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i UNIVERSIDADE LUEJI ANKONDE ESCOLA SUPERIOR POLITÉCNICO DA LUNDA SUL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAÇÃO E GESTÃO ADMINTRSTAÇÃO DE ESTOQUE COMO ESTRATÉGIA PARA RENTABILIDADE DAS EMPRESAS Autor: Arão Manuel Mbongue ii UNIVERSIDADE LUEJI A´NKNDE ESCOLA SUPERIOR POLITÉCNICA DA LUNDA-SUL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAÇÃO E GESTÃO TÍTULO: ADMINTRSTAÇÃO DE ESTOQUE, ESTRATÉGIA PARA RENTABILIDADE DAS EMPRESAS. Monografia apresentada no Departamento de Administração e Gestão para a obtenção do título de licenciado em Administração e Gestão. Monografia Nº _________ Autor: Arão Manuel Mbongue Orientador: Mcs. Manuel A. da Silva Coimbra Saurimo/2015 iii DEDICATÓRIA A Deus todo-poderoso Minha mãe Adelaide João, que sua alma descanse em paz Minha esposa, Zinha Maria, amiga, companheira e conselheira Meus filhos Arão, Elizabeth, Seno e Adelaide potenciais seguidores por excelência. iv AGRADECIMENTO A Deus por iluminar o meu caminho. Ao professor Manuel A. Silva Coimbra por ter aceitado o meu pedido, pelos conselhos, dedicação, pareceres críticos, encorajamento e pelo tempo concedido Gratidão imensa endereça-se também a minha esposa e aos meus filhos pelo apoio, carinho, amizade e compreensão. Aos meus amigos e colegas Abreu, Vasco, Alzira, Duracelma, Paula; a senhora Kulacama que no momento certo e horta certa encorajou-me a se escrever na ESPLS. Aos professores, funcionários da ESPLS, ao gerente da Loja Nosso Super e a todos que de forma directa ou indirecta contribuíram na minha formação. v ÍNDICE Lista de tabelas ……………………..…………………………….........……........……. vii Lista de Gráficos ……………………….…………………….........…………….…….. viii Lista de siglas e abreviatura ……………….……………........………………….…… ix RESUMO .................................................................................................................... x ABSTRACT ............................................................................................................... xi CAPÍTULO 1. INTRODUÇÃO ................................................................................... 12 1.1 TEMA: .............................................................................................................. 13 1.1.1 Delimitação do Tema ........................................................................... 13 1.2 JUSTIFICAÇÃO DA ESCOLHA DO TEMA ...................................................... 13 1.3 OBJECTIVOS .................................................................................................. 14 1.3.1 Objectivo Geral ........................................................................................ 14 1.3.2 Objectivos Específicos ............................................................................ 15 1.4 POPULAÇÃO E AMOSTRA ............................................................................. 15 1.5 FORMULAÇÃO DO PROBLEMA ..................................................................... 15 1.5.1 Hipótese .................................................................................................... 15 1.6 METODOLOGIA .............................................................................................. 15 1.6.1 Caracterização da pesquisa .................................................................... 15 1.7 MÉTODOS DE ABORDAGEM ......................................................................... 16 1.7.1 Método dedutivo. ..................................................................................... 16 1.7.2 Método Dialéctico .................................................................................... 16 1.8 PROCEDIMENTO DE COLECTA .................................................................... 17 1.8.1 Entrevista ................................................................................................. 17 1.8.2 Observação .............................................................................................. 17 1.8.3 Pesquisa bibliográfica ............................................................................. 18 1.8.4 Pesquisa documental .............................................................................. 18 CAPÍTULO 2. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA - ADMINISTRAÇÃO DE ESTOQUE .................................................................................................................................. 19 2.1 CONCEITO DE ESTOQUES ........................................................................... 19 2.1.1 Objectivo de estoque ............................................................................... 20 2.1.2 Políticas de estoque ................................................................................ 20 2.1.3 Tipos de estoques ................................................................................... 21 2.2 CONTROLO DE ESTOQUE ............................................................................ 22 vi 2.2.1 Função de controlo de estoque .............................................................. 22 2.2.2 Avaliação de estoque .............................................................................. 23 2.2.3 Custo Médio ............................................................................................. 24 2.2.4 Retorno de capital .................................................................................... 25 2.2.5 Giro de estoque ou rotatividade ............................................................. 25 2.2.6 Estoque de segurança ............................................................................. 26 2.3 INVENTÁRIO FÍSICO ...................................................................................... 27 2.4 A CURVA ABC ................................................................................................ 28 2.5 CUSTO DE ESTOQUE .................................................................................... 30 2.6 AVALIAÇÃO DE NÍVEIS DE ESTOQUE .......................................................... 34 2.6.1Tempo de reposição ................................................................................. 35 2.6.2 Ponto de Pedido ....................................................................................... 35 2.6.3 Lote de Compra ........................................................................................ 36 2.6.4 Estoque Máximo ...................................................................................... 36 2.7 PREVISÃO DE ESTOQUE .............................................................................. 36 CAPÍTULO 3. ARMAZENAGEM DE MATERIAIS .................................................... 42 3.1 CONCEITO DE ARMAZENAGEM ................................................................... 42 3.2 ESTOCAR MATERIAL INTELIGENTEMENTE ................................................ 43 3.3 NECESSIDADE DE ESPAÇO FÍSICO ............................................................. 44 3.4 O EQUIPAMENTO DE MOVIMENTAR MATERIAIS ....................................... 45 3.4.1 Cargas unitizadas .................................................................................... 46 CAPÍTULO 4. EMPRESA ESTUDADA .................................................................... 49 4.1 ANÁLISE E INTERPRETAÇÃO DE DADOS ...................................................50 4.1.1 Sistemas de controlo de estoque ........................................................... 50 4.1.2 Métodos de previsão de estoque ........................................................... 57 4.1.3 Processo de armazenamento ................................................................. 58 4.1.4 Particularidades da empresa estudada ................................................. 60 CONCLUSÃO ........................................................................................................... 61 RECOMENDAÇÕES ................................................................................................. 63 REFERÊNCIAS ......................................................................................................... 64 ANEXOS ................................................................................................................... 65 PÊNDICE .................................................................................................................. 68 vii LISTA DE TABELAS Tabela 1: Quadro de funcionários da Loja Nosso Super de Saurimo .………….…. 49 Tabela 2: Quadro de retorno de capital e rotatividade de estoque ………….....…… 52 Tabela 3: Quadro de capital investido em estoque ……………………….………….. 53 Tabela 4: Quadro de dados em ordem decrescente ……...………………………….. 55 Tabela 5: Quadro de dados em ordem crescente ……………………...………..…….55 viii LISTA DE GRÁFICOS Gráfico 1: Curva ABC …………………………………………..………….…………..