Unidade 2 - UAM

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PRODUÇÃO E LOGÍSTICA EM EVENTOS
CAPÍTULO 2 \u2013 COMO OPERACIONALIZAR UM 
EVENTO?
Ádiler Caroline Vilkas
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Introdução
São diversos os tipos de eventos, assim, por mais que seja seguido um roteiro, existem particularidades na
organização de cada um deles que precisam ser respeitadas em prol do sucesso, bem como do bom andamento.
Assim como o planejamento é fundamental, as fases da organização do evento e sua operacionalização também
são essenciais, caso contrário, tudo o que foi planejado previamente não terá sentido. Para garantir o sucesso do
planejamento na operacionalização, também é necessário que cada fase tenha um prazo final, evitando que
alterações sejam realizadas a todo momento, influenciando negativamente a próxima fase. Além disso, ainda que
se tenha antecedência até a data do evento, é preciso delimitar cada etapa, pois, do contrário, existirá riscos de o
evento acumular atrasos no cronograma em vez de avançar.
Operacionalizar um evento é, de fato, fazer com que ele exista, que passe do planejamento ao real. Para isso,
alguns elementos podem fazer a diferença para o sucesso. Dessa forma, precisamos questionar: qual é o layout
ideal para o evento? Como proceder quando receber um convidado da esfera pública? O que é necessário para
uma boa recepção à mídia?
Pensar no formato ideal; de que maneira preparar o local para receber os participantes da melhor forma,
estando de acordo com o objetivo do evento; determinar a logística adequada para que todo o planejamento seja
efetivamente realizado, sem que um processo interfira em outro; utilizar softwares para gestão, inscrições,
interação e diversos outros fins; refletir sobre quem participará do evento e as necessidades em torno disso; e
avaliar o que foi executado para que seja realizada uma análise pode fazer a diferença no resultado final de um
evento.
Sendo assim, neste capítulo, serão explanados o conceito de logística, como ela funciona no setor de eventos e a
importância dessa área. Também veremos mais detalhadamente o que levar em consideração para a escolha de
um e quais são os formatos e objetivos de cada um deles, bem como suas funcionalidades. Veremos, ainda,layout
os benefícios da utilização de um para gerenciar eventos e quais outras formas de uso, como agir emsoftware
eventos com participação da esfera pública e qual é a maneira correta de receber a imprensa.
Vamos em frente!
2.1 Gestão da operacionalização do evento
A série de tarefas que compõem a organização de um evento é complexa e precisa ser bem gerida para que toda
a equipe e os prestadores de serviço consigam entender a sequência lógica, executando os processos de maneira
correta e eficiente. Nesse contexto, o profissional deve estar preparado quanto à suas competências e
psicologicamente para enfrentar as dificuldades, as urgências e a dinâmica da profissão.
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Embora cada evento seja único, existem maneiras de se precaver, como criar modelos de execução para que o
trabalho seja padronizado, havendo apenas ajustes de evento para evento, conforme necessidade. Dessa
maneira, o gerenciamento das atividades e dos processos se torna mais uniforme, e a equipe conseguirá
entender os objetivos e o porquê daquilo que executam, ampliando a eficiência, a agilidade e reduzindo os
custos. Essa padronização ainda pode eliminar etapas e tarefas que sejam desnecessárias, aprimorando o fluxo
de trabalho.
A comunicação é um fator de grande importância. De acordo com o porte do evento e suas demandas, a
organização será feita por equipes ou setores distintos, mas é fundamental que aconteça integração entre as
partes, visto que o objetivo final é comum a todos. Uma decisão que pode comprometer outro ponto do evento
nunca deve ser tomada sem a ciência de outros membros da organização. Além disso, reuniões de equipe são
fundamentais para que as decisões sejam tomadas de maneira correta e coerente, colocando todos os envolvidos
a par dos acontecimentos.
A seguir, vamos conhecer mais sobre como definir o ideal para o evento, de acordo com cada realidade oulayout
necessidade.
