CONTEÚDO ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS - UAM

Prévia do material em texto

- -1
ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
CAPÍTULO 2 - EVENTOS: COMO PLANEJAR E 
CLASSIFICAR?
Paula Grechinski
- -2
Introdução
Neste capítulo vamos estudar diferentes áreas de interesse dos eventos, especificamente os eventos técnico-
científicos, os eventos corporativos e os eventos sociais. Este conteúdo o ajudará, por exemplo, a reconhecer e
descrever o público-alvo dos diferentes tipos e temas de eventos existentes, e assim conseguir planejar um
evento ideal adequando local, duração, programação e data mais apropriados.
Vamos começar reconhecendo os diferentes tipos de eventos técnico-científicos, suas características,
classificações e objetivos. Você já participou de algum evento para obter mais informações e estar atualizado
sobre a área que estuda ou trabalha? Se sim, isso significa que você já participou de algum dos diversos eventos
técnico-científicos que serão apresentados neste capítulo.
Depois, ao estudar os eventos corporativos, poderemos observar mensagens intrínsecas sobre como é possível
utilizar o poder dos eventos para uma empresa se aproximar do público consumidor. Quanto tempo as empresas
demorariam para entrar em contato com todas as pessoas que conseguem abordar durante um único evento, por
exemplo? Talvez semanas!
Com relação aos eventos sociais, você poderá ver que muitas vezes esses eventos podem ser a concretização dos
sonhos de alguém, e por isso são tão importantes! Qual momento da sua vida foi tão especial que você quis
celebrar com uma grande festa? Um aniversário? Casamento? Talvez a sua formatura?
Você perceberá que em todos esses eventos é importante ter objetivos bem claros, para assim poder atingi-los e
consequentemente satisfazer as expectativas, desejos e sonhos dos clientes e participantes.
Ao fim do capítulo, daremos início ao processo de planejamento de eventos. Dentre os elementos que fazem
parte deste processo, está o com o cliente, aquele momento a partir do qual a concepção do evento terábriefing
início.
Bom estudo!
2.1 Os eventos técnicos-científicos ou educacionais
O profissional de eventos atua em diversos segmentos, inclusive em eventos técnico-científicos e da área da
educação. Nesses tipos de eventos, os participantes buscam principalmente informação. Portanto, devem sair
deles mais atualizadas do que quando entraram. Você já participou de algum evento cujas atividades e
programação aumentaram seu conhecimento sobre determinado tema? Então, possivelmente você se está
lembrando de um evento técnico-científico, e foi um evento bem sucedido, pois atingiu seu objetivo.
Nesses eventos, os participantes podem interagir entre si, fazer contatos, trocar experiências e compartilhar
informações. Também é uma oportunidade de ouvir profissionais nacionais ou internacionais que são referência
na área de estudo e trabalho.
2.1.1 Características
Os eventos técnico-científicos são geralmente promovidos por instituições ligadas ao ensino superior, institutos
de pesquisa, órgãos governamentais, sociedades e revistas científicas, entre outras (DIAS; MARTINS, 2018),
sendo que a maioria desses eventos é promovida e realizada por associações de classe. Conheça mais sobre esses
eventos, clicando nas abas abaixo.
O que o público
deseja?
O público que participa desses eventos busca informações técnicas e está estudando ou
atuando no mercado de trabalho. No segundo caso, buscam informações imediatas para
aplicar em suas empresas. Para satisfazer essas expectativas, o evento deve apresentar
informações atuais. De acordo com Dias e Martins (2018), a finalidade desses eventos é
- -3
deseja?
informações atuais. De acordo com Dias e Martins (2018), a finalidade desses eventos é
reunir públicos com interesses em comum, para interagir, trocar informações e disseminar
conhecimentos ao longo do evento.
Q u e m
apresenta o
evento?
De qualquer forma, o evento não pode ser comercial, pois o público está buscando
informações substanciais e conteúdo técnico para usar em suas empresas e pesquisas. Esse
conteúdo é didaticamente apresentado por aqueles (empresas ou pessoas) que são
referências na área: experiências, novas tecnologias, resultados de pesquisas, e tudo o que
tem uma aplicabilidade prática dentro da realidade.
Apresentar informações atuais, tendências, estudos de caso e pesquisas cujos resultados podem ser referência
ou até implementados é possível em eventos técnico-científicos em que há a apresentação de trabalhos
acadêmicos e palestras, por exemplo.
Figura 1 - Evento técnico-científico traz informações atuais, tendências, estudos de casos e pesquisas.
Fonte: Matej Kastelic, Shutterstock, 2018.
Assim como ocorre no processo de planejamento de todos os eventos, é importante saber quem é o público-alvo.
No caso de eventos técnico-científicos, geralmente, o perfil de participante prefere eventos em dias da semana:
eles podem até não estar na empresa, mas estão adquirindo informações para serem aplicadas nela. Inclusive,
em muitos casos a participação no evento é financiada pela empresa. Os estudantes também preferem participar
em eventos durante a semana, e geralmente tais eventos substituem as aulas.
A escolha do local do evento é muito importante, pois muitas atividades da programação acontecem
simultaneamente, sendo necessário um número de salas que acomode todos os participantes dentro da
programação proposta.
- -4
Figura 2 - Iniciando o processo de planejamento.
Fonte: Roobcio, Shutterstock, 2018.
De maneira geral, quanto à organização dos eventos técnico-científicos, é imprescindível estar atento para
alguns detalhes importantes do planejamento; clique nos itens para conferir quais são eles.
• 
Reservar previamente o local do evento (auditório, sala de reunião, sala de aula – a depender da
quantidade de participantes).
• 
Definir data e horários.
• 
Elaborar a programação de atividades.
• 
Convidar antecipadamente os palestrantes e solicitar confirmação de presença.
• 
Elaborar material de divulgação: folders, pastas, banners, blocos, canetas etc.
• 
Providenciar a arrumação do local: decoração, mesa de abertura, hino nacional, bandeiras e
roteiro de cerimonial, quando necessário.
• 
Organizar intervalo para café (coffee break).
Você conhecerá agora os principais tipos de eventos técnico-científicos. Alguns são mais comuns na área
acadêmica, outras na empresarial ou em ambas. Outros tipos de eventos também podem ser realizados em
âmbito acadêmico ou empresarial para atender algumas necessidades específicas, como é o caso de assembleias
e plenárias.
