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PÁG. 1 PÁG.1 Administração Geral Modulo 1 – Aspectos Introdutórios Frase: “Sua luta não termina quando sentir cansaço, mas sim quando atingir o sucesso tão merecido.” PÁG.2 Para Silva (2008, p. 6), Administração é: “um conjunto de atividades dirigidas à utilização eficiente e eficaz dos recursos, no sentido de alcançar um ou mais objetivos ou metas organizacionais”. Dica de Prova: A administração tem que ser vista como uma ciência dotada de princípios e funções que são orientadores e norteadores da ação dos diversos administradores. Dica de Prova: A administração cresceu e tomou-se uma ciência, uma técnica e uma arte: ela é uma ciência com princípios bem definidos e um corpo de conhecimentos científicos e devidamente codificados, uma tecnologia que produz ferramentas de utilização para obter resultados e uma arte em lidar com situações concretas e abstratas. DICA DE PROVA “A prática da administração pode ser traçada desde 3.000 a.C. para as primeiras organizações desenvolvidas pelos sumérios e egíp- cios, mas o estudo formal de administração é relativamente recente. Os primeiros estudos sobre administração como conhecemos hoje começou com o que agora é chamado de perspectiva clássica. A perspectiva clássica sobre administração emergiu durante o século XIX e o início do século XX. O sistema de fábrica, que começou a aparecer nos anos de 1800, apresentava desafios que as primeiras organizações não haviam encontrado. (...)”. (Chiavenato) Por que estudar Administração? Simplesmente porque é uma atividade comum a todos os empreendimentos humanos, ou seja, na família, no governo, nos negócios, individualmente e em todas as nossas atividades cotidianas, de maneira que o que estiver relacionado a um objetivo a ser atingido, este exige algum grau de planejamento, organização, coordenação e controle. De acordo com Maximiano (2004), a administração é importante em qualquer escala de utilização de recursos para realizar objetivos – individual, familiar, grupal, organizacional ou social –, ou seja, a administração não está relacionada apenas aos setores produtivos de bens e serviços, ela está presente em todas as áreas de nossa vida. Como afirma Kwasnicka (2006, p. 19), “até mesmo um núcleo familiar requer certo grau de administração”. Desta forma, são muitas as razões pelas quais precisamos compreender a Administração e, principalmente, quando se inicia um negócio, um projeto de vida, e quando há a união com outras pessoas ou com outras organizações. Por isto, antes mesmo de compreendermos o conceito da palavra em si, é necessário buscar uma razão para estudar a administra- ção, e uma das razões parte do pressuposto de que buscamos caminhos e formas diferentes para o alcance de objetivos. Porém, como aponta Maximiano (2004, p. 26), “é preciso ir além da interpretação da palavra para compreender o papel que a administração desempenha para as organizações e a sociedade”. De acordo com Maximiano (2004) e Kwasnicka (2006), quanto maior o nível de complexidade das atividades, maior a necessidade de aplicar os conhecimentos da ciência administrativa. Para Kwasnicka (2006, p. 19), “administrar é um processo integrativo da atividade organizacional que permeia nossa vida diária”. Conceito de Administração? Primeiramente, vou dividir o conceito de administração em três etapas: Primeira Etapa Para Chiavenato (1997, p. 9), a definição para da palavra "administração" tem sua origem no latim (ad, direção para, tendência e mi- nister, comparativo de inferioridade;; o sufixo ter, subordinação ou obediência, isto é, aquele que realiza uma função abaixo do coman- do de outrem, aquele que presta um serviço a outro) e significa subordinação e serviço. Em sua origem, a palavra administração signi- fica desenvolver uma função sob o comando de outro, prestar um serviço a outro. Essa velha conotação de supervisionar ou de só tomar conta de algum empreendimento ou pessoas está hoje totalmente ultrapassada e obsoleta. Segunda Etapa Não existe consenso sobre conceito de administração. Vale a pena comparar cada definição: Ø Alcançar objetivos pelo trabalho com e por intermédio de pessoas e outros recursos organizacionais. Ø Ato de trabalhar com e por intermédio de outras pessoas para realizar os objetivos da organização, bem como de seus mem- bros. Terceira Etapa Maximiano (2004, p. 26) diz que significa “o processo de tomar e colocar em prática decisões sobre objetivos e utilização de recursos”. Entretanto, Kwasnicka (2006, p. 20) salienta que o termo Administração pressupõe que ele seja visto como “um processo integrativo fundamental, buscando a obtenção de resultados específicos”. PÁG.3 Outros Conceitos: Ø A administração é o processo de planejar, organizar, dirigir e controlar o uso de recursos e competências a fim de alcan- çar objetivos organizacionais. Ø Planejar, organizar, liderar e controlar o trabalho dos membros da organização e utilizar todos os recursos organizacio- nais disponíveis para alcançar objetivos organizacionais definidos. Ø Planejar, organizar, liderar e controlar o uso de recursos para alcançar objetivos de desempenho. Ø Alcançar objetivos organizacionais de maneira eficaz e eficiente graças ao planejamento, à organização, à liderança e ao controle dos recursos organizacionais. Administração é uma palavra antiga, associada a outras que se relacionam com o processo de tomar decisões sobre recursos e obje- tivos. A palavra administração vem do latim, assim como manejo (que corresponde ao inglês management) e gestão (que corresponde ao espanhol gestión e ao francês gestion). Todas têm o mesmo significado: um processo dinâmico de tomar decisões sobre a utiliza- ção de recursos, para possibilitar a realização de objetivos. Administração é......... PALAVRAS SIGNIFICADO Administração [Do latim administratione.] I. Ação de administrar. II. Gestão de negócios públicos ou particulares. III. Governo, regência. IV. Conjunto de princípios, normas e funções que têm por fim ordenar os fatores de produção e controlar a sua produtividade e eficiência, para se obter determinado resultado. V. Prática desses princípios, normas e funções. VI. Função de administrador;; gestão, gerência. VII. Pessoal que administra;; direção (Novo Dicionário Aurélio, 1ª edição). Gerência [Do latim gerentia, de gerere, "fazer".] I. Ato de gerir. II. As funções do gerente;; gestão, administração. III. Mandato de administração (Novo Dicionário Aurélio, 1ª edição). Gestão [Do latim gerentia, de gerere, "fazer".] I. Ato de gerir. II. As funções do gerente;; gestão, administração. III. Mandato de administração (Novo Dicionário Aurélio, 1ª edição). Administratio, Administrationis Rerum curatio, "tomar conta das coisas". Italiano: amministrazione, governo.Francês: gouvernement, administration. Espanhol: dirección, gobierno. Inglês: management, administration (Lexicon totius Latinitatis, Pádua, 1940). Management I. Ação ou maneira de administrar;; manejo (handling), direção ou controle. II. Habilidade para administrar. III. Pessoa ou pessoas que controlam e dirigem os negócios de uma instituição ou empresa. IV. Coletivo de executivos, considerados como classe, distinta da mão-de-obra, labor. Derivado do latim manus, mão (Webster's Encyclopedic Unabridged Dictionary of the English Language, 1994, Gramercy Books). Manejo [Do italiano maneggiare.] Administração, gerência, direção, manejo, manejo de negócios (Novo Dicioná- rio Aurélio, 1" edição). Fonte: Maximiano (2004) Portanto, o termo Management significa uma ação de gestão, direção e controle do ato de gerir pessoas ou grupo de pessoas com o intuito de obtenção de resultados da organização. Chiavenato (1994, p. 499) aborda que “o termo gerência (management) tem sido aplicado geralmente como sinônimo de administra- ção, ou de quem faz administração, seja nas empresas, seja nas demais organizações.” E de acordo com Ferreira (2010) gerência é o “ato ou efeito de gerir;; as funções do gerente;; gestão, administração.” A gerência se incumbe de dirigir o comportamento das pessoas para o alcance dos objetivos empresariais, ou seja, é basicamente uma atividade voltada para as pessoas e se fundamenta na motivação, na liderança e na comunicação. Percebe-se então como é imprescindível para o gerente o conhecimento da natureza humana. Segundo Mariano et al. (2008, p. 8) “para uma gerência bem sucedida, é necessário um aprendizado contínuo, tanto no que é geren- ciado, como no que gerencia.” Porquanto a gerência tem a função de fazer um ambiente melhor de trabalho para que os funcionários fiquem cada vez mais motivados e contentes, pois a maioria das pessoas trabalha com mais afinco quando o ambiente de trabalho é agradável (MARIANO et al., 2008). Conclui-se então que compreender as motivações das pessoas pode significar a diferença entre o fracasso e sucesso de uma organização. DICA DE PROVA “A atividade do administrador consiste em guiar e convergir as organizações rumo ao alcance de objetivos. Todas as organizações existem para algum propósito ou objetivo, e o administrador é o responsável pela combinação e aplicação de recursos organizacio- nais para assegurar que a organização alcance seu propósito ou objetivo. O administrador alcança resultados através de sua organi- zação e das pessoas que nela trabalham. Para tanto, planeja, organiza, dirige pessoas e controla recursos materiais, financeiros, informação e tecnologia visando ao alcance de determinados objetivos. Na verdade, o administrador consegue fazer tudo através das pessoas, razão pela qual elas ocupam posição primordial nos negócios de todas as organizações. As pessoas são geralmente cha- madas de subordinados, trabalhadores, funcionários, empregados ou ainda de colaboradores, parceiros, talentos ou empreendedo- res internos, dependendo da maneira como a organização lida com elas e as valoriza. Um colaborador é mais do que um simples empregado. Um parceiro é mais do que um simples funcionário. O administrador assume uma responsabilidade básica: assegurar que a organização alcance elevado desempenho através das pessoas e da utilização rentável de todos os seus recursos - materiais, financeiros, informação e tecnologia. Provavelmente, não existe algo mais vital à sociedade do que o papel do administrador: ele determina se uma instituição social pode servir bem à comunidade ou simplesmente se ela vai desperdiçar talentos e recursos;; 1mais ainda, se vai desperdiçar o administrador”. PÁG.4 Fonte: Heron Lemos Na Figura 1 reforça e relaciona alguns elementos do conceito de Administração com as atividades Administrativas. PÁG.5 Existe a necessidade de administrar as diversas variáveis, sejam elas os recursos materiais e humanos, a tecnologia, as restrições ambientais, entre outras variáveis que compõem o ambiente interno e externo às organizações. Desta forma, é preciso buscar o en- tendimento do modo de administrar e a interação entre os principais recursos representados por pessoas, informação e conhecimento, espaço, tempo, dinheiro e instalações para se atingir objetivos, pois é fundamental para a tomada de decisão, seja ela individual, pes- soal ou organizacional, ou seja, o processo para a tomada de decisões a fim de obter os resultados esperados. Conforme apresentado na Figura 2 de maneira resumida, as decisões envolvem planejamento, execução e controle. De acordo com o autor, o planejamento visa a definir objetivos e recursos, já a organização visa à disposição de recursos em uma estrutura e a execu- ção visa à realização dos planos. Por fim, o controle visa à verificação dos resultados. Estas funções administrativas serão discutidas e aprofundadas mais adiante. A Figura 2 representa este processo: E, embora, o processo administrativo seja importante em qualquer contexto de utilização de recursos, a razão principal para estudá-lo é o seu impacto sobre o desempenho das organizações. Para isto, neste primeiro momento, importa entender melhor o que são e representam estas organizações na sociedade. QUESTÕES DE CONCURSOS 01. (UFC – 2009 – ASSISTENTE) O termo Administração pode ser definido como: A) Uma especialização de negócios. B) A arte de organizar processos e produtos. C) O trabalho específico na cadeia de negócios. D) Trabalho de pessoas para alcance de objetivos organizacionais. E) Planejar e executar ações com foco em objetivos organizacionais 02. (UECE – 2017 – ASSISTENTE) No que diz respeito ao conceito de Administração, é correto afirmar que A) é o meio pelo qual as organizações são alinhadas e conduzidas para alcançar excelência em suas ações e operações, e oferecer os melhores resultados. B) é o processo de controlar o uso dos recursos e competências organizacionais, visando alcançar objetivos aleatórios à organi- zação. C) é a melhor maneira de alcançar os resultados em uma organização, independente da geração de valor ou riqueza. D) é um processo linear, repetitivo e causal de decisões e ações que geram resultados. 03. (UFC – 2017 – AUXILIAR EM ADMINISTRAÇÃO) O planejamento, a organização, a liderança e o controle dos recursos humanos – e de todos os outros tipos de recursos – para que se atinjam os objetivos da organização de modo efici- ente e eficaz, refere-se ao conceito de: A) Metas. B) Missão. C) Estratégia. D) Desempenho. E) Administração. 04. (CCV-UFC – 2011 – Unilab - Assistente Administrativo) É importante reconhecer o papel da Administração na organi- zação, porque: A) pela gestão da organização, a influência externa não contamina o sucesso do negócio. B) osucesso dos negócios é definido pelo empreendedorismo e ineditismo dos gestores C) por meio da administração, busca-se a obtenção de alto desempenho e atingimento de metas. D) por meio da administração, as pessoas se energizam e se sobressaem no ambiente organizacional. E) pela gestão da organização, as competências individuais são destacadas e o sucesso do empreendimento é garantido. 05. (CCV-UFC – 2011 – Unilab - Assistente Administrativo) Administrar é: A) vencer crises com visão forte, motivação e energia. B) apenas gerenciar de forma ótima os recursos financeiros. C) ter faturamento elevado, bons produtos e estrutura organizacional moderna. PÁG.6 CARACTARÍSTICAS DA ADMINISTRAÇÃO MODERNA Sob o ponto de vista formal uma organização empresarial consiste em um conjunto de encargos funcionais e hierárquicos, orientados para o objetivo econômico de produzir bens ou serviços. A estrutura organizacional deste conjunto de encargos está condicionado à natureza do ramo de atividades, aos meios de trabalho, às circunstâncias socioeconômicas da comunidade e a maneira de conceber a atividade empresarial. As principais características da organização formal (Fayol) são: Fonte: Heron Lemos IMPORTÂNCIA DA ADMINISTRAÇÃO A partir do início do século XX, as organizações passaram a possuir maior complexidade para atender às necessidades da população;; tornou-se imprescindível adotar os novos conhecimentos administrativos, que estavam sendo formulados para enfrentar a concorrên- cia cada vez maior, na tentativa constante de ofertar produtos e serviços, com qualidade e menores custos. A Administração passou a ser vista como de fundamental importância para a vida e para as organizações contemporâneas, conside- rando-se que a sociedade em que se vive é totalmente organizacional. A Tecnologia da Informação passou a ter domínio, produzindo