RESUMO ARQUIVOLOGIA

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ARQUIVOLOGIA
INFORMAÇÃO: elemento referencial, noção, ideia ou mensagem
contidos em um documento.
 
DOCUMENTO: é toda a informação registrada em um suporte
material suscetível de ser utilizada para consulta.”(CONARQ)
Qualquer informação registrada que possibilite consultas, provas,
pesquisa é um documento, pois comprova fatos, fenômenos e 
pensamentos do homem em determinado momento histórico.
O documento pode ser livro, pendrive, cd, uma planta de 
edificações etc.
SUPORTE: é o material no qual são registradas as informações: 
microfilme, hd, pendrive. O suporte também pode ser chamado 
de carregador físico.
Suporte de informação + dados de informação = documento
ACERVO: são documentos de uma entidade produtora ou de 
uma entidade custeadora. A entidade custeadora é responsável 
pela custódia e acesso a um acervo.
→ o que são arquivos? (lei 8.159/91)
Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os 
conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos 
públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em 
decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por 
pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a 
natureza dos documentos.
→ DECRETO 4.073
 Art. 15. São arquivos públicos os conjuntos de documentos:
 I - produzidos e recebidos por órgãos e entidades públicas 
federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais, em 
decorrência de suas funções administrativas, legislativas e 
judiciárias;
 II - produzidos e recebidos por agentes do Poder Público, no 
exercício de seu cargo ou função ou deles decorrente;
 III - produzidos e recebidos pelas empresas públicas e pelas 
sociedades de economia mista;
→ Lei 8159
Art. 7º - Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos 
produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por 
órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e 
municipal em decorrência de suas funções administrativas, 
legislativas e judiciárias.
§ 1º - São também públicos os conjuntos de documentos 
produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por 
entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos 
no exercício de suas atividades.
Arquivo é a designação genérica de um conjunto documentos 
produzidos e recebidos por uma pessoa física/jurídica, pública ou 
privada, caracterizado pela natureza orgânica de sua 
ACUMULAÇÃO e conservado por essas pessoas ou seus 
sucessores para fins de prova ou informação.
→ lei 8.159
§ 2º - A cessação de atividades de instituições públicas e de 
caráter público implica o recolhimento de sua documentação à 
instituição arquivística pública ou a sua transferência à 
instituição sucessora.
1. Arquivo: é o conjunto de documentos acumulados por uma 
pessoa física ou jurídica ao longo de sua existência que 
comprovam as suas atividades.
2. Documento: é toda informação registrada, independentemente 
do suporte utilizado.
3. Suporte: é o material em que a informação foi registrada.
Informação + Suporte = Documento
O arquivo não depende da natureza ou do suporte
Função do arquivo: guardar e organizar os documentos, 
tornando disponíveis as informações mantidas sob a sua guarda.
Finalidade do arquivo: servir de apoio à administração e servir 
de base para a história.
A primeira e principal finalidade do arquivo é servir à 
administração; a finalidade secundária do arquivo é servir de 
base para a história.
 
• O objetivo do arquivo é funcional, pois ele comprova o 
funcionamento da instituição.
• Os documentos do arquivo estão organicamente vinculados a 
uma pessoa, física ou jurídica, e não podem ser repassados para 
outra. Os documentos da biblioteca, entretanto, não estão 
organicamente vinculados a uma determinada pessoa.
Obs.: Os documentos da biblioteca formam coleções cuja 
aquisição se dá por meio de compra, de doação ou de permuta.
Obs.: O arquivo não é um órgão colecionador de documentos, e, 
sim, a biblioteca.
Obs.: Os arquivos não possuem uma função cultural, e, sim, as 
bibliotecas.
Biblioteca: é o conjunto de material, em sua maioria impresso, 
disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta.
Museu: instituição de interesse público, criada com a finalidade 
de conservar, estudar e colocar à disposição do público, conjuntos
de peças e objetos de valor cultural.
Centro de documentação: é a instituição ou serviço responsável 
pela centralização de documentos e disseminação de informações.
PRINCÍPIOS DA ARQUIVOLOGIA
→ Organicidade
→ Cumulatividade
→ Unicidade
→ Proveniência
→ Indivisibilidade
#PROVENIÊNCIA (mais cai em prova)
definição de Duchein: o respeito aos fundos consiste em manter os
arquivos agrupados, sem misturá-los aos outros provenientes de 
uma administração, instituição ou de uma pessoa física ou 
jurídica. É fundamental o respeito à ORIGEM dos documentos.
Fundo fechado: fundo que não recebe acréscimos de documentos,
em função de a entidade produtora não se encontrar mais em 
atividade.
Fundo aberto: quando ainda podem ser acrescentados novos 
documentos em função do fato de a entidade produtora continuar
em atividade.
*EXCEÇÃO: um fundo fechado pode receber documentos, ainda 
que as atividades da sua instituição de origem tenham encerrado.
#ORGANICIDADE
segundo Heloísa Bellotto, os arquivos refletem a estrutura, as 
funções e as atividades da entidade produtora/acumuladora, em 
suas relações internas e externas.
