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O que é gestão de desempenho? Conversamos com muitos RHs no nosso dia a dia que não conhecem muito bem a definição de gestão de desempenho, ou que confundem gestão com avaliação de desempenho. Nesse momento, nosso objetivo é discutir um pouco sobre o que é essa gestão de desempenho, e onde as avaliações se encaixam no tema. Herman Aguinis, um dos maiores acadêmicos da psicologia organizacional/industrial, cujos livros são leitura obrigatória para qualquer profissional de RH que é sério sobre o tema, define gestão de desempenho como "o processo contínuo de identificação, mensuração e desenvolvimento do desempenho de indivíduos e times, e o alinhamento desse desempenho com os objetivos estratégicos da organização" (Aguinis, 2009). Gerir é medir e melhorar, ou medir para melhorar. Vicente Falconi define gestão como "resolver problemas". Nos dois casos, gestão de desempenho (aqui usamos desempenho e performance de maneira intercambiável) pode ser ainda definida como medir e melhorar o desempenho, ou resolver problemas de desempenho. De qualquer forma, fica claro que dentro da gestão de desempenho há um componente de medir e um componente de melhorar ou desenvolver, e que desempenho não pode ser desassociado dos objetivos estratégicos da empresa. Pra que serve gestão de desempenho? Gestão de desempenho existe, em última instância, para melhorar a performance da empresa através do desempenho de cada um dos seus colaboradores, individual ou coletivamente. O desempenho de uma empresa pode ser medido de diversas maneiras diferentes. No começo do século, talvez o único aspecto de desempenho que interessava a um empresário era o lucro que sobrava no fim do mês para os acionistas da empresa. Com o passar dos anos, foram sendo adicionados outros aspectos ao conceito de desempenho de uma empresa. A segunda metade do século 20 mostrou que lucro por si pode ser uma medida bastante miópica de desempenho, por ignorar o quão preparada a empresa está para continuar gerando lucros aos seus acionistas no futuro. Sob essa discussão nasceu o Balanced Scorecard, que define algumas dimensões do desempenho de uma empresa que devem ser avaliadas em conjunto, de maneira balanceada: • Financeira: seu crescimento, saúde, geração de caixa, lucratividade, etc; • Clientes: a satisfação dos clientes, o market-share, etc; • Processos internos: inovação, aspectos operacionais, serviços, etc; • Aprendizado e crescimento: a satisfação dos funcionários, capacidades, treinamento, etc. https://pt.wikipedia.org/wiki/Balanced_scorecard A gestão de desempenho que estamos preocupados nesse artigo é aquela que passa pelas pessoas da empresa, e geralmente vive sob a responsabilidade da área de recursos humanos. Estamos interessados nos processos que, entre outras coisas, desenvolvam o desempenho dos colaboradores da empresa para que os resultados desta melhorem, seja lá como ela vier a definir seu desempenho (acreditamos bastante em um apanhado de métricas e metas complementares, como indica o Balanced Scorecard). É fundamental entender que qualquer processo ou programa de gestão de desempenho tem como objetivo maior a melhoria do desempenho da empresa. E muitas vezes esse entendimento falta para diversos profissionais de RH. Se isso não acontecer, o processo não está funcionando direito. Mas como se dá esse impacto da gestão de desempenho de RH na gestão do desempenho da empresa? Desenvolvimento A relação entre o desenvolvimento dos colaboradores de uma empresa e seu desempenho é direta. Por desenvolvimento podemos entender um aumento na capacidade dos indivíduos de produzir resultados (ou de contribuir para os resultados de um grupo) através de melhoras na sua produtividade, o que pode ser entendido como fazer "mais com menos"; de aumento no seu escopo de responsabilidades, que pode ser entendido como fazer atividades de maior impacto ou alavancagem; e de melhora na qualidade do trabalho realizado, entre outras possibilidades. O objetivo de desenvolvimento do processo de gestão de desempenho é muito provavelmente o de maior retorno para a performance da empresa, e talvez um dos mais negligenciados. Como são desenhados tradicionalmente, os programas de gestão de desempenho são mais orientados à mensuração do desempenho (que como vamos ver alimenta os processos administrativos e de gestão de talentos da empresa) do que à produção de insumos e orientações para que os colaboradores participantes possam se tornar melhores no que fazem. Tomada de decisões e gestão de talentos Outro objetivo que tem sua importância muitas vezes superestimada por executivos e áreas de recursos humanos é a produção de insumos para a tomada de decisões administrativas e de gestão de talentos dentro de uma empresa. Os processos inerentemente quantitativos que fazem a grande maioria das práticas de gestão de desempenho, como questionários de múltipla escolha onde são avaliados competências demonstradas e resultados produzidos por cada colaborador. O grande produto dessas avaliações é a diferenciação entre os colaboradores, que serve de base para que sejam tomadas decisões de gestão de talentos, como: http://www.qulture.rocks/blog/o-retorno-sobre-investimento-da-nova-gestao-de-performance • Quem deve ser promovido por mérito; • Quem deve receber aumentos de remuneração; • Quem deve ocupar posições abertas (ou com perspectivas de serem abertas) na organização (com ou sem promoção); • Quem deve ser demitido, entre outras. Logo acima dissemos que a importância dessas decisões é frequentemente superestimada. Isso se dá, pois, a grande maioria das empresas não possui porte ou complexidade para que as decisões de talentos, das quais falamos, sejam frequentes ou complexas. Em empresas com menos de 500 funcionários, por exemplo, essas decisões podem muitas vezes ser tomadas de maneira intuitiva. Além disso, o efeito positivo no desempenho da meritocracia através de remunerações variáveis em função do desempenho (play for performance) é cientificamente bastante polêmico, com estudos de resultado inconclusivo e muitas vezes contraproducentes (leia esse artigo sobre motivação de colaboradores). Além do mais, a presença de critérios quantitativos e de diferenciação muitas vezes oculta ou sobrescreve as discussões e os insumos de desenvolvimento, que possuem efeito muito mais prático na última linha das empresas. Estratégia Outro efeito importante dos processos de gestão de desempenho é a execução da estratégia da empresa. Em muitas organizações, os resultados produzidos pelos colaboradores são avaliados com o uso de metas que são desdobradas de objetivos estratégicos, como sua missão, visão, planejamentos de curto e médio-prazos, e, portanto, tendem a contribuir para que a estratégia da empresa seja executada. Mesmo que não haja o desdobramento das metas, podem ser medidos números objetivos como qualidade (por exemplo a porcentagem de defeitos de uma linha de produção), produtividade (o número de faturas processadas) ou custo (a aderência de uma diretoria da empresa ao orçamento anual). Em todos os casos, havendo ou não metas, podem ser mensurados os resultados que estejam alinhados com a estratégia da organização, garantindo assim a consecução da sua estratégia. Cultura Outro aspecto um pouco mais subjetivo, mas não menos importante de um programa de gestão de desempenho é garantir que os colaboradores da empresa estão agindo no dia a dia de acordo com a cultura e os preceitos definidos como importantes pela organização. Isso pode acontecer tanto na mensuração dos comportamentos dos colaboradores quanto no direcionamento - desenvolvimento - de seus comportamentos em alinhamento com os comportamentos culturais da empresa. http://www.qulture.rocks/blog/motivacao-bonus-daniel-pink Aspectos legais Por fim, gestão de desempenho pode servir um importante papel legal nas empresas,à medida em que pode servir de evidência comprobatória de desempenho no trabalho para eventuais demandas trabalhistas que uma empresa possa sofrer de seus colaboradores. Para isso, é importante que os processos sejam devidamente documentados em sistemas confiáveis, que possam ser consultados por um longo período, e que mantenham um "prontuário" do funcionário. Vale ressaltar que a qualidade de um sistema para fins legais pode ser muitas vezes conflitante com a qualidade do sistema para fins de desenvolvimento dos colaboradores. Nestes casos, cabe à empresa consultar especialistas jurídicos e pesar os dois propósitos no desenho do seu sistema. Resumindo: Os principais objetivos do processo de gestão de desempenho: • Desenvolvimento = Melhorar o desempenho dos funcionários e times, e consequentemente da empresa • Tomar decisões de gente (promoções, bônus e demissões) Em quais premissas se baseia o processo tradicional de gestão de desempenho? As premissas em que se baseia o processo de gestão de desempenho como o conhecemos hoje: • A "soma" dos desempenhos individuais dos funcionários (e nos desempenhos dos times) resultará no desempenho da empresa; • As pessoas trabalharão menos se acharem que não há incentivos extrínsecos como notas, bônus, promoções e outras recompensas ligadas à sua performance; • A empresa é responsável pelo desenvolvimento do funcionário; • Notas/conceitos motivam as pessoas a buscarem desempenhos melhores (e comunicam à pessoa onde ela está em relação à empresa). O ciclo de gestão de desempenho O ciclo de gestão de desempenho é o principal processo de um programa de gestão de desempenho. Abaixo, um diagrama de como funciona tipicamente um ciclo de gestão de desempenho: Como podemos ver, o ciclo de gestão de desempenho começa com a definição de expectativas de desempenho entre colaborador, gestor e empresa, e termina com uma avaliação desse