•
•
•
•
•
•
•
- -5
2.1.2 Tipos de eventos técnico-científicos
A partir de agora vamos detalhar um pouco mais os principais eventos técnico-científicos de acordo com Matias
(2004). É importante que você conheça com mais profundidade esses tipos de eventos, seja como participante ou
atuando como organizador, para tanto, clique nas abas a seguir.
Assembleia
Representantes de grupos específicos reúnem-se com o objetivo de debater assuntos de interesse, havendo
votações sobre decisões. As assembleias precisam de convocação por escrito com antecedência, publicada em
edital. A plenária é similar à assembleia, podendo estar contida nesta, e contempla um tópico central que é
discutido e votado com o público.
Colóquio
Reunião informal (coloquial) de uma classe profissional, em que se expõe e debate um assunto. Há um tema
central e a apresentação de trabalhos (individuais ou coletivos) em subtemas com a presença de um moderador.
Conferência
Nesse evento o conferencista detém amplo conhecimento sobre determinado tema, e após sua exposição
responde perguntas do público (geralmente por escrito), que já tem familiaridade com o conteúdo abordado.
Esse é um evento formal, que oferece informações e proporciona aos participantes a oportunidade de realizar
contatos e negócios.
Congresso
Esse é um tipo de evento que acontece dentro de uma classe profissional com a finalidade de discutir um tema
em caráter técnico ou científico. Nessa ocasião, os participantes podem fazer contatos e ampliar sua redede
relacionamentos, além de obter informações atualizadas sobre a área de atuação. Contempla em sua
programação outros tipos de eventos, como mesas-redondas, conferências, simpósios, palestras, painéis,
debates, minicursos, entre outros. Pode ocorrer durante mais de um dia, a depender da complexidade do tema e
do número de participantes. Sua área de abrangência pode ser local, estadual, regional, nacional ou
internacional.
Encontro
Evento com porte e duração variável, pois os participantes (pertencentes a uma mesma categoria profissional)
reúnem-se com o objetivo de debater temas relevantes, atuais e por vezes polêmicos. Os temas abordados
podem servir de base para mudar a atuação dos profissionais.
Exposição
Evento organizado para expor alguma produção artística, industrial, técnica ou científica, podendo haver a venda
ou não desses produtos.
 Fórum
A característica desse evento é a discussão e debate sobre determinado assunto, com liberdade para os
participantes exporem seus pontos de vista sobre o tema. Um fórum pode durar mais de um dia, e é importante a
participação de um público numeroso, pois assim é possível obter mais informações sobre o tema proposto.
Jornada
Encontro de profissionais de uma região, promovido periodicamente pela entidade de classe para discutir
assuntos de interesse em comum. A duração desse evento depende de sua complexidade e do número de
participantes.
Painel
Consiste em um evento com um tema geral, no qual um grupo de pesquisadores apresenta os resultados de seus
trabalhos para o público interessado. Nas instituições de ensino do Brasil, tem sido comum utilizar esse formato
de evento, e as apresentações são realizadas simultaneamente por seus autores.
 Palestra
Evento de caráter expositivo e educativo no qual um palestrante expõe determinado assunto, e ao final os
- -6
Evento de caráter expositivo e educativo no qual um palestrante expõe determinado assunto, e ao final os
participantes podem fazer perguntas. Quando ocorrem várias palestras em um mesmo evento, denominamos
como .ciclo de palestras
Ainda existem outros eventos. Para conhecê-los, clique nos itens abaixo e amplie seus conhecimentos sobre o
tema.
Semana
O evento é realizado geralmente durante uma semana, e pode conter em sua programação outros eventos, como
palestras, conferências, fóruns, minicursos e painéis. Quando em âmbito acadêmico, leva aos estudantes novas
informações sobre suas áreas de atuação e propicia a integração entre eles.
Seminário
Evento de caráter educativo, que consiste na exposição verbal. Seu propósito é apresentar informações sobre um
tema pesquisado, seguido da troca de experiências compartilhadas com o público, e por esse motivo os
participantes devem possuir conhecimento prévio do assunto.
Simpósio
Evento que conta com a presença de especialistas com o objetivo de discutir um tema relacionado a determinada
classe técnica, artística ou científica, trocar informações e tomar decisões. O simpósio pode conter eventos
paralelos.
Os eventos a seguir podem ser realizados como evento principal, ou integrar a programação de eventos maiores,
como congressos, conferências, semanas acadêmicas, e outros. Clique nas setas e confira.
Comunicação oral: consiste em apresentação oral de um trabalho científico ou pesquisa, com fundamentação
VOCÊ SABIA?
A palavra palestrante é usada para nominar aquela pessoa que dá uma palestra. Existe um
sinônimo, e é possível que você ouça alguém se referir ao palestrante como palestrista. Essa
palavra também pode ser utilizada, e ambas são usadas independentemente do gênero de
quem dá a palestra, embora a palavra palestrista seja menos usual. Não confundir com
palestrita, que refere-se ao público expectador.
- -7
Talk show:
Programa de rádio ou televisão, em que uma pessoa ou grupo de pessoas com experiência em determinado
assunto é entrevistada por um apresentador, podendo haver perguntas da plateia.
Comunicação oral: consiste em apresentação oral de um trabalho científico ou pesquisa, com fundamentação
teórica que o embasa, e resultados da pesquisa.
Cursos e minicursos: um curso tem o objetivo de ensinar ou treinar pessoas em um determinado assunto ou
tema. Um curso tem mais conteúdo teórico do que prático, e é indicado para iniciantes no tema. Um minicurso
pode ter mais prática e é destinado a pessoas que já possuem algum conhecimento sobre o assunto.
Mesa-redonda: tem o objetivo de debater um assunto de interesse público. Participam da mesa especialistas na
área do tema abordado, que ficam sentados em semicírculo (de frente para a plateia), e apresentam seu ponto de
vista sobre o tema durante um tempo pré-estipulado. Há um moderador para coordenar os trabalhos, e a
participação do público é facultativa.
