Comunicação nas Empresas Aula 7 LD1237

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Comunicação nas empresas
Aula 7: Estrutura e Estética da Redação
Administrativa
INTRODUÇÃO
Nesta aula, estudaremos os formatos ideais de correspondência empresarial.
Analisaremos o modelo de carta, ofício, e-mail, memorando (ou comunicação interna), que são tipos de comunicação
que você frequentemente utilizará em seu trabalho.
Vamos focar, principalmente, na estrutura estética desses textos, isto é, tanto no tratamento da linguagem como em
sua apresentação física. Para esse �m, serão utilizados textos de natureza empresarial.
OBJETIVOS
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De�nir normas estéticas para os diversos tipos de texto administrativo;
Exempli�car a linguagem adequada à redação administrativa.
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Toda corporação deve ter uma linguagem própria, adequada ao que ela representa no mercado. Porém, isso não
signi�ca criar regras novas.
Como colaborador ou empresário, você deverá manter um padrão que atenda ao que os outros conhecem sobre
comunicação empresarial (seja através de correspondências, comunicados, e-mails), sem deixar de colocar alguma
particularidade que marque a identidade da empresa.
Você sabe redigir bem?
Basicamente, redigir bem é colocar-se no lugar do destinatário e ser objetivo.
Será isso continua valendo quando tratamos de uma linguagem tão formal quanto a Correspondência Comercial
(glossário)?
Será que temos de esquecer as regras que regem esse tipo de discurso há tanto tempo?
O importante é saber que, independente das discussões sobre esse assunto, redigir bem, em um organização, signi�ca
contribuir para uma comunicação e�ciente e transparente.
Por isso, agora que já conhecemos os tipos de texto, vamos nos dedicar às características e técnicas utilizadas na
correspondência empresarial.
O que é uma Carta Comercial?
Carta comercial é um documento de correspondência externa usado como meio de comunicação formal entre duas
empresas ou uma empresa e uma pessoa (ou vice-versa), cujo conteúdo se relaciona a assuntos comerciais e/ou
�nanceiros de interesse de uma ou ambas as partes envolvidas.
A redação de uma carta comercial de boa qualidade leva em consideração dois aspectos essenciais: o que dizer e
como dizer.
A Carta comercial, ou empresarial, há séculos impulsiona negócios e direciona riquezas incalculáveis, além de permitir
a comunicação diária entre empresários.
É a mais importante das modalidades de correspondências empresariais, devendo acompanhar a constante
modernização das empresas. Uma carta comercial bem-feita pode ser o ponto de partida para a concretização de bons
negócios; da mesma forma, uma carta mal redigida e “desastrada” pode levar a empresa a perder um bom cliente ou
um parceiro comercial signi�cativo. Por isso, a tarefa de preparar esse tipo de correspondência exige habilidade,
conhecimento das técnicas de redação e pro�ssionalismo.
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Vamos analisar alguns exemplos de textos de cartas relativas aos assuntos mais comuns nas redações comerciais.
, Lembrando que estes exemplos são apenas sugestões para ilustramos o assunto, servindo de ponto de partida para a redação
dos diferentes textos e não de modelos a serem mecanicamente copiados. É importante lembrar também que somente a prática
constante e consciente leva ao aperfeiçoamento da capacidade de elaboração de tal tipo de texto., , Acesse o PDF
(http://estaciodocente.webaula.com.br/cursos/gon080/docs/a07_t06a.pdf) com os exemplos.
Passo a passo
Data
Pode parecer um detalhe sem importância, mas é uma regra e devemos prestar atenção. Quando vamos datar uma
comunicação deste tipo, devemos começar pela localidade, informar o dia, o mês e o ano.
Veja a forma correta:
Rio de Janeiro, 5 (glossário) de dezembro (glossário) de 2012.
Encaminhamento
No encaminhamento, devemos usar a forma A/C, que signi�ca “aos cuidados de”.
Assunto
Lembra como tínhamos di�culdade de dar títulos às nossas redações na escola? Parece que isso nos persegue na vida
adulta quando temos que escolher o assunto de nossas correspondências, não é mesmo?
