AULA 02 FERRAMENTAS ADMINISTRATIVAS

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Ferramentas 
Administrativas
ProfªGEANE BARRETO
Mestra em Ciências Ambientais e Saúde (PUC-GO)
MHB – Master in Health Business (FECAP-BA)
Especialista em Enfermagem do Trabalho (UGF
Graduada Enfermagem (1995/UCSAL-BA)
Objetivos e utilização
 Permitem a organização, planejamento de expansão e avaliação da
empresa ou serviço de saúde;
 Podem ser utilizadas nos vários níveis da organização. Uso mais
comum pelos gestores;
 Utilizadas também na estruturação de projetos pessoais;
 Ferramentas comuns:
Análise ou matriz swot ou FOFA
5w2h
5s
Ciclo PDCA
Matriz GUT
Utilização da 
planilha 5w2h
Processo de planejamento utilizando a 
ferramenta 5w2h
O método 5W2H consiste em uma série de perguntas
direcionadas ao processo produtivo e permite identificar
as rotinas mais importantes, detectando seus
problemas e apontando soluções.
Processo de planejamento utilizando a 
ferramenta 5w2h
Exemplo prático:
 Programando uma viagem
 Como toda atividade que exige um planejamento prévio, a programação de uma
viagem precisa ser muito bem pensada e esquematizada para não haver imprevistos
na hora do seu momento de lazer mais esperado do ano. Por isso, a utilização
do 5w2h pode ser uma excelente alternativa para auxiliá-lo no planejamento de sua
viagem de férias ou de fim de ano.
 Selecionando um profissional
 Definir estratégia para um processo de seleção de enfermeira para atenção
primária em um PSF do subúrbio ferroviário na cidade de Salvador.
 Planejamento da construção do projeto de TCC
 Definir estratégias que auxiliem o bom andamento do projeto de conclusão de
curso.
Exemplo prático:
Análise de SWOT
 A SWOT (FOFA) é uma ferramenta de análise da sua empresa
de onde ela está inserida.
Obter uma ampla visão da realidade da sua empresa, uma vez
que ela se propõe a analisar os pontos internos e externos que
afetam a organização.
O termo SWOT é um acrônimo das palavras em inglês:
Forças (Strengths),
Fraquezas (Weaknesses),
Oportunidades (Opportunities)
Ameaças (Threats)
FOFA e suas atribuições
 Forças: Representa as qualidades positivas da empresa, ou seja, tudo aquilo que
agrega valores e está sob o controle da organização.
 Fraquezas: As fraquezas são pontos que atrapalham, não trazem vantagens
competitivas para a corporação. As Fraquezas também estão sob o comando
empresa.
 Oportunidades: As oportunidades são fatores externos (que não estão sob
influência da empresa) e quando surgem, trazem benefícios para a corporação. Para
compreendermos o conceito de oportunidades, temos como exemplo uma nova lei que
possa beneficiar a empresa de algum modo;
 Ameaças: As ameaças não estão sob o controle da empresa, porém são fatores
que podem prejudicar a corporação de algum modo. Um exemplo pode ser a entrada
de uma grande empresa no segmento;
Exemplo prático:
 Um restaurante localizado na
cidade de Salvador possui uma
culinária de alta qualidade e
problemas com mau atendimento.
Observe como foram listados
todos os itens desse restaurante
na matriz SWOT:
Exemplo prático:
 Só saber seus pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças não é
suficiente.
 Com base na análise feita nos elementos colocados na matriz, é importante
montar planos de ação e de contingência pensando na estratégia do negócio
como um todo.
 Desse modo, qual medida poderíamos chegar tranquilamente?
 Cite 3 medidas de direção para o negócio (restaurante):
MEDIDA 01:
Promover treinamentos para equipe de atendimento: Deste modo é possível
melhorar o ponto fraco da empresa e se aproximar cada vez mais de um
atendimento que os clientes considerem ideal.
MEDIDA 02:
Promoções para fidelização de clientes: Como observou-se a ameaça de novos
concorrentes entrando no mesmo segmento, se torna importante conquistar
fidelidade dos clientes que já frequentam o restaurante.
MEDIDA 03:
Ampliar divulgação do restaurante: Com o aumento de propaganda em feiras
gastronômicas para públicos específicos é possível conquistar novos clientes.
Dinâmica de preenchimento
Brainstorm
https://www.youtube.com/results?search_query=5+Passos+para+um+Brainstorming+perfeito
Passos da utilização da qualidade 5S
O 5S ou Programa 5S
 Conjunto de cinco conceitos simples
que, ao serem praticados, são
capazes de:
 Modificar o seu humor,
 Ambiente de trabalho,
Maneira de conduzir suas
atividades rotineiras
 Atitudes.
Passos da utilização da qualidade 5S
1º S - Senso de utilização
 Identificar materiais, equipamentos, ferramentas, utensílios, informações e dados
necessários e desnecessários, descartando ou dando a devida destinação àquilo
considerado desnecessário ao exercício das atividades.
