3-Contas a Pagar

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GESTÃO DE FINANÇAS EMPRESARIAIS
Contas a pagar
Mensalmente recebemos em nossa residência, ou na empresa em que trabalhamos, muitas contas para pagar. Essas contas se referem, por exemplo, a despesas com fornecedores ou a serviços prestados, incluindo-se também, despesas fixas com luz, água, salários, telefone etc.
São inúmeras contas que precisam ser controladas, e esse controle exige muita atenção, organização e planejamento.
De que forma, então, realizar esse controle de maneira eficiente?
Fluxo e processos
Para que a gestão das contas a pagar de uma empresa aconteça de maneira eficiente, é necessário ter uma pessoa responsável - ou um grupo de pessoas - para acompanhar e controlar todos os compromissos que a empresa assumiu, cuidando para que os pagamentos sejam realizados dentro do prazo de vencimento.
Imagine você fazendo parte desse grupo de pessoas, responsável pela gestão do setor de contas a pagar.
Uma das suas funções será acompanhar todas as compras e contratos, garantindo que todos os pagamentos sejam realizados corretamente e dentro do prazo.
É importante destacar que o objetivo do controle das contas a pagar não se resume apenas em pagar boletos, fornecedores, fazer depósitos bancários ou transferências, mas acompanhar todo o processo, desde a compra até o pagamento. Desta forma, informações importantes são partilhadas e auxiliam a empresa na tomada de decisões financeiras.
Em conjunto, é importante realizar uma análise das vantagens financeiras, ou seja, se em alguns casos é melhor pagar ou prorrogar determinado compromisso.
Como organizar esse fluxo de informações
Ordens de pagamento eletrônicas ou físicas (cheque, TED, DOC, transferência entre contas, entre outros)
As ordens de pagamento “físicas” incluem as moedas, as cédulas, os cheques, entre outros, mas com o avanço das tecnologias online, essa forma de pagamento física está sendo substituída pela eletrônica, através dela a pessoa não precisa mais ir até o banco para realizar os pagamentos; é possível inclusive pagar pelo celular.
O cheque, por exemplo, é um documento impresso, que funciona como uma ordem de pagamento à vista e física, emitido pelo titular de uma conta corrente, contra um banco, para que este realize o pagamento. Sendo que somente deve ser emitido pela empresa quando existir saldo suficiente.
Existem duas formas de emissão de cheques:
Ao portador - O cheque ao portador não é recomendável, pois não identifica o favorecido, portanto ele pode ser repassado até encontrar alguém disposto a realizar o depósito.
Nominativo - No cheque nominativo a empresa identifica o favorecido pelo pagamento - também é importante realizar o cruzamento do cheque, que é representado por dois traços transversais – e desta forma o cheque somente poderá ser depositado; não poderá ser sacado pelo favorecido. Caso o favorecido endosse o cheque, ou seja, assine atrás, ele se transforma “ao portador”, permanecendo com a exigência de ser somente depositado.
Veja agora alguns exemplos de meios eletrônicos que podem ser utilizados para o pagamento de contas, como TED, DOC e transferências entre contas.
TED
É um meio eletrônico bastante utilizado, a sigla significa Transferência Eletrônica Disponível. Esta é uma opção disponibilizada pelos bancos para que o cliente possa tirar o dinheiro da conta e depositar em outra de outro banco, garantindo comodidade e maior segurança nas transações.
DOC
Outra ordem de pagamento eletrônica utilizada pelas empresas, é o DOC. A sigla significa Documento de Ordem de Crédito, essa transação também é utilizada para transferir valores para uma conta de outro banco.
O DOC tem um valor máximo de R$ 4.999,99 na maioria dos bancos.
A partir de janeiro de 2016 não existem limites de valores para realizar uma TED.
	Ano
	Limite
	2002
	R$ 5.000.000,00
	2003
	R$ 5.000,00
	2010
	R$ 3.000,00
	2012
	R$ 2.000,00
	2013
	R$ 1.000,00
	2014
	R$ 750,00
	jan/15
	R$ 500,00
	jul/15
	R$ 250,00
	jan/16
	Não há limite mínimo
Tabela 1 – Limites para uma TED
Fonte: FEBRABAN
É preciso estar atento, pois alguns bancos poderão cobrar tarifas para realizar esse serviço.
Para saber mais sobre os valores que poderão ser cobrados pelos bancos pesquise a tabela de tarifas, disponível no site do Banco Central.
Mas como saber qual a melhor opção na hora de realizar uma transferência?
Vai depender da urgência da transferência e do valor, na TED a transferência é feita quase que instantaneamente.
Observe a tabela abaixo:
	Tipo de operação
	Prazo para realização
	Crédito na outra conta
	Custo
	Meio de transferência
	TED
	Até às 17h
	Imediato
	Depende do banco
	Eletrônico ou autoatendimento
	DOC
	Até às 21h
	Dia seguinte
	Depende do banco
	Eletrônico ou autoatendimento
Tabela 2 – Diferença entre TED e DOC
Fonte: <http://escolhasfinanceiras.com.br/diferenca-entre-doc-e-ted/>.
Nota: estes horários e prazos podem sofrer alteração dependendo da instituição bancária em que você possui conta. Por isso, certifique-se com sua agência.
Mas e se a empresa não desejar realizar a transferência por meio da TED ou do DOC, existe outra maneira?
Sim, se você for realizar um pagamento, e não desejar utilizar a TED ou o DOC, poderá simplesmente fazer uma transferência entre contas bancárias, enviando o valor correspondente, da sua conta para outra. Esse meio eletrônico de pagamento é bastante utilizado no lugar dos depósitos e pagamentos, ou seja, ao invés de pagar a conta ou depositar o valor para outra pessoa, se faz uma transferência da conta do devedor para a conta do beneficiário.
Cabe destacar que o setor de contas a pagar tem início no departamento de compras, mas se estende por todos outros departamentos, pois toda e qualquer despesa da empresa precisa passar por este setor.
É uma responsabilidade muito grande, afinal é necessário verificar pagamento por pagamento, ou seja, se todos foram realizados com êxito e se há comprovantes pertinentes, caso contrário, se acontecerem pagamentos indevidos, a empresa poderá ser prejudicada e até grandes prejuízos podem ser gerados.