Oficina ou workshop: com duração de um dia ou mais, os participantes aprendem novas técnicas a partir da
explanação de especialistas no assunto. A realização de atividade prática é essencial. Em âmbito acadêmico
utiliza-se a palavra oficina; em âmbito empresarial a atividade é mais voltada para a demonstração de produtos,
e utiliza-se a expressão .workshop
Pôster: uma modalidade de apresentação de trabalho em eventos técnico-científicos, no qual o pesquisador
apresenta a metodologia e resultados parciais de uma pesquisa em andamento ou concluída. Esse formato
contribui para que o pesquisador interaja com o público e utilize os questionamentos para avançar ou concluir
sua pesquisa. Quando os trabalhos são apresentados em formato oral, passam a se chamar temas-livres.
Figura 3 - Oficina ou workshop promove a explanação de novas técnicas com palestras de convidados.
Fonte: Shutterstock, 2018.
Você deve ter percebido que cada tipo de evento atende a um objetivo e necessidade específica. Cabe à comissão
organizadora fazer com que o evento seja executado com sucesso antes, durante e depois. O planejamento é
fundamental para garantir que nenhum detalhe seja esquecido, pois tratam-se de eventos importantes,
- -8
fundamental para garantir que nenhum detalhe seja esquecido, pois tratam-se de eventos importantes,
utilizados pelos profissionais e futuros profissionais para se atualizarem, se comunicarem e manterem
relacionamentos profissionais.
2.2 Os eventos corporativos - feiras e convenções
Por que seria importante para uma empresa realizar um evento? Antes de responder essa pergunta, vamos
lembrar de alguns conceitos?
Cesca (1997) diz que um evento é criado a partir de uma necessidade específica observada pelas organizações,
sendo capaz de alterar a relação entre a organização e seu público. Já para Matias (2004), um evento tem uma
capacidade sinérgica de reunir e engajar pessoas em uma ideia ou ação, sendo uma forma de minimizar esforços
de comunicação. Por fim, Veloso (2001) concorda quando diz que os eventos estabelecem uma comunicação e
aproximam pessoas e públicos de organizações, sejam elas governamentais ou privadas.
Então, podemos dizer que em um evento a empresa tem a oportunidade de se aproximar de seu público e
conhecer seu cliente: saber o que ele deseja, o que gosta ou o que gostaria que a empresa fizesse por ele. Os
eventos corporativos podem fortalecer a imagem de uma empresa, marca, entidade ou produto, pois eles
oportunizam que o participante tenha uma experiência com a marca ou produto. Também são uma oportunidade
de aumentar a rede de contatos, prospectar novos clientes e descobrir ou apresentar tendências.
De acordo com dados do (MPI), entidade que agrega toda a cadeia produtivaMeeting Professionals International
envolvida na preparação de um evento, cada uma das mil maiores empresas do Brasil realiza, em média, 270
eventos por ano. Isso significa que anualmente temos pelo menos 270 mil eventos corporativos acontecendo em
nosso país, considerando apenas os promovidos por essas grandes empresas. Destes, 53% estão focados no
relacionamento com o público externo; 26% no público interno; e 18% dos eventos corporativos são realizados
para divulgação de metas e estratégias da empresa (MPI, 2018).
Agora, você irá conheceras características dos eventos mais utilizados pelas empresas e instituições privadas.
2.2.1 Características
A organização, promoção, participação e patrocínio de eventos é comum no meio corporativo, constituindo
inclusive uma estratégia de marketing prevista no orçamento e calendário anual das empresas e instituições.
Empresas da indústria farmacêutica e montadoras de automóveis foram as primeiras a promover grandes
eventos para divulgação de seus produtos, e hoje esse tipo de evento tem sido realizado com frequência no setor
de alimentos e bebidas, serviços de telefonia e outros. Algumas empresas contam, inclusive, com setores
específicos apenas para o planejamento e organização de seus eventos.
Alguns tipos de eventos são mais comuns no meio corporativo. São eles: feiras, exposições, treinamentos de
equipe e motivacionais, lançamentos de produtos, mostras, convenções de vendas, salões, , rodada deroad shows
negócios, viagens de incentivo, confraternizações de fim de ano, coletiva de imprensa, e também a participação
como forma de patrocínio em eventos culturais, esportivos e shows.
Sendo assim, dependendo do tipo e do objetivo do evento, ele pode estar voltado para diferentes públicos: o
cliente externo, a imprensa, os fornecedores e distribuidores, ou o poder público.
2.2.2 Eventos geradores de expressivos fluxos turísticos
O turismo de eventos é um dos segmentos que contribui para o fluxo internacional de visitantes no Brasil,
perdendo apenas para o turismo de lazer. O país esteve durante dez anos (2006-2016) entre os dez países que
mais realizam eventos e congressos internacionais por ano, e atualmente está na 15ª posição no ranking
mundial. Para esse ranking, consideram-se apenas os eventos técnico-científicos com três ou mais edições, e no
mínimo 50 participantes.
- -9
Quadro 1 - Ranking ICCA 2016.
Fonte: Elaborado pela autora, baseado em ICCA, 2017.
O Brasil lidera o ranking na América Latina, sendo o principal destino de turistas de eventos e negócios, seguido
da Argentina e do México. Dentre as cidades, São Paulo (SP) foi a cidade brasileira que mais sediou e promoveu
eventos internacionais de negócios em 2017, tendo o Rio de Janeiro (RJ) em segundo lugar, e Foz do Iguaçu (PR)
e Florianópolis (SC) na terceira posição. Os dados são da International Congress and Convention Association
(ICCA) (EMBRATUR, 2017).
Outras capitais também são procuradas nesse segmento, como Brasília (DF), Salvador (BA), Curitiba (PR), Porto
VOCÊ O CONHECE?
Nina Freysen-Pretorius é presidente da International Congress and Convention Association
(ICCA). De origem sul-africana, Nina tem 25 anos de experiência com organização de eventos e
conferências corporativas. Na gestão da ICCA, que abrange mais de mil empresas em quase
100 países do mundo, é responsável pela administração do maior banco de dados de eventos
do mundo, e representa os principais especialistas em organização, transporte, reuniões e
eventos internacionais. Abrange mais de mil empresas em quase 100 países do mundo (ICCA,
2018).
