PROCEDIMENTO-DE-COMPRAS

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Elaborado por Gisele Fávaro – Setor de Compras – FEPESMIG - 17/07/2012 1 
PROCEDIMENTO DE COMPRAS 
 
1. OBJETIVO 
 
Descrever as instruções e normas gerais das atividades específicas do Setor de Compras 
da FEPESMIG, para processos aquisitivos de materiais e serviços. 
 
2. ÂMBITO DE APLICAÇÃO 
 
Este documento é aplicável a toda FESPESMIG. 
 
3. DOCUMENTOS COMPLEMENTARES 
 
Manual de Conduta do Comprador 
Formulário de Solicitação de Compra 
Formulário de Solicitação de Orçamento 
Formulário de Solicitação de Manutenção 
Procedimento do setor de almoxarifado 
SIPOC_UNIS_Compra de Material Standard 
SIPOC_UNIS_Compra Técnica ou Serviço 
 
4. SIGLAS UTILIZADAS 
 
FEPESMIG – Fundação de Ensino e Pesquisa do Sul de Minas 
OC – Ordem de Compra 
 
5. GLOSSÁRIO E DEFINIÇÕES 
 
SAPIENS – Sistema coorporativo para gerenciamento / troca de informações 
Solicitante Responsável – Colaborador definido pelo Gestor de cada área/setor/unidade 
para enviar Solicitações de Compra ou Orçamento. 
Cliente – o mesmo que Solicitante Responsável. 
Ordem de Compra – Documento emitido pelo SAPIENS que após devida aprovação 
formaliza e confirma a compra. 
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Cotação – resposta dada pelo fornecedor a um pedido de orçamento. 
Solicitação de Compra – Emissão do Pedido de Compra 
Cdr. – formato do arquivo digital 
 
6. CONTEÚDO 
 
6.1. SOLICITAÇÕES DE COMPRAS 
As aquisições realizadas pelo Setor de Compras da FEPESMIG referem-se a 
materiais e serviços, sendo de caráter obrigatório o registro de uma solicitação de 
compra pelo cliente, mediante Formulário de Solicitação de Compra encaminhado 
via e-mail ao Almoxarifado, para realização da aquisição do material e/ou serviço. 
Para solicitações de manutenção em equipamentos/ativos, é necessário seguir o 
descritivo 6.2.4. 
 
6.2. TIPOS DE SOLICITAÇÕES 
 
6.2.1. Solicitação de Compras para estoque – Almoxarifado 
Via sistema Sapiens – caracterizam-se Solicitação via sistema Sapiens aquelas 
geradas para suprir o estoque, solicitações específicas do setor de 
Almoxarifado. Para melhor entendimento visualizar o Procedimento do Setor 
de almoxarifado. 
 
6.2.2. Solicitação de Compras gerais – Colaboradores Internos 
Via Formulário de Solicitação de Compras – caracterizam-se Solicitação de 
Compras via Formulário as compras diretas de bens de consumo, serviços e 
imobilizado, ou seja, que não fazem parte do estoque. 
 A Solicitação de Compra é gerada a partir do preenchimento correto do 
Formulário de Solicitação de Compras e seu envio por e-mail com 
aprovação do Gestor / Reitoria ao Almoxarifado. 
 Somente o responsável de cada setor/unidade está autorizado a solicitar 
compras. 
 O responsável deve descrever detalhadamente TODAS as características 
que o produto ou serviço contém e incluir arquivos que se façam 
necessários para andamento do processo, como: arte em cdr, 
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especificação técnica, foto, etc. A falta deste poderá gerar a recusa da 
Solicitação. 
 Todas as solicitações devem estar aprovadas pelo Gestor / Diretoria de 
Operações ou Superintendência Executiva, conforme item 6.4. 
 
6.2.3. Solicitação de Orçamento – Colaboradores Internos 
Via Formulário de Solicitação de Orçamento – caracterizam-se Solicitação de 
orçamento via Formulário de bens de consumo, serviços e imobilizado, ou seja, 
que não fazem parte do estoque. 
 A Solicitação é gerada a partir do preenchimento correto do Formulário 
de Solicitação de Orçamento e seu envio por e-mail ao setor de Compras, 
afim de levantamento de valores para posterior aprovação de compra. 
 Somente o responsável de cada setor/unidade está autorizado a solicitar 
orçamentos. 
 O responsável deve descrever detalhadamente TODAS as características 
que o produto ou serviço detêm e incluir arquivos que se façam 
necessários para andamento do processo, como: arte em cdr, 
especificação técnica, foto, etc. A falta deste poderá gerar a recusa da 
Solicitação. 
 Orçamentos devolvidos ao responsável pela Solicitação serão apenas 
para aprovação da Solicitação de Compra. Negociações serão efetuadas 
no processo de compra. 
 
