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Reuniões Produtivas
Ana Carolina Alvarenga 
Lúcio Batista
Rafaela Luciana Sartori
Reuniões Produtivas
SU
M
Á
RI
O
Módulo 1 - Apresentação 3
Módulo 2 - Princípios gerais 3
Tipos de reunião 4
Módulo 3 - Conceitos básicos 4
Módulo 4 - Correções de ideias errôneas 7
Módulo 5 - Atividade 7
Modelos de exemplo 8
Encerramento 11
Reuniões Produtivas
MÓDULO 1 - APRESENTAÇÃO
 O Centro de Formação, Treinamento e Aperfeiçoamento da Câmara dos Deputados – 
Cefor – promove iniciativas de educação e desenvolvimento para o público interno e para a 
comunidade em geral por meio de sua Coordenação de Educação a Distância (COEAD).
 Por meio desse curso autoinstrucional, o CEFOR colabora com o planejamento e a 
execução de reuniões produtivas e eficazes nos mais diversos ambientes, tanto na Câmara dos 
Deputados como nas organizações em geral.
 São apresentados conceitos, procedimentos e ferramentas possíveis de serem aplicados 
imediatamente pela aluna e pelo aluno que podem, ainda, buscar aprofundamento nas fontes 
citadas.
Excelente curso e ótimas reuniões!
MÓDULO 2 - PRINCÍPIOS GERAIS
 O dia a dia de toda organização é marcado por reuniões que contribuem com o senso de 
equipe, o compartilhamento de informações e a tomada de decisões.
 Uma boa reunião pode ser sucinta, criativa e enriquecedora. Mas isso não acontece por 
acaso, e sim como resultado de um bom planejamento, de uma preparação cuidadosa, de uma 
execução habilidosa e do acompanhamento posterior. Pode-se dizer que uma reunião produtiva 
é aquela que atinge seus objetivos dentro do tempo necessário.
 No entanto, com as novas possibilidades trazidas pela tecnologia, muitas vezes é possível 
atingir os objetivos sem necessariamente marcar uma reunião. Um simples telefonema ou um 
grupo de discussão por e-mail podem ser suficientes.
Como as tecnologias podem substituir as reuniões?
Nunca foi tão fácil utilizar a tecnologia para adiantar assuntos de uma reunião ou até 
substituí-la totalmente.
Com um grupo de discussão por e-mail, várias opiniões e ideias podem ser levantadas, 
economizando o tempo de discussão numa reunião presencial.
Outros instrumentos podem ser utilizados, como fóruns na internet, chats, blogs, 
webinars. 
Documentos podem ser editados por várias pessoas em locais e horários diferentes, por 
meio de softwares colaborativos (alguns disponíveis de graça na internet).
Com essas alternativas, é importante questionar se marcar uma reunião é 
realmente imprescindível. Tempo é um recurso cada vez mais escasso para ser gasto 
desnecessariamente.
Reuniões Produtivas
Tipos de reunião
Dentre os diversos tipos de reunião, podemos destacar:
 • Informativa: Muitas reuniões visam apenas informar procedimentos a serem adotados 
pelos membros do grupo, verificar o andamento dos trabalhos ou apresentar resultados, 
relatórios etc. É um tipo de reunião não-participativa: usualmente, poucas pessoas falam e as 
outras apenas escutam e fazem suas anotações. Tratando-se de uma informação importante, 
pode ser conveniente planejar um tempo adicional para que os participantes expressem a sua 
compreensão sobre o que foi informado.
 • De resolução de problemas: Podemos também nos reunir para discutir e levantar 
possibilidades de resolução de problemas. É uma reunião participativa. Por isso, é necessário 
planejar um tempo para a expressão dos membros do grupo, que terá uma postura mais ativa. 
Não é necessário tomar decisões, apenas levantar possibilidades.
 • Para tomada de decisões: É uma reunião que envolve uma proposta visando a uma 
decisão coletiva. A melhor alternativa é construir um consenso entre os participantes, levando 
em conta todas as dúvidas e colocações. Com isso, todos são responsáveis pelas decisões. 