Pois, então, como fazer isso com tranquilidade? Será que existe uma regra? 
Primeiramente, podemos nos lembrar do veículo que mais destaca assuntos: o jornal. Nele, cada matéria recebe um
título, certo?
E, seguindo essa lógica, o assunto de nossa correspondência equivale àquilo que no jornal seria o título, a primeira
chamada. O que vai tentar resumir o assunto do texto ou apenas estimular o interesse do leitor. Para isso, devemos
esclarecer com precisão o assunto que será tratado. Isto já é meio caminho andado para despertar o interesse de
nosso leitor.
Destinatário
Lembrando que “Doutor” não é forma de tratamento, é título acadêmico. Por isso, empregue-o apenas em
comunicações dirigidas a pessoas que tenham tal grau por terem concluído curso universitário de doutorado.
Infelizmente, é costume designar por “doutor” os bacharéis, especialmente, os bacharéis em Direito e em Medicina,
mas isso é um erro.
Só é doutor quem fez doutorado. Então, pre�ra a forma de tratamento Senhor/Senhora que confere a desejada
formalidade às comunicações.
Como começar
Ao começar uma carta comercial, é importante que se vá direto ao assunto, usando os verbos para iniciar e comandar
as ações propostas.
Não utilize expressões do tipo:
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“Venho por meio desta...” 
“Servimo-nos da presente para...” 
“Esta tem a �nalidade de...”.
É simples: se tiver que comunicar, comunique. Se tiver que avisar, avise. Sem embromação.  
O importante é que sejam objetivas (sem palavras inúteis), educadas e adequadas ao destinatário.
Veja:
Aberturas mais comuns:
Dependendo do conteúdo da carta, são usuais, entre tantas outras, as seguintes aberturas:
✔ Em resposta à sua solicitação (ou pedido, carta etc.), temos a informar que...
✔ Comunicamos a V. Sa (glossário) que...
✔ Atendendo ao seu pedido nº...
✔ Lamentamos informar aos senhores que...
✔ Recebemos sua carta, na qual V. Sa. ...
✔ Represento, nesta região, a empresa...
✔ Solicitamos de V. Sas. providências no sentido de...
✔ Cumpre-nos comunicar que...
✔ Relativamente à sua solicitação, informamos que...
✔ É do conhecimento de V. Sa. que...
Como encerrar
Ao encerrar uma carta comercial, também é importante ser e�ciente na comunicação, evitando, por exemplo:
 “Sem mais para o momento...” “Subscrevo-me...”
“Aproveitamos para renovar nosso sentimento de...”
“Fico no aguardo”.
Lembre-se sempre: os fechos devem ser simples (sem palavras inúteis), educada e apropriada ao destinatário. 
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Atenciosamente
Utilize o “atenciosamente” para as cartas do dia a dia, em que não exista a necessidade de caracterizar relações
hierárquicas.
Lembre-se de sempre colocar vírgula após o “atenciosamente”, já que ele acompanha a assinatura, não representando,
portanto, uma frase isolada.
Você sabe abreviar o atenciosamente?
Você já deve ter visto por aí a forma “Att.”, não é mesmo? Será que esta é a forma correta de abreviar o
atenciosamente?Não, não é.Att. é uma sigla do inglês (“At this time or All the time”). Ou seja, signi�ca “neste momento” ou “a todo
momento”, que pode até ser interpretado como “à disposição”.
A abreviatura correta para atenciosamente é at.te.
Alguns estudiosos também defendem o uso de atte. Porém, a Academia Brasileira de Letras (ABL) aceita apenas at.te.
Por isso, na dúvida, utilize “atenciosamente”, por extenso. Melhor do que abreviá-lo de forma errada, concorda?
Cordialmente
Use o “cordialmente” para as situações em que você ou a empresa em que trabalha se veja em situações
desvantajosas, ou seja, quando for destinada a autoridades de hierarquia superior.
Lembre-se de colocar sempre a vírgula após o “cordialmente”.
