AUXILIAR ADMINISTRATIVO - APOSTILA 2

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UNIP

Ivânia Silva

28.12.2019

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SUMÁRIO

LOGÍSTICA .......................................................................................................................... 3
FORMAÇÃO DE PREÇO..................................................................................................... 4
SELEÇÃO DE PESSOAS..................................................................................................... 6
OS PRINCÍPIOS DA NEGOCIAÇÃO EFETIVA................................................................ 9
O papel do preço nas negociações de vendes de serviços......................................................11
Composição racional dos preços de vendas...........................................................................11
COMO SE TORNAR UM EXECUTIVO.............................................................................13
COMO PREPARAR UMA REUNIÃO................................................................................14
TAXA DE CÂMBIO.............................................................................................................16
SISTEMA FINANCEIRO NACIONAL...............................................................................17
DEPARTAMENTO PESSOAL........................................................................................... 18
RELAÇÕES PÚBLICAS......................................................................................................19
MATEMÁTICA FINANCEIRA.......................................................................................... 20
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL...................................................................................24
ESTRUTURA INFORMAL DA ORGANIZAÇÃO.............................................................25
ESTRUTURA FORMAL DA ORGANIZAÇÃO................................................................ 26
TIPOS DE ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS............................................................ 26
SISTEMA DE AUTORIDADE............................................................................................29
SISTEMA DE COMUNICAÇÕES......................................................................................31
CONDICIONANTES DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL.......................................32
NÍVEIS DE INFLUÊNCIA DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL..............................33
ETAPAS DE AVALIAÇÃO DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL............................35
ESTRATÉGIAS EMPRESARIAIS......................................................................................36
MARKETING.......................................................................................................................37
DECISÕES ESTRATÉGICAS SOBRE O PREÇO............................................................. 39

LOGÍSTICA

A Logística é a área da gestão responsável por
prover recursos, equipamentos e informações, para
a execução de todas as atividades de uma empresa.

Entre as atividades da logística estão o transporte,
movimentação de materiais, armazenamento,
processamento de pedidos e gerenciamento de
informações.

Pela definição do Council of Logistics
Management, “Logística é a parte do
gerenciamento da cadeia de abastecimento que
planeja, implementa e controla o fluxo e
armazenamento eficiente e econômico de matérias-primas, materiais semi-acabados e
produtos acabados, bem como as informações a eles relativas, desde o ponto de origem até o
ponto de consumo, com o propósito de atender às exigências dos clientes”

Uma das principais ferramentas da logística é o WMS, Warehouse Management System, do
inglês, em português - literalmente: sistema de automação e gerenciamento de depósitos,
armazéns e linhas de produção é uma parte importante da cadeia de suprimentos (ou supply
chain) e fornece a rotação dirigida de estoques, diretivas inteligentes de picking, consolidação
automática e cross-docking para maximizar o uso do valioso espaço do armazém.

O que realmente é logística?
Conceito: logística é um ramo da gestão cujas atividades estão voltadas para o planejamento
da armazenagem, circulação (terra, ar e mar) e distribuição de produtos.
Objetivos: Um dos objetivos mais importantes da logística é conseguir criar mecanismos para
entregar os produtos ao destino final num tempo mais curto possível, reduzindo os custos.
Para isso, os especialistas em logística estudam rotas de circulação, meios de transportes,
locais de armazenagem (depósitos) entre outros fatores que
influenciam na área.
Com o desenvolvimento do capitalismo mundial, sobretudo a
partir da Revolução Industrial, a logística tornou-se cada vez
mais importante para as empresas num mercado competitivo.
Isto ocorreu, pois a quantidade de mercadorias produzidas e
consumidas aumentou muito, assim como o comércio
mundial.
Nos dias de hoje, com a globalização da economia, os conhecimentos de logística são de

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fundamental importância para as empresas.

FORMAÇÃO DE PREÇOS

O método de formação de preços mais tradicional consiste em calcular o custo total unitário
do produto e acrescentar uma margem de lucro também chamada
markup. Como mostrado na seção anterior, o percentual de markup deve
ser calculado de forma a gerar a taxa de retorno desejada sobre o
investimento próprio da empresa.

Uma vez que sobre o preço de venda incidem alguns encargos (impostos,
comissões, etc.), isto precisa ser levado em conta no processo de cálculo do preço que por
este motivo não será a simples aplicação do markup sobre o custo.

Num processo de formação de preços mais rigoroso, outros ajustes se fazem necessários.
Entre eles podem ser citados: prazo de pagamento concedido pelos fornecedores, prazo de
pagamento concedido aos clientes, prazo de pagamento para recolhimento de impostos
incidentes sobre o preço.

O modelo básico de precificação com base no markup sobre o custo considera os seguintes
elementos:

Neste modelo básico, o preço de venda é calculado a partir do seguinte raciocínio: o preço
de venda menos os encargos sobre vendas deve ser igual ao custo de produção/operação mais
a margem de lucro desejada. A representação dessas igualdades a partir dos elementos e
respectivos símbolos apresentados antes é a seguinte:
Elemento Símbolo
Custo total unitário C
% de encargos sobre venda E
% Markup sobre o custo M
Preço de venda P

P- P.E= C + C.M
Colocando P e C em evidência, temos:
P(1- E) = C(1 + M)
O valor de P será:
P = C(1 + M) ÷ (1-E)

Exemplo:

O custo unitário de um produto é R$ 200,00. O percentual de encargos incidentes sobre o
preço de venda é de 27%. A empresa precisa aplicar um percentual de 32,4% sobre o custo
(markup) de modo a obter sua meta de retorno de 16% ao ano sobre o investimento. O
preço de venda será:
C = 200,00
E = 0,27
M = 0,324
P = ?
P = C(1 + M) ÷ (1- E)
P = 200 (1 + 0,324) / (1 - 0,27)
200x (1, 324) /(0,73)
264,80 / 0,73
362,73
P = 362,73

Portanto a seleção é um processo de escolher o melhor
candidato para o cargo, o qual uma organização escolhe, de
uma lista de candidatos, a pessoa que melhor alcança os critérios de seleção para a posição
disponível, considerando os atuais candidatos do mercado.

Primeira Etapa:
Não é possível efetuar uma seleção de pessoal sem que

Para as funções que não exigem qualificação superior, a descrição de
cargo pode ser efetuada
através da informação de profissionais da área (o técnico de segurança pode ajudar a definir
os riscos que atingem o trabalhador naquela ocupação) e da observação do próprio homem
trabalhando. O importante, nesta etapa, é que a descrição de cargo seja feita de modo a
facilitar a execução da etapa subseqüente.

Segunda Etapa:
A partir da descrição de cargo, podemos inferir as características e qualidades que o indivíduo
A técnica da pesquisa em si não vem, é claro, de encontro ao nosso interesse. O importante é
que se tenha evidências lógicas de que para a função x, o candidato deve, idealmente,
apresentar as características b, d, f, l e as aptidões m, n e p.
descrever, em seguida, os itens que devem ser definidos: condições gerais (sexo, idade,
nacionalidade, estado civil, etc.), condições legais (diplomas, licenças registros, etc.), títulos
profissionais, experiência profissional referencias, saúde, conhecimentos gerais,
A seleção de pessoas funciona como uma espécie de filtro
que permite que apenas algumas pessoas possam ingressar
na organização; aquelas que apresentam características
desejadas pela organização. A seleção de busca, aqueles que
são mais adequados aos cargos existentes na organização,
visando manter ou aumentar a eficiência e o desempenho do
pessoal, bem como a eficácia da organização.

Para se ter uma idéia mais exata do que denominamos "características" e "aptidões", vamos
deve apresentar, para que possa cumprir a função eficientemente. Para se chegar a tal
inferência, psicólogo procedem a pesquisas que correlacionam características e qualidades
com a eficiência profissional.
definamos, tão explicitamente. Quanto possível, a
natureza e as atribuições típicas das funções. Quanto
mais complexa forem estas, mais difícil será a descrição
operacional das mesmas. Sendo assim, é bem mais fácil
definir as tarefas de um operador de máquina, que deve
apenas acionar três botões, do que as de um
administrador de empresas, que acumula uma série de
tarefas de difícil precisão.
liniaosani@hotmail.com
Texto digitado
SELEÇÃO PESSOAL

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conhecimentos especiais, aptidões, capacidade profissional, personalidade e adaptabilidade.

Ao final desta etapa, deve-se ter uma definição clara e precisa do que será exigido dos
candidatos com relação a cada um dos itens acima relacionados.

Terceira Etapa:
Conhecidas as habilidades, aptidões e características pessoais que se requer de um candidato à
vaga em aberto, partimos para a terceira etapa, que se resume na obtenção de dados a respeito
dos indivíduos recrutados.

Estes dados são obtidos através de formulários, questionários, entrevistas e da aplicação de
testes psicológicos. A utilização de todos estes métodos e vantajosa na medida em que
assegura um máximo de precisão e de validade de prognostico na etapa final.

