LIVRO - PRODUÇÃO E LOGÍSTICA EM EVENTOS - UNIASSELVI

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Indaial – 2020
Produção e Logística em 
eventos
Prof. Tulio Kléber Vicenzi
1a Edição
Copyright © UNIASSELVI 2020
Elaboração:
Prof. Tulio Kléber Vicenzi
Revisão, Diagramação e Produção:
Centro Universitário Leonardo da Vinci – UNIASSELVI
Ficha catalográfica elaborada na fonte pela Biblioteca Dante Alighieri 
UNIASSELVI – Indaial.
Impresso por:
V633p
Vicenzi, Tulio Kléber
Produção e logística em eventos. / Tulio Kléber Vicenzi. – Indaial: 
UNIASSELVI, 2020.
188 p.; il.
ISBN 978-65-5663-115-8
ISBN Digital 978-65-5663-116-5
1. Logística de eventos. - Brasil. 2. Produção de eventos. – Brasil. Centro 
Universitário Leonardo Da Vinci.
CDD 658
III
aPresentação
Prezado acadêmico, seja bem-vindo!
Como a logística deve ser implementada e o local em que serão 
efetuadas suas atividades vão em consideração. A logística está na 
continuidade dos serviços que devem ser gerenciados através dos fluxos 
físicos e as informações associadas à manutenção devem estar integradas nos 
mais variados fornecedores e em todo o processo de distribuição, transporte 
e produção.
Com o intuito de aprofundamento do que é a logística de eventos, 
haverá a disponibilidade da sua definição, além dos exemplos que auxiliarão 
no entendimento de todo o processo. Cabe, ao gestor, transformar a parte 
teórica e os exemplos em um modelo de como deverão ser tratados os 
procedimentos para determinado tipo de serviço.
Com a utilização de técnicas, gerenciamento e controle da logística de 
eventos, o gestor poderá propor novos procedimentos que possam minimizar 
os custos, algo que é essencial para a sobrevivência de qualquer empresa de 
qualquer ramo de negócio.
Por fim, com a avaliação e a montagem dos tipos de eventos que 
fazem com que a logística seja de essencial importância, o gestor terá noções 
de como deverão ser efetuados os processos de negociação, distribuição, 
transportes e serviços logísticos que demandam tomadas de decisão.
Por meio de leituras e atividades, você terá a oportunidade de 
vivenciar o mundo da Logística de Eventos na prática, tomando decisões e 
tendo a chance de opinar em todo o processo.
Temos certeza de que o livro trará novas oportunidades para tomadas 
de decisão e que seja possível instigar a Logística de Eventos diante dos 
diversos ramos do negócio.
Bons estudo e um grande abraço!
Prof. Tulio Kléber Vicenzi
IV
Você já me conhece das outras disciplinas? Não? É calouro? Enfim, tanto para 
você que está chegando agora à UNIASSELVI quanto para você que já é veterano, há 
novidades em nosso material.
Na Educação a Distância, o livro impresso, entregue a todos os acadêmicos desde 2005, é 
o material base da disciplina. A partir de 2017, nossos livros estão de visual novo, com um 
formato mais prático, que cabe na bolsa e facilita a leitura. 
O conteúdo continua na íntegra, mas a estrutura interna foi aperfeiçoada com nova 
diagramação no texto, aproveitando ao máximo o espaço da página, o que também 
contribui para diminuir a extração de árvores para produção de folhas de papel, por exemplo.
Assim, a UNIASSELVI, preocupando-se com o impacto de nossas ações sobre o ambiente, 
apresenta também este livro no formato digital. Assim, você, acadêmico, tem a possibilidade 
de estudá-lo com versatilidade nas telas do celular, tablet ou computador. 
 
Eu mesmo, UNI, ganhei um novo layout, você me verá frequentemente e surgirei para 
apresentar dicas de vídeos e outras fontes de conhecimento que complementam o assunto 
em questão. 
Todos esses ajustes foram pensados a partir de relatos que recebemos nas pesquisas 
institucionais sobre os materiais impressos, para que você, nossa maior prioridade, possa 
continuar seus estudos com um material de qualidade.
Aproveito o momento para convidá-lo para um bate-papo sobre o Exame Nacional de 
Desempenho de Estudantes – ENADE. 
 
Bons estudos!
NOTA
V
VI
Olá, acadêmico! Iniciamos agora mais uma disciplina e com ela 
um novo conhecimento. 
Com o objetivo de enriquecer seu conhecimento, construímos, além do livro 
que está em suas mãos, uma rica trilha de aprendizagem, por meio dela você terá 
contato com o vídeo da disciplina, o objeto de aprendizagem, materiais complementares, 
entre outros, todos pensados e construídos na intenção de auxiliar seu crescimento.
Acesse o QR Code, que levará ao AVA, e veja as novidades que preparamos para seu estudo.
Conte conosco, estaremos juntos nesta caminhada!
LEMBRETE
VII
UNIDADE 1 – PRINCÍPIOS DA LOGÍSTICA DE EVENTOS .........................................................1
TÓPICO 1 – OS CONCEITOS DE LOGÍSTICA E LOGÍSTICA DE EVENTOS ..........................3
1 INTRODUÇÃO .......................................................................................................................................3
2 CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE LOGÍSTICA, EVENTOS E LOGÍSTICA DE EVENTOS .....4
2.1 LOGÍSTICA .........................................................................................................................................4
2.2 EVENTOS ............................................................................................................................................6
2.3 LOGÍSTICA DE EVENTOS ..............................................................................................................9
RESUMO DO TÓPICO 1........................................................................................................................14
AUTOATIVIDADE .................................................................................................................................15
TÓPICO 2 – COMPONENTES DA LOGÍSTICA DE EVENTOS ..................................................17
1 INTRODUÇÃO .....................................................................................................................................17
2 COMPONENTES DA LOGÍSTICA DE EVENTOS .......................................................................17
2.1 SUPRIMENTOS DE CONSUMIDORES .......................................................................................18
2.2 SUPRIMENTOS DE PRODUTOS ..................................................................................................19
2.3 SUPRIMENTOS DE INSTALAÇÕES ............................................................................................20
2.4 LOGÍSTICA DO LOCAL DO EVENTO .......................................................................................22
2.5 ENCERRAMENTO DO EVENTO .................................................................................................23
RESUMO DO TÓPICO 2........................................................................................................................25
AUTOATIVIDADE .................................................................................................................................26
TÓPICO 3 – SUPRIMENTOS DO CONSUMIDOR, DO PRODUTO E DE INSTALAÇÕES .........29
1 INTRODUÇÃO .....................................................................................................................................29
2 SUPRIMENTOS DO CONSUMIDOR – MARKETING ..............................................................29
2.1 OS 4 “P”S DE MARKETING DE EVENTOS ................................................................................30
2.2 SUPRIMENTOS DO CONSUMIDOR – INGRESSOS ................................................................33
2.3 SUPRIMENTOS DO CONSUMIDOR – FILAS............................................................................34
2.4 SUPRIMENTOS DO CONSUMIDOR – TRANSPORTE ............................................................36
3 SUPRIMENTOS DO PRODUTO ......................................................................................................37
3.1 SUPRIMENTOS DO PRODUTO – HOSPEDAGEM E ALIMENTAÇÃO ...............................37
4 SUPRIMENTOS DA INSTALAÇÃO ................................................................................................40
4.1 SUPRIMENTOSDA INSTALAÇÃO – SEGURANÇA ...............................................................40
4.2 SUPRIMENTOS DA INSTALAÇÃO – RECURSOS MATERIAIS ............................................41
RESUMO DO TÓPICO 3........................................................................................................................45
AUTOATIVIDADE .................................................................................................................................46
TÓPICO 4 – LOGÍSTICA NO LOCAL DO EVENTO ......................................................................47
1 INTRODUÇÃO .....................................................................................................................................47
2 ATIVIDADES PRIMÁRIAS E DE APOIO .......................................................................................47
2.1 PRIMÁRIAS ......................................................................................................................................48
2.2 APOIO E/OU SUPORTE .................................................................................................................49
LEITURA COMPLEMENTAR ...............................................................................................................52
RESUMO DO TÓPICO 4........................................................................................................................56
AUTOATIVIDADE .................................................................................................................................57
sumário
VIII
UNIDADE 2 – GERENCIAMENTO, CONTROLE E TÉCNICAS PARA O GESTOR 
NA LOGÍSTICA DE EVENTOS ................................................................................59
TÓPICO 1 – LOGÍSTICA DE TRANSPORTE ...................................................................................61
1 INTRODUÇÃO .....................................................................................................................................61
2 GESTÃO DE TRANSPORTE .............................................................................................................61
2.1 TRANSPORTE ..................................................................................................................................62
2.1.1 Transporte Rodoviário ...........................................................................................................64
2.1.2 Transporte Ferroviário ...........................................................................................................66
2.1.3 Transporte Aquaviário ...........................................................................................................68
2.1.4 Transporte Aéreo ....................................................................................................................71
2.2 TOMADAS DE DECISÃO NA GESTÃO DE LOGÍSTICA DE TRANSPORTE ......................73
2.3 A TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO NO TRANSPORTE .....................................................74
RESUMO DO TÓPICO 1........................................................................................................................77
AUTOATIVIDADE .................................................................................................................................78
TÓPICO 2 – TÉCNICAS DE GERENCIAMENTO DE LOGÍSTICA.............................................79
1 INTRODUÇÃO .....................................................................................................................................79
2 BENCHMARKING ................................................................................................................................79
3 TECNOLOGIAS E SISTEMAS ..........................................................................................................82
3.1 EDI (ELECTRONIC DATA INTERCHANGE) ...............................................................................82
3.2 ECR (EFFICIENT CONSUMER RESPONSE) ...............................................................................83
3.3 RFID (RADIO FREQUENCY INDENTIFICATION) ....................................................................84
3.4 ERP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING) .............................................................................86
3.5 CRM (COSTUMER RELATIONSHIP MANAGEMENT) ............................................................89
4 O FLUXO DAS INFORMAÇÕES ......................................................................................................91
RESUMO DO TÓPICO 2........................................................................................................................95
AUTOATIVIDADE .................................................................................................................................96
TÓPICO 3 – PLANEJAMENTO EM LOGÍSTICA DE EVENTOS .................................................97
1 INTRODUÇÃO .....................................................................................................................................97
2 PLANEJAMENTO DE UM EVENTO ...............................................................................................97
2.1 CONCEPÇÃO DO EVENTO .........................................................................................................99
2.2 PRÉ-EVENTO – PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO ..........................................................99
2.3 SERVIÇOS INICIAIS .....................................................................................................................100
2.4 SERVIÇOS DE SECRETARIA .......................................................................................................100
2.5 REALIZAÇÃO DO EVENTO – EXECUÇÃO ............................................................................105
2.6 PÓS-EVENTO – AVALIAÇÃO E ENCERRAMENTO .............................................................107
LEITURA COMPLEMENTAR .............................................................................................................109
RESUMO DO TÓPICO 3......................................................................................................................113
AUTOATIVIDADE ...............................................................................................................................114
UNIDADE 3 – CONSTRUÇÃO E AVALIAÇÃO DA LOGÍSTICA DE EVENTOS ..................115
TÓPICO 1 – CONTROLE DE LOGÍSTICA DOS EVENTOS .......................................................117
1 INTRODUÇÃO ...................................................................................................................................117
2 CONTROLES .......................................................................................................................................117
2.1 PROCEDIMENTOS PARA O CONTROLE ................................................................................121
2.2 CARACTERÍSTICAS DO CONTROLE ......................................................................................125
2.3 PLANEJAMENTO E CONTROLE FINANCEIRO PARA EVENTOS ....................................126
2.4 CONTROLE DE MATERIAIS E EQUIPAMENTOS PARA EVENTOS..................................127
IX
LEITURA COMPLEMENTAR .............................................................................................................130
RESUMO DO TÓPICO 1......................................................................................................................131
AUTOATIVIDADE ...............................................................................................................................132
TÓPICO 2 – MONTAGEM E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS ..................................................133
1 INTRODUÇÃO ...................................................................................................................................133
2 ESTÁGIO PARA PROCEDIMENTOS DE UM EVENTO ..........................................................1333 MONTAGEM DE EVENTOS ...........................................................................................................136
3.1 EXEMPLOS DE MONTAGEM PARA O DIA DO EVENTO ...................................................146
RESUMO DO TÓPICO 2......................................................................................................................153
AUTOATIVIDADE ...............................................................................................................................154
TÓPICO 3 – AVALIAÇÃO DA LOGÍSTICA DE EVENTOS ........................................................157
1 INTRODUÇÃO ...................................................................................................................................157
2 AVALIAÇÃO DA QUALIDADE E SATISFAÇÃO NA LOGÍSTICA DO EVENTO .............157
2.1 CRITÉRIOS AVALIATIVOS ..........................................................................................................159
2.2 ELABORAÇÃO DO RELATÓRIO FINAL .................................................................................165
2.3 FEEDBACK .....................................................................................................................................166
2.4 PROCEDIMENTOS FINAIS .........................................................................................................166
3 DICAS IMPORTANTES PARA A OPERAÇÃO DOS SERVIÇOS LOGÍSTICOS ................167
4 ERROS COMUNS...............................................................................................................................169
RESUMO DO TÓPICO 3......................................................................................................................171
AUTOATIVIDADE ...............................................................................................................................172
REFERÊNCIAS .......................................................................................................................................174
X
1
UNIDADE 1
PRINCÍPIOS DA LOGÍSTICA 
 DE EVENTOS
OBJETIVOS DE APRENDIZAGEM
PLANO DE ESTUDOS
A partir do estudo desta unidade, você deverá ser capaz de:
• conhecer a introdução dos conceitos de logística de eventos; 
• analisar quais são os componentes da logística de eventos; 
• conhecer e identificar quais os suprimentos de instalações; 
• analisar o segmento da logística no local do evento.
Esta unidade está dividida em quatro tópicos. Ao fim de cada um deles, você 
encontrará atividades visando à compreensão dos conteúdos apresentados.
TÓPICO 1 – OS CONCEITOS DE LOGÍSTICA E LOGÍSTICA DE EVENTOS
TÓPICO 2 – COMPONENTES DA LOGÍSTICA DE EVENTOS
TÓPICO 3 – SUPRIMENTOS DO CONSUMIDOR, DO PRODUTO E DE 
INSTALAÇÕES 
TÓPICO 4 – LOGÍSTICA NO LOCAL DO EVENTO
Preparado para ampliar seus conhecimentos? Respire e vamos 
em frente! Procure um ambiente que facilite a concentração, assim absorverá 
melhor as informações.
CHAMADA
2
3
TÓPICO 1
UNIDADE 1
OS CONCEITOS DE LOGÍSTICA E LOGÍSTICA DE EVENTOS
1 INTRODUÇÃO
A logística e a logística de eventos são direcionadas ao acompanhamento, 
monitoramento e busca do sucesso para qualquer tipo de procedimentos 
que demanda movimentação e entrega de produtos e serviços. A necessidade 
de planejamento é uma das formas mais eficientes para que o evento, em sua 
plenitude, possa ocorrer de acordo com o programado. Nesta unidade, os 
conceitos iniciais e exemplos poderão auxiliar no entendimento de como devem 
ser efetuados os processos em um determinado evento, seja ele voltado para a 
cultura, esporte ou lazer.
Vale ressaltar que os modelos de logística de eventos, que podem ou não 
ser usados, vão depender de como o empreendimento está sendo organizado, 
portanto, a importância do planejamento é essencial para que o evento ocorra de 
forma eficaz.
 
Qualquer que seja o tipo de produção para o evento, é necessária a criação 
de projetos que contenham um início, meio e fim, envolvendo um plano nas 
diferentes áreas do conhecimento. Um evento, ao ser estruturado, deverá ser 
monitorado no início, meio e fim, lembrando que cada atividade afeta a outra, 
causando um complexo processo integrado logístico, cuja ligação possibilitará o 
sucesso ou fracasso (ALLEN et al., 2008 apud STOCK, 2009).
Quando se trata da participação dos consumidores, é natural existirem 
críticas a respeito do desempenho. Mesmo que tudo esteja dentro do esperado, 
teremos, por parte desses consumidores, satisfação e consideração. No entanto, nos 
casos que possam ocorrer situações indesejadas, mesmo que sejam temporários 
ou de fácil resolução, é sabido que um julgamento será direcionado pela falta de 
organização ou por falha em todo o processo (STRACK; KARAWEJCZYK, 2014).
Partindo desses princípios, agora, serão apresentados os conceitos para 
melhor entendimento do que se trata a disciplina.
UNIDADE 1 | PRINCÍPIOS DA LOGÍSTICA DE EVENTOS
4
2 CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE LOGÍSTICA, EVENTOS E 
LOGÍSTICA DE EVENTOS
Para que os processos sejam bem realizados, há a necessidade de conhecer 
os conceitos fundamentais do assunto e o apoio de exemplos e modelos, havendo 
melhorias em qualquer área do negócio. E nos eventos? Não é diferente, pois 
existe uma grande logística necessária por trás das “cortinas” que precisam ser 
muito bem gerenciadas para que tudo esteja no lugar certo e na hora certa, e o Just 
in Time é necessário para que todos os processos sejam muito bem planejados.
Agora, vamos aprender os conceitos fundamentais da logística, eventos e 
logística de eventos.
2.1 LOGÍSTICA
Para um melhor entendimento, é necessário ter um conhecimento dos 
fundamentos iniciais e básicos do que é realmente a logística, pois, para muitos, 
ainda é um processo de transporte, além de uma melhora na distribuição de 
material, seja externo ou interno. No entanto, a logística vai muito além do que foi 
mencionado. Bowersox e Closs (2001, p. 19) afirmam que “o objetivo da logística 
é fornecer produtos ou serviços no local e momento esperados pelos clientes, e 
a implementação das melhores práticas logísticas é um dos grandes desafios das 
organizações na concorrência global”. Ainda, é possível afirmar que:
Logística é o processo de planejamento, implementação e controle 
eficiente e eficaz do fluxo e armazenagem de mercadorias, serviços 
e informações relacionadas, desde o ponto de origem até o ponto de 
consumo, contemplando as necessidades dos clientes (BOWERSOX; 
CLOSS, 2001, p. 19).
Por fim, temos o conceito de Gasnier (2002, p. 17), que acrescenta outros 
aspectos nas definições:
 
Logística é o processo de planejar, executar e controlar o fluxo e 
armazenagem de forma eficaz e eficiente em termos de tempo, 
qualidade e custos, de matérias-primas, materiais em elaboração, 
produtos acabados e serviços, além das informações correlatas desde 
o ponto de origem até o ponto de consumo (cadeia de suprimentos). 
O propósito é assegurar o atendimento das exigências de todos 
os envolvidos, isto é, clientes, fornecedores, acionistas, governo, 
sociedade e meio ambiente.
Como podemos perceber, a logística vai muito mais além do que apenas 
ser uma distribuição ou transporte de produtos ou serviços. Observe, a seguir, de 
forma resumida, os aspectos da logística.
TÓPICO 1 | OS CONCEITOS DE LOGÍSTICA E LOGÍSTICA DE EVENTOS
5
FIGURA 1 – PROCESSO DE COORDENAR, PLANEJAR E IMPLEMENTAR
FONTE: Adaptado de Galvão e Silva (2014)
Para auxiliarem no entendimento de logística, precisamos também saber 
as diferenças entre eficiência e eficácia. Ex.: Vamos levar em consideração um 
jogo de futebol. O jogador, para ser eficaz, precisa fazer gols, pois a intenção 
do time é ganhar. Contudo, nós, expectadores, queremos assistir dribles difíceis, 
jogadas da equipe que fazem com que a gente levante do banco ou da cadeira 
com emoção, além da vontade de gritar. Pode-se dizer que ele joga muito bem, 
dessa forma, estamos observando um jogador eficiente. Portanto, otime que faz 
gols e joga muito bem é eficaz e eficiente. 
Caso deseje buscar mais conhecimento sobre eficiência e eficácia, acesse o link 
http://www.eficienciamaxima.com.br/qual-a-diferenca-entre-eficiencia-eficacia-e-efetividade/.
DICAS
Para saber mais sobre logística, faça a leitura a seguir: VITORINO, C. M. 
Logística. São Paulo: Pearson Education, 2012.
DICAS
UNIDADE 1 | PRINCÍPIOS DA LOGÍSTICA DE EVENTOS
6
Ao ler os conceitos de logística, tente pensar nas seguintes questões:
• Quais as atividades de movimentação de materiais e pessoas são necessárias 
para um evento? 
• E o armazenamento? 
• Quais as necessidades necessárias para que o fluxo ocorra de forma correta, no 
tempo e espaço determinados e, principalmente, para que sejam evitados erros? 
Assim, há a necessidade de um fluxo de informações para colocar o 
produto em movimento. Dessa forma, o gestor precisa “pensar” planejando os 
fluxos dos produtos e serviços nas mais variadas áreas e setores. 
2.2 EVENTOS
Para começar os estudos, é necessário saber o que é evento. Depois, 
utilizar a logística de eventos, pois existem algumas diferenças quando se trata 
da logística propriamente dita. Portanto, é essencial identificar as diferenças.
Apesar do significado de evento ter múltiplas visões, focos e interpretações, 
cada modelo estará inserido em um contexto e de acordo com o que se está 
promovendo. Portanto, poderão existir várias definições que abrangem o termo. 
Para iniciar o entendimento do que é o termo evento, de acordo com Canton 
(2001, p. 311):
Evento é um acontecimento planejado, em determinado tempo e 
local, envolvendo e mobilizando um grupo ou uma comunidade, 
buscando a integração, difusão e sensibilização entre quem participa 
e o objetivo que se pretende alcançar. O público é definido em função 
de características específicas, ou seja, atividade ou profissão, níveis 
socioeconômico e cultural, faixa etária, sexo, localização geográfica, 
expectativa ou alguma atração especial.
Segundo Matias (2013, p. 4), “eventos são acontecimentos que possuem suas 
origens na Antiguidade e que atravessaram diversos períodos da história da civilização 
humana, atingindo os dias atuais. Nessa trajetória, foram adquiridas características 
econômicas, sociais e políticas das sociedades representativas de cada época”.
De acordo com o fluxo de pessoas, os eventos ocorrem conforme a 
demanda do mercado e atendem aos desejos e anseios das pessoas que buscam 
o entretenimento, lazer, conhecimento, descanso e, é claro, muitas outras razões 
(NAKANE, 2017).
Os eventos ocorrem de acordo com a localidade, valorizando os conteúdos 
culturais locais da população e levando em consideração seus costumes. Por 
exemplo, existem cidades de origem italiana que possuem características típicas, 
como comida e lazer. Ainda, não podemos esquecer dos grandes eventos que 
ocorrem no país, como o carnaval, futebol, os eventos automotivos, religiosos etc.
TÓPICO 1 | OS CONCEITOS DE LOGÍSTICA E LOGÍSTICA DE EVENTOS
7
FIGURA 2 – EVENTOS DIVERSOS
FONTE: <https://bit.ly/36eB9QK>; <https://bit.ly/3g4ilrT>; <https://bit.ly/3e24IaT>. 
Acesso em: 11 jan. 2020.
Conforme você observou na imagem anterior, existem vários tipos de 
eventos, ou seja, eles podem ser externos ou internos. Assim, vamos ao exemplo 
de um evento ao ar livre. Devemos levar em consideração o objetivo do evento 
e quantidade de pessoas, portanto, uma infraestrutura deverá ser montada 
conforme o tipo de evento e com qual objetivo de ser ofertado.
Observe um exemplo a seguir, que demonstra as necessidades básicas e 
fundamentais na promoção de um determinado evento.
UNIDADE 1 | PRINCÍPIOS DA LOGÍSTICA DE EVENTOS
8
Vamos propor um evento bem simples, como uma festa para 
receber amigos e parentes. Com a ideia já planejada, é necessário ordenar 
os processos e os fluxos para a execução do evento, de acordo com os seus 
objetivos, tema e tipologia.
• Quais seriam as principais decisões para a realização da festa? 
• Data? 
• Quantidade de pessoas? 
• Qual tipo de alimentação e bebidas? 
• Duração da festa? 
• Local: Apartamento, salão de festas ou casa?
• Qual o tipo de serviço que será utilizado?
• Como será a programação? Música ao vivo? Eletrônica? Horários de início e 
término? Estacionamento para os convidados? 
Como podemos perceber, existe um grande número de perguntas que 
deve ser respondido para fazer uma festa. Em termos técnicos, é possível citar: 
• Localização.
• Período.
• Público-alvo.
• Tema.
• Equipamentos necessários.
• Serviços necessários.
• Pessoas responsáveis pela organização da festa.
Solução: De acordo com os itens citados anteriormente, todos estão 
relacionados à logística, portanto, todos os serviços relacionados ao layout, 
montagem de equipamentos, recursos de som e imagem, serviços de alimentação 
e a recepção englobam um planejamento da logística de eventos.
QUADRO 1 – EXEMPLO DE UM EVENTO
FONTE: Adaptado de Galvão e Silva (2014)
Com o intuito de obter qualidade nos eventos que são propostos para 
o público, e de acordo como os objetivos e o tipo de evento, é necessário o 
conhecimento de todo o processo, ou seja, a necessidade de planejamento, 
esta que envolve todos os setores. Ao observarmos o exemplo de proposta da 
festa, pode-se verificar a responsabilidade de organizar, pois o sucesso da festa 
depende muito do planejamento e, consequentemente, da logística. Assim, a 
seguir, veremos os conceitos de logística de eventos.
TÓPICO 1 | OS CONCEITOS DE LOGÍSTICA E LOGÍSTICA DE EVENTOS
9
2.3 LOGÍSTICA DE EVENTOS
A partir de agora, como já temos um entendimento do que é um evento, 
podemos partir para o conceito de logística de evento.
Allen et al. (2003, p. 185) definem a logística de eventos como aquela 
“responsável pelo suprimento eficiente de consumidores ao produto e de 
instalações para o local. São as pessoas que se locomovem para o evento. Ainda, 
são mobilizadas infraestruturas para um local específico, entregando uma 
experiência única aos variados usuários de um evento”.
Conforme Zanini (2012, p. 26), os “eventos têm o propósito de reunir 
pessoas para finalidades diversas”. Melo (2007) afirma que evento é um conceito 
de domínio amplo, e que, na verdade, tudo é evento. Corroborando, Allen et al. 
(2003, p. 4) argumentam que “o campo de eventos é tão vasto que é impossível 
formular uma definição que inclua todas as variações de eventos”. Ainda, de 
acordo com Allen et al. (2003, p. 4), “o termo “eventos especiais” foi criado para 
descrever rituais, apresentações específicas que tenham sido deliberadamente 
planejados e criados para marcar ocasiões especiais ou atingir metas ou objetivos 
específicos de cunho social, cultural ou corporativo”.
Conforme Getz (1997), para que a logística de evento se encaixe no conceito, 
é necessário seguir alguns atributos, como: espírito festivo, singularidade, 
qualidade, autenticidade, tradição, hospitalidade, temática e simbolismo. Em 
estudo posterior realizado em 2005, Getz menciona os seguintes fatores:
UNIDADE 1 | PRINCÍPIOS DA LOGÍSTICA DE EVENTOS
10
Atributo Definição
Espírito festivo
O caráter especial aumenta a capacidade dos eventos de criarem um 
verdadeiro espírito festivo. O ambiente pode promover alegria, liberdade 
das restrições de rotina e inversão de papéis e funções normais.
Singularidade
Cada evento oferece uma experiência única através da combinação de gestão, 
configuração e pessoas. Muitos eventos dependem de algo notável e único 
para atrair visitantes.
Qualidade
Evento de baixa qualidade destruirá qualquer pretensão de ser especial; 
evento de alta qualidade vai além das expectativas dos clientes e gera altos 
níveis de satisfação.
Autenticidade
Está relacionada com a singularidade. Para o turista, esse caráter especial será 
reforçado por um sentimento de participação em uma autêntica celebração 
da comunidade.
Tradição
Muitos eventos tornaram-se tradições, as quais estão enraizadas na 
comunidade, tornando-se atraentes para os visitantes,por causa do mistério 
associado. O aspecto está intimamente associado com a comunidade, de 
modo que as imagens dos eventos e do destino se reforçam mutuamente, 
são tradicionais por natureza.
Hospitalidade
A essência da hospitalidade é fazer com que cada frequentador do evento 
se sinta como um convidado de honra. Em destinos turísticos, o visitante é 
recebido com a hospitalidade da comunidade e o residente tem o orgulho 
de ser um anfitrião. Alguns eventos e comunidades são reconhecidos pelo 
acolhimento especial que eles dão para os visitantes.
Temática
Todos os elementos do evento podem ser temáticos para maximizar o espírito 
festivo, a autenticidade, tradição, interações e atendimento ao cliente. A 
temática aumenta a sensação de o evento ser especial.
Simbolismo O uso de rituais e símbolos juntos contribui para a atmosfera festiva, dando um significado especial ao evento, além do seu propósito imediato e do tema.
Conveniência
Eventos podem ser oportunidades especiais para lazer não planejado, além 
de serem oportunidades sociais. É de crescente importância em um mundo 
agitado, orientado para o trabalho, especialmente em ambientes urbanos.
Acessibilidade
Eventos que proporcionam lazer acessível e experiências educacionais, sociais 
e culturais serão especiais para vários segmentos da população, inclusive 
aqueles sem recursos.
Tangibilidade
O frequentador do evento pode experimentar a "excepcionalidade" de um 
tema/destino, além de seus recursos ambientais. O exposto se aplica à cultura, 
hospitalidade, recursos naturais etc.
Flexibilidade
Os eventos podem ser desenvolvidos com infraestrutura mínima, podem 
ser movidos no espaço e no tempo, e adaptados à evolução dos mercados e 
das necessidades organizacionais. O fato torna os produtos especiais para 
as organizações e destinos.
Satisfação das 
necessidades 
básicas
Todas as necessidades humanas básicas relacionadas ao lazer e motivações 
da viagem podem ser satisfeitas, em parte, por meio de eventos. Esse 
caráter especial aumenta à medida que o número de necessidades e motivos 
relacionados é mais bem atendido.
Multiplicidade 
de papéis
Está relacionada com a diversidade de objetivos que eventos têm que 
desempenhar com êxito.
QUADRO 2 – ATRIBUTOS QUE FAZEM OS EVENTOS SE CARACTERIZAREM COMO ESPECIAIS
FONTE: Adaptado de Getz (2005)
TÓPICO 1 | OS CONCEITOS DE LOGÍSTICA E LOGÍSTICA DE EVENTOS
11
Para um melhor entendimento sobre logística de eventos, veja a palestra no 
link a seguir: https://www.youtube.com/watch?v=HelhleaA_Z4&list=PLggmNsxHedtAS-
U8rW86_p4Mu6IBKWnwK&index=3.
DICAS
Como já é de conhecimento, a logística tradicional é considerada uma atividade 
contínua de gerenciamento de toda a cadeia de suprimentos de uma organização, 
enquanto a logística de eventos envolve uma parte específica do processo. 
A logística de eventos pode ser classificada a seguir: 
QUADRO 3 – ÁREAS DE IMPORTÂNCIA PARA A LOGÍSTICA DE EVENTOS
Suprimento: consumidor, produto, equipamentos e instalações. 
Transporte: possibilidade de custo alto e necessita de atenção especial. 
Ligação: ligada aos demais setores de um evento. 
Controle de fluxo: produtos, serviços e consumidores. 
Rede de informações: o fluxo eficiente de informações durante o evento. 
FONTE: Adaptado de Allen et al. (2003)
O suprimento diz respeito à inclusão das atividades de aquisição dos 
produtos e serviços; o transporte de bens e dos serviços pode gerar um custo alto, 
e deve-se ter muita atenção neste item; a ligação faz parte do planeamento geral 
do evento e deve estar interligada com todas as áreas/setores; o controle de fluxo 
está relacionado a todo o fluxo dos produtos, serviços e dos consumidores durante 
o andamento; e a rede de informações é a necessidade do fluxo de informações 
eficiente durante o evento (ALLEN et al., 2003).
Para que o evento seja um sucesso, a necessidade de monitoramento 
e acompanhamento de todo o processo é imprescindível, portanto, se a 
logística não estiver de acordo com os demais serviços logísticos, não havendo 
planejamento, o evento, de forma geral, não será satisfatório, gerando muitas 
críticas negativas e, portanto, a empresa que está gerenciando pode não mais 
ser aceita para promover eventos.
UNIDADE 1 | PRINCÍPIOS DA LOGÍSTICA DE EVENTOS
12
A seguir, temos um modelo de evento para quem gosta de shows ao ar livre e 
músicas nos mais variados estilos. Apresentamos o Lollapalooza, realizado, geralmente, em 
São Paulo, no autódromo de Interlagos. 
 Lollapalooza e a logística dos grandes eventos
 Lollapalooza – Você já curtiu um show inesquecível? Muita gente já curtiu, 
já dançou e já cantou na plateia de um grande show com seus maiores ídolos. Mas 
você já pensou no enorme trabalho por trás de tudo isso? É aí que entram em cena os 
profissionais de logística para garantir que tudo dê certo. Conheça um pouco melhor a 
logística dos grandes eventos. Nos dias 05 e 06 de abril, a cidade de São Paulo recebeu o 
festival Lollapalooza 2014, que reuniu diversas bandas e artistas internacionais, como Lorde, 
Imagine Dragons, para um público de mais de 80 mil pessoas, no Autódromo de Interlagos.
 
 Um evento que agradou aos fãs que se divertiram muito com seus ídolos, mas 
que teve muitas reclamações por falhas na organização. A superlotação em alguns 
shows, as passagens e vias de acesso estreitas e que provocavam muita confusão, o 
número de banheiros e o tamanho das filas foram alguns dos problemas apontados pelos 
espectadores. Isso demonstra como a logística dos grandes eventos é importante e como 
é difícil organizá-los.
 
 Acontece que não basta, por exemplo, simplesmente determinar a data de 
um evento. É preciso cruzar vários e complexos fatores para determinar uma data mais 
adequada para a realização de um show de rock, de uma final de campeonato de futebol 
ou uma visita de um presidente ou personalidade mundial a um determinado local.
 Veja como a logística dos grandes eventos faz a diferença para sua realização:
• Condições climáticas – Não basta apenas escolher um dia em abril, por exemplo, sem 
observar as condições climáticas. A previsão do tempo é crucial para escolher uma data 
adequada. 
• O deslocamento dos astros – sejam músicos, jogadores ou atletas, seu tempo de 
deslocamento e a rota mais rápida e segura são criteriosamente avaliados para não 
existirem atrasos. 
• A montagem dos equipamentos e palco – Toda a logística de transporte dos 
equipamentos deve estar alinhada com a agenda de montagens e testes. Eles devem 
chegar no dia e hora programados, sem avarias, serem montados e testados para dar 
tudo certo.
• A data certa - Ninguém quer que um grande evento acabe competindo pelo público 
com outro grande evento. A data do evento é pensada também para evitar o conflito. 
Contudo, é claro que, como falamos em grandes eventos, a logística é aplicada tanto 
dentro quanto fora dos locais e tanto antes quanto durante e após sua realização. Veja 
alguns exemplos do uso da logística durante os grandes eventos:
• Segurança – Fundamental para todos. A segurança deve ser prestigiada para aqueles que 
fazem o espetáculo e para quem assiste. O controle e a segurança precisam da parceria 
entre a prefeitura local e os serviços privados.
• Acesso – Controlar o fluxo de pessoas e veículos ao redor ou dentro do local é essencial 
para garantir um evento tranquilo. Quanto antes as pessoas chegarem e se acomodarem 
e quanto mais cedo conseguirem sair do local ao fim do show e voltarem para casa, 
melhor e mais seguro para todos. 
DICAS
TÓPICO 1 | OS CONCEITOS DE LOGÍSTICA E LOGÍSTICA DE EVENTOS
13
• Saúde – É preciso disponibilizar ambulâncias e contar com unidades de atendimento 
para socorrer pessoas que, movidas pela emoção, pelo calor, ou mesmo vítimas de 
algum possível acidente, precisem desses serviços.
• Conforto – As pessoas querem se sentir confortáveis. É importante garantir esse conforto 
até mesmo para evitar atritos movidos por estresse. Banheiros acessíveis, facilidades parair e vir e alimentação são alguns dos itens mais importantes.
• Qualidade técnica – Eis algo capaz de arruinar um evento. É preciso pensar em tudo 
para garantir a qualidade técnica do espetáculo. A acústica, a iluminação, os efeitos 
pirotécnicos, a transmissão (caso haja) e, é claro, o tempo, para não haver irritação do 
público.
 Portanto, vimos que diversos fatores são determinantes na aplicação da logística 
dos grandes eventos e é preciso atentar para cada um deles. Se os cuidados forem tomados, 
se tudo for testado e planejado, fica muito mais fácil para a organização do evento garantir 
aplausos ao invés de vaias.
FONTE: <https://www.bloglogistica.com.br/mercado/lollapalooza-e-logistica-dos-grandes-
eventos/>. Acesso em: 11 jan. 2020.
Como podemos perceber, para realizar um evento, deve existir uma 
boa estrutura, logística eficiente e, é claro, muito planejamento. Portanto, 
aprenderemos a realizar eventos conforme o assunto for evoluindo.
14
Neste tópico, você aprendeu que:
• A logística é o processo de distribuição de toda a cadeia de suprimentos que as 
empresas necessitam para a realização dos seus serviços.
• O evento é uma forma de apresentação, seja ela para lazer, entretenimento, turismo, 
reuniões que estejam de acordo com a demanda e os objetivos planejados. Envolve 
planejamento, organização, coordenação, controle e monitoramento.
• A logística de evento é uma parte da logística que está relacionada a uma área 
específica, mas que necessita de toda a infraestrutura para o funcionamento, 
como os suprimentos, transportes, ligação, controle e rede de informação. 
RESUMO DO TÓPICO 1
15
1 A logística é uma ferramenta essencial e necessária para a sobrevivência da 
organização, mas é necessário que ocorra um planejamento, e que esteja 
alinhado com a estratégia da organização. Com relação à logística, classifique 
V para sentenças verdadeiras e F para sentenças falsas.
( ) A logística é um processo de planejamento eficiente e eficaz dos fluxos, 
transporte e armazenamento dentro de uma organização.
( ) Tem direcionamento exclusivo para o transporte. 
( ) A logística executa e controla os fluxos da cadeia de suprimentos.
( ) A logística atende ao almoxarifado primariamente e demais setores secundários. 
Agora, assinale a alternativa CORRETA:
a) ( ) V – F – V – F. 
b) ( ) V – v – V – F.
c) ( ) F – F – V – V. 
d) ( ) V – V – F – F. 
2 O turismo é uma forma de fazer com que as pessoas possam passar um tempo de 
férias e usufruir de viagens, shows e eventos, e a logística faz parte do processo. 
Com relação ao negócio de evento, assinale a alternativa correta:
a) ( ) Evento é um acontecimento que ocorre esporadicamente, em datas distintas.
b) ( ) Evento são acontecimentos que ocorrem através de um planejamento, 
com as seguintes definições: local, data, tempo e porte.
c) ( ) Evento são as necessidades do consumidor em fazer festa.
d) ( ) Evento são situações que ocorrem através da demanda dos consumidores, 
somente para grandes eventos.
3 A logística está direcionada para todos os setores que necessitam de 
distribuição, movimentação e armazenamento, mas, quando é direcionada 
para um tipo de negócio, possui algumas diferenças. Com relação à logística 
de eventos, analise as sentenças a seguir.
I- Tem, por finalidade, reunir pessoas para diversas finalidades. 
II- Possui responsabilidades, como a organização e distribuição dos 
suprimentos para os consumidores.
III- Estão inclusos nos atributos: qualidade, singularidade, espírito festivo etc.
IV- Está inserida nas distribuições de suprimentos exclusivamente para 
eventos especiais. 
AUTOATIVIDADE
16
Agora, assinale a alternativa CORRETA:
( ) Apenas a afirmativa IV está correta.
( ) Apenas as afirmativas I e III estão corretas. 
( ) Apenas as afirmativas I, II e III estão corretas. 
( ) Apenas as afirmativas III e IV estão corretas. 
4 Descreva quais são as áreas da logística de eventos necessárias para que o 
processo ocorra em um determinado evento.
17
TÓPICO 2
COMPONENTES DA LOGÍSTICA DE EVENTOS
UNIDADE 1
1 INTRODUÇÃO
Todas as áreas são importantes para a logística de eventos, no entanto, em 
algumas, é necessário ter mais atenção na sua implementação, pois estão voltadas 
diretamente ao consumidor.
 