grandes avanços tecnológicos e as organizações adotaram rapidame n- te essas técnicas, modernizando suas estruturas, (CHIAVENATO, 2003). Estes avanços e o desenvolvimento do conhecimento humano, por si mesmos, não produzirão efeitos, se a qualidade da administra- ção a ser usada nos grupos organizacionais não permitir uma boa aplicação dos recursos disponíveis, humanos e materiais. Entendendo o que são Organizações Há uma grande diversidade de teorias e conceitos sobre a tipologia das organizações. Entender a teoria organizacional e seus objeti- vos é fator primordial para uma boa administração. De acordo com Kwasnicka (2006, p. 20): A teoria das organizações amplia de forma considerável a tipologia das organizações: as de transformação – fábricas;; as de serviços – hospitais, bancos etc: as assistenciais – Igrejas e ONGs. Há objetivos únicos, múltiplos, coletivos, pes- soais. Há organizações temporais e outras permanentes, sem perder de vista a classificação por tamanho e poder eco- nômico, intensa em tecnologia, em capital humano etc. Para Silva (2008), a teoria da Administração e a teoria da Organização são conceitos proximamente relacionados, ou seja, um Admi- nistrador deve entender os trabalhos de uma organização para ser eficaz em seus papéis administrativos. Desta forma, o modo de pensar sobre as organizações é baseado em padrões e regularidades no projeto organizacional e no comportamento. De acordo com Maximiano (2004, p. 28), “o principal motivo para a existência das organizações, é o fato de que certos objetivos só podem ser alcançados por meio da ação coordenada de grupos de pessoas”. Da mesma forma, Silva (2008, p. 40) define uma organi- zação como “duas ou mais pessoas trabalhando juntas cooperativamente dentro de limites identificáveis, para alcançar um objetivo ou meta comum”. D) alcançar metas por meio do planejamento, organização, liderança e controle dos recursos. E) alcançar metas apenas por meios de profissionais competentes, com habilidades específicas. GABARITO: 01 – E 02 – A 03 – E 04 – C 05 – D PÁG.7 Robbins (2005, p. 31) conceitua uma organização como “um arranjo sistemático de duas ou mais pessoas que cumprem papéis for- mais e compartilham propósito comum”. Exemplificando: a faculdade que você estuda, o supermercado, o McDonald‟s são organiza- ções porque possuem características comuns, como um propósito distinto, são compostas por pessoas e por desenvolverem-se em uma estrutura sistemática. DICA DE PROVA As organizações operam em ambientes diferentes, rodeadas de um universo de fatores, tais como: econômicos, políticos, tecnológi- cos, legais, sociais, culturais e demográficos que interagem entre si e se alternam constantemente, proporcionando um campo dinâ- mico de forças caracterizado por enorme mudança e instabilidade ao redor. No fundo, as organizações recebem influências de seu meio ambiente, mas, em contrapartida, nele também provocam profundas influências. De acordo com os conceitos apresentados, e nas palavras de Silva (2008), está implícito que: ■ As organizações são compostas por pessoas, o que envolve uma complexidade nos relacionamentos sociais e na variabilidade ou diversidade de seres humanos. ■ Quando pessoas trabalham juntas, é necessário dividir o trabalho e procurar pessoas com habilidades ou conheci- mento, envolvendo ações de coordenação e de controle de forma imperativa. ■ As organizações devem ter limites, delimitações, ou seja, os limites se referem ao que as pessoas devem ou podem fazer na organização, já a delimitação da organização é determinada por aquelas pessoas oficialmente membro das organizações, mas pode também ser estabelecida por pessoal contratado, trabalhadores temporários e consultores, neste sentido, outro fator importante é determinar quais atividades devem ser experimentadas e quais devem ser deixadas para outras organizações externas (make or buy – decisão de fazer ou comprar). ■ As organizações são arranjos com propósitos e procuram alcançar objetivos, existindo para perseguir esses objeti- vos e metas permanentes. As organizações são mais eficientes do que indivíduos agindo independentemente. Primeiro pelo poder de barganha no mercado, a partir da alocação eficiente de recursos e da negociação dos preços, e segundo por que alocam recursos com base em uma hiera r- quia, ou seja, baseado em regras e relação de autoridade. Ambos, mercado e hierarquia sugerem redução de incerteza e custos para as organizações (ROBBINS, 2005). As organizações enfrentam grandes desafios para alcançar as suas metas, e os administradores do futuro enfrentarão muitos dos problemas que as gerações anteriores já enfrentaram, por exemplo: flutuações cíclicas na economia das nações, aceleração da taxa de obsolescência dos produtos e processos e o aumento da preocupação com as mudanças organizacionais. (KWASNICKA, 2006). Eficiência e Eficácia Organizacional A Administrativa utiliza osconceitos de eficiência e eficácia nas organizações de diversas formas e fazem definições nem sempre precisas de ambas as palavras, que possuem significações diferentes, mas que se completam quando usadas no contexto de conota- ção administrativa. Todas as ações administrativas destinam a alcançar um objetivo, atingir uma meta ou resultado. Essas atividades estão relacio- nadas com a eficiência (a ação) e o que se pretende alcançar é a eficácia (o resultado). Como aponta Silva (2008, p. 17), “a eficiência é a medida da utilização dos recursos quando se faz alguma coisa;; refere-se à relação entre as „entradas‟ e „saídas‟ num processo” e, quanto mais saídas são obtidas com essas entradas, maior o grau de eficiência encon- trada. Já a eficácia está relacionada ao alcance dos objetivos e relacionada com a realização das atividades que provoquem o alcan- ce dessas metas. Figura 10: Inter-relação entre eficiência e eficácia Fonte: adaptada de Silva (2008) Porém, conforme afirma o autor Silva (2008, p. 18), “não basta ser eficiente;; é preciso ser eficaz. Só se é eficaz, todavia, sendo efici- ente, isto é, os resultados só serão alcançados se se trabalhar para isto”. O Quadro 2 representa algumas diferenciações entre efici- ência e eficácia. PÁG.8 Eficiência e eficácia são termos usados na administração para indicar o grau de desempenho de uma organização em rela- ção ao objetivo alcançado. Pode-se dizer que a eficácia indica a realização dos objetivos propostos. Enquanto que, a eficiên- cia está na otimização dos recursos aplicados para melhor atingir esses objetivos, com economia de recursos, sem detri- mento da produtividade e qualidade dos produtos e serviços prestados. Fonte: Heron Lemos De acordo com Maximiano, (2007, p.11), dependendo da forma como as organizações são administradas, podem se tornar “eficientes e eficazes” ou “ineficientes e ineficazes”, podendo as mesmas se tornar um problema em vez de solução. Segundo Maximiano (2000, p 115), “eficiência realiza tarefas de maneira inteligente, com o mínimo de esforço e com o melhor apro- veitamento possível dos recursos [...] eficácia é o conceito de desempenho que se relaciona com os objetivos e resultados”. Ainda, de acordo com o mesmo autor, os termos eficácia e eficiência são usados, geralmente, para indicar o desempenho de uma organização, de acordo com as expectativas dos usuários e das pessoas que mobilizaram recursos. E para avaliar a eficácia é neces- sário usar estes termos em conjunto, deve-se conhecer o ambiente em que atuam suas necessidades, desafios e oportunidades. Produtividade PROVA Para Chiavenato (2004, p. 570) “Produtividade é a relação entre a saída de produtos ou serviços de uma organização dividi- da pelas suas entradas ou insumos”. O termo