Segue abaixo explicativo para preenchimento do Formulário de solicitação de Compra: 
 
 
 
 
 
 
 
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SOLICITAÇÃO DE COMPRA 
Número: 
Data: 
Solicitante: 
Unidade: 
Setor: Centro de Custo: 
Responsável / Gestor: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Quant. Unid. Descrição do Material/ Especificação Técnica/ Marca/ 
Modelo/ Fabricante 
Data Entrega 
 
 
 
 
 
 
 
 
JUSTIFICATIVA 
 
 
 
 
 
 
O número da 
solicitação é definido 
pelo setor solicitante. 
Informar a data de 
preenchimento e 
envio da solicitação 
Informar o nome do solicitante. 
Informar o 
Responsável ou 
Gestor do Setor 
Informar a Unidade de Medida do 
material ou serviço. Ex. (Peça, 
Bloco, Pacote, Caixa, Galão, etc.). 
Informar a descrição completa do material ou serviço especificando a marca, 
dimensão, modelo, fabricante, cor, espessura, e outra informação que se 
faça necessária para entendimento do setor de Compras e Almoxarifado. 
Informar o Setor 
(GEP, 
Administrativo, 
biblioteca, clínica, 
manutenção, etc.). 
Justificar o motivo da compra (onde será utilizado, 
que benefício agrega a instituição, etc.) 
Justificar solicitação emergencial, caso houver. 
Informar a Quantidade do 
material ou serviço em 
algarismo numérico. 
Informar a data necessária 
do material ou serviço. 
Informar a Unidade 
(FATEPS, FABE, FIC, 
Campus I, Campus II, 
Campus III, Cidade 
Universitária). 
Informar o código do centro de custo 
ao qual o material ou serviço será 
alocado. Ex. (Centro de Custo: 3061 – 
Administração Geral) 
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6.2.4. Solicitação de Manutenção – Colaboradores Internos 
Via Formulário de Solicitação de Manutenção – caracterizam-se as Solicitações 
de manutenções em equipamentos/ativos. 
 O equipamento/ativo é encaminhado ao almoxarifado juntamente à 
Solicitação de Manutenção preenchida a fim de encaminha-lo ao 
prestador de serviço especializado para efeito de orçamento. 
 A Solicitação de Manutenção também deve ser encaminhada ao setor de 
compras via e-mail. 
 Após orçamento, o setor de compras encaminha, via e-mail, o valor do 
conserto afim aprovação, vide item 6.4. 
 Após aprovação, o Solicitante encaminha uma Solicitação de Compra ao 
almoxarifado autorizando a manutenção do equipamento referente à 
Solicitação de Manutenção equivalente. 
 
Observação: Equipamentos/Ativos em que seu deslocamento seja inviável, a 
Solicitação de Manutenção deve ser encaminhada diretamente ao setor de 
compras informando onde o equipamento encontra-se para avaliação e 
orçamento. 
 
6.3. COTAÇÃO 
 
As cotações deverão ser realizadas mediante a Solicitação de Compra via Sistema 
SAPIENS ou e-mail com formulário de Solicitação de Orçamento. 
 
6.3.1. Critérios para realização de Cotação. 
Para realização de uma aquisição é necessário seguir os critérios gerais 
(mínimos) conforme descrito na Tabela 01: 
 
APLICAÇÃO QUANDO 
C
O
T
A
Ç
Õ
E
S
 
Mínimo 
01 
Para solicitações 
consideradas urgentes. 
Em todos os processos identificados, 
justificados pelo cliente como 
emergencial com e-mail do 
Solicitante. 
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Mínimo 
01 
Para solicitações até R$ 
100,00. 
Em todos os processos conforme 
descrição da aplicação. 
Mínimo 
01 
Indústria, fabricante, 
fornecedor exclusivo 
(único). 
Em todos os processos conforme 
descrição da aplicação, porém com 
possível análise de opcionais.Mínimo 
02 
Para solicitações de R$ 
100,00 a R$ 1.000,00 
Em todos os processos conforme 
descrição da aplicação. 
Mínimo 
03 
Para solicitações acima 
de R$ 1.000,00 / 
Compras normais. 
Em todos os processos conforme 
descrição da aplicação. 
Sem 
cotação 
Contrato de fornecimento 
/ Acordo comercial. 
Contrato firmado e aprovado ou 
acordo comercial (considera-se na 
cotação o valor estipulado no contrato 
ou acordo). 
 
