UNIDADE 2- A ORGANIZAÇÃO I

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ORGAMIZAÇÃO SISTEMAS E METODOS DE TRABALHO (OSMT)
UNIDADE 2: A ORGANIZAÇÃO I
DESAFIO:
Você é o administrador de uma empresa que presta serviços de consultoria de gestão para outras empresas. Os consultores são altamente qualificados, tanto que muitas vezes são requisitados por outras empresas. Os projetos tem sido bem-sucedidos e os clientes costumam demonstrar satisfação pelo trabalho realizado, no entanto, há uma reclamação constante de que os projetos tem levado muito tempo para se concretizar, devido a capacidade reduzida da empresa no atendimento aos clientes de maneira simultânea. A empresa adota uma estrutura funcional, buscando se dedicar a poucos projetos de consultoria ao mesmo tempo e primando pela especialização e eficiência dos membros da equipe.
Tendo em vista que o número de consultores é suficiente, um dos consultores sugere uma reestruturação na estrutura organizacional da empresa.
Com base nessa situação, responda:
Você considera a ideia do consultor ter encontrado a possível solução para o problema ou prefere manter a atual estrutura organizacional de maneira funcional?
Se optar por reestruturar a estrutura organizacional da empresa, qual modelo estrutural você julga ser mais adequado a essa empresa?
Por quê? (Mencione pelo menos 3 pontos fortes e fracos do novo modelo ou do atual modelo adotado na empresa).
PADRÃO DE RESPOSTA ESPERADO
Em uma organização funcional, os cargos são especializados e agrupam-se de acordo com funções de negócio e as habilidades que exigem.
A tradicional abordagem funcional traz diversas vantagens:
1. Podem ser realizadas economias de escala. Quando se agrupam pessoas com habilidades semelhantes, a empresa pode comprar equipamentos mais eficientes e obter descontos pelo grande volume de compras.
2. O monitoramento do ambiente torna-se mais eficaz. Cada grupo funcional mostra-se mais alinhado aos acontecimentos no próprio campo e, por isso, pode adaptar-se mais prontamente.
3. Os padrões de desempenho são mais bem mantidos. Pessoas com treinamento e interesses parecidos podem desenvolver uma preocupação comum com o desempenho em seus cargos.
4. As pessoas tem mais oportunidades de treinamento especializado e desenvolvimento aprofundado de habilidades.
5. Os especialistas em funções técnicas ficam relativamente livres do trabalho administrativo.
6. A tomada de decisão e as linhas de comunicação são simples e facilmente compreendidas.
No entanto, o modelo funcional também apresenta desvantagens.
Os consultores desenvolvem perícia funcional, mas carecem de conhecimento sobre outras áreas do negócio; tornam-se especialistas e não generalistas. Surgem conflitos entre funções e a comunicação e a coordenação são prejudicadas. Em suma, essa estrutura pode promover a diferenciação funcional, mas não a integração funcional.
Com isso, a estrutura funcional pode ser mais apropriada em ambientes simples e estáveis. Se a organização tornar-se fragmentada (ou desintegrada), pode ter dificuldade para desenvolver novos produtos e levá-los ao mercado, assim como para reagir rapidamente a mudanças de exigências dos clientes e outras. Principalmente quando as empresas estão crescendo e o ambiente empresarial está em mutação, elas precisam integrar suas áreas de trabalho com mais eficácia para obter flexibilidade e sensibilidade.
Por isso, outras formas de departamentalização podem ser mais flexíveis e sensíveis do que a estrutura funcional, ainda mais se tratando de uma empresa de consultoria, que atua em um ambiente bastante dinâmico.
