ARQUIVOLOGIA NA METODOLOGIA DO ENSINO DE HISTÓRIA

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Sumário 
Conceitos, características e princípios relacionados a arquivos e documentos. ................................................................. 3 
ORGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO ............................................................................................................................................. 4 
CLASSIFICAÇÃO QUANTO AS AGÊNCIAS CRIADORAS / ENTIDADES MANTENEDORAS ....................................... 7 
COMPETÊNCIA PARA AVALIAR DOCUMENTOS (Conarq – Res. 14) .................................................................................... 22 
ATIVIDADES DAS COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS ....................................................................................... 22 
Comissão Setorial de Avaliação de Documentos (Grupos de Trabalho) ............................................................................. 23 
EXEMPLO DE UMA TABELA DETEMPORALIDADE ............................................................................................................... 26 
Práticas arquivísticas: classificação, ordenação, protocolo. ........................................................................................... 26 
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO .................................................................................................................................................. 27 
QUADRO DE ARRANJO .................................................................................................................................................... 28 
MÉTODO GEOGRÁFICO ....................................................................................................................................................... 33 
2ª FORMA: CIDADE – ESTADO ......................................................................................................................................... 34 
3ª FORMA: PAÍS – CIDADE ............................................................................................................................................ 34 
INSTRUMENTOS DE PESQUISA ............................................................................................................................... 43 
MICROFILMAGEM ............................................................................................................................................................... 46 
PRINCIPAIS MICROFORMAS ................................................................................................................................................ 47 
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁGICAS .......................................................................................................................................... 62 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Arquivologia 
 
 
 
Conceitos, características e princípios relacionados a arquivos e documentos. 
 
ARQUIVOLOGIA 
 
Disciplina que estuda as funções do arquivo e os princípios e técnicas a serem 
observados na produção, organização, guarda, preservação e utilização dos 
arquivos. Também chamada arquivística. (Dicionário Brasileiro de Terminologia 
Arquivística) 
 
 
ARQUIVO 
Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos 
produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e 
entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem 
como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a 
natureza dos documentos. (Lei 8.159, Art. 2º) 
 
 
 Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, 
pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, 
independentemente da natureza do suporte. 
 Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento 
técnico, a conservação e o acesso a documentos. 
 Instalações onde funcionam arquivos. 
 Móvel destinado à guarda de documentos. 
(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística) 
 
 
 
 
DOCUMENTO 
Unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato. 
(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivistica) 
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ORGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO 
- Arquivo 
Acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por 
uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a 
consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no 
futuro. (Marilena Leite Paes) 
- Biblioteca 
Conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente para 
estudo, pesquisa e consulta. (Marilena Leite Paes) 
 
- Museu 
Instituição de interesse público, criada com a finalidade de conservar estudar e 
colocar à disposição do público conjuntos de peças e objetos de valor cultural. 
(Marilena Leite Paes) 
 
É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a 
documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à 
cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. 
(Lei 8.159, Art. 1º) 
PARALELO ENTRE BIBLIOTECA E ARQUIVO (Baseado em 
Schellenberg, sistematização retirada de Marilena Leite Paes) 
 
 
 
GÊNERO DOS DOCUMENTOS 
BIBLIOTECA ARQUIVO 
 
Documentos impressos 
Audiovisual 
Cartográfico 
 
Documentos textuais Audiovisual 
Cartográfico 
 
 
ORIGEM 
BIBLIOTECA ARQUIVO 
 
- Os documentos são 
produzidos e 
conservados com 
objetivos culturais. 
 
- Os documentos são 
produzidos e 
conservados com 
objetivos funcionais. 
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Arquivologia 
 
 AQUISIÇÃO ou CUSTÓDIA 
BIBLIOTECA ARQUIVO 
 
- Os documentos são 
colecionados de fontes 
diversas, adquiridos por 
compra ou doação. 
 
 
 
 
- Os documentos 
existem em numerosos 
exemplares. 
 
 
 
- A significação do 
acervo documental não 
depende da relação que 
os documentos tenham 
entre si. 
 
- Os documentos não 
são objetos de 
coleção; provêm das 
atividades públicas ou 
privadas, servidas 
pelo arquivo. 
 
- Os documentos são 
produzidos num único 
exemplar, ou limitado 
em número de cópias. 
 
- Há umasignificação 
orgânica entre os 
documentos. 
 
MÉTODO DE AVALIAÇÃO 
BIBLIOTECA ARQUIVO 
 
- Aplica-se a unidades 
isoladas. 
 
 
 
 
 
 
 
- O julgamento não tem 
caráter irrevogável. 
 
- O julgamento envolve 
questões de 
conveniência, e não de 
preservação ou perda 
total. 
 
- Preserva-se a 
documentação referente 
a uma atividade, como 
um conjunto e não 
como unidades 
isoladas. 
 
- Os julgamentos são 
finais e irrevogáveis. 
 
 
 
- A documentação não 
raro existe em via 
única. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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MÉTODO DE CLASSIFICAÇÃO 
BIBLIOTECA ARQUIVO 
 
- Utiliza métodos 
predeterminados. 
 
 
 
 
 
 
 
 
- Exige conhecimento 
do sistema, do 
conteúdo e da 
significação dos 
documentos a 
classificar. 
 
- Estabelece 
classificação 
específica para cada 
instituição, ditada 
pelas suas 
particularidades. 
 
 
 
- Exige conhecimento 
da relação entre as 
unidades, a 
organização e o 
funcionamento dos 
órgãos. 
 
 
 
MÉTODO DESCRITIVO 
BIBLIOTECA ARQUIVO 
- Aplica-se a unidades 
documentais. 
 
 
 
- As séries (anuários, 
periódicos,...) são 
unidades isoladas para 
catalogação. 
- Aplica-se a 
conjuntos 
documentais. 
 
- As séries são 
consideradas unidades 
para fins de descrição. 
 
 
FINALIDADES DO ARQUIVO 
 
 
 1º Servir à administração 2º Servir à história 
 
 
 
FUNÇÃO DO ARQUIVO 
 
 Tornar disponível as informações contidas no acervo documental sob sua 
guarda. 
 
 
 
 Guarda e conservação 
 
 
 Acessibilidade e pesquisa 
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 CLASSIFICAÇÃO QUANTO AS AGÊNCIAS CRIADORAS / ENTIDADES 
MANTENEDORAS 
 
 Públicos 

Federal Estadual Distrito Federal Municipal 
 
 
 
 Privados 

Institucionais Comerciais Pessoais 
 
 
(Lei 8.159) 
 
Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e 
recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito 
federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas 
funções administrativas, legislativas e judiciárias. 
 
§ 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos 
por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da 
gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades. 
 
Art. 11 Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos 
produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de 
suas atividades. 
 
Art. 12 Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como 
de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de 
fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional. 
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O DIREITO A INFORMAÇÃO 
 
 
(Lei 8.159) 
 
Art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse 
particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que serão 
prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja 
imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da 
intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. 
 
 
Art. 5º A administração pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma da 
Lei. 
 
NATUREZA DO ASSUNTO 
 
-Ostensivos / Ordinários 
 
Documentos cuja divulgação não prejudica a Administração. 
 
 
 
- Sigilosos 
Documentos que devem ser de conhecimento restrito, e requerem medias 
especiais de salvaguardar sua custódia e divulgação. 
 
 
(Decreto 4.553) 
 
Art. 2º São considerados originariamente sigilosos, e serão como tal 
classificados, dados ou informações cujo conhecimento irrestrito ou divulgação 
possa acarretar qualquer risco à segurança da sociedade e do Estado, bem 
como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade da vida 
privada, da honra e da imagem das pessoas. 
 
 
 
Parágrafo único. O acesso a dados ou informações sigilosos é restrito e 
condicionado à necessidade de conhecer. 
 