O gerenciamento dessas áreas é necessário para que o consumidor, no fim 
do evento, esteja satisfeito com o que foi proposto no ambiente, e o planejamento 
logístico se torna essencial para o desempenho na criação cultural.
Neste tópico, serão apresentados os componentes que fazem parte de um 
evento e da logística para que todo o processo seja realizado de forma correta e 
que o público tenha uma impressão satisfatória do que está sendo promovido. 
2 COMPONENTES DA LOGÍSTICA DE EVENTOS
Quando há a necessidade da implantação de um evento, as tomadas de 
decisões estão ligadas diretamente ao planejamento. Para o estudo da logística de 
eventos, vamos seguir o modelo apresentado por Allen et al. (2003), que dividem, 
em três fases distintas, os componentes do sistema logístico.
 
A primeira fase é chamada de Pré-Evento, ou seja, é o momento da ideia 
central que será proposta. A segunda fase, considerada intermediária, chama-se 
Trans-Evento. Podem ocorrer mudanças no projeto original e que ainda pode 
ser alterado. Por fim, temos a terceira fase, chamada de Pós-Evento, quando são 
realizadas a montagem e a desmontagem de toda a infraestrutura e a devolução 
dos equipamentos. Na última fase que são realizadas as avalições de todo o 
processo, pois é necessário verificar se as tomadas de decisões foram corretas e 
de acordo com o planejamento do evento. Ainda, se o objetivo final foi alcançado 
(ALLEN et al., 2003).
A seguir, apresentaremos as fases e os componentes que fazem parte da 
logística de eventos.
UNIDADE 1 | PRINCÍPIOS DA LOGÍSTICA DE EVENTOS
18
FIGURA 3 – COMPONENTES DA LOGÍSTICA DE EVENTOS
FONTE: Adaptado de Allen et al. (2003) e Oliveira (2016)
2.1 SUPRIMENTOS DE CONSUMIDORES
O gestor precisa levar em consideração quais os suprimentos necessários 
que o consumidor necessita em um evento, pois é ele que paga para ter acesso ao 
evento e, consequentemente, suas expectativas devem ser atendidas para que o 
evento tenha sucesso e que seja satisfatório. Os itens a seguir foram adaptados de 
acordo com Allen et al. (2003) e Oliveira (2016).
• Marketing: a parte essencial da estratégia para que o suprimento do consumidor 
seja alcançado. Tudo dependerá da escolha da publicidade. Seja direcionada 
ou irrestrita, terá a necessidade de um plano de logística.
• Ingressos: por ser uma das partes fundamentais para a receita do evento, 
a venda dos ingressos precisa ser de fácil acesso aos consumidores. Hoje, 
existem muitas tecnologias, como aplicativos e sites, que auxiliam na venda e, 
consequentemente, melhoram todo o processo de distribuição dos ingressos. 
Um exemplo é o site de vendas www.ingresso.com. Devemos lembrar que, 
no Brasil, existe uma diferenciação para estudantes e idosos, estes que podem 
comprar o ingresso pela metade do preço, mas também existe uma restrição 
para esse tipo de ingresso: vale lembrar que alguns eventos apenas colocam 
uma porcentagem do total de ingressos.
• Filas: muito comuns em grandes eventos, as filas podem se tornar uma grande 
dor de cabeça, portanto, seja no estacionamento, na entrada, ou compra de 
ingressos, o gestor do evento precisa ter consideração com o tempo de espera 
percebido pelo consumidor. Tanto na entrada como na saída dos eventos, 
existe a necessidade de minimizar as filas, pois, muitas vezes, o encanto, após o 
espetáculo, poderá proporcionar uma má impressão do consumidor, portanto, 
é essencial conhecer toda a infraestrutura para, assim, identificar a capacidade 
máxima de pessoas no espaço locado.
TÓPICO 2 | COMPONENTES DA LOGÍSTICA DE EVENTOS
19
• Transporte: devemos tomar o cuidado, pois, para cada transporte, existem 
necessidades específicas: alimentos, equipamentos, pessoas,equipamentos de 
som, iluminação e cenografia. O local do evento deve ser de fácil acesso, com 
estacionamento amplo, além de linhas de transportes público e privado.
Haverá um tópico que apresentará o funcionamento do suprimento de 
consumidores.
ESTUDOS FU
TUROS
2.2 SUPRIMENTOS DE PRODUTOS
A distribuição dos suprimentos deve entregar os produtos do evento no 
momento certo, de acordo com o planejamento. São esses produtos e serviços que 
estarão na visão dos consumidores e, consequentemente, irão auxiliar e ajudar na 
formação de experiências, portanto, é essencial que sejam de qualidade. Os itens 
a seguir apresentam os suprimentos de produtos.
• Transporte: os suprimentos também precisam ser transportados e, por serem 
considerados de alto valor, os organizadores devem verificar as políticas 
de negociação, de acordo com o tipo de serviço e para que será oferecido o 
transporte. É correto afirmar que o transporte de equipamentos de som é 
diferente do transporte de iluminação, priorizando a segurança e a distância 
que será percorrida até a entrega dos equipamentos. Tendo conhecimento 
do tamanho do evento, é preciso calcular a quantidade de pessoas, além de 
contemplar a demanda, como o peso dos produtos, quantidade, dimensões etc.
• Acomodação e alimentação: parte importante do evento que merece tratamento 
especial, pois as acomodações e a alimentação devem ser diferenciais, uma forma 
de aumentar o entretenimento com um maior investimento. A contratação de 
uma hospedagem nas proximidades do evento facilita a movimentação das 
pessoas e dos artistas, minimizando os custos e havendo, principalmente, 
segurança. No caso da alimentação, é preciso verificar a quantidade de pessoas 
que estará no evento. Por exemplo, no caso de um evento interno (reunião de 
diretores de uma grande empresa ou palestras), um hotel que já possui toda 
a estrutura fica mais viável. Com relação a grandes eventos, como shows, o 
mais provável é contratar um food truck, entre outros tipos de alimentação que 
possam ser movimentados de forma rápida e segura. 
UNIDADE 1 | PRINCÍPIOS DA LOGÍSTICA DE EVENTOS
20
• Necessidade do artista, diretor ou empresário: qualquer que seja o artista, 
este tem suas necessidades especiais. Caso ele não peça, seus assessores irão 
solicitar. Por mais estranho que pareça, alguns possuem pedidos peculiares, 
desde algo simples, como uma alimentação que forneça frutas e lanches, até 
algo mais sofisticado, como caviar, frutos, bebidas especiais etc. A cantora 
Mariah Carey, cantora norte-americana, tem algumas exigências, como: 
caixa de canudinhos, mel da marca Honey Bear, local para acondicionar os 
cachorros que possui e uma pessoa responsável por recolher seus chicletes 
mascados. Dependendo do local do evento, o produtor deve ter em mente que 
nem todos os estabelecimentos ficam abertos 24 horas, portanto, é essencial 
que o planejamento das necessidades dos artistas, diretor ou empresário seja 
solicitado com antecedência, para que não existam falhas.
Para conhecer mais sobre as peculiaridades dos artistas, faça uma visita nos 
sites a seguir: https://rollingstone.uol.com.br/rock-in-rio/banquete-sala-de-massagem-e-
onibus-estudio-confira-algumas-das-exigencias-ja-feitas-pelos-artistas-do-rock-rio-2019/ 
e https://lista10.org/bizarro/10-artistas-e-suas-exigencias-bizarras-para-fazer-um-show/.
DICAS
Haverá um tópico que apresentará o funcionamento do suprimento de produtos.
ESTUDOS FU
TUROS
2.3 SUPRIMENTOS DE INSTALAÇÕES
A infraestrutura do evento precisa ser organizada de forma que possa 
oferecer segurança e que nenhum problema possa ocorrer, como falta de luz, 
falta de som etc., portanto, as empresas que serão contratadas devem garantir 
que essas situações não ocorram, caso contrário, o artista ou a empresa poderá 
processá-lo. Lembrando que existem contratos e que podem ser geradas multas, 
estas que, consequentemente, irão diminuir as margens de lucro. Os itens a seguir 
representam os suprimentos de instalações.
TÓPICO 2 | COMPONENTES DA LOGÍSTICA DE EVENTOS
21
• Segurança: quesito que não deve ser economizado na contração de seguranças, 
policiamento, bombeiros e médicos, de acordo com o tipo de evento. Observe 
se, no local, as placas de sinalização e aviso estão de acordo com as necessidades 
do evento. Verificar se a sinalização das saídas de emergência está visível para 
as pessoas que irão participar do evento. Observar também as acomodações 
para as pessoas com necessidades especiais, e se há acessibilidade. Informar, 
aos contratados pela segurança, do que se trata o evento, além de perguntar 
se receberam treinamento. A prioridade é o bem-estar das pessoas, portanto, é 
essencial o atendimento adequado oferecido pela empresa contratada. Assim, é 
preciso minimizar ou eliminar abordagens bruscas ou intimidação das pessoas. 
O objetivo é ser educado, prestativo, gentil sempre.
• Energia: item essencial para que o evento ocorra dentro das expectativas, no 
entanto, a empresa contratada deve oferecer suporte como gerador próprio de 
energia e, consequentemente, minimizar os problemas. No local do evento, é 
comum as instalações elétricas não suportarem a capacidade dos equipamentos, 
como som e luz, portanto, um técnico deverá ser solicitado para verificar e 
checar a infraestrutura, principalmente verificar se os cabos estão isolados ao 
acesso das pessoas, artistas e funcionários do evento. 
• Som: é preciso um engenheiro ou técnico de áudio para que a sonorização tenha 
capacidade de potência suficiente e dentro dos padrões. De acordo com as leis, 
é necessária e obrigatória a assinatura de um engenheiro de som de acordo 
com o projeto apresentado para eventos em locais fechados ou megaeventos.
• Luz: é importante salientar que o promotor de eventos precisa observar, no 
local, as condições do palco, cobertura, estrutura de fixação dos equipamentos, 
além de verificar a necessidade de iluminação, que atenda às necessidades do 
evento. Sabendo que são necessárias adaptações, deverá solicitar orçamentos 
de acordo com o projeto estabelecido pelo engenheiro.
• Água: a falta dela poderá gerar muita insatisfação dos usuários, principalmente 
nos banheiros, portanto, jamais é permitida a falta de água em um evento. Os 
distribuidores também devem ter água em estoque para que as pessoas possam 
bebê-la e não ficarem desidratadas. 
• Empresas contratadas: quando existe a necessidade de contratação de 
empresas terceirizadas, é normal ocorrerem problemas. Como toda a produção 
depende delas, é preciso tomar precauções, como pagamento de multas, pois 
é necessário o comprometimento das empresas. Buscar, no mercado, empresas 
já renomadas é essencial para que os problemas não ocorram ou sejam 
minimizados, no entanto, para isso, existe um custo. Vale lembrar que nem 
sempre o barato é bom, e os de custos altos são de qualidade. É importante 
buscar informações das empresas contratadas, de acordo com a indicação ou 
através de pesquisas de qualidade.
Haverá um tópico que apresentará o funcionamento do suprimento de instalação.
ESTUDOS FU
TUROS
UNIDADE 1 | PRINCÍPIOS DA LOGÍSTICA DE EVENTOS
22
2.4 LOGÍSTICA DO LOCAL DO EVENTO
De acordo com o porte do evento, o planejamento é muito complexo. 
Portanto, é necessário que o local do evento esteja de acordo com as normas e que 
o fluxo de pessoas e matérias seja observado, para que não ocorram problemas 
de circulação. A comunicação é primordial para os eventos, pois, de maneira 
geral, todos os envolvidos devem ter a informação correta. Às vezes, há possíveis 
tumultos ou complicações durante o evento, assim, podem ser dispersados ou 
neutralizados. Os itens a seguir representam a logística no local.
• Fluxo do público, artistas e equipamentos no local do evento: deve-se ter 
em mente que segurança e logística devem estar juntas e conectadas pois, 
conforme o tipo de evento, haverá a necessidade de troca de equipamentos, 
e o fluxo deverá ter uma entrada e saída diferentes para que não haja trânsitode artistas, dançarinos, pessoas, entre outras situações no mesmo caminho. É 
necessário obter caminhos alternativos para todas as situações, pois tudo que 
entra em um evento, em algum momento, precisa sair.
• Comunicação: a comunicação é um dos maiores problemas, pois se não for 
informada e apresentada da forma correta, haverá aquele que, por distração, 
não entendeu corretamente o comunicado e, consequentemente, não fará as 
coisas da forma correta. A comunicação tem, por obrigação, funcionar de forma 
conjunta com todos os outros setores do evento. O colaborador deverá ter 
todas as informações necessárias para efetuar o seu trabalho e, principalmente, 
uma explicação do que realmente deverá fazer. A prioridade é escrever um 
e-mail ou memorando detalhadamente para cada colaborador das informações 
necessárias. Lembrando que fazem parte, da comunicação, as placas e as 
informações necessárias para as pessoas que estão no evento.
• Infraestrutura de apoio ao gerenciamento do lixo sólido: há, muitas vezes, 
déficit no momento da contração, portanto, a partir do momento em que 
há conhecimento da quantidade de pessoas, banheiros e o gerenciamento 
da captação do lixo no momento do evento, precisa haver uma quantidade 
aproximada para não gerar transtornos. Na maioria dos eventos grandes, os 
banheiros químicos são muito utilizados, por serem de fácil movimentação, 
além da retirada do lixo orgânico. Lembrando que a quantidade de banheiros 
vai de acordo com a quantidade de homens e mulheres: se o evento é voltado 
para uma maioria de mulheres, a lógica é ter mais banheiros femininos, e vice-
versa. Na parte da alimentação, deve-se tomar cuidado com a higiene, além 
do cardápio disponível e lixo gerado. Existem outros detalhes, como adicionar 
as lixeiras em pontos estratégicos do evento e não esquecer da manutenção, 
portanto, a necessidade de pessoas treinadas para retirarem o lixo, de forma 
rápida e eficiente. Ainda, um setor de apoio para as pessoas que se perderam 
ou perderam algum dos seus pertences.
• Artigos de consumo: os bens de consumo devem estar disponíveis para o 
acesso dos consumidores. Camisetas, CDs, DVDs, brindes, chaveiros, bolsas, 
pôsteres, revistas, entre outros devem estar em referência. Pensando na 
segurança, esses itens devem ser gerenciados, se a venda será antes, durante 
ou após o término do evento. É claro que existem outras opções, como 
TÓPICO 2 | COMPONENTES DA LOGÍSTICA DE EVENTOS
23
venda on-line, por exemplo, mas, para isso, deve haver a contemplação da 
demanda do evento e das pessoas. Também deve ser disponibilizado, nesses 
eventos, o consumo de alimentação e bebidas, lembrando que, quanto mais 
jovens no evento, maior o consumo de bebidas alcoólicas. Portanto, a chave 
do sucesso é o planejamento, de acordo com o tipo de evento e a quantidade 
aproximada de pessoas. 
• Exigências dos participantes VIPs e da mídia: de acordo com o tipo de 
evento, muitos famosos são convidados. Dessa forma, há mídia, o que ajuda na 
divulgação do evento e, principalmente, auxilia uma maior receita. No entanto, 
existem alguns cuidados e necessidades que são exigidos pelos famosos, os 
quais devem ser respeitados. Existem muitos exemplos que precisam, às vezes, 
de uma certa atenção, como políticos no evento, que levam seus seguranças, ou 
algum órgão fiscalizador, para verificar se os procedimentos estão de acordo 
com o evento, portanto, muita calma para atender às demandas e resolver a 
situação da melhor forma possível.
• Procedimentos de emergência: segurança é inegociável, pois é necessária em 
qualquer tipo de evento e independentemente do tamanho. É preciso informar 
a polícia, bombeiros, pronto-socorro e hospitais da região para que sejam 
providenciadas ambulâncias, além de policiamento, conforme a quantidade de 
pessoas no evento. Conforme os itens anteriores apresentados, a comunicação e 
as placas de aviso precisam estar em locais visíveis. O local do evento escolhido 
precisa ser estratégico para existirem rotas de fuga, caso ocorram emergências. 
Uma brigada de incêndio e um plantão médico precisam ser bem treinados. 
Haverá um tópico que apresentará o funcionamento da logística no local do evento.
ESTUDOS FU
TUROS
2.5 ENCERRAMENTO DO EVENTO
Por trás do evento, existe toda a parte burocrática, que inclui a quitação 
dos contratos e contratados, pagamento das despesas, coleta das informações 
registradas e relatórios de todos os eventos que ocorrem, incluindo incidentes, 
reclamações, sugestões etc.
 
A mensuração de todo o processo precisa ser feita, pois é importante e 
necessária para observar os erros e acertos. Conforme Britto e Fontes (2002, p. 
94), “é passível da mesma importância e profissionalismo que as demais. Essa 
postura garante a consolidação dos contatos e do próprio evento perante públicos 
específicos”. O que diferencia a logística de eventos da parte empresarial é que, 
a de eventos, é um projeto a ser elaborado de acordo com o tipo e produção de 
evento, já a empresarial engloba a parte burocrática (ZANINI, 2012).
UNIDADE 1 | PRINCÍPIOS DA LOGÍSTICA DE EVENTOS
24
• Retirada da estrutura: através do cronograma já efetuado no planejamento, 
após a finalização do evento, e no momento em que público já se dispersou, 
outros serviços são necessários. Dependendo do tipo de evento, algumas 
estruturas precisam ser desmontadas. O checklist dos materiais, no momento 
da retirada, é essencial, para não arcar com custos desnecessários. Contudo, é 
comum sumirem cabos, fios, extensões, peças de cenários etc.
• Limpeza: no fim do evento, é necessário deixar em ordem, organizado e limpo, 
além da retirada dos banheiros químicos, lixos, sujeiras no palco, portanto, é de 
responsabilidade da produção do evento entregar o espaço da mesma forma 
que recebeu.
• Quitação de contratos: sem desconsiderar os demais aspectos, o item é 
essencialmente importante. Se tudo foi realizado conforme o planejamento, 
não existirão problemas. Em relação a algum problema, é necessário entrar 
em contato com o fornecedor para resolver a situação ocorrida. Pode ser algo 
muito problemático ou algo simples, mas é necessário resolver, pedir descontos 
ou multas, caso tenha havido alguma perda ou falha por parte da produção. 
Muitas vezes, uma renegociação é considerada satisfatória para ambas as 
partes, pois um dependerá do outro para futuros eventos, e é importante criar 
laços de comprometimento e confiança.
• Avaliação dos processos: na fase em questão, é necessário fazer um 
levantamento das ocorrências desejadas e indesejadas na promoção do evento. 
Assim, através de gráficos, a empresa poderá melhorar os trabalhos em um 
futuro evento. 
O encerramento possui muitas necessidades peculiares, ou seja, é apenas 
para o consumidor do evento, no entanto, por trás das cortinas, temos, novamente, 
toda uma logística de desmontagem e um checklist, para verificar se todos os 
produtos e serviços foram devidamente realizados e entregues no local correto.
Na Unidade 3, serão apresentados exemplos dos checklists no planejamento 
de um evento.
ESTUDOS FU
TUROS
25
RESUMO DO TÓPICO 2
Neste tópico, você aprendeu que:
• O evento possui um início, meio e fim, ou seja, o Pré-Evento, Trans-Evento 
e Pós-Evento.
• Os componentes da logística de eventos são: suprimentos de consumidores, 
suprimentos de produtos, suprimentos de instalação, logística no local de 
evento e encerramento.
• São necessários vários itens, como a segurança, transporte, salas VIPs, 
acomodações, contratações, som, energia, limpeza para que um evento ocorra 
de forma satisfatória.
26
1 Um evento está dividido em três momentos. Apresente quais são e 
contextualize. 
2 Associe os itens de acordo com a classificação.
I- Pré-Evento.
II- Trans-Evento.
III- Pós-Evento.
( ) Quitação dos contratos.
( ) Comunicação.
( ) Exigências dos VIPs.
( ) Ingressos.
( ) Limpeza.
( ) Marketing.
Agora, assinale a sentença CORRETA:
a) ( ) I, II, III, III, I, II.
b) ( ) II, III,I, I, II, III.
c) ( ) III, II, II, I, III, I.
d) ( ) III, II, I, I, III, II.
3 A fase do Pré-Evento, na logística de evento, possui alguns componentes 
importantes para iniciar um determinado projeto. Independentemente do 
porte e local, analise as sentenças a seguir em relação aos componentes do 
Pré-Evento.
I- Suprimentos de consumidores: marketing, ingressos, filas, transportes.
II- Suprimentos de produtos: comunicação, fluxos, infraestrutura, artigos de 
consumo etc.
III- Suprimentos de instalações; segurança, energia/água/iluminação e 
empresas contratadas.
Agora, assinale a alternativa CORRETA:
a) ( ) Apenas a afirmativa II está correta.
b) ( ) Apenas as afirmativas I e II estão corretas. 
c) ( ) Apenas as afirmativas I, e III estão corretas. 
d) ( ) Apenas as afirmativas I, II e III estão corretas. 
AUTOATIVIDADE
27
4 A retirada da estrutura, limpeza, quitação dos contratos e a avaliação do 
processo pertencem a qual componente da logística de evento? Assinale a 
alternativa correta:
a) ( ) Logística no local do evento.
b) ( ) Suprimentos de produto.
c) ( ) Suprimentos de instalações.
d) ( ) Suprimento do consumidor.
28
29
TÓPICO 3
SUPRIMENTOS DO CONSUMIDOR, DO PRODUTO 
E DE INSTALAÇÕES
UNIDADE 1
1 INTRODUÇÃO
No Tópico 2, foram apresentados os componentes da logística de evento, no 
entanto, eram apenas conceituais, e apresentados, de forma sucinta e superficial, 
os suprimentos do consumidor. Nesta parte, visualizaremos e conheceremos os 
aspectos mais profundos para realizar o evento do início ao final, pois, para existir 
um evento, são necessárias pessoas.
 
O gestor deve buscar desenvolver os métodos que mais se aproximam na busca 
pela satisfação do consumidor, pois o resultado dependerá de como foi realizado todo 
o processo, sempre lembrando que o planejamento é uma das principais ferramentas 
de organização, seja de um evento ou de qualquer outra situação.
Este tópico não será focado em um determinado evento, mas vamos expor 
exemplos dos mais variados tipos de eventos que podem ocorrer de acordo com 
o seu porte, local, cultura etc.
2 SUPRIMENTOS DO CONSUMIDOR – MARKETING 
Para que um evento ocorra, é necessário que seja apresentado ao 
público, e verificar se existem pessoas interessadas. Claro que devemos levar 
em consideração a demanda. Assim, podemos destacar os grandes eventos que 
ocorrem no Brasil com muita procura.
 
Quando se trata de um evento mais isolado, o marketing entra em ação, 
e sua implementação se torna necessária, ou seja, a necessidade de um plano de 
marketing que atenda às necessidades dos consumidores de acordo com o porte 
do evento. Para que o evento alcance os seus objetivos, devem ser feitas ações de 
marketing para promover o evento, seja qual for.
Para iniciar, precisamos lembrar um pouco o que é o marketing. De 
acordo com a American Marketing Association, marketing pode ser definido como 
o processo de planejamento e execução da concepção, precificação, promoção e 
distribuição de ideais, bens e serviços, criando um intercâmbio com grupos-alvo 
que satisfaçam objetivos individuais e organizacionais (BALLOU, 2006).
30
UNIDADE 1 | PRINCÍPIOS DA LOGÍSTICA DE EVENTOS
O marketing voltado para eventos ainda é um dos menos abrangentes, 
mas um dos mais utilizados, pois são efetuados grandes eventos. Contudo, no 
segmento em questão, os organizadores de eventos devem levar em consideração 
que se trata de uma metodologia, e não apenas uma abordagem, assim, haverá 
uma contribuição da organização para a promoção do evento (WATT, 2006).
As empresas que estão voltadas para a promoção de eventos e que 
desejam investir no segmento precisam estar preparadas para buscar estratégias 
orientadas para o mercado. Kotler, Bowen e Makens (1999, p. 20) afirmam que 
“marketing é uma atividade humana voltada para satisfazer as necessidades e 
desejos por meio do processo de troca”.
Para quem deseja buscar um modelo de plano de marketing para eventos, 
pode acessar o link a seguir: https://blog.sympla.com.br/plano-de-marketing-para-eventos/, 
lembrando que é um modelo genérico.
DICAS
2.1 OS 4 “P”S DE MARKETING DE EVENTOS
Qualquer evento precisa ser promovido e, para isso, uma ferramenta 
muito utilizada são os 4 P’s do marketing. A seguir, vamos lembrar um pouco 
o que são.
TÓPICO 3 | SUPRIMENTOS DO CONSUMIDOR, DO PRODUTO E DE INSTALAÇÕES
31
FIGURA 4 – OS 4 P’S DO MARKETING
Produto
- O que o cliente quer do 
Produto?
- Quais atributos?
- Como ele será usado?
- Qual sua aparência?
- Qual seu nome?
Preço
- Qual o valor do Produto?
- O que o cliente espera 
desse produto?
-Sua imagem é compativel 
ao preço?
- O que o cliente espera por 
com esse preço?
Promoção
- Onde seu produto será 
anunciado?
- Qual o padrão de 
promoção desse tipo de 
produto?
- Qual o melhor 
momento para promoção 
do produto?
Praça
- Onde o cliente procura 
pelo seu produto?
- Onde seus 
concorrentes estão?
-Quais serão seus canais 
de distribuição?
FONTE: Adaptado de Kotler, Bowen e Makens (1999)
• Produto: “é a combinação de ‘bens e serviços’ que a empresa oferece ao 
mercado-alvo” (KOTLER, 1998, p. 31). Para que o evento seja um sucesso, 
os produtos e serviços que serão oferecidos precisam ser de boa qualidade 
e, principalmente, contemplar as expectativas dos consumidores. Quando se 
trata de evento, o produto pode ser uma feira, lançamento de um modelo 
de serviços e produtos, uma convenção, uma palestra, um show, uma festa 
cultural etc. O objetivo principal é fazer com que aquele participante do 
evento esteja realmente satisfeito, buscando convencer que o dinheiro gasto 
tenha sido bem investido. 
• Preço: “significa a soma do dinheiro que os clientes devam pagar para obter 
o produto” (KOTLER, 1998, p. 32). Vale destacar que o preço é um item 
muito importante para a realização de um evento, lembrando que existe a 
necessidade da entrada de meia. É possível fazer descontos para os lotes, 
32
UNIDADE 1 | PRINCÍPIOS DA LOGÍSTICA DE EVENTOS
ou seja, cada lote de ingressos vendidos pode iniciar com um valor mínimo 
e aumentar de acordo com a proximidade do evento. Alguns eventos têm, 
como objetivo, o lucro, outros já estão voltados para apresentar uma marca, 
promoção do nome de uma empresa, ou até mesmo apresentar um novo 
produto ou evento para o mercado.
• Praça: também podendo ter a denominação de distribuição, “envolve as 
atividades da empresa que tornam o produto disponível para os consumidores-
alvo” (KOTLER, 1998, p. 32). Levando em consideração que um evento não 
é apenas o local da venda do ingresso, há a venda de souvenir, camisas, 
bonés, lembranças etc. O item é necessário, pois o promotor do evento pode 
ter planejado o layout para que as pessoas possam comprar esse produto de 
maneira fácil e rápida. É uma forma de arrecadar mais receitas em um evento. 
• Promoção: “as atividades que comunicam os atributos do produto e persuadem 
os consumidores-alvo a adquiri-lo” (KOTLER, 1998, p. 33). Estão as ferramentas 
para promover o evento, como a propaganda e a publicidade. Como será 
realizada a promoção e os mecanismos que serão usados terão forte impacto e 
poderão ser criticados se a abordagem não atender às necessidades do evento e 
à demanda dos consumidores. A proposta para a promoção do evento precisa 
ser fundamental e bem planejada. 
Para que o evento seja um sucesso, o uso dos 4 P’s de marketing é 
necessário e essencial, sempre levando em consideração o tipo de evento, seu 
porte e localização.
Se você deseja aprender mais sobre os 4 P’s do marketing, na biblioteca virtual, 
você encontra sobre o assunto através do livro KOTLER, P.; ARMSTRONG, G. Princípios de 
marketing. 12. ed. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2007.
DICAS
TÓPICO 3 | SUPRIMENTOS DO CONSUMIDOR, DO PRODUTO E DE INSTALAÇÕES
33
2.2 SUPRIMENTOS DO CONSUMIDOR – INGRESSOS
Com relação aos ingressos, devemos levar em consideração que, para 
muitos eventos, é a principal receita, no entanto, tudo depende dotipo de evento. 
Os ingressos devem estar em locais de fácil acesso aos usuários, principalmente 
pela venda na internet. Vale destacar que existem sites que já disponibilizam esse 
tipo de serviço, e que possuem segurança para a compra on-line, quando for usar 
o cartão de crédito.
 
A partir do momento em que foi planejado o evento, é necessária a 
realização da venda dos ingressos, dessa forma, será apresentado, de forma 
resumida, conforme Oliveira (2016), um exemplo de como funciona uma 
venda de ingresso.
QUADRO 4 – VENDA DE INGRESSOS
Compra de ingressos
Os ingressos devem ficar disponibilizados tanto na 
bilheteria e na plataforma on-line. Dependendo do evento, 
apenas uma parte é direcionada para a bilheteria ou para 
a venda on-line.
Ingressos on-line
Acessando o site do evento, é necessário fazer um cadastro 
para efetuar a compra do bilhete. É uma forma de segurança 
tanto para a empresa como para o usuário. 
Retirada dos ingressos on-line
Existem duas formas: uma é a impressão e a outra é 
a retirada no local do evento ou na empresa que está 
oferecendo. Deve-se levar em consideração o horário de 
atendimento quando o ingresso é impresso. 
Categorias de ingresso
Algumas categorias possuem desconto, como exemplo, 
o comércio. Para quem é associado ao SESC, poderá ter 
descontos. 
Cancelamento do ingresso on-line
Neste item, vale lembrar que compras on-line possuem o 
direito de arrependimento e, consequentemente, a pessoa 
poderá pedir o cancelamento, mas deverá seguir as normas 
da empresa. Também é preciso verificar qual o tempo de 
arrependimento e se deseja cancelar o pedido. 
Cancelamento do evento
Em alguns casos, o valor é devolvido por completo, 
em outros, o evento pode ser transferido. Os casos 
podem ocorrer por variáveis, como problemas no local, 
tempestades, ou seja, eventos sem controle.
FONTE: Adaptado de Oliveira (2016)
Conforme o exposto, uma simples compra de ingresso precisa de uma 
grande estrutura, no entanto, a venda de ingressos pode ser terceirizada, pois 
já existem muitas empresas especialistas no tipo de serviço, portanto, cabe, ao 
gestor do evento, realizar estudos para verificar qual é a melhor maneira de 
atender ao público. 
34
UNIDADE 1 | PRINCÍPIOS DA LOGÍSTICA DE EVENTOS
Nos links a seguir, serão apresentadas algumas estratégias de venda de ingresso 
pela internet. Aproveite para aprender um pouco mais em https://www.moblee.com.br/
blog/venda-ingressos-para-eventos/ e https://www.moblee.com.br/blog/vender-ingressos-
pela-internet/.
DICAS
2.3 SUPRIMENTOS DO CONSUMIDOR – FILAS
Independentemente de onde estamos, ninguém gosta de esperar, 
principalmente, quando se trata de fila. Muitas empresas ainda possuem um 
atendimento arcaico e que, consequentemente, deixará o cliente insatisfeito com 
o serviço. Parece que em tudo que fazemos precisamos pegar fila, e nem vamos 
entrar em debate quando se trata de local público, com atendimentos realizados 
pelo governo ou estatais. 
Existem muitas maneiras de realizar os serviços contemplando os 
interesses dos consumidores, mas vale lembrar que, para toda regra, existe uma 
exceção, mas existem fórmulas que buscam a satisfação do cliente, pois tudo 
dependerá da expectativa criada em relação ao produto ou serviço que está sendo 
disponibilizado (PIMENTA, 2014).
A seguir, poderemos perceber quando ocorre a satisfação do cliente em relação 
ao que ele esperava e a expectativa do seu interesse pelo produto e/ou serviço. 
TÓPICO 3 | SUPRIMENTOS DO CONSUMIDOR, DO PRODUTO E DE INSTALAÇÕES
35
FIGURA 5 – EXPECTATIVA E REALIDADE DO CLIENTE
FONTE: Adaptado de Pimenta (2014)
Portanto, a forma de atendimento mostrará a sua satisfação, expetativa 
e realidade. 
Dependendo do evento, não é muito fácil resolver o problema das filas, 
mas é interessante evitar ou minimizar a percepção do cliente. Claro que é muito 
melhor ficar na fila na Disney do que ficar na fila de um banco. Convenhamos 
que é um diferencial você estar em um lugar maravilho e dos sonhos. Já no banco, 
você deverá pagar boletos e/ou resolver outros assuntos.
 
O fato é que, já na venda dos ingressos, é preciso evitar transtornos, além 
das filas. Esses problemas podem ser evitados se os locais possuírem um número 
grande de caixas para atendimento. Além disso, priorizar outros locais físicos de 
venda de ingresso, mas é preferível que haja um sistema on-line de vendas.
 
Vale também destacar que, em certos momentos, quando o evento está 
ocorrendo, é normal ocorrer fila para comprar lanches e/ou ir ao banheiro, mas pode 
ser evitada se o número de lojas de alimentação possuir pessoas para atender bem.
36
UNIDADE 1 | PRINCÍPIOS DA LOGÍSTICA DE EVENTOS
Caso tenha interesse, o link a seguir mostra uma reportagem efetuada pela 
Exame, O Jeito de Ser da Disney: https://exame.abril.com.br/pme/5-licoes-da-disney-para-
encantar-seus-clientes/.
 Também é oferecido um livro, O Jeito Disney de Encantar os Clientes, que poderá 
ser comprado pela internet.
DICAS
2.4 SUPRIMENTOS DO CONSUMIDOR – TRANSPORTE
Direcionaremos o transporte para o suprimento do consumidor, produtos e 
instalações, pois são necessários para os três componentes da logística de eventos.
 
O transporte é um dos pontos centrais de um evento, pois é um serviço, 
seja ele interno ou externo, necessário para transportar pessoas, produtos e 
equipamentos. Cada modelo de transporte deve ser direcionado de acordo com o 
que se estará transportando. De acordo com Bertaglia (2009, p. 75), “os parâmetros 
a serem levados em consideração são tempo e custo”.
 
Quando se trata do contexto de eventos, a necessidade de balancear os 
custos deve ser estimada para o transporte e armazenamento. Esses equipamentos 
e produtos podem ser transportados através de vários tipos de modais, como o 
rodoviário, ferroviário, aéreo e naval, para os mais variados shows de qualquer 
porte. Esses equipamentos, para não ocorrerem atrasos, devem ser entregues, 
aproximadamente, em 48 horas, lembrando que depende muito do que foi 
planejado, ou seja, outros produtos precisam ser entregues, muitas vezes, semanas 
antes do evento (GAYER, 2017).
Segundo Gayer (2017), a escolha de qual modal fará o transporte dependerá 
da viabilidade e dos custos financeiros, além da segurança e tempo.
 
Vamos a exemplos: nos eventos de corrida da Fórmula 1, os modais mais 
viáveis são o rodoviário e o aéreo. O rodoviário é muito usado dentro da Europa, 
enquanto o aéreo é utilizado para atravessar o atlântico, além de seguir até a Ásia. 
Já uma dupla sertaneja brasileira, na maioria das vezes, usa caminhões e ônibus, 
mas vale lembrar que tudo depende do local, portes do evento e do artista.
Em um evento, também é preciso disponibilizar transportes internos, 
ou seja, dependendo do local, o estacionamento é distante para fazer uma 
caminhada. Assim, é necessário um transporte interno do estacionamento até o 
local do evento. 
TÓPICO 3 | SUPRIMENTOS DO CONSUMIDOR, DO PRODUTO E DE INSTALAÇÕES
37
Para saber mais sobre logística de transporte, acesse o seguinte livro na 
biblioteca digital: DIAS, S. J. O. Transportes turísticos. Curitiba: Intersaberes, 2014.
DICAS
3 SUPRIMENTOS DO PRODUTO
A partir do momento em que o local do evento é escolhido, inicia-se uma 
grande logística para atender a todas as demandas necessárias e processos. Destaca-
se o suprimento de produto, tão importante, além dos demais suprimentos.
A escolha dos materiais, equipamentos, produtos, ou qualquer necessidade 
para a realização do evento, deverá estar previamente planejada no projeto, 
portanto, o promotor do evento deverá seguir as instruções. Cada evento possui 
suas especificações, assim, como não está sendo seguido um modelo, os conceitos 
apresentados podem ser usados ou não, conforme a tipologia do evento.
 
