Arquivologia: Estudo de Arquivos e Documentos

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ARQUIVOLOGIA PARA CONCURSOS 
| Módulo Completo – Profa. Giovanna Carranza / Prof. Sirlo Oliveira 
 
 
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222 
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220 
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OS: 0188/1/18-Gil 
CONCURSO: 
 
ASSUNTO: ARQUIVO E DOCUMENTAÇÃO 
 
ARQUIVO E DOCUMENTAÇÃO 
 
1. A Arquivologia, também conhecida como 
Arquivística, é a disciplina que estuda as funções dos 
arquivos e seus documentos. Então cabe à Arquivologia, ou 
Arquivística, estudar os princípios e técnicas a serem 
observados na produção, organização, guarda, preservação 
e utilização dos arquivos e seus documentos: suas 
atividades, seus processos, seus usuários, suas ferramentas, 
enfim, tudo o que se refere aos depósitos de documentos 
funcionais. 
Conhecendo a disciplina, vamos então definir o seu 
objeto de estudo: os arquivos. A palavra “arquivo” é um 
termo polissêmico, com quatro significados. 
São eles: 
1º - Conjunto de documentos produzidos ou 
recebidos por uma entidade no decorrer de suas funções; 
2º - Móvel destinado à guarda desses documentos 
(armário, estante, etc.); 
3º - Edifício, ou parte dele (sala, andar) destinado à 
guarda de documentos; 
4º - Unidade administrativa, prevista em 
organograma institucional, com a responsabilidade de 
gerenciar e guardar documentos (setor de arquivo, divisão 
de arquivo, etc.). 
O Documento, em seu conceito mais básico, é a 
informação registrada em um suporte. Então, para termos 
um documento, são necessários dois elementos: 
Informação: é o conhecimento, a mensagem, a ideia 
que se deseja transmitir. 
Suporte: é o material físico onde está registrada a 
informação. 
Assim podemos concluir, por uma fórmula bem 
simples: 
INFORMAÇÃO + SUPORTE = DOCUMENTO 
Como exemplo de documento, temos a carta, a 
música gravada, o email, os filmes, as fotografias, etc. 
Todos esses documentos trazem uma informação 
registrada em um suporte material: o papel, o plástico, a 
película, etc. 
 
 MAIS CONCEITOS SOBRE DOCUMENTOS 
Documento é toda informação registrada em 
suporte material, suscetível de ser utilizado para consulta, 
estudo, prova e pesquisa, pois comprovam fatos, 
fenômenos, formas de vida e pensamento do homem numa 
determinada época ou lugar. 
Documentos de arquivo são todos os que, 
produzidos e/ou recebidos por uma pessoa física ou 
jurídica, pública ou privada, no exercício de suas atividades, 
constituem elementos de prova ou de informação. Formam 
um conjunto orgânico, refletindo as atividades e se 
vinculam expressando os atos de seus produtores pelos 
quais são produzidos, determinando a sua condição de 
documento de arquivo e não a natureza do suporte ou 
formato. 
Contudo, não basta que seja documento para 
pertencer ao arquivo. Para que um documento possa 
compor um arquivo, ainda é necessário outro elemento: 
que tenha sido resultado, consequência de uma ação 
referente à atividade da instituição. É o que preceitua a Lei 
nº 8.159/91 (Lei dos Arquivos): “Consideram-se arquivos os 
conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por 
pessoas físicas ou jurídicas, EM DECORRENCIA DE SUAS 
ATIVIDADES”. 
Por exemplo: considere uma empresa que tenha 
adquirido uma assinatura de uma revista mensal. A 
empresa paga uma taxa e recebe a revista. A revista em si 
NÃO SERÁ considerada documento de arquivo, uma vez 
que a empresa não a recebeu por executar uma atividade 
administrativa. 
Contudo, o recibo, o boleto ou a nota fiscal para o 
pagamento da assinatura será documento de arquivo, pois 
é consequência de uma atividade administrativa da 
empresa, que seria a aquisição de periódico. 
Ainda, além de ser fruto de uma atividade, o 
documento de arquivo deve ser capaz de provar, 
testemunhar que a referida atividade realmente aconteceu. 
No mesmo exemplo, não é por ter a posse da revista que a 
empresa pode provar que possui uma assinatura mensal, 
mas o comprovante de pagamento, o contrato de assinante 
ou outro similar é que fará isso. 
Os documentos de um arquivo apresentam 
características, conteúdo e formas diferentes; são 
classificados em dois grupos: 
 
1.1 Quanto ao gênero 
Os documentos podem ser definidos segundo o 
aspecto de sua representação nos diferentes suportes: 
 Textuais: são os documentos manuscritos, 
datilografados/digitados ou impressos; 
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 Cartográficos: são os documentos em formatos e 
dimensões variáveis, contendo representações 
geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. 
 Iconográficos: são os documentos em suportes 
sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo 
imagens estáticas. 
 Filmográficos: são os documentos em películas 
cinematográficas e fitas magnéticas de imagem (types), 
conjugadas ou não a trilhas sonoras, com bitolas e 
dimensões variáveis, contendo imagens em movimento. 
 Sonoros: são os documentos com dimensões e rotações 
variáveis, contendo registros fonográficos. 
 Micrográficos: são os documentos em suporte fílmico 
resultante da microrreprodução de imagens, mediante 
utilização de técnicas específicas. 
 Informáticos: são os documentos produzidos, tratados 
e armazenados em computador. 
 
1.2 Quanto à natureza do assunto 
Quando se considera a natureza do assunto tratado 
em um documento, pode ser: 
 Ostensivo - A classificação de ostensivo ou ordinário é 
dada aos documentos cuja divulgação não prejudica a 
administração. 
 Sigilosos - os documentos que, por sua natureza, 
devam ser de conhecimento restrito e, portanto, 
requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua 
custódia e divulgação. 
 
Graus de sigilo 
Sobre o assunto, devemos considerar a recente Lei 
de Acesso à 
Informação (Lei Federal n° 12.527/11), que entrou 
em vigor há pouco; e o Decreto Federal nº 4.553/02, que 
trata dos documentos e material de caráter sigiloso para a 
Administração Pública. As normas citadas atribuem graus 
de sigilo, sua classificação e o período pelo qual o 
documento dever permanecer sigiloso. 
Segundo a necessidade do sigilo e quanto à extensão 
do meio em que pode circular, são quatro os graus de sigilo 
e as suas correspondentes categorias, em ordem do maior 
para o menor grau de sigilo: 
 ultrassecreto; 
 secreto; 
 confidencial; 
 reservado. 
 
A classificação de ultrassecreto é dada aos assuntos 
que requeiram excepcional grau de segurança e cujo teor 
ou características só devam ser do conhecimento de 
pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. 
São assuntos normalmente classificados como 
ultrassecretos aqueles da política governamental de alto 
nível e segredos de Estado. 
Consideram-se secretos os assuntos que requeiram 
alto grau de segurança e cujo teor ou características podem 
ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem 
intimamente ligadas ao estudo ou ao seu manuseio, sejam 
autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente. 
 
São assuntos geralmente classificados como 
secretos os referentes a planos, programas e medidas 
governamentais; os assuntos extraídos de matéria 
ultrassecreta que, sem comprometer o excepcional grau de 
sigilo da matéria original, necessitam de maior difusão, tais 
como: planos ou detalhes de operações militares; planos ou 
detalhes de operações econômicas ou financeiras; 
aperfeiçoamento em técnicas ou materiais já existentes; 
dados de elevado interesse sob aspectos físicos, políticos,econômicos, psicossociais e militares de países estrangeiros 
e meios de processos pelos quais foram obtidos; materiais 
criptográficos importantes que não tenham recebido 
classificação inferior. 
A classificação de confidencial é dada aos assuntos 
que, embora não requeiram alto grau de segurança, seu 
conhecimento por pessoa não-autorizada pode ser 
prejudicial a um indivíduo ou criar embaraços 
administrativos. 
São assuntos, em geral, classificados como 
confidenciais os referentes a pessoal, material, finanças e 
outros cujo sigilo deva ser mantido por interesse das 
partes, como por exemplo: informações sobre a atividade 
de pessoas e entidades, bem como suas respectivas fontes; 
radiofrequência de importância especial ou aquelas que 
devam ser usualmente trocadas; cartas, fotografias aéreas 
e negativos que indiquem instalações consideradas 
importantes para a segurança nacional. 
Reservados são os assuntos que não devam ser do 
conhecimento do público, em geral. Recebem essa 
classificação, entre outros, partes de planos, programas e 
projetos e as suas respectivas ordens de execução; cartas, 
fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações 
importantes. 
 
 
 
 
 
 
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Seguem as tabelas de classificação: 
 
 
Atenção: Talvez por uma falha do legislador, apesar 
de a Lei de Acesso à Informação já estar em vigor, o texto 
do Decreto 4.553/02 não foi modificado e nem revogado 
explicitamente, mesmo que a Lei tenha trago alterações. 
Portanto, é fundamental que fiquem atentos a este 
detalhe: caso o item se refira à classificação e período de 
tempo do Decreto, considerem a primeira tabela; caso se 
refira à classificação e período de tempo segundo a Lei, 
considerem a segunda tabela. 
Além disso, a Lei não prevê explicitamente a 
possibilidade de prorrogação dos prazos, como o Decreto; 
Prevê apenas sua redução. 
Então caso a questão dê margem à dupla 
interpretação, ou seja elaborado em desacordo com a 
legislação, será objeto de recurso de muitos candidatos. 
Ainda, como se trata de uma Lei recente e cujo tema 
é polêmico, a mesma pode ser assunto em provas de 
atualidades ou discursivas. 
 