- -10
Outras capitais também são procuradas nesse segmento, como Brasília (DF), Salvador (BA), Curitiba (PR), Porto
Alegre (RS), Natal (RN), Recife (PE), Fortaleza (CE) e Belo Horizonte (MG). Esses destinos captam com facilidade
grandes eventos, pois apresentam uma oferta turística adequada devido à infraestrutura dos espaços para
eventos, aeroportos, ofertas de meios de hospedagem e atrativos turísticos relevantes.
Percebe-se que alguns eventos corporativos motivam o deslocamento de pessoas provenientes de outras regiões
do país ou do mundo para a realização de negócios e vendas. É o caso das feiras e convenções.
As convenções são reuniões fechadas nas quais as empresas têm a oportunidade de transmitir informações e
integrar ou motivar seus colaboradores. Especificamente em convenções de vendas, o objetivo geralmente é o
lançamento de um novo produto ou a apresentação de um plano de expansão.
A feira é um evento que tem como objetivo divulgar e vender (direta ou indiretamente) produtos e serviços. Em
uma feira são destinados espaços, chamados estandes, onde cada expositor pode apresentar seus produtos e
chamar a atenção do público. As feiras podem ser comerciais (com o objetivo de promover e vender); industriais
(visando apresentar bens e serviços); ou promocionais (com vistas a expor serviços, equipamentos e materiais
diretamente a um grupo específico de profissionais).
VOCÊ QUER VER?
O filme (JOHNSTON, 2011) é uma comédia sobre a participação de umUm negócio nada seguro
ingênuo vendedor de seguros em uma convenção de vendas durante um fim de semana. Ele
nunca havia se hospedado em um hotel em sua vida, e é enviado pela empresa para participar
desse evento. O filme é uma lição sobre trabalho em equipe e o impacto que o comportamento
de um vendedor pode causar em outro.
- -11
Inúmeros exemplos poderiam ser citados para ilustrar a relevância dos eventos corporativos, em especial as
feiras e convenções, devido à importância para o mundo corporativo, e também como incremento da atividade
turística.
As constantes mudanças nas necessidades dos consumidores e a facilidade destes em adquirir produtos e
serviços faz com que as empresas promovam ações dinâmicas, criativas e inovadores para conquistar o
consumidor. A realização de eventos é uma ótima opção para melhorar os resultados em meio à concorrência.
2.3 Eventos sociais
Os eventos sociais estão muito presentes em nosso cotidiano, e muitas vezes são realizados no âmbito familiar.
Você já parou para pensar que desde que nascemos, participamos de eventos? Um chá de bebê, um aniversário,
um casamento, uma formatura, e diversos outros momentos de nossa vida são exemplos de celebrações com
eventos sociais.
Muitas vezes, de maneira informal e intuitiva, exercitamos os princípios fundamentais do planejamento e
organização de eventos. Você já organizou um evento social? Se ainda não, que tal testar seus conhecimentos e
organizar um pequeno evento no próximo fim de semana? Caso não tenha nenhuma data especial, combine um
jantar com amigos ou família, e providencie tudo para fazer bonito!
Para começar, pense no número de pessoas (essa informação é determinante para definir a quantidade de
comida e bebida), divida as tarefas entre as pessoas da casa e defina quem fará o quê. Use sua criatividade para
escolher o cardápio, decoração e outros elementos de entretenimento para agradar seus convidados. No dia
marcado, veja se não se esqueceu de nada e controle para ver se está tudo dando certo. Ah, lembre-se também de
registrar esse momento com fotos.
CASO
O Festival de Turismo das Cataratas – FIT Cataratas
O FIT Cataratas é um evento realizado anualmente desde 2006, e já se consolidou como um
dos eventos mais importantes na geração de negócios turísticos do Mercosul. O evento
contempla em sua programação diversos eventos paralelos, sociais e complementares à Feira
de Turismo e Negócios, que é o ponto alto do evento.
Parte do público que participa desse evento organiza caravanas (em 2017, foram 55), e muitas
dessas caravanas são formadas por estudantes de Turismo, pois um dos eventos
complementares do Festival é o Fórum Internacional de Turismo do Iguassu, no qual os
estudantes têm a oportunidade de apresentar e publicar seus trabalhos, participar de oficinas
e minicursos e assistir a palestras.
Este é um exemplo de uma grande feira onde acontece a divulgação e venda de produtos e
serviços. Em 2017, foram 209 expositores e 930 marcas participantes. Entre eles estavam
operadoras e agências de viagens, meios de hospedagens, empresas de transportes, empresas
do setor de alimentos e bebidas, destinos e atrativos nacionais e internacionais, associações,
instituições do governo ou da iniciativa privada, e outros fornecedores e profissionais que
atuam na área do turismo. No total, foram 8180 participantes que tiveram a oportunidade de
divulgar seus produtos e serviços turísticos, trocar contatos e fazer parcerias.
(FESTIVAL DAS CATARATAS, 2018).
- -12
Figura 4 -Evento social: o aniversário é o mais comuns e conhecido entre eles.
Fonte: Shutterstock, 2018.
Aqueles saberes que aplicamos em nossas casas e em nosso cotidiano para organizar um evento, também podem
ser aplicados em uma outra escala na nossa vida profissional. Observe que em todos os eventos é necessária uma
preparação como decoração, alimentação e convites. Em algumas ocasiões, os eventos sociais são organizados
por profissionais da área de eventos, o que certamente confere características mais marcantes, criativas e
organizadas. O que muda é o volume de variáveis implicadas nas atividades encadeadas para atingir o objetivo
do evento, e o grau de sofisticação do processo.
Importante salientar que os eventos, de maneira geral, exigem planejamento para que tudo dê certo. Mas em se
tratando de eventos sociais, o erro é quase inadmissível pois não haverá outra chance de corrigi-los. Muitas
vezes o evento social está celebrando um momento único e importante na vida de uma pessoa, e por esse motivo
deve ser memorável.
- -13
2.3.1 Dados quantitativos
Os eventos sociais parecem estar sempre em ascensão, mesmo em tempos de crise. Em se tratando de
casamentos, por exemplo, no Brasil são realizados mais de um milhão de casamentos por ano, e a cada ano os
gastos com esse tipo de cerimônia aumentam em média 10,4%. O mercado de festas e eventos tem movimentado
por volta de R$ 17,2 bilhões anualmente no Brasil (ABRAFESTA, 2018).
