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Administração Geral Administração por Objetivos - APO Origens A origem da APO esta baseada na mudança do enfoque administrativo. A ênfase saiu do processo, dos meios de produção, das atividades – meios e passou às atividade - fim, aos resultados e objetivos alcançados. A partir da década de 1950, a Teoria Neoclássica deslocou a atenção antes fixada nas chamadas “atividades meios” para os objetivos ou finalidades da ordem organizacionais. O foco no “como” administrar passou para o “por que” administrar. Administração Por Objetivos - APO APO Peter F. Drucker é considerado o seu criador ao lançar o livro Prática da administração de empresas, em 1954. A Escola de Administração por Objetivos, é considerada por muitos como a escola que fortaleceu a autoridade de cada chefe de área ou departamento. Em 1954 com a origem da publicação de um livro por Peter Drucker e o capitalismo sofria intervenções governamentais e os lucros dos empresários sofriam quedas surgiu a necessidade de administrar de acordo com os objetivos organizacionais. A Administração por Objetivos(APO) ou Administração por resultados constitui o modelo administrativo identificado com espírito PRAGMÁTICO e DEMOCRÁTICO da Teoria Neoclássica Drucker Definir objetivos e cobrar resultados nas áreas estratégicas Participação no mercado Inovação Produtividade Recursos físicos e financeiros Rentabilidade Desempenho e aprimoramento gerencial Desempenho e atitudes dos trabalhadores Responsabilidade pública 6 APO “A APO é um processo pelo qual os gerentes, superior e subordinado, de uma organização identificam os objetivos comuns, definem áreas de responsabilidade de cada um em termos de resultados esperados e usam esses objetivos como guias para a operação dos negócios.” (CHIAVENATTO, Idalberto.;1983,p.242) O que foi a APO ? É um sistema de gerências em que chefias e subordinados estabelecem objetivos e metas para suas respectivas áreas de responsabilidades, formulam planos para atingir as metas especificadas, definem padrões para medir o desempenho e fazem o acompanhamento periódico do progresso obtido. APO A base da APO é o processo do qual participam o chefe e sua equipe (ou um subordinado em particular). Esse processo participativo substitui o processo hierárquico, no qual o chefe simplesmente define os objetivos e os transmite pela cadeia de comando abaixo, para depois avaliar o desempenho da equipe. Fez muito sucesso nos anos 60 e 70, mas declinou nos anos seguintes. No final dos anos 90, quando os métodos participativos estão substituindo os hierárquicos, a essência da APO, tornou-se redundante. (MAXIMIANO, 2000, pág. 189). APO Princípios básicos da APO: 1 - Objetivos específicos: Identificar as áreas principais de resultados e estabelecer objetivos específicos e mensuráveis. Ex. Equipe de vendas Áreas principais: volume de vendas e nº de contatos. Objetivo mensurável e específico: aumentar as vendas em 7% ou conseguir uma venda em pelo menos a cada 10 contatos. APO Princípios básicos da APO 2 – Tempo definido: define-se um prazo específico para a realização de cada objetivo, com prazos intermediários para verificação de desempenho da equipe. APO Princípios básicos da APO: 3 – Feedback sobre desempenho: No decorrer do prazo de realização dos objetivos, a equipe é avaliada. No final do prazo, um novo plano de ação é definido, para o próximo período. Caso o desempenho da equipe tenha ficado abaixo do esperado, deve-se complementar o plano de ação com ações corretivas. APO Os resultados são particularmente especiais na APO, e contribuem significativamente para o grande prestígio desse método. A APO investe no objetivos e metas a serem alcançados, demonstrando ser de grande valia no planejamento empresarial. Como vantagens da APO podemos citar : Controlar seu próprio desempenho Método disciplinador do crescimento da empresa Equilíbrio dos objetivos a longo e a curto prazo Aproveitamento da capacidade dos gerentes, o trabalho em equipe e a