desempenho, recomeçando imediatamente um novo ciclo com uma nova definição de expectativas, de maneira "contínua", como vimos na definição de Aguinis no começo desse artigo. Expectativas de desempenho O começo de qualquer ciclo de gestão de desempenho é a definição de expectativas de desempenho entre o colaborador, seu gestor e a empresa. As expectativas de desempenho são representadas e comunicadas de diversas formas entre esses três participantes. Vamos a algumas delas: Job description O job descritivo é o documento mais fundamental de definição de expectativas entre um colaborador e a empresa. Quando bem escrito, ele deve delinear, sempre em relação ao cargo/função preenchidos pelo colaborador: • A "missão", ou seja, para que o cargo/função existe; • As principais responsabilidades a ele associadas; • Os principais indicadores que medem o sucesso na função; • As competências, conhecimentos e habilidades exigidos; Muitas empresas ignoram o job descritivo pois os transformam em documentos mortos, chatos e genéricos demais, que acabam por não dizer nada ao colaborador sobre o que é esperado dele. Mas o job description, quando bem utilizado, pode ser uma forma extremamente clara e objetiva de se delimitar expectativas. Comportamentos Outra forma de definir as expectativas de uma empresa para com um colaborador é definir e comunicar quais comportamentos são esperados (o "como" que mencionamos acima). Os comportamentos podem ser diretamente derivados dos job descriptions (que por sua vez, vêm da análise do trabalho a ser feito - job analysis), podem ser comuns a todos os colaboradores (nos casos de competências críticas derivadas da estratégia da empresa) ou ainda derivados dos valores da cultura da empresa. Em algumas empresas, os comportamentos são comuns a todos os colaboradores, e em outras podem ser específicos para cada cargo, nível de senioridade e/ou área funcional (também pode ser usado um mix dos dois tipos). Portanto, a matriz de comportamentos de uma dada função pode ser derivada do trabalho a ser realizado, das competências críticas da empresa e dos seus valores, e ainda específicos para o cargo, área funcional ou grau de senioridade da função. Se o colaborador sabe quais comportamentos que são esperadas dele, ele pode direcionar seu comportamento durante o ciclo, para trabalhar de maneira mais alinhada com o que lhe é esperado (para uma análise mais completa do uso de competências e comportamentos no ciclo de gestão de desempenho, leia "Sua Empresa Não Sabe Avaliar Competências". Atividades, indicadores, metas e projetos Outro aspecto importante das expectativas de um colaborador em cada começo de ciclo é a definição dos resultados a serem atingidos (o "o que" que mencionamos acima). A forma mais tradicional e básica de se definir o que é esperado de um colaborador é através da definição de atividades que serão desempenhadas por ele. As atividades geralmente são derivadas de um estudo dos processos da empresa, que são quebrados em etapas e atividades, atividades estas que são, por sua vez, atribuídas a diferentes funções e colaboradores. As principais atividades de um cargo/função geralmente estão explicadas no seu job description. Um exemplo de tarefa é "fechar contratos de venda de produtos com clientes atuais e novos", que pode ser definida como importante para o colaborador entre este, a empresa e o gestor. Assim, em cada começo de ciclo, são definidas atividades que o colaborador deverá desempenhar. Um passo à frente das atividades estão os indicadores, que são formas de se medir a eficiência e/ou eficácia das atividades realizadas por um colaborador. Nesse caso, podem ser definidos níveis satisfatórios para esses indicadores. Um indicador ligado ao exemplo acima, por exemplo, é o "número de contratos de venda de produtos fechados por mês". Colaborador, empresa e gestor podem definir a cada começo de ciclo, por exemplo, que o colaborador deve fazer o maior "número de contratos" possível. Adiante estão as metas. Metas geralmente definem patamares objetivos que devem ser atingidos pelo colaborador nos indicadores que medem suas atividades. Aqui, empresa, colaborador e gestor definem um patamar que geralmente envolve o aumento ou a redução de um indicador (metas de melhoria) ou a sua manutenção dentro de limites aceitáveis (metas de manutenção). http://www.qulture.rocks/blog/sua-empresa-no-sabe-avaliar-competencias http://www.qulture.rocks/blog/sua-empresa-no-sabe-avaliar-competencias Exemplo: no caso acima, pode-se definir que o colaborador deverá fechar pelo menos 30 contratos de venda de produtos no ciclo (partindo de um desempenho de 27 no ciclo anterior, ou seja, uma meta de melhoria), e que os contratos sejam fechados necessariamente com prazos de pagamento entre 45 e 60 dias (uma meta de manutenção). Por fim, a última forma de definir expectativas sobre "o que" é esperado do colaborador é definir projetos que devam ser conduzidos pelo colaborador no ciclo. Projetos são um pouco diferentes de metas, atividades e indicadores pois geralmente não são corriqueiros o suficiente para serem atividades, nem são tão mensuráveis a ponto de poderem ser medidos com indicadores ou metas sobre esses indicadores. Então como medir projetos? A forma mais comum é quebrar o projeto em milestones (entregas parciais) que sejam delimitadas por parâmetros de custo, prazo e escopo. Um exemplo de projeto que segue a lógica dos exemplos que temos usado é "abrir o mercado do Centro-Oeste para a empresa" e que pode ter como entregáveis parciais, que dirão ao gestor e ao colaborador se o projeto está sendo conduzido dentro do esperado, "mapear 20 clientes dentro do segmento de atuação x até 20 de Dezembro", "contatar pelo menos 15 dos clientes e marcar reuniões de apresentação da empresa até 30 de Março" e "fechar pelo menos 1 contrato de venda de produtos com um desses clientes até 10 de Junho". Plano de DesenvolvimentoIndiviual A última forma de se definir expectativas entre um colaborador, seu gestor e a empresa de que vamos falar aqui é o PDI, que nada mais é do que um norte de desenvolvimento que será o foco do colaborador durante o ciclo e que deve ser complementado por um plano de ação por área de desenvolvimento que contenha ações práticas que devam ser executadas pelo colaborador nessa jornada de desenvolvimento. O normal é que o PDI seja composto a partir das áreas que foram destaques positivos e negativos do colaborador na última avaliação de desempenho e que estejam alinhados com as necessidades do negócio e com as perspectivas e expectativas de carreira do colaborador. Em algumas empresas, as áreas de desenvolvimento estão necessariamente ligadas aos comportamentos, estes ligados a competências e valores da empresa. Em outras, o colaborador é mais livre para definir suas áreas de desenvolvimento, desde que haja concordância do seu gestor. De qualquer forma, as áreas de desenvolvimento definidas no PDI servem de expectativas que ficam combinadas entre o colaborador, de um lado, e o gestor e a empresa, de outro, em relação ao ciclo que se inicia. Avaliação de desempenho Se o ciclo de gestão de desempenho necessariamente se inicia com algum processo de definição e comunicação de expectativas de desempenho, ele termina (e automaticamente se reinicia) com uma avaliação de desempenho. A avaliação de desempenho tem como objetivos principais: mensurar o desempenho do colaborador, para fins de tomada de decisões; e fornecer insumos para que o colaborador se desenvolva, ou seja, melhore seu desempenho no próximo ciclo. Avaliação de desempenho Se o ciclo de gestão de desempenho necessariamente se inicia com algum processo de definição e comunicação de expectativas de desempenho, ele termina (e automaticamente se reinicia) com uma avaliação de desempenho. A avaliação de desempenho tem como objetivos principais: mensurar o desempenho do colaborador, para fins de tomada de decisões; e fornecer insumos para que o colaborador se desenvolva, ou seja, melhore seu desempenho no próximo ciclo. Estrutura da avaliação de desempenho A avaliação de desempenho geralmente é composta por uma série de questionários que contêm perguntas a serem respondidas por um ou mais avaliadores a respeito de um avaliado e que tratem de aspectos pertinentes às duas dimensões do desempenho que discutimos: os comportamentos (o "como") e os resultados (o "o que"). Comportamentos Os comportamentos são geralmente avaliados de maneira individualizada, e podem ser agrupados com base em temas: No exemplo acima, por exemplo, o questionário possui uma seção intitulada "Valores da Empresa", e dentro dele são listados comportamentos derivados dos valores da empresa, nesse caso "Pensa Como Dono" e "Se Comunica Bem". O modelo retratado acima é muito usado em avaliações de competências e comportamentos: um comportamento observável, "Pensa Como Dono", é avaliado de maneira quantitativa no avaliador. http://qulture.rocks/blog/avaliacao-de-desempenho-o-que-e-como-funciona/ Em algumas empresas, é feita uma composição entre comportamentos derivados dos valores, das competências críticas e das competências funcionais do cargo. Em outras, que optam pela simplicidade, é feita apenas a avaliação das competências críticas. Escala de avaliação Outro ponto de definição da avaliação de desempenho, principalmente no seu componente de comportamentos, é a escala escolhida de avaliação. A escala tem três grandes aspectos a serem definidos. O primeiro deles é o número de opções da escala. Algumas empresas discutem os méritos de uma escala par (por exemplo, de 4 opções), pois em uma escala de número par não há "meio termo", como sendo uma forma de evitar a tendência central das avaliações, que leva a maioria dos avaliadores a escolher opções medianas em suas avaliações. Outras empresas