Os dados quantitativos oficiais mais recentes são da Associação Brasileira de Eventos Sociais (ABRAFESTA), em
pesquisa realizada em 2015, intitulada O mercado de eventos sociais: indicadores sobre a oferta e a demanda.
A pesquisa aponta que em 2012, o faturamento com o mercado de eventos sociais foi de R$ 14 bilhões, havendo
um crescimento de 6,8% comparado com 2013. Em 2014, o faturamento foi de 16,8 bilhões, sendo que metade
desse total de gastos de brasileiros com festas e cerimônias de casamento (8,6 bilhões) é apenas da região
sudeste.
Dentre os eventos sociais, 16% refere-se à realização de festas infantis (batizados, descoberta do sexo do bebê e
aniversários, por exemplo). Para 2018, previu-se um aquecimento desse mercado e um crescimento de 30%
devido a novos lançamentos e uma mudança no perfil das comemorações de festas infantis. Frequentemente
realizadas em salões de específicos, a tendência é que as festas infantis voltem a ser realizadas em casa,buffets
com uma comemoração mais personalizada, temática e econômica, o que pode representar uma economia de
53% no orçamento total do evento.
As festas de formatura também têm aumentado, pois aumenta também o número de universitários (cerca de 7
milhões), a maioria de classe A e B (47%) e C (46%).
- -14
Figura 5 - Formatura marca o fim de uma etapa de estudos a ser comemorada.
Fonte: Shutterstock, 2018.
Entre os anos de 2013 e 2016, o crescimento de eventos sociais do tipo casamento foi de 25%. As faixas etárias
que mais realizam casamento (75%) estão entre 20 e 39 anos, de acordo com dados do IBGE. O evento social do
tipo festa de debutante também é bastante comum, e esse mercado apresenta potencial de dois milhões de
pessoas ao ano. Por exemplo, em 2015, 1,8 milhão de meninas fizeram 15 anos, a maior parte pertencente à
classe C, cuja renda da família permite a realização de uma festa de debutante (ABEOC, 2015).
- -15
Com relação aos casamentos, uma nova tendência vem sendo observada. São os chamados .miniweddings
Consistem em cerimônias mais reservadas, para até 80 convidados, e investimento em torno de R$ 5 mil a R$ 10
mil (casamentos tradicionais chegam a custar R$ 60 mil ou mais).
A partir dos dados apresentados, percebe-se uma demanda crescente no mercado de eventos sociais no Brasil.
Portanto, é importante estar atento às necessidades do mercado, além de pesquisar tendências e produtos
diferenciados para atender aos sonhos e desejos dos clientes. Considera-se o mercado de eventos sociais muito
competitivo, porém, ele atrai empreendedores por ser considerado um modelo de concorrência perfeita, ou seja,
há muita demanda.
2.3.2 Diferenças entre festas corporativas e sociais
Os eventos sociais são utilizados também no mundo corporativo, como forma de socializar ao mesmo tempo em
que são feitos negócios. Para citar um exemplo do que o mundo corporativo considera como evento social, a
Agência Nacional de Aviação Civil (ANAC) elaborou um manual de eventos por entender que a realização de
eventos pode fortalecer o relacionamento com o público e consolidar a sua imagem. Nesse material, a ANAC
define eventos sociais como aqueles eventos que “[...] valem-se do entretenimento, do lazer, do
compartilhamento, e da confraternização para aproximar socialmente os participantes, o que costuma ser
importante para diversos eventos. Normalmente, os eventos sociais fazem parte de um evento maior, mas isso
não é obrigatório” (ANAC, 2012, p. 11).
Um evento social no meio corporativo pode ter como objetivos comemorar datas ou acontecimentos;
homenagear, promover ou premiar alguém; anunciar novidades na empresa; ou apenas confraternizar e integrar
a equipe e seus familiares.
Também é importante saber o número de pessoas e perfil dos participantes. É possível que os familiares tenham
sido convidados para esse evento e estejam presentes, portanto, teremos um público diversificado e todos
devem se sentir à vontade.
VOCÊ SABIA?
Segundo dados do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE) e da Associação
Brasileira de Eventos Sociais (ABRAFESTA), metade dos gastos anuais com festas e cerimônias
de casamento (R$ 8,6 bilhões) encontra-se na região Sudeste do Brasil. Logo após, vem o
Nordeste (R$ 3 bilhões), o Sul (R$ 3,9 bilhões), Centro-Oeste (R$1,3 bilhão) e Norte (R$ 1
bilhão). Possivelmente isso ocorre porque a região Sudeste concentra a maior renda nacional,
e é também onde há um maior acesso e oferta de serviços (ESTADÃO, 2017).
- -16
Figura 6 - Eventos sociais no mundo corporativo comemoram datas, promovem premiações de colaboradores, 
anunciam novidades na empresa, entre outros motivos.
Fonte: lOvE lOvE, Shutterstock, 2018.
A data e horário mais adequado também são importantes. Alguns eventos sociais são mais indicados para algum
horário específico. Você vai conhecer, ao clicar nas abas abaixo, algumas opções de eventos sociais que cabem
bem ao mundo corporativo.
Café da manhã
No café da manhã, por exemplo, o evento será o primeiro compromisso do dia, e não competirá com outras
reuniões ou compromissos da empresa. O ideal é convidar as pessoas com três semanas de antecedência. No
cardápio, servem-se café, leite, sucos, chás, chocolate, cappuccino e iogurte. Para comer, mel, geleias, queijos,
frios, manteiga, ovos, biscoitos, torradas, bolos, tortas, pães e derivados, frutas frescas e secas. Após o café, os
convidados podem permanecer sentados, e assim dá-se início à reunião.