2. ARQUIVO 
2.1 - CONCEITO DE ARQUIVO 
Uma visão moderna de conceito de arquivos, 
segundo Solon Buck, arquivista dos Estados Unidos: 
Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente 
produzidos e recebidos por um governo, organização ou 
firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e 
conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros. 
Segundo a Lei nº 8.159/91, consideram-se arquivos 
os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por 
órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades 
privadas, em decorrência do exercício de atividades 
específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja 
o suporte da informação ou a natureza dos documentos. 
 
 
2.2 - FINALIDADE E FUNÇÃO DOS ARQUIVOS 
Podemos destacar como finalidades do arquivo: 
1 – Guarda dos documentos que circulam na 
instituição, utilizando para isso técnicas que permitam um 
arquivamento ordenado e eficiente; 
2 – Garantir a preservação dos documentos, 
utilizando formas adequadas de acondicionamento, 
levando em consideração temperatura, umidade e demais 
aspectos que possam danificar os mesmos; 
3 – Atendimento aos pedidos de consulta e 
desarquivamento de documentos pelos diversos setores da 
instituição, de forma a atender rapidamente à demanda 
pelas informações ali depositadas. 
Para alcançar estes objetivos é necessário que o 
arquivo disponha dos seguintes requisitos: 
a. contar com pessoal qualificado e em número 
suficiente; 
b. estar instalado em local apropriado; 
c. dispor de instalações e materiais adequados; 
d. utilizar sistemas racionais de arquivamento, 
fundamentados na teoria arquivística moderna; 
e. contar com normas de funcionamento; 
f. contar com dirigente qualificado, 
preferencialmente formado em arquivologia. 
Para Marilena Leite Paes, “a principal finalidade dos 
arquivos é servir a administração, constituindo-se, com o 
decorrer do tempo, em base do conhecimento da história”. 
Destaca ainda que a “função básica do arquivo é tornar 
disponível as informações contidas no acervo documental 
sob sua guarda”. 
 
 
 
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2.3 – IMPORTÂNCIA DO ARQUIVO 
Os homens quando passaram a um estágio de vida 
social mais organizados compreenderam o valor dos 
documentos e começaram a reunir, conservar e 
sistematizar os materiais em que fixavam, por escrito, o 
resumo de suas atividades políticas, sociais, econômicas, 
religiosas e até mesmo em suas vidas particulares. Assim 
surgiram os arquivos destinados não só à guarda dos 
tesouros culturais da época mas também com a finalidade 
de proteger a integridade dos documentos que atestavam a 
legalidade de seus patrimônios, bem como daqueles que 
contavam a história de sua grandeza. 
Em uma empresa, as informações existentes devem 
estar devidamente organizadas e, ao mesmo tempo, 
estabelecer critérios de prioridade quanto a sua 
manipulação para decidir o que fazer no momento exato. 
Tudo isso só pode acontecer se existir um arquivo, seja ele 
convencional, micrográfico ou automatizado, com objetivo 
de fornecer informações vitais para a manutenção das 
necessidades empresariais ou de quaisquer outras. 
 
2.4 – TIPOS DE ARQUIVAMENTO 
A posição em que são dispostos fichas e 
documentos, e não a forma dos móveis, distinguirá os tipos 
de arquivamento. São eles: Horizontal e Vertical. 
 Horizontal – os documentos ou fichas são colocados uns 
sobre os outros e arquivados em caixas, estantes ou 
escaninhos. É amplamente utilizado para plantas, 
mapas e desenhos, bem como nos arquivos 
permanentes. Seu uso é, desaconselhável nos arquivos 
correntes, uma vez que para se consultar qualquer 
documentos é necessário retirar os que se encontram 
sobre ele, o que dificulta a localização da informação. 
 Vertical – os documentos ou fichas são dispostos uns 
atrás dos outros, permitindo sua rápida consulta, sem 
necessidade de manipular ou remover outros 
documentos ou fichas. 
 
Órgãos de Documentação 
Arquivo 
O arquivo guarda documentos com finalidades 
funcionais. Os documentos de arquivo são ACUMULADOS 
de forma orgânica e natural, geralmente em exemplar 
único ou limitado número de cópias ou vias. Os 
documentos que tratam do mesmo assunto ou assuntos 
correlatos são mantidos como um conjunto, e não como 
peças isoladas. Por isso o documento de arquivo possui 
muito mais valor quando inserido em seu conjunto do que 
fora dele (caráter orgânico). Os documentos são unidos 
pela sua origem ou proveniência (princípio que 
estudaremos mais adiante), tem como principal suporte 
utilizado o papel e principal gênero o textual (também 
estudaremos mais adiante). O arquivo é órgão receptor e 
seu público são os administradores (ou quem tenha 
produzido seus documentos) e pesquisadores. Sua função é 
provar e testemunhar. 
 
Biblioteca 
A biblioteca conserva documentos com finalidades 
educativas e culturais. 
Seus documentos são obtidos por compra, doação 
ou permuta de diversas fontes, e tratados como peçasisoladas. Esses documentos existem em vários exemplares, 
são unidos pelo seu conteúdo e, em sua maior parte, são 
impressos. Os documentos da biblioteca são 
COLECIONADOS, e seu público é formado por 
pesquisadores, estudantes e cidadão comuns. Sua função é 
instruir e educar. 
 
Centro de Documentação / Informação 
O centro de documentação ou de informação agrupa 
qualquer tipo de documento de qualquer fonte, sendo 
necessária uma especialização para que funcionem de 
forma eficiente. Seus documentos são geralmente 
reproduções (audiovisuais) ou referências (bases de dados). 
Sua finalidade é simplesmente informar. 
 
Museu 
O museu é órgão de interesse público, guarda 
documentos com finalidades de informar e entreter. Suas 
peças são dos mais variados tipos e dimensões, 
dependendo de sua especialização. Por serem objetos, são 
classificados como tridimensionais. 
Estes são os quatro órgãos de documentação que 
aparecem em provas de concursos. Ao dar atenção aos 
termos destacados, o candidato poderá facilmente 
diferenciar estes órgãos e não errar questões. 
 
3. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS 
Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos são 
estudados, eles podem ser classificados segundo: 
 as entidades mantenedoras (públicos ou privados); 
 a natureza dos documentos (especial ou especializado); 
 aos estágios de sua evolução (corrente, intermediário e 
permanente); 
 à extensão de sua atuação (setorial e central). 
 
Classificação quanto à entidade mantenedora: 
quanto à entidade mantenedora os arquivos podem ser 
públicos ou privados. 
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Os arquivos públicos são aqueles produzidos por 
documentos de caráter público. São de responsabilidade do 
Estado e devem estar disponíveis para consulta por parte 
dos cidadãos, exceto os documentos de caráter sigilosos. 
Os arquivos privados são aqueles mantidos por 
pessoas físicas ou por instituições de caráter privado. São 
documentos que dizem respeito a suas atividades 
particulares, e, portanto, não é obrigatória a sua 
disponibilidade para consulta da sociedade. Contudo, existe 
a possibilidade de esses arquivos serem declarados de 
interesse público, por meio de decreto presidencial através 
de parecer favorável do CONARQ. Caso isso ocorra, seu 
mantenedor terá o dever de zelar pelos documentos e 
deixá-los à disposição do Estado. 
Existe ainda outra classificação, atribuída pela 
autora Marilena Leite Paes, em que os arquivos podem ser: 
públicos, comerciais, institucionais e pessoais ou familiares. 
Públicos: mantidos por instituições de caráter 
público. 
Comerciais: mantidos por instituições com fins 
lucrativos. 
Institucionais: mantidos por instituições sem fins 
lucrativos. 
Familiares ou pessoais: mantidos por pessoas ou 
famílias. 
Então, quanto à entidade mantenedora, os arquivos 
classificam-se em públicos ou privados. Quando mencionar 
a autora acima, classificam-se me públicos, comerciais, 
institucionais e pessoais ou familiares. 
 