Respeitosamente
Já o “respeitosamente” é usado em cartas formais dirigidas a pessoas que recebam o tratamento “Vossa Excelência”,
como Presidente da República, Senadores, Deputados, Embaixadores etc.
Não se esqueça da vírgula após o “respeitosamente”.
, Leia a crônica que fala sobre a expressão “no aguardo”.
(http://estaciodocente.webaula.com.br/cursos/gon080/docs/a07_t06b.pdf)
Forma e Conteúdo da carta comercial
a) A linguagem deve ser simples, clara, educada e formal;        
b) Deve-se empregar papel de formato A4 (21cm x 29,7cm), de preferência contendo o timbre da empresa;        
c) Sempre que possível, deve ser digitada. Quando manuscrita, deve ser redigida a tinta (preta ou azul), com letra
legível, sem rasuras e sem borrões;        
d) Como nas demais correspondências, deve ser feita com cópia para arquivamento.
Etapas de preparação do texto
O texto de uma carta comercial compõe-se de três partes: abertura, desenvolvimento e fecho.
Vimos pela análise dos exemplos que a abertura e o fecho não oferecem maiores di�culdades, não é mesmo?
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Porém, como o desenvolvimento é mais complexo, é mais fácil adotar um procedimento que permita atingir com
e�ciência o objetivo. Vamos ver algumas etapas e respectivos exemplos.
1ª etapa: De�nição clara do tema (assunto)
É conveniente que cada carta trate de um único assunto.Exemplo:Fornecer informações
comerciais sobre a �rma Tecidos e Confecções Ltda. (Tex)
2ª etapa: Levantamento do histórico do assunto
Se for o caso, deve-se buscar nos arquivos o histórico do assunto:
• Correspondências já enviadas ou recebidas; 
• Numeração de notas �scais, de pedidos, de contratos;
• Datas de ocorrências anteriores relativas ao caso etc.
Exemplo: É nosso cliente há 8 anos.
Faz pedidos regularmente (mensais).
Pagamentos: em dia (um atraso de 20 dias em um pagamento em junho/2011.
Motivo: incêndio destruiu estoque).
3º etapa: Redação da(s) frase(s)-núcleo
A frase-núcleo (ou as frases-núcleo), como vimos na aula 5, é a que conterá a principal
comunicação a ser feita ao destinatário. Em etapa posterior a essa, a frase-núcleo poderá
ter sua forma parcialmente modi�cada para se adaptar a outras frases secundárias, mas é
importante de�nir claramente o seu conteúdo e redigi-la antes de passar à 4ª etapa.
Exemplo: A Tex é um de nossos melhores clientes. Não há, em nossas relações comerciais,
fato relevante que possa desaboná-la quanto à pontualidade com que cumpre seus
compromissos �nanceiros conosco.
4ª etapa: Redação de ideias secundárias
Escrever, antes ou depois da frase-núcleo, conforme o caso, eventuais frases com
informações secundárias.
Exemplo: A empresa atrasou em 20 dias a quitação de um débito quando um incêndio
destruiu seus estoques e paralisou temporariamente suas vendas no varejo.
5ª etapa: Montagem do rascunho
Esta etapa consiste em articular as várias partes que já rascunhamos: 
a frase de abertura + a(s) ideia(s) secundária(s) + a(s) frase(s)-núcleo + o fecho
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Exemplo:
Atendendo à solicitação de V. Sa. (Abertura) relativamente à �rma Tex - Tecidos e
Confecções Ltda., informamos que, durante os 8 anos em que com ela mantemos relações
comerciais, uma única vez ocorreu um pequeno atraso em um pagamento. (Informações
secundárias) Segundo nossos arquivos, tal fato deveu-se a uma temporária interrupção de
suas vendas gerada por um incêndio que destruiu parcialmente seus estoques. Não há,
portanto, em nossas relações comerciais fato relevante que possa desaboná-la quanto à
pontualidade com que cumpre seus compromissos �nanceiros. (Informação principal)  
Atenciosamente, (Fecho)
6ª etapa: Análise crítica do rascunho
Depois de pronto, é conveniente avaliar o rascunho.