produtividade refere-se às medidas de eficiência do uso dos recursos. Embora seja aplicado para fatores únicos, o conceito de produtividade aplica-se também ao total de recursos consumidos na produção, sendo assim produtividade tem a finalidade de poder fazer mais com menos recursos. (FILHO, 2007). Ainda de acordo com o autor, existe uma forma de medição técnica que é realizada na produtividade, seria a relação existente entre o input e o output, onde: • Input: são os recursos utilizados para produção, ou seja, o que a empresa consome;; • Output: são os produtos obtidos no final desse processo, ou seja, o que a empresa produz. Segundo Newstrom (2008, p. 13,14) “Produtividade, de maneira bem simples, é o indicador que compara o número de unidades de output com as unidades de input necessárias para a realização desse processo, frequentemente em relação a um padrão preestabe- lecido”. A produtividade pode ser definida, portanto, como uma criação de melhores condições para fazer uso dos recursos empregados, que seria os inputs, para a maximização dos resultados esperados, ou seja, outputs. A produtividade exige um equilíbrio dinâmico entre períodos de foco na eficiência da operação (a melhor utilização possível de inputs) e períodos regulares de foco na eficácia (a melhor produção possível de outputs). Será nos períodos de eficácia que a inovação ocor- rerá, sem sombra de dúvida. O correto balanceamento entre um e outro dependerá de cada organização, do setor em que ela atua, do momento econômico e, principalmente, de sua ambição estratégica quanto à inovação. (Bjorn, 2012, p89). De acordo com Longenecker (1997, p. 484), produtividade é a eficiência com a qual os insumos são transformados em produção. Para França (2004), a produtividade tem sido definida como o grau de aproveitamento dos meios utilizados para produzir bens e ser- viços. Em geral, a perspectiva é aproveitar ao máximo os recursos disponíveis para chegar a resultados cada vez mais competitivos. PÁG.9 DICA DO HERON Produtividade é o número de bens ou serviços que um indivíduo produz num certo tempo, efetuando uma comparação com os outros componentes da equipe e com as metas estipuladas. Para Judge;; Robbins e Sobral (2011) uma empresa é produtiva quando alcança seus objetivos, transformando matéria-prima num produto que obtenha o menor custo possível. Portanto, a produtividade obtém preocupação com a eficiência e a eficácia [...] uma organização é eficaz no momento em que alcança suas metas de vendas ou sua participação no mercado, entretanto essa produtividade depende também de atingir as metas com eficiência. As avaliações mais habituais de eficiência na empresa abrange o retorno do investimento, a produção por hora trabalhada e lucro sobre o faturamento. A definição de eficiência é estabelecida pela relação que há entre as entradas (inputs) de bens e serviços consumidos e as saídas (outputs) que são os resultados finais oriundos de um processo organizacional. A eficiência de uma atividade está muito ligada à sua produtividade, pois este conceito está atrelado à situação complexa que envolve o processo de conver- são de entradas em saídas. Como o foco da eficiência é nessa relação entre inputs e outputs, há a implicação da eliminação dos desperdícios e consumos desnecessários a fim de racionalizar os recursos. Efetividade Já a efetividade é a obtenção de resultados através da ênfase na percepção do cliente. Significa que há preenchimento das expecta- tivas do cliente, através de uma ação programada e planejada para satisfazer os seus desejos. É um conceito que tem um cunho “sensitivo”, o que significa que há comprovação, pelo cliente, dos resultados alcançados. • Efetividade: “Difícil não é fazer o que é certo, é descobrir o que é certo fazer”. (Robert Henry Srour). Esta frase sintetiza todo o conceito de efetividade: fazer a „coisa‟ que tem que ser feita;; sendo dos três, o conceito mais difícil de entender,pois é per- cebida, somente por pesquisas de opinião sobre ações que causam efeitos, impacto, mudança ou transformação de uma realidade. Benefícios, efeitos ou impactos diretos ou indiretos do exercício do papel institucional de uma organização: (econômicos, sociais, ambientais e tecnológicos). Também é a capacidade de atender expectativas de uma comunidade ou soci- edade. Ainda, no exemplo da geladeira, a fabricação da mesma com funcionamento a gás para populações aonde não chega energ ia elétrica e outros exemplos: como lançar um produto que não provoque impacto ambiental, viabilizar a inserção de uma comunidade num contexto, erradicar uma epidemia ou endemia, medidas de responsabilidade social nas empresas, de progresso sustentado, de ação ecológica, etc. DICA DO NINJA!!!!!! Eficiência Eficácia Eficiência é relativa aos meios, como fazer as coisas da melhor maneira possível. Ser eficiente significa executar da melhor maneira possível, evitando desperdícios e maximizando a produtividade. Segundo Stoner (1999) eficiência é a capacidade de minimizar o uso de recursos para alcançar os objetivos da organização, para Drucker (apud STONER, 1999, p. 136). eficiência é “fazer certo as coisas”. Uma abordagem da eficiência como uma medida de desempe- nho é feita por Chiavenato (2000, p. 177) quando diz que: "[...] eficiência é uma relação técnica entre entradas e saídas, [...] é uma relação entre custos e benefícios, ou seja, uma relação entre os recursos aplicados e o resultado final obtido: é a razão entre o esforço e o resultado, entre a despesa e a receita, entre o custo e o benefício resultante." Dessa forma pode-se medir o nível de eficiência da Adminis- tração avaliando a maneira como os processos estão sendo executados. É importante manter-se sempre eficiente evitando retrabalhos e desperdício diversos para a manutenção de um bom Processo Administrativo. Eficácia se relaciona aos fins, qual o objetivo correto a se per- seguir. É mais importante que a eficiência, pois sem o direcio- namento correto a melhor execução só levará a resultados desnecessários. Segundo Stoner (1999) eficácia é a capacidade de determinar objetivos apropriados, para Drucker (apud STONER, 1999, p. 136) eficácia é “fazer as coisas certas”. Uma abordagem da eficácia como uma medida de desempe- nho é feita por Chiavenato (2000, p. 177) quando diz que: “[...] a eficácia de uma empresa refere-se à sua capacidade de satisfazer necessidades da sociedade por meio do suprimento de seus produtos (bens ou serviços)”. Dessa forma deve-se medir o nível de eficácia da Administra- ção determinando os melhores objetivos a se perseguir. É fundamental manter-se sempre eficaz, pois de nada adianta ter a melhor organização e produção se os bens ou serviços pro- duzidos não atendem às necessidades ou desejos da socieda- de. PÁG.10 Fonte: Heron Lemos QUESTÃO DE CONCURSO 01. ( IDECAN - 2014 - DETRAN-RO - Administrador ) No campo da Ciência da Administração, eficiência e eficácia são conceitos distintos. Quanto aos conceitos, assinale a alternativa correta. A) Eficácia é a capacidade de executar corretamente as tarefas. B) Eficácia preocupa-se com a redução dos custos operacionais. C) Eficiência liga-se ao cumprimento dos regulamentos internos. D) Eficiência é a ênfase nos objetivos e resultados da organização. E) Eficiência em Ciência da Administração e no Direito Administrativo apresentam o mesmo sentido. 