Classificação segundo a natureza dos Documentos 
Arquivos especiais - Chama-se arquivo especial 
aquele que tem sob sua guarda documentos de tipos 
diversos – iconográficos, cartográficos, audiovisuais – ou de 
suportes específicos – documentos em CD, documentos em 
DVD, documentos em microfilme – e que, por esta razão, 
merece tratamento especial não apenas no que se refere 
ao seu armazenamento, como também ao registro, 
acondicionamento, controle, conservação etc. 
Arquivo especializado - Aquele que guarda 
documentos de determinado assunto específico, 
independentemente da forma física que apresentam, 
como, por exemplo, os arquivos médicos, os arquivos 
jornalísticos e os arquivos de engenharia. 
Classificação quanto à extensão de atuação: quanto 
à extensão de sua atuação, os arquivos podem ser setoriais 
ou centrais (ou gerais). 
Os arquivos setoriais são aqueles que estão 
localizados próximos aos seus produtores. Esse arquivo 
guarda os documentos próximos aos interessados diretos 
para facilitar e agilizar a sua localização e utilização. 
Encontram-se principalmente em empresas, órgãos e 
entidades de grande porte, ou de estrutura administrativa 
complexa (vários departamentos, várias filiais, etc). Por 
exemplo: o arquivo de uma rede de supermercados pode 
ser separado por filial, por setor de atuação (Depto. 
Financeiro, de RH, Compras, etc). 
Os arquivos centrais ou gerais são aqueles que 
guardam todos os documentos de uma entidade em um só 
lugar. É utilizado principalmente por empresas e órgãos de 
médio e pequeno porte, ou por instituições de estrutura 
administrativa simples (poucos departamentos, poucos 
órgãos, apenas um local para instalações físicas, etc). Por 
exemplo: o arquivo de uma empresa que funcione em 
apenas um edifício, um órgão pequeno, um consultório 
medico, etc. 
É importante ressaltar que esta classificação se 
aplica somente aos arquivos correntes! Somente estes 
podem ser divididos em setorial ou geral. 
Quanto à Espécie/Tipologia Documental: os 
documentos são classificados de acordo com seu aspecto 
formal (aparência que assume de acordo com as 
informações) e sua função (o objetivo para o qual o 
documento foi produzido). 
Como exemplo, temos o Contrato. O contrato 
apresenta as informações de forma que se possa identificá-
lo como contrato: possui identificação das partes, do 
objeto, das condições, cláusulas, etc. O contrato então é 
uma espécie documental (considerando o aspecto formal). 
Para saber a tipologia documental, ou simplesmente 
tipo, acrescentamos a função. No caso do contrato, 
acrescentamos, por exemplo, aluguel de imóvel. Então a 
função do contrato é realizar um acordo de aluguel de 
imóvel. Em resumo, temos o contrato (espécie) de aluguel 
(função). Essa ideia pode ser aplicada a vários outros 
documentos. 
Vejamos alguns exemplos: 
 Alvará (espécie) / Alvará de funcionamento 
(tipo) 
 Declaração (espécie) / Declaração de bens 
(tipo) 
 Relação (espécie) / Relação de bens 
patrimoniais (tipo) 
É muito importante também conhecer dois outros 
conceitos: formato e forma. 
O formato é a configuração física que o suporte 
assume. 
Ex: suporte 
papel => livro, caderno, folheto, cartaz, etc. 
A forma é o estágio de preparação do documento, o 
seu estado de produção atual. Ex: rascunho, minuta, 
original e cópia. 
Classificação segundo os Estágios de Sua Evolução 
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A Arquivologia adota a chamada Teoria das três 
idades ou Ciclo vital dos documentos para classificar os 
estágios ou fases por que passam os documentos dentro da 
instituição. Este é com certeza o assunto mais presente em 
provas de concursos públicos, destacadamente os 
promovidos pelo Cespe-UnB, que exige do candidato o 
entendimento de como esta teoria é aplicada na prática. 
Essas fases são definidas por Jean-Jacques Valette 
(1973) como as três idades dos arquivos: corrente, 
intermediária e permanente, e são assim descritas: 
1. Arquivo de primeira idade ou corrente, constituído de 
documentos em curso ou consultados frequentemente, 
conservados nos escritórios ou nas repartições que os 
receberam e os produziram ou em dependências 
próximas de fácilacesso. Por documentos em curso 
entenda-se que, nesta fase, os documentos tramitam 
bastante de um setor para outro, ou seja, podem ser 
emprestados a outros setores para atingirem a 
finalidade para a qual foram criados . 
2. Arquivo de segunda idade ou intermediário, 
constituído de documentos que deixaram de ser 
frequentemente consultados, mas cujos órgãos que os 
receberam e os produziram podem ainda solicitá-los, 
para tratar de assuntos idênticos ou retomar um 
problema novamente focalizado. Não há necessidade 
de serem conservados próximos aos escritórios. A 
permanência dos documentos nesses arquivos é 
transitória. São por isso também chamados de limbo ou 
purgatório, sendo estes termos adotados na Grã-
Bretanha para designar esta fase. 
3. Arquivo de terceira idade ou permanente, constituído 
de documentos que perderam todo valor de natureza 
administrativa e que se conservam em razão de seu 
valor histórico ou documental e que constituem os 
meios de conhecer o passado e sua evolução. Estes são 
os arquivos propriamente ditos, pois ali os documentos 
são arquivados de forma definitiva” 
Estas fases são complementares, pois os 
documentos podem passar de uma fase para outra, e para 
cada uma corresponde uma maneira diferente de conservar 
e tratar os documentos e, consequentemente, uma 
organização adequada, ou seja, as unidades de 
acondicionamento (pastas, catálogos etc.), adotadas na 
fase corrente serão substituídas por unidades mais 
adequadas ao funcionamento da fase intermediária, que, 
por sua vez, adotara acondicionamento diferente da fase 
permanente. 
Para entender o funcionamento do ciclo vital, torna-
se necessário compreender alguns termos técnicos da 
Arquivologia, como a valoração, prazo de guarda e 
destinação final dos documentos. 
Valoração dos Documentos 
Basicamente, o documento é guardado pela 
instituição enquanto o mesmo possuir valor para a mesma, 
e esse valor, quando existir, se apresentará em uma das 
seguintes formas: administrativo ou histórico. 
Valor administrativo: O valor administrativo, 
também chamado de primário, refere-se ao valor que o 
documento apresenta para o funcionamento da instituição. 
É o valor pelo qual o documento foi criado (todo 
documento nasce com um objetivo administrativo) e por 
isso está presente em todo documento quando de sua 
criação. É um valor temporário, ou seja, todo documento, 
em determinado momento de sua existência, perderá seu 
valor administrativo, quando atingir todas as finalidades 
que se possam esperar do mesmo para o funcionamento da 
instituição. Este valor também é chamado, por alguns 
autores, de valor funcional, em virtude de suas 
características. 
Valor histórico: O valor histórico, também chamado 
de secundário, refere-se à possibilidade de uso dos 
documentos para fins diferentes daqueles para os quais 
foram originariamente criados, quando passa a ser 
considerado fonte de pesquisa e informação para terceiros 
e para a própria administração. O documento, após perder 
seu valor administrativo, pode ou não adquirir valor 
histórico, e uma vez tendo-o adquirido, este se torna 
definitivo, ou seja, o documento jamais o perderá. 
Enquanto o documento tiver valor administrativo 
(primário), ele será arquivado, em uma instituição que 
aplique a Teoria das 3 Idades, nas fases correntes ou 
intermediária. Quando perde o valor administrativo, o 
documento pode ser eliminado, desde que não adquira 
valor histórico (secundário), ou ser recolhido à fase 
permanente, quando adquirir este valor. Uma vez que o 
valor histórico é definitivo, podemos concluir que o 
documento histórico, também chamado de documento 
permanente ou documento de 3a idade, jamais será 
eliminado ou destruído. 
Prazo de Guarda dos Documentos 
Prazo de guarda é o período em que o documento 
deve ser mantido nos arquivos correntes e intermediário. O 
prazo de guarda vincula-se à determinação do valor do 
documento, de acordo com os seguintes fatores: 
 frequência de uso das informações contidas nos 
documentos; 
 existência de leis ou decretos que regulem a prescrição 
legal de documentos (prazos prescricionais); 
 existência de outras fontes com as mesmas informações 
(documentos recapitulativos); 
 necessidade de guarda dos documentos por precaução, 
em virtude das práticas administrativas (prazos 
precaucionais). 
O período em que o documento deverá ficar 
arquivado na fase corrente será chamado, tecnicamente, 
de prazo de guarda na fase corrente e, naturalmente, o 
período definido para o mesmo na fase intermediária será 
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o prazo de guarda na fase intermediária. O termo prazo de 
guarda, quando não houver explicitação de fase será, 
portanto, a soma das duas fases em questão. 
 
Destinação final dos Documentos 
Todo documento, ao término de seu ciclo vital, 
deverá ser encaminhado à sua destinação final, que 
ocorrerá no momento em que o mesmo tenha perdido seu 
valor administrativo. A destinação final do documento 
poderá ser: eliminação ou guarda permanente. 
 Eliminação: quando o documento não tiver valor 
histórico; 
 Guarda permanente: quando o documento tiver valor 
histórico. 
É natural que o candidato, a essa altura, ciente de 
tais informações, se pergunte: 
- Quanto tempo um documento deverá permanecer 
na fase corrente? 
 - Quando o documento sairá da fase corrente para a 
fase intermediária? 
- Como saber se o documento tem ou não valor 
histórico? 
Tabela de temporalidade 
É o instrumento resultante da etapa de Avaliação 
dos documentos e que determina o prazo de guarda dos 
documentos nas fases corrente e intermediária (período 
em que o mesmo será guardado nestas fases), bem como 
sua destinação final (eliminação ou recolhimento para 
guarda permanente). A Tabela de Temporalidade será 
elaborada por uma Comissão chamada de Comissão 
Permanente de Avaliação de Documentos ou Comissão de 
Análise de documentos e será aprovada por autoridade do 
órgão para que possa ser aplicada na instituição. 
Cada instituição criará a sua tabela, que deverá 
contemplar o conjunto de documentos existentes na 
mesma. Uma vez concluída e aplicada a Tabela de 
Temporalidade, eventuais alterações ou inclusões deverão 
ser submetidas à Comissão que a criou, a fim de serem 
novamente avaliadas. Na tabela, cada documento terá seu 
próprio prazo para as fases correntes e intermediária, bem 
como a destinação final (eliminação ou recolhimento para 
guarda permanente). Portanto, não há prazo de guarda 
padrão nem máximo para os documentos nas fases 
corrente e intermediária; cada documento terá seu próprio 
prazo, de acordo com o estabelecido pela Comissão de 
Análise quando da elaboração da tabela. 
 
