Elaboração e Controle de Cronograma de Projetos

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Elaboração e Controle de CRONOGRAMAS
de Projetos com Prática em
MS-Project 2013/16 e Introdução ao BIM-4D
 
 
 
 
 
 
Elaboração e Controle de Cronogramas de
Projetos com Prática em
MS-Project 2013/16 e Introdução ao BIM-4D
 
 
Autor: Heron Santos – PMP, PMI-SP, PMI-RMP, MCTS
Email: heron@email.com.br
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
ÍNDICE
 
APRESENTAÇÃO
INTRODUÇÃO
FUNDAMENTOS DE GERÊNCIA DE PROJETOS
O que é um Projeto?
O que é Gerenciamento de Projetos?
A tríplice restrição em Gerenciamento de Projetos
As áreas de conhecimento em gestão de projetos na visão do PMI
O Planejamento em Projetos
O Controle em Projetos
Etapas essenciais do Planejamento no MS Project 2013
CONHECENDO O MS-PROJECT
Visão Geral:
Guias de Menus
Principais Visões:
O Gráfico de Gantt:
Planilha de Recursos:
O Gráfico de Recursos:
A Planilha de Uso do Recurso:
A Planilha de Uso da Tarefa:
O Diagrama de Rede:
INICIANDO COM O MS-Project
Criando um novo arquivo de projetos
Configuração inicial do MS-Project
Calendários do projeto.
Alterando o calendário das atividades.
Informações iniciais do projeto.
CRIANDO O CRONOGRAMA DO PROJETO
Criando a Estrutura Analítica do Projeto
Diferença entre EAC e EAP
Registrando as atividades
Propriedade das atividades
Duração das atividades
Prazos diferentes para atividades com mesma duração.
Sequenciamento das atividades
Ligações do tipo Termino-Início (TI )
Ligações do tipo Término-Início (II )
Ligações do tipo Termino-Termino (TT)
Início-Término – IT: A anterior tem que iniciar para a posterior terminar.
Retardo ou adiantamento das atividades
Retardo nas ligações do tipo Término-Início (TI)
Retardo em ligações do tipo Termino-Início (II)
Retardo em ligações do tipo Termino-Termino (TT)
Antecipações em ligações do tipo Término-Início (TI)
Antecipações em ligações do tipo Término-Início (II)
Antecipações em ligações do tipo Término-Término (TT)
Entendendo os tempos de retardo e espera.
Visualizando o cronograma do projeto.
Restrições do projeto.
Divisão da execução de uma tarefa em varias etapas.
Atividades Recorrentes.
Metas, Marcos ou Milestone.
Modos de Visão e Tabelas.
MELHORES PRÁTICAS PARA A CONSTRUÇÃO DE CRONOGRAMAS.
Não utilização de tempo de espera no sequenciamento TI.
Não utilização de tempo de espera/antecipação informado em dias (horas).
Não utilização de tempo de espera no sequenciamento SS.
Duração máxima das atividades
Entendendo a Duração Total do Projeto
RECURSOS
Registrando os Recursos
Relacionando os Recursos às atividades.
Problemas de alocação dos recursos; alteração da duração das tarefas.
Problemas de alocação dos recursos; recursos super alocados.
Gráficos de Recursos
Uso dos Recursos
Melhor tipo de recurso a se trabalhar
CONTROLE DA EXECUÇÃO DO PROJETO
Conceito de linhas de base
Linhas de Base no MS-Project
TÉCNICAS DE CONTROLE DE PROJETO
Controle da execução das tarefas
Atualizando a data de status do projeto
Visualizando as linhas de andamento
Controle da execução através da informação do percentual executado
Reprogramando as atividades
Controle da execução através da duração restante.
RELATÓRIOS
FILTROS
AGRUPAMENTOS
INTRODUÇÃO AO BIM-4D
Criação do modelo 3D
Criação do cronograma
Elaboração do BIM-4D – Simulação da execução
APRESENTAÇÃO
 
Este livro foi criado a partir de diversas solicitações de alunos nos cursos que ministro sobre
gerenciamento de projetos, mais especificamente na área de elaboração e controle de
cronogramas. Assim, tentei retratar todo o conteúdo do curso de elaboração e controle de
cronogramas, utilizando como ferramenta de apoio o software MS-Project.
 
Com o surgimento nos últimos anos do BIM, a última parte do livro dedica-se a mostrar como
elaborar o BIM-4D, a partir do momento que você dispõe de um modelo 3D e um cronograma.
 
Embora o mercado editorial esteja repleto de livros sobre gerenciamento de projetos e também
para a operação do MS-Project, alguns com conteúdo muito bom como os de Ricardo Viana
Vargas, os alunos sentem falta de algo mais prático e resumido, que mostre de maneira bem
direta como poderemos elaborar bons cronogramas, amparado nas melhores práticas de
gerenciamento de projetos difundido pelo PMI.
 
O livro poderá ser utilizado como fonte de consulta para assuntos específicos ou também ser lido
de forma integral, pois segue uma lógica de construção de cronograma desde seu início até a fase
de controle. Mesma lógica que utilizo nos cursos desta ferramenta.
 
Aproveito para agradecer a ajuda de todas as pessoas que colaboraram com ajustes e correções e
em especial a Giovanni Maciel e Adriana Santos
 
DURANTE A REALIZAÇÃO DOS CURSOS DISPONIBILIZO AOS ALUNOS UMA
COLEÇÃO DE VÍDEOS, COMO MATERIAL COMPLEMENTAR DO MESMO. PARA
RECEBER OS VÍDEOS E OUTROS MATÉRIAS COMPLEMENTARES A ESTE LIVRO,
ENVIAR EMAIL PARA LIVROPROJECT@HERONSANTOS.COM.BR
 
 
INTRODUÇÃO
 
O Microsoft Project é um poderoso programa de gerenciamento de projetos que você pode usar
para planejar e controlar o cronograma de seu projeto.
Este livro tem o objetivo de servir de apoio a utilização do MS-Project e é dirigido aqueles que
querem entender e utilizar de maneira inteligente e produtiva este aplicativo.
O formato deste livro está organizado de maneira que você poderá seguir o passo a passo para
criar, editar e controlar um projeto.
Assim como qualquer outro aplicativo voltado para o gerenciamento de projetos, a utilização do
MS-Project só poderá ser realizada de maneira satisfatória se o usuário tiver conhecimento, pelo
menos básico, das melhores práticas de elaboração e controle de cronogramas de projetos. Sem
estes conhecimentos, o MS-Project deixará o usuário operá-lo de maneira totalmente equivocada
e as informações obtidas poderão não ser uteis ao gerente de projetos. Um exemplo de como a
falta de conhecimento das melhores práticas poderá provocar uma operação equivocada do
aplicativo, é a tendência que muitos tem em querer digitar nas colunas de Início e Término e aí,
já antecipamos, que caso isto ocorra, estaremos colocando em risco o cálculo do caminho crítico,
umas das informações mais importantes do cronograma.
Para piorar a situação, muitas organizações ainda pensam que tendo a relação de atividades, suas
durações e seus sequenciamentos já se tem um cronograma ou pior, já se conseguiu introduzir o
gerenciamento de projetos em seus processos organizacionais. Durante a apresentação do
conteúdo deste livro veremos teorias de gerenciamento de projetos que mostram a necessidade
de termos outros documentos, tais como o histograma de matérias e recursos humanos, para que
o cronograma seja válido e útil ao empreendimento. Sem estes documentos, o cronograma passa
a ser somente um desenho do Gráfico de Gantt sem embasamento prático.
Também escuto algumas pessoas falarem que os cronogramas não servem para muita coisa e que
historicamente este documento não tem agregado muito valor a seus projetos. Antecipo que até
concordo com estas colocações, concordo que um cronograma pode até, de nada vai servir como
apoio a execução de um projeto, a partir do momento que este não venha a ser atualizado
sistematicamente, o que ocorre de maneira muito acentuada e acredito que isto se deve ao fato
que os livros e cursos têm um foco relativamente grande no planejamento e relegam a segundo
plano os processos de como os documentos do projeto, em especial o cronograma deve ser
atualizado. Quando alguém afirma que, após algum tempo o cronograma elaborado não serve
mais para a execução da obra, eu concordo e, digo mais, chego a afirmar que depois de 1
semana, o cronograma original (baseline) só deverá ser utilizado para descobrir se o projeto está
ou não cumprindo o planejamento inicialmente pensado, pois obrigatoriamente deveremos ter o
que chamamos de cronograma corrente, que seria o cronograma original atualizado com as
ocorrências de execução do projeto. Logo, fica fácil imaginar que os processos de controle do
projeto têm que conduzir para a existência de um novo cronograma (corrente), toda semana.
Veremos na parte de controle como conseguiristo de maneira relativamente simples.
 
FUNDAMENTOS DE GERÊNCIA DE PROJETOS
 
A utilização eficaz do MS Project, ou qualquer outro aplicativo que dê suporte a elaboração e
controle de cronogramas, envolve muito mais do que o simples entendimento de como funciona
o programa. Diferentemente de outros softwares, tais como o Word, o MS-Project está
interligado com as disciplinas ou as práticas a que ele vem auxiliar – o Gerenciamento de
Projetos- e em especial às melhores práticas de construção e controle de cronogramas. Portanto,
não basta apenas entender como é o funcionamento desse software, faz-se necessário aliá-lo ao
conhecimento das melhores práticas de gestão de projetos, para que assim ele possa ser operado
de maneira correta e as informações dadas por ele, também possam ser entendidas e interpretadas
corretamente.
Um exemplo da importância do conhecimento das melhores práticas preconizadas pelo PMI é o
simples fato, como já falamos anteriormente, de que nunca deveremos digitar nas colunas Início
e Término, quando isto ocorre, estaremos colocando em risco a saúde de nosso cronograma e
tornando o mesmo uma simples planilha de dados.
Não serão abordadas aqui todas as técnicas e ferramentas em torno da prática de gerenciamento
de projetos nas suas 10 áreas de competências, pois o MS-Project consegue atuar de maneira
satisfatória em apenas 3 delas (Escopo, Tempo e Custo).
Como complemento, aconselho a você leituras complementares sobre as técnicas de
gerenciamento de projeto, mesmo não estando relacionadas a elaboração de cronogramas e
utilização do MS-Project.
A organização deste livro traz inicialmente uma apresentação das definições básicas e
necessárias para que o programa possa ser utilizado, e nos capítulos seguintes serão apresentados
os diversos processos presentes nos capítulos do gerenciamento do escopo, tempo e custos do
PMBOK e como poderemos utilizar o MS-Project com base nestas melhores práticas. Também
serão apresentadas técnicas presentes em livros complementares ao PMBOK, do próprio PMI ou
não.
 
