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AULA 5 INTELIGÊNCIA EMPRESARIAL E ESTRATÉGIA DE CROSS SELLING Prof. Alexandre Ercoli Moreira 2 CONVERSA INICIAL Na aula de hoje falaremos de um assunto que é inerente a basicamente todos os cargos de uma estrutura hierárquica, mas especialmente para os gestores, que é a tomada de decisão. As decisões podem impactar de forma contundente a carreira de um colaborador ou continuidade de uma empresa. Por isso, a responsabilidade de quem decide é tão primordial. Há várias técnicas de tomada de decisão. Modelos estruturados auxiliam quem decide a minimizar os riscos e ser mais assertivo possível. É sobre a importância da tomada de decisão, como minimizar esses riscos, como ser mais assertivo e como potencializar oportunidades que falaremos hoje. CONTEXTUALIZANDO O sucesso ou o fracasso de uma empresa está ligada diretamente às tomadas de decisões proferidas por gerentes e por executivos do alto escalão. As decisões referidas não são pequenas decisões, e sim decisões estratégicas que dão direcionamento de qual caminho a empresa irá seguir. Os gestores têm como um dos seus princípios decidir sobre problemas e oportunidades que surgem diariamente na rotina das companhias. As tomadas de decisões estão relacionadas à estrutura da empresa, sistemas de controles, respostas ao ambiente de negócios que a corporação está inserida, assuntos referentes a recursos humanos, entre outros. É evidente que os cargos menos estratégicos tomam decisões diariamente, porém o impacto não é tão profundo como uma decisão desferida por um alto executivo. O fluxo simplificado de tomada de decisão passa por encontrar o problema a ser resolvido, decidir para resolver o problema encontrado e monitorar os resultados da tomada de decisão. Uma boa decisão é parte vital de uma boa administração. O mundo dos negócios está cheio de exemplos de boas e más decisões. São fusões malsucedidas, lançamentos de produtos mal planejados que se tornaram ineficientes, entradas em novos mercados que se mostraram ineficientes, e muitos mais exemplos que podemos encontrar nas literaturas. 3 Fazer boas escolhas se torna parte preponderante para que a empresa tenha perenidade e ter o máximo de resultado esperado. Importante ressaltar que não existe plano perfeito, ou seja, ajustes na implantação, por conta de complexidades do mercado, deverão ser feitos. O principal erro é não planejar. TEMA 1 – TIPOS DE DECISÕES Para iniciarmos nossa conversa, é importante conceituarmos Decisão. Decisão é a escolha feita mediante as alternativas dispostas. As decisões bem tomadas geralmente são aquelas que foram pautadas e embasadas em cima de informações sobre o problema a ser resolvido. Dentro do conceito de decisão, temos a Tomada de Decisão, que é o processo que segue a decisão. É a identificação do problema ou oportunidade e a resolução. É o esforço antes e depois da escolha. Temos duas características principais das decisões. Ela pode ser Programada e Não Programada. 1.1 Decisões Programadas e Não Programadas Programadas: São decisões sobre problemas ou oportunidades que acontecem com certa frequência. Geralmente, as decisões programadas já têm regras preestabelecidas para executá-las. As decisões programadas são respostas aos problemas recorrentes do dia a dia de uma companhia. Essas decisões estão atreladas, por exemplo, à política de compra de um determinado produto ou insumo; à estrutura de fabricação em uma linha de montagem, que tem decisões prontas para cada problema que apareça no processo. Não Programada: São decisões que têm classificação como únicas. Não tem definição em sua composição. Não tem estrutura clara. É quando os problemas únicos, que demandam decisões não programadas, têm alto impacto na organização. Para esse tipo de decisão, normalmente exige um planejamento estratégico para resolvê-lo, pelo nível de incerteza e complexidade que cerca o problema. A diferença principal entre as decisões programadas e decisões não programadas é o grau de certeza ou incerteza que o ambiente está envolvido. O 4 volume e a qualidade das informações que estão disponíveis para a tomada de decisão reduzem as incertezas que envolvem o ambiente da decisão. Daft (2010) apresenta