Os testes ou provas psicológicas vão permitir a comparação dos perfis individuais, e
compreendem cinco grandes categorias:
1. Teste de conhecimentos gerais;
2. Provas de conhecimentos especiais (mecânica, eletricidade,
desenho, etc.);
3. Testes de aptidões gerais e especiais (inteligência geral, inteligência
verbal, habilidade numérica destreza manual, coordenação motora,
rapidez de percepção, etc.);
4. Provas práticas de capacidade profissional (execução pratica de uma tarefa);
5. Testes de personalidade e adaptabilidade (desenvoltura intelectual, persistência,
introversão, autoconfiança, liderança, maturidade social, etc.).

À parte, destacamos, ainda, como essencial, os formulários sobre condições físicas e de saúde
(capacidade de esforço físico; capacidade de trabalho; necessidade de movimentos rápidos;
acuidade visual e auditiva; resistência à poeira, temperaturas extremas, altitude, tóxicos; etc.).

Nem sempre, entretanto, dispomos de testes e provas psicológicas em quantidade suficiente
ou então, válida para o nosso meio, o que pode dificultar, de certa forma, implantação de
métodos adequados de seleção.

Quarta Etapa:
Tendo em mãos um fichário completo de informações e perfis dos candidatos, o ultimo passo
é proceder à avaliação e escolha do melhor candidato para a vaga.

Para a escolha, é natural que o setor de Seleção de
Pessoal se baseie em critérios pré- estabelecidos,
que nortearão o julgamento a ser feito.

Estabelecer pesos mínimos para cada prova não é aconselhável, pois um bom candidato

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mantém fixo o resultado a ser atingido em cada prova, o que não permite um julgamento mais
maleável dos candidatos. O ideal seria considerar o resultado total dos testes, analisando
globalmente todas as informações sobre o candidato em questão e fazendo uma apreciação
integral de cada caso individual.

Este último critério se fundamenta na proposição de que as pessoas não são sistematicamente
boas ou más: elas possuem isto sim, diferente capacidades, atividades, preferências e
atributos pessoais, o que as torna mais adequadas para um numero limitado de funções.

Incorrem em grande erro aqueles que, por exemplo, escolhem os mais inteligentes para
trabalhos mais simples, pois, inadvertidamente, estão contribuindo para a adaptação do
indivíduo no emprego (ocorrência de fadiga psicológica, desvalorização pessoal) e
conseqüente rotatividade dentro da empresa.

Seleção nem sempre significa escolher os que relevam aptidões ou capacidades nos seus
índices mais elevados, lembremos sempre disso.

OS PRINCÍPIOS DA NEGOCIAÇÃO EFETIVA

O objetivo de uma boa negociação é atingir o melhor acordo para todos os participantes, e
cada participante busca também garantir o melhor resultado para a sua parte, considerando
sua própria agenda – idealmente tendo definido antes os 3 cenários básicos:
- Seus objetivos mínimos – que é procurar alcançar mesmo no caso de um ambiente
desfavorável de negociação;

Conforme a importância adquirida naquele caso. Apesar de bem sucedido, este critério ainda
- Seus objetivos prováveis – para a situação que lhe parece mais equilibrada entre as partes,
e;
liniaosani@hotmail.com
Texto digitado
- Seus objetivos ideais, que ele buscar• atingir no caso de uma situação francamente
favorável.

na negociação.

Considerando os aspectos e cenários acima, o negociador busca definir previamente suas
alternativas táticas, cria planos de ação que envolvem oportunidades de suspensão dos
trabalhos caso surjam aspectos não considerados previamente, define como ir• apresentar sua
pauta (resumidamente ou não, completa ou em partes, etc.) e parte para a negociação.

O ato de negociar em si deve ser isento de viés emocional, considerando com respeito o ponto
de vista da outra parte, sem subestimar a ela, suas necessidades nem seus interesses.

O processo deve prosseguir com foco no interesse comum, até alcançar o máximo possível de
satisfação mútua. Após o processo, antes de encerrar a reunião, deve-se recapitular o que foi
discutido e acordado, e registrar – formalmente ou não, mas de forma que seja reconhecida
por todas as partes.

Assim, podemos destacar como sendo os princípios da boa negociação a lista a seguir:

1. Objetividade: definir com clareza um objetivo, e orientar todos os esforços durante o
processo a buscar alcançá-los sem deixar que aspectos emocionais, interesses pessoais ou
mesmo a sede de “ganhar a discussão” interfiram. O objetivo deve ser definido de forma
escalonada, identificando inclusive quais deles são irrenunciáveis (o “escopo mínimo”, do
qual
o negociador não pode abrir mão) e quais são apenas desejáveis.

2. Comunicação: comunicação é tornar comum, é fazer com que uma mensagem alcance o
receptor e (idealmente, em uma comunicação efetiva) influencie seu comportamento. Uma
comunicação efetiva demanda planejamento prévio e grande capacidade de adaptar-se às
condições do ambiente e dos interlocutores – o que nos leva ao terceiro principio:

3. Preparação: para ter sucesso no processo, é necessário conhecer
de antemão os interlocutores, garantir as melhores condições
ambientais e conjunturais possíveis, e ter um plano detalhado
contendo inclusive os “checkpoints” e roteiros de escape para o
caso de ser melhor interromper a negociação antes de chegar ao
objetivo desejado, de forma a continuá-la posteriormente em
 Questões Político-sociais e jurídicas;
 Crenças e culturas;
 Aspectos comerciais e mercadológicos;
 Questões financeiras e fiscais;
 Características das pessoas que representam outra parte
A negociação é um processo que envolve troca de mensagens entre as partes, portanto
aplicam-se a ela os conceitos da comunicação. E como o seu interesse é fazer com que sua
mensagem esteja adequada, chegue integralmente ao destinatário e cause o efeito pretendido,
é importante que ela seja previamente planejada, levando em conta um estudo sobre a outra
parte, procurando identificar fatores como:

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condições mais favoráveis. A análise é fundamental: leva vantagem o negociador que
consegue compreender e definir qual o objetivo de sua contraparte, e identificar até que
ponto ela está preparada para ceder.

4. Pauta: A pauta de negociação deve ser definida levando em conta os critérios acima, e
deve ser planejada levando em conta a forma como ser• transmitida. Uma pauta para um
almoço de negócios é diferente da pauta para uma reunião formal, que € diferente da pauta
para uma conferência. Decisões sobre como ela deve ser apresentada (paulatinamente ou de
uma vez só, verbalmente ou por escrito, etc.) e sobre por quais pontos iniciar a conversação
são importantes e não devem ser subestimadas.

5. Impessoalidade: a negociação não deve misturar os interesses das pessoas com os
objetivos do processo. Pode ser necessário assumir o papel da parte que “perdeu” a
negociação, aos olhos dos demais, para garantir o alcance dos objetivos previamente
definidos. Uma boa negociação é um processo racional, e não deve considerar aspectos
emocionais ou exaltar os •ânimos dos participantes. O foco deve ser sempre mantido nos
objetivos definidos, e não nas posições assumidas pelos participantes ao longo do processo.

6. Análise: como no método científico, o ideal é primeiro ser analítico para só depois ser
sintético. - O processo deve gerar múltiplas soluções possíveis, todas elas adequadamente
registradas, e apenas ao final desta fase analítica deve se passar a fase de síntese, em que se
classificam e selecionam as melhores opções e se escolhe a melhor.

7. Racionalidade: o resultado de todos os passos acima, se seguidos corretamente, é uma
decisão equilibrada, considerando todos os dados existentes ou estimados, e baseada em
critérios e objetivos – que atende da melhor forma possível a todas as partes interessadas.

A micro economia explica como são compostos os preços
que o mercado está disposto a pagar por um determinado
bem ou serviço, na forma de equações relativamente
simples , mas cujos componentes são agregados compostos
de uma série de fatores sobre os quais raros vendedores e
compradores têm algum controle.

Em especial, a elasticidade da demanda é um fator que todo

O papel do preço nas negociações de vendas
de serviços

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vendedor gostaria de manipular, mas em geral apenas os monopolistas podem exercer algum
controle, mesmo que restrito. Que vendedor não gostaria de influenciar seu mercado de forma
a garantir que um aumento de preço não reduzisse a procura por seus produtos ou serviços?
Mas a lei da oferta e da procura não pode ser revogada, e em mercados saudáveis, o preço
baixo, ou o motivo “preço justo”, são os reis no que diz respeito às negociações.

Já estabelecemos que as negociações bem-sucedidas sejam processos racionais e baseados em
fatos, e todos sabemos que em negociações de vendas de produtos ou serviços, o fator preço é
um dos mais relevantes.

Composição racional dos preços de venda

Mas se você é a parte ofertante, como pode definir o seu preço de forma a garantir a venda no
volume necessário para manter suas operações e alcançar seus objetivos, e como saber qual o
preço inicial a propor, e até que ponto estar disposto a ceder na negociação?