O que é um Projeto?
Segundo Ricardo Vianna Vargas, projeto pode ser definido como:
“Um empreendimento não repetitivo, caracterizado por uma sequência clara e lógica
de eventos, com início, meio e fim, que se destina a atingir um objetivo claro e
definido, sendo conduzido por pessoas dentro de parâmetros pré-definidos de tempo,
custo, recursos envolvidos e qualidade. ”
Portanto, todo projeto possui, por definição, algumas características básicas relacionadas. Como
por exemplo:
Empreendimento não repetitivo
A palavra projeto, que vem do Latim, que resulta da união de “pro” que significa algo que
procede a uma ação e o verbo “iacere” que significa: levar, arremessar, lançar. Significa
então “lançar algo novo”, isto já deixa claro que todo projeto é criado para produzir algo
novo. Logo, as técnicas de Projeto e, consequentemente, o MS-Project não pode, ou terão
dificuldades de serem utilizadas em processos contínuos.
Sequência clara e lógica de eventos
Todo projeto tem uma sequência lógica a ser seguida para que o mesmo venha a ser
concluído.
Início e fim bem definidos
Esta definição é clássica de projeto e direciona para que todo ele tenha uma data de início
e uma data de término bem definida, porém hoje sabemos que os projetos voltados para
inovação nem sempre tem um fim bem definido e mesmo assim podemos aplicar técnicas
de planejamento e elaborar um cronograma para eles.
Objetivo específico claro, único e bem definido.
Todo projeto tem um objetivo para o qual ele foi elaborado. Não vamos confundir
objetivo com escopo, pois são conceitos diferentes.
Conduzido por pessoas
Todo projeto para ser executado necessita de pessoas trabalhando no mesmo. Assim uma
área de grande importância está relacionada à análise e tratamento dos relacionamentos
entre estas pessoas.
Parâmetros pré-definidos de tempo, custo, recursos humanos, qualidade, etc.
A maioria dos projetos sempre está sujeito a limitações de custo, prazo, qualidade, etc.
Como exemplo destas limitações teríamos o caso onde o projeto não poderia custar mais
que R$ 1.000.000,00 ou outro caso onde o projeto deveria terminar no máximo em uma
determinada data. Em gerenciamento de projetos, definimos estes parâmetros como
Restrições. Não podemos confundir Restrição com Premissa, pois são conceitos
diferentes.
Também podemos afirmar que o foco de um projeto é alcançar objetivos previamente definidos,
sendo responsabilidade do gerente do projeto conduzi-lo na direção da concretização destes
objetivos, com base nos parâmetros estabelecidos, como por exemplo, o tempo, o custo e os
recursos; enquanto se mantém dentro de um padrão de qualidade previamente definido.
 
O que é Gerenciamento de Projetos?
Segundo o PMBOK, O Gerenciamento de projetos é a aplicação de CONHECIMENTO,
HABILIDADES, FERRAMENTAS E TÉCNICAS nas atividades de projetos de forma a atender
ou superar as expectativas dos stakeholders (interessados, atores, participantes) e que envolve o
balanceamento de:
Escopo, tempo, custo e qualidade;
Necessidades (requisitos definidos) e expectativas (requisitos subjetivos ou não definidos);
Diferentes expectativas e necessidades de todos aqueles que participam do projeto direta
ou indiretamente.
Isso indica que, para o gerenciamento de projetos, não é necessário apenas a vontade ou a
necessidade da realização de um conjunto de tarefas, é preciso conhecimento e técnicas de
liderança, negociação, comunicação, etc, ou seja, precisamos reconhecer, que o gerente de
projetos precisa ter conhecimentos específicos de várias áreas, não necessariamente presentes no
PMBOK, para melhor desempenhar as suas funções, como por exemplo as novas técnicas
intituladas LEAN e para engenharia e arquitetura os novos conceitos de BIM.
Não podemos também negar que existe hoje uma tendência das empresas em administrar as
operações com a abordagem de projetos. Essa abordagem, de forma simplificada, prevê a
aplicação das técnicas, habilidades, ferramentas e conhecimento de gerenciamento de projetos na
condução de operações da empresa. O termo usado para essa tendência ou filosofia é a
administração por projetos, que visa alinhar os grandes objetivos estratégicos da empresa com
inúmeros projetos, coordenados e gerenciados, de forma a garantir a sua execução no menor
tempo, na melhor qualidade e no melhor custo.
 
A tríplice restrição em Gerenciamento de Projetos
Embora o conceito de projeto bem executado tenha como foco o atendimento às necessidades e
acertos realizados com os stakeholders (partes interessadas), de forma a conseguir os objetivos
previamente traçados, os conceitos das metas apresentadas pela tríplice restrição continuam
muito fortes. A chamada tríplice restrição tem como foco o atendimento aos objetivos dos custos
previstos no projeto, a entrega do escopo acertado e o seu término do tempo acertado.
 
 
Onde:
Custo: O projeto deve ser executado de acordo com o orçamento definido.
Escopo: O projeto deve entregar/executar todos os produtos e serviços necessários a
entrega do seu produto principal. De maneira um pouco simplificada poderíamos dizer que
escopo é a coleção de todos os produtos e serviços acertados com o cliente. Existem
técnicas para se definir com maior qualidade o escopo do projeto, tais como uma EAP ou
maquete do projeto, que não fazem parte do conteúdo deste livro, porém seu
conhecimento é vital para a construção de bons cronogramas e deveriam ser estudadas de
maneira a melhorar a qualidade de nossos cronogramas. Atualmente por exemplo, as
ferramentas de elaboração de projetos, relacionadas ao BIM, tem ganhado um espaço
muito grande no mercado de trabalho, e deveriam ser incorporadas aos processos de
gerenciamento de projetos.
Tempo: O projeto deve ser executado no tempo previsto, e aqui vamos gastar um pouco
mais de tempo tentando entender melhor este conceito. Ocorre normalmente uma certa
confusão entre os conceitos de tempo e prazo dos projetos e atividades, então vamos
entender melhor a diferença pois não podemosconfundir tempo com prazo. Antes de mais
nada, o prazo sempre se refere a uma data acertada, enquanto que o tempo se refere a
quantidade de horas necessárias à execução de uma tarefa. Poderemos ter, por exemplo,
uma determinada atividades de 5 dias (40h) executada em um determinado prazo ou com
um prazo maior, e como isto seria possível?
 
 
Bem, inicialmente isto seria possível por exemplo devido a diferentes jornadas de
trabalho destas tarefas (calendário), por exemplo:
A – Temos a Atividade X de 5 dias (40 horas), iniciando na segunda e sendo conduzida
em uma jornada de trabalho de 8 horas diárias, o seu término previsto será na sexta-feira
da mesma semana.
B – Temos a Atividade Y também de 5 dias (40 horas), iniciando na segunda e sendo
conduzida em uma jornada de trabalho de 4 horas diárias, logo o seu término previsto será
na sexta-feira da semana seguinte.
Uma confusão se formou quando os softwares de gerenciamento de tempo nomearam a
coluna de tempo como Duração e colocaram as unidades como Dias, Semana, Meses.
Devemos sempre entender que quando informamos que a duração de uma determinada
tarefa é de 10 Dias, o MS-Project está entendendo que a atividade será realizada em
80horas (Dia = 8Hs), assim se a tarefa estiver atrelada a uma jornada de trabalho de 8hs
ela terá um prazo para ser executada, porém se estiver atrelada a uma jornada de trabalho
de 4 horas, o prazo será diferente.
 
Estes fatores são interdependentes e sujeitos a alterações no decorrer do planejamento e/ou
execução do projeto. A gerência dessas variáveis é feita sob o ponto de vista sistêmico, onde se
admite que a modificação do valor de uma delas terá um impacto previsível em todas as demais.
Isto significa que muitas vezes a redução, por exemplo, da variável “tempo” acarretará em um
incremento na variável “custo” ou implicará na alteração de alguma especificação do produto
(escopo).
Além disso, qualquer que seja a mudança ocorrida em uma das variáveis, o gerente deve ter um
modelo que permita uma rápida tomada de decisão que corrija a mudança de curso, garantindo a
continuidade do processo.
Também é importante lembrar que toda e qualquer modificação no conteúdo das variáveis acima
deve ser negociada, em geral, com o cliente e os fornecedores internos e externos ao projeto.
 