uma matriz das condições que afetam a possiblidade de fracasso da decisão. Figura 1 – Matriz de Possibilidades de Fracasso Fonte: Daft, 2010, p. 311. A matriz é construída sob o âmbito da certeza, do risco, da incerteza e da ambiguidade. Certeza: decisões sob esse âmbito, tem todas as informações disponíveis e claras. As condições são favoráveis, os recursos e limitações são conhecidos, e a análise dos resultados possíveis são previsíveis. Risco: o objetivo é bem definido, há boas informações disponíveis, mas os resultados de cada alternativa estão sujeitos ao acaso. Para decisões com graus altos de riscos são usadas análises estatísticas para calcular a probabilidade de sucesso ou fracasso de cada alternativa. Incerteza: os gerentes, nessa situação de incerteza, têm objetivos claros a serem alcançados. Porém, as informações sobre as alternativas não são suficientes. As informações sobre o futuro se apresentam com baixa clareza e em pequenas quantidades e qualidades, dificultando a visualização das alternativas ou estimativas dos riscos. Gestores podem lançar mão da criatividade para descobrir alternativas e experiências pessoais para determinar a melhor decisão a tomar. 5 Várias decisões sobre incertezas não produzem os resultados desejados pela companhia. Ambiguidade: em situações de ambiguidade, as decisões geralmente são mais difíceis. Nesta esfera, nem as metas nem os problemas se apresentam de forma clara. As alternativas são de difícil definição e as informações não estão disponíveis. As decisões ambíguas são associadas a conflitos sobre metas e alternativas de decisão. As circunstâncias mudam rapidamente e a relação de informações são confusas entre os elementos decisórios. A matriz apresentada na Figura 1 mostra que quanto maior é a certeza em relação à decisão, mais baixa é a possibilidade de fracasso. E a relação é inversa quando se fala de ambiguidade. Em situações ambíguas a probabilidade de fracasso é bem maior. TEMA 2 – MODELOS DE TOMADA DE DECISÃO Quando se fala em tomada de decisão, os gestores têm suas principais características quando vão “bater o martelo” sobre suas opiniões. E as experiências e vivências no setor que atuam ajudam a definir qual caminho tomar nas diversas situações que acontecem. Porém, todas as decisões seguem 3 tipos distintos. O modelo clássico, modelo administrativo e modelo político. A escolha do modelo depende da preferência pessoal de cada gestor. Se programada ou não programada, se tem características de alto risco ou não, se incerto ou ambíguo, os modelos citados anteriormente podem se encaixar perfeitamente. 2.1 Modelo Clássico Daft (2010) descreve que o modelo clássico está baseado em pressupostos econômicos da empresa. Mediante a isso, a companhia espera do gestor que as decisões sejam economicamente coerentes e segundo interesses da organização. Algumas premissas permeiam o modelo clássico: 6 Foco para realizar metas claras, conhecidas e acordadas. Os problemas são formulados e definidos. O gestor responsável pela decisão navega sobre condições de certezas e as informações são mais completas. As alternativas e resultados são calculados. Os critérios para avaliar as alternativas são conhecidos pelo responsável pela tomada da decisão. O decisor opta por alternativas que maximizam o retorno para a companhia. A decisão é baseada na racionalidade e usa a lógica para atribuir valores, dá ordem às preferências, avalia alternativas e as decisões são pautadas em atingir o máximo de metas possíveis. O modelo clássicotem características de ajudar o tomador da decisão a ser mais racional. Muitas dessas situações relacionadas ao modelo clássico representa o modelo ideal. O modelo clássico é mais valioso quando aplicado em decisões programadas e caracterizadas pelas certezas, pois os resultados são mais calculados. O uso da tecnologia ajuda na tomada de decisão. Quando a decisão é qualitativa, incluem ferramentas como árvore de decisão, matriz de recompensa, análise de break-even etc. 2.2 Modelo Administrativo Esse modelo retrata como os gerentes geralmente tomam suas decisões mais complexas, que têm como característica principal de não serem programadas, e que a incerteza e a ambiguidade prevalecem. Na maioria das vezes, as decisões não são programáveis para que seja minimamente qualificável. Nessa situação, os decisores não têm capacidade de tomar decisões econômicas, mesmo que tenham intensão. 