Arquivologia 1.

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Lei do Direito Autoral nº 9.610, de 19 de Fevereiro de 1998: Proíbe a reprodução total ou parcial desse material ou divulgação com fins 
comerciais ou não, em qualquer meio de comunicação, inclusive na Internet, sem autorização do AlfaCon Concursos Públicos. 
 
 
1º BLOCO ........................................................................................................................................................................................... 2 
I. Arquivologia - Arquivística - Estudo dos Arquivos .................................................................................................................. 2 
2º BLOCO ........................................................................................................................................................................................... 6 
I. Quanto à sua Atuação: Setorial ou Central ............................................................................................................................ 6 
• Lei no 12.527 de 18 de novembro de 2011 ....................................................................................................................... 7 
3º BLOCO ........................................................................................................................................................................................... 9 
I. Gestão da Informação de Documentos .................................................................................................................................. 9 
4º BLOCO ......................................................................................................................................................................................... 12 
I. Diagnóstico .......................................................................................................................................................................... 12 
5º BLOCO ......................................................................................................................................................................................... 14 
I. Preservação e Conservação ................................................................................................................................................ 14 
 
 
Lei do Direito Autoral nº 9.610, de 19 de Fevereiro de 1998: Proíbe a reprodução total ou parcial desse material ou divulgação com fins 
comerciais ou não, em qualquer meio de comunicação, inclusive na Internet, sem autorização do AlfaCon Concursos Públicos. 
 
 
 
I. ARQUIVOLOGIA - ARQUIVÍSTICA - ESTUDO DOS ARQUIVOS 
 Objetivo - conhecimento dos Arquivos e das Teorias, Métodos e Técnicas na Constituição, Organização, 
utilização, Desenvolvimento e Conservação. 
 Inclui - Biblioteconomia e Museologia. 
 Bases - para a Gestão da Informação; 
 Função - Auxiliar o gestor nos diferentes níveis hierárquicos a tomar decisões. 
ARQUIVO 
 Órgão de documentação; 
 Conjunto de Documentos; 
 Móvel para guardar documentos. 
 Documento: 
Toda e qualquer informação em um suporte material. Útil para consulta, estudo, prova e pesquisa. Comprova ou 
atesta os fatos, fenômenos, formas de vida e pensamento do gênero humano em determinada época ou lugar. 
 Arquivo: 
Não é só armazenamento; está muito associado à informação. 
 Informação: 
Ideia ou conhecimento; Elemento de referência, mensagem contida no documento. 
 Suporte: 
Meio material no qual é registrada a informação. Papel, CD, fotografia... 
 Documento = suporte + informação 
DOCUMENTO DE ARQUIVO 
 São produzidos ou recebidos; 
 Recebidos por uma Instituição ou pessoa; 
 São acumulados. 
 Tem as seguintes características: 
 Autenticidade - documentos devem possuir marcas, sinais ou símbolos que indicam sua origem. Não 
confundir com veracidade. Informação pode ser falsa ou verdadeira. 
 Naturalidade - documentos são produzidos e/ou recebidos por instituição ou pessoa. Atividade tem relação 
com finalidade. São acumulados em função do fluxo administrativo contínuo e progressivo. 
 Unicidade - questão de economia (gastos). No arquivo não devem existir documentos com a mesma 
finalidade. Cópia de documentos somente se anexada a um processo ou com outra função. Eliminar cópias 
desnecessárias. 
 Imparcialidade - documentos só servem à administração. É isento de parcialidade. 
 Inter-relacionamento - documentos interagem entre si ao longo de seu ciclo vital. 
Documento de Arquivo = Produção ou recebimento de documento em virtude de atividade administrativa = 
acumulação contínua e progressiva = Característica naturalidade. 
Documento autêntico apresenta valor que comprova sua origem. não quer dizer que as informações sejam 
verdadeiras, e sim, que a pessoa que está identificada é a autora do documento. processo de criação. 
 Veracidade = verdadeiro ou falso. Qualidade da informação. 
 Fundo = conjunto documental de determinada instituição. Formado por um conjunto de documentos. Pode ser 
aberto ou fechado. 
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comerciais ou não, em qualquer meio de comunicação, inclusive na Internet, sem autorização do AlfaCon Concursos Públicos. 
 