Deve-se tomar muito cuidado na execução, como na realização da 
contratação de fornecedores e funcionários, para não haver excesso ou a falta. 
3.1 SUPRIMENTOS DO PRODUTO – HOSPEDAGEM 
E ALIMENTAÇÃOA hospedagem engloba empreendimentos ou estabelecimentos, 
independentemente de sua forma de constituição, destinados a prestar serviços 
de alojamento temporário, ofertados em unidades de frequência individual e 
de uso exclusivo do hóspede, além de outros serviços necessários aos usuários, 
denominados de serviços de hospedagem, mediante adoção de instrumento 
contratual, tácito ou expresso, e cobrança de diária. São considerados, como 
meios de hospedagem, pousadas, hotel histórico, resort, apart-hotel, hotel etc. 
Vale lembrar que não estamos direcionando nosso olhar para um evento 
específico, mas levando em consideração os mais diversos eventos, sejam de 
grande, médio ou pequeno porte.
 
Cada hotel tem um público-alvo. Assim, muitas vezes, o evento acontece 
no período noturno e, por motivos de segurança, os hóspedes preferem ficar na 
cidade, onde ocorreu o evento e, no outro dia, seguir viagem de volta para casa.
38
UNIDADE 1 | PRINCÍPIOS DA LOGÍSTICA DE EVENTOS
Já a hospedagem e a acomodação dos artistas dependem muito do convite 
feito. Não podemos comparar um cantor estrangeiro com um palestrante nacional, 
por exemplo. Ambos possuem demandas diferentes, e o gestor do evento precisa 
estar preparado para atendê-los.
Além disso, os serviços de alimentação dependerão da demanda e do 
tipo de evento. Assim, é necessária a realização de um planejamento com horas e 
horários. A seguir, observaremos um exemplo de um evento em um hotel.
QUADRO 5 – PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
Café da manhã (servido das 6h às 9h): pães, quitandas doces, quitandas salgadas, máximo 
de duas qualidades de bolo, uma torta de sal (cuidado com o excesso de sal), frios (sem 
serem defumados), manteiga ou margarina e requeijão, dois tipos de suco, sendo um 
básico (laranja, caju) e, o outro, uma fruta da estação, água, café, leite, achocolatados 
(não servir refrigerante).
Coffee-break (servido nos intervalos dos eventos: às 10h30 ou às 15h30): quitandas, 
pães, salgados (evitar frituras), patês, geleias, salada de frutas, acrescentar uma torta 
doce (de sabor leve, não cabe torta alemã) e uma torta salgada, café, uma qualidade 
de suco (básico), refrigerantes (evite os de sabor 'cola'), água, não entra leite. Cardápio 
reforçado, mas não pesado. 
Brunch (11h às 13h30): refere-se a uma mistura de almoço com coffee-break. O cardápio 
contém: pasta de tomate seco, de alho, de grão, outros pães, torrada, duas tortas de sal, 
duas tortas doces (pode torta alemã), fatiados e defumados (lagarto, peru, salame), 
pamonha assada, cremes (caldo) de aspargo e de milho, salpicão, salada de macarrão 
frio, omelete, refrigerantes, dois tipos de sucos (sendo um básico), cabe champagne. 
Adequado para até 20 pessoas, como palestrantes e autoridades do evento. 
Coquetel (19h às 21h): reunião de pessoas com a finalidade de comemorar alguma data ou 
acontecimento. Também serve de apoio à abertura ou encerramento de um evento. Com a 
presença de bebida alcoólica (vinhos, champagne, whisky ou cerveja). Em geral, o serviço 
de alimentação poderá ser volante em pé ou volante sentado. Os garçons circulam com 
as bandejas entre os convidados. Fazem parte do cardápio: canapés, pequenas porções 
individuais, salgados fritos, assados e folhados.
Jantar (das 21h às 23h): o cardápio de um jantar em eventos pode ser elaborado conforme 
a solicitação do cliente. As guarnições incluem massas, peixes, carnes (ao molho ou 
assadas) e saladas variadas contendo antepastos, queijos, verduras, legumes e frutas. 
As sobremesas variam de sorvetes em calda a mousses e tortas.
FONTE: <https://secom.ufg.br/up/84/o/Manual_planejamento_de_eventos_completo.pdf>. 
Acesso em: 28 jan. 2020.
Como podemos perceber, a organização de um evento, em relação à 
alimentação, vai de acordo com o que se está promovendo. Um evento interno 
em um hotel demanda alimentação diferenciada de um evento ao ar livre, 
como um espetáculo, carnaval de rua, além da programação de Futebol ou 
corrida de Fórmula 1.
TÓPICO 3 | SUPRIMENTOS DO CONSUMIDOR, DO PRODUTO E DE INSTALAÇÕES
39
A seguir, é possível ter uma noção do pessoal necessário para um 
determinado tipo de evento, lembrando que não estamos seguindo nenhum 
evento específico. O modelo apresentado dependerá do projeto efetuado.
QUADRO 6 – COMPOSIÇÃO DO SETOR DE ALIMENTOS E BEBIDAS PARA O EVENTO
Profissionais Competências desejadas
Maitre - Garçom e Copeira Polidez; boa apresentação pessoal; agilidade; atenção; simpatia; conhecimentos técnicos.
Tarefas
• Elaborar o cardápio a ser servido no evento.
• Decorar a mesa de apresentação do serviço.
• Higienizar os equipamentos e utensílios.
• Servir todos os convidados.
• Abastecer o serviço de buffet.
• Conservar os alimentos e bebidas em local adequado.
FONTE: Galvão e Silva (2014, p. 47)
Levando em consideração o tipo de evento, será de maior ou de menor 
complexidade. A alimentação e a bebida, para um casamento, por exemplo, 
exigirão maior ou menor detalhamento da escolha do cardápio, utensílios, quais 
bebidas serão oferecidas (GALVÃO; SILVA, 2014).
Com relação aos serviços de alimentação e bebidas, segundo Galvão e 
Silva (2014), há algumas considerações básicas:
• Qualidade e fartura: A qualidade é essencial para os alimentos, nos serviços 
oferecidos para os convidados. Busque cuidar dos profissionais que irão fazer 
os alimentos nos horários corretos.
• Segurança alimentar: Os fornecedores e restaurantes contratados devem 
possuir nutricionistas e cuidar rigorosamente dos aspectos nutricionais, além 
de seguir as normas da vigilância sanitária de cada cidade. Não se esqueça de 
qualquer intoxicação, pois você será responsabilizado.
• Fidelidade às especificações de cada produção: Naturalmente, existe a 
necessidade de alimentações especiais, devido a restrições alimentares. No 
caso, o evento precisa atender, justamente quando a situação é com a pessoa 
que irá palestrar ou o artista que irá fazer o show.
Percebe-se que a alimentação é uma situação que o promotor de eventos 
precisa ter muita responsabilidade para que não ocorram problemas com 
intoxicação. Dessa forma, os produtos devem ter data de fabricação atual e 
fornecedores de confiança. 
40
UNIDADE 1 | PRINCÍPIOS DA LOGÍSTICA DE EVENTOS
4 SUPRIMENTOS DA INSTALAÇÃO
Todo e qualquer evento precisa de instalações, equipamentos e, 
principalmente, de pessoas para trabalhar. Dessa forma, esses suprimentos são 
essenciais para que o evento seja um sucesso e que a satisfação e expectativa do 
consumidor sejam alcançadas.
O local do evento, a segurança, recursos e tecnologias fazem parte de 
toda a estrutura de instalação, assim, é preciso seguir procedimentos e normas 
que dependem do local e da cidade. Para cada porte e tipo de evento, devem 
existir uma quantidade máxima e mínima necessárias para a realização. 
Portanto, a programação da quantidade deverá, muitas vezes, ser aproximada, 
pois não temos, ao certo, a quantidade exata de quantas pessoas irão participar, 
principalmente, quando o evento é de grande porte. Contudo, eventos pequenos, 
como casamento, formatura, palestras e workshops, são mais fáceis de programar 
pessoas e materiais para a instalação. 
4.1 SUPRIMENTOS DA INSTALAÇÃO – SEGURANÇA
No componente em questão, a segurança vai além de ter apenas pessoas 
cuidando do evento para minimizar roubos, brigas etc., mas é preciso que existam 
equipes, como a de segurança, médicos e bombeiros.
• Seguranças: responsabilidades: fazer vistoria de objetos e/ou armas; manter 
a segurança dos frequentados; manter a ordem no recinto; evitar o uso de 
violência física.
• Bombeiros: licenças de alvarás; vistoria do local; evitar qualquer tipo de 
acidente; em caso de acidentes, evitar que tenham maiores proporções.
• Médicos: atendimento ao público, acidentes ou lesões, dando sempre prioridade 
às vítimas mais graves; encaminhar vítimas para o respectivo tratamento.
A seguir, Galvão e Silva (2014) apresentam a composição de segurança de 
um determinado evento.
TÓPICO3 | SUPRIMENTOS DO CONSUMIDOR, DO PRODUTO E DE INSTALAÇÕES
41
QUADRO 7 – COMPOSIÇÃO DO SETOR DE SEGURANÇA DO EVENTO
Profissionais Competências desejadas
Chefe de segurança
Organização; proatividade; agilidade; relacionamento 
interpessoal; trabalho em equipe; conhecimento de idiomas; 
boa apresentação; educação e amabilidade; paciência; 
assiduidade e pontualidade; etiqueta, ética e integridade.
Seguranças
Observação; atenção e detalhes; trabalho em equipe; 
conhecimento de equipamentos tecnológicos de segurança; 
descrição; simpatia; boa aparência; assiduidade e 
pontualidade; concentração; dinamismo; habilidades 
técnicas e agilidade mental.
Tarefas
• Preservar a integridade física dos participantes e profissionais do evento.
• Controlar a movimentação de pessoas.
• Recepcionar autoridades e celebridades.
• Monitorar a circulação das pessoas nas áreas internas e externas por meio das câmeras.
• Auxiliar as pessoas com informações sobre a localização dos espaços dos eventos. 
• Auxiliar o acesso a pessoas com necessidades especiais. 
• Monitorar a entrada e saída dos equipamentos e materiais.
• Auxiliar os socorristas, caso haja algum acidente ou pessoa com mal-estar.
FONTE: Galvão e Silva (2014, p. 43)
O promotor de evento precisa buscar todos esses serviços de segurança 
para que o evento possa ocorrer, lembrando que existem diretrizes a serem 
seguidas, no entanto, em cada caso, cada evento e local existirão diferenças, 
portanto, o ponto inicial é solicitar as autorizações, seja na prefeitura, polícia ou 
ministérios (OLIVEIRA, 2016).
4.2 SUPRIMENTOS DA INSTALAÇÃO – RECURSOS MATERIAIS
Em todo evento, é indispensável a contratação de energia, luz, água e 
recursos materiais para a instalação. Cada evento possui uma demanda específica 
e a contratação desses serviços e equipamentos vai de acordo com o que irá 
ocorrer no evento.
 
O promotor de eventos, para que todo projeto ocorra de forma correta, 
precisa estar atento às necessidades de instalação, pois muitos desses materiais 
garantirão a qualidade do evento que será apresentado. Qualquer falha poderá 
gerar críticas, aparentando que o serviço prestado é ineficaz.
 
A seguir, serão apresentados itens que fazem parte dos suprimentos de 
instalações – recursos materiais. 
42
UNIDADE 1 | PRINCÍPIOS DA LOGÍSTICA DE EVENTOS
• Recursos tecnológicos – Com os avanços da tecnologia, mudou-se muito o 
formato para a realização de eventos, pois auxiliam com maior qualidade, 
menos pessoal e, principalmente, som e imagem de qualidade. Claro que a 
tecnologia vai além, mas são instrumentos de avaliação críticos.
Segundo Galvão e Silva (2014, p. 67), “todo avanço tecnológico relacionado à 
gravação, som, filmagem e imagem gera maiores possibilidades para os organizadores 
de eventos”. Quando se trata de tecnologia, devemos entender que há um investimento 
alto, mas a recompensa é maior, devido à qualidade que é apresentada durante o 
evento, que além de promover a criatividade e a inovação, pode garantir a satisfação 
dos consumidores. Observe, a seguir, exemplos de tecnologias. 
FIGURA 6 – EXEMPLOS DE TECNOLOGIAS EM EVENTOS
FONTE: <https://lh3.googleusercontent.com/m4nG7YiS 
jPWLxiyt6u29L2NguqXrGTzLxEVeFzJgJv0iL5dhTlQfoJcgBm1quLSpULL=s151>. 
 Acesso em: 20 maio 2020.
Como podemos perceber, o uso da tecnologia, independentemente do tipo 
de evento, faz uma grande diferença para quem está usufruído do show. Essas 
diferenças fazem com que o consumidor fique satisfeito e, consequentemente, 
auxilia nas críticas após o evento.
 
Assim, os recursos visuais que serão utilizados dependerão do tipo de 
evento que está sendo promovido, pois não é possível soltar fogos de artificio 
dentro de um local fechado. Lembrando que mesmo que um evento seja 
de pequeno porte, a necessidade de tecnologia é indispensável, como uma 
videoconferência, que necessitará de uma estrutura tecnológica, como internet, 
microfones, câmeras, telas etc. (GALVÃO; SILVA, 2014) . 
TÓPICO 3 | SUPRIMENTOS DO CONSUMIDOR, DO PRODUTO E DE INSTALAÇÕES
43
Um evento de show de música eletrônica do DJ Martin Garrix é um exemplo 
de tecnologia de som, luz e imagens: https://www.youtube.com/watch?v=WKuaujIHBT4.
DICAS
• Software, sistemas e aplicativos de eventos – O promotor de eventos, sempre 
lembrando que existe um planejamento inicial, tem a necessidade de uso de 
softwares para a execução do projeto. O modelo que será usado dependerá do 
que será proposto, pois essa ferramenta auxilia na organização, processo de 
montagem, contação e compra, publicidade, credenciamento dos participantes, 
envio de convites, além de, no fim do evento, apresentar relatórios e gráficos 
(GALVÃO; SILVA, 2014).
Em muitos eventos, já é possível fazer a compra por aplicativos e sites que 
melhoram na logística de distribuição do ingresso etc. Pode-se dizer que o uso da 
tecnologia é indispensável na atualidade, pois oferece organização, agilidade e 
eficácia, minimizando os possíveis erros (GALVÃO; SILVA, 2014). Existem, ainda, 
muitas outras tecnologias que são utilizadas de acordo com o evento. 
QUADRO 8 – TECNOLOGIAS PARA EVENTOS
Projetor Multimídia
Conhecido como Datashow, quase sempre em todos os tipos 
de evento, pois pode projetar slides, vídeos, imagens, músicas e 
filmagens de vários tamanhos de acordo com o local do evento.
Videoconferência
Inclui: câmera, microfone, controle e o MCU (Multipoint Control 
Unit), um equipamento que possibilita a comunicação ponto 
a ponto. São necessários, também, monitores, computares e 
softwares para realizar a videoconferência. 
Painel de Led
Possui vários tamanhos e é tendência nos mais variados eventos, 
com uma ótima definição de qualidade de imagens, podendo 
transmitir ao vivo ou uma gravação.
Vídeo Wall
São monitores, Led ou LCD, sobrepostos. Juntos, formam uma 
tela, de acordo com a necessidade do evento. Esses monitores 
podem ser montados de acordo com a criatividade, o mais 
comum é em forma de triângulo ou escada. 
Projeções Mapeadas
Através de potentes projetores, e de uma animação específica 
para a sua superfície ser projetada, são criadas diversas imagens, 
sejam elas estáticas ou não, sobre objetos, como casas, prédios, 
igrejas etc. Nos filmes Toque de Mestre 1 e 2, foram utilizados 
vários instrumentos tecnológicos, aproveite para assistir. 
Display touchscreen São telas sensíveis ao toque, e utilizadas para eventos internos de pequeno porte. 
FONTE: Adaptado de Galvão e Silva (2014)
44
UNIDADE 1 | PRINCÍPIOS DA LOGÍSTICA DE EVENTOS
Pesquise, na internet, os modelos de tecnologias que são utilizados de acordo 
com cada tipo de evento.
DICAS
Vamos a um exemplo: um promotor de eventos foi contratado para a 
realização e divulgação de uma festa. No caso, é um aniversário de 15 anos, filha 
de uma pessoa da alta sociedade. No planejamento, deverá contratar um DJ, 
iluminação, fotografar e/ou filmar, um momento importante para a aniversariante 
e, claro, para os convidados. O uso da tecnologia, como um telão com Datashow, 
mostrando imagens da sua infância, família, amigos etc. Também poderá passar 
vídeos enquanto o DJ está tocando suas músicas. É fato que as pessoas querem 
gastar sua energia dançando, bebendo e, consequentemente, com muita diversão 
(GALVÃO; SILVA, 2014).
Para que todo o evento ocorra de forma correta, é necessária a contratação 
de pessoas profissionais, que garantam a qualidade dos equipamentos, além da 
instalação. Também deverão observar o tipo de alimentação e bebidas, como 
coquetéis, água, lembrando que é uma festa para menores de idade, então, é 
proibido o consumo de bebidas alcoólicas (GALVÃO; SILVA, 2014). 
• Som, iluminação e imagem – Sabendo que esses itens, em um evento, são 
imprescindíveis, cabe, ao promotor de evento, verificar quais as necessidades do 
evento e, assim, planejar os materiais suficientes que atendam com qualidade.
 
A iluminação cênica provoca respostas visuais e sensitivas que estimulam 
o frequentador, utilizando técnicas visuais (focos, ângulos,texturas, 
cores e efeitos) muito diferentes das utilizadas tradicionalmente. O 
desenvolvimento de projetos cênicos, em espaços arquitetônicos, 
comerciais, parte das características do local, aproveita as oportunidades 
oferecidas pela arquitetura e respeita o nicho de mercado de cada 
empreendimento, escolhendo os equipamentos mais adequados para o 
resultado visual esperado (BRITTO; FONTES, 2002, p. 334).
Levando o exemplo de um teatro, a música e as luzes devem ser de acordo 
com o evento. Geralmente, a cabine do controlador de imagens, iluminação e som 
ficam no mesmo local, facilitando o controle. 
Fica a dica para você pesquisar e assistir a shows, filmes, eventos, ou seja, para 
observar como é o funcionamento dos itens tecnológicos básicos.
DICAS
45
RESUMO DO TÓPICO 3
Neste tópico, você aprendeu que:
• Seguranças, médicos e bombeiros são essenciais para que o evento ocorra de forma 
segura, atendendo, da melhor forma, consumidores, artistas e palestrantes.
• Para cada tipo de evento, são necessários som, imagem, luz e os tipos de mídias.
• A hospedagem e a alimentação devem estar de acordo com o tipo e porte 
do evento, sendo que a contratação das empresas deve ser realizada por 
meio da confiança.
46
1 Nos suprimentos do consumidor, o marketing é uma das chaves essenciais 
para tornar o evento um sucesso, no entanto, sempre devemos lembrar que 
marketing não é apenas realizar propaganda e publicidade. Com relação ao 
Marketing, assinale a alternativa CORRETA:
a) ( ) É um processo de planejamento e execução da concepção, precificação, 
promoção e distribuição de ideias, bens e serviços.
b) ( ) É um sistema de merchandising voltado para serviços.
c) ( ) Está relacionado diretamente ao mercado de produtos.
d) ( ) Direciona o que os consumidores deverão comprar.
2 O marketing está diretamente voltado ao mercado. Seja qual for o ramo de 
negócio, é essencial apresentar o produto ou serviço. O marketing também 
está inserido nos eventos. Com relação aos 4 P’s do marketing, analise os 
itens a seguir.
I- O produto está direcionado ao que o consumidor quer.
II- O preço é identificar o valor do produto.
III- A praça é onde estão os concorrentes e onde os clientes devem procurar o 
que desejam.
IV- Promoção é o produto anunciado, padronização e o melhor momento.
Agora, assinale a alternativa CORRETA:
a) ( ) Apenas a afirmativa II está correta.
b) ( ) As afirmativas I, III e IV estão corretas.
c) ( ) As afirmativas II, III e IV estão corretas.
d) ( ) As afirmativas I, II, III e IV estão corretas. 
3 Nos suprimentos do consumidor, existe a necessidade da distribuição de 
ingresso. Classifique as sentenças a seguir em V para as sentenças verdadeiras 
e F para a sentenças Falsas em relação à distribuição dos ingressos. 
( ) Venda on-line.
( ) Venda nas bilheterias.
( ) Entrada de meia.
( ) A retirada é exclusivamente na bilheteria.
Agora assinale a alternativa CORRETA:
a) ( ) V – V – V – F. 
b) ( ) V – F – V – F.
c) ( ) F – F – V – V. 
d) ( ) V – V – F – F. 
4 Apresente quais são as tarefas que o maitre, garçons e copeiras devem 
realizar de acordo com o evento.
AUTOATIVIDADE
47
TÓPICO 4
LOGÍSTICA NO LOCAL DO EVENTO
UNIDADE 1
1 INTRODUÇÃO
No Tópico 2, foram mostrados alguns dos componentes da logística no 
local do evento. Agora, vamos apresentar outros procedimentos que fazem parte 
para o funcionamento, além das atividades primárias e de suporte (apoio).
 
Tratando da necessidade de uma organização quando ocorre um evento, 
o monitoramento e o acompanhamento da logística são imprescindíveis para 
que todos os processos ocorram de forma satisfatória. Para que o sucesso do 
evento ocorra, o operador logístico, através da sua competência, determinará os 
processos logísticos. Seja qual for o tipo ou porte, esse profissional deverá ter 
habilidades, conhecimento em relação aos serviços que são necessários na parte 
de logística (GALVÃO; SILVA, 2014).
Britto e Fontes (2004 apud BARBOSA, 2010, p. 47) definem que “a supervisão 
logística é o coração do evento, sem o qual o restante do processo não funciona. 
Essa supervisão planeja, organiza, gerencia os recursos físicos, materiais, de apoio 
e manutenção, de segurança e os recursos humanos necessários à realização do 
evento dentro de cada etapa estabelecida”.
Portanto, para o funcionamento adequado do evento, deve existir uma 
supervisão do operador logístico, para que todo o fluxo da logística, no local de 
evento, esteja de acordo com o planejamento. 
2 ATIVIDADES PRIMÁRIAS E DE APOIO
Com relação a eventos, Stock (2009) e Ballou (2006) possuem algumas 
diferenças de conceitos e interpretação do que são atividades primárias e de apoio. 
Portanto, serão utilizados os conceitos de ambos para melhor interpretação da 
logística. Vale ressaltar que ambos identificaram a necessidade dessas atividades 
nos eventos, mas cada um está direcionado a um tipo de evento, portanto, para 
um serviço adequado, é possível mesclar ambos os conceitos.
Os níveis de serviços garantem que o evento possa ocorrer, mas, para isso, 
deve-se organizar os recursos de pessoal, com treinamento. Cada um deve fazer 
o seu trabalho de forma correta, no momento planejado, de acordo com o projeto 
efetuado, independentemente do porte, local e data. 
48
UNIDADE 1 | PRINCÍPIOS DA LOGÍSTICA DE EVENTOS
2.1 PRIMÁRIAS
Para iniciar um evento, a logística é necessária para a movimentação, 
distribuição e armazenamento de produtos e equipamentos. Temos as atividades 
primárias, que estão ligadas, de modo direto, com o objetivo do evento e com o 
objetivo final. Um exemplo comum para efetuar um evento: a contratação de um 
coquetel é uma atividade primária, mas as atividades de apoio, como as pessoas 
e a infraestrutura, proporcionam ofertar um serviço de excelência. Observe, a 
seguir, as principais atividades primárias da logística para eventos.
QUADRO 9 – ATIVIDADES PRIMÁRIAS
Atividades primárias Composição
Logística de entrada
Recebimento, armazenamento e distribuição de produtos: 
armazenagem, controle de estoque, manuseio de materiais 
e devolução para fornecedores.
Operações
Transformação da matéria em produto: montagem, 
manutenção de equipamentos, embalagens e operações 
de produção.
Logística de Saída
Coleta, armazenamento e distribuição física de produtos 
para compradores: processamento de pedidos, programação 
de recebimento.
Marketing e Vendas
Todas as atividades ligadas ao oferecimento do produto 
ou serviço para os consumidores como estratégia de 
comunicação, cotação, seleção de canais e fixação de preços.
FONTE: Adaptado de Stock (2009)
Os serviços são as atividades primárias mais importantes, pois estão 
relacionados à manutenção e fornecimento para a geração de um determinado 
evento, com divisão em áreas: gerenciamento dos recursos humanos, 
infraestrutura, tecnologia e aquisições (STOCK, 2009).
Segundo Ballou (2006), as atividades primárias são: transporte, 
gerenciamento de estoque, processamento de pedidos e fluxos de informação.
• Transporte: essencial na movimentação dos materiais e produtos necessários 
para que um evento ocorra. O tipo de transporte dependerá do porte do evento, 
por exemplo: em locais pequenos, como em um hotel, após a entrega dos 
materiais de consumo e a utilização dos equipamentos, um carrinho é suficiente 
para a movimentação, agora, comparando com um grande evento, muitas 
vezes, são necessários veículos motorizados para a distribuição necessária e 
adequada, não faltando nenhum produto nos locais de consumo.
• Gerenciamento de estoques: é importante identificar quais os materiais 
e equipamentos que necessitam de estoque, e a necessidade de reposição 
nos locais do evento. O armazenamento do estoque deve estar em um local 
acessível e estratégico para não existirem perda de tempo e dificuldades para a 
TÓPICO 4 | LOGÍSTICA NO LOCAL DO EVENTO
49
reposição do produto. O gestor do estoque e o promotor de eventos precisam 
estar atentos às condições dotempo. Se no dia do evento estiver com um clima 
muito quente, o consumo de água será muito maior, dessa forma, não deverão, 
em hipótese alguma, faltar bebidas, sejam alcoólicas ou não.
• Processamento dos pedidos e fluxos de informações: em todos os pedidos, 
na maioria das vezes, a tecnologia já está presente, dessa forma, todas as 
análises devem ser on-line, facilitando o serviço do operador logístico. Esses 
fluxos devem estar organizados no sistema para que os procedimentos sejam 
realizados de forma eficiente e eficaz. É uma forma de controlar toda essa 
movimentação de materiais e os produtos necessários para a operacionalização 
do evento. 
As atividades primárias, para a operacionalização do evento, são essenciais, 
alcançando o sucesso e, consequentemente, a satisfação dos clientes. O gerenciamento 
do estoque, a distribuição e o transporte interno no local do evento, seguindo o 
planejamento já efetuado, garantem o just in time. Isso mesmo, o just in time não é 
exclusivo para empresas de produção, pois, em qualquer tipo de serviço, é necessária a 
entrega dos materiais e/ou produtos na hora certa e no local correto.
2.2 APOIO E/OU SUPORTE
As atividades de apoio e/ou suporte são uma continuação das atividades 
primárias. Sem uma, a outra não atenderá às necessidades do evento. Portanto, é 
uma sequência de tarefas necessárias para que o evento ocorra de forma correta e 
que seja um sucesso perante os consumidores, artistas e/ou palestrantes.
 
Conforme o tópico anterior, existem diferenças referentes às atividades 
primárias entre Ballou (2006) e Stock (2009). Assim, será feita uma mesclagem dos 
conhecimentos apresentados. Para Stock (2009), as atividades de suporte estão 
apresentadas da seguinte forma:
QUADRO 10 – ATIVIDADE DE SUPORTE/APOIO
Atividades de Suporte/Apoio Composição
Armazenamento
Processo para acomodação dos materiais de forma correta, 
levando sempre em consideração o espaço físico e a localização 
dos materiais.
Manuseio Triagem dos produtos, alocação e separação.
Compras Análise e seleção dos materiais para aquisição.
Embalagem Manuseio e estocagem dos produtos.
Programação Cronograma de saída e entrada dos materiais.
Manutenção Garantia de que todas as informações relacionadas ao material, como custo, fornecedores, entre outras, estarão organizadas.
FONTE: Adaptado de Stock (2009)
50
UNIDADE 1 | PRINCÍPIOS DA LOGÍSTICA DE EVENTOS
Para alcançar o objetivo final do evento, de acordo com o projeto e as 
necessidades dos materiais e serviços específicos, vem a necessidade do suporte 
financeiro em toda a logística de evento. De acordo com Gido e Clements (2013), o 
evento é a decorrência de um projeto efetuado detalhadamente, que prevê custos, 
materiais, serviços, pessoas para a sua performance. 
Segundo essas necessidades, o que será definido em relação às atividades 
deverá atender a todas as fases. Portanto, é possível estimar os custos, recursos e 
a duração para a realização do evento. 
A seguir, serão apresentados os conceitos das atividades de suporte e 
apoio, conforme Ballou (2006).
• Armazenamento: determinação do espação físico, layout, posicionamento, 
distribuição e localização do estoque.
• Manuseio dos produtos: garante o fluxo dos materiais, buscando minimizar 
os custos internos na movimentação; separação, procedimentos, apuração e 
recuperação dos produtos de acordo com as normas de troca dos equipamentos.
• Compras: parte essencial, de acordo com as necessidades do evento, ou seja, 
a compra de materiais e/ou produtos engloba pesquisa de preços, quantidade, 
qualidade e tempo de fornecimento, além da negociação de contratos para a 
prestação de serviços realizados pelos fornecedores. 
• Embalagens: protegem os materiais e produtos para a necessidade da 
movimentação. Vamos a um exemplo: equipamentos e instrumentos musicais 
precisam estar embalados, de acordo com cada instrumento. Assim, é possível 
garantir que não ocorram incidentes e/ou danos no transporte. 
• Programação: ter um cronograma é essencial para o sucesso do evento, 
pois são necessários horários de recebimento e retiradas dos equipamentos, 
produtos, materiais, instrumentos etc. Na programação, estão relacionadas as 
quantidades, local da entrega, quando e quem irá receber. 
• Manutenção de informações: busca garantir o cadastramento dos fornecedores, 
materiais adquiridos e dos clientes, de acordo com cada necessidade do evento. 
Estão, ainda, denominados, na manutenção de informações: análise dos dados, 
coleta, armazenamento, procedimentos e alinhamento das informações.
O trabalho efetivo da logística é de natureza funcional. A localização 
das instalações deve ser estabelecida de modo a formar uma rede. As 
informações devem ser formuladas e compartilhadas, o transporte 
deve ser arranjado, o estoque deve ser distribuído e, quando 
necessário, devem ser realizadas atividades de armazenamento, 
manuseio de materiais e embalagem. Na orientação tradicional, cada 
tarefa funcional era executada da melhor maneira possível. Como 
o trabalho é extremamente acurado e complexo, há uma tendência 
natural de manter o foco no desempenho funcional. Embora a 
excelência funcional seja importante, ela deve apoiar a competência 
logística geral. Assim, o desempenho integrado de todas as funções 
logísticas é fundamental (BOWERSOX et al., 2013, p. 14).
TÓPICO 4 | LOGÍSTICA NO LOCAL DO EVENTO
51
Conforme observado, existem grandes necessidades quando se trata da 
execução de determinados eventos, portanto, é essencial que o projeto esteja 
dentro das normas, e que as atividades, sejam elas primárias ou de apoio, possam 
garantir a qualidade no atendimento ao público.
Não é possível criar uma receita única para eventos, porém, existem 
projetos e necessidades exclusivas para cada tipo de evento. Para as próximas 
unidades, haverá um detalhamento dos procedimentos que são necessários para 
a execução do evento. 
Para conhecer e buscar ideias de eventos, acesse o link a seguir, que apresenta 
várias opções de lazer: https://www.hypeness.com.br/2019/04/25-shows-festas-e-filmes-
para-curtir-o-feriado-de-pascoa-em-sao-paulo-rio-e-brasilia/.
DICAS
52
UNIDADE 1 | PRINCÍPIOS DA LOGÍSTICA DE EVENTOS
LEITURA COMPLEMENTAR
QUAIS OS PRINCIPAIS DESAFIOS LOGÍSTICOS EM EVENTOS E QUAIS 
ALTERNATIVAS PARA LIDAR COM ELES?
Saiba como lidar com os principais desafios logísticos na organização 
de eventos e quais passos seguir. A necessidade da logística de eventos gera o 
desenvolvimento de métodos que garantem a eficiência de uma série de ações. 
Elas envolvem a gestão da cadeia de suprimentos, por exemplo. Além disso, 
abrangem várias outras áreas da organização, mas em um contexto especial.
Conseguir fazer a organização de um evento exige medidas de prevenção 
e correção de erros de forma rápida. Além disso, prever todas as demandas 
é mais difícil. Pode ocorrer que o número de participantes seja maior do que 
o esperado, os fornecedores podem ter dificuldades de cumprir o contratado, 
além de outros imprevistos.
Neste artigo, relacionamos as sete práticas principais necessárias para 
superar esse desafio. Dando atenção, você vai garantir um evento de excelência, 
que encante os participantes.
7 passos da logística de eventos
1 Planejamento
Tudo começa com um bom planejamento. Os pontos-chave para garantir 
que ele funcione quando pensamos na logística de eventos são:
• Relacionar as tarefas e ações que precisa executar.
• Determinar os detalhes envolvidos.
• Selecionar os responsáveis por cada etapa.
• Estipular prazos de conclusão.
• Própria criação do evento.
Assim, você consegue elaborar o cronograma do evento que, 
acompanhado de um bom orçamento, constitui uma base sólida para garantir o 
sucesso dessa iniciativa.
Contudo, é importante considerar o planejamento como uma referência, 
pois, raramente tudo ocorre exatamente como planejamos em um evento.
Por isso, procure prever os problemas e previna-se em relação a todos 
eles. Desenvolver a capacidade da equipede resolvê-los rapidamente é essencial. 
Além disso, o planejamento deve ajudar de três maneiras:
TÓPICO 4 | LOGÍSTICA NO LOCAL DO EVENTO
53
• Elaborando as ações para minimizar imprevistos.
• Prevendo alternativas de solução, caso ocorram.
• Determinando métricas de acompanhamento.
2 Gestão do estoque e da cadeia de suprimentos
Para qualquer tipo de empresa, manter um estoque muito elevado gera 
um problema orçamentário, uma vez que esse dinheiro poderia ser usado em 
divulgação e outras ações importantes para garantir o sucesso do evento.
A mesma coisa pode acontecer quando pensamos nos eventos. É preciso 
garantir que não faltem produtos e suprimentos necessários para o grande dia, 
assim como não pode acontecer o erro de ultrapassar as quantidades estipuladas.
Esse é o segundo grande desafio em um evento: equilibrar o investimento 
em estoque na medida ideal. Nessa questão, fornecedores ágeis e de confiança 
são essenciais. Se eles puderem suprir rapidamente suas necessidades, fica muito 
mais fácil administrar o aspecto.
Uma boa dica é buscar o apoio nas tecnologias que podem substituir 
itens que antes eram necessários. O grande exemplo é o uso do aplicativo 
próprio do evento, que pode eliminar mais de 80% dos materiais impressos que 
antes eram necessários.
3 Escolha do local antecipadamente
Definir os critérios que determinam o local ideal para que um evento 
aconteça é muito fácil se você usou o planejamento para definir claramente os 
objetivos, o formato do evento e a quantidade de participantes.
Essa escolha é decisiva para a logística de eventos, uma vez que a 
montagem depende de um espaço que reúna as condições ideais.
Além disso, é preciso contemplar as expectativas do seu público em todos 
os sentidos. Dentre eles, é necessário dar uma atenção especial para:
• A localização.
• A facilidade de acesso.
• A estrutura.
• O fluxo de pessoas.
• Se o ambiente é agradável e seguro.
4 Serviços de apoio
É fundamental contar com serviços de apoio nos eventos. Quando falamos 
sobre o tema, estamos tratando, principalmente, do que se refere à segurança.
54
UNIDADE 1 | PRINCÍPIOS DA LOGÍSTICA DE EVENTOS
Qualquer incidente pode comprometer definitivamente a imagem da 
empresa e a realização de novas edições do evento. Mesmo quando o risco é 
relativamente pequeno, não tomar as devidas precauções nunca é uma opção, 
pois os efeitos negativos, quando ocorrem, são significativos.
Eventos de grande porte exigem apoio médico e, em muitos casos, até uma 
ambulância no local. Porém, mesmo nos menores, é melhor pensar em termos de 
garantir a segurança do que simplesmente preencher requisitos legais.
Obviamente, a segurança não envolve apenas cuidados médicos, mas a 
escolha do local e a contratação de uma equipe de segurança.
Existem empresas especializadas, mas é sempre bom lembrar que a função 
dessa equipe não está limitada à vigilância, uma vez que há interação direta com 
os participantes, fornecendo informações sobre o evento.
Por isso, considere o posicionamento dos profissionais, sua cordialidade e 
informações. Procure determinar pontos, como:
• As políticas de tratamento.
• A permissão de entrada.
• Quando é preciso intervir.
• O que fazer.
• Sobre o que decidir.
• O que exige a consulta da equipe de organização.
Garanta que todos recebam instruções sobre essas definições e que 
os participantes se sintam acolhidos, protegidos e que possam viver uma boa 
experiência de participação.
5 Montagem e desmontagem
A montagem centraliza todas as ações da logística de eventos. Cada tarefa 
desenvolvida é executada para contemplar uma demanda dessa etapa definitiva, 
garantindo que tudo esteja pronto para receber os participantes.
Por exemplo: é preciso que todos os suprimentos, equipamentos e 
produtos estejam disponíveis, que a equipe esteja presente em número suficiente, 
com as orientações claras sobre suas atribuições, e assim por diante.
Dependendo do porte do evento, talvez sejam necessários dias de preparação 
e montagem. Por isso, é determinante que você dê toda atenção a essa etapa e 
programe cada ação necessária. Improvisar e resolver tudo na hora, conforme as 
demandas vão surgindo, são principais causas de problemas e imprevistos.
TÓPICO 4 | LOGÍSTICA NO LOCAL DO EVENTO
55
Considere a contratação de uma empresa especializada na montagem. 
Esse é o passo ideal, pois permite que sua equipe trabalhe focada nas atividades 
de recepção e atendimento. Se não for possível, o importante é que os seus 
colaboradores estejam prontos para receber bem os convidados.
Concluído o evento, será necessário desmontar a estrutura. Parece uma 
atividade simples, mas é quando a equipe estará mais cansada e, dependendo do caso, 
você corre o risco de que eles trabalhem com um pouco menos de concentração.
Se você tiver locado equipamentos, será necessário conferir se eles serão 
entregues em condições, assim como o local. Garantir que não ocorram perdas e 
avarias é fundamental para não elevar custos e originar multas contratuais.
6 Treinamento da equipe
O treinamento é uma das atividades mais importantes e não está limitado 
a sua equipe. Os terceirizados, mesmo que especializados nas tarefas para as 
quais foram contratados, precisam receber instruções claras e objetivas sobre suas 
necessidades e preferências.
O principal é garantir que todos trabalhem alinhados, sabendo as tarefas 
que precisam cumprir, os prazos em que precisam realizá-las e os detalhes sobre 
como devem fazê-las. Além disso, procure garantir um bom canal de comunicação 
entre todos durante o processo.
7 Tenha um ótimo apoio tecnológico
É difícil pensar em alguma ação que não possa ser otimizada com o uso 
da tecnologia. No caso da logística de eventos, esse apoio envolve pontos, como:
• A preparação (fase de Pré-Evento).
• O relacionamento com os participantes.
• A comunicação das equipes envolvidas.
• A gestão do projeto.
• A realização do evento.
Além da logística de eventos, a tecnologia é determinante para a 
experiência dos participantes, que podem interagir com o uso de aplicativos, 
recebendo informações, avisos, respondendo pesquisas, dando notas de avaliação 
e solicitando contato posterior.
Nada melhor do que concluir nosso texto sobre logística de eventos 
lembrando desse detalhe importante, ou seja, todos esses pontos que falamos 
precisam estar focados em garantir uma boa experiência de participação. A 
satisfação dos participantes deve ser a principal medida de sucesso de um evento.
FONTE: MUNHOZ, J. V. Quais os principais desafios logísticos em eventos e quais alternativas 
para lidar com eles? 2019. Disponível em: https://www.moblee.com.br/blog/logistica-de-eventos/. 
Acesso em: 28 jan. 2020.
56
RESUMO DO TÓPICO 4
Neste tópico, você aprendeu que:
• A logística, no local de eventos, deve seguir o projeto e o auxílio de pessoas, 
equipamentos e fornecedores.
• Os níveis de serviços estão divididos em primários e de apoio/estoque.
• Os itens das atividades primárias estão divididos em: transporte, manutenção 
de estoques e processamento de pedidos.
• Os itens das atividades de apoio ou suporte estão divididos em: manuseio dos 
materiais, armazenamento, embalagens, suprimentos, sistemas de informação 
e programação de pedidos.
Ficou alguma dúvida? Construímos uma trilha de aprendizagem 
pensando em facilitar sua compreensão. Acesse o QR Code, que levará ao 
AVA, e veja as novidades que preparamos para seu estudo.
CHAMADA
57
AUTOATIVIDADE
1 Apresente os três níveis nas atividades de apoio da logística no local do evento.
2 Associe os itens a seguir de acordo com sua contextualização em relação às 
atividades primárias da logística no local do evento.
 
