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Aula 02 Administração Geral e Pública e Gestão de Pessoas p/ Câmara dos Deputados - Técnico Legislativo Professor: Carlos Xavier Administração Geral e Pública para Técnico – Área administrativa da Câmara dos Deputados - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 02 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 1 de 121 AULA 02: Planejamento e gestão estratégica – visão geral e ferramentas. SUMÁRIO PÁGINA 1. Palavras Iniciais 2 2. Planejamento estratégico, tático e operacional. 3 2.1. Principais ferramentas do planejamento estratégico. 8 2.1.1. Diagnóstico organizacional: Matriz SWOT 14 2.1.2. Balanced Scorecard. 22 2.2. A metodologia do planejamento estratégico. 31 3. Gestão estratégica. 39 4. Negócio, Missão, Visão de Futuro, Valores. 42 5. Questões comentadas. 45 6. Lista de questões. 94 7. Gabarito. 120 8. Bibliografia Principal. 121 Observação importante: Este curso é protegido por direitos autorais (copyright), nos termos da Lei 9.610/98, que altera, atualiza e consolida a legislação sobre direitos autorais e dá outras providências. Grupos de rateio e pirataria são clandestinos, violam a lei e prejudicam os professores que elaboram os cursos. Valorize o trabalho de nossa equipe adquirindo os cursos honestamente através do site Estratégia Concursos. Administração Geral e Pública para Técnico – Área administrativa da Câmara dos Deputados - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 02 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 2 de 121 1. Palavras iniciais Oi pessoal! Na aula de hoje teremos uma visão geral sobre planejamento, avançando para o planejamento e gestão estratégica. Além disso, estudaremos também as principais ferramentas da estratégia, incluindo a Matriz SWOT e o BSC, presenças frequentes em provas do Cespe. Abraço e bons estudos! Prof. Carlos Xavier www.facebook.com/professorcarlosxavier Administração Geral e Pública para Técnico – Área administrativa da Câmara dos Deputados - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 02 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 3 de 121 2. Planejamento estratégico, tático e operacional. Antes de começarmos esta parte da aula propriamente dita, temos que ver o que significa planejamento. Planejamento pode ser definido como um processo desenvolvido para o alcance de uma situação futura desejada, de um modo mais eficiente, eficaz e efetivo, com a melhor concentração de esforços e recursos pela empresa ou organização. Deste modo, o planejamento é importante para que se possa: • Interferir no próprio futuro, determinando o caminho a ser seguido; • Prever e articular os recursos a serem utilizados para atingir os objetivos; e • Determinar a melhor forma de, coordenando suas forças e fraquezas, enfrentar as situações futuras que possam ser previstas. Neste sentido, precisamos fazer um esforço para não confundir planejamento com: • Previsão: pois estas são o resultado de esforços para verificar quais os eventos que poderão ocorrer, com base no registro de uma série de probabilidades; • Projeção: que correspondem à situação em que o futuro tende a ser igual ao passado em sua estrutura básica; • Predição: é a situação futura que tende a ser diferente do passado, mas sobre a qual não se pode exercer controle algum; Administração Geral e Pública para Técnico – Área administrativa da Câmara dos Deputados - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 02 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 4 de 121 • Resolução de problemas: corresponde a aspectos imediatos que procuram tão somente a correção de certas descontinuidades e desajustes entre a empresa e as forças externas que lhe sejam potencialmente relevantes; • Plano: é o documento formal que consolida as informações desenvolvidas do processo de planejamento, sendo o limite da formalização do planejamento, uma visão estática, uma decisão sobre os caminhos a tomar observando-se a relação custos/benefícios. O planejamento possui os seguintes princípios: a) Princípio da contribuição aos objetivos: o planejamento deve sempre visar ao objetivo máximo da organização, hierarquizando os objetivos e buscando cumpri-los em sua totalidade; b) Princípio da precedência do planejamento: ele sempre vem antes das outras funções administrativas; c) Princípio da maior influência (ou penetração) e abrangência: o planejamento é a mais abrangente das funções organizacionais, e por isso ele pode provocar uma série de modificações na organização; d) Princípio das maiores eficiência, eficácia e efetividade: o planejamento procura maximizar os resultados e minimizar as dificuldades, ou deficiências. Relembrando: eficácia significa entregar os produtos/serviços pretendidos, eficiência é a relação entre os insumos utilizados e os produtos/serviços produzidos, e efetividade representa a medida na qual a organização gera valor agregado e impactos na sociedade por meio de seus produtos e serviços. Administração Geral e Pública para Técnico – Área administrativa da Câmara dos Deputados - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 02 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 5 de 121 Para Ackoff, existem ainda os princípios específicos do planejamento: a) Planejamento participativo: o seu principal resultado não é o plano final, mas o processo desenvolvido através da participação dos envolvidos; b) Planejamento coordenado: todos os aspectos envolvidos no planejamento devem atuar de maneira interdependente; c) Planejamento integrado: os planejamentos dos vários escalões das organizações devem ser integrados, nos níveis estratégico, tático e operacional; d) Planejamento permanente: como o ambiente é mutável, é necessário que o planejamento também seja permanentemente realizado. O planejamento pode ser de três tipos: estratégico, tático e operacional. O planejamento estratégico é o processo administrativo que proporciona sustentação mercadológica para se estabelecer a melhor direção a ser seguida pela empresa, visando ao melhor grau de interação com os fatores externos - não controláveis - e atuando de forma inovadora e diferenciada. Ele é, normalmente, responsabilidade dos níveis mais altos da organização. Atenção: para o seu concurso você deve relacionar planejamento estratégico com as seguintes palavras-chave: plano, projetos, longo prazo, objetivos, metas, nível estratégico, cúpula, sistêmico, integrado, organização como um todo Administração Geral e Pública para Técnico – Área administrativa da Câmara dos Deputados - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 02 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 6 de 121 Para Chiavenato (2008), o planejamento estratégico interage com três parâmetros: a visão de futuro, o ambiente externo e os fatores internos da organização. Além disso, ele apresenta cinco características fundamentais do planejamento estratégico: 1. Ele está relacionado com a adaptação da organização a um ambiente mutável; 2. É orientado para o futuro, em um horizonte de longo prazo; 3. Ele é compreensivo, ou seja, aborda a organização como um todo, de forma global e sistêmica; 4. O planejamento estratégico éum processo de construção de consenso, dada a diversidade dos interesses de todos os envolvidos; 5. Ele é uma forma de aprendizagem organizacional, que aprende através da adaptação ao contexto ambiental complexo, competitivo e mutável. O planejamento tático é voltado para uma área da organização, planejando a utilização eficiente dos recursos disponíveis para a consolidação dos objetivos previamente fixados. É conduzido pelos níveis organizacionais intermediários. Chiavenato (2008) destaca que as políticas, investimentos, obtenção de recursos, etc., estão relacionados com os planos táticos. Além disso, o autor afirma que os planos táticos geralmente envolvem: 1. Planos de produção. Envolvendo métodos e tecnologias necessárias para as pessoas em seu trabalho, arranjo físico do trabalho e equipamentos como suportes para as atividades e tarefas. Administração Geral e Pública para Técnico – Área administrativa da Câmara dos Deputados - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 02 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 7 de 121 2. Planos financeiros. Envolvendo captação e aplicação do dinheiro necessário para suportar as várias operações da organização. 3. Planos de marketing. Envolvendo os requisitos de vender e distribuir bens e serviços no mercado e atender ao cliente. 4. Planos de recursos humanos. Envolvendo recrutamento, seleção e treinamento das pessoas nas várias atividades dentro da organização. Recentemente, as organizações estão também se preocupando com a aquisição de competências essenciais para o negócio através da gestão do conhecimento corporativo. O planejamento operacional, por sua vez, está mais ligado à formalização de metodologias e procedimentos, gerando basicamente os planos de ação ou planos operacionais. É conduzido pelos níveis organizacionais mais baixos. Chiavenato (2008) afirma que, apesar dos planos operacionais serem muito diversificados, eles podem ser classificados em: 1. Procedimentos. São os planos operacionais relacionados com métodos, como os fluxogramas e listas de verificação. 