Gestão de Almoxarifado

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Gestão de Almoxarifado
Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais II
6º Semestre de Administração
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... é o local devidamente apropriado para armazenagem e proteção dos materiais da empresa. 
Convém, para entendimento, conhecermos algumas particularidades históricas.
O que é Almoxarifado?
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... O local destinado à fiel guarda e conservação de materiais, em recinto coberto ou não, adequado a sua natureza, tendo a função de destinar espaços onde permanecerá cada item aguardando a necessidade de seu uso, ficando sua localização, equipamentos e disposição interna condicionados à política geral de estoques da empresa.
É ainda ...
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... ao falar em Almoxarifado tinha-se a idéia de depósitos, quase sempre o pior e mais inadequado local da empresa, onde os materiais eram acumulados de qualquer forma, utilizando-se mão-de-obra desqualificada e despreparada. 
Antigamente...
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Por meio do recurso e modernas técnicas, a situação primitiva originou sistemas de manuseio e armazenagem de materiais bem sofisticados, o que provocou redução de custos, aumento significativo da produtividade e maior segurança nas operações de controle, com a obtenção de informações precisas em tempo real.
Atualmente...
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O Objetivo Primordial do Almoxarifado...
... É impedir divergências de inventário e perdas de qualquer natureza. 
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O Almoxarifado...
... Deve assegurar que o material adequado, na quantidade devida, estará no local certo, quando necessário, de acordo com normas adequadas, objetivando resguardar, além da preservação da qualidade, as exatas quantidades. 
Para cumprir sua finalidade, o Almoxarifado deverá possuir instalações adequadas, bem como recursos de movimentação e distribuição suficientes a um atendimento rápido e eficiente.
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Quanto a Retirada de Produtos de Almoxarifado...
Rotinas rigorosas para a retirada dos produtos preservam os materiais armazenados, protegendo-os contra furtos e desperdícios. 
A autoridade para retirada do estoque deve estar definida com clareza e somente pessoas autorizadas poderão exercer essa atribuição, mediante apresentação de requisição. 
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A eficiência de um Almoxarifado depende fundamentalmente:
da redução das distâncias internas percorridas pela carga e do conseqüente aumento 
 das viagens de ida e volta;
do aumento do tamanho médio das unidades armazenadas;
da melhor utilização de sua capacidade volumétrica.
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As principais atribuições do Almoxarifado:
receber para guarda e proteção os materiais adquiridos pela empresa;
entregar os materiais mediante requisições autorizadas aos usuários da empresa;
manter atualizados os registros necessários.
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ESTRUTURA FUNCIONAL DO ALMOXARIFADO ...
Controle;
Recebimento;
Armazenagem;
Distribuição
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Controle
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O Controle ...
...o controle dos estoques depende de um sistema eficiente, o qual deve fornecer, a qualquer momento, as quantidades que se encontram à disposição e onde estão localizadas, as compras em processo de recebimento, as devoluções ao fornecedor e as compras recebidas e aceitas.
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Recebimento
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O Recebimento...
As atividades do recebimento abrangem desde a recepção do material na entrega pelo Fornecedor até a entrada nos estoques e compreendem os materiais com política de ressuprimento e os de aplicação imediata, sofrendo critérios de conferência quantitativa e qualitativa.
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O recebimento compreende quatro fases:
1ª fase: entrada de materiais;
2ª fase: conferência quantitativa;
3ª fase: conferência qualitativa;
4ª fase: Regularização.
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1ª Fase:
 Entrada de Materiais...
Tem como objetivo efetuar a recepção dos veículos transportadores, proceder à triagem da documentação suporte do recebimento, encaminhá-los para descarga e efetuar o cadastramento dos dados pertinentes para o sistema.
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1ª Fase:
 Entrada de Materiais 
Na Portaria da Empresa...
Sofre critérios de conferência primária de documentação que objetiva identificar, constatar e providenciar, conforme cada caso:
se a compra, objeto da Nota Fiscal em análise, está autorizada pela empresa;
se a compra devidamente autorizada tem programação prevista, estando no prazo de 
 entrega contratual;
se o número do documento de compra consta na Nota Fiscal;
Após consulta ao órgão de compras, deve-se recusar o recebimento para os casos referentes às compras não autorizadas ou em desacordo com a programação de entrega, transcrevendo os motivos no verso da Nota Fiscal 
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1ª Fase:
 Entrada de Materiais 
No Almoxarifado...