Existem alguns fatores básicos a levar em conta, dos quais podemos destacar os essenciais:

 Seus desembolsos: os custos (recursos despendidos diretamente no processo produtivo
ou como conseqüência dele, como matérias primas, mão de obra direta, etc.) e
despesas (outros dispêndios da empresa);

 Competitividade: é necessário levar em conta os preços praticados por outros
concorrentes diretos e por possíveis produtos ou serviços que possam substituir o seu,
mesmo que com desvantagem. Se o seu produto tem diferencial e o mercado está em
expansão ou é amplo o suficiente, você pode cobrar mais que o concorrente imediato.
Caso contrário, a tendência é ter dificuldades para fechar negócios.

 Rentabilidade: vender pelo preço de custo não dá margem para crescimento da
empresa e nem para atividades importantes como Pesquisa e Desenvolvimento ou o
marketing institucional. É necessário definir e perseguir margens de lucro aceitáveis
que capitalizem a empresa e garantam o retorno para o investimento dos sócios e
acionistas.

 Fatores regulatórios e legais: Impostos, taxas, incentivos,
subsídios, tabelamentos e outros.

O conhecimento dos custos envolvidos na produção de cada
produto, serviço ou projeto, a análise dos preços praticados no seu
mercado e a margem de retorno desejada é importante em todas
as operações da empresa, mas se torna essencial em alguns
momentos específicos, como no lançamento de uma nova linha de
produtos, na preparação para uma negociação de venda intrincada
ou estratégica, ou quando o mercado passa por uma reviravolta
(como na abertura da importação dos têxteis asiáticos, que
quebrou tantas tecelagens catarinenses na década passada) e a empresa precisa se adaptar

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rapidamente.

Naturalmente há outros fatores envolvidos na formação dos preços. Por exemplo: uma
empresa pode aceitar prestar a preço de custo um serviço que dar retorno a ela na forma de
publicidade, ou para formar sua carteira de clientes, ou mesmo por questões de
responsabilidade social. Da mesma forma, algumas empresas estabelecem preços bastante
superiores aos seus custos como forma de diferenciação ou posicionamento do mercado
(“custo da marca” e outros fenômenos similares).

No momento da negociação, todos estes fatores precisam ser conhecidos e dominados.
Raramente uma empresa divulga sua estrutura de custos, mesmo na mesa de negociação. Mas
o negociador precisa estar apto a decidir até que ponto pode ceder (o ponto em que o retorno
do investimento passa a ser nulo ou desinteressante), e também que aspectos do produto ou
serviço devem ser destacados e valorizados para justificar o preço proposto.

Portanto, o preço geralmente inicia a negociação como o fator-chave, e é o foco durante todo
o processo, portanto ele é a variável básica que pode ser manipulada para alcançar o sucesso
na negociação.

Ele deve ser formado atendendo a critérios racionais e objetivos, atendendo tanto aos aspectos
internos da empresa (sintetizados nos desembolsos
e na expectativa de rentabilidade) e nos
aspectos de mercado (especialmente a competitividade).

Para uma negociação bem-sucedida, comprador e vendedor encaram o preço como a variável
essencial, e leva vantagem aquele que melhor consegue identificar os limites até onde a outra
parte está• disposta a ir, e que outras ofertas ela pode ter recebido anteriormente.

COMO SE TORNAR UM EXECUTIVO

O termo executivo, simultaneamente substantivo e adjetivo, refere-se àquilo que não permite
que a sua execução divirja. Executivo é, por outro lado, uma pessoa que faz parte de uma
comissão executiva ou que exerce um cargo de alta direção em
uma empresa. O executivo costuma auferir um salário elevado
e tem a obrigação de se vestir de maneira formal.

Confira passo a passo como se tornar um executivo e
conquistar cargos de liderança:

1. Defina se você quer ser um gestor generalista, que
comanda várias equipes, ou um profissional especialista
em um assunto, que não precisa conhecer a empresa
como um todo.

2. Invista na sua formação técnica, com treinamentos, cursos e MBAs. Comparar suas
ações com as de outras empresas também é válido.

3. Desenvolva suas habilidades comportamentais, como flexibilidade, adaptação,
negociação, jogo de cintura, comunicação, liderança, visão sistêmica, visão
estratégica, poder de decisão e criatividade. Elas são essenciais para quem quer
comandar.

4. Aproveite todas as oportunidades que a empresa lhe oferecer para gerir um projeto.

5. Procure conhecer como funciona cada departamento da companhia.

6. Esteja atento a possíveis vagas em cargos executivos que abrirem em outras empresas.
Para tanto, a rede de relacionamentos deve ser sempre cultivada.
Antes de se tornar um executivo, o profissional deve decidir se quer gerenciar equipes ou ser
um especialista. “A pessoa tem que descobrir onde se sente mais a vontade e onde pode ter
maiores ganhos para sua carreira.

As habilidades de um executivo, como liderança, poder de decisão, condução de equipe e
convivência com o risco, podem ser aprendidas, mas tem muito a ver com a natureza da
pessoa”, pois o profissional especialista consegue chegar ao máximo ao cargo de gerência.

Para ser um executivo, é preciso ser um “generalista com especialidades”. “Ele tem que
conhecer todas as áreas da empresa. Pode nunca ter trabalhado no setor de marketing, mas
tem que entender como funciona”, exemplifica. Para chegar lá, é necessário adquirir amplo
conhecimento técnico com treinamentos, cursos de especialização e MBAs, além de
desenvolver competências comportamentais, como boa comunicação e liderança. Isso tudo
pode ser auxiliado por um coach (treinador profissional) e pelo departamento de recursos
humanos da empresa. Além disso, segundo a diretora de operações da De Bernt, é preciso
demonstrar interesse dentro da empresa para assumir novos desafios. Só assim chegam as
promoções para cargos de gestão.
Geralmente, o bom executivo começou como subordinado. “é preciso entender o que passa
alguém que está sob comando de um chefe”. Com o tempo, o candidato a executivo deve
agarrar qualquer oportunidade de mostrar suas habilidades de liderança que aparecerem. É
assim que ele vai subir a escada corporativa até, quem sabe, a presidência da companhia.

Para a diretora da ZHZ Consultores, Susane Zanetti, quem quer ser executivo precisa ter o
perfil para trabalhar em empresas ou corporações - o que significa gostar de participar de
uma cultura organizacional, com suas regras, políticas e exigências. “É preciso muito jogo de
cintura e flexibilidade para suportar a pressão por resultados e boa performance.

Muitos têm o perfil de autônomo, de ter seu próprio negócio.” Outro ponto a ser considerado,
diz Susane, é que, quanto mais alto for o cargo do executivo, mais ele vai ter que lidar com
“politicagens” – ou seja, troca de favores e formação de alianças dentro da própria
companhia.

A capacidade técnica e comportamental do profissional é requisito básico para ser um

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executivo. Por isso é preciso aprender os segredos de negociação, comunicação, liderança,
criatividade e visão sistêmica e estratégica. Tudo isso somado a uma boa dose de
independência e ambição

“O executivo consegue resultados com as pessoas – não depende só dele. E tem gente que
entrega resultados, mas não se vende”. Para Susane, as competências técnicas são condições
básicas que um profissional tem que ter, mas é o comportamento que constrói sua reputação e
credibilidade profissional.

COMO PREPARAR UMA REUNIÃO

É possível tornar as reuniões mais diretas, objetivas, pontuais e efetivas. Reuniões são
inevitáveis, seja no ambiente corporativo,
acadêmico ou mesmo no doméstico. O grupo de
estudos precisa definir como realizará o projeto
de pesquisa, o departamento de pesquisa vai
definir como aplicar seu orçamento para os
próximos seis meses, e o condomínio quer saber
se é mais prioritário impermeabilizar o teto das
garagens oi instalar câmeras nos acessos do
prédio. Qual a solução tradicional? Reunir os
interessados, ouvir a todos e tomar decisões
sobre o que fazer.

Mas uma reunião mal planejada ou conduzida perde muito de sua eficácia, os passos para
garantir uma reunião que produz resultados são simples e óbvios, mas muitas vezes acabam
ficando de lado. Veja abaixo dicas para realizar boas reuniões, e tente colocá-las em prática
ou influenciar outras pessoas que a façam.

1. Tenha um tema bem definido. Registre-o juntamente com os tópicos em pauta, mesmo
que simples e resumidamente. Divulgue-a com antecedência aos que deverão estar
presentes e aos demais interessados.
2. Marque com antecedência. Ao divulgar informe todos os participantes sobre o tema
em pauta da reunião, e sobre quem mais estará presente, para que possam chegar
preparados com dados e idéias. A antecedência necessária depende do tema e
contexto: as vezes trinta minutos de antecedência podem ser suficientes, e em outras
vezes quarenta e oito horas pode ser pouco. Mas reuniões marcadas com cinco
minutos de antecedência não produzirão decisões tão eficientes quanto às marcadas
com tempo suficiente para os participantes reunirem e atualizarem as informações.
3. Defina horário e duração. Não exceda a duração definida a não ser que seja de comum
acordo.
4. Lide com participantes temporários. Se você tem uma pauta bem definida, pode
dispensar os participantes que foram chamados apenas para um ponto específico dela,
assim que este ponto for tratado. Deixe isto claro desde o princípio.
5. Não chame “todo mundo”. Pessoas que você gostaria que participassem da reunião
apenas para que estejam informados, ou para o caso de terem alguma opinião, em
geral podem fazê-lo apropriadamente a partir da leitura da pauta e da ata. Uma reunião
só com as pessoas envolvidas diretamente tem mais chances de ser produtiva, mas

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envolva não apenas os tomadores de decisões, chame também as pessoas que são
capazes de resolver problemas.