 
 
Art. 5º Os dados ou informações sigilosos serão classificados em ultra- 
secretos, secretos, confidenciais e reservados, em razão do seu teor ou dos 
seus elementos intrínsecos. 
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Prazos relacionados aos graus de sigilo: 
- Ultra-Secreto 30 Anos 
- Secreto 20 Anos 
- Confidencial 10 Anos 
- Reservado 5 Anos 
 
 
 
Conceitos importantes com relação ao sigilo 
(Decreto 4.553) 
 
 
 
 
Art. 4º 
II - CLASSIFICAÇÃO: atribuição, pela autoridade competente, de grau de sigilo 
a dado, informação, documento, material, área ou instalação; 
 
 
 
 
 
 
V - DESCLASSIFICAÇÃO: cancelamento, pela autoridade competente ou pelo 
transcurso de prazo, da classificação, tornando ostensivos dados ou 
informações; 
 
 
 
 
 
 
XV - RECLASSIFICAÇÃO: alteração, pela autoridade competente, da 
classificação de dado, informação, área ou instalação sigilosos; 
 
 
 
 
 
 
(Lei 8. 159) 
Art. 23 
§ 3º O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e a imagem das 
pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da 
data de sua produção. 
 
 
 
EVOLUÇÃO OU FREQUENCIA DE USO 
 
 
 
1ª Idade – Corrente / Ativo 
 
 
 
 
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Constituído de documentos em curso ou consultados frequentemente, 
conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os 
produziram ou em dependências próximas de fácil acesso. (Marilena Leite 
Paes). 
 
 
 
Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é 
objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a 
sua administração. (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística). 
 
 
 
 
São conservados pela administração e somente o pessoal dessa administração 
tem competência para sobre o seu trato, classificação e utilização. 
 
 
 
 
2ª Idade – Intermediário / Semi-Ativo 
 
Constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, 
mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá- 
los. Não há necessidade de seremconservados próximos aos 
escritórios. (Marilena Leite Paes). 
 
 
 
 
Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco 
frequente, que aguarda destinação. (DicionárioBrasileiro de Terminologia 
Arquivística). 
 
 
 
 
Saem do domínio exclusivo da administração que os produziu e tornam-se 
passivos de ação comum desta e da Administração de Arquivos, permanecendo 
a propriedade exclusiva da primeira. 
 
 
 
 
 
 
 
 
3ª Idade – Permanente / Inativo 
 
Constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa, 
que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que 
 
 
 
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constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução. (Marilena Leite 
Paes). 
 
 
 
Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu 
valor. (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística). 
 
 
 
 
São de competência exclusiva da Administração dos Arquivos. 
 
 
 
 
CLASSIFICAÇÃO QUANTO A EXTENSÃO / ATUAÇÃO 
 
 
 
- Setoriais 
São aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções 
de arquivo corrente. (Marilena Leite Paes). 
 
 
 
- Gerais / Centrais 
São os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos 
diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição, centralizando, 
portanto, as atividades de arquivo corrente. (Marilena Leite Paes). 
 
 
CLASSIFICAÇÃO QUANTO A NATUREZA DOS DOCUMENTOS 
 
 
 
Arquivos Especiais 
 
Tem sob sua guarda documentos de formas físicas diversas 
(fotografias, fitas, microformas, slides...), e que por esta razão 
merecem tratamento especial não apenas no que se refere ao seu 
armazenamento, como também no registro, acondicionamento, 
controle e conservação. (Marilena Leite Paes). 
 
 
 
- Documento Especial 
Documento em linguagem não-textual, em suporte não convencional, 
ou, no caso de papel, em formato e dimensões excepcionais, que 
exige procedimentos específicos para seu processamento técnico, 
guarda e preservação, e cujo acesso depende, na maioria das vezes, 
de intermediação tecnológica. (Dicionário Brasileiro de Terminologia 
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Arquivística) 
 
 
 
 
Arquivos Especializados 
Tem sob sua guarda documentos resultantes da experiência humana 
num campo específico, independente da forma física que 
apresentem. (Marilena Leite Paes). 
 
 
 
CARACTERÍSTICAS 
Conforme suas características os documentos podem ser 
classificados de acordo com os seguintes elementos: suporte, forma, 
formato, gênero, espécie, tipo. (Janice Gonçalves) 
 
 
 
 
SUPORTE 
 
 
 
 
Definição Exemplos 
 
Material sobre o qual - Acetato as 
informações são - Papel registradas. 
- Fita Magnética 
- Disco Óptico 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
FORMATO 
 
 
 
 
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Definição Exemplos 
 
Configuração que 
assume o documento 
de acordo com o 
sistema de signos 
utilizado na 
comunicação de seu 
conteúdo. 
 
- Audiovisual 
- Sonoro 
- Iconográfico 
- Textual 
- Cartográfico 
- Micrográfico 
- Informático 
 
 
FORMA 
 
 
Definição 
Exemplos 
 
Estágio de preparação e de 
transmissão de documentos. 
- Original 
- Cópia 
- Rascunho/Minuta 
 
 
 
GÊNERO 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
ESPÉCIE 
 Definição Exemplos 
 
Configuração 
 
que 
 
- Boletim 
assume um documento - Certidão 
de acordo com a - Declaração 
disposição e a - Relatório 
natureza das - Contrato 
informações nele 
contidas. 
 
 
 
 
 
TIPO 
 
Definição Exemplos 
Definição Exemplos 
Configuração física de 
um suporte, de acordo 
com a natureza e o 
modo como foi 
confeccionado. 
 
- Caderno 
- Diapositivo 
- Folha 
- Folhas avulsas 
- Mapa 
- Planta 
- Rolo de filme 
- Cartaz 
- Livro 
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“Configuração que - Boletim de 
assume uma espécie Ocorrência 
documental, de acordo 
com a atividade que a - Boletim Médico 
gerou” 
- Boletim Escolar 
 
- Contrato de Locação 
 
 
 
 
PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS 
 
(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística) 
 
 
 
 
Fundo 
Conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Termo que equivale a 
arquivo 
 
 
 
Proveniência 
Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma 
entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras 
entidades produtoras. 
 
 
 
Organicidade 
Relação natural entre documentos de um arquivo em decorrência das atividades 
da entidade produtora. 
 
 
 
Unicidade 
Os documentos são únicos em decorrência de sua gênese. 
 
 
 
Pertinência 
Princípio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por 
assunto sem ter em conta a proveniência e a classificação original. Também 
chamado princípio temático. 
 
 
Ordem Original 
Princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar o arranjo dado pela 
entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu. 
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Gestão documental; avaliação e temporalidade. 
 
 
GESTÃO DE DOCUMENTOS 
 
Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações 
técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase 
corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda 
permanente. 
(Lei 8.159, Art. 3º) 
 
DIAGNÓSTICO DE ARQUIVOS 
 
Análise das informações básicas (quantidade, localização, estado físico, 
condições de armazenamento, grau de crescimento, freqüência de consulta) 
sobre arquivos, a fim de implantar sistemas e estabelecer programas de 
transferência, recolhimento, microfilmagem, conservação e demais atividades. 
(Ieda Pimenta Bernardes 
 
 
 
Os três momentos ( fases ) da gestão de documentos 
 
 
IEDA PIMENTA BERNARDES Marilena Leite Paes 
 
Produção dos 
 
Produção 
 
 
 
ão dos Documentos Elaboraç 
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Inclui a elaboração de documentos em 
formulários, implantação de decorrência das 
sistemas de organização da atividades de um órgão 
informação, aplicação de ou setor. O arquivista 
novas tecnologias aos deve contribuir para que 
procedimentos sejam criados apenas 
administrativos. documentos essenciais à 
administração da 
instituição e evitadas 
duplicação e emissão de 
vias desnecessárias; 
sugerir a criação e a 
extinção de modelos e 
formulários; participar da 
seleção dos recursos 
humanos que deverão 
desempenhar tarefas 
arquivísticas e afins.Manutenção e Uso Utilização Implantação 
de sistemas de Inclui as atividades de arquivo, 
seleção dos protocolo (recebimento, 
sistemas de reprodução, classificação, registro, 
automatização do acesso, distribuição, tramitação), 
mobiliário, materiais, local. de expedição, de 
organização e 
arquivamento de 
documentos em fase 
corrente e intermediária, 
bem como a elaboração 
de normas de acesso à 
documentação e à 
recuperação da 
 
 
Destinação Final dos Destinação Documentos 
Análise e avaliação dos Programa de avaliação que 
documentos acumulados garanta a proteção dos 
nos arquivos, com vistas conjuntos documentais de a 
estabelecer seus prazos valor permanente e a 
de guarda, determinando, eliminação de documentos 
quais serão objeto de rotineiros e desprovidos de 
arquivamento permanente valor probatório e 
e quais deverão ser informativo. 
eliminados. 
 