… 56 ix LISTA DE SIGLAS E ABREVIATURAS ECC – Evolução de Consumo Constante ECS – Evolução de Consumo Sazonal ECT – Evolução de Consumo por Tendência GLP – Gás Liquefeito de Petróleo JIT – Just in Time MMA – Método de Média Aritmética MMP – Método da Média Ponderada MMMQ – Método da Média Mínimo Quadrado MUP – Método de Último Período NRSA - Nova Rede de Supermercados de Angola PEPS – Primeira a Entrar Primeiro a Sair PRESILD – Programa de Reestruturação do Sistema de Logística e de Distribuição de Produtos Essenciais à População SA – Sociedade Anónima UEPS – Último a Entrar, Primeiro a Sair x RESUMO Nos dias de hoje debate-se com problemas de fraca produção de materiais no mercado local e a escassez de divisa no mercado financeiro angolano associada a crise económica que o país vive motivada pela queda do preço de petróleo bruto, desde Junho de 2014, a gestão de estoque pode ser estratégia decisiva para rentabilizar as empresas do ramo comercial. No mercado, a contenda não é mais de preços, e sim, da busca incessante pela redução de custos e por uma melhor prestação de serviço ao cliente. Uma das fontes de redução de custos está no controlo e armazenagem de materiais, e embora este seja um fato incontestável, a gestão de estoques assim como outras áreas da administração, passa despercebida por parte de algumas empresas. Isso pode implicar em redução da lucratividade do negócio de forma silenciosa e quase imperceptível. Em Saurimo, nas pequenas e médias empresas, ocorre um paradoxo administrativo provocado pelo pouco conhecimento sobre gestão de estoques. É grande a quantidade de empresas que utilizam apenas o conhecimento intuitivo para gerir seus estoques, em detrimento das ferramentas padronizadas e difundidas nesta área. Diante deste contexto, o objectivo principal foi analisar as políticas de administração de estoque da loja nosso super em Saurimo. Foram observados alguns aspectos na pesquisa feita na empresa, tais como: o controlo de estoque que é muito bem feito pelo fato de trabalharem com um sistema actualizado e eficaz, seus métodos de previsão de estoque são bem aplicados, o processo de armazenagem de materiais é correcto, os materiais e produtos são movimentados de acordo com os tipos de transportes utilizados. O objectivo deste trabalho foi atingido, já que a loja sempre enxergou na mercadoria como capital financeiro imobilizado no armazém, pois o uso de sistemas de controlo de estoque informatizados e actualizados marca uma estratégia imprescindível para redução de custos e, obviamente caucionar competitividade e rentabilidade a empresa. Palavras-chave: Controlo. Previsão de estoque. Armazenagem. Loja xi ABSTRACT Today is struggling with problems of low production of materials in the local market and a shortage of currency in the Angolan financial market associated with the economic crisis that the country lives motivated by the fall in the price of crude oil, since June 2014, the inventory management can be a decisive strategy to monetize the business. On the market, the feud is not over prices, and yes, the incessant search for cost savings and improved customer service. One of the sources of cost reduction is in control and storage of materials, and although this is an indisputable fact, the inventory management as well as other areas of administration, go unnoticed by some companies. This may involve reducing the profitability of business quietly and almost imperceptible. In Saurimo, in small and medium-sized enterprises, an administrative paradox caused by little knowledge of inventory management. There is a great amount of companies that use only the intuitive knowledge to manage their inventory, to the detriment of standardized tools and widespread in this area. In this context, the main objective was to analyze the stock administration policies of our super store in Saurimo. Some aspects were observed in research done in the enterprise, such as: the control of stock that is very well done by the fact of working with a system well updated and effective, their methods of forecasting of stock are well applied, the process of storage of materials is correct, the materials and products are moved according to the types of transport used. The aim of this work was reached, since the store always saw the merchandise as financial capital asset in the warehouse because the use of computerized inventory control system and updated mark a vital strategy to reduce costs and support competitiveness and profitability the company. Keywords: Control. Inventory forecasting. Warehousing. Store 12 CAPÍTULO 1. INTRODUÇÃO Dada a instabilidade do mercado fornecedor, geralmente traduzida por “crises e bonanças”, a partir do momento em que a empresa esteja dotada de estratégias que auxiliem no controlo de estoque e armazenamento de materiais, podemos aferir que a sua rentabilidade será significativamente maior. Estas estratégias assentam na administração de estoque. É essencial que as empresas entendam o papel e a importância de administrar os estoques, cujo controlo permite reduzir as imperfeições que ocorrem na estocagem de materiais, sobretudo os custos a ele associados. Um dos principais papéis da gestão de estoque deve ser eficiente na coordenação dos níveis de estoque e o capital investido. Isto poderá ajudar minimizar as imobilizações crónicas do volume de materiais mantidos no armazém e desta forma aumentar o capital de giro. Nos dias de hoje a concorrência torna-se cada vez mais acirrada e detalhes podem fazer a diferença nas empresas em relação a sua rentabilidade financeira, tornando-a competitiva ou não. Dentro da área de administração de materiais é necessário um controlo de estoque robusto, evitando o custo de falta de matérias-primas, mas ao mesmo tempo não as solicitar em excesso, para melhor administrar o espaço físico do estoque, adequando-o com a real necessidade da empresa, reduzindo investimentos com infra-estrutura. Considerando que na maioria das empresas em Saurimo,os investimentos em materiais representam grande parte de seus activos, uma atenção cada vez maior deve ser dada a gestão de estoque. O presente trabalho se desenvolveu com base a uma pesquisa descritiva, qualitativa e quantitativa, quanto a natureza de método utilizado foi estudo de caso. O estudo de caso permitiu conectar os dados da empresa e do objectivo do tema, para além das conclusões e recomendações do final do trabalho. Estabeleceu um elo entre a teoria e a prática das questões iniciais e as conclusões, através de dados colhidos na Loja Nosso Super. Os instrumentos para colecta de dados desejados foram as entrevista (estruturadas e semi-estruturada), observação, pesquisa bibliográfica e documental, bem como se fez uso, ainda de uma análise 13 interpretativa dos factos ocorridos na empresa. Os métodos de abordagem usados foram dedutivo e dialéctico: Dedutivo - que permitiu tirar uma verdade particular de uma geral referente a administração de estoque; enquanto o Dialéctico – foi utilizado para a confrontação de dados colhidos nas empresas concorrentes. A orientação deste trabalho é apresentada em quatro (4) capítulos que podem oferecer discernimento, compreensão de administrar estoque por excelência: capítulo1, a introdução. No capítulo 2, tratamos de fundamentação teórica de gestão de estoque onde apresentamos e desenvolvemos algumas sistemáticas de administrar e controlar os níveis de estoque. No capítulo 3, tratamos de assuntos relacionados ao processo de armazenagem de materiais dando ênfase ao conceito de armazenagem, estocagem de materiais e necessidade de espaço físico, assim como equipamento utilizados na movimentação dos materiais. No capítulo 4, apresentamos os resultados da pesquisa tratando de armazenamento de materiais área decisiva na minimização de custos e no aumento de fluxo de caixa. 1.1 TEMA: Administração de estoque, estratégia para rentabilidade das empresas. 1.1.1 Delimitação do Tema O presente tema se limita à administração de estoque como estratégia para rentabilidade das empresas: caso Loja Nosso Super 1.2 JUSTIFICAÇÃO DA ESCOLHA DO TEMA A escolha deste tema foi feita de forma estratégica, devido a inexistência de produção académica a respeito da Administração de estoque, tratando o assunto de forma intuitiva. São inexistentes pesquisas que abordem os factores motivadores para que seja incrementada e a qual dificuldade enfrentada pelas empresas para utilizá-la. O amadurecimento da ideia do tema aconteceu pela 14 observação do mercado de micro, pequenas e médias empresas de Saurimo nos últimos anos, onde foi observado que a administração de estoque é usada de forma empírica, podemos concluir que é a causa de fraca rentabilidade de muitas empresas, levando-as a crise financeira prematura. Esta observação também evidenciou que o conhecimento e o incremento de gestão de estoque pode ser estratégia de rentabilidade para as empresas. Foi possível comprovar mediante observação feita em diversas empresas que em certos casos aplicam a administração de estoque, porém, dificilmente percebem a função desta ferramenta. Este artigo vai facilitar as empresas que conheçam melhor a gestão de estoque como estratégias de maximizar o serviço prestado ao consumidor, minimizar o investimento com estoque e maximizar a rentabilidade da organização. Faz parte dos principais objectivos da administração de materiais encontrar alternativas viáveis para que isso venha a acontecer, tomando as decisões correctas. Para Franceschini Gourgel (2013, p. 91), a principal meta de uma empresa é, sem dúvida, maximizar o lucro sobre o capital investido em fábrica e equipamentos, em financiamentos de vendas, em reserva de caixa e em estoques. Espera-se que o dinheiro investido em estoques seja o lubrificante necessário para a produção e o bom atendimento das vendas. Face a instabilidade de mercado fornecedor de materiais, como as empresas tem gerido seus estoques? Por esta pergunta suscitou interesse em realizarmos o presente trabalho. 