Veja abaixo mais dicas e um guia sobre como escrever boas pautas, atas e minutas de reunião.

1. Defina um secretário. Um dos participantes da reunião deve ficar encarregado de
acompanhar os pontos da pauta, para certificar -se de que serão todos discutidos,
tomar notas sobre as decisões relacionadas e gerar uma ata sumarizando-as -
imediatamente após a reunião. Antes de encerrar a reunião, o secretário deve ter 5
minutos para ler suas
anotações sobre as
decisões tomadas,
para certificar-se de
que estão todos de
acordo. O ideal é
haver um mecanismo
definido sobre a
forma de divulgar
esta ata: todos
precisam assinar, ou
apenas a autoridade
responsável pela
reunião, é um documento
público ou não? Quanto mais firme for esta política, mais
automática será a difusão das informações da reunião. Como um bônus adicional, o
secretário pode ficar encarregado de fazer a pauta avançar ao perceber que está sendo
dedicado muito tempo a algum problema secundário.
2. Tenha uma política clara quanto a atender telefonemas durante a reunião. Nem sempre
é possível evitar todas as chamadas, mas procure definir uma etiqueta própria, em que
as chamadas atendidas sejam sempre abreviadas. Não deixe o celular levar vantagem:
privilegie as pessoas que abriram mão de suas demais atividades para estar fisicamente
reunidas com você.
3. “Pule” as discussões operacionais. Assim que for decidido “o que” fazer, a tendência é
que as pessoas ou áreas diretamente envolvidas queiram discutir imediatamente
“como” fazer - mas isto tende a não afetar imediatamente a todos os presentes. Faça
com que marquem imediatamente uma reunião entre eles diretamente, e prossiga com
sua pauta original.
4. Não permita que o debate seja monopolizado ou polarizado. Garanta o livre fluxo de
manifestações e opiniões: se necessário, interfira para garantir voz e vez a todos.
5. Gere decisões efetivas. A reunião não deve definir apenas “o que” fazer, mas também
qual o próximo passo, e quem entre os presentes será o responsável por ele.
6. Permita a discussão de itens que não estavam na pauta original. Mas apenas no final da
reunião, após encerrar todos os temas originalmente agendados.

A pauta não precisa ser um documento formal, mas para ser útil deve conter no mínimo os
seguintes itens:

7. 1. Tema da reunião
 Motivo da sua realização
 Data, horário, duração prevista e local.
 Quem a conduzirá (se for o caso) e quem estará presente

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 Tópicos agendados

Da mesma forma, uma boa ata ou minuta simplificada deve registrar de forma clara e direta as
decisões da reunião. Ela deve incluir:

 Tema da reunião
 Motivo da sua realização
 Data, horário, duração e local em que se realizou.
 Quem a conduziu (se for o caso) e quem esteve presente
 Tópicos discutidos e decisões tomadas
 Para cada decisão registrada, idealmente deve constar qual será a próxima ação e quem
entre os presentes é o responsável.

TAXA DE CÂMBIO
Taxa de câmbio é o preço de uma unidade
monetária de uma moeda em unidades monetárias de
outra moeda. A taxa de câmbio pode ser definida em
termos diretos (ao incerto) ou em termos indiretos
(ao certo). A taxa de câmbio está definida em termos
diretos quando exprime o preço de uma unidade
monetária estrangeira em unidades monetárias de
moeda nacional (exemplo: a taxa de câmbio
USD/EUR está definida de forma direta para os
habitantes da zona euro; ou está definida de forma indireta para os habitantes dos EUA).

A taxa de câmbio está definida de forma indireta quando exprime o preço de uma unidade
monetária de moeda nacional em unidades monetárias de moeda estrangeira (exemplo:
taxa de câmbio EUR/USD está definida em termos indiretos para os habitantes da zona euro,
pois exprime o preço de 1 unidade monetária nacional, o euro, em unidades monetárias de
moeda estrangeira, o dólar).

Para entendermos melhor taxa de câmbio é a diferença de moeda de um país para o outro, por
exemplo: REAL (Brasil) para com o DÓLAR (EUA).

A taxa de câmbio reflete, assim, o custo de uma moeda em relação a outra, dividindo-se em
taxa de venda e a taxa de compra. Pensando sempre do ponto de vista do banco (ou outro
agente autorizado a operar pelo Banco Central), a taxa de venda é o preço que o banco cobra
para vender a moeda estrangeiro (a um importador, por exemplo), enquanto a taxa de compra
reflete o preço que o banco aceita pagar pela moeda estrangeira que lhe oferta (por um
exportador, por exemplo).
Portanto, o câmbio é uma das variáveis mais importantes da macroeconomia, sobretudo no
que se refere ao comércio internacional. Quando se deseja negociar ativos de um país para
outro, quase invariavelmente temos de mudar a unidade de conta do valor desses ativos – da
moeda doméstica para a moeda estrangeira. Nesse sentido, pode-se definir a taxa de câmbio
de um país como o número de unidades de moeda de um país necessário para se comprar uma
unidade de moeda de outro país. Em outras palavras, é o preço de uma moeda em termos de
outra.

Arranjos de Câmbio
Existe uma variedade bastante ampla de diferentes arranjos de câmbio (formas de cambiar a
moeda) adotados pelos países ao longo da história. Todos esses arranjos podem ser agrupados
em dois segmentos básicos: regimes cambiais fixos ou flutuantes.

A diferença básica entre esses dois regimes é que, enquanto no caso dos câmbios fixos a taxa
de câmbio é definida pelas autoridades monetárias nacionais, em câmbios flutuantes essa
mesma taxa é formada no mercado cambial, através dos movimentos de oferta e demanda por
ativos em moeda estrangeira.

SISTEMA FINANCEIRO NACIONAL

O sistema financeiro nacional do Brasil é formado por um
conjunto de instituições financeiras voltadas para a gestão
da política monetária do governo federal. É composto por
entidades supervisoras e por operadores que atuam no
mercado nacional e orientado por três órgãos normativos, o
Conselho Monetário Nacional (CMN), o Conselho
Nacional de Seguros Privados (CNSP) e o Conselho de
Gestão da Previdência Complementar (CGPC).

DEPARTAMENTO PESSOAL

Nas empresas de menor porte,
normalmente inexiste o Departamento
Pessoal, pois as atividades são
normalmente supridas pelo "Contador" da
empresa. Já nas empresas de maior porte,
podemos quase sempre encontrá-lo, de
estrutura meramente simples ou então até
os mais sofisticados, em nível de
Diretoria.

Basicamente o Departamento Pessoal, é constituído por três setores: Admissão, Compensação
e Desligamento.

O setor de Admissão de Pessoal tem por atribuição cuidar de todo o processo de integração do
indivíduo na empresa, dentro dos critérios administrativos e jurídicos. Tem início na busca do
profissional no mercado de trabalho, adequar nas funções do cargo e efetuar o registro de
acordo com as conformidades da legislação do trabalho.

O setor de Compensação de Pessoal tem por atribuição cuidar de todo processo de controle de
freqüência, pagamento de salários e benefícios, bem como de pagamentos de taxas, impostos
e contribuições. A partir da integração dos empregados na empresa, tem início no controle do

18
fluxo de freqüência ao trabalho, elaboração da folha de pagamento, controle de benefícios e
finaliza em cálculos de tributos.

O Setor de Desligamento de Pessoal tem por atribuição cuidar de todo processo de
desligamento e quitação do contrato de trabalho, estendendo-se na representação da empresa
junto aos órgãos oficiais (DRT, Sindicato, Justiça do Trabalho, etc.) e cuidar de toda rotina de
fiscalização. Tem início a partir do desligamento do empregado e termina quando da sua
efetiva quitação do contrato de trabalho. Assim, podemos organizar da seguinte maneira:

Departamento Pessoal
Setor de
ADMISSÃO
Setor de
COMPENSAÇÃO
Setor de DESLIGAMENTO
Atribuições: Atribuições: Atribuições:
Recrutamento e Seleção Jornada de Trabalho Rescisão do Contrato de Trabalho
Integração Folha de Pagamento /
Benefícios
Justiça do Trabalho
Registro Tributação Fiscalização

RELAÇÕES PÚBLICAS
Definição: Relações Públicas é uma função administrativa que avalia as atitudes públicas,
identifica as diretrizes e a conduta individual ou da
organização na busca do interesse público, e planeja e
executa um programa de ação para conquistar a
compreensão e a aceitação
públicas.