 
PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS 
 Proveniência ou respeitos aos fundos = documentos são arquivados respeitando-se a separação por pessoa, 
setor, divisão, departamento e instituição de origem. Objetivo – facilitar o acesso, a consulta e o manuseio para 
acelerar o processo. 
 Organicidade = refletem a estrutura, funções e atividades da instituição. Documentos não devem ser misturados 
com de outras entidades produtivas. 
 Integridade = deve ser preservado sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou acréscimo 
indevido. 
 Cumulatividade = formação progressiva, natural e orgânica. 
 Ordem original = relações estruturais e funcionais da origem dos arquivos. 
 Territorialidade = abrangência territorial do documento. Os poderes de pertença, onde foi produzido e/ou 
recebido (nacional, regional, institucional) 
 Legalidade = provas testemunhais. Revelam as circunstâncias de sua criação, portanto, tem valor probatório. 
FUNÇÃO DO ARQUIVO 
 Suporte à administração, possibilitando acesso rápido; 
 Eficiência dos fluxos administrativos; 
 Necessário um conjunto de técnicas e procedimentos relacionados à produção, utilização e preservação; 
 Padronização de modelos documentais; 
 Criação de normas de gestão documental; 
 Envio e recebimento de documentos. 
ARQUIVO PARA SER EFICIENTE: 
 Pessoal qualificado; 
 Local apropriado; 
 Instalações e materiais adequados; 
 Sistemas racionais de arquivamento; 
 Normas de funcionamento; 
 Dirigente qualificado. 
Finalidade do arquivo é a de servir à administração e sua função é a de tornar disponíveis as informações 
contidas no acervo documental sob sua guarda. 
Permite o acesso aos documentos produzidos e/ou recebidos pelas instituições e gestores nos diferentes níveis 
hierárquicos. 
ARQUIVO - BIBLIOTECA - MUSEU 
 Arquivo - Lei 8159/1991, Art. 2º: “Conjunto de elementos produzidos e recebidos por órgãos públicos, 
instituições públicas e entidades privadas em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como 
por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos”. 
Documentos de arquivo primeiro servem à administração e depois à História, pois preservam as informações da 
instituição ao longo do tempo. Têm vínculos com á atividades funcionais. São órgãos receptores. Um conjunto de 
documentos. 
 Biblioteca 
Prioridade cultural; são colecionadores; materiais são provenientes de compras ou doações; documentos 
individuais; peças avulsas, devem reunir materiais idênticos. 
 Museu 
Caráter eminentemente público, com finalidade cultural e entretenimento; disponibiliza à população peças o 
objetos de valor histórico e cultural.Lei do Direito Autoral nº 9.610, de 19 de Fevereiro de 1998: Proíbe a reprodução total ou parcial desse material ou divulgação com fins 
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CLASSIFICAÇÃO DE ARQUIVOS 
 Quanto a Entidade Mantenedora: público ou privado. 
 Público = lei 8159/1991 – Art. 7º, “Conjunto de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas 
atividades, por órgãos públicos em decorrência de suas funções”. 
 Privado = mantidos por instituições de caráter particular. 
 Quanto à Natureza dos Documentos: Especial e Especializado. 
 Arquivos Especiais = cuja forma física (suporte) exija cuidado especial. 
 Arquivos Especializados = relacionado à área do conhecimento resultantes da experiência humana em 
campo específico. 
 Quanto ao estágio de Evolução ou Teoria das Três Idades: Corrente, Intermediário e Permanente. 
 1ª Idade - corrente ativo ou de movimento. Consultados frequentemente. Locais de fácil acesso. 
 2ª Idade - intermediário, “limbo”, deixaram de ser consultados com frequência. Não é necessário conservá-lo 
próximo ao local de uso. 
 3ª Idade - permanente custódia. Perderam o valor de natureza administrativa. Conservam seu valor histórico, 
informativo e probatório. É o arquivo propriamente dito. 
Arquivo Corrente - documentos mais utilizados; fase em que são criados; tramitação acentuada; alto índice de 
consultas, localização de fácil acesso (arquivos setoriais). 
 Rotinas de arquivamento na fase corrente: 
 Inspeção = verificar se realmente dever ser arquivado. Se é para anexar ou apensar ou fornecer uma 
informação. 
 Análise = classificar e determinar como será codificado. 
 Ordenação = dispor os documentos conforme a codificação. 
 Arquivamento = inserir o documento na unidade pré-estabelecida. 
 Empréstimo ou consulta = regras para as retiradas do documento. 
Arquivo Intermediário - utilizados com menor frequência, mas não perderam seu valor administrativo; a 
transferência do arquivo corrente para o intermediário permite a otimização do espaço, pois não há necessidade de 
ficarem próximos aos setores. Documentos deste arquivo podem passar por duas situações: 
 Eliminação, quando cumpriram sua função e não possuem valor histórico ou secundário; 
 Guarda permanente, já cumpriram sua função administrativa, mas possuem valor histórico. Este 
procedimento é a Destinação Final. 
Arquivo Permanente - lei 8159/1991, Art. 8º, § 3º, “Consideram-se permanentes os documentos de valor histórico, 
probatório e informativo e devem ser definitivamente preservados”. (Valor Secundário). 
Documentos já perderam seu valor administrativo; são guardados por seu valor histórico, probatório ou 
informativo; permitem conhecer a história da instituição; revelam a origem e constituição da instituição; jamais serão 
eliminados. Toda e qualquer eliminação de documentos produzidos por instituição pública ou de caráter público deve 
ter autorização de instituição arquivística competente. 
 Processo Mnemônico 
 1ª Idade - Corrente - Valor Primário 
 2ª Idade - Intermediário - Valor Primário 
 3ª Idade - Permanente - Valor Secundário. 
 Valor do Documento 
 Administrativo - Primário 
Suporte/apoio às atividades; valor temporário; valor administrativo, finalidade de servir à administração. 
 Histórico - Secundário 
Presente no documento que perdeu o valor administrativo; utilizado em pesquisas do público externo ou para 
a própria instituição; finalidade de servir à história; será recolhido ao arquivo permanente; jamais será 
eliminado. 
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comerciais ou não, em qualquer meio de comunicação, inclusive na Internet, sem autorização do AlfaCon Concursos Públicos. 
 
 
EXERCICIOS 
1. Um arquivo documental tem por objetivo servir como prova ou testemunho da ação de pessoas jurídicas ou 
físicas. 
2. Dada a importância da preservação dos documentos que compõe o arquivo corrente de determinado setor de 
trabalho, recomenda-se o arquivamento desses em local afastado do referido setor. 
3. A ênfase ao valor primário é característica marcante dos documentos de um arquivo corrente, condição não 
verificada nas outras idades documentais. 
4. Acerca dos princípios arquivísticos, assinale a opção correta: 
a) O princípio da territorialidade desconsidera o contexto de produção dos documentos. 
b) A proveniência determina que os fundos de arquivo podem ser reunidos em um único arquivo. 
c) De acordo com o respeito à ordem original, não é possível redefinir a ordem primitiva os documentos. 
d) Os princípios da proveniência e de respeito aos fundos têm significados semelhantes. 
e) Os princípios de proveniência e da pertinência têm o mesmo sentido, que é respeitar a origem dos documentos. 
GABARITO 
1 - CORRETO 
2 - ERRADO 
3 - CORRETO 
4 - D 
 
