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GUIA DE SUCESSO KPIs em tempo real Sumário Introdução --------------------------------- 4 O que é um KPI ---------------------------- 7 A promessa quebrada ---------------------- 12 A mente ----------------------------------- 15 Dados são cultura -------------------------- 19 Usando KPIs para encontrar seu caminho --- 24 Dominando-os ----------------------------- 33 Controlando seu futuro --------------------- 37 Obtendo resultados ------------------------ 41 3 KPIs em tempo real são um dos “Quatro Pilares” ou Melhores Práticas que comprovadamente produ- zem resultados extraordinários. Eles são resultados de décadas de pesquisa das melhores empresas do mundo, e seus quatro pilares são: Se uma empresa ou organização as implementa corretamente, ela está no caminho para alcançar sucesso! Um planejamentoestratégico de uma página KPIs em tempo real Reuniões integradas Colaboração integrada 4 Introdução As métricas acabam com a ideia do julgamento subjetivo, criam clareza e dão liberdade para as equipes agirem como verdadeiras equipes. E algumas das métricas mais importantes são chamadas de indicadores-chave de desempenho ou, simplesmente, KPIs. Em nosso atual mercado de trabalho - que se mostra cada vez mais saturado - as pessoas querem respostas objetivas sobre seu desempenho. E elas desejam obter este retorno baseando-se em métricas que comprovem esta avaliação. Quando as pessoas entendem como devem agir para alcançar seus objetivos, a maioria delas consegue, e quando sua equipe está alinhada, você administra sua empresa com velocidade. Este estilo de liderança, no entanto, não tem quase nenhuma relação com sua personalidade, mas sim com o método. 5 No entanto, quais métricas são significativas? Quais métricas são justas? Quais podem ser compartilhadas em toda a empresa para inspirar a colaboração interfuncional? Existem respostas simples para essas perguntas que se aplicam a organizações de diversos segmentos e especificidades. Para entender mais sobre o assunto, continue lendo este e-book! ? ? “O sucesso não é mágico nem misterioso. O sucesso é a consequência natural de aplicar consistentemente os fundamentos básicos.” - Jim Rohn O principal filósofo da América 6 O que é um KPI? Um KPI ou indicador-chave de desempenho é a ação necessária para atingir um objetivo específico. Por exemplo, seu objetivo é a meta de vendas mensais. Enquanto isso, o KPI em tempo real, ou a ação necessária para atingir essa meta, é o número de chamadas de vendas feitas por pessoa por dia ou por semana. Os KPIs são uma das métricas mais facilmente incompreendidas: na maioria das vezes, eles são confundidos com metas e métricas financeiras. No entanto, eles não são uma métrica do passado que analisa se você alcançou algo ou não. Pelo contrário. Eles são uma medida do seu progresso futuro em direção a uma meta, do que está acontecendo no presente. 7 8 Imagine um piloto ajustando o voo de sua aeronave: ele não está olhando de onde veio, ele está olhando para onde está indo e, enquanto isso, ele ajusta constantemente seu percurso em tempo real. Essa é a diferença entre uma medida contábil histórica e um KPI. No final de cada mês, trimestre e/ou ano, sua empresa provavelmente gera um balanço e um demonstrativo financeiro. Não importa o quão exatos eles sejam, eles estão apenas olhando no espelho retrovisor, e você precisa olhar para o futuro! Para melhorar seus resultados, você precisa prestar atenção às coisas que impulsionam os resultados financeiros do seu negócio atual. O importante é concentrar, também, nas poucas coisas mais importantes que fazem uma grande diferença. Mas quais são essas coisas que fazem a diferença? Nós as chamamos de seus principais indicadores de desempenho. Estes são os indicadores líderes que irão prever e impulsionar o sucesso do seu modelo de negócios atual. Ou seja, depois de identificar seus KPIs, você poderá dizer: “Se acertarmos as coisas, teremos bons resultados em nossas demonstrações financeiras e aumentaremos o valor de nossa empresa“. 