1.3 OBJECTIVOS 1.3.1 Objectivo Geral Analisar as políticas sobre administração de estoque das empresas do ramo comercial. 15 1.3.2 Objectivos Específicos Descrever o sistema de controlo de estoque; Identificar métodos de previsão de estoque; Descrever o processo de armazenamento; Apontar as particularidades da empresa. 1.4 POPULAÇÃO E AMOSTRA Para a realização deste artigo fez-se levantamento de dados populacional nas empresas comerciais e industriais, localizadas na cidade de Saurimo. Como amostra do universo da população tomada como objecto de trabalho, foi a Loja Nosso Super. Realizou-se entrevistas estruturadas e semi- estruturadas com o gerente de loja, assim como uma observação minuciosa da realidade funcional. 1.5 FORMULAÇÃO DO PROBLEMA Será que as empresas de Saurimo aplicam a administração de estoque como estratégica para rentabilizar seus negócios? 1.5.1 Hipótese Se as empresas de Saurimo utilizam a administração de estoque em seus negócios, então elas são rentáveis. 1.6 METODOLOGIA 1.6.1 Caracterização da pesquisa O presente trabalho se desenvolveu com base a uma pesquisa descritiva, qualitativa e quantitativa, através do método de Estudo de Caso. Segundo Yin (2001, p. 32), define como: 16 “Uma investigação empírica que investiga um fenómeno contemporâneo dentro de seu contexto de vida real, especialmente quando os limites entre o fenómeno e o contexto não estão claramente definidos”. O Método Estudo de caso foi escolhido, porque pode, envolver exames de registos existentes, observação da ocorrência do fato, entrevistas estruturadas, entrevistas não estruturadas, etc. Mattar (1999, p. 84). Refere-se ao levantamento com mais profundidade de determinado caso ou grupo humano sob todos os seus aspectos. Entretanto, é limitado, pois se restringe ao caso que estuda, ou seja, um único caso, não podendo ser generalizado. Lakatos (2011, p. 276). “O estudo de caso conecta os dados da empresa e do objectivo da pesquisa, além das conclusões e recomendações do final do trabalho. O estudo estabelece um elo entre as questões iniciais e as conclusões estabelecidas, através de investigação da empresa, do tema abordado e da ligação entre a teoria e a prática”. 1.7 MÉTODOS DE ABORDAGEM 1.7.1 Método dedutivo. Segundo Lakatos (2011, p. 256), processo pelo qual, com base em enunciados ou premissas, se chega a uma conclusão necessária, em virtude da correcta aplicação de regras lógicas. É dedutivo o raciocínio que parte do geral para chegar ao particular, ou seja, do universal ao singular, isto é, para tirar uma verdade particular de uma geral. 1.7.2 Método Dialéctico De acordo Lakatos (2011, p. 91), que penetra o mundo dos fenómenos tendo em vista sua acção recíproca, da contradição inerente ao fenómeno e da mudança dialéctica que ocorre na natureza e na sociedade. 17 1.8 PROCEDIMENTO DE COLECTA Os procedimentos para colecta de dados desejados foram as entrevista (estruturadas e semi-estruturada), observação, pesquisa bibliográfica e documental. 1.8.1 Entrevista “Entrevistas representam um dos instrumentos básicos para colecta dos dados” Segundo Lakatos e Marconi (2011, p. 280): Trata-se de uma conversa oral entre duas pessoas, das quais uma delas é o entrevistador e a outra o entrevistado. O papel de ambos pode variar de acordo com o tipo de entrevista. Todas elas têm um objectivo, ou seja, a obtenção deinformações importantes e de compreender as perspectivas e experiencias das pessoas entrevistadas. Entrevista estruturada ou padronizada, segundo Lakatos e Marconi (2011, p. 281), é quando o pesquisador segue um roteiro previamente estabelecido. As perguntas feitas ao indivíduo são predeterminadas. A entrevista semi-estruturada, também chamada de assistemática, antropológica e livre – quando o entrevistador tem liberdade para desenvolver cada situação em qualquer direcção que considere adequada. É uma forma de poder explorar mais amplamente a questão. 1.8.2 Observação Observação, segundo Lakatos e Marconi, (2011, p. 277): A observação é uma técnica de colecta de dados para conseguir informações utilizando os sentidos na obtenção de determinados aspectos da realidade. Não consiste apenas em ver e ouvir, mas também em examinar factos ou fenómenos que se desejar estudar. 18 A observação ajuda o pesquisador na identificação e obtenção de provas a respeito de objectivos sobre os quais os indivíduos não têm consciência, mas que orientam seu comportamento. Desempenha papel importante nos processos de observação, no contexto da descoberta, e obriga o investigador a um contacto mais directo com a realidade. É o ponto de partida da investigação social. A observação tem como principal objectivo registar e acumular informações. Deve ser controlada e sistemática. Possibilita um contacto pessoal e estreito do investigador com o fenómeno pesquisado. 1.8.3 Pesquisa bibliográfica A pesquisa bibliográfica é feita a partir do levantamento de referências teóricas já analisadas, e publicadas por meios escritos e electrónicos, como livros, artigos científicos, páginas de Web sites. Qualquer trabalho científico inicia-se com uma pesquisa bibliográfica, que permite ao pesquisador conhecer o que já se estudou sobre o assunto. Existem porém pesquisas científicas que se baseiam unicamente na pesquisa bibliográfica, procurando referências teóricas publicadas com o objectivo de recolher informações ou conhecimentos prévios sobre o problema a respeito do qual se procura a resposta (FONSECA, 2002, p. 32). Para Gil (2007, p. 44), os exemplos mais característicos desse tipo de pesquisa são sobre investigações sobre ideologias ou aquelas que se propõem à análise das diversas posições acerca de um problema. 1.8.4 Pesquisa documental A pesquisa documental trilha os mesmos caminhos da pesquisa bibliográfica, não sendo fácil por vezes distingui-las. A pesquisa bibliográfica utiliza fontes constituídas por material já elaborado, constituído basicamente por livros e artigos científicos localizados em bibliotecas. A pesquisa documental recorre a fontes mais diversificadas e dispersas, sem tratamento analítico, tais como: tabelas estatísticas, jornais, revistas, relatórios, documentos oficiais, cartas, filmes, fotografias, pinturas, tapeçarias, relatórios de empresas, vídeos de programas de televisão, etc. (FONSECA, 2002, p. 32). 19 CAPÍTULO 2. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA - ADMINISTRAÇÃO DE ESTOQUE Neste capítulo fez-se referência ao conceito de estoque, seus objectivos e políticas, tipos de estoque, controlo de estoque, sua função, avaliação, custos médios, giro de estoque e estoque de segurança, inventário físico, custo de estoque, assim como avaliação de seus níveis, tempo de reposição, ponto de pedido, lote de compra estoque máximo e previsão de estuque e concomitantemente o armazenagem de materiais, seu conceito, estocagem de material inteligente, necessidade de espaço físico, equipamento de movimentação, cargas unitizadas. 2.1 CONCEITO DE ESTOQUES Administração é arte de conciliar as funções de planear, organizar, dirigir e controlar a fim de alcançar metas previamente estabelecidas. No entanto, é sabido que toda empresa deve ter um almoxarifado de bens físicos (alimentos e ferramentas) para suprir necessidade produtiva e operacional. Esse almoxarifado de pertenças deve ser bem planeado, dirigido e controlado para que não tenha por excesso nem falta de materiais. Por isso o gerenciamento de estoque é de suma importância para as organizações. Os estoques podem ser percebidos, como certa quantidade de itens mantidos em disponibilidade constante e renovados permanentemente. Para Francischini e Gurgel (2013, p. 91), define-se estoque como “quaisquer quantidades de bens físicos que sejam conservados, de forma improdutiva, por algum intervalo de tempo”. O estoque se faz necessário para o bom andamento das operações da empresa, de acordo com o Martins e Campos (2009, p. 198), a gestão de estoque constitui uma série de acções que permitem ao administrador verificar se os estoques estão sendo bem utilizados, bem localizados em relação aos sectores que deles se utilizam, bem manuseados e bem controlados. 20 2.1.1 Objectivo de estoque Para Dias (2010, p. 21), os objectivos principais de estoque, são: a) Determinar “o que” deve permanecer em estuque: número de itens; b) Determinar “quando” se devem reabastecer os estoques: periocidade; c) Determinar “quanto” de estoque será necessário para um período predeterminado: quantidade de compra; d) Accionar o departamento de compras para executar aquisição de estoque: solicitação de compra; e) Receber, armazenar e guardar os materiais estocados de acordo com as necessidades; f) Controlar os estoques em termos de quantidade e valor: fornecer informações sobre a posição do estuque; g) Manter inventários periódicos para avaliação das quantidades de estados dos materiais estocados; h) Identificar e retirar do estoque os itens obsoletos e danificados. 