravar uma macro para formatar a célula com preenchimento em 
amarelo, cor da fonte vermelho e negrito. 
 
 
 
 
 
 
 
 
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EFAZ – Curso de Excel Essencial Aplicado Às Unidades Fazendárias 71 
Utilizando-se a tecla de atalho, CTRL+J: 
 
 
 
 
 
 
 
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Atribuindo a macro a um objeto 
 
Prática 39: Atribuir a macro “Sorteio” a um objeto. 
 
 
 
 
 
 
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Alterando uma macro 
 
Depois de gravar uma macro, você poderá exibir o código da macro com 
o Editor do VBA para corrigir erros ou alterar a função da macro. O Editor do 
VBA é um programa criado para facilitar a escrita e a edição de código de 
macro para principiantes e fornece bastante Ajuda on-line. Você não precisa 
aprender a programar ou a usar a linguagem do Visual Basic para fazer 
alterações simples nas suas macros. 
 
Na Figura a seguir temos um exemplo de código associado com uma 
Macro. Esse é um exemplo de código VBA: 
 
EFAZ – Curso de Excel Essencial Aplicado Às Unidades Fazendárias 74 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Excluindo uma macro 
 
 
 
 
 
 
 
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