Aula 6 - Ferramentas de modelagem- o Fluxograma

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INTRODUÇÃO
Agora que já vimos as etapas da modelagem de processo, conheceremos uma de suas principais ferramentas: o
fluxograma.
OBJETIVOS
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Modelar um processo utilizando fluxograma;
Listar as vantagens do fluxograma sobre outros modelos de processo;
Identificar os símbolos usados em um fluxograma.
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ESCOLHA DAS FERRAMENTAS DE MODELAGEM
Como já estudamos na aula anterior, a modelagem de processos é de extrema importância para as organizações. Cada
instituição deve escolher o processo mais adequado a sua necessidade, até porque há muitas ferramentas que podem ser
aplicadas no ambiente empresarial.
Esses instrumentos são úteis para:
O levantamento de informações;
A escolha do método;
O propósito da modelagem de processos.
Mas que ferramenta devemos escolher, uma vez que
o mercado oferece uma gama de opções?
O grupo de ferramentas de auxílio gráfico cumpre apenas o objetivo de representação da realidade, deixando de auxiliar a
análise de processos.
Já o grupo com registro estruturado em um banco de dados permite a extração de informações e possibilidades de um
número amplo de análise, com e sem referências metodológicas.
Na verdade, mais uma vez, afirmamos que a escolha desses mecanismos de modelagem deve ser pertinente às ações da
empresa.
Falemos, então, de um dos modelos de processo: o fluxograma.
FLUXOGRAMA
Você sabe o que é um fluxograma? Veja a definição de Oliveira (2002):
“Representação gráfica que apresenta a sequência de
um trabalho de forma analítica, caracterizando as
operações, os responsáveis ou as unidades
organizacionais envolvidos no processo”.
Trata-se de uma sequência de um trabalho qualquer, realizado de forma detalhada ou sintética, em que as operações ou
os responsáveis e os departamentos envolvidos são visualizados nos processos.
Essa ferramenta também é conhecida como:
Flowchart;
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Carta de fluxo do processo;
Gráfico de sequência;
Gráfico de processamento etc.
Fonte: OLIVEIRA, Djalma P. R. Sistemas, organização & métodos. São Paulo: Atlas, 2002.
De forma geral, o fluxograma apresenta as seguintes funções:
Padroniza a representação dos métodos e os procedimentos administrativos;
Descreve, com maior rapidez, tais métodos através da demonstração gráfica, facilitando a leitura e o entendimento de
suas rotinas;
Identifica os pontos mais importantes das atividades visualizadas, permitindo uma maior flexibilização e um melhor grau
de análise.
De modo específico, o fluxograma horizontal nos permite verificar a relação entre as diferentes partes de um sistema
integrado.
Em outras palavras, por meio dele, podemos observar os pontos positivos ou negativos do controle interno, originados da
maneira pela qual as funções foram divididas entre os funcionários da empresa.
TIPOS DE FLUXOGRAMA
Conheça, agora, alguns tipos de fluxogramas:
Fluxograma vertical ou esqueleto
Este tipo de fluxograma é:
Conhecido como folha de análise ou diagrama do processo;
Formado por colunas;
Destinado à representação de rotinas simples em unidades específicas da organização.
Dentre suas vantagens, estão:
Impressão como formulário padronizado;
Preenchimento rápido – através de símbolos preexistentes;
Facilidade de leitura.
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Fluxograma de blocos
Este tipo de fluxograma apresenta as seguintes características:
É utilizado tanto para levantamento quanto para descrição de rotinas;
Suas colunas representam os setores envolvidos no processo;
Demonstra o fluxo de informações dentro e fora da organização;
Exibe maior quantidade de símbolos do que o fluxograma parcial, permitindo maior detalhamento e demonstração dos
fluxos alternativos;
Estabelece se o processo é positivo ou negativo;
É o mais utilizado pelas empresas.