Veja a seguir a estrutura da Tabela de Temporalidade, com alguns dados hipotéticos: 
 
 
Os prazos acima variarão de acordo com o 
documento, podendo haver documentos com maior ou 
menor prazo de guarda nas fases corrente e intermediária, 
bem como documentos destinados à eliminação e à guarda 
permanente. Em geral, documentos que demonstram a 
origem da instituição, bem como a forma como esta 
funciona (normas, regulamentos e outros) têm caráter 
histórico e serão preservados na fase permanente. 
 
 Informações importantes 
1) Todo documento será criado na fase corrente; 
2) A fase corrente será composta pelos arquivos 
setoriais, localizados nos próprios setores que produzem os 
documentos, e pelo arquivo central, também chamado de 
arquivo geral, que estarálocalizado próximo aos setores; 
3) Após cumprir seu prazo na fase corrente, os 
documentos poderão, de acordo com a Tabela de 
Temporalidade da instituição, serem eliminados, 
transferidos (para a fase intermediária) ou recolhidos (para 
a fase permanente); 
4) Após cumprir seu prazo na fase intermediária, os 
documentos poderão, de acordo com a Tabela de 
Temporalidade da instituição, serem eliminados ou 
recolhidos (para a fase permanente); 
5) Os documentos históricos serão recolhidos à fase 
permanente, onde jamais serão eliminados; 
6) A eliminação poderá ocorrer em duas das três 
fases do ciclo vital (corrente ou intermediária) e nunca na 
terceira (permanente); 
 
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4. ADMINISTRAÇÃO E ORGANIZAÇÃO DE 
ARQUIVOS CORRENTES 
Para administrar arquivos correntes é necessária a 
utilização de uma metodologia para o fim de CONTROLAR a 
criação, o uso, a manutenção, a guarda, o descarte ou a 
preservação dos documentos, visando alcançar a 
recuperação da informação e a disponibilizar para pesquisa, 
envolvendo medidas administrativas e operacionais como a 
coordenação de pessoal, espaço físico e equipamento 
(material permanente e de consumo). 
Os arquivos correntes correspondem às atividades 
de recebimento, registro, distribuição, movimentação e 
expedição dos documentos correntes, por suas atividades 
encontra-se na estrutura organizacional das instituições a 
designação de órgãos de Protocolo e Arquivo, Arquivo e 
Comunicação ou outras denominações similares. 
Embora as atividades de protocolo, expedição e 
arquivo corrente sejam distintos, o ideal é que funcionem 
de forma integrada, com vistas à racionalização de tarefas 
comuns, são distribuídas em cinco setores as atividades dos 
arquivos correntes: 
a) Protocolo – que inclui como setores de 
recebimento e classificação: Recebimento e Classificação - 
Receber, separar e distribuir as correspondências oficiais 
das particulares; Apor carimbo de protocolo – 
numerador/datador, sempre que possível, no canto 
superior direito do documento; anotar abaixo do número e 
da data a primeira distribuição e o código de assunto, se for 
o caso; elaborar o resumo do assunto a ser lançado na ficha 
de protocolo; encaminhar os papéis ao setor de registro e 
movimentação etc.; 
Registro e Movimentação - Preparar ficha de 
protocolo, em duas vias anotando: número de protocolo, 
data de entrada, procedência, espécie, número e data do 
documento, código e resumo do assunto, primeira 
distribuição; anexar a segunda via da ficha ao documento 
encaminhando-o ao seu destinatário; arquivar as fichas do 
protocolo em ordem numérica; encaminhar os documentos 
aos respectivos destinos, de acordo com despacho de 
autoridade competente; etc. 
b) Expedição – que como rotina receber a 
correspondência enviada do protocolo; verificar se não 
faltam folhas ou anexos; numerar e completar a data, no 
original e nas cópias; separa original das cópias; expedir o 
original, com os anexos se for o caso, malotes ou em mãos; 
Encaminhar as cópias, acompanhadas dos 
antecedentes que lhes deram origem, ao setor de arquivo. 
c) Arquivar – a função primordial dos arquivos é 
disponibilizar as informações contidas nos documentos 
para tomada de decisão e comprovação de direitos e 
obrigações. 
d) Empréstimo e consulta – sem dúvida é uma das 
atividades nobre dos arquivos, pois todo o trabalho 
arquivístico, do recebimento ao arquivamento, é 
desenvolvido visando à recuperação rápida e completa da 
informação. De modo geral, os documentos só podem ser 
consultados ou cedidos, por empréstimo, aos órgãos que os 
receberam ou produziram, aos órgãos encarregados das 
atividades a que se referem os documentos e às 
autoridades superiores, na mesma linha hierárquica. 
e) Destinação – Há documentos que 
frequentemente são usados como referência, há outros aos 
quais se faz referencia com menos frequência ou quase não 
são usados e ainda aqueles que, após a conclusão do 
assunto, não sofrem nenhum uso ou referência. 
Devido a essas diferenças relativas ao valor e à 
frequência de uso dos documentos, a avaliação, a seleção, 
a eliminação de documentos devem ser cuidadosamente 
estudadas, planejadas e implantadas. 
 
5. ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVO 
A organização de arquivos pressupõe o 
desenvolvimento de fases constituídas em: 
 LEVANTAMENTO DE DADOS 
Deve-se buscar na estrutura (organograma) as 
alterações que a empresa sofreu aprovadas em estatuto e 
normas além de buscar entender as finalidades, funções a 
atividades, o volume da documentação, o gênero dos 
documentos (escritos, audiovisuais etc.), as espécies de 
documentos mais frequentes (cartas, relatórios etc.), os 
modelos e os formulários, bem como os métodos de 
arquivamento adotados e conceito de conservação dos 
documentos. 
Legislação pertinente: 
- âmbito externo à empresa: leis, decretos, 
resoluções, normas e procedimentos 
- âmbito da instituição (interno): estatuto, 
regimentos, atos normativos 
- âmbito do arquivo: normas, manuais, 
regulamentos 
Organização 
- organograma: gráfico que representa a organização 
formal da instituição delineada pelo estudo, permitindo a 
visualização dos diversos órgãos que integram a 
organização e seus respectivos níveis hierárquicos. 
- Funciograma: gráfico que amplia partes setoriais 
do organograma tornando claras as atividades de cada um 
de seus órgãos. 
Documentação 
- gênero: textuais, audiovisuais, cartográficos etc.; 
- tipo (espécie): cartas, faturas, relatórios, projetos, 
atas, listagem de computador; 
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- volume: total e média de arquivamento efetivados 
por dia, por mês; 
- estado físico: necessidade de restauração. 
Processos 
- rotinas e formulários em uso na empresa; 
- registros e protocolo (receber, separar, distribuir, 
encaminhar, classificar a correspondência com base no 
código de assuntos adotado, se for o caso, carimbar, data); 
- arranjo e classificação documental. 
Recursos 
- Humanos: todas as pessoas que são usadas para 
otimizar o funcionamento da empresa (nível das pessoas, 
escolaridade); 
- físico: móveis, edifícios, material de consumo, 
equipamento; 
- ambientais: extensão, iluminação, umidade, 
proteção. 
 
 ANÁLISE DE DADOS COLETADOS 
Em resumo, a etapa de análise dos dados coletados 
consiste em verificar se a estrutura, as atividades e a 
documentação de uma instituição correspondem à sua 
realidade operacional. O diagnóstico aponta os pontos de 
atrito, as falhas ou lacunas no complexo administrativos 
onde o arquivo está sendo organizado. 
 
 PLANEJAMENTO 
Coletados os dados necessários, feita a sua análise e 
verificada a localização do arquivo na empresa, a próxima 
etapa é elaborar o plano arquivístico para que cumpra seus 
objetivos, em todos os estágios de sua evolução – corrente, 
intermediário e permanente. 
Esse plano precisa contemplar as disposição legais e 
as necessidades da instituição, devendo estar divido em 
três partes: 
1ª parte – Síntese da situação real encontrada; 
2ª parte – Análise e diagnóstico da situação; 
3ª parte – Projeto propriamente dito, com 
prescrições, recomendações, procedimento a serem 
adotadose prioridades para sua implantação. 
 
IMPLANTAÇÃO E ACOMPANHAMENTO 
A última fase para a organização de um arquivo é a 
implantação do projeto arquivístico e seu 
acompanhamento. 
 