02. (UFC – 2015 – ASSISTENTE) Considerando os conceitos de eficiência e eficácia, uma organização pode ser eficiente e ao mesmo tempo ser ineficaz? A) Sim, fazendo errado as coisas certas. B) Sim, fazendo certo as coisas erradas. C) Não, a eficiência faz com que a organização seja eficaz. D) Não, se a organização não é eficaz, também não será eficiente. E) Não, a organização é sempre eficiente e eficaz, senão não é uma organização. PÁG.11 03. (IFCE – 2016 – ADMINISTRADOR) Quanto ao desempenho excepcional, existe um critério que significa fazer bem e corretamente as coisas. Relaciona-se com os meios. É uma medida da proporção dos recursos utilizados para alcan- çar os objetivos, ou seja, uma medida de saídas ou resultados comparados com os recursos consumidos. A adminis- tração pode alcançar um objetivo com um mínimo de recursos ou pode ultrapassar o objetivo com os mesmos recur- sos. Esses conceitos e características tratam da A) eficiência. B) eficácia. C) economicidade. D) efetividade. E) ênfase. 04. (IDIB – 2017 - CRO-BA - Analista Administrativo) Um indicador de eficiência é aquele que: A) Expressa a utilização dos limites da empresa. B) Expressa o aumento da satisfação dos clientes (internos ou externos). C) Expressa o aumento dos resultados em função da utilização dos recursos. D) Expressa a melhor utilização de um recurso. 05. (FCC – 2010 – BAHIAGAS - Analista de Processos) Tratando-se de eficiência, eficácia e efetividade, analise: I. Eficácia é fazer as atividades ou desenvolver ações de forma correta para atingir os meios. Tem vínculo estreito com o plane- jamento estratégico da organização. II. Eficiência é fazer as atividades ou desenvolver ações da maneira correta. Está relacionada com o método de execução. III. Efetividade é satisfazer as necessidades dos clientes com os produtos e serviços da organização. IV. Efetividade é o valor social ou medida de utilidade, que deve ser atribuído ao produto ou serviço considerando-se a sociedade como um todo. V. Eficácia é a relação entre os produtos obtidos e os fatores de produção empregados na sua obtenção. É correto o que consta APENAS em A) I e II. B) III e V. C) IV e V. D) I, II e III. E) II, III e IV. 06. (FGV – 2016 – CODEBA – Administrador) Com relação aos conceitos de eficácia e eficiência, assinale a afirmativa correta. A) A eficácia implica em maior produtividade, independentemente dos resultados obtidos. B) A eficiência implica em atingir os resultados, independentemente dos recursos utilizados. C) Os resultados só ocorrem se eficiência e eficácia estão concomitantes nos processos utilizados. D) A eficiência pode ocorrer de modo independente da eficácia, garantindo que o objetivo seja alcançado. E) A eficácia implica na obtenção dos objetivos desejados, mesmo com o uso ineficiente de recursos. 07. (ESAF – 2009 - Receita Federal - Analista Tributário da Receita Federal) Assinale a afirmativa correta. A) Tudo que é efetivo também é eficiente. B) Tudo que é eficaz também é eficiente. C) Algo não pode ser efetivo se não for eficiente. D) Algo pode ser eficaz e não ser eficiente. E) Algo não pode ser eficaz se não for eficiente. GABARITO: 01 – C 02 – B 03 – A 04 – D 05 – E 06 – E07 – D Os Níveis da Administração Até a década de 70, era comum empresas com mais de 10 escalões gerenciais (diretores, vice, assessores, gerentes, vice-gerentes, gerente de departamento, gerente de seção, supervisores, mestre, líderes de turma etc.). O processo administrativo e a comunicação eram extremamente fragmentados nessas estruturas. Nos anos seguintes, e com maior velocidade na década de 80, ganhou força o processo de downsizing, que provocou a diminuição das hierarquias, reduzindo a três ou quatro níveis efetivos, e dos anos 90 em diante, tornaram-se comuns pirâmides achatadas com três níveis: alta administração, gerência intermediária e supervisão de primeira linha (MAXIMIANO, 2004). Os administradores realizam o mesmo conjunto de funções, e essas são realizadas nos três níveis na organização: no topo (alta ad- ministração), no nível intermediário (gerência intermediária) e na área operacional (supervisão de primeira linha). No topo, os adminis- tradores são classificados como da alta administração, no nível médio e intermediário são classificados como sendo gerentes de mé- dia complexidade e no nível operacional são classificados como sendo pertencentes da administração operacional, por exemplo, as supervisões e chefias. Todos esses níveis são considerados administrativos ou gerenciais por estarem diretamente ligados às suas atividades outras pessoas das quais dependem para consecução das atividades (SILVA, 2008;; MAXIMIANO, 2004). PÁG.12 Alta Administração A composição da alta administração depende do tamanho, da complexidade e do grau de profissionalização da organização. Numa empresa de grande porte, a alta administração compreende o executivo principal (presidente ou diretor geral e os diretores, logo abai- xo. Acima do cargo do executivo principal, não há outros ocupantes de cargos com poder executivo. No entanto, os executivos principais e os diretores muitas vezes não administram sozinhos e compartilham sua autoridade por meio de alguma forma de administração colegiada. Por exemplo: O presidente da República, os governadores e os prefeitos dividem o poder com o Congresso, as Assembleias e as Câmaras de Vereadores. Os acionistas das empresas de capital aberto são represen- tados por um conselho de administração, que tem poderes para nomear ou destituir o executivo principal. Usualmente, o presidente do conselho de administração cuida dos interesses dos acionistas no longo prazo, enquanto o executivo principal cuida do dia-a-dia dos negócios. Os associados ou proprietários de condomínios e clubes são representados por um conselho deliberativo, que tem poderes para nomear e destituir o síndico ou presidente. Algumas empresas têm comissões de fábricas, conselhos de representantes de funcionários, ou mesmo conselhos de gestão, com autoridade e responsabilidade para tomar determinadas decisões por conta própria e outras por consenso com os executivos principais. Na prática, esses órgãos colegiados fazem parte da alta administração, junto com os executivos. Gerência intermediária Entre os executivos e os supervisores de primeira linha, ficam os gerentes intermediários, responsáveis por traduzir as diretrizes estra- tégicas da alta administração para os grupos de trabalho operacional. Até os anos 80 do século XX, as grandes organizações costumavam ter muitos escalões hierárquicos cheios de gerentes intermediá- rios: gerentes de departamentos, gerentes de divisão, chefes de seção e assim por diante. Com a mudança de conceitos a respeito dos trabalhadores e dos supervisares de primeira linha, o papel dos gerentes mudou também. Uma das mudanças mais importantes foi a diminuição das hierarquias. As estruturas organizacionais "enxutas" (lean) reduziram a gerência intermediária a poucos níveis, mesmo nas empresas de grande porte. Os gerentes intermediários, em menor quantidade, continuam sendo os elos de ligação entre os grupos de trabalho operacional e a administração superior. Supervisores de primeira linha Os supervisores de primeira linha, como o próprio nome indica, ocupam o primeiro degrau da administração, quando se olha a escada de baixo para cima. Eles estão na posição oposta à dos executivos principais. Estão na base da pirâmide, cuidando dos especialistas, técnicos ou operadores, as pessoas que desempenham o trabalho operacional, fabricando peças, prestando serviços, atendendo clientes, ensinando alunos ou fazendo a manutenção de equipamentos. No passado, os supervisores de primeira linha eram chama- dos feitores, capatazes ou líderes de turma. Os supervisores "tomavam conta" das pessoas, dizendo-lhes o que fazer, controlando seu desempenho e disciplinando-as quando cometiam alguma falta. O papel do supervisor sofreu mudanças drásticas na atualidade. Os trabalhadores assumiram funções mais complexas que a simples