Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais

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Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais
Unidade 1 – Gestão de Compras
Estratégias de Compras
Verticalização é a estratégia que prevê que a empresa produzirá tudo o que puder.
Vantagens: independência de terceiros; maiores lucros; maior autonomia; domínio sobre a tecnologia própria.
Desvantagens: maior investimento; menor flexibilidade; aumento da estrutura da empresa.
Horizontalização: consiste na estratégia de comprar de terceiros o máximo possível de itens que compõem o produto final ou os serviços de que necessita.
Vantagens: redução de custos; maior flexibilidade e eficiência; incorporação de novas tecnologias; foco no negócio principal da empresa.
Desvantagens: menor controle tecnológico; deixa de auferir o lucro do fornecedor; maior exposição.
Comprar ou Fabricar
A decisão pode ser tomada através de estudos dos aspectos ligados à estratégia global da empresa, além dos custos.
CT = CF + (CV x q), 
Onde: CT = Custo Total, CF = Custo Fixo, CV = Custo Variável, e q = Quantidade
CT = CF + (CV x N), 
Onde: CT = Custo Total, CF = Custo Fixo, CV = Custo Variável, e N = número de casas
Atribuições e funções básicas
Compras pode ser conceituada como a atividade de procurar e providenciar a entrega de materiais, na qualidade especificada e no prazo necessário, a um preço justo, para o funcionamento, a manutenção ou a ampliação da empresa.
O ato de comprar inclui as seguintes etapas: 
Determinação do que, de quanto e de quando comprar;
Estudo dos fornecedores e verificação de sua capacidade técnica, relacionando-os para consulta;
Promoção da concorrência, para a seleção do fornecedor;
Fechamento do pedido, mediante autorização do fornecimento ou contrato;
Acompanhamento ativo durante o período entre o pedido e a entrega;
Encerramento do processo, após o recebimento do material, controle da qualidade e da quantidade
Organização do Setor de Compras
Cadastro dos fornecedores: responsável pela qualificação, avaliação e desempenho de fornecedores de materiais e serviços.
Processamento: responsável pelo recebimento dos documentos referentes aos pedidos de compra e montagem dos respectivos processos.
Compras locais: é o responsável pelas compras efetuadas no Brasil.
Compras por Importação: é responsável pelas atividades de compras efetuadas em outros países. Dependendo da empresa, este órgão pode ou não estar estruturado.
Diligenciamento (follow-up): visa garantir o cumprimento das cláusulas contratuais, em especial quanto aos prazos de entrega, acompanhando, documentando e fiscalizando as encomendas pendentes, observados os interesses da empresa.
O procedimento de compras
As principais fases do fluxo básico da compra, na ordem especifica: preparação do processo; planejamento da compra; seleção de fornecedores; concorrência; contratação; controle de entrega.
Perfil do Comprador
O padrão atual exige que o comprador possua qualificações, demonstrando conhecimentos dos procedimentos a serem adotados, das características dos materiais, bem como da arte de negociar, essencial na prática das transações.
Modalidade de Compras
Compra normal: procedimento adotado quando o prazo for compatível para obter as melhores condições comerciais e técnicas na aquisição dos materiais.
Compra em emergência: acontece quando a empresa falha na elaboração do planejamento ou no atendimento de necessidade oriunda de problemas operacionais.
Formas de Comprar
Por meio de concorrências repetitivas: procedimento adotado para os pedidos de compra, independentemente da análise do comportamento periódico em que acontecem. Podem ser inconstantes ou constantes.
Por meio de contratos de longo prazo: procedimento adotado para fornecimento de matérias de consumo regular, com vigência por determinado período de tempo, para entregas parceladas, por meio de autorização.
Manual de compras na iniciativa privada
É instituído na maioria das grandes empresas e define o alcance da função de compra e seus métodos, servindo de orientação da política de compras da empresa, norteando e delimitando as atribuições e responsabilidades do comprador.
Cadastro de Fornecedores
O cadastro de fornecedores tem as atribuições de qualificar e avaliar o desempenho dos fornecedores de materiais e serviços.
Premissas do cadastro de fornecedores: qualidade, preço e prazo.