CONSERVAÇÃO E PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS 
Os acervos de bibliotecas e arquivos são em geral 
constituídos de livros, mapas, fotografias, manuscritos etc. 
que utilizam, em grande parte, o papel como suporte da 
informação, além de tintas das mais diversas composições. 
O papel, por mais variada que possa ser sua 
composição, é formado basicamente por fibras de celulose 
proveniente de diferentes origens. A acidez e a oxidação 
são os maiores processos de deterioração química da 
celulose, também há outros agentes de deterioração que 
são os insetos, roedores e o próprio homem. 
Embora, com muita frequência, não possamos 
eliminar totalmente as causa do processo de deteriorização 
dos documentos, com certeza podemos diminuir 
consideravelmente seu ritmo, através de cuidados com o 
ambiente, o manuseio, mas intervenções e a higiene, entre 
outros. 
Estabilizar um documento é, portanto, interromper 
um processo que esteja deteriorando o suporte e/ou seus 
agregados, através de procedimentos mínimos de 
intervenção. Por exemplo: estabilizar por higienização 
significa que uma limpeza mecânica corrige o processo de 
deteriorização. 
 Preservação - É um conjunto de medidas e 
estratégias de ordem administrativa, política e operacional 
que contribuem direta ou indiretamente para a 
preservação da integridade dos materiais. 
Conservação - É um conjunto de ações 
estabilizadoras que visam desacelerar o processo de 
degradação de documentos ou objetos, por meio de 
controle ambiental e de tratamento específicos 
(higienização, reparos e acondicionamento). 
Neste sentido pode-se verificar que o projeto 
arquitetônico de um edifício de arquivo, a manutenção das 
instalações, um plano de emergência, o controle das 
condições físicas e ambientais, a educação de empregados 
e a conscientização do usuário em relação ao uso dos 
acervos são aspectos que devem ser acompanhados e 
administrados por um arquivista como parte de um 
programa de conservação. 
Restauração - É um conjunto de medidas que 
objetivam a estabilização ou a reversão de danos físicos ou 
químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e 
do uso, intervindo de modo a não comprometer sua 
integridade e seu caráter histórico. 
 
6. MATERIAL DE ARQUIVO 
Na estrutura de um setor de arquivo devemos 
considerar, além dos seus objetivos, dois aspectos 
fundamentais: o material permanente e o material de 
consumo; ou seja, o material arquivístico. 
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O material permanente deve ser obrigatoriamente 
cadastrado e incluído no inventário da instituição, que 
relaciona todo o seu patrimônio. Já o material de consumo, 
denominado arquivístico, não deve ser incluído no 
inventário, pois tem duração média inferior a três anos e é 
constantemente substituído. 
Material Permanente: Arquivos, estantes ou 
armações, armários, fichários, etc. 
 
Material de Consumo: Pastas, etiquetas, projeções, 
fichas, guias e material de escritório (lápis, canetas, 
grampos, papeis, etc.). 
 
 
7. MICROFILMAGEM 
A invenção da microfilmagem é atribuída ao inglês 
John Benjamin Dancer, fabricante de aparelhos óticos que 
em 1839, deslumbrou seus amigos, reduzindo um 
documento tamanho ofício a uma imagem de menos de 
meio centímetro. Em 1925 George MacCarthy, funcionário 
de um banco de Nova York, desenvolveu um sistema para 
microfilmar cheques com o objetivo de preservar na forma 
do filme os registros das transações bancárias. 
Hoje, o microfilme representa um papel significativo 
na administração pública e particular. Reduzindo custos de 
manutenção, acelerando o processo de informação, 
diminuindo as áreas quadradas ocupadas pelos arquivos 
convencionais, protegendo a documentação contra danos 
materiais e simplificando as tarefas de rotina 
administrativa. 
O microfilme é uma cópia fotográfica de algum tipo 
de documento reduzido a uma pequena fração do formato 
original. Pelo seu tamanho não é legível a olho nu; apesar 
da extrema redução, mantém as características fiéis do 
documento e pode ser lida através da ampliação da 
imagem num vídeo de um leitor ou aparelho de leitura. 
São os vários formatos que pode assumir o 
microfilme na sua apresentação final como instrumento de 
arquivo ou de recuperação da informação. 
Podem ser confeccionados para utilização em forma 
de rolos de filmes com várias larguras e comprimentos, ou 
ainda, em forma de fichas de diferentes tipos e tamanhos. 
 
8. PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS 
A Arquivologia, enquanto ciência, possui princípios 
que devem orientar seus trabalhos e estudos. Esses 
princípios são utilizados desde o final do século XIX e 
constituem a própria base da Arquivística Moderna. Vamos 
a eles: 
Princípio da Proveniência ou do Respeito aos 
Fundos: Este é o mais importante princípio da Arquivologia. 
Ele afirma que os documentos e arquivos originários de 
uma pessoa ou instituição devem manter sua 
individualidade, não podendo ser misturados com os 
arquivos de origem diversa. Como veremos mais adiante, 
os documentos de arquivo são complementares, e possuem 
mais valor quando em seu conjunto. O arquivo deve refletir 
a organização e funcionamento de seu produtor, razão pela 
qual não deve ser alterado (ter documentos retirados, 
acrescidos de forma indevida ou misturados com os de 
outras pessoas ou instituições). Ao conjunto arquivístico de 
uma pessoa ou entidade chamamos de “fundo 
arquivístico”. 
Princípio da Organicidade: Este deriva do Principio 
da Proveniência. A organicidade é a qualidade segundo a 
qual os documentos devem manter uma organização que 
reflita fielmente a estrutura, funcionamento e relações 
internas e externas de seu produtor. 
Princípio da Ordem Original: Princípio segundo o 
qual o arquivo deve conservar o arranjo dado pela entidade 
coletiva, pessoa ou família que o produziu. Este princípio 
enuncia que, considerando as relações estruturais e 
funcionais que presidem a origem dos arquivos, a sua 
ordem original deve ser mantida quando o mesmo for 
recolhido, pois garante sua organicidade. 
Princípio da Unicidade: É a qualidade pela qual os 
documentos de arquivo, independente de sua forma, 
espécie, tipo ou suporte, preserva seu caráter único, pelo 
contexto de sua produção. Os documentos são criados por 
uma atividade específica e para atender a necessidade 
determinada; portanto, mesmo que haja outro documento 
igual no arquivo, ainda assim eles serão únicos, pois as 
atividades e necessidades que motivaram sua produção são 
únicas. 
Princípio da Indivisibilidade ou Integridade 
Arquivística: Também derivado do Principio da 
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Proveniência, É a qualidade pela qual os fundos devem 
manter-se preservados sem dispersão, mutilação, 
alienação, destruição não autorizada ou acréscimos 
indevidos de peças documentais. Como dito anteriormente, 
os fundos de arquivo devem refletir a estrutura e o 
funcionamento da instituição, e os documentos que o 
compõem têm muito mais valor quando no seu conjunto do 
que fora dele. Portanto, os fundosdevem manter-se 
completos para refletir o mais fielmente possível o seu 
produtor, o que não ocorrerá se o mesmo não estiver 
íntegro. 
Princípio da Cumulatividade: Este princípio afirma 
que os arquivos são uma formação progressiva, natural e 
orgânica. Diferente da biblioteca e de outros órgãos de 
documentação (que veremos mais adiante), em que a 
cumulação de documentos se dá de forma gradativa (com a 
aquisição dos documentos por compra, permuta ou 
doação), o arquivo acumula seus documentos conforme 
seu produtor realiza suas atividades. Os documentos de 
arquivo são, então, um produto imediato, natural e direto 
dessas atividades. 
Princípio da Territorialidade: Este princípio, nascido 
de questões políticas pelas fronteiras do Canadá, é utilizado 
no sentido de definir o domicílio legal dos documentos, ou 
seja, a “jurisdição”, o local onde serão produzidos seus 
efeitos. Essa jurisdição do documento deve ser definida 
conforme a área territorial, a esfera de poder e o âmbito 
administrativo onde foi produzido ou recebido o 
documento. O documento deve se manter o mais próximo 
possível do local onde foi produzido, seja uma instituição, 
uma região específica ou uma nação. Como exceção deste 
princípio, não se aplica a documentos produzidos por 
acordos diplomáticos ou por ações militares. 
Teoria das Três Idades: Também conhecida como 
Ciclo Vital dos Documentos, ou Estágio de Evolução dos 
Arquivos, esta teoria constitui um verdadeiro marco na 
história da Arquivística. Ela afirma que os documentos de 
um arquivo passam por estágios conforme seus valores 
mudam. Quando um documento é produzido, ele possui 
um valor primário, que é sua importância para a atividade 
que o gerou. Contudo, esse valor é temporário: cessa logo 
que a atividade acaba. Mas alguns documentos (não todos) 
ainda possuem o valor secundário, que é sua importância 
para outras atividades ou outros campos diferentes 
daqueles que o geraram (podem ser importantes para a 
pesquisa histórica, ou para a cultura de uma sociedade, por 
exemplo). Esse valor é definitivo, e todo documento que o 
possui deve ser preservado permanentemente. 
Princípio da Reversibilidade: É a qualidade pela qual 
os procedimentos, métodos, decisões e processos adotados 
no arquivo são reversíveis, ou seja, podem ser “desfeitos”. 
São exemplos: a passagem de documentos entre as fases, a 
atribuição de código de assunto a um documento, a 
tramitação e arquivamento, etc. Como exceção prática a 
aplicação desse princípio, ou seja, operações que não 
podem ser desfeitas, podemos citar a expedição de 
documentos (uma vez que o documento sai, não há como 
recuperá-lo, devendo ser emitido outro solicitando a 
desconsideração) e a eliminação de documentos (o 
documento eliminado jamais pode ser recuperado). 
Princípio da Pertinência ou Temático: É a qualidade 
pela qual os documentos, quando recolhidos a uma 
instituição arquivística, devem ser reclassificados e 
reorganizados por assuntos, independentemente da sua 
proveniência e organização originais. Este conceito não é 
mais adotado na Arquivística por ir de encontro ao Princípio 
da Proveniência. Se todos os documentos são classificados 
e reorganizados de acordo com um plano geral, 
desprezando a organização original, o conjunto perderá sua 
razão de ser, que é refletir e mostrar as atividades e 
organização das instituições. 
Atenção: Existem ainda outros princípios que 
dificilmente aparecerão em provas, mas que podem 
confundir. São eles: 
Princípio da Pertinência Funcional ou Proveniência 
Funcional: Este princípio determina que os documentos 
devam ser transferidos de uma autoridade a outra quando 
ocorrer mudanças políticas ou administrativas, para 
garantir a continuidade administrativa. Também está em 
desuso. 
Princípio da Pertinência Territorial: Este princípio 
afirma que os documentos deveriam ser transferidos para a 
custódia de arquivos com jurisdição arquivística sobre o 
território ao qual se reporta o seu conteúdo, sem levar em 
conta o lugar em que foram produzidos. 
Princípio da Proveniência Territorial: Este princípio, 
contrário ao anterior, afirma que os documentos deveriam 
ser conservados em serviços de arquivos do território no 
qual foram produzidos, com exceção daqueles produzidos 
por operações militares ou representações diplomáticas. 
 
9. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO 
A finalidade do arquivo é servir à administração. 
Neste sentido, deve propiciar o acesso imediato a 
informação desejada, de modo eficiente e eficaz, 
facilitando a tomada de decisão; a escolha do método de 
arquivamento tem que ser determinada pela natureza dos 
documentos a serem arquivados e pela estrutura da 
Organização. 
Para o arquivamento e ordenação dos documentos 
no arquivo, devemos considerar tantos os métodos quanto 
os sistemas. Os Sistemas de Arquivamento nada mais são 
do que a possibilidade ou não de recuperação da 
informação sem o uso de instrumentos. 
Quando NÃO HÁ essa necessidade, dizemos que é 
um sistema direto de busca e/ou recuperação, como por 
exemplo, os métodos alfabético e geográfico. 
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Quando HÁ essa necessidade, dizemos que é um 
sistema indireto de busca e/ou recuperação, como são os 
métodos numéricos. 
Existe ainda outro sistema, chamado semidireto, 
que serve apenas para agregar o método alfanumérico. 
Este método se caracteriza pela “necessidade parcial” da 
utilização de instrumentos de pesquisa. Por exemplo, 
precisamos de uma tabela para localizar uma estante, mas 
não para localizar uma gaveta ou prateleira: a partir da 
localização da estante, a prateleira será localizada de forma 
direta. 
Os métodos de Arquivamento são os CRITÉRIOS que 
determinam o modo, a ordem de guarda de documentos 
em um arquivo para posterior busca dos mesmos 
(recuperação da informação). Esses métodos de 
arquivamento são divididos em duas classes, os básicos e 
os padronizados (não confundir com a divisão em dois 
sistemas, o direto e o indireto). 
Pertencem à classe dos básicos quatro métodos: 
alfabético, numérico, geográfico e ideográfico. À classe 
dos padronizados pertencem outros cinco métodos: 
variadex, automático, soundex, mnemônico e rôneo. 
Vamos observar (e guardar) os esquemas: 
 
BÁSICOS 
 MÉTODO ALFABÉTICO 
É o mais simples. O elemento principal a ser 
considerado é o nome das pessoas físicas ou jurídicas. 
Neste método, as fichas ou pastas são colocadas 
rigorosamente na ordem alfabética, respeitando-se as 
regras de alfabetação. 
REGRAS DE ALFABETAÇÃO 
O arquivamento de nomes obedece a 13 regras, 
chamadas regras de alfabetação, e que são as seguintes: 
1. Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o 
último sobrenome e depois o prenome. 
Exemplo: 
João Barbosa 
Pedro Álvares Cabral 
Paulo Santos 
Maria Luísa Vasconcelos 
Sistemas 
Direto 
Indireto 
Arquivam-se: 
Barbosa, João 
Cabral, Pedro Álvares 
Santos, Paulo 
Vasconcelos, Maria Luísa 
Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece 
a ordem alfabética do prenome. 
Exemplo: 
Aníbal Teixeira 
Marilda Teixeira 
Paulo Teixeira 
Vitor Teixeira 
Arquivam-se: 
Teixeira, Aníbal 
Teixeira, Marilda 
Teixeira, Paulo 
Teixeira, Vitor 
 
2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um 
adjetivo ou ligados por hífen não se separam. 
Exemplo: 
Camilo Castelo Branco 
Paulo Monte Verde 
Heitor Villa-Lobos 
Arquivam-se: 
Castelo Branco, Camilo 
Monte Verde, Paulo 
Villa-Lobos, Heitor 
 
3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, 
Santo ouSão seguem a regra dos sobrenomes compostos 
por um adjetivo e um substantivo. 
Exemplo: 
Waldemar Santa Rita 
Luciano Santo Cristo 
Carlos São Paulo 
Arquivam-se: 
Santa Rita, Waldemar 
Santo Cristo, Luciano 
São Paulo, Carlos 
 
4. As iniciais abreviativas de prenomes têm 
precedência na classificação de sobrenomes iguais. 
Exemplo: 
J. Vieira 
Jonas Vieira 
José Vieira 
 
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Arquivam-se: 
Vieira, J. 
Vieira, Jonas 
Vieira José 
 
5. Os artigos e preposições, tais com a, o, de, d’, da, 
do, e, um, uma, não são considerados (ver também regra 
nº 9) 
Exemplo: 
Pedro de Almeida 
Ricardo d’Andrade 
Lúcia da Câmara 
Arnaldo do Couto 
Arquivam-se: 
Almeida, Pedro de 
Andrade, Ricardo d’ 
Câmara, Lúcia da 
Couto, Arnaldo do 
 
6. Os sobrenomes que exprimem grau de 
parentesco como Filho, Junior, Neto, Sobrinho são 
consideradas parte integrante do último sobrenome, mas 
não são considerados na ordenação alfabética. 
Exemplo: 
Antônio Almeida Filha 
Paulo Ribeiro Júnior 
Joaquim Vasconcelos Sobrinho 
Henrique Viana Neto 
Arquivam-se: 
Almeida Filho, Antônio 
Ribeiro Júnior, Paulo 
Vasconcelos Sobrinho, Joaquim 
Viana Neto, Henrique 
Obs.: Os graus de parentesco só serão considerados 
na alfabetação quando servirem de elemento de 
distinção. 
Exemplo: 
Jorge de Abreu Sobrinho 
Jorge de Abreu Neto 
Jorge de Abreu Filho 
Arquivam-se: 
Abreu Filho, Jorge 
Abreu Sobrinho, Jorge 
Abreu Neto, Jorge 
7. Os títulos não são considerados na alfabetação. 
São colocados após o nome completo, entre parênteses. 
Exemplo: 
Ministro Milton Campos 
Professor André Ferreira 
General Paulo Pereira 
Dr. Pedro Teixeira 
Arquivam-se: 
Campos, Milton (Ministro) 
Ferreira, André (Professor) 
Pereira, Paulo (General) 
Teixeira, Pedro (Dr.) 
 
8. Os nomes estrangeiros são considerados pelo 
último sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhóis e 
orientais (ver também regras nº 10 e 11). 
Exemplo: 
Georges Aubert 
Winston Churchill 
Paul Müller 
Jorge Schmidt 
Arquivam-se: 
Aubert, Georges 
Churchill, Winston 
Müller, Paul 
Schmidt, Jorge 
9. As partículas dos nomes estrangeiros podem ou 
não ser consideradas. O mais comum é considerá-las 
como parte integrante do nome quando escritas com 
letras maiúsculas. 
Exemplo: 
Giulio di Capri 
Esteban De Penedo 
Charles Du Pont 
John Mac Adam 
Gordon O’Brien 
Arquivam-se: 
Capri, Giulio di 
De Penedo, Chales 
Du Pont, Chales 
Mac Adam, John 
O’Brien, Gordon 
 
10. Os nomes espanhóis são registrados pelo 
penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de 
família do pai. 
Exemplo: 
José de Oviedo y Baños 
Francisco de Pina de Mello 
Angel del Arco y Molinero 
Antonio de los Ríos 
Arquivam-se: 
Arco y Molinero, Andel del 
Oviedo y Baños, José de 
Pina de Mello, Francisco 
Rios, Antonio de los 
 
 
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11. Os nomes orientais – japoneses, chineses e 
árabes – são registrados como se apresentam. 
Exemplo: 
Al Bem-Hur 
Li Yutang 
Arquivam-se: 
Al Bem-Hur 
Li Yutang 
 
12. Os nomes de firmas, empresas, instituições e 
órgãos governamentais devem ser transcritos como se 
apresentam, não se considerando, porém, para fins de 
ordenação, os artigos e preposições que os constituem. 
Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos 
iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome. 
Exemplo: 
Embratel 
Álvaro Ramos & Cia. 
Fundação Getulio Vargas 
A Colegial 
The Library of Congress 
Companhia Progresso Guanabara 
Barbosa Santos Ltda. 
Arquivam-se: 
Álvaro Ramos & Cia. 
Barbosa Santos Ltda. 
Colegial (A) 
Companhia Progresso Guanabara 
Embratel 
Fundação Getulio Vargas 
Library of Congress (The) 
 
13. Nos títulos de congressos, conferências, 
reuniões, assembléias e assemelhados os números 
arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão 
aparecer no fim, entre parênteses. 
Exemplo: 
II Conferência de Pintura Moderna 
Quino Congresso de Geografia 
3º Congresso de Geologia 
Arquivam-se: 
Conferência de Pintura Moderna (II) 
Congresso de Geografia (Quinto) 
Congresso de Geologia (3º) 
 
 MÉTODO NUMÉRICO 
Quando o principal elemento a ser considerado em 
um documento é o número, devemos adotar os seguintes 
métodos: numérico simples ou numérico cronológico. 
 