optam por escalas maiores, de 5 opções, como forma de tornar as avaliações mais precisas. Outro aspecto importante é o rótulo das opções escolhidas. Em alguns casos, as empresas optam por deixar as opções com rótulos numéricos (por exemplo 1, 2, 3, 4 e 5). Outras empresas optam por substituir os números por uma escala de conceitos (por exemplo, "muito abaixo do esperado", "abaixo do esperado", "dentro do esperado", "acima do esperado" e "muito acima do esperado"). Este aspecto, dos rótulos das opções na escala, nos leva a um terceiro rol de opções, relacionado ao tipo de escala escolhida. Há dois grandes tipos de escalas: as escalas relativas e as escalas absolutas. As escalas relativas pedem que o avaliador avalie seu avaliado de maneira relativa a algo. Pode ser, por exemplo, de maneira relativa ao que é esperado do cargo (o que achamos bastante eficiente), bem como pode ser de maneira relativa aos seus pares (o que achamos bem menos eficiente como rótulo de escala de avaliação). As escalas absolutas, por outro lado, pedem que o avaliador avalie seu avaliado de maneira absoluta, sem relação com o que é esperado ou com outros avaliados. É o caso da escala "ruim", "médio" e "bom"). Por fim, empresas mais sofisticadas podem fazer o uso de Escalas de Avaliação Ancoradas em Comportamentos (ou BARS - Behaviorally Anchored Rating Scales) que nada mais são do que descrições dos comportamentos observáveis em cada uma das notas/conceitos da escala de avaliação. Seria como, no caso acima, termos a descrição "Pensa como dono em todas as situações, definindo estratégias, levando todas as iniciativas a cabo e considerando todos os riscos e ameaças possíveis" atrelada à nota 5 do comportamento "Pensa Como Dono". BARS permitem um grau elevado de precisão na avaliação, mas possuem uma desvantagem enorme na complexidade que geram no processo de avaliação de desempenho, multiplicando muitas vezes por um fator de 100 o esforço necessário para a definição dos critérios e das escalas de uma avaliação. Resultados Resultados são uma dimensão do desempenho mais polêmica de ser avaliada. De maneira mais simples, caso a empresa esteja em uma etapa mais básica de maturidade do seu processo de avaliação, o avaliador pode avaliar as responsabilidades e atividades delimitadas no job description em uma dada escala de avaliação. Assim, um analista financeiro poderia ser avaliado em "Produzir os relatórios de posição de caixa sem erros e de maneira pontual" em uma escala de 5 opções, que avaliem seu desempenho em relação ao que é esperado do seu cargo. Nos casos onde há indicadores e metas é que há mais polêmica. Algumas empresas, como a Ambev, conduzem a avaliação de resultados de maneira absolutamente objetiva e matemática: se um colaborador da empresa bateu 90% da sua meta de market share, por exemplo, ele tem um desempenho equivalente a 90% naquele critério/meta. Vale ressaltar que podem ser definidos gatilhos e aceleradores de desempenho em metas, que definam por exemplo que abaixo de um certo piso de market share o colaborador tem 0% de desempenho, e acima de um certo teto, tem 120% de desempenho. O ponto é que essa relação pode ser extremamente objetiva, mas muitas vezes injusta com o colaborador e seus colegas. Por exemplo, podemos pensar em um colaborador da empresa que bate sua meta e tem alto desempenho na avaliação, mas que para atingir tal meta teve de negligenciar algum aspecto importante do negócio da empresa, como a sustentabilidade de longo-prazo competitiva da empresa (imagine um funcionário que vende seus produtos sem lucro para bater sua meta de market share, minando assim a posição de caixa e de resultado da empresa).Ou um colaborador que tinha uma meta na etapa de definição de expectativas que deixou de ser relevante, e portanto a empresa drenou recursos antes disponíveis ao colaborador para outras prioridades, deixando-o incapacitado de bater a meta. Para que se resolvam casoscomo esses, em diversas empresas é usado o julgamento do gestor para definir se a meta foi mesmo devidamente batida. Perde-se um pouco de objetividade numérica, mas ganha-se precisão e justiça na avaliação. A grande vantagem do uso das metas na avaliação dos resultados de um colaborador está, de um lado, na intuitiva ligação entre as metas e os objetivos estratégicos da empresa, que se dá por meio do desdobramento dessas metas, e por outro na adoção de critérios mais objetivos de avaliação, menos sujeitos, portanto, a vieses cognitivos, preferências pessoais e injustiças que possam atrapalhar a precisão dos avaliadores. Outro risco da conexão direta entre metas e desempenho é que as metas podem se parecer iguais, mas terem dificuldades extremamente diferentes na prática. Considere, por exemplo, dois vendedores que possuam cotas de vendas iguais, de R$ 100 mil em um dado ciclo. Por outro lado, considere que no meio do ciclo a carteira de clientes de um deles entra em uma severa recessão causada por aspectos macroeconômicos, que acabam, diferentemente, por favorecer a carteira de clientes do segundo vendedor. Agora imagine que ambos entreguem suas cotas de R$ 100 mil no fim do ciclo. Quem teve melhor desempenho? Por esses e outros motivos, é muitas vezes vantajoso adicionar um aspecto de julgamento do gestor na avaliação, para que sejam compensados e avaliados potenciais injustiças e desvios de comportamento/fim. Quem avalia quem? Outro aspecto importante das avaliações de desempenho é a definição de quem serão os avaliadores de um dado avaliado. O tipo mais básico de avaliação de desempenho é aquele no qual apenas o gestor avalia seus liderados. Pesquisas comprovam, no entanto, que a presença de algum tipo de autoavaliação do processo aumenta significativamente a percepção de justiça e a satisfação dos participantes com o processo. Por isso, pode ser bastante interessante adicionar um componente de autoavaliação ao processo. No entanto, não é qualquer tipo de autoavaliação que faz sentido. Segundo DeNisi e Klugger (2000), não é produtivo deixar o avaliado comparar sua autoavaliação com as avaliações das outras fontes (como o gestor) de maneira direta, ou seja, nos mesmos critérios. Isso pode levar o avaliado a questionar sua imagem de si próprio e ter sua autoestima abalada, o que piora consideravelmente as chances de o avaliado agir positivamente e se desenvolver a partir do "feedback" recebido da avaliação. Portanto, vale pensar em obter as contribuições do avaliado de maneira indireta, por exemplo pedindo a ele que resuma seus principais resultados e conquistas do ano de maneira discursiva, o que pode ser usado pelo gestor na construção de sua avaliação quantitativa de resultados, e não pedindo ao avaliado que faça uma autoavaliação em um critério quantitativo igual ao que seu gestor fará. Dessa forma, mantêm se os efeitos positivos de percepção de satisfação e justiça sem os efeitos negativos à autoestima do avaliado. A terceira fonte de avaliações (além do gestor e do próprio avaliado) é a avaliação de "pares", sendo esse o nome que se dá genericamente a quaisquer colaboradores da empresa que não sejam o gestor ou os liderados do avaliado. Avaliações de pares compõe avaliações chamadas multi-fonte (multi-source ou multi-rater). A crença por trás da adição de pares às avaliações de desempenho é que a existência de mais perspectivas sobre o desempenho do colaborador possa aumentar a precisão das avaliações. No entanto, a ciência não encontra evidências nesse sentido. O que se encontra, no entanto, é uma deterioração da colaboração e do trabalho em equipe em times onde há avaliação de pares quando se usa os resultados das avaliações para fins de tomada de decisões como promoções, remuneração e desligamentos. Portanto, ainda em linha com DeNisi e Klugger (2000), deve se considerar fortemente que a participação de pares em um programa de gestão de performance seja deixado para algum tipo de processo desconectado de tomada de decisões e desprovido de notas quantitativas, e que seja formatado única e exclusivamente como feedback de desenvolvimento. Por fim, a última fonte de avaliações de desempenho que ainda falta são os liderados do avaliado. Este tende a ser um componente crítico e também polêmico da avaliação de desempenho: por um lado, a perspectiva dos liderados de um avaliado pode ser extremamente educativa e reveladora para o processo. Por outro, é muito comum que os liderados se sintam amedrontados por possíveis retaliações de um líder que souber de avaliações negativas dos seus avaliados. Resumindo, é algo extremamente difícil de ser executado com sucesso. Uma boa forma de se começar a obter essa perspectiva dos liderados é ter um componente da pesquisa de clima/engajamento da empresa que comece a avaliar aspectos de liderança e gestão de pessoas, e que sejam anonimizados em sua divulgação. No Google, por exemplo, uma parte da pesquisa Googlegeist avaliou por muitos anos aspectos de gestão de pessoas, até que foi segregada em uma pesquisa independente, chamada de UFS, ou Upward Feedback Survey, em que os gestores são avaliados pelos seus liderados de maneira anônima. Calibração dos resultados Uma etapa muito importante de um processo de avaliação de desempenho é a calibração dos seus resultados. http://qulture.rocks/blog/calibracao-avaliacao-de-desempenho/ A calibração dos resultados nada mais é do que uma série de rituais que têm como objetivo tornar as avaliações mais precisas. Em muitas empresas a calibração é uma reunião em que os gestores discutem as avaliações que fizeram dos seus liderados uns com os outros, de modo que sejam trazidas à tona eventuais discrepâncias nos critérios de avaliação usados. Ao comparar-se "ao vivo" as avaliações feitas por diferentes gestores sobre seus liderados, podem ficar muito evidentes eventuais