I- Logística de entrada
II- Operações
III- Logística de saída
IV- Marketing de vendas
( ) Montagem, manutenção de equipamentos
( ) Recebimento, armazenamento e distribuição
( ) Oferecimento dos produtos e/ou serviços
( ) Coleta, processamento de pedidos, distribuição física
Agora, assinale a alternativaCORRETA:
a) ( ) II, I, IV, III.
b) ( ) II, III, I, IV.
c) ( ) I, II, III, IV.
d) ( ) IV, III, I, II.
3 As atividades de suporte estão diretamente ligadas ao funcionamento do 
evento. Classifique as sentenças a seguir em V para as sentenças Verdadeiras 
e F para a sentenças Falsas.
 
( ) Armazenamento
( ) Compras
( ) Embalagens
( ) Transporte
Agora, assinale a alternativa CORRETA:
a) ( ) F – V – V – V. 
b) ( ) V – F – V – F. 
c) ( ) V – V – V – F. 
d) ( ) V – V – F – V. 
58
4 Levando em consideração os conceitos de Stock (2009), a logística de eventos, 
o suporte e o apoio possuem suas composições. Analise as sentenças a seguir 
em relação ao suporte e apoios.
I- Armazenamento é o processo de acomodação dos materiais.
II- O manuseio é a triagem dos produtos.
III- A programação é o cronograma de saídas e entradas dos materiais.
IV- A manutenção é o manuseio dos equipamentos e a análise dos serviços 
e produtos.
Agora, assinale a alternativa CORRETA:
a) ( ) Apenas a afirmativa I está correta.
b) ( ) As afirmativas I, III e IV estão corretas.
c) ( ) As afirmativas II, III e IV estão corretas.
d) ( ) As afirmativas I, II, e III estão corretas. 
59
UNIDADE 2
GERENCIAMENTO, CONTROLE E 
TÉCNICAS PARA O GESTOR NA 
LOGÍSTICA DE EVENTOS
OBJETIVOS DE APRENDIZAGEM
PLANO DE ESTUDOS
 A partir do estudo desta unidade, você deverá ser capaz de:
• conhecer e analisar os meios da gestão de transporte para a logística de eventos; 
• identificar técnicas de gerenciamento da logística; 
• conhecer e identificar os controles; 
• analisar processos para melhorar os procedimentos.
Esta unidade está dividida em três tópicos. Ao fim de cada um deles, você 
encontrará atividades visando à compreensão dos conteúdos apresentados.
TÓPICO 1 – LOGÍSTICA DE TRANSPORTE
TÓPICO 2 – TÉCNICAS DE GERENCIAMENTO DE LOGÍSTICA
TÓPICO 3 – PLANEJAMENTO EM LOGÍSTICA DE EVENTOS
Preparado para ampliar seus conhecimentos? Respire e vamos 
em frente! Procure um ambiente que facilite a concentração, assim absorverá 
melhor as informações.
CHAMADA
60
61
TÓPICO 1
LOGÍSTICA DE TRANSPORTE
UNIDADE 2
1 INTRODUÇÃO
Na logística de eventos, o transporte possui várias funções, como já foi 
informado na Unidade 1, como a necessidade de realizar a movimentação e o transporte 
de materiais, equipamentos e, até mesmo, pessoas. É preciso usar o modal correto, e 
uma gestão que garanta a segurança do que se está transportando ou movimentando.
 
Quando há transportes, o gestor deverá sempre levar em consideração a 
segurança, pois, dependendo do negócio, deve buscar fornecedores de confiança.
Neste tópico, a gestão do transporte será direcionada para o turismo e 
eventos, que são realizados no interior de navios transatlânticos que fazem 
cruzeiros, aviões para viagens longas, trens e, por fim, o rodoviário para o 
transporte dos equipamentos, materiais e pessoas. Todos esses modais possuem 
seus diferenciais, no entanto, necessários para que um evento seja realizado.
2 GESTÃO DE TRANSPORTE
Para iniciar os estudos, é preciso levar em conta que o transporte depende 
da amplitude do evento, ou seja, sob quais condições será preciso usar um modelo 
de transporte para a realização. Devemos lembrar que não se trata apenas de 
movimentação de materiais, mas do objetivo final do evento.
 
Como já apresentado na Unidade 1, além de shows, palestras, workshops, 
futebol, corridas etc., o turismo também é considerado um evento. Levar as pessoas 
para os eventos mencionados anteriormente também faz parte da logística, e esse 
transporte deverá ser seguro, atendendo às necessidades do evento e das pessoas. 
Outro detalhe que o gestor de evento deverá levar em consideração é que navios 
transatlânticos também podem ter eventos internamente, assim, precisa haver 
transporte de materiais e equipamentos até o navio.
Para iniciar os estudos, vamos começar com os conceitos e conhecer quais são 
os modais de transportes que são usualmente utilizados na logística de eventos.
UNIDADE 2 | GERENCIAMENTO, CONTROLE E TÉCNICAS PARA O GESTOR NA LOGÍSTICA DE EVENTOS
62
2.1 TRANSPORTE
O transporte é uma necessidade para a movimentação de pessoas e 
materiais. Oferecer serviços agregados, como um evento em outro estado, cidade 
ou país, dependerá de alguns tipos de modais.
 
É preciso levar em consideração que a empresa de eventos, sob uma ótica 
do cliente, é fundamental que se tenha qualidade dos serviços prestados. Segundo 
Razzonlini Filho (2012), os serviços que são oferecidos em relação aos transportes 
devem atender aos seguintes objetivos:
• Rapidez na entrega.
• Entregas sem erros.
• Entregas pontuais.
• Entregas completas.
• Confiabilidade.
• Qualidade.
• Integridade.
Oferecer esses serviços logísticos adiciona valor aos produtos e serviços e, 
consequentemente, o cliente tem atendido suas necessidades e desejos, além das 
suas expectativas (RAZZONLINI FILHO, 2012).
Contudo, afinal, o que é transporte? Segundo Razzonlini Filho (2012, p. 68), 
“transporte é a atividade de movimentação de materiais, produtos e/ou pessoas ao 
longo da cadeia de abastecimento”. Com relação aos termos econômicos, as principais 
funções levam, em consideração, a capacidade que existe de disponibilizar o tipo de 
transporte para cada tipo de necessidade (RAZZONLINI FILHO, 2012).
O transporte possui uma especialidade em determinadas regiões, “em relação 
aos custos, pois, além da movimentação de materiais, cumpre uma importante 
função social. Ele permite a mobilidade das pessoas, estimulando a disseminação de 
informações e ideias” (CAIXETA FILHO; MARTINS, 2001, p. 19).
“O transporte exerce um papel crucial em toda a cadeia de suprimentos 
porque os produtos raramente são fabricados e consumidos no mesmo local” 
(CHOPRA; MEINDL, 2003, p. 266).
NOTA
TÓPICO 1 | LOGÍSTICA DE TRANSPORTE
63
Em nossos estudos, direcionaremos os modais que são usados para a 
movimentação de materiais e de pessoas. Portanto, existem apenas quatro modais 
de transporte que podemos destacar, segundo Razzonlini Filho (2012): 
• Rodoviário.
• Ferroviário.
• Aéreo.
• Aquaviário. 
Os transportes possuem características, pois um modal que transporta 
mercadorias não é igual ao que transporta pessoas. Essas características estão 
definidas como: velocidade, consistência, capacidade de movimentação, 
disponibilidade e frequência (RAZZONLINI FILHO, 2012). 
A seguir, serão apresentadas essas características para um melhor 
entendimento.
QUADRO 1 – CARACTERÍSTICAS DOS TRANSPORTES
Característica Descrição
Velocidade
O modal mais rápido é o aéreo, mas, pelo seu alto custo, deve-se levar 
apenas em consideração para longas distâncias. Essa característica está 
relacionada ao tempo, ou seja, depende dos prazos combinados e da 
distância que será percorrida. 
Consistência
Considerada também como confiabilidade, essa característica se destaca 
quanto à capacidade de cumprir o que foi proposto, seja na entrega 
de mercadorias ou transporte de pessoas, dentro do prazo estipulado. 
Capacidade de 
Movimentação
Quando se trata de quantidade, o modal aquaviário é o que se destaca, 
pois pode levar muitos materiais e equipamentos, além de pessoas. 
No entanto, esse modal é lento, portanto, o seu uso dependerá do que 
será transportado. Claro que, para eventos como cruzeiros, esse modal 
(marítimo) é muito usado. Os modais rodoviários transportam para 
qualquer lugar em terra, já os aéreos têm capacidade limitada e são 
mais caros. Todos esses modais podem ser usados no transporte, mas 
é preciso levar em consideração o tempo e o local da entrega. 
Disponibilidade
É a quantidade necessária, ou seja, suficiente para atender a uma 
demanda. Essa característica tem, como destaques, os modais 
rodoviários e ferroviários.
Frequência
Nesta característica, destaca-se a rodoviária, pois é mais fácil alugar 
um ônibus do que um navio, trem ou avião que, geralmente, possuem 
horários fixos de partida e chegada. 
FONTE: Adaptado de Razzonlini Filho (2012)O gestor deverá ter conhecimento do tipo de modal para a realização do 
evento que será oferecido, portanto, a escolha dependerá da demanda, do local, 
do tempo e da quantidade a ser transportada.
UNIDADE 2 | GERENCIAMENTO, CONTROLE E TÉCNICAS PARA O GESTOR NA LOGÍSTICA DE EVENTOS
64
2.1.1 Transporte Rodoviário
O transporte rodoviário tem a função de levar equipamentos e pessoas e, 
sua movimentação, é feita exclusivamente em terra. O transporte rodoviário, além 
de ser o mais utilizado, tem suas vantagens, principalmente quando se trata da 
frequência, pois existe grande número de veículos dos mais variados tamanhos 
que possa atender a determinadas demandas.
 
Existem vários tipos de caminhões e ônibus que são usados nos transportes. 
Com relação aos caminhões, são transportados os materiais e equipamentos, já 
os ônibus, são usados para transportar pessoas. Razzonlini Filho (2012) destaca 
algumas características do modal rodoviário:
• Permite serviço porta a porta (sem carregamento ou descarregamento entre o 
ponto de origem e o ponto de destino).
• Oferece uma frequência excelente.
• Tem mais disponibilidade.
• É o que apresenta mais velocidade em distâncias menores.
É claro que o ferroviário poderá transportar muito mais materiais e 
equipamentos, pois o rodoviário é mais limitado, contudo, tudo depende da 
demanda do cliente. 
O órgão regulador dos transportes terrestres é a ANTT (Agência Nacional de 
Transportes Terrestres). Para saber mais, acesse www.antt.gov.br.
DICAS
Para deslocamentos turísticos, o modal de transporte rodoviário é uma 
ferramenta essencial no transporte de passageiros, pois possibilita uma variedade 
de locais, além de ser mais barato. A realização de viagens com custo menor é 
umas das razões pelas quais os usuários fazem sua escolha (SANTOS JUNIOR, 
2014). Além dos custos, os acessos aos locais de destino e a frequência de horários 
são as grandes vantagens do transporte rodoviário. Ainda, é confortável, seguro, 
pontual e flexível.
 
Observe, a seguir, alguns modelos de transporte rodoviário de passageiros, 
lembrando que o melhor modelo a ser utilizado vai de acordo com a demanda 
e para o que será usado. Por exemplo: para um evento em uma cidade, pode-se 
usar o transporte público, como o circular; já para eventos em outras cidades, de 
acordo com a escolha e até quanto as pessoas desejam pagar.
TÓPICO 1 | LOGÍSTICA DE TRANSPORTE
65
FIGURA 1 – MODELOS DE ÔNIBUS
FONTE: <https://br.depositphotos.com/5428810/stock-illustration-twelve-kinds-of-city-buses.html>. 
Acesso em: 14 jan. 2020.
Os modelos apresentados são utilizados em vários países e, cada um, possui 
sua função. A escolha depende para o que será usado. Existem outros tipos de meios de 
transporte de passageiros, no entanto, o gestor do evento buscará parcerias e contratará 
o que melhor atende, portanto, é essencial ter fornecedores de confiança. 
Observe, a seguir, algumas vantagens e desvantagens do transporte rodoviário: 
´
`
.
.
.
.
.
.
FIGURA 2 – VANTAGENS E DESVANTAGENS DO TRANSPORTE RODOVIÁRIO
FONTE: Adaptado de Schluter (2013)
UNIDADE 2 | GERENCIAMENTO, CONTROLE E TÉCNICAS PARA O GESTOR NA LOGÍSTICA DE EVENTOS
66
Independentemente das vantagens e desvantagens do transporte 
rodoviário, ele é importante para a movimentação de materiais, equipamentos 
e pessoas. Vale destacar, ainda, que esse modelo de transporte é necessário para 
todos os outros modais, pelo motivo de ser flexível, além de alcançar vários locais 
de difícil acesso.
Existem disciplinas que são direcionadas ao transporte de cargas, portanto, não 
é o objetivo principal da nossa disciplina, que está voltada para eventos, no entanto, é 
interessante conhecer os modelos rodoviários de transportes de materiais e equipamentos, 
além da capacidade de carga. Acesse: http://www.tecnologia.ufpr.br/portal/dtt/wp-content/
uploads/sites/12/2016/08/NUMERO-N.pdf e https://blog.texaco.com.br/ursa/tipos-de-caminhoes-
e-capacidades/.
 Você também pode acessar a biblioteca virtual e buscar pelo autor a seguir: 
SCHLUTER, M. R. Sistemas logísticos de transporte. Curitiba: Intersaberes, 2013.
DICAS
2.1.2 Transporte Ferroviário
O transporte de pessoas pelo modal ferroviário iniciou com as locomotivas 
a vapor e caracterizou o início do desenvolvimento do turismo. Claro que, devido 
ao seu formato, os trens possuem rotas fixas e, consequentemente, não atendem 
a todos os locais em que as pessoas desejam se locomover, mas é um transporte 
muito usado para longas distâncias. No Brasil, ocorreu o inverso, ou seja, deixou-
se o transporte de passageiros de lado com a utilização do transporte de cargas 
(SANTOS JUNIOR, 2014).
Países desenvolvidos possuem uma linha ferroviária muito maior, pois 
viram um alto potencial de transportar um elevado número de pessoas a longas 
distâncias, com um custo menor e vantajoso para o usuário. Contudo, devemos 
lembrar que, por mais que usamos o trem, quando necessário, haverá o modal 
rodoviário, seja automóvel, ônibus ou outro meio de transporte terrestre para 
locomover as pessoas até o ponto de embarque ferroviário e/ou até o ponto 
(endereço) desejado.
 Razzonlini Filho (2012) indica que o transporte ferroviário é mais 
indicado para transportar pessoas e cargas em grande quantidade e volumes, 
principalmente para tipos de carga com baixo valor agregado.
 
TÓPICO 1 | LOGÍSTICA DE TRANSPORTE
67
Existem ferrovias que estão sendo usadas exclusivamente para o turismo. 
Segundo Santos Junior (2014), um exemplo é o trem do vinho, na serra gaúcha, 
com trajeto de 23 km e com duração de 2h, entre as cidades de Bento Gonçalves, 
Garibaldi e Carlos Barbosa. Nesse trajeto, as pessoas podem participar de eventos, 
como a cultura italiana e o coral típico italiano, além da degustação de vinhos e a 
gastronomia da região. 
Para aprender mais, é necessário, muitas vezes, conhecer o local, portanto, 
caso deseje fazer esse tipo de evento, acesse o link a seguir: https://www.touron.com.br/
bento-goncalves/ingressos/ingresso-trem-maria-fumaca?gclid=EAIaIQobChMI6rWr_7jE5
wIViA-RCh2WLwUQEAAYASAAEgJh5_D_BwE.
DICAS
FIGURA 3 – CARACTERÍSTICAS DO TRANSPORTE FERROVIÁRIO
FONTE: <https://infraestrutura.gov.br/conteudo/52-sistema-de-transportes/2849-transporte-
ferroviario.html>. Acesso em: 8 fev. 2020.
O transporte ferroviário é viável para transportar grandes quantidades a 
longas distâncias. A escolha do melhor modal para a realização do transporte, seja 
de pessoas e/ou materiais, dependerá do tipo de evento, seja um show, turismo, 
aniversário, casamento etc., portanto, o planejamento é essencial para o sucesso 
da operação. Esse planejamento das operações será apresentado na Unidade 3.
UNIDADE 2 | GERENCIAMENTO, CONTROLE E TÉCNICAS PARA O GESTOR NA LOGÍSTICA DE EVENTOS
68
2.1.3 Transporte Aquaviário
Por falta de competição, o modal aquaviário era um dos modais mais 
utilizados no passado. Atualmente, é direcionado, com ênfase, ao transporte de 
cargas, mas devemos lembrar que existem os navios transatlânticos, que fazem 
cruzeiros, e que existe uma grande quantidade de eventos que pode ser realizada 
internamente (SANTOS JUNIOR, 2014).
Segundo Razzonlini Filho (2012, p. 95), “o transporte aquaviário, ou hidroviário, 
é o transporte de bens pela água, por meio de embarcações”. O modal aquaviário está 
dividido em: marítimo, fluvial e lacustre (mares, rios, lagos) (SANTOS JUNIOR, 2014; 
RAZZONLINI FILHO, 2012). Observe o exposto a seguir:
QUADRO 2 – TIPOS DE NAVEGAÇÃO
Tipo Descrição
Fluvial Sua navegação é em rios que podem ser navegados e, geralmente, é 
onde não existem obstáculos, como cachoeiras e corredeiras. O tipo de 
embarcação dependerá da largura e profundidade do rio. Quando existe 
algum obstáculo no rio, possivelmente navegável, existem soluções que 
permitem a navegação, como a instalação de eclusas (um dispositivo que 
auxilia a embarcação a subir e descer os rios). Um exemplo que pode ser 
pesquisado é o canal do Panamá. 
Lacustre É utilizado em lagos naturaise/ou fabricado pelo homem, principalmente 
na construção de represas. Sua principal função é para o lazer.
Marítimo Muito comum em cruzeiros, para o transporte e lazer das pessoas, e usado 
para o transporte de cargas entre os países. 
FONTE: Adaptado de Santos Junior (2014)
É possível perceber que o local onde será usado o aquaviário levará em 
consideração a demanda pelos serviços, ou seja, o gestor de eventos poderá criar 
um evento que usará o meio de transporte aquaviário, mas dependerá do tipo 
de evento que será proposto, ou seja, não se pode fazer um cruzeiro e usar um 
lacustre, pois fica restrito ao lago natural ou àquele criado pelo homem através 
de represamento. Um exemplo são as quedas de água em Foz do Iguaçu. Naquele 
local, são utilizadas embarcações para lazer e visitação, além do lago da represa 
de energia elétrica, a Binacional Itaipu.
Como é interessante o conhecimento do modal aquaviário, é necessário, 
também, conhecer suas características:
TÓPICO 1 | LOGÍSTICA DE TRANSPORTE
69
FIGURA 4 – CARACTERÍSTICAS DO TRANSPORTE AQUAVIÁRIO
FONTE: Adaptado de Santos Junior (2014) e Razzonlini Filho (2012)
As empresas e as pessoas estão cada vez mais preocupadas com a 
sustentabilidade e poluição, portanto, no momento da contratação do transporte, 
é interessante que o gestor observe qual dos modais é o menos poluente, 
levando em consideração onde será efetuado o evento. Observe, a seguir, alguns 
indicadores referentes à emissão de poluentes dos transportes.
FIGURA 5 – IMPACTO EM EMISSÕES DE CO2
Aéreo
Rodoviário
Ferroviário
Maritimo
CO2 (em gramas) emitido por MtCO2e* por quilômetro de carga transportada
Emissão 
mínima
Emissão 
máxima
FONTE: <https://calhambequi.wordpress.com/category/grafico/>. Acesso em: 8 fev. 2020.
500-950
60-150
30-150
10-40
Ainda tratando das condições de transporte aquaviárias, existem outros 
comparativos, a seguir, que fazem o gestor pensar na escolha do tipo de transporte, 
pois a busca pela sustentabilidade é cada vez mais crescente. Razzonlini Filho 
(2012) apresenta alguns exemplos:
UNIDADE 2 | GERENCIAMENTO, CONTROLE E TÉCNICAS PARA O GESTOR NA LOGÍSTICA DE EVENTOS
70
• Um comboio de 10 mil toneladas transporta um volume de carga equivalente 
à transportada por 278 caminhões, e de 36 toneladas cada, sendo o comboio 
puxado por um único rebocador. 
• Para conduzir uma frota de 278 caminhões, são necessários 556 homens, 
entre motoristas e ajudantes. Um comboio de 10 mil toneladas é tripulado 
por 12 profissionais. 
• Um comboio de 10 mil toneladas transporta um volume de carga equivalente à 
transportada por 100 vagões ferroviários.
Como podemos perceber, o uso de transporte aquaviário é o mais 
econômico e o menos poluente, mas sempre lembrando que o transporte de 
pessoas dependerá do tipo de evento e local de acesso. 
Para saber mais, acesse o livro: SCHLUTER, M. R. Sistemas logísticos de 
transporte. Curitiba: Intersaberes, 2013.
DICAS
Para conhecimento, existem vários tipos de embarcação, dessa forma, é 
importante, ao gestor, saber qual será utilizado. Como estamos nos direcionando 
para o lazer, observe, a seguir, alguns modelos de embarcações, o objetivo é 
mostrar as embarcações existentes e suas especificações. 
FIGURA 6 – MODELOS DE EMBARCAÇÕES
FONTE: <https://www.freepik.es/vector-gratis/conjunto-isometrico-naves_4300317.htm>. 
Acesso em: 8 jan. 2020.
TÓPICO 1 | LOGÍSTICA DE TRANSPORTE
71
No site da ANTAG, você encontrará toda a legislação que é utilizada em relação 
ao transporte aquaviário, além dos tipos de embarcação. Acesse http://portal.antaq.gov.br/.
DICAS
2.1.4 Transporte Aéreo
O modal aéreo, na maioria das vezes, é o mais utilizado para transportar 
pessoas, por meio de helicópteros, dirigíveis e, principalmente, aviões. Também é 
usado para transportar equipamentos e materiais, no entanto, em menor número 
(RAZZONLINI FILHO, 2012).
 
De fato, o transporte aéreo é usado para longas distâncias e com muita 
velocidade, pois, levando em consideração o Brasil como exemplo, podemos sair do 
Rio Grande do Sul e seguir até Brasília em apenas duas horas de viagem, mas, em 
compensação, os valores da tarifa e da passagem são muito maiores. Razzonlini Filho 
(2012) descreve alguns tipos de serviços aéreos disponíveis no Brasil:
 
• Linhas-tronco domésticas regulares: modelo que tem, como prioridade, o 
transporte de pessoas, mas também de cargas, no entanto, com uma menor 
quantidade de volume. 
• Linhas exclusivamente cargueiras: operadas por transportadores que fazem a 
movimentação apenas de cargas, com isso, há grande possibilidade de volume.
• Linhas suplementares: conhecidas como voos charter, funcionam de acordo 
com a demanda, consequentemente, sempre estão lotadas, tanto de passageiros 
como de cargas. 
• Linhas de alimentação regional: ligação entre os centros urbanos de maior 
movimentação com as áreas de menor população. Esse modelo utiliza 
aeronaves menores e mais econômicas, para garantir a sustentabilidade do 
negócio. Também servem como alimentadores para viagens internacionais em 
aeronaves maiores.
• Linhas internacionais: geralmente, possuem rotas regulares, que fazem ligações 
entre continentes e países. Além dos passageiros, transportam encomendas de 
porte pequeno e de alto valor agregado. 
Apesar do valor do frete do transporte aéreo ser três vezes maior que 
o rodoviário, e 14 vezes maior que o ferroviário, a procura por esse modal 
aumentou consideravelmente nos últimos anos, principalmente quando se trata 
de transportar bens de alto valor agregado (BALLOU, 2006).
UNIDADE 2 | GERENCIAMENTO, CONTROLE E TÉCNICAS PARA O GESTOR NA LOGÍSTICA DE EVENTOS
72
Além de transportar carga com velocidades muito superiores 
às demais modalidades, o transporte aéreo apresenta níveis de 
avarias e extravios mais baixos, resultando em maior segurança 
e confiabilidade. Por essa razão, não somente produtos de alto 
valor agregado, tais como eletrônicos e aparelhos de precisão, 
são transportados por avião, como também uma série de 
produtos sensíveis à ação do tempo, como alimentos perecíveis, 
flores, encomendas, correspondência etc. (NOVAIS, 2007, p. 251).
De certa forma, o modal de transporte aéreo tem muitas possibilidades 
para ser usado, para cargas e para passageiros, mas todos os modais possuem 
suas especificidades e características:
FIGURA 7 – CARACTERÍSTICAS DO TRANSPORTE AÉREO
Alto valor do frete
 e
da infraestrutura
capacidade de 
carga menor
Restrições a artigo
s 
perigosos 
Eficaz para merca
dorias
pequenas e urgen
tes de 
valores agregados
 altos 
Agilidade no 
deslocamento 
e entrega
Aumento na 
frota rotas
Custo de embalag
em 
reduzidas
FONTE: Adaptado de Razzonlini Filho (2012), Santos Junior (2014) e Vitorino (2012)
O gestor do evento deve estar preparado para identificar qual é o melhor 
modal para o transporte de equipamentos, mercadorias e pessoas, no entanto, vale 
lembrar que, para cada tipo de evento, existem necessidades específicas, que vão de 
acordo com o que se está promovendo. Vamos a um exemplo clássico: a realização de 
um show na cidade de São Paulo. No caso, existe a necessidade de serem transportados 
os equipamentos musicais e, claro, o artista, que mora em Curitiba. Sabendo que esse 
artista faz vários shows em um único dia, o jeito mais sensato é transportar, por meio 
rodoviário, os equipamentos e, o artista, por via aérea. 
TÓPICO 1 | LOGÍSTICA DE TRANSPORTE
73
Para saber mais, acesse o livro: SCHLUTER, M. R. Sistemas logísticos de 
transporte. Curitiba: Intersaberes, 2013.
DICAS
2.2 TOMADAS DE DECISÃO NA GESTÃO DE 
LOGÍSTICA DE TRANSPORTE
Em qualquer negócio, a competitividade é a fonte que alavanca a 
concorrência, portanto, independentemente do ramo de negócio, a busca por 
custos baixos e grandes lucros é o que faz as empresas sobreviverem. Como nosso 
estudo está voltado para a logística, é fundamental que as tomadas de decisões 
sejam fortemente ligadas aos custos e à competitividade.
Schluter (2013)diz que as tomadas de decisões podem sofrer influências 
variáveis, mas que possuem domínio de decisão, no entanto, existem ocorrências 
que a tomada de decisão pode gerar prejuízos para a organização. É essencial que 
o gestor esteja atento na busca por informações em relação ao número de variáveis 
possíveis, além de executar o maior número de simulações até encontrar a melhor 
decisão a ser tomada.
Com relação à escolha de fornecedores de serviços, como o transporte, 
existem alguns atributos que devem ser considerados pelo gestor:
QUADRO 3 – ATRIBUTOS PARA ESCOLHA DE FORNECEDORES
Ordem Atributo
1 Confiabilidade – Certeza de que os serviços serão realizados conforme o combinado no contrato.
2 Nível de serviço – Integridade na entrega dos materiais e equipamentos.
3 Custo dos serviços – Percepção direta de redução dos custos.
4 Qualidade de infraestrutura operacional – fator determinante para a diminuição de 
incertezas na realização dos serviços contratados.
5 Pessoal qualificado – treinamento e capacidade de realizar os serviços.
6 Comprometimento com o negócio – percepção em falhas podem levar a falhas nos 
serviços prestados de ambas as partes.
7 Conhecimento acerca de logística – Necessidade de busca constante de conhecimento.
8 Tecnologia da informação – sistemas integrados no gerenciamento de informações para 
a execução dos serviços.
9 Visão estratégica – Mudanças são necessárias quando se trata de mercado, além dos serviços;
10 Gestão ambiental – Busca minimizar os impactos com o meio ambiente.
FONTE: Schluter (2013, p. 83)
UNIDADE 2 | GERENCIAMENTO, CONTROLE E TÉCNICAS PARA O GESTOR NA LOGÍSTICA DE EVENTOS
74
Os gestores de eventos buscam os atributos necessários para que a 
contratação dos serviços de transportes possa garantir que os serviços prestados 
atendam à demanda solicitada e, principalmente, com qualidade. Portanto, é 
essencial um trabalho de confiança mútua entre as empresas. 
2.3 A TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO NO TRANSPORTE
Na gestão de transportes, é necessário conhecimento da mercadoria que 
o cliente solicitou, além do uso de tecnologias para o rastreamento, garantindo 
rapidez de informações para o usuário final.
De acordo com Ballou (2006, p. 133), “o proposito maior da coleta, manutenção 
e processamento de dados no âmbito de uma empresa é sua utilização no processo 
decisório, que vai de medidas estratégicas a operacionais, facilitando as operações do 
seu negócio”. A tecnologia da informação, na área do transporte, trata em melhorar a 
qualidade nos processos de decisão, auxiliando na otimização dos recursos disponíveis, 
de uma forma mais consistente (RAZZONLINI FILHO, 2012). O autor também destaca 
alguns sistemas que são utilizados na gestão do transporte:
• Planejamento dos recursos empresariais (Enterprise Resource Planning – ERPs).
• Sistemas de administração de armazéns (Warehouse Management System – WMS).
• Sistema de administração de pedidos (Order Management System – OMS).
• Sistema de administração de transporte (Transport Management System – TMS).
• Sistema de informações logísticas (SILs).
A seguir, é possível observar como um sistema depende de outro para o 
seu funcionamento.
TÓPICO 1 | LOGÍSTICA DE TRANSPORTE
75
FIGURA 8 – RELAÇÃO ENTRE OS SISTEMAS
FONTE: Razzonlini Filho (2012, p. 203)
O planejamento dos recursos empresariais (ERP) é a espinha dorsal para 
todos os outros sistemas, pois os demais são módulos que poderão ser usados de 
acordo com o tipo de serviço que será fornecido. Empresas de eventos também 
usam sistemas de ERP, mas com módulos que cada qual é usado para determinada 
situação, no entanto, dependendo da demanda, são necessárias mudanças 
na estrutura do ERP para que possam contemplar a organização. Portanto, o 
investimento em TI é necessário para buscar minimizar custos, aumentar a 
rapidez de resposta e entregar qualidade nos serviços prestados.
 
As empresas estão buscando aumentar o uso da tecnologia da informação 
para as operações dos serviços, de acordo com o negócio, e o transporte precisa 
dessa gestão para facilitar a busca por informações, principalmente quando se 
trata de monitoramento das encomendas. A seguir, observaremos algumas das 
tecnologias que estão sendo usadas:
• Rastreamento por satélite.
• Computadores de bordo.
• Roteirização.
• Eletronic Data Interchange (EDI).
• Internet.
• Código de barras.
• Identificador, Radio Frequency Identification (RFID).
• Unitização de cargas.
UNIDADE 2 | GERENCIAMENTO, CONTROLE E TÉCNICAS PARA O GESTOR NA LOGÍSTICA DE EVENTOS
76
Com o uso desses sistemas, a empresa tem a capacidade de identificar, 
além de possuir o controle total de toda a cadeia de transporte de um determinado 
produto (encomenda) para qualquer lugar, por exemplo: hipoteticamente, a 
empresa de eventos solicitou o transporte dos equipamentos musicais de um 
determinado artista. Com o sistema, é possível monitorar todo o trajeto até a 
entrega no local especificado. 
Para saber como é o funcionamento de um rastreamento de produtos e/
ou mercadorias, acesse os links a seguir: https://esales.com.br/blog/qual-importancia-
do-monitoramento-e-rastreamento-de-entregas/ e https://www.hivecloud.com.br/post/
sistemas-de-rastreamento-e-monitoramento-de-entregas/.
DICAS
Razzonlini Filho (2012) apresenta alguns problemas e soluções que 
ocorrem na atividade de transporte. Essas soluções auxiliam na qualidade dos 
serviços prestados.
QUADRO 4 – PROBLEMAS NO TRANSPORTE E SOLUÇÕES DE TI
Problemas no atendimento de pedidos Soluções de TI
Atrasos percebidos apenas depois que 
ocorreu a situação, ou tarde demais.
Sistemas de rastreamento, previsão de 
atrasos, análise de tendências, detecção 
precoce (sistemas inteligentes).
Falta de informação ou fluxo de 
informações muito lento.
Internet/intranet/extranet/portais, agentes 
de software para monitoramento e alertas, 
códigos de barra, fluxo direto dos terminais 
de pontos de venda eletrônicos (Epos).
Falta de sincronização na movimentação 
de materiais.
Sistemas de fluxo de trabalho e rastreamento, 
sincronização por agentes de software;
FONTE: Razzonlini Filho (2012, p. 205)
Os fatos apresentados são variáveis que ocorrem de acordo com o tipo de 
serviço. No caso, como este está direcionado ao transporte, também deve levar em 
consideração que muitos problemas ocorrem por fatos meteorológicos, portanto, 
o sistema de tecnologia auxiliará para identificar o que está ocorrendo, tendo 
conhecimento de onde a mercadoria está parada. É natural que esses problemas 
ocorram, portanto, cabe, ao gestor de transporte, negociar, com seus clientes, a 
melhor forma para entrega das encomendas. 
77
RESUMO DO TÓPICO 1
Neste tópico, você aprendeu que:
• A gestão de transporte é essencial para a entrega dos equipamentos e materiais 
para um determinado evento.
• Os modais de transportes usados, na logística de eventos, são: rodoviário, 
ferroviário, aéreo e aquaviário.
• É preciso perceber quais as tomadas de decisões devem ser levadas em 
consideração, além do tipo de modal será utilizado para determinado evento. 
• O uso de tecnologias da informação, na gestão de transporte, é essencial para a 
qualidade de entrega dos serviços prestados pela empresa.
78
AUTOATIVIDADE
1 Quando se trata de transporte, seja de passageiros ou de mercadorias, é 
necessário alcançar alguns objetivos para garantir a satisfação do cliente. 
Apresente quais são.
2 O transporte é um custo que se deve levar em consideração, portanto, a sua 
gestão é necessária para garantir a satisfação do cliente. Analise as sentenças 
a seguir em relação ao transporte:
I- Atividade e movimentação de materiais, produtos e pessoas.
II- Possui os modais rodoviário, ferroviário, aquaviário e aéreo.
III- O custo do transporte é irrelevante entre os modais de transporte.
Agora, assinale a alternativa CORRETA:
a) ( ) Apenas a afirmativa I está correta.
b) ( ) Apenas a afirmativa II está correta.
c) ( ) Apenas as afirmativas I e II estão corretas.
d) ( ) Apenas as afirmativasII e III estão corretas.
3 O modal aquaviário possui algumas peculiaridades, ou seja, como é um 
meio de transporte através de balsas, navios, barcos etc., tem a necessidade 
de estar em um local específico, onde possui água. Classifique V para 
sentenças Verdadeiras e F para sentenças Falsas:
( ) O lacustre são lagos naturais e feitos pelo homem como das represas de 
energia elétrica.
( ) O fluvial são os navegáveis por rios.
( ) O marítimo são navegáveis por mar e oceanos.
( ) É o que possui menor proporcionalidade de cargas.
( ) Não utilizado para transportes de pessoas.
Agora, assinale a alternativa CORRETA:
a) ( ) V – V – V – F – F.
b) ( ) V – F – V – V – F.
c) ( ) F – F – V – V – V.
d) ( ) V – V – F – F – V.
 