#INDIVISIBILIDADE (Integridade arquivística)
segundo Heloísa Bellotto, os fundos de arquivos devem ser 
preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não 
autorizada ou adição indevida. Esse princípio deriva do princípio 
da proveniência.
#UNICIDADE
os arquivos conservam um caráter ÚNICO e, função do contexto 
em que foram produzidos.
#CUMULATIVIDADE
o arquivo deve ser tratado como uma “formação progressiva, 
natural e orgânica”. De acordo com Lodolini, essas 
características levam à SEDIMENTAÇÃO, isto é, há um 
enriquecimento do arquivo com essa formação contínua.
PRINCÍPIOS QUE APARECEM POUCO NAS PROVAS
#TERRITORIEDADE
diz que os arquivos públicos devem fazer parte do território no 
qual foram criados devendo pertencer a eles.
#PERTINÊNCIA TEMÁTICA 
esse aqui é perigoso. Ele confronta o princípio da Proveniência (o 
mais importante) e diz que os arquivos devem ser organizados 
por temas ou assuntos.
Dica:
Classificação por Temas ou AssunTos = PerTinência
TEORIA DAS TRÊS IDADES
→ Corrente (ou arquivo de primeira idade)
→ Intermediário (ou arquivo de segunda idade)
→ Permanente (ou arquivo de terceira idade)
#CORRENTE
tem valor PRIMÁRIO, são aqueles em curso ou que, mesmo sem 
movimentação, constituam objeto de consultas frequentes. Logo, 
são aqueles consultados mais frequentemente e que são 
conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam 
ou produziram em locais próximos e de fácil acesso. São 
necessários no dia a dia.
#INTERMEDIÁRIO
é formado por documentos que deixaram de ser úteis no dia a dia,
porém continuam necessários e eventualmente podem ser 
acessados. Também tem valor PRIMÁRIO.
Segundo Paes, o arquivo intermediário deverá ser subordinado 
técnica e administrativamente ao arquivo permanente, a fim de 
evitar a proliferação de depósitos e manter uniformes a política 
arquivística.
Lei 8.159, diz que os documentos intermediários são aqueles que, 
não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de 
interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou 
recolhimento pra a guarda permanente.
→ recolhimento é a operação pela qual um conjunto de 
documentos passa do arquivo intermediário para o permanente.
#PERMANENTE
esses arquivos já perderam o valor de natureza administrativa, 
são conservados por fatores históricos ou documentais e acabam 
sendo utilizadospara o conhecimento do passado e sua evolução.
Segundo a Lei 8.159, os documentos de valor permanente são 
inalienáveis e imprescritíveis. Eles possuem valor 
SECUNDÁRIO, ou seja, histórico, cultural, probatório, 
informativo.
Obs.: os arquivos correntes podem ser eliminados e jogados no 
lixo, mas também podem passar diretamente para a última fazer 
(permanente), tudo depende de seu valor para aquela instituição.
NATUREZA DOS DOCUMENTOS
Obs.: Arquivo especial é aquele que tem sob sua guarda 
documentos de formas diversas. Em um mesmo local, você pode 
ter cd-rom, disquete, fitas, microfilme, slides…
Obs.: Arquivo especializado arquivos oriundos de uma área do 
saber humano. Como engenharia, química, medicina etc.
ELEMENTOS DOS DOCUMENTOS
CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS
#QUANTO AO GÊNERO
→ Escritos ou textuais: documentos, manuscritos, impressos ou 
datilógrafos, como contratos, certidões, tabelas, correspondência, 
folhas de pagamento, atas…
→ Cartográficos: documentos em formatos e dimensões 
variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou 
de engenharia (mapas, plantas, perfis).
→ Iconográficos: fotografias, gravuras, diapositivos*, desenhos. 
São documentos em suporte sintético, em papel emulsionado ou 
não, com imagens fixas.
→ Filmográficos: filmes e fitas vídeo magnéticas, são documentos
em películas, cinematográficas e fitas magnéticas de imagens 
(tapes), conjugados ou não a trilhas sonoras, bitolas e dimensões 
variáveis, contendo imagens em movimento.
→ Sonoros: discos e fitas áudio magnéticas, são documentos com 
dimensões e rotações variáveis, contendo registros FONOgráficos.
→ Micrográficos: rolo, microficha, jaqueta, cartão-janela, são 
documentos em suporte fílmico, resultantes da microprodução de 
imagens, mediante técnicas específicas.
→ Informáticos: documentos produzidos, tratados ou 
armazenados em computados (disquete, disco rígido, memória 
flash ou disco ótico como cd e dvd).
#QUANTO À ESPÉCIE
→ Atos normativos: documentos relacionados à normatização 
das atividades como leis, decretos, estatutos, portarias…
→ Atos de correspondência: diretamente ligados ao atos 
normativos, pois os atos de correspondência é que viabilizam a 
execução deles. Exemplo: carta, ofício, memorando, notificação, 
alvará, telegrama.