... está voltada para conferência de volumes, confrontando-se Nota Fiscal do fornecedor com os respectivos registros e controles de compra, posicionamento do veículo no local exato da descarga, providências de equipamento e material de descarga necessários 
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Exame de Avarias...
O exame de avarias é necessário para apontamento de responsabilidades. A existência de avarias é constatada por meio da análise de disposição da carga, observando-se se as embalagens ou proteções estão intactas e invioláveis ou contenham sinais evidentes de quebra, umidade, estar amassada, etc.
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Recusa do Recebimento...
As divergências constatadas devem ser apontadas no conhecimento de transporte e também no canhoto da Nota Fiscal, providência esta cabível para o processamento de ressarcimento de danos, se for o caso, e dependendo do exame preliminar resultar a constatação de irregularidades insanáveis em relação às condições contratuais, deve-se recusar o recebimento, anotando-se, também nestes casos, no verso da 1ª via da Nota Fiscal as circunstâncias que motivaram a recusa, bem como nos documentos do transportador.
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Liberação do Transportador...
O Transportador será liberado mediante os procedimentos anteriormente vistos e que contemplam a recusa do recebimento, como também para os materiais referentes às Notas Fiscais devidamente checadas, assinando-se o canhoto da Nota Fiscal e o Conhecimento do Transporte.
	Os materiais referentes às Notas Fiscais aprovadas durantes essa etapa terão sua descarga autorizada.
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Descarga...
... é necessária a utilização de equipamentos, dentre os quais se destacam paleteiras, talhas, empilhadeiras e pontes rolantes, além do próprio esforço físico humano, sendo necessário envolver o fator segurança, não só com relação ao material em si como também, e principalmente, ao pessoal.
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2ª Fase:
Conferência Quantitativa...
é a atividade que verifica se a quantidade declarada pelo fornecedor na Nota Fiscal corresponde à efetivamente recebida, portanto, típica de contagem, devendo-se optar por um modelo de conferência por acusação, no qual o Conferente aponta a quantidade recebida, desconhecendo a quantidade faturada pelo Fornecedor, conhecido como princípio da contagem cega. A confrontação do recebido versus faturado é efetuada a posteriori, por meio do Regularizador que analisa as distorções detectadas e providencia recontagem, a fim de se dirimir as dúvidas constatadas.
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Dependendo da natureza dos materiais envolvidos, estes podem ser contados utilizando-se um dos seguintes métodos:
manual: para casos de pequenas quantidades;
por meio de cálculos: para os casos que envolvam embalagens padroniza
com grandes quantidades;
por meio de balanças contadoras pesadoras: para casos que envolva
grande quantidade de pequenas peças, como parafusos, porcas o
arruelas;
pesagem: para materiais de maior peso ou volume, a pesagem pode ser 
feita com o veículo transportador sobre balanças rodoviárias ou 
ferroviárias, casos em que o peso líquido será obtido por meio da diferença 
entre o peso bruto e atara do veículo;
medição: em geral, as medições são efetuadas por meio de trenas.
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3ª Fase:
Conferência Qualitativa
... atividade também conhecida como Inspeção Técnica, é da mais alta importância no contexto de recebimento de materiais, uma vez que visa garantir a adequação do material ao fim a que se destina. 
 A Conferência Qualitativa visa garantir o recebimento adequado do material contratado pelo exame das características dimensionais; das características específicas e das restrições de especificação. 
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4ª Fase:
Regularização...
...caracteriza-se pelo controle do processo de recebimento, pela confirmação da conferência qualitativa e quantitativa, por meio do laudo da Inspeção Técnica e da confrontação das quantidades conferidas versus faturadas, respectivamente, para decisão de aceitar ou recusar, e, finalmente, pelo encerramento do processo.
