Aula 1 - Planejamento e organização de eventos

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Planejamento e Organização de Eventos
Aula 1
Prof.ª Me. Bárbara Gambaré
“A organização de eventos é trabalhosa e exige grande
responsabilidade (CESCA,2008)”
Acontece ao vivo!
Qualquer falha comprometerá a imagem do organizador, mas
principalmente a do anfitrião.
Para evitar transtornos e falhas é preciso que se faça 
um criterioso planejamento! 
BRIEFING
Segundo Matias (2013, p.153), Antes de organizar um evento, é importante
que a ideia seja incorporada por alguns empreendedores, que começarão a
lhe dar forma mediante o levantamento do maior número possível de
elementos, tais como:
✓ Reconhecimento das necessidades desse evento;
✓ Identificação dos objetivos;
✓ Coleta de informações sobre os participantes,
patrocinadores,
✓ Entidades e outras instituições em potencial;
✓ Listagem dos resultados esperados;
✓ Estimativas de execução econômica e técnica.
O pré-projeto de um evento é o passo inicial, porque apresenta a ideia do que 
se pretende realizar. 
O Projeto 
➢Definição do produto;
➢Escolha do Local;
➢Definição da data;
➢Elaboração de temário e calendário;
➢Identificação e análise dos participantes;
➢Estratégia de comunicação e marketing;
➢Infraestrutura de recursos audiovisuais, materiais e serviços;
➢Hospedagem dos participantes e convidados;
➢Serviço de transporte para os participantes e convidados;
➢Programação social, cultural e turística;
➢Agência de viagem;
➢Recursos financeiros;
➢Cronograma básico. 
1. Objetivos – gerais e específicos
✓ É o que determina o que pretende com o evento.
Ex.:
Objetivo geral: Divulgar a empresa por meio do marco inicial da construção
de sua sede.
Objetivo especifico: Apresentar a maquete e a planta do prédio.
2. Públicos
✓ Para quem se destina o evento: externo, interno ou misto e quem dessa
classificação.
Ex.:
Externo: Imprensa e autoridades;
Misto: Distribuidores e Revendedores;
Interno: Diretores e gerentes das filiais e matriz.
3. Estratégias
✓ O que serve de atração para o público de interesse do evento.
Ex.:
Divulgação do evento; Apresentação da maquete; oferecimento de almoço,
brindes, folders; Registo de presença.
4. Recursos
✓ São os fatores humanos, materiais e físicos que serão necessários.
Ex.:
➢ Humanos
1 mestre de cerimônia;
1 pedreiro;
3 garçons;
2 recepcionistas;
1 engenheiro;
1 profissional de som e vídeo;
1 fotografo; etc.
➢ Materiais
Construção da pedra;
Livro de presença;
Decoração do ambiente;
1 placa;
1 Toldo;
Cascalho;
200 convites; etc. 
➢ Físicos 
Estacionamento;
Hotel;
Restaurante;
Local do evento; etc.
5. Implantação
✓ É a descrição dos procedimentos, desde a aprovação do projeto até o
seu término.
Ex.:
A partir da aprovação do projeto será feita a divulgação por meio de
mídia local e no site da empresa e envio de convites para o público de
interesse.
6. Fatores condicionantes
✓ São fatos, decisões e acontecimentos aos quais o projeto fica
condicionado.
Ex.:
Aprovação do projeto;
Interesse do público;
Condições climáticas.
7. Acompanhamento e Controle
✓ Determinar quem fará a coordenação de todo o processo da
organização.
Ex.:
Serão feitos pela equipe organizadora, com base na observação e no
cronograma da trabalho.
8. Avaliação
✓ Realizada após a finalização do evento em forma de relatório –
prestação de “contas”.
Ex.:
Repercussão na mídia.
9. Orçamento previsto
✓ Realizá-lo detalhadamente, pois a partir dele que serão
disponibilizados os recursos financeiros.
Quantidade Discriminação Valor hora Valor total
1 Mestre de 
Cerimônia
XXXX XXXX
1 Pedreiro XXXX XXXX
3 Garçons XXXX XXXX
Modelo de Cronograma
Elaboração do Projeto 
Divulgação
Recursos Humanos
DÚVIDAS
Referência bibliográfica 
MATIAS, Marlene. Organização de Eventos - Procedimentos e Técnicas. 6 ed.
Barueri - SP : Manole, 2013.