melhoria das relações entre chefe e subordinados. CARACTERÍSTICAS DA APO Os objetivos devem ser estabelecidos em conjunto entre os subordinados e seus chefes, de modo que exista um comprometimentos conjunto para que a empresa atinja o máximo de eficiência. A Apo dá grande ênfase ao controle. Para isso é necessário ter critérios quantitativos de mensuração dos resultados. Deve haver um processo de revisão regular do processo, permitindo efetuar as mudanças necessárias e adequando – o à situação desejada. CARACTERÍSTICAS DA APO Há uma necessidade de grande participação tanto do chefe como dos subordinados, existindo intensa interação chefe – subordinado. Por uma lado deve haver o envolvimento do chefe desde o estabelecimento dos objetivos, passando pelo controle, até o resultado final, por outro, a necessidade de subordinados devidamente treinados e preparados para desempenhar as funções determinadas pela APO. LIMITAÇÕES DA APO A implantação da APO coloca a empresa diante de uma série de obstáculos, comuns à implantação de qualquer novo programa, como : Falta de apoio. Resistência às mudanças. Dificuldades no estabelecimento de metas e objetivos Deficiência na comunicação em sentido vertical e horizontal ( seria a primeira meta a ser alcançada). A METODOLOGIA DE IMPLANTAÇÃO DA APO O processo de implatanção do sistema deve adotar os seguintes passos : Exposição do assunto e apoio da direção integral. Palestra para os gerente de divisões. Preparação das áreas, lista de objetivos. Discussão coma Diretoria sobre a situação e objetivos. A Diretoria faz um Exame da Situação. Seleção de temas por áreas. Feedback. Elaboração dos Planos Estratégicos. Elaboração dos Planos Táticos. Definição de objetivos e metas Departamentais. Fixação de metas Individuais. Acompanhamento e análise periódicas dos resultados. APO Existem três fontes geradoras de objetivos a serem explorados por uma empresa: A primeira esta situada no ambiente externo, com seus recursos e oportunidades, cujas as limitações não podem ser esquecidas. Segunda fonte é a expectativa dos dirigentes, acionistas e proprietários. A terceira é a própria empresa e tudo o que ela pode vir a trabalhar em benefícios próprio. Muitos dos objetivos são temporais, e geralmente definidos pelos prazo de um ano; outros; programáveis a longo prazo. CLASSIFICAÇÃO DOS OBJETIVOS Os Objetivos podem ser classificados em: Internos Lucratividade Crescimento Liderança Produtividade Harmonia na equipe etc. CLASSIFICAÇÃO DOS OBJETIVOS Os Objetivos podem ser classificados em: Externos Satisfação do Cliente Prestígio na Comunidades etc. Características dos Objetivos Os objetivos devem ser claros, específicos, tangíveis e alcançáveis. Claros : Fáceis de entender. Específicos : Visar um campo determinado. Tangíveis : Demarcados e definidos. Alcançáveis : Passíveis de obter. CRITÉRIOS DE ESCOLHA Sempre que houver dúvidas, devemos dar preferência a objetivos que tenham maior impacto no resultados, exijam maior esforço, dêem maior rentabilidade, empreguem somas menores, sejam mais seguros e concretamente definidos, assegurem retorno mais rápido do capital aplicado e tenham liquidez. QUANDO MUDAR OS OBJETIVOS Os objetivos mudam para atender a outras mudanças: o ambiente, dos indivíduos e até da própria organização, não se devendo insistir naqueles incompatíveis com a sua realidade. A ADM POR OBJETIVOS EM AMBIENTE DIFÍCEIS Em tempos difíceis é mais complicado administrar, mas, paradoxalmente, a empresa pode crescer e ganhar mais nesses período, desde que sejam tomadas as decisões corretas. Algumas recomendações para tempos difíceis. ( página 125). FIXAÇÃO DOS OBJETIVOS E SUA IMPORTÂNCIA Os objetivos proporcionam uma diretriz ou finalidade comum Permitem o trabalho em equipe Servem de base para avaliar planos e evitam erros de omissão Melhoram as possibilidades de previsão do futuro Quando os recursos são escassos, os objetivos ajudam a orientar e prever sua distribuição criteriosa. CRITÉRIO DE ESCOLHA DOS OBJETIVOS CRITÉRIO DE