Aula 4 - PLANOS DE AÇÃO

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AULA 4 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
DESENVOLVIMENTO DE 
CENÁRIOS E TENDÊNCIAS 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Prof. Giancarlo Leite 
 
 
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CONVERSA INICIAL 
Planos de ação são instrumentos de gestão, importantes para o gestor e 
para as organizações como um todo conseguirem antecipar no papel o que será 
realizado em termos práticos visando à entrega de resultados, tanto como 
desmembramento das estratégias como operacionalização de cenários. São 
considerados elementos de apoio na administração dos objetivos e das metas, 
em função da capacidade que tem de reunir informações importantes, pois 
permitem uma organização das principais ideias. Outros nomes são empregados 
para mencionar os planos de ação, como plano de trabalho ou plano de atividades. 
A essência é a mesma: permitir uma pré-visualização do que será feito em termos 
práticos, no campo, no dia a dia, quando houver o desmembramento do objetivo 
ou da meta. 
As aplicações dos planos de ação são ilimitadas, tanto no nível estratégico, 
tático ou operacional. Podem ser empregados para traduzir a estratégia, 
desmembrar as metas ou gerar indicadores. Todas as áreas da empresa são 
beneficiadas com o emprego adequado de planos de ação. Na área financeira, 
por exemplo, pode-se criar planos orçamentários, já na área de vendas, para se 
atingir as metas, e na área de RH, para implantar um programa de cargos e 
salários, além de outras utilidades reais e pontuais. A maior eficiência dos planos 
vem com a experiência em se utilizar e empregar cada vez mais em todas as 
situações possíveis, cuidando, no entanto, para não travar o sistema com o 
excesso de burocracia que pode ser criada em torno de documentos gerados e 
reuniões criadas. 
CONTEXTUALIZANDO 
A forma com que os planos de ação são apresentados didaticamente visam 
criar condições para que as opções sejam traduzidas em resultados, haja vista a 
objetividade da organização e a apresentação das ações. Como focam no controle 
das tarefas e atividades, obtêm-se como ganho secundário uma economia de 
tempo e pessoas, com o cumprimento do cronograma desenvolvido. Levando-se 
em conta este caráter prático desta ferramenta, identifique: 
 
 
 
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1) Em quais atividades na sua empresa podem ser aplicados e desenvolvidos 
planos de ação? 
2) Quais os benefícios de adotarmos planos de ação? 
3) Quais as dificuldades que podemos ter ao desenvolvê-los? 
TEMA 1 – PLANOS DE AÇÃO 
Os planos são considerados a ponte entre o presente e o futuro na atividade 
de planejamento, quer seja em nossas vidas pessoais ou profissionais, nas 
organizações, nos municípios ou entidades governamentais. Por meio dos planos 
identificamos claramente o que deve ser feito para que algo seja realizado, 
entregue ou concluído. Para que os objetivos empresariais sejam concretizados, 
um esforço disciplinado deve ser colocado em prática na implantação dos planos 
de ação. 
Projetos, planejamentos estratégicos, planos de negócios, têm em comum 
como denominador os planos de ação, que indicam a diferença entre onde 
estamos e para onde vamos. Planos de ação também são denominados de planos 
de desenvolvimento, segundo o Fundo Nacional de Desenvolvimento da 
Educação (Brasil, 2006), considerados como uma ferramenta gerencial que visam 
auxiliar na realização de um melhor trabalho de gestão das organizações. 
Várias são as finalidades da criação de planos de ação, incluindo: 
 Diagnosticar a situação da empresa ou parte dela, como um departamento 
ou área; 
 Diminuir ou anular pontos fracos ou limitações das organizações; 
 Aumentar o impacto dos pontos positivos ou fortalezas da empresa; 
 Implantar projetos ou atividades específicas; 
 Desmembrar as metas e objetivos empresariais; 
 Construir cenários baseados em análises ambientais; 
 Executar ou desmembrar estratégias; 
 Aberturas de empresas; 
 Criação de novos produtos e serviços. 
Silva et al. (2013), destaca que a utilização dos planos de ação tornam-se 
relevantes para as empresas, pois atuam como suporte ao planejamento, 
identificação de problemas e resolução de incidentes, haja vista que torna a 
solução menos complexa, porém, com grau elevado de eficácia. O uso correto 
 