Critérios de cadastramento de fornecedores:
Políticos: são definidos pela administração da empresa.
Técnicos: envolvem as carências de abastecimento, na procura de desenvolvimento de novas alternativas de fornecimento, visando, por exemplo, evitar exclusividade.
Legais: aplicados às empresas estatais, autárquicas e do serviço público.
Procedimentos para cadastramento
Fase inicial – analise preliminar: consiste na análise sumaria e rápida dos documentos apresentados pelo interessado no cadastramento – analises social, econômico-financeira e técnica preliminar.
Fase final – analise complementar: consiste na análise complementar para as empresas na fase preliminar, a qual definira ou não o registro.
Planilha de qualificação técnica e aprovação do cadastro
A planilha de qualificação técnica facilita a tabulação dos critérios anteriormente analisados, visando determinar a qualificação referente ao conceito técnico do fornecedor em análise.
Classificação de fornecedores
As empresas cadastradas são classificadas consoante a classe de materiais de sua linha, originando os grupos de compra, que visa facilitar o processo de seleção dos fornecedores para a concorrência.
Seleção e avaliação de fornecedores para a concorrência
A seleção de fornecedores pode ser entre 3, 5 ou 7 fornecedores cadastrados, segundo critérios da empresa.
A avaliação constante e sistemática dos fornecedores quanto ao desempenho de seus fornecimentos, é realizada por meio dos critérios:
Desempenho comercial;
Cumprimento de prazos de entrega;
Qualidade do produto;
Desempenho do produto em serviço.
A concorrência na aquisição de materiais
A concorrência é o procedimento inicial para a aquisição de materiais e serviços, por meio de consulta formal ao mercado, compreendendo: a expedição de consulta aos fornecedores; abertura; análise; e avaliação de propostas. A formalização se dá com a coleta de preços e outras informações junto aos fornecedores interessados.
Modalidades de coleta de preços
Coleta de preços normal: adotada na maioria das compras para a reposição de estoque, quando o prazo referente às necessidades da empresa for compatível para o trâmite normal.
Coleta de preços em emergência: adotada quando o prazo referente às necessidades da empresa for incompatível para o trâmite normal.
Coleta de preços para contratação mediante autorização de fornecimento: trata-se de modalidade concorrência, independente da análise do comportamento periódico das emissões, visando à contratação dos materiais necessários à empresa por autorização de fornecimento.
Coleta de preços para contratação por longo prazo: trata-se de modalidade concorrência que visando à aquisição dos materiais de consumo regular à empresa por determinado período de tempo, por meio de contrato de longo prazo.
Dispensa de concorrência
É admitida nos casos em que se caracterizem: pequenos valores; conveniência administrativa; concorrência sem resposta; concorrência com preços superiores aos do mercado; fornecedor exclusivo; compra de imóvel.
Condições gerais da concorrência
O sucesso da concorrência depende de regras claras e precisas quanto:
Preços (cotados por item e inclusos todas despesas e ônus)
Alternativas (cotações p/ materiais similares e serviços alternativos à parte)
Garantia (garantir o produto ou serviço contra defeitos)
Aceitação do material (condicionada à conferência de quantidade e qualidade)
Outras condições (desqualificação se não atendidas)
Informações adicionais: preço-teto (preço máximo estipulado p/ aquisição) e preço de referência (último preço pago ou preço de concorrentes)
Etapas da concorrência
A concorrência é processadapor meio das seguintes etapas:
Montagem do processo
Estipulação das datas de devolução das propostas e da reunião de abertura
Expedição e endereçamento de coletas de preço a cada concorrente
Recepção das propostas dos fornecedores
Abertura dos envelopes que contém as propostas
Avaliação das propostas
Negociação 
Adjudicação – representa a celebração do contrato de compra
Proposta dos fornecedores
A maioria das empresas adotam a prática de aceitar a proposta de fornecimento no formulário de coleta de preços. A proposta de fornecimento deve conter de forma clara e precisa:
As condições comerciais: preço, prazo de entrega, frete, embalagem, condições de pagamento, descontos, fórmula de reajuste de preços, multas contratuais, garantia e assistência técnica.