As áreas de conhecimento em gestão de projetos na visão do PMI
O PMI - Project Management Institute - identifica 10 (dez) áreas de conhecimento em
gerenciamento de projetos através do PMBOK 5° Edição. Apesar da abordagem de apresentá-las
de forma separada, por razões didáticas, devemos estudá-las com a percepção de que todas elas
estão intimamente e inexoravelmente interligadas. Quando ocorre o gerenciamento de um projeto
sem a aplicação do conhecimento de uma ou mais destas áreas poderá ocorrer uma deficiência no
próprio projeto que, invariavelmente, só é constatada tardiamente, não antes sem se ter
despendido muito esforço, custo e tempo para encontrar as razões desta deficiência.
Como explica Margareth Carneiro, “durante algum tempo o principal enfoque do gerenciamento
de projetos era a gerência do tempo: fazer com que as coisas acontecessem dentro do prazo
esperado. Em algumas empresas, em especial no governo, o enfoque de gerenciamento de
projeto era mais orçamentário, ou seja, quando acabasse o dinheiro, acabaria o projeto”.
Com o passar dos tempos, outros elementos foram se juntando ao gerenciamento do projeto,
além do prazo e custos, como por exemplo o escopo do mesmo (o que deveria ser feito). Mais
tarde, foi identificado como importante para a gestão de um projeto tratar a questão de qualidade,
ou seja, atender ao especificado e tratado entre as partes. Também foram incorporados os
conceitos de risco, pois todo projeto tem riscos associados às premissas assumidas por exemplo.
Mais adiante a comunicação começou a ser tratada como fator preponderante de sucesso de um
projeto e na última década passamos também a tratar as expectativas das partes interessadas com
maior ênfase.
Não devemos esquecer, contudo, que os projetos são executados por pessoas. Então o cuidado
com o ser humano, a motivação da equipe, o recrutamento de pessoas especializadas para cada
tipo de tarefa, o treinamento, a formação de time e outros aspectos são também fundamentais ao
sucesso do projeto.
Alguns projetos têm que adquirir bens ou produtos e o gerenciamento dessas aquisições também
são importantes para a condução de um projeto.
Percebe-se então que o gerenciamento de projetos envolve o tratamento de vários aspectos
importantes. Na metodologia esses aspectos são chamados de disciplinas. Vemos então que
apoiam a administração de projetos disciplinas de:
Gerenciamento de integração entre os elementos do projeto;
Gerenciamento de escopo de projeto;
Gerenciamento de tempo do projeto;
Gerenciamento do custo;
Gerenciamento da qualidade;
Gerenciamento de recursos humanos;
Gerenciamento de comunicação;
Gerenciamento de risco;
Gerenciamento de contratos.
Gerenciamento das partes interessadas.
Estas disciplinas juntas, com suas técnicas, métodos e ferramentas, apoiam a condução do
projeto de forma a garantir qualidade, atendimento aos prazos, custos e requisitos desejados.
Cabe ao gerente de projetos integrar todas essas disciplinas, cuidando de todos esses aspectos
desde o início do projeto, passando pelo planejamento e outras fases do projeto, até a sua
conclusão. Note que a Integração dos processos também é tratada como uma disciplina pelo
PMI.
A metodologia de gerenciamento de projetos é a base sobre a qual todos os trabalhos deverão ser
efetuados. O software apenas auxiliará o gerente a estruturar a metodologia de maneira mais
eficaz e integrada de trabalho.
 
O Planejamento em Projetos
Em qualquer atividade de uma organização o planejamento deve sempre ser encarado como uma
rotina essencial. Entretanto, em grande parte dos projetos existentes, pouco se planeja, muito se
executa e muito, mas muito mesmo, se gasta refazendo um trabalho que, com um devido
planejamento, poderia ter sido evitado.
Costumeiramente, acredita-se que não é preciso dizer que, com um enfoque em projetos para
uma organização, é extremamente necessário um planejamento criterioso de todas as possíveis
nuances de um projeto. Normalmente, parte-se do princípio que todos os participantes de um
projeto têm como princípio um claro entendimento de que planejar é essencial. A realidade é
bem distante desta visão.
Em Projetos, Planejar é FUNDAMENTAL!!!
O Controle em Projetos
Se você analisar com cuidado, verá que muito se fala em planejamento. Cursos e treinamentos
são constantemente oferecidos com este escopo e a literatura é farta, porém quando falamos de
controle de projetos, encontramos pouca coisa. Estas ações também devem ser bem pensadas e
trabalhadas. Os procedimentos de como o cronograma, por exemplo, será atualizado devem
também ser planejados de forma a garantir uma maior probabilidade de sucesso do projeto.
Uma parte deste livro será destinada a este fim, pois entendo que um bom planejamento pode
não ajudar muito na execução dos projetos, casos estes não venham a ser controlados e
atualizados sistematicamente e periodicamente.
 
Etapas essenciais do Planejamento no MS Project 2013
Neste livro, e com o auxílio do MS-Project 2013 vamos seguir uma estrutura simples, mas
eficaz, de planejamento. Na figura abaixo, são apresentadas as etapas para que se possa elaborar
um cronograma do projeto e utilizá-lo no MS Project 2013. Durante o transcorrer deste livro,
cada etapa abaixo será definida no software.
 
CONHECENDO O MS-PROJECT
Visão Geral:
O MS Project é uma ferramenta automatizada de apoio à Gerência de Projetos, onde é possível
planejar e acompanhar as atividades, recursos e outras variáveis de um projeto. Ele é uma
ferramenta pertencente à família Office da Microsoft e, portanto, utiliza os padrões conhecidos
dessa interface com o usuário.
A figura abaixo apresenta esta interface.
 
 
Uma boa notícia para quem está iniciando com a operação deste aplicativo é que ele poderiaser
pensado como uma planilha Excel. Ambos os aplicativos trabalham com linhas e colunas e
muitos dos seus comandos são similares.
 
Guias de Menus
O Guia de Menus do MS Project tem as seguintes opções:
1. ARQUIVO: Trata das operações com arquivos.
2. TAREFAS: Cuida das operações ligadas as tarefas.
3. RECURSOS: Cuida das operações ligadas aos Recursos.
4. RELATÓRIOS: Apresenta relatórios pré-prontos para serem utilizados.
5. PROJETO: Cuida das operações ligadas aos projetos.
6. EXIBIÇÃO: Cuida da formatação de textos, tabelas, fontes, etc.
7. FORMATO: Disponibiliza ferramentas para formatação do projeto.
 
Principais Visões:
Inicialmente, verificamos que o MS Project possui três formatos básicos para exibir as
informações. São eles:
Os Gráficos – Que representam graficamente as informações. São gráficos os modos de
exibição Gráficos de Gantt, Gantt de Controle, Diagrama de Rede, Gráfico de
Recursos e Calendário.
As Planilhas - Que representam informações em linhas e colunas. Cada linha contém
informações sobre uma tarefa ou recurso individual. Cada coluna contém um campo onde
você insere informações específicas sobre tarefas ou recursos. (As colunas no Microsoft
Project são, em geral, chamadas de campos.) Como exemplo de planilhas poderíamos
relacionar; Planilha de Recursos, Uso de cursos, etc.
 
O Gráfico de Gantt:
Na elaboração e condução de projetos o Gráfico de Gantt ou Gantt de Controle são, sem
dúvida, os mais utilizados e as mais importantes visualizações no MS-Project. Ele é o padrão de
visualização quando iniciamos a operação do software.
O modo de exibição Gráfico de Gantt mostra as informações sobre as tarefas relativas ao seu
projeto como texto ou como gráfico de barras.
Planilha de Recursos:
O modo de exibição Planilha de Recursos exibe as informações sobre cada recurso do Projeto.
O Gráfico de Recursos:
O modo de exibição Gráfico de recursos exibe graficamente as informações sobre a alocação, o
trabalho ou o custo dos recursos ao longo do tempo. Você poderá analisar as informações sobre
um recurso de cada vez, sobre recursos selecionados ou sobre um recurso.
A Planilha de Uso do Recurso:
A Planilha de Uso do Recurso exibe os recursos do projeto com as tarefas atribuídas agrupadas
abaixo deles. Ela relaciona cada recurso aos trabalhos que eles terão que desempenhar no
projeto.
A Planilha de Uso da Tarefa:
O modo de exibição Uso da tarefa exibe as tarefas do projeto com os recursos atribuídos
agrupados abaixo delas.
O Diagrama de Rede:
O Diagrama de Rede é um modo de visualização que mostra as dependências entre as tarefas do
projeto como um gráfico de fluxo de rede. As tarefas são representadas por caixas ou nós e as
dependências de tarefa são representadas por linhas que conectam as caixas.
INICIANDO COM O MS-Project
Criando um novo arquivo de projetos
A criação de um novo arquivo de projeto poderá ser realizada através de três opções:
Quando se solicita a abertura do MS-Project e executa-se a opção “Arquivo/Salvar
Como”.
Quando se solicita a abertura de um novo projeto através do botão “Novo” na Barra de
ferramentas.
Quando se solicita o salvamento de um projeto já aberto através da opção
“Arquivo/Salvar Como”.
Os arquivos gerados pelo MS-Project têm a terminação .MPP e podem ser copiados e enviados
por e-mail.
Configuração inicial do MS-Project
O MS-Project permite a configuração de vários itens específicos de um projeto, tais como:
Moeda,
Modo de exibição das datas,
Modo de exibição padrão,
Taxa padrão dos recursos,
Cálculo automático ou não do impacto das alterações realizadas em um projeto,
Calendário padrão do projeto,
Horas de trabalho diárias, semanais e mensais, etc. 
Estas configurações são realizadas através da opção “Arquivo / Opções” que, além das
configurações padrões presentes nos aplicativos da família Oficce da Microsoft, contém algumas
específicas do MS-Project.
 
 
Calendários do projeto.
Antes de trabalharmos os calendários no MS-Project, é necessário termos uma consciência do
que é um calendário e principalmente, a sua finalidade. De maneira simplificada podemos dizer
que calendário tem a função de nos mostrar em quais dias devemos trabalhar e em quais outros
dias não, e nos dias que devemos trabalhar quantas horas serão de trabalho. Assim sendo, com
relação às tarefas, os calendários determinam como elas serão agendadas, considerando o tempo
da sua duração. Podemos também definir calendário como sendo a nossa jornada de trabalho.
Sempre existirá um calendário associado ao projeto, que por definição inicial dar-se o nome de
“Calendário Padrão” (Poderá ser modificado). Poderemos também associar calendários às
atividades ou recursos específicos, e caso isto ocorra deveremos ter o cuidado de informar qual o
calendário a atividade deverá seguir; o associado ao projeto ou o associado a tarefa ou o
associado ao recurso.
O MS-Project já vem configurado com três calendários:
Padrão: Calendário-base que configura uma agenda de 8 horas diárias de trabalho de
segunda-feira a sexta-feira, no horário das 9h às 12h e das 13h às 18h.
24 Horas: Configura uma agenda sem nenhum período de folga.
Turno da Noite: Configura uma agenda de período noturno, de segunda a sábado das 23h
às 8h.
Novos calendários poderão ser criados, conforme a necessidade do projeto. Para se alterar e/ou
criar novos calendários deverá ser utilizada a opção “Projeto / Alterar período de trabalho”.
 
