Conceitos básicos: a administração e o processo administrativo

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 III.1. Conceitos básicos: a administração e o processo administrativo
A origem da Administração se perde na Antiguidade, uma vez que está diretamente associada ao processo de tomada de decisões envolvendo recursos e objetivos,
ou seja, desde os primeiros agrupamentos humanos.
Uma boa definição de Administração é dada por Ricky W. Griffin[1]:
“A administração é um conjunto de atividades (entre elas, planejamento, tomada de decisão, organização, liderança e controle) direcionadas à utilização dos recursos
(humanos, financeiros, materiais e de informação) de uma empresa para que ela atinja seus objetivos de modo eficiente e efetivo”.
[1] Griffin, Ricky W. Introdução à Administração. São Paulo: Ática, 2007.
 
Lembrete
Eficiência é fazer bem e corretamente. Relaciona-se com os meios.
Eficácia é atingir os objetivos e resultados desejados. Relaciona-se com os fins.
Excelência é quando se obtêm eficiência e eficácia simultaneamente.
 
Desde a descrição do processo administrativo por Henri Fayol, no início do século XX, praticamente não observamos alterações substanciais na proposição original:
 Funções do Processo Administrativo Atual
PLANEJAMENTO Abrange a definição das metas de uma organização, o estabelecimento de uma estratégia global para alcançá-las e odesenvolvimento de uma hierarquia abrangente de planos para integrar e coordenar as atividades.
ORGANIZAÇÃO Inclui a definição de quais tarefas devem ser realizadas, quem deve realizá-las, como devem ser agrupadas, quem sereporta a quem e onde as decisões devem ser tomadas.
DIREÇÃO Abrange a motivação dos funcionários, direção das atividades dos outros, seleção do canal de comunicação maiseficaz e solução de conflitos entre os membros.
CONTROLE Envolve o processo de monitoração das atividades para garantir que sejam realizadas conforme planejado e decorreção de quaisquer desvios significativos.
 Fonte: Stephen P. Robbins: Administração: mudanças e perspectivas. Saraiva, 2002
 
Esquematicamente temos:
 
 
 
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 Figura III.1.1 – O processo administrativo atual
 
 
Exercício:
A importância das organizações inclui todos os seguintes conceitos, exceto:
a) Criar valor para acionistas, clientes e empregados
b) Estabelecer importantes relacionamentos com o governo
c) Facilitar a inovação
d) Reunir recursos para atingir metas e retornos desejados
e) Permite definir metas mais desafiadoras
 
 
Alternativa correta: “b”(para ver a resposta, selecione o cursor sobre o espaço logo após os dois pontos)
 
 
 
 III.2. A FUNÇÃO ORGANIZAÇÃO
 
 
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Entre as funções do administrador, a de organizar representa um dos maiores desafios, pois trata diretamente das ações efetivas que levam à consecução dos
objetivos. Salientamos novamente: aqui empregamos a palavra organização significando ordem, coerência e uso e distribuição dos recursos.
 
O processo de organização da organização
Os princípios básicos do processo de organização não são uma novidade. O já citado Henri Fayol apresentou uma visão abrangente da organização, procurando a
melhor maneira de organizá-la. Tirou o foco quase exclusivo na produção, colocando a administração em uma posição central..
Outra contribuição importante veio de Max Weber, através do conceito de burocracia. Apesar da conotação negativa que observamos atualmente, originalmente
significava o contrário. Para Weber, uma burocracia seria uma organização eficiente e ele explicava nos mínimos detalhes como chegar a essa condição.
Mas o fato é que de uma certa maneira, todas as organizações ainda se utilizam dos mesmos princípios formulados por esses pioneiros e seus seguidores.
A atividade de organização em si também é um processo de tomada de decisões. Como dividir o trabalho, atribuir responsabilidades e estabelecer mecanismos de
comunicação e a coordenação são decisões a serem tomadas. O resultado final desse processo é o desenho ou projeto da estrutura organizacional.
 
 PROCESSO DE ORGANIZAÇÃO (Adaptado de Maximiano*)
 
 
 
I. Analisar os objetivos e o trabalho a serem realizados
II. Dividir o trabalho, de acordo com os critérios mais apropriados para a
realilzação dos objetivos.
III. Definir as responsabilidades pela realização do trabalho.
IV. Definir os níveis de autoridade.
V. Desenhar a estrutura organizacional.
* Maximiano, Antonio Cesar Amaru. Teoria geral da Administração: da revolução urbana à revolução digital. São Paulo: Atlas, 2007.
 