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I. QUANTO À SUA ATUAÇÃO: SETORIAL OU CENTRAL 
 Setoriais = Núcleos de arquivos. Descentralizado. Ficam junto aos órgãos operacionais. Cada setor de trabalho 
possui o seu. Uso cotidiano (corrente). 
 Centrais = Recebem os documentos de diferentes órgãos. Centralizando às atividades de arquivo corrente. 
Não confundir: 
 Extensão de atuação = setorial ou central 
 Estágio de evolução ou ciclo de vida do documento = corrente, intermediário e permanente. 
CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS 
 Gênero; 
 Espécie/Tipologia Documental; 
 Forma; 
 Formato; 
 Natureza do Assunto. 
 Gênero - Relacionado ao suporte pelo qual a informação é registrada; auxilia na conservação e preservação. 
Tipos: 
 Escritos ou Textuais – manuscritos ou impressos. 
 Iconográficos – imagem estática. 
 Filmográficos – imagem em movimento, não é necessário som. 
 Sonoros – forma de som/áudio. 
 Informáticos ou Digitais – gravados por meios digitais. Necessitam de equipamentos especializados. 
 Cartográficos – representam de forma reduzida um área maior. 
 Micrográficos – microformas. 
Não há relação direta entre gênero e suporte, pois existe gênero iconográfico em suporte de pedra (pinturas 
rupestres). 
 Espécie/Tipologia Documental - aspecto formal de um documento. Especificidade que qualifica a espécie. 
Exemplo: ofício, memorando, certidão, declaração de imposto de renda. 
Tomando por base os atos administrativos mais comuns em nossas estruturas de governo, temos a seguinte divisão: 
 Atos Normativos: são as regras e normas expedidas por autoridades administrativas. Exemplo: medida 
provisória, decreto, estatuto, regimento, regulamento, resolução, portaria, instrução normativa, ordem de 
serviço, decisão, acórdão, despacho decisório; 
 Atos Enunciativos: são os opinativos, que esclarecem os assuntos, visando a fundamentar uma solução. 
Exemplos: parecer, relatório, voto, despacho interlocutório; 
 Atos de Ajuste: são representados por acordos em que a administração pública (federal, estadual, do 
Distrito Federal ou municipal) é parte. Exemplos: tratado, convênio, contrato, termos (transação, ajuste etc); 
 Atos de Correspondência: objetivam a execução dos atos normativos, em sentido amplo. Exemplos: aviso, 
ofício, carta, memorando, mensagem, edital, intimação, exposição de motivos, notificação, telegrama, telex, 
telefax, alvará, circular. 
 Atos de Assentamento: são os configurados por registros, consubstanciando assentamento sobre fatos ou 
ocorrências. Exemplo: apostila, ata, termo, auto de infração; 
 Atos Comprobatórios: são os que comprovam assentamentos, decisões etc. Exemplos: traslado, certidão, 
atestado, cópia autêntica ou idêntica; 
 Forma - estágio de preparação do documento. 
Rascunho (rasuras,anotações suplementares) ou Minuta (pré-original, sem assinatura); Original (tem assinatura, 
dá autenticidade jurídica e arquivística) e Cópia (reproduzido na íntegra). 
 Formato - aspecto físico do documento independentemente da informação registrada. Exemplo: ficha. livro, 
pergaminho. 
 Natureza do Assunto - grau ou nível de acessibilidade às informações do documento. Podem ser ostensivos 
(divulgação não prejudica a segurança ou as atividades desenvolvidas) ou sigilosos (divulgação é sensível à 
segurança da sociedade ou do Estado. Conhecimento restrito. Medidas especiais para guarda e conservação. 
 Sigilosos - Lei 8159/1991 nos Art. 23 e 24 que foram revogados pela Lei 12.527 de 18 de novembro de 
2011. 
Lei do Direito Autoral nº 9.610, de 19 de Fevereiro de 1998: Proíbe a reprodução total ou parcial desse material ou divulgação com fins 
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DOUTRINA ARQUIVÍSTICA 
 Ultrassecreto 
 Secreto 
 Reservado 
 Confidencial 
Lei brasileira prevê apenas os três primeiros. 
 Ultrassecreto - excepcional grau de segurança. Conhecimento somente de pessoas intimamente ligadas ao seu 
estudo e manuseio. 25 anos. 
 Secreto - alto grau de segurança. Acesso a pessoas autorizadas. 15 anos. 
 Reservado - não deve ser do conhecimento do público em geral. 5 anos. 
 Confidencial - não requer alto grau de segurança, mas seu conhecimento por pessoa não autorizada pode ser 
prejudicial ou criar embaraços administrativos. 
 Lei 12.527 de 18 de novembro de 2011, §1º do Art. 24 determina os prazos de sigilo. 
Não poderá ter acesso negado à informação necessária à tutela judicial ou administrativa de direitos fundamentais. 
• LEI NO 12.527 DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011 
SEÇÃO II 
 Da classificação da informação quanto ao grau e prazos de sigilo. 
Art. 24. A informação em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o seu teor e em 
razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do estado, poderá ser classificada 
como ultrassecreta, secreta ou reservada. 
§ 1º Os prazos máximos de restrição de acesso à informação, (...), a partir de sua produção (...) 
I. Ultrassecreta: 25 anos; 
II. Secreta: 15 anos; 
III. Reservada: 5 anos. 
§ 2º As informações que puderem colocar em risco a segurança do presidente e vice-presidente 
da república e respectivos cônjuges e filhos(as) serão classificadas como reservadas e ficarão sob 
sigilo até o término do mandato em exercício ou do último mandato, em caso de reeleição. 
SEÇÃO V 
 Das informações pessoais. 
Art. 31. O tratamento das informações pessoais deve ser feito de forma transparente e com 
respeito à intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas, bem como às liberdades e 
garantias individuais. 
§ 1º as informações pessoais, a que se refere este artigo, relativas à intimidade, vida privada, 
honra e imagem: 
I. Terão seu acesso restrito, independentemente de classificação de sigilo e pelo prazo 
máximo de 100 (cem) anos a contar da sua data de produção, a agentes públicos 
legalmente autorizados e à pessoa a que elas se referirem; e 
II. Poderão ter autorizada sua divulgação ou acesso por terceiros diante de previsão legal ou 
consentimento expresso da pessoa a que elas se referirem. 
§ 2º Aquele que obtiver acesso às informações de que trata este artigo será responsabilizado por 
seu uso indevido. 
Características dos documentos de acordo com o prazo de guarda: 
 Guarda Eventual: são os documentos de interesse passageiro que não possuem valor administrativo e jurídico 
para o órgão. Exemplo: material de divulgação de terceiros, convites e correspondência recebida que não se 
relacionam com o desempenho de nenhuma atividade do órgão. 
 Guarda Temporária: São aqueles em que prevalece o interesse administrativo como determinante do seu valor 
e, consequentemente, do seu prazo de retenção. Neste grupo estão incluídos, por exemplo, os documentos: 
 cujos textos tenham sido reproduzidos em sua totalidade ou parcialmente e as informações essenciais 
acham-se recapituladas em outros; 
 que apresentem repetição da informação e qualidade técnica inferior; 
 que sejam cópias e duplicatas de originais destinados à guarda permanente; 
 que, mesmo originais, detêm interesse administrativo apenas por determinado período. 
Lei do Direito Autoral nº 9.610, de 19 de Fevereiro de 1998: Proíbe a reprodução total ou parcial desse material ou divulgação com fins 
comerciais ou não, em qualquer meio de comunicação, inclusive na Internet, sem autorização do AlfaCon Concursos Públicos. 
 