 
Para alterar o calendário padrão ou qualquer outro calendário que venha ser criado, utilizaremos
a guia “Exceções”, onde colocaremos um nome para a exceção, sua data de início e sua data de
termino. As exceções vão determinar por exemplo os dias de feriados ou jornadas de trabalho
diferentes para um dia ou intervalo de dias.
Para o registro das exceções devemos dar um nome a ela, informar a data de início da exceção e
a data de término, por exemplo. Logo depois deveremos selecionar a opção de Detalhes.
 
 
Em detalhes poderemos:
Determinar se a exceção se refere a uma folga ou período de trabalho (jornada de trabalho
diferente do resto do calendário)
Sendo a mesma relacionada a um período de trabalho, informar quantas horas de trabalho
estarão associadas aos dias de trabalho. Uma preocupação que não devermos ter para a
grande maioria de nossos projetos, se refere ao horário de trabalho a ser registrado.
Devemos ter a preocupação de informar quantas horas de trabalho ocorrerão por dia, o
horário de trabalho podemos deixar que seja uma preocupação do departamento de RH, e
neste caso poderemos informar qualquer um, deste que a soma de horas trabalhadas, seja a
que estamos querendo registrar.
A periodicidade da exceção, se diariamente afetará a todos os dias do intervalo, se
semanalmente poderá ser escolhido quais os dias da semana, etc.
Intervalo de dias a ser impactado pela exceção, podendo alterar
as informações registradas anteriormente na criação da exceção.
 
Caso se queira criar um novo calendário, deve-se selecionar a opção “Criar Novo calendário”,
em “Projeto / Alterar período de trabalho”,
 
 
Onde deveremos informar:
Um nome para o calendário
Se o novo calendário deverá incorporar as exceções presentes em um calendário (Criar a
partir de uma cópia de um determinado calendário), ou se deve ter como base o calendário
base (sem nenhuma exceção).
 
Alterando o calendário das atividades.
Normalmente todas as atividades de um projeto obedecem às configurações existentes no
calendário ao qual o projeto está associado (Projeto / Informações Sobre o Projeto) em relação
aos horários de trabalhos diários, feriados existentes, etc.
No entanto podem existir situações onde seja necessário criar um calendário especifico para uma
determinada atividade, ou grupos de atividades. Isto acontece quando, por exemplo, devido à
existência de ruídos na execução da atividade ela só pode ser executada no período da manhã.
Para registrarmos um calendário específico para uma atividade é necessário que primeiro seja
criado este novo calendário. A associação da tarefa com o calendário específicoé realizada na
guia “Avançado” presente nas propriedades da tarefa.
 
A mudança do calendário de determinada atividade promove alteração dos prazos do cronograma
sem, no entanto, modificar o esforço para sua execução, ou seja, a coluna duração não modifica
seus valores.
Informações iniciais do projeto.
Logo após a criação de um novo arquivo de projeto no MS-Project,
faz-se necessário o fornecimento dos dados iniciais do projeto, tais
como a Data de início, calendário do projeto, etc.
Esta ação é realizada através da opção “Projeto / Informações
Sobre o projeto”.
Estas informações poderão ser alteradas posteriormente a qualquer
momento , antes é claro da criação da linha de base do projeto (visto
mais adiante).
 
 
CRIANDO O CRONOGRAMA DO PROJETO
Criando a Estrutura Analítica do Projeto
A Estrutura Analítica do Projeto – EAP, é uma ferramenta presente no PMBOK, na disciplina
de Gerenciamento de Escopo, para configuração dos resultados do projeto diretamente
relacionados com seus objetivos, conforme a seguinte definição:
“Um agrupamento dos elementos orientados ao produto do projeto que organiza e define o
escopo global do projeto. Cada nível inferior representa uma definição crescentemente detalhada
de um componente do projeto. Os componentes do projeto podem ser produtos ou serviços. ”
A EAP é a representação gráfica dos resultados do projeto sendo fundamental para a
especificação e estimativa de recursos, tempo e custos, assim como montagem da equipe do
projeto composta por especialistas e os trabalhadores, com seus papéis definidos em termos de
autoridade e responsabilidade em cada atividade do projeto.
Uma prática comum de chamarmos um item que não tem detalhamento (subitem) de pacote de
trabalho. Um modelo de EAP tradicional é dado pela Figura 1, que mostra o exemplo da
construção de uma casa.
EAP para a construção de uma casa
Não existe uma regra definida para construir uma EAP. Duas pessoas diferentes podem construir
duas EAP´s diferentes para um mesmo projeto. A diferença ocorre devido ao critério de
decomposição utilizado. Contudo, independente de qual critério de decomposição utilizado,
todos os “trabalhos” constituintes do projeto precisam estar listados no final, representando a
totalidade do escopo, ou seja, a EAP deve conter 100% do trabalho definido no escopo do
projeto e ainda, deve capturar todas as entregas sejam elas internas, externas ou intermediárias.
Em todos os níveis da hierarquia essa regra deve ser utilizada de modo que a soma dos trabalhos
em um nível inferior deve se igualar a 100% do trabalho representado pelo nível superior. De
maneira análoga, a EAP não deve conter nenhum trabalho que não esteja no escopo do projeto,
ou seja, não pode haver mais de 100% do trabalho a ser entregue no projeto. Algumas boas
práticas para a construção de uma EAP, incluem-se:
Não se deve desmembrar um “pacote” em apenas um outro “pacote”;
Deve-se avaliar até que ponto o desmembramento de serviços em atividades menores
melhora o acompanhamento do projeto. Uma prática comum é que não desmembrar um
item em subitens cujo tempo para execução seja menor que um dia (8horas).
Uma primeira versão da EAP deveria ser a utilizada na elaboração do orçamento do
projeto, assim teríamos uma mesma estrutura para orçamento e cronograma. Em termos
práticos poderíamos ter o cronograma de longo prazo como um espelho do orçamento,
aceitando-se durações superiores a 30 dias. Seguindo a prática de refinamento sucessivo
do planejamento, deveríamos fazer um detalhamento melhor dos pacotes de trabalho para
o período futuro de 2 a 3 meses, chamado cronograma de médio prazo e neste caso as
durações máximas aceitas iriam flutuar em um período de 10 dias. Semanalmente
poderíamos fazer um detalhamento maior ainda, o que denominaríamos de planejamento
de curto prazo. Uma prática comum é não desmembrar um item em subitens cujo tempo
para execução seja menor que um dia (8horas).
Para serviços terceirizados também deve-se fazer o desmembramento do “pacote” e é
recomendável, sempre que possível, amarrar no contrato de prestação de serviço o encargo
de fornecer a EAP à contratante.
Uma regra que devemos seguir é evitar a existência de nomes iguais entre os diversos
itens da EAP. Esta regra se estenderá mais adiante para o registro das atividades do
projeto. Em resumo, não poderemos ter duas linhas no MS-Project com a mesma
descrição, embora o aplicativo permita isto.
O último nível da EAP é chamado de Pacote de Trabalho e normalmente é decomposto em
atividades.
 
O MS-Project não faz distinção entre um produto (pacote de trabalho) e uma atividade. Esta
tarefa terá que ser executada pelo Gerente do Projeto durante a fase de planejamento.
Normalmente o último item da EAP, chamada de pacote de trabalho, deverá ser executado
através de diversas atividades.
Para se registrar os itens da EAP no MS-Project, deverá ser fornecida a descrição de cada item na
coluna “Nome da Tarefa” e a sua organização hierárquica deverá ser definida através de recuos
para direita/esquerda, cuja ação poderá ser realizada pelos botões presentes no menu do MS-
Project, como mostrado abaixo.
 
 
Exemplo: EAP simplificada de um prédio de 2 andares em
A - Formato gráfico.
 
 
 
Obs : Note que na figura acima existe um erro conceitual de construção de EAP, que se refere a
dois itens terem o mesmo nome. Abaixo este problema é ajustado.
B – Em formato de texto
 
C- No MS-Project
 
Diferença entre EAC e EAP
 
Durante muito tempo os orçamentos, principalmente os elaborados em engenharia seguiram uma
estrutura chamada EAC (Estrutura Analítica de Custo). Esta estrutura tem como base não os
produtos/serviços a serem entregues e sim o agrupamento de composições de serviços, como
poderíamos verificar no quadro comparativo abaixo. Hoje sabemos que a EAC não pode ser
utilizada para elaboração de cronogramas, pois o cronograma tem como base a estrutura EAP,
logo se torna necessário que as empresas comecem a elaborar seus orçamentos de maneira
compatível com a estrutura EAP que será posteriormente detalhada em atividades. De maneira
ideal, deveremos até ter a mesma estrutura nos orçamentos e cronogramas, o que facilitará em
muito o planejamento/controle financeiro do projeto, além de evitar retrabalho entre as equipes
orçamentárias e de planejamento.
 
 
Registrando as atividades
A criação das atividades de um projeto é decorrente da decomposição dos pacotes de trabalho da
EAP. Para cada item de menor nível da EAP, chamado de pacote de trabalho, deve-se relacionar
todas as atividades necessárias para executar a sua entrega.
Neste momento ainda não devemos nos preocupar com os recursos necessários à execução das
tarefas, nem com o tempo necessário à sua execução. Estas ações serão trabalhadas
posteriormente.
No MS-Project, o registro das atividades é realizado com a inserção de tarefas abaixo de cada
item da EAP (pacote de trabalho). De maneira similar a como registramos a EAP, porem uma
regra deverá ser seguida; O nome das tarefas deve sempre iniciar com um verbo no infinitivo.
Este detalhamento normalmente é feito na elaboração do planejamento de médio prazo,
considerando um horizonte de 2 a 3 meses.
Exemplo de registro de atividades:
 
Propriedade das atividades
Os pacotes de trabalho e atividades inseridas tem relacionadas a se várias propriedades, que
podem ser acessadas simplesmente clicando duas vezes na atividade.
Muitas destas propriedades serão trabalhadas neste livro.
Como primeira guia a ser trabalhada, poderíamos utilizar a de “Observações” para registrar, por
exemplo, durante a fase de planejamento, o nosso dicionário da EAP/Cronograma e na fase de
execução poderíamos fazer um acompanhamento fotográfico da execução de cada tarefa.
Especificamente para a área de engenharia, esta guia poderá ser utilizada para registrar o
memorial descritivo dos pacotes de trabalho/atividades.
 