injustiças cometidas, como algum gestor que tende a ser mais "bonzinho" com a sua equipe enquanto outro tende a ser mais exigente com a sua. Em algumas empresas, os resultados das avaliações são plotados em algum tipo de "curva" que mostra qual porcentagem dos avaliados recebeu cada banda de notas e conceitos. Por exemplo, nessa hora podem ser identificadas alocações excessivas de avaliados na porção "direita" da curva, que denota alto desempenho, e que pode não necessariamente refletir a realidade, principalmente quando se considera uma escala de avaliação relativa ao que se é esperado do cargo. É muito improvável que uma empresa tenha, por exemplo, mais de 50% dos seus colaboradores desempenhando "acima" ou "muito acima" do que é esperado para seus respectivos cargos. Nesse espírito, algumas empresas optam por "forçar a curva", ou seja, obrigar que a distribuição de notas e conceitos de uma avaliação de desempenho tenha um certo formato. Nestes casos, o comum é que seja feito um ranking de todos os avaliados do processo. Feito o ranking, se a curva forçada disser que apenas 10% dos avaliados podem ter conceito máximo, faz-se com que os 10% primeiros do ranking (por exemplo os 20 primeiros em uma empresa com 200 colaboradores) recebam seu conceito máximo, e assim por diante até os últimos. A curva forçada é uma grande fonte de discussões acaloradas e de possíveis injustiças, justamente por forçar que os colaboradores de uma empresa obedeçam a uma distribuição obrigatória de desempenho. Isso faz com que se gere diferenciação onde não necessariamente há diferenças de desempenho. Dessa forma, o uso da curva forçada está caindo bastante entre organizações e áreas de recursos humanos. No entanto, seu uso ainda pode ser útil em casos de turnaround e mudança cultural, onde pode ser importante realizar o desligamento de uma grande parte dos colaboradores com pior desempenho de uma empresa. O produto desse exercício de calibração é a eventual revisão dasnotas e conceitos avaliados que eventualmente sejam "descalibrados", para que os resultados da avaliação sejam os mais justos e precisos quanto possível. Comunicação dos resultados: o "feedback" A última etapa do processo de avaliação de desempenho, e, portanto, do ciclo de gestão de desempenho, é a devolutiva do processo, uma reunião em que participam gestor e colaborador (e eventualmente alguém da área de recursos humanos, como um parceiro de negócios) e onde são discutidos: • Os resultados da avaliação, ou seja, os comportamentos observados e os resultados atingidos; • Insumos para o desenvolvimento do colaborador para o próximo ciclo; • Decisões de promoção, remuneração, etc. Uma das principais tendências que vêm se desenvolvendo nas áreas de recursos humanos é a separação dessa reunião de "feedback" em duas reuniões distintas: uma onde se discutem resultados do processo e insumos de desenvolvimento, e outra onde são comunicadas as decisões tomadas no ciclo. No Google, por exemplo, essas duas reuniões são separadas por pelo menos 1 mês. Segundo Laszlo Bock, ex-Vice Presidente de People Operations do Google, os colaboradores fecham seus ouvidos para temas de desenvolvimento quando estão na expectativa das decisões que afetem seu futuro e seu bolso (ou, para este efeito, quando estão digerindo as decisões que possam ter sido comunicadas). Por isso, realizam-se duas reuniões diferentes. Você deve ter percebido que deixamos o termo "feedback" entre aspas quando ele é usado para denotar essa reunião. Isso pois achamos que essas reuniões - e nisso o Google aparentemente concorda conosco - tem muito menos de feedbacks e muito mais de devolutivas do processo. A duração do ciclo Por fim, uma consideração importante sobre o desenho de um ciclo de gestão de desempenho é a sua duração. Tradicionalmente, a maioria das empresas estruturava seus ciclos de gestão de desempenho de acordo com o calendário fiscal - e, portanto, anual - de suas empresas. Mais recentemente há uma enorme tendência de encurtar os ciclos de gestão de desempenho para períodos semestrais e até trimestrais. No entanto, processos complexos de estabelecimento de expectativas e avaliação do desempenho podem ser extremamente custosos para a organização e, portanto, impraticáveis de serem realizados mais do que uma vez por ano. Por isso, algumas empresas fazem ciclos mais simples, geralmente apenas focados no desenvolvimento dos colaboradores e do seu desempenho, com mais frequência, http://qulture.rocks/blog/checkin-de-desenvolvimento-4x-ao-ano/ http://qulture.rocks/blog/checkin-de-desenvolvimento-4x-ao-ano/ mas mantêm um super ciclo anual onde são tomadas decisões de gente e a partir do qual é realizado o processo de gestão de talentos da empresa. Avaliação 360-graus Como vimos na aula anterior, uma avaliação é um processo onde avaliadores tentam classificar o desempenho de avaliados de maneira quantitativa. Nesta aula, tentaremos avançar no tema para te dar uma noção completa do tema "Avaliação 360- graus". A farra dos graus: quem avalia quem? A primeira discussão que o próprio termo "avaliação 360-graus" levanta é a questão do uso da analogia dos graus como forma de descrever quem avaliará um dado avaliado. As empresas chamam de avaliação 360-graus aqueles processos de avaliação em que o colaborador é avaliado por um conjunto de pessoas, como: • Si mesmo (a chamada autoavaliação); • Seus colegas (aqueles que reportam ao mesmo gestor do avaliado); • Clientes internos; • Gestor, e; • Liderados (ou reportes diretos). Até aí muito fácil. O problema é que muita gente de RH tenta usar a mesma analogia dos graus para descrever outros tipos de avaliação. Aí a coisa fica mais difícil. Alguns se referem à avaliação 90-graus como aquela em que apenas o gestor avalia seu liderado. Outros se referem à avaliação 180-graus como a soma de uma avaliação 90-graus (do gestor) e uma autoavaliação. Alguns coaches falam até em avaliações 720-graus, em que além de todo mundo do trabalho o avaliado também recebe inputs dos seus familiares. Na nossa opinião a coisa fica muito confusa, então atenha-se a usar os 360-graus mesmo. No entanto, lembre-se que raramente você terá avaliadores de todos os grupos possíveis, então raramente seu processo será de fato uma avaliação 360- graus. Se você quiser usar o termo correto, chame-a de avaliação multi-avaliador (multi-rater, em inglês), que é a forma usada pelos psicólogos organizacionais e industriais que inventaram a prática. Critérios de avaliação Como vimos acima, uma avaliação 360-graus é uma avaliação em que um colaborador é avaliado por um conjunto de pares, liderados, líder e clientes internos em uma série de critérios, que podem ser valores, competências, comportamentos, contribuições e resultados. “A avaliação 360-graus é uma avaliação em que um colaborador é avaliado por um conjunto de pares, liderados, líder e clientes internos em uma série de critérios, que podem ser valores, competências, comportamentos, contribuições e resultados. — Definição de Avaliação 360-Graus Na Ambev, por exemplo, a avaliação 360-graus é baseada em comportamentos que são derivados de competências corporativas. Essas competências, por sua vez, são derivadas dos princípios da empresa (algo como "mandamentos" ou "valores") de cunho cultural. Esse é o modelo mais comum de avaliação 360-graus. Um universo de critérios Em algumas empresas, esses critérios podem variar com base na relação entre o avaliador e o avaliado. Em algumas empresas, liderados avaliam seus gestores em critérios relacionados à gestão de pessoas. Em outras empresas, alguns critérios são específicos por área de atuação do liderado (por exemplo no caso de competências técnicas para desenvolvedores de software ou habilidades ligadas a vendas para vendedores). Outra possibilidade é que os critérios mudem com base na senioridade do cargo do avaliado. Nesse caso, alguns critérios serão usados para avaliar o CEO da empresa (que possui um trabalho de alta complexidade) que são muito diferentes dos critérios usados para avaliar um analista (que possui um trabalho de baixa complexidade). Aqui, vale ressaltar que o mais comum é que as competências se mantenham sempre as mesmas, ou seja, tanto o CEO quanto o analista são avaliados na competência "liderança". No entanto, o CEO será avaliado em comportamentos muito mais complexos do que o analista. Assim, do CEO se espera a "capacidade de inspirar a ação em uma grande quantidade de pessoas" enquanto do analista se espera apenas "comunicar suas opiniões com clareza nas horas certas" dentro do espectro da competência "liderança". Por que fazer uma avaliação 360-graus? Avaliações, de maneira geral, existem para servir a dois grandes objetivos: • Desenvolver o desempenho dos colaboradores de uma empresa; • Tomar decisões de gente, como quem deve ser promovido, movimentado, desligado, ou ganhar aumentos e bônus por desempenho. Para uma discussão completa sobre o tema, vale a leitura de O Que é Gestão de Desempenho. Para os propósitos deste artigo, vamos focar no porquê de fazer uma avaliação 360-graus em comparação com uma avaliação simples, de gestor para liderado, incluindo ou não uma autoavaliação. As avaliações 360-graus (versus avaliações gestor-liderado e similares) são usadas por dois grandes motivos nas organizações: • Aumentar a percepção de justiça dos participantes do processo, e; • Aumentar a precisão das avaliações; • Avaliar diferentes perspectivas sobre o comportamento do avaliado. Aumentar a percepção de justiça dos participantes do processo é um objetivo nobre: pesquisas (Moorman, 1991; Konovsky & Cropanzano, 1991) mostram que o tratamento justo de colaboradores traz maior confiança nos gestores, maior comprometimento dos colaboradores com a organização e maior satisfação dos colaboradorescom