4 A gestão de transporte tem a prioridade de entregar o produto no lugar 
certo e momento certo, ou seja, o JIT (Just in Time), no entanto, às vezes, 
pode ocorrer alguns problemas. Apresente quais são esses problemas para 
o atendimento dos pedidos.
79
TÓPICO 2
TÉCNICAS DE GERENCIAMENTO DE LOGÍSTICA
UNIDADE 2
1 INTRODUÇÃO
Com relação às técnicas de gerenciamento de logística, existe uma 
infinidade de modelos que pode ser usada no desenvolvimento da logística de 
eventos, portanto, nossos estudos serão focados na distribuição dos suprimentos, 
movimentação e transporte.
 
As tecnologias são técnicas e ferramentas que são indispensáveis, 
atualmente, para a competitividade em um mercado cada vez mais globalizado, ou 
seja, em qualquer necessidade que fazemos no dia a dia, é necessária a tecnologia. 
Portanto, é tendência de as empresas buscarem, através dessas tecnologias, a 
competitividade, de acordo com as demandas do mercado.
 
 O gestor precisa estar preparado para essa demanda tecnológica e conhecer 
ferramentas que auxiliam no desenvolvimento e competitividade da empresa. 
Vale lembrar que o gestor da logística precisa conhecer as tecnologias que serão 
apresentadas a seguir, mas não, necessariamente, aprender a instalá-las.
2 BENCHMARKING
Na busca pela competitividade das empresas, surgem novidades e 
técnicas no mercado que podem auxiliar no desenvolvimento da organização, 
tendo, como objetivo final, a satisfação do cliente. De certo modo, as empresas 
precisam fazer o benchmarking em relação às outras empresas e, assim, estar à 
frente ou, ao menos, competindo de igual por igual com seu concorrente. 
O benchmarking é “um processo contínuo e sistemático para avaliar 
produtos, serviços e processo de trabalho de organizações que são reconhecidas 
como representantes das melhores práticas, com a finalidade de melhoria 
organizacional” (SPENDOLINI, 1993, p. 10). Ainda, Spendolini (1993) descreve 
que existem três tipos de benchmarking. Apesar do processo ser o mesmo, existem 
diferenças, sejam estas pelo objetivo ou pelo alvo:
UNIDADE 2 | GERENCIAMENTO, CONTROLE E TÉCNICAS PARA O GESTOR NA LOGÍSTICA DE EVENTOS
80
• Benchmarking interno: quando realizado internamente, dentro da própria 
organização, seja nos seus setores, departamentos ou unidades.
• Benchmarking competitivo: quando são comparadas outras empresas que são 
do mesmo ramo de negócio.
• Benchmarking funcional/genérico: busca, no mercado, a comparação de boas 
práticas e melhorias de qualquer empresa, de qualquer ramo de negócio, que 
apresenta uma reputação de excelência em uma área de negócio específico. 
A seguir, destacaremos os modelos do benchmarking em relação ao seu 
funcionamento. Mesmo que o funcional e genérico estejam separados, o seu 
objetivo final é para qualquer ramo de negócio, só muda a metodologia, utilizando 
o processo PDCA (Plan, Do, Check e Action).
FIGURA 9 – BENCHMARKING
FONTE: Adaptado de Spendolini (1993)
Compara processos,
práticas e ou funções
de empresas concorrentes 
ou seja do mesmo ramo 
de negócio
Compara processos,
práticas e ou funções
internas da 
organização
Compara processos,
práticas e ou funções
de setores não 
relacionados
Compara processos,
práticas e ou funções
de empresas não 
concorrentes
TÓPICO 2 | TÉCNICAS DE GERENCIAMENTO DE LOGÍSTICA
81
FIGURA 10 – METODOLOGIA DO BENCHMARKING COMO USO DO PDCA
FONTE: Adaptado de Spendolini (1993)
Essa metodologia utilizada, que usa o método PDCA, é comum de ser 
usada em qualquer ramo de negócio, portanto, é uma técnica muito eficaz na 
busca pela competitividade quando é realizado o benchmarking. Ainda, tratando-
se do benchmarking, de acordo com Araújo Júnior (2001, p. 185):
 
A técnica do benchmarking é: centrada na premissa de que é imperativo 
explorar, compreender, analisar e utilizar as soluções de uma empresa, 
concorrente ou não, diante de determinado problema. O benchmarking 
é uma excelente tecnologia de gestão organizacional e oferece, aos 
que acreditarem corretamente em seu potencial, alternativas que 
aperfeiçoam processos organizacionais, produtos e serviços.
Como podemos perceber, o benchmarking é uma técnica/ferramenta que 
deverá ser usada pelo gestor de logística de eventos para buscar, no mercado, 
processos que podem auxiliar no desenvolvimento da organização, mas claro, 
sempre lembrando da ética nos casos dos direitos autorais. Não é possível sair 
copiando sem ter a certeza de que não existem registros autorais.
Para mais conhecimento, assista aos vídeos a seguir em relação ao benchmarking: 
https://www.youtube.com/watch?v=6WfOWSH1Sfw; 
https://www.youtube.com/watch?v=V5bWEfAE_dE.
DICAS
UNIDADE 2 | GERENCIAMENTO, CONTROLE E TÉCNICAS PARA O GESTOR NA LOGÍSTICA DE EVENTOS
82
3 TECNOLOGIAS E SISTEMAS
A utilização de tecnologias, como sistemas de informação, é o que poderá 
trazer o sucesso da organização, mas é preciso tomar cuidado: adquira o sistema 
que contemple, da melhor forma, o negócio. Portanto, não se deve ir a uma loja de 
softwares e comprar um sistema como se compra algo em supermercado.
 
A logística, segundo Severo Filho (2006, p. 191), é a “ciência de lidar 
com suprimentos, manutenção e transporte dos materiais entre as instalações 
da cadeia produtiva”. 
Vale lembrar que a cadeia produtiva, para o nosso estudo, equivale 
à movimentação de materiais na prestação de serviços para um evento, além da 
movimentação de pessoas.
NOTA
Nos eventos, a melhor arma do gestor é a informação, ou seja, se ela está 
sendo direcionada de maneira correta e, para as pessoas corretas, tudo fluirá da 
melhor forma possível, de acordo com o planejamento realizado. 
A partir de agora, serão apresentadas algumas tecnologias que podem 
ser usadas como técnicas para o gerenciamento da logística, de acordo com as 
necessidades da organização.
3.1 EDI (ELECTRONIC DATA INTERCHANGE)
O EDI nada mais é que a troca eletrônica de dados. Os documentos e 
mensagens são trocados por sistemas entre organizações no formato padronizado. 
Sua função principal é trocar os fluxos de papéis com a menor interferência 
humana pelo sistema. Ainda, agiliza e reduz os custos dos processos (SEVERO 
FILHO, 2006). A troca de informações é essencial entre as empresas, fornecedores 
e seus consumidores, pois é vital para o negócio. A francesa Marcillet padronizou 
o conceito de EDI como:
A transferência de dados de computadores para computadores, entre 
parceiros de negócio, através de mensagens eletrônicas de dados, 
estruturados e agrupados na forma de mensagens padrão, favorecendo 
a diminuição de custos, aumentando a produtividade da companhia 
e melhorando os procedimentos. É uma nova forma de comunicação 
entre parceiros econômicos, nos quais os documentos em papel não 
são mais necessários (HINGE, 1988, p. 89).
TÓPICO 2 | TÉCNICAS DE GERENCIAMENTO DE LOGÍSTICA
83
Vejamos algumas vantagens quando é utilizado o EDI:
• Economia de tempo, devido à rapidez na troca das informações.
• Reduções de pessoal, papel, inventários, lead time e o ciclo de transações.
• Diminuição de erros pelo motivo da qualidade no processamento das informações.
• Proximidade com o fornecedor e/ou cliente.
• Facilidade na coordenação do fluxo de materiais em um ambiente de Just in Time(JIT).
• Disponibilidade e confiabilidade das informações.
O EDI, em algumas empresas, pode ter outras nomenclaturas, no entanto, 
o objetivo final é trocar o papel por sistemas que trocam mensagens entre os 
clientes, fornecedores e a organização.
3.2 ECR (EFFICIENT CONSUMER RESPONSE)
O ECR é um sistema que foi desenvolvido no Estados Unidos, em 1993, e 
tem a função de simplificar os processos da organização. Segundo Severo Filho 
(2006, p. 196), “é um conjunto de ações estratégicas bilaterais iniciado pelos 
supermercados e atacados, e seus fornecedores buscam abastecer os componentes 
da cadeia de distribuição com ferramentas que permitam responder, de forma 
efetiva, às necessidades crescentes e variadas dos consumidores”.
Seus grandes objetivos são simplificar, racionalizar e padronizar os 
processos e procedimentos em toda a cadeia de distribuição e produção, e 
busca, através do benchmarking, testar, difundir métodos que melhor forneçam 
estratégias para a diminuição dos custos na cadeia produtiva, com um bom 
preço ao consumidor.
O ECR abrange o EDI, ou seja, a troca de informações é necessária para 
o bom funcionamento em todas as etapas da cadeia produtiva e de distribuição 
logística que envolvem os clientes, fornecedores e varejistas. Severo Filho (2006) 
apresenta os benefícios que o ECR pode trazer para as empresas: 
• Aumento da lucratividade: mesmo processos gerenciados por concorrentes 
apresentam ganhos para todos os fornecedores.
• Melhoria no relacionamento entre as grandes lojas atacadistas ou varejistas e 
fornecedores.
• Estoques pequenos.
• Diminuição dos custos logísticos.
É preciso levar em consideração que esses benefícios dependerão da 
gestão da empresa, ou seja, se os módulos do sistema de informação não forem 
adaptados para o ramo de negócio da empresa, a economia poderá não ser tão 
grande, dessa forma, deve-se contratar empresas de Tecnologias de Informação 
que estejam há tempo no mercado e através de indicações de outras empresas que 
já possuem o sistema.
 
UNIDADE 2 | GERENCIAMENTO, CONTROLE E TÉCNICAS PARA O GESTOR NA LOGÍSTICA DE EVENTOS
84
A seguir, poderemos verificar cinco estratégias que o ECR poderá usar na 
empresa, para a redução de custos e de ganhos financeiros derivados do aumento 
da produtividade dos estoques baixos e dos ativos fixos: 
Diversidade eficiente de loja Otimizar a produtividade do espaço da loja na interface com o consumidor.
Reposição eficiente Otimizar o tempo e custo no sistema de reposição.
Promoção eficiente Maximizar a eficiência de todo o sistema de promoção para o cliente e consumidor.
Introdução eficiente de produto Maximizar a eficácia do desenvolvimento e introdução de novos produtos.
QUADRO 5 – ESTRATÉGIAS COM O USO DO ECR
FONTE: Severo Filho (2006, p. 200)
As tecnologias estão cada vez mais presentes no cotidiano das empresas e 
são, portanto, essenciais para a sua sobrevivência no mercado, mas vale lembrar 
que sua implantação depende de empresas terceirizadas. Para isso, é necessário 
buscar informações de outras empresas que usam esse tipo de sistema, para 
verificar a eficiência e eficácia. 
3.3 RFID (RADIO FREQUENCY INDENTIFICATION)
Com a evolução das tecnologias, e da busca por baixos custos e muitas 
informações, foram necessárias novas formas de codificação dos produtos para a 
melhoria da rastreabilidade, portanto, o código de barras é o início do processo 
de codificação, passando para o QR Code e, na atualidade, começou-se a utilizar 
o RFID, no entanto, todos ainda convivem juntos, pois muitas organizações não 
possuem condições financeiras para mudar o processo de identificação. Observe, 
a seguir, os três modelos de codificação.
FIGURA 11 – CÓDIGO DE BARRAS, QR CODE E TAG DE FREQUÊNCIA
FONTE: <https://bit.ly/3epU4uW>; <https://bit.ly/2M3diu7>; <https://bit.ly/3gseB3M>. 
Acesso em: 14 fev. 2020.
Código de Barras QR Code Rádio Frequência
TÓPICO 2 | TÉCNICAS DE GERENCIAMENTO DE LOGÍSTICA
85
O RFID é um sistema de frequência que usa Tags e/ou microchips para 
identifi car, através de informações, um produto em sua cadeia de produção e/ou 
distribuição. É uma nova tecnologia de coleta automática de dados que utiliza a 
frequência através de ondas magnéticas, seja em animais, objetos, mercadorias e 
até em pessoas (SEVERO FILHO, 2006).
São necessárias três tecnologias para o funcionamento do RFID em uma 
cadeia de distribuição e/ou produção:
FIGURA 12 – TECNOLOGIAS PARA O USO DO RFID
FONTE: <http://seal.com.br/solucao-de-industria-rfi d/>. Acesso em: 14 fev. 2020.
Leitor de RFID emite um sinal 
de RF através das antenas 
conectadas ao leitor
O leitor de RFID recebe a 
informação enviada pelo tag, 
decodifi ca a informação e envia os 
dados para a aplicação do Servidor
O tag energizado modula as 
informações gravadas em sua 
memória e envia as informações 
ao leitor
O tag entra no campo de leitura ao 
entrar no campo de leitura o tag 
recebe energia do leitor para executar 
as operações
Vale lembrar que os itens apresentados são para um tipo de modelo, mas 
existem outros modelos no mercado que utilizam microchips, TAGs, desktop 
e antenas de acordo com as necessidades de cada organização, portanto, é 
necessário verifi car a real utilização desse sistema, por ser, ainda, elevado o 
valor da aquisição.
Existem vantagens e pontos positivos quanto à utilização do RFID, pois 
possibilita soluções no controle, rastreamento e identifi cação de um determinado 
bem. Finkenzeller (2003) apresenta essas vantagens a seguir:
• Confi abilidade em relação ao rastreamento.
• Melhora na segurança quanto às operações que são repetitivas.
• Diminuição nos custos operacionais.
• Erros humanos menos frequentes.
• Mais efi ciência nos processos.
• Controle de qualidade e, consequentemente, redução das perdas.
• Em locais insalubres (hostis), com temperaturas extremas; úmidos, corrosivos; 
vibrações, não é necessária a presença de pessoas.
UNIDADE 2 | GERENCIAMENTO, CONTROLE E TÉCNICAS PARA O GESTOR NA LOGÍSTICA DE EVENTOS
86
Segundo Finkenzeller (2003), a tecnologia RFID é utilizada nas áreas que 
precisam, de forma automática, capturar e identificar itens sem o contato físico, através 
da frequência, que utilizam aplicativos e/ou sistemas para pagamentos de faturas, 
seguros, automação industrial e o controle de acesso com o auxílio da internet. Severo 
filho (2006) ainda destaca que o RFID pode ser usado nas aplicações, como: controle de 
acesso, tráfico de veículos, lavanderias industriais, controle de bagagem em aeroportos, 
controle de containers e identificação de paletes.
 
O sistema RFID está cada vez mais presente nos ambientes, melhorando os 
processos de rastreamento e de segurança nas empresas, principalmente em lojas e 
departamentos, pois, com a instalação do TAG, sem o devido pagamento, ao passar 
pelos leitores, um sinal poderá ser soado. No ambiente da logística, esse tipo de 
sistema está se tornando cada vez mais comum, e necessário para que a empresa 
reduza os custos e melhore as informações de um determinado produto.
Para aprender mais sobre RFID, acesse o link a seguir e assista ao vídeo: https://
www.youtube.com/watch?v=SQ2-DOrTIr0. Ainda, faça uma leitura do artigo que você 
encontra em https://www.embarcados.com.br/introducao-a-rfid/.
DICAS
3.4 ERP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING)
Os sistemas estão cada vez mais presentes no cotidiano das empresas e em 
nossas vidas. Existe um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) que gerencia 
toda essa cadeia de suprimentos, ou seja, desde a fabricação até a entrega do 
produto no endereço do cliente. Determinado tipo de sistema é muito usado na 
logística, presente na logística de eventos. 
O’Brien (2006, p. 3) destaca: “sistemas e tecnologias de informação 
tornam-se componentes vitais quando se pretende alcançar o sucesso de 
empresas e organizações. Assim, constituem um campo de estudo essencial em 
administração e gerenciamento de empresas”. Os autores Laudon e Laudon 
(2010, p. 7) complementam:
Um sistemade informação pode ser definido, tecnicamente, como um 
conjunto de componentes inter-relacionados que coleta (ou recupera), 
processa, armazena e distribui informações destinadas a apoiar a tomada 
de decisões, a coordenação e o controle de uma organização. Além de 
dar suporte à tomada de decisões, à coordenação e ao controle, esses 
sistemas também auxiliam os gerentes e trabalhadores a analisarem 
problemas, visualizarem assuntos complexos e criarem produtos.
TÓPICO 2 | TÉCNICAS DE GERENCIAMENTO DE LOGÍSTICA
87
Segundo Souza e Saccol (2003, p. 19), “os ERPs são sistemas de informação 
adquiridos na forma de pacotes comerciais de softwares que permitem a 
integração dos dados dos sistemas de informação transacionais e dos processos 
de negócios ao longo de uma organização”. Esse sistema auxilia a integração de 
todos os dados dos vários setores da organização em que a automatização dos 
processos promove disponibilizar as informações em tempo real, agilizando a 
gestão na tomada de decisões.
Para aprender mais sobre ERPs, acesse o link a seguir: https://blog.otimizy.com.
br/entenda-como-funciona-o-erp/.
DICAS
O gestor da organização, ao tomar a decisão de implantar um sistema 
ERP, precisa conhecer como é o seu funcionamento e, claro, quais os benefícios 
propostos nos processos internos. Souza e Sacool (2003) apresentarão os benefícios 
e os problemas em relação ao ERP (Enterprise Resource Planning).
UNIDADE 2 | GERENCIAMENTO, CONTROLE E TÉCNICAS PARA O GESTOR NA LOGÍSTICA DE EVENTOS
88
QUADRO 6 – BENEFÍCIOS E PROBLEMAS DOS ERPS
CARACTERÍSTICAS BENEFÍCIOS PROBLEMAS
São pacotes 
comerciais
Redução de custos de informática.
Foco na atividade principal da 
empresa.
Redução do backlog de aplicações.
Atualização tecnológica 
permanente, por conta do 
fornecedor.
Dependência do fornecedor; 
Empresa não detém o 
conhecimento sobre o pacote.
Usam modelos de 
processos
Difundem conhecimento sobre best 
practices. 
Facilitam a reengenharia de 
processos. 
Impõem padrões.
Necessidade de adequação do
pacote à empresa.
Necessidade de alterar
processos empresariais.
Alimentam a resistência à
mudança.
São sistemas 
integrados
Redução de retrabalho e 
inconsistências. 
Redução da mão de obra 
relacionada a processos de 
integração de dados. 
Controle sobre a operação da 
empresa. 
Eliminação de interfaces entre 
sistemas isolados. 
Melhoria na qualidade da 
informação. 
Contribuição para a gestão 
integrada.
Otimização global dos processos da 
empresa.
Mudança cultural da visão 
departamental para a de 
processos. 
Complexidade de gestão de 
implementação. 
Dificuldade na atualização do 
sistema, pois exige acordo entre 
vários departamentos. 
Um módulo não disponível pode 
interromper o funcionamento dos 
demais. 
Alimentam a resistência à 
mudança. 
Usam bancos de dados 
Padronização de informações.
Usam bancos de 
dados corporativos
Padronização de informações e 
conceitos. 
Eliminação de discrepâncias 
entre informações de diferentes 
departamentos. 
Melhoria na qualidade da 
informação. 
Acessos a informações para toda a 
empresa.
Mudança cultural da visão de 
“dono da informação” para a de 
“responsável pela informação”. 
Mudança cultural para uma visão 
de disseminação de informações 
dos departamentos por toda a 
empresa. 
Alimentam resistência à mudança.
Possuem grande 
abrangência 
funcional
Eliminação da manutenção de 
múltiplos sistemas. 
Padronização de procedimentos. 
Redução de custos de treinamento.
Interação com um único fornecedor.
Dependência de um único 
fornecedor. 
Se o sistema falhar, toda a 
empresa pode parar.
FONTE: Souza e Sacool (2003, p. 69)
Os sistemas ERPs dependem do ramo do negócio da empresa para a 
implantação de determinado módulo. Por exemplo, para um evento, não é 
necessário o uso de processos de fabricação, mas módulos, como o de suprimentos 
(compras), financeiro, armazenamento, estoque, contábil etc., ou seja, é necessário 
um início, além de meio e fim. 
 
TÓPICO 2 | TÉCNICAS DE GERENCIAMENTO DE LOGÍSTICA
89
É importante salientar que a organização e os fornecedores devem trabalhar 
juntos e que o sistema deve estar integrado no processo de desenvolvimento, 
pois, somente com a união e o comprometimento de todos, o projeto poderá ser 
alcançado e ter sucesso. Com a implantação do ERP, esperam-se as seguintes 
melhorias, segundo Hoelz (2015):
• Redução do tempo de processamento das informações.
• Coleta de informações em tempo real.
• Agilidade nas tarefas da empresa, otimização e uniformização dos 
procedimentos internos.
• Diminuição de retrabalhos em atividades administrativas.
• Melhor desempenho da empresa.
• Melhor rendimento dos funcionários e mais crescimento organizacional.
• Centralização das atividades administrativas.
• Otimização da comunicação.
• Tomadas de decisões com informações “instantâneas”.
• Redução de custos, devido ao melhor rendimento dos funcionários e diminuição 
de hora considerada extra.
• Melhoria no conhecimento tecnológico dos funcionários.
Todas essas melhorias serão possíveis apenas se a organização buscar o 
comprometimento com os seus clientes e fornecedores. Ainda, a logística somente 
será eficaz e eficiente com o auxílio da tecnologia da informação. 
3.5 CRM (COSTUMER RELATIONSHIP MANAGEMENT)
A definição do CRM (Costumer Relationship Management) pode variar, 
dependendo da literatura, pois pode ser qualificado como um conceito e como 
uma estratégia, no entanto, é uma tecnologia que ganhou espaço com a internet. 
Segundo Severo Filho (2006, p. 227), CRM “é uma estratégia de gestão de negócios 
através do relacionamento com o cliente, para a realização de maior lucratividade 
e ganhos de vantagem competitiva, destacando a participação da tecnologia como 
forma de automatizar os diversos processos de negócio, como vendas, marketing, 
serviços ao consumidor e suporte a campo”.
CRM é a integração de tecnologia e processos de negócios usada 
para satisfazer as necessidades dos clientes durante qualquer 
interação. Especificamente, CRM envolve aquisição, análise e 
uso do conhecimento de clientes para venda mais eficiente de 
produtos e serviços (BOSE, 2002, p. 89).
O objetivo do CRM é coletar informações que correspondam ao 
comportamento dos consumidores, além de identificar as tendências do mercado 
e alinhar os pontos que são comuns com a organização. Segundo Hoelz (2015), há 
alguns benefícios do CRM para a organização:
UNIDADE 2 | GERENCIAMENTO, CONTROLE E TÉCNICAS PARA O GESTOR NA LOGÍSTICA DE EVENTOS
90
• Por meio da opinião dos consumidores, os produtos são mais convenientes 
para eles, deixando-os mais satisfeitos. Consequentemente, demostra-se a 
importância para a organização, aumentando a lealdade e confiança. 
• Minimiza os recursos gastos, pois os esforços de investimento são direcionados 
para o cliente final.
O CRM pode auxiliar a organização em três níveis:
• Operacional: serviços voltados ao cliente, como o gerenciamento de vendas, 
marketing, pedidos e faturamentos.
• Analítico: através dos dados captados, estes são armazenados, processados e 
interpretados para verificar as tendências dos consumidores.
• Colaborativo: auxilia a coordenação da comunicação, entre a empresa e o 
cliente, através de canais de informações.
Portanto, o CRM é uma ferramenta que tem, como responsabilidade, 
manter o histórico do cliente quanto às ações, principalmente, com o auxílio da 
tecnologia da informação, e a internet é a porta de entrada para adquirir esses 
dados. O sistema CRM observa, aprende e escuta sem o consumidor identificar 
que está sendo monitorado, dessa forma, deixa-o no comando, e este se sente 
valorizado, tendo satisfação total (NEWELL, 2006). Observe, a seguir, que o CRM 
pode ser utilizado nas organizações:
FIGURA 13 – CRM – COMPONENTES
FONTE: Newell (2006, p. 56)
• Projetar, desenvolver e executar 
campanhas.
•	 Definir	o	publico	alvo.
•	 Criar	base	d		dados.
•	 Contatar,qualificar	e	
converter	o	publico	
alvo	em	clientes.
• Rastrear 
oportunidades.•	 Fechar	pedidos.
•	 Gerenciar	atendimento.
•	 Conduzir	treinamentos.
•	 Fornecer	serviços.
•	 Desenvolver	base	de	
conhecimento.
• Entregar demanda.
• Faturar.
TÓPICO 2 | TÉCNICAS DE GERENCIAMENTO DE LOGÍSTICA
91
O CRM pode ser usado como técnica para a logística de eventos, pois tem 
como observar as tendências dos consumidores, além de identificar o que eles 
desejam, assim, é mais fácil criar oportunidades e eventos que chamem atenção e, 
provavelmente, que serão um sucesso. O CRM também auxilia no planejamento 
da logística com antecedência, pois será identificada, ao menos, a quantidade 
necessária de equipamentos e materiais para um evento que não tenha venda de 
ingressos antecipada. 
O CRM pode ser interpretado como um modelo estratégico para facilitar o 
gerenciamento do conhecimento e tomadas de decisões de ações, almejando as premissas 
do marketing de relacionamento.
NOTA
4 O FLUXO DAS INFORMAÇÕES
Conforme já apresentado nos itens anteriores, a logística necessita de 
tecnologias e informações para atender adequadamente seus fornecedores e 
clientes. No caso de eventos, não foge à regra, pois, para que todos os procedimentos 
sejam efetuados de acordo com o planejado, é necessário estar informado.
As informações e seus fluxos estão sendo estudados para melhorar todo 
o processo da cadeia de suprimentos de uma organização, e o gerenciamento 
é fundamental e essencial para fornecer qualidade e confiabilidade ao serviço 
prestado. A qualidade está ligada ao nível de precisão dos dados e, a confiabilidade, 
ao nível de confiança, portanto, ambas devem representar as informações corretas, 
confiáveis e com qualidade (CHEN; WOLFE, 2011).
 
Para que a organização tenha eficácia na distribuição da cadeia de 
suprimentos, é crucial que as informações sejam precisas e, com tempo hábil, 
para a tomada de decisão. Bowersox e Closs (2001) apresentam três razões nas 
quais o fluxo de informação pode intervir:
 
• Para os consumidores, é essencial o rastreamento da mercadoria, como as 
informações do status, programação da entrega, disponibilidade do produto e 
o faturamento.
• Com redução dos estoques e da mão de obra, foi observado que a informação 
é um instrumento eficiente e eficaz.
• As informações melhoram a flexibilidade para a tomada de decisão em relação 
aos recursos. 
UNIDADE 2 | GERENCIAMENTO, CONTROLE E TÉCNICAS PARA O GESTOR NA LOGÍSTICA DE EVENTOS
92
Como podemos perceber, o fluxo de informações tem a vantagem de 
melhorar os processos, sejam internos ou externos da organização, e dar satisfação 
ao consumidor final. O fluxo de informações, na cadeia de suprimentos, tem, 
como objetivo, reduzir os grupos de informações que, aparentemente, criam nós 
em toda a cadeia de suprimentos, com informações imprecisas e que chegam 
falhas. Todas essas informações, que não estão de acordo ou com falhas, afetam 
toda a cadeia logística, além da coordenação e comunicação, gerando altos custos 
operacionais e, consequentemente, a competitividade estará comprometida 
(GUANGLIANG, 2011). Observe, a seguir, como o fluxo de informações flui em 
uma cadeia de suprimentos:
FIGURA 14 – FLUXO DE INFORMAÇÕES EM UMA CADEIA DE SUPRIMENTOS
FONTE: Ballou (2006, p. 22)
É possível perceber que existem várias conexões e, portanto, facilmente, 
poderá ocorrer alguma distorção nas informações, acarretando vários problemas, 
como Guangliang (2011) apresenta a seguir:
 
TÓPICO 2 | TÉCNICAS DE GERENCIAMENTO DE LOGÍSTICA
93
• Previsões incorretas de demanda.
• Falta de produtos.
• Ordens reversas.
• Flutuação dos preços, estes que podem apresentar outros problemas, como: a) 
investimento excessivo em estoque; b) baixo nível de serviço ao consumidor; 
c) redução das receitas; d) capacidade planejada em desacordo; e) transporte 
ineficaz; f) perda de cronograma na linha de produção. 
O fluxo de informações pode gerar grandes problemas para a empresa, 
se não for devidamente utilizado de forma correta e com os dados corretos. 
Portanto, o sistema que a organização utilizará precisa ter confiabilidade em 
todos os módulos, não gerando prejuízos para a empresa.
Para que a informação seja coerente, é necessário o estabelecimento de 
processos, etapas sistemáticas que estejam organizadas e estruturadas. Segundo 
Castells (2001, p. 501), fluxo de informações:
Não representam apenas um elemento da organização social: são a 
expressão dos processos que dominam nossa vida econômica, política 
e simbólica [...]. Por fluxos, entendemos as sequências intencionais, 
repetitivas e programáveis de intercâmbio e interação entre posições 
fisicamente desarticuladas, mantidas por atores sociais nas estruturas 
econômica, política e simbólica da sociedade.
Esses fluxos informacionais podem seguir dois critérios: o primeiro 
é o da tecnologia e, o segundo, é o da Ciência da Informação (CI). Quando se 
trata da tecnologia, é o modelo no qual o usuário tem permissão para acessar 
as informações da melhor maneira possível, já que a CI poderá interferir na 
competência dos usuários, por estar assimilando conteúdos informacionais 
(BARRETO, 1999). Os autores Smit e Barreto (2002, p. 16) descrevem os dois 
níveis do fluxo de informação:
Os fluxos internos de informação movimentam os elementos de um 
sistema que se orienta para sua organização e controle [...]. Os 
fluxos de informação de segundo nível são aqueles que acontecem 
nas extremidades do fluxo interno, de seleção, armazenamento e 
recuperação da informação. Os fluxos externos são aqueles que, por 
sua atuação, mostram a essência do fenômeno da transformação, 
um acontecimento raro e surpreendente entre a linguagem, suas 
inscrições e o conhecimento elaborado pelo receptor em sua realidade.
Para que o fluxo de informação ocorra em uma organização, são divididas 
três etapas:
UNIDADE 2 | GERENCIAMENTO, CONTROLE E TÉCNICAS PARA O GESTOR NA LOGÍSTICA DE EVENTOS
94
FIGURA 15 – ETAPAS DA INFORMAÇÃO E SEU FLUXO
FONTE: Adaptado de Lesca e Almeida (1994)
Os fluxos determinam para que a informação será utilizada, portanto, 
são técnicas que podem apresentar quais as estratégias que a organização 
poderá tomar em relação ao seu negócio. As informações são adquiridas 
externamente, desenvolvidas internamente e destinadas ao mercado externo, 
como consumidores, concorrentes e fornecedores.
Fica claro que o processo de informações deve ocorrer quando a 
organização tiver interesse em desenvolver procedimentos na busca pelas 
informações que sejam coerentes e de fonte segura, no entanto, dependendo 
do contexto, a informação pode ser adquirida com distorções e, possivelmente, 
podem ocorrer problemas com a organização. 
Para aprender mais algumas técnicas do gerenciamento de logística, faça uma 
leitura no link a seguir: https://monografias.brasilescola.uol.com.br/administracao-financas/
gerenciamento-logistica-com-tecnicas-guia-pmbok.htm.
DICAS
95
RESUMO DO TÓPICO 2
Neste tópico, você aprendeu que:
• O benchmarking é uma técnica de buscar, em outros fornecedores e concorrentes, 
modelos de negócios que estejam fazendo sucesso. Essa busca por melhorias 
poderá também ser realizada internamente, entre setores.
• A metodologia PDCA (Plan, Do, Control e Action) é utilizada pelo benchmarking 
na busca por novas melhorias e conceitos em seus concorrentes.
• As tecnologias são essenciais para que a organização seja competitiva.
• O EDI (Electronic Data Interchange) é a troca eletrônica de dados.
• O ECR é um sistema que tem a função de simplificar os processos da organização.
• O RFID (Radio Frequency Indentification) é um sistema de monitoramento por 
frequência.
• O ERP (Enterprise Resource Planning) é um gerenciador de sistemas.
• O CRM (Customer Relationship Management) é uma ferramenta de sistema 
utilizada para buscar e monitorar os clientes na busca por seus desejos e 
satisfação.
• O fluxo das informações deve seguir estratégias da organização, sendo 
gerenciado de forma que as informações sejamsigilosas, verdadeiras e 
coerentes com o que está ocorrendo no mercado. 
96
AUTOATIVIDADE
1 Com relação ao benchmarking, apresente o que é e como está dividido.
2 A tecnologia é uma ferramenta muito importante e necessária, na atualidade, 
para a competitividade e sobrevivência da organização, melhorando os 
processos internos e de toda a cadeia de suprimentos. Classifique V para 
sentenças verdadeiras e F para sentenças falsas em relação a tecnologias 
para a utilização da logística na cadeia de suprimentos: 
( ) EDI (Electronic Data Interchange) é um sistema de troca de informações.
( ) ECR (Efficient Consumer Response) tem, como objetivos, simplificar, 
racionalizar e padronizar os processos e procedimentos em toda a cadeia 
de distribuição e produção.
( ) O RFID (Radio Frequency Indentification) é um sistema que utiliza apenas 
mercadorias para transporte.
( ) O CRM (Costumer Relationship Management) tem a função de buscar 
relacionamento com clientes e fornecedores.
Agora, assinale a alternativa CORRETA:
a) ( ) V – F – V – V.
b) ( ) F – F – V – F.
c) ( ) V – V – F – V.
d) ( ) F – V – F – F. 
3 O fluxo de informações tem os objetivos de melhorar os processos, identificar 
os materiais que estão sendo enviados para os fornecedores, controlar 
e rastrear o pedido. Existem algumas razões perante as quais o fluxo de 
informações pode intervir. Apresente quais são. 
4 Com relação ao CRM (Costumer Relationship Management), analise as 
sentenças a seguir: 
I- O CRM pode ser operacional, que são serviços voltados para o cliente, 
gerenciamento de vendas, marketing, pedidos e faturamento. 
II- O CRM pode ser analítico, com os dados captados, armazenados, 
processados e interpretados. É preciso verificar quais as tendências do 
mercado. 
III- O CRM pode ser colaborativo, este que busca determinar o entendimento 
das informações no processo de pesquisa com os clientes.
Agora, assinale a alternativa CORRETA:
a) ( ) Apenas a afirmativa I está correta.
b) ( ) As afirmativas I e II estão corretas.
c) ( ) As afirmativas II e III estão corretas.
d) ( ) As afirmativas I, II e III estão corretas.
97
TÓPICO 3
PLANEJAMENTO EM LOGÍSTICA DE EVENTOS
UNIDADE 2
1 INTRODUÇÃO
Na Unidade 1, foram abordados alguns conceitos iniciais de eventos, 
planejamento, organização e procedimentos para a logística de eventos. Ainda, 
é necessário conhecer como se faz um planejamento de eventos, ou seja, quais os 
itens iniciais fundamentais para que um evento possa alcançar o objetivo.
Independentemente do tipo de negócio, as atividades que devem ser 
realizadas iniciam-se com planejamento e organização, ou seja, são necessárias 
providências. Partindo do exposto, deve-se considerar que as tomadas de decisões 
serão o resultado, portanto, são essenciais para alcançar a satisfação do cliente ao 
fim do evento. 
2 PLANEJAMENTO DE UM EVENTO
Assim que a ideia é proposta para um determinado evento, é necessário 
buscar um planejamento de todos os procedimentos necessários para a execução, 
portanto, é essencial ter conhecimento da definição do planeamento de eventos. 
Para Matias (2013, p. 98), “o planejamento de evento é a fase decisiva, na qual 
estão inseridos a coordenação executiva e os controles financeiro, técnico-
administrativo e social do evento”.
De modo especial, o planejamento é uma organização racional de 
atividades, tendo, como fatores fundamentais, o desenvolvimento de qualquer 
atividade, o gerenciamento e a implantação de um projeto.
 