 
 Guarda Permanente: são documentos de valor probatório, isto é, relativos a direitos, tanto de pessoas físicas ou 
jurídicas quanto da coletividade, e de valor informativo sobre as pessoas, fatos ou fenômenos, considerados 
cientificamente relevantes. Quanto aos órgãos públicos a guarda permanente deve abranger: 
 documentos relativos à origem, aos direitos e aos objetivos da instituição. Exemplo: atos de criação (leis, 
decretos, portarias, resoluções); atos constitutivos (estatutos, contratos sociais, alvarás); documentos 
relativos a direitos patrimoniais; 
 documentos que reflitam a organização e o desenvolvimento da instituição. Exemplo: todos os atos que 
digam respeito à sua organização e funcionamento (regulamentos, regimentos); planos, projetos e programas 
que tratem das suas atividades-fim; gráficos (organogramas, fluxogramas); acordos, convênios, ajustes; atas 
e relatórios da direção; correspondência que trate de suas atividades-fim; 
 documentos visuais e/ou sonoros referentes a fatos da vida da instituição. Exemplo: programas audiovisuais, 
ampliações fotográficas, filmes e fitas magnéticas sobre comemorações, solenidades e obras; 
 documentos que firmam jurisprudência. Exemplo: pareceres normativos apreciados judicial ou 
administrativamente e que possuam características inovadoras não encontradas nos textos legais; 
 documentos relativos à administração de pessoal. Exemplo: acordos e reajustes salariais, planos de 
remuneração e classificação de cargos, pastas de assentamentos funcionais, processos de aposentadoria; 
 documentos que respondem a questões técnico- científicas relacionadas às atividades específicas da 
instituição. Exemplo: projetos, pesquisas, marcas e patentes, plantas, manuais e relatórios técnicos; 
 documentos de divulgação ou de promoção da instituição, dos quais deve ser guardado pelo menos um 
exemplar como amostra. Exemplo: folhetos, boletins, formulários, cartazes, convites e postais; 
 documentos cujas características extrínsecas sejam de valor artístico e cultural. Exemplo: documentos que 
contêm vinhetas, iluminuras, caligrafias especiais e ortografias obsoletas. 
DESTINAÇÃO FINAL DOS DOCUMENTOS 
Quando o documento perde o seu Valor Administrativo ou Valor Primário. Pode seguir os seguintes caminhos: 
 Eliminação - documento perde o Valor Administrativo e não tem Valor Histórico; 
 Guarda Permanente - documento perde o Valor Administrativo mas tem Valor Histórico; 
 Transferência - passagem dos documentos do Arquivo Corrente para o Intermediário; 
 Recolhimento - passagem dos documentos do Arquivo Corrente e Intermediário para o Arquivo Permanente. 
CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS 
 Documento criado na fase Corrente, ao fim deste ele será eliminado; 
 Documento criado na fase Corrente; cumpre seu prazo de guarda e é transferido para o Arquivo Intermediário, 
onde cumprirá seu prazo de guarda e após será eliminado; 
 Documento criado na fase Corrente, ao fim deste será recolhido ao Arquivo Permanente; 
 Documento criado na fase Corrente, ao fim deste é transferido para o Arquivo Intermediário, onde cumprirá seu 
prazo de guarda e após segue para o Arquivo Permanente. 
EXERCICIOS 
1. Os prazos de guarda dos documentos nos arquivos do tipo corrente e intermediário devem ser definidos com 
base na legislação pertinente e nas necessidadesadministrativas. 
2. Os documentos originais considerados de guarda permanente somente poderão ser eliminados depois de 
microfilmados e digitalizados. 
3. A classificação de documentos arquivísticos: 
a) É a ação física de acondicionar os documentos a partir do plano de classificação. 
b) é determinada pelas espécies de documentos. 
c) deve ignorar os princípios da proveniência e de respeito à ordem original. 
d) é uma atividade intelectual voltada para o agrupamento dos documentos a partir das funções e atividades 
geradoras desses documentos. 
e) é a disposição dos documentos dentro das divisões estabelecidas no instrumento de descrição. 
GABARITO 
1 - CORRETO 
2 - ERRADO 
3 - D 
Lei do Direito Autoral nº 9.610, de 19 de Fevereiro de 1998: Proíbe a reprodução total ou parcial desse material ou divulgação com fins 
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I. GESTÃO DA INFORMAÇÃO DE DOCUMENTOS 
Lei 8.159/1991 = envolve o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de 
produção, tramitação e uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase Corrente e Intermediária, visando sua 
eliminação ou recolhimento para guarda permanente. 
 Gestão = planejamento + Organização + Controle + Coordenação + Recursos Humanos + Espaço Físico + 
equipamentos = Aperfeiçoar o Ciclo Documental 
OBJETIVOS 
 Garantir, assegurar de forma eficiente a produção, a administração, a manutenção e a destinação dos 
documentos; 
 Garantir que a informação estará disponível no momento necessário; 
 Eliminação de documentos que não possuem Valor Administrativo, Fiscal, Legal ou Valor Histórico; 
 Assegurar o uso correto da Micrográfica, do processamento automatizado de dados; 
 Contribuir para o acesso e preservação dos documentos que deverão ser guardados e preservados. 
FASES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS 
São três fases básicas: 
 Produção = elaboração dos documentos em razão das atividades específicas de uma instituição ou setor. É a 1ª 
fase com as seguintes características: otimização na criação, evitar a reprodução desnecessária de documentos 
e ocorre na Fase Corrente. 
 Utilização = fluxo percorrido pelos documentos; necessário para o cumprimento de sua função administrativa. É 
a 2ª fase com as seguintes características: envolve as atividades de protocolo; classificação dos documentos; 
controle de acesso e recuperação da informação; é desenvolvida a gestão de Arquivos Correntes e 
Intermediários. 
 Destinação = atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos; deve-se decidir 
quais os documentos a serem eliminados e quais serão preservados. Acontece no arquivo Corrente e 
Intermediário. Deve-se avaliar e selecionar os documentos para determinar o prazo de vida dos mesmos de 
acordo com seus valores informativo e probatório e, caso não os tenha, a eliminação. 
Segundo a UNESCO, a aplicação de um programa de gestão de documentos públicos pode ser desenvolvida em 
quatro níveis: 
 Nível mínimo: estabelece que os órgãos devem contar, ao menos, com programa de retenção e eliminação de 
documentos e estabelecer procedimentos para recolher à instituição arquivística pública aqueles de valor 
permanente; 
 Nível mínimo ampliado: complementa o primeiro, com a existência de um ou mais centros de arquivamento 
intermediário; 
 Nível intermediário: compreende os dois primeiros, bem como a adoção de programas básicos de elaboração e 
gestão de formulários e correspondência e a implantação de sistemas de arquivos; 
 Nível máximo: inclui todas as atividades já descritas, complementadas por gestão de diretrizes administrativas, 
de telecomunicações e o uso de recursos da automação. 
Em relação ao seu Valor os documentos podem ser: 
 Permanente Vitais = conservados indefinidamente por serem de importância vital para a organização; 
 Permanente = conservados indefinidamente, apesar de não serem vitais, a informação que possuem devem ser 
preservadas em caráter permanente; 
 Temporários = podem ser descartados, após determinado prazo, quando cessa o Valor do documento. 
A eliminação de documentos não pode ser feita indiscriminadamente, devem ser observados: 
 Importância dos documentos em relação aos Valores administrativo, fiscal ou legal (Primário) ou informativo, 
probatório (secundário); 
 Possibilidade e custos de reprodução; 
 Espaço, equipamento utilizado e custos de arquivamento; 
 Prazos de prescrição e decadência de direitos de acordo com a legislação; 
 Número de cópias existentes. 
Lei do Direito Autoral nº 9.610, de 19 de Fevereiro de 1998: Proíbe a reprodução total ou parcial desse material ou divulgação com fins 
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TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS 
Resultante da etapa de avaliação dos documentos é ela que determina o prazo de guarda dos documentos nas 
Fases Corrente e Intermediária, bom como indica a destinação final. 
 CPAD = Comissão Permanente de Avaliação de Documentos ou Comissão de Análise de Documentos – é 
quem elabora a Tabela de Temporalidade. 
Nos órgãos públicos a garantia de acesso, pelo cidadão, aos documentos de arquivo e informações contidas nos 
mesmos, a disseminação de normas relativas à gestão de documentos de arquivo, a racionalização da produção 
documental arquivística pública e a preservação do patrimônio documental arquivístico da administração pública 
federal são finalidades do SIGA - Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos. 
TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO 
A tabela de temporalidade e destinação é um instrumento arquivístico que determina prazos de guarda tendo em 
vista a transferência, recolhimento e eliminação de documentos. A elaboração da tabela de temporalidade e 
destinação deverá envolver a autoridade administrativa, o arquivista ou o responsável pela guarda de documentos, 
os profissionais das áreas jurídicas e financeiras, além de profissionais ligados ao campo de conhecimento de que 
tratam os documentos objeto da avaliação e quaisquer outros que se façam necessários. 
No setor público, a aplicação da tabela de temporalidade e destinação deverá estar condicionada à sua aprovação 
pela instituição arquivística pública na sua específica esfera de competência. 
A tabela de temporalidade e destinação deverá contemplar as atividades-meio e as atividades-fim. Sua estrutura 
básica deve apresentar os seguintes itens: 
 identificador de classe; 
 prazos de guarda nas fases corrente e intermediária; 
 destinação final (eliminação ou guarda permanente); 
 observações necessárias à sua aplicação. 
Deve-se elaborar um índice alfabético para agilizar a localização dos assuntos no plano ou código e na tabela. A 
definição dos prazos de guarda no sistema de gestão arquivística de documentos de um órgão ou entidade tem por 
finalidade: 
 conservar os documentos necessários ao cumprimento de obrigações legais e de prestação de contas; 
 conservar os documentos importantes para a memória corporativa; 
 eliminar os documentos que não são mais necessários; 
 atender às necessidades e interesses de pessoas ou instituições externas ao órgão ou entidade por meio das 
seguintes ações: 
 identificação dos interesses legítimos de terceiros na preservação dos documentos arquivísticos. Os 
interessados podem ser pessoas e organizações afetadas pelas ações ou decisões do órgão ou entidade ou 
que precisam dos seus documentos arquivísticos para cumprir funções como auditores, entidades 
investigativas, autoridades arquivísticas ou pesquisadores; 
 identificação e avaliação dos ganhos legais, financeiros, políticos, sociais e outros que o órgão ou entidade 
possa ter na preservação dos documentos arquivísticos para servir aos interesses da pesquisa e da 
sociedade como um todo; 
 cumprimento dos regulamentos da autoridade arquivística,na sua esfera de competência. 
O prazo de guarda estabelecido para a fase corrente relaciona-se ao período em que o documento é 
frequentemente consultado, exigindo sua permanência junto às unidades organizacionais. 
O prazo de guarda estabelecido para a fase intermediária relaciona-se ao período em que o documento ainda é 
necessário à administração, porém com menor frequência de uso, podendo, então, ser transferido para depósitos em 
outro local, embora à disposição do órgão produtor. 
LISTA DE ELIMINAÇÃO 
Relação específica de documentos a serem eliminado de uma só vez, deve ser aprovada pela autoridade 
competente. Ações coordenadas pelos instrumentos de destinação: 
 Verificar se os documentos estão organizados dentro da Tabela de Temporalidade; 
 Tabela de Temporalidade organiza os documentos, os prazos e critérios para o recolhimentos ou eliminação; 
 Verificar se cumpriram o prazo de guarda. 
 As listas de eliminação relacionam os documentos a serem eliminados. 
 O Ato de Eliminar faz parte da Destinação. 
 Elaborar lista de documentos destinados à Fase Intermediária: Lista de Transferência (documentos 
destinados à Fase Intermediária) e Lista de Recolhimento (documentos destinados à Fase Permanente). 
Permitir que os documentos passem ao Arquivo Intermediário faz parte da Fase da Destinação. 
Lei do Direito Autoral nº 9.610, de 19 de Fevereiro de 1998: Proíbe a reprodução total ou parcial desse material ou divulgação com fins 
comerciais ou não, em qualquer meio de comunicação, inclusive na Internet, sem autorização do AlfaCon Concursos Públicos. 
 