 
 
 
 
 
AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Arquivologia 
 
 
 
 
 
Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de 
guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos. 
(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística). 
 
Trabalho interdisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos 
(imediato e mediato) e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer 
prazos para sua guarda ou eliminação, contribuindo para a racionalização dos 
arquivos e eficiência administrativa, bem como para a preservação do 
patrimônio documental. (Ieda Pimenta Bernardes) 
 
 
 
OBJETIVOS DA AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS 
 
- Preservação Documental 
 
 
 
- Redução da massa documental 
 
 
 
- Liberação de espaço físico 
 
 
 
- Melhor conservação dos documentos de guarda permanente 
 
 
 
- Incremento à pesquisa 
 
 
 
- Agilidade na recuperação dos documentos e das informações 
 
 
 
- Racionalização da produção e do fluxo de documentos (tramite) 
 
 
 
- Eficiência administrativa 
 
 
 
 
 
 
VALOR PRIMÁRIO 
 
Valor atribuído a documento em função do interesse que possa ter para a 
entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins 
administrativos, legais e fiscais. (Dicionário Brasileiro de Terminologia 
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Arquivística). 
 
 
 
 
 
 
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Arquivologia 
 
 
 
 
 
VALOR SECUNDÁRIO 
 
 
 
Valor atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para a 
entidade produtora e outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins 
diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido. (Dicionário 
Brasileiro de Terminologia Arquivística). 
 
 
 
Arquivística) 
 
 
 
Valor Administrativo 
 
 
Valor que um documento possui para a atividade administrativa de 
uma entidade produtora, na medida em que informa, fundamenta ou 
prova seus atos. 
 
 
 
 
Valor Fiscal 
Valor atribuído a documentos ou arquivos para comprovação de 
operações financeiras ou fiscais. 
 
 
 
 
Valor Legal 
Valor que um documento possui perante a lei para comprovar um 
fato ou constituir um direito. 
 
 
 
 
Valor Probatório 
Valor intrínseco que permite a um documento de arquivo servir de 
prova legal. 
 
 
 
Valor Informativo 
Valor que um documento possui pelas informações nele contidas, 
independentemente de seu valor probatório. 
 
 
 
 
Valor Intrínseco 
Valor que um documento possui em razão de seu conteúdo, das 
circunstâncias de sua produção, de suas assinaturas ou selos. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Valor Permanente 
Valor probatório ou valor informativo que justifica a guarda 
permanente de um documento em um arquivo. Também chamado 
valor arquivístico ou valor histórico. 
 
 
 
 
 
 
PRAZOS CONSIDERADOS NO PROCESSO DE AVALIAÇÃO . 
Prazo de Vigência 
 
Intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e 
legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram sua produção. 
 
 
Prazo de Prescrição 
 
 
Intervalo de tempo durante o qual o poder público, a empresa, ou qualquer 
interessado pode invocar a tutela do Poder Judiciário para fazer valer direito seu 
que entenda violado. 
 
 
 
Prescrição: Extinção dos prazos para a aquisição ou perda de direitos contidos 
nos documentos (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística). 
 
Prazo de Precaução 
 
Intervalo de tempo durante o qual o poder público, a empresa ou qualquer 
interessado guarda o documento antes de eliminá-lo ou encaminhá-lo para 
guarda definitiva no Arquivo Permanente 
 
TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL 
 
Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina 
prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, 
descarte ou eliminação de documentos. (Dicionário Brasileiro de Terminologia 
Arquivística). 
 
A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante de 
avaliação, que tem por objetivos definir prazos de guarda e destinação de 
documentos, com vista a garantir o acesso à informação a quantos dela 
necessitem. Sua estrutura básica deve necessariamente contemplar os 
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Arquivologia 
 
 
conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituição no exercício 
de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, a 
 
 
 
 
 
 
destinação final – eliminação ou guarda permanente –, além de um campo para 
observações necessárias à sua compreensão e aplicação. (Conarq – Res. 14) 
Nesse instrumento é importante registrar também os documentos que deverão 
ser reproduzidos em outros suportes (microfilmagem, digitalização etc.). 
A Tabela de Temporalidade é um instrumento dinâmico de gestão de 
documentos, por isso precisa ser periodicamente atualizada a fim de incorporar 
os novos conjuntos documentais que possam vir a ser produzidos, e devido às 
mudanças que eventualmente ocorrem na legislação e podem implicar em 
mudança nos prazos de arquivamento. (Ieda Pimenta Bernardes). 
 
 
 
TRANSFERÊNCIA 
Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário. 
(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística). 
 
RECOLHIMENTO 
Entrada de documentos públicos em arquivos permanentes, com competência 
formalmente estabelecida. 
Operação pela qual um conjunto de documentos passa do arquivo intermediário 
para o arquivo permanente. (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística). 
 
ELIMINAÇÃO 
Destruição de documentos que, na avaliação, foram considerados sem valor 
permanente. Também chamada expurgo de documentos. (Dicionário Brasileiro 
de Terminologia Arquivística). 
 
A eliminação depende de alguminstrumento legal ou normativo que a autorize. 
 
 
 
PASSOS PARA A IMPLANTAÇÃO DE PROCESSOS DE AVALIAÇÃO 
 
 
 
 
- Constituição formal da Comissão de Avaliação de Documentos, que garanta 
legitimidade e autoridade à equipe responsável. 
 
- Elaboração de textos legais ou normativos que definam normas e 
procedimentos para o trabalho de avaliação. 
 
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- Estudo da estrutura administrativa do órgão e análise das competências, 
funções e atividades de cada uma de suas unidades. 
 
- Levantamento da produção documental: entrevistas com funcionários, 
responsáveis e encarregados, até o nível da seção, para identificar as séries 
documentais geradas no exercício de suas competências e atividades. 
 
- Análise do fluxo documental: origem, pontos de tramitação e encerramento do 
trâmite. 
- Identificação dos valores dos documentos de acordo com sua idade: 
administrativo, legal, fiscal, técnico, histórico. 
 
- Definição dos prazos de guarda em cada local de arquivamento. 
 
 
COMPETÊNCIA PARA AVALIAR DOCUMENTOS (Conarq – Res. 14) 
 
A Comissão Permanente de Avaliação compor-se- á de: 
 Arquivista ou responsável pela guarda da documentação; 
 
 
- Servidores das unidades organizacionais às quais se referem os documentos 
a serem destinados, com profundo conhecimento das atividades 
desempenhadas; 
 
- Historiador ligado à área de pesquisa de que trata o acervo; 
 
- Profissional da área jurídica, responsável pela análise do valor legal dos 
documentos; 
 
- Profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto 
da avaliação (economista, sociólogo, engenheiro, médico e outros); 
 
- Outros profissionais que possam colaborar com as atividades da comissão. 
Competirá à comissão designar grupo de trabalho responsável pela execução 
dos procedimentos metodológicos 
 
ATIVIDADES DAS COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS 
 
Comissão Central de Avaliação (Comissão Permanente de Avaliação) 
 
- Coordenar e orientar as atividades desenvolvidas pelas Comissões Setoriais 
de Avaliação, respeitada a legislação específica de cada órgão. 
 
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- Avaliar, adequar e aprovar as propostas de Tabelas de Temporalidade 
elaboradas pelas Comissões Setoriais de Avaliação. 
 
- Orientar a execução das decisões registradas na Tabela de 
Temporalidade 
(eliminação, transferência, recolhimento, reprodução). 
 