Dessa forma, o modelo de organização divisional parece ser mais adequado a esse caso, o qual agrupa todas as funções em uma só divisão e duplica funções em todas as divisões. No organograma divisional cada divisão tem seus próprios departamentos operacionais. Cada divisão pode agir quase como se fosse uma empresa ou um centro de lucros em separado e trabalhar com autonomia para realizar as metas e os projetos da empresa como um todo. A principal vantagem desse tipo de departamentalização (por projetos de consultoria, por exemplo é a capacidade de concentrar o foco sobre as necessidades dos clientes e fornecer um atendimento melhor e mais rápido, ainda que seja uma maneira mais dispendiosa, ganha-se em agilidade na prestação dos serviços.
O aluno ainda pode optar por uma organização matricial, que é uma forma híbrida em que se sobrepõem as formas funcional e divisional. Os gestores e funcionários reportam-se a dois chefes um gestor funcional e um gestor divisional, criando uma dupla linha de comando.
Como as demais estruturas organizacionais, a matricial tem vantagens e desvantagens:
Vantagens
1) A tomada de decisões é descentralizada a um ponto que permite o correto processamento das informações e a aplicação do conhecimento relevante.
2) Há amplas redes de comunicação para ajudar a processar grandes volumes de informação.
3) Com a delegação das decisões aos níveis adequados, os altos níveis de gestão não se sobrecarregam com decisões operacionais.
4) A utilização de recursos é eficiente porque os principais insumos são compartilhados por diversos programas ou produtos importantes.
5) Os funcionários aprendem as habilidades colaborativas necessárias para operar em um ambiente caracterizado por reuniões frequentes e interações mais informais.
6) Criam-se rotas de carreira duplas à medida que mais opções de carreira surgem dos dois lados da empresa.
Desvantagens
1) Podem surgir confusões porque as pessoas não tem um único superior perante o qual se sintam responsáveis.
2) O conceito incentiva os gestores que compartilham subordinados a lutar por poder.
3) Pode surgir uma crença equivocada que a gestão matricial seja o mesmo que a tomada de decisões em grupo, isto é, que todos devam ser consultados a respeito de cada decisão.
4) Um excesso de democracia pode levar a falta de ação.
MINHA RESPOSTA
Seria uma ótima ideia sim, pois o modelo funcional tem muitas vantagens entre elas; pode ser realizada economias de escala, tomada de decisão e as linhas de comunicação são simples e facilmente compreendidas, padrões de desempenho são mais bem mantidos, entre outros. Porem tem desvantagens também como, consultores desenvolvem perícia funcional, mas carecem de conhecimento sobre outras áreas do negócio; tornam-se especialistas e não generalistas. Surgem conflitos entre funções e a comunicação e a coordenação são prejudicadas. Essa estrutura pode promover a diferenciação funcional, mas não a integração funcional.Com isso, a estrutura funcional pode ser mais apropriada em ambientes simples e estáveis não em um escritório que atua em um ambiente bastante dinâmico, onde há constantes mudanças de exigências dos clientes.
Poderia utilizar o modelo de organização divisional que agrupa todas as funções em uma só divisão e duplica funções em todas as divisões. A principal vantagem desse tipo de departamentalização é a capacidade de concentrar o foco sobre as necessidades dos clientes e fornecer um atendimento melhor e mais rápido, ainda que seja uma maneira mais dispendiosa, ganha-se em agilidade na prestação dos serviços.
Outro modelo que pode ser usado e organização matricial, os gestores e funcionários reportam-se a dois chefes um gestor funcional e um gestor divisional, criando uma dupla linha de comando. Essa estrutura como as outras tem vantagens e desvantagens:
VANTAGENS: A tomada de decisões é descentralizada a um ponto que permite o correto processamento das informações e a aplicação do conhecimento relevante, Há amplas redes de comunicação para ajudar a processar grandes volumes de informação, Com a delegação das decisões aos níveis adequados, os altos níveis de gestão não se sobrecarregam com decisões operacionais. Entre outras.
DESVANTAGENS: Podem surgir confusões porque a pessoa não tem um único superior perante o qual se sintam responsáveis, O conceito incentiva os gestores que compartilham subordinados a lutar por poder, um excesso de democracia pode levar a falta de ação.
