ANALISE DE DISTRIBUIÇÃO DE TRABALHO

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ESTUDO E ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO
Profª Juliana Honda
*
CONCEITUAÇÃO
	“Processo racional utilizado para caracterizar, decompor e interpretar um sistema, de modo a conhecer seus fatores constitutivos imprescindíveis, assim como seu comportamento e suas respectivas leis de interação.”
*
COMPREENDE:
	Análise da Distribuição do Trabalho:
Identificar e criticar a carga de trabalho de cada área e pessoa
	Análise do Processamento do Trabalho:
Racionalizar o fluxo das várias fases do trabalho
	Análise das Operações e Postos de Trabalho:
Otimizar os movimentos realizados no trabalho e organizar o posto de trabalho
*
OBJETIVOS:
Possibilitar
 uma diagnose
na qual se 
verifica a
 qualidade 
do trabalho;
Minimizar
 tensões 
internas
 motivadas 
por atritos 
relacionados 
a aspectos 
exclusivamente 
funcionais
natureza 
funcional: 
voltado 
para a 
unidade e
 organização;
natureza 
comportamental: 
minimizar 
conflitos
*
ETAPAS
1. Registro das Tarefas Individuais
	a) preliminar
*
Plan1
		Nome:João de Almeida Santos
		Órgão: Setor de Compras
		Cargo: Comprador				Tempo Base: Dia
		TAREFAS		OPERAÇÕES		TEMPO		QUANTID
		1. Consultar Cadastro de Fornecedores		. Verifico se o cadastro do está atualizado		00:05h		2
				. Se não estiver, telefono para que este o atualize		00:15h		2
				. Verifico a data do último fornecimento		00:02h		2
				. Etc.
		2. Emitir Pedido de Cotação		. Relaciono todos os fornecedores que deverão cotar preço		00:20h		2
				. Remeto essa relação para digitação		00:02h		2
				. Confiro digitação		00:30h		2
				. Etc.
		3. ...		....		...
Plan2
		
Plan3
		
ETAPAS
1. Registro das Tarefas Individuais
	b) definitiva
*
Plan1
		Nome: Alexandre Libero da Silva
		Órgão: Setor de Compras						Tempo Base:Semana
		Cargo: Comprador						12/03-16/03
		Nº		TAREFAS		FREQ DIA		FREQ SEMANA		TEMPO DIA		TEMPO SEMANA
		1.		Consultar Cadastro de Fornecedores		2		10		00:24h		02:00h
		2.		Emitir Pedido de Cotação		2		10		01:00h		05:00h
		3.		Executar Tomada de Preços		3		15		02:00h		10:00h
		4.		Elaborar Mapa Comparativo de Cotação		1		5		01:00h		05:00h
		5.		Verificar Autorização de Fornecimento		2		10		00:24h		02:00h
		6.		...
		Observações				Total				07:24h		37:00h
						Preparado por: Glismar Pereira														2. Emitir Pedido de Cotação
						Conferido por : Wellyngton Santos
						Data: 19/04/2002
Plan2
		
Plan3
		
ETAPAS
2. Agrupamento das Tarefas em Atividades
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Plan1
		Nome: José Antonio da Silva
		Órgão: Setor de Compras						Tempo Base:Semana
		Cargo: Comprador						12/03-16/03
		Nº		TAREFAS		FREQ DIA		FREQ SEMANA		TEMPO DIA		TEMPO SEMANA
		1.		Consultar Cadastro de Fornecedores		2		10		00:24h		02:00h
		2.		Emitir Pedido de Cotação		2		10		01:00h		05:00h
		3.		Executar Tomada de Preços		3		15		02:00h		10:00h
		4.		Elaborar Mapa Comparativo de Cotação		1		5		01:00h		05:00h
		5.		Verificar Autorização de Fornecimento		2		10		00:24h		02:00h
		6.		...
		Observações				Total				07:24h		37:00h
						Preparado por: Carlos Ribeiro														2. Emitir Pedido de Cotação
						Conferido por : Henrique Campos
						Data: 19/04/2002
		Nº		ATIVIDADES		TAREFAS
		1.		Fazer Cotação de Preços		Consultar cadastro de fornecedores
						Emitir pedido de cotação
						Digitar pedido de cotação
						Executar tomada de preço
						Verificar o pedido de cotação
		2.		Fazer Mapa Comparativo de Cotação e Julgar Propostas		Elaborar mapa comparativo de cotação
						Digitar mapa comparativo de cotação
						Julgar propostas
		3.		...		...
Plan2
		