Quando isso não for possível, pode-se recorrer ao voto.
 • De avaliação: Ao contrário de uma reunião informativa, em que poucos falam e muitos 
escutam, uma reunião de avaliação envolve um planejamento que permita que muitos, ou todos, 
expressem suas opiniões. Esse tipo de reunião exige uma postura de respeito e aceitação de 
opiniões de outras pessoas, sem que isso indique a necessidade de posturas defensivas ou o uso 
de momentos intermináveis de justificativas para procedimentos sob avaliação.
MÓDULO 3 - CONCEITOS BÁSICOS
 O planejamento é a primeira etapa de uma reunião e ele começa com a definição dos 
objetivos. Um objetivo é a meta que se pretende alcançar; é sinônimo de alvo, de fim a atingir.
 Em uma reunião, é importante determinar objetivos e também resultados que possam 
ser alcançados e aferidos. Assim, por exemplo, o objetivo “criar novos projetos para o segundo 
semestre” poderá ter como resultados “chegar a um acordo sobre três novos projetos, com 
cronogramas e responsáveis”.
 Uma vez definido o objetivo, torna-se necessário planejar quem serão os participantes, 
qual será o tipo de reunião, como as decisões serão tomadas, data, duração e local. Os assuntos 
a serem discutidos devem ser definidos, com hora de início e término de cada tópico ou 
atividade.
 Essas informações deverão constar numa pauta, documento que irá guiar a reunião. 
Ela servirá, em primeiro lugar, para ser divulgada previamente aos participantes, para que eles 
possam se preparar para o encontro. Durante a reunião, ela deverá ser seguida a fim de que a 
reunião alcance seus objetivos dentro do tempo especificado.
 Para determinar os participantes de uma reunião, devem ser consideradas apenas 
pessoas essenciais, incluindo aquelas com contribuições importantes, influência para aquele 
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assunto, ou com pontos de vista divergentes, para enriquecer a discussão.
 As reuniões interativas, com muita colaboração dos participantes, não devem contar 
com mais de dez pessoas. Senão, é indicado dividi-las em pequenos grupos, ou fazer reuniões 
intermediárias com subgrupos.
 Dentre os participantes, deve ser escolhido um para controlar a duração da reunião. Ele 
irá acompanhar os horários previstos na pauta, chamando a atenção do grupo quando uma 
discussão se estender demais.
 Outro papel a ser atribuído é o de quem fará a ata da reunião, a fim de manter a memória 
do que foi discutido e divulgar as conclusões que o grupo chegou.
 Outra função que o organizador pode delegar é o de facilitador ou moderador. Este pode 
ser alguém treinado em habilidades de manutenção de grupo (incentivar, harmonizar, delegar) e 
de tarefas (esclarecer, resumir, chegar a consenso).
 O moderador não é um tomador de decisões – ele apenas conduz a reunião. O 
responsável pelo resultado continua sendo o organizador.
 O facilitador pode conduzir a reunião de forma mais neutra e objetiva do que o 
organizador seria capaz. Delegando essa tarefa, esse último pode participar da reunião sem 
que sua posição ou hierarquia iniba a participação dos demais. O organizador da reunião pode, 
portanto, se beneficiar ao designar certos papéis aos participantes, não concentrando todas as 
funções em si. A distribuição de tarefas não só viabiliza uma melhor participação de todos, como 
envolve mais os participantes no alcance dos objetivos.
 Após o planejamento dos objetivos e participantes, é necessário decidir o local e a 
data da reunião
 O local escolhido deve ser adequado ao tipo de reunião e número de participantes, não 
sendo nem grande nem pequeno demais. Ele também deve conter os materiais e equipamentos 
adequados. Assim, por exemplo, uma sessão de brainstorming pode contar com brinquedos e 
uma decoração lúdica, que estimule a criatividade.
 Em reuniões com mais de duas horas, é fundamental incluir uma pequena pausa, que 
pode inserir um breve lanche. No entanto, os horários de início e fim devem ser rigorosamente 
cumpridos, a fim de não premiar os “atrasados”.