EXERCÍCIOS:
1) Muitas vezes, começamos a descrever a estrutura de umaempresa por meio de seu organograma. Qual alternativa abaixo refere-se corretamente ao significado de organograma?
a) Representa os cargos da empresa e a maneira como são organizados.
RESPOSTA CORRETA
O organograma oferece uma visão da estrutura de subordinação na organização.
b) Representação gráfica de um procedimento, cujas etapas ou módulos são ilustrados de forma encadeada por meio de símbolos interconectados.
RESPOSTA INCORRETA
Essa é a definição de fluxograma e não de organograma.
c) Ferramenta de gestão de atividades que também contempla o tempo em que as atividades vão se realizar.
RESPOSTA INCORRETA
Essa é a definição de cronograma e não de organograma.
d) Representa o tempo investido em uma determinada tarefa ou projeto, segundo as tarefas que devem ser executadas no âmbito desse projeto.
RESPOSTA INCORRETA
Essa não é a definição de organograma e sim de cronograma.
e) Documento para identificação e formalização das atribuições, deveres, responsabilidades e requisitos inerentes a um determinado cargo na organização.
RESPOSTA INCORRETA
Essa é a definição de descrição de cargos e não de organograma.
2) Com relação ao tipo de estrutura das organizações, assinale a alternativa INCORRETA:
a) A estrutura de organização mecânica é uma estrutura formal e tem por objetivo promover a eficiência interna.
RESPOSTA INCORRETA
Ao contrário das estruturas orgânicas, que são menos rígidas e enfatizam a flexibilidade, as estruturas mecânicas são mais formais e, com isso, buscam promover a eficiência.
b) Uma alternativa às empresas mais modernas é a estrutura orgânica, que é muito menos rígida e enfatiza a flexibilidade nas operações.
RESPOSTA INCORRETA
As empresas orgânicas são mais dependentes de uma estrutura informal de redes de funcionários e nessas os bons gestores conhecem muito bem as interações entre os funcionários e os incentivam a trabalhar mais como companheiros de equipe do que como subordinados que aceitam ordens de seus chefes.
c) As empresas mecânicas são muito dependentes de uma estrutura informal de redes de funcionários.
RESPOSTA CORRETA
As empresas orgânicas são muito dependentes da estrutura informal, uma vez que a comunicação, os relacionamentos e a autoridade de uma empresa orgânica são mais informais do que em uma organização mecânica.
d) Nas empresas orgânicas a obediência à autoridade é menos importante do que o compromisso com as metas organizacionais.
RESPOSTA INCORRETA
Nas empresas de estrutura orgânica, os ocupantes de cada cargo têm responsabilidades mais amplas, que mudam de acordo com as necessidades, por isso, o compromisso com as metas é considerado mais importante do que a obediência, já que algumas responsabilidades são compartilhadas.
e) Quanto mais orgânica uma empresa, mais sensível será a mudança das exigências competitivas e as realidades do mercado.
RESPOSTA INCORRETA
Nas estruturas orgânicas, a tomada de decisões é mais descentralizada e informal, facilitando a adaptação às novas exigências do mercado.
3) Com relação à estrutura organizacional, assinale a alternativa correta:
a) Desenho organizacional é o sistema formal de relações de subordinação de cargos e tarefas que determina como os funcionários usam recursos para atingir os objetivos da organização.
RESPOSTA INCORRETA
Essa é a definição de estrutura organizacional.
b) Estrutura organizacional é o processo por meio do qual os administradores fazem escolhas organizacionais específicas sobre as relações de subordinação de cargos e tarefas que resultam na construção de uma determinada estrutura.
RESPOSTA INCORRETA
Essa é a definição de desenho organizacional.
c) O modelo mais adequado para as organizações serem eficazes é o de estruturas orgânicas flexíveis.