 
ROTINAS E PROCEDIMENTOS NA DESTINAÇÃO 
 Análise = estudos dos documentos recebidos; 
 Seleção = triagem dos documentos que devem permanecer no arquivo; 
 Avaliação = procedimento mais importante pois verifica-se o Valor Probatório ou Informativo e Prazos de Vida. 
Vincula-se à Legislação. Deve ser feita na Fase Corrente para evitar que os documentos sejam transferidos para 
o Arquivo Intermediário de forma desnecessária. 
EXERCICIOS 
1. A gestão de documentos contribui para as funções arquivísticas, de modo que: 
a) sejam eliminados documentos em todo o ciclo de vida documental. 
b) apenas os documentos com valor administrativo sejam organizados. 
c) uma parcela dos documentos que constituem o patrimônio arquivístico do país seja descartada. 
d) os documentos sejam avaliados como de guarda permanente. 
e) as políticas e atividades dos governos sejam documentadas adequadamente. 
2. Ao lidar com os documentos, usa-se a tabela de temporalidade como instrumento para a: 
a) classificação. 
b) avaliação. 
c) codificação. 
d) descrição. 
e) indexação. 
3. A gestão de documentos contempla, principalmente, as fases corrente e intermediária. 
GABARITO 
1 - E 
2 - A 
3 - CORRETO 
 
Lei do Direito Autoral nº 9.610, de 19 de Fevereiro de 1998: Proíbe a reprodução total ou parcial desse material ou divulgação com fins 
comerciais ou não, em qualquer meio de comunicação, inclusive na Internet, sem autorização do AlfaCon Concursos Públicos. 
 
