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Estrutura Organizacional Danielle Stelzer Estrutura Organizacional 2 Sumário Introdução ....................................................................................................... 03 Objetivos ......................................................................................................... 04 Estrutura do Conteúdo .................................................................................. 04 Estrutura Organizacional Tópico 1: Definição ......................................................................................... 05 Tópico 2: Modelo de Análise de Estrutura de Drucker .................................... 06 Tópico 3: Organograma ................................................................................... 07 Tópico 4: Funcionograma ............................................................................... 08 Tópico 5: Projeção de Estruturas Organizacionais ......................................... 09 Tópico 6: Estágios de Evolução da Estrutura Organizacional ........................ 11 Tópico 7: Estruturas Tradicionais ..................................................................... 11 7.1 Estrutura Linear ou Militar .......................................................... 12 7.2 Estrutura Funcional .................................................................... 13 7.3 Estrutura Staff and Line (Apoio e Linha) .................................... 14 Tópico 8: Estrutura Moderna .......................................................................... 15 8.1 Estrutura Divisional .................................................................... 15 Tópico 9: Estruturas Contemporâneas ............................................................ 16 9.1 Estrutura por Projeto .................................................................. 17 9.2 Estrutura Matricial ...................................................................... 18 Tópico 10: Estruturas de Alto Desempenho .................................................... 19 10.1 Estrutura de Equipes ................................................................ 20 10.2 Estrutura de Redes ou Virtuais.................................................. 21 Tópico 11: Departamentalização ..................................................................... 22 11.1 Departamentalização Funcional ............................................... 23 11.2 Departamentalização Divisional ................................................ 24 Resumo ........................................................................................................... 25 Leitura Complementar ................................................................................... 26 Referências Bibliográficas ............................................................................ 27 Estrutura Organizacional 3 Seja bem-vindo(a) ao conteúdo “Estrutura Organizacional”. A organização de uma empresa é algo complexo, que exige ordenação e agrupamento de atividades e recursos que possibilitem o alcance de resultados positivos. A estrutura organizacional, representada formalmente pelo organograma, é a maneira como as empresas se pronunciam na condução de suas atividades e é muito importante para qualquer tipo de organização, seja ela de pequeno, seja de médio ou grande porte, pois se relaciona com a distribuição de atribuições aos colaboradores e, para isso, devem ser avaliados vários critérios. Além disso, o modelo de estrutura organizacional adotado deve estar alinhado com os objetivos e estratégias estabelecidos pela organização, atuando como ferramenta básica para alcançar as situações almejadas e para concretização do processo organizacional. Estrutura Organizacional 4 Estrutura do Conteúdo Objetivo sAo final deste conteúdo, esperamos que você seja capaz de: 1. Identificar os tipos de estrutura organizacio- nal; 2. Optar pelo modelo de estrutura organiza- cional que se enquadre com os objetivos e es- tratégias adotadas pela empresa; 3. Identificar a melhor forma de departamen- talizar. Para melhor compreensão do conteúdo estuda- do, este material está dividido nos seguintes tópicos: 1. Definições 2. Modelo de Análise de Estrutura de Drucker 3. Organograma 4. Funcionograma 5. Projeção de Estruturas Organizacionais 6. Estágios de Evolução das Estruturas Orga- nizacionais 7. Estruturas Tradicionais 8. Estrutura Moderna 9. Estruturas Contemporâneas 10. Estruturas de Alto Desempenho 11. Departamentalização Estrutura Organizacional 5 1. Definição Segundo Cury (2012), a estrutura organizacional compreende a disposição das diversas unidades que compõem a empresa — departamentos, divisões, seções etc. — e as relações entre superiores e subordinados. Deve abranger os deveres, responsabilidades, os sistemas de autoridade e de comunicações existentes. Atingir metas organizacionais; Assegurar que os indivíduos se conformem às exigências da organização; Atingir metas organizacionais; Assegurar que os indivíduos se conformem às exigências da organização; Determinar o fluxo de informação para a tomada de decisão; Estabelecer quais posições têm mais poder sobre outras. Estabelecer quais posições têm mais poder sobre outras. É composta por partes físicas da empresa (edifícios, unidades de trabalho), relacionadas ao espaço físico e equipamentos utilizados, e dos elementos de trabalho, referindo a palavra “estrutura” às diversas operações do processo de produção, como a organização do trabalho e o processo produtivo. Determinar o fluxo de informação para a tomada de decisão; Estrutura Organizacional 6 2. Modelo de Análise de Estrutura de Drucker Segundo Cury (2012 apud Drucker, 1964), um modelo de estudo de estrutura deve envolver as seguintes fases: Análise das atividades: qual o trabalho que se deve fazer? Quais tipos de tarefas podem ser agrupados? Qual a importância de cada atividade. Tais questões permitem a análise das atividades desenvolvidas dentro de cada órgão, favorecendo o desenho de uma estrutura que atenda aos objetivos da organização. Análise das decisões: qual o trabalho que se deve fazer? Quais tipos de tarefas podem ser agrupados? Qual a importância de cada atividade? Análise das relações: qual o trabalho que se deve fazer? Quais tipos de tarefas podem ser agrupados? Qual a importância de cada atividade? A origem das decisões precisa ser previamente determinada através da delegação de poder, para que não haja problemas que afetem o desempenho da empresa. A análise das relações é indispensável tanto para a decisão sobre qual tipo de estrutura será adotada quanto para a tomada de decisão sobre a correta distribuição e alocação dos recursos humanos. Estrutura Organizacional 7 3. Organograma Os organogramas são gráficos universais que representam a estrutura da organiza- ção. Mostram como estão dispostas as unidades funcionais, a hierarquia e as relações de comunicação existentes entre os departamentos. Os órgãos ou departamentos são unidades administrativas com funções bem defi- nidas. Exemplos: Tesouraria, Departamento de Compras, Gerência Administrativa, Se- cretaria, dentre outros. Tais órgãos devem possuir um responsável, cujo cargo pode ser chefe, supervisor, gerente, coordenador, diretor, líder etc. De acordo com Cury (2012), o organograma deve representar: • os órgãos que compõem a organização; • as funções desenvolvidas pelos órgãos; • as relações de interdependência entre os órgãos; • os níveis administrativos que compreen- dem a empresa; • as linhas dehierarquia. Acesse o Recurso Multimídia e veja o infográfico animado sobre alguns pontos importantes na criação de um organograma. Conteúdo On-line Estrutura Organizacional 8 4. Funcionograma O funcionograma é um gráfico que amplia as partes setoriais de um organograma, tendo como finalidade principal o detalhamento das atividades que compõem uma função. Procura dar uma ideia geral da missão de cada órgão da empresa, ou seja, esclarecer os motivos pelo qual determinado órgão existe. O responsável pelo órgão institui módulos através dos quais são identificadas as atividades pertinentes a cada processo. Esses módulos não figuram no organograma; somente a função geral do órgão. São utilizados apenas em sua ambiência externa, visando a uma melhor distribuição das atividades/tarefas entre os subordinados, evitando que um mesmo colaborador esteja integrado na execução de diferentes tarefas. Um funcionograma pode apresentar diversas vantagens em sua utilização: A determinação de layout A padronização de fluxos A facilitação da distribuição do trabalho Os funcionogramas devem ser incluídos no manual de organização para que haja um conhecimento mais profundo da organização. É por intermédio do funcionograma que se criam condições de iniciar o processo de análise funcional, possibilitando, assim, que as tarefas sejam racionalmente distribuídas. Estrutura Organizacional 9 - Controle de Qualidade; - Fabricação de Componentes; - Controle de Estoque de Matéria- -Prima; - Montagem de Controle de Produ- ção; - Programação e Controle de Pro- dução; - Manutenção Preventiva e Corretiva de Máquinas e Equipamentos; - Controle de Produtos Acabados; - Controle de Tempos e Movimentos. - Controle de Vendas; - Atendimento ao Consumidor; - Concursos para Au- mento das Vendas; - Programação de Vendas; - Pós-Vvnda; - Elaboração e Execução de Campanhas Publicitárias; - Operação da Central de Reclamações; - Pesquisa de Mercado. - Admissão de Funcionários; - Cobrança; - Contas a Pagar; - Cálculo e Elaboração da Folha de Pagamento; - Controle de Horas Trabalhadas; - Portaria e Recepção; - Serviço de Copa; - Relações com Bancos; - Contabilidade Fiscal; - Limpeza e Conservação; - Tesouraria; - Correspondência. 