2.2.1 Racionalidade Limitada e Decisão Satisfatória Os gestores e altos executivos se deparam com situações que a possiblidade de tomar uma decisão que seja a ideal é pequena. Quando a ocasião não viabiliza uma decisão racional, entendemos que ela tem a Racionalidade Limitada (Daft, 2010). A pessoa possui limites de quão racionais podem ser. Nas situações dessa natureza os gestores possuem tempo e habilidades cognitivas 7 para processar somente uma parte das informações, não podendo tomar a decisão com dados completos. E mesmo que complexas, as decisões precisam de uma escolha satisfatória. Com a parte racional limitada e tendo a necessidade de tomar uma Decisão Satisfatória (Draft, 2010), quem tomar a decisão deve escolher a primeira alternativa que atenda minimamente os critérios de decisão. Não analisam toda a gama de alternativas que deveriam para tomar a melhor decisão. Optam pela primeira solução viável para estancar o problema. O modelo administrativo é um modelo mais realista em relação ao modelo clássico. É chamado, também, de modelo descritivo por descrever realmente como o tomador de decisão se comporta frente a situações complexas, como se mostram sob pressão de tomar decisões, sem informações suficientes e com a obrigação de escolher a melhor alternativa. Esse modelo reconhece as limitações humanas e do ambiente em questão que foi tomada a decisão. Outra característica desse modelo é a intuição, por se exigir tomar a decisão de forma rápida. Por conta disso, a experiência conta muito para tomar decisões em situações como essa, não tendo um pensamento consistente para decidir da melhor forma e com mais certeza possível. 2.3 Modelo Político O último modelo que vamos apresentar tem como característica ser útil para tomar decisões não programadas e em condições incertas. São situações que podem estar em desacordo com as metas a seguir. No modelo político há conflito com outros departamentos, que têm suas próprias metas, e por isso necessitam de um acordo para entrarem em um consenso de qual o melhor caminho a tomar e que seja bom para a organização. É comum que, com a necessidade de acordos, a política de coalisão seja uma das alternativas. Coalisão são processos de alianças informais entre os tomadores de decisão em busca de um objetivo maior. É um processo de persuasão em que um tomador de decisão busca apoio de outros para ajudarem em sua meta ou a tomar uma determinada decisão. Nesse processo de persuasão, aparecem as discussões, as negociações e, em certo grau, até barganha de algo para que possam apoiar determinada decisão. Isso acontece porque as empresas são formadas por grupos com diversos interesses, metas e valores diferentes. 8 TEMA 3 – ETAPAS DA TOMADA DE DECISÃO Quando se fala em tomada de decisão (Barney, 2011; Daft, 2010), é natural que pensamos que o tomador de decisão tem toda a experiência para que escolha o melhor caminho a ser seguido; que, como ele está em um cargo de destaque, tem que ter todas as respostas prontas. Tais afirmativas não são verdades, pois o processo de tomada de decisão de um assunto importante e que impactará de forma considerável a companhia deve ser analisada e cercada de maior certeza possível. Já vimos anteriormente que, em alguns problemas que o gestor se depara, o nível de informações é precário, e muitas das vezes isso acontece pela singularidade do problema. Independentemente da característica da decisão que se apresenta, se uma decisão programada ou uma decisão não programada, se a escolha do modelo de decisão será o modelo político ou o modelo administrativo, a tomada de decisão acontece em 6 etapas bem definidas. Darf (2010) destaca 6 etapas que compõe o processo de tomada de decisão. Reconhecimento da Necessidade de Decisão Diagnóstico e Análise das Causas Desenvolvimento de Alternativas Seleção das Alternativas Desejadas Implantação da Alternativa Escolhida Avaliação e Feedback Vejamos, agora, cada uma das etapas com mais detalhes: 1. Reconhecimento da Necessidade de Decisão A decisão do gestor não está ligada somente a problemas que acontecem na empresa. A tomada de decisão pode ser para aproveitar ou não uma oportunidade que o mercado te apresenta. O problema é quando está ligada à uma situação de resultado menor do que a meta ou padrão estabelecido. E quando falamos em meta, não necessariamente em metas quantitativas, metas comerciais, podemos pensar em metas de qualidade, metas que estão ligadas ao padrão mínimo de entrega de um produto ou serviço. 