→ Atos enunciativos/opinativos: são os que esclarecem os 
assuntos visando fundamentar uma solução. Exemplo: parecer, 
relatório, voto.
→ Atos de assentamento (registro de fatos): trata-se do registro 
de fatos e ocorrência, usando-se atas, termos, auto de infração, 
apostila.
→ Atos comprobatórios: são os atos que comprovam os 
assentamentos como as certidões, atestados e traslados por 
exemplo.
→ Atos de reajuste: representados por acordo de vontade em que 
a administração federal, estadual o municipal é uma das partes. 
Exemplo: tratado, convênio, contrato.
#QUANTO À NATUREZA DO ASSUNTO
→ Ostensivos: documentos cuja divulgação não prejudica a 
administração. NÃO HÁ RESTRIÇÃO DE ACESSO AOS 
DOCUMENTOS.
→ Sigilosos: documentos que possuem informações sensíveis e 
que ão podem ser divulgadas antes de respeitados os prazos 
máximos de restrição de acesso.
#RESERVADO ATÉ 5 ANOS
#SECRETO ATÉ 15 ANOS
#ULTRASSECRETO ATÉ 25 ANOS
#DICA
A classificação dos GENES da Natureza
A classificação dos documentos divide-se: quanto só GÊNERO, 
quanto à ESPÉCIE e quanto à NATUREZA.
FIQUE LIGADO!!
A expedição e a tramitação de documentos classificados deverão 
observar os seguintes procedimentos:
I – serão acondicionados em envelopes duplos.
II – no envelope externo não constará indicação do grau de 
sigilo ou do teor do documento.
III – no envelope interno constarão o destinatário e o grau 
de sigilo do documento, de modo a serem identificados logo que
removido o envelope externo.
IV – o envelope interno será fechado, lacrado e expedido 
mediante recibo, que indicará remetente, destinatário e número
ou outro indicativo que identifique o documento.
A expedição, tramitação e entrega de documento ultrassecreto,
deverá ser efetuada pessoalmente
Informações pessoais
As informações pessoais, relativas à intimidade, vida privada, 
honra e imagem terão seu acesso restrito, 
independentemente de classificação de sigilo e pelo prazo 
máximo de 100 anos a contar da sua data de produção, a 
agentes públicos legalmente autorizados e à pessoa a que elas se 
referirem;
Obs.: poderão ter autorizada sua divulgação ou acesso por 
terceiros diante de previsão legal ou consentimento expresso 
da pessoa a que elas se referirem.
#GESTÃO DOCUMENTAL
A lei 8.159, art.3°, considera-se gestão de documentos o conjunto 
de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, 
tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e 
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para 
guarda permanente.
FASE DA GESTÃO DE DOCUMENTOS
→ Produção de documentos (1° fase): a produção trata da 
elaboração de documentos em função das atividades de um órgão 
ou setor.
→ Utilização de documentos (2° fase): fase do protocolo – 
recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação. 
Expedição e de organização e arquivamento de documentos em 
fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas 
de acesso à documentação (empréstimo e consulta) e a 
recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento 
de funções administrativas, técnicas ou científicas das 
instituições.
→ Avaliação e destinação de documentos (3° fase): considerada 
uma fase complexa, já que é necessária a avaliação e análise dos 
documentos acumulados nos arquivos, com fins de determinar 
seus prazos de guarda, em razão de valores administrativos, 
fiscal, técnico, histórico.
°Quais serão arquivados permanentemente
°Quais devem ser eliminados por terem perdido valor de prova e 
de informação para a instituição.
1. Produção
2. Utilização
3. Avaliação
4. Destinação
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
É a sequência de operações que determina a disposição dos 
documentos de um arquivo. Há dois grandes sistemas:
→ Sistema direito: não adota índice (geográfico/alfabético)
→ Sistema indireto: adota índice (numérico)
→ Sistema semi-indireto: o método alfanumérico (combinação 
de letras e números).
REGRAS DE ALFABETAÇÃO
#NOMES BRASILEIROS
1. Último sobrenome seguido do prenome.
Diogo Vieira Santos
Sérgio Melo Aires
Ordem:
Aires, Sérgio Melo 
Santos, Diogo Vieira 
Obs.: quando houver sobrenomes iguais, prevalecerá a ordem 
alfabética dos prenomes.
Leandro Dutra
Bruno Dutra 
Ordem:
Dutra, Breno
Dutra, Leandro
2. Iniciais de prenomes abreviados têm preferência na ordenação.
Thiago Prado
T. Prado
Ordem
Prado, T.
Prado, Thiago
3. As partículas o, a, da, do, de, d’, e, um, uma não são 
consideradas na alfabetação.
David d’Almeida
Caio Ferreira dos Anjos Souza
Ordem:
Almeida, David d’
Souza, Caio Ferreira dos Anjos
4. Os cargos ou títulos são escritos após o nome completo, entre 
parênteses.
Professor Pablo Moura
Ministro Gilmar Mendes
Ordem:
Mendes, Gilmar (Ministros)
Moura, Pablo (professor)
5. Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem 
alfabética do prenome.