 
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destas ferramentas possibilita o entendimento e o conhecimento dos processos 
das empresas, a criação de cenários, proporcionando uma melhor gestão delas. 
Uma aplicação tradicional de plano de ação (Quadro 1) leva em conta os principais 
elementos que demonstram todas as etapas necessárias para se executá-lo: 
Quadro 1 – Modelo de plano de ação 
O que Responsável Período Como Justificativa Valor Onde 
Descrição 
da ação 
Especificação 
do 
responsável 
pela 
atividade 
Quando 
ocorrerá 
esta ação 
Descrição 
de como 
será 
realizada 
Justificar 
sua 
necessidade 
ou natureza 
Inserir o 
valor 
financeiro 
resultado 
da ação 
Local que 
será 
realizada. 
Para que tenham maior efeito, as ações precisam ser planejadas, 
estudadas e preparadas, com a finalidade de se antecipar eventuais dificuldades 
e problemas na execução. Face à uma necessidade específica, os planos de ação 
orientam os esforços coletivos na direção dos resultados esperados. Uma das 
necessidades iniciais é o dimensionamento da abrangência do objetivo do plano 
e das ações contempladas, para evitar que as atividades a serem realizadas 
contemplem mais pessoas ou um maior prazo do que é o necessário ou previsto. 
Saiba mais 
Para compreender melhor este assunto, leia o artigo “A importância do 
plano de gerenciamento de crises em empresas prestadoras de serviços: Estudo 
de caso”, de Maurício Silveira, relações públicas Concessionária de Rodovia 
Osório-Porto Alegre S/A. No texto, o autor enfoca as características de planos de 
ações específicos e aplicados em situações contingenciais que envolvem riscos. 
http://portalintercom.org.br/anais/sul2017/resumos/R55-1626-1.pdf 
TEMA 2 – CRIAÇÃO DE PLANOS DE AÇÃO 
Os planos de trabalho, de tarefas ou de recomendações, basicamente 
contêm as ações identificadas e avaliadas como necessárias para se alcançar os 
alvos previstos. O alvo contempla os objetivos ou metas, que serão 
desmembrados oportunamente em ações e inseridas em planos de trabalho. 
Quanto mais detalhadas as ações forem, melhores as chances de serem 
concretizadas. 
 
 
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Segundo Paula (2016), os planos de ação devem contemplar ao menos 
os seguintes itens: 
 Objetivo geral a ser alcançando com o plano de ações; 
 Lista de ações e atividades a serem executadas; 
 Data de início e fim previsto para cada ação ou atividade; 
 Orçamento alocado para cada ação ou atividade; 
 Responsável pela execução de cada ação; 
 Objetivos de cada ação ou atividade a ser executada; 
 Riscos previstos na execução e o seus respectivos planos de contingência. 
Santus (2015), ao explicar que planos de ação visam o atingimento de 
metas, criam engajamento e senso de orientação nas equipes, apresenta os sete 
passos que norteiam a sua criação: 
1. Saber aonde se quer chegar; 
2. Criar metas mensuráveis; 
3. Listar as tarefas a serem executadas; 
4. Dividir as grandes tarefas em partes menores e mais gerenciáveis; 
5. Decidir os prazos para as entregas cotidianas; 
6. Criar uma representação visual para o plano; 
7. Acompanhar as ações com frequência. 
As metodologias de construção de planos de ação levam em conta o 
propósito da organização e a sua estratégia, em termos de posicionamento no 
mercado, partindo do princípio que a empresa cria planos para atingir os 
resultados a nível operacional, tático e estratégico. Em relação às ações, existe 
um momento para agir e outro para planejar o que deve ser feito, pois, quando a 
situação exige, por conta do tempo ou de um determinado risco, a hora é de atuar 
imediatamente e depois planejar novamente. Em relação à construção de planos, 
Marcondes (2016) explica queestes têm a conotação de orientar a prática, 
sistematizar o processo de organização da ação, a fim de se atingir os objetivos 
propostos. Ainda, se o planejamento é o processo de tomada de decisões, o plano 
é a formalização dos diferentes momentos deste processo, documentos que 
descrevem o planejado. 
O planejamento é a preparação para a ação, segundo Teixeira (2013), que 
destaca que os planos de ação devem ser organizados em nove etapas: 
 
 
 