9 Com um KPI, você não está apenas focado no resultado final, mas sim nas principais atividades que levam a esse resultado. Por exemplo, se você é um gerente de vendas, convém se concentrar no número de visitas ou vendas que seus representantes de vendas fazem semanalmente. “Vendas“ (o resultado final) é o seu objetivo, mas as “visitas de vendas ou chamadas“ (a atividade que impulsiona o resultado) é o fator-chave. Portanto, o número de visitas de vendas ou chamadas seriam o seu KPI ou indicador-chave de desempenho. Por exemplo: se você tem uma empresa de construção, sua meta pode ser o número de contratos que você recebe por mês. No entanto, se o principal impulsionador dessa meta for o número de propostas enviadas, então “Número de Propostas Apresentadas por Semana” será o seu KPI. Os KPIs devem ser uma medida diária ou semanal. Isso permite identificar problemas mais cedo - o que significa que você pode resolvê-los mais cedo. Os KPIs fazem mais do que simplesmente medir os níveis de atividade ou eficácia. Eles enviam uma mensagem para as pessoas da sua empresa, dizendo a elas o que é realmente importante. Os KPIs informam sua equipe sobre o que você está prestando atenção. Eles conduzem o comportamento e ajudam a alinhar as prioridades individuais com as prioridades da empresa, que são orientadas pelo seu Planejamento Estratégico. Os KPIs são suas ferramentas em tempo real. Assim como um piloto pode voar milhares de quilôme- tros (fazendo ajustes constantes em tempo real) para pousar em poucos segundos, exatamente na hora certa - usando KPIs você poderá saber quais são seus resultados em uma base diária e semanal. Esta é a chave para alcançar seus objetivos estratégicos e construir um negócio de sucesso. Lembre-se, se você estiver simplesmente contando com métricas financeiras para impulsionar seus negócios, você só irá analisar os resultados do que já aconteceu. Por exemplo, se seu avião estiver fora da rota e você estiver olhando para trás, já será tarde demais para fazer mudanças no percurso! 10 “Quanto mais claramente todos puderem ver sua visão, mais provável é que você a alcance.” - Gino Wickman Tracto 11 12 Entendendo KPIs em tempo real A promessa quebrada Você provavelmente está lendo isso porque está saturado de dados, mas, mesmo assim, nada disso parece estar funcionando para você. Isso porque, quando se trata de gerenciamento, há uma diferença significativa entre entender os dados e utilizá-los. Os gerentes costumam ficar frustrados quando seus dados ficam presos em determinadas áreas de aplicativos, onde são usados apenas pelas pessoas que os administram. Muitas vezes, eles acabam comprando um aplicativo de Business Intelligence (BI) para resolver o problema e analisar todos os seus dados em um só lugar. A promessa é que as visualizações obtidas no BI os darão um impacto que irá impulsionar seus negócios. Eles esperam descobrir algo oculto, como uma revelação de algo que nunca viram antes. E quando chegar sua vez de fazer isso, você terá uma revelação que irá te economizar uma fortuna (e justificar o seu investimento no software de BI): 13 Apenas visualizar os dados de diferentes áreas não fortalecerá seu negócio. Você precisa levar em consideração, em primeiro lugar, as equipes e as pessoas que criaram esses dados para que você consiga tirar proveito dos benefícios do software de BI. Dados não analisados não têm o poder de fortalecer seus negócios, mas os dados nas mãos de toda a equipe têm! Grandes métricas extraem os números certosde suas áreas para compartilhar em toda a organização. Os indivíduos que os possuem conseguem provar sua contribuição e cada equipe pode ver o que outras equipes estão fazendo. 14 “Se você não coletar nenhuma métrica, estará voando às cegas. Se você coletar e se concentrar em muitas, elas podem obstruir o seu campo de visão. ” - Scott M. Graffius Exceptional PPM and PMO Solutions 15 Métricas mudam a mente Os KPIs começam em suas áreas específicas, como devem ser. Mas os grandes indicadores, em última análise, devem ter um caráter facilitador entre todas as áreas. Para entender melhor, vamos começar por sua ação dentro de uma área específica. As métricas, portanto, devem informar que sua equipe está gerando os resultados certos para a receita, a lucratividade e a fidelidade do cliente. 