5. Projeção de Estruturas Organizacionais A mudança na estrutura organizacional é um processo complexo, que envolve os níveis estratégico, tático e operacional. O processo mais simples, adaptado de Mahler (1973), é composto por cinco etapas: fixação dos objetivos estratégicos, identificação dos maiores obstáculos para a empresa, elaboração de estruturas alternativas, teste das alternativas e escolha da melhor alternativa. Diretoria Dpto. de Produção Dpto. Comercial Dpto. Adm./ Financeiro Fixação dos objetivos estratégicos A primeira etapa consiste em determinar quais são os objetivos estratégicos da organização, considerando os aspectos de crescimen- to, desenvolvimento e diversificação da empresa. Dessa forma, é pos- sível mensurar resultados futuros. Estrutura Organizacional 10 Identificação dos maiores obstáculos para a empresa Nesta fase, efetua-se um estudo minucioso das possíveis difi- culdades a serem enfrentadas pela organização, que poderão levar à mudança/reorganização da estrutura. Teste das alternativas O objetivo desta etapa é avaliar as vantagens das diversas op- ções de estrutura apresentadas na fase anterior e o seu reflexo na força de trabalho. Escolha da melhor alternativa Por fim, a alta direção opta pela estrutura que otimizará o alcan- ce dos objetivos organizacionais, previamente definidos no processo de mudança, aumentando, assim, a efetividade da empresa. Leia o artigo Estrutura Organizacional — Influência da estrutura na eficiência da organização de acordo, de Veridiana Oliveira, disponível na seção “Leitura Complementar”. Estrutura Organizacional 11 6. Estágios de Evolução das Estruturas Organizacionais A efetividade de uma empresa, possibilitando seu crescimento, depende da formulação da sua estratégia que irá proporcionar direção à organização, fazendo com que os desígnios previstos sejam alcançados. Assim, entende-se que as organizações adaptam- se às mudanças ambientais, passando por três estágios de adaptação estratégica: Ênfase nas decisões estratégicas: a empresa se prepara para adotar uma nova estratégia, visando enfrentar as mudanças ambientais. Busca-se uma estratégia excelente.Decisão Ênfase nas decisões operacionais: construção de facilitadores, como: programas de produção, desenvolvimento de novos canais de distribuição etc.Decisão Ênfase nas decisões administrativas: relação harmônica entre a nova estratégia e a estrutura administrativa, criando uma nova estrutura compatível com a nova estratégia e com o negócio da organização.Decisão 7. Estruturas Tradicionais Existem diversas formas estruturais, de caracterís- ticas relevantes e diferentes representações gráficas. Normalmente, quando em seu estágio inicial, ou seja, quando iniciam-se os trabalhos em determinada em- presa, esta adota um modelo de estrutura simples. Nesse modelo, a coordenação é feita pela supervisão direta e quase todas as decisões são tomadas pelo exe- cutivo principal, tornando, assim, o processo de tomada de decisão mais rápido. Estrutura Organizacional 12 Possui baixo grau de departamentalização ou, por vezes, nenhum. Há pouca forma- lização, as funções são flexíveis, a comunicação é informal e direta entre os colaborado- res, não há especialização de tarefas e há pouca padronização de processos. O organograma pode ser representado conforme abaixo: Gestor Colaboradores Fonte: do autor. 7.1 Estrutura Linear ou Militar É baseada na organização do exército, tendo como característica uma única chefia como fonte de autoridade. Geralmente utilizada em organizações burocráticas e com alto grau de formalismo. Dentre as vantagens em sua utilização estão a fácil transmissão de ordens e recebimento de informações e a definição clara dos deveres e responsabilidades. Pode apresentar desvantagens. Por ser uma organização rígida, não favorece o espírito de cooperação e, devido a uma única fonte de autoridade, exige chefes excepcionais. Abaixo, um modelo de estrutura linear, proposto por Cury (2012): Gestor Gerência de Serviço Recursos Humanos Financeiro Gerência Industrial Comercial Planejamento Estrutura Organizacional 13 7.2 Estrutura Funcional As pessoas são agrupadas em departamentos pelas habilidades similares e atividades comuns de trabalho, como em um departamento de contabilidade, compras ou finanças, e um único colaborador pode receber ordens de um ou mais superiores. Este tipo de estrutura é mais utilizada em linhas de produção ou montagem e apresenta como vantagens a valorização da especialização, adaptação das aptidões à função e o trabalho em equipe. Como desvantagem, requer maior habilidade gerencial. Baseado na técnica de supervisão funcional, prevalecendo a especialização, o organograma pode ser representado conforme segue: Gerência de Fábrica Supervisor de Planejamento Recursos Humanos Financeiro Supervisor de Execução Comercial Planejamento 1 2 3 Linha de Montagem Estrutura Organizacional 14 7.3 Estrutura Staff and Line (Apoio e Linha) Abaixo, seguem as características da estrutura linear, porém existem órgãos de staff junto aos gerentes de linha. Os órgãos de staff têm a função de apoio, assessoria e aconselhamento, assim, não são necessários chefes excepcionais. O staff tem autoridade de ideias, não tendo autoridade funcional dentro dos órgãos, salvo quanto ao pessoal que compõe a sua estrutura interna. Tal modelo de estrutura possibilita um melhorcontrole de qualidade e favorece a execução do trabalho dos gerentes de linha, porém, suas sugestões podem ser confundidas com ordens, fazendo com que a execução reaja contra o staff. Estrutura Organizacional 15 Departamento de Apoio Divisão de Documentação Seção de Arquivo e Protocolo Seção de Digitação Divisão de Administração de Bens Seção de Administra- ção e Bens Móveis Seção de Administração e Bens Imóveis Assessoria de Planejamento e Controle Assessor Jurídico Assessor Jurídico 8. Estrutura Moderna Considerando os estágios evolutivos das organizações, sua maior complexidade e necessidade de diferenciação, foram desenvolvidas novas alternativas estruturais que atendessem às novas demandas e objetivos. 8.1 Estrutura Divisional São estruturas existentes em unidades de maior flexibilidade operacional; possuem diversos segmentos de produtos ou serviços. Vantagens: Possibilidade de controlar uma grande variedade de negócios; Condições para a atribuição de responsabilidades e para a rotação de funções, gerando motivação dos colaboradores; Vantagens: Possibilidade de controlar uma grande variedade de negócios; Condições para a atribuição de responsabilidades e para a rotação de funções, gerando motivação dos colaboradores. Estrutura Organizacional 16 Desvantagens: Custos elevados, pela duplicidade de órgãos. Redução de flexibilidade organiza- cional. Gerente Geral da Divisão (produto x) Vendas Marketing Finanças Recursos Humanos Esta estrutura está representada graficamente pelo organograma abaixo: 9. Estruturas Contemporâneas Em grandes organizações, podemos encontrar quaisquer tipos de estruturas organizacionais. Cury (2012) ressalta que: A rapidez dos acontecimentos, somada às profundas mudanças de ordem social, à progressiva penetração do governo e a dificuldade em obter créditos para promo- ver mudanças tornam difícil qualquer previsão. Assim, fica evidente a necessidade constante de revisão das estratégias elaboradas e, consequentemente, das estruturas organizacionais adotadas. Por essa razão, novos modelos de estrutura foram desenvolvidos. Desvantagens: Custos elevados, pela duplicidade de órgãos. Redução de flexibilidade organiza- cional. Estrutura Organizacional 17 9.1 Estrutura por Projeto Projetos podem ser entendidos como um grupo de atividades que tem tempo determinado e data de início e fim. As estruturas por projeto visam ao agrupamento em resultados quanto a um ou mais projetos. Apresentam como vantagem uma única unidade de direção voltada ao desenvolvimento do projeto, fazendo com que o gestor tenha total autoridade no controle de recursos do projeto. Ainda assim, pode não ser bem aceita pela organização permanente, devido ao seu caráter temporário. Outra desvantagem está diretamente ligada ao caráter temporário dos projetos, o que gera insegurança aos colaboradores que compõem os projetos em virtude da instabilidade no emprego. Apresenta-se da seguinte forma: Diretoria Gerência de Projetos A Gerência de Projetos C Gerência de Projetos B Analista 1 Analista 1Analista 1 Analista 2 Analista 2Analista 2 Estrutura Organizacional 18 9.2 Estrutura Matricial Denominada organização em grade ou matriz, envolve cadeias de comando funcionais e divisionais simultaneamente na mesma parte da organização. Estrutura mista utilizada quando a organização deseja obter os benefícios divisionais e manter a especialidade técnica das unidades funcionais. É mais utilizada em empresas que desenvolvem vários produtos/linhas de produtos. Vantagens: Trabalho em equipe; Equilíbrio de objetivos, pela atenção dispensada tanto às áreas funcionais- quanto aos produtos. Desvantagens: Insegurança entre os Colaboradores; Conflito de autoridade devido à existência de dois gestores: um funcional e um divisional. Estrutura Organizacional 19 Sua representação gráfica