6 
1. Expressar a sua solução por meio de uma série de metas; 
2. Gerar uma lista de ações para cada meta; 
3. Preparar um cronograma; 
4. Alocar recursos; 
5. Identificar possíveis problemas; 
6. Desenvolver estratégias para acompanhamento da evolução; 
7. Atribuir tarefas; 
8. Estimar de custos; 
9. Implementar o plano. 
Saiba mais 
Para compreender melhor este assunto, observe o texto “Como fazer um 
Plano de Marketing Pessoal”, de Elaine Costa, que orienta a construção de um 
plano de ações individual, aprendendo a importância de planejar 
antecipadamente. 
http://maiscommenos.net/blog/arquivos2/como_plano_mkt_pessoal.pdf 
TEMA 3 – METODOLOGIA 5W2H 
A representação mais conhecida e utilizada dos planos de ação contempla 
a metodologia 5W2H, respectivamente caracterizada por: 
 What – O que deve ser feito? 
 Why – Por que deve ser implementado? 
 Who – Quem é o responsável pela ação? 
 Where – Onde deve ser executado? 
 When – Quando deve ser implementado? 
 How – Como deve ser conduzido? 
 How much – Quanto vai custar a implementação? 
Para Nakagawa (2017), o plano de ação na metodologia 5W2H é indicado 
para qualquer pessoa que precise colocar um plano em ação, pois serve para a 
tomada de decisão sobre os principais elementos que orientarão a implementação 
do plano. 
Figura 1 – Plano de Ação 5W2H 
5W 2H 
What Why Who Where When How 
How 
much 
 
 
7 
O que Por que Quem Onde Quando Como Quanto 
Fonte: Adaptado de Nakagawa, 2017. 
O preenchimento da tabela anterior leva em conta os sete elementos 5W2H 
e, usualmente, são identificados da esquerda para a direita, podendo ser 
utilizados mais de uma linha, em função do número de ações a serem descritas. 
Para Brum (2013), esta ferramenta é amplamente utilizada devido à sua 
compreensão e facilidade de utilização, e seu preenchimento consiste em 
responder às perguntas (Quadro 2) de modo que todos os aspectos básicos e 
essenciais de um planejamento sejam analisados. 
Quadro 2 – Quadro explicativo da metodologia 5W2H 
 
Fonte: Brum, 2013. 
Os sete passos fundamentais propostos nesta metodologia visam levantar 
informações para o preenchimento da tabela com as respostas, resultado do 
processo de questionamento. Na tabela anterior, são apresentados alguns 
exemplos de perguntas que visam apoiar ainda mais as descobertas geradas pelo 
questionamento, em cada etapa ou passo. 
 
 
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TEMA 4 – APLICAÇÕES DOS PLANOS DE AÇÕES NA GESTÃO E QUALIDADE 
O emprego dos planos de ações tem uma abrangência ilimitada, pois como 
trata-se de uma ferramenta empresarial, qualquer área da organização pode 
beneficiar-se e ter seus resultados potencializados com a utilização dos planos de 
ação. 
Como ferramenta de gestão ou gerenciamento empresarial, Franklin e 
Nuss (2006) destacam que os planos de ação identificam os respectivos prazos, 
pessoas responsáveis e os recursos necessários para chegar a um resultado 
proposto, visando: 
 Estabelecer com clareza aonde você quer chegar (meta, fim, resultado, 
efeito...) com seu item de controle; 
 Levantar informações sobre o tema em questão; 
 Verificar as causas que o estão impedindo de chegar lá (análise); 
 Propor ações ou contramedidas contra cada causa importante (isto é o 
plano). 
Saiba mais 
Para compreender melhor, leia o artigo ‘Ferramenta de Gerenciamento’ de 
Yuri Franklin e Luis Fernando Nuss, que explicam o plano de ação ou 5W2H como 
uma ferramenta gerencial. 
http://docplayer.com.br/16670602-Ferramenta-de-gerenciamento.html 
Como ferramenta da qualidade, a metodologia 5W2H incorpora uma série 
de perguntas, que oportunizam direcionar, planejar, definir as responsabilidades 
e quantificar as ações de melhoria, dos processos, produtos ou sistemas 
(Grosbelli, 2014): 
a) O quê? Qual a atividade? Qual é o assunto? O que deve ser medido? 
Quais os resultados dessa atividade? Quais atividades são dependentes 
dela? Quais atividades são necessárias para o início da tarefa? Quais os 
insumos necessários? 
b) Quem? Quem conduz a operação? Qual a equipe responsável? Quem 
executará determinada atividade? Quem depende da execução da 
atividade? A atividade depende de quem para ser iniciada? 
c) Onde? Onde a operação será conduzida? Em que lugar? Onde a 
atividade será executada? Onde serão feitas as reuniões presenciais da 
equipe? 
 