o trabalho. A ciência demonstra que algum tipo de autoavaliação no processo aumenta significativamente a percepção de justiça dos colaboradores para com processos de avaliação de desempenho. Entende-se que o colaborador se sente tratado com justiça por ter parte no processo. Por ter "sua voz ouvida". Além disso, a ciência também comprova que a adição de múltiplos avaliadores melhora a atitude de colaboradores, especialmente gestores recebendo avaliações de seus liderados, em relação ao processo de avaliação (Bernardin, et al., 1993). Portanto, se seu objetivo é aumentar a percepção de justiça do processo, algum componente de avaliação 360-graus pode ser positivo. Por que não fazer uma avaliação 360-graus Aumentar a precisão das avaliações é outro objetivo frequentemente usado por departamentos de RH para justificar o uso de avaliações 360-graus. A tese é que a multiplicidade de avaliadores reduza o impacto que um avaliador enviesado, ou seja, com uma tendência muito forte positiva ou negativa, tenha impacto significativo na avaliação sendo feita. http://qulture.rocks/blog/o-que-e-gestao-de-desempenho http://qulture.rocks/blog/o-que-e-gestao-de-desempenho Mas, se por um lado vimos acima que a inclusão de múltiplos avaliadores, incluindo uma autoavaliação, pode ser positiva para a percepção de justiça e atitude em relação ao processo, não há evidências científicas que comprovem que o uso de múltiplos- avaliadores, ou seja, o uso da avaliação 360-graus, aumente a precisão das avaliações recebidas por um colaborador. “A ciência sugere que quando o feedback multi-avaliador é usado para a tomada de decisões e não apenas para fins de desenvolvimento, os aplicadores devem se preparar para resultados que são potencialmente contaminados por erros de avaliação, que podem tornar indistinguíveis desempenhos bons de desempenhos medíocres, e que podem limitar o valor de tais avaliações para fins de desenvolvimento”. — Anthony Dalessio A ciência mostra que o argumento da "precisão" das avaliações 360-graus é bastante frágil. Dependendo do uso da avaliação, a precisão das notas cai abruptamente. É o caso dos processos cujas avaliações são usadas para a tomada de decisões de gente (como quem deve ser promovido, movimentado, desligado, ou ganhar aumentos e bônus por desempenho), que causam uma inflação significativa das notas dadas, ou seja, na média, os avaliadores avaliam de maneira mais positiva ou benevolente se entendem que as avaliações serão usadas para decisões (Murphy e Cleveland, 1995, p. 246). Outros riscos da avaliação 360-graus Em um artigo fundamental para qualquer profissional de RH que quer entender mais sobre avaliações 360-graus, Angelo DeNisi e Avraham Kluger discutem méritos, deméritos e melhores práticas para a adoção de avaliações 360-graus. Um dos principais riscos apontados pelo par de pesquisadores é o risco de a avaliação levar o avaliado a questionar a imagem que ele tem de si próprio. Segundo eles, isso pode piorar significativamente a capacidade do avaliado de se desenvolver, ou seja, melhorar sua performance, com base nas avaliações recebidas: "Caso o feedback foque sua atenção na imagem que o avaliado tem de si mesmo, seja porque é pessoal, ou porque está intimamente relacionado à autoimagem detida pelo avaliado, o desempenho subsequente do avaliado tende a sofrer". Por outro lado, vemos aqui na Qulture.Rocks que diversas empresas insistem em apresentar aos seus colaboradores relatórios de avaliações de desempenho (sejam elas 360-graus ou não) que incluem algum tipo de comparação entre as autoavaliações realizadas pelo avaliado e a avaliação dos outros grupos de avaliadores, como pares, gestor e liderados. Segundo DeNisi e Klugger, tais apresentações comparativas pioram muito a chance de o avaliado melhorar com base no processo. https://www.researchgate.net/publication/274753349 https://www.researchgate.net/publication/274753349 Melhores Práticas para Implementação Já vimos o que são avaliações 360-graus, seus objetivos, funcionamento e principais riscos. Achamos que a melhor forma de terminar o assunto "avaliação 360-graus" é com recomendações práticas e baseadas na ciência de como utilizar essa ferramenta com mais eficácia (e menos potenciais perdas para sua cultura e desempenho). Aqui vamos nos apoiar integralmente nos achados de DeNisi e Klugger, pesquisadores Americanos que avaliaram mais de 600 estudos científicos sobre avaliações 360-graus. Vamos às recomendações: • Não use avaliações 360-graus para tomar decisões de gente (quem deve ser promovido, movimentado, desligado, ou ganhar aumentos e bônus por desempenho): como vimos, isso aumenta a ansiedade relacionada ao processo, piora as chances de ganhos de desempenho por parte dos avaliados e piora muito a precisão das avaliações (que são infladas); • Evite apresentar comparações entre a autoavaliação e as avaliações de outros grupos: isso pode levar o avaliado a questionar a imagem que tem de si mesmo, o que piora significativamente as chances de ganhos de desempenho após o processo; • Incentive os participantes a fornecerem avaliações qualitativas: a parte mais importante do processo é o componente qualitativo do processo, que tira o foco das notas e aumenta as chances de o feedback gerar desenvolvimento • Incentive os participantes a fornecerem feedforward: outra parte; fundamental do processo e que frequentemente é deixada de lado quando há a presença de notas e conceitos é o feedforward, ou seja, os insumos que o avaliador dá ao avaliado de como ele pode melhorar, ou seja, agir de maneira diferente, no futuro. Gestão de Talentos: O 9-Box O que é 9-box? Em primeiro lugar: 9-box se diz "nine box" e não "nine-in-box". O nome vem de "9-Box Matrix", ou em tradução livre "matriz de nove caixas". Portanto são nove caixas, e não "9 em caixas". Passado o nome a limpo, vamos ao que é a matriz 9-box: uma ferramenta principalmente visual de mapeamento de talentos que serve de insumo para tomada de decisões de gente: promoções, demissões, treinamentos, aumentos de salário e outros incentivos. O uso desse suporte visual, aliado à correta condução de toda a discussão que permeia o 9-box, têm como efeitos: • Melhores decisões de talentos (mais precisas, justas e bem-informadas) e; • Educação de lideranças (gerada pela experiência conjunta de discutir a posição dos talentos na matriz em uma cerimônia). Como nasceu o 9-box? A matriz 9-box nasceu como uma ferramenta de gestão de portfólio de negócios. Na década de 80, eram comuns nos EUA grandes conglomerados (como a GE da era Jack Welch, a Tyco e a ITT) que tinham negócios extremamente diversificados, como bancos, eletrodomésticos, turbinas de avião e consultoria dentro de uma mesma entidade negociada na bolsa de valores. Um dos desafios dessas empresas, então, era definir quais negócios mereciam mais investimentos (greenfield ou aquisições), quais deveriam ser deixados como estavam e quais deveriam ser desinvestidos. Nessa época, a BCG (The Boston Consulting Group) criou uma matriz muito conhecida para este propósito: a matriz de crescimento x market share: Os negócios do quadrante do saco de dinheiro são comumente chamados de "cash cows", algo como vacas leiteiras, pois geram muito caixa em industrias estáveis. Os cachorros são os negócios que devem ser vendidos, pois possuem pouco share, geram pouco caixa e estão em mercados estagnados. As estrelas são estrelas. E os pontos de interrogação podem mudar de quadrante dependendo das condições de mercado e do negócio, portanto demandam mais atenção. Outra firma de consultoria, a McKinsey, desenvolveu uma matriz semelhante em seu trabalho com a GE, que nessa época precisava repensar seu portfólio de negócios e realinhá-lo para o que achava serem as novas perspectivas estratégicas que enfrentava. Para isso, desenvolverama versão original da Matrix 9-Box: Em essência, as matrizes da BCG (crescimento x share) e da McKinsey (9-Box) serviam ao mesmo propósito. De lá pra cá, o RH se apropriou da matriz para fazer gestão de talentos, uma perspectiva que se pensarmos é razoavelmente parecida com a gestão de portfólios de negócios (ainda que a comparação possa ser um pouco fria demais - não gostamos do termo Recursos Humanos, pois isso dá a entender que pessoas são ativos pouco diferentes de estoque, fábricas etc). Pra que serve o 9-box? Como falamos, o 9-box é uma ferramenta principalmente visual de mapeamento de talentos que serve de insumo para tomada de decisões de gente: promoções, demissões, treinamentos, aumentos de salário e outros incentivos. Classificamos os talentos da empresa em 9 "caixas" que nos ajudam a entender que tipo de ações devemos tomar para com eles. As principais decisões que podem ser auxiliadas pelo 9-box são: • Promoções de função; • Movimentos laterais de função; • Aumentos de remuneração; • Bonificações e outros incentivos (de curto e longo prazos); • Treinamentos; • Desligamentos. Como funciona o 9-box? O uso mais comum do 9-Box é plotar os talentos numa matriz que tem como um dos eixos a entrega de resultados e como outro dos eixos o potencial do funcionário. O uso clássico do "potencial" é dado pela avaliação de competências do funcionário. Tradicionalmente, se dividem competências por graus de complexidade: à medida em que um cargo se torna mais alto e mais complexo, mais complexas se tornam as competências requeridas por esse cargo. Por exemplo: um analista deve demonstrar "liderança" (vamos imaginar que liderança, para fins de simplicidade, seja alguma coisa relacionada à capacidade de gerir pessoas) de uma forma muito mais "simples" e rudimentar do que seu chefe, que é gestor de pessoas. A Diretora, da mesma forma, é uma gestora de gestoras de pessoas, e, portanto, liderança para ela é algo ainda mais "complexo". Assim, quando