16 Alguns indicadores medem a produtividade. Outros medem a eficácia. Outros medem a qualidade da produção. Quanto mais estrategicamente você conseguir equilibrar essas alavancas de sucesso, mais poderosa será sua estrutura de KPIs. Quando bem-feitas, as métricas darão às pessoas uma compreensão clara de como sua contribuição se encaixa no todo. A mudança cultural abre uma oportunidade que não pode ser alcançada de outra maneira. Se você compartilhar as principais métricas da sua organização, você irá abrir espaço para uma colaboração cruzada e funcional. Em um nível individual, cada pessoa tem a sua própria métrica. No nível de equipe, elas têm outras. E, quando você mostra a elas como suas métricas se espalham por uma hierarquia de objetivos, é visível como elas contribuem para os objetivos estratégicos da organização. 17 Por fim, dentre todas as vantagens de gerenciar com o uso de métricas, a mudança mais significa é: as pessoas se sentem respeitadas. Elas compram a ideia. Elas querem fazer parte da comunidade. E é aí que as ideias começam a fluir. Quer que seus colaboradores participem com entusiasmo de seus objetivos estratégicos? Dê a eles KPIs em tempo real para trabalhar. “A velocidade é a nova moeda dos negócios.“ - Marc Benioff CEO da Salesforce 18 19 Dados são cultura Estimular ganhos de produtividade em sua organização pode te dar uma vantagem competitiva significativa. Os gestores modernos que já se deram conta disso usam as métricas de KPIs para atender às necessidades da força de trabalho atual. Mas quais são essas necessidades? Cada vez mais, as pessoas têm a necessidade de saberem que estão trabalhando em uma organização que tenha um plano de carreira. Essa é uma grande realidade, principalmente para a geração Millennial. Eles agora representam 40% da força de trabalho e serão a maioria em 2020. Eles se envolvem intensamente apenas quando veem uma chance de progredir por meio de um empregador bem administrado. Mas o que bem administrado quer dizer neste contexto? 20 “Bem administrado” significa “orientado a dados”. Assim, como um estudo da McKinsey descobriu, uma “avaliação de desempenho” com classificações de 5 pontos dadas pelo seu chefe parece absurda por dois motivos: Primeiro: as avaliações de desempenho aparecem invariavelmente como opiniões subjetivas, essas que os Millennials e a maioria dos funcionários atuais consideram suspeitas. Eles não estão dispostos a acreditar que o julgamento de uma pessoa é mais importante apenas porque está em uma posição de gerência. Segundo: eles estão bem conscientes de que os líderes empresariais de hoje têm grandes quantidades de dados, e deixar de usá-los em tempo real passa uma má impressão aos funcionários. A geração Millennial, que passa a vida acompanhando seus likes nas redes sociais, só consegue se envolver quando os dados estão prontamente disponíveis e em tempo real. Portanto, utilize métricas de KPI! Coloque uma medida objetiva no centro das discussões da gerência com esses colaboradores e toda a dinâmica mudará para melhor. 21 A opinião e o julgamento se tornam construtivos e úteis quando o gestor e o funcionário estão focados na criação de valor, conforme medido pela métrica. Não é mais “chefe” e “funcionário”, é “ gestor” e “membro da equipe”. Ou, até mesmo, especialmente para os Millennials, “mentor” e “aspirante”. Descobrimos que muitos executivos superestimam quantos dados precisam compartilhar para criar essa relação. A “transparência” assusta até os gerentes modernos, até perceberem que somente métricas cuidadosamente selecionadas são necessárias. Porém, isso ainda pode ser mais do que eles estão acostumados a compartilhar. 