apresenta o seguinte layout: Presidência Produção Vendas Financeiro Gestão de Pessoas Fábrica A Fábrica A Fábrica A Equipe A Equipe B Equipe C Fundos A Fundos B Fundos C Grupo A Grupo B Grupo C Produto 1 Produto 2 Produto 3 10. Estruturas de Alto Desempenho Desde a Experiência de Hawthorne, proposta por Elton Mayo, em 1927, as organizações buscam trabalhar em grupos ou equipes, visando à velocidade nas operações, foco no cliente, aumento da criatividade, aprendizagem e desenvolvimento organizacional. Para atender a essa necessidade, surgiram novos modelos de estrutura que melhorem a motivação e a comunicação entre os colaboradores. Acesse o Recurso Multimídia e veja o vídeo sobre como os mo- delos de estrutura tradicionais, modernos, contemporâneos e de alto desempenho, podem influenciar na produtividade organizacional. Conteúdo On-line Estrutura Organizacional 20 10.1 Estrutura de Equipes Modelo que torna as organizações mais flexíveis e ágeis no ambiente global e competitivo. É indicado quando existe uma necessidade intensa de flexibilidade e/ou rapidez no andamento de certos projetos ou tarefas para atender a requisitos especiais dos clientes, desenvolver novos produtos ou implementar campanhas de marketing e quando é preciso obter, simultaneamente, insumos de diferentes partes da organização para completar uma parte do trabalho. Sua representação gráfica pode figurar como o exemplo a seguir: Diretoria Executiva Gerente de Compras Gerente de Marketing Gerente de Projetos Gerente Financeiro Gerente Comercial Gerente de Operações Estrutura Organizacional 21 10.2 Estrutura de Redes ou Virtuais A estrutura em rede (network structure) significa que a organização desagrega suas principais funções em companhias separadas, que são interligadas por uma pequena organização central. Isso possibilita conciliar a eficiência com a descentralização, com o aproveitamento de efeitos sinergéticos, partilhando recursos entre si e com outros setores. É o caso das holdings (empresa que detém a posse majoritária de ações de outras empresas, centralizando o controle sobre elas) e de empresas que terceirizam seu processo de produção, como as montadoras de automóveis. Empresa Empresa Empresa Empresa Empresa Empresa Empresa Externa Empresa ExternaSEDE Estrutura Organizacional 22 11. Departamentalização Para Araújo (2001), o conceito de departamentalizar visa “agrupar atividades em frações organizacionais definidas segundo um dado critério, visando à melhor adequação da estrutura organizacional e sua dinâmica de ação.” Em outras palavras, a departamentalização propende dividir a organização em partes menores, visando a uma melhor adequação dos objetivos. Partindo da especialização, a departamentalização visa a um aproveitamento dos recursos de forma mais eficiente, a fim de controlar e/ou coordenar as responsabilidades e os conflitos de interesses existentes nas organizações, a partir da delegação de poder e da integração do ambiente externo com a organização. Para evitar problemas na hora de decidir como departamentalizar, pode-se seguir certos princípios: Princípio do maior uso — o departamento que faz maior uso de uma atividade deve tê-la sob sua jurisdição. Princípio do maior interesse — o departamento que tem maior interesse pela atividade deve supervisioná-la. Princípio da sepa- ração e do controle — as atividades do controle devem estar separadas das ativi- dades controladas. Princípio da supressão da concorrência — eliminar a concorrência entre departamentos, agrupando atividades correlatas no mesmo departamento. Estrutura Organizacional 23 O processo de departamentalização pode ser implementado de váriasmaneiras: por funções, pela geografia da organização, pelos clientes em questão, por processos, serviços e produtos e até por projetos, em consonância com o modelo de estrutura organizacional adotado. Ao optar por um tipo de departamentalização, seja para uma nova empresa ou para alterar o tipo existente, é preciso levar em consideração o CUSTO da nova estrutura. Importante 11.1 Departamentalização Funcional Os departamentos são agrupados de acordo com as funções da empresa. Exemplo: se uma empresa possui funções de produção e vendas, ela deverá agrupar suas atividades em departamentos de produção e vendas. Vale ressaltar que não existe uma denominação específica para os departamentos criados na empresa. Vai depender do ramo de atividade. Chiavenato (2004) explica que “uma indústria pode utilizar, em sua departamentalização, termos como produção, vendas e finanças; já uma empresa atacadista poderá utilizar outras denominações para funções parecidas, como compras, vendas e finanças”. Estrutura Organizacional 24 A departamentalização tem suas origens na Teoria Clássica, corrente iniciada pelo teórico francês Henri Fayol, que pregava a ên- fase na Estrutura Organizacional como forma de aumentar a eficiên- cia e aprimorar as relações entre cada segmento de uma empresa. 11.2 Departamentalização Divisional Cria departamentos formados por um agrupamento de divisões que são autossufi- cientes para produzir um produto/serviço de acordo com os resultados organizacionais. Indicada em organizações que produzem diferentes produtos ou serviços para diferentes mercados e clientes. Pode ser baseada em: produtos ou serviços, localização geográfica, clientes, proces- sos e projetos. Departamentalização geográfica ou territorial — agrupamento de atividades localizadas na mes- ma região. Exemplo: regionais de vendas. Departamentalização por projetos — atribuição temporária de atividades e pessoas a projetos. Exemplo: empresas de consultoria/auditoria. Departamentalização por produto ou servi- ço — agrupamento segundo as atividades inerentes a cada um dos produtos/serviços. Exemplo: hospitais. Departamentalização por pro- cessos — agrupadas segundo as etapas do processo de produção. Exemplo: indústrias. 01 02 05 03 04 Departamentalização por clientes — agru- pamento pelas necessidades variadas dos clientes. Exemplo: lojas de departamentos. Estrutura Organizacional 25 Neste conteúdo, estudamos os tipos de estrutura organizacional e de departamenta- lização que podem ser adotados pelas organizações. Vale lembrar que não existe um pa- drão, um modelo que obrigatoriamente seja adotado por determinada empresa; isso inde- pende de suas atividades. Cada organização irá optar pelo modelo que melhor se adeque às suas operações e que seja um facilitador do alcance dos objetivos organizacionais. Vimos que o organograma é a representação gráfica da estrutura organizacional, considerado como formal, oficial e válido nas organizações. É uma ferramenta de estudo dos órgãos existentes nas empresas. A constituição de um órgão ou departamento é caracterizada pelo conjunto de cargos que possuem uma autoridade formalmente determinada, a fim de executar as atividades estabelecidas. Quando o administrador distribui o trabalho, está delegando autoridade aos chefes ou líderes de cada órgão, permitindo que eles conduzam a sua administração. Por fim, avaliamos o aprendizado sobre os diferentes tipos de estrutura organizacio- nal e departamentalização e suas características. Estrutura Organizacional 26 Para obter mais informações sobre o desenvolvimento do que foi estudado, sugerimos a leitura do seguinte texto: OLIVEIRA, Veridiana. Estrutura Organizacional — Influência da estrutura na eficiência da organização de acordo. Disponível em: <http://www.administradores.com.br/artigos/marketing/estrutura-organiza- cional-influencia-da-estrutura-na-eficiencia-da-organizacao-de-acordo/62071/>. Acesso em 10 abr. 2015. Estrutura Organizacional 27 ARAUJO, L.C.G de. Organização, Sistemas e Métodos e as Modernas Ferramentas de Gestão Organizacional. v. 1. 5. Ed. São Paulo: Atlas, 2011. CARREIRA, D. Organização, Sistemas e Métodos: ferramentas para racionalizar as rotinas de trabalho e a estrutura organizacional da empresa. São Paulo: Saraiva, 2009. CHIAVENATO, I. Introdução à Teoria Geral da Administração. 7ª ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2004. CURY, A. Organização e Métodos: uma visão holística (perspectiva comportamental e abordagem contingencial). 8ª ed. São Paulo: Atlas, 2012. Projeto de Mudança Organizacional Danielle Stelzer Projeto de Mudança Organizacional 2 Sumário Introdução ....................................................................................................... 03 Objetivos ......................................................................................................... 04 Estrutura do Conteúdo .................................................................................. 04 Projeto de Mudança Organizacional Tópico 1: Mudança Organizacional .................................................................. 05 Tópico 2: Proposta de Projeto de Mudança Organizacional ............................. 06 Tópico 3: Apresentação da Proposta ................................................................ 09 Tópico 4: Projeto de Mudança Organizacional ................................................ 10 Tópico 5: Fases do Projeto de Mudança Organizacional ................................. 12 5.1 Workshop: Início do Projeto ........................................................ 12 5.2 Preparação dos Instrumentos de Coleta de Dados .................... 13 5.3 Seleção de Conceitos ................................................................. 14 5.4 Coleta de Dados ......................................................................... 