2) Métodos e Técnicas de Arquivo e Protocolo

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Rotinas Administrativas de RH
Métodos e técnicas de arquivo e protocolo
O que é arquivo?
A palavra arquivo pode ser utilizada para uma série de designações, conforme veremos a seguir:
· Conjunto de documentos guardados, como: papéis oficiais, manuscritos, cartas etc.
· Móvel que serve para guardar documentos.
· Local em que os documentos deverão ser conservados.
· Órgão governamental ou institucional que tem o objetivo de guardar e conservar a documentação.
Por que o arquivo é importante para a organização?
Porque permite a localização rápida e eficiente das informações requeridas, proporcionando maior agilidade nos processos, bem como em processos decisórios.
Além disso, conforme o Artigo 830 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), alguns documentos devem ser arquivados em suas vias originais. Observe o que diz o texto da lei: Art. 830 - O documento oferecido para prova só será aceito se estiver no original ou em certidão.
As organizações são obrigadas a manter diversos documentos em arquivos para fins de comprovação das obrigações relativas ao emprego, quando ocorre a fiscalização trabalhista (Ministério do Trabalho e Emprego) e previdenciária (Previdência Social).
Classificação dos arquivos
Arquivos apresentam diferentes características e são classificados em quatro categorias distintas:
· Quanto à natureza da sua entidade criadora
· Quanto aos seus estágios de evolução
· Quanto à extensão da sua atenção
· Quanto à natureza do seu acervo
Natureza da sua entidade criadora
As entidades podem ser divididas em:
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· Pública - Quando o arquivo pertence a instituições governamentais.
· Institucional - Quando o arquivo pertence a instituições de educação, igrejas, sociedades, organizações sem fins lucrativos etc.
· Comercial - Quando o arquivo pertence a empresas e corporações com fins lucrativos.
· Pessoal - Quando o arquivo pertence a grupos familiares ou a uma pessoa física.
Estágio de evolução dos arquivos
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Arquivo corrente - Também chamado de “arquivo de movimento”, consiste na conservação da documentação consultada com mais frequência e deve ser mantido em local de fácil acesso.
O arquivo de uma consultoria de RH, por exemplo, deve disponibilizar todas as pastas de seus clientes, organizadas pelo nome da razão social, de preferência em ordem alfabética, a fim de facilitar a consulta.
Arquivo intermediário - É a guarda da documentação proveniente do arquivo corrente, mas que foram deixando de ser utilizados com frequência.
Arquivo morto - Corresponde ao local em que ficam armazenados os documentos que estão desatualizados ou que são de uso esporádico. Em uma organização, tais documentos são conservados em função da sua temporalidade, ou seja, do prazo necessário para o arquivamento dos documentos.
Documentos relativos à folha de pagamento devem ser arquivados pelo prazo de 05 ou 10 anos, por exemplo.
Extensão da atenção dos arquivos
No que se refere à extensão, os arquivos podem ser classificados como setorial e central.
O arquivo setorial cumpre as funções de um arquivo corrente. Exemplo: Arquivo do setor de RH de uma empresa comercial.
O arquivo central cumpre a função de receber os documentos de diversos órgãos que integram uma instituição. Exemplo: O arquivo único de diversas filiais de uma matriz.
Natureza do acervo
Chamamos de acervo o conjunto de bens que integram um patrimônio. No caso dos arquivos, podemos dizer que o acervo é constituído pelo conjunto de documentos que nele estão armazenados. O acervo pode ser dividido em:
Arquivo especial – É a conservação de vários formatos de documentos, como: Compact Disc (CD), slides, filmes, fotografias etc.
Arquivo especializado – Também conhecidos como arquivos técnicos. Consiste na conservação de documentos de um campo específico, como o arquivo de uma empresa contábil, por exemplo.
Métodos de arquivamento
Os principais métodos de arquivamento de documentos são: alfabético, numérico, geográfico e ideográfico.
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Alfabético - Nesse método o elemento principal a ser considerado é o nome, e as pastas são dispostas em ordem alfabética.
O método alfabético é mais utilizado por empresas de menor porte, pois pode causar cansaço visual, devido à variedade de grafia dos nomes em um grande volume de documentos.
Regras do método alfabético
Primeiramente, é preciso definir as regras de ordenação, seguindo dois critérios diferentes, que podem ser o de letra por letra ou o de palavra por palavra.
Exemplo:
	Critério letra por letra
	Critério palavra por palavra
	Martins, Nara
	Martins, Nara
	Monte Alegre, Amanda
	Monte Alegre, Amanda
	Monteiro, Pedro
	Monte Sinai, Cássio
	Montenegro, Paulo
	Monteiro, Pedro
	Monte Sinai, Cássio
	Montenegro, Paulo
Após definir o critério de ordenação, é preciso estabelecer as regras de alfabetação. Vejamos as principais:
Em nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome.