22 Recomendamos que o número de métricas pelas quais qualquer indivíduo deve ser responsável não seja maior do que quatro. As métricas colocam sua enxurrada de dados para funcionar nos pensamentos e ações de seus colaboradores. Métricas transformam dados em produtividade, em ciclos positivos de feedback e em uma cultura focada no sucesso dos negócios. Então, como você escolhe as métricas que precisa? Continue lendo para descobrir! “Um KPI: Ecoa objetivos da organização, é decidido pela gestão, fornece contexto, cria significado em todos os níveis organizacionais, é baseado em dados legítimos, é fácil de entender e leva à ação!” - Dennis Mortensen CEO and co-founder da x.ai 23 24 Usando KPIs para encontrar seu caminho Criar uma estrutura de KPI robusta requer um pensamento claro nos cargos mais altos da empresa (C-Level). Você precisará se perguntar “Por quê?” E “Como?” várias vezes para realmente chegar à essência do que é importante. Porém, esse será um tempo bem gasto, porque quanto mais você pensar e trabalhar na criação de suas métricas, maior será o alinhamento que você vai criar. Confira abaixo um processo simples que você e sua equipe podem usar para chegar a bons KPIs: Primeiro: faça boas perguntas Oriente-se ao mais alto nível: quais são as principais áreas funcionais do seu modelo operacional atual? Em seguida, concentre-se em cada área funcional. Conheça sua liderança. Pergunte a si mesmo: que resultado estamos buscando alcançar nessa área? Mantenha sua discussão totalmente focada para o que acontece nessa área funcional. Pense apenas em termos do que as pessoas que trabalham lá realmente fazem com o seu tempo, e pergunte: quais atividades geram resultado? 25 26 Quando você quiser avaliar a atividade que o colaborador executa individualmente, repita a pergunta “Como?” várias vezes para obter sucesso. Após repeti-la diversas vezes, você vai ter identificado o que medir com essa métrica. Além disso, você já estará preparado para o próximo passo. Colocar perguntas boas e ponderadas é a chave para chegar à métrica de KPI que irá contribuir para a realização do objetivo desejado. Segundo: conduza discussões robustas Depois que a atividade for identificada, envolva os membros de sua equipe em uma discussão sobre métricas. Ao envolver a equipe, você garante o apoio dos colaboradores desde o início, garantido a eficácia dos KPIs. A discussão e a participação daqueles que serão responsáveis por cumprir a métrica de KPI é a chave para que suas equipes adotem com entusiasmo as tarefas que estão por vir. De um modo geral, você precisa criar duas métricas distintas e relevantes, uma para cada uma dessas perguntas: 27 1) Como podemos medir a atividade? 2) Quais medidas de “eficácia” nos permitem saber quão bem essas atividades estão sendo realizadas? Você provavelmente quer ter a certeza de que está medindo quantidade e qualidade ao mesmo tempo, embora não com as mesmas métricas. Os colaboradores provavelmente terão opiniões fortes sobre quais medidas são mais justas e precisas,e essa é a forma deles lidarem com isso. Portanto, fique fora do caminho deles. Seu trabalho é guiá-los para que eles alcancem o melhor de acordo com seu ponto de vista. Você deve ajuda-los a alcançar o sucesso e seu papel é ficar de olho no todo. Lembre-se, essas métricas não são apenas para essa equipe. 28 Você vai compartilhá-las com todos, então elas têm que ser algo que todos os outros colaboradores possam entender. É assim que os KPIs em tempo real melhoram a colaboração entre as funções da empresa. 29 Lei de Pearson: “Aquilo que é medido melhora. Aquilo que é medido e relatado melhora exponencialmente. ” - Karl Pearson, Estatístico Matemático, Mentor de Albert Einstein 30 Terceiro: estabeleça laços de feedback positivo Depois de definir suas métricas, defina limites para elas. Usamos um modelo “verde-amarelo-vermelho”, assim como um semáforo, no qual o verde é o desejado e o vermelho é o inaceitável. Os colaboradores são fortemente motivados ao ver o progresso. Por isso, tornar o progresso visível em um painel ou plataforma ajuda muito! Além disso, elogiar e reconhecer as pequenas vitórias ao longo do caminho também é uma forma eficaz de motivá-los. 