 Antes da reunião, não se esqueça de conferir as condições do local escolhido, os materiais 
necessários etc. Lembre-se também de enviar uma pauta para os participantes, com os objetivos, 
local e horário e outras informações importantes.
Findo o planejamento,a próxima etapa é a boa condução da reunião em si
 Ao iniciar a reunião, é fundamental seguir o planejamento. Mas, além disso, é importante 
prestar a devida atenção aos seguintes aspectos:
Reuniões Produtivas
 • Foco: É inevitável que as pessoas, em algum momento, desviem-se do assunto que 
estava sendo discutido e que estava previsto na pauta. Nesse momento, qualquer participante 
pode chamar a atenção. O novo assunto pode ser anotado para ser discutido mais tarde, mas 
nada deve tirar o foco do assunto principal.
 • Administração do tempo: Deve-se seguir o planejamento do tempo necessário para 
cada assunto ou ação. Daí a importância de um participante ser designado para administrar 
o tempo: ele vai chamar a atenção quando uma discussão estiver se estendendo além do 
previsto. No entanto, a pauta não deve ser um empecilho para uma boa reunião. Se for preciso 
mais tempo que o previsto para um assunto, é possível negociar uma prorrogação com os 
participantes, por tempo determinado.
 • Dinâmica: Durante a reunião, é possível perceber pela linguagem corporal que os 
participantes estão ficando dispersos. Intervalos, lanches, atividades dinâmicas, mudança na 
organização da sala podem ser recursos para dinamizar e prender a atenção de todos.
 • Feedback: Deve-se evitar criticar prontamente as colocações dos participantes, o que 
pode fazer com que boas ideias morram logo no início. Ao contrário, o mais indicado é se fazer 
um feedback positivo e equilibrado. Uma ideia aparentemente absurda ou fracassada pode se 
revelar uma grande inovação.
 • Comunicação e resistências: A comunicação eficaz é uma via de mão dupla: não 
adianta falar e não ser compreendido. Portanto, formular sínteses assegura a compreensão 
sobre a mensagem recebida. Deve-se utilizar, também, as habilidades pessoais para lidar com 
diferentes tipos de comportamentos dos integrantes da reunião, incentivando o tímido a falar 
mais e agindo com firmeza e determinação quando algum comportamento “dominador” tomar 
espaço em demasia.
As decisões podem ser autocráticas, por consenso ou por voto
 No primeiro caso, os participantes da reunião contribuem apenas com pareceres a serem 
levados em conta por quem vai decidir.
 Já nas decisões por consenso, todos os participantes assumem a responsabilidade pelo 
encaminhamento e sucesso da decisão tomada. O consenso deve ser construído levando em 
conta todos os argumentos e dúvidas levantados.
 Em alguns casos, decidir por meio do voto é a única alternativa, especialmente quando 
há grandes divergências entre os participantes. Embora seja uma solução mais rápida que o 
consenso, ela tem o inconveniente de criar uma divisão entre vencedores e vencidos.
 Uma reunião é um evento pontual, mas com consequências duradouras. Dela 
resultam ações, projetos e ideias a serem implementadas
 A reunião deve ser encerrada na hora programada, ou deve-se negociar um tempo 
determinado para prorrogação. Respeitar os horários é uma forma de também respeitar cada 
participante.
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 O encerramento da reunião é o momento de atribuir responsáveis e prazos para cada 
ação que foi planejada. Certifique-se também de fazer uma ata para manter a memória do que 
ocorreu e divulgar a outros interessados.
MÓDULO 4 - CORREÇÕES DE IDEIAS ERRÔNEAS
“A reunião é sempre a melhor maneira de resolver um assunto”
 Nem sempre.
 Considere a dificuldade em conciliar agendas, o tempo perdido com deslocamentos 
etc. Muitas vezes, há outras soluções menos dispendiosas e que ocupam menos o tempo das 
pessoas. Considere fóruns, e-mails, grupos de discussão virtuais, softwares colaborativos, assim 
como telefonemas, memorandos... Só marque uma reunião se for absolutamente necessário.