- Supervisionar as eliminações de documentos ou recolhimentos ao Arquivo 
Permanente, de acordo com o estabelecido nas Tabelas de Temporalidade. 
 
- Aprovar as amostragens. 
 
 - Propor critérios de organização, racionalização e controle da gestão de 
documentos e arquivos. 
Comissão Setorial de Avaliação de Documentos (Grupos de Trabalho) 
 
 
- Promover o levantamento e a identificação das séries documentais 
produzidas, recebidas ou acumuladas por seu respectivo órgão. 
 
- Elaborar a proposta da Tabela de Temporalidade, encaminhando-a, 
acompanhada das necessárias justificativas, para a apreciação e aprovação da 
CCAD. 
 
- Solicitar a colaboração de auxiliares temporários para o desenvolvimento 
dos trabalhos, em razão de sua especificidade ou volume. 
 
- Acompanhar os trabalhos de organização, racionalização e controle de 
arquivos e documentos de seu órgão, visando o estabelecimento de rotinas de 
eliminação ou envio para guarda permanente. 
 
- Propor as modificações cabíveis para a Tabela de Temporalidade, 
atualizando-a sempre que necessário. 
 
- Elaborar a relação dos documentos a serem eliminados ou remetidos para 
guarda permanente. 
 
- Coordenar o trabalho de seleção e preparação material dos 
conjuntos documentais a serem eliminados, deixando-os disponíveis 
para eventuais verificações. 
 
Presenciar a eliminação dos documentos, lavrando a respectiva ata. 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Área Folha Nº 
Responsável Data / / 
Tempo de arquivamento e Destinação Final Observações 
Corrente Intermediário Destinação Final 
 
 
 
 
 
 
 
 
6 Anos 
 
 
 
 
 
 
 
 
5 Anos 
 
 
 
 
 
 
 
 
Guarda 
Permanente 
 
 
 
 
 
É opcional a seleção por 
amostragem das provas dos 
candidatos, segundo critérios 
estabelecidos pela Comissão 
Permanente de Avaliação. 
 
 
 
 
 
 
 
 
5 Anos 
 
 
 
 
 
 
 
 
47 Anos 
 
 
 
 
 
 
 
 
Eliminação 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 EXEMPLO DE UMA TABELA DETEMPORALIDADE 
 
 
 
Práticas arquivísticas: classificação, ordenação, protocolo. 
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CLASSIFICAÇÃO (Janice Gonçalves) 
 
O objetivo da classificação é, basicamente, dar visibilidade às funções e às 
atividades do organismo produtor do arquivo, deixando claras as ligações entre 
os documentos. 
 
Podemos entender que a classificação é, antes de tudo, lógica: a partir da 
análise do organismo produtor de documentos de arquivo, são criadas 
categorias, classes genéricas, que dizem respeito às funções/atividades 
detectadas. 
 
 
 
 
Ex: Uma classe RECURSOS HUMANOS subdividida em Cadastro de Funcionário e 
Benefícios 
 
 
 
RECURSOS HUMANOS 
 
Cadastro de Funcionários Benefícios 
 
 
Cada Subclasse pode ser subdividida de acordo com a necessidade. 
 
 
RECURSOS HUMANOS 
 
Cadastro de Funcionários 
documentos pessoais 
 
Benefícios 
 
A classificação é geralmente traduzida em esquema no qual a hierarquia entre 
as classes e subclasses aparece representada espacialmente, esse esquema é 
chamado de Plano de Classificação. 
 
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO 
(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística) 
 
 
 
Esquema elaborado a partir do estudo das estruturas e funções da instituição e 
análise do arquivo por ela produzido, pelo qual se distribuem os documentos em 
classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos. Expressão 
geralmente adotada em arquivos correntes. 
 
 
 
 
 
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QUADRO DE ARRANJO 
 
(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística) 
 
Esquema estabelecido para arranjo de documentos de um arquivo, a partir do 
estudo das estruturas, funções ou atividades do gerador e da análise do acervo.Expressão adotada em arquivos permanentes. 
 
O Plano de Classificação pode seguir o critério 
FUNCIONAL, ou o critério ESTRUTURAL. 
 
Critério Funcional: que tem por eixo as funções desempenhadas pela entidade 
produtora do arquivo 
 
Critério Estrutural: que tem por eixo a estrutura administrativa da entidade 
produtora do arquivo 
 
 
Um Plano de Classificação deve possuir três características (Schellemberg): 
 
 Simplicidade 
 Flexibilidade 
 Expansibilidade 
 
 
ORDENAÇÃO (Janice Gonçalves) 
 
Tem como objetivo básico facilitar e agilizar a consulta aos documentos, pois, 
mesmo no que se refere a uma mesma atividade, e em relação a um mesmo 
tipo documental os documentos atingem um volume significativo. 
 
A ordenação é feita com base nos elementos informativos contidos nos 
documentos: 
 
 Nº do documento (atribuído pelo emissor ou pelo receptor) 
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 Data 
 Local de procedência 
 Nome do emissor ou do destinatário 
 
 
 
Para a definição do critério de ordenação devemos considerar os tipos de busca 
que recai sobre cada documento. 
 
 
 
MÉTODOS BÁSICOS DE ARQUIVAMENTO 
(Marilena Leite Paes)  ALFABÉTICO 
 
 
 
 GEOGRÁFICO 
 
 
 
 NUMÉRICOS 
Simples 
Dígito Terminal 
Cronológico 
 
 
 
 IDEOGRÁFICOS (Assunto) 
Alfabético 
enciclopédico 
dicionário 
Numéricos 
duplex 
decimal 
 
 
Sistema Direto: a busca do documento é realizada diretamente no local onde o 
documento está guardado 
 
Sistema Indireto: para se localizar um documento é necessário utilizar um 
índice ou um código. 
 
 
ORDENAÇÃO ALFABÉTICA 
 
Existem dois tipos de ordenação alfabética: 
 
Letra por Letra: Considera cada letra como elemento de ordenação. 
(desconsiderar o espaço entre as palavras). 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Palavra por palavra: Considera a palavra como elemento de ordenação. 
 
 
Letra por Letra Palavra por Palavra 
 
 
 
 
 
Paulino Macedo 
Pedro Paulo Silveira 
José Antunes 
 
Alfabetado 
 
 
Andrade, José Antunes 
Macedo, Paulino 
Silveira, Pedro Paulo 
Monte Alegre Monte Alegre 
Monte Branco Monte Branco 
Monteiro Monte Mor 
Monte Mor Monte Sinai 
Montenegro Monteiro 
Monte Sinai Montenegro 
 
 
* As partículas não devem ser consideradas no momento da ordenação (de, da, 
dos, e,...) 
 
MÉTODO ALFABÉTICO 
 
O elemento considerado para ordenação é o Nome. 
 
Regras de Alfabetação 
 
 
1º) Para pessoa física considera-se o último sobrenome e depois o prenome 
 
 
 
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2º) Quando houver sobrenomes iguais prevalece a ordem alfabética do prenome. 
 
 
 
Alfabetado 
 
João Antunes Paulo 
Antunes Aníbal 
Antunes 
Antunes, Aníbal Antunes, 
João Antunes, Paulo 
 
 
 
3º) Sobrenomes compostos por substantivo adjetivado, ou ligados por hífen, não se separam. 
 
Marcelo Costas Montes Claros //Montes claros = Marcelo Costa 
 
 
 
4º) Sobrenomes formados por Santo, Santa, São, não se separam. 
 
 
5º) As indicações de grau de parentesco como Filho, Júnior, Sobrinho, Neto, são consideradas 
partes integrantes do último sobrenome e não são separados na inversão. 
 
 
Wilson de Almeida Filho Oscar de Oliveira Almeida Filho, Wilson de Brito Neto, Antonio de 
Sobrinho Sebastião de Pádua Júnior Antonio de Oliveira Sobrinho, Oscar de Pádua Júnior, 
Brito Neto Sebastião de 
 
 
 
6º) Os títulos são colocados no final do nome entre parênteses. 
 
 
 
 
Prof. José Cláudio de Souza Dra. Paula 
Brito 
Alfabetado 
 
Brito, Paula (Dra.) 
Souza, José Cláudio de (Prof.) 
 