A atividade fim de Relações Públicas é planejar, implantar
e desenvolver o processo total da comunicação
institucional da organização como recurso estratégico de
sua interação com seus diferentes públicos e ordenar todos os seus relacionamentos com esses
públicos, para gerar um conceito favorável sobre à organização, capaz de despertar no público
credibilidade, boa vontade para com ela, suas atividades e seus produtos.

Enquanto marketing prende-se estreitamente ao produto e a sua promoção, tendo por foco a
marca, Relações Públicas concentra-se na identidade da organização e na sua filosofia
comportamental, tendo por foco sua imagem projetada na opinião pública.

O profissional de Relações Públicas, pela lei brasileira, precisa ser formado em curso

19
superior, ter registro no Conselho da categoria e pode exercer sua atividade como profissional
liberal, assalariado ou de magistério nas entidades de direito público ou privado, tendo por
fim o estudo ou aplicação de técnicas de política social destinada à intercomunicação de
indivíduos, instituições ou coletividades.

As funções de Relações Públicas estão expressas no decreto n.º 63.283, de 26/9/1968, que
regulamentou a profissão. Consideram-se atividades específicas de Relações Públicas as que
dizem respeito:

a) à orientação de dirigentes de instituições públicas ou privadas na formulação de políticas de
Relações Públicas;
b) à promoção de maior integração da instituição na comunidade;
c) à informação e a orientação da opinião pública sobre os objetivos elevados de uma
instituição;
d) ao assessoramento na solução de problemas institucionais que influem na posição da
entidade perante a opinião pública;
e) ao planejamento e execução de campanhas de opinião pública;
f) à consultoria externa de Relações Públicas junto a dirigentes de instituições;
g) ao ensino de disciplinas específicas ou de técnicas de Relações Públicas;

Função estratégica: Relações Públicas exerce uma função estratégica importante nas
organizações modernas ao planejar e executar sua comunicação e seus relacionamentos com
os mais diversos públicos. Daí a necessidade que tem as organizações de oferecer ao
profissional de Relações Públicas condições adequadas para ser bem sucedido na sua função
em benefício da própria organização.

MATEMÁTICA FINANCEIRA
A matemática financeira é uma ferramenta útil na análise de algumas alternativas de
investimentos ou financiamentos de bens de consumo. A idéia básica é simplificar a operação
financeira a um fluxo de caixa e empregar alguns procedimentos matemáticos.
Capital: O Capital é o valor aplicado através de alguma operação financeira. Também
conhecido como: Principal, Valor Atual, Valor Presente ou Valor Aplicado. Em língua
inglesa, usa-se Present Value, indicado nas calculadoras financeiras pela tecla PV.

Juros: Juros representam à remuneração do Capital empregado em alguma atividade
produtiva. Os juros podem ser capitalizados segundo os regimes: simples ou compostos, ou
até mesmo, com algumas condições mistas.

Regime Processo de Funcionamento
Simples Somente o capital inicial rende juros
Composto
Após cada período, os juros são incorporados
ao capital inicial, proporcionando juros sobre
juros

A seguir algumas letras que são utilizadas como símbolos nos cálculos de juros:
C: Capital

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n: Número de períodos (dias, meses ou anos)
j: Juro simples decorrido no período
J: Juro composto decorrido no período
r: Taxa percentual de juros
i: Taxa unitária de juros (i = r/100)
P: Principal ou valor atual
M: Montante de capitalização simples
S: Montante de capitalização composta

Compatibilidade dos Dados
Se a taxa de juros for mensal, trimestral ou anual, os períodos deverão ser
respectivamente, mensais, trimestrais ou anuais, de modo que os conceitos de taxas
de juros e períodos sejam compatíveis, coerentes ou homogêneos. Situações onde isto não
ocorre, serão estudadas à parte e deverão ser feitas conversões de unidades. Veja o exemplo
na fórmula a seguir:

F (i . n) = 1 + i . n)

A taxa unitária de juros i deverá estar indicada na mesma unidade de tempo que o
número de períodos n, ou seja, se a taxa é i=0,05 ao mês, então n deverá ser um número
indicado em meses.

Juros Simples

1. Se o n é o número de períodos, i é a taxa unitária de juros e P é o valor principal, então os
juros simples são calculados da seguinte forma:

j = P . i. n

Exemplo: Os juros simples obtidos por um capital de R$ 1.250,00 (P) durante 4 anos (n) á
uma taxa de juros de 14% (i) ao ano são de:

j = P . i . n
j= 1.250,00 x 0,14 x 4 = 700,00

2. Se a taxa referente ao período é indicada pelo percentual ela por ser substituída i por r/100,
onde é obtida a fórmula a seguir:

j= P . r . n / 100

Exemplo: Se o juro simples obtido por um capital de R$ 1.250,00 (P) durante 4 anos (n) á
uma taxa de juros de 14% (i) ao ano, o valor de juros será de:
j = P . r . n / 100
j= 1.2500,00 x 14 x 4 / 100 = 700,00

3. Se a taxa é r % ao mês, usamos m como o número de meses e a fórmula fica da seguinte
forma:
j= P . r . m /100

Exemplo: O juro simples obtido por um capital de R$ 1.250,00 (P) durante 4 anos (48 meses)
á uma taxa de 2% ao mês são dados por:
j= P . r . m /100
j= 1.250,00 x 2 x 48 / 100 = 1.200,00

4. Se a taxa é r % ao dia, usamos d como o número de dias para obter os juros exatos (número
exato de dias) ou comerciais simples com a fórmula:

j = P . r . d / 100

Exemplo: Os juros simples obtidos por um capital de R$ 1.250,00 (P) durante os 6 primeiros
meses do ano de 2020 (180 dias), à uma taxa de 0,2% ao dia, são dados por:
j = 1.2500,00 x 0,02 x 180 = 45,00
Exemplo: Os juros simples exatos obtidos por um capital de R$ 1.250,00 (P) durante os 6
primeiros meses do ano de 2021 (180 dias) á taxa de 0,2% ao dia, são dados por:
j= 1.250,00 x 0,2 x 180 / 100 = 450,00

Montante Simples:

Montante é a soma do Capital com os juros. O montante também é conhecido como Valor
Futuro. Em língua inglesa, usa-se Future Value, indicado nas calculadoras financeiras
pela tecla FV. O montante é dado por uma das fórmulas:

M = P + j = P (1 + i . n)

Exemplo 1: Se a taxa de uma aplicação é de 150% ao ano, quantos meses serão necessários
para dobrar um capital aplicado através de capitalização simples?
Objetivo: M = 2P
Dados: i 150/100 = 1,50
Fórmula: M = P (1 + i.n)
Desenvolvimento: como 2P = P (1 + 1,5 . n), então 2 = 1 + 1,5 . n, logo n= 2/3 ano = 8 meses.

Exemplo 2. Qual é o valor dos juros simples pagos à uma taxa de 100% (i) ao ano, se o valor
principal é R$ 1.000,00 (P) e a dívida foi contraída no dia 10 de janeiro, sendo que deverá ser
paga no dia 12 de abril do mesmo ano?

Contagem do Tempo:
Período Número de Dias

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De 10/01 até 31/01 21 dias
De 01/02 até 28/02 28 dias
De 01/03 até 31/03 31 dias
De 01/04 até 12/04 12 dias
Total 92 dias

Fórmula para o cálculo dos juros exatos:
j= P . r (d / 365) / 100

Cálculo:

j= (1.000,00 x 100 x 92 / 365) / 100 = 252,05

Juro Composto

No juro composto o problema principal consiste em calcular o montante (soma) S, obtido pela
aplicação de um único valor principal (P) no instante t=0, à taxa (i) de juros por período
durante (n) períodos.
Exemplo Preparatório: Consideramos uma situação hipotética que, em 2021 a correção da
caderneta de poupança tenha sido de 50% em cada um dos 5 primeiros meses do ano. Se uma
pessoa depositou R$ 100,00 em 01/01/2021, poderíamos
montar uma tabela para obter o
resultado acumulado em 01/06/2021.
Tempo Data Valor Principal Juros Montante
0 01/01/2020 100,00 0,00 100,00
1 01/02/2020 100,00 50,00 150,00
2 01/03/2020 150,00 75,00 225,00
3 01/04/2020 225,00 112,50 337,50
4 01/05/2020 337,50 168,75 506,20
5 01/06/2020 506,25 253,13 759,38

Observamos que os juros foram calculados sobre os principais nos inícios dos meses que
correspondiam aos montantes dos finais dos meses anteriores.

Juros compostos são juros sobre juros (anatocismo)

A situação apresentada acima, pode ser analisada do ponto de vista matemático, com P =
100,00 e i = 50% = 0,5. Assim:

S1=100(1,5) S2=100(1,5) S3=100(1,5) S4=100(1,5) S5=100(1,5)

Em geral:
Sn = P (1+i)
Onde:
n

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S : Soma ou montante
P: Valor principal aplicado inicialmente
i: Taxa unitária:
n: Número de períodos da aplicação.