Aníbal Teixeira
Marilda Teixeira
Ordem:
Teixeira, Aníbal
Teixeira, Marilda
6. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou 
ligados por hífen não se separam.
Camilo Castelo Branco
Paulo Monte Verde
Heitor Villa-Lobos
Ordem:
Castelo Branco, Camilo
Monte Verde, Paulo
Villa-Lobos, Heitor
7. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São 
seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um 
substantivo.
Waldemar Santa Rita
Luciano Santo Cristo
Carlos São Paulo
Ordem:
Santa Rita, Waldemar
Santo Cristo, Luciano
São Paulo, Carlos
8. Os sobrenomes que exprimem grau de parentescocomo Filho, 
Júnior, Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do 
último sobrenome, mas não são considerados na ordenação 
alfabética!
Antônio Almeida Filho
Paulo Ribeiro Júnior
Joaquim Vasconcelos Sobrinho
Henrique Viana Neto
Ordem:
Almeida Filho, Antônio
Ribeiro Júnior, Paulo
Vasconcelos Sobrinho, Joaquim
Viana Neto, Henrique
Obs.: Os graus de parentesco só são considerados quando 
servirem de elemento de distinção.
Jorge de Abreu Sobrinho
Jorge de Abreu Neto
Jorge de Abreu Filho
Ordem:
Abreu Filho, Jorge de
Abreu Neto, Jorge de
Abreu Sobrinho, Jorge de
#NOMES ESTRANGEIROS
1. Nomes orientais – ordem alfabética da forma como se 
apresentam.
Mao Tse Tung
Lao Xing Xiang
Ordem:
Lao Xing Xiang
Mao Tse Tung
2. Nomes espanhóis – penúltimo sobrenome + prenome
Antonia Heredita Herrera
Raúl González Blanco
Ordem:
González Blanco, Raúl
Heredita Herrera, Antonia
3. Demais casos – último sobrenome + prenome.
Michel Duchein
Richard Cox
Ordem:
Cox, Richard
Duchein, Michael
#NOMES DE EMPRESAS
Devem ser escritos como se apresentam, desconsiderando os 
artigos e as preposições para ordenação, que serão escritos ao 
final, entre parênteses.
O colegial
El País
Grancursos
Ordem:
Colegial (O)
Grancursos
País (El)
#NOMES DE EVENTOS
Os nomes dos eventos serão organizados alfabeticamente da 
forma como se apresentam, colocando-se o número do evento ao 
final, entre parênteses.
Quinto Workshop de Libras
XI Congresso Internacional de Arquivologia
Ordem:
Congresso Internacional de Arquivologia (XI)
Workshop de Libras (Quinto)
#MÉTODO GEOGRÁFICO
O método Geográfico é do sistema direto (assim como o alfabético). 
E, relembrando, é considerado direto porque a busca é feita 
diretamente ao documento. Esse método é o mais usado quando o 
principal elemento a ser considerado em um documento é a 
PROCEDÊNCIA ou LOCAL.
As melhores ordenações geográficas são:
• Nome do estado, cidade e correspondente
• Nome da cidade, estado e correspondente
1. Nome do estado, cidade e correspondente– quando o arquivo é 
organizado por estados, as CAPITAIS devem ser alfabetas em 
primeiro lugar, por estado, INDEPENDENTEMENTE da ordem 
alfabética em relação às demais cidades, que deverão estar dispostas 
após as capitais. Imagine uma pasta que usa o método geográfico 
(sistema direto) e ordenada por Nome do estado, cidade e 
correspondente.
Ex. Organização de pasta por estado do Rio de Janeiro:
(1) Rio de Janeiro (capital)
(2) Campos
(3) Nova Iguaçu
(4) Petrópolis
(5) Teresópolis
(6) Xerém
Exceto a capital (Rio de Janeiro), todas as cidades estão em ordem 
alfabética.
2. Nome da cidade, estado e correspondente – quando o arquivo é 
organizado por cidade e não o estado, seremos “tradicionais, ou seja, 
usar a ordem alfabética por cidades, sem privilégio para capitais.
Ex. Organização de pasta por cidades:
(1) Campos (Rio de Janeiro)
(2) Nova Iguaçu (Rio de Janeiro)
(3) Petrópolis (Rio de Janeiro)
(4) Rio de Janeiro (Rio de Janeiro)
(5) Teresópolis (Rio de Janeiro)
(6) Xerém (Rio de Janeiro)
O Rio de Janeiro, capital, ficou na quarta posição, pois foi 
considerada, apenas, a ordem alfabética na ordenação por 
cidades.
3. Correspondência com outros países – nesse caso, primeiro 
nessa ordem:
1. País
2. Capital do País
3. Correspondente
4. As demais cidades serão alfabetadas em ordem alfabética.
#MÉTODOS NUMÉRICOS
O principal elemento a ser considerado é o número. Ele é um 
método indireto.