2. Orçamentos. São os planos operacionais relacionados com dinheiro. 3. Programas (ou programações). São os planos operacionais relacionados com tempo. Inclui o cronograma, o gráfico de Gantt, o PERT, entre outros. 4. Regulamentos. São os planos operacionais relacionados com comportamentos das pessoas. Administração Geral e Pública para Técnico – Área administrativa da Câmara dos Deputados - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 02 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 8 de 121 2.1. Principais ferramentas do planejamento estratégico. Os principais conceitos hoje utilizados no planejamento estratégico começaram a surgir na década de 1970. Os mais importantes para você ter em mente para o seu concurso são: a matriz de crescimento e de participação no mercado (Matriz BCG); a curva de experiência; as Unidades Estratégicas de Negócio (UENs); e a Matriz de Atratividade do Mercado e Posição no Mercado; A Matriz de Ansoff; e a analise SWOT. Estas várias técnicas, ferramentas e conceituais podem ser utilizados para ajudar a empresa a definir o seu posicionamento estratégico. Vamos ver cada um deles! A matriz de crescimento e de participação no mercado (Matriz BCG) implica na classificação dos produtos da empresa segundo sua posição nas variáveis “participação no mercado” e “crescimento das vendas”, conforme apresentado na matriz abaixo: Para uso da matriz, os produtos devem ser lançados em uma das posições, a depender do crescimento do mercado e da participação que ele detenha. De forma geral, as posições em que um produto pode ser colocado na matriz são as seguintes: Administração Geral e Pública para Técnico – Área administrativa da Câmara dos Deputados - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 02 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 9 de 121 1. Produtos em questionamento Se nada for feito para mudar a posição de mercado, estes produtos podem absorver grandes investimentos e depois se tornarem “abacaxis”. Por outro lado, a empresa deve buscar aumentar esta participação para que o produto passe a se enquadrar na categoria “estrela”. 2. Estrela São os produtos que servem de referência no mercado e que possuem taxas de crescimento potencialmente elevadas. São produtos com algum potencial de rentabilidade, mas que tendem a gerar um equilíbrio financeiro devido aos altos investimentos necessários nesta fase. É preciso manter a participação de mercado para que eles não se tornem “em questionamento”. Por outro lado, mantida a participação de mercado, o produto pode se tornar “vaca leiteira”, quando o mercado parar de crescer. 3. Vaca leiteira (também chamado de “mina”) Como o crescimento do mercado é baixo, poucos investimentos são necessários e os lucros e a geração de caixa tendem a ser altos. 4. Abacaxi (também chamada de “Cachorro”) Devem ser evitados e minimizados em uma empresa. Deve ser feita uma avaliação da real necessidade do produto no portfólio da empresa para que sejam feitos planos de recuperação do produto ou mesmo seu abandono. Deve-se tomar cuidado em evitar planos de recuperação elevados para produtos “Abacaxi”. Esta posição também é chamada de “Cachorro” (dog, no original). Um outro conceito importante é o de curva de experiência. Administração Geral e Pública para Técnico – Área administrativa da Câmara dos Deputados - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 02 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 10 de 121 Segundo a curva de experiência, os custos unitários de manufatura ou de uma indústria de serviços diminuem com a experiência ou com o volume de produção acumulada de dada empresa. Em outras palavras, quanto mais se produz, maior a experiência, por isto, menor o custo! Essa experiência vem através da aprendizagem, e a redução de custos decorre, dentre outros, dos seguintes fatores: • das economias de escala; • da eficácia e especialização do trabalho; • da curva de aprendizagem de mão de obra; • do desenvolvimento de novos processos e métodos; • da padronização; etc. Vamos visualizar isto!? Administração Geral e Pública para Técnico – Área administrativa da Câmara dos Deputados - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 02 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 11 de 121 A principal consequência da curva de aprendizagem é que a empresa que estiver produzindo a maior quantidade possuirá o menor custo unitário. Deste modo, a estratégia de maior participação no mercado seria fundamental. Vamos entender agora o que são as Unidades Estratégicas de Negócios (UENs)!? As Unidades Estratégicas de Negócios - UENs -, conceito desenvolvido pela consultoria McKinsey para a General Electric, tornaram-se muito populares na década de 1990. Segundo este conceito, uma grande empresa deveria ser dividida em UENs, que agrupariam os produtos e os fatores relacionados com um mesmo mercado, sendo responsáveis pela sua gestão, comercialização e controle dos fatores que influenciam sua área de atuação. Isso porque cada uma destas unidades deveriam se posicionar perante a concorrência de maneira direta (e não por intermédio da empresa “mãe”). O conceito de UEN provocou mudanças na concepção de funcionamento e planejamento das grandes corporações,alterando as estruturas divisionais com a criação de unidades independentes e distinguindo dois níveis estratégicos: um que afeta a organização como um todo e outro que se restringe à UEN. Algumas técnicas de planejamento estratégico foram desenvolvidas a partir do modelo das UENs, inclusive a Matriz de Atratividade do Mercado e Posição Competitiva. Segundo ela, em vez de colocar produtos para análise em uma matriz estratégica deveriam se colocar as unidades de negócios. Como eixos de análise, poderiam ser utilizados a “posição competitiva” e a “atratividade do mercado ou setor”. Como consequência, poder-se-ia analisar as várias UENs de uma organização e o resultado desta análise subsidiaria o planejamento Administração Geral e Pública para Técnico – Área administrativa da Câmara dos Deputados - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 02 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 12 de 121 estratégico. Com pequenas variações em sua abordagem esta matriz recebeu outros nomes como, matriz GE, matriz de planejamento de negócios estratégicos da GE, matriz de atratividade do mercado e posição de negócios, multifatores do portfólio da GE e política direcional. Vamos ver como estas ideias ficam na Matriz? Fonte: Tavares (2010). Administração Geral e Pública para Técnico – Área administrativa da Câmara dos Deputados - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 02 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 13 de 121 Outra técnica importante para que as organizações possam planejar alternativas para definir seus objetivos futuros é a matriz de Ansoff, apresentada a seguir: Segundo a Matriz de Ansoff, são quatro as estratégias que as organizações devem seguir em função das dimensões “produtos” e “mercados” serem novos ou já existentes: 1. Penetração de mercado. A organização busca aumentar sua participação a partir de produtos e mercados já existentes, podendo buscar o crescimento orgânico/direto ou a aquisição de concorrentes. 2. Desenvolvimento de mercado. Neste caso a organização busca expandir através da colocação dos produtos existentes em novos mercados. 3. Desenvolvimento de produtos. Administração Geral e Pública para Técnico – Área administrativa da Câmara dos Deputados - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 02 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 14 de 121 Ocorre quando a organização opta por criar novos produtos, inclusive por meio de segmentação ou modificação de design, para vender no mesmo mercado. 4. Diversificação. A última estratégia proposta na Matriz de Ansoff é a diversificação, que consiste na entrada de novos produtos em novos mercados. Há outras ferramentas importantes do planejamento estratégico, mas elas merecem tópicos específicos e mais aprofundados, por isso serão abordadas em tópicos separados. 