Observação: Relembramos que a taxa e o número de períodos devem ser compatíveis ou
homogêneos com respeito a unidade de tempo (mês, ano ou dia).

Montante Composto

A fórmula para o cálculo do Montante, em função do valor Principal (P), da taxa i ao período
e do número de períodos (n), é dada por:

S = P (1 x i )

Exemplo: Se a taxa de uma aplicação é de 150% ao ano, quanto tempo será necessário para
dobrar o capital aplicado através de capitalização composta?

Objetivo: S = 2P
Taxa anual: i = 150/100 = 1,5.
A fórmula é dada por:

S = P (1 x i )

Solução: 2P = P (1 + 1,5), logo = (2,5) = 2

Para resolver esta última equação, aplicamos logaritmos a ambos os lados da igualdade, para
obter:

n= log (2) / log (2,5) = 0,7564708 de 1 ano. ( nove meses e meio)

ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

Organização da empresa é definida como a ordenação e agrupamento de atividades e recursos,
visando ao alcance dos objetivos e resultados estabelecidos.
Para a adequada organização de uma empresa, pode-se considerar o desenvolvimento de
alguns aspectos:

 Estrutura organizacional
 Rotinas e procedimentos administrativos
Além da organização da empresa o administrador tem três outras funções básicas:
n
n
n

24
- Planejamento da empresa: que representa o estabelecimento de objetivos e resultados
estabelecidos e dos meios mais adequados para se alcançar estas metas;
- A direção da empresa: que representa a orientação, coordenação, motivação ou liderança das
atividades e recursos visando alcançar os objetivos e resultados esperados;
- Controle da empresa: que representa o controle e a avaliação dos resultados obtidos em
relação aos objetivos e resultados esperados.
Quando a estrutura organizacional é estabelecida de forma
adequada, ela propicia:
 Identificação das tarefas necessárias
 Organização das funções e responsabilidades
 Informações, recursos e feedback aos empregados
 Medidas de desempenho compatíveis com os objetivos
 Condições motivadoras

Estrutura Informal da Organização
Estrutura informal é a rede de relações sociais pessoais que não é estabelecida ou requerida
pela estrutura formal. Surge da interação social das pessoas, o que significa que se desenvolve
espontaneamente quando as pessoas se reúnem.
Portanto, apresenta relações que não aparecem no organograma. A estrutura informal focaliza
as pessoas e suas relações. A estrutura formal focaliza autoridades e responsabilidades.

Do ponto de vista de
administradores, a estrutura
informal é um empecilho que
regularmente oferece
resistência às ordens formais,
ou as altera ou ainda as
cumpre por um procedimento
diferente do desejado. Independente de ser útil ou prejudicial, a primeira característica da
estrutura informal é não poder ser extinta.
Em contraste com o fluxo descendente da autoridade formal, a autoridade informal flui, na
maioria das vezes de maneira ascendente ou horizontalmente. É mais um privilégio que um
direito.

É geralmente mais instável que a autoridade formal, pois está sujeita aos sentimentos
pessoais. Devido à sua natureza subjetiva, a estrutura informal não está sujeita ao controle da
direção, como o está a estrutura formal.

25
A estrutura formal pode crescer bastante, mas as estruturas informais tendem a ficar menores,
de maneira a permanecerem dentro dos limites das relações pessoais. Há, entretanto, muitas
estruturas informais dentro de uma grande empresa. Elas existem em todos os níveis.

Algumas são confinadas apenas à empresa enquanto que outras podem ser parcialmente
externas à empresa. Características que favorecem o surgimento da liderança informal:
idade, antiguidade, competência técnica, localização no trabalho, liberdade de se mover na
área de trabalho, personalidade agradável e comunicativa.

Embora cada pessoa em um grupo de trabalho possa ser líder de alguma pequena estrutura
informal, geralmente há um líder primário que está acima dos outros. A administração
deve saber quem é o líder informal e trabalhar com essa pessoa a fim de assegurar que esta
liderança esteja acompanhando os objetivos da empresa em vez de antagonizá-los.

Estrutura informal é um bom lugar para líderes formais se desenvolverem e adquirirem
experiência. Entretanto, líderes informais podem falhar como líderes formais por não lidarem
bem com a responsabilidade formal.

O grupo surge e persiste para manter os desejos de seus membros e, envolve, basicamente, o
desenvolvimento e manutenção da cultura do grupo, o desenvolvimento e manutenção de
sistemas e canais de comunicação e o exercício do controle social, através do qual o
comportamento dos outros é influenciado e regulado.

O controle social acontece interna e externamente. O controle interno acontece para que
membros do grupo se comportem de acordo com a cultura do grupo. O controle externo é
dirigido aos de for a do grupo, tais como diretoria, sindicato. A pressão do controle externo
pode ser bastante grande por exemplo, por ocasião de alguma
greve.
Uma administração efetiva resulta numa situação em que a estrutura informal complementa o
trabalho - o ideal é haver perfeita interação entre os dois tipos de estruturas. O quadro a seguir
demonstra as principais vantagens e desvantagens da estrutura informal em uma organização.

Vantagens Desvantagens
 Proporciona maior rapidez no
processo
 Reduz distorções existentes na
estrutura formal
 Complementa a estrutura formal
 Reduz a carga de comunicação dos
chefes
 Motiva e integra as pessoas da
empresa
 Desconhecimento das chefias
 Dificuldade de controle
 Possibilidade de atrito entre as
pessoas.

Fatores que condicionam o aparecimento dos grupos informais:

deles, passam a sintonizar-se mais intimamente.

estrutura formal

normalmente, alteração dos grupo sociais informais

Estrutura Formal da Organização

A estrutura formal é a representada pelo organograma da empresa e os seus aspectos básicos
são apresentados e discutidos a seguir.

Elaboração da estrutura organizacional Estrutura organizacional é o conjunto ordenado de
responsabilidades, autoridades, comunicações e decisões das unidades organizacionais de
uma empresa.

A estrutura organizacional é
dinâmica, principalmente
quando são considerados
os seus aspectos informais
provenientes da
caracterização das pessoas
que fazem parte de seu
esquema. Deve ser
delineada considerando as
funções de administração
como um instrumento para facilitar o alcance dos objetivos estabelecidos.
Tipos de Estrutura Organizacional

Na consideração dos tipos de estrutura organizacional
deve-se lembrar que estes são os resultados da
departamentalização (funcional, clientes, produtos,
territorial, por projetos, matricial, etc.).

Entre os fatores internos que influenciam a natureza
da estrutura organizacional da empresa (Drucker, 1962)

27
estão:

s para a empresa e seus membros

clientes desejam ou necessitam
nhar

Com vistas no delineamento da estrutura organizacional, Vasconcellos (1972:145) apresenta
os seus componentes, condicionantes e níveis de influência que podem ser assim resumidos:

A- componentes da estrutura organizacional

departamentalização; linha e assessoria e especialização do trabalho.
administrativa e níveis hierárquicos; delegação e descentralização/centralização.
(resultado da interação entre unidades organizacionais),
constituído por: o que, como, quando, de quem e para quem comunicar

Pode-se considerar mais um sistema componente da estrutura organizacional: o sistema de
decisão (resultado da ação sobre as informações).

B- condicionantes da estrutura organizacional

Vasconcellos (1972:1) resume em:

C- níveis de influência da estrutura organizacional

Considerações Básicas sobre Componentes, Condicionantes e Níveis de Influência da
Estrutura Organizacional

COMPONENTES

Sistema de Responsabilidade refere-se à obrigação que uma pessoa tem
de fazer alguma coisa para outrem (Jucius e Schhelender,1968:232)

O sistema de responsabilidade refere-se à alocação das atividades inerentes a esta obrigação
(Vasconcelos, 1972:154)

Aspectos básicos do sistema de responsabilidade são:
a) Departamentalização
b) Linha e Assessoria
c) Atribuições das unidades organizacionais
(a) b) e c) serão abordados futuramente).

Sistema de Autoridade

Autoridade é o direito para fazer alguma coisa. Ela pode ser o direito de tomar decisões, de
dar ordens e requerer obediência, ou simplesmente o direito de desempenhar um trabalho que
foi designado. A autoridade poder formal ou informal (Jucius e Schelender 1968:234)

Teorias básicas sobre a origem da autoridade (apresentadas por Koontz e O'Donnell 1973:48)

Teoria formal da autoridade: a origem da autoridade na empresa deve obedecer a uma
hierarquia, assim como a empresa se baseia nas instituições (sociais, políticas, econômicas,
religiosas) para estabelecer suas normas internas. Essas instituições mudam à medida que os
costumes, tradições e leis do povo mudam.

Teoria da aceitação da autoridade: a origem da autoridade é a aceitação das ordens, desde
que sejam compreendidas e estejam dentro das funções do subordinado. É uma teoria
discutível, porque na prática o subordinado, pressionado pelo grupo, acabará obedecendo à
ordem.