 
 
 
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7º) Os nomes espanhóis são registrados a partir do penúltimo sobrenome, que 
corresponde ao sobrenome paterno 
 
 
 
Alfabetado 
 
Mario Vargas Llosa 
Carlos del Prado Morales 
Prado Morales, Carlos del 
Vargas Llosa, Mario 
 
 
 
 
8º) Os nomes orientais (japonês, chinês, árabe) são registrados como se 
apresentam, sem inversão 
 
 
 
Alfabetado 
 
Tsutomu Kato Tadashi 
Osanai Ikutaro 
Kakehashi 
Ikutaro Kakehashi 
Tadashi Osanai Tsutomu 
Kato 
 
 
 
 
9º) Nomes de empresas e instituições (pessoa jurídica) devem ser transcritos 
como se apresentam, porém, os artigos iniciais não devem ser considerados 
para alfabetação, e aparecem no fim entre parênteses. 
 
 
 
Alfabetado 
 
Jorge Santa Cruz 
Waldemar Santo Antonio 
Luis Carlos da Silva São Bento 
Santa Cruz, Jorge 
Santo Antonio, Waldemar 
São Bento, Luis Carlos da Silva 
 
 
 
 
 
 
10º) Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, os números arábicos, 
romanos ou escrito por extenso deverão aparecer no final entre parênteses. 
 
 
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II Conferência da Saúde Quarto Encontro de Turismo 3º Congresso de Direito Penal 
 
 
 
 
MÉTODO GEOGRÁFICO 
 
 
 
Utiliza informações do aspecto geográfico do documento. 
 
 
 
Existem 3 (três) 
 
Alfabetado formas de arquivamento 
 
 
 
1ª FORMA 
Conferência da Saúde (II) 
Congresso de Direito Penal (3º) 
Encontro de Turismo (Quarto) 
 
 
Os documentos são agrupados por Estados Ex: 
 
Pernambuco 
 
Rio Grande do Norte 
 
Dentro das divisões estaduais seguem as divisões por cidades, ficando a primeira 
subdivisão para a capital. 
 
 
 
 
Ex: PERNAMBUCO 
 
Pernambuco – Recife Pernambuco – Brejinho Pernambuco – Caruaru 
Pernambuco – Limoeiro Pernambuco – Olinda 
 
 
 
 
RIO GRANDE DO NORTE 
 
Rio Grande do Norte – Natal Rio Grande do Norte – Brejinho Rio Grande do Norte 
– Caicó Rio Grande do Norte – Mossoró 
 
 
 
 
 
 
 
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2ª FORMA: CIDADE – ESTADO 
 
 
Os documentos são agrupados por Cidade Ex: 
 
Brejinho 
 
Brejinho Caicó LimoeiroMossoró Natal Olinda Recife 
Ao lado de cada Cidade indicar o Estado a que pertence. 
Ex: 
 
Brejinho – Pernambuco Brejinho – Rio Grande do Norte Caicó – Rio Grande 
do Norte Limoeiro - Pernambuco Mossoró – Rio Grande do Norte Natal – 
Rio Grande do Norte Olinda - Pernambuco 
 
Recife - Pernambuco 
 
 
 
3ª FORMA: PAÍS – CIDADE 
 
 
Os documentos são agrupados por País Ex: França 
 
Portugal 
 
 
 
 
Dentro das divisões de País seguem as divisões por Cidades, FICANDO A 
PRIMEIRA SUBDIVISÃO PARA CAPITAL 
 
 
 
Ex: FRANÇA 
 
França – Paris França – Lorena PORTUGAL 
 
Portugal – Lisboa Portugal – Coimbra Portugal – Porto 
 
MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES 
 
 
 
 
 
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Arquivologia 
 
 
 
O Métodonumérico simples considera um número já existente no documento 
(ex: nº de matrícula do funcionário no cartão de ponto) ou o receptor do 
documento pode atribuir um número ao documento. 
 
 
 
Importante: Controle da numeração para não atribuir o mesmo número para dois 
itens diferentes. 
 
 
 
O método numérico simples é um método indireto, pois exige a utilização de um 
índice alfabético para a realização de uma busca. 
 
 
 
Ex: Dossiês de Funcionários Ordenados por Nº de Matrícula 
 
 
 
 
Pastas – Dossiês de Funcionários 
 
40072 
 
30095 
 
30021 
 
20241 
 
 
ÍNDICE ALFABÉTICO 
 
Aguiar, Antonio - 40072 Caldas, Luis Henrique - 30095 Guerra Filho, George - 41737 
Magalhães, João - 20241 Tenório, Edilson – 300 
 
 
MÉTODO DÍGITO-TERMINAL 
 
A base do método consiste subdividir um número de seis dígitos em três 
grupos de dois dígitos a partir de uma leitura da direita para a esquerda, 
separando os pares com hífen. Sendo o primeiro par da direita denominado 
grupo primário, seguido pelo grupo secundário, e grupo terciário. 
 
 
 
 
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Arquivologia 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ex: 
 
Decompondo o número 829319 Teremos: 82-93-19 
 
Sendo o grupo primário para ordenação 19, seguido do grupo secundário, 93, e 
do grupo terciário 82. 
 
 
 
Se o número apresentar apenas cinco dígitos o grupo terciário deverá ser 
complementado com um número 0 (zero). 
 
 
 
 
 
Ex: 
56212 05-62-12 
 
 
 
 
 
 
 
 
Numérico Simples Dígito Terminal 
 
56212 21-87-03 
86212 05-62-12 
94217 08-62-12 
218703 09-42-17 
672789 97-26-89 
972689 67-27-89 
 
 
MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO 
 
Utiliza a informação cronológica do documento (DATA) para a ordenação. 
No momento da ordenação, os documentos mais recentes ficam sempre sobre 
os mais antigo, e se forem pastas as pastas mais recentes vem na frente das 
mais antigas. 
 INFORMAÇÃO CRONOLÓGICA 
 
 
 
 
 
 
sala 731 - Centro - Belo Horizonte – MG 
uacao@ipemig.com.br 
DIA 
1 
2 
3 
4 
5 
... 
... 
MÊS 
Janeiro / jan. /01 
Fevereiro / fev / 02 
Março / mar. / 03 
Abril / abr. / 04 
Maio /Amva. idoo/s0A5 ndrad 
Junho / jun. / 06 
Julho / jul / 07 
ANO 
... 
... 
1940 
... 
a.s.. ,302 - 
196g5rad 
1966 
 ... 
... 
Agosto / ago. /08 
Setembro / set. / 09 
... 
... 
 
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Arquivologia 
 
 
 
 
 
ASSUNTO – ALFABÉTICO - DICIONÁRIO 
 
Assuntos isolados são dispostos em ordem alfabética. 
 
 
 
EX: 
ATESTADO MÉDICO 
 
CONTA DE ÁGUA CONTA DE LUZ 
 
CONTRATO DE TRABALHO FOLHA DE PAGAMENTO 
NOTA FISCAL DE ENTRADA 
NOTA FISCAL DE IMOBILIZADO 
NOTA FISCAL DE SAÍDA 
TESTE DE ADMISSÃO 
 
 
ASSUNTO - ALFABÉTICO - ENCICLOPÉDICO 
 
 
Assuntos correlatos são agrupados sob um título geral. 
EX: 
CONTABILIDADE 
Conta de Água Conta de Luz Notas Fiscais 
nota fiscal de entrada nota fiscal de imobilizado nota fiscal de saída 
 
 
 
 
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PESSOAL 
Atestado Médico Contrato de Trabalho Folha de Pagamento Teste de Admissão 
 
 
 
 
 
 
ASSUNTO – NUMÉRICO - DUPLEX 
 
 
 
Os assuntos são divididos em classes e sub- classes. 
 
 
 
O método permite a criação ilimitada de classes, o que exige cuidado para que 
não sejam criadas pastas com assuntos já incluídos em sub-pastas. 
 