31 A discussão robusta que você deve ter precisa centralizar as métricas em limites adequados. Muitos gerentes tendem a definir o “verde” muito alto, pensando que isso motivará seu pessoal, quando na prática pode ter o efeito oposto. Até mesmo seus colaboradores mais talentosos, quando se deparam com um sinal vermelho, acham que não conseguem atingir o nível esperado de desempenho, ficando desencorajados e desmotivados. Para evitar esta situação, concentre-se em estabelecer metas alcançáveis. Isso encoraja as pessoas. Ao fazer isso, você irá mudar completamente o relacionamento entre gestores e equipe. Com uma métrica objetiva e um objetivo alcançável, todos os benefícios dessa parceria se tornam possíveis. “Os seres humanos têm um impulso interno inato para serem autônomos, autodeterminados e conectados uns aos outros. E quando esse impulso é liberado, as pessoas alcançam mais e vivem vidas mais ricas.” - Daniel H. Pink Drive 32 33 Dominando-os Para muitas empresas, uma área funcional chave é o atendimento ao cliente. No setor de serviços de aquecimento, ventilação e ar condicionado (HVAC), que usaremos como exemplo, essa área é essencial para os negócios. Para maximizá-lo, o call center do escritório precisa funcionar perfeitamente com as equipes no mercado. Tudo, desde eficiência operacional até a defesa do cliente, está em jogo. Vamos nos concentrar no call center. É uma área em que os gerentes precisam trabalhar de perto com sua equipe para manter seus processos atualizados e eficazes. E também é uma área que geralmente afeta todas as outras áreas do negócio. 34 Nossa métrica precisa gerar um resultado-chave para cada funcionário dessa equipe e, ao mesmo tempo, precisa ser significativa para todos os outros, para que também possa gerar colaboração multifuncional. Digamos que o resultado-chave que queremos impulsionar seja a fidelidade do cliente. A satisfação do cliente não é suficiente para nós. Queremos que nossos clientes nos tragam mais clientes e que advoguem pela marca. Mas quais atividades geram resultado? Qual é a métrica? Peça aos seus gerentes que façam uma pesquisa detalhada sobre o que cada funcionário faz para oferecer ao cliente uma ótima experiência. Você pode fazer isso em uma reunião totalmente focada em como as coisas dão certo na sua empresa. A própria reunião pode fazer parte da mudança cultural que você deseja criar. Quando as equipes de atendimento ao cliente resolvem nossa questão dessa maneira, muitas chegam a essa excelente métrica: as dúvidas resolvidas na primeira chamada. Esta é uma métrica de eficácia. A métrica de atividade seria o número de dúvidas recebidas ou processadas. 35 Os clientes detestam burocracias e adoram quando conseguem resolver o problema com a primeira pessoa com quem conversam. Para que isso seja justo, o que exatamente significa “resolver” uma chamada deve ser bem definido. Para o nosso exemplo da HVAC, no final da chamada, o cliente deve saber quando será visitado, por quem e exatamente o que acontecerá enquanto a equipe estiver lá. Isso faz com que seja uma métrica simples, objetiva e fácil de verificar, pois haverá muito feedback do cliente e da equipe que fará a visita. Isso também deixa claro para cada colaborador que atende o telefone e para todos os que estão cientes de suas métricas que estão contribuindo diretamente com seus colegas de equipe e com a organização como um todo. “Coloque suas melhores pessoas em suas maiores oportunidades, não seus maiores problemas.” - Jim Collins em seu livro “Good to Great” 36 37 Controlando seu futuro Agora vamos subir um nível. Todo executivo sabe que ter acesso a informações financeiras precisas e atualizadas faz com que eles sejam proativos e tomem decisões melhores com antecedência. Porém, mesmo tendo esta consciência, a maioria dos executivos frequentemente se encontra com dificuldades em medir seu desempenho financeiro. 