2.1.1. Diagnóstico organizacional: Matriz SWOT. Além do que já vimos sobre diagnostico organizacional, cabe destacar o papel da ferramenta SWOT para a análise do ambiente interno e externo da organização. Este é um dos temas mais cobrados dentro do assunto de estratégia em concursos públicos, então prestem atenção! O uso da análise SWOT em estratégia organizacional iniciou-se com professores da Universidade de Harvard, a partir da década de 1960, não havendo um registro único amplamente aceito sobre quem seria o principal autor desta ferramenta. Esta analise nada mais é do que uma consideração sistemática das forças, fraquezas, oportunidades e ameaças com as quais as organizações têm que lidar em seus ambientes internos e externos, sendo uma ferramenta típica do planejamento estratégico. De onde vem este nome “SWOT”?! Na verdade trata-se de uma sigla, que em inglês significa: Administração Geral e Pública para Técnico – Área administrativa da Câmara dos Deputados - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 02 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 15 de 121 Strengths (forças) Weaknesses (fraquezas) Opportunities (oportunidades) Threats (ameaças) Pessoal! Fiquem atentos! Já vi esta matriz ser chamada de SLOT (“L” para limitações) e FOFA (forças, oportunidades, fraquezas e ameaças) então associem estes nomes à matriz SWOT. Quanto aos seus elementos, quais deles pertencem ao ambiente interno (microambiente) e ao ambiente externo (macroambiente) da organização?! É isto que podemos ver na tabela a seguir: Ambiente Interno Ambiente Externo • Forças • Fraquezas • Oportunidades • Ameaças Grosso modo, podemos dizer que as forças e oportunidades são pontos positivos, enquanto as fraquezas e ameaças são pontos negativos. Esta simples classificação ajudará a responder muitas questões de concursos! Uma apresentação gráfica desta matriz que é muito utilizada é a seguinte: Administração Geral e Pública para Técnico – Área administrativa da Câmara dos Deputados - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 02 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 16 de 121 Vamos discutir algumas características básicas desta matriz! Os elementos “forças” e “fraquezas” são internos à organização e potencialmente podem ser controlados por elas. As forças são os recursos, habilidades, posição de mercado, patentes, capital humano, além de outras competências distintivas - que distinguem a organização de suas concorrentes. As fraquezas, por sua vez, podem levar as organizações a um fraco desempenho, sendo exemplos importantes métodos de produção obsoletos, carência de recursos tecnológicos, política de incentivos inadequada, entre outros fatores. O ambiente externo, por sua vez, é composto por oportunidades e ameaças. Os fatores do ambiente externo não podem ser controlados pelas organizações, que devem atuar sobre suas forças e fraquezas para que possam explorar as oportunidades do ambiente e se proteger das ameaças. Ainda não vi uma questão sobre o que vou falar, mas me preocupo, pois um examinador mais atento poderia fazer uma questão assim e “quebrar” muitos candidatos: Apesar de não poder controlar o ambiente externo, é preciso ter cuidado com uma coisa: e se a questão do concurso falar em “influenciável pela organização”?! Ela pode influenciar no Ambiente Externo?! Apesar de não S W O T Administração Geral e Pública para Técnico – Área administrativa da Câmara dos Deputados - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 02 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 17 de 121 haver clareza teórica sobre isto, uma compreensão mais ampla da administração estratégica faria com que possamos argumentar que sim. Vocês lembram da Escola do Poder da administração estratégica?! Percebam que ela vê a estratégia como um jogo de forças entre o ambiente interno e externo. Neste sentido o processo de medição de forças seria interativo, então haveria influência indireta, mas jamais controle do ambiente externo pela organização. - Mas Professor Carlos Xavier!!! E se vier na minha prova, faço o que?! Resposta: Procure dicas sobre se a questão está buscando um conhecimento teórico específico sobre SWOT. Se for este o caso, esta possibilidade de “influência” pode ser entendida como “controle”, entãoestaria errado. Se o comando da questão indicar para que seja considerada a administração estratégica como um todo, o mais provável é que a banca considere como certo! Agora vamos entender uma grande crítica que se faz à Matriz SWOT: O problema central é que forças e fraquezas só poderiam ser definidas depois das oportunidades e ameaças, mas estas últimas também só existem em função de forças e fraquezas! A definição é circular! Vamos entender melhor... Imaginem: • A empresa tem excelentes recursos de informática. Isto é uma força?! • A empresa tem poucos profissionais com pós-graduação. Isto é uma fraqueza?! Administração Geral e Pública para Técnico – Área administrativa da Câmara dos Deputados - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 02 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 18 de 121 A resposta é: DEPENDE! Se, no primeiro caso, houver oportunidades no mercado para as quais a empresa precise de recursos de informática de ponta, teremos uma grande força na organização. Se a empresa for uma oficina de artesanato, em um ambiente estável, produzindo poucas peças, recursos de informática de ponta não farão nenhuma diferença. Já no segundo caso, imaginem um grande estacionamento numa capital, faturando milhões de reais por mês... e com um só funcionário no caixa! A ausência de funcionários com pós-graduação representa uma fraqueza?! Claro que não! Há alguma ameaça para se proteger ou oportunidade para aproveitar que necessite de funcionários pós-graduados?! Não! Já vimos que as forças e fraquezas só podem ser definidas em função das oportunidades e ameaças. O problema é recíproco, quer ver!? • No passado as pessoas precisavam (às vezes sem perceber...), de conectividade. Quando saiam do escritório, estavam isolados. Não havia tecnologia para este tipo de serviços. Havia ai uma oportunidade a ser explorada? • Uma empresa gostaria de fornecer um serviço para concorrer com outra já existente no mercado. Apesar disto, a primeira empresa produtora detém nível de conhecimento técnico especialíssimo e único, que fará com que seu serviço não seja substituído pelo novo. No máximo, a nova empresa passará a fornecer para outros consumidores que, devido ao preço praticado pela primeira, não comprariam dela. Há ai alguma ameaça?! Administração Geral e Pública para Técnico – Área administrativa da Câmara dos Deputados - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 02 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 19 de 121 A resposta é não! E por que!? Porque a oportunidade e a ameaça só existem quando são reais para a empresa. Oportunidade sem uma força que exista ou uma fraqueza que possa ser superada não é oportunidade. Ameaça que não traga a tona uma fraqueza ou possa ser combatida com uma força não é ameaça! Entenderam como a definição é circular?! Esta é uma das principais críticas a respeito desta ferramenta! ATENÇÃO: Esta crítica à Matriz SWOT só é importante para você, concurseiro, se for cobrada na sua prova! Se a sua prova falar apenas em “qual das alternativas abaixo é uma fraqueza”, ou coisa parecida, não invente de criticar o examinador! É só procurar a resposta com base no que dissemos antes: ambiente interno ou externo, ponto positivo ou negativo! Como consequência da predominância de pares de elementos da Matriz SWOT, a organização pode encontrar-se em uma das seguintes posições em relação ao seu ambiente: • Alavancagem: Oportunidades + forças. Busca maximizar forças e utilizá-las para aproveitar oportunidades. • Limitações/Restrições: Oportunidades + fraquezas. É quando a organização possui oportunidades a serem aproveitadas, mas suas fraquezas limitam este aproveitamento. Administração Geral e Pública para Técnico – Área administrativa da Câmara dos Deputados - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 02 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 20 de 121 • Vulnerabilidades: Ameaças + forças. É quando há ameaças que tornam a organização vulnerável, mas que podem ser combatidas pelas forças existentes internamente. Problemas: ameaças + fraquezas. Acontece quando a organização está em um ambiente de dificuldades externas e não consegue combatê-las, estando com problemas pela frente... Além de saber disso, você precisa conhecer as estratégias que a organização deve adotar em cada caso. Estas posições estratégicas a serem adotadas serão consequências da existência da possibilidade de alavancagem, limitações, vulnerabilidades e problemas, sendo conhecidas como: • Sobrevivência; • Manutenção; • Crescimento; • Desenvolvimento A relação a ser memorizada para a prova é a seguinte: Administração Geral e Pública para Técnico – Área administrativa da Câmara dos Deputados - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 02 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 21 de 121 O importante é decorar esta tabela, mas dou algumas dicas abaixo com o intuito de facilitar a memorização. Pense assim: 1. Quando o ambiente externo está predominantemente ruim, a vida é difícil! a. Se a organização estiver cheia de fraquezas, tudo estará ruim, e o grande foco é manter-se viva (sobreviver), concentrando-se na essência do negócio e aceitando sacrificar partes menos importantes da organização e do mercado para se manter viva! Imagine um pescador inexperiente ir pescar para sobreviver quando o mar está difícil... o foco dele é pegar os poucos peixes necessários para viver! b. Se a organização estiver cheia de forças, mesmo o ambiente externo estando ruim, ela conseguirá usar essas forças para manter-se como está no mercado. Em outras palavras, um pescador bom consegue ir pescar mesmo com o mar ruim e ter uma certa regularidade no resultado – dá para comer e ainda vende um pouco – dentro do normal. 