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Documentos Envolvidos na Regularização
nota fiscal;
conhecimento de transporte rodoviário de carga;
documento da contagem efetuada;
parecer da Inspeção, contido no relatório técnico de Inspeção;
especificação da compra;
catálogos técnicos;
desenhos.
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Processamento dará origem a uma das seguintes situações...
liberação de pagamento ao fornecedor, em se tratando de material recebido sem ressalvas;
liberação parcial de pagamento ao fornecedor;
devolução de material ao fornecedor;
reclamação de falta ao fornecedor;
entrada do material no estoque.
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Devolução ao Fornecedor
Quando constatada irregularidade insanável, providencia-se a devolução de materiais com defeito e/ou em excesso ao Fornecedor, acompanhados de Nota Fiscal de Devolução, emitida pela empresa compradora.
	Deve-se atentar para o prazo decadencial das devoluções que é de 10 dias, a contar do recebimento. Expirado esse prazo e não devolvida a mercadoria, o fornecedor poderá executar a Duplicata caso não seja paga em seu vencimento.
 
A devolução pode ocorrer também quando é detectado alguma falha por deficiência da matéria-prima, como não-cumprimento à especificação metalúrgica, o Fornecedor será acionado para, em primeiro plano, repor o material em questão e, em seguida, se for o caso, ressarcir os prejuízos causados.
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Armazenagem
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O objetivo primordial da Armazenagem... 
... é utilizar o espaço nas três dimensões (comprimento, largura e altura), da maneira mais eficiente possível. As instalações do armazém devem proporcionar a movimentação rápida e fácil de suprimentos desde o recebimento até a expedição 
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Cuidados na Armazenagem...
determinação do local, em recinto coberto ou não;
definição adequada do layout;
definição de uma política de preservação, com embalagens plenamente convenientes aos materiais;
ordem, arrumação e limpeza, de forma constante;
segurança patrimonial, contra furtos, incêndios, etc.
Cuidados especiais devem ser tomados no tocante à disposição dos materiais no Almoxarifado, o qual pode conter produtos perecíveis, inflamáveis, tóxicos e outros, que somados à variedade total, definirão os meios de armazenagem. 
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 Ao se otimizar a armazenagem, obtém-se:
máxima utilização do espaço (ocupação do espaço);
efetiva utilização dos recursos disponíveis (mão-de-obra e equipamentos);
pronto acesso a todos os itens (seletividade);
máxima proteção aos itens estocados;
boa organização;
satisfação das necessidades dos clientes.
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A armazenagem compreende seis fases:
1ª fase: Verificação das condições pelas quais o material foi recebido, no tocante à proteção e embalagem;
2ª fase: Identificação dos materiais;
3ª fase: Guarda na localização adequada; 
4ª fase: Informação da localização física de guarda ao controle; 
5ª fase: Verificação periódica das condições de proteção e armazenamento;
6ª fase: Separação para distribuição.
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Itens de Estoque...
As mercadorias de maior saída do depósito devem ser armazenadas nas imediações da saída ou expedição, a fim de facilitar o manuseio. O mesmo deve ser feito com os itens de grande peso e volume.
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Corredores de Acesso...
Os corredores dentro do depósito deverão facilitar o acesso às mercadorias em estoque.
	A largura dos corredores é determinada pelo equipamento de manuseio e movimentação dos materiais. 
A localização dos corredores é determinada em função das portas de acesso e da arrumação das mercadorias. 
Entre as mercadorias e as paredes do edifício devem existir passagens mínimas de 60 cm, para acesso às instalações de combate a incêndio.
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... devem permitir a passagem dos equipamentos de manuseio e movimentação de materiais. Tanto sua altura como largura devem ser devidamente dimensionadas.
Portas de Acesso...
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Quando houver prateleiras e estruturas no depósito, a altura máxima deverá considerar o peso dos materiais. O topo das pilhas de mercadorias deve se distanciar um metro das luminárias do teto ou dos sprinklers (equipamentos fixos de combate a incêndio) de teto.
	As mercadorias leves devem permanecer na parte superior das estruturas, e as mercadorias mais pesadas devem ser armazenadas nas barras inferiores da estrutura.