Se o colaborador se chama João da Silva, na etiqueta da pasta vai constar como Silva, João Pereira da.
Considera-se como único nome os sobrenomes ligados por hífen.
Se o colaborador se chama José Castro-Maia, na etiqueta da pasta vai constar como Castro-Maia, José.
Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra anterior, sendo considerados como um único nome.
Se a colaboradora se chama Patrícia Santa Rosa, na etiqueta da pasta vai constar como Santa Rosa, Patrícia.
As abreviaturas de prenomes possuem precedência em casos de sobrenomes iguais.
Entre dois colaboradores com o mesmo sobrenome (vamos supor que seja Souza) ordena-se primeiro o que tiver seu prenome abreviado pela primeira letra. Nesse caso a ordem será:
Souza, J.
Souza, Augusto.
Os sobrenomes como Filho, Júnior, Neto e Sobrinho são considerados como parte do sobrenome.
Entre dois colaboradores com o mesmo sobrenome (vamos supor que seja Marques) mas com sobrenomes finais (Neto e Filho), aplica-se a primeira regra.
Nesse caso a ordem será:
Marques Neto, André.
Marques Filho, Thiago.
Repare que os sobrenomes finais (Neto e Filho) não foram considerados na ordenação alfabética por serem considerados parte do sobrenome.
Os títulos como mestre, doutor, ministro não são considerados para fins de alfabetação, mas são colocados entre parênteses ao final de cada nome.
Exemplos:
Doutor Fernando Alves, Mestre Gustavo Oliveira.
Nesse caso a ordem será:
Alves, Fernando (Doutor)
Oliveira, Gustavo (Mestre)
Numérico - Para cada documento é atribuído um número ou código no qual serão organizados. Nesse método as pastas podem ser dispostas por números em ordem cronológica, como 0001, 0002, por exemplo, ou pelo número de matrícula do empregado.
O método numérico costuma ser usado para arquivar informações confidenciais.
Geográfico - Aqui o local é o principal elemento a ser considerado em um documento.
A ordem das pastas se dá pelo nome do estado, cidade ou bairro.
Este método é o mais indicado para organizações que possuem várias filiais.
Ideográfico - Nesse método, separa-se os documentos por assunto, permitindo a localização do documento desejado.
Exemplo de organização de pastas por setores: finanças, estoque, pessoal e etc.
Classificação de documentos
O que é documento?
Documentos são declarações escritas que têm a finalidade de comprovar algum fato. O primeiro passo para organizar um arquivo é identificar os documentos tendo seus elementos como referência.
Por que é importante classificar os documentos?
Para dar maior visibilidade às atividades da organização. Para tanto, são criadas categorias relacionadas às funções e aos setores da empresa; este processo é chamado de plano de classificação.
Para melhor visualizar esse processo, vamos pensar no plano de classificação de um setor de departamento pessoal. As pastas desse setor poderiam ser subdivididas nas seguintes categorias: jurídico, administrativo, colaboradores, encargos e folha de pagamento.
Tipos de documentos quanto à naturezados assuntos
No que se refere à natureza dos assuntos, os documentos podem ser divididos em ostensivos e sigilosos.
· Documentos ostensivos são aqueles cuja divulgação não é prejudicial à organização.
· Documentos sigilosos são aqueles de conhecimento restrito e subdividem-se em quatro categorias:
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Ultrassecreto - É quando o assunto do documento exige um excepcional grau de segurança, sendo de conhecimento exclusivo das pessoas intimamente ligadas ao seu manuseio.
Exemplo: planejamento financeiro e orçamentário de uma empresa.
Secreto - É quando o assunto do documento requer um alto grau de segurança, sendo de conhecimento de pessoas autorizadas para tal.
Exemplo: relatórios sobre negociações para expansão de uma empresa.
Confidencial - É quando o assunto do documento não exige um alto grau de segurança, porém, ainda assim deve ser de conhecimento de pessoas autorizadas.
Exemplo: Relatórios de avaliação de desempenho dos colaboradores.
Reservado - É quando o assunto do documento não exige um alto grau de segurança, porém, ainda assim não deve ser do conhecimento de pessoas externas à organização.
Exemplo: Mapa de ações sobre o planejamento estratégico da organização.
Recebimento
O profissional de RH recebe um grande número de documentos no cotidiano de trabalho. Para sua segurança, toda a documentação recebida deve ser protocolada.
O que é protocolo?
É um documento emitido para comprovar a entrega e/ou o recebimento de determinado documento. A seguir, veja um exemplo de preenchimento de protocolo de correspondência.