 
 
I. DIAGNÓSTICO 
Análise detalhada dos aspectos relacionados ao funcionamento do arquivo. Proporciona as seguintes informações: 
 Instalações físicas; condições ambientais, condições de armazenamento; estado de conservação; espaço 
físico ocupado; volume; controle de empréstimos; recursos humanos, acesso à informação, gênero dos 
documentos, arranjo e classificação (métodos de arquivamento adotados); tipo de acondicionamento. 
 Soma dos dados = arquivista faz seu diagnóstico e propõe alterações para localizar falhas. 
GESTÃO DE DOCUMENTOS CORRENTES 
Normas para o tratamento de documentos para aproveitar ao máximo a informação disponível e necessária à 
tomada de decisões. Aumentar a eficácia administrativa. Documento é necessário para as atividades de rotina. 
GESTÃO DE DOCUMENTOS INTERMEDIÁRIOS 
Ao fim da Fase Corrente alguns documentos podem ser eliminados, outros deverão ser conservados por um 
período mais longo em função de razões legais ou administrativas. Vão para um depósito de armazenagem 
temporária para diminuir custos. Os Arquivos intermediários atendem às consultas, coordenam as transferências, 
aplicam as Tabelas de Temporalidade, coordenam o recolhimento de documentos permanentes para o Arquivo de 3ª 
Idade. 
A unidade administrativa que transfere os documentos ao Arquivo Intermediário conserva seus direitos sobre os 
mesmos, podendo consultá-los ou tomá-los por empréstimo. 
Arquivos Intermediários estão fora dos centros urbanos, mas em locais de fácil acesso. 
PROTOCOLO 
Operações e procedimentos para o controle de documentos que tramitam no órgão para assegurar a imediata 
localização e sua recuperação. Atividade típica do Arquivo Corrente. 
 Atividades e Operações do Protocolo: 
 Recebimento = recebe a correspondência, separa a oficial da particular, distribui a particular e encaminha a 
sigilosa, separa as de caráter ostensivo das sigilosas, abertura das ostensivas, interpretação da 
correspondência e sua classificação, carimbo no canto superior direito, resumir assunto tratado no 
documento, encaminhar ao setor responsável pelo registro e movimentação 
 Registro = cadastro dos dados básicos do documento para facilitar sua localização. 
 Autuação = transforma documentos em processos. Procedimentos adotados: 
• Processo - reunião de dois ou mais documentos, sem o qual eles perderiam seu Valor Administrativo ou 
Probatório. 
• Formação de Processo - abertura do processo, observar os que precisam de análise, informações ou 
decisões. 
• Juntada - união de um documento ao restante do processo ou de um processo a outro. Pode ser por 
anexação (união definitiva e irreversível de um mesmo interessado com um mesmo assunto) ou 
apensação (união provisória de um processo a outro mais antigo, com um mesmo interessado ou não). 
Desapensação é o processo inverso. 
PROCEDIMENTOS DA AUTUAÇÃO 
 Inserção da capa específica; 
 Número de páginas; 
 Atribuição de número de identificação do processo. 
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS 
 Despacho – decisão de autoridade administrativa; pode ser favorável ou não; 
 Diligência – processo é devolvido ao órgão para que resolva as formalidades que não foram cumpridas; 
 Classificação = uma vez recebido no protocolo o documento é analisado para identificar o assunto e 
classificar. É a rotina da “interpretação” de documentos. 
Lei do Direito Autoral nº 9.610, de 19 de Fevereiro de 1998: Proíbe a reprodução total ou parcial desse material ou divulgação com fins 
comerciais ou não, em qualquer meio de comunicação, inclusive na Internet, sem autorização do AlfaCon Concursos Públicos. 
 
 
PROCEDIMENTOS DA CLASSIFICAÇÃO 
Analisam os documentos produzidos por determinada instituição para posterior criação de categorias e classes 
genéricas que correspondam à funções e atividades desenvolvidas na Instituição: 
 Expedição/Distribuição = é o envio dos documentos para os seus respectivos destinatários. Expedição – 
destinatário encontra-se externo ao órgão. Distribuição – destinatário dentro do próprio órgão. 
 Controle/Movimentação = identificar os setores pelos quais passam os documentos, para recuperá-lo com 
agilidade quando necessário e auxiliar o gestor na tomada de decisão. 
 Protocolo Central = unidade ou órgão que centraliza as atividades. 
 Protocolo Setorial = descentraliza as atividades do protocolo central, pois é instalado em cada unidade visando 
dar suporte às atividades de recebimento e expedição de documentos. 
TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS E SUPORTES FÍSICOS 
Arquivo pode ser formado por documentos de qualquer gênero e confeccionado por diversos tipos de material. 
 Mudança de suporte = dentro do ciclo de vida de um documento o suporte pode ser alterado devido a questões 
funcionais. 
 Microfilmagem = é um processo bastante utilizado com as seguintes vantagens: Economia de espaço; Acesso 
fácil e rápido; Segurança e confidencialidade e Durabilidade. Não autoriza a eliminaçãodo documento, porém 
permite eliminar aqueles que não têm valor histórico (2º). E regulamentada pela Lei no 5.433/68 e regulamentada 
pelo Decreto no 1.799/96. 
 Automação = transposição do suporte inicial para um suporte digital por meio de computadores. A digitalização 
tem como fundamentos principais: Diminuição do tamanho do acervo; Preservação dos documentos; 
Possibilidade de acesso; Maior agilidade. 
EXERCICIOS 
A respeito da gestão de documentos, julgue o item seguinte. 
1. Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, 
tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos. 
2. Ainda com relação ao protocolo, é correto afirmar que: 
a) a expedição de documentos não é realizada com o mesmo controle dado à entrada de documentos, visto que 
sairão da instituição. 
b) a entrada de documentos no arquivo acontece exclusivamente por transferência ou recolhimento. 
c) o registro de entrada de documentos é feito, geralmente, considerando-se o tema dos documentos. 
d) a distribuição e a tramitação de documentos acontecem, atualmente, somente em meio eletrônico. 
e) a unidade de protocolo responsabiliza-se, institucionalmente, pela autuação de documentos. 
Acerca da gestão de documentos. 
3. O recebimento e a classificação incluem-se entre as rotinas do protocolo, atividade exercida no âmbito dos 
arquivos correntes. 
GABARITO 
1 - CORRETO 
2 - E 
3 - CORRETO 
 
Lei do Direito Autoral nº 9.610, de 19 de Fevereiro de 1998: Proíbe a reprodução total ou parcial desse material ou divulgação com fins 
comerciais ou não, em qualquer meio de comunicação, inclusive na Internet, sem autorização do AlfaCon Concursos Públicos. 
 
 
 