“Deixe a reunião correr solta”
 Nada mais errado.
 Deve-se controlar o tempo e manter o foco nos assuntos em pauta, deixando temas 
emergentes para o final ou para outra reunião. Começar e terminar uma reunião dentro da hora 
designada é uma forma de respeitar cada participante.
“O organizador da reunião faz todo o trabalho”
 Isso não é o mais indicado.
 O organizador poderá participar plenamente, expondo suas opiniões sem inibir 
subordinados, se contar com um moderador para conduzir a reunião. É importante que o 
facilitador, ou moderador, tenha treinamento em técnicas de reunião, para que possa conduzir o 
encontro com o máximo de eficiência.
MÓDULO 5 - ATIVIDADE
 A elaboração de uma pauta ajuda o organizador e os outros participantes a se 
prepararem para a reunião. Sabendo com antecedência os assuntos a serem tratados, é possível 
tirar o máximo proveito do encontro.
 Mesmo nos ambientes de trabalho mais informais, as decisões tomadas e informações 
compartilhadas em reuniões devem ser registradas, formalizadas e divulgadas a todos os 
interessados. Por isso, a elaboração de uma ata clara e objetiva é de fundamental importância.
Reuniões Produtivas
A ata deve informar:
 1. Título da Reunião
 2. Local e data
 3. Introdução: Descrição do título do evento
 4. Participantes: Nome completo/instituição
 5. Agenda/pauta da reunião: temas tratados e respectivos responsáveis
 6. Desenvolvimento: Descrição dos principais temas discutidos na reunião
 7. Conclusões: Descrição das conclusões e decisões provenientes da reunião
 8. Recomendações: Descrição das recomendações provenientes da reunião
 9. Distribuição: Pessoas a quem a ata deve ser enviada.
Modelos de exemplo
 As próximas páginas contêm um modelo de ata e outro modelo de pauta. Você também 
pode baixar os arquivos no formato PDF na página do curso. 
Reuniões Produtivas
MODELO DE PAUTA
Objetivos: 
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
__________________________________________________________________.
Resultados esperados: _________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
_________________________________________________________________.
Participantes: ________________,___________________,______________ 
______,___________________________________________________________.
Facilitador: _____________________________________________________.
Secretário: _____________________________________________________.
Data e local: _______________ (veja o mapa no anexo)
Responsável para contato: ____________________________________.
Telefone:________________________________________________________.
Email____________________________________________________________.
Material extra para leitura prévia: em anexo. 
Programação: (exemplo) 
 10:00h -10:10h – Apresentação dos problemas
 10:10h -10:25h – Criação de soluções e alternativas
 10:25h -10:40 – Discussão das propostas e escolha por 
consenso.
Fim da reunião.
Reuniões Produtivas
MODELO DE ATA
Às ____ horas e ___ minutos do dia ____ do mês ______ do ano 
de ___________, reuniram-se os membros da Diretoria _______
________________________, da Empresa __________________________
_____________________________, (descrever o local do encontro), 
com intuito de deliberar sobre as seguintes propostas:
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
__________________________________________________________________.
Foi discutido que __________________________________,____________
__________________________________ e _____________________________, 
sendo aprovadas as seguintes propostas: 
_______________________________ e ________________________________
___. Nada mais havendo a tratar, a reunião que foi finalizada 
às _____ horas e _____ minutos, presidida por (nome) 
____________________,  (cargo) __________________________ e lavrada 
por mim,   (nome) _________________________________, (cargo) ___
___________________________________________________________________
__________________________________________________________________.Assinaturas (de quem redigiu, dos presentes – se possível -, 
ou de testemunhas.
Adequação do Conteúdo: Rafaela Luciana Sartori, Ana Carolina Alvarenga Teixeira 
e Lúcio Batista 
Revisão: Márcio Susumu 
Ilustração e Diagramação: Romulo Kiffer e Leonardo Conde
Versão Acessível: Ênio Júnior
ENCERRAMENTO
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