 
Numérico Simples 
Atribui-se um número para cada correspondente 
(pessoa) a quem enviamos ou de quem recebemos 
correspondências, sejam de pessoa física ou jurídica. 
Numérico Cronológico 
Neste método os documentos são numerados em 
ordem cronológica de emissão. Assim, além da ordem 
numérica, observa-se também a data. É adotado em quase 
todas as repartições públicas. Numera-se o documento e 
não a pasta. O documento depois de autuado colocado 
numa capa cartolina, onde além do número de protocolo 
são transcritas outras informações, em geral, passa a ser 
denominado de processo. 
Além da ficha numérica, também chamada ficha de 
protocolo, devem ser preparados índices auxiliares (em 
fichas) alfabético-onomástico, de precedência e de assunto 
para facilitar a recuperação da documentação. 
Método Dígito-terminal 
Considera o número do próprio documento como 
elemento principal de ordenação. É usado principalmente 
quando há grande volume de documentos, para reduzir 
erros em seu arquivamento e agilizar sua recuperação. 
Diferente dos outros métodos numéricos, que atribuem um 
número ao documento (cronológico) ou à pasta (simples), 
este método, como já dito, utiliza o número do próprio 
documento, fazendo apenas uma releitura. 
O número é dividido em grupos de dois algarismos, e 
a leitura é feita da direita para a esquerda. 
Ex: 
Circular n° 256.741 (método numérico simples). 
O número de arquivamento será: 25-67-41 
41 – grupo primário ou inicial, indicando a gaveta 
67 – grupo secundário, indicando a guia 
25 – grupo terciário, atribuído ao documento na 
guia (posição). 
Dica de prova: em uma prova, devemos priorizar o 
grupo primário. Ordenando do menor para o maior. Caso 
este se repita, observamos o grupo secundário e também 
ordenamos do menor para o maior. Se também for 
repetido, devemos observar o grupo terciário e repetir o 
procedimento. 
Ex: 
GT GS GP 
25 85 95 
86 92 95 
06 07 98 
 
 
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 MÉTODO IDEOGRÁFICO (ASSUNTO) 
Não é um método de fácil execução por ser 
necessário que o arquivista, para elaborar a tabela de 
classificação de assunto, conheça bem a organização da 
instituição, além de ter que possuir a capacidade de 
interpretação dos documentos a serem analisados. É 
aconselhado nos casos de grandes massa de documentais. 
Podem ser adotados dois métodos no arquivamento por 
assunto: o alfabético e o numérico. 
O alfabético pode ser dividido em ordem dicionário 
e ordem enciclopédica. 
 Alfabético Dicionário 
Comono dicionário, os assuntos isolados são 
colocados em rigorosa ordem alfabética. 
 
Alfabético Enciclopédico 
Os assuntos correlatos são agrupados sob títulos 
gerais e ordenados alfabeticamente. 
 
 MÉTODO IDEOGRÁFICO NUMÉRICO – DUPLEX 
Em todos os métodos ideográficos numéricos é 
necessária a elaboração de um índice alfabético remissivo. 
São portanto métodos indiretos. 
Classifica-se a documentação em classes 
correspondendo a assuntos, partindo-se do geral para o 
particular. 
Exemplo: 
0 Administração Geral 
1 Pesquisas 
1-1 Psicologia 
1-1-2 Aplicada ao trabalho 
1-1-3 Aplicada à educação 
1-2 Ciência política 
1-3 Administração 
1-4 Economia 
Em relação ao método decimal (visto a seguir) 
apresenta a vantagem de permitir a abertura ilimitada de 
classes. 
 
 MÉTODO IDEOGRÁFICO NUMÉRICO – DECIMAL 
Esse método é baseado na técnica do Sistema 
Decimal de Melvil Dewey, cuja classificação divide o 
conhecimento humano em nove classes principais e uma 
décima reservada para os assuntos inerentemente gerais e 
que não podem ser incluídos em nenhuma das outras nove 
classes predefinidas. Cada classe é subdividida em nove 
subclasses e uma décima para generalidades, e assim 
sucessivamente. A parte inteira do número é composta de 
três algarismos. A parte decimal, que é facultativa, pode ter 
um, dois, três ou mais algarismos. As dez primeiras divisões 
são denominadas classes, as dez seguintes, subclasses, e a 
seguir, sucessivamente, divisões, grupos, subgrupos, 
subseções etc. 
Suas principais desvantagens são a limitação de dez 
números para cada nível de classificação o que não ocorre 
no método duplex e a necessidade de se prever o 
desenvolvimento das atividades da instituição. 
Método numérico unitermo: também conhecido 
como indexação coordenada, esse método tem como base 
a analogia, e é usado em arquivos especiais e 
especializados. Utiliza fichas com dez colunas, que vão de 0 
a 9, e atribui assuntos (descritores) de um único termo. 
Para cada documento temos uma “ficha-índice” que 
fornece uma descrição minuciosa do documento a que se 
refere. 
 
Dica de prova: Vocês não devem se aprofundar 
muito no estudo desse método, pois é muito difícil de ser 
cobrado em prova. Mas, caso apareça, a dica é muito 
simples: basta observar quais os números se repetem nas 
fichas. Eles serão a resposta do item. No nosso exemplo, 
são os números 55 e 95 (destacados). Trata-se basicamente 
de descobrir qual documento tem relação com outros 
assuntos. 
 
Dica de prova: Vocês também devem ter em mente 
que, devido ao tamanho do nome, os métodos ideográficos 
costumam vir com seus nomes mais simples (dicionário, 
enciclopédico, duplex, decimal e unitermo). Ex: o método 
duplex consiste em... Assim, cuidado para não confundir 
com outros métodos, como quando, por exemplo, o 
examinador afirmar que o método unitermo pertence ao 
numérico, quando na verdade pertence ao ideográfico. 
 
MÉTODO ALFANUMÉRICO 
O método alfanumérico surgiu para combinar a 
simplicidade do método alfabético com a rapidez do 
método numérico. Como o método alfabético pertence ao 
sistema direto e o método numérico pertence ao sistema 
indireto, o método alfanumérico pertence ao sistema 
semidireto. 
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Quanto à sua aplicação e funcionamento, não há 
com o que se preocupar, pois as bancas não costumam 
pedir nada que vá além das informações acima. Basta que o 
candidato saiba que é um método que combina letras e 
números, e pertence ao sistema semidireto. 
 
 MÉTODO GEOGRÁFICO 
O método geográfico é do sistema direto, a busca é 
feita diretamente ao documento. Este método é preferido 
quando o principal elemento a ser considerado em um 
documento é a PROCEDÊNCIA ou LOCAL. As melhores 
ordenações geográficas são: 
a) Nome do estado, cidade e correspondente: 
quando se organiza um arquivo por estados, as capitais 
devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado, 
independentemente da ordem alfabética em relação às 
demais cidades, que deverão estar dispostas após as 
capitais. 
Exemplo: 
ESTADO CIDADE CORRESPONDENTE 
Amazonas 
 
Amazonas 
Rio de Janeiro 
 
Rio de Janeiro 
São Paulo 
 
São Paulo 
Manaus 
(capital) 
Itacoatiara 
Rio de Janeiro 
(capital) 
Campos 
São Paulo 
(capital) 
Lorena 
Sobreira, Luísa 
 
Santos, Antônio J. 
Rodrigues, Isa 
 
Almeida, José de 
Corrêa, Gilson 
 
Silva, Alberto 
 
b) Nome da cidade, estado e correspondente: 
quando o principal elemento de identificação é a cidade e 
não o estado, deve-se observar a rigorosa ordem alfabética 
por cidade, não havendo destaque para as capitais. 
CIDADE ESTADO CORRESPONDENTE 
Campos 
Itacoatiara 
Lorena 
Manaus 
Rio de Janeiro 
São Paulo 
Rio de Janeiro 
Amazonas 
São Paulo 
Amazonas 
Rio de Janeiro 
São Paulo 
Almeida, José de 
Santos, Antônio J. 
Silva, Alberto 
Sobreira, Luísa 
Rodrigues, Isa 
Corrêa, Gilson 
 
Não é necessário o emprego de guias divisórias 
correspondentes aos estados, pois as pastas são guardadas 
em ordem alfabética pela cidade. É imprescindível, porém, 
que as pastas tragam os nomes dos estados, em segundo 
lugar, porque há cidades com o mesmo nome em 
diferentes estados. 
Exemplo: 
Brasília (Distrito Federal) 
Brasília (Minas Gerais) 
Itabaiana (Paraíba) 
Itabaiana (Sergipe) 
 
Correspondências de outros países – alfabeta-se em 
primeiro lugar o país, seguindo da capital e do 
correspondente. As demais cidades serão alfabetadas em 
ordem alfabética, após as respectivas capitais dos países a 
que se referem. 
Exemplo: 
PAÍS CIDADE CORRESPONDENTE 
França 
França 
Portugal 
Portugal 
Portugal 
Paris (capital) 
Lorena 
Lisboa (capital) 
Coimbra 
Porto 
Unesco 
Vadim, Roger 
Pereira, José 
Albuquerque, Maria 
Ferreira, Antônio 
 
