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ADMINISTRAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO 1 ADMINISTRAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Graduação ADMINISTRAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO 15 U N ID A D E 1 CONCEITOS DE SISTEMAS E SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Nesta unidade apresentaremos a você os conceitos básicos, principais funções e objetivos dos sistemas de informação nas empresas. Também analisaremos por que os sistemas de informação são importantes no mundo empresarial de hoje e como eles estão transformando o mundo dos negócios corporativos. OBJETIVOS DA UNIDADE: Estabelecer as diferenças entre dados, informação e conhecimento; conhecer como funcionam os sistemas, subsistemas e a estrutura sistêmica das empresas; determinar as dimensões dos sistemas de informação com relação à organização, às pessoas e à tecnologia; entender os objetivos organizacionais dos sistemas de informação no contexto da empresa e em relação a sua sobrevivência no mercado; entender como os sistemas de informação estão mudando o ambiente de negócios e podem influenciar sua carreira. PLANO DA UNIDADE: • Sistemas de informações: conceitos e definições. • Conceitos de sistemas. • O sistema empresarial e seus subsistemas. • Estrutura sistêmica das empresas. • Sistemas de informação. • Dimensões dos sistemas de informação. • Dimensão organizacional. • Dimensão humana. • Dimensão tecnológica. • Os objetivos organizacionais dos sistemas de informação. • Melhores decisões gerenciais. • Novos produtos e serviços. • Excelência nas operações. • Vantagem competitiva. • Sobrevivência no mercado. • A influência dos sistemas de informações na economia. • A importância dos sistemas de informação na sua carreira. Bons estudos! 16 UNIDADE 1 - CONCEITOS DE SISTEMAS E SISTEMAS DE INFORMAÇÃO SISTEMAS DE INFORMAÇÃO: CONCEITOS E DEFINIÇÕES CONCEITO DE SISTEMAS Quando se fala em sistemas, a maioria das pessoas pensa em sistemas de computação e em computadores que automatizam as tarefas diárias no trabalho e na sociedade, mas o conceito de sistemas é muito mais amplo. Existem várias definições clássicas de inúmeros autores consagrados, tentando explicar o que é um sistema. De maneira mais clara e objetiva tentaremos a nossa. Podemos definir sistema como: • o conjunto de elementos interdependentes que se unem • ou um todo organizado • ou partes que interagem formando um todo único e complexo. Vamos tentar entender! Existem muitos sistemas que fazem parte do nosso dia-a-dia. Por exemplo, se olharmos para uma cidade como a do Rio de Janeiro, podemos afirmar que ela é um sistema urbano que possui interações com vários elementos que a compõem. São eles: • sistema de transporte; • sistema de água e esgoto; • sistema de controle de trânsito; • sistema de segurança pública e outros. Podemos afirmar ainda que um sistema possui subdivisões que são chamadas de subsistemas. Vamos então voltar ao sistema urbano carioca. Acompanhe o raciocínio! No sistema urbano cidade existe o subsistema de transporte, que por sua vez pode ser subdividido em transporte urbano (ônibus), transporte ferroviário (trens), transporte metroviário (metrôs) etc. A definição de sistema pode ser ainda dividida em dois tipos: • Sistema fechado: aquele que não sofre ação externa, ou seja, somente seus componentes possuem interação entre si; • Sistema aberto: aquele que sofre ação interna e externa, ou seja, além de existir uma interação entre os seus componentes, também sofre pressão dos componentes externos. Como outros sistemas ou subsistemas. O SISTEMA EMPRESARIAL E SEUS SUBSISTEMAS Quando examinamos uma empresa e suas atividades, podemos determinar facilmente que se trata de um sistema, pois os elementos que a compõem interagem. Subsistema: um sistema menor que possui elementos que fazem parte de um sis- tema maior. ADMINISTRAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO 17 E, mais ainda, podemos definir uma empresa como um sistema aberto, pois ela sofre interação dos seus subsistemas (departamentos, seções) e do ambiente externo (concorrência, sociedade, tecnologia, economia, legislação, etc...) A empresa está situada em um ambiente extremamente dinâmico e sofre pressões constantes tanto externas como internas. Dessa maneira, o sistema empresarial precisa ter agilidade de resposta para poder sobreviver no mercado em que se encontra. ESTRUTURA SISTÊMICA DAS EMPRESAS Uma empresa gera milhares de dados sobre seu funcionamento, como dados de produção, de vendas, financeiros, de recursos humanos etc. Mas a grande quantidade de dados existentes não teria qualquer importância se não pudéssemos organizá-los e classificá-los conforme a nossa necessidade. Os dados organizados e classificados para suprir um objetivo específico são chamados de informação. Como a empresa depende de informações precisas e confiáveis para a tomada de decisões, a busca