1. Método numérico simples - Nesse método, existe a atribuição de 
um número para cada documento. E a partir daí é que eles são 
organizados. Não há preocupação com a ordem alfabética e sim 
com a ordem de entrada ou de registro e um correspondente ou 
cliente, seja pessoa física ou jurídica. E não preocupação com a 
ordem alfabética porque existe um índice remissivo (por exigir a 
consulta ao índice remissivo é que chamamos o método de 
INDIRETO). O índice remissivo também pode aparecer com o 
nome “onomástico”.
Esse método tem aplicação em arquivos especiais (discos, 
fotografias, fitas sonoras) e especializados (projetos de 
engenharia, projetos de financiamento, prontuários médicos, 
cadastros de funcionários).
2. Método numérico cronológico - Nesse método, é importante a 
ordem numérica e a data. As repartições públicas costumam adotar 
esse modelo. Numera-se o documento e não a pasta. O 
documento depois de autuado – colocado em capa de cartolina, 
onde além do número de protocolo são transcritas outras 
informações, em geral passa a ser chamado de processo.
3. Método numérico dígito – terminal – os documentos são 
enumerados sequencialmente, os números são apresentas em 3 
grupos de dois dígitos (cada um) e são lidos da direita para a 
esquerda, formando pares.
Exemplo: o número 231.209 terá os seguintes grupos.
4. Método ideográfico ou por assunto – o método é subdividido 
em duas categorias: alfabético ou numérico. E cada um deles 
sofre uma divisão. O alfabético se desmembra em dicionário e 
enciclopédico e o numérico, em decimal e duplex.
5. Unitermo
Nada mais é do que a indexação por termos simples extraídos do 
documento. Também é conhecida como método unitermo.
6. Métodos Padronizados
São métodos pouco cobrados em provas de nível médio e em 
provas que não são específicas para formação em arquivologia. O 
importante é apenas saber que existem e suas características 
básicas. Não invista muito tempo em seu estudo, pois o custo 
benefício, atualmente, é muito baixo.
7. Variadex
Método de ordenação que tem por eixo as letras do alfabeto 
representadas por cores diferentes.
8. Automático
É utilizado para arquivamento de nomes. Combina letras, cores e 
números. Um detalhe importante: é usado para arquivar nomes, mas
deve-se evitar acumular pastas de sobrenomes iguais. Não é 
utilizado nos arquivos brasileiros.
9. Soundex
Usa-se para arquivar nomes (também), sendo que a forma de 
classificação não é pela grafia e sim pela semelhança da pronúncia. 
Ou seja, a grafia pode ser diferente, o que vale é o som. Não é 
utilizado nos arquivos brasileiros.
Fácil de lembrar na prova por causa do nome (soundex).
10. Mnemônico
Método obsoleto, mas vamos conhecer. No lugar dos números, usa-
se a combinação de letras. As letras assumiriam o papel de 
símbolos. A ideia do método era facilitar a localização dos arquivos,
por, em tese, auxiliar na memorização por parte do arquivista.
11. Protocolo
Quando pensamos em Protocolo, temos que abordar duas frentes:
1) O setor de protocolo propriamente dito
2) À classificação dos documentos em ostensivos e sigilosos.
1. Setor de Protocolo
É um setor voltado para o recebimento de correspondência e/ou 
documentos. Todo órgão publico possui uma área que seja a 
responsável pelo registro e distribuição das correspondências que 
forem geradas internamente e nas que são recebidas. Também é 
responsável por protocolizar os processos e por sua tramitação. 
Os nomes podem variar um pouco, mas geralmente será conhecido 
como o setor de Protocolos. A atividade de protocolo está 
diretamente relacionada à fase Corrente dos arquivos.
1. RECEBIMENTO - É quando o setor de protocolo recebe 
documentos de várias origens. Ou seja, tudo que é direcionado para 
aquela instituição passa pelo setor de Protocolo e “esbarra” na 
atividade de Recebimento.
→ Registro e Autuação
2. REGISTRO E AUTUAÇÃO - O Registro é quando o 
Protocolo insere os dados de determinado 
documento/correspondência em um sistema (manual ou 
informatizado) e atribui um código de acompanhamento (ou seja, 
faz um registro dele). Ele fornecer dados de suas características 
fundamentais aos interessados.
A Autuação é mais usada em processos e também é conhecida 
como protocolização. A autuação também pode ocorrer quando 
documentos internos viram processos administrativos.
3. CLASSIFICAÇÃO- É quando o Protocolo analisa o documento
para saber seu assunto. Isso é feito para que haja a correta 
classificação dos documentos de acordo com o plano de 
classificação da instituição.
Obs.: Se for um documento sigiloso ou particular, ninguém vai 
abrir nada.
4. EXPEDIÇÃO/DISTRIBUIÇÃO - Essa é fácil e o nome diz 
quase tudo. Trata-se de enviar o documento ao seu destinatário. Só 
fiquem atentos a uma diferença que as bancas adoram.
Distribuição – quando é INTERNA.
Expedição – quando é EXTERNA
5. CONTROLE DA TRAMITAÇÃO/MOVIMENTAÇÃO - O 
controle da tramitação/movimentação dos documentos é de 
responsabilidade o Protocolo, seja por sistema manual ou de 
informática. O objetivo é “rastrear”, saber por quais departamentos 
os documentos passam. Isso é fundamental para que se saiba com 
quem e em que setor o documento está.