E também as condições específicas sobre a confirmação dos requisitos técnicos, ou sobre alternativas possíveis de fornecimento.
Na maior parte dos casos, a coleta de preços que visa a contratação de prestação de serviços, envolve a exigência de apresentação pelos concorrentes do BDI.
BDI – Benefícios e Despesas Indiretas: Taxa calculada em função de vários fatores internos baseados na estrutura organizacional de cada fornecedor.
Avaliação da concorrência
Aberto os envelopes das propostas, faz-se a avaliação, a análise e o julgamento, elegendo o vencedor da concorrência.
Negociação
Trata-se do processo intermediário entre a concorrência e a contratação. A negociação visa obter o maior proveito possível à empresa na aquisição de produtos e serviços.
Contratação
A adjudicação é a última etapa do processo de aquisição e representa a garantia mútua por meio da celebração do contrato de compra firmado entre comprador e vendedor.
São instrumentos para a adjudicação, conforme o caso:
Autorização de fornecimento
Contrato de longo prazo
Diligenciamento (follow-up)
Visa garantir o cumprimento das cláusulas contratuais, em especial quanto aos prazos de entrega, acompanhando, documentando e fiscalizando as encomendas pendentes, observados os interesses da empresa.
O Diligenciamento atua de três maneiras diferenciadas:
Atuação preventiva
Atuação curativa
Procedimentos especiais
Compras no Serviço Público
Licitações públicas: Licitação é o procedimento administrativo formal em que a Administração Pública convoca, mediante condições estabelecidas em ato próprio (edital ou convite), empresas interessadas na apresentação de propostas para o oferecimento de bens e serviços.
Licitações públicas
Os procedimentos licitatórios devem observar os seguintes princípios básicos:
Princípio da Isonomia (igualdade)
Princípio da Publicidade
Princípio da Moralidade e da Probidade Administrativa
Princípio da Legalidade (formal)
Sigilo na apresentação das propostas
Princípio da Vinculação ao Instrumento Convocatório
Princípio do Julgamento Objetivo
Adjudicação compulsória
O que é Licitar?
A execução de obras, a prestação de serviços e o fornecimento de bens para atendimento de necessidades públicas, as alienações e locações devem ser contratadas mediante licitações públicas, exceto nos casos previstos na Lei nº 8.666, de 1993, e alterações posteriores.
Por quê Licitar?
A Constituição Federal, art. 37, inciso XXI, prevê para a Administração Pública a obrigatoriedade de licitar.
Quem deve Licitar?
Estão sujeitos à regra de licitar, além dos órgãos integrantes da administração direta, os fundos especiais, as autarquias, as fundações públicas, as empresas públicas, as sociedades da economia mista e demais entidades controladas direta e indiretamente pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios.
Como Licitar?
Definir o objeto que se quer contratar;
Estimar o valor total da obra, do serviço ou do bem a ser licitado, mediante realização de pesquisa de mercado;
Verificar se há previsão de recursos orçamentários para o pagamento e se conforme com a LRF*;
Definir a modalidade de licitação adequada.
Responsáveis pela Licitação
São responsáveis os agentes públicos designados pela autoridade competente, mediante ato próprio (portaria, por exemplo), para integrar comissão de licitação, ser pregoeiro ou para realizar licitação na modalidade convite.
Tem como função receber, examinar e julgar todos os documentos.
Modalidades e limites
Modalidade de licitação é a forma específica de conduzir o procedimento licitatório, a partir de critérios definidos em lei.
Modalidades de Licitação: Leilão, Concurso. Concorrência, Tomada de Preços, Convite, Pregão.
Tipos de Licitações
O tipo de licitação não deve ser confundido com modalidade de licitação. Modalidade é procedimento. Tipo é o critério de julgamento utilizado pela Administração para seleção da proposta mais vantajosa.
Os tipos de licitação mais utilizados para o julgamento das propostas são os seguintes:
• Menor Preço: Critério de seleção em que a proposta mais vantajosa para a Administração é a de menor preço. 
• Melhor Técnica: Critério de seleção em que a proposta mais vantajosa para a Administração é escolhida com base em fatores de ordem técnica.