14 5.5 Segundo Workshop: Validação dos Dados ................................. 14 5.6 Diagnóstico ................................................................................. 14 5.7 Propostas de Mudanças ............................................................. 14 5.8 Plano de Ação (PA) ..................................................................... 15 5.9 Retorno do Investimento ............................................................. 15 5.10 Detalhamento das Propostas de Mudança Aprovadas ............. 15 5.11 Implantação das Propostas de Mudança ................................. 16 5.12 Acompanhamento dos Resultados .......................................... 16 5.13 Terceiro Workshop: Apresentação dos Resultados .................. 16 Resumo ........................................................................................................... 17 Leitura Complementar ................................................................................... 18 Referências Bibliográficas ............................................................................ 19 Projeto de Mudança Organizacional 3 Seja bem-vindo(a) ao conteúdo “Projeto de Mudança Organizacional”. Promover uma mudança em uma organização não é algo tão simples como possa parecer. Para mudar, é preciso constituir um minucioso planejamento, que irá nortear todo o processo de condução da mudança. Ademais, diversos fatores precisam ser levados em consideração, dentre eles a criação de uma cultura organizacional favorável a esse processo de mudança. Carreira (2009) ressalta que é por intermédio de um projeto de mudança organizacional (PMO) que os processos são racionalizados, os cargos são criados, os perfis profissional e psicológico são desenhados, as bases de dados são criadas e relacionadas, o layoutadministrativo planejado, a estrutura organizacional é construída e os manuais de procedimentos são escritos. Bons estudos! Projeto de Mudança Organizacional 4 Estrutura do Conteúdo Objetivo sAo final deste conteúdo, esperamos que você seja capaz de: 1. Desenvolver um projeto de mudança na or- ganização; 2. Identificar os pontos fortes e fracos e defici- ências de um sistema; 3. Tornar os processos organizacionais mais ágeis e flexíveis. Para melhor compreensão do conteúdo estuda- do, este material está dividido nos seguintes tópicos: 1. Mudança Organizacional 2. Proposta de Projeto de Mudança Organiza- cional 3. Apresentação da Proposta 4. Projeto de Mudança Organizacional 5. Fases do Projeto de Mudança Organizacional Projeto de Mudança Organizacional 5 1. Mudança Organizacional A mudança é consequência natural da evolução, porém causa temor devido aos impactos causados e à resistência gerada. As forças que surgem em consequência dessa resistência, se não neutralizadas, provocam oposições à mudança do status quo. Mudança Organizacional Processos Estratégia Melhorias Motivação Redução de Custos Trabalho em equipe Considerando o enredamento do mercado no que diz respeito à competitividade, as organizações, visando à manutenção da sua competitividade, devem buscar continuamente a excelência dos seus processos através da eficiência e eficácia. Porém, nem sempre é tão simples alcançar esse objetivo, por isso é preciso, inicialmente, corrigir as disfunções organizacionais para que a empresa possa ser organizada ou reorganizada. Projeto de Mudança Organizacional 6 Intenso uso de automatização — visando ao aumen- to da produtividade, redução de custos e aumento da eficiência, as empresas buscam racionalizar seus processos através do uso de tecnologia de ponta. Redução do quadro de pessoal — promove a mu- dança na cultura e clima, por conta da desmotivação. Terceirização ou outsourcing — a terceirização é uma alternativa para muitos empresários, visando à redução de custos e de processos burocráticos. Atividade-fim não pode ser terceirizada, porém ao terceirizar ativida- des-meio, acabam substituindo colaboradores internos. Fusões e alianças estratégicas — essa mudança irá alterar toda a estrutura organizacional, já que duas ou mais empresas juntam seus patrimônios, forman- do uma nova sociedade. Downsizing — visa à eliminação de processos des- necessários na empresa, envolvendo demissões, redução de custos, reestruturação organizacional e achatamento da estrutura através da redução dos níveis hierárquicos. No artigo publicado por PERIARD, Gustavo, Downsizing – O que é e como funciona, você vai encontrar um pouco sobre a técnica da Administração que tem como objetivo principal eliminar a burocracia corporativa desnecessária. Disponível na sessão Leitura Complementar. 2. Proposta de Projeto de Mudança Organiza- cional Segundo Carreira (2009), para realizar um projeto de mudança organizacional é necessário alocar recursos humanos para constituir a equipe de trabalho; recursos orçamentários para cobrir despesas; recursos materiais; recursos tecnológicos e espaço físico. Projeto de Mudança Organizacional 7 Para que esses recursos sejam obtidos, o administrador deverá preparar uma proposta de PMO e apresentá-la à diretoria, e somente após a aprovação poderá dar início ao projeto. Os itens que devem compor a proposta estão relacionados nos tópicos a seguir. Objetivo: informar, de forma clara, onde o projeto pre- tende chegar. Antecedentes: histórico da situação, apresentando os fatos que levaram à necessidade do projeto. Metodologia: tipo de abordagem adotada e quais se- rão as ferramentas utilizadas. Equipe de trabalho: como coordenador do projeto, o administrador deverá montar uma equipe de trabalho inter- na, externa ou mista. Projeto de Mudança Organizacional 8 Cronograma: calcular em dias úteis o tempo necessário para a realização do PMO. Prazo de entrega: calcular em dias úteis e assegurar uma margem de 20% para esse prazo. O prazo deve fazer parte do contrato e está sujeito à multa no caso de descum- primento. Custo: despesas com equipe, despesas administrativas (transporte, alimentação, diárias, material, mobiliário, máqui- nas etc.), encargos sociais. Condições de pagamento: variam de acordo com o tempo de execução e despesas. Normalmente são efetua- dos em parcelas. Produto do trabalho: informar qual o produto final do projeto. Detalhar a informação para que possam surgir me- nos dúvidas quanto à sua composição. Projeto de Mudança Organizacional 9 3. Apresentação da Proposta A apresentação da proposta deverá ser feita em um evento devidamente organizado, planejando: Escolha da data e horário do evento — usualmente, escolhe-se terças, quartas ou quintas, pois as segundas são utilizadas para o planejamento da semana e às sextas os colaboradores já estão fatigados. Local — escolher a sala de reunião da empresa ou um espa- ço externo destinado às convenções. Seleção dos participantes— o presidente decidirá quem participará do evento, fazendo convites nominais. Tradução simultânea— caso haja algum participante estrangeiro, o serviço de tradução deverá ser contratado. Tempo de apresentação— não deve ser superior a 45 minutos. Recursos utiliza- dos— pôsteres, data show, iluminação. Café da manhã — deverá ser preparado antes do início do evento. É um momento de descontração e integração dos convidados. Tempo de apresenta- ção — não deve ser superior a 45 minutos. Metodologia da apre- sentação — o presi- dente deverá abrir o evento, passando a palavra ao coorde- nador do projeto. Perguntas e respos- tas— abrir espaço para perguntas e respostas ao final do evento. Registrar o evento — coletar informações sobre as expectativas dos participantes com relação ao projeto. Agradecimento e avaliação — o presidente poderá agradecer aos participantes através de e-mail. Escolha da data e horário do evento — usualmente, escolhe-se terças, quartas ou quintas, pois as segundas são utilizadas para o planejamento da semana e às sextas os colaboradores já estão fatigados. Local — escolher a sala de reunião da empresa ou um espa- ço externo destinado às convenções. Seleção dos participantes— o presidente decidirá quem participará do evento, fazendo convites nominais. Tradução simultânea— caso haja algum participante estrangeiro, o serviço de tradução deverá ser contratado. Tempo de apresentação— não deve ser superior a 45 minutos. Recursos utiliza- dos— pôsteres, data show, iluminação. Café da manhã — deverá ser preparado antes do início do evento. É um momento de descontração e integração dos convidados. Tempo de apresenta- ção — não deve ser superior a 45 minutos. Metodologia da apre- sentação — o presi- dente deverá abrir o evento, passando a palavra ao coorde- nador do projeto. Perguntas e respos- tas— abrir espaço para perguntas e respostas ao final do evento. Registrar o evento — coletar informações sobre as expectativas dos participantes com relação ao projeto. Agradecimento e avaliação — o presidente poderá agradecer aos participantes através de e-mail. Projeto de Mudança Organizacional 10 4. Projeto de Mudança Organizacional O PMO é um projeto de mudança responsável pelas atividades gerenciais necessárias para que os projetos sejam realizados com sucesso, onde todas as atividades são planejadas, organizadas, conduzidas e controladas. Acesse o Recurso Multimídia e veja o vídeo sobre como transformar seu PMO em um agente de mudança organizacional. Conteúdo On-line Projeto de MudançaOrganizacional 11 O PMO somente será iniciado posteriormente à aprovação da proposta de projeto. Após, algumas