Sugestão de Fluxo para a destinação dos documentos

Prévia do material em texto

Sugestão de Fluxo para a destinação dos documentos
Em primeiro lugar deve se estabelecer um lugar especifico para o armazenamento dos documentos, seguro e bem condicionado. Se certificando que os documentos, sejam eles físicos ou digitais, estejam reunidos em um mesmo lugar, facilitando na hora de procura-los.
A organização de documentos será baseada no tipo de documento, e data, seguindo assim um padrão, para que documentos de tipos diferentes não se misturem e se percam, seguindo a ordem de data de recebimento ou saída da carga, para que se tenha um controle do que entra ou sai da empresa.
Será estabelecido um Arquivo Corrente, onde nele se encontra as documentações consultadas com mais frequência, para que se tenha fácil acesso aos documentos que precisam sempre ser acessados.
O Arquivo intermediário será estabelecido para que sejam arquivados os arquivos correntes com uso pouco frequente, que pode ter a destinação, o arquivo morto ou serem descartados, sempre levando em consideração definição de valor do documento.
O Arquivo morto será onde os documentos com pouca utilização serão arquivados, para que se caso precise fazer alguma pesquisa nesses documentos, estejam ao alcance de quem solicitar e em boas condições, já que estamos falando de um ambiente bem condicionado e de documentos que podem ficar anos arquivados .
Os arquivos digitais por sua vez serão geridos pelo software de gestão que a empresa possui, nomeados e datados conforme o protocolo da empresa, para que se tenha o fácil acesso aos mesmos. Sempre procurando a forma mais segura para se armazenar essas informações junto a T.I, seja armazenado ele em pastas na nuvem ou em um servidor, procurar sempre a segurança das informações da empresa.