 
 Para cada assunto principal é atribuído um número 
 
 
CONTABILIDADE 1 
PESSOAL 2 
 
 
 Dentro dos assuntos principais podem ocorrer subdivisões 
 
CONTABILIDADE 1 
CONTAS DE CONSUMO 1-1 
NOTAS FISCAIS 1-2 
 
 
 
 Dentro das subdivisões podem ocorrer novas subdivisões. 
 
 
CONTABILIDADE 1 
 
CONTAS DE CONSUMO 1-1 
Conta de Água 1-1-1 
Conta de Luz 1-1-2 
NOTAS FISCAIS 1-2 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Para a utilização do método duplex é fundamental utilizar um plano de 
classificação (que contém toda estrutura numérica utilizada) + índice (para 
identificação do código numérico que deverá ser utilizado com base no assunto). 
 
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO 
1 CONTABILIDADE 
1-1 CONTAS DE CONSUMO 
1-1-1 Conta de Água 
1-1-2 Conta de Luz 
1-2 NOTAS FISCAIS 
1-2-1 Nota Fiscal de Entrada 
 
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PLANO DE CLASSIFICAÇÃO 
CONTABILIDADE 
CONTAS DE CONSUMO 
Conta de Água 
Conta de Luz 
NOTAS FISCAIS 
Nota Fiscal de Entrada 
Nota Fiscal de Saída 
 
 
 
ÍNDICE 
 
Conta de Água 1-1-1 
Conta de Luz 1-1-2 
CONTABILIDADE 1 
CONTAS DE CONSUMO 1-1 
Nota Fiscal de Entrada 1-2-1 
Nota Fiscal de Saída 1-2-2 
NOTAS FISCAIS 1-2 
 
 
 
ASSUNTO – NUMÉRICO - DECIMAL 
 
 
 
O Método Decimal utilizado em arquivos é baseado na técnica do Sistema 
Decimal de Melvil Dewey – Classificação Decimal de Dewey (CDD). 
 
Esta Classificação divide o conhecimento humano em 9 (nove) classes 
principais e 1 (uma) décima reservada para assuntos gerais. 
 
 
 
1 – Obras Gerais 
1 – Filosofia 
2– Religião 
3– Ciências Sociais 
4 – Filologia 
5– Ciências Puras 
6– Ciências Aplicadas 
7 – Belas Artes 
8 – Literatura 
9 – História e Geografia 
 
 
 
O número de classificação é composto por uma parte inteira formada por três 
dígitos, podendo ou não ter uma parte decimal. 
 
 
 
 
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Arquivologia 
 
 
 
 
 
 
 
100 
110 
111 
111.1 
 
 
 
Após o ponto podem existir quantos números forem necessários. Lembrando 
que cada novo número é um nível de especificidade e detalhamento maior do 
assunto. 
 
Importante: Não há uma classificação universal para arquivos com uma 
listagem de assuntos que cubra toda espécie de documento produzida e 
recebida por uma entidade. Da Classificação de Dewey podemos aplicar aos 
arquivos apenas a técnica e não o sistema de classificação 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
A desvantagem é que para cada nível temos um número de subdivisões 
limitado (0-9). 
 
ORGANIZAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO 
(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística) 
100 CONTABILIDADE 
110 CONTAS DE CONSUMO 
111 Conta de Água 
112 Conta de Luz 
113 Conta de Telefone 
113.1 Fixo 
113.2 Celular 
113.21 Tim 
113.211 Pré Pago 
113.212 Pós Pago 
113.22 Oi 
113.23 Claro 
120 NOTAS FISCAIS 
121 Nota Fiscal de Entrada 
122 Nota Fiscal de Saída 
200 PESSOAL 
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Arquivologia 
 
 
 
 
 
 
 
Arranjo 
Seqüência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos 
documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano ou quadro 
previamente estabelecido. 
 
 
 
Notação 
Código de identificação que permite a ordenação ou localização das unidades 
de arquivamento. Também chamado cota. Se em vigor e formulado de acordocom a Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística – ISAD(G), equivale 
a código de referência. 
 
Guia Fora 
Indicador colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item 
documental para assinalar a sua remoção temporária. Também chamado 
fantasma ou ficha-fantasma. 
 
 
INSTRUMENTOS DE PESQUISA 
(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística) 
 
 
Guia 
Instrumento de pesquisa que oferece informações gerais sobre fundos e 
coleções existentes em um ou mais arquivos. 
 
Inventário 
Instrumento de pesquisa que descreve, sumária ou analiticamente, as unidades 
de arquivamento de um fundo ou parte dele, cuja apresentação poderá refletir 
ou não a disposição física dos documentos. 
 
Catálogo 
Instrumento de pesquisa organizado segundo critérios temáticos, cronológicos, 
onomásticos ou toponímicos, reunindo a descrição individualizada de 
documentos pertencentes a um ou mais fundos, de forma sumária ou analítica. 
 
 
Repertório 
 
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Arquivologia 
 
 
 
 
 
 
 
Instrumento de pesquisa no qual são descritos pormenorizadamente 
documentos, pertencentes a um ou mais fundos e/ou coleções, selecionados 
segundo critérios previamente definidos. 
 
 
 
 
 
 
INSTRUMENTOS DE PESQUISA 
AUXILIAR (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística) 
 
 
 
Índice 
Relação sistemática de nomes de pessoas, lugares, assuntos ou datas contidos 
em documentos ou em instrumentos de pesquisa, acompanhados das 
referências para sua localização. 
 
 
 
Tabela de Equivalência 
Instrumento que estabelece uma correspondência entre notações diferentes. 
 
 
 
PROTOCOLO - Atividade do Arquivo Corrente 
 
 
 
 
a) Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, 
controle da tramitação e expedição de documentos. (Dicionário Brasileiro de 
Terminologia Arquivística) 
 
 
 
b) Serviço encarregado do recebimento, registro, autuação, classificação, 
distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos. Também 
referido como unidade protocolizadora 
(Conarq – Res. 14) 
 
 
 
 
c) Marilena Leite Paes considera as seguintes atividades de protocolo: 
Recebimento e Classificação; Registro e Movimentação. 
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Arquivologia 
 
 
A) B) C) 
Recebimento; 
Registro; 
Recebimento; 
Registro; 
Recebimento; 
Registro; 
 
Classificação; 
 
Distribuição; 
 
Classificação; 
 
Distribuição; 
 
Classificação; 
 
Movimentação. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Controle da Controle da 
tramitação e tramitação e 
expedição de expedição de 
documentos. documentos; 
 
Autuação. 
 
 
 
 
ROTINAS DE PROTOCOLO 
(Marilena Leite Paes) 
 
 
 
 
Recebimento e Classificação 
 
 
 
 Receber a correspondência; 
 
 
 
 Separar a correspondência oficial da particular; 
 
 
 
 Distribuir a correspondência particular; 
 
 
 
 Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da correspondência de 
caráter sigiloso; 
 
 
 
 Encaminha a correspondência sigilosa aos respectivos destinatários; 
 
 
 
 Abrir a correspondência ostensiva; 
 
 
 
 Tomar conhecimento da correspondência pela leitura, verificando a existência 
de antecedentes; 
 
 
 
 Requisitar ao Arquivo os antecedentes. Se os antecedentes não estiverem no 
 
 
 
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Arquivologia 
 
 
 
 
 
 
Arquivo, o Setor de Registro e Movimentação informará onde se encontram e os 
solicitará para ser feita a juntada; 
 
 
 
 Interpretar e classificar a correspondência, com base no código de assuntos 
adotado, se for o caso; 
 
 
 
 Apor carimbo de protocolo – numerador/datador, sempre que possível, no canto 
superior direito do documento; 
 
 
 
 Anotar abaixo do número e da data a primeira distribuição e o código de 
assunto, se for o caso; 
 
 
 
 Elaborar o resumo do assunto a ser lançado na ficha de protocolo; 
 
 
 
 Encaminhar os papéis ao Setor de Registro e Movimentação. 
 
 
Registro e Movimentação 
 
Funciona como uma atividade de distribuição de documentos. Faz o registro do 
documento anotando dados de identificação, e encaminha os documentos aos 
setores a que se destinam. 
 