9 A oportunidade é quando a possibilidade potencial de exceder a meta estabelecida e há a necessidade de entregar um desempenho maior do que o planejado. E, quando uma dessas duas ocasiões ocorrem, o gestor tem de agir e tomar uma decisão. Essa etapa é o momento que acontece o reconhecimento da necessidade de decisão. 2. Diagnóstico e Análise das Causas Após se identificar a necessidade de tomada de decisão, entra em cena a etapa em que se faz necessário refinar o problema ou a oportunidade. É o momento em que acontece a análise dos fatos que estão associados com a situação de decisão. Muitos gerentes não passam por essa etapa, o que é um erro, e vão direto para a seleção da alternativa desejada. Quando isso ocorre, o gestor perde a oportunidade de ser mais assertivo na sua decisão, perde a oportunidade de esmiuçar a situação e cercar-se de informações que o fará reduzir o nível de erros no momento da decisão. A etapa de diagnósticos é a etapa das perguntas, onde o tomador de decisão irá entender: onde está o desequilíbrio do processo? Quando isso aconteceu? Onde ocorreu o problema ou onde está a oportunidade? Como aconteceu? Quais os fatores que influenciaram para que o problema acontecesse? Todas essas são questões que ajudam no detalhamento do ocorrido para formulação da tomada de decisão. 3. Desenvolvimento de Alternativas Após reconhecida e analisada a situação, é a hora de pensar nas alternativas postas à mesa que mais estão aderentes ao que a empresa busca. É o momento em que se analisa os caminhos a seguir para encontrar a solução mais viável. Nas decisões programadas, as alternativas são mais previsíveis de fazer o mapeamento. Já nas decisões não programadas exige-se um desenvolvimento de novos caminhos a seguir antes de tomar uma ação. 4. Seleção das Alternativas Desejadas Com todas as alternativas desenhadas, é o momento de decidir, selecionar a melhor alternativa. Essa etapa é a primordial no processo. Um erro de seleção pode causar um impacto profundo na companhia. 10 A melhor alternativa é aquela que trará um resultado mais próximo da meta desejada pela empresa, com o menor custo possível. É a que apresenta menor risco e menor incerteza. Há algumas decisões que são propensas ao risco, que são aquelas que estão compostas com um certo grau de incerteza, e normalmente são as quetrazem o maior resultado para a empresa. 5. Implantação da Alternativa Escolhida No momento da implantação da alternativa que foi escolhida, o gestor deve lançar mão de habilidades gerenciais, administrativas e de persuasão para conseguir uma boa execução. Como muitas vezes a implantação depende de vários setores, o gestor deve fazer com que a engrenagem da ação funcione perfeitamente, pois de nada adiantará de um bom mapeamento do problema, uma ótima construção de alternativas, cercar-se de certezas para escolher a melhor alternativa, se no momento de colocar a escolha em prática a execução não for bem-feita. O sucesso da alternativa selecionada está ligado diretamente à ação de implantação. É natural que no momento da implantação aconteçam conflitos por pessoas que são impactadas com a ação. 6. Avaliação e Feedback Para a implantação executada é imprescindível que avaliações sejam feitas sobre a ação. Alguns indicadores devem ser desenvolvidos para medir a efetividade da alternativa escolhida e gerar aprendizado. O feedback é de suma importância porque o processo de tomada de decisão é contínuo. É preciso ter um feedback do processo como um todo, desde o momento de avaliação até o momento de implantação e resultado, pois irá gerar informações que poderão ser usadas em outras situações, em outros problemas. É o ato de gerar aprendizado para poder perpetuar dentro da empresa. E o feedback pode ser positivo ou negativo. Ambas as situações gerarão