 
Duração das atividades
Para cada uma das atividades presentes no projeto, deverá ser
informado o tempo total necessário para a sua conclusão.Devemos ter em mente que o tempo, ou a duração, de uma atividade
não representa o seu prazo, como somos induzidos a pensar, devido a
forma como os softwares nomearam as unidades como sendo em
Dias, Semanas, Meses. Quando registramos que uma atividade tem
como duração 5 Dias, estamos informando que esta atividade tem
uma previsão de ser executada em 40 horas e que a quantidade de
dias físicos será decorrente por exemplo do calendário ao qual essa
atividade está associada. Esta quantidade de horas previstas também
não pode ser confundida com a quantidade de horas de trabalho da
tarefa, pois no mesmo exemplo da tarefa de 5 Dias, caso tenhamos 2
pessoas alocadas a tarefa, teremos um tempo total de trabalho de 80
horas, ver exemplo mais adiante.
Por padrão, o MS-Project sempre multiplica os quantitativos das
durações informadas pela seguinte regra; “Dia” multiplica por 8
horas, “Semana” multiplica por 40h e “Mês” multiplica por 160
horas. Estas regras podem ser modificadas através das configurações
presentes em “Arquivos/Opções”, porem sugerimos nunca alterar as
mesmas.
Outro item muito importante é termos ciência que o tempo total para
entrega de um item da EAP não é necessariamente a soma da
duração de todas as atividades, pois poderemos ter atividades em
paralelo por exemplo. Mais adiante trabalharemos melhor esta
questão.
Relembramos que a duração das atividades pode ser informada em
dias, horas, semanas, meses ou minutos, porém internamente o MS-
Project sempre converterá estas durações em horas. Quando
fornecemos a duração de uma atividade em dias, por exemplo, o MS-
Project converte automaticamente esta duração em horas e arquiva a
mesma. Esta informação será a utilizada para a determinação da data
de início e término considerando as horas de trabalho diárias
presentes no calendário do projeto ou da atividade especificamente.
Quando informado que uma tarefa tem duração de 0 (zero) dias, o
MS-Project entende que a tarefa corresponde a um marco.
 
 
Uma dúvida surge quando comparamos o trabalho de uma atividade
com a sua duração. O trabalho de uma atividade sempre vai se referir
a quantidade de horas de trabalho necessárias à execução da mesma e
que está diretamente relacionada a quantidade de recursos do tipo
trabalho (estudaremos este item mais adiante). Por exemplo, se temos
uma tarefa de 10 dias (80horas) e temos dois recursos tipo trabalho
alocados a tarefa e considerando que os recursos irão trabalhar 8
horas por dia, o valor do trabalho será de 160horas.
 
Prazos diferentes para atividades com mesma duração.
Um exemplo de que as informações presentes na coluna Duração não
se referem a prazos e sim a tempo (horas) de execução das tarefas
poderá ser demonstrado seguindo-se os seguintes passos:
 
Criar um novo calendário com apenas 4 horas de trabalho
diárias de segunda a sexta.
 
 
Criar duas tarefas, ambas com 5 dias e à apenas a uma das
tarefas associar o calendário criado anteriormente.
 
 
Observar que as durações serão as mesmas, porem os prazos
serão diferentes.
 
 
Sequenciamento das atividades
Para a execução de um projeto, normalmente teremos uma ordem de execução das atividades.
Isto se deve principalmente a três fatores:
Ordem natural de execução das tarefas. Fatores Mandatários.
Execução de projetos anteriores direciona a uma melhor ordem de execução das tarefas.
Fatores Discretos.
Forças externas ao contrato forçam a um determinado sequenciamento na execução das
tarefas.
Os softwares de cronogramas, e consequentemente o MS-Project, trabalharão estes motivos se
utilizando de 4 tipos de ligações.
 
Ligações do tipo Termino-Início (TI )
Este tipo de ligação é o mais comum nos cronogramas e tem como base a premissa que a
atividade anterior tem que terminar para a posterior iniciar. No MS-Project basta colocar o
número da predecessora da atividade B na coluna Predecessora. Ex: 3 TI
 
 
Quanto digitamos no MS-Project o número da predecessora e o tipo da ligação como sendo TI,
nota-se que a informação de TI será “apagada”. Na verdade, o MS-Project suprime esta
informação por considerar este tipo de ligação a padrão do software, não sendo assim necessário
a sua digitação. No exemplo acima bastaria digitar o numero 3 na coluna de predecessora.
 
Ligações do tipo Término-Início (II )
Este tipo de ligação tem como base a premissa que a atividade posterior deverá iniciar no mesmo
momento que a atividade anterior. No MS-Project basta colocar o número da predecessora da
atividade B na coluna Predecessora. Ex: 4 II
 
Ligações do tipo Termino-Termino (TT)
Este tipo de ligação tem como base a premissa que a atividade posterior deverá terminar no
mesmo momento que a atividade anterior. No MS-Project basta colocar o número da
predecessora da atividade B na coluna Predecessora informando o tipo TT. Ex: 4 TT
 
 
Início-Término – IT: A anterior tem que iniciar para a posterior
terminar.
Melhor não utilizar este tipo de ligação, pois poderá afetar o cálculo do caminho crítico.
 
A tarefa de sequenciamento de execução das tarefas poderá ser feita através do preenchimento da
coluna “Predecessora” na tabela “Entrada”. O tipo de relacionamento padrão utilizado é o TI, se
quisermos alterar este tipo relacionamento deveremos digitar o tipo com o qual queremos
relacionar as tarefas (II ou TT, não aconselhável o tipo IT). Caso você tenha dúvidas, poderá
trabalhar com as propriedades da tarefa (duplo clique na linha da tarefa), na guia
“Predecessoras”.
 
 
Retardo ou adiantamento das atividades
Na execução das atividades de um projeto podem surgir, por exemplo, situações onde teremos
que executar uma determinada tarefa, que normalmente seria executada após o término de sua
predecessora (ligação tipo TI), antes do término desta última, por exemplo: emassamento das
paredes antes do termino do reboco do teto. Nestes casos, falamos que está existindo
paralelismos de execução de tarefas e isto normalmente ocorre quando temos necessidade de
promover uma antecipação do termino da execução do projeto. Fica claro que o paralelismo de
atividades, programadas normalmente para serem feitas de forma sequencial, promove o
surgimento de riscos de retrabalho.
Outra situação que com certeza poderemos ter que incluir em nossos cronogramas é a
necessidade de alterar o momento de início de uma tarefa como sendo depois de algum tempo
depois da predecessora. Neste caso falamos que existirá retardo na execução. Um exemplo disto
seria a retirada o emassamento da parede depois da execução do reboco.
Estas antecipações ou retardos de início de tarefas normalmente ocorrem devido a restrições de
recursos ou situações impostas pela própria natureza das atividades. Mais exemplos:
Retardos
Tempo de espera da cura de uma laje;
Tempo de espera da liberação de um recurso;
Tempo de espera pela homologação de um produto pelo cliente.
Adiantamentos
Antecipação da execução na tentativa de diminuir o prazo total do projeto.
 
Para executarmos isto no MS-Project utilizaremos o recurso de “Latência” presente na guia
“Predecessores”, nas propriedades da tarefa .
 
 
Em gerenciamento de projetos tratamos os retardos também como folgas (slack), que podem ser
subdivididas em folgas livres (free slack) e folgas totais (total slack). Folgas livres se referem ao
tempo disponível para atraso de uma tarefa sem que esta impacte no atraso de sua tarefa
sucessora, e a folga total se refere ao tempo disponível para atrasar uma tarefa sem que isto
impacte no atraso do projeto. No MS-Project estas informações estão previstas nos campos
(colunas) de Margem de Atraso Permitida e Margem de Atraso Total.
 
 
Retardo nas ligações do tipo Término-Início (TI)
Poderemos ter a necessidade de promover uma espera de tempo entre o termino da atividade A
(Concretagem por exemplo) e a atividade B (Desforma). Neste caso utilizamos uma variação
deste tipo de ligação. No MS-Project basta colocar o número da predecessora da atividade B na
coluna Predecessora acrescido do tempo de espera necessário. Ex: 3TI+3d.
 
 
Retardo em ligaçõesdo tipo Termino-Início (II)
Poderemos ter a necessidade de promover uma espera de tempo entre o início da atividade A
(limpeza do terreno, por exemplo) e a atividade B (Remoção entulhos). Neste caso utilizamos
uma variação deste tipo de ligação. No MS-Project basta colocar o número da predecessora da
atividade B na coluna Predecessora e indicar a diferença de tempo a ser realizada. Ex: 3II+3d .
 
Retardo em ligações do tipo Termino-Termino (TT)
Poderemos ter a necessidade de promover uma espera de tempo entre o término da atividade A
(Limpeza do terreno por exemplo) e a atividade B (Remoção entulhos). Neste caso utilizamos
uma variação deste tipo de ligação. No MS-Project basta colocar o número da predecessora da
atividade B na coluna Predecessora informando o tipo TT e indicar a diferença de tempo a ser
realizada. Ex: 3TT+3d.
 
Antecipações em ligações do tipo Término-Início (TI)
Poderemos ter a necessidade de promover uma antecipação de tempo entre o termino da
atividade A (limpeza do terreno por exemplo) e a atividade B (remoção entulhos). Neste caso
utilizamos uma variação deste tipo de ligação. No MS-Project basta colocar o número da
predecessora da atividade B na coluna Predecessora acrescido do tempo de antecipação
necessário. Ex: 4TI-3d.
 
Antecipações em ligações do tipo Término-Início (II)
Poderemos ter a necessidade de promover uma antecipação de tempo entre o início da atividade
A (Arrumar a sala por exemplo) e a atividade B (limpar a sala). Neste caso utilizamos uma
variação deste tipo de ligação. No MS-Project basta colocar o número da predecessora da
atividade B na coluna Predecessora. Ex: 4II-3d.
 
