6ª aula OSM

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Organizações, Sistemas 
e Métodos 
Prof. Ana Paula Cabral 
E-mail;anapscabral@hotmail.com 
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OSM 
 
• Análise e Distribuição do Espaço Físico / (“Ambiência”/ 
layout) 
– Fatores ambientais (cores, iluminação, temperatura, ergonomia, etc) 
– Estudo e disposição física do ambiente (layout) 
– Estação de Trabalho (cálculo de área) 
 
 
• Análise e Distribuição do Trabalho 
– Levantamento 
– Elaboração do QDT (Quadro de Distribuição do Trabalho) 
– Técnicas para análise do QDT 
Arranjo Físico 
(Layout) 
Levantamento da 
situação 
• Temperatura do 
ambiente 
– A ideal é entre 16º e 
22º Celsius 
• Umidade 
– O ideal é baixa 
umidade 
• Ventilação 
• Espaço 
• Tipo e cores das 
pinturas 
• Iluminação 
• Ruído e poeira 
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Análise e Distribuição do Espaço Físico 
 Fatores Ambientais (Ergonomia) 
 
• O meio ambiente é o local onde se processa a 
integração harmônica entre o homem e a natureza, é 
onde se vive e trabalha. 
• Os fatores ambientais exercem fortes influências na 
performance do indivíduo, tanto em nível de 
produtividade quanto de qualidade, pois atual 
diretamente sobre o estado psíquico dele, alterando, de 
forma significativa, o seu comportamento. 
Ergonomia 
 
 
 
• É a ciência que estuda a organização 
metódica do ambiente de trabalho com o 
objetivo de harmonizar as relações entre 
os homens e a máquina, de forma a 
atender às necessidades físicas e 
psicológicas humanas 
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Análise e Distribuição do Espaço Físico 
 Fatores Ambientais (Cores) 
• Cores 
 As cores podem influir sobre o 
comportamento dos colaboradores, tanto 
psicologicamente como biologicamente. 
 Com relação à temperatura: 
– Quentes – devem ser utilizadas quando se 
deseja estimular o interesse, a atenção e a 
motivação para o trabalho. O amarelo, o verde-
escuro, o vermelho e o laranja são 
consideradas como cores quentes. 
– Frias – devem ser utilizadas em locais de clima 
quente, pois causam uma impressão de 
diminuição da temperatura. O cinza, o verde-
claro e o azul são consideradas cores frias. 
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Análise e Distribuição do Espaço Físico 
 Fatores Ambientais (Cores) 
• Com relação à iluminação: 
 As cores estão diretamente ligadas aos problemas de iluminação, 
em virtude de sua capacidade de reflexão e de absorção. Portanto, 
de conformidade com o trabalho que se pretende realizar, deve-se 
fornecer a quantidade de luminosidade requerida, utilizando as 
cores adequadas para tal. 
 
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Análise e Distribuição do Espaço Físico 
 Fatores Ambientais (Cores) 
• Com relação à utilização: 
Cores que devem ser evitadas no ambiente de trabalho: 
– cinza - desperta o medo e a tristeza, diminui a capacidade 
iniciativa dos indivíduos e produz a depressão; 
– marrom - induz as pessoas a ficarem pensando em seus 
problemas pessoais, desviando dos propósitos do trabalho; 
– violeta - leva à depressão, à tristeza e prejudica o inter-
relacionamento pessoal; 
– preta - gera o desenvolvimento de aspectos comportamentais 
negativos, tais como: desobediência aos superiores 
hierárquicos, ao descumprimento das normas da empresa, etc. 
 
 
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Análise e Distribuição do Espaço Físico 
 Fatores Ambientais (Cores) 
 Com relação à utilização: 
Cores que requerem um cuidado especial quando de sua 
aplicação: 
– branca - deve ser utilizada em conjunto com outras cores, 
principalmente nos tetos, em virtude de sua característica de 
reflexão. Quando utiliza-la, preferir o branco-gelo ou outra 
tonalidade mais escura, pois o branco puro pode levar à 
monotonia; 
– vermelha - dá vitalidade, alegria e dinamismo ao ambiente, 
mas, por outro lado, desperta a impulsividade e a 
intempestividade comportamental do indivíduo; 
– amarela - também possui os dois lados; de um, incita à 
iniciativa e à ação, fomenta a energia, destaca locais que se 
deseja chamar a atenção. Por outro, provoca a aceleração do 
sistema nervoso, refletindo comportamento do indivíduo, 
irritando-o facilmente por qualquer motivo. 
 