2.1.2 Políticas de estoque Segundo Pozo (2010, p. 28), a função de planear e controlar estoque é factor primordial em boa administração do processo produtivo. Preocupa-se com os problemas quantitativos dos materiais, sejam eles matérias-primas, materiais auxiliares, materiais em processo ou produtos acabados. De acordo como o Dias (2010, p. 17 – 18), dentro de grande variação de mercado, é necessário que o gerente de materiais se prepara de forma adequada, que fique capacitado a responder as novas exigências com relação as variações dos preços de venda de seus produtos acabados e dos preços da matéria- prima. Dentro de incerteza, uma das formas confiáveis e segura é a correcta implantação da política de estoque. 21 Aqueles que necessitam repor os estoques em regime inflacionários deparam com problemas complexos, já que o volume de vendas diminui e, certamente, seus preços estão sendo reajustados constantemente. Como consequência, ocorre a redução imediata na margem de lucro, agravada pela irregularidade da demanda na quase totalidade da sua linha de produtos. O ponto central na política de estoques é o custo de reposição. A administração deverá determinar ao departamento de materiais o programa de objectivos a serem atingidos, isto e, estabelecer certos padrões que serviam de guia aos programadores e controladores e também de critérios para medir o desempenho do departamento. Essas políticas são directrizes que, de maneira geral, são as seguintes: a) Metas quanto a tempo de entrega dos produtos ao cliente; b) Definição do número de depósitos e/ou de almoxarifados e da lista de materiais a serem estocados neles; c) Até que níveis deverão flutuar os estoques para atender a uma alta ou baixa das vendas ou a uma alteração de consumo; d) Até que ponto será permitido a especulação com estoques, fazendo compra antecipada com preços mais baixos ou comprando uma quantidademaior para obter desconto; e) Definição da rotatividade dos estoques. A definição dessas políticas é muito importante ao bom funcionamento da administração de estoque. Os itens c e e citados merecem grande atenção, porque é exactamente neles que também vai ser medido o capital investido em estoque. 2.1.3 Tipos de estoques Segundo Francischini e Gurgel (2013, p. 91), estoques podem ser, basicamente, de quatro tipos: 22 1- Estoque de matérias-primas – materiais e componentes comprados de fornecedores, armazenados na empresa compradora e que não sofreram nenhum tipo de processamento. 2- Estoques de materiais em processo – materiais e componentes que sofreram pelo menos um processamento no processo produtivo da empresa compradora e aguardam utilização posterior. 3- Estoque de produtos auxiliar – peças de reposição, materiais de limpeza, materiais de escritório etc. 4- Estoque de produtos acabados – produtos prontos para comercialização. 2.2 CONTROLO DE ESTOQUE 2.2.1 Função de controlo de estoque De acordo com o Francischini e Gurgel (2013, p. 159), a função de controlo é definida como um fluxo de informações que permite comparar o resultado real de determinada actividade com seu resultado planeado. Esse fluxo de informações pode ser visual ou oral, mas recomenda-se que seja documentado para que possa ser analisado, arquivado e recuperado quando necessário. Segundo Dia (2010, p. 15), a função de Administração de Estoque é maximizar o efeito do feedback de vendas e o ajuste do planeamento e programação da produção. Deve minimizar o capital investido em estoque, pois ele é de alto custo, e aumenta de acordo com o custo financeiro. Sem estoque é impossível uma empresa trabalhar, pois ele é amortecedor entre os vários estágios de produção até venda final do produto. Como premissa, é necessário haver um planeamento ou expectativa do resultado dessa actividade, sem o qual não há razão para implementar um controlo. Além disso, as informações que fluem na empresa devem ter algumas características essenciais: Correctas e precisas – fieldade ao estado da actividade. Válidas – mostrar o que se deseja medir. 23 Completas – abranger todos os aspectos importantes. Única e mutuamente exclusivas – não haver redundância. Compreensíveis – simples e inteligíveis Timing – geradas em tempo adequado. Controlo de estoque segundo Paoleschi (2014, p. 84), tem finalidade de manter os suprimentos estocados e disponíveis para serem requisitados, movimentados e transportados com segurança para os lugares de destino. Para isso devem ser embalados e alocados de maneira correcta em lugares adequados para permanecerem inalterados em sua forma e qualidade. Controlar adequadamente o estoque garante à empresa identificar falhas que podem vir a resultar em prejuízos futuros, pois, tem influência no resultado do produto final e em consequência na satisfação dos seus clientes. 2.2.2 Avaliação de estoque Segundo Paoleschi, (2014, p. 88), a gestão de estoque tem por finalidade a busca constante da redução dos valores monetários de seus estoques, actuando para mantê-los mais baixo possível e dentro de níveis de segurança dos volumes para atender a demanda. De acordo com o Pozo (2010, p.75-77), … Muitas empresas chegam a falência por imobilizar elevadas somas de capital em estoque, faltando-lhes recursos financeiros para capital de giro. Uma actividade importante dentro do conjunto da gestão de estoque é prever o valor de estoque em intervalo de tempo adequado e gerencia-lo, comparando-o com o planeado e tomar as devidas acções quando haver desvios de rotas. Os factores que justificam a avaliação de estoque são: a) Assegurar que o capital imobilizado em estoque seja o mínimo possível; b) Assegurar que estejam de acordo com a política da empresa; c) Garantir que a valorização do estoque reflicta exactamente seu conteúdo; 24 d) O valor desse capital seja uma ferramenta de tomada de decisões; e) Evitar desperdícios como obsolência, roubos, extravios, etc. (…) Podemos avaliar os estoques pelos métodos de custo médio, PEPS ou FIFO e UEPS ou LIFO, conforme descrito a seguir: PEPS (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair) ou FIFO (First In, First Out). Este método é baseado na cronologia das entradas e saídas. O procedimento de baixo dos itens de estoque é feito para ordem de entrada do material na empresa, o primeiro que entrou será o primeiro que sairá, e assim utilizaremos seus valores na contabilização de estoque. UEPS (Último a Entrar, Primeiro a Sair) ou LIFO (Last In, First Out). Esse método também é baseado na cronologia das entradas e saídas, e considera que o primeiro a sair deve ser o último que entrou em estoque, portanto, sempre teremos uma valorização do saldo baseado nos últimos preços. É um procedimento muito utilizado em economias inflacionárias, facilitado a contabilização dos produtos para definição de preços de venda e reflectindo custos mais próximos de realidade de mercado. 2.2.3 Custo Médio Segundo Pozo (2010, p. 78), a avaliação por este método é muito frequente, pois seu procedimento é simples e ao mesmo tempo age como um moderador de preços, eliminando as flutuações que possam ocorrer. Esse processo tem por metodologia fixação de preços médios entre todas as entradas e saídas. É baseado na cronologia das entradas e saídas. “O procedimento de baixa do valor dos itens é feito normalmente pela quantidade da própria ordem de fabricação e dos valores finais de saldo são dados pelo preço médio dos produtos” (Paoleschi 2014, p. 90), De acordo com o Francischini (2013, p. 185), o custo médio é o método mais utilizado pelas empresas, pelo qual calculamos a média entre o somatório do 25 custo e o somatório das quantidades, chegando a um valor médio de unidades em estoque se altera pela compra de outras unidades por um preso diferente. Já o Dias (2010, p. 132) diz que a avaliação feita através do custo médio é a mais frequente. Tem por base o preço de todas as retiradas, ao preço médio do suprimento total do item em estoque. Esse método age como estabilizador, pois equilibra as flutuações de preços; e, a longo prazo, reflecte os custos reais das compras de mercadorias. 2.2.4 Retorno de capital De acordo com o Pozo (2010, p. 34), a avaliação do Retorno de Capital investido em estoques (RC) é baseada no lucro das vendas anuais sobre o capital investido em estoque. Como parâmetro de validade de uma boa administração de estoques, o retorno de capital deve situar-se acima de um coeficiente 1, e quanto maior for o coeficiente melhor será o resultado da gestão de estoques. A fórmula utilizada é apresentada a seguir: 2.2.5 Giro de estoque ou rotatividade Segundo Paoleschi (2014, p. 90), giro de estoque é a quantidade de vezes, em determinado período, que o estoque médio que a empresa mantém é renovado. “A rotatividade ou giro de estoque é uma relação existente entre o consumo anual e o estoque médio” “O grande mérito de índice de rotatividade de estoque é que ele representa um parâmetro fácil para a comparação de estoques, entre empresas de mesmo ramo de actividades e entre classes de material em estoque”. (DIAS, 2010). RC = Lucro : Capital em Estoque RC = L : C 26 De acordo com o Pozo (2010, p. 35) giro de estoque é a avaliação do capital investido em estoques comparado com o custo das vendas anuais (R), ou da quantidade média de materiais em estoque dividido pelo custo anual das vendas. Arotatividade, este é o termo mais comummente utilizado tanto pelas empresas multinacionais como pelas nacionais, é expressa por meio da quantidade que o valor de estoque gira ao ano, ou seja, o valor investido ou sua quantidade de peças que atenderá um determinado período de tempo. Rotatividade = Custo de Vendas/Estoque; 𝑅 = CV E A avaliação da rotação de estoque por meio da Rotatividade é muito útil e rápida, facilitando a análise da situação operacional da empresa, e é um padrão mundial de análise e comparação. Quanto maior for o número da rotatividade, melhor será sua competitividade. 