providências precisam ser tomadas para que o trabalho seja iniciado: O coordenador deverá requerer a prepara- ção da sala de trabalho, solicitando mesa de reunião, estação de trabalho, softwares especializados, impressora, arquivos, qua- dro de avisos e telefone. Preparação da sala de trabalho O coordenador deverá requerer a prepara- ção da sala de trabalho, solicitando mesa de reunião, estação de trabalho, softwares especializados, impressora, arquivos, qua- dro de avisos e telefone. Preparação da equipe Deverá ser composta por profissionais de diversas formações, padronizando os con- ceitos e oferecendo treinamento para uso das ferramentas e softwares. Deverá ser composta por profissionais de diversas formações, padronizando os con- ceitos e oferecendo treinamento para uso das ferramentas e softwares. Criação de grupos de trabalho É preciso agrupar os membros da equipe, que deverá contar com um especialista e um par de auxiliares de pesquisa. Criação de grupos de trabalho É preciso agrupar os membros da equipe, que deverá contar com um especialista e um par de auxiliares de pesquisa. Distribuição do trabalho Cabe ao coordenador do projeto, respei- tando o conhecimento técnico dos grupos de trabalho. Distribuição do trabalho Definição das abordagens De posse dos dados e informações necessários, definir as abordagens de gestão e ação, utilizando os dados co- letados quando da elaboração da pro- posta. De posse dos dados e informações necessários, definir as abordagens de gestão e ação, utilizando os dados co- letados quando da elaboração da pro- posta. SoftwaresO coordenador do projeto deverá definir quais os softwares e versões a serem utilizados na coleta de dados. Detalhamento do cronograma Detalhar o cronograma apresentado na proposta, especificando as atividades a serem realizadas em cada fase, a rela- ção dos entrevistados etc. Instrumentos de mensuração Informar os instrumentos que irão con- trolar os grupos de trabalho, a fim de as- segurar que o projeto cumpra o prazo. Informar os instrumentos que irão con- trolar os grupos de trabalho, a fim de as- segurar que o projeto cumpra o prazo. Formação da equipe de apoio O coordenador deverá formar uma equipe de apoio para dar assistência operacional e técnica aos grupos de trabalho (TI e Operacional) É preciso agrupar os membros da equipe, que deverá contar com um especialista e um par de auxiliares de pesquisa. Cabe ao coordenador do projeto, respei- tando o conhecimento técnico dos grupos de trabalho. O coordenador do projeto deverá definir quais os softwares e versões a serem utilizados na coleta de dados. Detalhar o cronograma apresentado na proposta, especificando as atividades a serem realizadas em cada fase, a rela- ção dos entrevistados etc. Informar os instrumentos que irão con- trolar os grupos de trabalho, a fim de as- segurar que o projeto cumpra o prazo. O coordenador deverá formar uma equipe de apoio para dar assistência operacional e técnica aos grupos de trabalho (TI e Operacional) Projeto de Mudança Organizacional 12 5. Fases do Projeto de Mudança Organizacional Após a preparação do pessoal, da infraestrutura e dos conceitos, é chegado o momento de dar o primeiro passo no projeto, adotando as fases delineadas a seguir: Acesse o Recurso Multimídia e veja o vídeo sobre inovação e mudança organizacional. Conteúdo On-line 5.1 Workshop: Início do Projeto Workshop é uma reunião de trabalho planejada que tem como objetivo atrair todas as pessoas que participarão do projeto. Podem ser utilizados meios de comunicação, como: e-mail, quadro de avisos, intranet ou home page. Devem ser trabalhadas a apresentação da equipe, da proposta de trabalho e da sala de trabalho. Projeto de Mudança Organizacional 13 Revisão da literatura: compreende a identificação, coleta e análise dos instrumentos escritos (internos ou externos) referentes ao tema que está sendo desenvolvido. Salienta-se a legislação e os instrumentos executivos da empresa, como: normas, instruções, rotinas, estatutos sociais, organogramas, regulamentos, relatórios e outros documentos análogos, assim como bibliografia especializada. Entrevistas: utilizadas quando se pretende obter informações “arquivadas” na memória dos entrevistados. É o meio mais indicado para obter informações qualitativas de todos os integrantes da organização, como: quais são suas qualificações, o que fazem, até que ponto estão identificados com a política da organização etc, evitando termos técnicos e sendo formal e objetivo. As entrevistas podem ser padronizadas, quando há um roteiro preestabelecido ou despadronizadas, quando não há um direcionamento prévio, além da manifestação espontânea do depoente. 5.2 Preparação dos instrumentos de coleta de dados Nesta fase, devem ser preparados os roteiros de entrevistas, questionário, observação pessoal e pesquisa de documentos. Questionários: têm grande utilidade, apesar de sua elaboração ser complexa. Sua utilização é adequada quando não há tempo suficiente para se entrevistar todas as pessoas ou quando o número de pessoas é muito grande. As informações coletadas podem ser utilizadas para fins estatísticos e as questões podem ser fechadas, abertas ou mistas. Nas fechadas, o indivíduo apenas seleciona a opção (entre as apresentadas), que mais se adéqua à sua opinião. Nas abertas é permitido construir a resposta com as suas próprias palavras, tendo a liberdade de expressão, e nas mistas o respondente pode desenvolver (completar, relacionar...) sua opinião. Observação direta/pessoal: meio de comparar as informações das entrevistas e questionários com a realidade, pois permite o registro do fato no momento em que ele ocorre, evidenciando dados não constantes do roteiro de entrevistas ou de questionários. As técnicas de levantamento de dados servem como base para o Diagnóstico Organizacional, que visa identificar os pontos fortes, pontos fracos e pontos a melhorar existentes em uma organização. Importante Projeto de Mudança Organizacional 14 5.3 Seleção de Conceitos A seleção de conceitos pode comprometer a coleta de dados, devido à quantidade nomeada. É preciso haver um equilíbrio para que não haja poucos conceitos ou conceitos em excesso que refletirão na fase de diagnóstico. Essa seleção será responsável por avaliar a atual situação da empresa. 5.4 Coleta de Dados 5.5 Segundo Workshop: Validação dos Dados É a fase mais importante do PMO. Os fatos reais não podem ser modificados. Cada membro deverá coletar o que realmente está vendo, e não o que gostaria de ver. Nesta fase, reúne-se todos que participaram da coleta de dados. O convite deve ser feito pelo presidente da empresa, eliminando a hierarquia existente entre os que participaram. Somente após a validação dos dados pode-se passar para a fase de diagnóstico. 5.6 Diagnóstico Composto por duas etapas: (i) análise entre o conceito e o dado coletado e (ii) desvantagens. É preciso avaliar o resultado do uso dos dados de acordo com os conceitos apresentados e demonstrar quais as desvantagens a organização pode apresentar se utilizar tais conceitos de maneira errada. Um diagnóstico detalhado cria condições favoráveis para a fase de proposta de mudanças. (CARREIRA, 2009). 5.7 Propostas de Mudanças O coordenador do projeto é responsável pela elaboração das propostas, que irão permitir a solução de cada uma das disfunções identificadas na fase de diagnóstico. As propostas devem ser sustentadas por vantagens na implantação e visar ao o alcance dos objetivos organizacionais. Projeto de Mudança Organizacional 15 5.8 Plano deAção (PA) As propostas devem ser classificadas em curto, médio e longo prazo. Essa definição cabe ao coordenador do projeto, porém ele pode solicitar a participação dos demais membros da equipe, considerando que todos fazem parte do quadro funcional da organização, todos conhecem sua cultura, clima e normas internas e têm sensibilidade para opinar sobre as propostas. 5.9 Retorno do Investimento Um PMO não deve ser considerado uma despesa, mas, sim, um investimento, portanto é preciso demonstrar os benefícios que cada um das mudanças irá proporcionar à empresa, tanto financeiro quanto em relação à melhoria da qualidade dos produtos ou serviços oferecidos. 5.10 Detalhamento das Propostas de Mudança Aprova- das Etapa em que todas as transformações devem ser minuciosamente detalhadas, no que diz respeito às variáveis que sofrerão mutações dentro da organização. Neste momento, podem ser criados novos modelos de estrutura operacional e organizacional. Projeto de Mudança Organizacional 16 Carreira (20009) salienta que a fase de implantação deve ser planejada, visto que diversas ações poderão acontecer simultaneamente. Nesse caso, é preciso treinar os recursos humanos, que deverá ser executado por uma equipe multiprofissional, composta por psicólogos, pedagogos e profissionais especializados. 5.11 Implantação das Propostas de Mudança Fase de acompanhamento e avaliação dos resultados da implantação das mudanças, com o objetivo de corrigir as distorções entre o real e o proposto. Podem ser desenvolvidos novos cronogramas para avaliar os resultados do projeto, bem como instrumentos de mensuração. Os resultados alcançados devem ser apresentados à presidência. 5.12 Acompanhamento dos Resultados Semelhante ao primeiro, objetiva informar os resultados alcançados após a implantação das mudanças. 