por mecanismos que auxiliem os profissionais a definirem a melhor maneira de estudar as informações é de fundamental importância. SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Agora que você entendeu o que é um sistema e suas estruturas, podemos definir o que é um sistema de informação. Vamos propor duas definições. A primeira mais genérica e a segunda mais técnica: 1. Sistema de informação – Sendo um subsistema da empresa, pode ser definido genericamente como todo e qualquer sistema que possui dados ou informações de entrada que tenham por fim gerar informações de saída para suprir determinadas necessidades; 2. Sistema de informação – Pode ser definido tecnicamente como um conjunto de componentes inter-relacionados que coletam, processam, armazenam e distribuem informações destinadas a apoiar a tomada de decisões, a coordenação e o controle de uma organização. Três atividades em um sistema de informações produzem as informações de que as organizações necessitam para tomar decisões, controlar operações, Dados: seqüência de fatos brutos que representam eventos que ocorrem nas empresas ou fora delas, an- tes de terem sido organiza- dos de forma compreensível para as pessoas usá-los. Por exemplo: números, tabelas, gráficos, sons, imagens etc. Informação: resultado do tratamento dos dados exis- tentes acerca de alguém ou de alguma coisa. A informa- ção aumenta a compreen- são e o entendimento dos dados apresentados. Exem- plo: a interpretação de uma tabela ou gráfico. 18 UNIDADE 1 - CONCEITOS DE SISTEMAS E SISTEMAS DE INFORMAÇÃO analisar problemas e criar novos produtos ou serviços. Essas atividades são: a entrada, o processamento e saída. Para que você possa entender o esquema de um sistema de informação vamos definir sua estrutura de funcionamento: • Entrada – Responsável pelo registro ou coleta de todos os dados gerados na empresa em suas atividades diárias, tanto internas quanto externas; • Processamento – Processo de transformação dos milhares de dados gerados em informações úteis para o processo de tomada de decisões; • Saída – Transfere as informações processadas às pessoas que as utilizarão ou às atividades nas quais elas serão empregadas; • Feedback – Dados de saída que retornam à entrada do sistema para uma realimentação, com intuito de avaliar e corrigir eventuais erros de entrada. Fatores ambientais, como clientes, fornecedores concorrentes, governo, sindicatos etc. interagem com a organização e seus sistemas de informação. Existem dois elementos fundamentais para a tomada de decisões: as fontes de informação e as redes de comunicação. As fontes de informação dizem respeito à origem das informações ou onde elas estão localizadas. As redes de comunicação fazem a disponibilização, ou seja, levam estas informações a todos os pontos onde elassejam necessárias. Um dos maiores problemas empresariais para a tomada de decisões pode ser resumido no fato de que nem sempre as informações estão disponíveis para o nível gerencial da organização e muitas vezes, quando estão, estas informações podem estar desatualizadas. O que fazer? Todo esse conjunto de dados a serem coletados nos diversos sistemas, tanto internos quanto externos, e que deverão ser processados em informações úteis, tem de ser gerenciados por alguma estrutura que permita o armazenamento de grandes quantidades de informações, o processamento IMPORTANTE ADMINISTRAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO 19 rápido e a disponibilidade para qualquer integrante da organização que tenha autorização para acessá-la. Hoje, essa estrutura é, na verdade, um conjunto de equipamentos interconectados por redes de comunicação e canais de informação que permitem o fluxo das informações de maneira mais eficaz. Para o controle do conjunto de informações que fluem por essa estrutura temos os sistemas de informação. DIMENSÕES DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Para se compreender melhor os sistemas de informação, você precisa conhecer suas dimensões mais amplas: a organizacional, a humana e a tecnológica, bem como seu poder de fornecer soluções para os desafios e problemas no ambiente empresarial. Vamos agora analisar cada uma das dimensões dos sistemas de informação. DIMENSÃO ORGANIZACIONAL Diz respeito a questões como a hierarquia da organização e seus níveis de autoridade e responsabilidades que são refletidos no organograma. Essa estrutura revela uma clara divisão do trabalho. Especialistas são contratados e treinados para diferentes funções organizacionais, tais como vendas e marketing, fabricação e produção, finanças e contabilidade, e recursos humanos. A empresa desenvolve, então, sistemas de informação para atender a essas diferentes especializações e níveis. Conceder crédito, contratar funcionários ou preencher uma nota fiscal, por exemplo, são tarefas em geral determinadas por um sistema de informação. DIMENSÃO HUMANA Os sistemas de informação, por mais sofisticados