Plan3
		
O QUE DEVER PERMITIR EM UMA ANÁLISE DE DISTRIBUIÇÃO DE TRABALHO
	Diagnosticar eventuais tempos “mortos”.
	Identificar o equilíbrio entre a prioridade da tarefa e o seu tempo de realização.
	 Controlar a correspondência entre treinamento dos empregados e as suas tarefas.
	 Verificar o equilíbrio de distribuição de tarefas entre as áreas e entre as pessoas.
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PARA PERMITIMOS A DISTRIBUIÇÃO DE TRABALHO DEVEMOS:
 levantar as tarefas desenvolvidas por cada empregado;
 levantar o tempo gasto em cada tarefa;
 levantar/priorizar as atividades desenvolvidas pela área;
 levantar/analisar o quadro de distribuição do trabalho .
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QDT
	É a ferramenta que estabelece as tarefas efetuadas dentro de uma determinada área, especificando quanto tempo é gasto por cada um dos funcionários na atividade total e individualmente.
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OBJETIVOS QDT
Obtidos pelo uso da ferramenta 
Identificar as atividades que consomem 
o tempo de cada um dos funcionários.
Identificar as atividades que consomem 
o maior tempo de cada um dos 
funcionários.
Definir quem faz o quê.
Definir quantas horas totais 
no período (dia/semana/mês) cada 
funcionário dedica no trabalho.
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OBJETIVOS QDT
Objetivos derivados apartir de sua análise
Definir a atividade mais importante.
Verificar a fluência e continuidade da 
atividade principal.
Estabelecer o fluxo da atividade principal.
Identificar superposições de tarefas
Detectar sobrecarga ou ociosidade
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CONSOLIDAÇÃO DO QDT
grupos de 
atividades 
complementares 
Grupos de 
atividades de 
mesma natureza 
grupos de 
atividades 
semelhantes 
Aquelas que para sua execução precisam da 
execução prévia de uma outra. Normalmente 
a seqüência é rígida e pré-estabalecida.
natureza relacionada com o atendimento das principais 
necessidades empresariais dividas em grupos: 
natureza fiscal, jurídica, contábil, financeira.
Uma vez consolidadas as informações, forma-se 
o conteúdo do Relatório de Consolidação de Atividades.
Devem ser relacionadas todas as atividades desenvolvidas pela área em estudo; esta relação deve obedecer a ordem decrescente de importância.
BIZU:
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SOBRE O TEMPO NO QDT 
	Que atividades ou serviços absorvem mais tempo?
	São essas atividades ou serviços as que devem tomar mais tempo? O tempo justifica o resultado final da atividade ou serviço?
	É possível subdividir ou agrupar serviços ou atividades? 
	A eliminação ou criação de um serviço e/ou atividade pode ser considerada como racionalizadora da distribuição do trabalho?
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SOBRE O TEMPO NO QDT 
	O Tempo despendido pelas várias atividades ou serviços depende integralmente do esforço interno ou há interferência de outras unidades fora da análise?
	E o tempo despendido pelas tarefas?
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CAPACIDADE FUNCIONAL
	Há consonância entre as habilidades individuais, formação técnica e as tarefas desenvolvidas pelos funcionários, supervisores e chefes?
	Em função da capacidade profissional, existe alguma alteração na organização formal anteriormente estabelecida?
	Há prejuízos sensíveis em função da baixa capacitação profissional de um ou mais funcionários da unidade?
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Equilíbrio no volume de trabalho
Há funcionários com carga de trabalho superior aos demais?
A entrada de informações na unidade causa estrangulamentos em algum ponto?
	 Há funcionários com carga de trabalho inferior aos demais?
	 A existência de picos pode ser considerada normal? 