informações ricas para a empresa. TEMA 4 – ESTRUTURA DE DECISÃO PESSOAL Quando se fala em tomada de decisão, temos que compreender também o estilo de gestão dos gerentes e diretores, que muitas das vezes são os cargos que mais tomam decisões impactantes dentro da empresa. É natural que tenhamos, dentro da empresa, gestores com diferentes perfis de tomada de 11 decisão. Encontraremos aquele mais conservador, que prefere navegar em mares mais calmos e correm menos riscos. Encontraremos o gestor mais arrojado, que prefere arriscar mais com intuito de obter mais sucessos e maiores ganhos. E podemos encontrar aquele gestor que pode ser em determinado momento mais arrojado e em outro momento mais cauteloso. E mesmo com estruturas e etapas de tomada de decisão, gerentes diferentes seguindo o mesmo processo, teremos divergências na tomada de decisão. Dois gerentes, com perfis diferentes, são possíveis que tenham visões distintas e tomariam decisões divergentes sobre o mesmo problema. Podemos mapear 4 estilos distintos de gestores no que diz respeito à tomada de decisão. Estilo Diretivo Estilo Analítico Estilo Conceitual Estilo Comportamental O Estilo Diretivo tem um comportamento direcionado para soluções mais simples e bem definidas, de forma direta. Tem como características tomar decisões rapidamente com poucas informações. Outro destaque desse estilo é considerar somente uma ou, no máximo, duas alternativas para formar a sua opinião e decidir. Geralmente são gestores eficientes e muito racionais. Já o Estilo Analítico tem afeição por decisões e, consequentemente, soluções mais complexas. Para o decisor do estilo analítico tomar sua decisão, prefere estar cercado de muitos dados. Geralmente, considera várias alternativas com intuito de minimizar os riscos, e suas decisões são baseadas em dados e informações vindas de sistemas de controles oficiais da companhia. O Estilo Conceitual também gosta de muitas informações, assim como o estilo analítico, porém, com viés mais voltado a relações sociais e menos voltado para as estatísticas. Gestores do estilo conceitual combinam as informações analíticas com as informações vindas de pessoas. Outra característica forte do estilo conceitual é de usarem a criatividade para tomar as decisões. No Estilo Comportamental o decisor tem como principal preocupação as pessoas. É um estilo muito sociável, que se importa com as pessoas que o cercam. O gerente comportamental gosta de conversar com as pessoas e busca tomar decisões que impactam o mínimo de pessoas possíveis. 12 TEMA 5 – TOMADA DE DECISÃO EM TEMPOS TURBULENTOS Em tempos de mercados extremamente dinâmicos, as tecnologias que crescem em velocidades exponenciais, a competitividade de mercados externos cada vez mais acirrada, a tomada de decisão fica cada vez mais difícil. As oportunidades que se apresentam para as empresas são transitórias e a chance de fracasso é grande. Com essa dinâmica de mercado apresentada anteriormente, os gestores não podem tomar decisões sozinhos. Deve estar cercado de profissionais capacitados que o ajudarão a reduzir o nível de riscos. No mundo dos negócios, os atuais gestores, muitas vezes, agem primeiro e depois analisam, aumentando significativamente o nível de erros, e impactando significativamente as organizações que representam. Altos executivos muitas vezes não têm tempo de percorrer todo o processo de tomada de decisão, pois tem que dar uma resposta imediata aos problemas que surgem diariamente. E quando a velocidade da decisão importa no processo de tomada de decisão, decidir de forma lenta pode tornar ineficaz a alternativa que escolheu. 