MÉTODOS PADRONIZADOS 
Os métodos padronizados não devem ser objeto de 
preocupação do concursando, pois eles raramente caem 
em concursos. São cinco tipos que se enquadram. Vamos a 
eles; 
Método Variadex: é extremamente simples, 
tratando apenas de se acrescentar CORES à ordenação 
alfabética. Contudo, devemos observar alguns 
procedimentos: as cores devem ser atribuídas em relação à 
segunda letra do nome de entrada no arquivo, e devem ser 
colocadas nas guias. 
Ex: 
MIRANDA JÚNIOR, Roberto => deve-se atribuir a cor 
VERDE 
No exemplo acima, a guia que separa os 
documentos no arquivo de ser 
da cor verde. A seguir apresento as cores 
convencionadas pelo CONARq: 
A – D e abreviações = ouro ou laranja 
E – H e abreviações = rosa ou amarelo 
I – N e abreviações = verde 
O – Q e abreviações = azul 
R – Z e abreviações = palha ou violeta 
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Não precisam decorar essa tabela. Além dessas 
definições de cores não serem definitivas (são cambiáveis 
de acordo com as conveniências da instituição), elas 
aparecerão na prova, caso tenha alguma questão que trate 
desse assunto. 
Retomando, esse método é um complemento do 
método alfabético, apenas acrescentando cores. 
Método Automático: é utilizadopara arquivar 
nomes, fazendo uma combinação de letras, números e 
cores para evitar o acúmulo de pastas com sobrenomes 
iguais. É muito utilizado em empresas que possuem vários 
fornecedores e clientes. 
 
Método Soundex: é utilizado também para arquivar 
nomes, mas se utiliza da semelhança sonora entre eles. 
Ex: 
FERREIRA, Paulo Duque. 
PEREIRA, Ricardo Santos. 
Como se pode observar, os nomes possuem 
semelhança sonora (rima). 
Por isso ficam arquivados próximos. 
 
Método Mnemônico: funciona fazendo uma 
codificação do assunto por combinação de letras e 
números. Aqui, as letras são consideradas símbolos, cada 
uma remetendo a um assunto ou correspondente. Esse 
método tem o objetivo de auxiliar a memória do arquivista 
para agilizar a recuperação da informação. 
 
Método Rôneo: é uma “versão mais antiga” do 
método automático. Funciona da mesma forma, fazendo 
uma combinação de letras, números e cores. 
 
Dica de prova: a razão para falar tão pouco sobre os 
métodos padronizados é que não são comuns em provas de 
concursos. O método automático, apesar de muito 
eficiente, não é usando na Administração Pública, somente 
em empresas privadas. O método soundex não é aplicado 
no Brasil, apenas nos Estados Unidos e alguns países da 
Europa. Os métodos mnemônico e rôneo eram usados com 
frequência, mas ficaram obsoletos com os avanços 
tecnológicos. Então para concursos de nível médio, A NÃO 
SER QUE SE CONCORRA PARA UM CARGO ESPECÍFICO NA 
ÁREA DE ARQUIVO, OU PARA UM CARGO EM ÓRGÃO DE 
ARQUIVO, OS MÉTODOS PADRONIZADOS NÃO APARECEM! 
Mas essa não é uma afirmação tão concreta. O que quero 
com isso é chamar a atenção do concursando para mostrar 
que O ÚNICO MÉTODO PADRONIZADO QUE APARECE COM 
FREQUENCIA EM PROVAS DE CONCURSO É O VARIADEX. 
Caso os outros apareçam em algum item, é suficiente que o 
concursando saiba seu nome, sua definição (como 
funciona) e a que classe pertence (padronizados) para não 
confundi-los com os métodos básicos. 
 
Avaliação de documentos 
Na fase de destinação da Gestão de Documentos é 
realizada a mais complexa das atividades: a Avaliação de 
Documentos. Essa atividade também é realizada pela 
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. A 
comissão deve ser formada por arquivistas, profissionais da 
área de contabilidade, direito, administração, por 
representantes da direção e profissionais que trabalham 
diretamente com as atividades fim da instituição. 
Ela deve ser convocada quando da elaboração da 
Tabela de Temporalidade e do Plano de Classificação, assim 
como quando for necessário programar mudanças nessas 
ferramentas. 
A avaliação tem a finalidade de atribuir ou identificar 
o valor dos documentos para a instituição. Sendo esse valor 
subjetivo (pode existir para uns e não para outros), este é o 
motivo pelo qual a Comissão deve ser interdisciplinar. Com 
a identificação desse valor, é possível preservar aqueles 
documentos de valor permanente e eliminar os que não 
têm importância. Além disso, evita-se o recolhimento de 
documentos sem valor secundário ou o descarte de 
documentos com esse valor. 
A Comissão deve fazer uma triagem de documentos 
com os principais assuntos de que trata a instituição, 
estudar esse documento e tentar identificar o que é 
relevante e o que não é em seu conteúdo informacional. 
Então mesmo que traga um assunto importante, se a 
informação se repetir com frequência em outros 
documentos, o mesmo pode ser descartado. 
Uma vez definidos os assuntos que têm relação 
direta com a origem, evolução e objetivos da instituição, 
devem ser determinados os prazos de guarda em cada fase 
documental de acordo com a importância do documento, 
assim como a sua destinação. E isso será feito através da 
Tabela de Temporalidade. 
Sendo assim, a Tabela de Temporalidade e o Plano 
de Classificação são o resultado direto dos trabalhos da 
Comissão Permanente de Avaliação. Esses dois 
instrumentos são as ferramentas básicas da Gestão de 
Documentos e sempre andam juntos, pois a classificação é 
fundamental para a aplicação da temporalidade e 
destinação. 
Então, por definição, a Tabela de Temporalidade é a 
ferramenta da Gestão de Documentos resultante da 
atividade de avaliação documental. Ela determina o prazo 
de guarda dos documentos em cada arquivo, assim como 
sua destinação final (se serão eliminados ou recolhidos ao 
arquivo permanente). Para tanto, é necessário que vocês 
observem mais uma vez o esquema gráfico da Teoria das 
Três Idades, apresentado no início da apostila. 
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Resolução CONARQ nº 14, a Tabela de 
Temporalidade para os documentos da atividade meio já 
está definida, cabendo aos órgãos e entidades elaborar a 
tabela para os documentos da atividade fim. 
O prazo de guarda dos documentos (sempre 
determinado em anos) começa a contar da data da sua 
produção. No arquivo corrente, que é onde o documento é 
criado, o prazo de guarda começa a contar de sua 
produção, mesmo que ainda não tenha sido utilizado para 
cumprir sua finalidade administrativa. No arquivo 
intermediário, o prazo de guarda começa a contar do 
momento da sua transferência. 
 
Dica de prova: Não se esqueça que a Tabela não 
define prazos de guarda no arquivo permanente! Neste 
arquivo, os documentos que ali entram deverão ser 
mantidos indefinidamente, pelo máximo de tempo 
possível. Além disso, sabemos que a Tabela de 
Temporalidade é resultado da Avaliação de Documentos, 
que é atividade da Gestão de Documentos; e a Gestão de 
Documentos pára no arquivo intermediário. 
 
Preservação de Documentos 
Já sabemos que o documento é a informação 
registrada em um suporte material. A principal função de 
um documento (mais precisamente do suporte) é fazer com 
que a informação se perpetue no tempo e no espaço sem 
perder ou alterar suas características. 
A conservação de documentos engloba um conjunto 
de ferramentas, atividades, métodos e cuidados a serem 
observados para colaborar com a durabilidade do 
documento, isto é, fazer com que ele exista pelo maior 
prazo de tempo possível. Está dividida em conservação 
corretiva (ações no documento quando o mesmo já sofreu 
algum dano) e conservação preventiva (ações a serem 
empregadas para evitar os danos). 
Antes de prosseguirmos com a conservação, é 
preciso conhecer os conceitos de armazenamento e 
acondicionamento, e as determinações do CONARQ para 
sua aplicação. 
 
Acondicionamento: é a embalagem ou guarda de 
documentos para sua preservação. Trata-se de colocá-lo 
em uma embalagem (pasta ou caixa). 
 
Armazenamento: é a guarda do documento 
propriamente dita. É a colocação do documento no 
arquivo, seja ele o móvel, o prédio ou parte dele, ou o 
depósito. 
Podem perceber pela definição dada pelo Dicionário 
de Terminologia Arquivística, que não é nada difícil 
entender essas técnicas. Vamos então às recomendações 
do CONARQ, que são as adotadas pelas bancas para 
elaborar suas questões. 
 
Armazenamento 
Os documentos devem ser armazenados em locais 
que apresentem condições ambientais apropriadas às suas 
necessidades de preservação, pelo prazo de guarda 
estabelecido em tabela de temporalidade e destinação. 
A localização de um depósito de arquivo deve prever 
facilidades de acesso e de segurança contra perigos 
iminentes, evitando-se, por exemplo: 
- áreas de risco de vendavais e outras intempéries, e 
de inundações; 
- áreas de risco de incêndios; 
- áreas próximas a indústrias pesadas com altos 
índices de poluição atmosférica;