 
 
 Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anotando: número de protocolo; 
data de entrada; procedência, espécie, número e data do documento; código e 
resumo do assunto; primeira distribuição; 
 
 
 
 Anexar a segunda via da ficha ao documento, encaminhando-o ao seu destino, 
juntamente com os antecedentes, após o registro e as anotações pertinentes 
nas respectivas fichas, se for o caso; 
 
 
 
 Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de procedência 
e assunto, arquivando-as em seguida; 
 
 
 
 Arquivar as fichas de protocolo em ordem numérica; 
 
 
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Arquivologia 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 Receber dos vários setores os documentos a serem redistribuídos; anotar nas 
respectivas fichas o novo destino; 
 
 
 
 Encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho 
de autoridade competente. 
 
 
 
Autuação – Formação de Processos 
 
Expedição – Controle de Documentos Emitidos 
 
 
 
 
– Tecnologias aplicadas à gestão documental (GED e Microfilmagem). 
MICROFILMAGEM 
 
“Art. 3° Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do 
processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios 
fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução”. (Decreto Nº 1.799 
de 30/01/1996). 
 
 
 
Lei 5.433 de 08 de maio de 1968 
Regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências. 
 
 
 
Decreto 1.799 de 30 de janeiro de 1996 
Regulamenta a Lei 5.433/68. 
 
 
 
Portaria nº 12 de 8 de junho de 2009 Secretaria Nacional de Justiça - dispõe 
sobre o registro e a fiscalização do exercício da atividade de 
microfilmagem de documentos. 
 
 
Vantagens da Microfilmagem 
Integridade das informações. Segurança contra fraudes e arquivamento 
incorreto, facilidade de pesquisas através de Leitores de Microfilme. 
 
 
 
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Segurança: Duas vias de microfilme, original e cópia, proporcionando à 
Microfilmagem total segurança. 
 
 
 
Rapidez de acesso: Fácil pesquisa, com auxílio de índices em banco de 
dados, busca das informações em poucos minutos e cópias em papel se 
necessário. 
 
 
 
Redução do espaço ocupado: até 98% de redução de espaço físico dos 
arquivos. 
 
 
 
 
Confiabilidade: Através do microfilme obtem-se total durabilidade de arquivo. 
 
 
 
 
Legalidade: A Microfilmagem possui uma legislação própria. 
 
 
 
 
Compatibilidade: A Microfilmagem é compatível com as mídias magnéticas e 
ópticas. 
 
MICROFORMAS 
Termo genérico para designar todos os tipos de suporte contendo 
microimagens. 
 
Principais Bitolas 16mm (até A4) 
35mm (Grandes Formatos, Plantas) 
105 mm (Micropublicações, Microfichas)PRINCIPAIS MICROFORMAS 
Rolo de Microfilme 
 
 
 
 
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O rolo de microfilme é a microforma básica, a primeira a ser utilizada e que 
serviu de origem à maioria das microformas conhecidas. Apresenta o menor 
custo por imagem filmada. Proporciona perfeita integridade de arquivo. 
 
 
 
O rolo de microfilme não se presta à microfilmagem de informações sujeitas a 
atualizações constantes em seus diversos itens, servindo apenas nos casos de 
arquivos que possuam somente crescimento seqüencial numérico ou 
cronológico. 
 
 
 
As larguras mais usadas são 16mm para documentação administrativa e os de 
35mm para arquivos técnicos de plantas, mapas, livros, etc. 
 
 
Jaqueta 
 
 
A jaqueta é formada por duas folhas de poliéster especial, transparentes e muito 
finas, unidas a intervalos regulares de 16mm ou 35mm, formando canais, que 
permanecem abertos nas extremidades, por onde serão inseridas as tiras de 
microfilme. 
 
 
 
As jaquetas podem ter canaletas de 16mm, 35mm, ou mistas. O tamanho 
padrão de uma jaqueta é 105mm x 148mm. 
 
 
 
Suas principais vantagens são a possibilidade de atualização por itens 
independentes de arquivo, a facilidade de disseminação da informação e o 
baixo custo dos aparelhos de leitura. 
 
 
 
Cada Jaqueta possui uma tarja que serve para indexação, possível por meio de 
vários recursos como a datilografia, cores, ranhuras etc. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Arquivologia 
 
 
 
 
 
 
 
Microficha 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
A microficha nada mais é que uma folha de filme, normalmente da largura 
superior a 70mm. A microficha considerada padrão e a mais usada é a de 
105mm x 148mm. Sua capacidade pode variar de 60 a 420 fotogramas. As 
microfichas podem ser geradas de muitas maneiras diferentes, entre elas as 
mais comuns são: 
 
 
 
- Duplicando uma jaqueta 
- Montando tiras de filmes 
- Utilizando uma câmara planetária tipo “Step & Repeat” 
- Utilizando uma câmara C.O.M. 
 
 
 
 
EQUIPAMENTOS DE MICROFILMAGEM 
Micro filmadoras Planetárias 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Arquivologia 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Composta de uma base fixa onde está o campo fotográfico, a unidade 
filmadora deste equipamento está posicionada sobre o campo fotográfico. Tanto 
 
o documento quanto o filme estão parados no momento da microfilmagem 
 
 
 
Microfilmadoras Rotativas 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Utilizada para microfilmar documentos padronizados, possui um sistema de 
transporte por meio de esteiras ou correias que conduzem o documento para o 
interior da máquina. Na microfilmadora rotativa tanto o documento quanto o 
filme estão em movimento no momento da microfilmagem. 
 
 
 
Processadoras 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Após a microfilmagem as processadoras transformam a imagem latente em 
imagens visíveis. 
 
 
 
Duplicadores 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Utilizado para fazer cópias das microformas. 
 
 
 
 
 
 
 
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Leitores Simples 
 
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Av. dos Andradas ,302 - sala 731 - Centro - Belo Horizonte – MG 
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Utilizados para a consulta das microformas, os leitores simples se restringem 
apenas a consulta. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Leitores Copiadores 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Diferente dos leitores simples, os leitores copiadores possibilitam 
imprimir e/ou digitalizar a imagem. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Arquivologia 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Scanner de Microfilme 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Utilizado para digitalizar diretamente da película com alta capacidade de 
produção 
 
 
GED – GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS 
 
 
 
É um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento de documentos de 
forma digital. Tais documentos podem ser das mais variadas origens e mídias, 
como papel, microfilme, som, imagem e mesmo arquivos já criados na forma 
digital. 
 
 
 
Document Imaging 
É o processo que permite armazenar e gerenciar imagens de documentos 
digitalizados. Os documentos originalmente em mídias analógicas (papel, 
mirofilme,...) deverão ser convertidos através de processos de digitalização. 
 
 
 
A principal vantagem é o armazenamento e a diminuição do volume físico dos 
documentos. 
 
 
 
13.000 páginas A4 digitalizadas cabem em 1 CD-ROM. (700 MB). 
 
 
 
Outro aspecto importante é com relação à disponibilidade e acessibilidade. O 
mesmo documento pode ser disponibilizado para consulta de mais de uma 
pessoa ao mesmo tempo, e acessibilidade pode ser restringida através de 
senhas. 
 
 
Workflow 
Ferramenta para armazenamento, recuperação e tramitação de Documentos, o 
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termo Workflow refere-se ao modo como os documentos são processados. 
 
 
 
Com os documentos convertidos para imagens, era preciso uma tecnologia que 
substituísse o processo humano de trâmite de documentos em papel. Surgiu 
então a tecnologia de Workflow para imagens de documentos 
 
 
 
O Work Flow é uma poderosa ferramenta no processo de tomadas de decisões 
onde é necessário um intenso trâmite de documentos muitas vezes até em 
cidades e países diferentes. 
 
 
 
Vantagens: 
- Incremento ao Tramite 
- Informação “just in time”. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Preservação Documental 
 
 
 
 
 
PRESERVAÇÃO 
 
Norma Cianflone Cassares Dicionário Brasileiro de 
Terminologia Arquivística 
 
É um conjunto de medidas 
e estratégias de ordem 
operacional que 
contribuem direta ou 
indiretamente para a 
preservação da integridade 
dos materiais. 
 
