atividade estruturada

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FACULDADE ESTÁCIO DE SÁ VITÓRIA
ATIVIDADE ESTRUTURADA GERENCIAMENTO DE PROJETOS
Projeto Festa de Formatura
Vitória
2014
PROJECT CHARTER
JUSTIFICATIVA
Considerando a conclusão do curso de administração da turma de 8º período da Faculdade Estácio de Sá Vitória (FESV), decidiu-se em detrimento a este fato e visando uma maior economia de recursos que os alunos organizaram a festa de formatura.
ESCOPO
A festa acontecerá no Serviço Social de Comercio (SESC) unidade de Vitória, com um espaço amplo e confortável para a descontração dos alunos e seus convidados, juntamente com os docentes da faculdade, além de contar com:
Serviços de decoração, iluminação e sonorização;
Serviço de buffet;
Serviço de fotografia e filmagem;
Contratação de atrações;
Serviço de confecção de convites;
Recepção do evento;
Segurança e estacionamento coberto.
DESIGNAÇÃO DO GERENTE DO PROJETO E SUA AUTORIDADE
O líder da turma José da Silva e Souza será o gerente de projeto, com autoridade sobre todas as decisões referentes ao mesmo. Bem como:
Controle do orçamento;
Comunicação entre os alunos;
Resoluções de conflitos;
Acompanhamento das atividades, garantir o cumprimento dos prazos e das atividades;
Entre outras tarefas de gerenciamento.
Farão parte da comissão de formatura:
Jaqueline Miranda: Será tesoureira, sua função será cuidar do orçamento;
Paola Nunes: Será secretária, sua função será auxiliar o gerente do projeto.
Lúcia Ferreira: Sua função será promover o evento.
Luanda dos Anjos: Sua função será promover o evento.
ORGANOGRAMA COMISSÃO DE FORMATURA
	
	
	
	
	José da Silva e Souza GERENTE
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	 
	
	
	
	
	
	 
	 
	 
	 
	 
	 
	 
	 
	 
	 
	
	Jaqueline Miranda TESOUREIRA
	
	Paola Nunes SECRETÁRIA
	
	Lúcia Ferreira PROMOTORA DE EVENTOS
	
	Luanda dos Anjos PROMOTORA DE EVENTOS
PREMISSAS
Não será permitida à entrada de pessoas que não estejam na lista de convidados;
Os alunos deverão arrecadar dinheiro, com a venda de rifas ou efetuar pagamentos único ou parcelado correspondente ao valor da venda;
Aquele que abdicar da participação na festa de formatura, terá 30% do valor arrecadado ou pago, devolvido;
Todos os gastos serão divididos igualmente para cada aluno;
Os convidados devem somar no máximo 350 pessoas;
É terminantemente proibido a entrada de pessoas com alimentos e bebidas.
RESTRIÇÕES
A data prevista para a formatura é 20 de dezembro de 2014;
O orçamento previsto é de R$ 45.000,00.
DECLARAÇÃO DE ESCOPO
ESCOPO DO PRODUTO
A formatura ocorrerá no dia 20 de dezembro de 2014, com o orçamento previsto total de R$ 45.000,00, tudo deverá ocorrer de acordo com o planejado, com o número máximo de 350 pessoas.
A festa terá sucesso se a estrutura do evento for satisfatória, os formandos saírem satisfeitos, os serviços contratados cumpram suas obrigações da melhor maneira possível e a festa esteja localizada em um lugar acessível a todos.
PRINCIPAIS ENTREGAS DO PROJETO
A formatura contará com iluminação, sonorização, decoração, serviço de buffet, filmagem e fotografia do evento, atrações musicais, segurança e estacionamento coberto para que os convidados desfrutem da melhor maneira possível.
A festa acontecerá no SESC, o evento será bem recepcionado, os convidados receberam lembrancinhas deste dia tão especial.
EXCLUSÕES DO PROJETO/ FORA DO ESCOPO
Não será permitida à entrada de pessoas que não estejam na lista de convidados;
É proibido a entrada de pessoas com alimentos e bebidas.
Será imprescindível que os convidados estejam vestidos de acordo com a ocasião. 
RESTRIÇÕES
O limite do orçamento é de R$ 45.000,00
A formatura acontecerá no dia 20 de dezembro de 2014.
PREMISSAS
Não será permitida à entrada de pessoas que não estejam na lista de convidados;
Os alunos deverão arrecadar dinheiro, com a venda de rifas ou efetuar pagamentos único ou parcelado correspondente ao valor da venda;
Aquele que abdicar da participação na festa de formatura, terá 30% do valor arrecadado ou pago, devolvido;
Todos os gastos serão divididos igualmente para cada aluno;
Os convidados devem somar no máximo 350 pessoas;
É terminantemente proibido a entrada de pessoas com alimentos e bebidas.
CRITÉRIOS DE ACEITAÇÃO
Comidas e bebidas: O serviço de buffet deverá estar em quantidade suficiente para todos os convidados.
Decoração: A decoração deve estar de acordo com a ocasião.
Espaço: O espaço deverá ser amplo e confortável.
Segurança: É primordial a segurança dos convidados.
Estacionamento: O estacionamento deverá ser coberto e com o número suficiente de vaga para os convidados.
Sonorização: O entretenimento musical ficará por conta do DJ.
Atrações musicais: A diversão ficará por conta da Banda Macucos.
Fotografias e filmagens: Será contratado um fotografo especializado, será priorizado a qualidade das fotos e dos vídeos.
ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO (EAP) FORMA GRÁFICA
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	Projeto Formatura
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	 
	