Fluxograma sintético
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Este tipo de fluxograma caracteriza-se por:
Demonstrar a sequência das etapas de um processo;
Representar, genericamente, o processo, sem se preocupar em identificar os cargos, as unidades ou a localização das
atividades;
Ser utilizado para esboçar o processo;
Ser de fácil entendimento até para quem não tem costume com fluxogramas;
Analisar, superficialmente, o processo para verificar se é necessário ou não nos aprofundarmos no caso.
SÍMBOLOS DO FLUXOGRAMA
Veja os símbolos mais usados na construção de fluxogramas:
ELABORAÇÃO DO FLUXOGRAMA
Como já vimos, os processos variam de acordo com as organizações, e sua representação também deve seguir esse
princípio. Desse modo, alguns cuidados devem ser tomados na hora de elaborar um fluxograma. São eles:
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Identifique, no início, que fluxograma utilizará;
Simplifique processos, e não apenas elimine passos;
Seja detalhista no levantamento de informações;
Os processos não são isolados – por isso, identifique os reflexos;
Vincule a análise de processos ao estudo de layout – os manuais são decorrências dessa análise;
Utilize alguns softwares que auxiliam no desenho de fluxogramas; Os símbolos devem ser uniformes;
Os fluxogramas devem ser legíveis e inteligíveis para qualquer um, sem traços e setas excessivos que cruzem o papel e
confundam o leitor;
Adote a técnica – gostos pessoais e variações não são admitidos, pois destroem a linguagem padrão;
A maneira de representar cada caso deve ser pensada cuidadosamente, seja por setas bifurcadas, diversos fluxogramas,
notas de rodapé ou notas mais extensas em folhas anexas.
Atenção
, Alguns questionamentos também podem auxiliá-lo a elaborar o fluxograma, como, por exemplo:, ,
O que é feito? Isso permite verificar a relação entre as fases do processo e a utilidade de cada uma delas?
Por que a etapa é necessária? Isso terá influência no resultado do processo? Ela é realmente necessária?
Onde essa etapa deve ser aplicada? O local é este mesmo? Precisamos modificá-lo?
Quando essa fase deve ser realizada? A sequência está ou não fixada corretamente?
Quem deve executar essa fase? O executor é qualificado? Precisamos alterá-lo?
Como a etapa está sendo executada? Conseguimos identificar os recursos necessários a sua realização?
VANTAGENS DO FLUXOGRAMA
Saiba, agora, quais são as vantagens do fluxograma:
Descreve qualquer tipo de processo – mesmo os mais complexos;
Permite visão ampla de todo o processo estudado;
Reproduz o funcionamento de todos os componentes do processo;
Possibilita a verificação, de maneira clara e precisa, das falhas de funcionamento, dos gargalos, da duplicidade de
procedimentos e de outros problemas oriundos do processo em estudo;
Evita a dupla interpretação – graças à padronização dos símbolos utilizados – e é de fácil atualização;
Propicia a análise e modificações do processo, visando sua melhoria.
O fluxograma também dá visibilidade ao procedimento em que se baseia as atividades da empresa.
Por isso, ao elaborá-lo, use técnicas para orientar a direção do fluxo de cima para baixo (top-down) e da esquerda para a
direita.
Faça esse desenho como se fosse um pintor, utilizando:
Símbolos apropriados, de acordo com a representação do evento;
Símbolos diferentes para fluxos distintos;
Cores diversas para distinguir procedimentos ou realçar informações.
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Por exemplo, você pode usar as seguintes cores:
Alerta sobre pontos críticos do fluxo;
Atividades críticas;
Automatização;
Fluxo de materiais ou peças;
Interação sistêmica, fluxo de informação ou documentação;
Atividades manuais, fluxos ou operações de planejamento, qualificação de fornecedores, projeto.ATIVIDADE
Agora que você já aprendeu um pouco sobre fluxograma, observe os símbolos em destaque e marque a opção em que se
enquadra cada um deles:
Terminal
Processamento
Decisão
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Justificativa
Terminal
Processamento
Decisão
Justificativa
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