2. Se o ambiente externo estiver bom, aí as coisas melhoram e a organização pode buscar algo a mais! a. Quando o mar está para peixe (oportunidades), até o pescador inexperiente consegue crescer o número de peixes que ele pega e vende! Em outras palavras, se o ambiente interno for de muitas fraquezas, ainda assim a organização poderá crescer no mercado, já que o ambiente externo é favorável. Administração Geral e Pública para Técnico – Área administrativa da Câmara dos Deputados - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 02 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 22 de 121 b. Se tudo estiver bom (forças+oportunidades), então a organização vai se desenvolver internamente e externamente. No exemplo, quando o pescador é bom, e o mar tem todo tipo de peixe, ele deve buscar se desenvolver em um pescador ainda melhor, aprendendo com a experiência, ao mesmo tempo que crescem suas vendas – ops, sua pesca! =) Bem, depois dessa explicação, vamos agora para o próximo tópico de nossa aula! 2.1.2. Balanced Scorecard. O Balanced Scorecard (BSC) é uma importante ferramenta para a gestão estratégica. Ele consiste em desdobrar os objetivos estratégicos e a visão de uma organização em indicadores de desempenho para o monitoramento estratégico, ligando o planejamento estratégico à gestão do dia a dia organizacional. Esta ferramenta parte do princípio de que as medidas financeiras tradicionais não captam a totalidade do esforço organizacionalna busca de objetivos futuros. Para os autores desta ferramenta (Kaplan e Norton), questões financeiras e não financeiras podem servir como medidas de desempenho. Até mesmo os sistemas de mensuração organizacionais podem exercer forte influencia sobre os gestores e os empregados! De outro modo, podemos definir Balanced Scorecard como um sistema de integração da gestão estratégica de curto, médio e longo prazo, traduzindo visão de futuro, missão e estratégia organizacional em indicadores e metas atribuíveis a cada indivíduo, de forma integrada. Administração Geral e Pública para Técnico – Área administrativa da Câmara dos Deputados - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 02 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 23 de 121 O BSC dá a devida importância aos indicadores financeiros tradicionais, como o retorno sobre o investimento, o lucro por ação e a margem de contribuição, mas também considera outras perspectivas estratégicas para a organização, num total de quatro: 1. Perspectiva financeira Esta perspectiva, que também pode ser chamada de perspectiva do acionista, considera que os indicadores financeiros são medidas objetivas para acompanhar como as ações estratégicas (desdobradas dos objetivos de longo prazo) contribuem para o resultado da organização. Busca relacionar os objetivos de longo prazo com metas e indicadores de curto e médio prazo, a serem monitorados estrategicamente em busca do sucesso da organização. Geralmente é nesta perspectiva que se encontram os principais objetivos organizacionais de uma empresa - de retorno ao acionista. Organizações públicas e sem fins lucrativos raramente têm objetivos centrais na perspectiva financeira, que geralmente representa, para estas organizações, uma restrição e não o foco. 2. Perspectiva do cliente Esta perspectiva traduz em indicadores a percepção do cliente sobre a organização e o seu impacto estratégico, geralmente ligado à missão da organização. Administração Geral e Pública para Técnico – Área administrativa da Câmara dos Deputados - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 02 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 24 de 121 É possível enquadrar os interesses dos clientes em quatro categorias: prazo, qualidade, desempenho e serviços. As organizações públicas e sem fins lucrativos geralmente têm foco em seus públicos-alvo, que se encontram, tradicionalmente, nesta perspectiva. Discutiremos um pouco mais sobre isso ao longo da aula. 3. Perspectiva dos processos internos Deve refletir os processos organizacionais que exercem maior impacto sobre a satisfação do cliente e os resultados da organização. 4. Perspectiva da aprendizagem e crescimento (ou inovação). Esta perspectiva se relaciona com os indicadores de melhorias contínuas na organização em termos de capacitação do pessoal e dos sistemas, de motivação, de competências, etc. É aqui que se encontram os principais ativos intangíveis da organização. Apesar de estas quatro perspectivas representarem um certo padrão para aplicação do BSC, elas devem ser adaptadas para cada realidade, incluindo-se ou retirando-se perspectivas, ou mudando o seu sentido original. Além disso, a ordem de apresentação das quatro perspectivas é importante, mas também pode ser adapta a cada caso.A título de exemplo podemos imaginar organizações no setor público substituindo a perspectiva financeira por uma perspectiva de custos, ou de recursos necessários. Esta perspectiva, em organizações do setor público e sem fins lucrativos, raramente será tida como o objetivo fundamental, mas sim como uma restrição para que os objetivos principais sejam atingidos. Administração Geral e Pública para Técnico – Área administrativa da Câmara dos Deputados - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 02 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 25 de 121 A perspectiva do cliente, no setor público, poderia ser substituída por perspectiva do cidadão, do público interessado, dos participantes, etc.. Geralmente é nesta perspectiva que está o foco principal deste tipo de organização, que deverá incluir a perspectiva dos públicos interessados e dos participantes. É uma visão moderna, alinhada com o modelo de administração pública gerencial. Como vimos, para efeito de adaptação do modelo, o nome das perspectivas pode mudar, mas o importante é que a ideia central de cada uma delas seja mantida - mesmo que adaptada. Em concursos, geralmente se pede o nome das perspectivas tradicionais, mas nunca se sabe... por isso eu prefiro deixar vocês prevenidos! Vamos visualizar as quatro perspectivas tradicionais: Aprendizagem e crescimento Clientes Financeira Balanced Scorecard Processos Internos Administração Geral e Pública para Técnico – Área administrativa da Câmara dos Deputados - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 02 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 26 de 121 Por conta dessas diversas perspectivas, o BSC capacita a organização para que ela possa acompanhar os resultados financeiros, ao mesmo tempo em que monitora o progresso do desenvolvimento dos diversos tipos de ativos intangíveis necessários para um bom desempenho. O BSC considera tudo, tanto o tangível quanto o intangível! Como vimos, a proposta do BSC é centrada sobre os principais processos gerenciais da organização relacionados à elaboração e implementação da estratégia, como planejamento dos recursos, orçamentos e relatórios. Observem que, para esta ferramenta, a visão, a estratégia e a alocação dos recursos vêm de cima para baixo na organização. Já a implementação, a inovação, o feedback e a aprendizagem fluem de baixo para cima! - OK, E para que serve o BSC? As principais funções do BSC são: 1. Esclarecer e atualizar a estratégia; 2. Divulgar a estratégia de toda a empresa (comunicar!); 3. Alinhar as metas das unidades e dos indivíduos com a estratégia; 4. Conectar os objetivos estratégicos às metas de longo prazo e aos orçamentos anuais; 5. Identificar e alinhar as iniciativas estratégicas; 6. Conduzir avaliações do desempenho periódicas para conhecer melhor a estratégia. Para que a organização consiga utilizar o BSC com eficácia e atingir suas funções, alguns princípios devem ser observados: Administração Geral e Pública para Técnico – Área administrativa da Câmara dos Deputados - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 02 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 27 de 121 1. Princípio 1: Traduzir a estratégia em termos operacionais. A estratégia deve se desdobrar em metas e estas devem se decompor em indicadores específicos para que a empresa possa ser administrada estrategicamente. Este princípio traduz a integração entra a estratégia e os níveis tático e operacional da organização. 2. Princípio 2: Alinhar a organização à estratégia. Toda a organização deve estar alinhada à estratégia. Até mesmo a estrutura organizacional deve ser estruturada em função da estratégia a ser adotada. 3. Princípio 3: Transformar a estratégia em uma atividade do dia a dia de todos. A estratégia da organização precisa ser comunicada com eficácia para todos os membros da organização, de modo que cada um a compreenda e possa contribuir para que a estratégia seja concretizada. Assimcomo nos princípios anteriores, trata- se de uma integração da organização à estratégia. 