5.12 Terceiro workshop: Apresentação dos Resultados Segundo Germano e Solheiro (2013), a sigla PMO também pode significar Project Management Office, traduzida para portu- guês como Escritório de Projetos ou Escritório de Gerenciamento de Projetos, e representa uma área da empresa responsável pelas atividades gerenciais necessárias para que os projetos certos sejam realizados com sucesso. Projeto de Mudança Organizacional 17 A mudança é algo muito complexo para ser entendido. Observamos que através des- te processo podemos identificar o caminho para a solução de diversos problemas que afligem as organizações constantemente. Vimos como preparar uma proposta de mudança de maneira que contenha todas as informações necessárias à sua aprovação, tais como objetivos, antecedentes e produto do trabalho, além da importância da apresentação da proposta e aprovação pela diretoria da empresa para que se conduza o PMO. O PMO colabora com a cultura de mudanças na organização, uma vez que, expostos os benefícios da mudança, quebra o paradigma de que mudança gera desemprego e, por isso, é tão temida por todos na organização, provocando resistência. (CARREIRA, 2009) Dentre as fases a serem percorridas na elaboração do PMO, a fase que mais se destaca é a de coleta de dados, em que, através da utilização das ferramentas: entrevis- tas, questionários, revisão da literatura e observação pessoal, são salientados os pontos fortes, fracos e pontos a melhorar na empresa. Sua relevância se dá por estar livre de “achismos” e registrar apenas aquilo que é verdadeiro, concreto na organização. Projeto de Mudança Organizacional 18 Para obter mais informações sobre o desenvolvimento do conteúdo estudado, sugerimos a leitura dos seguintes textos: BRESSAM, Cyndia L. Mudança Organizacional: uma visão gerencial. 2004. Disponível em: <http://www.unifae.br/publicacoes/pdf/art_cie/art_25.pdf>. PERIARD, Gustavo. Downsizing – O que é e como funciona. 2011. Disponível em: <http://www.sobreadministracao.com/downsizing-o-que-e-e-como-funciona>. Projeto de Mudança Organizacional 19 CARREIRA, D. Organização, Sistemas e Métodos: ferramentas para racionalizar as rotinas de trabalho e a estrutura organizacional da empresa. São Paulo: Saraiva, 2009. CURY, A. Organização e Métodos: uma visão holística (perspectiva comportamental e abordagem contingencial). 8. ed. São Paulo: Atlas, 2012. GERMANO, Cassio, SOLHEIRO, Juliana. Afinal o que é PMO? [s.d.]. Disponível em: http://www.portfoliogc.com.br/noticia/afinal-o-que-e-pmo-project-management-office. Acesso em 14 abr. 2015. Racionalização de Processos Danielle Stelzer Racionalização de Processos 2 Sumário Introdução ....................................................................................................... 03 Objetivos ......................................................................................................... 04 Estrutura do Conteúdo .................................................................................. 04 Racionalização de Processos Tópico 1: Processo, Atividade, Tarefa e Operação ........................................... 05 Tópico 2: Racionalização de Processos ........................................................... 06 Tópico 3: Princípios da Criação e Racionalização de Processos ..................... 07 3.1 Princípio da Centralização .......................................................... 07 3.2 Princípio da Criação .................................................................... 08 3.3 Princípio da Automação .............................................................. 08 3.4 Princípio da Parcimônia .............................................................. 09 3.5 Princípio da Persistência............................................................. 10 3.6 Princípio da Permanência ........................................................... 10 3.7 Princípio da Independência de Processos .................................. 11 3.8 Princípio da Temporalidade ......................................................... 11 3.9 Princípio da Simultaneidade ....................................................... 12 Resumo ........................................................................................................... 13 Leitura Complementar ................................................................................... 14 Referências Bibliográficas ............................................................................ 15 Racionalização de Processos 3 Seja bem-vindo(a) ao conteúdo “Racionalização de Processos”. A racionalização do trabalho no Brasil teve início em 1930, e até hoje o homem vem sendo substituído por máquinas na execução de processos recorrentes e previsíveis. Identificamos isso facilmente ao observarmos os caixas eletrônicos dos bancos, as catra- cas de ônibus, as máquinas de venda de bilhetes no metrô etc. Os processos padronizados devem ser revistos e alterados para melhorar os indica- dores de resultados. Embora para muitos isso seja sinônimo de insegurança por conta do risco de demissões, um dos objetivos principais dessa substituição é reduzir à quase zero a margem de erro nos processos. O administrador deve dispor de mecanismos que permitam que as pessoas pensem, criem, participem do processo de tomada de decisão e se sintam comprometidas com os objetivos a serem alcançados. Bons estudos! Racionalização de Projetos Racionalização de Processos 4 Estrutura do Conteúdo Objetivo sAo final deste conteúdo, esperamos que você seja capaz de: 1. Tornar os processos organizacionais mais ágeis e flexíveis; 2. Utilizar ferramentas e metodologias que permitam a automação e racionalização dos processos; 3. Criar processos para modelar as aplica- ções propondo melhoria e inovação. Para melhor compreensão do conteúdo estuda- do, este material está divididonos seguintes tópicos: 1. Processo, Atividade, Tarefa e Operação 2. Racionalização de Processos 3. Princípios da Racionalização de Processos Racionalização de Processos 5 1. Processo, Atividade, Tarefa e Operação A ideia de processo surgiu com o desígnio de maximizar o valor para o cliente. Pode- mos defini-lo como um conjunto de atividades sequenciais e estruturadas e que possuem uma relação lógica. Todo processo deve ter como objetivo atender às necessidades dos clientes internos e externos da organização. Carreira (2009) ressalta que processo é uma série de ativida- des decompostas em tarefas que, por sua vez, são decompostas em operações respon- sáveis pela produção de bens e serviços. A NBR ISO 9000 define processo como um conjunto de atividades inter-relacionadas que transforma entradas em saídas, ou seja, insumos em produtos. Já as Operações são ações indivisíveis de uma de- terminada tarefa, ou seja, algo que só pode ser executado por um único indivíduo de cada vez, por exemplo: emitir uma nota fiscal. As Tarefas compõem um conjunto de operações que pertencem a uma determinada atividade. Exemplo: uma atividade de compra de material inicia com a tarefa de receber o pedido de compra e termina com a entrega do material. Atividade é um conjunto de tarefas. Por exemplo: comprar maté- ria-prima para a produção de determinado produto ou serviço é uma ativida- de do processo de com- pras. (CARREIRA, 2009). Racionalização de Processos 6 2. Racionalização de Processos Segundo Carreira (2009): “A racionalização de processos ou racio- nalização das rotinas de trabalho, ou re- desenho de processos, é uma técnica que o Administrador utiliza para viabili- zar a retomada da propriedade do modo de produção pela empresa. Consiste em criar processos racionais, lógicos e estru- turados.” Os processos padronizados devem ser revistos e alterados para melhorar os indicadores de resultados. O administrador deve dispor de mecanismos que permitam que as pessoas pensem, criem, participem do processo de tomada de decisão e se sintam comprometidas com os objetivos a serem alcançados. Além disso, a racionalização visa à efetividade dos processos. Mas o que é ser efe- tivo? EFICAZ EFICIENTE EFETIVO Ênfase na me- lhor solução. Ênfase nos meios utilizados para a melhor solu- ção, com melhor qualidade, no menor prazo e com o menor custo. Atinge os objetivos propostos utilizando os melhores meios. Leia o artigo “A racionalização da atividade de trabalho em or- ganizações como princípio gerador das relações públicas no Bra- sil”, disponível na seção “Leitura Complementar”. Racionalização de Processos 7 3. Princípios da Criação e Racionalização de Processos Para criar ou racionalizar processos, o administrador deve seguir alguns princípios: centralização, criação, automação, parcimônia, persistência, ordenação, permanência, in- dependência de processos, temporalidade e simultaneidade. No planejamento de melhorias através da racionalização de processos, primeiramente é preciso envolver-se no processo e nas deficiências apresentadas para que sejam geradas ideias que le- vem à solução dos problemas. Importante 3.1 Princípio da Centralização A criação, racionalização ou extinção de processos deve ser realizada pelo adminis- trador para garantir sistemas integrados racionais, lógicos e estruturados, evitando: • Proliferação de processos; • Criação de processos irracionais; • Processos errados, desatualizados, incomple- tos ou na hora errada; • Disseminação de informações não planejadas; • Altos custos operacionais. Racionalização de Processos 8 3.2 Princípio da Criação Um processo só deve ser criado se tiver finalidade específica e deverá ser mantido somente se as tentativas de eliminação ou de fusão não forem viáveis. Esse princípio evita: • Duplicidade de controle e de base de dados; • Dificuldade no processo de tomadas de decisão; • Pressão ascendente sobre custo operacional; • Fadiga; • Redução da produtividade; • Agravamento no custo operacional. 