que sejam, não têm valor algum sem as pessoas gabaritadas para fazê-los funcionar corretamente, e sem as pessoas que saibam usar as informações geradas de um sistema para ajudar a empresa a atingir seus objetivos. Um departamento de telemarketing equipado com um sistema de última geração para atendimento aos clientes será inútil se os funcionários não forem treinados adequadamente para encontrar soluções para os problemas, dando a sensação de que a empresa se importa com eles. DIMENSÃO TECNOLÓGICA A tecnologia desempenha papel cada vez mais importante nas áreas operacionais e estratégicas das empresas. Tecnologias novas e aperfeiçoadas criam ou substituem processos, produtos, equipamentos e serviços no mundo corporativo diariamente, fato Dimensão: número mínimo de variáveis necessárias para se descrever e anali- sar um conjunto. 20 UNIDADE 1 - CONCEITOS DE SISTEMAS E SISTEMAS DE INFORMAÇÃO considerado normal, se levarmos em conta que muitos produtos considerados de “última geração” podem estar ultrapassados amanhã. A tecnologia da informação, pela sua importância, não pode ser usada como um “modismo”, e a estrutura que a compõe deve ser adequada ao tamanho e à necessidade da organização e das pessoas que vão operar esta estrutura. OS OBJETIVOS ORGANIZACIONAIS DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Por que os sistemas de informação são tão importantes atualmente? Por que as empresas brasileiras de todos os tamanhos estão investindo tanto em tecnologias e sistemas de informação? As respostas para muitas dessas indagações estão relacionadas aos objetivos que toda empresa espera alcançar para sobreviver e ter sucesso no mercado. Vamos examinar alguns deles: MELHORES DECISÕES GERENCIAIS Muitos trabalhadores sofrem, nas empresas, com falta de dados e informações certas, na hora certa para que possam tomar suas decisões. Muitos têm de recorrer a previsões, palpites ou confiar na sorte. Os resultados dessa situação se refletem em erros de produção, gastos excessivos e mau atendimento, que podem elevar os custos e ocasionar perda de clientes. Nos últimos anos, as tecnologias e os sistemas de informação têm proporcionado aos trabalhadores que têm de tomar decisões que o façam usando dados e informações em tempo real provenientes do próprio mercado. Um exemplo disso é o trabalho externo. Não importa mais onde você se encontra, e sim como você está conectado com a empresa na qual trabalha. Internet, intranet, e-mails, teleconferências, conferências on-line são exemplos de ferramentas que auxiliam na tomada de decisão. NOVOS PRODUTOS E SERVIÇOS As tecnologias e os sistemas de informação são as principais ferramentas de que as empresas dispõem para criar novos produtos e serviços, assim como modelos de negócio inteiramente novos. Celulares, BlackBerrys, Modelo de negócio: descre- ve como a empresa produz, entrega e vende um produto ou serviço a fim de obter lu- cros. ADMINISTRAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO 21 computadores de mão, laptops, Ipod são exemplos recentes de novos produtos. Reservas em hotéis, pousadas, compra de ingressos e passagens aéreas, livros e outros são exemplos de serviços. EXCELÊNCIA NAS OPERAÇÕES: As empresas estão sempre tentando melhorar a eficiência de suas operações, ou seja, sua maneira de atuar, produzir, atender etc. a fim de conseguir maior lucratividade. Das ferramentas de que os administradores dispõem, as tecnologias e os sistemas de informação estão entre as mais importantes para se atingir objetivos organizacionais, principalmente quando combinadas com mudanças no comportamento da alta administração. Exemplos são as grandes redes de supermercados Wal-Mart e Carrefour que graças a seus sistemas de informação conseguem conectar todos os fornecedores a todas as lojas espalhadas pelo mundo. Isso significa que quando um cliente compra um produto, o fabricante fornecedor fica sabendo on-line que deve enviar um substituto para prateleira. VANTAGEM COMPETITIVA Se uma empresa atingir um ou mais objetivos organizacionais descritos acima, provavelmente conseguirá uma vantagem competitiva em relação aos seus concorrentes. E, se conseguir manter esses objetivos com a ajuda de tecnologias e sistemas de informação, produzindo, vendendo e se relacionando com clientes e fornecedores em tempo real, os lucros que certamente aumentarão, serão fruto dessa estratégia. Uma empresa que exemplifica essa vantagem competitiva é a fabricante de computadores Dell Computer. Sua excelência operacional resulta da “customização em massa”: no site da Dell Computer os clientes podem selecionar as opções de configuração, potência, aplicativos, funções etc... de acordo com suas preferências de utilização e encomendar seu computador customizado. O sistema de montagem sob medida da empresa, baseado na internet, entrega o modelo solicitado na residência do cliente ou empresa em poucos dias, ou de um dia para o outro se o cliente realmente tiver urgência. Eficiência: parâmetros que possam medir a capacida- de da empresa para resolu- ção de problemas com base nas informações geradas pelo seu sistema. 