Brunch
O brunch, de acordo com Matias (2004) é um tipo de evento que surgiu na Inglaterra e foi popularizado nos
Estados Unidos. No Brasil, foi disseminado a partir da chegada de hotéis de redes internacionais, que costumam
oferecer um brunch à beira da piscina para seus hóspedes aos domingos. A ideia desse tipo de evento é combinar
café da manhã (breakfast, em inglês), com o almoço (lunch), e por isso os alimentos e bebidas são servidos de
forma equilibrada com o horário em que a refeição se oferece. Ele costuma ser mais demorado e requintado que
- -17
forma equilibrada com o horário em que a refeição se oferece. Ele costuma ser mais demorado e requintado que
um café da manhã, porém é mais barato que um almoço. No cardápio podem ser servidos sucos, água,
refrigerante, iogurte, café, leite, chá, chocolate, biscoitos e torradas com patês, quiches, folhados, minissalsichas,
ovos mexidos, massa com molho branco, bolos, pudins, casadinhos e petit-fours. Também é um tipo de evento
utilizado para festas de família, casamentos, batizados, aniversários e outras comemorações sociais.
Coquetel
O coquetel é um evento de curta duração cujoobjetivo é a confraternização ou comemoração de alguma data ou
acontecimento, onde impera o incentivo às boas relações interpessoais (MATIAS, 2004). Por ser um evento
curto, os convidados permanecem o tempo todo em pé, porém pode haver uma mesa de buffet ou garçons
servindo canapés, salgadinhos e docinhos. É um evento utilizado também para entreter convidados antes de um
jantar ou banquete, que geralmente começa mais tarde. O importante em um coquetel são as bebidas, como
espumante, whisky, drinks, coquetéis de frutas, vinhos, água e refrigerantes. Um barman pode ser um diferencial
para agradar ao público.
Confira no quadro abaixo algumas informações que podem ajudar a escolher qual tipo de evento social atende
melhor aos objetivos de uma empresa, dentre essas três opções.
Quadro 2 - Eventos sociais no mundo corporativo.
Fonte: Elaborado pela autora, 2018.
Além dessas opções, um evento mais requintado é o banquete, que consiste em uma refeição formal, oferecida
para um grande número de pessoas, podendo ser realizado no almoço ou jantar. É um formato de evento comum
para celebrar datas como Natal, , formaturas e casamentos. Banquetes têm sido realizados desde a pré-Réveillon
história, quando as pessoas se reuniam para comemorar caças bem sucedidas. No decorrer do tempo, o evento
foi se adaptando às necessidades, interesses e condições de cada época. Uma característica importante nesse tipo
de evento social é a existência de uma mesa farta e de música para animar os convidados.
O banquete mais numeroso da história aconteceu no ano de 1900, no , em Paris, França.Jardin dês Tuileries
Foram servidas milhares de porções de faisões, frango e pato para 22.295 convidados. A mesa tinha 7km de
extensão, e os garçons percorriam essa distância com bicicletas (LERNER, 2011).
2.4 Princípios do processo de planejamento de eventos
Nesse momento dos seus estudos, você já sabe que existem diferentes tipos de eventos que atendem melhor às
necessidades e expectativas do público-alvo a partir de seus objetivos. Para atingir esses objetivos, é necessário
que o evento seja planejado. Planejar significa decidir antecipadamente o que deve ser feito, o que aumenta as
chances de sucesso.
Andrade (2002) afirma que para se realizar um excelente evento é essencial estabelecer uma metodologia de
trabalho. Segundo Matias (2004), o planejamento de um evento é dividido em três fases, veja quais são elas,
clicando nas setas a seguir.
 
1ª fase – : essa é a fase de planejamento e organização, e pressupõe sua execução.Pré-evento
 
2ª fase – : é fase de realização do evento.Evento ou transevento
- -18
 
3ª fase – : momento de avaliação do evento e seus resultados.Pós-evento
As três fases são fundamentais para o desenvolvimento de um evento. Com planejamento, é possível utilizar
estratégias que vão desde a definição do objetivo que se pretende atingir e do público-alvo a ser convidado, até
os atrativos ou entretenimento utilizados e a programação a ser oferecida.
Figura 7 - O sucesso do evento começa no planejamento bem feito das ações.
Fonte: Ape Man, Shutterstock, 2018.
Quanto mais comprometidas com seus objetivos forem as fases de pré-evento (planejamento) e transevento
(realização), mais sucesso o evento alcançará no pós-evento (avaliação).
2.4.1 Definição de objetivos
Você lembra da definição básica de evento? Então deve lembrar que, para um evento acontecer, deve haver um
objetivo. Giacaglia (2003) diz que a característica principal de um evento é o encontro de pessoas com uma
finalidade específica que justifica sua realização. Portanto, o êxito de um evento está diretamente ligado à
finalidade dele, o motivo para o qual está sendo realizado.
Sendo assim, na fase de concepção do evento, ocorre o estabelecimento de objetivos e metas que se desejam
alcançar. Nesse momento, é importante considerar fatores como a conjuntura do mercado, a demanda e a
capacidade em suprir essa demanda. Costuma-se, nesse processo, construir e manter atualizado um banco de
dados onde constam informações importantes, como aspectos econômicos e culturais do local do evento, e
características e dados do cliente.
Cesca (1997) explica que a realização do evento deve ser precedida por um estudo de viabilidade para analisar
as condições e a capacidade da entidade promotora do evento. Isso quer dizer que não adianta querer realizar
um evento de grandes proporções, se não dispõe de tempo, equipe e recursos financeiros para isso.
Matias (2004) ressalta que é importante o levantamento do maior número possível de elementos, como:
- -19
Matias (2004) ressalta que é importante o levantamento do maior número possível de elementos, como:
• reconhecer as necessidades do evento;
• elaborar alternativas para suprir essas necessidades;
• identificar objetivos específicos;
• coletar informações sobre participantes, patrocinadores, entidades, instituições etc.;
• listar os resultados desejados;
• estimar a exequibilidade econômica e técnica;
• estimar tempo e recursos necessários;
• estabelecer diretrizes;
• elaborar os contornos do projeto.
Os objetivos, geral e específicos, irão nortear todo o planejamento. Portanto, devem estar propostos de forma
clara e precisa, indicando o que se pretende alcançar com aquele evento, ou seja, quais são as pretensões.
2.4.2 Reuniões de /cargos e funçõesbriefing
Alguns instrumentos auxiliam no controle e planejamento do evento. Um deles é o g, um conjunto debriefin
informações e instruções que é feito antecipadamente, contendo os aspectos mais relevantes do evento que será
organizado (MATIAS, 2004).