Formas de recebimento de documentações
Correspondência
Consiste no meio de comunicação escrita entre pessoas. Esta comunicação pode se dar por carta comercial, circular, declaração, memorando e ofício.
As informações necessárias à identificação da origem e destino de cartas são:
Correio eletrônico
Mais conhecido como e-mail, é um serviço disponível na Internet que permite enviar e receber mensagens e anexar documentos virtuais.
Cuidados importantes ao redigir um e-mail:
E-mails também são documentos, portanto, deve-se atentar ao uso de uma linguagem culta, apropriada e concisa.
O assunto do e-mail deve transmitir de forma objetiva o que a mensagem procura informar.
A fim de evitar erros de digitação, sempre revise sua mensagem antes de enviá-la.
Malote
É um serviço de coleta, transporte e entrega de documentos que ocorre com certa regularidade. Algumas empresas fazem uso de meios próprios para sua realização e outras utilizam os serviços de malote dos correios.
Distribuição
A distribuição de documentos é uma atividade comum em várias organizações. Mesmo que suas rotinas possam ser diferentes de uma empresa para a outra, geralmente as atividades de distribuição são:
· Preparar e a ficha de protocolo em duas vias.
· Acrescentar a segunda via da ficha de protocolo ao documento carimbado.
· Encaminhar o documento ao seu setor de destino.
· Registra os dados da ficha de protocolo para as fichas de procedência e de assunto; correspondendo ao controle da documentação que passa pelos serviços de protocolo.
Tramitação
Podemos chamar de tramitação de documentos toda a movimentação que ocorre no âmbito organizacional ou fora dela.
Hoje, com a chegada dos softwares de gestão ERP (Enterprise Resource Planning ou Planejamento dos Recursos da Empresa, em português), a tramitação de documentos ocorre de forma mais segura e ágil.
Além de evitar extravios, os arquivos digitais permitem, de modo geral, a rápida localização de diferentes documentos, por meio de instrumentos de busca, facilitando a gestão documental nas corporações.
Gestão documental é o conjunto de normas e procedimentos que permitem a tramitação, produção, avaliação, uso e arquivamento de documentos de uma organização.
Expedição
O que é expedir?
É o ato de distribuir, entregar, enviar ou despachar algo.
No âmbito empresarial, as rotinas de expedição de documentos são frequentes e isso envolve as seguintes atividades:
· Receber a correspondência a ser distribuída para outros setores.
· Verificar a falta (ou não) de folhas ou anexos nas correspondências a serem enviadas.
· Numerar e complementar os documentos originais e cópias com informações referentes à data.
· Separar documentos originais das cópias.
· Expedir documentações pelos correios, malotes ou em mãos.
· Encaminhar as cópias ao setor de arquivamento.
A expedição de documentos externos à organização precisa seguir com documentos envelopados, sendo que devem ser encaminhados com o recibo para identificação da empresa e setor a que se destinam.
Temporalidade
Conforme o nome já diz, temporalidade é um estado provisório, temporário ou de interinidade. No que se refere a documentações, é preciso observar a tabela de temporalidade, que é um instrumento pelo qual se determina o prazo de permanência de um documento em um arquivo, pois alguns documentos devem ser conservados na organização por longos prazos de tempo.
Os documentos trabalhistas, por exemplo, devem ser guardados pelo prazo mínimo de 05 anos, contados da data do pagamento ao empregado ou 02 anos da rescisão contratual. Já os documentos de FGTS devem ser guardados por 30 anos, no mínimo.
Tabela de temporalidade
	Documentos
	Prazo de guarda
	Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho, Aviso Prévio e Pedido de Demissão
	02 anos
	Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) – a contar da data da postagem
	03 anos
	Acordo de compensação, acordo de prorrogação de horas, atestado médico, autorização para descontos não previstos em lei, cartões, fichas ou livros de ponto, comprovante de entrega da comunicação de dispensa (CD), documentos relativos a créditos tributários (IR etc.), documentos relativos às eleições da CIPA, guias de recolhimento de contribuição sindical, assistencial e confederativa, mapa anual de acidentes do trabalho, recibo de 13º salário, recibo de abono de férias, recibo de adiantamento do 13º salário, recibo de entrega do requerimento seguro-desemprego (SD), recibo de gozo de férias, recibos de adiantamento, recibos de pagamento, relação de contribuição sindical, assistencial e confederativa, solicitação da 1ª parcela do 13º salário, solicitação de abono de férias e vale-transporte.
	05 anos
	Documentos sujeitos à fiscalização do INSS/RFB (folha de pagamento, recibo e ficha de salário-família, atestados médicos relativos a afastamento por incapacidade ou salário-maternidade, GPS etc.)