Os tipos de licitação mais utilizados para o julgamento das propostas são os seguintes:
• Técnica e Preço: Critério de seleção em que a proposta mais vantajosa para a Administração é escolhida com base na maior média ponderada, considerando-se as notas obtidas nas propostas de preço e de técnica.
Dispensa/Inexigibilidade
A licitação é regra para a Administração Pública, quando contrata obras, bens e serviços. No entanto, a lei apresenta exceções a essa regra. São os casos em que a licitação é legalmente dispensada, dispensável ou inexigível. A possibilidade de compra ou contratação sem a realização de licitação se dará somente nos casos previstos em lei.
Sistema de Registro de Preços
Conjunto de procedimentos para registro formal de preços relativos à prestação de serviços e aquisição de bens, para contratações futuras. É realizada sob a modalidade de concorrência ou de pregão, do tipo menor preço.
Contratações frequentes
Entregas parceladas
Atender mais de um órgão público ou entidade
Compras eletrônicas
Pregão Eletrônico: O pregão eletrônico é a modalidade de licitação prevista na Lei Federal nº. 10.520/2002, destina-se à aquisição de bens e serviços comuns, por meio de licitação realizada em sessão pública na Internet. (Comprasnet)
Bolsa Eletrônica de Compras: Negociação do preço dos bens adquiridos pelo setor público, por meio de procedimentos eletrônicos, com a garantia, por parte do Governo, do pagamento aos fornecedores na data de seu vencimento ajustada no contrato.
Noções Básicas de Almoxarifado
O Almoxarifado é o local destinado à fiel guarda e conservação de materiais, em recinto coberto ou não, onde permanecerá cada item aguardando a necessidade de uso pela empresa. São componentes da estrutura funcional do Almoxarifado o recebimento, a armazenagem e a distribuição.
Recebimento de Materiais
A atividade de Recebimento intermedia as tarefas de compra e pagamento ao fornecedor, sendo de sua responsabilidade a conferência dos materiais destinados à empresa.
Nota Fiscal
Documento fiscal emitido pelo Fornecedor quando da aquisição de materiais, para notificação ao fisco dos impostos: IPI, ICMS e ISS, a serem recolhidos na venda de mercadorias, prestando também ao transporte do estabelecimento vendedor até ao do comprador. A Nota Fiscal não serve para a cobrança, sendo emitidos a Fatura, a Duplicata e a Nota Fiscal Fatura.
Fatura
Quando se trata de vendas à prazo, a Fatura é um aviso informativo do valor total da Nota Fiscal, das parcelas e prazos em que a venda será cobrada, indicando também em que banco a(s) duplicata(as) serão cobrada(s).
Duplicata
É um título de crédito, cuja quitação prova o pagamento de obrigação oriunda de compra de materiais ou de recebimento de serviços. É emitida pelo credor (vendedor da mercadoria) contra o devedor (comprador).
Nota Fiscal Fatura
Algumas empresas aglutinam a Nota Fiscal e a Fatura em um só documento,a Nota Fiscal Fatura, fazendo a cobrança de todas a s vendas por meio de duplicatas.
Exemplo dos documentos: Duplicata e Nota Fiscal Fatura.
A partir das informações da Nota Fiscal é que se desenvolverá o processo de Recebimento de Materiais:
Entrada de Materiais
a. Na portaria da empresa 
- Cadastramento dos dados de recepção
b. No Almoxarifado
- Exame de avarias e conferência de volumes
- Recusa do recebimento
- Liberação do transportador
- Descarga
Entrada de Materiais
Conferência quantitativa
É a atividade que verifica se a quantidade declarada pelo Fornecedor na Nota Fiscal corresponde à efetivamente recebida.
Conferência qualitativa
Atividade também conhecida como Inspeção Técnica, faz a confrontação das condições contratas na Autorização de Fornecimento com as consignadas na Nota Fiscal pelo Fornecedor.
Entrada de Materiais
Regularização
Atividade que se caracteriza pelo controle do processo de recebimento, pela confirmação da conferência quantitativa e qualitativa.
Entrada no estoque por devolução de material
Quantidade excedente à utilização devolvida ao Almoxarifado por meio do documento Devolução de Material.