Apostila de Gestão da Informação e Documentação - Conceitos básicos em Gestão Documental - Módulo 4 - Gerenciar Documentos Arquivísticos

Prévia do material em texto

Módulo
Gerenciar Documentos Arquivísticos4
Brasília - 2015
Gestão da Informação e Documentação
Conceitos básicos em Gestão Documental
© Enap, 2015
Enap - Escola Nacional de Administração Pública
Diretoria de Comunicação e Pesquisa
SAIS - Área 2-A - 70610-900 — Brasília, DF
Telefone: (61) 2020 3096 - Fax: (61) 2020 3178
Fundação Escola Nacional de Administração Pública
Presidente
Gleisson Rubin
Diretor de Desenvolvimento Gerencial
Paulo Marques
Coordenadora-Geral de Educação a Distância
Natália Teles da Mota Teixeira
Conteudistas:
Célia Maria da Silva Torres 
Joana Gonzaga Ronchi Reis 
Renata G. Paixão Gracindo
André do Espírito Santo Pereira
Revisor técnico:
Márcio Augusto Ferreira Guimarães
Diagramação realizada no âmbito do acordo de Cooperação TécnicaFUB/CDT/Laboratório Latitude e Enap.
SUMÁRIO
1 Introdução ................................................................................................... 5
2 Recepcionar e registrar ................................................................................6
3 Classificar a documentação e Classificar a informação quanto ao grau de 
sigilo .............................................................................................................. 6
4 Instruir a documentação, reconstituir e digitalizar .......................................8
5 Tramitar, acessar a documentação e restaurar ........................................... 10
6 Arquivar, preservar a documentação e desarquivar a documentação ......... 11
7 Avaliar, destinar e microfilmar ................................................................... 13
8 Referências Bibliográficas .......................................................................... 17
5
1 Introdução
recepção, registro, classificação da documentação e da segurança da informação, 
instrução, reconstituição, digitalização, tramitação, acesso, restauração, 
preservação, arquivamento, desarquivamento, avaliação, destinação e 
microfilmagem da documentação, precedidos da implementação e planejamento 
de diretrizes e políticas de gestão documental na organização.
O conhecimento de todas as funções do gerenciamento dos documentos arquivísticos 
proporciona à organização:
• proteção dos interesses do órgão ou entidade e os direitos dos funcionários e dos 
usuários ou clientes;
• assegura e documenta as atividades de pesquisa, desenvolvimento e inovação, bem 
como a pesquisa histórica;
• mantém a memória corporativa e coletiva da organização;
• recupera documentos com segurança;
Módulo
Gerenciar Documentos Arquivísticos4
6
• proporciona respostas mais precisas e com melhor tempo de resposta;
• contribui na melhoria do atendimento ao cliente.
2 Recepcionar e registrar
Recepcionar
Consiste no recebimento dos documentos, processos ou dossiês, 
sejam eles externos ou internos, e que precisem ser tratados e 
distribuídos, quando for o caso. 
A entrada de documentos na instituição é realizada pelo setor de 
protocolo, ao qual compete, entre outras incumbências, receber os 
documentos e fomentar a sua expedição e tramitação.
Registrar
O registro consiste em formalizar a captura do documento arquivístico dentro do sistema de 
gestão arquivística, por meio da atribuição de um número identificador e de uma descrição 
informativa. Destina-se a facilitar sua recuperação, bem como controlar a movimentação do 
documento ou processo, e fornecer informações aos interessados por suas características 
fundamentais.
Para os documentos processuais, efetua-se também a autuação, termo que caracteriza 
a abertura do processo, observando os documentos cujo conteúdo esteja relacionado a 
ações que requeiram análises, informações, despachos e decisões de diversas unidades 
organizacionais.
3 Classificar a documentação e Classificar a informação quanto ao grau de sigilo
Classificar a documentação
7
Classificar é um processo que tem por finalidade reunir coisas semelhantes. Classificar e 
arquivar de maneira adequada tornaram-se pontos primordiais nos cuidados da documentação. 