	
	
	
	
	
	
	 
	 
	 
	 
	 
	 
	 
	 
	
	Infraestrutura
	
	Entretenimento
	
	Serviços
	
	 
	
	
	
	 
	
	
	
	 
	
	
	 
	Espaço
	
	
	 
	DJ
	
	
	 
	Segurança
	
	 
	
	
	
	 
	
	
	
	 
	
	
	 
	
	
	
	 
	
	
	
	 
	
	
	 
	Decoração
	
	
	 
	Banda
	
	
	 
	Buffet
	
	 
	
	
	
	
	
	
	
	 
	
	
	 
	
	
	
	
	
	
	
	 
	
	
	 
	Estacionamento
	
	
	
	
	
	
	 
	Fotografo
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO (EAP) NA FORMA DE LISTA IDENTIFICADA
	Fase 1
	 1.1 Reunião com alunos
	 1.2 Definir quantidade total de recursos
	 1.3 Arrecadar recursos com os alunos
	Fase 2
	 2.1 Pesquisar e definir locais para o evento
	Fase 3
	 3.1 Solicitar e receber orçamentos
	 3.2 Aprovar fornecedores
	Fase 4
	 4.1 Checklist buffet
	 4.2 Checklist segurança
	 4.3 Checklist banda
	 4.4 Checklist sonorização
	 4.5 Checklist convites
	 4.6 Checklist decoração
	 4.7 Checklist fotografo
	 4.8 Checklist salão
	Fase 5
	 5.1 Confraternização
	 5.2 Fotos e vídeos
CRONOGRAMA
	Tarefa
	Duração
	Início
	Término
	Gerenciamento do Projeto
	180 dias
	25/07/2014
	19/01/2015
	Festa de formatura
	150 dias
	26/07/2014
	20/12/2014
	Prazo para a captação de recursos financeiros 
	130 dias
	14/07/2014
	20/11/2014
	Planejamento inicial 
	60 dias
	21/11/2014
	19/01/2015
	Localização 
	60 dias
	23/09/2014
	21/11/2014
	Salão 
	30 dias
	21/11/2014
	20/12/2014
	Decoração
	30 dias
	21/11/2014
	20/12/2014
	Buffet
	30 dias
	21/11/2014
	20/12/2014
	Contratações 
	45 dias
	06/11/2014
	20/12/2014
	Convites 
	30 dias
	21/11/2014
	20/12/2014
	Sonorização
	30 dias
	21/11/2014
	20/12/2014
	Banda
	15 dias
	06/12/2014
	20/12/2014
	Segurança
	15 dias
	06/12/2014
	20/12/2014
	Fotos e filmagens
	30 dias
	06/12/2014
	05/01/2015
	Evento
	1 dia
	20/12/2014
	20/12/2014
	Fechamento
	30 dias
	20/12/2014
	19/01/2015
ORÇAMENTO
	Serviço de terceiro
	Valor Previsto
	Valor Executado
	Salão
	 R$ 7.000,00 
	 R$ 8.000,00 
	Sonorização
	 R$ 5.000,00 
	 R$ 4.000,00 
	Banda
	 R$ 8.000,00 
	 R$ 6.000,00 
	Decoração
	 R$ 7.000,00 
	 R$ 9.000,00 
	Buffet
	 R$ 7.000,00 
	 R$ 7.500,00 
	Segurança
	 R$ 3.500,00 
	 R$ 3.500,00 
	Fotografo
	 R$ 3.500,00 
	 R$ 3.500,00 
	Confecção de convitesR$ 4.000,00 
	 R$ 3.500,00 
	Total (R$)
	 R$ 45.000,00 
	 R$ 45.000,00 
PLANO DE RISCOS
PLANEJAMENTO DO GERENCIAMENTO DOS RISCOS
	Tipo de Risco
	Impacto ou Características
	Avaliado
	Escopo
	Controle adequado do escopo
	Sim
	Cronograma
	Ocorreu um pequeno atraso na definição da localização
	Sim
	Custo
	Custo elevado em alguns fornecedores
	Sim
	Qualidade
	A qualidade de é razoável em alguns fornecedores
	Sim
ANÁLISE SWOT
	