38 Uma parte essencial da solução para esse problema é garantir que os resumos financeiros do final do mês estejam atualizados e no prazo. Então, ao se reunir com sua equipe financeira, você deve perguntar: que medidas de eficácia nos permitem saber o quão bem essas atividades estão sendo realizadas? Qual é a métrica? Embora existam algumas métricas ótimas para esta área, uma das mais impactantes são os últimos dias do mês. É uma maneira de usar um único número para gerar uma grande quantidade de atividades interfuncionais e construtivas. Vamos defini-la rigorosamente como o número de dias úteis necessários para fornecer à liderança relatórios financeiros precisos do final do mês, com comentários relevantes sobre o desempenho e quaisquer desvios significativos do planejamento. Como membro da equipe financeira, a métrica vai instigar boas perguntas, como quais aspectos do processo atual me atrasam? O que torna mais difícil para mim estar confiante na precisão do meu relatório? 39 Permitir que os colaboradores questionem o status quo e inovem as abordagens torna o trabalho de- les significativamente mais interessante. Desenvolvê-los para resolver seus próprios problemas tam- bém os capacita a contribuir de maneira inteligente, tanto para a organização quanto para eles mes- mos. Essa métrica aprimora a colaboração entre as funções. Algumas empresas trabalham com as vendas para agilizar o processo de faturamento, por exemplo, para eliminar confusões no final do mês. Elas podem trabalhar com armazenamento para garantir a precisão dos estoques, facilitar o processo de coleta e reduzir os erros. Os colaboradores de hoje querem dados. Além disso, eles querem um nível de transparência que impulsione as métricas da cultura colaborativa – a qual eles ajudaram a criar. Objetivo cumprido! Agora você pode contar com seus relatórios de fim de mês. Qual é o próximo passo? “Liderança é trabalhar com metas e visão; gestão é trabalhar com objetivos. ” - Russel Honoré Antigo tenente general do Exército dos EUA 40 Obtendo resultados KPIs em tempo real são a essência da gestão moderna, e é neste caminho que o mundo dos negócios está seguindo. “Chegar lá” primeiro tem várias vantagens, e se você está lendo isso, provavelmente está pronto para fazer uma mudança. Mas o gerenciamento de mudanças requer coragem e, ocasionalmente, um apoio externo de alguém experiente. De acordo com a revista Harvard Business Review, “a gestão da mudança existe há mais de meio século.41 42 No entanto, apesar do enorme investimento que as empresas fazem em ferramentas, treinamento e milhares de livros (mais de 83.000 na Amazon), a maioria dos estudos ainda mostra uma taxa de falha de 60% a 70%”. Mas, felizmente, nós sabemos porque elas falham. Veja abaixo as diretrizes principais para gerir mudanças corretamente: 1. Os líderes devem liderar. A gestão moderna deve ser conduzida a partir do topo. Ao apresentar suas métricas, explique como e por que você espera que elas melho- rem não só a cultura da empresa, mas também a sua cultura. 2. Os líderes devem estar presentes no digital. A HBR informa que “55% dos [funcionários] que passaram por um evento de mudança no trabalho disseram que desejavam que seu empregador oferecesse mais engajamento digital e social”. Os líderes das empresas que falham na gestão de mudanças não fazem nenhum dos dois. O gerenciamento moderno requer mensuração e comunicação precisas. Portanto, desenvolva as mé- tricas certas das áreas do seu negócio. Compartilhe-as em toda a empresa de forma que eles gerem ciclos de feedback positivos. Dê boas-vindas a uma cultura de compreensão e engajamento e descu- bra o quanto uma equipe capacitada pode fazer! 43 Sobre a Siteware Somos a empresa de tecnologia líder no segmento de Gestão do Desempenho e da Estratégia Corporativa na América Latina. A Siteware é responsável pelo desenvolvimento do STRA- TWs One, uma ferramenta que permite acompanhar em tempo real o resultado de seu planejamento, analisando os indicadores estratégicos, táticos e operacionais, desdobrando metas por toda organização e otimizando a tomada de decisão. Conheça nossas soluções E-book adaptado de www.results.com
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