operação de máquinas: administração da qualidade, operação de computadores, conhecimento das cadeias de clientes-fornecedores e de métodos de aprimoramento dos processos de trabalho. Mui- tas empresas implantaram modelos de autogestão e autocontrole, transferindo para os grupos de trabalho algumas atribuições que anteriormente pertenciam aos supervisores e outros gerentes. O papel de supervisor é frequentemente desempenhado por todos os membros do grupo de trabalho, em rodízio. PÁG.13 Mais Doutrina Classificação de Administradores Stoner (1999) classifica o Administrador pelo nível que ocupa na organização (de primeira linha, intermediários e altos adminis- tradores) e pelo âmbito das atividades organizacionais pelas quais são responsáveis (os chamados administradores funcionais e gerais). Pelo nível que ocupam na organização: ü Gerentes de Primeira Linha: Estão localizados no nível mais baixo de gerência, costumam ser chamados de superviso- res, não são responsáveis por outros supervisores e gerenciam apenas trabalhadores operacionais. ü Gerentes Médios: Estão localizados no nível intermediário, são responsáveis por Gerentes de Primeira Linha e podem também gerenciar trabalhadores operacionais. ü Administradores de Topo: São comumente chamados de CEO (Chief Executive Officer), Presidente, Vice-Presidente, ocupam o cargo máximo nas organizações, são responsáveis por seu direcionamento e seus recursos. LEITURA OBRIGATÓRIA De acordo com Silva (2008): ■ A alta administração encontra-se no topo da pirâmide e é representada pela alta direção ou diretoria (presidente e diretorias) responsável por direcionar, desenvolver políticas, estratégias e estabelecimento de metas que são repas- sadas aos níveis hierárquicos. Representa a organização perante a comunidade, o governo e outras organizações. ■ A média administração está no nível médio da pirâmide organizacional, é conhecida como gerência de departa- mento ou gerência de setor. Estes planejam, organizam, dirigeme controlam outras atividades de uma unidade ou subunidade coordenando as atividades de outros gerentes, de primeiro nível, e outras pessoas não gerentes, como por exemplo recepcionistas e assistentes administrativos. ■ A administração operacional compreende o primeiro nível e é diretamente responsável pela produção de bens e serviços. Constituída por gerentes de venda e chefes de seção, este nível representa a ligação entre produção ou operações de cada departamento e a maior parte do tempo gasto pela administração operacional é com a supervi- são de pessoas na execução das tarefas. Além desses três níveis, tem o pessoal não administrativo, representado pelos trabalhadores da linha de frente que não têm posição gerencial. Estes se reportam aos gerentes operacionais e são responsáveis pela execução das tarefas básicas decorrentes da divisão de trabalho. De acordo com Silva (2008), outra maneira de classificar os níveis administrativos é: a. Estratégico, que também corresponde à alta Administração, determinando objetivos a serem atingidos a longo pra- zo e a direção para a organização como um todo. b. Tático, correspondendo à média administração ou também chamado de gerência intermediária, como aponta Maxi- miano (2004), coordenando e decidindo que produtos ou serviços serão produzidos no médio prazo. c. Operacional, que corresponde à supervisão, ou também chamado de supervisão de primeira linha, de acordo com Maximiano (2004), coordenando a execução das tarefas de todo o pessoal operacional. A Figura 11 representa es- ses níveis e suas classificações. Figura 11: Níveis da Administração Fonte: elaborada pela autora com base em Maximiano (2004) e Silva (2008) PÁG.14 QUESTÃO DE CONCURSO 01. (UFF/COSEAC – 2016 – ADMINISTRADOR) A função direção costuma ser exercida, no nível operacional, com foco no curto prazo. Seus gestores se responsabilizam pela implementação de planos de nível intermediários, envolvendo-se diretamente com funcionários não administrativos, além de conduzir as operações necessárias. Este tipo de adminis- trador é conhecido como: A) superintendente. B) chefe. C) supervisor. D) gerente. E) executivo júnior. 02. (UFC – 2015 – ASSISTENTE) As organizações possuem os seguintes níveis de gerência: A) sub-gerentes e gerentes. B) supervisão, gerência e diretoria. C) gerentes de primeira linha, gerentes intermediários e alta administração. D) gerentes operacionais, gerentes de produção e gerentes de recursos humanos. E) gerentes financeiros, gerentes administrativos, gerentes de recursos humanos. 03. (UFC – 2015 – ASSISTENTE) Quais as três características que todas as organizações compartilham? A) Metas, estrutura e pessoas. B) Produtos, serviços e processos. C) Processos, decisões e resultados. D) Pessoas, recursos financeiros e produtos. E) Trabalho em grupo, liderança e delegação. 04. (CETRO – 2006 – INMET – Administrador) Quanto aos níveis de administração pode-se afirmar que: A) Os gerentes de primeira linha são responsáveis pelo planejamento estratégico das organizações. B) Os gerentes médios nunca terão subordinados operacionais. C) Os gerentes de topo são responsáveis pelo planejamento operacional das organizações. D) Os gerentes de topo são responsáveis pelo planejamento estratégico das organizações. E) Os gerentes médios definem a forma e a cadência do crescimento das organizações, e são chefiados pelos gerentes de pri- meira linha. GABARITO: 01 – C 02 – C 03 – A 04 – D Competências, Habilidades e Papéis do Administrador Historicamente e resumidamente, a Administração era vista como: a) um conjunto de funções;; b) uma série de papéis;; e, c) a aplicação de certas habilidades específicas. Todas essas abordagens focavam o comportamento do administrador, mas cada uma definia este comportamento de uma maneira diferente. Deveria estar claro que nenhuma dessas abordagens é independente das outras duas, mas está se tornando bastante visível que as funções, papéis e habilidades requeridas pelos administradores estã o mu- dando (SILVA, 2008). Uma das habilidades específicas e requeridas para o mundo moderno é que o Administrador tome a decisão certa no momento certo. O que muitas vezes é crucial para a continuidade dos negócios. Herbert Simon (apud MAXIMIANO, 2006, p. 53), na década de 60, afirmou que “administrar é sinônimo de tomar decisões, e toda ação gerencial tem natureza decisória”, e não é possível apreender toda a complexidade do mundo quando o assunto é a decisão a ser tomada, e desta forma, compartilha com March o conceito de Racionalidade Limitada, que exprime essa incapacidade e propõe o modelo de homem administrativo, como sendo aquele que “procura tomar as decisões satisfatórias atendendo aos requisitos mínimos desejados” (MAXIMIANO, 2004, p. 54). Desta forma, de acordo com Simon (apud MAXIMIANO, 2006), cada fase de um processo decisório envolve: a) intelecção ou pros- pecção (análise de um problema ou situação que requer solução);; b) concepção (criação de alternativas de solução para um problema ou situação);; e, c) decisão (julgamento e escolha de uma alternativa). Ainda distingue dois tipos de decisões: as programadas (hábito e rotinas) e as não programadas (que dispõem de soluções automáticas). Como afirma Robbins (2006, p. 32), “pessoas que estudam e escrevem sobre administração há muito discutem sobre o melhor modo de qualificar o cargo do gerente”. O desempenho de qualquer papel gerencial, independente do nível organizacional, depende dessas habilidades. PÁG.15 E o que representam essas Habilidades? De acordo com Katz (apud MAXIMIANO, 2004), existem três habilidades gerenciais importantes: a técnica, a humana e a conceitual. Cada uma delas é descrita a seguir: 1. Habilidade Técnica: está relacionada com a atividade específica do gerente e compreende conhecimentos, métodos e equipamen- tos necessários para a realização das tarefas que fazem parte de sua especialidade ou de sua habilidade técnica. Exemplo: um diretor comercial deve conhecer os produtos e suas aplicações, o preço de venda, os clientes, e saber técnicas de venda. Segundo Chiavenato (2000, p. 3) habilidade técnica “[...] consiste em utilizar conhecimentos, métodos, técnicas e equipamentos ne- cessários para o desempenho de tarefas específicas, por meio da experiência e educação. É muito importante para o nível operacio- nal”. Logo as habilidades técnicas são mais importantes para os gerentes de primeira linha e para os trabalhadores operacionais. 