*
POSSIBILIDADES PRELIMINARES DA SIMPLICAÇÃO
	Foram identificadas as unidades que estabelecem algum tipo de interface (confronto) com a unidade em análise?
	As relações funcionais mantidas pela gerência e demais chefias da empresa têm alguma influência positiva ou negativa no cotidiano da unidade?
*
POSSIBILIDADES PRELIMINARES DA SIMPLICAÇÃO
	Existe algum fato que tenha modificado o comportamento e gerado reações em toda a estrutura social e que possa estar afetando o trabalho da gerência em análise?
	As dificuldades apresentadas são semelhantes a dificuldades presentes em outras gerências da empresa?
	Até que ponto se pode utilizar outras técnicas na tentativa de provocar uma melhor distribuição do trabalho?
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POSSIBILIDADES PRELIMINARES DA SIMPLICAÇÃO
1. O Trabalho está super especializado?
2. Há duplicidade de trabalho?
3. Existe trabalho manual que possa ser automatizado?
4. Podem-se simplificar os formulários?
5. O layoutpermite um fluxo racional do trabalho?
6. Todas as tarefas são realmente necessárias?
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QUANDO USAR O QDT
	Elaborar o quadro de distribuição do trabalho (QDT) onde são colocados os cargos analisados, horas trabalhadas por mês/semana em cada cargo e a atividade/serviço de cada cargo.
	Quadro de Custo do Trabalho (QCT) idem ao anterior acrescido do custo em valores semanais/anuais ou a critério de cada tarefa e de cada atividade ou serviço.
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RECOMENDAÇÃO
 	A partir de todos os comentários traçados nas etapas anteriores, deve ser montado um novo QDT que apresente a melhor forma possível de solução do problema. 
	Esse novo QDT deve ser exaustivamente discutido entre os analista e, posteriormente, com todos os envolvidos na área alvo de estudo. 
 No momento em que se efetuem as modificações, todos os componentes ou afetados por elas deverão estar plenamente de acordo e conscientes de que essa é a melhor alternativa possível. Caso contrário o estudo será um fracasso.
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BIBLIOGRAFIA:
	ARAUJO, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional. São Paulo: Atlas, 2000. 
	CURY, Antonio. Organização e métodos: uma visão holística. 7º ed. São Paulo: Atlas, 2000. 
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Nome:João de Almeida Santos
Órgão: Setor de Compras
Cargo: CompradorTempo Base: Dia
TAREFASOPERAÇÕESTEMPOQUANTID
. Verifico se o cadastro do 
está atualizado 
00:05h 
2
. Se não estiver, telefono para 
que este o atualize
 00:15h 
2
. Verifico a data do último 
fornecimento
00:02h
2
. Etc.
. Relaciono todos os 
fornecedores que deverão 
cotar preço
00:20h
2
. Remeto essa relação para 
digitação
00:02h
2
. Confiro digitação00:30h2
. Etc.
 3. ..........
1. Consultar 
Cadastro de 
Fornecedores
2. Emitir 
Pedido de 
Cotação
Nome: Alexandre Libero da Silva
Órgão: Setor de ComprasTempo Base:Semana
Cargo: Comprador12/03-16/03
NºTAREFAS
FREQ 
DIA
FREQ 
SEMANA
TEMPO 
DIA
TEMPO 
SEMANA
1.
Consultar Cadastro de 
Fornecedores
21000:24h 02:00h
2.Emitir Pedido de Cotação210 01:00h 05:00h
3.Executar Tomada de Preços31502:00h10:00h
4.
Elaborar Mapa Comparativo 
de Cotação
15 01:00h 05:00h
5.
Verificar Autorização de 
Fornecimento
21000:24h 02:00h
6....
07:24h37:00h
Preparado por: Glismar Pereira
Conferido por : Wellyngton Santos
Data: 19/04/2002
ObservaçõesTotal
NºATIVIDADESTAREFAS
Consultar cadastro de 
fornecedores
Emitir pedido de cotação
Digitar pedido de cotação
Executar tomada de preço
Verificar o pedido de cotação
Elaborar mapa comparativo de 
cotação
Digitar mapa comparativo de 
cotação
Julgar propostas
3.......
1.Fazer Cotação de Preços
2.
Fazer Mapa Comparativo de 
Cotação e Julgar Propostas