Tabela 01 – Critérios para cotação 
 
6.3.2. Conferência e Análise das Cotações 
 Verificar se o item cotado pelo fornecedor é o mesmo da Solicitação. Ex. 
marca, unidade de medida, especificação técnica, etc. 
 Verificar prazo de entrega e de pagamento se estão em conformidade 
com as necessidades de aquisição. 
 Verificar se a cotação possui informações padrões como: os contatos e 
dados para faturamento da empresa, logo, valores, descontos, data de 
validade das condições. 
Em qualquer um dos casos, mencionados acima, que apresentem 
divergências, o comprador deverá entrar em contato com o fornecedor e 
solicitar a correção da cotação. 
 
6.4. AUTORIZAÇÃO DE COMPRA 
 
Todas as Solicitações de Compras devem estar aprovadas pelo Gestor e/ ou 
Diretoria de Operações e/ou Superintendente Executivo conforme Tabela 02 e 03 
abaixo: 
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SOLICITAÇÃO DE COMPRA USO E CONSUMO 
NÍVEL FAIXA APROVADOR 
01 ATÉ R$ 500,00 GESTOR 
02 ACIMA DE R$ 
501,00 
DIRETOR DE OPERAÇÕES e/ou 
SUPERINTENDENTE EXECUTIVO 
 
Tabela 02 – Aprovação por nível Uso e Consumo 
 
SOLICITAÇÃO DE COMPRA INVESTIMENTO 
NÍVEL FAIXA APROVADOR 
01 QUALQUER 
VALOR 
GESTOR / DIRETOR DE OPERAÇÕES e/ou 
SUPERINTENDENTE EXECUTIVO 
 
Tabela 03 – Aprovação por nível Investimento 
 
Observação: O aprovador poderá aprovar ou não a solicitação, bem como alterar 
a quantidade e o valor mencionado para menos. 
 
6.5. NEGOCIAÇÃO 
 
Análise da melhor proposta comercial, avaliando preço, condição e forma de 
pagamento, prazo de entrega, buscando atender a necessidade do cliente com o 
melhor custo x benefício. 
Observação: Qualquer mudança realizada no processo original (solicitação), como: 
mudança de marca, cor, condições, etc., devem ser formalizadas por e-mail pelo 
comprador e solicitante para que não ocorram problemas diante as entregas e/ou 
aceite do produto ou serviço. 
 
6.6. PRAZOS DO PROCESSO DE COMPRAS 
 
O Processo de compras contempla materiais e serviços grupos, e etapas do processo 
de cada área envolvida devido a grande complexidade de aquisições são necessários 
diferenciar o tempo de compra conforme a dificuldade de aquisição. 
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O processo aquisitivo completo, do ponto de vista de atendimento ao cliente, 
contempla as seguintes etapas e respectivos prazos de atendimento: 
 Processo de Compra: recebimento, análise, cotação, avaliação, negociação, 
emissão de OC, envio ao fornecedor. 
 Aprovação Sistêmica. 
 Processo de Entrega (Fornecedor): recebimento da OC pelo fornecedor até a 
entrega dos produtos ao Almoxarifado ou nas instalações da FEPESMIG. 
 Processo de Almoxarifado: recebimento, tratamentos internos físicos e 
fiscais, comunicação para retirada do material. 
Para que o tempo do processo de compras seja cumprido, é necessário também contar 
com a precisão do Fornecedor, este que possui tempos de entrega diferenciados, tudo irá 
depender do item, da complexidade ou necessidade da compra. 
Desta forma, para que sejam compostos os tempos TOTAIS de atendimento, a tabela 
abaixo demonstra os grupos e área envolvida. 
 