A seguir, é possível verificar quais são as fases de um planejamento para 
um evento, de acordo com Matias (2013):
98
UNIDADE 2 | GERENCIAMENTO, CONTROLE E TÉCNICAS PARA O GESTOR NA LOGÍSTICA DE EVENTOS
FIGURA 16 – FASES DO PLANEJAMENTO DO EVENTO
FONTE: Matias (2013, p. 145)
Na fase do planejamento, o gestor de eventos deve ficar atento diante de 
alguns princípios, segundo Cesca (1997): 
• Definir o objetivo: o que se pretende com o evento, o porquê dessa realização, 
quais os resultados almejados.
• Definir uma data para o evento, procurando não coincidir com outros eventos 
importantes, para garantir a participação do público.
• Elaborar diretrizes: quais subsídios serão utilizados para a obtenção dos 
resultados esperados.
• Coletar informações: sobre o público-alvo, possíveis patrocinadores etc. 
• Levantar planilhas: de viabilidade econômica e estrutural de todo o evento, 
quais estratégias serão implantadas na obtenção dos objetivos.
• Reconhecer os recursos físicos e humanos que serão necessários.
• Implantação: desde a aprovação do projeto até o término.
• Acompanhamento e controle: quem e como será feita a coordenação de todo o 
processo da organização do evento.
• Orçamento previsto: quanto será necessário para cada aspecto em particular, 
tais como: brindes, coffee-break, almoço etc.
• Avaliação: como será feita a avaliação do evento em sua totalidade.
TÓPICO 3 | PLANEJAMENTO EM LOGÍSTICA DE EVENTOS
99
2.1 CONCEPÇÃO DO EVENTO
Para que um evento possa acontecer, é necessário incorporar as ideias 
com alguns fornecedores para a realização do levantamento e das necessidades 
dos possíveis elementos. Matias (2013) sustenta as seguintes ações para um 
planejamento de evento: 
• Reconhecimento das necessidades do evento. 
• Elaboração de alternativas para suprir as suas necessidades. 
• Identificação dos objetivos específicos. 
• Coleta de informações sobre os participantes, patrocinadores, entidades e 
outras instituições em potencial. 
• Listagem dos resultados desejados. 
• Estimativas de exequibilidades econômica e técnica. 
• Estimativas de tempo e recursos necessários. 
• Estabelecimento de diretrizes. 
• Elaboração dos contornos do projeto.
Essas ações são necessárias para a concepção do evento, pois fazem parte 
do planejamento como um todo, portanto, sem esse planejamento, existirão 
dificuldades na prática do evento. 
2.2 PRÉ-EVENTO – PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO
Quando se trata de planejamento, deve-se levar em consideração que é 
uma peça fundamental para que o evento seja efetuado corretamente, assim como 
todo o processo de desenvolvimento logístico deve ser adequado, atendendo às 
necessidades do tipo de evento. O planejamento é a parte essencial da preparação 
de todas as etapas do desenvolvimento do evento, portanto, é a fase decisiva, 
na qual está inserido todo o gerenciamento, como a coordenação, controles 
financeiros e a mão de obra (MATIAS, 2013). A fase do pré-evento é definida a 
partir das seguintes atividades: 
• Serviços iniciais.
• Serviços de secretaria.
• Detalhamento do projeto.
• Outras. 
100
UNIDADE 2 | GERENCIAMENTO, CONTROLE E TÉCNICAS PARA O GESTOR NA LOGÍSTICA DE EVENTOS
2.3 SERVIÇOS INICIAIS
Matias (2013) destaca a necessidade imediata e inicial após a tomada de 
decisão da realização do evento: 
• Identificação de órgãos governamentais, entidades e empresas com interesses 
voltados à execução do evento para fornecer patrocínios, subvenções, doações etc.
• Levantamento de nomes e confirmação de convidados, conferencistas, 
autoridades etc.
• Definição de responsabilidades de todos os profissionais e prestadores de 
serviços envolvidos nas fases do pré-evento, per ou transevento e pós-evento.
• Abertura de conta bancária especial para o evento (receita e despesa) sob inteira 
responsabilidade da empresa organizadora.
2.4 SERVIÇOS DE SECRETARIA
Como em qualquer organização, alguns procedimentos devem ser 
executados com antecedência. Dessa forma, a secretaria precisa compor as 
estruturas administrativa e institucional do evento. 
São necessárias algumas atividades para serem desenvolvidas e Matias 
(2013) destaca o que deve ser providenciado: 
• Preparação de correspondência preliminar.
• Expedição da correspondência para as entidades, empresas e pessoas que 
possam colaborar com o evento.
• Tomada de preços e confecção de materiais administrativos que serão utilizados 
no dia do evento.
• Controle de arquivo da correspondência recebida e expedida.• Remessa de circulares e cartas informativas para os participantes.
• Recebimento, controle e classificação dos trabalhos a serem apresentados, 
enviados pelos participantes e convidados.
• Recebimento, controle e confirmação das inscrições e adesões.
• Obtenção dos cadastros de pessoas que poderão se inscrever como participantes.
• Criação e execução do fluxograma de informações.
• Identificação, seleção e contratação de prestadores de serviços necessários para 
a organização do evento.
A partir das primeiras providências, é verificado o detalhamento do 
projeto, portanto, a organização do evento é a primeira fase, pois desenvolve 
as linhas gerais, ideias necessárias do que se pretende realizar. Contudo, para 
que haja a real concretização da ideia, o pré-projeto precisa estar detalhado e, 
finalmente, há a transformação do projeto do evento.
 
De acordo com o projeto, existe a necessidade de uma estrutura organizacional, 
dessa forma, Matias (2013) apresenta os componentes necessários para o evento:
TÓPICO 3 | PLANEJAMENTO EM LOGÍSTICA DE EVENTOS
101
FIGURA 17 – COMPONENTES DO PLANEJAMENTO DE EVENTOS
FONTE: Matias (2013, p. 148)
Vale lembrar que, para cada tipo de evento, essa estrutura poderá sofrer alterações.
ATENCAO
Os itens a seguir serão citados de acordo com Matias (2013). Existem 
outros atores que descrevem algumas fases com pouco diferenciação, no entanto, o 
cronograma não é muito diferente do apresentado. Lembrando que, para cada evento, 
existem necessidades diferentes. Para o nosso estudo, o formato do evento é genérico. 
Definição do Produto: aqui são determinados os objetivos, tipologia, 
público-alvo e a justificativa para a realização do evento.
Escolha do Local: o local é determinante para o sucesso do evento, sendo que 
não se deve apenas levar em consideração o espaço físico, mas a localização geográfica. 
Observar: facilidade de acesso; condições turísticas; infraestrutura de hospedagem e 
alimentação; concentração do público-alvo; preços dos serviços turísticos que serão 
utilizados; e existência ou interesse de particionadores potenciais. 
Definição da data do evento.
Definição do produto.
Escolha do local.
Elaboração de temário e calendário.
Identificação e análise dos participantes.
Estratégia de comunicação e marketing.
Infraestrutura de recursos audiovisuais, materiais e serviços.
Serviços diversos.
Serviço de transportes para participantes e convidados.
Hospedagem dos participantes e convidados.
Programação social, cultural e turística.
Agência de viagem e turismo.
Recursos financeiros.
Cronograma básico.
102
UNIDADE 2 | GERENCIAMENTO, CONTROLE E TÉCNICAS PARA O GESTOR NA LOGÍSTICA DE EVENTOS
Definição da data: outro detalhe muito importante, pois está ligado ao 
sucesso do evento, portanto, uma data que seja muito bem escolhida, pois podem 
ocorrer grandes problemas para o gestor de eventos e ao organizador. Alguns 
cuidados que devem ser tomados na escolha da data: coincidência com datas 
e eventos religiosos e/ou cívicos; eventos similares em data próxima; e eventos 
de grande porte que possam comprometer a infraestrutura, como hospedagem, 
alimentação e transporte. 
Elaboração do temário e do calendário: O tema levará em conta sua escolha a 
partir de uma pesquisa das entidades de classe ou empresas que estão envolvidas em 
diversos tipos de eventos. Deve-se verificar se o tema é atual, ainda, se o público-alvo 
tem interesse, um indício para que haja motivação para a participação. O temário 
possui algumas características que devem ser observadas: a) clareza: evitar dúvidas 
no entendimento do termo, ou seja, é necessário o uso de uma linguagem adequada, 
clara e objetiva para o público; b) antecedência: o conhecimento do tema dos potenciais 
participantes, com antecedência possível, gera o interesse da participação e inscrição; 
e c) atualidade: deve ser atual com os acontecimentos mais recentes e manter-se 
fiel ao objetivo proposto. O calendário é destinado à distribuição das atividades do 
evento, como a data e os horários, ou seja, é o cronograma das atividades técnicas, 
científicas, sociais, culturais e turísticas.
Identificação e análise dos participantes: identificar quem serão os 
potenciais participantes. Devido às peculiaridades desse público-alvo, auxilia 
na análise das características e como descobrir quais as causas da motivação e 
resistência. Pode-se dizer que o público possui algumas características, como: 
participantes (reais e potenciais), expositores, convidados especiais, autoridades, 
veículos de comunicação, fornecedores e público em geral.
Estratégia de comunicação e marketing: a estratégia utilizada para a 
comunicação do evento deve ser adequada e com o canal de comunicação para 
informar, sensibilizar e motivar o público-alvo. Para cada público, deve-se 
verificar uma comunicação específica, utilizando os meios de comunicação que 
atendam a cada um, com uma linguagem direta, correta e ligada ao objetivo 
do evento. Lembre-se: com a digitalização das informações, dependendo do 
público, deve-se utilizar vários meios de comunicação. Alguns meios de canais de 
comunicação são: jornais, revistas, rádios, TV, cartazes, folhetos, mala, diálogo, 
painéis, outdoors e backlights, press release, internet e bus-doors. Ainda, podem ser 
utilizados outros meios de canais de comunicação, com mídias alternativas, como 
parajet, dirigível, rede de tv interna e/ou alto-falante, bike-door e man-door.
Para conhecer os tipos de canais de comunicação, aproveite a internet e faça 
uma pesquisa com cada um dos itens apresentados.
DICAS
TÓPICO 3 | PLANEJAMENTO EM LOGÍSTICA DE EVENTOS
103
Infraestrutura de recursos audiovisuais, materiais e serviços: a) recursos 
audiovisuais: verificar quais os recursos audiovisuais necessários, de acordo 
com o tipo de evento, como a quantidade, potência etc. Destacam-se os recursos 
audiovisuais: serviços de som, telas e projetores, serviços de iluminação, sistema 
de tradução simultânea, vídeo e televisão, computadores, mapas, modelos, 
maquete, quadros negro e branco com os pincéis e giz, painéis indicativos e 
informativos; b) recursos materiais: são considerados os materiais de uso na 
operacionalização de um evento, como materiais de expediente: papel, circulares, 
envelopes, canetas, lápis e os mais diversos materiais necessários para a secretaria. 
Materiais de participante: são os materiais que devem ser utilizados pelos 
participantes, como pastas, brinde, crachá, ticket de refeição, bloco de anotações 
etc. Equipamentos: telefone, copiadoras, microcomputadores, calculadoras etc.
Serviços diversos: a) serviços de decoração: esse tipo de serviço é 
necessário para melhorar e/ou embelezar o ambiente onde ocorrerá o evento. 
Arranjos ornamentais: são normalmente usados para serem colocados atrás das 
mesas do plenário, nas mesas das comissões e nas dependências internas do 
evento: Painel: adicionados o logotipo e o nome do evento, geralmente colocado 
atrás ou ao fundo do palco, nas laterais e na mesa central, também adicionados 
os patrocinadores e colaboradores do evento: Mastros: colocação das bandeiras, 
de acordo com o tipo do evento. b) Serviços de tradução e intérprete: devem 
ser levados em consideração para a interpretação dos textos nas mais diversas 
línguas. São necessárias a contratação de pessoal técnico e especializado, 
coordenação para o acesso em tempo hábil, termologia e os diversos assuntos da 
pauta e contratação da instalação dos equipamentos necessários para escutar e 
transmitir as traduções em tempo real. c) Serviço de imprensa: necessário para a 
cobertura jornalística para a distribuição de materiais e informações ao jornalistas. 
d) Serviços de segurança e vigilância: contratação de empresas especialistas 
em segurança e que estejam há tempo no mercado, ou por indicações, pois a 
segurança das pessoas é indispensável. e) Serviços de montagem e instalações: 
para qualquer evento, existe a necessidade da instalações de palco, recepção,iluminação, informações nos aeroportos, hotéis, serviços, como de sala de 
imprensa, agência postal, telefone, administração, segurança, limpeza, serviços 
médicos, trabalho da comissão, coffee-break, áreas para descanso etc. f) Serviço de 
sinalização: necessário para informar as pessoas, como um mapa de todos os locais 
do evento, se for de grande porte, como a Fórmula 1, Lollapalooza, congressos 
nacionais e/ou internacionais. g) Serviços transitários: a distribuição dos serviços 
logísticos está relacionada à importação temporária ou definitiva dos bens, como 
equipamentos, obras de arte para feiras e/ou exposições. h) Serviços de seguro: as 
empresas criaram um tipo de seguro para cada tipo de evento, portanto, o gestor 
do evento tem a necessidade de verificar qual melhor atende, para não gerar 
maiores prejuízos. A intenção é sempre evitar os imprevistos. Alguns seguros 
oferecidos para os eventos são: acidentes pessoais, responsabilidade civil, no 
show (prejuízos, caso o evento seja cancelado), RD para equipamentos dos mais 
variados portes em caso de acidente, roubo e furto.
104
UNIDADE 2 | GERENCIAMENTO, CONTROLE E TÉCNICAS PARA O GESTOR NA LOGÍSTICA DE EVENTOS
Serviço de transporte para participantes e convidados: dependendo 
do evento, é preciso levar em consideração o tipo de transporte para que possa 
atender às demandas da distribuição, movimentação e transporte das pessoas. 
Muitas vezes, os eventos buscam ações para minimizar os custos dos transportes 
através de benefícios, descontos e cortesias.
Hospedagem para participantes e convidados: o gestor do evento deve 
levar em consideração as condições socioeconômicas e culturais dos participantes e 
convidados, pois, para cada nível da sociedade, deverá oferecer um pacote de opções 
para atender às necessidades básicas ou específicas. Alguns serviços de hospedagem: 
escolha dos hotéis, reservas antecipadas ou bloqueios e confirmação da reserva.
Programações social, cultural e turística: essas atividades devem estar 
paralelas com a programação principal do evento. No caso, é preciso observar os 
perfis de cada participante para propor uma programação adequada, levando, 
em consideração, as crenças e religiões. Portanto, o gestor de evento precisa 
elaborar uma programação social, turística e cultural, observando os seguintes 
itens: evitar atividades que coincidam com os horários da programação principal 
e um grande número de atividades, para não haver cansaço, além de desgastes 
dos participantes.
Agência de turismo: dependendo do evento, é aconselhável a contratação 
de empresas específicas para o transporte, hospedagem e atividades, sejam 
sociais, culturais e/ou turísticas. 
Recursos financeiros: a previsão dos custos tem, como fundamental, a 
organização dos valores financeiros que estão disponíveis para o evento, ou seja, o 
controle das receitas e despesas para que o evento não seja deficitário. A previsão 
financeira é composta pelas entradas e saídas de valores, e devem estar descritas 
e identificadas de acordo com mercado. Organização e controle são fundamentais 
para que os valores estejam disponíveis para cobrir as despesas. As receitas e 
despesas seguem de acordo com as fontes a seguir: recursos preexistentes, taxas 
de inscrição/ingressos, doações, patrocínios, auxílios governamentais, eventos 
paralelos, vendas de espaços impressos e merchandising.
Cronograma básico: é o acompanhamento das atividades, desde a implantação 
até a finalização do evento. São necessários horários e datas não apenas para o dia 
do evento. O cronograma é uma das principais fontes de informação, no qual serão 
colocadas todas as atividades que serão promovidas no evento. 
A montagem do evento será apresentada na Unidade 3.
ESTUDOS FU
TUROS
TÓPICO 3 | PLANEJAMENTO EM LOGÍSTICA DE EVENTOS
105
Para aprender mais sobre o pré-evento, acesse o livro: MATIAS, M. Organização 
de eventos: procedimentos e técnicas. Barueri: Manoele, 2013.
DICAS
2.5 REALIZAÇÃO DO EVENTO – EXECUÇÃO
Parte essencial do evento, é o momento em que ocorre todo o planejamento 
do evento, ou seja, está inserida a coordenação, seja executiva, financeira, técnica, 
administrativa ou social. Conforme efetuado o planejamento no pré-evento, nesta 
parte, deve haver um acompanhamento das etapas através do checklist de todas 
as fases e áreas do evento (MATIAS, 2013).
Anteriormente, foram apresentados os responsáveis para cada aérea, 
agora, a seguir, serão apresentadas quais etapas devem ser acompanhados de 
acordo com a responsabilidade:
Secretaria do evento: sua maior responsabilidade é o apoio administrativo, 
ou seja, tem a função de verificar a infraestrutura necessária para a necessidade do 
evento, podendo alternar sua responsabilidade, direta ou indiretamente. Haverá 
um centro administrativo de onde serão tomadas todas as decisões e orientações. 
Matias (2013) apresenta as atribuições da secretaria do evento:
• Recepcionar os participantes, convidados e autoridades.
• Atender participantes (informações necessárias e provisão de materiais).
• Atender plenário e salas de comissões.
• Preparar, com antecedência, os impressos e outros materiais necessários ao evento.
• Supervisionar os serviços oferecidos aos participantes, convidados e autoridades.
• Efetuar novas inscrições.
• Entregar materiais aos participantes.
• Prestar informações.
• Entregar certificados.
• Elaborar controles das tarefas sob sua responsabilidade.
• Providenciar materiais para os palestrantes. 
Serviço de recepção: considerado o cartão de visita, o participante deverá 
ter uma boa impressão dos serviços prestados, pois é o primeiro contato com o 
“clima do evento”. Os recepcionistas devem estar sempre motivados, demostrar 
alegria e transmitir o desejo dos organizadores para que o consumidor encontre 
motivos para sua satisfação. Alguns detalhes devem ser levados em consideração, 
de acordo com Matias (2013), como escolher a montagem em local apropriado, 
placas de identificação, informações corretas em tempo hábil e elaboração de rol 
de informações importantes.
106
UNIDADE 2 | GERENCIAMENTO, CONTROLE E TÉCNICAS PARA O GESTOR NA LOGÍSTICA DE EVENTOS
Clima do evento: o gestor deverá perceber o estado emocional dos 
participantes, no entanto, como é algo subjetivo, é preciso levar em consideração 
as atitudes e opiniões de acordo com a atividade do evento. “O clima é a qualidade 
de ambiente que se consegue criar para o evento, envolvendo os participantes” 
(MATIAS, 2013, p. 173).
Sala de recepção ou sala VIP: é preciso observar onde as autoridades, 
palestrantes, convidados especiais serão recepcionados pela comissão do evento. 
Algumas características que devem estar na sala de recepção, de acordo com 
Matias (2013): próxima ao local do evento, decoração agradável e que chame 
atenção dos que estão nela, temperatura amena e serviços de copa.
Sala de imprensa: para qualquer evento, haverá sempre um local destinado 
para a sala de imprensa, portanto, nesse local, serão efetuadas as entrevistas. Essa 
sala é responsável pela assessoria de imprensa, que efetua e coordena os contatos, 
tratando do assunto e divulgação do evento. Alguns itens necessários para a sala 
de imprensa, de acordo com Matias (2013): mesa de reunião e cadeiras; mesas e 
cadeiras para equipamentos, como desktop e notebooks com acesso à internet; 
impressoras multifuncionais; telefonias móveis e fixas; materiais administrativos 
(grampeadores, canetas, papéis, perfuradores, corretivos, lápis, borrachas etc.); 
materiais de divulgação do evento; água, café etc.
Salas de comissões técnicas: no aspecto em questão, é preciso levar em 
consideração o porte do evento, pois a montagem da sala vai de acordo com a quantidade 
de pessoas necessária para prestar o serviço. São pessoas da comissão técnica do evento. 
Por exemplo, uma associação terá uma votação para a nova diretoria, no caso, deve-se 
ter o espaço para a mesa de assinaturas, além do local para o voto secreto. 
Infraestrutura de apoio operacional:refere-se à parte física do evento, ou seja, 
desde o material até a secretaria, como equipamento audiovisuais e apoio logístico. 
São consideradas todas as instalações físicas, de acordo com Matias (2013): auditório, 
condicionamento do ar, cadeiras do plenário, mesa diretora, mesas diversas de apoio, 
poltronas, pódio ou tribuna, tablado e praticável, máquinas de cópia, calculadoras, 
impressoras, painel para recortes, painel decorativo, placas indicativas, quadro de 
avisos e telefonias móvel e fixa. Existem, também, os materiais administrativos para a 
secretaria, e os equipamentos de audiovisuais.
Apoio logístico: são considerados todos aqueles materiais necessários para 
que o evento seja realizado, que não foram descritos no item de infraestrutura, 
como: bandeira, mastro, ponteira, cinzeiros, cordas para a divisórias, fitas 
para a inauguração e/ou abertura, de acordo com o tipo de evento (imagine a 
inauguração de entrada de um projeto, ou batizado de navio), jornais diários, 
livros de presença etc. 
Infraestrutura de apoio externo: organizar um pessoal para atender às 
necessidades, como: aeroporto, hotel e programações social, cultural e turística. 
Pesquisa de opinião: antes do fim, é importante criar formulários para a 
pesquisa de satisfação, uma forma de identificar o que deu certo e o que ocorreu 
de transtorno no evento.
TÓPICO 3 | PLANEJAMENTO EM LOGÍSTICA DE EVENTOS
107
Para aprender mais sobre como executar os trabalhos em um evento, acesse o livro: 
MATIAS, M. Organização de eventos: procedimentos e técnicas. Barueri: Manoele, 2013.
DICAS
2.6 PÓS-EVENTO – AVALIAÇÃO E ENCERRAMENTO
Como existem início e meio, agora, temos a finalização do evento. O 
processo é o momento da avaliação técnica, administrativa e dos participantes. 
Assim, neste item, serão observados e confrontados os resultados obtidos, pois 
só assim será possível identificar os pontos positivos e negativos do evento. 
Matias (2013) descreve alguns instrumentos de controle que podem ser utilizados 
durante o evento: 
• Formulários de procedimentos formais.
• Checklist.
• Relatórios periódicos das atividades.
• Atas das reuniões.
• Questionários de avaliação dos participantes.
Seguem os trabalhos complementares de cada área do evento, de acordo 
com Matias (2013):
108
UNIDADE 2 | GERENCIAMENTO, CONTROLE E TÉCNICAS PARA O GESTOR NA LOGÍSTICA DE EVENTOS
QUADRO 7 – TRABALHOS COMPLEMENTARES DO ENCERRAMENTO DO EVENTO
Área do evento Descrição
Serviços da secretaria
Preparar e enviar correspondência final.
Controlar, arquivar e encadernar toda a 
correspondência, enviada e recebida.
Agradecer a todos que forneceram materiais ou 
colaboraram para o sucesso do evento.
Preparar relatório final sobre as atividades.
Providenciar a edição e publicação dos anais.
Enviar os anais aos participantes.
Elaborar portifólio.
Divulgação do pós-evento 
(compilação e preparação 
das notícias)
Preparação do noticiário geral.
Expedição dos press releases.
Compilação e ordenação de todos os press 
realeses publicados.
Apresentação dos relatórios finais e de todas as fases 
de divulgação.
Serviços complementares
Apresentar o balanço financeiro e prestação de contas.
Apresentar balancetes administrativo e 
demonstrativo de todas as providências tomadas.
Devolver, à associação, empresa e/ou indústria 
promotora do evento, os materiais que sobraram.
Desmontar as instalações que foram efetuadas 
para o evento.
Transportar materiais e equipamentos utilizados 
para a sua origem.
Análise e avaliação
A partir do momento em que foram copilados 
todos os resultados, através de entrevista ou por 
participação em pesquisa, seja ela presencial ou 
escrita, normalmente, o gestor do evento faz uma 
reunião final, apresentando os resultados do evento, 
os pontos positivos e os pontos a serem melhorados. 
FONTE: Matias (2013, p. 185-186)
O planejamento do evento envolve muitas etapas e que devem ser bem 
elaboradas, pois, caso contrário, o evento poderá ser um fracasso. Todos os 
itens apresentados anteriormente remetem a vários tipos de eventos, portanto, é 
preciso levar em consideração o porte e tipo de evento para promovê-lo. 
Para que o gestor de eventos possa buscar mais conhecimento, no link a 
seguir, são apresentados 17 passos para um bom planejamento: https://www.moblee.com.
br/blog/como-organizar-um-evento/.
DICAS
TÓPICO 3 | PLANEJAMENTO EM LOGÍSTICA DE EVENTOS
109
LEITURA COMPLEMENTAR
PLANEJAMENTO DE EVENTOS: CONHEÇA AS MELHORES 
ESTRATÉGIAS PARA UM EVENTO DE SUCESSO
 
Neste artigo, falaremos sobre a fase inicial, que começa pelo planejamento 
de eventos. Serão definidos aspectos operacionais e conceituais do grande dia. 
Os aspectos operacionais são aqueles que darão forma ao evento, contudo, como 
esse não é o foco do nosso artigo, falaremos, brevemente, sobre os principais. As 
primeiras definições importantes que você precisa conhecer são o orçamento e o 
cronograma, mas é preciso ir além. Confira:
Orçamento: 1º passo para fazer um bom planejamento de eventos
No planejamento de eventos, a primeira atividade importante que deve 
fazer é criar um levantamento dos custos envolvidos, além de acompanhar, de 
perto, a execução de cada um. Mesmo os organizadores mais experientes deixam 
margens para imprevistos, que sempre acontecem. Se você não estiver atento 
aos seus gastos, poderá ter uma surpresa nada agradável quando comparar seu 
relatório de custos orçados x realizados.
Planeje quanto gastará com estrutura física (locação, iluminação, 
sinalização, equipamento audiovisual, mobiliário), pessoal (segurança, 
limpeza, credenciamento, recepção, fotógrafos, atrações, palestrantes), logística 
(transporte, hospedagens, montagem, desmontagem), merchandising, mídia, 
recursos tecnológicos…
A lista é longa, mas achamos que já deu para perceber como a etapa é importante, 
não é mesmo? Pense em tudo que você precisa para garantir conforto, segurança e uma 
boa experiência para todos os envolvidos. Claro, contrate fornecedores especializados 
e experientes, que darão o suporte necessário na trajetória.
Cronograma
O cronograma de projeto é fundamental para o planejamento de eventos. 
Você não pode adiar a data do evento simplesmente porque a gráfica não entregou 
o material impresso, por exemplo, ou até mesmo porque esqueceu de contratar 
o buffet. Quanto mais tempo você tiver para executar o extenso checklist de 
atividades, menores as chances de erro. Para a maioria de nossos clientes, quando 
uma edição de um evento termina, já é hora de pensar no próximo ano.
Esses aspectos operacionais são fundamentais para a execução de 
qualquer evento, mas não são eles que garantirão o seu sucesso. Afinal de contas, 
ninguém vai a um evento apenas porque o local tem ar condicionado ou porque 
sabe que todos os participantes terão lugar para se sentar na plenária, embora 
sejam pontos de frustrações e críticas quando mal dimensionados. Contudo, são 
os aspectos conceituais que vão diferenciar o seu evento e torná-lo atrativo para o 
público. Aqui, temos: definição de objetivos, público e branding.
110
UNIDADE 2 | GERENCIAMENTO, CONTROLE E TÉCNICAS PARA O GESTOR NA LOGÍSTICA DE EVENTOS
Defina seu objetivo
Quem organiza ou já organizou um evento corporativo sabe que essa não 
é uma estratégia barata ou fácil de executar. Tanto para empresas que promovem 
grandes eventos quanto para as que participam de um, como expositoras, são 
projetos que demandam muito tempo e energia da equipe, além de todo o 
investimento financeiro envolvido, contudo, quando há boa execução, surgem 
excelentes retornos. Então, se você optou por organizar um evento, a primeira 
coisa que precisa ter clareza é do seu propósito. Por que você está organizando 
um evento? Que resultados pretende atingir com ele?
Um evento pode ter os mais variados objetivos, como: Posicionamento 
de marca e de mercado; Geração de novos negócios; Divulgação de tendências 
de um setor; Disseminação de conteúdo científico; Geração de networking; 
Fomentar a educaçãoou a capacitação profissional; Debater ideias acerca de um 
tema; Promover novos produtos; e Motivar e engajar colaboradores. Enfim, são 
inúmeras as motivações para se organizar um evento, e você precisa ter clareza 
da sua para que todas as outras ações possam ser as melhores possíveis. Além 
disso, não basta ter um objetivo bem definido, você precisa ter métricas de 
acompanhamento para provar que o objetivo foi alcançado no pós-evento, mas é 
uma conversa para nosso último artigo da série. 
Definido o objetivo, você terá um norte para escolher o melhor tipo de 
evento e que atrativos despertarão interesse do seu público, cumprindo um papel 
especial no planejamento de eventos.
Entenda seu público
Parece óbvio, não é? Contudo, é muito comum haver uma percepção 
equivocada sobre os diferentes perfis de público. Um exemplo, na prática, é achar 
que você não precisa investir em tecnologia porque seu público tem uma faixa 
etária mais elevada. Pode ser uma visão um pouco ultrapassada. Nosso case da 
Mega Artesanal está aí para provar o contrário.
Claro que a faixa etária deve ser considerada, mas ela deve ser cruzada com 
outros aspectos, como estilo de vida, perfil socioeconômico, perfil comportamental 
e gênero predominante. Se, em primeiro momento, você não tem total clareza 
dos interesses do seu público, pergunte! Sua interação com o público não deve 
se restringir aos dias do evento. Aproveite os meses anteriores para estreitar sua 
relação com ele e entender quais as suas expectativas. Faça enquetes, divulgue 
conteúdos ligados ao tema ou ao mercado do seu evento, provoque debates e 
entenda o que desperta engajamento.
Não se esqueça de coletar avaliações da sua programação. São elas que 
te ajudarão a entender o que mais agradou os participantes. Assim, você poderá 
surpreendê-los a cada nova edição. Hoje em dia, com os aplicativos de eventos, as 
ações se tornam tão simples que não tem o porquê de não fazer.
TÓPICO 3 | PLANEJAMENTO EM LOGÍSTICA DE EVENTOS
111
Branding
Branding, ou gestão de marca, não se trata apenas de uma identidade 
visual alinhada ao seu conceito, mas ideias associadas. É o conjunto de elementos 
que transmitirão a personalidade do seu evento. É o momento em que você se 
relacionará diretamente com o seu público, oferecendo, a ele, uma experiência 
com a sua marca, e essa experiência precisa ser memorável.
Aplicando os quatro vetores do branding a eventos, podemos descrevê-los 
da seguinte forma:
Produto
O produto é o seu evento, além do que você se propõe a entregar: 
palestras, debates, atrações internacionais, tendências de mercado, oportunidades 
de negócios, networking e inovação. Cada resultado gerado, através de ações e 
atividades, pode ser considerado como um produto.
Ambiente
Qual o melhor local para organizar o seu evento? Escolha uma cidade e 
uma locação que atraiam os participantes e proporcionem sensações alinhadas aos 
objetivos do evento. Se é um congresso internacional, por exemplo, uma cidade 
turística e de fácil acesso tem grandes chances de trazer um público maior. Já uma 
convenção de vendas, que costuma ter presença obrigatória e trazer conteúdos 
densos, pode ser mais motivacional se realizada em um hotel ou resort. Assim, 
com o produto e o público bem definidos, você tem meio caminho andado para 
uma boa escolha de ambiente. Além do local, a própria estrutura deve refletir os 
valores do evento. A decoração, a iluminação e o tipo de alimentação oferecida 
compõem o ambiente.
Comunicação
Ponto fundamental para que as pessoas conheçam e queiram ir ao seu 
evento é ter uma boa comunicação. O público precisa saber o que é o seu evento 
e por que vale a pena participar dele. Tudo começa com a escolha correta de uma 
identidade visual: cores, fontes, texturas, símbolos e imagens devem refletir os 
valores do evento e da (s) marca (s) envolvida (s). Essa identidade deve ser coesa 
em todos os materiais e pontos de contato com o público: site, convites, materiais 
de divulgação, uniformes, redes sociais, e-mails e aplicativos. Tão importante 
quanto a identidade visual, a definição de persona te ajudará a estabelecer uma 
linguagem, um tom de voz, os melhores termos, conteúdos e canais para se 
comunicar com o seu público.
112
UNIDADE 2 | GERENCIAMENTO, CONTROLE E TÉCNICAS PARA O GESTOR NA LOGÍSTICA DE EVENTOS
Comportamento
Seu staff está orientado a como interagir com o seu público? O mínimo que 
se espera é eficiência, além de boa vontade, mas que outras atitudes aproximarão 
seu público da sua marca, mais uma vez, tornando a experiência memorável?
Estratégia
Com objetivos claros, entendimento do público e branding conceituado, 
é hora de partir para a estratégia, que é, na prática, o seu plano de ação. Aqui, 
coerência é a palavra de ordem. Suas escolhas devem estar alinhadas com tudo o 
que foi identificado e definido previamente. Como você pretende gerar valor para 
o seu público, mantendo-se alinhado à identidade e direcionado aos objetivos?
No seu site, ou em qualquer material de divulgação, destaque os principais 
atrativos para o seu público. O objetivo é disseminar conteúdo científico? Divulgue 
os resumos dos trabalhos. O objetivo é gerar negócios? Divulgue seus expositores. É 
motivacional? Dê voz aos participantes e permita que eles compartilhem seus momentos 
no evento. Seu objetivo é promover o networking? Talvez o coffee-break não seja a forma 
mais eficiente para os mais tímidos. Como você gera valor para esses participantes? 
Nosso Matchmaking pode ser um canalizador para o alcance do resultado.
Se um dos seus valores é a sustentabilidade, possivelmente, optará por 
utilizar um aplicativo de eventos ao invés de materiais impressos. Se você está 
organizando um congresso médico, para um público com perfil mais sênior 
e conservador, provavelmente, adotará uma linguagem mais formal, trará 
palestrantes renomados e optará por programações sociais, como almoços e 
jantares. Já se você está organizando um evento de tecnologia, para um público 
jovem e conectado, provavelmente, adotará uma comunicação mais coloquial, 
oferecerá uma programação mais criativa e atividades sociais mais descontraídas, 
como é o caso dos happy hours.
Qual o público que seu expositor espera? Onde você irá divulgar seu 
evento para encontrar esse público? Seus canais de comunicação estão sendo 
eficazes? Como você avalia? Todas essas questões devem ser levantadas ao longo 
da estratégia para o evento.
Conclusão
Vimos que um bom planejamento de eventos é complexo e considera 
inúmeras variáveis para que você consiga, no fim, alcançar seus objetivos e 
oferecer uma experiência memorável aos participantes. Tudo isso, cumprindo um 
cronograma e respeitando seu orçamento.
A jornada é árdua, mas extremamente gratificante, quando você consegue 
ver tudo sair do papel exatamente como você esperava.
FONTE: MOSER, G. Planejamento de eventos: conheça as melhores estratégias para um evento 
de sucesso. 2019. Disponível em: https://www.moblee.com.br/blog/planejamento-de-eventos/. 
Acesso em: 18 fev. 2020.
113
RESUMO DO TÓPICO 3
Neste tópico, você aprendeu que:
• O planejamento de um evento tem, como bases, o desenvolvimento de qualquer 
atividade, gerenciamento e a implantação de um projeto.
• Em um planejamento de evento, existem fases que estão distribuídas: Concepção 
do evento – incorporação da ideia, pré-evento; Planejamento e organização, 
realização do evento; Execução e pós-evento, avaliação e encerramento.
• A concepção do evento é a ideia principal para a realização e a viabilidade do projeto.
• O pré-evento é dividido em: serviços iniciais, serviços de secretaria e 
detalhamento do projeto.
• O pós-evento é onde ocorre a finalização, com as seguintes fases: serviços da 
secretaria, divulgação do evento, serviços complementares e análise e avaliação.
Ficou alguma dúvida? Construímos uma trilha de aprendizagem 
pensando em facilitar sua compreensão. Acesse o QR Code, que levará ao 
AVA, e veja as novidades que preparamospara seu estudo.
CHAMADA
114
1 Na realização de um evento, o gestor deverá estar atento a alguns princípios 
para que o projeto ocorra de forma correta. Apresente quais são eles e 
contextualize.
2 A concepção do evento é a fase da ideia do projeto, portanto, verifica-se 
a sua viabilidade. Dessa forma, são necessárias ações de planejamento. 
Classifique V para sentenças verdadeiras e F para sentenças falsas em 
relação à concepção do evento:
( ) Realizar reconhecimento das necessidades do evento.
( ) Elaborar alternativas para que as necessidades sejam supridas.
( ) Identificar os objetivos específicos do evento.
( ) Realização do cadastramento dos fornecedores.
Agora, assinale a alternativa CORRETA:
a) ( ) V – V – V – F.
b) ( ) V – F – V – F.
c) ( ) F – V – F – V.
d) ( ) F – V – V – V.
3 No planejamento de um evento, é necessária a verificação de algumas 
necessidades antes da implantação do projeto. Assim, é possível realizar 
a tomada de decisão. Analise as sentenças a seguir em relação ao serviço 
inicial de um evento:
I- Verificar empresas e entidades que possuam interesse de patrocínios.
II- Definir a responsabilidade dos profissionais e prestadores de serviços 
envolvidos apenas no pré-evento.
III- Necessidade de abertura de conta bancária especial para o evento.
Agora, assinale a alternativa CORRETA:
a) ( ) Apenas a afirmativa I está correta.
b) ( ) As afirmativas I e II estão corretas.
c) ( ) As afirmativas I e III estão corretas.
d) ( ) As afirmativas II e III estão corretas.
4 No fim e/ou durante um evento, o gestor precisa ter alguns instrumentos de 
controle para identificar a satisfação dos participantes. Apresente quais são.
AUTOATIVIDADE
115
UNIDADE 3
CONSTRUÇÃO E AVALIAÇÃO DA 
LOGÍSTICA DE EVENTOS
OBJETIVOS DE APRENDIZAGEM
PLANO DE ESTUDOS
A partir do estudo desta unidade, você deverá ser capaz de:
• conhecer processos e controles da logística de evento; 
• analisar meios para a montagem de um evento;
• desenvolver um modelo de avaliação para a logística de eventos.
Esta unidade está dividida em três tópicos. No decorrer da unidade você 
encontrará autoatividades com o objetivo de reforçar o conteúdo apresentado.
TÓPICO 1 – CONTROLE DE LOGÍSTICA DOS EVENTOS
TÓPICO 2 – MONTAGEM E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
TÓPICO 3 – AVALIAÇÃO DA LOGÍSTICA DE EVENTOS
Preparado para ampliar seus conhecimentos? Respire e vamos 
em frente! Procure um ambiente que facilite a concentração, assim absorverá 
melhor as informações.
CHAMADA
116
117
TÓPICO 1
CONTROLE DE LOGÍSTICA DOS EVENTOS
UNIDADE 3
1 INTRODUÇÃO
Independentemente do que a empresa oferece de serviços ou produtos, é 
natural que haja controle, seja de armazenamento, financeiro, entrada e saída de 
pessoas, produtos, transporte e assim em diante. Cada organização possui o seu 
modelo de controle para garantir as necessidades desenvolvidas. Na logística de 
eventos, não é diferente, portanto, o controle é essencial para que o gestor tenha 
noções dos custos que podem ocorrer através dos controles logísticos. 
Nesta unidade, verificaremos as necessidades para que o processo de um 
evento seja realizado de forma correta, para que a montagem de um evento tenha 
as necessidades básicas para que ocorra. Ainda, para finalizar, a avaliação de todo 
o processo realizado, seja pelos convidados, participantes, turistas etc.
2 CONTROLES
Para o entendimento de como realizar os processos em um evento, é 
necessário aprender alguns conceitos referentes ao controle. Independentemente 
de qual está sendo utilizado, está presente em todos os ramos de negócio, como 
no nosso cotidiano, ou seja, precisamos controlar nossas finanças, horários de 
início e término do nosso trabalho, entre outras situações individuais.
 