6. DOC. SIGILOSOS E OSTENSIVOS
Documento sigiloso é o que deve ter restrição de acesso, por razões 
da natureza de seu conteúdo. O grau de sigilo do documento vai 
depender da natureza de seu conteúdo e do quanto é necessário 
limitar sua divulgação a quem tenha real necessidade de ter acesso. 
O documento ostensivo é aquele que não possui nenhuma restrição 
de acesso. Existem 3 graus de sigilo: Ultrassecreto, Secreto e 
Reservado.
→ Ultrassecreto: Geralmente são temas de governo, decisões 
políticas de alto nível e segredos de estado. Pouquíssimas pessoas 
têm acesso.
→ Secreto: São poucas pessoas que têm acesso, mas são mais do 
que em relação aos documentos ultrassecretos. Geralmente quem 
pode acessar são os que não estão diretamente ligados ao assunto, 
mas possuem necessidade funcional de acessar os dados.
→ Reservado: Assuntos importantes, mas que não devam ser 
acessados pelo público em geral, por questões, por exemplo, de 
segurança.
#RESERVADO ATÉ 5 ANOS
#SECRETO ATÉ 15 ANOS
#ULTRASSECRETO ATÉ 25 ANOS
TABELA DE TEMPORALIDADE E PLANO DE
CLASSIFICAÇÃO
Instrumento de destinação aprovado por autoridade competente, 
que determina prazos e condições de guarda, tendo em vista a 
transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de 
documentos.
Os prazos e condições estão relacionados aos arquivos correntes e/ou 
intermediários recolhidos aos arquivos permanentes e definindo os 
critérios para microfilmagem e eliminação. A tabela de 
temporalidade só pode ser utilizada depois que for aprovada pela 
autoridade competente. Essa aprovação deve trazer as descrições 
claras dos documentos para se evitar a eliminação ou classificação 
indevida.
A Lista de Eliminação é uma relação específica de documentos a 
serem eliminados em uma única operação e que necessita ser 
autorizada pela autoridade competente.
#TRANSFERÊNCIA E RECOLHIMENTO
A primeira grande seleção de papéis deve ocorrer no arquivo 
corrente, no momento de sua transferência para o arquivo 
intermediário ou recolhimento para o arquivo permanente.
A transferência (passagem dos documentos dos arquivos 
correntes para os intermediários) e o recolhimento (transferência 
para os arquivos permanentes) são realizados em função da 
frequência de uso e não pelo valor que o documento possui!
#CRITÉRIOS PARA ELIMINAÇÃO DE DOC
Lembre-se que a eliminação de documentos ocorre na fase de
Destinação. A fase de Avaliação e Destinação:
“se desenvolve mediante a análise e avaliação dos documentos 
acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos de 
guarda, determinando quais serão objeto de arquivamento 
permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu 
valor de prova e de informação para a instituição”.
PRESERVAÇÃO/CONSERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO
PRESERVAÇÃO de documentos engloba as atividades de 
conservação e restauração. Ou seja, é algo mais abrangente e 
amplo, com foco na proteção e integridade dos documentos de 
arquivo pelo tempo que for necessário.
Os documentos permanentes (que devem ser preservados por muito
tempo), a preservação é ainda mais relevante.
A CONSERVAÇÃO, como o nome diz, busca, reduzir o processo 
de desgaste e degradação de documentos, usando técnicas de 
controle do ambiente e/ou de tratamentos específicos. A meta aqui é
fazer com que o documento permaneça o maior tempo possível em
condições próximas a data que foi criado.
A RESTAURAÇÃO busca a reversão de danos físicos ou químicos
decorrentes do tempo de vida do arquivo e de seu uso. A 
restauração busca não deixar que haja comprometimento da 
integridade e do caráter histórico do documento.
#ATIVIDADES DE CONSERVAÇÃO
Paes explica que as atividades de conservação englobam os 
cuidados prestados aos documentos e ao local de sua guarda.
A construção de um arquivo deve ser feita em um local elevado, 
com pouca umidade, em área isolada, com previsão de ampliação 
futura e precaução contra fogo. Se possível, deve-se usar material 
não-inflamável, fazendo-se uso de vidro, pedra, ferro e concreto.
A luz, ar seco, umidade, mofo, temperatura inadequada, poeira, 
gases e pragas, a médio e longo prazos são extremamente 
prejudiciais à conservação do acervo documental.
Luz – não deve haver luz do dia na área de armazenamento, pois 
acelera o desaparecimento das tintas e enfraquece o papel. 
Mesmo a luz artificial deve ser usada com cautela.
 
Ar Seco – Enfraquece o papel;
Umidade – Enfraquece o papel e permite o surgimento de mofo; 
O índice ideal de umidade fica entre 45 e 58%. Se passar de 60%, 
é perigoso.
Temperatura – Deve-se manter entre 20 e 22 graus Celsius. O 
ideal é usar ar-condicionado e desumidificador. Ou, se não for 
possível, usar sílica gel no fundo de gavetas ou estantes para 
combater a umidade (você já deve ter visto esses saquinhos em 
malas de viagens).