	O piso deve ser suficientemente resistente para suportar o peso das mercadorias estocadas e o trânsito dos equipamentos de movimentação.
Prateleiras e Estruturas...
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Critérios de Armazenagem...
fragilidade;
combustibilidade;
volatização;
oxidação;
explosividade;
intoxicação;
radiação;
corrosão;
inflamabilidade;
volume;
peso; e
forma.
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armazenagem por agrupamento: esse critério facilita as tarefas de arrumação e busca, mas nem sempre permite o melhor aproveitamento do espaço;
armazenagem por tamanhos (acomodabilidade): esse critério permite bom aproveitamento do espaço;
armazenagem por freqüência: esse implica armazenar tão próximo quanto possível da saída os materiais que tenham maior freqüência de movimento;
armazenagem especial: por meio desse critério, destacam-se:
 - ambiente climatizado: destinam-se a materiais cujas propriedades físicas exigem tratamento especial;
	- inflamáveis: os produtos inflamáveis devem ser armazenados em ambientes próprios e isolados, projetados sob rígidas normas de segurança;
 - perecíveis: os produtos perecíveis devem ser armazenados segundo o método FIFO (First In First Out), ou seja 
Métodos de Armazenagem...
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Avisos de Advertências mais conhecidos...
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Armazenagem em Área Externa...
Devido a sua natureza, muitos materiais podem ser armazenados em áreas externas, contíguas ao Almoxarifado, o que diminui os custos e, em paralelo, amplia o espaço interno para materiais que necessitam de proteção em área coberta. 
Ex: materiais a granel, tambores e contentores, peças fundidas, chapas de metal e outros.
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Armazenagem com Coberturas Alternativas... 
galpão fixo: trata-se de galpão construído com perfilados de alumínio extrudado e 
 conexões de aço galvanizado, cobertos com laminado de PVC antichama, de 
 elevada resistência a rasgos, fungos e raios ultravioleta;
galpão móvel: as características da estrutura e da cobertura do galpão móvel são
 praticamente semelhantes às do fixo. Porém, a grande vantagem desse tipo de 
 galpão é a sua flexibilidade, ou seja, sua capacidade de deslocamento, permitindo a 
 manipulação de materiais por todos os cantos e eliminando a necessidade de 
 corredores.
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Armazenagem com Coberturas Alternativas...
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Armazenagem com Coberturas Alternativas...
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Armazenagem em Área Externa...
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Armazenagem com Utilização de Paletes...
O palete é uma plataforma disposta horizontalmente para carregamento, constituída de vigas, blocos ou uma simples face sobre os apoios, cuja altura é compatível com a introdução de garfos de empilhadeira, paleteira ou outros sistemasde movimentação, e que permite o arranjo e o agrupamento de materiais, possibilitando o manuseio, a estocagem, a movimentação e o transporte num único carregamento 
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Vantagens do Palete:
melhor aproveitamento do espaço disponível para armazenamento, utilizando-se totalmente o espaço vertical disponível, por meio do empilhamento máximo;
economia nos custos do manuseio de materiais, por meio da redução nos custos da mão-de-obra e do respectivo tempo normalmente necessário para as operações braçais;
possibilidade de utilização de embalagens plásticas ou amarração por meio de fitas de aço da carga unitária, formando uma só embalagem individual;
compatibilidade com todos os meios de transporte, quais sejam, terrestre, marítimo e aéreo;
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Vantagens do Palete:
facilita a carga, descarga e distribuição nos locais acessíveis aos equipamentos de manuseio de materiais;
permite disposição uniforme do estoque de materiais, o que, por sua vez, concorre para reduzir a obstrução nos corredores do armazém e pátios de descarga;
os paletes podem ser manuseados por uma grande variedade de equipamentos, como paleteiras, empilhadeiras, transportadores, elevadores de carga e até sistemas automáticos de armazenagem 
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Dificuldades na Utilização de Palete
utilização de embalagens não padronizadas;
pesos dos paletes;
vida curta e pragas que os atacam, quando fabricados em madeira.
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Tipos de Paletes:
palete de face simples: com duas entradas ou com quatro entradas;
palete de face dupla: com duas entradas ou com quatro entradas; 
Podem ser de:
Madeira;
Plástico;
Metal. 