Sua classificação se materializa a partir de um plano que deve ter como características a 
simplicidade, a flexibilidade, a fácil assimilação e, sobretudo, deve ser uniforme, mantendo 
sempre um padrão.
Nessa etapa, será realizada a análise do conteúdo dos documentos produzidos ou recebidos 
no exercício de suas funções e atividades, efetuando-se a seleção da categoria de assuntos sob 
a qual serão classificados, a fim de serem arquivados e acessados. 
Tem por objetivo agrupar os documentos sob o mesmo tema como forma de possibilitar 
o controle e a rápida recuperação de informações e posterior aplicação da temporalidade 
documental, aumentando a eficiência, efetividade e agilidade no gerenciamento e controle 
das informações.
Classificar a informação quanto ao grau de sigilo.
Informação ou assunto restrito é tudo aquilo que necessita de 
proteção ou medidas especiais, pelo fato do conhecimento 
de seu conteúdo ser restringido a um determinado meio ou 
número de pessoas, cujo comprometimento possa trazer 
prejuízo à organização.
A proteção da informação não deve ser privilégio de 
organizações militares, serviços de espionagem ou indústrias de alta tecnologia, ela pode e 
deve ser aplicada até, por exemplo, a uma pizzaria, para evitar a perda da exclusividade de 
utilização de uma receita de massa da avó do proprietário, de excelente sabor, e que é seu 
diferencial de mercado.
A classificação da informação é de vital importância para que as organizações possam direcionar 
os seus recursos para ações e sistemas que promovam sua segurança.
Sabendo-se o nível de disponibilidade, confidencialidade e integridade das informações com as 
quais a organização trabalha, esta pode gerar políticas de segurança da informação específicas 
para cada recurso.
8
4 Instruir a documentação, reconstituir e digitalizar
Instruir a documentação
Nessa fase, acontece a organização na preparação de processos e dossiês glo. São as informações 
e métodos que descrevem como proceder com os processos e dossiês, de maneira a possibilitar 
a rápida solução dos mesmos. Tem por objetivo dar sustentação à formação da produção e 
gestão documental. As unidades organizacionais devem instruir seus processos e dossiês, cuja 
responsabilidade será do titular da unidade ou do servidor.
Na instrução, temos como exemplo as seguintes atividades:
Juntada por apensação glo: é a união provisória de um ou mais processos acessórios a 
um processo principal, destinada ao tratamento de matérias semelhantes, com o mesmo 
interessado, ou não. Ex.: um processo de solicitação de aposentadoria de servidor público 
federal, apensado a outro referente à solicitação de revisão, ou recurso, constituirá um único 
processo, caracterizando a apensação glo do processo acessório ao processo principal.
Juntada por anexação: é a união de forma definitiva e irreversível de um ou mais processos a 
outro processo, considerado principal, desde que pertencentes a um mesmo interessado e que 
contenham o mesmo assunto. A juntada por anexação de processos será feita somente quando 
houver dependência entre os processos a serem anexados. A dependência será caracterizada 
quando for possível definir um processo como principal e um ou mais como acessórios.
Reconstituir
A reconstituição ocorre quando um documento, dossiê glo ou processo 
é danificado, extraviado, perdido ou roubado. No caso de extravio ou 
destruição dos autos de um processo ou dossiê, sua reconstituição será 
obrigatória, sendo de responsabilidade da Unidade Administrativa onde o 
processo extraviou-se.
9
Digitalizar
A Digitalização de Documentos é o processo de conversão de documentos físicos para o 
formato digital. Qualquer documento que contenha informação relevante para a instituição 
pode serdigitalizado e convertido em formatos digitais. 
Esse processo dinamiza extraordinariamente o acesso e a disseminação das informações entre 
os funcionários e colaboradores, com a visualização instantânea das imagens de documentos.
Essa conversão também transforma o modo de armazenagem desses arquivos, que, uma vez 
digitalizados, poderão ser disponibilizados em vários formatos de mídias, como CDs, DVDs, 
Pendrives ou ainda em unidades de discos removíveis.