2.2.6 Estoque de segurança Segundo Pozo (2010, p. 54 – 55), estoque de segurança também conhecido por estoque mínimo ou estoque reserva, é uma quantidade mínima de peças que tem que existir no estoque com a função de cobrir as possíveis variações do sistema, que podem ser: eventuais atrasos no tempo de fornecimento (TR) por nosso fornecedor, rejeição do lote de compra ou aumento na demanda do produto. A situação mais cómoda é adoptar um estoque de segurança que supera toda e qualquer varação de sistema; porém, isso implicará não suportar. Então, a solução é determinar um estoque de segurança que possa optimizar os recursos disponíveis e maximizar os custos envolvidos. Para definirmos o nível do estoque de segurança, existem alguns modelos matemáticos para essa finalidade: - Método de Grau de Risco (MGR) ES = C x K - Métodos com Variação de Consumo e/ou Tempo de Reposição (MVC) ES = (Cm-Cn) + Cm x Ptr - Método com Grau de atendimento Definido (MGAD). 27 De acordo com o Martins e Campos (2009, p. 262), os estoques de segurança diminuem os ricos de não-atendimento das solicitações dos clientes externos ou internos. Segundo Dias (2010, p. 54 - 55), a importância do estoque mínimo é a chave para o adequado estabelecimento do ponto de pedido. De maneira utópica, o estoque mínimo poderia ser tão alto, que jamais haveria, para todas as finalidades práticas, ocasião de falta de material em estoque. Entretanto, desde que, em média, a quantidade de material representada pela margem de segurança não seja usada e, portanto, torna-se permanente no estoque, a armazenagem e os outros custos seriam elevados. E, ao contrário, estabelecer uma margem de segurança demasiado baixa acarretaria custos de rotura, que são os custos de não se possuir os materiais disponíveis quando necessário, isto é, a perda de vendas, paralisação da produção, despesas para apressar entrega, etc. 2.3 INVENTÁRIO FÍSICO O inventário físico de estoque, em alguns casos denominados como contagem física nos estoques, é primordial para a garantia da quantidade dos produtos estocados, além disso, é através de inventário físico dos estoques que serão detectadas diferenças nas quantidades que podem estar ocorrendo entre as matérias-primas. Viana (2006) define que o inventário físico é a contagem periódica das matérias-primas estocadas e serve para a comparação com o estoque teórico contabilizados na empresa, comprovando sua existência e sua quantidade correcta. Segundo Martins e Campos (2009, p. 199 - 200) descrevem que o inventário físico consiste na contagem física dos itens de estoque. Caso haja diferenças entre o inventário físico e os registos do controlo de estoque devem ser feitos os ajustes conforme recomendações contábeis e tributários. De acordo com o Pozo (2010, p. 85), periodicamente, as organizações efectuam contagem física de seus itens em estoque, em processos e no acabado para comparar a quantidade física com os dados contabilizados em seus registos, a 28 fim de eliminar as discrepâncias que possam existir entre os valores contábeis, dos livros, o que realmente existe em estoque. Serve, também, o inventário, e isso é muito importante para a apurar o valor total de estoques para efeito de balanço do ano fiscal e seu imposto de renda. O inventário pode ser geral ou rotativo. O inventário geral é elaborado no fim de cada exercício fiscal de cada empresa, abrangendo a contagem física de todos os itens de uma só vez, incluindo- se almoxarifado de recebimento, almoxarifado intermediário, peças em processos e produtos acabados. Nesse procedimento, geralmente, faz-se necessário a parada total do processo operacional da empresa, recebimento, produção e despacho, durante o período de inventário, que pode ser de vários dias, dependendo do tamanho da empresa. Essa parada é necessária para que possamos efectuar a contagem física de todos os itens de estoque, sem sofrer qualquer interferência e sem erros. O inventário rotativo é feito no decorrer do ano fiscal da empresa, sem qualquer tipo de parada no processo operacional, concentrando-se em cada grupo de itens em determinados períodos, que podem ser semanas ou meses. Tal procedimento é mais vantajoso e mais económico em razão de não haver necessidade de paralisação da fábrica, de permitir melhores condições e tempo para análise de problemas ou causas de ajustes, bem como por aperfeiçoar o sistema de controlo. 2.4 A CURVA ABC Segundo Dias, (2010, p. 69) a curva ABC é um importante instrumento para o administrador; ela permite identificar aqueles itens que justificam atenção e tratamento adequado quanto a sua identificação. Obtém-se a curva ABC através da ordenação dos itens conforme a sua importância relativa. De acordo com o Martins e Campos (2009, p. 211), a análise ABC consiste na verificação, em certo espaço de tempo (normalmente 6 meses ou 1 ano), do consumo, em valor monetário ou quantidade dos itens de estoque, para que eles possam ser classificados em ordem decrescente de importância. 29 Segundo Pozo (2010, p. 80 - 81), a utilização da Curva ABC é extremamente vantajosa, porque se pode reduzir as imobilizações em estoque sem prejudicar a segurança, pois ela controla mais rigidamente os itens de classe A e, mais superficialmente, os de classe C. A classificação ABC é usada em relação a várias unidades como peso, tempo, volume, custo unitário etc. Dentro da logística empresarial e mais especificamente na administração de materiais, a Curva ABC tem seu uso mais específico para estudos de estoque de acabados, vendas, prioridades de programação da produção, tomada de preços em suprimentos e dimensionamento de estoque. Toda a sua acção tem como fundamento primordial tomar uma decisão e acção rápida que possa levar seu resultado a um grande impacto positivo no resultado da empresa. A Curva ABC assim é chamada em razão de dividirmos os dados obtidos em três categorias distintos, denominados classes A, B e C. Itens da Classe A - São os itens mais importantes e que devem receber toda a atenção no primeiro momento do estudo. É nos itens dessa classe que iremos tomar as primeiras decisões sobre os dados levantados e correlacionados em razão de sua importância monetária. Os dados aqui classificados correspondem, em média, a 80% do valor monetário total e no máximo 20% dos itens estudados (esses valores são orientativos e não são regras). Itens da classe B - São os itens intermediários e que deverão ser tratados logo após as medidas tomadas sobre os itens da classe A; são os segundos em importância. Os dados aqui classificados correspondem, em média, a 15% do valor monetário total do estoque e no máximo 30% dos itens estudados (esses valores são orientativos, e não são regras). Itens de classe C - São os itens de menor importância, embora volumosos em quantidades, mas com valor reduzidíssimo, permitindo maior espaço de tempo para a sua análise e tomada de acção. Deverão ser tratados, somente, após todos ositens das classes A e B terem sido aliviados. Em geral, somente 5% do valor monetário total representam esta classe, porém, mais de 50% dos itens formam sua estrutura (esses valores são orientativos, e não são regras). A curva ABC de acordo com Francischini (2013, p.107 – 108), poucos vitais, muitos triviais. Esse talvez seja o melhor conselho, chamado princípio de 30 Pareto, para um analista quando está iniciando o seu trabalho. Como em qualquer actividade, existem pontos que devem ser tratados com muito cuidado para que a actividade alcance seu objectivo. Itens de análise Itens de grande importância Itens de pouca importância Número de itens estocados Poucos Muitos Valor envolvido Grande Pequeno Profundidade na análise Maior Menor Margem de erro Menor Maior Benefício relativo Maior Menor Atenção da administração Maior Menor Vejamos agora os passos para a elaboração do Diagrama de Pareto: Passo 1: Definir a variável a ser analisada Passo 2:Colectar os dados Passo 3: Ordenar os dados Passo 4: Calcular percentuais Passo 5: Construir o diagrama Passo 6: Analisar os resultados 2.5 CUSTO DE ESTOQUE Como vimos anteriormente, a gestão de estoques é fundamental, justamente para evitar custos desnecessários, porém o custo com estoque depende de seu controlo, pois existe devido à sua necessidade. Segundo Francischini (2013, p. 175-185) diz que uma das principais preocupações do Administrador de Materiais é saber quais são os custos relacionados ao estoque que ele gerência. Quando a sobrevivência da empresa está ameaçada pela existência de custos acima dos concorrentes directos o Administrador de Materiais deve manter um controlo rigoroso sobre esse item e, com base nessas informações, aplicar acções correctivas para reduzi-lo a níveis aceitáveis. O custo de estoque pode ser desmembrado em quatro (4) partes, que auxiliarão na determinação do nível de estoque a ser mantido: custo de aquisição; custo de armazenagem; custo de pedido e custo de falta. 