Teoria da competência: a autoridade pode provir de qualidades pessoais de competência

29
técnica. Dentro do grupo de subordinados pode existir um que se sobressaia e acaba
transformando os outros em subordinados, apensar de não possuir autoridade devida.

Devem-se considerar os tipos de autoridade, a saber: hierárquica e funcional. A hierárquica
segue as linhas de comando estabelecidas pela estrutura hierárquica da empresa. A autoridade
funcional corresponde à autoridade estabelecida pela função exercida pelas unidades
organizacionais. Autoridade funcional deve ser muito bem estabelecida pela empresa, para
evitar possíveis problemas de duplicidade de comando. O ideal é a autoridade funcional estar
correlacionada apenas ao estabelecimento de políticas administrativas.

Aspectos básicos do sistema de autoridade são:
a) delegação,
b) dentralização e descentralização
c) níveis hierárquicos
d) amplitude de controle (a serrem abordados futuramente).

Sistema de Comunicações

Comunicação é um processo mediante o qual uma mensagem é enviada por um missor,
através de um determinado canal, e entendida por um receptor (Vasconcellos, 1972:10)

No sistema de comunicações deve ser considerado:

de quem deve vir a informação?

Na transmissão da informação deve-ser considerar a interferência denominada ruído, que
compreende qualquer coisa que se mova no canal que não sejam os sinais ou mensagens reais
desejados pelo emissor.

Alguns aspectos básicos do sistema de comunicações nas empresas são:

1) Esquemas de comunicação:

formal (planejado, facilitado e controlado) e informal (surge espontaneamente na empresa, em
reação às necessidades de seus membros).

Comunicação informal pode ser boa ou ruim para uma empresa. A alta administração da
empresa pode
aumentar ou diminuir a
comunicação informal, com o uso de
determinados artifícios, entre os
quais: alteração de arranjo físico;
utilização de pequenas salas de
reunião ou de café; alteração da
estrutura organizacional e prática
de competições esportivas.

2) Fluxos da Comunicação

As comunicações podem acontecer via os seguintes fluxos:

31
al: realizado entre unidades organizacionais diferentes, mas do mesmo nível
hierárquico

3) Custo da Comunicação

No estudo das comunicações entre pessoas ou unidades organizacionais, deve-se levar em
consideração o aspecto custo para a empresa, pois a análise da transmissão das informações
mostra que ela é muito mais custosa do que se poderia pensar, não tanto devido às despesas de
apoio necessárias, mas principalmente em função do tempo que ela absorve e das demoras
que acarreta.
(Litterer, 1970:82).

Lei de N.C. Parkison: todo trabalho se dilata de maneira a ocupar todo o tempo disponível.
O que Parkinson considerou como causas do aumento de custos na estrutura organizacional
(Lodi, 1972:51):

correntes a curto prazo;
das decisões

fia
sem agressividade;
objetivos

B- CONDICIONANTES DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

Fator Humano

Fayol (1976:27) enumera que são necessárias determinadas qualidades humanas cuja
importância aumenta à medida que a pessoa sobe na hierarquia. Ele considera as seguintes
capacidades: técnica, de comando, administrativa, de cooperação e de integração.

Fator Ambiente Externo
Análise do processo de relacionamento entre a empresa e seu ambiente.

Fator Sistema de Objetivos e Estratégias
Objetivo é o alvo ou situação que se pretende atingir.Estratégia é a definição do caminho mais
adequado para alcançar o objetivo O fator sistema de
objetivos e estratégias tem influência na estrutura
organizacional à medida que, quando os objetivos e
estratégias estão bem definidos e claros, é mais
fácil organizar, pois se sabe o que esperar de cada
membro do grupo que compõe a empresa.

32
Fator Tecnológico
Vasconcellos (1972:7) considera o fator tecnológico
como o conjunto de conhecimentos que são utilizados
para operacionalizar as atividades na empresa para que
seus objetivos possam ser alcançados.

C- NÍVEIS DE INFLUÊNCIA DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
No desenvolvimento de uma estrutura organizacional tem-se os seguintes níveis de influência:

Estes níveis de influência estão relacionados aos tipos de planejamento, que podem ser
visualizados numa "pirâmide empresarial":

O planejamento estratégico pode ser conceituado como um processo gerencial que possibilita
ao executivo estabelecer o rumo a ser seguido pela empresa com vistas a obter um nível de
otimização na relação da empresa com seu ambiente.
O nível estratégico de influência considera a estrutura organizacional de toda a empresa e a
melhor interação desta com o ambiente. Exemplo: necessidade de criação de uma nova
divisão da empresa para melhor adequação de um produto ao seu mercado.

O planejamento tático tem por finalidade otimizar determinada área de resultado e não a
empresa como um todo.

Exemplo: divisão de uma área industrial em duas áreas (produção e técnica) para ter melhor
administração dos recursos da empresa.

O planejamento operacional pode ser considerado como a formalização, principalmente
através de documentos escritos, das metodologias de desenvolvimento e implementação
estabelecidas. O planejamento operacional cria condições para a adequada realização dos
trabalhos diários da empresa.

Plano de Implantação da Estrutura Organizacional

Três aspectos básicos devem ser considerados:

e podem ocorrer

1) Mudança na estrutura organizacional

Aspectos a serem considerados

podem ter
influência no processo

mudança
problemas maiores na sua efetivação
alternativa mais adequada

sar o problema, bem como o que será
mudado e quais as variáveis a serem consideradas

2) Processo de implantação

Aspectos a serem considerados:

aprovação pelos responsáveis das várias unidades organizacionais (aspectos
conceituais e principalmente descritivos)

3) Resistências que podem ocorrer
Avaliação da Estrutura Organizacional é um procedimento através do qual se verifica o que a
estrutura organizacional tem de bom e de ruim. Para tanto deve-se fazer:

O analista de OSM deve comparar estes dois aspectos e obter a avaliação da estrutura
organizacional. Pode reforçar a avaliação determinando o desempenho da empresa em termos
de:

Etapas da Avaliação da Estrutura Organizacional

1) Levantamento identificação dos problemas
evidenciados pelos usuários entrevista com os
elementos-chave da empresa

2) Análise

dos, verificando
sua veracidade e considerando os
vários subsistemas da empresa

organizacional da empresa

3) Avaliação
empresa
organizacional
nfluência de cada nível da empresa -estratégico, tático e
operacional - para o delineamento da estrutura organizacional.

Para uma adequada avaliação da estrutura organizacional é necessário que se estabeleça,
anteriormente, um conjunto de políticas que devem servir de sustentação para todo o processo
decisório. Políticas inerentes à estrutura organizacional que uma empresa pode julgar válido
adotar podem visar uma estrutura organizacional.

novas tecnologias

ESTRATÉGIAS EMPRESARIAIS

Para Oliveira (1995, p. 175), estratégia representa “um caminho, ou maneira,
ou ação estabelecida e adequada para alcançar os desafios e objetivos da
empresa”.
Considerando-se Koenes (1993), nem todas as pequenas empresas devem seguir as mesmas
estratégias.
Também não… necessário aplicar a
mesma estratégia a todos os produtos
ou serviços de uma mesma empresa.

Significa que cada estratégia deve responder
as condições internas e externas, a cada empresa
em particular. Faz parte das condições internas,
dentre outros: pontos fortes e fracos, estrutura e
capacidade financeira, objetivos pessoais do
dono, valores imperantes na cultura da organização.

Quanto as condições externas, tem-se: situação do ambiente, mercados e suas tendências,
problemas e oportunidades, competidores, dentre outros.

Levando-se em consideração a autora supracitada, estratégia “… a seleção de um curso de
ação futuro que permita, a partir dos objetivos estabelecidos com anterioridade, otimizar a
gestão dos
recursos que se utilizar o no processo de lucro dos ditos objetivos”
(KOENES, 1993).

Observando-se as definições de estratégia em pauta, percebe-se que essas definições podem
ser divididas em duas partes: primeiro, tem-se o estabelecimento dos objetivos que se
pretende alcançar; segundo, o desencadear do curso de ação que a empresa deve seguir para
atingir seu objetivo. Em termos práticos, pretende-se responder aos seguintes
questionamentos: onde queremos chegar?

Como vamos chegar € ?

Segue algumas considerações sobre estratégias relativas •as áreas de recursos humanos,
finanças e marketing, imprescindíveis, em qualquer tipo de empresa.

Recursos Humanos

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Segundo Bethlem (1999, p. 309), os executivos de topo são cruciais no gerenciamento das
empresas. “‹ o grupo de topo da empresa que escolhe os objetivos e as estratégias da
empresa, estabelece suas políticas, determina pela delegação a autoridade e a amplitude de
ação dos escalões inferiores, admite e demite funcionários [...]”.

De acordo com Pearson in Bethlem (1999, p. 311) a tarefa do executivo-chefe inclui:

Moldar um ambiente de trabalho positivo; gerar vantagens competitivas na estratégia; alocar
recursos estrategicamente; elevar constantemente a qualidade dos componentes da
administração de topo; montar uma organização dinâmica e criar excelência nas operações e
na execução.