Para isso, devemos levar em conta os seguintes aspectos:
a) As referências estão corretas? 
b) A mensagem (frase-núcleo) está bem clara?      
c) A linguagem está adequada (vocabulário compreensível, frases não muito longas etc.)? 
d) O texto está gramaticalmente correto (sem erros de ortogra�a, acentuação, pontuação,
concordância etc.)?
Se a resposta a algum desses itens for “não”, ele, evidentemente, deverá ser revisado.
Exercício
Pode ou não pode?
Abaixo você encontrará formas de se iniciar uma carta comercial. Porém, deverá selecionar apenas as opções que
mostram as formas mais adequadas para começar esse tipo de correspondência.
a) Solicitamos que sejam enviados os comprovantes de pagamento para veri�cação.  
b) Vimos, por meio desta, informar que, a partir de agora, os pagamentos podem ser feitos por meio de boleto
bancário.
c) Pedimos que façam a atualização de cadastro em nosso site ainda este mês.
d) Servimo-nos do e-mail para informar que os boletos já estão disponíveis no site.
e) Comunicamos que, a partir de amanhã, nosso horário de atendimento será expandido para atender a demanda de
pedidos.
f) Informamos que, a partir de agora, os pagamentos podem ser feitos por meio de boleto bancário.
g) Este e-mail tem a �nalidade de comunicar que ampliamos a nossa rede de parceiros e conseguimos descontos junto
a eles para os devidos serviços prestados.
Lembre-se! Ao começar uma carta comercial, é importante que se vá direto ao assunto, usando os verbos para iniciar e
comandar as ações propostas.Não utilize expressões do tipo:“Venho por meio desta...”; “Servimo-nos da presente
para...”; “Esta tem a �nalidade de...” etc.
Há três tipos de comunicação que se diferenciam mais pela �nalidade do que pela forma. São eles o ofício, o aviso e o
memorando.
Para uniformizá-los, pode-se adotar uma diagramação única, que segue o que chamamos de padrão ofício.
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Quais são as principais semelhanças entre ofício, aviso e memorando?
A base que constitui os três documentos é a mesma, ou seja, independente de se tratar de um ofício, aviso ou
memorando, a estrutura não mudará.
Por isso, pegamos como modelo um ofício redigido pelo Ministério da Educação para ilustrar as partes que compõem
esses documentos.
Observe o documento abaixo e depois clique nas abas para entender as melhor as suas partes:
Tipo e número do expediente
Os três documentos devem conter o tipo e o número do expediente, seguido da sigla do
órgão que o expede. 
Veja os exemplos:
Memorando: Mem. 123/2002-MF
Aviso: Aviso 123/2002-SG
Ofício Of. 123/2002-MME
Local e data
É preciso colocar o local e a data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento à
direita, veja:
Brasília, 7 de maio de 2008.
Assunto
Coloca-se também um resumo correspondente ao teor do documento.
Destinatário
No campo “destinatário”, é colocado o nome e o cargo da pessoa a quem é dirigida a
comunicação. No caso do ofício, deve ser incluídotambém o endereço.
Texto
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Nos casos em que não se estiver apenas encaminhando documentos, o expediente deve
conter a seguinte estrutura:
Introdução: Na introdução, que se confunde com o parágrafo de abertura, é apresentado o
assunto que motiva a comunicação. Evite o uso das formas: “Tenho a honra de”, “Tenho o
prazer de”, “Cumpre-me informar que”. Empregue a forma direta.
Desenvolvimento: No desenvolvimento, o assunto é detalhado. Se o texto tiver mais de uma
ideia sobre o mesmo assunto, elas devem ser tratadas em parágrafos distintos, o que
confere maior clareza à exposição.
Conclusão: Na conclusão é rea�rmada ou simplesmente reapresentada a posição
recomendada sobre o assunto.
Importante: Antes de tudo, vale ressaltar que os parágrafos do texto devem ser numerados,
exceto nos casos em que estes estejam organizados em itens ou títulos e subtítulos.
Já quando se tratar de mero encaminhamento de documentos a estrutura é a seguinte:
Introdução: Deve ser iniciada com referência ao expediente que solicitou o
encaminhamento.