Antecipações em ligações do tipo Término-Término (TT)
Poderemos ter a necessidade de promover uma antecipação de tempo entre o término da
atividade A (Arrumar a sala por exemplo) e a atividade B (limpar a sala). Neste caso utilizamos
uma variação deste tipo de ligação. No MS-Project basta colocar o número da predecessora da
atividade B na coluna Predecessora informando o tipo TT e indicar a diferença de tempo a ser
realizada Ex: 4TT-3d.
 
 
Entendendo os tempos de retardo e espera.
Diferentemente do que muitos usuários do MS-Project entendem que os valores informados para
os retardo e antecipações são interpretados pelo MS-Project como sendo em horas, e não como
prazos. Estes serão convertidos da mesma forma que a coluna Duração é convertida em horas,
como já detalhamos anteriormente. Assim quando informamos que existirá uma espera de 5 dias
entre duas tarefas, isto não significará que serão de 5 dias físicos, pois caso o calendário do
projeto esteja trabalhando com uma quantidade de horas diferente de 8horas diárias e caso
também existam feriados e fins de semana no período, este quantitativos de dias físicos será bem
maior, ou poderá ocorrer que se o calendário estiver trabalhando com uma quantidade de 16horas
diárias, o quantitativo de dias físicos será bem menor.
Vamos analisar o exemplo abaixo, onde a tarefa de “Desformar” está associada a um calendário
que tem as quartas e quintas como feriados em todas as semanas, logo a quantidade de dias que o
MS-Project calculará para iniciar a tarefa de Desforma não é a informada na coluna
predecessoras (TI+5dias).
 
 
 
Visualizando o cronograma do projeto.
Após o fornecimento da EAP do projeto, das atividades necessárias para a entrega dos produtos
(pacotes de trabalho), da duração destas atividades, da definição das predecessoras, dos ajustes
via retardos ou adiamentos, teremos condições de visualizar o cronograma do projeto.
A visualização poderá ser realizada através das visões “Gantt de Controle” ou “Gráfico de
Gantt”.
 
O Gráfico de Gantt ou Gantt de Controle permite a visualização temporal e o acompanhamento
de tarefas, além de permitir a visualização rápida do caminho crítico.
Caminho Crítico é o maior caminho para a execução do projeto, ou é a sequência de atividades
com folga zero.
A diferença entre Gantt de Controle ou Gráfico de Gantt, é que o primeiro já traz configurada a
apresentação do caminho Crítico.
Devemos ter ciência da importância do caminho crítico, encarando estas informações como uma
grande fonte de dados para tomadas de decisão quando o assunto é prazo das atividades/projeto e
assim promover uma redução de perdas financeiras. Por exemplo, quando quisermos antecipar o
prazo do projeto, poderemos prever uma jornada de trabalho maior nas atividades, porém
somente para as atividades que estiverem no caminho crítico. Um outro exemplo é quando
estamos na fase de execução e por ventura o projeto se encontrar atrasado, neste caso somente as
atividades do caminho crítico deveriam ter atividades programadas para horas extras.
Restrições do projeto.
Todo e qualquer projeto pode estar sujeito a restrições no seu acompanhamento. Normalmente
estas restrições estão relacionadas ao prazo necessário à execução do projeto, ao custo do
projeto, ou até mesmo em relação à qualidade do projeto.
O MS-Project permite o registro e consequente avaliação do impacto das restrições relativas à
variável prazo, que tanto podem estar associadas ao projeto como um todo como também a
algumas atividades do projeto.
Para registrarmos as restrições no MS-Project utilizaremos a guia “Avançado”, nas propriedades
da tarefa.
 
 
Uma dica importante para a elaboração de bons cronogramas é não utilizar esta funcionalidade,
pois ela pode prejudicar a cálculo/exibição do caminho crítico do projeto, umas das informações
mais importantes do cronograma.
Divisão da execução de uma tarefa em varias etapas.
Durante o planejamento ou execução de uma atividade, pode ser necessária a divisão da sua
execução. Normalmente quando este fato ocorre durante a fase de planejamento dividimos a
atividade em duas ou mais atividades, porém este recurso fica difícil de ser utilizado na fase de
execução, pois a divisão da tarefa pode ser decorrente de alguma necessidade de parada da
execução, como por exemplo, a existência de chuvas em uma atividade relacionada a pintura
externa de uma edificação.
A divisão da execução de uma tarefa é realizada através do botão “Dividir tarefa” presente na
barra de ferramentas.
Este recurso quando utilizado, similar ao registro das restrições, poderá colocar em risco a
qualidade do cronograma, pois na fase de execução/controle, não teremos como informar a
execução de uma determinada parte da atividade.
 
 
 
Atividades Recorrentes.
Na decomposição da EAP podem surgir atividades que vão se repetir várias vezes durante a
execução do projeto. Um exemplo deste tipo de atividades são as relacionadas a reuniões de
acompanhamento necessárias à entrega dos produtos pré-programados.
Para registrarmos atividades recorrentes no MS-Project utilizaremos a opção “Tarefa / Tarefa
Periódica”
.
 
Metas, Marcos ou Milestone.
O planejamento de um projeto pode prever a execução de entregas de produtos em determinadas
datas fixas, ou podem ser criadas ações que irão marcar o início de uma fase para, aí sim, ser
possível definir o início da fase seguinte.
Normalmente estas ações (marcos) podem não envolver o planejamento de duração para a sua
execução, ou recursos.
Estas tarefas são conhecidas normalmente como MARCOS, METAS ou MILESTONES e no
MS-Project, fazemos a criação e registro delas informando sua duração como 0 zero).
 
Modos de Visão e Tabelas.
O MS-Project é capaz de armazenar uma grande quantidade de informações, que muitas vezes
podem até prejudicar o entendimento do projeto.
De maneira comparativa podemos pensar o MS-Project como sendo uma grande planilha Excel,
com várias colunas. Quando ocultamos uma coluna não significa que “apagamos” as suas
informações, elas apenas estarão ocultas.
Para facilitar a utilização do programa, o MS-Project está dividido em diversos modos de visão e
cada um deles é direcionado ao tratamento de um determinado conjunto de informações. Estes
modos de visão podem ser exibidos através da Barra de Modos ou acessando o menu Exibir.
Basicamente existemdois tipos de visão:
As que apresentam somente informações gráficas, como por exemplo, a visão de
“Diagrama de rede”.
As que apresentam informações gráficas e também colunas de dados, como por exemplo,
o Gráfico de Gantt. Neste caso falamos que a visão tem Tabelas associadas, que podem ser
visualizadas através da guia “Exibição”.
 
MELHORES PRÁTICAS PARA A CONSTRUÇÃO DE
CRONOGRAMAS.
Embora todos os softwares permitam o registro de tempos de espera e antecipação, latência no
MS-Project, as melhores práticas de elaboração de cronogramas não recomendam o seu uso. O
próprio PMI, através de complementos ao PMBOK publicou algumas “melhores práticas” para a
construção de cronogramas, entre as quais poderemos destacar:
Não utilização de tempo de espera no sequenciamento TI.
Quando encontramos sequenciamentos TI com a presença de tempos de espera (TI+4dias por
exemplo), sabe-se hoje, que isto é um forte indicio de que esquecemos de detalhar atividades.
Poderíamos exemplificar este fato quando em nossos cronogramas um tempo de espera entre as
atividades de assinatura do contrato e o início da obra, normalmente colocamos um tempo de
espera decorrente da necessidade de mobilização, transporte de equipamentos, etc. Na verdade,
deveríamos ter colocado estas atividades no cronograma e sequenciar todas elas sem tempos de
espera.
Outro equívoco pode ocorrer quando queremos informar um tempo fixo de espera em dias entre
duas atividades, como por exemplo 5TI + 10dias decorrente da atividade A ser a concretagem de
uma laje e a atividade B a retirada do escoramento (figura abaixo), podemos ser direcionados a
pensar que 10 dias depois de concluída uma a atividade predecessora a sucessora irá iniciar,
porém estamos informando na verdade que 80hs depois de concluída a atividade A e, respeitando
o calendário do projeto, a atividade sucessora deverá ter seu início programado. Isto poderá
causar erros quando quisermos, por exemplo, registrar o tempo de cura de uma laje, pois
forneceríamos 20d e fisicamente teríamos quase um mês de espera devido aos sábados, domingo
e feriados. Neste caso melhor informar em dias corridos, colocando tempo de espera como sendo
5TI+10dd (dois D´s). Este recurso também poderá ser utilizado no fornecimento do tempo das
tarefas, quando o MS-Project irá considerar o tempo das tarefas em dias corridos, ver exemplo
abaixo:
 
 
Não utilização de tempo de espera/antecipação informado em
dias (horas).
Quando informamos o tempo de espera/antecipação em dias/horas/semanas/meses, verificamos
que o MS-Project utiliza o calendário para determinar quantos dias físicos serão respeitados entre
as tarefas, porém um outro erro poderá ocorrer. Imaginemos duas tarefas como mostrada a
seguir.
Na primeira situação o tempo da primeira e da segunda são os mesmos e teremos o seguinte
sequenciamento.
Na segunda situação o tempo da primeira foi reduzido devido ao deslocamento de mais pessoas
para a sua execução e então teríamos a seguinte situação.
Poderá isto realmente ocorrer? Poderá a atividade B iniciar antes da atividade A iniciar? Uma
saída para este tipo de problema é informarmos as antecipações em percentuais.
 
Não utilização de tempo de espera no sequenciamento SS.
Uma prática comum na construção de cronogramas é a utilização de tempos de espera nos
sequenciamentos SS, com mostrado na figura a seguir. Acreditamos que estamos programando,
por exemplo o início do reboco do muro quando estivermos com 50% do levantamento do muro
pronto, 
 
Porém o que o software está entendendo é que depois de decorridos 50% do tempo da tarefa
Levantar Muro deveremos iniciação a tarefa Rebocar Muro, o que não necessariamente
significará que estaremos com 50% do muro levantado. Para resolver este tipo de problema o
melhor seria dividirmos as tarefas predecessoras em duas como mostrada a seguir.
 