ESCOLHA DOS OBJETIVOS Procura atividades que têm maior impacto sobre os resultados; O objetivo deve ser específico, mensurável, claro e ser concreto; Focalizar objetivos na atividade e não na pessoa; Detalhar cada objetivo em metas subsidiárias; Usar linguagem objetiva para os gerentes; Concentrar se nos alvos vitais do negócio; O objetivo deve indicar o resultado a atingir sem limitar a liberdade de escolha dos métodos; Deve ser difícil de ser atingido, mas não impossível; Deve estar ligado ao plano de lucros da empresa Conceito de Objetivo: “Um objetivo é um enunciado escrito sobre resultados a serem alcançados num período determinado, os objetivos devem ser quantificáveis, difíceis, relevantes e compatíveis, são números que orientam o desempenho dos gerentes para um resultado mensurável”. 27 Fontes de Objetivos Meio Externo Expectativas dos dirigentes Fontes A própria organização Objetivos HIERARQUIA DOS OBJETIVOS Estratégicos: São os objetivos amplos que atingem toda a organização como uma totalidade é amplo e de longo prazo Táticos: São os objetivos departamentais possui ligação com cada departamento e é de médio prazo. Operacionais: São os objetivos referentes de cada atividade ou tarefa são detalhados e de curto prazo A Hierarquia de Objetivos Retorno sobre o Investimento Empresarial Aumento do Redução do Retorno Investimento Aumento do Redução de Faturamento Custos Utilização Eficiente dos Atuais Recursos Aquisição de Recursos Adicionais Manutenção dos Equipamentos Melhoria dos Equipamentos Aquisição de novos equipamentos Programas de captação de recursos Recrutamento e seleção de novos empregados Objetivos Organizacionais Objetivos Departamentais Objetivos Operacionais A APO fundamenta-se no planejamento estratégico da empresa e nos planos táticos dos departamentos ou unidades. FASES DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO Formulação dos objetivos organizacionais: A organização define os objetivos globais que pretende alcançar a longo prazo e os prioriza Análise interna das forças e limitações da organização: Recursos (financeiros, humanos, matéria-prima, tecnologia) Estrutura organizacional Avaliação do desempenho da organização (lucratividade, produção, produtividade, inovação, crescimento etc) Análise externa do meio ambiente: Mercados abrangidos, concorrência, fatores externos (conjuntura econômica, tendências políticas, sociais, legais) As Bases do Planejamento Estratégico Formulação dos Objetivos Organizacionais Formulação de Alternativas Estratégicas O que fazer? Análise Externa do Ambiente O que há no ambiente? Análise Interna da Empresa O que temos na empresa? Condições externas, oportunidades, ameaças, desafios e restrições. Pontes fortes e pontos fracos, recursos disponíveis, capacidades e habilidades. Como compatibilizar as variáveis envolvidas? 33 BENEFÍCIOS DA APO Aclaramento dos objetivos Melhoria do planejamento Padrões claros para controle Aumento da motivação do pessoal Avaliação mais objetiva Melhoria da moral PROBLEMAS DA APO Coerção sobre subordinados Aprovação de objetivos incompatíveis Papelório em excesso Focalização sobre resultados mais facilmente mensuráveis do que sobre resultados mais importantes Perseguição rígida de objetivos que poderiam ser abandonados A ADMINISTRAÇÃO ANTES DA APO A ADMINISTRAÇÃO PÓS APO Administração do cotidiano Visualização para dentro Orientação para produtos Orientação para a organização Orientação para as atividades Administração da rotina Ênfase no “como” Ênfase no dinheiro, máquinas e materiais Controle centralizado, funcional e tecnocrático Estilo autoritário Diretrizes e supervisão Individualismo Focalização no futuro Visualização para fora Orientação para pessoas Orientação para clientes Orientação para resultados Criação de inovações Ênfase no “para que” Ênfase em pessoas, mentalidade e tempo Iniciativa descentralizada dos subordinados Estilo participativo Delegação e responsabilidade Trabalho em equipe 35
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