Poeira e Gases – facilitam o envelhecimento precoce do papel, por
entranhar em suas fibras.
Pragas – Alguns insetos são atraídos pela celulose do papel e 
outros pelo mofo.
#PRINCIPAIS OPERAÇÕES DE CONSERVAÇÃO
A Conservação preventiva está relacionada a medidas e 
estratégias administrativas, políticas e operacionais que, direta ou 
indiretamente, contribuem que os acervos permaneçam íntegros, 
assim como os prédios que os abrigam. O objetivo é retardar a 
degradação.
A Conservação reparadora visa intervir diretamente na estrutura de 
materiais que compõem os documentos, visando prevenir e 
retardar a degradação.
Higienização
O objetivo da higienização é eliminar as sujidades que se 
acumulam nos documentos e alguns agentes agressores, como clipes, 
excrementos de insetos, grampos metálicos, bailarinas, marcadores de
páginas e elementos que não tenham relação com a real estrutura 
física dos documentos.
Mais duas observações:
1) Não devemos limpar o ambiente com água, pois esta, ao secar, 
eleva a umidade relativa do ar, favorecendo a proliferação de 
colônias de fungos.
2) Na higienização do ambiente, é recomendado o uso de aspirador.
Fatores Físicos, Químicos e Biológicos
Existem alguns fatores que prejudicam e danificam os documentos. 
Fique atento onde cada um se classifica, pois costuma aparecer 
em prova! 
Fatores Químicos:
Poluição atmosférica: exposição do papel à poeira e fumaça. É um
dos melhores exemplos de fatores químicos.
Tintas: Mancham os documentos. Até mesmo a tinta da caneta é 
prejudicial. É indicado que se use lápis para quaisquer marcações 
nos documentos. Já para assinaturas, que não podem ser a lápis por 
questões de segurança, é recomendado o uso de canetas tinteiro. A 
caneta esferográfica (estilo BIC) não é recomendada.
Objetos metálicos: como clipes, grampos e colchetes. Com o 
tempo, enferrujam e vão oxidar os documentos. O ideal é que se use
similares de plástico, quando possível.
Fatores Físicos:
Luminosidade: tanto a luz natural quanto a artificial são 
prejudiciais ao papel. Deve ser controlada e o documento protegido 
da incidência direta. A luz, em excesso, acelera o processo de 
envelhecimento do papel.Temperatura e umidade: devem ser controladas para evitar 
surgimento de fungos, por exemplo. Os extremos nunca são bons, 
certo? Da mesma forma se dá com a temperatura. Devemos evitar 
as muito baixas ou elevadas.
1) a temperatura deve ser mantida entre 20°C e 22°C;
2) índice ideal de umidade fica entre 45 e 58%.
Fatores Biológicos:
Insetos (baratas, traças, brocas e outros), roedores (ratos), 
microorganismos (fungos) e, como sempre, o bicho homem, pois 
algumas pessoas consultam os documentos sem os devidos 
cuidados são os principais fatores biológicos.
Em relação aos fungos, o uso de fungicidas não é recomendado pois
os danos causados superam a eficiência dos produtos sobre os 
documentos.
Atividades de Conservação: Desinfestação
A desinfestação é o método de combate aos insetos e seu tipo mais 
eficaz é afumigação. Existem câmaras especiais para fumigação. Os
documentos são introduzidos na câmara, é feito o vácuo e é 
aplicado o produto químico e os documentos são expostos ao 
fumigante por 48 a 72 horas. Se não houver câmaras especiais, 
ainda assim é possível a fumigação, desde que haja utilização de 
máscaras.
Atividades de Conservação: Limpeza
A limpeza é a fase posterior à fumigação. É a hora de limpar o que 
foi gerado pela fumigação. Hora de recolher os “corpos”. Usa-se 
um pano macio, escova ou aspirador de pó.
Atividades de Conservação: Alisamento
Consiste em colocar os documentos em bandejas de aço inoxidável, 
expondo-os à ação do ar com forte porcentagem de umidade (90 a 
95%), durante uma hora em câmara de umidificação. Depois é hora 
de usar o ferro. Isso mesmo, os documentos são passados a ferro, 
folha por folha, em máquinas elétricas. Na falta de equipamento 
profissional, usa-se o ferro caseiro.
Restauração
Ela demanda um conhecimento profundo dos papéis e tintas 
empregados. O método ideal é o que aumenta a resistência do 
papel ao envelhecimento natural e às agressões externas do 
meio ambiente – mofo, pragas, gases, manuseio – sem que 
prejudique a legibilidade e flexibilidade e sem aumento de peso e 
volume.
Banho de Gelatina
O documento deve ser mergulhado em banho de gelatina ou cola, 
aumentando sua resistência, sem prejudicar a visibilidade ou 
flexibilidade e proporcionando a passagem dos raios ultravioletas e 
infravermelhos. Esse processo é manual e tem como desvantagem 
uma maior habilidade do profissional e a possibilidade de ataque 
por fungos e insetos.