Duração máxima das atividades
Uma regra que deveremos tentar seguir se refere a duração máxima de qualquer atividade em
qualquer cronograma, porém a regra, ou dica, estará relacionada ao cronograma que estiver
trabalhando. Quando estamos elaborando o cronograma de longo prazo, normalmente com base
na EAP do orçamento, poderemos utilizar durações com mais de 30 dias, pois um produto a ser
realizado 1 ou 2 anos depois do início do projeto poderá ter o seu modo construtivo alterado e, se
nos preocupássemos em detalhar todas as tarefas com certeza estaríamos propensos a realizar um
retrabalho futuro. Quando estivermos criando o cronograma de médio prazo, detalhando melhor
as atividades em um horizonte de 2 ou 3 meses, as melhores práticas sugerem que a duração
máxima de uma atividade seja de duas vezes o tempo de controle do cronograma, ou seja, se
formos atualizar o cronograma toda semana, a duração máxima das atividades será de 10 dias.
 
Entendendo a Duração Total do Projeto
Quando concluímos o cronograma, nos deparamos com uma informação que deveremos entender
melhor e assim evitar erros de comunicação, que poderão colocar em risco a confiabilidade das
informações passadas. Esta informação se refere a duração total do projeto.
Analisemos abaixo um pequeno exemplo:
 
Neste exemplo, somos direcionados a informar que a duração total do projeto é de 12,5 dias.
Porem o que significa exatamente esta informação?
1. Poderemos pensar de imediato que se refere a quantidade de dias necessários a execução do
projeto, contudo, analisando o projeto vemos que, da data de início até a data de término,
são decorridos 17 dias.
2. Poderemos pensar então que se refere a quantidade de dias úteis necessários a execução do
projeto, porém se modificarmos o calendário do projeto para se trabalhar 12 horas por dias
de segunda a sexta e analisando o projeto veremos que da data de início até a data de
término são decorridos 11 dias. Exemplo abaixo.
 
 
A informação que o MS-Project nos dá nesta coluna, refere-se a quantidade de horas necessárias
a execução do projeto, porém o cálculo é efetuado considerando a diferença dos dias de trabalho
presentes no calendário entre a data de início e a data de término do projeto, o que sinceramente
significa muito pouco para um usuário leigo no MS-Project. Para falar a verdade, até para os
usuários de MS-Project esta informação é um pouco equivocada.
Logo, cuidado ao informar que a duração total do projeto se refere a duração total presente na
coluna”duração” do MS-Project, mesmo que se diga que é a duração em dias úteis, pois caso o
calendário esteja com alguns dias com um trabalho diferente de 8 horas, esta informação estará
errada.
RECURSOS
 
Como presente na definição de Projetos, para a execução das tarefas definidas, sempre
necessitará de recursos, sejam eles humanos, materiais ou financeiros. Assim temos que fazer o
planejamento da utilização destes recursos para todo o projeto.
De maneira direta, podemos afirmar que na verdade toda atividade presente no projeto
necessitará de recursos para ser executada. Exceção se faz as atividades do tipo Marco.
As melhores práticas de gerenciamento de projetos sugerem que as condições consideradas no
planejamento do esforço sejam registradas. Para isto pode-se utilizar o campo “observações”
presente nas propriedades das tarefas.
 
Registrando os Recursos
O MS-Project, na versão 2013, trabalha com três tipos de recursos:
Recursos Trabalho
Referem-se a todos os recursos que tem como base o tempo como fator de custo, tais
como mão de obra e aluguel de equipamentos.
Para este tipo de recurso, o MS-Project pode controlar a sua disponibilidade e,
posteriormente, indicar as superalocações correspondentes.
Pode-se também associar calendários diferentes dos calendários do projeto e da
atividade.
Recursos Materiais
Não utilizam hora extra e grupo de trabalho,
Não se pode especificar disponibilidade,
Não utilizam calendários.
Recursos Custos
Podem ser utilizados para associar serviços com custos fixos, porém podem
prejudicar o cálculo do valor agregado.
Antes de relacionarmos todos os recursos necessários à execução de cada tarefa, teremos que
registrá-losno MS-Project. Isto é feito através do modo de visão “Planilha de recursos”, que
pode ser acessado através de “Tarefas/Gráfico de Gantt/Planilha de recursos”.
 
 
 
Esta visão padrão da planilha de recursos traz as seguintes colunas:
Nome do Recursos: Deverá ser descrito o nome do recurso.
Tipo: Tipo do recurso (Trabalho, Material ou Custo)
Unidade do Material: Unidade do recurso, só permitida a digitação para os recursos tipo
Material. Ex: M2, M3, Kg, etc.
Iniciais: Campo texto, livre para se digitar as iniciais para indicar o recurso. Pouco
utilizado e melhor ocultar a coluna.
Grupo: Campo texto, livre para se digitar grupos de identificação dos recursos. Por
exemplo: Terceirizados, alugados, etc. Pouco utilizado e melhor ocultar a coluna.
Unidades Máximas: Determina, para os recursos tipo trabalho, quantos % do tempo do
calendário, poderemos considerar como tempo normal de trabalho. Por exemplo, se
estivermos trabalhando com um calendário de 9 horas diárias e colocarmos o percentual
como 50%, quando o recurso trabalhar mais que 4,5h por dia, será indicado que o mesmo
está superalocado.
Taxa Padrão: Valor do curso a ser considerado para o cálculo do orçamento, podendo ser
informado em horas, dias, semanas, etc.
Taxa de Hora Extra: Valor da hora extra do recurso. Não está relacionado com a Unidade
Máxima e é muito pouco utilizado.
Custo/Uso: valor a ser incorporado ao custo do recurso quando associado à tarefa. Por
exemplo se um recurso tem a taxa Padrão de R$ 500/dia e um Custo/Uso de R$ 100,00,
quando associamos este recurso a uma tarefa de 5 dias, o curso total do recurso será de R$
2600,00 e se associarmos a uma tarefa de 10dias será de R$ 5.100,00.
Acumular: Determina se o curso do recurso, quando associado na tarefa, deverá ser
considerado no início da tarefa, no término da tarefa ou rateado em sua duração.
Calendário: Para os recursos do tipo Trabalho, qual o calendário a ser considerado.
 
Relacionando os Recursos às atividades.
Quando registramos os recursos necessários à execução de uma tarefa, o MS-Project calcula
além do custo associado a tarefa, uma nova informação denominada Trabalho (somente para os
recursos do tipo trabalho).
O Trabalho é a quantidade de horas a serem utilizadas na execução da atividade e é calculada
basicamente pela multiplicação da duração da tarefa pela quantidade de recursos tipo Trabalho
na tarefa.
Por exemplo: Para uma atividade que tem duração de dois dias e utilização de dois recursos do
tipo trabalho, teremos:
Considerando que um dia de trabalho tem oito horas (calendário do projeto), um dia dessa
atividade terá 16 horas de trabalho.
Então, em dois dias, o trabalho será de 32 horas.
Para informar os recursos das atividades, deveremos estar trabalhando com uma visão que
mostre as atividades do projeto, como a visão de Gráfico de Gantt ou Gantt de Controle, e os
recursos das tarefas poderão ser informados de várias maneiras:
Através da coluna “Nome dos recursos”;
Clicando duas vezes na atividade e utilizando a guia “Recursos”;
Utilizando a tela “Atribuir Recursos”.
 
 
 
 
Problemas de alocação dos recursos; alteração da duração das
tarefas.
Pode ocorrer o problema de alteração nas durações das tarefas, quando do fornecimento dos
recursos nas tarefas. Este problema está associado ao tipo de tarefa atualmente em uso, que
poderá ser de 5 tipos:
Duração Fixa Controlada pelo Empenho
Duração Fixa Sem ser Controlada pelo Empenho
Trabalho Fixo
Unidades Fixas Controladas pelo Empenho.
Unidades Fixas Sem ser Controladas pelo Empenho.
 
Para evitarmos este transtorno, deveremos trabalhar somente com atividades do tipo Duração
Fixa sem ser controlada pelo empenho. Para fazermos isto, temos que abrir a tela de
Informações da tarefa e na Guia Avançado mudar o tipo da tarefa.
 
 
Problemas de alocação dos recursos; recursos super alocados.
Poderemos cometer alguns enganos quando da realização do planejamento dos recursos das
atividades, como por exemplo, alocarmos os mesmos recursos para atividades diferentes, porém
programadas para serem executadas no mesmo período. Desta forma o recurso estaria
trabalhando mais do que as 8 horas diárias. A este problema damos o nome de super alocação
de recursos.
O MS-Project apresenta de vermelho, na visão “planilha de recursos”, quais recursos estão super
alocados.
Recursos superalocados significam que em alguma parte do cronograma eles estão trabalhando
mais do que o especificado na coluna “Unidades Máximas” em relação ao calendário em uso.
Observe que o recurso “Armador” está com uma Unid. Máxima de 1500%, ou seja, temos neste
projeto a disponibilidade de 15 Armadores diariamente, enquanto que nos outros recursos temos
apenas um recurso de cada.
 
 
 
Gráficos de Recursos
Reconhecendo-se que existem recursos super alocados em nosso cronograma, poderíamos
identificar em qual período do projeto isto ocorre.
Para a identificação destes períodos pode-se utilizar a visão de Gráfico de Recursos como
mostrado abaixo.
Uma outra interpretação que poderemos ter desta visão e a disponibilidade dos histogramas de
nosso projeto, sejam com base nos recursos humanos ou materiais. Desta forma teríamos toda a
programação de recursos materiais ou humanos necessários a nosso projeto, melhorando assim a
possibilidade de sucesso de cumprimento dos prazos estabelecidos no cronograma.
 
Uso dos Recursos
Uma outra forma de visualizarmos as utilizações dos recursos é através da visão de Uso dos
recursos como poderíamos ver abaixo.
Esta visão nos dá a ideia de QUEM-QUANDO-QUANTO os recursos serão utilizados no
projeto.
 