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Análise e Distribuição do Espaço Físico 
 Fatores Ambientais (Cores) 
Com relação à utilização: 
Cores mais recomendadas (sempre na tonalidade clara): 
– verde - lembra a natureza, dá uma sensação de liberdade, faz 
com que as pessoas acreditem na possibilidade de dias 
melhores, induz à paciência e ao amor pelo trabalho; 
– azul – reflete a paz, a tranqüilidade, fazendo com que as 
pessoas tenham maior compreensão com os seus pares no 
ambiente de trabalho, desperta a criatividade e estimula a 
pesquisa; 
– bege - torna o ambiente agradável, fazendo gerar um clima 
amistoso entre as pessoas no desenvolvimento de atividades 
coletivas. 
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Análise e Distribuição do Espaço Físico 
 Fatores Ambientais (Iluminação) 
• Iluminação 
 Nos ambientes de trabalho, a iluminação está diretamente 
relacionada a fatores como a saúde, a segurança, e a produtividade 
dos ativos intelectuais, resultando de sua adequada utilização 
aumento de qualidade e economia para as empresas. 
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Análise e Distribuição do Espaço Físico 
 Fatores Ambientais (Poluição Sonora) 
• Poluição Sonora 
 Caracteriza-se pelo barulho excessivo e pelos níveis de 
ruído suportáveis ou não, presentes em nosso dia-a-dia. 
 
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Análise e Distribuição do Espaço Físico 
 Fatores Ambientais (Aeração, Temperatura e Limpeza) 
• Aeração e Temperatura Ambiental 
 Aeração ou circulação de ar influi 
significativamente na temperatura do ambiente e, 
conseqüentemente, no desempenho do homem, 
cujo organismo requer uma perfeita disponibilidade 
de oxigênio por metro cúbico, de acordo com o 
trabalho que esteja realizando. 
 Limpeza Interna 
Este fator não deve ser visto simplesmente como limpeza 
propriamente dito, mas sim como preservação da natureza, 
economia de energia, meio de controle que impõe 
restrições à poluição ambiental não só internamente no 
ambiente de trabalho, mas de uma forma mais abrangente, 
afetando, inclusive, a comunidade em geral. 
Análise e Distribuição do 
Trabalho 
16 
Análise e Distribuição do Trabalho 
• A insatisfação no ambiente de trabalho é fruto 
de vários fatores ecológicos e 
comportamentais. Mas outro fator que requer 
uma atenção especial refere-se a distribuição 
do trabalho. 
• Muitas vezes o mau desempenho de um 
funcionário é causado por força reflexiva de 
outro colega, do responsável pelo setor, ou da 
política da empresa em não reconhecer e 
valorizar os seus recursos humanos. Entre 
outros podemos citar: o trabalho não é 
distribuído eqüitativamente, alguns 
funcionários sobrecarregados, e outros 
ociosos, funcionários executando tarefas 
superiores ou inferiores à sua capacidade 
profissional, chefes desqualificados e 
improdutivos, etc. 
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Análise e Distribuição do Trabalho 
 Pelos motivos citados anteriormente torna-se necessário 
processar a análise e distribuição do trabalho. 
 Para aplicação desta técnica há de se conhecer alguns 
conceitos básicos: 
– Passo - é a parcela de trabalho executada por uma pessoa; 
– Tarefa – é um conjunto seqüencial de passos realizados por 
uma pessoa; 
– Atividade – é o agrupamento das tarefas homogêneas, 
reunidas por características de complementaridade e 
similaridade, com o objetivo de definir a missão do órgão em 
questão; 
– Tempo base – é o período de tempo da jornada de trabalho. 
Normalmente são utilizados 40 horas semanais. 
 Como pode-se observar, passo e tarefa são o que a 
pessoa faz, e a atividade é o que o órgão faz. 
ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO 
 
Para isso deve-se: 
• levantar as tarefas desenvolvidas por cada 
empregado 
• levantar o tempo gasto em cada tarefa 
• levantar/priorizar as atividades desenvolvidas 
pela área 
• levantar/analisar o quadro de distribuição do 
trabalho 
ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO 
 
Q D T 
É a ferramenta que estabelece as tarefas 
efetuadas dentro de uma determinada área, 
especificando quanto tempo é gasto por 
cada um dos funcionários na atividadetotal 
e individualmente. 
 
ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO 
 
Q D T - Objetivos 
•Identificar quais atividades consomem o tempo de 
cada um dos funcionários. 
•Definir quem faz o quê. 
•Definir quantas horas totais no período 
(dia/semana/mês) cada funcionário dedica ao 
trabalho. 
•Definir a atividade mais importante. 
 
ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO 
 
Q D T - Objetivos 
•Identificar superposições nas tarefas 
desenvolvidas. 
•Detectar sobrecarga ou ociosidade nos 
postos de trabalho. 
•Verificar se as pessoas possuem as 
qualificações e treinamento necessários para 
o bom desempenho de suas tarefas. 
 
ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO 
Etapas 
1. Registro das Tarefas Individuais 
 a) preliminar 
Nome: José Antonio da Silva
Órgão: Setor de Compras
Cargo: Comprador Tempo Base: Dia
ATIVIDADES TAREFAS TEMPO QUANTID
. Verifico se o cadastro do 
está atualizado 
00:05h 
2
. Se não estiver, telefono para 
que este o atualize
 00:15h 
2
. Verifico a data do último 
fornecimento
00:02h
2
. Etc.
. Relaciono todos os 
fornecedores que deverão 
cotar preço
00:20h
2
. Remeto essa relação para 
digitação
00:02h
2
. Confiro digitação 00:30h 2
. Etc.
 3. ... .... ...
1. Consultar 
Cadastro de 
Fornecedores
2. Emitir 
Pedido de 
Cotação
ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO 
Etapas 
1. Registro das Tarefas Individuais 
 b) definitiva 
Nome: José Antonio da Silva
Órgão: Setor de Compras Tempo Base:Semana
Cargo: Comprador 12/03-16/03
Nº ATIVIDADE
FREQ 
DIA
FREQ 
SEMANA
TEMPO 
DIA
TEMPO 
SEMANA
1.
Consultar Cadastro de 
Fornecedores
2 10 00:24h 02:00h
2. Emitir Pedido de Cotação 2 10 01:00h 05:00h
3. Executar Tomada de Preços 3 15 02:00h 10:00h
4.
Elaborar Mapa Comparativo 
de Cotação
1 5 01:00h 05:00h
5.
Verificar Autorização de 
Fornecimento
2 10 00:24h 02:00h
6. ...
07:24h 37:00h
Preparado por: Carlos Ribeiro
Conferido por : Henrique Campos
Data: 19/04/2002
Observações Total
ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO 
Etapas 
2. Agrupamento das Atividades em Tarefas 
Nº ATIVIDADES TAREFAS
Consultar cadastro de 
fornecedores
Emitir pedido de cotação
Digitar pedido de cotação
Executar tomada de preço
Verificar o pedido de cotação
Elaborar mapa comparativo de 
cotação
Digitar mapa comparativo de 
cotação
Julgar propostas
3. ... ...
1. Fazer Cotação de Preços
2.
Fazer Mapa Comparativo de 
Cotação e Julgar Propostas
ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO 
Etapas 
3. Elaboração do Quadro de Distribuição do Trabalho - QDT 
Nº Denominação
Tempo 
Semana
Tarefas
Tempo 
Semana
Tarefas
Tempo 
Semana
Tarefas
Tempo 
Semana
Consultar 
cadastro de 
fornecedores 
(G)
2h
Emitir pedido 
de cotação 
(G)
5h
Executar 
tomada de 
preço (G)
10h
2
Fazer Mapa 
Comparativo de 
Cotação e 
Julgar 
Propostas
19h
Julgar 
Propostas 
(G)
4h
Elaborar 
mapa 
comparativo 
de cotação 
(E)
5h
Digitar 
mapa 
comparativo 
de cotação 
(A)
10h
... ... ... ... ... ... ... ... ...
147h 43h 37h 37hTOTAL
Vilma
Secretária
1
Fazer Cotação 
de Preços 
32h 5h
Verificar o 
pedido de 
cotação 
(C)
Digitar 
pedido de 
cotação (A)
10h
ATIVIDADES
Sérgio 
Chefe
José Antonio 
Comprador
Tempo 
Semana
Tempo 
Semana
Tempo 
Semana
A Digitação 37h C Verificação 11h E Elab. mapas 30h
B Prest. Inform. 21h D Compr. Emerg 5h F Atendim telef 10h
G Outros 33h
Características 
Operativas
Características 
Operativas
Características 
Operativas
ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO 
 
FATOR TEMPO 
 
 Está relacionado com o tempo que cada 
tarefa acaba consumindo em sua 
execução. 
 É claro que deve, via de regra, existir 
uma relação direta entre a quantidade de 
tempo consumido na tarefa e a sua 
importância declarada na área. 
 Se isto não for a realidade, deve ser feita 
a definição exata do porque que não. 
 
ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO 
Questões 
FATOR TEMPO 
1. Quais as atividades que absorvem mais 
tempo? 
 
2. Quais as atividades que deveriam absorvem 
mais tempo? 
 
3. As tarefas mais urgentes têm prioridade de 
execução? 
 
4. Existe esforço mal empregado? 
ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO 
 
FATOR CAPACIDADE PROFISSIONAL 
 Está relacionado com a perfeita 
adequação da mão de obra empregada 
nas tarefas e atividades em análise, 
contando com tal o cargo ocupado, as 
tarefas desempenhadas, o treinamento 
oferecido, o salário atribuído. 
 
ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO 
Questões 
FATOR CAPACIDADE PROFISSIONAL 
1. As aptidões dos empregados são utilizadas adequadamente? 
2. Há tarefas simples executadas por titulares de cargos 
superiores? 
3. Há indícios de necessidade de treinamento? 
4. Os empregados estão familiarizados com as máquinas e 
equipamentos? 
5. Há empregados com tarefas com dificuldade acima do seu 
cargo? 
6. Há empregados com tarefas não relacionadas entre si? 
7. Há tarefas muito centralizadas ou muito descentralizadas? 
ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO 
 
FATOR VOLUME DE TRABALHO 
 Diz respeito a quantidade de trabalho 
que cada funcionário executa. Mais, ainda 
indica o nível de distribuição das tarefas e 
está relacionado com a própria 
especialização dos trabalhos. 
 Quando uma tarefa é dividida entre vários 
funcionários, o processo de sincronismo 
nas tarefas deve ser perfeito sob pena de 
que um acabe prejudicando o outro, o que 
sempre provoca conflitos. 
 
ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO 
Questões 
FATOR VOLUME DE TRABALHO 
1. O trabalho está distribuído de forma adequada? 
2. Há acúmulo de trabalho? Urgente? 
3. Existe tarefa dispersa por vários executantes 
sem necessidade? 
4. Qual o regime de execução dos trabalhos 
(sazonal, etc.)? Por que? 
ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO 
Questões 
FATOR CUSTO 
O desenvolvimento de qualquer tarefa na 
organização apresenta um custo, seja de 
elaboração, de produção ou de 
manutenção. 
 Este salário pago se converte num total 
de horas que o funcionário coloca a 
disposição da empresa. E são estas horas 
que estão alocadas no QDT. 
 
ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO 
Questões 
FATOR SIMPLICIDADE 
1. O Trabalho está superespecializado? 
2. Há duplicidade de trabalho? 
3. Existe trabalho manual que possa ser 
automatizado? 
4. Podem-se simplificar os formulários? 
5. O layout permite um fluxo racional do trabalho? 
6. Todas as tarefas são realmente necessárias? 
ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO 
 
FATOR RACIONALIZAÇÃO 
 Este é, sem dúvida, o pensamento central 
do QDT: como fazer melhor e com menos 
custo a mesma tarefa. 
 Portanto, o analista deve estar atento, 
durante todo o trabalho desenvolvido, a 
aspectos tais como: 
 
 
ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO 
 
 Distribuição física inadequada; 
 Uso de formulários complexos e que não 
foram alvos de análise; 
 Uso de máquinas e equipamentos antigos e 
que causam constantes problemas; 
 Desenvolvimento/execução de muitas tarefas 
manuais que poderiam ser mecanizadas; 
 Complexidade excessiva das rotinas exigindo 
análise maior, como sistema ou subsistema. 
 
 
ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO 
 
 Conclusões: a partir de todos os comentários 
traçados nas etapas anteriores, deve ser montado um 
novo QDT que apresente a melhor forma possível de 
solução do problema. 
 Esse novo QDT deve ser exaustivamente discutido 
entre os analista e, posteriormente, com todosos 
envolvidos na área alvo de estudo. 
 No momento em que se efetuem as modificações, 
todos os componentes ou afetados por elas deverão 
estar plenamente de acordo e conscientes de que 
essa é a melhor alternativa possível. Caso contrário o 
estudo será um fracasso. 
 
Para refletir... 
• "Na verdade, aos poucos descobrimos que os 
outros são nossos espelhos e nos devolvem a 
luz, as ações e os sentimentos que lhe 
passamos”. (Flavio Souza)"