Tecido
Método de reparação por meio de folhas de tecidos muito finas, 
aplicadas com pasta de amido. A durabilidade do papel aumenta 
bastante, mas o amido atrai insetos e fungos e impede a o exame 
pelos raios ultravioletas e infravermelhos. E além disso, ainda 
reduz a legibilidade e flexibilidade.
Silking
Mais um método que utiliza tecido. Mas um tecido bem mais caro 
(crepeline ou musseline de seda) de grande durabilidade, mas, 
devido ao uso de adesivo à base de amido, afeta suas qualidades 
permanentes. A legibilidade, flexibilidade, a reprodução e o exame 
pelos raios ultravioletas e infravermelhos são pouco prejudicados. 
Há que se ressaltar que é um método de difícil execução e com
matéria-prima cara.
Laminação
O documento é envolvido com uma folha nas duas faces. Em uma 
delas, é usado o papel de seda e na outra face, o acetato de celulose.
Ele é colocado em uma prensa hidráulica com temperatura entre
145 e 155 graus Celsius (quente!).
Não há perda de legibilidade, nem flexibilidade. O volume do 
documento é reduzido, mas seu peso dobra. As características de 
laminação são as que mais se aproximam do método ideal.
Laminação manual – é um processo criado na Índia, utiliza a 
laminação mecanizada que entra em contato com o acetato e 
transforma-o em camada semiplástica que, ao secar, adere ao 
documento, juntamente com o papel seda.
A laminação manual, também chamada de laminação com 
solvente é uma alternativa quando não há recursos para 
equipamentos mecanizados.
Encapsulação – é considerada um dos métodos mais modernos de
restauração de documentos. Utiliza películas de poliéster e fita 
adesiva de duplo revestimento.
O papel e sua conservação
O ph do papel é um valor que se usa pra indicar o grau de acidez 
ou alcalinidade de uma substância, que é determinado pelo 
cálculo de íons de hidrogênio presente nela. Mede-se numa escala 
de 0 a 14, sendo o meio 7 a neutralidade. Ou seja, quanto menor, 
mais ácido.
Você precisa saber que o PH ideal para acondicionamento do 
suporte papel é por meio de pastas ou caixas feitas com material de 
pH neutro.
O papel neutro é um papel não ácido ou ligeiramente alcalino e 
que, portanto, não se deteriora com facilidade.
Foxing
Trata-se de uma deterioração que se caracteriza pelo surgimento de 
manchas de cor castanha no papel (documento). Há pesquisadores 
que pensam tratar-se de um micro-organismo, porém outros 
defendem que são manchas geradas pelo processo de oxidação de 
impurezas metálicas que ficaram nos papéis durante sua formação. 
Este tipo de deterioração tende a aparecer em documentos que 
tenham ficado em contato direto com papéis ácidos, ou em obras 
que tenham sido emolduradas com cartões e papéis de baixa 
qualidade arquivística.
Acondicionamento X Armazenamento
Acondicionamento – embalagem ou guarda de documentos 
visando sua preservação e acesso.
ArmazenaGem – Guarda de documentos em depósito. 
O acondicionamento se refere à preservação do documento, ao 
modo de proteger, por exemplo, o suporte papel, colocando-o dentro 
de algo, como uma embalagem.
Já a armazenagem refere-se ao local em que haverá a guarda do
documento. Pode ser em uma prateleira, caixa, pasta suspensa, 
móvel.
Os acondicionamentos são os itens de proteção mais próximos aos 
documentos, formando uma barreira contra os poluentes, a luz, a 
temperatura, a umidade relativa, o ataque biológico, e o manuseio.
As embalagens protegem os documentos contra a poeira, danos 
acidentais e minimizam variações externas de temperatura e umidade
relativa, reduzindo os riscos de danos por água e fogo em casos de 
desastre.
#ARMAZENAMENTO
armazenamento é o sistema que recebe o documento, 
acondicionado ou não, para ser guardado. É o mobiliário das salas 
destinadas à guarda do acervo: estantes, arquivos e armários.
ARQUIVAMENTO HORIZONTAL:
• Os documentos são arquivados uns sobre os outros;
• Conserva melhor os documentos;
• É recomendado para os arquivos permanentes e para 
documentos de grandes dimensões (mapas, cartazes e plantas, por
exemplo).
ARQUIVAMENTO HORIZONTAL X ARQUIVAMENTO
VERTICAL
Arquivamento Horizontal:
· Os documentos são dispostos em posição paralela à prateleira.
· colocados uns sobre os outros e arquivados em caixas, estantes 
ou escaninhos;
· Amplamente utilizado para plantas, mapas e desenhos, bem 
como nos arquivos permanentes;
· Seu uso é desaconselhável nos arquivos correntes
 Arquivamento Vertical:
· Os documentos são dispostos em posição perpendicular à 
prateleira.
· Os documentos ou fichas são colocados uns atrás dos outros;
· Seu uso é aconselhável nos arquivos correntes, pois permite 
consulta rápida aos documentos arquivados.