31 - O Custo de Aquisição: o custo de aquisição é o valor pago pela empresa compradora pelo material adquirido. Esse custo está relacionado com o poder de negociação de área de compras, em que buscará minimizar o preço pago por unidade adquirida. Embora esse custo não seja de responsabilidade directa do administrador de Materiais, ele implicará directamente o valor do material em estoque. Quanto maior o preço unitário pago, maior o valor do estoque para uma mesma quantidade estocada. Custo de Aquisição = preço Unitário x quantidade Adquirida. Cᴀq= = Pu x Q - Custo de Armazenagem: de acordo Pozo (2010, p. 62) uma das tarefas mais importantes dentro da administração de estoque é a definição dos níveis de estoque que podem ser economicamente mantidos e a decisão sobre as quantidades, pois devemos levar em consideração as vantagens e desvantagens dos custos directos e associados a cada produto estocado (…) outro factor é a resultante de fortes flutuações na demanda e que com um estoque mais elevado e regulador permite-nos programar a produção sem grandes oscilações, optimizando recursos de manufactura, logicamente com maior estoque e custos elevados. (…) Para que possamos melhor administrar os estoques, devemos calcular quais os custos que os afeitam. Os factores que compõem o custo de armazenagem são: - Custo de edificações - Custo de manutenção - Custo de materiais - Custo de pessoal. Segundo Paoleschi (2014, p. 55), são considerados custos de armazenagem, todas as actividades que se referem a alocação, guarda e movimentação dos materiais. Francischini e Gourgel (2013, p. 175), o administrador de Materiais é o responsável por manter esse custo no nível mais baixo possível, pois se trata de um dos itens que mais oneram a empresa em sua lucratividade. 32 Programas de melhoria de produtividade baseados em just-in-time têm como objectivo principal manter esse custo próximo a zero. O custo de armazenagem de determinado item i em estoque pode ser calculado pela fórmula: Custo de Armazenagem = Estoque Médio x Preço Unitário x Tempo em estoque x Custo de Armazenagem Unitário. Ou CAmi = EMi x PMui x T x CAmu Onde: CAmi = Custo de Armazenagem do item i EM = Estoque Médio de item i no tempo T PMU = Preço Médio Unitário do item i estocado do tempo T Camu = Custo de Armazenagem unitário - Custo de Pedido: é o rolo gasto pela empresa para que determinado lote de compra possa ser solicitado ao fornecedor e entregue na empresa compradora. Se o custo de armazenagem está directamente ligado à área de armazenagem, o custo de pedido refere-se aos custos administrativos e operacionais da área de compra. Além do custo administrativo da área de compra, o fornecedor pode cobrar adicionais e/ou a empresa incorrer em custos de inspiração para lotes parcelados do mesmo pedido. CP = n (CPAu + CPVu) Onde: CP = Custo de Pedido n = Numero de pedido CPAu = Custo de Pedido administrativo unitário CPVu = Custo de Pedido Variável unitário 33 - Custo de falta: de um item em estoque pode causar diversos e, muitas vezes grandes prejuízos à empresa comprador. O problema é que esse tipo de custo é difícil de ser calculado com precisão, uma vez que envolve uma série de estimativas, rateios e valores intangíveis. Segundo Dias (2010, p. 43-44) se pode determinar os custos de falta de estoque ou custo de ruptura das seguintes maneiras: - Por meio de lucros cessantes, devido a incapacidade do fornecimento. Perdas de lucros, com cancelamento de pedidos; - Por meio de custeios adicionais, causadas por fornecimentos em substituição com material de terceiros; - Por meio de custeios causados pelo não cumprimento dos prazos contactuais como multas, prejuízos, bloqueios de reajustes; - Por meio da quebra de imagem de empresa, e em consequência beneficiando o concorrente. Arnold (1999, p. 276) também fala dos custos da falta de estoque: “Se a demanda durante o lead time excede a previsão, pode-se esperar uma falta de estoque.” Devido a isso, a importância da empresa estar preparada para oscilações que podem ocorrer ao longo do processo. Para evitar os custos com a capacidade de estoque, as empresas aderem ao sistema Just in Time. Martins e Campos (2009, p. 127) definem como sendo um método de produção com objectivo de disponibilizar os materiais requeridos pela manufactura apenas quando forem necessários para que o custo de estoque seja menor. Esse método determina que nada deve ser produzido, transportado ou comprado antes da hora exacta. Pode ser aplicado em qualquer organização, para reduzir estoques e os custos decorrentes. Stoner e Freeman (1999, p. 477), define o Just in Time como: Sistema de estoque no qual às quantidades de produção equivalem, em termos ideal, as quantidades de entregas, com os materiais sendo comprados e os produtos prontos sendo entregues de acordo com a necessidade de uso, ou seja, no momento certo de serem usados. 34 O Just in Time é a produção de bens e serviços exactamente no momento em que são necessários, ou seja, as matérias-primas são produzidas e/ou entregues praticamente no momento de sua utilização. Uma das ferramentas do Just in Time é o sistema FIFO, que Bertaglia (2003), define como um processo importante para os itens que apresentam período de validade pequeno. Já Francischini e Gurgel (2013, p. 186) citam que: PEPS (primeiro a entrar, primeiro a sair) ou FIFO (first in, first out) é o método que prioriza a ordem cronológica das entradas. Ou seja, sai o primeiromaterial que entrou no estoque, com seu respectivo preço unitário. Nesse caso, cada lote de compra é controlado separadamente. Através de ferramentas como o FIFO, o Just in Time é considerado um sistema enxuto, baseado no sistema de produção de pequenos lotes de acordo com a necessidade, eliminando o excesso de produção. Alguns autores destacam o Just in Time como uma filosofia para as empresas, destacando em suas obras mais do que o controlo do estoque, abrangendo as operações. Com a utilização desse sistema, a empresa elimina custos relacionados ao estoque, porém deve ter a garantia que as matérias-primas que está recebendo estejam na quantidade certa, de acordo com o pedido que foi feito, para não ocorrer impactos com perda de produção. 2.6 AVALIAÇÃO DE NÍVEIS DE ESTOQUE Um problema importante é a de determinação do nível de estoque mais económico possível para a empresa, sabemos que os custos de estoque são influenciados por diversos factores, tais como volume, disponibilidade, movimentação, mão-de-obra e o próprio recurso financeiro envolvido, e, dependendo de situação, cada variável tem pesos que podem ter diversas magnitudes é o enfoque da dimensão de lote económico para manutenção de níveis 35 de estoques satisfatórios e que denominamos de sistema máximo-mínimo. Pozo (2010,p. 51). De acordo com Pozo (2010, p. 52-53), para podermos trabalhar e administrar adequadamente o “sistema máximo-mínimo”, é necessário calcularmos o tempo de reposição, o ponto de pedido, o lote de compra e o estoque máximo. 2.6.1Tempo de reposição Tempo de reposição (TR) – quando emitimos um pedido de compra, decorre um espaço de tempo que vai desde o momento de sua solicitação no almoxarifado, colocação de pedido de compra e passando pelo processo de fabricação em nosso fornecedor até o momento em que o recebemos e o lote estiver liberado para produção em nossa fábrica. O Tempo de Reposição é composto de três elementos, conforme a seguir: 1- Tempo para elaborar e confirmar o pedido junto ao fornecedor 2- Tempo que o fornecedor leva para processar e entregar-nos o pedido 3- Tempo para processar a libertação de pedido em nossa fábrica. TR 1 + 2 + 3 2.6.2 Ponto de Pedido Ponto de Pedido (PP) – é a quantidade de peças que temos em estoque e que garante o processo produtivo para que não sofra problemas de continuidade, enquanto aguardamos a chegada do lote de compra, durante o tempo de reposição. PP = (C x TR) + Es Onde: PP = Ponto de Pedido; C = Consumo normal da peça; TR = Tempo de reposição; Es = Estoque de Segurança 36 2.6.3 Lote de Compra Lote de compra é a quantidade de peças especificadas no pedido de compra, que estará sujeita política de estoque de cada empresa. 2.6.4 Estoque Máximo É o resultado da soma de estoque de segurança mais o lote de compra. O nível máximo de estoque é normalmente determinado de forma que seu volume ultrapasse a somatória da quantidade de estoque de segurança com o lote em um valor que seja suficiente para suportar variações normais de estoque em face de dinâmica de mercado, deixando margem assegure, a cada novo lote, que o nível máximo de estoque não cresça e onere os custos de manutenção de estoque. Emax = Es + LC Onde Emax = Estoque máximo Es = Estoque mínimo LC = Lote de compra 2.7 PREVISÃO DE ESTOQUE De acordo com Pozo (2010, p. 39), a previsão de estoque, normalmente, é fundamentada nos informes fornecidos pela área de vendas onde são elaborados os valores de demanda de mercado e providenciados os níveis de estoque. A previsão deve levar sempre em consideração os factores que afeitam o ambiente e que tendem a mobilizar os clientes. Informações básicas e confiáveis de toda a dinâmica de mercado deverão ser utilizadas decidirmos quais as quantidades e prazos a serem estabelecidos. 