 
 
 PRAZO 
GRUPO COD. SUBGRUPO COMPRAS APROVADOR FORNECEDOR ALMOX. TOTAL 
U
S
O
 E
 C
O
N
S
U
M
O
 
001 PAPELARIA 07 02 10 02 19 
002 INFORMÁTICA 
(PERIFÉRICO E 
REDE) 
07 02 10 02 19 
003 EPI 07 02 10 02 19 
004 MATERIAL 
ELÉTRICO 
07 02 10 02 19 
005 LIMPEZA 07 02 10 02 19 
006 ALIMENTO 07 02 10 02 19 
007 UTENSILIOS 07 02 10 02 19 
008 MATERIAIS DE 
CONSUMO DE 
LABORATÓRIOS 
14 02 15 02 31 
009 MEDICAMENTO 07 02 03 02 12 
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010 PRODUÇÃO 
GRÁFICA 
07 02 10 02 19 
011 LOCAÇÃO DE 
EQUIPAMENTO 
07 02 03 02 12 
IN
V
E
S
T
IM
E
N
T
O
 
013 MAQUINA E 
EQUIPAMENTO 
14 02 20 02 38 
014 OBRA 21 02 ** - - 
015 SERVIÇO DE 
MANUTENÇÃO 
E REPARO 
14 02 ** - - 
016 INFORMÁTICA 
(COMPUTADOR) 
14 02 15 02 33 
017 FERRAMENTA 07 02 15 02 26 
018 MATERIAIS 
PARA OBRA 
21 02 20 02 45 
019 MATERIAL 
ESPORTIVO 
14 02 15 02 33 
020 PRODUÇÃO 
GRÁFICA 
07 02 10 02 21 
021 MOBILIÁRIO 14 02 30 04 *** 50 
022 UNIFORME 14 02 30 02 48 
023 VEICULO 14 02 30 02 48 
024 OUTRAS 
PRESTAÇÕES 
DE SERVIÇOS 
14 02 ** - - 
025 OUTROS 
MATERIAIS 
14 02 20 02 38 
026 AUDIOVISUAL 07 02 15 02 26 
027 SEGURANÇA 
DO TRABALHO 
07 02 15 02 26 
028 SEGURANÇA 
PATRIMONIAL 
07 02 15 02 26 
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029 MATERIAL 
PARA 
MANUTENÇÃO 
07 02 15 02 26 
030 BIBLIOGRAFIA 14 02 30 02 48 
 
Tabela 04 – Prazo total de aquisição 
 
** - Prazo será determinado em cada negociação, pois depende de fatores externos. 
*** - Prazo total de 04 dias, sendo 02 dias almoxarifado e 02 dias Patrimônio. 
Observações: 
 Prazos medidos em dias úteis; 
 Os prazos serão considerados a partir da Solicitação de Compra no SAPIENS. 
 Não será considerado no prazo Solicitação de Compra recusada mediante a falta 
de informações ou aprovação. 
 
6.7. EMISSÃO DE ORDEM DE COMPRA 
 
As Ordens de Compra são geradas pelo Sistema coorporativo SAPIENS sob 
comando do Comprador. 
Para que uma Ordem de Compra seja emitida, é necessário que toda tratativa com o 
fornecedor vencedor esteja formalizada e atualizada em proposta comercial. 
 
6.8. PARTICULARIDADES DO PROCESSO DE COMPRAS 
 
6.8.1. Processo de Aquisição de Materiais Bibliográficos 
As aquisições de Livros e afins são efetuadas de uma maneira diferenciada dos 
demais itens comprados pelo setor de compras. 
 
Para solicitar livros de qualquer área é necessário: 
1. O gestor da área solicitante deve redigir um Ofício (não há padrão), solicitando 
determinado livro e envia-lo para a responsável pela Biblioteca, juntamente o 
formulário de solicitação de Livros (se houver). 
2. A biblioteca analisa a Solicitação e avalia a existência do item solicitado, não sendo 
localizado o item, a responsável envia uma Solicitação de Orçamento para o setor de 
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compras. 
3. O setor de compra efetua as cotações necessárias, monta o mapa de cotações com 
preços e prazos e envia a Biblioteca. 
4. A Biblioteca recebe, analisa, seleciona os itens e encaminha para aprovação. Estes 
aprovam e devolvem a Biblioteca e ao Setor de Compras. 
5. A Biblioteca gera a Solicitação de Compra e encaminha ao almoxarifado. 
6. O almoxarifado recebe e lança no sistema. Laçado no sistema o setor de compras dá 
sequencia no processo de compras. 
 
6.8.2. Solicitação de Compra Emergencial 
Para solicitações de Compras emergenciais com prazo máximo de 24 horas, 
deve ser encaminhado um e-mail para o Comprador e Almoxarifado, 
justificando a urgência e apontando o material ou serviço, via formulário, para 
que a solicitação seja tratada de forma diferenciada pelo Setor de Compras. 
 
Serão consideradas Emergenciais as solicitações que: 
 
 Coloquem em risco a segurança de colaboradores, alunos e comunidade; 
 Provoquem prejuízos financeiros significativos a Instituição; 
 Coloquem em risco o patrimônio da Instituição; 
 Impeçam o andamento das aulas acadêmicas; 
 Comprometam a imagem da Instituição perante a comunidade; 
 Que causem impactos ambientais. 
 