RESPOSTA INCORRETA
De acordo com a teoria da contingência, os administradores desenham estruturas organizacionais para se adequar aos fatores ou circunstâncias que estão afetando mais a empresa e gerando para elas mais incerteza. Portanto, não existe uma melhor maneira de se desenhar uma organização.
d) Quatro fatores são determinantes importantes do tipo de estrutura organizacional ou método de organização que os administradores escolhem: a natureza do ambiente organizacional, o tipo de estratégia que a organização adota, a tecnologia que a organização usa e as características de seus recursos humanos.
RESPOSTA CORRETA
De acordo com a teoria da contingência, os administradores desenham estruturas organizacionais para se adequar aos fatores ou circunstâncias que estão afetando mais a empresa e gerando para elas mais incerteza. Portanto, não existe uma melhor maneira de se desenhar uma organização, dependendo desses fatores a serem observados, uma estrutura pode ser mais adequada a uma empresa, mas totalmente inadequada a outra.
e) Se o ambiente externo for estável, os recursos estarão prontamente à disposição e a incerteza será baixa; portanto, haverá necessidade de menos coordenação e de menos comunicação entre as pessoas e funções para obter recursos. Assim, indica-se o uso de uma estrutura orgânica flexível.
RESPOSTA INCORRETA
Neste caso, os administradores podem optar por formas de organização que confiram maior estabilidade ou formalidade à estrutura organizacional e podem estabelecer valores e normas que enfatizem a obediência e o trabalho em equipe – uma forma mais mecanicista de organizar.
4) São características e vantagens potenciais de uma estrutura organizacional funcional, exceto:
a) Os cargos e departamentos são especializados e agrupam‐se de acordo com funções de negócios e as habilidades que exigem.
RESPOSTA INCORRETA
Essa é uma característica das organizações funcionais.
b) Podem ser realizadas economias de escala na compra de equipamentos para a empresa.
RESPOSTA INCORRETA
Quando se agrupam pessoas com habilidades semelhantes, a empresa pode comprar equipamentos mais eficientes e obter descontos pelo grande volume de compras.
c) O monitoramento do ambiente torna‐se mais eficaz.
RESPOSTA INCORRETA
Cada grupo funcional mostra‐se mais alinhado aos acontecimentos no próprio campo e, por isso, pode adaptar‐se mais prontamente.
d) Os padrões de desempenho são mais bem mantidos.
RESPOSTA INCORRETA
Pessoas com treinamento e interesses parecidos podem desenvolver uma preocupação comum com o desempenho em seus cargos.
e) São agrupadas todas as funções em uma só divisão e duplicam-se funções em todas as divisões.
RESPOSTA CORRETA
Essa é uma característica das organizações divisionais e não funcionais.
5) Com relação às estruturas organizacionais, assinale a afirmação INCORRETA:
a) A estrutura acompanha a estratégia organizacional.
RESPOSTA INCORRETA
A estratégia aponta para os ambientes em que a organização operará e, portanto, deve estar de acordo com a estrutura organizacional.
b) As estruturas são criadas para promover, nas organizações, adaptação às exigências dos indivíduos.
RESPOSTA CORRETA
As estruturas são impostas para assegurar que os indivíduos se adaptem às exigências organizacionais e não o contrário.
c) A estrutura matricial reveste duas estruturas (por exemplo, uma estrutura divisional geográfica e uma estrutura funcional) a fim de aproveitar os benefícios de ambas.
RESPOSTA INCORRETA
Na estrutura matricial, os funcionários são temporariamente atribuídos a um projeto de equipe específico e tem uma unidade funcional permanente.
d) Demandas por qualidade total, atendimento ao cliente, inovação e velocidade evidenciam as limitações da forma funcional.
RESPOSTA INCORRETA
Organizações funcionais, com sua alta diferenciação, criam barreiras à coordenação entre funções.
e) A estrutura funcional pode ser mais apropriada em ambientes simples e estáveis.
RESPOSTA INCORRETA
Se a organização tornar‐se fragmentada (ou desintegrada), pode ter dificuldade para desenvolver novos produtos e levá‐los ao mercado, assim como para reagir rapidamente a mudanças de exigências dos clientes e outras.