2.1.1 Definição de layout de evento
A montagem e a escolha do precisam ser estabelecidas conforme o público e o objetivo do evento, paralayout
que não se encontre problemas de mobilidade ou acessibilidade, além de preservar o fluxo de pessoas no local.
Nesse sentido, Allen et al. (2008) pontuam os itens a serem observados:
\u2022 posição das entradas e saídas;
\u2022 se o público vai chegar ou sair no mesmo horário, ou se o fará durante todo o evento;
\u2022 se há acessos específicos e elevadores para portadores de necessidades especiais;
\u2022 largura dos corredores;
\u2022 tipo e dimensão das instalações;
\u2022 existência de espaços com assentos (posição e quantidade de assentos, respectivas linhas de visão, se os 
assentos são fixos ou podem ser remanejados).
Os pontos abordados pelo autor permitem ao organizador analisar prontamente determinadas questões que,
caso não sejam pertinentes ao evento, podem ser eliminadas; mas, se precisarem ser realizadas, haverá menor
risco de que não seja observada tal necessidade.
Analisar a posição de entradas e saídas, por exemplo, é fundamental para o fluxo de pessoas e para o interesse
do evento. De acordo com a tipologia, podem haver maneiras diferentes para dispor os participantes no
ambiente. Se o evento em questão for uma feira ou mostra, é importante que a entrada e a saída estejam em
extremos diferentes, fazendo com que o visitante percorra todo o espaço e tenha acesso a tudo que está sendo
exposto. Assim, ele escolherá o que visitar. A responsabilidade de conquistar essa pessoa é de quem expõe seu 
, mas a organização do evento estará agindo da melhor forma ao proporcionar aos seus expositores que osstand
VOCÊ SABIA?
A partir de uma pesquisa realizada pela Carrer Cast em 2015, foram apresentadas as
profissões consideradas mais estressantes, levando-se em conta aspectos como nível de perigo
e desgaste psicológico. A profissão de \u201cOrganizador de Eventos\u201d ficou na oitava posição, atrás
apenas de profissões como \u201cSoldado Militar\u201d, \u201cPolicial\u201d e \u201cBombeiro\u201d. Para saber mais sobre o 
, acesse o : <ranking link https://www.careercast.com/jobs-rated/most-stressful-jobs-2015?
>.page=7
\u2022
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, mas a organização do evento estará agindo da melhor forma ao proporcionar aos seus expositores que osstand
participantes tenham acesso a todos.
No caso de um evento com apresentação de pessoas, como uma palestra, é interessante que tanto a entrada
quanto a saída de pessoas sejam atrás do público. Isso faz com que o movimento de pessoas entrando e saindo
do local durante as apresentações não chame a atenção, distraindo as pessoas. Todo fluxo estará às costas dos
participantes, ou seja, independentemente do que aconteça, eles permanecerão atentos ao ponto principal: o
palco.
O horário de chegada do público também faz a diferença: todos chegarão em uma faixa de horário próxima e
precisarão se inscrever, retirar credenciais, material do evento ou conferir o nome na lista de convidados? Isso
fará com que mais pessoas sejam necessárias para receber os participantes e evitar filas, transtornos,
aborrecimentos e atrasos. Além disso, é importante ressaltarmos que determinados momentos do evento podem
demandar mais pessoas pontualmente, portanto, remanejar a equipe é fundamental para não ocorrer
contratações que onerem o custo do evento.
Para serviço de A&B (alimentos e bebidas), apenas uma questão implicará no preparo da cozinha e da equipe:
caso o horário para a refeição seja o mesmo para todos os participantes. Com relação a isso, existem eventos com
serviço de para um número expressivo de convidados.buffet
O acesso do público ao local do evento também precisa ser planejado. A acessibilidade é uma questão de grande
importância. É fundamental que, ao escolher o local, seja levado em consideração a estrutura no que diz respeito
a escadas, rampas de