Se a remessa do documento não tiver sido solicitada, deve ser iniciada com a informação do
motivo da comunicação, que, no caso, é encaminhar, indicando a seguir os dados completos
do documento encaminhado (tipo, data, origem ou signatário, e assunto de que trata), e a
razão pela qual está sendo encaminhado, de acordo com a seguinte fórmula:
“Em resposta ao Aviso nº 12, de 1º de fevereiro de 2013, encaminho, anexa, cópia do Ofício
nº 34, de 3 de abril de 2012, do Departamento Geral de Administração, que trata da
requisição do servidor Fulano de Tal.”
ou
“Encaminho, para exame e pronunciamento, a anexa cópia do telegrama nº 12, de 1o de
fevereiro de 2013, do Presidente da Confederação Nacional de Agricultura, a respeito de
projeto de modernização de técnicas agrícolas na região Nordeste.”
Desenvolvimento: Se o autor da comunicação desejar fazer algum comentário a respeito do
documento que encaminha, poderá acrescentar parágrafos de desenvolvimento. 
Caso contrário, não há parágrafos de desenvolvimento em aviso ou ofício de mero
encaminhamento.
Forma de Diagramação
Os documentos do Padrão Ofício devem obedecer à seguinte forma de apresentação:
Fonte: Devemos utilizar fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citações, e 10 nas
notas de rodapé.
Símbolos: Para símbolos não existentes na fonte Times New Roman, podemos utilizar as fontes Symbol e
Wingdings.
Numeração de página: É obrigatório constar, a partir da segunda página, o seu número.
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Impressão: Os ofícios, memorandos e anexos poderão ser impressos em ambas as faces do papel. Neste caso, as
margens esquerda e direita terão as distâncias invertidas nas páginas pares (“margem espelho”).
A impressão dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco (a impressão colorida deve ser usada apenas
para grá�cos e ilustrações).
Todos os tipos de documentos do Padrão Ofício devem ser impressos em papel de tamanho A-4, ou seja, 29,7 x 21,0
cm.
Parágrafo: O início de cada parágrafo do texto deve ter 2,5 cm de distância da margem esquerda.
Margem direita: O campo destinado à margem lateral direita terá 1,5 cm.
Espaçamento: Deve ser utilizado espaçamento simples entre as linhas e de 6 pontos após cada parágrafo.
Se o editor de texto utilizado não comportar tal recurso, deve-se usar o espaço de uma linha em branco.
Margem esquerda: O campo destinado à margem lateral esquerda terá, no mínimo, 3,0 cm de largura.
Arquivo texto: Dentro do possível, todos os documentos elaborados devem ter o arquivo de texto preservado para
consulta posterior ou aproveitamento de trechos para casos semelhantes. 
Para facilitar a localização, os nomes dos arquivos devem ser formados da seguinte maneira: tipo do documento +
úmero do documento + palavras-chaves do conteúdo.
Exemplo: “Of. 123 - relatório produtividade ano 2002”.
Destaques: Não deve haver abuso no uso de negrito, itálico, sublinhado, letras maiúsculas, sombreado, sombra,
relevo, bordas ou qualquer outra forma de formatação que afete a elegância e a sobriedade do documento.
Você sabe qual é a diferença entre Aviso e Ofício?
Aviso e ofício são modalidades de comunicação o�cial praticamente idênticas.
A única diferença entre eles é que o aviso é expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de
mesma hierarquia e o ofício é expedido para e pelas demais autoridades.
Ambos têm como �nalidade o tratamento de assuntos o�ciais pelos órgãos da Administração Pública entre si e, no
caso do ofício, também com particulares.
Forma e Estrutura
Quanto a sua forma, aviso e ofício seguem o modelo do padrão ofício, com acréscimo do vocativo.
Exemplos:
✔ Excelentíssimo Senhor Presidente da República
✔ Senhora Ministra
✔ Senhor Chefe de Gabinete
Devem constar no cabeçalho ou no rodapé do ofício as seguintes informações do remetente:
✔ Nome do órgão ou setor;
✔ Endereço postal;
✔ Telefone e endereço de correio eletrônico.