Segundo Chiavenato (2014), o conceito de controle possui diferenciados 
significados, ou seja, conferir, verificar, exercer autoridade sobre alguém, regular, 
comparar critérios. O autor possui um entendimento mais amplo sobre controle, 
dividido em três situações:
• Controle como função restritiva e coercitiva: tem, como função, coibir ou 
restringir alguns tipos de desvios considerados indesejáveis, ou comportamentos 
não aceitos pela comunidade. Com relação a um evento, podemos considerar 
pessoas que passam do limite ou que desejam criar alguma confusão na 
multidão. Pode-se dizer, também, que um diplomata, por ter imunidade 
diplomática, pode querer ordenar situações antiéticas. No entanto, esse tipo 
de controle tem um perfil negativo e restritivo que, muitas vezes, pode ser 
interpretado como manipulação, inibição, coerção e delimitação. Também 
conhecido como controle social, na maioria das vezes, utilizado na sociedade e 
nas organizações para inibir o individualismo e a liberdade das pessoas. 
UNIDADE 3 | CONSTRUÇÃO E AVALIAÇÃO DA LOGÍSTICA DE EVENTOS
118
• Controle como um sistema automático de regulação: esse modelo de controle 
geralmente é usado em um sistema automático para o funcionamento 
constante. Podemos dizer que esse sistema de controle pode ser usado nas 
entradas de estádios, ou em portões para shows, que utilizam algum cartão 
magnético para poder acessar o local do evento. Esse modelo de controle 
pode identificar alguma pessoa que esteja querendo acessar com um cartão 
falsificado. Conhecido como controle cibernético, é, praticamente, automático 
e autossuficiente na monitoração. 
• Controle como função administrativa: diz respeito ao controle administrativo 
e de todo o processo, como o planejamento, organização e a direção.
Chiavenato (2014, p. 511) destaca que o controle “é a função administrativa 
que monitora e avalia as atividades e resultados alcançados, assegurando que o 
planejamento, a organização e a direção sejam sucedidos”.
A administração de um evento necessita de planejamento, organização, 
direção, e o controle é que realiza a distribuição para todos os níveis da empresa. 
Observe, a seguir, os três níveis de controle organizacional: 
QUADRO 1 – NÍVEIS DO CONTROLE ORGANIZACIONAL
Nível 
Organizacional
Tipo de 
Planejamento Conteúdo Tempo Amplitude
Institucional Estratégico Genérico e Sintético.
Direcionado a 
longo prazo.
Leva em 
consideração a 
organização como 
um todo.
Intermediário Tático Menos genérico e mais detalhado.
Direcionado a 
médio prazo.
Leva em 
consideração 
cada unidade 
organizacional 
separadamente.
Operacional Operacional Detalhado e analítico.
Direcionado a 
curto prazo.
Aborda cada 
operação 
individualmente.
FONTE: Adaptado de Chiavenato (2014)
O nível institucional considera o controle estratégico, já o nível 
intermediário, consequentemente, possui os controles táticos. Além de estarem 
entrelaçados, o processo é idêntico para todos os três níveis, ou seja, avaliar e 
monitorar todas as atividades que estão sendo realizadas na organização de um 
evento (CHIAVENATO, 2014).
Observe, a seguir, o que cada nível exerce como função no controle de 
uma atividade, seja de serviço ou de produto:
TÓPICO 1 | CONTROLE DE LOGÍSTICA DOS EVENTOS
119
FIGURA 1 – NÍVEIS DE CONTROLE
FONTE: Adaptado de Chiavenato (2014)
Com relação aos níveis de controle, é necessário que a equipe esteja 
sincronizada nos três níveis, pois a necessidade de controlar todas as etapas 
de um evento poderá gerar satisfação ao cliente, que está usufruindo, seja na 
realização de uma viagem, casamento, formatura etc.
É possível considerar que todos esses controles, dependendo do que se 
está oferecendo em relação a um evento, trazem grandes responsabilidades para 
o gestor em qualquer um dos níveis. Independentemente do porte da empresa, 
é necessário seguir o planejamento de acordo com o que foi tratado no nível 
institucional ou, também, no nível da gestão ou diretoria. 
Nível Institucional
Nível Institucional
Nível Institucional
UNIDADE 3 | CONSTRUÇÃO E AVALIAÇÃO DA LOGÍSTICA DE EVENTOS
120
• Controle Estratégico: direcionado para a cúpula da organização, constitui o controle, 
desempenho e os resultados da empresa,portanto, necessário para verificar a 
viabilidade do evento que será proposto e, após, as análises dos resultados.
• Controles Táticos: efetuados pelo nível intermediário, estão relacionados a 
cada unidade da empresa, sejam setores, departamentos ou equipes. 
• Controles Operacionais: direcionados para a operação do evento, como a montagem, 
desmontagem, realização de ações corretivas, orientação etc., que possuem as 
seguintes características: a) ser esperada - prevista em regras e procedimentos já 
delimitados; b) ser impessoal – o objetivo é fazer as correções sem ter a necessidade 
de punição nas pessoas; c) ser imediata – aplicar logo que identificada; d) ser 
consistente – toda a equipe deverá seguir as regras e regulamentos; e) ser limitada ao 
propósito – aplicar ações, disciplinar, se necessário, e retornar à atitude normal; f) ser 
informativa: proporcionar as devidas orientações sobre os mais diversos assuntos 
que podem ou não ser realizados.
Para saber mais sobre os controles estratégicos, táticos e operacionais, é 
possível acessar a biblioteca on-line da página 512 a 516: CHIAVENATO, I. Administração 
nos novos tempos: os novos horizontes em administração. 3. ed. Baueri: Manole, 2014.
DICAS
O controle é a quarta função da administração, ou seja, constitui em 
corrigir e medir o desempenho das ações realizadas que, consequentemente, 
seguem os objetivos organizacionais estabelecidos no planejamento institucional. 
Lembrando que o controle está direcionado a todas as estruturas e níveis 
organizacionais. Pode-se dizer que existem os controles estratégicos, táticos e 
operacionais (CHIAVENATO, 2014).
O controle visa alcançar duas finalidades: corrigir as falhas ou erros existentes 
e prevenir a ocorrência de novas falhas ou erros no futuro. Para ser eficiente e eficaz, 
o controle precisa possuir as seguintes características: orientação estratégica para 
resultados, compreensão, orientação para as exceções, flexibilidade, autocontrole, 
natureza positiva e incentivadora e clareza e objetividade.
Para controlar todos os aspectos possíveis de uma empresa, existe a 
necessidade de criar procedimentos administrativos. Observe, a seguir, como 
pode ser gerenciado um evento que tem ênfase nos processos logísticos:
TÓPICO 1 | CONTROLE DE LOGÍSTICA DOS EVENTOS
121
QUADRO 2 – CONTROLES ORGANIZACIONAIS
Padronizar o desempenho. Através de inspeções, pesquisas, supervisões, procedimentos escritos ou através de algum sistema.
Padronizar a qualidade dos 
produtos e serviços oferecidos.
Treinamento pessoal, inspeções, verificações, controle estatístico 
de qualidade e um sistema de recompensa e incentivos.
Proteger os bens de abusos, 
desperdícios e roubos.
Busca-se utilizar registros escritos ou eletrônicos, 
inspeções, levantamento e procedimentos de auditoria e 
divisão da responsabilidade.
Limitação do nível de 
autoridade.
Através da descrição de cargos, diretrizes e políticas, regras e 
regulamentos e sistemas de auditoria.
Avaliar e dirigir o desempenho 
das pessoas.
Através de sistemas de avaliação do desempenho pessoal, 
supervisão direta, vigilância e registros.
Meios preventivos para 
o alcance dos objetivos 
organizacionais.
Através da articulação de objetivos em um planejamento, 
uma vez que ajudem a definir o escopo apropriado e a 
direção do comportamento dos funcionários.
FONTE: Adaptado de Chiavenato (2014)
De certa forma, os controles organizacionais apresentados demonstram 
como é completo um controle. Ainda, há a necessidade de os funcionários 
possuírem conhecimento, fato importante para a qualidade da prestação de 
serviço e, principalmente, do atendimento profissional quando se planeja um 
evento. Todos os aspectos apresentados podem ser usados em qualquer tipo de 
empresa, no entanto, deve-se adaptar de acordo com o ramo de negócio. 
Nos links a seguir, você encontrará exemplos de como efetuar um controle 
em eventos: https://blog.doity.com.br/como-controlar-a-entrada-e-saida-de-pessoas-em-
seu-evento-2/ e https://blog.sympla.com.br/qual-a-melhor-forma-de-controlar-a-entrada-
de-participantes-no-meu-evento/.
DICAS
2.1 PROCEDIMENTOS PARA O CONTROLE
O controle tem, como finalidade, assegurar, em um evento, tudo o que 
foi planejado antecipadamente, com a necessidade de ajustes. O controle, em sua 
essência, demonstra, ao gestor, a verificação do serviço que está sendo executado, 
ou seja, se está alcançando ou não o que foi planejado.
 
Segundo Chiavenato (2014, p. 515), “o controle consiste, basicamente, em 
um processo que guia a atividade exercida para um fim brevemente determinado”. 
A seguir, serão apresentadas as etapas para um processo de controle, segundo 
Chiavenato (2014):
UNIDADE 3 | CONSTRUÇÃO E AVALIAÇÃO DA LOGÍSTICA DE EVENTOS
122
• Determinação de objetivos ou padrões à performance: nos eventos, ou em 
qualquer outro tipo de negócio, há a necessidade de criar os objetivos que 
devem ser alcançados de acordo com o planejamento efetuado, ou seja, normas 
e metas são fundamentais.
• Avaliação ou mensuração da performance atual: nesta etapa, é fundamental 
verificar o desempenho do evento, portanto, avaliar os resultados de acordo 
com os padrões. Caso haja alguma correção a realizar, deverá ser seguida de 
acordo com os objetivos. Para algumas pessoas, a mensuração pode significar 
uma motivação ou uma ameaça, portanto, a avaliação deve atuar como auxílio 
para um desempenho satisfatório, e não apenas quando ocorre um mau 
desempenho no que se está realizando. 
• Comparação da performance atual com os objetivos ou padrões determinados 
e aprovados: na comparação dos resultados com os objetivos e padrões já 
determinados, seguem duas situações: 1) os resultados são os controles sobre 
os fins, 2) o desempenho é a execução da operação monitorada e acompanhada 
no alcance dos objetivos padrões. Na realização das tarefas, são normais 
variações, dessa forma, é importante determinar limitações para a variação, que 
poderá ser aceita ou não como normal. O controle, geralmente, separa o que é 
normal e excepcional, realizando a correção apenas nas exceções. Existem três 
possibilidades para a comparação do desempenho ou resultado de um evento 
de acordo com os objetivos: a) Conformidade ou aceitação – os resultados 
alcançaram plenamente o que foi determinado nos padrões; b) Região de 
aceitação – apesar de um leve desvio de acordo com os padrões, a atividade 
está dentro da tolerância, dessa forma, é aceita, mesmo que a conformidade 
não esteja totalmente dentro das normas padronizadas; c) Rejeição ou não 
aceitação – no caso, observam-se os desvios dos padrões acima da tolerância 
em relação aos padrões, dessa forma, o resultado é rejeitado e, portanto, será 
necessário tomar uma ação corretiva.
O resultado somente é observado através de gráficos, relatórios, índices, 
porcentagens, estatísticas e medidas realizados através de uma avaliação. A 
seguir, há um exemplo de como estabelecer um controle de limitações de acordo 
com os padrões.
TÓPICO 1 | CONTROLE DE LOGÍSTICA DOS EVENTOS
123
FIGURA 2 – ESTABELECIMENTO DE LIMITAÇÕES DE ACORDO COM OS PADRÕES
FONTE: Adaptado de Chiavenato (2014)
• Tomar decisões e ações retificadoras quando ocorrer alguma anormalidade 
ou desvio na atividade planejada: na fase, são tomadas as decisões necessárias 
para realizar a correção das atividades, de acordo com os passos a seguir: a) 
estabelecer os níveis de variações que ocorrem, ou seja, através dos resultados, 
verificar se estão acima ou abaixo dos objetivos e padrões estabelecidos; b) 
os funcionários que realizam as atividades, que procedem o resultado final, 
devem estar sempre informados e comunicados dos desvios e das correções; 
c) as informações devem ser reforçadas para o resultado ser de acordo com as 
normas e padrões. 
A seguir, pode-se perceber que as etapas são dependentes, ou seja, se, a 
partir do planejamento, ocorrem distorções, é necessário realizar as análises e, se 
preciso, fazer as correções de acordo com os padrõese performances.
UNIDADE 3 | CONSTRUÇÃO E AVALIAÇÃO DA LOGÍSTICA DE EVENTOS
124
FIGURA 3 – ETAPAS DO CONTROLE
FONTE: Adaptado de Chiavenato (2014)
A seguir, observaremos os destaques dos ciclos e as etapas para o processo 
de controle, visto que este é algo contínuo e repetitivo. No entanto, por mais 
que exista a necessidade do controle, muitas vezes, ocorrem anormalidades que 
devem ser corrigidas pelo gestor. Temos a definição dos objetivos que, muitas 
vezes, precisa ser ajustada de acordo com os padrões, após a realização da aferição 
dos resultados e, caso necessário, será feita uma ação corretiva. 
FIGURA 4 – CICLO E ETAPAS DE CONTROLE
FONTE: Adaptado de Chiavenato (2014)
TÓPICO 1 | CONTROLE DE LOGÍSTICA DOS EVENTOS
125
O processo de controle é cíclico e repetitivo, constituído por quatro etapas. 
Segundo Chiavenato (2014):
• A primeira segue a necessidade de criar padrões ou objetivos para uma referência 
ou marco, podendo ser divididos em: qualidade, quantidade, tempo e custo.
• A segunda é através da avaliação do desempenho, ou seja, observa-se se os 
resultados estão seguindo os padrões planejados, e quais correções serão 
efetuadas, se necessárias.
• A terceira está direcionada à comparação do desempenho com os resultados 
padronizados, que seguem três categorias no controle: pré-controle, controle 
simultâneo e controle por retroação. 
• Por fim, temos a quarta etapa, que é a ação corretiva, buscando manter as 
operações de acordo com a padronização planejada, a fim de que os objetivos 
sejam atingidos.
Acesse o site a seguir, faça a leitura e assista ao vídeo para criar metas e 
controles em um evento: https://blog.doity.com.br/metas-para-eventos/.
DICAS
2.2 CARACTERÍSTICAS DO CONTROLE
Para a execução do controle eficaz em um evento, o gestor deve 
compreender a necessidade de um sistema eficiente, seja manual ou automático.
Segundo Rodrigues (2016), existem dois tipos de controle: o automático e 
o manual. O controle manual, basicamente, é controlado por modos e dispositivos 
manuais, geralmente, são usados papéis, cartazes e folhas. Já o controle 
automático está mais direcionado para empresas, pois, pela quantidade de 
produtos fabricados, seria muito difícil fazer todo o controle de um almoxarifado, 
por exemplo. Dessa forma, o mais indicado é aquele que melhor contempla a 
organização, portanto, precisa haver o investimento (RODRIGUES, 2016).
Para que haja eficiência do controle em um determinado evento, são 
necessários alguns aspectos descritos por Chiavenato (2014):
UNIDADE 3 | CONSTRUÇÃO E AVALIAÇÃO DA LOGÍSTICA DE EVENTOS
126
• Orientação estratégica para resultados: o controle deve apoiar planos estratégicos e 
focalizar as atividades essenciais que fazem a real diferença para a organização).
• Compreensão: o controle deve apoiar o processo de tomada de decisões, 
apresentando termos compreensíveis.
• Orientação rápida para as exceções: o controle deve indicar os desvios 
rapidamente, através de uma visão panorâmica sobre onde as variações estão 
ocorrendo e o que deve ser feito para corrigi-las adequadamente.
• Flexibilidade: o controle deve proporcionar um julgamento individual e que 
possa ser modificado para adaptar-se a novas circunstâncias e situações.
• Autocontrole: o controle deve proporcionar confiabilidade, boa comunicação e 
participação entre as pessoas envolvidas.
• Natureza positiva: o controle deve enfatizar o desenvolvimento, mudança e 
melhoria, devendo alavancar a iniciativa das pessoas e minimizar o papel da 
penalidade e das punições.
• Clareza e objetividade: o controle deve ser imparcial e acurado para todos, devendo 
ser respeitado como um propósito fundamental, que é a melhoria do desempenho.
A tendência da organização é identificar como podem ser aprimorados os 
controles e, para isso, há a necessidade de investimentos em tecnologias. 
2.3 PLANEJAMENTO E CONTROLE FINANCEIRO 
PARA EVENTOS
Lembrando que não estamos nos direcionando para um único tipo de 
evento, mas, de certa forma, o planejamento financeiro é indispensável para 
que o evento tenha, como resultados, os lucros. É sabido que, quando a empresa 
promove um evento, seu maior objetivo está relacionado aos custos, para que sejam 
minimizados, dessa forma, a lucratividade é maior, no entanto, o planejamento e 
o controle financeiro devem ser essenciais.
 
Segundo Bateman e Snell (1998, p. 28), “o planejamento é uma forma 
de atingir objetivos através de estratégias de negócios e corporativas. Assim, é 
necessário saber a atual situação da empresa, além de determinar metas a serem 
alcançadas para que o futuro da organização seja promissor”. Pode-se dizer que 
o planejamento e o controle financeiro são métodos para administrar as finanças 
e a movimentação de dinheiro.
Para que o evento seja um sucesso, Gitman (2010, p. 105) diz que “os 
planejamentos de caixa e de lucros são pontos principais para que ocorra um 
planejamento eficaz para uma boa gestão financeira”. O fluxo de caixa, por 
exemplo, tem a função de demonstrar as entradas e saídas de dinheiro da empresa. 
É planejado, normalmente, para curto prazo.
TÓPICO 1 | CONTROLE DE LOGÍSTICA DOS EVENTOS
127
Na execução do planejamento e controle financeiro, são observadas, nas 
finanças do evento, uma projeção dos custos e receitas esperadas, para que os 
lucros sejam suficientes para a realização dos mais diversos pagamentos e que, 
no fim, haja uma porcentagem de sobras para o regime de competência da 
organização (GITMAN, 2010).
A necessidade do controle financeiro determina a tomada de decisões 
de empréstimos ao banco, para comprar ou não equipamentos para a 
realização de um evento.
 
Gitman (2010, p. 250) destaca o seguinte: “os planos financeiros e 
orçamentos oferecem informações estruturadas e adequadas para atingir os 
objetivos da empresa e coordenar as diversas atividades da empresa”.
Para que o controle financeiro seja um sucesso, a empresa e o gestor do 
evento precisam buscar patrocinadores, financiamentos, receitas que garantam 
a sustentabilidade do negócio. Portanto, qualquer que seja o tipo de evento, são 
fundamentais o planejamento e o controle financeiro.
2.4 CONTROLE DE MATERIAIS E EQUIPAMENTOS 
PARA EVENTOS
Nos eventos, empresas prestadoras de serviços e produtos possuem 
um estoque para não ocorrerem problemas, como falta de insumos e materiais 
necessários. É preciso lembrar que nem sempre todos os insumos ou produtos 
são de fácil aquisição. Vamos supor que, em um cruzeiro marítimo, o navio esteja 
longe da costa, com, aproximadamente, 5.000 pessoas, e acaba algum insumo, 
como alimentação, produtos de higiene etc. Provavelmente, as pessoas passarão 
alguma necessidade.
Do ponto de vista de Viana (2002), o estoque é representado por matérias-
primas, insumos e materiais. Já para Gasnier (2010), o termo materiais é direcionado 
a algum evento ou a diversas categorias, como matéria-prima, materiais 
complementares, componentes (peças sobressalentes para equipamentos de som, 
imagem, luz etc.), ingredientes, insumos, materiais para o processo, embalagens, 
materiais para expedientes, ferramentas, veículos, instrumentos etc.
A logística de controle, seja de estoque ou de distribuição, tem a função 
de abastecer todo o processo do evento. É preciso atender convidados, clientes, 
turistas, palestrantes, atores, cantores etc.
Para que a gestão de materiais seja eficiente na logística de um evento, 
Gasnier (2010) sugere alguns itens que são necessários para o gerenciamento do 
fluxo da cadeia de suprimentos:
UNIDADE 3 | CONSTRUÇÃO E AVALIAÇÃO DA LOGÍSTICA DE EVENTOS
128
• Estabelecer o que manter de materiais e/ou insumos em estoque e, 
principalmente, identificá-los.
• Estabelecer quando reabastecer (necessidade de gerenciamento de quando 
realizar o abastecimento dos materiais necessários). 
• Estabelecer quanto demandar (determinação da quantidade a ser solicitada).
• Informar, aos setores de compras e produção do evento, a necessidade do 
processo deabastecimento.
• Responsabilidade de receber, estocar e suprir os insumos, de acordo com a 
solicitação do que está acontecendo no evento.
• Controlar, por meios de inventários, os saldos do estoque.
• Equipamentos e/ou materiais obsoletos devem ser retirados do estoque para 
abrir espaço para outras necessidades.
Já temos o entendimento do que são matérias, seja para consumo ou utilizadas 
em um determinado evento, no entanto, precisamos conhecer o que é um estoque.
Fernandes (1984) destaca que o estoque é um meio de manter uma 
quantidade de insumos e materiais disponíveis para uso imediato. Para Moreira 
(1996, p. 463), entende-se, por estoque:
 
Quaisquer quantidades de bens físicos que sejam conservados, de 
forma improdutiva, por algum intervalo de tempo. Constituem 
estoques tanto os produtos acabados, que aguardam venda ou 
despacho, como matérias-primas e componentes, que aguardam 
utilização na produção.
De certa forma, controlar o estoque é necessário para que um evento ocorra, 
atendendo às necessidades do cliente. Garante a estabilidade no atendimento e, 
principalmente, na manutenção dos equipamentos e serviços que são solicitados. 
Como existem itens em comum, e de acordo com o tipo de evento, vale lembrar 
que, ao realizar a compra em grandes quantidades, o valor unitário dos produtos 
e/ou insumos tende a diminuir, com minimização dos custos.
Acesse o site a seguir para conhecer sistemas que podem controlar o 
estoque de um evento: https://www.techtudo.com.br/tudo-sobre/sistema-de-controle-
de-estoque-para-locacao-e-eventos.html.
DICAS
TÓPICO 1 | CONTROLE DE LOGÍSTICA DOS EVENTOS
129
Existem ferramentas que podem ser usadas para controlar determinadas 
situações em um evento. No link a seguir, busque mais conhecimento sobre o assunto: 
https://www.moblee.com.br/blog/ferramentas-para-gestao-de-eventos/.
DICAS
O gestor da promoção de eventos, independentemente de onde for 
realizado o evento, deverá ter conhecimento e controle sobre a gestão de materiais, 
pois deverá estar em sincronia com todo o processo. Portanto, a questão é controlar 
os insumos de acordo com a quantidade de pessoas que fará parte do evento.
 
O planejamento é fundamental para que todo o processo seja eficaz, 
pois uma quantidade errada pode aumentar os custos. Ainda, podem faltar 
equipamentos, materiais, espaço e alimentação.
O gestor precisa estar atento às necessidades e seguir de acordo com o que foi 
planejado. Claro que, em muitos momentos, existem alguns problemas que ocorrem 
durante o evento, mas é essencial seguir as normas estratégicas, táticas e operacionais.
UNIDADE 3 | CONSTRUÇÃO E AVALIAÇÃO DA LOGÍSTICA DE EVENTOS
130
LEITURA COMPLEMENTAR
O PASSO A PASSO ESSENCIAL PARA FAZER UM CONTROLE DE ESTOQUE
1. Registrar tudo (que chega e que sai, mercadorias e insumos): significa criar 
um cadastro para cada item e atualizar, conforme houver alguma mudança 
de status, contendo informações como código e descrição, datas de aquisição 
e de venda, além do preço pelo qual cada item foi vendido. Seja qual for o seu 
sistema (manual ou automático), o item é OBRIGATÓRIO. 
2. Cheque seus registros: parece um detalhe besta, mas muitas empresas não 
fazem isso e acabam tendo problemas sérios quando descobrem que algo está 
errado com os valores. Uma dica é implementar algum sistema de “Inventário 
Rotativo”. Assim, o próprio sistema escolhe diariamente itens para checar e 
poderá detectar eventuais erros.
3. Atenção aos produtos perecíveis: se eles estragarem antes que você venda, você 
terá prejuízo. Por isso, não deixe de considerar esse detalhe quando planejar 
suas compras com fornecedores.
4. Cuide também da organização do espaço físico: se você tem um estoque, precisa 
garantir que a mercadoria desejada seja facilmente encontrada no seu espaço. 
De nada adianta você ter todas as informações sobre o produto se não consegue 
achá-lo com agilidade quando precisa. A organização permite que você avalie, 
com precisão, o espaço que precisa, ganhe tempo e evite gastos extras.
5. Estabeleça processos de controle de estoque: para evitar falhas, o melhor é 
definir rotinas claras de atualização das ferramentas de controle. Por exemplo: 
toda vez que um produto for vendido, entrar imediatamente na planilha ou no 
sistema, atualizar o status do produto e o estoque disponível na loja.
6. Envolva a equipe toda no processo: de que adianta investir em um sistema novo 
se nem sua equipe (e, muitas vezes, nem você) saberá usá-lo da forma correta?
7. Mapeie e integre sua operação: se você faz controle de estoque, também 
controla dados sobre as vendas do seu negócio. Assim, você ganha sabendo, 
com exatidão, quais são os produtos com maior e menor saída e com que 
frequência cada item tem que ser reposto. Descobrir é simples: basta analisar 
o histórico de vendas. A integração também possibilita sinergia com sua área 
de marketing e vendas para, por exemplo, realizar promoções de queima de 
estoque quando há muito produto parado, ou investir naquele produto que 
tem muita demanda.
8. Programe as compras com fornecedores: crie um calendário com as datas de 
compra para cada item. Sistemas específicos para o controle de estoque podem 
até enviar alertas quando chegar a hora de fazer a reposição.
Lembre-se: o sucesso do seu negócio depende de uma série de eventos 
encadeados, e qualquer erro pode ter um custo alto. Então, não deixe de fazer o 
seu controle de estoque.
FONTE: ENDEAVOR. 8 dicas para não errar no controle de estoque: o passo a passo essencial 
para fazer um controle de estoque. 2015. Disponível em: https://endeavor.org.br/operacoes/
controle-de-estoque/. Acesso em: 26 maio 2020.
131
RESUMO DO TÓPICO 1
Neste tópico, você aprendeu que:
• O controle é necessário para que todo o processo de um evento possa ocorrer 
de forma correta.
• O controle está dividido em estratégico, tácito e operacional.
• No controle, existe um ciclo que, quando ocorrem erros, deve voltar ao início e 
solucionar o problema. 
• Para a eficiência do controle, existem alguns aspectos necessários: Orientação 
estratégica para resultados; Compreensão; Orientação rápida para as exceções; 
Flexibilidade; Autocontrole; Natureza positiva; e Clareza e objetividade.
132
1 Seja qual for o ramo de negócio, o controle é importante para que haja equilíbrio 
em relação ao que se está planejamento. Dessa forma, são apresentadas três 
situações. Apresente quais são, de acordo com Chiavenato (2014).
2 Quais os níveis de controle que as organizações devem ter de acordo com o 
planejamento do evento?
3 Analise as sentenças a seguir com relação à função do controle de uma atividade:
I- O controle estratégico está relacionado a longo prazo.
II- O controle tácito está a médio prazo.
III- O controle operacional possui ênfase na eficiência. 
IV- O controle estratégico está relacionado ao processo.
V- O controle tácito aborda cada departamento ou unidade organizacional. 
Agora, assinale a alternativa CORRETA:
a) ( ) Apenas as afirmativas I, II e IV estão corretas.
b) ( ) Apenas as afirmativas II, III e V estão corretas.c) 
c) ( ) Apenas as afirmativas I, II, III e V estão corretas.
d) ( ) Apenas as afirmativas III e IV estão corretas.
4 Com relação ao fluxo de gerenciamento da cadeia de suprimentos, classifique 
V para as sentenças Verdadeiras e F para as sentenças Falsas:
( ) Os materiais e insumos devem ser identificados.
( ) O gerenciamento deve ser apenas voltado para estabelecer as necessidades 
secundárias.
( ) Deve-se verificar o quanto deverá ser demandando por um produto ou serviço.
( ) Por meios de inventários, pode-se obter um controle dos saldos dos estoques.
Agora, assinale a alternativa CORRETA:
a) ( ) V – F – V – V. 
b) ( ) V – F – F – V.
c) ( ) F – V – F – F. 
d) ( ) F – F – V – F.
AUTOATIVIDADE
133
TÓPICO 2
MONTAGEM E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
UNIDADE 3
1 INTRODUÇÃO
Aniversários, casamentos, batismos, shows ou qualquer outro tipo de 
evento corporativo precisam ter umplanejamento, com muita organização, por 
parte do gestor e de toda a equipe que fará parte.
 
Independentemente do tipo de evento, a estrutura montada demanda 
uma série de ferramentas, equipamentos e pessoal para a realização. Decoração, 
conforto e diversão dos participantes serão avaliados de acordo com as 
expectativas e satisfação.
Organizar um evento sempre será um desafio para o gestor, pois existem 
muitas variáveis que estão no processo de desenvolvimento, ou seja, é preciso 
buscar muitos fornecedores, identificar qual é a melhor logística e, principalmente, 
atender aos anseios dos participantes.
 
Neste tópico, serão apresentadas algumas noções de montagem 
e organização de um evento, portanto, é necessário ter conhecimento do 
planejamento, controle e os objetivos que serão desenvolvidos.
2 ESTÁGIO PARA PROCEDIMENTOS DE UM EVENTO
É importante que o gestor possua um mapeamento dos estágios para 
que o evento seja um sucesso para os convidados, participantes, turistas, 
celebridades, atores etc.
Segundo Gutierrez Fortes e Ramos Silva (2011), quando se atinge, de forma 
simplificada, o planejamento, é preciso indicar em que nível uma empresa está, 
além de direcionar para o futuro, desenvolvendo táticas, estratégias necessárias 
para o alcance dos objetivos propostos. Quando o planejamento é reconhecido 
como uma ferramenta gerencial, o gestor deve apresentar uma disciplina para 
que sejam alcançados os objetivos planejados.
Lembrando que o planejamento é o “pontapé” inicial para qualquer atividade 
ou qualquer tipo de evento que é proposto, portanto, é essencial que as informações, 
procedimentos, controle etc. estejam alinhados no planejamento inicial.
A seguir, serão apresentados os estágios do processo para o início de um 
determinado evento:
134
UNIDADE 3 | CONSTRUÇÃO E AVALIAÇÃO DA LOGÍSTICA DE EVENTOS
QUADRO 3 – ESTÁGIO I DO EVENTO
C
oo
rd
en
aç
ão
 G
er
al ESTÁGIO I – LEVANTAMENTO DE INFORMAÇÕES
Natureza de Evento Estudo de Viabilidade Decisão de prosseguir
• Fixação de objetivos e justificativas.
• Definição de públicos.
• Estratégias iniciais.
• Temário.
• Análise situacional.
Previsão de 
receitas
Previsão de 
despesas Cronograma geral
Orçamento Geral. Aprovação.
Captação de Recursos Elaboração do Organograma
• Capital inicial ou saldo 
anterior.
• Verba do setor de marketing.
• Inscrições.
• Comercialização do evento.
• Doações.
• Auxílio governamental.
• Merchandising.
• Mídias/anúncios.
• Cotas de patrocínio.
• Parcerias.
Montagem da comissão e 
submissões do evento.
FONTE: Gutierrez Fortes e Ramos Silva (2011, p. 43)
Nesta etapa, é preciso identificar a natureza do evento, além da 
viabilidade econômica, independentemente se é algo apenas social ou que 
gera lucros. Buscar informações é fundamental para que o gestor identifique 
o que as pessoas estão desejando. 
QUADRO 4 – ESTÁGIO II - PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO
ESTÁGIO II – PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO
- Definir, avaliar e escolher as estratégias:
• Tipologia.
• Local.
• Data e duração.
• Programação e formato.
• Cerimonial e protocolo do evento.
• Recursos materiais.
• Recursos humanos. 
• Contratação de serviços de terceiros.
• Infraestruturas interna e externa.
• Tributos, impostos e taxas.
• Mecanismos de divulgação.
• Promoções e atrações.
• Elaboração de todas as atividades a serem 
desenvolvidas.
• Definição de responsabilidades.
• Elaboração de um cronograma para cada 
estágio.
• Elaboração de checklist.
• Elaboração de formas de controle e 
instrumentos de avaliação para todos os 
estágios.
FONTE: Gutierrez Fortes e Ramos Silva (2011, p. 49)
TÓPICO 2 | MONTAGEM E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
135
No segundo estágio, segundo a proposta de Gutierres Fortes e Ramos 
Silva (2011), são as necessidades do planejamento e a organização do evento. 
Neste estágio, são propostos os objetivos para atender às metas determinadas 
no primeiro estágio, sendo que se as etapas foram realizadas corretamente, é 
provável que o evento seja um sucesso.
QUADRO 5 – ESTÁGIO III - EXECUÇÃO
ESTÁGIO III – EXECUÇÃO
Implementação das ações planejadas
• Efetivação do contrato.
• Infraestrutura interna.
• Infraestrutura externa.
• Recursos humanos.
• Recursos materiais.
• Serviços de fornecedores oficiais.
Monitoramento das atividades realizadas Avaliação das atividades implementadas
FONTE: Gutierrez Fortes e Ramos Silva (2011, p. 57)
No estágio III, são realizadas todos as ações planejadas dos estágios 
anteriores, sendo implementadas, acompanhadas e monitoradas pelo gestor do 
evento. Dessa forma, por existirem tarefas mais complexas, o profissional deverá 
ser muito rigoroso e, principalmente, paciente, pois deverá verificar tudo o que 
está sendo realizado, seguindo o planejamento conforme estabelecido. 
QUADRO 6 – ESTÁGIO IV - AVALIAÇÃO E PROCEDIMENTOS FINAIS
ESTÁGIO IV – AVALIAÇÃO E PROCEDIMENTOS FINAIS
Finalização do Evento Elaboração do relatório final
• Desmontagem física da 
infraestrutura.
• Indicações das providências 
finais.
• Conclusão de custos.
• Identificação dos pontos fortes e 
fracos do evento.
• Avaliação do conteúdo técnico e 
científico do evento.
• Identificação dos públicos.
• Definição da qualidade dos 
serviços e infraestruturas interna e 
externa.
• Avaliação dos checklists e 
cronogramas.
• Checagem de orçamentos, 
investimentos e custos.
Feedback
Sugestão de melhorias Descrição de ações 
realizadas
Resultados obtidos
FONTE: Gutierrez Fortes e Ramos Silva (2011, p. 58)
136
UNIDADE 3 | CONSTRUÇÃO E AVALIAÇÃO DA LOGÍSTICA DE EVENTOS
Por fim, temos o estágio IV, que nada mais é que a finalização do evento. São 
desenvolvidas as pesquisas de avaliação com os convidados, participantes, celebridades 
etc. Aqui, são verificados os pontos positivos e negativos de todo o evento.
Para saber mais sobre estratégias e planejamento de eventos, acesse o 
livro digital a seguir: GUTIERRES FORTES, W.; RAMOS SILVA, M. B. Evento: Estratégias de 
planejamento e execução. São Paulo: Summus, 2011.
DICAS
3 MONTAGEM DE EVENTOS
Levando em consideração que já foram efetuados os levantamentos das 
informações e a viabilidade de um evento, é realizada a execução ou montagem. 
A seguir, serão apresentados exemplos de vários modelos de um evento, a fim de 
ilustrar quais procedimentos devem ser realizados para determinadas ocasiões.
Com muitos itens, é necessário um rigoroso controle, como já vimos 
no Tópico 1. Para isso, é necessária a implantação de um instrumento, como o 
checklist, para verificar se todas as atividades estão sendo realizadas de acordo 
com o planejamento.
Conforme Matias (2013, p. 137), “checklist é uma forma de acompanhamento 
que deve orientar o organizador do evento para que todas as providências sejam 
devidamente efetivadas nas distintas fases de planejamento do evento, sendo: pré-evento, 
realização do evento e pós-evento”.
NOTA
Matias (2013) complementa que, na checklist, estão apresentadas as 
providências, tarefas ou necessidades de um determinado evento. Não existe 
um modelo específico de checklist, portanto, o gestor deverá criar um modelo 
para cada tipo de evento, reunidas as necessidades dos setores e pessoas para a 
efetivação da execução.
 