4. Princípio 4: Estratégia é um processo contínuo. Todos os membros da organização devem entender que a estratégia é um processo contínuo, e não estanque. As estratégias são definidas, implementadas, monitoradas, corrigidas, melhoradas... E todos tem seu papel para que a estratégia funcione! O acompanhamento deve ser contínuo e o estabelecimento de reuniões de monitoramento, encontros e momentos para Administração Geral e Pública para Técnico – Área administrativa da Câmara dos Deputados - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 02 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 28 de 121 verificação do andamento da estratégia facilita a ligação entre a estratégia e o dia-a-dia organizacional. 5. Princípio 5: Mobilizar as mudanças através da liderança executiva. Como o ambiente está em constante mudança e a estratégia, enquanto processo contínuo, está sempre buscando se adaptar, é fundamental a mobilização da liderança executiva para equilibrar a tensão entre a mudança necessária para que a estratégia seja cumprida e a estabilidade necessária para o dia- a-dia organizacional. Tendo estes princípios em mente, e com base nos objetivos estratégicos definidos, é possível a utilização do BSC. Neste sentido, dois documentos devem ser elaborados: 1. O Mapa Estratégico; 2. O Painel de Desempenho / Painel Estratégico. Vamos estudar melhor cada um deles?! O Mapa Estratégico O mapa estratégico busca estabelecer uma relação de causa e efeito que conecta os resultados desejados com os seus vetores, impulsionadores, ou temas - que podem levar ao resultado pretendido. Estas relações buscam tornar claros os vínculos mais significativos das relações estabelecidas entre os objetos centrais localizados em cada perspectiva do BSC. As relações de causa e efeito podem ser claramente identificadas pelas setas do mapa. Para ilustrar, localizei um mapa estratégico parcial levantado em uma pesquisa sobre uma grande empresa feita por Igarashi et al. (2007) : Administração Geral e Pública para Técnico – Área administrativa da Câmara dos Deputados - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 02 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 29 de 121 Vejam como a leitura deve ser feita de baixo para cima, indicando com clareza a relação de causa-efeito. Percebam ainda que o efeito final que se busca é o lucro, dentro da perspectiva financeira (isso nas organizações com fins lucrativos, pois no setor público o que se busca é a satisfação do cliente-cidadão)! Um detalhe que deve ser observado é que este mapa estratégico apresentado por Igarashi et al (2007) encontra-se com as perspectivas ordenadas fora do padrão tradicional, pois os autores resolveram adaptá-las. Relembrando, a ordem tradicional, de cima para baixo, seria: perspectiva financeira, clientes, processos internos, e aprendizagem e crescimento. O Painel de Desempenho / Painel Estratégico Enquanto o mapa estratégico mostra a relação de causa e efeito entre diferentes objetos do mapa, o painel estratégico, enquanto quadro de bordo da estratégia, busca traduzir em metas, indicadores e ações os objetivos Administração Geral e Pública para Técnico – Área administrativa da Câmara dos Deputados - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 02 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 30 de 121 estratégicos e sua localização no mapa estratégico. Este documento é de grande importância para deixar claro a toda a organização o papel de cada um na implementação da estratégia com o uso do BSC. A mesma pesquisa mencionada anteriormente (IGARASHI et al., 2007) apresenta um destes painéis (parcial) como consequência da elaboração do mapa estratégico: Notem que este painel considerou apenas alguns dos vetores abordados pelo mapa estratégico e seus objetivos relacionados, buscando traduzi-los em metas, indicadores e ações a serem tomadas. Este mapa está incompleto, pois foi elaborado com base em informações de uma empresa real, que não quis divulgar toda a sua estratégia. Administração Geral e Pública para Técnico – Área administrativa da Câmara dos Deputados - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 02 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 31 de 121 Em um mapa real, espera-se que haja desdobramentos em metas, indicadores e ações para cada um dos objetivos estratégicos e temas identificados no mapa estratégico. Com isso, concluímos o estudo do Balanced Scorecard. 2.2. A metodologia do planejamento estratégico Mais do que entender a visão, missão e análise SWOT, é importante que você compreenda de forma mais ampla como se dá a metodologia do planejamento estratégico e como estas atividades se inserem dentro do processo. Existem diversas metodologias para a elaboração do planejamento estratégico e todas elas são passiveis de cobrança em nosso concurso. Cada livro que se busca têm informações um pouco diferentes dos outros, então resolvi que abordaremos uma visão mais global, de modo que vocês possam ampliar seus horizontes e se preparar para o que quer que surja na prova. A abordagem que utilizaremos é a proposta por Djalma de Oliveira. Para ele, as fases básicas para a elaboração e implementação do planejamento estratégico podem ser definidas como: Fase I - diagnóstico estratégico Fase II - Missão da empresa Fase III - instrumentos prescritivos e quantitativos Fase IV - Controle e avaliação. Vamos ver cada uma destas fases? Administração Geral e Pública para Técnico – Área administrativa da Câmara dos Deputados - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 02 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 32 de 121 Fase I - Diagnóstico Estratégico Nesta fase busca-se responder à pergunta “onde estou”? É fundamental que o diagnóstico seja realista, completo e impessoal, evitando problemas futuros no desenvolvimento e na implementação do planejamento estratégico. Esta fase pode ser dividida em 5 etapas: a) Identificação da Visão b) Identificação dos valores c) Análise externa d) Análise interna e) Análise dos concorrentes Na identificação da visão, os principais responsáveis pela organização estabelecem o que a empresa quer ser em um futuro próximo ou distante. Algumas vezes a visão pode se configurar irrealista, mas isto não gera problemas, pois posteriormente será feita uma análise da empresa frente às oportunidades e ameaças do ambiente, considerando sua visão. Em um cursinho preparatório, uma declaração de visão poderia ser algo como “tornar- se um curso de referência na preparação de candidatos a concursos públicos em todo o Brasil”. Na identificação dos valores é onde são delineados os princípios, crenças e questões éticas fundamentais que pautarão as ações e decisões da empresa ao longo do tempo. Os valores estão intimamente ligados à cultura organizacional. Alguns valores que se deveria esperar de uma organização pública: “Esta organização terá suas ações pautadas pela ética, compromisso com o interesse público, e foco nos resultados”. Administração Geral e Pública para Técnico – Área administrativa da Câmara dos Deputados - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 02 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.brPágina 33 de 121 Na etapa de análise externa são analisadas as ameaças e oportunidades do ambiente externo. Neste sentido, os objetivos da organização devem ser usados como critérios para avaliar e classificar as oportunidades. Além disto, deve-se procurar ter alguma garantia de que, praticamente, todas as oportunidades atraentes possíveis foram identificadas, descritas e analisadas. Outro aspecto a considerar é a divisão do ambiente da empresa em duas partes, o direto, que representa o conjunto de fatores que a organização pode identificar, avaliar e medir, e o indireto, que pode ser identificado mas não pode ser avaliado ou medido. A análise interna, por sua vez, é quando se verificam os pontos fortes e fracos (assim como os pontos neutros) da organização. Ponto neutro é aquele que é identificado internamente à empresa, mas não se dispõe de critérios e parâmetros para definir se este ponto é forte ou fraco. Por fim, chegamos à última etapa da fase I, a análise dos concorrentes. Nesta etapa deve ser feito uma análise detalhada da concorrência com o objetivo de identificar as vantagens competitivas da organização e dos concorrentes. Vou resumir o que é mais importante em provas de concurso como um todo: Saiba diferenciar visão, missão (mais detalhes logo mais...) e valores: Visão é “como estaremos no longo prazo”. Missão é “o que nós fazemos para a sociedade”. Valores constituem a cultura básica da organização. Análise do ambiente externo e interno, em conjunto, constituem a análise SWOT. Algumas bancas chegam a falar em matriz FOFA (Forças, Fraquezas, Oportunidades, Ameaças) - por isso não se surpreenda! Administração Geral e Pública para Técnico – Área administrativa da Câmara dos Deputados - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 02 