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, Acesse o PDF (http://estaciodocente.webaula.com.br/cursos/gon080/docs/a07_t10.pdf) com o exemplo de ofício., , Os ofícios,
por serem endereçadosa órgãos públicos, não devem ser modi�cados em sua estrutura.São mais rígidos, por assim dizer.
E quanto ao Memorando?
O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar
hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes.
Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna (glossário).
Sua característica principal é a agilidade e a simplicidade de procedimentos burocráticos.
Para evitar desnecessário aumento do número de comunicações, os despachos ao memorando devem ser dados no
próprio documento e, no caso de falta de espaço, em folha de continuação.
Esse procedimento permite formar uma espécie de processo simpli�cado, assegurando maior transparência à tomada
de decisões. Permitindo também que se faça um histórico do andamento do assunto tratado nele.
, Veja um exemplo de memorando (http://estaciodocente.webaula.com.br/cursos/gon080/docs/a07_t11.pdf).
Forma e Estrutura:
Quanto a sua forma, o memorando segue o modelo do padrão ofício, com a diferença de que o seu destinatário deve
ser mencionado pelo cargo que ocupa. 
Exemplos: Ao Sr. Chefe do Departamento de Administração,
Ao Sr. Subchefe para Assuntos Jurídicos,
Correio eletrônico (e-mail)
Uma das mais usadas formas de comunicação administrativa.
Por ser o mais utilizado hoje para resolver a maioria das situações corporativas, o e-mail é o que mais aceita variações.
 
Nesta disciplina, já demos várias “dicas” para escrever bem esse tipo de comunicação, não é mesmo?
Porém, aqui é válido reforçar que o mais importante, em um e-mail, é a capacidade de concisão desde a digitação do
campo “assunto” até seu fechamento.
Sempre que disponível, deve-se utilizar o recurso de con�rmação de leitura. Se não for possível, deve constar na
mensagem um pedido de con�rmação de recebimento.
E quanto ao valor do e-mail, perante a legislação?
Nos termos da legislação em vigor, para que a mensagem de correio eletrônico tenha valor documental, isto é, para que
possa ser aceita como documento original, é necessário existir certi�cação digital que ateste a identidade do
remetente, na forma estabelecida em lei.
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Clique no link abaixo e acesse o Blog do Mesquita para saber mais sobre redação para e-mail: 
Dicas da rede – Como redigir e-mails. (glossário)
Aproveite também as dicas encontradas no livro Como gerenciar e-mails (glossário), de David Brake, disponibilizada
em PDF.
EXERCÍCIOS
Questão 1: A facilidade para escrever e enviar uma mensagem estimula a informalidade. Aproveite esse benefício sem
cair no desleixo. O nível de informalidade variará de acordo com o destinatário.
A a�rmativa acima é:
Verdadeira
Falsa
Justi�cativa
Questão 2: Além de irritantes, mensagens longas e repetitivas di�cilmente conseguem transmitir as informações
desejadas com e�ciência e rapidez.
Verdadeira
Falsa
Justi�cativa
Questão 3: O assunto do e-mail precisa ser bem detalhado para o leitor saber do que se trata. Uma frase longa com
todos os detalhes é o mais indicado para compor o assunto da mensagem.
Verdadeira
Falsa
Justi�cativa
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Glossário
CORRESPONDÊNCIA COMERCIAL
É o conjunto de normas regedoras das comunicações escritas entre pessoas ou entidades; orientam a feitura e a tramitação dos
documentos.
5
Quando se trata de um mês de 1 a 9, não devemos usar o zero antes do número. Essa regra valem também para páginas e horas
no decorrer de qualquer comunicação.
DEZEMBRO
O mês deverá ser grafado com letra minúscula.
V. SA
Abreviação de Nossa Senhoria
COMUNICAÇÃO EMINENTEMENTE INTERNA
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Pode ter caráter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposição de projetos, ideias, diretrizes etc. a serem
adotados por determinado setor do serviço público.