Prevenção da deterioração 
e danos em documentos, 
controle ambiental e/ou 
tratamento físico e/ou 
químico. 
 
 
 
 
 
 
CONSERVAÇÃO 
Norma Cianflone Cassares Dicionário Brasileiro de 
Terminologia Arquivística 
 
É um conjunto de ações 
estabilizadoras que visam 
desacelerar o processo de 
degradação de documentos 
ou objetos, por meio de 
controle ambiental e de 
tratamentos específicos 
(higienização, reparos e 
acondicionamento). 
 
Promoção da preservação e 
da restauração dos 
documentos. 
 
 
 
 
RESTAURAÇÃO 
 
Norma Cianflone Cassares Dicionário Brasileiro de 
Terminologia Arquivística 
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É um conjunto de medidas 
que objetivam a 
estabilizaçãoou a reversão de danos 
físicos ou químicos 
adquiridos pelo documento 
ao longo do tempo e do 
uso, intervindo de modo a 
não comprometer 
sua integridade e seu 
caráter histórico. 
 
Conjunto de 
procedimentos específicos 
para recuperação e reforço 
de documentos 
deteriorados 
e danificados. 
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CARACTERÍSTICAS DO PAPEL 
 
 
 
 
O papel é um suporte “HIGROSCÓPICO”, isto é, tem a capacidade de absorver e 
expelir umidade de acordo com o meio em que esteja, com esta troca de 
umidade com o meio ele sofre dilatação e contração das fibras. O controle do 
conjunto de elementos ambientais é fundamental para a preservação dos acervos. 
 
 
FATORES AMBIENTAIS 
 
 
 
Temperatura e Umidade Relativa do AR 
 
 
A temperatura ideal deve ser mantida em torno dos 20º C, e a umidade em 50%. 
Esse equilíbrio deve ser mantido, pois, a umidade elevada associada com a 
temperatura alta atuam como agentes facilitadores da proliferação de fungos e 
bactérias, bem como garante características propícias para infestação por animais. 
Já a baixa umidade resseca o papel tornando-o quebradiço. 
 
 
 
É importante fazer o monitoramento do ambiente através do “Termo-Higrômetro”, e 
garantir uma boa circulação do ar. 
 
 
Radiação da Luz 
 
 
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O Controle da luminosidade é um elemento que contribui para a preservação 
dos documentos. A incidência luz natural ou artificial sobre os documentos 
causa danos de forma irreversível, modificando cores, escurecendo, e 
ressecando o papel. 
 
Qualidade do Ar 
 
 
 
É importante controlar a qualidade do ar pois nele temos dois elementos que 
podem comprometer a segurança dos documentos, os gases que provocam 
reações químicas formando ácidos que danificam os documentos, e as 
partículas sólidas que se encontram em suspensão. 
 
 
AGENTES BIOLÓGICOS 
 
 
Os agentes biológicos de deterioração de acervos são, entre outros, os insetos 
(baratas, brocas, cupins), os roedores e os fungos, cuja presença depende 
quase que exclusivamente das condições ambientais reinantes nas 
dependências onde se encontram os documentos. 
 
 
 
Para que atuem sobre os documentos e proliferem, necessitam de conforto 
ambiental e alimentação. O conforto ambiental para praticamente todos os 
seres vivos está basicamente na temperatura e umidade relativa elevadas, 
pouca circulação de ar, falta de higiene. 
 
 
 
INTERVENÇÃO HUMANA 
 
O homem é um dos maiores agentes de deterioração dos documentos. 
 
Vandalismo 
 
 
Ataques a arquivos, e extravio e roubo de documentos são atos intencionais que 
podem ser minimizados com uma política de acesso e segurança dos 
documentos. 
 
 
Acondicionamento 
 
 
O acondicionamento deve ser feito de forma adequada utilizando materiais 
próprios para cada suporte documental. Essa prática vai garantir a proteção 
física aos documentos. Deve-se utilizar o mobiliário e invólucros com padrão 
arquivístico. 
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A utilização de forma correta dos invólucros (envelopes, pastas, caixas) também 
são importantes para garantir a integridade documental, visto que a prática mais 
comum é a superlotação dos invólucros, danificando os documentos na sua 
manipulação de retirada e guarda. 
 
 
PROCEDIMENTOS TÉCNICOS 
 
(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística) 
 
Acondicionamento 
Embalagem ou guarda de documentos visando à sua preservação e 
Acesso. 
 
 
Climatização 
Processo de adequar, por meio de equipamentos, a temperatura e a 
umidade relativa do ar a parâmetros favoráveis à preservação dos 
documentos. 
 
controle ambiental 
Conjunto de procedimentos para criação e manutenção de ambiente 
de armazenamento propício à preservação, compreendendo controle 
de temperatura, da umidade relativa, da qualidade do ar, da 
luminosidade, bem como prevenção de infestação biológica, 
procedimentos de manutenção, segurança e proteção contra fogo e 
danos por água. 
 
 
Desacidificação 
Processo pelo qual o valor do pH do papel é elevado a um mínimo de 
7, com vistas à sua preservação. 
 
desinfecção 
Processo de destruição ou inibição da atividade de microorganismos. 
 
 
 
desinfestação
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Processo de destruição ou inibição da atividade de insetos. 
 
desmitificação 
Redução da umidade relativa do ar em áreas determinadas, por 
meio 
de processos mecânicos ou químicos. 
 
 
Encapsulação 
Processo de preservação no qual o documento é protegido entre folhas 
de 
poliéster transparente, cujas bordas são seladas. 
 
 
fumigação 
Exposição de documentos a vapores químicos, geralmente em 
câmaras 
especiais, a vácuo ou não, para destruição de insetos, fungos e 
outros microorganismos. 
 
 
higienização 
Retirada, por meio de técnicas apropriadas, de poeira e outros resíduos, com 
vistas à preservação dos documentos. 
 
 
laminação 
Processo de restauração que consiste no reforço de documentos 
deteriorados 
ou frágeis, colocando-os entre folhas de papel de baixa gramatura, fixadas 
por adesivo natural, semi- sintético ou sintético, por meio de diferentes 
técnicas, 
manuais ou mecânicas. 
 
 
planificação 
Aplainamento mediante pressão, de documentos dobrados, enrolados ou 
amarrotados. 
 
 
reencolagem 
Encolagem que visa restituir ao papel a substância adesiva original perdida. 
 
 
secagem a vácuo 
Tratamento de documentos molhados mediante gradual retirada de ar e 
elevação de temperatura. 
 
 
 
 
 
 
 
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congelamento e subsequente secagem mediante vácuo e gradual 
elevação de temperatura. Também chamado liofilização ou secagem a 
frio. 
 
 
umidificação 
Procedimento em que documentos quebradiços e ressecados são 
colocados numa atmosfera úmida para readquirirem flexibilidade pela 
absorção gradual do vapor d'água. 
 
 
 
velatura 
Processo de restauração que consiste na aplicação de reforço de 
papel ou tecido em qualquer face de uma folha 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁGICAS 
 
 
 
BRASIL. Lei 8159. 
Brasil. Decreto 
4.553 
 
DICIONÁRIO brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo 
Nacional, 2005. 232p. Disponível em: 
<http://www.arquivonacional.gov.br/Media/Dicio n%20Term%20Arquiv.pdf>. 
 
 
GONÇALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de 
arquivo. São Paulo: Arquivo do Estado, 1998. Disponível em: 
 
<http://www.arqsp.org.br/arquivos/oficinas_colec ao_como_fazer/cf2.pdf>. 
 
 
BERNARDES, Ieda Pimenta. Como avaliar documentos de arquivos. São 
Paulo: Arquivo do Estado, 1998. 89 p. Disponível 
em:<http://www.arqsp.org.br/arquivos/oficinas_c 
olecao_como_fazer/cf1.pdf>. 
 
 
 
BRASIL. Lei 8159. 
 
 
 
CONARQ – Resolução 14. Disponível 
Em:<http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/ Media/resolucao_14.pdf>.