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 34 de 121 A análise dos concorrentes pode utilizar diversas ferramentas como a análise das cinco forças de Porter. Fase II - Missão da empresa Neste ponto deve ser estabelecida a razão de existir da organização, bem como seu posicionamento estratégico. Podemos dividir esta fase nas seguintes etapas: a) Estabelecimento da missão da empresa; b) Estabelecimento dos propósitos atuais e potenciais; c) Estruturação e debate de cenários; d) Estabelecimento da postura estratégica; e) Estabelecimento das macroestratégias e macropolíticas A primeira etapa é o estabelecimento da missão propriamente dita. A missão é a determinação do motivo central da existência da empresa e deve ser definida em termos de satisfazer a alguma necessidade do ambiente externo, e não em termos de simplesmente oferecer algum produto ou serviço ao mercado. Missão é "para que serve" a organização! Uma declaração de missão de interessante é a da Coca-Cola: “Buscamos refrescar o mundo em corpo, mente e espírito”. A segunda etapa é o estabelecimento dos propósitos atuais e potenciais. Propósitos correspondem à explicitação dos setores de atuação dentro da missão em que a empresa já atua ou está analisando a possibilidade de atuar. A terceira etapa é a estruturação e debate de cenários, que representam situações, critérios e medidas que servem para montar o futuro da empresa. Para sua elaboração podem ser utilizadas técnicas objetivas, como projeções de dados socioeconômicos, e técnicas subjetivas, como a Administração Geral e Pública para Técnico – Área administrativa da Câmara dos Deputados - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 02 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 35 de 121 idealização de situações futuras possíveis pelos dirigentes da organização. Existem duas abordagens para a construção de cenários, a projetiva, que “projeta” dados do passado para o futuro, sendo mais ligada a dados quantitativos e um futuro único, e a prospectiva, que tenta identificar o futuro com base em variações qualitativas, subjetivas ou objetivas, visão global, análises intencionais e outros. Dado o contexto de mudanças rápidas, a abordagem prospectiva é mais recomendável do que a projetiva, uma vez que, ao mesmo tempo, aceita vários futuros possíveis e possui caráter mais amplo, integrando o qualitativo, o quantitativo, o subjetivo, o objetivo, o conhecido e o desconhecido. De qualquer forma, os cenários elaborados devem ser sempre claros, focados, plausíveis e relevantes para o contexto organizacional estudado. Em seguida vem o estabelecimento da postura estratégica, resultante da análise dos pontos fortes e fracos e que a qualifica para aproveitar oportunidades e se proteger de ameaças. A postura estratégica é a maneira mais adequada para a organização alcançar seus propósitos dentro da missão, respeitando sua situação interna e externa atual. A quinta e última etapa da fase de missão da organização é a etapa de estabelecimento das macroestratégias e macropolíticas. Macroestratégias são as grandes ações ou caminhos que a organização adotará para melhor interagir, usufruir e gerar vantagens competitivas da empresa. Macropolíticas são as grandes orientação que servirão como base para as decisões, de caráter geral, que a empresa deverá tomar para melhor interagir com o ambiente. Observa-se que aqui, o mais importante para os concursos está em saber o que é missão, diferenciando de visão e valores. Além disto, é bom saber alguns detalhes do uso de cenários. Em essência: a abordagem prospectiva é preferível à projetiva. A primeira é mais adaptável aos ambientes em mudança, considera vários cenários de Administração Geral e Pública para Técnico – Área administrativa da Câmara dos Deputados - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 02 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 36 de 121 futuro possíveis e todo tipo de informação disponível. A segunda é mais estática, projeta dados passados para o futuro e é mais “matemática”. Fase III - instrumentos prescritivos e quantitativos Nesta fase são utilizados instrumentos prescritivos, que explicitam o que deve ser feito para que se alcance os propósitos da missão, de acordo com tudo o que já foi estabelecido anteriormente no planejamento estratégico. Além destes, também são utilizados instrumentos quantitativos com o objetivo de planejar os recursos necessários, onde se destaca o orçamento como peça de planejamento. O tratamento dos instrumentos prescritivos pode ser realizado segundo as seguintes etapas: a) Estabelecimento de objetivos, desafios e metas. b) Estabelecimento de estratégias e políticas. c) Estabelecimento de projetos programas e planos de ação. Para melhor entendimento, cabe uma breve explicação sobre o que é cada um destes instrumentos prescritivos: • Objetivo: é o alvo ou situação na qual se pretende chegar. • Objetivo funcional: é o objetivo parcial, relacionado às áreas funcionais da organização; • Desafio: é uma realização que deve ser continuadamente perseguida, perfeitamente quantificável e com prazo estabelecido, contribuindo para atingir o objetivo; • Metas: corresponde aos passos ou etapas que levam ao cumprimento do objetivo, devidamente quantificados e com prazos previstos para o seu cumprimento. Administração Geral e Pública para Técnico – Área administrativa da Câmara dos Deputados - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 02 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 37 de 121 • Estratégia: é a ação ou caminho mais adequado a ser executado para alcançar,de maneira diferenciada, os objetivos, desafios e metas estabelecidos, no melhor posicionamento da empresa perante seu ambiente. • Política: é a definição dos níveis de delegação, faixas de valores e/ou quantidades limites e de abrangência das estratégias e ações para a consecução dos objetivos. • Diretrizes: são o conjunto estruturado e interativo dos objetivos, estratégias e políticas da empresa. • Projetos: são os trabalhos a serem realizados com responsabilidades de execução; • Programas: são os conjuntos de projetos hegemônicos quanto aos seus objetivos ou finalidades; • Plano de ação: são os conjuntos das partes comuns dos diversos projetos quanto ao assunto que está sendo tratado (planos de ação de marketing, logística, etc.) Todas estas definições são importantes, pessoal! E ao menos uma delas pode ser cobrada em nosso concurso! Tenham atenção! Fase IV - Controle e avaliação. É nesta etapa que se verifica o andamento do planejamento estratégico e das ações da empresa rumo à situação planejada. Em sentido amplo, esta etapa envolve processos de: • Estabelecimento de padrões de medida e de avaliação; • Medida dos desempenhos apresentados; • Comparação do realizado com o planejado; • Avaliação dos profissionais envolvidos no processo; Administração Geral e Pública para Técnico – Área administrativa da Câmara dos Deputados - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 02 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 38 de 121 • Comparação do desempenho real com os objetivos, desafios, metas, projetos e planos de ação estabelecidos; • Análise dos desvios observados em relação ao planejado; • Tomada de ações corretivas; • Feedback de informações para uso em futuros processos de planejamento. Vamos ter um cuidado adicional quanto a este tópico: Apesar de estar incluído dentro de planejamento estratégico, em geral, vocês devem ter atenção pois a sua banca pode considerar que esta etapa já está dentro da gestão estratégica, pois vem durante e após a implementação! A seguir dou algumas dicas para responder questões que venham a abordar isto: Procurem dicas na própria questão e não descartem alternativas assim logo de cara! Se a questão da prova disser “segundo Djalma de Oliveira” marquem que controle e avaliação se incluem no planejamento estratégico. Podemos considerar também que “controle e avaliação do planejamento estratégico” estaria dentro de planejamento. De qualquer modo, olhem as outras alternativas procurando “a mais certa” ou a “mais errada”!!! Lembrem-se, é um concurso público e a vontade das bancas é soberana! O mais provável é que considerem termos como os relacionados a seguir como mais ligados à gestão estratégica e não ao planejamento: implementação, gestão, administração, controle e avaliação da estratégia estão dentro da gestão estratégica. Vamos entender agora o que é a gestão estratégica. Administração Geral e Pública para Técnico – Área administrativa da Câmara dos Deputados - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 02 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 39 de 121 3. Gestão estratégica A gestão estratégica pode ser entendida como a união do plano estratégico e de sua implementação em um só processo, visando assegurar as mudanças organizacionais necessárias para a implementação do plano através da participação dos vários níveis organizacionais envolvidos em seu processo decisório. Por unir o plano estratégico