37 Segundo Dias (2010, p. 24-25), todas a gestão de estoque está pautada na previsão do consumo do material. A previsão de consumo ou da demanda estabelece estimativas futuras dos produtos acabados comercializados e vendidos. As informações básicas que permitem decidir quais serão as dimensões e a distribuição no tempo da demanda dos produtos acabados podem ser classificados em duas categorias: quantitativas e qualitativas: a)- Quantitativas - Evolução das vendas no passado; - Variações cuja evolução e explicação estão ligados directamente às vendas. Por exemplo: criação e vendas de produtos infantis, área licenciada de construção e vendas de materiais de construção; - Variações de fácil previsão, relativamente ligadas às vendas (populações, venda, PIB) e, - Influência da propaganda. b) Qualitativas - Opinião dos gerentes; - Opinião dos vendedores - Opinião dos compradores - Pesquisas de mercado. As técnicas de previsão de consumo podem ser classificadas em três (3) grupos: a) Projecção: são aquelas que admitem que o futuro será repetição do passado ou as vendas evoluirão no tempo futuro de mesma forma do que no passado; segundo a mesma lei observada no passado, este grupo de técnicas é de natureza essencialmente quantitativa; 38 b) Explicação: procuram-se as vendas do passado mediante leis que relacionem as mesmas com outras variações cuja evolução é conhecida ou previsível. São basicamente aplicações de técnicas de regressão e correlação. c) Predilecção: funcionários experientes e conhecedores de factores influentes nas vendas e no mercado estabelecem a evolução das vendas futuras. Para Pozo (2010), (…) a previsão de demanda é a tentativa de acertar o desejo do mercado num futuro próximo (…) as formas de evolução de demanda do mercado, são: 1- Evolução de Consumo Constante (ECC) - nesse caso, o volume de consumo permanece constante, sem grandes variações no decorrer do tempo, e não sofre influências conjunturais, ambientais e mercadológicas, mantendo-se um valor médio no decorrer do tempo. Como exemplo estão todas as empresas que se mantêm com suas vendas estáveis, seja qual for seu produto, mercado ou competidores. 2- Evolução de Consumo Sazonal (ECS) - nesse caso, o volume de consumo passa por oscilações regulares no decorrer de certo período ou do ano, e é influenciado por factores culturais e ambientais, acarretando desvios de demanda superiores a 30% de valores médios. Como exemplo, podemos citar produtos tais como sorvetes, cervejas, enfeites de natal, fogo de artifícios e outros. 3- Evolução de Consumo de Tendência (ECT) - nesse caso, o volume de consumo aumenta ou diminui drasticamente no decorrer de um período ou do ano, e é influenciado por factores culturais, ambientais, conjunturais e económicos, acarretando desvios de demanda positiva ou negativamente. Como exemplo, podemos citar desvios negativos, produtos que ficam ultrapassados no mercado (enceradeira, maquinas de escrever) ou por motivos financeiros, fazendo com que a empresa perca seu crédito e passe a reduzir sua produção. Como desvios positivos, temos as indústrias de hardware e software (computadores). Segundo Pozo (2011, p. 42 - 47), na vida das empresas, podem ocorrer as combinações dos diversos modelos de evolução de demanda, em função das variáveis que as influenciam, mas muito mais em função da qualidade da administração empresarial efectuada. Conhecendo a evolução da demanda, fica 39 mais fácil elaborar a previsão futura da demanda, e para isso podemos utilizar os diversos modelos disponíveis: Método o Último Período (MUP) – é o método mais simples de todos e sem fundamento e consiste em simplesmenteutilizar como previsão para o próximo período o valor real do período anterior. Esse modelo é bastante utilizado por empresas pequenas e por administradores sem maior conhecimento técnico. Método da Média Aritmética (MMA) – nesse método, a previsão do próximo período é obtido por meio de cálculo da média aritmética do consumo dos períodos anteriores. O resultado desse modelo nos mostrará valores menores que os ocorridos caso o consumo tenha a tendência crescente, é maiores se o consumo tiver tendência descrente nos últimos períodos. Esse modelo também é bastante utilizado por empresas pequenas e por administradores sem conhecimento técnico. Onde: P pp(MMA) = Previsão do próximo período – Método da Média Aritmética C1, C2, C3, Cn, = Consumo nos períodos anteriores n = Número de períodos Método Média Ponderada (MMP) – nesse método, a previsão do próximo período é obtido por meio da ponderação dada a cada período, sendo o mais próximo recebe peso maior, e vamos reduzindo os pesos para os períodos mais distantes. A soma das ponderações deve ser sempre 100%. Os valores das ponderações como regra geral, devem ter um peso de 40 a 60% para o período mais recente e para o último período, 5%. Essa alocação será sempre função da sensibilidade do administrador em relação às variáveis e mudanças de mercado. Tal modelo tende a eliminar algumas das fragilidades apresentadas nos modelos anteriores. Onde: P pp(MMP) = Previsão do próximo período – Método da Média Ponderada Ppp(MMA) = (C1+ C2 + C3 + … + Cn) : n P pp(MMP) = (C1 + P1 + (C2 + P2) + (C3 + P3) … + (Cn ˣ Pn) 40 C1, C2, C3, Cn, = Consumo nos períodos anteriores P1, P2, P3,Pn,= Ponderação dada cada período Método da Média com Suavização Exponencial (MMSE) – nesse método, a provisão do próximo período é obtido mediante a ponderação dada ao último período, e teremos que utilizar também a provisão do último período. Esse método procura eliminar as variações exageradas que ocorreram em períodos anteriores. É um modelo simples de usar e, além disso, necessita de poucos das acumuladas e é auto adaptável, corrigindo-se constantemente de acordo com as mudanças dos volumes nas vendas. A ponderação utilizada é determinada constante de suavização exponencial, que tem símbolo (@) e pode variar de 1 ≥ @ ≥. Na utilização prática, nas empresas @ tem geralmente um valor que varia de 0,1 a 0,3, dependendo dos factores que estão afectando a demanda. Onde: P pp(MMA) = Previsão do próximo período – Método da Média com Suavização Exponencial Ra = Consumo Real no período anterior @ = Constante da Suavização Exponencial Pa = Consumo do período anterior Método da Média dos Mínimos Quadrados (MMMQ) – esse modelo é o que melhor nos orienta para fazermos uma previsão, pois é um processo de ajuste que tende a aproximar-se dos valores existentes, minimizando as distâncias entre cada consumo realizado. A vantagem desse modelo está em razão de ele basear-se na Equação da Recta [Y = a + bx] para calcular a previsão de demanda, e isso permite que tracemos uma tendência bem realista do que poderá ocorrer, com a projecção da recta. Usando a equação da recta, temos que calcular os valores de a, b e x. Ppp(MMSE) = [(Ra x @) + (1 - @) x Pa] Ppp(MMMQ) = a + bx 41 Onde: a = valor a ser obtido na equação normal por meio da tabulação dos dados; b = valor a ser obtido na equação normal mediante a tabulação dos dados; x = quantidades de períodos de consumo utilizados para calcular a previsão. Para calcularmos os termos a e b, é necessário tabularmos os dados existentes para preparar as equações normais, dada por: ⅀Y = (n x a) + ⅀x xb) (1) ⅀XY = (∑x x a) + (⅀x² x b) (2) 42 CAPÍTULO 3. ARMAZENAGEM DE MATERIAIS 3.1 CONCEITO DE ARMAZENAGEM Armazenagem é entendida como “gerenciar eficazmente o espaço tridimensional de um local adequado e seguro, colocado a disposição para a guarda de mercadorias que serão movimentadas rápida e facilmente, com técnicas compatíveis a respectivas características, preservando a sua integridade física e entregando-a a quem de direito no memento atempado”. (www.conhecimentosdaarmazenagem.blogspot) O processo de armazenagem de material é quando a empresa estabelece seus produtos em armazéns, todos os materiais mantidos no mesmo devem ser bem-postos nas prateleiras, organizados por categoria como: alimento, electrodomésticos, produto de limpeza, higiene pessoal, etc. Segundo Pozo, (2010, p. 69), armazenagem, manuseio e controlo dos produtos são componentes importantes e essenciais do sistema logístico, pois seus custos envolvem elevada percentagem dos custos totais logísticos de uma empresa. O correcto armazenamento de materiais constitui um conjunto de ferramentas estratégicas importantíssimas nas empresas modernas e competitivas. Para Ballou (2007), o correcto gerenciamento do manuseio e armazenagem é essencial, pois produto entregue com danos ou em volumes de difícil manuseio contribuem negativamente para a satisfação do cliente, e, portanto, para que ele volte a comprar. Além disso, o custo dessas actividades é elevado. Sobre o espaço físico para o armazenamento dos produtos, deve – se observar a previsão de demanda, pois quando a empresa conhece a sua demanda, ela é capaz de aproveitar todo o seu espaço físico com os produtos certos para os clientes certos. 