2º S - Senso de ordenação
 Definir locais apropriados e critérios para estocar, guardar ou dispor materiais,
equipamentos, ferramentas, utensílios, informações e dados de modo a facilitar o
seu uso e manuseio, facilitar a procura, localização e guarda de qualquer item.
3ºS - Senso de limpeza
 Eliminar a sujeira para manter limpo o ambiente (parede, armários, o teto, gaveta,
estante, piso), manter dados e informações atualizados para garantir a correta
tomada de decisões. O mais importante neste conceito não é o ato de limpar, mas o
ato de "não sujar".
Passos da utilização da qualidade 5S
4º S - Senso de asseio
 Significa ainda ter comportamento ético, promover um ambiente
saudável nas relações interpessoais - sociais, familiares ou
profissionais - cultivando um clima de respeito mútuo nas diversas
relações.
5ºS - Senso de autodisciplina
 Desenvolver o hábito de observar e seguir normas, regras,
procedimentos, sejam elas escritas ou informais. Este hábito é o
resultado do exercício da força mental, moral e física.
Ciclo PDCA
 https://www.youtube.com/watch?v=vQMIogXzn1U
Matriz GUT
Planejamento Estratégico
Planejamento Estratégico
https://www.youtube.com/watch?v=S0Q16PkzFTI
https://www.youtube.com/watch?v=C3moesGWeUY
DESCRIÇÃO DO CASO
Clínica Médica A é a maior do Hospital Universitário Clemente de Faria, assim, é a
que apresenta maior dificuldade de gerenciamento, uma vez que possui maior número de
funcionários com maior tempo de atuação no Hospital (42 técnicos, um enfermeiro gerencial,
três enfermeiros assistenciais e diversos médicos plantonistas, residentes e preceptores; com
mais de cinco anos de serviço), e maior número de pacientes de média à alta complexidade,
apresentando diversos riscos assistenciais. Assim, estudos com intuito de aprimorar o
processo de gestão desta clínica são importantes e incentivados pela alta direção do HUCF.
Ressalta-se que a Gerente de Enfermagem autorizou a aplicação da ferramenta SWOT, assim
como sua divulgação meramente para fins acadêmicos e científicos.
De acordo com análises, o número de funcionários não atende às necessidades do setor,
comparando a complexidade dos pacientes e o número de leitos. Aliado a isso, observa-se alta
taxa de absenteísmo. Observa-se, ainda, que a equipe é bem receptiva a críticas e orientações,
apesar das dificuldades com os funcionários efetivos. Sob a observação dos técnicos, os
aspectos que os motivam a trabalhar nesta clínica foram: alto fluxo de atividades a serem
realizadas; tempo de convivência com a equipe; divisão das atividades; cooperação entre os
funcionários; corporativismo; alto nível de instrução (profissionais de nível superior:
enfermeiro, bioquímico, pedagogo, fonoaudiólogo, acadêmicos de diversas áreas). Já os
aspectos negativos observados foram: baixo salário; infraestrutura inadequada; falta de
medicação; número de funcionários no turno diurno insuficiente, gerando sobrecarga de
trabalho. Quando averiguado a avaliação da equipe pelos técnicos em enfermagem, em
atribuições de desempenho de 0 a 10, o desempenho se pontuoucom a nota oito. Apesar das
deficiências já mencionadas, os técnicos concordam que precisam aprimorar suas técnicas, mas
sugerem a necessidade de melhores condições de trabalho para que isso seja viável. Durante a
observação das atividades dos funcionários, não houve constatação de nenhuma deficiência
técnica.
Fonte: Revista Eletrônica Gestão & Saúde ISSN:1982-4785 Souza LPS, Souza AMV, Pereira KG et 
al Matriz SWOT como ferramenta de Gestão para melhoria da Assistência.
DESCRIÇÃO DO CASO
A empresa na qual se refere este trabalho, está situada no município de Américo Brasiliense, estado
de São Paulo. É uma empresa de grande porte do ramo hospitalar fundada em 2008, há mais de 8 anos
essa empresa atua na assistência hospitalar atendendo pacientes de todo o estado e também de outros
estados, não se limitando apenas ao estado de São Paulo.
Seu principal serviço é a assistência médica, atendendo 32 especialidades diferentes (sendo 28
médicas e 4 não médicas). Além desses atendimentos, o hospital possui um serviço de verificação de
óbito (SVO), que aponta a definição das causas de pacientes que venham a falecer por razões naturais.
O SVO atende tanto a rede pública quanto a rede privada. É uma instituição reconhecida por sua
qualidade de serviço, possuindo acreditações e sendo referência no estado.
Portanto, para adquirir níveis de excelência ainda maiores, é essencial corrigir erros em relação a
qualidade e oferecer uma maior segurança para o paciente. Baseado nas informações provenientes das
inspeções realizadas nas alas assistências, ficou claro a existência de materiais vencidos nos
subestoques, que são denominados de CAM (centros de armazenamento de materiais).
Fonte: VI Congresso Brasileiro de Engenharia de Produção. PR, Brasil, 30 de 
novembro a 02 de Dezembro de 2016.