5.1 Brainstorming Para Draft (2010), o brainstorming é uma ferramenta que deve ser utilizada para tomada de decisão rápida e eficaz. O brainstorming tem sua execução com um grupo que interage de forma espontânea para gerar uma gama alta de alternativas para a tomada de alguma decisão. O processo de construção do brainstorming é efetivo quando um componente complementa e agrega a ideia do outro. Importante que no momento das ideias não haja censura a qualquer opinião que venha a surgir. Se o principal objetivo da ferramenta é a geração irrestrita do maior número de ideias possível, qualquer objeção à ideia lançada inibe não só o participante restringido como o grupo como um todo. Na construção, não necessariamente aquelas ideias lançadas serão utilizadas. Naturalmente, as ideias serão lapidadas por visões complementares e criativas. Não se pode desconsiderar que a meta é gerar o maior número de ideias possíveis. O ponto fraco da ferramenta é se houver o que chamamos de pensamento grupal, quando os integrantes estão preocupados em agradar a opinião dos 13 outros. Natural que em uma reunião de brainstorming estejam vários níveis hierárquicos participando. E um integrante pretende aderir a opinião de seu chefe ou um superior qualquer. Por conta disso que em estudos feitos sobre o assunto apontaram que quando um indivíduo elabora um brainstorming individual gera duas vezes mais ideias do que quando executado em grupo. Em decorrência desse outro fato, surgiu o brainstorming eletrônico, ou também chamado brainwriting. Que são pessoas ligadas em rede por computadores, em que um integrante escreve alguma ideia, outro lê e completa com alguma observação construtiva. O mesmo estudo revela que o brainwriting gera 40% mais ideias do que o brainstorming individual. Isso se explica pelo fato das interações serem “anônimas”, e que a ausência da possível inibição gerada pelo contato pessoal possa não existir. Decisões tomadas sob pressão e em ambientes incertos geram muitos erros. E os gerentes inteligentes aproveitam os erros para ensinar e não castigar o integrante que cometeu a falha. Os erros fornecem informações úteis para o crescimento não só pessoal como também da empresa e geram aprendizados. As pessoas não castigadas, e sim orientadas, são encorajadas a decidir mais e, consequentemente, são mais produtivas. Decisores inteligentes, também, sabem a hora de recuar a uma decisão mal tomada. Saber o momento de sair de uma situação irreversível faz com que a empresa não invista tempo e dinheiro em decisões que as evidências mostram que não darão certo. Uma ferramenta simples, porém, eficiente, para tomada de decisão é a técnicados cinco porquês, na qual o objetivo é questionar o problema até que se esclareça ao máximo a situação. O primeiro porque à resposta dará aspectos mais superficiais. E a cada porque os assuntos vão se aprofundando mais. Esse método dos porquês faz com que melhore o modo de pensar das pessoas. FINALIZANDO Na aula de hoje, falamos de um assunto corriqueiro no dia a dia das organizações, que é a tomada de decisão. Nada mais estratégico e inteligente dentro das organizações do que decidir bem. Encontrar caminhos adequados para cada problema que surja. Utilizar todas as técnicas de decisões disponíveis para que os riscos sejam cada vez menores. 14 Falamos muito na função dos gestores no papel do decisor. Porém, em organizações modernas, com estruturas hierárquicas mais enxutas e achatadas, o poder da decisão acaba sendo mais democrático, e a responsabilidade da decisão está na mão de todos de uma forma geral. Com isso, terminamos mais um passo do nosso caminho que mapeia os assuntos da Inteligência Empresarial. LEITURA OBRIGATÓRIA Texto de abordagem prática Tomadas de Decisões Divergências e Convergências na tomada de decisão. Disponível em: <https://www.youtube.com/watch?v=620MXdMZc4A>. Acesso em: 13 maio 2018. Bernt Entchev fala sobre tomadas de decisão. Disponível em: <https://www.youtube.com/watch?v=zEDtWLmP6XM>. Acesso em: 13 maio 2018. 15 REFERÊNCIAS BARNEY, J. B. Administração estratégica e vantagem competitiva. Tradução Midori Yamamoto; revisão técnica Pedro Zanni. 3. ed. São Paulo: Person Prentice Hall, 2011. CAVALCANTI, M. (Org.) Gestão estratégica de negócios: evolução, cenários, diagnósticos e ação. 2. ed. rev e ampl. – São Paulo: Thomson Learning. 2007. ISBN 85-221-0500-6. DAFT, R. L. Administração. Revisão técnica: Denis Forte, tradução Harue Ohara Avritcher. São Paulo: Cengage Learning, 2010. DRUCKER, P. F. Introdução à Administração. 3. ed. Thomson Pioneira, 1998. PORTER, M. E. Vantagem Competitiva: Criando e Sustentando um Desempenho Superior. 27. ed. 27. São Paulo. Campus, 1989. SIN OIH YH, A. Tomada de Decisão Nas Organizações – Uma Visão Multidisciplinar. 1. ed. São Paulo: Saraiva, 2011.
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