e sua implementação, é possível dizer que a gestão estratégica é algo mais amplo do que o planejamento estratégico. Em outras palavras, gestão estratégica é o conjunto de atividades, intencionais e planejadas, estratégicas, contínuas, operacionais e organizacionais, que visa adequar e integrar a capacidade interna da organização ao ambiente externo, dando à organização um direcionamento de longo prazo. Atenção - relacione gestão estratégica a: longo prazo, administração, contínua, gerenciamento interno, adaptação ao ambiente externo, ações corretivas, feedback de informações, implementação, controle estratégico, indicadores e metas, Balanced Scorecard A gestão estratégica busca reunir o plano estratégico (fruto do planejamento estratégico) e sua implementação em um único processo contínuo que visa assegurar à organização um direcionamento de longo prazo no seu dia-a-dia. Seu foco está na condução da organização como um todo de forma estratégica, alinhada ao plano estratégico estabelecido. Uma ferramenta típica da gestão estratégica é o Balanced Scorecard, que considera as seguintes perspectivas (decore isso): Administração Geral e Pública para Técnico – Área administrativa da Câmara dos Deputados - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 02 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 40 de 121 1. Perspectiva financeira; 2. Perspectiva do cliente; 3. Perspectiva dos processos internos; 4. Perspectiva da aprendizagem e crescimento. Podemos dizer ainda que a administração estratégica pode ser dividida nas etapas de: 1. Formulação da estratégia, onde o planejamento é realizado e resulta no plano estratégico a ser seguido pela organização; 2. Operacionalização da estratégia, onde os objetivos são desdobrados em metas para posterior acompanhamento; e 3. Acompanhamento e controle, onde as metas e objetivos são acompanhados e controlados de modo a gerar informações que retroagirão (feedback) para a correção de rumos e para uso em um novo ciclo de planejamento. Enquanto o planejamento estratégico é mais burocrático e centralizado na cúpula da organização, a gestão estratégica, mais focada na operacionalização, acompanhamento e controle, e é conduzida de forma mais descentralizada, uma vez que a implementação e controle da estratégia organizacional possuem desdobramentos com indicadores e metas a serem cumpridas por toda a organização. Como vimos até agora, o processo de gestão estratégica é diferente do processo de planejamento por estar muito mais ligado à implementação e monitoramento da gestão de tudo que foi estabelecido no plano. Administração Geral e Pública para Técnico – Área administrativa da Câmara dos Deputados - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 02 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 41 de 121 Lembro que planejamento e gestão estratégica são coisas distintas, mas em alguns modelos teóricos eles se aproximam bastante, por isto é preciso tomar cuidado com as questões de prova! Tenham atenção! - Tendo como base o conhecimento sobre gestão e o planejamento estratégico, já discutidos até agora, vamos reforçar alguns conceitos específicos sobre estratégia no próximo tópico! Administração Geral e Pública para Técnico – Área administrativa da Câmara dos Deputados - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 02 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 42 de 121 4. Negócio, Missão, Visão de Futuro, Valores e Fatores Críticos. De forma geral, parte do que está sendo tratado nesse tópico você já viu na aula de hoje, mas prefiro trazer os conceitos de uma outra forma, para reforçá-los ainda mais na sua cabeça: Negócio: trata-se da principal atividade desenvolvida pela organização. É o que ela faz. Missão: é a razão de existir da organização na sociedade.Geralmente vem em uma só declaração, mas pode ser diferente. A empresa “Renosa”, uma das fábricas da coca-cola, tem a seguinte missão organizacional, dividida em 3 tópicos: • Refrescar todos os consumidores em corpo, alma e mente. • Inspirar momentos de otimismo através de nossas marcas e ações. • Criar valor e fazer a diferença onde quer que atuemos. Visão: é uma visão de futuro sobre onde a organização pretende chegar no longo prazo. É diferente de missão, pois visualiza um ponto a ser atingido no futuro! Veja o exemplo de visão da Renosa, empresa fabricante de produtos Coca-Cola: Queremos ser um dos melhores fabricantes de Coca-Cola no mundo. Administração Geral e Pública para Técnico – Área administrativa da Câmara dos Deputados - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 02 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 43 de 121 Essa visão é ainda explicada: • "um dos melhores": em crescimento de receita e retorno aos Stakeholders; • "fabricantes de Coca-Cola": uma Companhia orientada pelo cliente e focada no consumidor; • "no mundo": em comparação com os fabricantes de Coca-Cola com ações listadas em bolsa. Valores: são as pressuposições básicas que guiam o comportamento organizacional. Os valores da Renosa são: • Paixão • Liderança • Ética • Inovação • Responsabilidade • Qualidade • Comunicação • Colaboração Objetivos: são resultados fixados para que a organização possa atingi-los no prazo fixado, geralmente de um ano. Administração Geral e Pública para Técnico – Área administrativa da Câmara dos Deputados - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 02 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 44 de 121 Metas: são os desdobramentos dos objetivos em partes a serem cumpridas ao longo do tempo, por áreas e pessoas específicas da organização. Fatores críticos de sucesso: são os fatores que precisam estar presentes para que a organização atinja o sucesso desejado. - Bem, vamos agora resolver algumas questões de concurso sobre os assuntos que vimos na aula de hoje. Divirta-se! =) Um abraço! Prof. Carlos Xavier. www.facebook.com/professorcarlosxavier Administração Geral e Pública para Técnico – Área administrativa da Câmara dos Deputados - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 02 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 45 de 121 5. Questões comentadas 1. (CESPE/ANATEL/Analista/2009) O planejamento organizacional deve ser flexível a ponto de poder retroalimentar o sistema, com vista ao seu ajustamento, ainda que no seu transcurso. Comentário: É a aplicação do principio do planejamento permanente. Ele deve ser realizado de forma permanente para se ajustar às mudanças ambientais em curso! GABARITO: Certo. 2. (CESPE/MPS/Administrador/2009) O processo de planejamento propicia o amadurecimento organizacional. Nesse sentido, as variáveis autoridade e responsabilidade são diretamente proporcionais ao nível de planejamento abordado. Comentário: A autoridade e responsabilidade das pessoas e dos planos resultado do planejamento são diretamente relacionadas ao nível do planejamento: • No planejamento estratégico a responsabilidade e autoridade são maiores; • No planejamento tático a responsabilidade e autoridade são médias; Administração Geral e Pública para Técnico – Área administrativa da Câmara dos Deputados - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 02 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 46 de 121 • No planejamento operacional a responsabilidade e autoridade são mais baixas. GABARITO: Certo. 3. (CESPE/Câmara dos deputados/Analista- Material e Patrimônio/2012) No planejamento estratégico, estabelece-se a direção a ser seguida pela organização, formulando-se ações estratégicas que proporcionem maior sinergia entre a organização e o ambiente. Comentário: O planejamento estratégico irá servir para estabelecer a direção que a organização deverá seguir no futuro. As sinergias entre a organização e o ambiente são resultado da consideração da análise do ambiente externo e interno dentro do processo de planejamento estratégico. GABARITO: Certo. 4. (CESPE/CBM-DF/Oficial/2011) O planejamento estratégico não deve ser considerado instrumento passivo, simples resposta às oportunidades e ameaças apresentadas pelo ambiente externo, mas ferramenta gerencial ativa, adaptando contínua e ativamente a organização para fazer face às demandas de um ambiente em mudança. Comentário: Administração Geral e Pública para Técnico – Área administrativa da Câmara dos Deputados - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 02 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 47 de 121 Certo! Em outras palavras, a questão está dizendo simplesmente que o planejamento estratégico é um instrumento ativo para buscar o futuro desejado pela organização. GABARITO: Certo. 5. (CESPE/PREVIC/Analista/2011) O planejamento estratégico consiste em um sistema e caracteriza-se por tomar a organização como um todo perante seu ambiente. Comentário: O planejamento estratégico é o de mais alto nível, que toma a organização como um todo de uma forma sistêmica. O item está certo! GABARITO: Certo. 