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 Exercício:
A importância das organizações inclui todos os seguintes conceitos, exceto:
a) Criar valor para acionistas, clientes e empregados
b) Estabelecer importantes relacionamentos com o governo
c) Facilitar a inovação
d) Reunir recursos para atingir metas e retornos desejados
e) Permite definir metas mais desafiadoras
 
Alternativa correta: “b” (para ver a resposta, selecione o cursor sobre o espaço logo após os dois pontos)
 
 
III.3. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Como já dito, o desenho da estrutura organizacional resulta do processo de organização. Em outras palavras, pode-se dizer que a estrutura organizacional se refere à forma como as
atividades de uma entidade – funções, tarefas, relações, interações, procedimentos, etc., – são ordenadas para permitir que os objetivos sejam alcançados, minimizando ou controlando as
influências das variações individuais bem como as conseqüências indesejáveis da divisão do trabalho.
Para Richard Daft, existem três componentes-chave na definição da estrutura organizacional:
 
1. O que estipula as relações formais de subordinação;
2. O que identifica o agrupamento de indivíduos em departamentos; 
3. O que tenta assegurar uma efetiva comunicação, coordenação e integração de esforços entre todos os setores.
 
Esses três elementos estruturais trabalham nos sentidos vertical e horizontal da organização. Os dois primeiros definem a estrutura vertical, enquanto o terceiro executa funções horizontais
de interação entre os funcionários.
A partir desses elementos, podemos apresentar as bases da formação de uma estrutura organizacional:
o Organograma
o Níveis organizacionais
o Dimensões organizacionais
Na sequência detalharemos cada uma delas.
 
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Exercício:
A importância das organizações inclui todos os seguintes conceitos, exceto:
a) Criar valor para acionistas, clientes e empregados
b) Estabelecer importantes relacionamentos com o governo
c) Facilitar a inovação
d) Reunir recursos para atingir metas e retornos desejados
e) Permite definir metas mais desafiadoras
 
Alternativa correta: “b” (para ver a resposta, selecione o cursor sobre o espaço logo após os dois pontos)
 
 
 
III.4. ORGANOGRAMAS E OSNÍVEIS ORGANIZACIONAIS
 
É virtualmente impossível esquematizar, de maneira realística, todas as interações e relações existentes em uma estrutura organizacional. Uma forma de representar e transmitir as
soluções de organização adotadas é por meio do organograma.
O organograma é uma representação visual e palpável da funções, dos departamentos e dos cargos da organização, bem como da forma como os níveis hierárquicos – estratégico, tático e
operacional – estão definidos.
Mesmo que simplificado, pode ser útil para a compreensão do funcionamento de uma empresa.
A figura abaixo representa de forma genérica a configuração de um organograma, na sua forma mais conhecida, com os níveis organizacionais e responsabilidades de organização em
forma de pirâmide, com uma cúpula reduzida que vai se alargando progressivamente em direção à base operacional.
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Figura III.4.1 – Organograma, níveis organizacionais e responsabilidades de organização
 
 
Exercício:
A importância das organizações inclui todos os seguintes conceitos, exceto:
a) Criar valor para acionistas, clientes e empregados
b) Estabelecer importantes relacionamentos com o governo
c) Facilitar a inovação
d) Reunir recursos para atingir metas e retornos desejados
e) Permite definir metas mais desafiadoras
Alternativa correta: “b” (para ver a resposta, selecione o cursor sobre o espaço logo após os dois pontos)
 