43 3.2 ESTOCAR MATERIAL INTELIGENTEMENTE Segundo Pozo (2010, p. 71 - 72), actualmente a maioria das empresas estão se empenhando em eliminar etapas dentro do processo de distribuição, no sistema logístico. Em verdade, estão buscando a redução dos estoques e, consequentemente estocar menos material no sistema. Todo material que está em um canal de distribuição ou em um armazém resulta em custo ao sistema. Uma das acções que nos ajudam a reduzir os custos é através da utilização do cross-docking, em que os produtos são descarregados dos caminhões que chegam e descarregados directamente nos caminhões que irão sair, sem necessidade de usar estoques. Em primeiro lugar, ao focalizarmos um projecto de sistemas de estocagem de materiais eficientes e efectivo, devemos focalizar o projecto na redução da necessidade de estocar material. Em geral, a estocagem de materiais é fruto da falta de informações adequadas sobre as futuras necessidades do mercado. (…). Um Sistema de Movimentação de Materiais, no modelo de puxar, é um sistema altamente responsável, que tem como parâmetro o JIT. A ideia base do sistema JIT é inventário enxuto, sem excesso. Por meio do reconhecimento de que o material é um recurso físico, é evidente que estocar material é considerado estocar dinheiro e, (…) estocar menos dinheiro é reduzir custo, portanto, melhor. “O JIT usa um sistema “puxado” para mover os produtos por meio das instalações. A lógica de um sistema puxado é simples: a comunicação no JIT começa ou com última estação de trabalho na linha de produção com o cliente e depois, trabalha para trás por meio do sistema. Cada estação requisita da estação de trabalho prévia a quantidade precisa de produtos que é necessária. Se os produtos não são requisitados, não são produzidos. Dessa forma os estoques em excesso não são gerados”. Moreira (2012, p. 507). 44 3.3 NECESSIDADE DE ESPAÇO FÍSICO De acordo com o Pozo (2010, p. 73 – 74, (…). As empresas usam estoques para melhorar a coordenação entre a oferta e demanda, resultante das dificuldades de estabelecer fortes parcerias entre a empresa, os fornecedores e opróprio mercado. Podemos, então, reduzir os elevados custos de armazenagem conforme quatro razoes básicas para mantermos espaço físico para armazenagem, que são: 1- reduzir custos de transporte e produção; 2- coordenar suprimento e demanda; 3- auxiliar o processo de produção; 4- auxiliar o processo de marketing. 1- Reduzir custos de transporte e produção: a estocagem de produtos em diversas localidades tende a reduzir custos de transporte pela compensação nos custos de produção e estocagem. Por conseguinte, os custos totais de fornecimento e distribuição dos produtos podem ser diminuídos. 2- Coordenação de suprimento e demanda: empresas que têm produção fortemente sazonal com demanda por produtos razoavelmente constante enfrentam o problema de coordenar seu suprimento com a necessidade de produtos. Indústrias alimentícias produtoras de vegetais e frutas enlatadas são forçadas a armazenar produção, de modo a atender ao mercado durante a entres safra. Inversamente, firmas que devem fornecer produtos ou serviços a uma demanda sazonal ou incerta produzem, em geral, com nível constante ao longo do ano, para minimizar custos de produção, mantendo estoques para atender à curta temporada de vendas. Sempre que ocorra dificuldades para coordenar suprimento e demanda de forma precisa, são necessários estoques. “Problemas associados às oscilações nos preços de commodities também podem gerar necessidades de armazenagem. Materiais e produtos que experimentam fortes e súbitas alterações de preços internacionais, tais como cobre, alumínio, aço e petróleo, podem ser comprados antes do necessário para obter menores preços. Geralmente, será necessário ter espaço para o inventário, mas seu custo pode ser contrabalançado pelos melhores preços obtidos na compra de commodities”. Pozo (2010). 45 3- Auxiliar no processo de produção: determinados processos de produção certamente influencia necessidades de espaço físico para armazenagem. A manufactura de certos produtos, como queijos e bebidas alcoólicas, requer um período de tempo para maturação ou envelhecimento. Depósitos servem não apenas para guardar o produto durante o processo de manufactura, mas também, no caso de produtos taxados, a armazenagem pode ser usada para segurar a mercadoria até sua venda. Nesse caso, companhias podem evitar o pagamento de impostos até o momento de venda. 4- Auxiliar marketing: para a área de marketing, é muito importante a disponibilidade do produto para o mercado. A armazenagem é utilizada para agregar esse tipo de valor. Ou seja, pela estocagem do produto próximo aos consumidores, pode-se conseguir entregas mais rápidas e melhoria no nível de serviço em razão de melhor entrega, assim como maior disponibilidade, o que pode ter efeito positivo nas vendas. 3.4 O EQUIPAMENTO DE MOVIMENTAR MATERIAIS O Equipamento de movimentar materiais é super importante na organização, pois é responsável pela movimentação dos produtos. Cada produto exige um transporte adequado, sem danificar e nem perdê-los. Existem vários tipos de transporte diferentes para cada tipo de material. De acordo com Francischini (2013, p. 238 - 242), a busca pelo aumento da produtividade em movimentação de materiais permitiu o desenvolvimento de um grande número de equipamentos. Neste item, vamos analisar os tipos mais utilizados pelas empresas, sem a pretensão de esgotar o assunto. Paleteiro – Ele faz um roteiro aleatório, frequência intermitente, à distância percorrida é curta só em ambiente interno, direcção horizontal, ela funciona manualmente. Empilhadeira – Ele faz um roteiro aleatório, sua frequência é intermitente, sua distância percorrida é curta, o ambiente pode ser interno e externo, 46 faz as duas direcções tanto horizontais quanto vertical, accionamento eléctrico ou GLP sendo gasolina ou diesel. Comboios – Ele faz um roteiro aleatório, sua frequência é intermitente, à distância percorrida é longa, o ambiente pode ser interno e externo, com direcção horizontal, accionamento eléctrico ou GLP sendo gasolina ou diesel. Esteira transportadora – Tem um roteiro fixo, com frequência contínua, distância feita pelo aparelho é longa, podendo se adaptar ao ambiente interno e externo, sua direcção é horizontal ou rampa, accionamento eléctrico. Transporte de roletes – Seu roteiro é fixo, sua frequência contínua, percorre umas distâncias longas, podendo ficar tanto em ambiente interno quanto externo, sua direcção pode ser horizontal ou rampa, accionamento eléctrico ou gravidade. Monovia - Seu roteiro é fixo, sua frequência contínua, faz distâncias longas, podendo ficar tanto em ambiente interno quanto externo, sua direcção pode ser horizontal ou rampa, accionamento eléctrico. Elevadores de carga – Nesse caso o roteiro é fixo, sua frequência intermitente, faz distâncias longas e curtas, podendo ficar tanto em ambiente interno quanto externo, sua direcção é vertical, accionamento eléctrico. Pórtico - Nesse caso o roteiro é aleatório, sua frequência intermitente, faz distâncias curtas, podendo ficar tanto em ambiente interno quanto externo, sua direcção é horizontal e vertical (içamento), accionamento tanto manual quanto eléctrico. Guindastes - Seu roteiro é aleatório, sua frequência intermitente, faz distância curta, podendo ficar tanto em ambiente interno quanto externo, sua direcção pode ser horizontal e vertical (içamento), accionamento manual ou eléctrico. 3.4.1 Cargas unitizadas De acordo com o Pozo (2010, p. 177), um conceito formal de carga unitizadas poderia ser “uma carga constituída de embalagens de transportes, 47 arranjadas ou condicionadas de modo que possibilite o seu manuseio, transporte e armazenagem por meios mecânicos, como uma unidade”. Segundo Francischini (2013, p. 246 – 252), a unitização de cargas é a arrumação de pequenos volumes em unidades maiores padronizadas, para que possam ser mecanicamente movimentadas. Os principais tipos de cargas unitizadas são: Paletização: cargas arranjadas em paletes. Conteinerização: cargas arranjadas em contêineres. Cintamento ou pré-lingamento: cargas unidas por cintas ou lingas Os tipos de equipamentos de unitização mais utilizados são: Paletes – são plataformas com abertura que permitem a inserção dos garfos de uma empilhadeira ou paleteira, nos quais podem ser arranjados os materiais a serem movimentos. É o elemento unitizador mais usado e pode ser feito de diversos materiais: madeira, aço, alumínio, papelão. Racks – São paletes especiais, dotados de colunas metálicas e travessas para a estabilização da carga, permitindo seu empilhamento. Permite elevar a ocupação volumétrica de um armazém, porém mantêm a característica de armazenamento blocado, com restrições de acesso aos materiais estocados e dificuldades de promover a rotatividade PEPS nos estoques. Gaiola - trata-se de um rack com telas metálicas nas laterais, permitindo a estabilização de cargas com maior segurança. Estantes porta-paletes – para que sejam possível dar maior acessibilidade às paletes e permitir alcançar maiores alturas no armazenamento, sem prejudicar as cargas inferiores, utilizam-se estantes especialmente desenhadas para a alocação de paletes. As dimensões da posição-palete e as dimensões das paletes a serem armazenados devem ser calculadas para que: 1- Optimizar a ocupação da estante; 2- Permitir o armazenamento aleatório (qualquer palete pode ocupar qualquer posição). Contêiner – são estruturas geralmente metálicas, de grandes dimensões, que permitem acomodar, estabilizar e proteger certa quantidade de 48
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