 
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d) Por quê? Por que a operação é necessária? Ela pode ser omitida? 
Por que a atividade é necessária? Por que a atividade não pode fundir-
se com outra atividade? Por que A, B e C foram escolhidos para executar 
esta atividade? 
e) Quando? Quando será feito? Quando será o início da atividade? 
Quando será o término? Quando serão as reuniões presenciais? 
f) Como? Como conduzir a operação? De que maneira? Como a 
atividade será executada? Como acompanhar o desenvolvimento dessa 
atividade? Como A, B e C vão interagir para executar esta atividade? 
g) Quanto custa realizar a mudança? Quanto custa a operação atual? 
Qual é a relação custo / benefício? Quanto tempo está previsto para a 
atividade? 
Como principal vantagem dos planos de ação aplicados à qualidade, 
percebe-se um maior controle no processo e na execução das tarefas 
direcionadoras das ações, em função dos indicadores associados à cada etapa 
do processo. 
TEMA 5 – FATORES QUE AFETAM OS PLANOS DE AÇÃO 
Na elaboração dos planos de ação, percebe-se um conjunto de fatores, 
incluindo as variáveis e os atores, que têm potencial para afetar a construção e a 
execução dos planos, desmembrados das estratégias: 
 Tempo – O fator tempo está presente no levantamento do cronograma e 
dos prazos correspondentes à cada ação identificada; 
 Responsável – A identificação do responsável pelas ações facilita o 
processo de controle da execução das ações; 
 Local – A existência do local claro em que as ações serão executadas; 
 Procedimento – A definição do método de execução da ação; 
 Justificativa – E explicação dos motivos de realização da ação; 
 Orçamento – A clarificação dos custos associados à entrega da tarefa. 
Outros fatores que afetam os planos de ação estão associados ao 
alinhamento das ações com a estratégia. O alinhamento interno pode ser vertical 
ou horizontal. Prieto e Carvalho (2014) explicam que os estudos sobre o 
alinhamento relacionam-se à formulação da estratégia e tratam do ajuste da 
organização ao seu ambiente de atuação: 
 
 
 
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 Alinhamento estratégico vertical – Refere-se à mobilização dos recursos, 
tangíveis ou intangíveis, para implementação da estratégia formulada, 
 Alinhamento estratégico horizontal – Envolve a compreensão das 
necessidades do cliente e o alinhamento dos processos (interfuncionais) 
capazes de entregar o que o cliente necessita. 
Segundo os autores Prieto e Carvalho (2014), ainda, alinhamento 
estratégico vertical tem recebido maior atenção por parte das organizações, uma 
vez que a prioridade das organizações tem sido na formulação da estratégia e não 
na execução, dos quais destacam-se os seguintes fatores: 
 Processo Formal de Planejamento – A existência de um processo formal 
de planejamento está associada à formalização da estratégia, para 
posterior comunicação aos responsáveis pela implementação e 
acompanhamento da realização; 
 Envolvimento da Média Gerência na formulação – O papel da média 
gerência inclui o fornecimento de informações de entrada e condução do 
processo de implementação, influenciar regularmente a estratégiae prover 
o impulso para novas iniciativas; 
 Consenso Estratégico – Inclui o quanto os gestores compreendem e dão 
suporte à estratégia da empresa; 
 Capacidades Gerenciais para a implementação – Abrange as capacidades 
requeridas dos executivos para promover o alinhamento estratégico, 
incluindo habilidade na coordenação de decisões e ações entre todas as 
funções, habilidade de negociação e convencimento a respeito da 
estratégia, habilidade para identificar os principais obstáculos à 
implementação da estratégia e se perguntar se realmente ela pode ser 
operacionalizada antes de colocá-la em ação, habilidade de alocação de 
recursos e ajuste dos programas, habilidade de comunicação adequada 
entre os níveis gerenciais; 
 Envolvimento das Pessoas – Abrange as condições necessárias para 
promover um comportamento orientado para o alcance dos objetivos e 
metas, como cultura e sistema de recompensas e reconhecimento. 
 
 
 
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Figura 2 – Fatores-chave para o alinhamento estratégico vertical 
 
Fonte: Prieto e Carvalho, 2014. 
FINALIZANDO 
No início desta aula foi proposta uma reflexão: 
1) Em quais atividades na sua empresa podem ser aplicados e desenvolvidos 
planos de ação? 
2) Quais os benefícios de adotarmos planos de ação? 
3) Quais as dificuldades que podemos ter ao desenvolvê-los? 
A questão para reflexão proposta – resposta 
1) A princípio, todas as atividades empresariais podem ser objetos de 
aplicação e desenvolvimento de planos de ação, pois estes visam 
desmembrar estratégias e traduzi-las em iniciativas pontuais. 
2) Os principais benefícios associados à utilização dos planos de ação estão 
relacionados à execução da estratégia por meio do seu desmembramento 
e da responsabilização das pessoas envolvidas, além de outros aspectos, 
como o cronograma associado e a prazos envolvidos. 
3) As principais dificuldades estão relacionadas ao comprometimento e 
engajamento das pessoas em relação às suas tarefas e iniciativas, que se 
tornem realizadas ao logo do tempo e no prazo estabelecido. 
 
 
 
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