 
Exercício 1:
Das funções administrativas listadas abaixo, qual NÃO pertence ao processo administrativo atual:
A)
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Controlar
B)
Organizar
C)
Coordenar
D)
Liderar ou Dirigir
E)
Planejar
O aluno respondeu e acertou. Alternativa(C)
Comentários:
C) Não pertence as funções administrativas atuais a coordenação
Exercício 2:
Escolha a palavra que melhor completa a frase seguinte:
_______________ é atingir os objetivos e resultados desejados.
A)
Eficácia
B)
Eficiência
C)
Estratégia
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D)
Lucro
E)
Produtividade
O aluno respondeu e acertou. Alternativa(A)
Comentários:
A) A alternativa que melhor se adéqua a frase é a alternativa A eficácia
Exercício 3:
Qual alternativa completa melhor a frase abaixo:
______________ é fazer bem e corretamente.
A)
Eficácia
B)
Eficiência
C)
Excelência
D)
Ser produtivo
E)
Ser lucrativo
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O aluno respondeu e acertou. Alternativa(B)
Comentários:
B) A alternativa que melhor se adéqua a frase é a alternativa B eficiência
Exercício 4:
A função administrativa ORGANIZAR pode ser melhor definida por:
A)
Estabelecer metas e os meios para alcançá-las.
B)
Direcionar as atividades dos funcionários.
C)
Monitorar as atividades e seus resultados.
D)
Harmonizar as atividades e seus esforços.
E)
Definir o que, quem e como as tarefas devem ser realizadas.
O aluno respondeu e acertou. Alternativa(E)
Comentários:
E) Organizar é definir o que fazer, quem fazer e como realizá-las
Exercício 5:
Das atividades listadas abaixo, qual NÃO faz parte do Processo de Organização?
A)
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Divisão do Trabalho
B)
Análise dos objetivos
C)
Definição de responsabilidade e autoridade.
D)
Treinamento.
E)
Desenho da estrutura organizacional.
O aluno respondeu e acertou. Alternativa(D)
Comentários:
D) O treinamento não faz parte do processo de organização
Exercício 6:
Qual das alternativas abaixo NÃO compõe a definição da Estrutura Organizacional?
A)
Ela faz parte do projeto dos sistemas para assegurar comunicação efetiva, coordenação e integração de esforços para cada posição.
B)
Ela identifica as tarefas e os processos para cada posição dentro da organização.
C)
Ela identifica o agrupamento de indivíduos dentro dos departamentos e dos departamentos dentro da organização como um todo.
D)
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Ela designa relações formais de subordinação, incluindo o número de níveis hierárquicos e a amplitude de controle de gerentes e supervisores.
E)
Todas compõe a definição de Estrutura Organizacional.
O aluno respondeu e acertou. Alternativa(B)
Comentários:
B) Identificar as tarefas e os processos para cada posição dentro da organização não fazem parte da definição da estrutura organizacional
Exercício 7:
Qual das alternativas é verdadeira, relacionada à informação em uma organização?
A)
Informação deve fluir horizontalmente, mas não verticalmente.
B)
Informação deve fluir verticalmente, mas não horizontalmente.
C)
A estrutura deve ajustar-se às necessidades de informação da organização.
D)
Não é adequado oferecer muitas informações às pessoas.
E)
A informação deve permanecer restrita à alta administração.
O aluno respondeu e acertou. Alternativa(C)
Comentários:
C) Os dois primeiros definem a estrutura vertical, enquanto o terceiro executa funções horizontais de interação entre os funcionários
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Exercício 8:
Dos elementos abaixo, NÃO podemos considerar como elementos formadores de uma Estrutura Organizacional:
A)
Faturamento
B)
Organograma
C)
Níveis Organizacionais
D)
Dimensões Estruturais
E)
Dimensões Contextuais
O aluno respondeu e acertou. Alternativa(A)
Comentários:
A) O faturamento não pode ser considerado elemento formador de uma estrutura organizacional
Exercício 9:
Organograma significa para as organizações:
A)
Uma visão completa de toda a organização
B)
A descrição dos processo da organização
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C)
A representação visual e simplificada do funcionamento da organização
D)
Uma apresentação do conteúdo dos cargos da organização
E)
A organização em si
O aluno respondeu e acertou. Alternativa(C)
Comentários:
D) O organograma é uma representação visual e palpável da funções, dos departamentos e dos cargos da organização, bem como da forma como os níveis
hierárquicos – estratégico, tático e operacional – estão definidos.
E) O organograma é uma representação visual e palpável da funções, dos departamentos e dos cargos da organização, bem como da forma como os níveis
hierárquicos – estratégico, tático e operacional – estão definidos.
C) O organograma é uma representação visual e palpável da funções, dos departamentos e dos cargos da organização, bem como da forma como os níveis
hierárquicos – estratégico, tático e operacional – estão definidos.
Exercício 10:
A configuração mais conhecida de um organograma tem a forma de uma pirâmide, dividida em três níveis, que são:
A)
Nível estratégico, nível tático e nível operacional
B)
Nível elevado, nível médio, nívelbásico
C)
Nível organizacional, nível ambiental, nível global
D)
Nível individual, nível setorial, nível empresarial
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E)
Nível de tarefa, nível de processo, nível de decisão
O aluno respondeu e acertou. Alternativa(A)
Comentários:
A) O organograma é uma representação visual e palpável da funções, dos departamentos e dos cargos da organização, bem como da forma como os níveis
hierárquicos – estratégico, tático e operacional – estão definidos.