avaliamos as competências do analista em relação ao que é esperado para o seu cargo, podemos inferir que se ele "excede as expectativas", em liderança, para seu cargo, ele tem "potencial" para assumir um cargo de maior complexidade. Se você gosta de metáforas, aqui vão duas inspiradas: ele tem "gasolina no tanque" para ir mais longe, ou era da turma da frente na classe, ele tem energia potencial de sobra para vôos mais altos. Como potencial é rigorosamente medido pela avaliação de competências, muitas empresas passaram a plotar nesse eixo o resultado de algum tipo de avaliação de competências, e assim nasceu uma variação do original que era plotar em um eixo "entrega" e em outro "competências". http://www.qulture.rocks/blog/sua-empresa-no-sabe-avaliar-competencias Jack Welch, na GE, gostava de plotar no 9-box "entrega", que chamava de "resultados" (tanto faz) e "fit cultural", que era resultado de algum tipo de avaliação similar à de competências, mas em que se avaliavam comportamentos relacionados à cultura da GE. Sobre isso (e sobre as decisões que tomava a partir do 9-Box) ele falou no relatório anual de 2002 da GE: “It’s about the four “types” that represent the way we evaluate and deal with our existing leaders. Type I: shares our values; makes the numbers – sky’s the limit! Type II: doesn’t share the values; doesn’t make the numbers – gone. Type III: shares the values; misses the numbers – typically, another chance, or two. None of these three are tough calls, but Type IV is the toughest call of all: the manager who doesn’t share the values, but delivers the numbers; the ‘go-to’ manager, the hammer, who delivers the bacon but does it on the backs of people, often “kissing up and kicking down” during the process. This type is the toughest to part with because organizations always want to deliver – it’s in the blood – and to let someone go who gets the job done is yet another unnatural act. But we have to remove these Type IVs because they have the power, by themselves, to destroy the open, informal, trust- based culture we need to win today and tomorrow”. É como se Welch dividisse os funcionários da GE em quatro quadrantes (um 4-box, que aliás, é possível de ser feito na nossa nova ferramenta de 9-Box). Aos que geram resultados e têm fit cultural, tudo. Aos que não geram resultados e não tem fit, rua. Aos que têm fit mas não geram resultados, uma ou duas chances. A dificuldade maior é com os funcionários que geram resultados e não demonstram fit cultural. São as decisões mais difíceis. Mas nas palavras de Welch, "temos que remover esses tipos pois eles tem o poder, sozinhos, de destruir a cultura aberta, informal e baseada em confiança que precisamos para vencer hoje e sempre" (leia mais sobre isso no nosso Ebook A GE vem mudando muito suas práticas de gestão de performance). A reunião de 9-Box A partir desse input dado por algum sistema de avaliação, o RH organiza reuniões com os gestores para que sejam discutidos seus reportes diretos. Assim, supervisores se reúnem para discutir analistas, gerentes se reúnem para discutir supervisores, e assim por diante. Nessas reuniões, o RH (na forma de um business partner, por exemplo), serve de mediador da discussão, garantindo que a discussão seja construtiva e que a mesma "régua" de critérios seja aplicada a todos os funcionários. Para que as discussões sejam mais produtivas, esse mediador do RH deve encorajar os gestores a trazerem o máximo de evidências possível para a discussão, para que argumentem pelos seus funcionários com fatos e dados em mãos. É importante que o gestor que não se preparar para a reunião se sinta constrangido e incapaz de http://qulture.rocks/revolucao-avaliacao-de-desempenho-ge/ defender seus liderados, pois assim ele pensará duas vezes antes de vir para um fórum dessa importância despreparado. Diferentes empresas conduzem a reunião de diferentes maneiras. Uma das formas mais usadas é começar a reunião pelos extremos: os funcionários que são plotados inicialmente nos boxes do canto superior direito e inferior esquerdo. A partir da confirmação - ou não - de sua posição, define-se melhor a régua para que os outros sejam discutidos. É importante que o RH registre uma ata completa das argumentações dos líderes sobre cada um dos profissionais discutidos principalmente quando eles são movidos de um box para o outro. Perigos e dificuldades com rótulos É fundamental tomar uma decisão consciente sobre divulgar ou não para os funcionários em que box eles foram classificados. Algumas empresas comunicam o box, outras dão nomes aos boxes (algo como "talento", "especialista", "movimentação" etc), e outras ainda têm nomes apenas para aqueles funcionários mais bem qualificados (como programas de aceleração de carreira para high-potentials). Nós acreditamos que os rótulos não são benéficos para o engajamento da força de trabalho, e portanto sugerimos aos nossos clientes que não os usem nem os divulguem internamente. Acreditamos que o 9-box é uma ferramenta que deve ser usada para tomar decisões, e não para rotular pessoas com um carimbo na testa. (Nossa opinião é embasada em diversos estudos que mostram que os rótulos são contraproducentes e também na nossa experiência profissional e com clientes na Qulture.Rocks). Quando usar 9-box na sua empresa? Você deve usar o 9-box em um de dois casos: • Quando tiver decisões complexas de gente a serem tomadas: se você tem uma empresa que cria muitas vagas de mobilidade interna, ou possui programas de treinamento que não podem atender a todos os funcionários, ou se tem um programa de remuneração variável (bônus), o 9-box pode ajudar muito a chegar nas decisões certas à medida em que o mérito relativo de cada funcionário nos eixos da matriz é extensivamente discutido e "auditado" pela liderança da empresa de maneira colegiada. No entanto, se nãohá grandes decisões a serem tomadas, achamos que o 9-box pode ser um desperdício de tempo e dinheiro (a não ser que seja usado pelo seu benefício educacional na formação de lideranças); • Quando for necessário treinar a liderança da empresa: o 9-box pode ser uma importante ferramenta de desenvolvimento das lideranças da empresa, pois http://qulture.rocks/blog/high-potentials-pt/ força uma discussão estruturada e embasada sobre talentos em formado de colegiado. No entanto, se sua prática de reuniões de 9-box for usada apenas para fins educacionais (ou seja, se não houver decisões complexas de gente a serem tomadas), tome cuidado para que ela não gere efeitos colaterais (como o de rotular pessoas, etc). Leitura Extra: Problemas Inerentes a Avaliações de Competências Avaliações de competências nasceram da necessidade do governo dos Estados Unidos de segmentar empregos por suas comunalidades. Após a Grande Depressão da década de 30, o país precisava organizar seu sistema de seguro desemprego, e passou a classificar os empregos com base nas principais atividades que eram realizadas neles. Com isso, podiam determinar que um dado pleiteante ao seguro desemprego que tivesse capacidades de "negociação" se encaixava ou não em vagas abertas, por exemplo, para vendedores de equipamentos fabris. A ideia por trás disso era poder definir que o candidato era realmente elegível ao seguro desemprego, o que só podia ser feito caso fossem dadas como totalmente esgotadas as chances do candidato de se recolocar em alguma das vagas abertas monitoradas pelo governo. Assim, diferentes ocupações passaram a ser classificadas com base nas capacidades, conhecimentos e habilidades ("knowledges, skills and abilities", ou KSAs) requeridos para o seu desempenho pleno. Posteriormente, as competências foram refinadas em seus aspectos comuns. Elas podem ser específicas ou genéricas. As genéricas, como “facilitação de discussões”, são aplicáveis a uma grande variedade de situações profissionais. Por outro lado, competências específicas, como a “operação de máquina de Raio-X”, são usadas para apenas uma pequena variedade de atividades. Na década de 60, as competências passaram a ser usadas no mundo corporativo, uso este que se acelerou na década de 80, com sua aplicação no ferramental de gestão de performance. De acordo com Lawler, Ledford & Chang (1993), em 1990, mais de 50% das empresas usavam competências como ferramenta de gestão de performance. O uso estava diretamente ligado ao movimento de downsizing ocorrido na década de 80 nos EUA, relacionado à quebra de diversos conglomerados por investidores ativistas e hostis, que fizeram com que as empresas desenvolvessem, pela primeira vez, a necessidade de diferenciar performances e capacidades dos seus funcionários no nível individual. O que são? Avaliações de competências são velhas conhecidas do mundo do trabalho. São aqueles formulários muitas vezes enormes que possuem algum tipo de descrição de um comportamento, uma competência, uma crença (etc) e abaixo dele uma série de notas e conceitos dos quais uma opção deve ser escolhida. Nas avaliações de competências modernas, um dado funcionário pode ter suas competências avaliadas por um número variado de pessoas: O funcionário pode ser avaliado por seu gestor direto, por seus pares, por seus subordinados e até por si próprio (a autoavaliação). Muitas vezes, esse input múltiplo é descrito com uma metáfora relacionada à Geometria que é muito imprecisa. Alguns definem "avaliação 360-graus" como aquela em que o funcionário é avaliado por seu gestor, seus subordinados e seus pares. Alguns dizem que "avaliação 180-graus" é aquela em que o funcionário é avaliado por seu gestor e por si próprio (aqui a metáfora começa a ficar estranha) e que a "avaliação 90-graus" é aquela em que o funcionário é avaliado por seu gestor apenas. Recomendamos que você não use "graus" para definir como funciona sua avaliação de