22 UNIDADE 1 - CONCEITOS DE SISTEMAS E SISTEMAS DE INFORMAÇÃO SOBREVIVÊNCIA NO MERCADO Outro motivo para as empresas investirem em sistemas e tecnologias da informação é que eles se tornaram tão importantes e funcionais que ficou praticamente impossível não utilizá-los. Essa utilização está determinando uma nova maneira de fazer negócios, e essa nova maneira afetará as futuras carreiras e as futuras empresas. Afinal, mudanças no ambientede negócios são sempre acompanhadas por mudanças nos postos de trabalho e nas profissões. O setor bancário brasileiro exemplifica esta situação. Ao mesmo tempo em que houve uma revolução no uso dos sistemas de informação - o que conhecemos como automação bancária -, que tem a face mais visível nos caixas automáticos e internet-banking, houve demissões em massa com substituições de trabalhadores e mudanças de funções. O que determinou a sobrevivência e o fechamento de muitos bancos foi a rapidez de adaptação a esse novo modelo de negócios. A INFLUÊNCIA DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO NA ECONOMIA Os negócios da economia global que envolve sistemas de informação contam com cifras em bilhões de dólares. As empresas estão sentindo a necessidade de estarem adequadas aos novos tempos e às novas tecnologias que surgem a cada momento. Para ver os resultados destes gastos enormes basta observar como as empresas e as pessoas estão conduzindo os negócios. No Brasil, o número de celulares atingiu 90 milhões de aparelhos, ultrapassando em muito o número de telefones fixos instalados. Empresas de todos os tamanhos estão entendendo a importância de automatizarem seus negócios e terem um site na internet a fim de criarem oportunidades de compra e venda, e melhora no atendimento aos clientes e fornecedores. Enquanto os jornais perdem leitores, aumenta o número de pessoas e empresas que recebem notícias on-line. Os blogs se tornaram uma febre mundial e, no Brasil, fazem enorme sucesso, o que vem criando uma nova forma dos consumidores darem sua avaliação aos negócios das empresas. Além disso, a publicidade na internet cresce a um ritmo surpreendente. ADMINISTRAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO 23 A IMPORTÂNCIA DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO NA SUA CARREIRA Tanto os negócios como o mercado de trabalho se modificaram bastante nos últimos anos. Velhas profissões estão desaparecendo e outras estão surgindo da necessidade de uma nova economia emergente, baseada na tecnologia, nas comunicações e na Internet. Para ser bem-sucedido neste novo ambiente, você precisará aumentar seu leque de possibilidades de forma a se inserir mais rapidamente neste novo mercado de trabalho, colocando suas habilidades a serviço das empresas. Segundo pesquisas efetuadas, algumas áreas de trabalho no Brasil estão com excesso de vagas por carência de pessoal qualificado e com certeza muitos desses empregos vão requerer dos candidatos habilidades e competências para resolução de problemas, assim como, conhecimentos técnicos para tarefas específicas. O que isso significa? Significa que independente da empresa que você trabalha ou irá trabalhar, as tecnologias e os sistemas de informação terão um papel cada vez mais importante no seu dia-a-dia profissional e na sua carreira de administrador ou engenheiro. Sua oportunidade de emprego e sua remuneração dependerão, em parte, de sua capacidade de usar os sistemas de informação na consecução de seus objetivos. O propósito deste curso é justamente ajudar você a entender essa nova realidade organizacional e tirar o melhor proveito dela. É HORA DE SE AVALIAR Lembre-se de realizar as atividades desta unidade de estudo, presentes no caderno de exercício! Elas irão ajudá- lo a fixar o conteúdo, além de proporcionar sua autonomia no processo de ensino-aprendizagem. Caso prefira, redija as respostas no caderno e depois as envie através do nosso ambiente virtual de aprendizagem (AVA). Interaja conosco! Nesta unidade você aprendeu a estabelecer as diferenças entre dados, informação e conhecimento; como funcionam os sistemas, os subsistemas e a estrutura sistêmica das empresas; a determinar as dimensões dos sistemas de informação com relação à organização, às pessoas e à tecnologia; a entender os objetivos organizacionais dos sistemas de informação no contexto da empresa e em relação a sua sobrevivência no mercado e como os sistemas de informação estão mudando o ambiente de negócios e podem influenciar sua carreira. Na próxima unidade vamos estudar alguns tipos de sistemas de informação utilizados nas empresas, como o sistema de processamento de operações, os sistemas de informação que apóiam as áreas funcionais da empresa e o sistema de informação gerencial.
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