3.3 Princípio da Automação Este princípio visa criar processos suportados por tecnologia de ponta, evitando o máximo possível a utilização do trabalho do homem. Evita-se: • Impossibilidade de uso de veículos de comunicação suporta- dos por tecnologia; • Impossibilidade de criação de base de dados eletrônica; • Impossibilidade da construção de processo decisó- rio inteligente, suportado por sistemas de apoio a decisões; • Aumento da margem de erros de processamento; • Perda de competitividade; • Aumento do custo operacional. Racionalização de Processos 9 Acesse o Recurso Multimídia e veja o vídeo sobre auto- mação e como funciona o processo de automação de células de paletização em uma indústria. Conteúdo On-line 3.4 Princípio da Parcimônia Um processo não deve ter mais dados que os necessários para realizar as opera- ções. Elimina-se: • Duplicidade de dados no processo; • Dados desatualizados; • Insegurança na base de dados provocada por fal- ta de critério na inserção de dados; • Elevação da margem de erros operacionais; • Agravamento do custo operacional; • Perda da qualidade nos serviços prestados; • Insatisfação do cliente. Racionalização de Processos 10 3.5 Princípio da Persistência Um processo deve estar sempre pronto para entrar em operação. Um exemplo de desrespeito a este princípio pode ser mencionado quando o cliente é impossibilitado de fazer uma operação bancária porque “o sistema caiu”. Evita-se: • Indisponibilidade das bases de dados; • Ocorrência de tempo de espera; • Agravamento de custo operacional; • Impossibilidade de iniciar o processo quando necessário; • Comprometimento da qualidade na prestação de serviço para o cliente. 3.6 Princípio da Permanência Os dados permanecem em depósitos de dados. Isso implica que, se entre um pro- cedimento e outro houver alguma defasagem de tempo, será necessário um depósito de dados que receba dados do primeiro procedimento e forneça para o segundo. Evita-se: • Geração de tempo de espera; • Gargalos na operação do processo; • Impossibilidade de gerar indicadores de resultado e relatórios gerenciais em tem- po real; • Ocorrência de horas extras; • Surgimento de conflitos. Racionalização de Processos 11 3.7 Princípio da Independência de Processos Um processo deve ser independente dos outros a fim de alcançar seus objetivos. Este princípio está relacionado ao cumprimento dos princípios da Permanência e da Per- sistência. Evita-se: • Descumprimento do Princípio da Permanência; • Dependência do processo anterior, gerando tempo de espera; • Aumento do tempo de ciclo; • Ocorrência de horas extras; • Aumento do custo operacional. 3.8 Princípio da Temporalidade Processos interdependentes devem estar estrutu- rados para que sejam executados na ordem crono- lógica a fim de garantir a consistência dos dados. Isso implica, por exemplo, que para se efetuar uma venda a prazo é preciso executar os proces- sos em ordem cronológica — processo cadastrar cliente, processo aprovar crédito, processo emitir pedido de venda, processo faturar, processo emitir nota fiscal. Racionalização de Processos 12 3.9 Princípio da Simultaneidade Em um mesmo sistema, processos são executados simultaneamente a fim de reduzir o tempo de ciclo, exercer os controles e reduzir o custo operacional. Exemplo: o comprador emite um pedido e encaminha simultaneamente cópias para o fornecedor, almoxarifado e contas a pagar. Enquanto ele faz o pedido, o fornecedor se preparar para enviar; o almoxarifado, para receber a mercadoria; e o contas a pagar se organiza para efetuar o pagamento. Organizações de grande porte aplicam os princípiosda racio- nalização em seus processos de TI e desenvolvimento de sistemas, criando pequenos processos (jobs) para controle do processamento das rotinas dos departamentos da empresa, como financeiro, esto- que etc. Racionalização de Processos 13 Estudamos, neste conteúdo, qual a importância da racionalização de processos para as organizações e que, aplicando os princípios adequados, pode-se reduzir à quase zero a margem de erro nos processos. Essa vantagem pode agregar muito valor à organiza- ção, principalmente se pensarmos nos exames de alta complexidade realizados nos cen- tros de diagnósticos por imagem dos hospitais. Vimos “também” que outra vantagem é a segurança, como é o caso de processos que colocam em risco a vida de pessoas ou que lhes causam prejuízos irreparáveis. Acompanhamos, ainda, como a racionalização de processos pode proporcionar be- nefícios à organização, como redução de custos e aumento da competitividade. Racionalização de Processos 14 Para obter mais informações sobre o desenvolvimento do conteúdo estudado, sugerimos a leitura do seguinte texto: REBECHI. C. N. A racionalização da atividade de trabalho em organizações como princípio gerador das relações públicas no Brasil. Revista Internacional de Relaciones Púbicas. Nº 3. V. 11. 2012. Disponível em: <dialnet.unirioja.es/descarga/articulo/3966626.pdf> Racionalização de Processos 15 CARREIRA, D. Organização, Sistemas e Métodos: ferramentas para racionalizar as rotinas de trabalho e a estrutura organizacional da empresa. São Paulo: Saraiva, 2009. CURY, A. Organização e Métodos: uma visão holística (perspectiva comportamental e abordagem contingencial). 8 ed. São Paulo: Atlas, 2012. Fluxogramas Danielle Stelzer Fluxogramas 2 Sumário Introdução ....................................................................................................... 03 Objetivos ......................................................................................................... 04 Estrutura do Conteúdo .................................................................................. 04 Fluxogramas Tópico 1: Mapeamento de Processo ................................................................ 05 Tópico 2: Fluxogramas ..................................................................................... 06 Tópico 3: Vantagens na Utilização de Fluxogramas ......................................... 07 Tópico 4: Visão Geral da Elaboração de Fluxogramas..................................... 08 Tópico 5: Diagrama de Blocos .......................................................................... 09 Tópico 6: Diagrama de Blocos para Atividade e Informação ............................ 09 Tópico 7: Fluxograma Padrão ANSI ................................................................. 11 7.1 Simbologia Padrão ANSI .............................................................. 12 Tópico 8: Fluxograma Funcional ....................................................................... 14 Tópico 9: Fluxograma Geográfico ..................................................................... 15 Resumo ........................................................................................................... 16 Leitura Complementar ................................................................................... 17 Referências Bibliográficas ............................................................................ 18 Fluxogramas 3 Seja bem-vindo(a) ao conteúdo “Fluxogramas”. Com o passar do tempo, as empresas passaram a buscar alternativas mais ágeis para a apresentação dos seus processos. Pensando na racionalização e na substituição de relatórios expressos e palavras, surgiram os fluxogramas, apresentando de maneira esquemática todas as fases de um evento (CURY, 2012). Os fluxogramas podem ser definidos como a representação gráfica de determinado percurso ou caminho percorrido por certo elemento (por exemplo, um documento), atra- vés das unidades organizacionais. Sua utilização individual nos processos é fundamental para a simplificação e racionalização do trabalho, permitindo a compreensão e otimização dos processos desenvolvidos em cada departamento ou área da organização. Bons estudos! Racionalização de Projetos Fluxogramas 4 Estrutura do Conteúdo Objetivo sAo final deste conteúdo, esperamos que você seja capaz de: 1. Padronizar a representação de processos administrativos; 2. Representar graficamente os processos operacionais; 3. Utilizar os fluxogramas para identificar ativi- dades críticas no processo. Para melhor compreensão do conteúdo estuda- do, este material está dividido nos seguintes tópicos: 1. Mapeamento de Processo 2. Fluxogramas 3. Vantagens na Utilização de Fluxogramas 4. Visão Geral da Elaboração de Fluxogramas 5. Diagrama de Blocos 6. Diagrama de Blocos para Atividade e Infor- mação 7. Fluxograma Padrão ANSI 8. Fluxograma Funcional 9. Fluxograma Geográfico Fluxogramas 5 1. Mapeamento de Processo Toda organização é um sistema, ou seja, fun- ciona como um conjunto de processos. A identi- ficação e o mapeamento desses processos permitem um planejamento adequado das atividades, a definição de responsabilida- des e o uso adequado dos recursos dis- poníveis. O mapeamento das atividades de uma organização é complexo. É instável, pois os processos são “vivos”, cons- tantemente adaptados ao ambiente que estão inseridos. É, pelo menos em um primeiro momento, desorga- nizado em muitas de suas etapas. Mapear os processos de uma organização é muito mais do que um simples retrato da lógica de entradas e saídas entre pessoas, cargos, departamentos, gerências