2. Habilidade Humana: abrange a compreensão das pessoas e suas necessidades e atitudes. O gerente deve ter a capacidade de entender, liderar e trabalhar com pessoas. Segundo Chiavenato (2000, p. 3) habilidade humana “[...] consiste na capacidade e facilidade para trabalhar compes- soas, comunicar, compreender suas atitudes e motivações e liderar grupos de pessoas”. Habilidades humanas são imprescindíveis para o bom exercício da liderança organizacional. 3. Habilidade Conceitual: envolve a capacidade de compreender e lidar com a complexidade organizacional e usar o intelecto para formular estratégias. O gerente deve ter criatividade, saber planejar, ter raciocínio abstrato e entendimento do contexto geral. Segundo Chiavenato (2000, p. 3): "Habilidade conceitual: Consiste na capacidade de compreender a complexidade da organização com um todo e o ajus- tamento do comportamento de suas partes. Essa habilidade permite que a pessoa se comporte de acordo com os obje- tivos da organização total e não apenas de acordo com os objetivos e as necessidades de seu departamento ou grupo As habilidades conceituais são imprescindíveis aos Administradores de Topo. Fonte: Heron Lemos imediato." PÁG. 16 DICA DO HERON!!!!! Conforme se sobe na hierarquia, segundo Katz (apud MAXIMIANO, 2004), a importância da habilidade técnica diminui e a habili- dade conceitual torna-se necessária. Para um gerente de supervisão de primeira linha, o seu trabalho está diretamente ligado ao operacional e, neste caso, o conhecimento técnico é muito mais importante do que o de um executivo de alta administração. DICA DO NINJA!!!!!! Habilidade Política: Essa área está relacionada à habilidade de realçar a posição de uma pessoa, de construir a base de poder e de estabelecer conexões certas. As organizações são arenas políticas, em que pessoas competem pelos recursos. QUESTÃO DE CONCURSO 01. (IFCE – 2016 – ADMINISTRADOR) Segundo Katz, o sucesso do administrador depende mais do seu desempenho do que de seus traços particulares de personalidade. Daquilo que ele faz e não daquilo que ele é. O seu desempenho é o resultado de certas habilidades que o administrador possui e utiliza. Uma habilidade é a capacidade de transformar conhecimento em ação, que resulta em um desempenho desejado. Para Katz, existem três tipos de habilidades im- portantes para o desempenho administrativo bem-sucedido, que são A) técnicas, sociais e artísticas. B) técnicas, humanas e artísticas. C) técnicas, sociais e científicas. D) técnicas, humanas e conceituais. E) investigativas, conceituais e científicas. 02. (UFC – 2015 – ASSISTENTE) A Capacidade de realçar a posição de uma pessoa, de construir uma base de poder e de estabelecer as conexões certas, refere-se a: A) Habilidade política. B) Talento de liderança. C) Habilidade emocional. D) Estabilidade emocional. E) Habilidade interpessoal. 03. (UFC – 2014 – UFC – ASSISTENTE) Para desempenharem os diferentes papéis pelos quais são responsáveis, os administradores devem possuir certas habilidades. Robert Katz identificou três tipos básicos de habilidades neces- sárias para o desempenho de um administrador. A capacidade de o administrador analisar e interpretar situações abstratas e complexas e compreender como as partes influenciam o todo corresponde às habilidades: A) motivacionais. B) operacionais. C) conceituais. D) humanas. E) técnicas. GABARITO: 01 – D 02 – A 03 – C PÁG. 17 Competências Pessoais do Administrador Contudo, essas três habilidades requerem certas competências pessoais para serem colocadas em ação com êxito. As competências – qualidades de quem é capaz de analisar uma situação, apresentar soluções e resolver assuntos ou problemas – são o maior patri- mônio pessoal do administrador – seu capital intelectual, sua maior riqueza. No entanto, em um mundo em constante mudança e transformação, a aquisição de uma nova competência necessária significa, quase sempre, o abandono de outra que se tornou velha e ultrapassada. O segredo está em adquirir competências duráveis: aquelas que, mesmo em tempos de rápida mudança, não se tornam descartáveis nem obsoletas. Diante de todos esses desafios, o administrador – para ser bem-sucedido profissionalmente – precisa desenvolver quatro competências duráveis: ü Conhecimento: todo o acervo de informações, conceitos, ideias, experiências e aprendizagens que o administrador possui a respeito de sua especialidade. Como o conhecimento se diversifica a cada instante em função da mudança e da inovação que ocorrem com intensidade cada vez maior, o administrador precisa se atualizar constantemente e renová-lo continuamen- te. Isso significa aprender a aprender, a ler, a ter contato com outras pessoas e profissionais e, sobretudo, reciclar-se conti- nuamente para não se tornar obsoleto e ultrapassado em seus conhecimentos. Todavia, as empresas estão repletas de pro- fissionais com excelentes currículos e um enorme cabedal de conhecimentos, mas que não são capazes de transformar a sua bagagem pessoal em contribuições efetivas ao negócio e criar valor para a organização. Eles têm o conhecimento para si, e não disponível para a organização. Têm o conhecimento, mas não sabem como utilizá-lo ou aplicá-lo. O conhecimento é necessário e fundamental;; mas não é suficiente para o sucesso profissional. Ele precisa ser adicionado a duas outras compe- tências duráveis: perspectiva e atitude. ü Perspectiva: capacidade de colocar o conhecimento em ação, saber transformar a teoria em prática e aplicar o conhecimen- to na análise das situações e solução dos problemas e na condução do negócio. Não basta apenas possuir o conhecimento;; ele pode ficar apenas em estado potencial. É necessário saber utilizá-lo. A perspectiva representa a habilidade de colocar em ação os conceitos e as ideias abstratas que estão na mente do administrador;; visualizar as oportunidades que nem sempre são percebidas pelas pessoas comuns e transformá-las em novos produtos, serviços ou ações pessoais. Na realidade, a perspectiva é a condição pessoal que torna o administrador capaz de diagnosticar situações e propor soluções criativas e inovadoras. É a perspectiva que dá autonomia e independência ao administrador, que não precisa perguntar ao chefe o que deve fazer e como fazer nas suas atividades. Contudo, o conhecimento e a perspectiva são fundamentais, mas carecem de outra competência durável: o julgamento. ü Julgamento: o administrador precisa saber analisar e avaliar a situação com clareza, obter informações suficientes para jul- gar os fatos com espírito crítico, ponderar com equilíbrio e definir prioridades. Isso é fundamental para tomar decisões. ü Atitude: comportamento pessoal do administrador diante de situações com que se defronta no seu trabalho. A atitude repre- senta o estilo pessoal de fazer as coisas acontecerem, a maneira de liderar, motivar, comunicar e levar as coisas para a fren- te. Envolve o impulso e a determinação de inovar e a convicçãode melhorar continuamente;; o espírito empreendedor, o in- conformismo com os problemas atuais e, sobretudo, a facilidade de trabalhar com outras pessoas e convencê-las. É esta competência durável que transforma o administrador em um agente de mudança nas empresas e nas organizações, e não simplesmente um agente de conservação e manutenção do status quo. PÁG. 18 QUESTÕES DE CONCURSOS 01. (IFCE – 2016 – ADMINISTRADOR) Em um mundo em constante transformação, a aquisição de uma nova competência necessária significa quase sempre o abandono de outra que se tornou velha e ultrapassada. O segredo está em ad- quirir competências duráveis: aquelas que, mesmo em tempo de rápida mudança, não se tornam descartáveis nem obsoletas. Considerando-se os aspectos relacionados às competências duráveis, relacione a primeira coluna com a segunda. 