 
Melhor tipo de recurso a se trabalhar
 
Diante das opções de tipos de recursos, surge a dúvida sobre qual seria a melhor escolha para se
trabalhar na elaboração dos cronogramas.
Para decidir, vamos analisar o seguinte problema:
Ø Para a realização de uma determinada tarefa foi orçado que a quantidade de horas
necessárias à sua execução seria de 160horas de um determinado recurso, o recurso
Ajudante, por exemplo. Diante destes dados podemos calcular que, se alocarmos apenas
um recurso para a execução da tarefa, a duração necessária para a execução será de 20
dias (20 vezes 8hs de trabalho diário que dará as 160hs) e se colocarmos 2 ajudantes será
necessária a duração de 10 dias.
Ø Olhando o cronograma do projeto abaixo verificamos que existem 3 atividades deste
tipo em paralelo.
Ø Olhando as restrições do projeto descobrimos que dispomos apenas de 4 ajudantes
para a realização de todas as tarefas.
Surge a pergunta, como resolver este problema?
Se olharmos o projeto com todas as atividades em paralelo, vemos que necessitaríamos de 6
ajudantes, e como informado, só temos a disponibilidade de 4 ajudantes diariamente. Uma
primeira solução seria a colocação das atividades de forma sequencial, o que resultaria na
utilização de apenas 2 ajudantes diariamente (imaginando que a duração é de 10 dias para as
tarefas).
Analisemos os cenários abaixo.
v Trabalhando com os recursos como sendo do tipo trabalho.
Alocamos 200% do recurso ajudante para cada tarefa, simulando a existência de 2
recursos. Verificamos então que o histograma apresenta uma necessidade de 600% deste
recurso por dias (6 recursos), fato que não temos.
 
 
Podemos então imaginar que uma saída seria aumentarmos as durações das atividades,
pois assim teríamos menos necessidades de horas/homem por dia e diminuiríamos a
necessidade de recursos diários. Porém como o recurso que estamos é do tipo trabalho,
eles sempre mantem a necessidade de 2 recursos por dia e aí não resolveríamos nosso
problema. Ver resultado do aumento da duração abaixo.
 
v Trabalhando com os recursos como sendo do tipo material.
Em um primeiro instante pode parecer estranho, porem vamos trabalhar um cenário onde
o recurso ajudante seria do tipo Material. Neste caso associaríamos a quantidade de horas
necessárias à execução da tarefa, como calculado através do orçamento.
Nosso histograma indicaria então quantas horas de ajudante teríamos queter por dia, o
que apontaria para uma quantidade de 48 horas diárias, superior a que dispomos (4
Recursos vezes 8 horas de trabalho = 32hs)
 
Se aumentarmos a duração das atividades (de uma ou de mais de uma), nosso histograma
vai redistribuir automaticamente a quantidade de horas necessárias a execução da tarefa,
nos apontando para uma nova quantidade de horas diárias (32hs) após a ação de alteração
das durações
 
Podemos ver que poderíamos trabalhar com os recursos como sendo do tipo material e isto
facilitaria nosso trabalho de planejamento do histograma.
 
 
 
CONTROLE DA EXECUÇÃO DO PROJETO
 
Conceito de linhas de base
 
Um exemplo que sempre utilizo em meus treinamentos, para entender o que significa e para que
serve uma linha de base, ou baseline, é o que apresento a seguir.
 
Vamos imaginar que temos que cavar um buraco de 2m por 10 de profundidade como mostrado
a seguir.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Para a execução desta tarefa nos foi apresentado um cronograma, que mostra a tarefa iniciando
na segunda-feira e terminando na sexta-feira. Nada mais foi dito sobre o planejamento desta
tarefa a não ser que ela terá 5 dias de duração, iniciando na segunda-feira e com termino previsto
na sexta-feira da mesma semana.
 
Durante a execução da tarefa, foi verificado que ela realmente iniciou na segunda-feira, porém
no final da quinta-feira fizemos uma visita ao local e verificamos que havia sido escavado 4
(quatro) metros.
 
A pergunta que sempre faço é: para você agora, esta tarefa está atrasada no prazo ou adiantada.
As respostas variam muito.
 
Um grupo de pessoas alegam que esta tarefa está no prazo sim, pois a mesma só tem data de
conclusão no dia seguinte. Mostro então que esta resposta, nunca poderia ser dada, pois alegar
este fato e considerar que sempre estaremos no prazo até o prazo se esgotar, isto não existe. A
toda hora temos que ter uma informação de qual é nossa tendência do término do projeto e assim
podemos afirmar se estamos atrasados, adiantados ou até mesmo no prazo.
 
Na verdade, está faltando uma informação no nosso planejamento, que seria a apresentação do
quantitativo de metros a serem escavados por dia. Imaginemos os seguintes cenários e suas
conclusões.
 
 
 
 
Esta informação do planejamento inicial, que deveríamos estar comparando com as informações
da execução de nossos projetos, é o que definimos como linha de base ou baseline.
 
A função básica de nossas linhas de base é possibilitar a verificação da tendência de término de
uma tarefa ou projeto, se está de acordo com previsão inicial.
 
No exemplo acima falamos sobre a linha de base do cronograma do projeto, porém temos outras
linhas de base em nosso projeto. Basicamente ao término da fase de planejamento teremos em
mãos várias linhas de base, tais como :
Documento de detalhamento do escopo do projeto;
Cronogramas;
Orçamentos;
Planos de trabalho;
Detalhamento dos Recursos;
Riscos;
Plano de Comunicação;
etc;
 
Todos estes documentos irão compor o que denominamos “Plano de Projeto”, ou a baseline do
nosso projeto. O plano de Projeto nada mais é que a reunião de todos os documentos gerados
durante a fase de planejamento e que irão servir de base, na fase de controle, para avaliação do
quanto estamos executando o projeto conforme o planejado e assim tomarmos ações corretivas
ou preditivas no sentido de ajustar a execução do projeto e trazê-lo de volta a linha de base
prevista.
 
Como o mundo não é perfeito, dificilmente existirá um planejamento que não sofrerá ajustes,
seja de custos, cronogramas, etc, durante a fase de execução do projeto. Quando isto ocorrer, os
documentos deverão ser atualizados em uma nova versão e um novo plano de projeto, ou linha
de base, deverá ser criada.
Estas linhas de base servirão como ponto de referência para o acompanhamento do andamento da
execução do projeto em relação ao seu planejamento.
 
Uma dúvida que sempre surge é quando poderemos criar uma nova linha de base? Pois se,
semanalmente poderemos estar atualizando o cronograma, então semanalmente poderemos ter
uma linha de base? A resposta é que só poderemos ter uma nova linha de base quando ocorrer
um acerto com o cliente e este aceitar um novo cronograma, por exemplo, ou um novo
orçamento, e isto é algo que deve ser negociado e algumas vezes, não aceito pelo cliente.
 
Linhas de Base no MS-Project
 
A gravação das Linhas de Base se realiza na opção “Projeto / Gravar Linhas de Base” e o MS-
Project permite a gravação de até 11 linhas de base.
Deveremos notar que após a primeira gravação da linha de base, a visão “Gantt de Controle”
passa a mostrar a linha de base (linhas cinzas) e o que denominamos de cronograma corrente do
projeto, permitindo a realização de análises quanto a atrasos ou adiantamentos de nossas
atividades/projetos.
 
 
 
 
Se modificarmos qualquer duração ou predecessora, o MS-project irá
“descolar” o cronograma corrente da linha de base.
 
 
Lembrando que, como falamos anteriormente, não podemos
confundir a atualização periódica do cronograma com a criação de
uma nova linha de base. Esta última só será realizada quando ocorrer
acordos com as partes interessadas, enquanto a atualização periódica
tem a intenção de mostrar os desvios do cronograma corrente em
comparação com a linha de base vigente, no sentido de
providenciarmos ações corretivas e eliminarmos os desvios.
 
O gráfico de Gantt sempre irá mostrar como linha de base, a linha de
base 0 (zero), para que o gráfico passe a mostrar outras linhas de
base, teremos que fazer ajustes na configuração do gráfico de Gantt,
que poderá ser realizada clicando duas vezes na área branca do
gráfico de Gantt, quando aparecerá a tela abaixo.
 
 
TÉCNICAS DE CONTROLE DE PROJETO
 
Controle da execução das tarefas
 
Uma das informações que deverá estar presente no plano do projeto, é o modo pelo qual será
realizado o registro da execução do projeto no cronograma, ou seja, como as tarefas serão
atualizadas em relação a execução física das mesmas no cronograma, pois o Gerente do projeto
deverá saber exatamente como irá cobrar as informações dos recursos envolvidos no projeto,
como por exemplo:
 
● Periodicidade do acompanhamento: De quanto em quanto tempo será feito um
levantamento do andamento da execução do projeto.
● Modelo do acompanhamento: Como os recursos deverão informar o andamento
da execução.
 
Existem diversas maneiras pelas quais podemos realizar o acompanhamento da execução dos
projetos e como poderemos fazer esta atualização nos softwares de gerenciamento de
cronogramas. Como exemplo podemos relacionar os métodos de:
 
● Informando o percentual de execução da tarefa;
Onde informamos o andamento da tarefa através da informação de um % executado
da mesma, que poderá ser relacionado ao avanço físico, ao avanço financeiro, ao %
do trabalho realizado, etc.
● Informando a duração real e restante das tarefas.
Onde não trabalhamos com os percentuais executados e focamos nossa
preocupação no controle do tempo já gasto para a execução da tarefa e quanto
tempo será necessário para o seu término.
 
O MS-Project permite o registro dos avanços do projeto através de qualquer metodologia de
controle a ser adotada pelo projeto. É claro que teremos, para algumas metodologias, uma
facilidade de uso maior em relação a outras metodologias de controle de execução dos projetos.
 
Neste livro vamos trabalhar com os dois métodos apresentados acima, ou seja, o Percentual
Executado da tarefa e depois o de Duração restante.
 
Atualizando a data de status do projeto
 
Após a gravação da linha de base do nosso projeto, como vimos na seção anterior, estaremos
aptos a iniciar a atualização do cronograma com relação a execução das tarefas.
Esta ação é normalmente realizada uma vez por semana e sempre teremos que informar em
relação a qual data estaremos fornecendo os dados de execução das nossas tarefas, pois sem esta
informação o aplicativo não terá condições de comparar os avanços realizados no cronograma
com o que estava previsto.