competências. O termo correto para uma avaliação com múltiplos avaliadores é "multi-rater", ou "multi-avaliador". Diferentes rótulos e conceitos Há uma grande variedade de escalas usadas em avaliações de competências. Algumas empresas usam escalas numéricas em conjunto com escalas de conceito, enquanto outras empresas usam apenas escalas de conceito. As escalas de conceito mais comuns são: • Frequência (avalia-se a frequência com que o avaliado demonstra/pratica uma competência, p.ex., "nunca", "às vezes" e "sempre"); • Prática em relação à expectativa da empresa para o cargo do avaliado (avalia- se a o quanto o funcionário domina e pratica a competência em relação ao domínio e prática esperados do seu cargo, p.ex., "abaixo das expectativas", "dentro das expectativas" ou "acima das expectativas"); • Escalas customizadas (empresas customizam suas escalas para torná-las mais divertidas ou palpáveis aos seus públicos-alvo, p.ex., "ihhhhhh", "tá dentro" e "wowww"). Número de notas/conceitos Outra discussão acalorada de quem usa avaliações de competências é se a escala de avaliação deve ter 2, 3 ou N possibilidades. As discussões costumam acontecer em volta de dois eixos: o tamanho da escala (menos x mais opções) e o uso de escalas com quantidades pares ou ímpares de opções (p.ex., 4 x 5 opções). Escala par x ímpar, ou, empate x desempate A discussão sobre quantidades pares ou ímpares geralmente gira em torno do medo, por parte dos RHs, de permitir que os funcionários fiquem "em cima do muro" em suas avaliações. Para isso, alguns defendem, deve ser usada uma escala de quantidade par, que não tenha uma opção mediana. Essa discussão, no entanto, é muitas vezes deslocada. Caso o objetivo da avaliação seja o assessment do domínio e prática de uma competência por parte do avaliado em relação ao que é esperado do seu cargo, faz todo sentido que haja uma nota (ou conceito) mediana, que represente o "dentro da expectativa" e que contenha, estatisticamente, a maior parte da empresa (uma curva com cara de normal). Geralmente os clientes que se preocupam com esse quesito de "empate" na escala estão aplicando uma avaliação com propósito de diferenciação de desempenhos através de uma aproximação muito crítica e perigosa, que é o uso de competências para diferenciação de desempenho (falaremos mais a respeito adiante). Mais ou menos opções na escala Outra discussão um pouco menos comum é a sobre ter mais ou menos opções na escala de avaliação. Temos clientes que nos abordam querendo escalas muito grandes, de até 10 opções, que na nossa opinião trazem um retorno negativo ao processo por gerarem um ônus cognitivo enorme no avaliador sem um bônus de precisão que compense o esforço. Nossa opinião é que seja usada a menor escala possível que consiga traduzir de maneira eficiente os níveis de proficiência sendo avaliados. Achamos que 3 ou 5 opções são as escalas ótimas, e que 5 opções são indicadas para os casos das empresas que têm menos maturidade no processo (nas quais, invariavelmente, o uso dos extremos - nesse caso 1 e 5 - tenderão a zero). As diferentes aplicações da avaliação de competências Avaliações de desempenho Avaliações de desempenho são uma forma sistemática de se avaliar as entregas e resultados de um funcionário. Num mundo ideal, essa avaliação deveria ser dada por algum sistema autônomo, como um odômetro do trabalho, que pudesse medir os impactos concretos de um funcionário na organização. Como isso é praticamente impossível, a maioria das empresas tenta basear o desempenho ou performance em "contratos" ou metas que sejam definidas no início e avaliadas no fim de um ciclo de tamanho variado (mensal, trimestral, semestral ou anual, sendo os últimos dois mais comuns). No entanto, a prática de gestão por metas é desafiadora, exigindo duas dimensões de maturidade das empresas: a primeira, e mais difícil, é a maturidadegerencial da organização, que precisa ter uma estratégia clara e articulada, a partir da qual podem ser desdobrados indicadores críticos de sucesso (KPIs, ou key performance indicators). A partir desse desdobramento, a empresa precisa definir processos e sistemas de mensuração desses indicadores, e apenas aí então criar a prática de definição de metas dos funcionários com base nessa infraestrutura. Como poucas empresas têm esse grau de maturidade gerencial (vamos ignorar por agora o fato de muitas empresas nem quererem atingir esse grau de maturidade gerencial para que não coíbam a sua cultura de inovação e tomada de riscos), muitas empresas criam processos mais subjetivos de avaliação, baseados em perguntas discursivas e narrativas (p.ex., "discuta o que você entregou de resultados no último ano", a partir das quais são atribuídas notas ou conceitos ao funcionário, que podem ou não ser calibradas com outros gestores, ou até atribuídas de maneira colegiada). Esse processo pode ou não contar com inputs de outros avaliadores que não o próprio avaliado (na sua autoavaliação) ou seu gestor, e por isso alguns RHs passam a denominar-nos "avaliações 360". Até aí tudo bem. O problema está com outras empresas que inserem perguntas nessas avaliações de desempenho que mais se parecem com competências (p.ex., "entrega resultados de alta qualidade com atenção aos detalhes"), efetivamente usando uma avaliação de competências como "proxy" de desempenho. Achamos conceitualmente errado e destruidor de valor usar competências para medir desempenho. Para tentar medir desempenho através de competências é preciso um esforço hercúleo de comunicação que deixe muito clara a mecânica e propósito da sua aplicação. É preciso que o RH explique, por exemplo, que o que está sendo avaliado não é o grau de domínio/prática de uma competência, mas sim o quanto o avaliado desempenhou a competência num dado time-box, que normalmente será o período entre a última e a atual avaliação. É preciso que o RH explique, por exemplo, que o http://www.qulture.rocks/blog/sua-empresa-no-sabe-avaliar-competencias?rq=competencias http://www.qulture.rocks/blog/sua-empresa-no-sabe-avaliar-competencias?rq=competencias http://www.qulture.rocks/blog/sua-empresa-no-sabe-avaliar-competencias?rq=competencias campo de comentários da avaliação deve conter evidências práticas e ocorridas que dêem suporte às notas e conceitos escolhidos. É preciso que o RH pense 2 vezes antes de atribuir nomes e conceitos às notas, para que não haja confusão do que está sendo avaliado. Vamos usar mais pra frente algumas metáforas de Harry Potter pra explicar os conceitos, e peço paciência se alguma não ficar clara. Mas de maneira geral, o desempenho de um aluno em Hogwarts é muito razoavelmente medido pelas notas que ele tira, e em último caso, por se ele passa de ano ou não. Resumindo: Avaliação de competências, por excelência, não serve para medir desempenho. Use no lugar um campo discursivo onde funcionário, gestor ou quem quer que seja discuta casos práticos de entregas realizadas, e peça que o avaliador atribua uma nota ao seu desempenho. Pronto. Avaliações de comportamento, ou fit cultural Uma segunda aplicação das competências é a avaliação de fit cultural. Nela, avalia- se a aderência de um funcionário à cultura da organização a que pertence. Geralmente esse tipo de avaliação possui uma lista de valores a serem avaliados separadamente. Algumas empresas usam um campo de descrição do valor para definir em mais detalhes quais comportamentos são a tradução daquele valor no dia- a-dia, enquanto outras aumentam a complexidade de suas avaliações de maneira exponencial pedindo que avaliadores deem notas e conceitos para cada um dos comportamentos que suportam um valor (dessa forma, uma avaliação de 5 valores pode rapidamente se transformar em uma avaliação de 20 a 40 comportamentos. Não achamos que há nenhuma grande falha conceitual em se usar o modelo de avaliação de competências numa avaliação de fit cultural. No entanto, achamos que a aplicação clássica da avaliação de competências no âmbito do fit cultural tem baixo retorno sobre investimento - ROI. O retorno é muito baixo (o funcionário pouco tem a fazer com o diagnóstico de que é um "3 - atende" em um valor como "excelência de resultados", e por outro lado o custo da prática é enorme, seja no esforço de educação, comunicação e aplicação envolvidos, seja no "gosto ruim" que esse tipo de avaliação com notas deixa na boca da grande maioria dos participantes. Avaliações de desenvolvimento: o uso ótimo das avaliações por competências A aplicação cientificamente correta da avaliação de competências é para medir desenvolvimento, ou o grau de domínio e aplicação de uma competência por uma dada pessoa. Dumbledore, por exemplo, domina muito mais "magia com varinhas" do que Harry Potter. No entanto, Harry Potter com certeza domina a "magia com varinhas" muito mais do que o domínio esperado para a sua idade/série em Hogwarts. Assim, numa dada avaliação de desenvolvimento com competências aplicada na escola, Harry poderia ser avaliado como "supera muito as expectativas" em "magia com varinhas", enquanto Dumbledore poderia ser avaliado em "atende às expectativas", simplesmente pelo fato de que as expectativas que pesam sobre o chefe da escola são muito superiores do que aquelas que pesam sobre o jovem aprendiz. Como se pode perceber, a avaliação de competências tem muita cara de assessment. Ela é praticamente um DISC das competências: um DISC que pode naturalmente mudar com o tempo (alguém já ouviu falar de Growth Mindset aí?), mas que invariavelmente remete a uma fotografia das competências de uma pessoa em um dado momento. Esse assessment tem alguns usos práticos: um deles é avaliar o "potencial" de um funcionário. Em teoria, se um funcionário excede as expectativas para o seu cargo, logicamente pode-se deduzir que eventualmente ele terá "gordura" suficiente para assumir um cargo de maior complexidade/dificuldade, para o qual, naturalmente, ele vai deixar de "exceder" as expectativas assim que for promovido. De maneira análoga, a "assinatura" das competências de um funcionário pode habilitá-lo para alguma mudança horizontal dentro da organização. Outro deles é enquadrar o funcionário no seu lugar correto dentro do plano de cargos e salários, que normalmente é desenvolvido de maneira muito parecida com base na evolução das responsabilidades e competências exigidas por cada nível da "escadinha". Ótimo, mas não recomendado Apesar de a avaliação de competências ter como vocação a avaliação do desenvolvimento, isso não quer dizer que achemos que seu uso é indicado, ou até recomendado. Achamos aqui na Qulture.Rocks que avaliações de competências são muito complexas e geram pouco valor para o funcionário se aplicadas da forma tradicional. Portanto veremos mais a frente qual seu uso ótimo em termos de Retorno sobre Investimento (ROI). Como surgem competências? Competências surgem de diversas fontes: da estratégia competitiva do negócio, da cultura da empresa e da vontade dos seus líderes (fundadores, acionistas ou executivos), da ciência de gestão e das melhores práticas das áreas de atuação de cada funcionário. Dessas fontes, as competências podem ser agrupadas em quatro grandes categorias: estratégicas, culturais, de liderança e técnicas. Competências estratégicas https://inspire.qulture.rocks/empatia-e-growth-mindset-duas-raz%C3%B5es-importantes-para-praticar-feedbacks-6a918741566e De maneira geral, competências surgem da estratégia da empresa. A Amazon, por exemplo, opera no mercado de e-commerce, que possui competição extremamente acirrada e margens ultra-finas. Dado esse pano de fundo, é muito importante que a Amazon reforce comportamentos ligados a minúcia no controle de gastos e de caixa, pois isso garante a sua sustentabilidadecomo negócio no longo-prazo. Assim, a Amazon articulou um valor organizacional (é difícil diferenciar valores e competências em muitos casos, portanto vamos usá-los de maneira intercambiável): "Frugality Accomplish more with less. Constraints breed resourcefulness, self-sufficiency and invention. There are no extra points for growing headcount, budget size, or fixed expense." Competências culturais As competências também podem surgir das vontades e crenças dos fundadores, que não necessariamente (ainda que deveriam) estão ligadas à sua estratégia. Algumas empresas preferem incentivar a colaboração; outras o atingimento de resultados individual, e assim por diante. Competências de liderança/gestão de pessoas Algumas competências tendem a ser comuns a vários negócios. No Google, por exemplo, os gestores de pessoas devem seguir uma série de competências e comportamentos no seu trabalho de liderança. Esses comportamentos são fruto de uma extensa pesquisa feita pela área de pesquisa em RH da sua vice-presidência de gente (o People and Innovation Lab, ou PiLab). No entanto, é difícil não achar que esses comportamentos não sejam aplicáveis, com poucos ajustes, a qualquer empresa ou ambiente de trabalho. Podemos também aglutinar como competências de lideranças aquelas relacionadas ao trabalho em time e à convivência em empresa, como cooperação, respeito, etc. Competências técnicas Por fim, há empresas que levam o trabalho de mapeamento de competências a um nível maior de detalhe, separando um grupo de competências que seja específico para cada um de seus grandes grupos de funções. Assim, podem haver competências específicas para a área financeira, para a área de produto, para a área de logística ou para a área de serviços compartilhados. A fatia vertical: graus de complexidade Alguns teóricos das competências, como Joel de Souza Dutra, que defendem classificações diferentes para as competências. Em seu "Gestão de Pessoas: Modelo, Processos, Tendências e Perspectivas", Dutra faz a classificação das competências em diferentes níveis de complexidade (espera-se dos alunos da idade de Harry Potter - para simplificar, na época da Pedra Filosofal - dominem uma dada matéria num nível muito mais elementar do que os colegas dois anos à sua frente). A gradação de competências em graus de complexidade suporta a visão de outros "gurus" da gestão, como Ram Charan, que criou o termo "pipeline de liderança" para discutir como a capacidade de liderança no trabalho - gestão de pessoas - ganha complexidade à medida em que um gestor cresce na hierarquia (ou que sua empresa cresça). Ser um gestor de equipe, sob essa ótica, é mais "simples" do que ser um gestor de gestores de equipe, e assim por diante. Na nossa experiência, esse tipo de classificação apenas potencializa a confusão e complexidade das avaliações de competências. Achamos que, quando bem aplicadas, pode ser razoável usá-las no plano de cargos e salários da empresa, mas que seu uso perde retorno rapidamente quando aplicado às avaliações, tornando o processo mais confuso sem contrapartida de retorno para a empresa ou para o funcionário. Para ilustrar a dificuldade e confusão que geram, peço a você que leia as duas descrições abaixo, extraídas ipsis-literis do livro acima mencionado, de Joel Dutra: • Executa atividades seguindo normas e padrões predeterminados pela chefia imediata, e; • Executa atividades seguindo rotinas predeterminadas pela chefia imediata. É clara a diferença? Minha impressão é que parecem alternativas da prova da Fuvest, cozidas por professores malignos que querem nos confundir na direção das alternativas erradas. Mais quatro exemplos: • Participa do planejamento e do processo decisório sobre mudanças nas atividades e nos processos adotados na área em que atua • Participa do planejamento das atividades e da utilização dos recursos na área em que atua • Participa e sugere melhorias na estruturação de atividades, procedimentos e rotinas.. na área • Propõe… melhorias de execução das atividades sob sua responsabilidade, considerando os impactos nos setores de interface Se para você e eu, que gostamos de RH e estamos aqui, gastando nosso fim de semana falando de avaliações de competências, essa maçaroca de palavras é difícil de entender, imagine para o seu funcionário médio, acometido por pânico ao ter que preencher uma avaliação de competências do seu funcionário ou colega de área? Qual a chance desse assessment do qual falamos estar minimamente preciso? E ainda que esteja, qual o valor que esse diagnóstico agrega ao funcionário, usuário final do processo, que deve fazer alguma coisa com ele? Resumindo: graus de complexidade adicionam complexidade demais à sua avaliação! Erros mais comuns na implementação das avaliações de competências Vamos aos erros mais comuns que as empresas cometem ao implementar as diferentes variações das avaliações de competências que discutimos: Falta de clareza de objetivo Se você quer usar avaliações de competências na sua empresa, a etapa ZERO desse processo tem que ser desenvolver a clareza total de qual objetivo você quer atender com ela. Se o seu objetivo é avaliar performance, pense 120 vezes antes de ir por essa perigosa avenida. A chance é enorme de não funcionar. Se o seu objetivo é avaliar desenvolvimento ou fit cultural, tenha certeza de que você desenhe o processo todo para suportar esse objetivo, mesmo sabendo que, como dissemos antes, seu ROI deve ser muito baixo ou até negativo. Falta de treinamento e comunicação Vemos muitas empresas extraírem muito menos valor do que poderiam de suas avaliações de competências (e aqui, vale ressaltar, o erro se aplica a outras ferramentas de gestão de pessoas como feedbacks, metas e 1:1s) por não treinarem seus funcionários suficientemente na prática de fazerem avaliações bem feitas. Muitas vezes, essa falta de bom treinamento e comunicação deriva diretamente do item 1: se não há clareza de objetivos, como pode o treinamento e a comunicação que seguem ser efetivos? Mas muitas vezes, há pouca energia sendo gasta com o devido treinamento do funcionário. Para começar, deve-se passar total clareza aos avaliadores do que significa a escala de avaliação. Claro que idealmente ela é bem-escrita e portanto autoexplicativa. No entanto, nunca é demais explicar. Assim, todo participante deve saber explicar na ponta da língua qual a diferença entre um 2, um 3 e um 4. Em segundo lugar, devem ser bastante claras as regras do jogo no que se refere a como serão usados as avaliações e seus conteúdos. Se você está usando algum componente 360-graus da sua avaliação para fins de tomada de decisões (como promoções, sucessão, treinamentos e remuneração variável), esse link deve ser absolutamente claro para todos, o que, invariavelmente, irá coibir respostas 100% honestas pois trata-se, presumimos, de uma avaliação entre seres humanos (daí um paradoxo, e a recomendação de nunca usar componentes 360-graus para tomar decisões). Por fim, os participantes devem ser extensivamente treinados na arte - ou será ciência - de se escrever comentários úteis e construtivos nos campos livres, ligados ou não a competências, e coerentes com o objetivo da avaliação. Já vimos diversos casos em que a "avaliação" tinha como objetivo um feedback 360- graus estruturado por competências, mas em que os avaliadores usavam o campo de comentários para dar alguns poucos exemplos apenas que sustentavam suas notas. Ou seja, não havia nenhum cuidado com dar recomendações - feedbacks - de como os avaliados poderiam melhorar, aplicando mais ou melhor a dada competência. Resumindo: treine os participantes extensivamente nos três pilares de uma avaliação de competências de sucesso: a escala, o preenchimento dos comentários e as regras do jogo. Outros Se os itens 1 e 2 estão devidamente garantidos
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