10
Algumas vantagens e benefícios da Digitalização de Documentos:
 9 Facilidade de acesso e de distribuição dos documentos;
 9 Redução de tempo das atividades que requerem a análise de documentos;
 9 Redução de custo com recuperação e duplicação;
 9 Preservação do arquivo físico;
 9 Integração de dados ativos e históricos.
5 Tramitar, acessar a documentação e restaurar
Tramitar
O trâmite é o curso do documento, desde a sua produção ou recepção 
até o cumprimento de sua função administrativa.
Pode ser referido também como tramitação ou movimentação e 
caracterizado como distribuição, que é a remessa de documentos, 
processos ou dossiês às unidades que decidirão sobre a matéria neles 
tratada. Tem a finalidade de movimentar os documentos, processos ou 
dossiês de uma unidade à outra, seja internamente ou externamente.
Acessar a documentação
O acesso consiste na pesquisa e localização do documento, processo ou dossiê e na 
disponibilização do acesso a esses, verificando aqueles documentos que possuem restrições de 
acesso e os classificados com grau de sigilo. Tem por finalidade disponibilizar a documentação 
ou o acesso a ela, para análise e subsídio de decisão e encaminhamentos internos, bem como 
atender às requisições de informações dos clientes externos.
Restaurar
A restauração de um documento é feita a partir de um 
conjunto de medidas que tem como objetivo a reversão 
de danos físicos e químicos que um documento sofreu ao 
longo do tempo e do uso. Objetiva revitalizar a concepção 
do documento original por meio de intervenção técnica, 
de modo a não comprometer a integridade e o caráter 
histórico do material.
11
6 Arquivar, preservar a documentação e desarquivar a documentação
Arquivar
Arquivar não é apenas organizar fisicamente os documentos produzidos por uma instituição, 
mas é, principalmente, a sua organização lógica e funcional. Arquivar, portanto, é organizar 
a documentação produzida e recebida por uma instituição de forma que a informação nela 
contida possa ser resgatada com agilidade. 
Os documentos produzidos por uma instituição podem receber ainda outra divisão, de 
acordo com a função que nela exercem. Assim, podem ser documentos de atividade-meio ou 
documentos de atividade-fim.
1- Documentos de atividade-meio: refletem um conjunto de operações que uma instituição 
leva a efeito para auxiliar e realizar o desempenho de suas atribuições específicas, o que 
resulta na acumulação de documentos de caráter instrumental e acessório.
Ex.: frequência de servidor.
2- Documentos de atividades-fim: refletem o conjunto de operações que a instituição leva 
a efeito para desempenho de suas atribuições específicas, o que resulta na acumulação de 
documentos de caráter substantivo para seu funcionamento.
Ex.: autos de infração.
12
Os Métodos de arquivamento podem ser: alfabético, geográfico, numérico simples e 
cronológico e ideográfico.
Alfabético: quando o elemento principal para a recuperação da informação for o nome. 
Geográfico: quando o elemento principal para a recuperação da informação for o local (cidade, 
estado e país). 
Numérico simples: quando o elemento principal para a recuperação da informação for o 
número do documento e numérico-cronológico (quando o número do documento vier 
associado à data). 
Cronológico: O mais usado em sistemas de protocolo adotados em repartições públicas. 
Numera-se os documentos e não as pastas. Os documentos serão arquivados por ordem 
cronológica, ou seja, por data, seguida de uma ordem numérica. 
Ideográfico: quando o elemento principal para a recuperação da informação for o assunto. 
A ordenação dos assuntos deverá seguir a modalidade alfabética (de dicionário ou de 
enciclopédia) ou numérica (decimal ou duplex). 
Preservar a Documentação
13
Trata-se de medidas de longo prazo, pois o acervo carece de cuidados ininterruptos. Desse 
modo, as instalações do acervo devem seguir, em grande parte, as especificações exigidas para 
a guarda de documentos: prevendo-se um local com condições adequadas, com controle de 
iluminação, umidade e temperatura, mobiliário e acondicionamento apropriados, laboratórios 
de reprodução, conservação e reparos.
Os suportes modernos apresentam, desde a sua produção, fatores intrínsecos de deterioração, 
pois não existe preocupação com a sua durabilidade. O papel moderno, por exemplo, é ácido e 
frágil, um disquete dura poucos anos e uma fotografia colorida perde rapidamente suas cores. 