O também pode ser apresentado quando é necessário esclarecer informações sobre o andamento, obriefing 
processo ou qualquer outro detalhe do evento que requeira alguma solução (MATIAS, 2004). Ele contém
informações como: dados da empresa contratante; título, objetivos e tema do evento; descrição do público-alvo;
data e duração do evento; local de realização; programa; hospedagem; transporte; serviços; convidados e
autoridades; verba; comissão organizadora; estratégias de divulgação; materiais, recursos humanos,
equipamentos e serviços; e outras informações necessárias.
A comissão organizadora do evento realiza reuniões para a construção do , além de outras com foco nobriefing
debate de temas relacionados à organização do evento. Deve ser elaborada uma ata em cada reunião, para que se
tenha o registro de todas as decisões que foram tomadas.
O cargo mais alto na comissão organizadora é o do presidente, pessoa que deve ter conhecimento administrativo
e experiência na área de eventos ou do setor que está promovendo o evento.
Pode haver um vice-presidente, também com ampla experiência e conhecimento profissional na área. Ele será
responsável por organizar reuniões com as diversas comissões, com o objetivo de fazer com que seja executado
o planejamento do projeto do evento.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
VOCÊ QUER LER?
Amanda Port é assessora de imprensa na empresa de organização de eventos espanhola US
Eventos. Em matéria publicada na Exame.com ela explica de maneira bem completa a
importância do para o planejamento de eventos, especialmente os eventosbriefing
corporativos. Confira no link: <https://exame.abril.com.br/negocios/dino/o-briefing-no-
> e inspire-se para quando você for realizar o seumercado-de-eventos-corporativos-shtml/
próprio (PORT, 2015).briefing
https://exame.abril.com.br/negocios/dino/o-briefing-no-mercado-de-eventos-corporativos-shtml/
https://exame.abril.com.br/negocios/dino/o-briefing-no-mercado-de-eventos-corporativos-shtml/
- -20
Dependendo do tamanho e grau de complexidade, um evento pode contar com várias comissões, constituídas
por um número variável de pessoas em diferentes níveis de hierarquia, devendo sempre haver um coordenador
em cada comissão. Esse coordenador é a pessoa com capacidade, conhecimento e experiência para exercer a
coordenação e liderar a comissão para a qual foi designado.
As principais comissões que podemos encontrar em eventos são:
• comissão executiva (transportes e serviçosgerais);
• comissão de cerimonial e protocolo;
• comissão de e comunicação social (imprensa, relações públicas e promoção);marketing 
• comissão de exposições;
• comissão de festejos;
• comissão de finanças;
• comissão de hospedagem;
• comissão de inscrições e registro;
• comissão de ornamentação e sinalização;
• comissão de programa;
• comissão de recepção e hospitalidade;
• comissão de segurança.
A existência de comissões facilita no cumprimento do planejamento do projeto do evento e proporciona a
execução eficaz das atividades e responsabilidades necessárias para que o evento tenha o sucesso almejado. 
O trabalho de profissionais especializados na área deve ser valorizado, pois estes estarão aptos a realizar todas
as fases do planejamento de um evento com sucesso.
Você já deve ter observado que a organização de um evento não é tarefa simples, e nem todas as pessoas
VOCÊ SABIA?
A profissão de organizador de evento é reconhecida e nomeada formalmente pela Classificação
Brasileira de Ocupações (CBO), e enquadra-se na categoria 3458, Técnicos em serviços de
turismo e organização de eventos. A formação requerida é gestor de evento ou técnico, que se
ocupa de organizar e planejar eventos sociais, culturais, técnico-científicos e outros.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
VOCÊ QUER LER?
A Classificação Brasileira de Ocupações (CBO) é uma publicação do Ministério do Trabalho e
do Emprego, e reconhece, nomeia e codifica os títulos e descreve as ocupações do mercado de
trabalho brasileiro. Para saber mais sobre a descrição oficial do organizador de eventos,
características, áreas de atividade, competências pessoais e recursos de trabalho, consulte o
site: < >. (CBO, 2018).http://www.mtecbo.gov.br
http://www.mtecbo.gov.br
- -21
Você já deve ter observado que a organização de um evento não é tarefa simples, e nem todas as pessoas
apresentam um perfil para atuar nessa área. A organização de um evento demanda tempo, conhecimento,
habilidade e capacidade para assumir responsabilidades e enfrentar dificuldades que possam aparecer no
decorrer do processo.
Síntese
Ao fim deste capítulo, você entrou em contato com as características e tipos de eventos técnico-científicos.
Conheceu também as características dos eventos corporativos, especialmente as feiras e convenções, e seu
impacto na geração de fluxos turísticos. Aprendeu a diferença entre festas corporativas e sociais e teve contato
com dados quantitativos que demonstram a relevância dos eventos sociais. Por fim, teve contato com os
princípios do processo de planejamento de eventos, sabendo, portanto, da importância da definição de objetivos,
divisão de cargos e funções e realização de reuniões de para garantir o bom andamento de todas as briefing
etapas do evento.
Neste capítulo, você teve a oportunidade de:
• distinguir os diferentes eventos a partir de suas características, classificações e objetivos;
• aprender que existem vários tipos de eventos técnico-científicos, e eles podem atender às necessidades 
de conhecimento de estudantes e de profissionais;
• perceber que no meio corporativo, os eventos contribuem para fortalecer uma marca e fidelizar clientes;
• compreender que o local, a duração, a programação e a data do evento devem atender ao público-alvo e 
às suas expectativas;
• saber que o objetivo do evento é fundamental no processo de planejamento; e
• identificar que o é uma das primeiras etapas do processo de concepção e planejamento de briefing 
eventos.
Bibliografia
ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE EMPRESAS DE EVENTOS (ABEOC BRASIL). Pesquisa da Associação Brasileira
de Eventos Sociais mostra que o mercado de festas e cerimônias atingiu R$ 16,8 bi no ano passado.
Disponível em: <http://www.abeoc.org.br/2015/05/pesquisa-da-associacao-brasileira-de-eventos-sociais-
>. Acesso em: 27/11abrafesta-mostra-que-o-mercado-de-festas-e-cerimonias-atingiu-r-168-bi-no-ano-passado/
/2018.
ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE EVENTOS SOCIAIS (ABRAFESTA). . DisponívelAssociação Brasileira de Eventos
em: < >. Acesso em: 28/11/2018.abrafesta.com.br
AGÊNCIA NACIONAL DE AVIAÇÃO CIVIL (ANAC). . Disponível em: <Manual de eventos http://ead2.iff.edu.br
>. Acesso em: 28/11/2018./pluginfile.php/20252/mod_resource/content/0/Manual_Eventos_da_ANAC.pdf
ANDRADE, R. B. Caxias do Sul: EDUCS, 2002.Manual de eventos.
CLASSIFICAÇÃO BRASILEIRA DE OCUPAÇÕES (CBO). Classificação Brasileira de Ocupações. Disponível em: 
. Acesso em: 28/11/2018.<http://www.mtecbo.gov.br>
CESCA, C. G. G. . São Paulo: Summus, 1997.Organização de eventos
DIAS, J.; MARTINS, L. M. Turismo de eventos e o potencial dos eventos técnico-científicos. In: VII ENPPEX/II
Seminário dos cursos de Ciências Sociais Aplicadas da Facilcam, Campo Mourão, 2011. . Campo Mourão:Anais
Faculdade Estadual de Ciências e Letras de Campo Mourão, 2011. s/p. Disponível em <http://www.fecilcam.br
>. Acesso em: 28/11/2018./anais/vii_enppex/PDF/turismo/17-turismo.pdf
DINO. Segundo pesquisa, mercado de casamentos registrou aumento de 25% mesmo com a crise no país. 
•
•
•
•
•
•
http://www.abeoc.org.br/2015/05/pesquisa-da-associacao-brasileira-de-eventos-sociais-abrafesta-mostra-que-o-mercado-de-festas-e-cerimonias-atingiu-r-168-bi-no-ano-passado/
http://www.abeoc.org.br/2015/05/pesquisa-da-associacao-brasileira-de-eventos-sociais-abrafesta-mostra-que-o-mercado-de-festas-e-cerimonias-atingiu-r-168-bi-no-ano-passado/
http://abrafesta.com.br
http://ead2.iff.edu.br/pluginfile.php/20252/mod_resource/content/0/Manual_Eventos_da_ANAC.pdf
http://ead2.iff.edu.br/pluginfile.php/20252/mod_resource/content/0/Manual_Eventos_da_ANAC.pdf
http://<http://www.mtecbo.gov.br>
http://www.fecilcam.br/anais/vii_enppex/PDF/turismo/17-turismo.pdf
http://www.fecilcam.br/anais/vii_enppex/PDF/turismo/17-turismo.pdf
- -22
DINO. Segundo pesquisa, mercado de casamentos registrou aumento de 25% mesmo com a crise no país. 
, São Paulo, 03 de março de 2017. Disponível em: <Estadão https://economia.estadao.com.br/noticias/releases-
ae,segundo-pesquisa-mercado-de-casamentos-registrou-aumento-de-25-mesmo-com-a-crise-no-pais,
>. Acesso em: 28/11/2018.70001686027
FOZ DO IGUAÇU. . Disponível em: . AcessoFestival das Cataratas <http://festivaldeturismodascataratas.com/>
em: 28/11/2018.
GIACAGLIA, M. C. teoria e prática. São Paulo: Thomson Learning, 2003.Organização de eventos:
INSTITUTO BRASILEIRO DE TURISMO (EMBRATUR) . Brasil continua sendo o país que mais sedia eventos
 . Disponível em: . Acesso em: 28/11/2018.na América Latina <www.embratur.gov.br>
INTERNATIONAL CONGRESS AND CONVENTION ASSOCIATION (ICCA). International Congress and
. Disponível em: < >. Acesso em: 28/11/2018.Convention Association https://www.iccaworld.org/
JOHNSTON, P. . Direção: Miguel Arteta. Produção: Ad Hominem Enterprises. EstadosUm negócio nada seguro
Unidos, 2011.
LERNER, B. . São Paulo: Melhoramentos, 2011.O ganso marisco e outros papos de cozinha
MATIAS, M. procedimentos e técnicas. Organização de eventos: Barueri: Manole, 2004.
MEETING PROFESSIONALS INTERNATIONAL (MPI). Meeting Professionals International. Disponível em: <
/>. Acesso em: 28/11/2018.https://www.mpiweb.org
PORT, A. O briefing no mercado de eventos corporativos. , São Paulo, 18 de dezembro de 2005. DisponívelExame
em: <https://exame.abril.com.br/negocios/dino/o-briefing-no-mercado-de-eventos-corporativos-shtml/>.
Acesso em 29/11/2018.
VELOSO, D. . Goiânia: AB Editora, 2001.Organização de eventos e solenidades
https://economia.estadao.com.br/noticias/releases-ae,segundo-pesquisa-mercado-de-casamentos-registrou-aumento-de-25-mesmo-com-a-crise-no-pais,70001686027
https://economia.estadao.com.br/noticias/releases-ae,segundo-pesquisa-mercado-de-casamentos-registrou-aumento-de-25-mesmo-com-a-crise-no-pais,70001686027
https://economia.estadao.com.br/noticias/releases-ae,segundo-pesquisa-mercado-de-casamentos-registrou-aumento-de-25-mesmo-com-a-crise-no-pais,70001686027
http://<http://festivaldeturismodascataratas.com/>
http://<www.embratur.gov.br>
https://www.iccaworld.org/
https://www.mpiweb.org
https://exame.abril.com.br/negocios/dino/o-briefing-no-mercado-de-eventos-corporativos-shtml/https://exame.abril.com.br/negocios/dino/o-briefing-no-mercado-de-eventos-corporativos-shtml/
	Introdução
	2.1 Os eventos técnicos-científicos ou educacionais
	2.1.1 Características
	2.1.2 Tipos de eventos técnico-científicos
	Semana
	Seminário
	Simpósio
	Talk show:
	2.2 Os eventos corporativos - feiras e convenções
	2.2.1 Características
	2.2.2 Eventos geradores de expressivos fluxos turísticos
	2.3 Eventos sociais
	2.3.1 Dados quantitativos
	2.3.2 Diferenças entre festas corporativas e sociais
	Café da manhã
	Brunch
	Coquetel
	2.4 Princípios do processo de planejamento de eventos
	2.4.1 Definição de objetivos
	2.4.2 Reuniões de briefing/cargos e funções
	Síntese
	Bibliografia