I. PRESERVAÇÃO E CONSERVAÇÃO 
Os documentos podem sofrer degradação por diversos agentes, classificados em: Físicos; Químicos; Biológicos; 
Ambientais. 
 Preservação = compreende três atividades: Conservação; Armazenamento e Restauração. 
 Conservação = principais operações: Desinfestação; Limpeza; Alisamento e Restauração ou Reparo. 
 Armazenamento - é a guarda dos documentos. 
 Acondicionamento - é a colocação dos documentos em mobiliário e invólucros. Facilidade de acesso e 
proteção contra danos físicos, químicos e mecânicos. 
ROTINAS DE ARMAZENAMENTO: 
 Mapas, plantas, cartazes = horizontalmente. 
 Não deve ser armazenado sobre o chão. 
 Campos magnéticos estragam fitas de vídeo, áudio, computadores. 
 Mobiliário de aço tratado com pintura sintética, antiestética. 
 Embalagens protegem contra poeira e acidentes e minimizam as variações de Temperatura e umidade 
relativa (UR). 
 Diminuem os riscos em caso de desastres (água, fogo). 
 Caixas devem suportam o peso de empilhamento. 
 Medidas padronizadas. 
 Caixas em papéis especiais – cartão alcalino. 
 Umidade relativa baixa = risco de quebra das fibras. 
 Pergaminhos e encadernações em couro = entre 40% E 55%. 
 Temperatura ideal = 20º C. 
 Climatização - umidificadores, desumidificadores, exaustores, ventiladores. 
 Ar condicionado é o ideal = 24 horas de funcionamento. 
PRINCIPAIS MÉTODOS DE RESTAURAÇÃO 
 Silking = utiliza tecido de grande durabilidade, afeta suas qualidades permanentes; 
 Banho de gelatina = gelatina ou cola para aumentar a resistência do documento, possibilidade de ataques 
de insetos; 
 Tecido = usa-se folhas de tecido muito fino aplicadas com pasta de amido; 
 Laminação = envolve o documento nas duas faces com papel de seda e acetato de celulose e prensado em 
temperatura elevada, volume do documento é reduzido, mas o peso duplica, é o mais próximo do ideal; 
 Laminação manual = não emprega calor nem pressão que são substituídos pela acetona; 6Encapsulação = 
películas de poliéster e fita adesiva. Documento é colocado entre as duas lâminas; é considerado um dos 
mais modernos. 
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO 
 Direto = localização dos documentos é direta 
 Indireto = necessidade de consultar outro local para localizar o documento 
 numérico simples – é indireto. para se encontrar os documentos é feito um índice alfabético no qual pode se 
descobrir qual número foi conferido ao documento. 
 cronológico – normalmente a data da produção (notas fiscais). 
 dígito-terminal – conforme os dois últimos números do documento, grande volume e números longos. 
 geográfico – conforme o local de produção 
 ideográfico – conforme o assunto. exige-se a interpretação e um vasto conhecimento da organização. 
dividido em alfabética – dicionário e enciclopédia e numérica – decimal e duplex. 
 alfabético 
Lei do Direito Autoral nº 9.610, de 19 de Fevereiro de 1998: Proíbe a reprodução total ou parcial desse material ou divulgação com fins 
comerciais ou não, em qualquer meio de comunicação, inclusive na Internet, sem autorização do AlfaCon Concursos Públicos. 
 
 
O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela 
estrutura da entidade. 
Os sistemas de arquivamento apenas fornecem a estrutura mecânica em relação à qual os documentos devem 
ser arranjados. Os documentos podem ser eficazmente arranjados em quase todos os sistemas de arquivamento. 
Qualquer sistema de arquivamento, não importa qual seja, pode apresentar resultados satisfatórios se for 
adequadamente aplicado. A insuficiência do arquivamento deve-se, com mais frequência às falhas humanas do que 
a falhas do sistema. Na escolha de um método de arquivamento deve-se levar em consideração três premissas 
básicas: o sistema escolhido deve ser simples, flexível e deve admitir expansões. 
 
Cada um desses métodos pertence a dois grandes sistemas: direto e indireto. 
 Sistema direto é aquele em que a busca é feita diretamente sem a necessidade de se consultar um 
índice. 
 Sistema indireto é aquele em que, para se localizar o documento, é preciso antes consultar um índice ou um 
código. 
 O método alfanumérico – combinação de letras e números – não se inclui nas classes de métodos básicos 
e padronizados e é considerado do sistema semi-indireto. 
 Método Alfabético (método básico) 
Método alfabético é o mais simples. É um método direto. Nesse método, as fichas ou pastas são dispostas em 
ordem rigorosamente alfabética, respeitadas as normas gerais para alfabetação. 
As notações nas guias podem ser abertas ou fechadas; simples ou compostas. Notações simples abertas: A, 
B, C Ab, Ac etc; notações compostas e fechadas: Aa-Al , Am-Az etc. 
Sua desvantagem é a alta incidência de erros de arquivamento quando o volume de documentos é muito 
grande, devido ao cansaço visual e à variedade de grafia dos nomes. 
Regras de Alfabetação 
 Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome. 
• Exemplo: Rita Guimarães, Juvenal Cavalcante, Maria Silveira, Pedro Lima. 
• Arquivam-se: Cavalcante, Juvenal; Guimarães, Rita; Lima, Pedro; Silveira, Maria. 
• Obs.: havendo sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome. 
 Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam. 
• Exemplo: Heitor Villa-Lobos; Carlos Montes Altos; Marília Morro Azul; Sílvia Praia Vermelha 
• Arquivam-se: Montes Altos, Carlos; Morro Azul, Marília; Villa-Lobos, Heitor; Praia Vermelha, Sílvia 
 Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos 
por um adjetivo e um substantivo. 
• Exemplo: Walmir Santo Cristo, Luís São Caetano, Denise Santa Rita 
• Arquivam-se: Santa Rita, Denise; Santo Cristo, Walmir; São Caetano, Luís. 
 As iniciais abreviativas de pronomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais. 
• Exemplo: R. Silveira, Roberto Silveira, Ricardo Silveira 
• Arquivam-se: Silveira, R.; Silveira, Ricardo; Silveira, Roberto. 
Lei do Direito Autoral nº 9.610, de 19 de Fevereiro de 1998: Proíbe a reprodução total ou parcial desse material ou divulgação com fins 
comerciais ou não, em qualquer meio de comunicação, inclusive na Internet, sem autorização do AlfaCon ConcursosPúblicos. 
 