Devido ao papel exercido pelo administrador de topo é fundamental que o mesmo domine
conhecimentos internos e externos ao ambiente de negócios. Externamente, precisa estar
inteirado das políticas social, econômica, fiscal, financeira, dentre outras, que possam
impactar no ambiente interno à empresa. Internamente, deve compreender o funcionamento
de todas as áreas-chave da empresa com seus respectivos instrumentos de atuação como: o
planejamento de recursos humanos, avaliação do desempenho, planejamento de marketing,
planejamento financeiro, sistemas e métodos contábeis, dentre outros.

Administração Financeira

Uma estrutura financeira sólida
representa uma vantagem
competitiva significativa para
qualquer empresa. Uma análise
financeira bem conduzida traz
informações valiosas para o
processo de tomada de decisão
em outras áreas da empresa, daí a importância da interdependência que deve existir na
empresa como um todo. Isso necessita ser bem gerenciado pela direção da empresa. Na
pequena empresa o próprio dono se encarregará dessa função estratégica.

Tomando por base Bethlem (1999), a análise financeira comum pode ser acompanhada de
uma análise do sistema de controle financeiro e contábil, descrevendo suas funções e
avaliando as decisões contábeis, analisando sua organização, administração, orçamentos e
previsões, relatórios e demonstrativos da direção e controle de custos e projeções de lucro.

Marketing

Em relação a essa área convém fazer algumas considerações
sobre algumas estratégias básicas que devem ser
consideradas no planejamento geral da pequena empresa.

Decisões estratégicas sobre marcas Dias (2004, p.273)
lembra que a imagem de marca representa uma das
principais funções da comunicação de Marketing.

A imagem de marca “pode ser entendida como o conjunto

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de percepções, crenças, ideias e associações cognitivas ou
afetivas que uma pessoa tem sobre um produto”.

Semenik e Bamossy (1995) fazem alusão importância da marca da seguinte forma: “a
marca personifica tudo aquilo que a empresa desenvolveu no marketing mix visando aos
desejos e necessidades do consumidor”.

Longenecker (2004) entre outros evidencia cinco regras que as pequenas empresas devem
observar ao darem nomes as suas marcas. São elas: o nome deve ser fácil de pronunciar; ser
descritivo; precisa ter proteção legal; que possam ter possibilidades promocionais e possam se
encaixar em outras linhas de produto que sejam similares.

Decisões
estratégicas sobre embalagens

A embalagem é um fator de fundamental importância que a pequena empresa deve levar em
consideração.

De acordo com Dias (2004) a embalagem apresenta as seguintes funções: protege o produto e
preserva sua qualidade enquanto existir; chama a atenção do cliente; evidencia os benefícios e
atributos do produto; deve estar de acordo com a imagem planejada
para o produto e estar em consonância com a lei.
Decisões estratégicas sobre rótulos.

A importância do rótulo pode ser expressa pelas valiosas contribuições que o mesmo imprime
ao produto. O rótulo pode apresentar informações específicas sobre o uso do produto; … uma
forma de comunicação direta com o seu cliente; informa quais os cuidados que o consumidor
deve ter com o produto; valoriza a marca, dentre outras.

A pequena empresa deve ter o máximo cuidado ao lidar com a rotulagem de seu produto,
precisa observar a lei e ir além do que exigido pela mesma, ou seja, pode usar o rótulo como
uma vantagem competitiva.

Decisões estratégicas sobre serviços

Sarquis (2003), tomando por base vários autores estudiosos da pequena empresa aponta os
principais serviços que esses autores recomendam para esse tipo de empresa. Segue breve
comentário de alguns desses serviços.

Entrega de mercadorias – Deve ser feita de forma
eficiente, o mais rápido possível, em datas e
locais acertados.

Atendimento aos clientes – Com esse serviço a pequena
empresa pode usá-lo como um eficiente sistema de
informações sobre: andamento dos pedidos, situação
de entrega, informações sobre cobrança ou qualquer
outro problema que prejudique o cliente no
relacionamento com a empresa.

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Troca/devoluções de mercadorias defeituosas – Não é uma função tão simples de ser
operacionalizada pela pequena empresa, entretanto, realizada com critério, pode transformar-
se em fonte de vantagem competitiva.

Acompanhamento pós-venda –de grande valia para qualquer tipo de empresa. Esse tipo de
relacionamento com o cliente da indicações de desempenho da empresa, se o seu produto, ou
serviço atende as necessidades do seu público-alvo.

Decisões estratégicas sobre preços

Determinar preços de produtos não é uma das tarefas mais simples. Existem várias formas de
se chegar ao preço de um produto.

Segue algumas considerações sobre as formas que a pequena empresa pode se utilizar para
calcular o seu preço, baseando-se em diversos autores in Sarquis (2003).

Fixação de markup – Acrescenta-se um valor ou
uma percentagem ao custo unitário. Nesse caso
imprescindível que a empresa conheça bem os seus custos.

Preço de venda = (1 – custo unitário/100 – % de markup) x 100

Fixação do ROI (Retorno sobre investimento) –
A empresa calcula seu preço de acordo com a taxa de
retorno que espera alcançar em suas atividades.

Preço de venda = custo total unitário + ROI x capital investido/quantidade vendida

Valor da concorrência – A empresa se baseia no preço da concorrência para calcular o seu
preço. O cuidado que se deve ter com esse método e que nem sempre os custos unitários das
empresas concorrentes são iguais.

Margem de contribuição – Quando a empresa se baseia nesse método ela tem bastante claro
que apenas os custos de produção, vendas e distribuição devem ser considerado na
determinação do seu preço.

Margem de contribuição = preço de venda – custo variável unitário

Valor percebido pelo mercado – Esse tipo de estratégia usa a percepção que os consumidores
tem em relação ao produto para precifica-lo e não os custos para o vendedor.
‹ importante salientar que esses métodos podem ser utilizados de forma conjunta. De acordo
com Ferreira in Saquis (2003), a pequena empresa deve se utilizar dos métodos de markup,
ROI margem de contribuição no sentido de ter claro o preço mínimo que pode praticar para
não ter prejuízo, como também o método do valor percebido pelo cliente no sentido de ter
uma visão global de sua política de preços.

Decisões estratégicas sobre distribuição

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A distribuição de produtos pode se dar de forma direta ou indireta. Na distribuição direta o
produto chega até o consumidor final sem o uso de intermediários. Na distribuição indireta
existe o uso de intermediários.

Existe ainda uma distribuição dual, sendo um tipo de distribuição que envolve mais de um
tipo de canal.

A escolha de um tipo de distribuição em detrimento a outros vai depender do tipo de negócio,
seu mercado de atuação, seus fornecedores, o perfil de seus clientes, dentre outros.

Longenecker e outros (2004) chamam a atenção para três elementos que precisam ser
considerados na estruturação de um canal de distribuição. São eles: custos, cobertura e
controle.

Custos – A pequena empresa deve ter consciência dos custos implícitos tanto na distribuição
direta como indireta. Com base nisso, fazer a melhor escolha.

Cobertura – Quando a empresa que atingir uma cobertura maior de mercado, a utilização de
um canal indireto … a melhor opção.

Controle – Caso a empresa queira ter um controle maior de suas atividades de distribuição o
canal direto a opção apropriada. Ao usar intermediários precisa estar atenta ao pacote de
benefícios disponibilizados pelos mesmos que venham a propiciar um controle maior.

Decisões estratégicas sobre promoção

A área de promoção, entendida aqui no sentido de comunicação, um setor negligenciado pela
maioria das empresas de pequeno porte. Erroneamente, muitas dessas empresas acreditam que
investir nessa área tarefa apenas para as grandes empresas, deixando um vácuo numa área
que poderia ser o seu diferencial no
cenário competitivo inerente a qualquer tipo de empresa.

Existem várias formas que a pequena empresa pode utilizar para se comunicar com o seu
público – alvo. Segue algumas considerações tomando por base Longenecker et al. (2004).

Propaganda – Apresentação impessoal de uma ideia de negócio através da mídia de massa. A
empresa pode fazer propaganda de seu produto ou da empresa em si. A escolha do tipo de
propaganda vai depender do objetivo que a mesma queira alcançar num determinado
momento.

Venda pessoal – ‹ um tipo de promoção feita de uma forma pessoal e individual. Nem todos
os produtos devem ser vendidos através desse tipo de promoção. Caso o produto se encaixe
nessa forma de comunicação o… importante que a empresa treine de forma contínua seus
vendedores, recompense de forma adequada esses vendedores e acima de tudo mantenha sua
equipe motivada.

O sucesso da venda pessoal depende muito desse último aspecto.

Promoção de vendas – São todas as formas de comunicação que não sejam propaganda ou
venda pessoal. Pode ser realizada de diversas maneiras. Pode ser utilizada para atingir
objetivos de diversas ordens: estimular relacionamentos com canais intermediários no sentido

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de comprar o seu produto; quando os atacadistas desejam incentivarem varejistas a
anteciparem suas compras e induzir os consumidores finais a comprarem os produtos.