ou áreas. Fluxogramas 6 É um exercício de reflexão e debates cujo objetivo é retratar fielmente, através de fluxogramas ou qualquer outra ferramenta visual existente, como ocorrem os trâmites internos, quais são os seus pontos fracos, onde estão as incongruências pontuais, como ocorrem os fluxos de informações (em meio eletrônico e físico), quais são as responsabi- lidades por cada etapa, e, principalmente, quais são as entregas efetivas que constituem os produtos dos clientes internos das organizações. Acesse o Recurso Multimídia e assista ao vídeo da entre- vista da administradora Manuela Aguiar, especialista e consultora em mapeamento de processos. Conteúdo On-line 2. Fluxogramas De acordo com Carreira (2009), fluxograma é um instru- mento de trabalho utilizado pelo administrador para repre- sentar graficamente os processos operacionais de uma empresa, visando à racionalização. É uma das técnicas de mapeamento de processos. Podemos entendê-lo, na prática, como a documen- tação dos passos necessários para a execução de um processo qualquer. É uma das sete ferramentas da qualidade, muito utilizada em fábricas e indústrias para a organização de produtos e processos. Acesse o Recurso Multimídia e assista ao vídeo sobre os conceitos de fluxograma. Conteúdo On-line Fluxogramas 7 3. Vantagens na Utilização de Fluxogramas O método do fluxograma facilita a análise de dados, informações e sistemas com- pletos em virtude de seu alto grau de detalhamento. Segundo Cury (2012) as principais vantagens encontradas na utilização desse instrumento podem ser citadas abaixo: Preparação para o aperfeiçoamento de processos empresariais (é preciso conhecer para melhorar). Identificação de atividades críticas para o proces- so. Conhecimento da sequência e encadeamento das atividades dando uma visão do fluxo do processo. Documentação do processo para análises futuras, adequação a normas e certificações e esclarecer so- bre o funcionamento para pessoas recém-admitidasna organização. Fortalecimento do trabalho em equipe quando o desenvolvimento dos fluxogramas é feito com a parti- cipação de todos os envolvidos. 1 2 3 4 5 Fluxogramas 8 4. Visão Geral da Elaboração de Fluxogramas A elaboração de fluxograma de um processo, até o nível das tarefas individuais, forma a base da análise e do aperfeiçoamento do processo. A atribuição de partes do processo a membros específicos da equipe acelera a execução das tarefas que, de outra forma, de- mandaria muito tempo. Toda situação e/ou processo apresentará problemas específicos de mapeamento. Por exemplo, a documentação disponível raramente é suficiente para mapear todas as atividades e tarefas, sem falar nas pessoas que executam essas tarefas. Tenha cuidado com aquilo que a documentação determina como deve ser feito e como as coisas são feitas na realidade. Há muitos tipos diferentes de fluxograma, sendo cada um para cada aplicação espe- cífica. As quatro técnicas mais utilizadas são: FLUXOGRAMA FLUXOGRAMA PADRÃO DIAGRAMA DE BLOCOS FLUXOGRAMA FUNCIONAL FLUXOGRAMA GEOGRÁFICO Ao elaborar um fluxograma, é preciso focar no processo exa- tamente como ele é, e não em, como ele deveria ser ou como gos- tariam que fosse. Somente com um cenário realista é possível na identificação dos pontos a melhorar. Importante Fluxogramas 9 5. Diagrama de Blocos É o mais simples dos fluxogramas, indicando apenas as atividades realizadas sem diferenciá-las por tipos, como os organogramas. Devem ser utilizadas frases curtas que identifiquem as atividades realizadas. Decide-se fazer um churrasco Prepara-se a lista de convidados Preparar o local Convidar as pessoas Preparar um menu Preparar a comida para cozinhar Comprar a comida e os materiais Fazer a comida Comer a comida Lavar a louça Limpar o local 6. Diagrama de Blocos para Atividade e In- formação É muito provável que o processo também disponha de um sistema de informação, com seu fluxo separado e distinto, superposto sobre o fluxo de atividades. Esse sis- tema de comunicações precisa ser reconhecido, mapeado e entendido como uma parte das operações do processo. Um organograma é um tipo de diagrama de bloco. Nesse caso, mostra a estrutura de subordinação, ou seja, como a autoridade, as responsabi- lidades e as atividades são delegadas pela organização. Fluxogramas 10 A figura abaixo apresenta um organograma típico. O fluxo da organização é represen- tado pelas linhas contínuas. O fluxo de comunicações da maioria das organizações é uma parte essencial, mas complexa da estrutura da organização. DEPARTAMENTO Depto. A2 Depto. A3Depto. A1 Depto. A4 Depto. A5 Depto. A6 Depto. A7 Um bom sistema de comunicação flui para cima, para baixo e para os lados. Frequen- temente, uma linha de fluxo de comunicação possui setas nas duas extremidades, signifi- cando comunicação nos dois sentidos. Uma comunicação de dois sentidos típica é o caso de uma reunião em que todos são convidados a dar sua contribuição para a discussão. Fluxogramas 11 7. Fluxograma Padrão ANSI Um fluxograma padrão ANSI (American National Standard Insti- tute — Instituto Nacional Americano de Padrões) for- nece uma compreensão detalhada de um proces- so, que excede, e em muito, aquela dada por um diagrama de blocos (HARRINGTON, 1993). Na verdade, o diagrama de blo- cos é usado como ponto de partida e um fluxograma padrão é usado para detalhar as atividades dentro de cada bloco, até o nível desejado do detalhe. Cada tarefa do processo pode ser detalhada até o ponto em que o fluxograma padrão pode ser usado como parte do manual de treinamento de um novo funcionário. A elaboração do fluxograma detalhado só é feita quando o processo se aproxima de uma qualidade de padrão internacional, para assegurar que os aperfeiçoamentos não se deteriorem com o tempo. O American National Standard Institute é uma organização par- ticular sem fins lucrativos que busca facilitar a padronização do tra- balho, melhorando a qualidade dos negócios nos Estados Unidos. Seu equivalente no Brasil é a ABNT. Fluxogramas 12 7.1 Simbologia Padrão ANSI Para preparar um fluxograma e entender o seu funcionamento, é necessário conhe- cer os símbolos utilizados em sua construção, bem como o significado de cada um deles. Os fluxogramas mais eficazes usam os símbolos padronizados mais conhecidos (HAR- RINGTON, 1993), de acordo com as representações a seguir: TÍTULO SÍMBOLO REPRESENTA Terminal Ponto de início e término do fluxo Processamento Operações manuais Documento Relatórios, formulários, documentos, fichas etc. Espera Espera, demora ou atraso Decisão Possibilidade de alternativas (sim/não, +/- etc.) Pr. Predefinido Ponto limítrofe e de interseção entre pessoas Microcomput Entrada/saída de dados de mini/microcom- putadores Arq. definitivo Arquivo permanente de materiais ou docu- mentos Arq. provisório Arquivo temporário de materiais ou docu- mentos Fonte: adaptado de Carreira (2009) Fluxogramas 13 TÍTULO SÍMBOLO REPRESENTA Fluxo do pro- cesso Indica o fluxo de informação e de operações Conector de fluxo Conexão do fluxo na mesma página Conector de página Conexão de fluxo de uma página para outra página Conector de página/fluxo Conexão de fluxos para páginas diferentes Teleprocessa- mento Comunicação, via teleprocessamento Atenção Falhas e possibilidades de racionalização x y Fonte: adaptado de Carreira (2009) A elaboração do fluxograma detalhado só é feita quando o processo se aproxima de uma qualidade de padrão internacional, para assegurar que os aperfeiçoamentos não se deteriorem com o tempo. TÍTULO SÍMBOLO REPRESENTA Volume em geral Materiais, peças, e outros tipos de volumes que fazem parte de um processo Fita magnética Arquivo magnético em fita (Digital Áudio Tape, Digital Linear Tape etc.) Disco Arquivo em disco (óptico, CD- ROM, DVD etc.) Informações adicionais Observações, explicações ou algo inserido no processo Fonte: adaptado de Carreira (2009) Fluxogramas 14 8. Fluxograma Funcional O fluxograma funcional mostra um determinado processo e quem são os indivíduos ou áreas envolvidas em cada etapa e como cada etapa do processo se relaciona com as demais, tendo as linhas horizontais ou verticais definindo as fronteiras de responsabilida- de. Através dele, pode-se identificar facilmente qual a fase do processo que toma mais tempo e quem são os responsáveis por cada etapa. SÍMBOLO INÍCIO INSERIR INSUMOS NA MÁQUINA INICIAR A OPERA- ÇÃO DA MÁQUINA DESCARTAR O PRODUTO E RE- GISTRAR NÃO CONFORMIDADE ATENDE A ESPECIFICAÇÃO EMBALAR O PRODUTO REMETER PARA O CLIENTE FIM EX PE DI ÇÃ O EM BA LA GE M S N OP ER AÇ ÃO Fluxogramas 15 9. Fluxograma Geográfico Um fluxograma geográfico ou superposto ao layout físico tem como objetivo analisar o fluxo físico das atividades, contribuindo na identificação do tempo desperdiçado entre o trabalho realizado e os recursos envolvidos dentro das atividades. (HARRINGTON, 1993) Irá representar o fluxo de um processo entre localidades como uma espécie de mapa desenvolvido sobre uma planta baixa de uma indústria, por exemplo. No artigo “Dicas para implantar fluxograma”, o autor Tiago Lira dá dicas simples e práticas para aperfeiçoar um processo através da utilização de fluxogramas. Disponível na seção “Leitura Com- plementar”. SETOR DE RECEBIMENTO SETOR DE ESTOQUE SETOR DE PROCESSAMENTO SETOR DE QUALIDADE SETOR DE MEDIÇÃO SETOR DE TRATAMENTO SETOR DE EMBALAGEM SETOR DE EXPEDIÇÃO PRODUTO Fluxogramas 16 Neste conteúdo, estudamos os fluxogramas
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