6. (CESPE/Correios/Analista/2011) O planejamento estratégico define metas e planos de trabalho tanto para a alta gerência quanto para a gerência média das organizações. Comentário: O planejamento estratégico olha a organização de forma global, ampla e sistêmica. O seu foco está nos níveis organizacionais mais elevados. Assim, ele se relaciona apenas com a alta gerência, e não com a média gerência! GABARITO: Errado. Administração Geral e Pública para Técnico – Área administrativa da Câmara dos Deputados - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 02 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 48 de 121 7. (CESPE/Correios/Analista/2011) Há relação de encadeamento entre o planejamento estratégico, o tático e o operacional: o planejamento operacional especifica as etapas de ações para se alcançarem as metas operacionais, as quais sustentam as atividades do planejamento estratégico. Comentário: Atenção. A questão começa bem, mas depois tenta confundir o candidato. Ela está errada. Na verdade, o planejamento estratégico é desdobrado em um planejamento tático que serve como base para o operacional. Esse é o encadeamento entre eles! GABARITO: Errado. 8. (CESPE/Correios/Analista/2011) A missão de uma organização é a sua razão de existir, motivo pelo qual a declaração de missão apresenta definição ampla do escopo de negócios e operações básicas da organização, aspectos que a diferenciam dos tipos similares de organizações. Comentário: Certo! É exatamente isso que está na questão! GABARITO: Certo. Administração Geral e Pública para Técnico – Área administrativa da Câmara dos Deputados - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 02 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 49 de 121 (CESPE/MPU/Analista Administrativo/2010) No processo de elaboração do planejamento estratégico de determinada organização pública,produziu-se, por meio da análise SWOT, diagnóstico em que constavam os seguintes aspectos: I falta de capacitação dos servidores; II possíveis restrições orçamentárias impostas pelo governo; III existência de potenciais empresas privadas interessadas em realizar parcerias; IV eficiência dos processos de apoio; V necessidade de melhorar o atendimento ao cidadão; VI necessidade de maior número de servidores alocados na atividade-fim do órgão para a melhoria da qualidade de atendimento ao cidadão; VII necessidade de fusão de três setores de apoio para a alocação de mais servidores na atividade-fim. Considerando as informações acima apresentadas, julgue os itens que se seguem, acerca de planejamento estratégico. 9. (CESPE/MPU/Analista Administrativo/2010) A melhoria do atendimento ao cidadão, descrita no aspecto V, é exemplo de objetivo. Administração Geral e Pública para Técnico – Área administrativa da Câmara dos Deputados - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 02 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 50 de 121 Comentário: Melhorar o atendimento ao cidadão é um claro exemplo de um objetivo de um planejamento estratégico de um órgão público. GABARITO: Certo. 10. (CESPE/MPU/Analista Administrativo/2010) A satisfação da necessidade descrita no aspecto VI é exemplo de fator crítico de sucesso. Comentário: Fatores críticos de sucesso são aqueles que precisam ser atingidos para que o sucesso aconteça. Aumentar a quantidade de servidores no atendimento ao cidadão pode ser fator crítico de sucesso quando o atendimento está demorando por conta da falta de servidores. Foi assim que pensou a banca. GABARITO: Certo. 11. (CESPE/MPU/Analista Administrativo/2010) A satisfação da necessidade descrita no aspecto VII é exemplo de estratégia. Comentário: A estratégia é o caminho amplo adotado para que os objetivos de longo prazo sejam atingidos. Um belo exemplo é o que está disposto no aspecto VII que fala da necessidade de fundir setores-meio para que mais servidores fiquem na atividade fim. Administração Geral e Pública para Técnico – Área administrativa da Câmara dos Deputados - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 02 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 51 de 121 Gabarito: Certo. (CESPE/ANAC/Analista Administrativo/2012) Ao elaborar seu planejamento estratégico para fixação de objetivos, a empresa de aviação TKX fixou uma série de aspectos do ambiente interno e externo à empresa e chegou às seguintes conclusões: o capital para novos investimentos é insuficiente, a frota de aeronaves encontra-se com idade avançada, os funcionários são altamente qualificados, a concorrência com outras empresas que estão realizando fusões com companhias internacionais está acirrada e o governo federal pretende liberar uma linha de crédito para empresas de aviação que possuam projetos de expansão bem definidos e com período de implementação de curto prazo. 12. (CESPE/ANAC/Analista Administrativo/2012) Um fator crítico de sucesso da estratégia definida para aumento do número de aeronaves é o pequeno capital para investimento existente na TKX. Comentário: Fatores críticos de sucesso são aqueles que são necessários estar presentes para que o sucesso seja alcançado. Quando a questão afirma que o “pequeno capital” é fator crítico, ela está errada, pois é preciso ter o oposto: um capital grande, suficiente para o negócio. Administração Geral e Pública para Técnico – Área administrativa da Câmara dos Deputados - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 02 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 52 de 121 GABARITO: Errado. 13. (CESPE/Polícia Federal/Escrivão/2004) Uma das etapas mais importantes da elaboração do planejamento estratégico é o diagnóstico estratégico, em que a organização, logo após definir suas políticas e estratégias, levanta e analisa seus pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças. Comentário: O diagnóstico estratégico é a primeira etapa do planejamento estratégico, onde são feitas a análise interna (pontos fortes e fracos) e análise externa (oportunidades e ameaças), entre outras coisas. O erro da questão está em afirmar que o diagnóstico é realizado após a definição de políticas estratégicas, quando na realidade é exatamente o contrário: toda a estratégia é definida após o diagnóstico! GABARITO: Errado. 14. (CESPE/ANP/Analista Administrativo – Área 4/2013) No planejamento estratégico, a missão proporciona o referencial para o qual devem convergir todas as ações da organização. Comentário: Questão bastante interpretativa. Administração Geral e Pública para Técnico – Área administrativa da Câmara dos Deputados - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 02 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 53 de 121 Para acertá-la você precisaria saber que a missão organizacional representa o “para que serve a organização na sociedade”. Assim ela é o grande norte que serve de base para as ações da organização como um todo, conforme afirma a questão. GABARITO: Certo. 15. (CESPE/ANP/Analista Administrativo – Área 4/2013) A visão de futuro desenvolvida no planejamento estratégico deve ser composta por um enunciado genérico, que seja aplicável a qualquer organização. Comentário: A visão de futuro não deve ser genérica e aplicável a qualquer organização. Ao contrário, ela deve representar como a organização específica se vê no futuro, sendo aplicável apenas a uma organização específica. GABARITO: Errado. 16. (CESPE/INPI/Analista de Planejamento – Arquivologia/2013) A análise da situação estratégica atual da organização, de seu ambiente interno e externo, bem como a elaboração de seu plano estratégico, constituem etapas obrigatórias do planejamento estratégico, que devem ser executadas em uma sequência determinada, visto ser a aleatoriedade prejudicial a todo processo de planejamento. Comentário: Administração Geral e Pública para Técnico – Área administrativa da Câmara dos Deputados - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 02 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 54 de 121 Questão redigida para confundir! Note que ela afirma que existiriam etapas obrigatórias do planejamento estratégico, quando sabemos que existem diferentes metodologias para o planejamento estratégico, que pensam de formas distintas. Além disso, a questão continua afirmando que existe uma sequência determinada (implicitamente: única) para isso, o que também não é verdade. GABARITO: Errado. 17. (CESPE/INPI/Analista de Planejamento – Arquivologia/2013) A missão é parte integrante da análise da situação estratégica, por meio da qual se estabelece o propósito ou a razão de ser da organização. Comentário: Questão muito mal redigida. Note que ela afirma que “a análise da situação estratégica” é que estabeleceria o propósito ou razão de existir na organização, e não a missão – o que seria certo. Além disso, errou o Cespe ao dizer que a missão é parte integrante da análise da situação estratégica, pois esta é costumeiramente considerada como separada da missão pela literatura do assunto. Impressionante: a banca considerou a afirmativa como correta! Se, na verdade, a Banca encontrou alguma referência
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