 
 Os artigos e preposições, tais como a, o, de, d, do, e, um, uma, não são considerados (ver também regra nº 
9) 
• Exemplo: Paulo de Farias, Ricardo d’Ferreira, Rosana d’Albuquerque. 
• Arquivam-se: Albuquerque d’, Rosana, Farias de, Paulo; Ferreira d’, Ricardo. 
 Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho são considerados 
parte integrante do último sobrenome, mas não considerados na ordenação alfabética. 
• Exemplo: Marco Antônio Neto, Maria José Sobrinho, Silvia Maria Filho. 
• Arquivam-se: Antônio Neto, Marco; José Sobrinho, Maria; Maria Filho, Silvia 
• Obs.: os graus de parentesco da alfabetação só serão considerados quando servirem de elemento de 
descrição. 
 Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, entre parênteses. 
• Exemplo: Doutora Maria Helena, Juiz Armando Marques, Capitão Silva Mozila. 
• Arquivam-se: Helena, Maria (Doutora); Marques, Armando (Juiz); Mozila, Silva. 
 Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhóis e 
orientais (ver também regras nº 10 e 11). 
• Exemplo: Sigmund Freud, Carl Gustav Jung, John Boy 
• Arquivam-se: Boy, John; Freud, Sigmund; Jung, Carl Gustav 
 As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais comum é considerá-las como 
parte integrante do nome quando escritas com letra maiúscula. 
• Exemplo: Guilio di Capri, Esteban De Penedo, Charles Du Pont 
• Arquivam-se: Capri, Guilio di; De Penedo, Esteban, Du Pont, Charles 
 Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de família 
do pai. 
• Exemplo: José de Oviedo y Baños, Francisco de Pina de Mello, Angel Del Arco y Molinero, Antonio de los 
Rios. 
• Arquivam-se: Arco y Molinero, Angel Del; Oviedo y Baños, José de; Pina de Mello, Francisco de; 
Rios, Antonio de los 
 Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são registrados como se apresentam. 
• Exemplo: Li Xian Xin, Li Yutang 
• Arquivam-se: Li Xian Xin, Li Yutang 
 Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como e 
apresentam não se considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e preposições que os 
constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos sejam colocados entre parênteses após o 
nome. 
• Exemplo: Embratel, A Colegial, Fundação Getúlio Vargas, The Library of Congress 
• Arquivam-se: Colegial (A); Embratel, Fundação Getúlio Vargas; Library of Congress (The) 
 Nos títulos de congressos, conferência, reuniões, assembléias e assemelhados, os números arábicos, 
romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses. 
• Exemplo: III Conferência de Cirurgia Cardíaca, Oitavo Congresso de Engenharia Civil Urbana, 1º 
Congresso de Odontologia. 
• Arquivam-se: Conferência de Cirurgia Cardíaca (III); Congresso de Engenharia Civil Urbana (Oitavo); 
Congresso de Odontologia (1º) 
 As correspondências recebidas de uma unidade de uma empresa ou de uma instituição (setor, seção, 
gerência, departamento, superintendência) devem ser arquivadas pelo nome da empresa e não da unidade. 
• Exemplo: Gerência de Atendimento da TELERJ, Superintendência Financeira da TELERJ. 
• Arquivam-se: TELERJ – Gerência de Atendimento; TELERJ - Superintendência Financeira. 
Lei do Direito Autoral nº 9.610, de 19 de Fevereiro de 1998: Proíbe a reprodução total ou parcial desse material ou divulgação com fins 
comerciais ou não, em qualquer meio de comunicação, inclusive na Internet, sem autorização do AlfaCon Concursos Públicos. 
 
 
 Os números que fazem parte dos nomes das empresas devem ser escritos por extenso. 
• Exemplo: 3M do Brasil, Fábrica Estrela de 4 pontas, Madeiras Cachoeira dos 4 
Arquivam-se: Fábrica Estrela de 4 (Quatro) Pontas; Madeiras Cachoeira dos 4 (Quatro); 3 (Três) M do 
Brasil 
 Essas regras podem ser alteradas para melhor servir à organização, desde que o arquivista observe sempre 
o mesmo critério e faça as remissivas necessárias para evitar dúvidas futuras. As regras de ordenação 
podem ser adotadas segundo critério de letra por letra ou de palavra por palavra, consideradas uma após a 
outra. 
• Exemplo de critério letra por letra: Canto dos Cisnes, Canto dos Frades, Cantoneira Alegre, Canto Raiado 
• Exemplo de critério palavra por palavra: Canto dos Cisnes, Canto dos Frades, Canto Raiado, Cantoneira 
Alegre. 
Como se pode observar, no critério letra por letra não se consideram os espaços entre palavras. 
 Atenção! 
GED - Gestão Eletrônica de Documentos = instrumento necessário à recuperação daquele material digitalizado, 
constituindo-se no substituo mais próximo das leitoras/copiadoras de microfilme. 
GPE - Gerenciamento de Produtos Eletrônicos = gestão de documentos criados em meio eletrônico e cujo original 
permanece neste meio, embora também englobe os documentos digitalizados. 
 Tipo Documental =Espécie +Função 
EXERCICIOS 
1. A remoção temporária de um documento é assinalada, no arquivo, por meio de 
a) Jaqueta. 
b) Microficha. 
c) guia-fora. 
d) Etiqueta. 
e) Clipe. 
2. A embalagem ou a guarda de um documento, com o fim de preservação e acesso, denomina-se 
a) Encolagem. 
b) Acondicionamento. 
c) Armazenamento. 
d) Aditamento. 
e) Amostragem. 
3. Acerca dos cuidados necessários relativos ao acondicionamento e armazenamento dos documentos, assinale a 
opção correta. 
a) O empilhamento é uma forma adequada de armazenamento de documentos. 
b) Para que se ajustem à embalagem, os documentos devem ser dobrados. 
c) A qualidade do material da embalagem não afeta o documento. 
d) A troca das pastas e caixas deve adequar-se ao armazenamento de documentos. 
e) Os tamanhos das embalagens devem ser fixos. 
4. Para o arquivamento de documentos, o local próprio, dotado de condições especiais, para restringir o acesso e 
propiciar a máxima segurança contra furtos e sinistros é a câmara de 
a) Acondicionamento. 
b) Estocagem. 
c) Vigilância. 
d) Armazenamento. 
e) Segurança. 
Lei do Direito Autoral nº 9.610, de 19 de Fevereiro de 1998: Proíbe a reprodução total ou parcial desse material ou divulgação com fins 
comerciais ou não, em qualquer meio de comunicação, inclusive na Internet, sem autorização do AlfaCon Concursos Públicos. 
 
 
5. O plano de emergência é o esquema que 
a) Determina prazos e condições de guarda dos documentos. 
b) Distribui documentos em classes. 
c) Estabelece medidas preventivas e de segurança em caso de sinistros. 
d) Indica a disposição do mobiliário e a utilização atual ou futura do espaço disponível. 
e) Prevê a destinação dos documentos. 
6. Na preservação de documentos arquivísticos, deve-se considerar: 
a) A classificação dos documentos, tendo em vista a sua recuperação. 
b) A avaliação dos documentos, mediante o uso de instrumentos de pesquisa. 
c) As atividades relacionadas ao recebimento, distribuição, tramitação e expedição de documentos. 
d) As políticas institucionais voltadas para a prevenção de danos aos documentos. 
e) Os métodos de arquivamento e ordenação de documentos. 
Com referência à preservação e conservação de documentos de arquivo, julgue os itens a seguir: 
7. O ar seco contribui para o enfraquecimento do papel. 
8. A limpeza dos documentos de arquivo pode ser feita com um pano umedecido com água sanitária. 
9. O calor constante preserva as fibras do papel. 
GABARITO 
1 - C 
2 - D 
3 - E 
4 - C 
5 - C 
6 - D 
7 - CORRETO 
8 - ERRADO 
9 - ERRADO 
	1º BLOCO
	I. Arquivologia - Arquivística - Estudo dos Arquivos
	2º BLOCO
	I. Quanto à sua Atuação: Setorial ou Central
	 Lei no 12.527 de 18 de novembro de 2011
	3º BLOCO
	I. Gestão da Informação de Documentos
	4º BLOCO
	I. Diagnóstico
	5º BLOCO
	I. Preservação e Conservação