Existem também fatores extrínsecos que, isolados ou conjugados, ocasionam a deterioração 
dos documentos, qualquer que seja o seu suporte.
São fatores extrínsecos:
• umidade e temperatura;
• radiações luminosas;
• poeira e poluição atmosférica;
• ataques biológicos (insetos e micro-organismos);
• catástrofes (enchentes, incêndios);
• manuseio e acondicionamento. 
Desarquivar a Documentação
No desarquivamento, ocorre a retomada de um documento, processo ou dossiê que se encontra 
finalizado e que deva voltar à atividade. Trata-se de retomar o trâmite de documentos que se 
encontram arquivados. Isso ocorre quando há necessidade de comprovar, analisar ou mesmo 
responder um documento. 
Mas deve-se ficar atento ao controle de desarquivamento, para que o documento não 
se perca, ou seja, conferir se solicitante tem autorização para requisitar, caso trate de 
documento que requeira autorização; conferir os dados do documento requisitado; 
informar ao solicitante os motivos da indisponibilidade do documento, e, se for o caso, 
informar quando este tiver grau de sigilo e restrição de acesso ou outras informações que 
impossibilite o desarquivamento.
7 Avaliar, destinar e microfilmar
Avaliar
A avaliação consiste fundamentalmente em identificar valores e definir prazos de guarda para 
os documentos de arquivo, independentemente de seu suporte ser o papel, o filme, a fita 
magnética, o disquete, o disco óptico ou qualquer outro. 
A avaliação deverá ser realizada no momento da produção, paralelamente ao trabalho de 
classificação, para evitar a acumulação desordenada, e segundo critérios temáticos, numéricos 
ou cronológicos.
14
Destinar
Na destinação, há que se garantir o acondicionamento ou estocagem do ativo documental, 
acumulado em decorrência do exercício das atividades, visando a assegurar a preservação 
e o acesso de conjuntos arquivísticos, desde sua formação, na fase corrente, até a sua 
destinação final, que poderá provocar a eliminação daqueles destituídos de valor informativo 
ou recolhimento dos possuidores de valor informativo, histórico e probatório. Por exemplo: 
identificar os documentos que mudaram de mídia: de pen drive para CD; 
Microfilmar
A Microfilmagem é o serviço de armazenamento e preservação de 
informações, através da captação das imagens dos documentos por 
processo fotográfico.
15
Vantagens e benefícios:
Evita a deterioração dos documentos e elimina o risco de perda do acervo;
Dificulta a ação de falsificadores;
O microfilme não é afetado pela obsolescência dos sistemas digitais, pois sua imagem é 
analógica;
As imagens são digitalizadas e disponibilizadas em mídia com alto padrão de qualidade.
A solução possui amparo legal (Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968, e Decreto n° 1.799, 
de 30 de janeiro de 1996), que permite a eliminação do documento em papel.
16
Você pode aprofundar-se um pouco mais sobreesse conjunto de procedimentos em Gestão 
Documental com o http://www.mtps.gov.br/publicacoes-do-mtps/previdencia/outras-
publicacoes/item/324-manual-de-gestao-da-informacao-e-documentacao
O Manual de Gestão da Informação e Documentação - MGID, Módulo II - Gerenciar Documentos 
Arquivísticos, foi aprovado pela Portaria nº 157, de 2 de abril de 2013, e contempla as 
atividades do Ministério da Previdência Social e de suas entidades vinculadas. O Manual tem 
por finalidade servir de instrumento de pronta consulta, visando a padronizar e a disciplinar 
a execução dos procedimentos referentes à recepção, instrução, reconstituição, registro, 
tramitação, digitalização, arquivamento, desarquivamento e acesso à documentação.
17
8 Referências Bibliográficas
1. VALENTIM, M. L. P, Inteligência competitiva em organizações: dado, informação e 
conhecimento, ago. 2002, Rio de Janeiro, DataGramaZero.
2. CASANOVA, Eugênio, O manual Archivística, 1928, Siena.
3. LE GOFF, Jacques, 1924