6.9. CANCELAMENTO DE SOLICITAÇÃO PELO SETOR DE COMPRAS E 
ALMOXARIFADO. 
 
Serão canceladas todasas solicitações que: 
 
 Não apresentem especificações do Item e suas particularidades para compra; 
 Divergências de informações. (Ex. solicitação do item é um produto e a 
especificação é outra nomenclatura). 
 Solicitação sem aprovação, conforme item 6.4 deste procedimento. 
 
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6.10. GARANTIA DE COMPRA 
 
A garantia do material ou serviço é evidenciada na proposta comercial e nota fiscal 
do fornecedor, assim como na Ordem de Compra do comprador. 
 
6.11. ARQUIVOS 
 
Todas as tratativas são arquivadas em e-mail do comprador, SAPIENS e arquivo 
físico mensal. 
 
6.12. ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES NAS ETAPAS DE COMPRAS 
 
Para cada função são destinadas algumas atividades fins para o perfeito 
funcionamento do Setor de Compras, as quais estão discriminadas abaixo: 
 
6.12.1. Comprador 
 
 Receber as solicitações de compras no SAPIENS; 
 Avaliar se os requisitos da solicitação foram atendidos e as informações 
são o suficiente; 
 Encaminhar as solicitações para cotação junto aos fornecedores aptos; 
 Realizar acompanhamento junto aos fornecedores para os quais foram 
enviados; 
 Receber as cotações e equaliza-las; 
 Garantir as premissas para o repasse da etapa seguinte. Ex.: mínimo de 
cotações, preços, prazos previamente alinhados e execuções documentadas; 
 Negociar melhores condições comerciais baseadas em preço, prazo, entrega 
e condições de pagamento; 
 Enviar Ordens de Compra para os fornecedores; 
 Realizar Follow Up junto aos Fornecedores e Clientes; 
 Buscar novos fornecedores para análise do setor de Compras mais área 
técnica. 
 
6.12.2. Analista de Compras / Supervisor 
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 Receber as solicitações de compras no SAPIENS; 
 Avaliar se os requisitos da solicitação foram atendidos e as informações são 
o suficiente; 
 Encaminhar as solicitações para cotação junto aos fornecedores aptos; 
 Realizar acompanhamento junto aos fornecedores para os quais foram 
enviados; 
 Receber as cotações e equaliza-las; 
 Garantir as premissas para o repasse da etapa seguinte. Ex.: mínimo de 
cotações, preços, prazos previamente alinhados e execuções documentadas; 
 Negociar melhores condições comerciais baseadas em preço, prazo, entrega 
e condições de pagamento; 
 Enviar Ordens de Compra para os fornecedores; 
 Realizar Follow Up junto aos Fornecedores e Clientes; 
 Buscar novos fornecedores para análise do setor de Compras mais área 
técnica; 
 Identificar novos contratos; 
 Elaboração de Acordos Comerciais; 
 Contribuir com conhecimento técnico; 
 Exercer atividades de Natureza especializada; 
 Disponibilizar-se por projetos; 
 Atuar com autonomia com base em diretrizes; 
 Oferecer suporte na realização das atividades diárias dos compradores; 
 Estudar demandas e propor ações para otimização de processos; 
 Realizar reuniões com áreas técnicas para discussão de processos de 
aquisições; 
 Verificar condições de melhorias para a área, bem como melhores preços 
sempre que necessário junto aos fornecedores; 
 Desenvolvimento de projetos; 
 Envolvimento em negociações de grande porte. 
 
Observação: Todo processo de compras deverá estar em conformidade e em 
obediência ao conteúdo descrito no Manual de Conduta do Comprador. 
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6.13. FLUXO DE COMPRAS 
 
6.13.1. Fluxo para Processo de Compras Standard 
Vide arquivo: SIPOC_UNIS_Compra de Material Standard 
 
6.13.2. Fluxo para Processo de Compra Técnica ou Serviço. 
Vide arquivo: SIPOC_UNIS_Compra Técnica ou Serviço 
 
7. Histórico 
REVISÃO DATA ALTERAÇÃO AUTOR/DEPART. APROVADO 
POR 
 
00 
 
17/07/12 
 
Emissão Inicial 
 
Setor de 
Compras 
 
Diretoria de 
Operações e 
Gerência 
Administrativa