	
	Ambiente Interno
	
	
	Forças
	Fraquezas
	Ambiente Externo
	Ameaças
	Falta de experiência da comissão organizadora;
Falta de qualidade de alguns serviços que serão prestados;
Espaço físico variável para execução de reuniões;
	Dificuldade de alguns alunos em captar recursos;
Orçamento limitado;
Preços elevados de alguns fornecedores;
	
	
	
	
	
	Oportunidades
	Equipe de trabalho reduzida;
Horário de trabalho diferenciado;
Equipe de trabalho sinérgica;
	Excesso de empresas concorrentes;
Serviços divergentes dos fornecedores concorrentes;
Expectativa de desenvolver o trabalho com eficiência e eficácia, para usufruir melhor a festa de formatura;
	
	
	
	
ESTRUTURA ANALITICA DE RISCOS
ANALISE QUALITATIVA DOS RISCOS
MATRIZ DE IMPACTO DOS RISCOS
	Objetivos do projeto
	Muito baixo (0,10)
	Baixo (0,20)
	Moderado (0,50)
	Alto (0,70)
	Muito Alto (0,90)
	Custo
	Aumento Insignificante dos custos
	< 16,67% Aumento baixo dos custos
	16,67 - 35% de aumento de custos
	35 - 50% de aumento de Custos
	50 - 90% de aumento de custos
	Cronograma
	Deslocamento insignificante 
	Deslocamento de < 10 % do cronograma
	Deslocamento de 10 - 20% do cronograma
	Deslocamento de 20 - 30% do cronograma
	Deslocamento global do programa
	Escopo
	Redução do escopo pouco perceptível 
	Áreas secundárias do escopo afetada
	Áreas principais do escopo afetada
	Redução do escopo inaceitável para o cliente
	Projeto finalizado- resultados inúteis
	Qualidade
	Degradação da qualidade pouco perceptível
	Apenas aplicações muito exigentes são afetadas
	Redução da qualidade requer aprovação do cliente
	Redução da qualidade inaceitável para o cliente
	Projeto finalizado- resultados inúteis
Medida do Risco = Probabilidade x Impacto; 
Alto Risco > 0.35
Valor esperado total dos riscos de projetos = R$ 2.250,00
Orçamento base do projeto atualizado = R$ 47.250,00
PLANO DE COMUNICAÇÃO
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
Conclusões
De fato, pôde-se observar que um bom gerenciamento de escopo, prazo, custo e qualidade de um projeto, são de extrema importância para uma boa gestão de projetos. Compreendemos assim que são fatores fundamentais para que um projeto seja considerado bem sucedido:
Necessidades dos clientes;
Objetivos e metas;
Comunicação
Controle
Documentação
Avaliar os riscos