1 – Conhecimento. 2 – Perspectiva. 3 – Atitude. ( ) Atualização profissional. Reciclagem constante. ( ) Maneira prática de aplicar o conhecimento na solução de problemas e situações. ( ) Espírito empreendedor e de equipe. A sequência correta é A) 2 – 1 – 3. B) 1 – 2 – 3. C) 1 – 3 – 2. D) 2 – 3 – 1. E) 3 – 1 – 2. 02. (UFC – 2016 – ASSISTENTE) Sobre as competências gerenciais, é correto afirmar que: A) Perspectiva envolve a facilidade de trabalhar com outras pessoas. B) Atitude significa aplicar o conhecimento na análise das situações e na solução dos problemas. C) Atitude é a competência durável que transforma o administrador em um agente de mudança nas empresas e organizações. D) Perspectiva representa o estilo pessoal de fazer as coisas acontecerem, a maneira de liderar, de motivar e de comunicar. E) Conhecimento é a condição pessoal que torna o administrador capaz de diagnosticar situações e propor soluções criativas e inovadoras. GABARITO: 01 – B 02 – C Papéis do Administrador De acordo com Robbins (2005), o termo papéis gerenciais diz respeito a categorias específicas de comportamento gerencial e os dez papéis podem ser agrupados em torno de três temas: relações interpessoais, transferência de informações e tomada de decisões. Maximiano (2004) agrupou os 10 papéis gerenciais em três famílias: papéis interpessoais, papéis de informação e papéis de decisão – Quadro 3, no qual daremos ênfase nos papéis: INTERPESSOAIS: abrangem as relações interpessoais dentro e fora da organização representadas pelo(a): 1. Figura de Proa: o gerente age como um símbolo e representante da organização, ou seja, age como relações pú- blicas. 2. Líder: presente na maioria das atividades interpessoais nas quais há alguma forma de influência, por exemplo, com os funcionários e clientes. 3. Ligação: envolve a teia de relacionamentos e manutenção delas, realizando intercâmbio de recursos e informações que permitem ao gerente trabalhar. INFORMAÇÃO: está relacionada com a obtenção e transmissão de informações dentro e fora das organizações e é representada pelo: 4. Monitor: o gerente recebe ou procura obter informações que lhe permitem entender o que se passa na sua organi- zação e no meio ambiente. 5. Disseminador: dissemina as informações externas para dentro da organização. 6. Porta-voz: inverso do papel do disseminador, transmite a informação interna para o meio ambiente da organização. DECISÃO: envolve a resolução de problemas e tomada de decisões relacionadas a novos empreendimentos, distúrbios, alocação de recursos e negociações com representantes de organização e é representada pelo: 7. Empreendedor: empreendedor, o gerente atua como iniciador e planejador de mudanças controladas e desejadas que incluem melhoramentos na organização, identificação e aproveitamento de oportunidades de negócios, entre outras iniciativas. 8. Controlador de distúrbios: em situações parcialmente fora do controle, o gerente atua como controlador dos even- tos imprevistos, das crises e conflitos. PÁG. 19 9. Administrador de recursos: coração do sistema, este papel é inerente à autoridade formal e está presente em qualquer decisão que o gerente tome, e compreende três elementos essenciais, como a) administrar o próprio tem- po;; b) programar o trabalho alheio;; e c) autorizar as decisões tomadas por terceiros. 10. Negociador: envolve negociações com outras organizações ou indivíduos, por exemplo, clientes e sindicatos. Quadro 3: Papéis Gerenciais de Mintzberg Fonte: adaptado de Maximiano (2004) Considerando que a maior parte das atividades humanas é realizada por equipes e não por indivíduos, é importante frisar que os resultados do desempenho do administrador são resultados de sua equipe. Como resume Grove (apud MAXIMIANO, 2004, p. 61), “a produtividade elevada do administrador depende da escolha de atividades de alta alavancagem administrativa, as atividades que maximizam a produção”. Isto envolve planejamento, envolvimento, evitar desperdícios, partilhar conhecimentos, delegar, acompanhar e alocar tempo em atividades que afetarão as atividades. 01. (FGV – 2017 - TRT - 12ª Região (SC) - Técnico Judiciário) Um diretor de uma empresa declarou que a maior parte do seu tempo é dedicada à identificação e ao desenvolvimento de novos projetos de negócio. O diretor desempenha, destaca- damente, um papel: A) decisório, de empreendedor;; B) informacional, de monitor;; C) decisório, de administrador de recursos;; D) interpessoal, de líder;; E) informacional, de disseminador. 02. (FGV – 2015 - PGE-RO – Administrador) O presidente de uma fundação da área de ensino e pesquisa afirmou que seu tempo é quase todo destinado a representar a fundação em cerimônias e solenidades promovidas por financiadores pú- blicos e privados e por outras instituições de ensino e pesquisa, no Brasil e em outros países. O presidente desempenha, precipuamente, um papel: A) informacional, de disseminador;; B) interpessoal, de símbolo;; C) informacional, de porta-voz;; D) interpessoal, de líder;; E) informacional, de monitor. 03. (CONSULPLAN – 2014 – CBTU - Analista de Gestão – Administrador) “Papel significa um conjunto de expectativas da organização a respeito do comportamento de uma pessoa. Cada papel representa atividades que o administrador conduz para cumprir as funções de planejar, organizar, dirigir e controlar.” (Chiavenato, 2003, p. 6). Segundo Chiavenato (2003), podem ser identificados dez papéis específicos do administrador, divididos em categorias. Os papéis que envolvem even- tos em que o administrador deve fazer uma escolha, requerendo tanto habilidades humanas quanto conceituais, denomi- nam-se A) decisórios. B) individuais. C) interpessoais. D) informacionais. PÁG.2 0 04. (CCV-UFC – 2012 – UFC - Assistente Administrativo) As atividades desenvolvidas por administradores são agrupadas em trêscategorias que representam os papéis gerenciais, os quais podem ser classificados como: papéis interpessoais, pa- péis informacionais e papéis decisórios. Assinale a alternativa que representa corretamente a relação entre a ação e o papel gerencial ao qual corresponde. A) Negociar e alocar recursos são atividades ligadas aos papéis interpessoais. B) Assumir deveres cerimoniais e assinar documentos legais expressam os papéis decisórios dos gerentes. C) Adaptar o grupo a crises e tomar ações corretivas em disputas são exemplos de ações relacionadas aos papéis decisórios. D) Representar os interesses da organização em negociações com sindicatos é atividade que concerne aos papéis interpessoais. E) Manter redes de comunicação dentro e fora das empresas e usar malotes são atividades relacionadas aos papéis informacionais de um gerente. GABARITO: 01 – A 02 – B 03 – A 04 – C RESUMO DA AULA: PÁG.2 1 Fonte: Heron Lemos
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