	05 ou 10 anos, conforme o caso
	PIS/PASEP – a contar da data prevista para seu recolhimento e salário-educação
	10 anos
	Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) e comprovação de entrega do PPP ao trabalhador
	20 anos
	Dados obtidos nos exames médicos (admissional, periódico, de retorno ao trabalho, mudança de função e demissional), incluindo avaliação clínica e exames complementares, as conclusões e as medidas aplicadas (contados após o desligamento do trabalhador)
	20 anos
	Dados obtidos no Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA)
	20 anos
	Documentos relativos ao FGTS
	30 anos
	Livros de atas da CIPA, livros de inspeção do trabalho, contrato de trabalho e livros ou fichas de registro de empregados RAIS.
	Indeterminado
Dentre os vários direitos garantidos aos trabalhadores urbanos e rurais pela Constituição Federal, há também o direito de ingressar com ação trabalhista quanto aos créditos resultantes da relação de trabalho, com prazo prescricional de:
· 02 anos contados da data da extinção do contrato.
· 05 anos e retroativamente, contados da data de ingresso da ação.
Todo empregado demitido tem direito de ingressar com reclamatória trabalhista junto à Justiça do Trabalho, no prazo máximo de até 02 (dois) anos, a partir da data da demissão e, ainda, tem o direito de solicitar que a revisão seja retroativa aos últimos 05 (cinco) anos.
Tipos de arquivo
O acervo de uma organização é constituído, basicamente, de dois tipos de arquivo: o físico e o eletrônico.
· Arquivo físico - Conforme o conceito de arquivo, é o armazenamento de documentos como:papéis oficiais, manuscritos, cartas, entre outros. O local físico em que os documentos impressos são armazenados é um exemplo de arquivo físico.
· Arquivo eletrônico - É o conjunto de documentos armazenados em softwares de gestão ou em pastas virtuais. Exemplos: sistemas que armazenam documentos como registros do e-Social, declarações do CAGED, planilhas eletrônicas, documentos digitalizados etc.
· e-Social - É um sistema do governo federal que visa unificar o envio de informações pelo empregador em relação aos seus empregados. Esta ferramenta possibilita o recolhimento unificado dos tributos de Imposto de Renda, Contribuição Previdenciária (INSS), Fundo de Garantia por Tempo de Serviço, entre outros.
O que muda com o e-Social?
· Serão exigidas novas informações de empregados e empregadores: O registro de qualquer colaborador novo será obrigatório e deverá ser realizado individualmente.
· Todo e qualquer acontecimento dentro da empresa deverá ser comunicado aos órgãos governamentais mediante envio das informações.
· A empresa deverá manter as informações do e-Social atualizadas, pois qualquer esquecimento de registros como: alteração de cargo ou admissão retroativa, poderão causar problemas de retificação das folhas de pagamento que já foram fechadas, no primeiro caso, e não consistência das folhas posteriores, no segundo.
· As informações enviadas deverão ter a assinatura digital do empregador, chamada de e-CNPJ, que é o Certificado Digital para Pessoa Jurídica.
Para saber mais sobre o assunto, acesse os sites governamentais do e-Social e do Ministério do Trabalho (CAGED).
Sabe-se que a informatização no (e para o) trabalho é uma forte tendência no mundo corporativo. O uso de softwares possibilita a otimização dos processos, além de economizar espaço, tempo e dinheiro, sendo uma solução sustentável no que diz respeito à impressão e descarte de papéis, contribuindo para a preservação do meio ambiente. Nesse contexto, devido à frequente implementação dos sistemas de gestão nas organizações, surgiu a Certificação Digital.
O Certificado Digital é um documento eletrônico que serve para validar juridicamente uma assinatura realizada em documentos eletrônicos, permitindo a ausência física do seu signatário.
Qual a finalidade da Certificação Digital?
Não só serve para aumentar a segurança nas transações realizadas pela internet, mas também para otimizar o tempo do empregador, permitindo maior agilidade no desempenho de suas atribuições.
Acesse o site do Instituto Nacional da Tecnologia da Informação para saber mais sobre como funciona a Certificação Digital.
Qual o futuro do arquivo físico?
Apesar de vivermos em uma sociedade virtual, o arquivo físico ainda se faz necessário, não somente em função de sua temporalidade, mas por possuir valor legal e fiscal, como o caso dos documentos de Imposto de Renda e escritura de bens imóveis, por exemplo.
Além disso, documentos que tratam sobre a vida funcional de colaboradores nunca devem ser descartados, mesmo quando eles já não fazem mais parte da empresa, pois eles podem procurar a organização futuramente em busca de documentos para fins de aposentadoria etc.
O arquivo físico não tende a desaparecer tão rapidamente nas organizações, logo, os documentos impressos devem ser bem conservados para que tenham uma longa vida útil.