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Palete de Face Simples e Dupla:
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Palete Convencional
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Distribuição...
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Distribuição...
É a atividade por meio da qual a empresa efetua as entregas de seus produtos, estando, por conseqüência, intimamente ligada à movimentação e ao transporte 
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Natureza dos Produtos a Transportar
carga geral: a carga geral deve ser consolidada para materiais com peso individual de até 4 toneladas;
carga a granel, líquida e sólida;
carga semi-especial: trata-se de materiais com dimensões e peso que exigem licença especial, porém no gabarito que permite tráfego em qualquer estrada;
carga especial: trata-se de uma variável da definição anterior, com a ressalva de que seu tráfego exige estudo de rota, para avaliar a largura das obras de arte e a capacidade das pontes e viadutos;
carga perigosa: os produtos classificados como perigosos englobam mais de 3.000 itens, estando codificados em nove classes, de acordo com norma internacional.
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Classificação da Distribuição:
distribuição interna: trata-se da distribuição de matérias-primas, componentes ou sobressalentes para manutenção, do almoxarifado ao requisitante, para continuidade 
 das atividades da empresa;
distribuição externa: trata-se da entrega dos produtos da empresa a seus clientes, tarefa que envolve o fluxo dos produtos/serviços para o consumidor final, motivo pelo qual adota-se a denominação de distribuição física.
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EQUIPAMENTOS PARA MANUSEIO DE MATERIAIS
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 O manuseio dos diversos materiais de um Almoxarifado pode ser efetuado:
manualmente: trata-se do manuseio mais simples e comum, efetuado pelo esforço físico de funcionários;
por meio de carrinhos manuais: trata-se de manuseio efetuado por meio de carrinhos impulsionados manualmente;
por meio de empilhadeiras: trata-se de um dos equipamentos mais versáteis para o manuseio de materiais. Não possui limitação de direção, movimentando-se horizontal e verticalmente e podendo ser elétrica ou com motores a gás, diesel ou gasolina, nos quais pode ser adaptada uma série de acessórios que os tornam funcionais;
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O manuseio dos diversos materiais de um Almoxarifado pode ser efetuado:
por meio de paleteiras: trata-se de um tipo de empilhadeira manual, que pode ser mecânica, hidráulica ou elétrica, estando, por conseguinte, limitada a manuseios horizontais;
por meio de pontes rolantes: trata-se de equipamento constituído de estrutura metálica, sustentada por duas vigas ao longo das quais a ponte rolante se movimenta; entre as duas vigas, sustentado pela estrutura, corre um carrinho com um gancho.
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DOCUMENTOS UTILIZADOS 
ficha de controle de estoque (para empresas ainda não informatizadas): destinado a controlar manualmente o estoque, por meio de apontamentos de quantidades correspondentes às entradas e saídas, como também propiciar o input para reposição, quando o nível atingir o ponto de ressuprimento;
ficha de localização (também para empresas ainda não informatizadas): utilizado para indicar as localizações onde o material está guardado, sendo ordenadas por ordem de código, em arquivos próprios;
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DOCUMENTOS UTILIZADOS
ficha de assinatura credenciada: documento utilizado para identificar os funcionários autorizados a movimentar o estoque, constando, além da assinatura do credenciado, sua qualificação na empresa;
comunicação de irregularidades: documento utilizado para esclarecer ao Fornecedor os motivos da devolução, quer no aspecto quantitativo, quer no aspecto qualitativo;
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DOCUMENTOS UTILIZADOS
relatório técnico de inspeção: documento utilizado para definir, sob o aspecto qualitativo, o aceite ou a recusa do material comprado do Fornecedor;
requisição de material: documento utilizado para retirada de material do Almoxarifado;
devolução de material: documento utilizado para devolver ao estoque do Almoxarifado as quantidades de material porventura requisitadas além do necessário.
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PERFIL DO ALMOXARIFE 
Seja honesto;
Qualificado;
Comprometido;
Leal;
Disciplinado;
Que se possa confiar.
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Exercícios
Case