TÓPICO 2 | MONTAGEM E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
137
Galvão e Silva (2014) descrevem que a checklist pode ser considerada um 
formulário de responsabilidade, em que são apresentados os procedimentos 
para a montagem de um evento, seja de forma impressa ou digital. Já existem 
muitos aplicativos que podem ser usados para o controle e checagem de uma 
determinada atividade, como o software de planilhas da Microsoft Excel. Brito e 
Fontes (2002, p. 124) afirmam:
 
Normalmente, para cada supervisão e área de atuação, são elaboradas 
fichas de responsabilidades, que deverão ser preenchidas conforme 
o andamento do processo e as soluções apresentadas. Cada ficha 
de responsabilidade deverá ser desdobrada em checklist específica 
daquela área. Tal prática possibilita a melhor organização, avaliação 
doandamento da operação e o fechamento do evento. De posse de 
todo esse instrumental, o organizador de eventos e sua equipe serão 
capazes de diagnosticar corretamente o evento, avaliar seus pontos 
fortes e fracos e apontar soluções e metas futuras.
Com relação aos formulários de checklist, o intuito da relação está em 
relacionar as tarefas, providências e as necessidades de uma determinada 
operação dentro de um evento. Pode-se dizer que a checklist nada mais é que a 
“lista de verificação” ou a “lista de checagem”. Para a montagem, há os seguintes 
aspectos, segundo Galvão e Silva (2014):
• Supervisão de todos os itens.
• Inspeção e/ou verificação se tudo está sendo providenciado em tempo hábil.
• Setores onde ocorrerão as atividades.
• Setores e pessoas responsáveis pelas atividades.
• Situação ou status quo em que se encontram essas providências e atividades.
É possível se deparar com vários modelos de checagem, mas o intuito final 
é identificar quais os itens que ainda estão em andamento ou finalizados. Todos 
seguem um mesmo sentido, ou seja, o da verificação do status da montagem e da 
organização do evento. A seguir, Matias (2013) demonstra um possível modelo 
de checklist genérico para um determinado evento:
138
UNIDADE 3 | CONSTRUÇÃO E AVALIAÇÃO DA LOGÍSTICA DE EVENTOS
QUADRO 7 – EXEMPLO GENÉRICO DE CHECKLIST
Evento:
Local:
Data:
Hora:
Responsável:
Discriminação Setor/departamento Responsabilidade Conjuntura
Contratação da reserva 
do local Marketing João Em andamento
Contratação de serviços 
gráficos Marketing Carlos Definida
Contratação de serviços 
de som Suprimentos Fabiana Em andamento
Contratação de serviços 
de imagem Marketing Henrique Em andamento
Contratação de decoração Suprimentos Fabiana Em andamento
Contratação de 
recepcionistas Suprimentos João Definida
Listagem de convidados Secretaria Paula Em andamento
Divulgação interna Marketing Henrique Definida
Divulgação oficial para a 
imprensa Marketing Carlos Definida
Verificação e aprovação 
de cada contrato. Coordenação Geral João Carlos e Renata Em andamento
FONTE: Adaptado de Matias (2013)
Matias (2013) ainda apresenta um modelo de checklist para a fase da 
realização do evento.
TÓPICO 2 | MONTAGEM E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
139
QUADRO 8 – CHECKLIST NA FASE DA REALIZAÇÃO DO EVENTO
Setor Atribuições Responsável
1) Secretaria do evento Responsável por todo o apoio 
administrativo do evento, da 
infraestrutura necessária instalada 
no local.
Equipe da secretaria 
(designar todos os 
nomes das secretárias; 
eleger uma líder).
2) Serviços de recepção Responsável pelo clima do evento. Recepcionistas.
3) Sala VIP Responsável pela recepção 
de autoridades, convidados 
especiais, palestrantes etc.
Designar nome.
4) Sala de imprensa Responsável pela recepção da
imprensa e jornalistas.
Designar nome.
5) Salas de comissões técnicas Responsável pelo suporte da 
sala na qual acontecem votações, 
aprovações de deliberações etc.
Designar nome.
6) Infraestrutura de apoio 
operacional
Responsável pelas instalações 
físicas do local, equipamentos etc.
Designar nome.
7) Infraestrutura de apoio 
externo
Responsável pelo transporte de 
autoridades e palestrantes.
Designar nome.
FONTE: Adaptado de Matias (2013)
A elaboração das descrições para cada função deve ser realizada de 
forma sucinta e direta, para que qualquer pessoa da equipe possa compreender. 
Ainda, cada membro deve saber a sua função, atribuições, limite de atuação, 
responsabilidades e graus de liberdade e autonomia.
Foi possível perceber, na coluna Setor/Departamento, as responsabilidades 
que cada um possui, no entanto, a coordenação geral tem uma responsabilidade 
maior: a garantia de que os contratos estejam sendo realizados de forma correta, com 
valores justos e, principalmente, o comprometimento das empresas terceirizadas. 
A seguir, observaremos um modelo de classificação das responsabilidades da 
coordenação geral.
140
UNIDADE 3 | CONSTRUÇÃO E AVALIAÇÃO DA LOGÍSTICA DE EVENTOS
QUADRO 9 – RESPONSABILIDADES DA COORDENAÇÃO GERAL
Coordenação Geral
Descrição sumária da função:
Coordenar as atividades do Galpão Cine Horto (GCH), cuidando da 
programação e da gestão orçamentária, distribuindo tarefas para os membros 
da equipe e desenvolvendo parcerias com outros grupos e entidades, sob 
supervisão do conselho gestor.
Responsabilidades: 
• Elaborar cronograma de atividades e orçamentos anuais, observando as 
diretrizes apresentadas pelo conselho gestor.
• Encaminhar, para aprovação do conselho gestor, propostas de 
programação.
• Definir agendamento de pauta para espetáculos e eventos.
• Desenvolver parcerias que beneficiem a GCH sob os pontos de vista 
artísticos, orçamentários e políticos.
• Distribuir as tarefas e coordenar equipe para a execução dos cronogramas 
orçamentário e artístico.
• Coordenar reuniões de equipes.
• Avaliar o desempenho de cada colaborador.
• Participar das decisões sobre contratações e demissões com o diretor do 
conselho.
• Avaliar gastos, levando em conta os limites orçamentários definidos pelo 
conselho gestor.
• Aprovar material gráfico dos projetos do GCH, inclusive quanto à 
aplicação de logomarcas.
• Orientar e acompanhar a divulgação (impressa, mídia) da programação 
do GCH.
• Supervisionar a elaboração periódica de relatórios de cada coordenação.
• Elaborar relatórios do GCH.
• Representar interesses do GCH em reuniões internas e externas, 
observando as diretrizes apresentadas pelo conselho gestor. 
FONTE: O autor
Defina muito bem as funções e as responsabilidades de cada membro da 
equipe, setor e departamento em todas as etapas da execução, montagem e organização 
de um determinado evento.
ATENCAO
Para a continuidade da montagem e organização de um evento, é 
importante que o gestor tenha como identificar possíveis erros. Dessa forma, é 
possível criar um fluxograma com a visualização do que é necessário fazer para 
que todo o processo seja realizado de forma correta, atendendo às necessidades.
TÓPICO 2 | MONTAGEM E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
141
O fluxograma é uma demonstração dos passos e, principalmente, das 
tomadas de decisões de acordo com os processos a serem realizados (GALVÃO; 
SILVA, 2014). Para Gomes e Morgado (2012, p. 196), o significado para fluxograma:
trata-se da representação, esquematização de um processo, ou seja, 
através do fluxograma, é possível visualizar todo o conceito ou ideia 
desenvolvida passo a passo, de forma descomplicada. Ele funciona 
como uma radiografia resumida, de fácil visualização, de todo o 
processo, facilitando o acompanhamento e a tomada de decisão em 
relação a determinado assunto.
 
Na implantação e organização de um evento, é fato que a utilização 
do fluxograma é fundamental, por serem complexos os processos e cheios de 
procedimentos e etapas. Para uma melhor representação do fluxograma, a seguir, 
serão apresentados dois modelos.
Para cada necessidade de contrato, será necessário o desdobramento de outro 
fluxograma para que a logística de eventos receba a solicitação e dê sequência. Galvão e 
Silva (2014) descrevem que, mesmo com o fluxograma finalizado, deve-se verificar, com 
o requerente, se tudo o que foi solicitado foi honrado. A seguir, será possível verificar 
um processo de identificação dos serviços necessários para que o evento ocorra:
142
UNIDADE 3 | CONSTRUÇÃO E AVALIAÇÃO DA LOGÍSTICA DE EVENTOS
FIGURA 5 – FLUXOGRAMA INICIAL DE UM EVENTO 
FONTE: Adaptado de Zitta (2008)
TÓPICO 2 | MONTAGEM E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
143
O fl uxograma inicial apresenta todos os contratos necessários para 
que seja possível sua realização, dessa forma, para cada contrato, deverão ser 
realizados outros fl uxogramas. Deve-se levar em consideração que o exemplo é 
genérico. Ainda, há as demais demandas, que devem ser verifi cadas conforme 
com as necessidades de cada evento.
Para um melhor entendimento, na distribuição dos contratos, após a 
identifi cação das necessidades, seguem outros processos (fl uxos), que serãoapresentados a seguir. Nesse contrato de recepcionista, temos o processo da 
recepção dos participantes e, como é possível perceber, sua distribuição se torna 
cada vez mais complexa.
FIGURA 6 – FLUXOGRAMA DE CONTRATO PARA RECEPCIONISTA
FONTE: Adaptado de Zitta (2008)
144
UNIDADE 3 | CONSTRUÇÃO E AVALIAÇÃO DA LOGÍSTICA DE EVENTOS
É possível perceber como se tornou mais complexo o fl uxograma para a 
contratação de uma recepcionista e credenciamento dos participantes, lembrando 
que é apenas um modelo para a função.
Existem outras funções com as quais os fl uxos são parecidos, como 
recepção em um auditório, recepção de palestrante, recepção dos participantes 
no aeroporto e demais convidados. A seguir, poderemos observar um fl uxo para 
solicitar alimentação para um determinado evento.
FIGURA 7 – FLUXOGRAMA DE CONTRATO PARA ALIMENTAÇÃO
FONTE: Adaptado de Zitta (2008)
TÓPICO 2 | MONTAGEM E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
145
A seguir, será apresentado um link com alguns filmes que poderão auxiliar no 
desenvolvimento da montagem de um evento: https://www.moblee.com.br/blog/filmes-
para-organizacao-de-eventos/.
DICAS
Para melhor entendimento dos processos logísticos e montagem de um evento, 
há um estudo de caso da empresa Grupo Galpão de Teatro. O estudo se refere ao 
armazenamento, manuseio e transporte do cenário, figurinos e equipamentos. 
QUADRO 10 – ESTUDO DE CASO - GRUPO GALPÃO DE TEATRO
Armazenamento
O primeiro ponto a ser destacado é o sistema de armazenamento. Os equipamentos, 
cenários e figurinos são guardados em um depósito estrategicamente localizado com cerca 100 
metros de distância da sede do Galpão, e o sistema está sob responsabilidade dos três técnicos do 
grupo, supervisionados por um dos atores. A cada operação de carga e descarga, são contratados 
carregadores. A disposição do material armazenado no depósito é criteriosamente definida, visando 
ao favorecimento de sua movimentação e à racionalização do uso do espaço. O cenário e os materiais 
do espetáculo, que não constam na programação dos meses seguintes, ficam dispostos no fundo do 
depósito. Aqueles que serão utilizados num futuro próximo, são colocados mais à frente, facilitando 
as manobras de transporte. Há itens que são comuns a todos os espetáculos, como instrumentos 
musicais, as frasqueiras pertencentes a cada ator, e os produtos que são vendidos antes e depois 
das apresentações (livros, camisetas, DVDs, CDs, catálogos, programas etc.). Tais materiais são 
armazenados em local próximo à saída do depósito, pois são manuseados com frequência.
Os cenários, figurinos, adereços e demais objetos são guardados e transportados em baús 
de madeira, cujas dimensões levam em conta a necessidade de transporte em compartimentos de 
carga de aviões. Os baús são confeccionados pela própria equipe técnica do Galpão, e recebem 
tarjas com cores diferentes para cada espetáculo e para a identificação externa do seu conteúdo. 
Esse padrão permite o reconhecimento imediato da origem de cada volume, para que não ocorram 
enganos. É bom lembrar que o extravio ou a troca de um volume da carga pode resultar, até mesmo, 
no cancelamento de uma apresentação.
Os instrumentos musicais e alguns outros objetos são acomodados em cases próprios, 
especialmente confeccionados de forma a garantir sua integridade no transporte, protegendo de 
eventuais avarias, como teclados, violões, bumbos e vestidos de época com armações. Outros 
elementos, como panos, painéis especiais e estandartes, que não podem ser dobrados, são 
acondicionados em tubos de PVC.
Cada espetáculo do repertório tem uma relação de carga com a especificação de todos 
os baús e itens avulsos, além de suas dimensões, seu peso e seu valor. Cada objeto é acomodado, 
invariavelmente, em seu respectivo baú. Esse procedimento é rigoroso e visa facilitar a conferência 
do material e evitar perdas. A forma de colocação do material dentro da embalagem também não 
varia. A fim de racionalizar o uso do espaço, o preparo de cada baú equivale à montagem de um 
quebra-cabeça. Os atores e os técnicos, familiarizados com o trabalho, sabem exatamente como 
retirar o material das diversas embalagens e como recolocá-lo, agilizando, consideravelmente, a 
montagem e a desmontagem dos espetáculos.
146
UNIDADE 3 | CONSTRUÇÃO E AVALIAÇÃO DA LOGÍSTICA DE EVENTOS
Transporte
O transporte de cenários, figurinos e equipamentos do Galpão é feito, nas viagens 
nacionais, por via rodoviária. A Garra Transportes, empresa contratada para a execução dos 
serviços, tem larga experiência em trabalhos dessa natureza e atende também grupos, como Corpo, 
Primeiro Ato e Skank. Seus motoristas têm ótima percepção da dinâmica e das particularidades 
do segmento artístico, ocasionando excelência na prestação de serviços. Para o transporte de 
carga, são utilizados caminhões de, no mínimo, 55 m3. No caso de apresentações de dois ou mais 
espetáculos em uma mesma cidade, o transporte é feito em carretas.
As atividades de carga e descarga duram, em média, três horas, e contam com a 
participação dos três técnicos do Galpão, do motorista do caminhão e de, pelo menos, oito 
carregadores contratados por serviço. São utilizados dois carrinhos para o deslocamento dos 
volumes. A entrada de materiais no caminhão e sua saída obedecem a uma ordem rígida e 
predefinida, a fim de facilitar a sua conferência e racionalizar o uso do espaço no veículo. Assim 
como o preparo dos baús, esse processo também se assemelha à montagem de um quebra-cabeça, 
em que cada peça ocupa seu lugar previamente determinado.
Há materiais que são transportados com os próprios atores, como carga acompanhada ou, 
em caso de transporte terrestre, no próprio ônibus. É o caso de determinados instrumentos musicais, 
aparelhos e itens frágeis. Os equipamentos são especificados em uma listagem apresentada à 
Receita Federal, para a entrada ou para a saída do país.
Com o intuito de reduzir os custos do transporte, alguns materiais utilizados em cena 
são adquiridos no próprio local do evento. É o caso dos quinze sacos de serragem necessários 
para cada apresentação de Um Molière Imaginário. O mesmo ocorre nas viagens internacionais com 
"Esmeralda", veículo Veraneio utilizado como cenário do espetáculo Romeu & Julieta.
FONTE: O autor
O transporte e o armazenamento devem estar de acordo com as 
necessidades de cada evento, portanto, independentemente da empresa, mercado 
ou evento, é fundamental que esses dois itens estejam planejados para atender às 
demandas dos participantes. 
3.1 EXEMPLOS DE MONTAGEM PARA O DIA DO EVENTO
Para conhecer alguns procedimentos de montagem para uma demanda, é 
importante que a equipe de montagem e o gestor de eventos estejam envolvidos 
para que o processo seja feito de acordo com o planejado. A seguir, serão 
apresentados os itens mais comuns para a montagem de um evento:
• Serviços de recepção: considerada o cartão de visita de um determinado 
evento, pois é o local de entrada e o primeiro a ter contato com o participante. 
No caso, é importante o recepcionista demonstrar alegria, transmitir os desejos 
dos organizadores e, principalmente, gerar motivos de satisfação. O serviço de 
recepção já se inicia, muitas vezes, no aeroporto, quando o motorista vai buscar 
uma celebridade ou pessoal de viagem. Portanto, seja qual for o motivo, deve-
se estar preparado com o tipo de transporte adequado para a movimentação 
dessas pessoas.
TÓPICO 2 | MONTAGEM E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
147
• Sala Vip: considerado onde ficam as pessoas mais importantes do evento, é 
onde são recebidos os palestrantes, celebridades, diplomatas, autoridades 
e convidados especiais. Matias (2013) apresenta algumas características que 
devem ser levadas em consideração no momento da montagem da sala VIP: 
a) proximidade do local do evento; b) decoração agradável; c) temperatura 
amena; d) serviço de copa (água, café, biscoitos, petiscos etc.); e) acesso ao 
telefone e internet; f) sofá confortáveis, mesas, cadeiras.
• Sala de comissão técnica:essa sala vai depender muito do porte do Evento, 
pois muitas vezes são necessárias salas de discussões, deliberações, votação 
e aprovação de itens que foram determinados para os grupos de trabalho. O 
formato de uma comissão técnica geralmente possui um presidente, secretário 
e relator. A montagem dessa sala deverá ser de fácil acesso, possuindo, mesas, 
cadeiras, telefone, internet, computadores entre outros, permitindo que o 
desenvolvimento das atividades sejam realizados adequadamente.
• Aeroporto: necessidade de criar um quiosque ou uma sala especial para a recepção 
dos participantes. Dessa forma, as atividades são: a) receber cordialmente os 
convidados e participantes; b) auxiliar no embarque e desembarque das bagagens; 
c) direcionar para o transporte que irá locomovê-los para o hotel ou para o evento; 
d) Dar informações necessárias do evento, como horário de início e término, 
além do horário de saída do transporte do hotel e o local onde será o evento; e) 
informações da cidade, como hospitais, farmácias, bombeiros, policiamento, em 
caso de ocorrer imprevisto (MATIAS, 2013).
• Funções dos recepcionistas: os recepcionistas devem estar preparados para o 
atendimento e executar suas funções. Matias (2013) descreve algumas funções 
que devem ser seguidas: 1. Listagem dos convidados e participantes esperados; 
2. Planilha dos voos aguardados; 3. Crachá de identificação com o seu nome e 
o do evento; 4. Placa de identificação com o nome do convidado ou do evento; 
5. Cartão telefônico ou telefone celular; 6. Verba para alguma eventualidade 
(em dinheiro ou cheque) 7. Relação de hotéis (nome, endereço e telefone) onde 
ficarão hospedados os convidados e participantes; 8. Identificação dos idiomas 
que domina; 9. Folhetos com informações sobre o evento; 10. Informações 
úteis e de emergência (socorro, polícia, bombeiro, endereços de restaurantes 
ou lanchonetes próximos, farmácias etc.); 11. Informações turísticas e mapa 
da cidade; 12. Endereço e telefone do local do evento; 13. Nome e telefone de 
contato dos organizadores do evento.
• Hotel: no hotel, é necessária a implantação de um quiosque para que os 
convidados possam buscar informações sobre o evento. Assim, o atendente 
deverá estar uniformizado, com identificação, e preparado para auxiliar os 
convidados e participantes. São papéis do hotel os seguintes itens, de acordo com 
Matias (2013): 1. Recepcionar os visitantes; 2. Alojá-los de acordo com as reservas; 
3. Providenciar o envio da bagagem para os quartos; 4. Resolver qualquer 
imprevisto (mal-estar, perda de bagagem, troca de apartamentos); 5. Auxiliá-
los durante sua permanência no evento, fazendo a ligação com os responsáveis 
pelas áreas de aeroporto, programação social, cultural e turística, transporte etc.; 
6. Informá-los sobre as saídas dos translados para o local do evento, minutos 
antes da partida; 7. Relação dos participantes hospedados no hotel; 8. Relação de 
autoridades, convidados e palestrantes hospedados em outros hotéis; 9. Material 
sobre o evento; 10. Informações sobre o aeroporto, a programação social, cultural 
e turística e o transporte; 11. Programação noturna da cidade; 12. Informações 
turísticas e mapa da cidade; 13. Lista de telefones e endereços úteis.
148
UNIDADE 3 | CONSTRUÇÃO E AVALIAÇÃO DA LOGÍSTICA DE EVENTOS
• Programação social, cultural e turística: na montagem dessa estrutura, os 
responsáveis devem estar preparados para o atendimento, seja uma agência de 
viagem e turismo, ou pessoas do próprio evento, dessa forma, devem ser destacadas 
as seguintes atribuições, segundo Matias (2013): 1. Tratar os participantes com 
amabilidade; 2. Ter conhecimento da programação social, cultural e turística; 3. 
Ter conhecimento do itinerário a ser percorrido, enfocando os pontos turísticos; 
4. Coordenar os horários de chegada e saída das atividades da programação; 5. 
Comunicar, aos participantes, o número de identificação do seu ônibus ou alertá-
los sobre (placa ou qualquer outro tipo de identificação).
• Serviço de transporte: Dependendo do tipo de evento, é natural que haja o 
transporte de translado, ou seja, os responsáveis deverão estar preparados para 
guiar os convidados e participantes, além de mantê-los informados dos horários 
de chegada e de saída. Claro que se for uma pessoa VIP, o tipo de transporte 
vai além de um ônibus, portanto, deve haver preparo na movimentação. 
Matias (2013) apresenta algumas condições que os recepcionistas da área 
devem seguir: 1. Estar uniformizados e identificados com crachá do evento; 2. 
Verificar o credenciamento dos participantes; 3. Ter telefone, endereço e nome 
do contato da empresa prestadora de serviço; 4. Estar de posse de equipamento 
para comunicação (pode ser um celular); 5. Ter, em seu poder, a programação 
dos transportes para os eventos constantes da programação oficial e social, 
cultural e turística; 6. Ter conhecimento de primeiros-socorros (para caso de 
acidente ou mal-estar); 7. Conhecer a equipe de motoristas; 8. Ter facilidade 
para providenciar veículos fora do esquema da programação, caso ocorra 
algum imprevisto; 9. Possuir estojo de socorros.
A recepção e o transporte, portanto, são essenciais para que seja feita a 
movimentação das pessoas que farão parte do evento. Lógico que existem outras 
situações que devem ser levadas em consideração, como alimentação e instalação 
da infraestrutura, quando for um show, ou apenas uma palestra, por exemplo.
 
A seguir, será possível observar imagens que fazem parte dos itens 
apresentados anteriormente em relação à montagem do evento.
TÓPICO 2 | MONTAGEM E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
149
FIGURA 8 – EXEMPLOS DE RECEPÇÃO E ATENDIMENTO AOS PARTICIPANTES, SALA VIP
FONTE: <https://lh3.googleusercontent.com/
fQq9wEudBW7TNLJtGQDYs2WzrrpNgv4PKOQwcljQP32ygxs3dknqZ3UBTfFyOfbP9hFRuQ=s151>. 
Acesso em: 18 mar. 2020.
São sugestões para o gestor propor um visual que chame atenção dos 
participantes, celebridades e qualquer outro convidado. Lembrando que cada 
modelo e estrutura dependem da demanda. Muitos eventos são para o mesmo 
dia, dessa forma, não é necessária a disponibilidade de hotel para os participantes, 
mas pode ser necessária para o palestrante.
 
Pode-se dizer que a demanda do evento gera as necessidades básicas 
através do planejamento, contemplando o que é necessário. Assim, é feita 
forma correta e satisfatória perante os olhos dos participantes. A seguir, serão 
apresentados um estudo e exemplos para um casamento:
150
UNIDADE 3 | CONSTRUÇÃO E AVALIAÇÃO DA LOGÍSTICA DE EVENTOS
Casamento simples: como fazer, organizar e dicas de decoração
Como fazer um casamento simples muito especial
1. Planejamento em primeiro lugar
Parabéns! Vocês estão noivos e já começaram a planejar o tão sonhado dia. Essa é, 
realmente, a primeira etapa do casamento e deve ser construída com os pés na realidade, 
especialmente quando o assunto é orçamento.
O mais importante dessa fase é definir o quanto vocês podem gastar, já levando em 
consideração a vida depois de casados. Após definir o orçamento, aumente, sobre o valor total, 
algo em torno de 10% a 20% para cobrir aqueles gastos de última hora e que sempre aparecem 
para pegar de surpresa os mais desavisados.
2. Agende uma data fora de temporada
Casar no mês de maio ou no início da primavera pode custar mais caro. Isso porque 
esses são os meses preferidos pelos noivos. A dica é optar por datas menos populares com o 
objetivo de conseguir descontos e preços melhores. A dica vale também para os dias da semana. 
Os casamentos aos sábados à noite custam mais.
3. Lista de convidados
Esse item é imprescindível para quem deseja um casamento simples e barato. Pensar, pensar e 
repensar a lista de convidados podem pesar na consciência dos noivos, mas são essenciais.
Quanto menos convidados, mais econômica será a festa. Ainda, vocês têm a oportunidade 
de garantir um casamento mais intimista, podendo dar uma atenção maior para quem de fato 
importa na vida do casal. Portanto, deixe delado aquela tia que você nunca vê ou aquele primo 
que nem lembra o nome. Convide apenas quem convive e participa verdadeiramente da história 
do casal. Dessa forma, o casamento será muito mais prazeroso também.
4. Convites
Depois de definido o orçamento, além da lista de convidados, é necessário pensar 
nos convites. Hoje em dia, é possível distribuir convites eletrônicos que combinam muito bem 
com cerimônias de casamento mais simples. Ou seja, não é necessário investir em um convite 
sofisticado para entregar em mãos. Contudo, caso prefira o modo mais tradicional, vocês mesmos 
podem criar e imprimir os convites, economizando um bom dinheiro com gráfica.
5. Natureza como aliada
Se a ideia é realizar um casamento simples, então, nada melhor do que um casamento 
ao ar livre. A natureza do local da cerimônia acaba se tornando uma grande aliada da decoração 
e, assim, você economiza muito mais com arranjos e outros itens decorativos do que se estivesse 
fazendo o casamento em um espaço fechado que precisaria ser totalmente decorado.
Outro lado bom dos casamentos ao ar livre é que eles combinam muito bem com essa 
proposta simples e intimista. Para economizar um dinheirinho, veja a possibilidade de pegar 
emprestado aquele sítio do seu amigo ou, então, alugá-lo por um precinho camarada.
6. Estilo do casamento
Não é porque o casamento é simples que não pode ter um toque de glamour, elegância e 
sofisticação. Afinal, se vocês já estão economizando com tantas coisas, é perfeitamente possível 
disponibilizar uma verba maior para itens que deixarão a festa mais nobre. Contudo, caso vocês 
decidam por um casamento de estilo rústico, moderno ou minimalista, melhor ainda. Esses tipos de 
casamento garantem uma economia de dinheiro, sem perder o charme e a beleza que a ocasião pede.
QUADRO 11 – EXEMPLO DE MONTAGEM DE CASAMENTO
TÓPICO 2 | MONTAGEM E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
151
7. Prefira itens da estação e fornecedores locais
Optar por comprar produtos da estação e de fornecedores locais é uma alternativa 
inteligente, sustentável e econômica. Flores, frutas e outros produtos sazonais podem ser 
encontrados mais facilmente, com melhor qualidade e com um preço muito melhor quando estão 
na época certa. Por isso, adapte o cardápio e a decoração da festa para atender a esse item.
8. Decoração “Faça Você Mesmo”
A decoração do tipo “Do It Yourself” ou “Faça Você Mesma” está em alta hoje em 
dia. Esse conceito pode ser empregado com muito sucesso nas festas de casamento. Existem 
diversas coisas que os noivos podem fazer para economizar, desde os convites, como já citados, 
até as lembrancinhas e a decoração da festa. Contudo, é importante avaliar se os noivos terão 
disponibilidade, caso contrário, será aquela velha história do “barato que sai caro”.
9. Cardápio
O buffet é, sem sombra de dúvidas, a parte mais cara da festa e não tem como fugir dele, 
afinal, é preciso garantir os comes e bebes do casamento. Entretanto, é possível baratear o custo, 
sem perder qualidade.
A primeira dica e a mais óbvia é pesquisar muito antes de fechar com a empresa. Depois, 
avalie cada item do cardápio que será servido e veja se não é possível adaptar as receitas ou servir 
pratos mais simples.
Outra opção é optar pelas finger foods, ou trocando em miúdos, os bons e velhos 
salgadinhos e aperitivos. O horário do casamento também impacta no valor do buffet. As refeições 
completas sempre sairão mais caras, por isso, pode valer a pena casar-se mais cedo e servir um 
brunch, ou no meio da tarde, e servir as tais finger foods.
10. Conte com o apoio de amigos e familiares
Quem tem amigos tem tudo. Prove que o ditado é verdadeiro e convoque amigos, tios, 
primos, pais e avós para que eles possam ajudar no que for preciso, desde a organização do 
espaço no dia da festa até a confecção das lembrancinhas.
Tem alguém na família com alma de confeiteiro? Então, encarregue essa pessoa de fazer 
o bolo. Sabe aquela prima metida a fazer manicure e pedicure? Conte com ela para o grande dia 
também! É uma maneira gostosa e divertida de deixar o casamento ainda mais especial.
11. Garanta emoção e bons momentos
Por fim, mas muito importante, garanta a emoção e os bons momentos da festa. 
O casamento simples e intimista tem vantagens, como permitir que os noivos fiquem mais à 
vontade e se expressem com mais legitimidade.
Na hora da cerimônia, escreva os próprios votos e faça uma playlist emocionante de 
músicas. Já na festa, conte com um brinde especial, que pode ser feito por um amigo ou parente 
próximo. Depois, é só chamar todo mundo para dançar ao som de músicas alegres. Não deixe 
de fora a divertida dança dos noivos, a emocionante retrospectiva do casal em vídeo e uma 
despedida especial para a lua de mel para deixar os convidados com lágrimas nos olhos.
FONTE: <https://www.decorfacil.com/casamento-simples/>. Acesso em: 18 mar. 2020.
152
UNIDADE 3 | CONSTRUÇÃO E AVALIAÇÃO DA LOGÍSTICA DE EVENTOS
Vale destacar que o exemplo apresentado é uma sugestão, mas, para que 
o gestor de eventos ou o decorador seja criativo, é necessário pesquisar, além 
de fazer leituras, participar de eventos que ocorrem na cidade. Sejam estes de 
grande, médio ou pequeno porte, todos trazem conhecimento e como realizar os 
procedimentos para que o evento seja um sucesso.
Para aprender mais sobre planejamento e organização, no link a seguir, você 
encontrará procedimentos para desenvolver um evento: http://revistaeixo.ifb.edu.br/index.
php/editoraifb/article/view/368/150.
DICAS
153
RESUMO DO TÓPICO 2
Neste tópico, você aprendeu que:
• São necessários quatro estágios para a demanda de um evento: Estágio I – 
Levantamento de Informações; Estágio II – Planejamento e Organização; 
Estágio III – Execução; Estágio IV – Avaliação e Procedimentos Finais.
• É necessário criar checklist e tabelas para verificar se as demandas estão sendo 
atendidas.
• É preciso criar fluxograma para seguir os processos necessários para a 
contratação de serviços para a demanda.
• Devem ser inclusos procedimentos para a montagem de determinado evento.
154
AUTOATIVIDADE
1 Para que um evento seja efetuado de forma correta, o gestor precisa conhecer 
todos os processos e estágios para, assim, alcançar a satisfação do cliente, 
no entanto, precisa seguir o planejamento de forma eficaz. Apresente quais 
são os quatro estágios para efetuar um evento.
2 Na execução do evento, no Estágio III, são necessárias algumas providências 
que devem ser consideradas pelo gestor. Classifique V para sentenças 
verdadeiras e F para sentenças falsas em relação ao Estágio III – Execução:
( ) Ocorre a efetivação do contrato com os fornecedores.
( ) São realizadas as montagens das infraestruturas interna e externa.
( ) A partir da implantação e execução, é necessária a realização de checklist.
( ) É realizada a aplicação da avaliação do evento.
Agora, assinale a alternativa CORRETA:
a) ( ) V – V – V – F. 
b) ( ) F – F – F – V.
c) ( ) F – V – F – V.
d) ( ) V – F – V – F.
3 Em um evento, são criadas equipes responsáveis para que cada um saiba 
exatamente o que fazer, de acordo com o planejamento e o auxílio da 
checklist. Analise as sentenças a seguir em relação ao modelo de checklist 
para cada equipe/setor e suas responsabilidades:
I- A secretaria do evento tem a responsabilidade por todo o apoio administrativo 
do evento, além de verificar a infraestrutura no local instalado.
II- A equipe da recepção é responsável pelo clima e recepção dos convidados, 
participantes, celebridades etc.
III- A sala VIP é um destaque. Apenas as pessoas que dão suporte podem 
utilizá-la.
IV- A infraestrutura de apoio operacional tem a responsabilidade pelas 
instalações do local, como equipamentos de som, iluminação etc.
V- A equipe da infraestrutura externa tem, como orientação e responsabilidade, 
organizar todo o evento, exceto o transporte.
Agora, assinale a alternativa CORRETA:
a) ( ) Apenas as afirmativas I, II e IV estão corretas.
b) ( ) Apenas as afirmativasII, III e V estão corretas.
c) ( ) Apenas as afirmativas I, II, III e V estão corretas.
d) ( ) Apenas as afirmativas IV e V estão corretas.
155
4 O gestor tem a necessidade de criar uma ferramenta de controle durante 
o momento da montagem do evento, portanto, é necessário criar uma 
checklist. Com relação à checklist, assinale a alternativa CORRETA:
( ) É apenas para controlar a montagem da infraestrutura do evento.
( ) É uma forma de acompanhamento do que deverá ser efetuado no evento, 
além de orientar e organizar todas as providências, para que sejam efetuadas 
devidamente, de acordo com o planejamento.
( ) Serve para monitorar a entrada e saída das pessoas do evento apenas em 
situações adversas.
( ) Modelo de controle de situações para que toda a infraestrutura seja avaliada 
no momento do pós-evento.
156
157
TÓPICO 3
AVALIAÇÃO DA LOGÍSTICA DE EVENTOS
UNIDADE 3
1 INTRODUÇÃO
Quando uma organização tem, como finalidade, a criação de um evento 
qualquer, é preciso saber dos convidados e participantes o que acharam do 
programado. Para isso, existe a necessidade de uma avaliação de todo o processo 
logístico efetuado na montagem e programação.
Existem muitas formas de fazer a avaliação, dessa forma, será necessário 
verificar como foi planejado o evento ou o tipo de evento para criar um roteiro de 
perguntas para encaminhar aos participantes. O formato da avaliação, seja impresso 
ou digital, deverá ser realizado para medir a satisfação de todos os presentes.
Neste tópico, serão abordados procedimentos de avaliação e os 
procedimentos finais, além de novos conhecimentos para alcançar a satisfação total 
de todos os envolvidos no planejamento. Lembrando que a avaliação não é apenas 
realizada com os participantes, mas com todos os envolvidos, como fornecedores, 
celebridades, atores, convidados VIP e, principalmente, os colaboradores.
2 AVALIAÇÃO DA QUALIDADE E SATISFAÇÃO NA 
LOGÍSTICA DO EVENTO
O gestor deverá estar preparado para as respostas, após serem processadas. 
Poderá ter que rever muitos pontos negativos e positivos de toda a infraestrutura, 
além do próprio evento em si. Dessa forma, é sabido que a qualidade dos serviços 
que serão prestados deve receber uma atenção especial, ou seja, a qualidade é um 
aspecto preocupante, principalmente para as empresas prestadoras de serviços, 
pois afeta a imagem da organização. Assim, manter e conquistar os clientes são 
pontos indispensáveis. Aguiar (2007, p. 56) explica que:
O processo de satisfação é importante para o entendimento de que o 
fator de sucesso, dentro da organização, é a construção e a manutenção 
de um relacionamento com o consumidor, pois o relacionamento é 
que faz com que o cliente adquira novamente os produtos ou serviços 
da empresa. Assim, a satisfação é determinada pelos sentimentos ou 
atitudes que o indivíduo tem sobre o produto ou serviço, após tê-lo 
comprado e consumido.
UNIDADE 3 | CONSTRUÇÃO E AVALIAÇÃO DA LOGÍSTICA DE EVENTOS
158
Levando em consideração as ideias de Feigenbaum, já na década de 60, 
se pensava na qualidade promovida ao cliente, ou seja, Maximiano (2011, p. 57) 
expõe essas ideias como: “a qualidade é uma questão de satisfação do cliente. A 
qualidade nasce com a definição das especificações do produto, ouvindo-se a voz 
do cliente”. A qualidade deve estar presente no produto e no serviço, desde o 
início dos interesses e desejos do consumidor.
 
Outro detalhe é que nem sempre a satisfação do consumidor está ligada à 
qualidade dos serviços prestados, pois existem variáveis e fatores externos que podem 
influenciar (FERREIRA, 2011). Por exemplo, se um consumidor se dirigir a um serviço, 
como supermercado, restaurante, hotel, evento etc., e mesmo que o nível de qualidade 
do local seja elevado, seja antes ou depois de usufruir, pode ser influenciado por fatores 
externos, mesmo que não estejam relacionados ao serviço adquirido.
O gestor de uma empresa tem noção de que a qualidade é uma arma ao 
seu favor na prestação de serviço em um mercado pulverizado e competitivo, 
sendo que está cada vez mais complexo sobreviver no mercado sem qualidade 
dos serviços prestados (MARTINS; LAUGENI, 2005).
 
Fitzsimmons & Fitzsimmons (1998) reiteram que a qualidade se inicia 
no planejamento de entrega do serviço, argumentando que pode ser inserida na 
definição do pacote de serviços. Conforme Ramaswamy (1996), a qualidade em 
serviços é um resultado da integração entre dois componentes: o planejamento 
do serviço e a entrega ou prestação.
FIGURA 9 – SATISFAÇÃO DO PROCESSO DE QUALIDADE
FONTE: Adaptado de Ramaswamy (1996) 
TÓPICO 3 | AVALIAÇÃO DA LOGÍSTICA DE EVENTOS
159
É proposto um modelo para identificar os procedimentos para o 
planejamento do evento e a satisfação do cliente. Dessa forma, busca-se a 
qualidade nos requisitos apresentados, de acordo o tipo de evento promovido. 
Vale ressaltar que os procedimentos para a qualidade dependem do tipo, no 
entanto, o processo é o mesmo, buscar qualidade no atendimento.
 
A qualidade está atrelada à satisfação, pois o mercado procura a qualidade, 
deseja satisfazer seus clientes, sempre buscando benefícios que promovam seus 
desejos. Diante dos fatos apresentados, a qualidade dos serviços prestados 
objetiva a satisfação dos consumidores e tona-se um fator essencial.
2.1 CRITÉRIOS AVALIATIVOS
Quando se trata do processo de avaliar e a classificação de um serviço, deve-se 
levar em consideração o desempenho dos mais diferentes objetivos e critérios: 
• Execução: eficiência, tempo, preço, confiabilidade etc. 
• Atendimento: rapidez, cortesia, receptividade, eficiência etc.
• Local: iluminação, infraestrutura, limpeza, acesso, conforto, beleza etc.
Os organizadores desejam saber a opinião do público que frequentou 
o evento, para identificar os pontos fortes e fracos que ocorreram em todo o 
processo. É fato que devem ser realizadas pesquisas, pois, apenas dessa forma, 
poderá ser avaliado o serviço prestado. A pesquisa é uma forma de identificar 
o que foi interessante, o que não foi interessante, o que pode ser melhorado e, 
como consequência, promover melhoramento na qualidade do serviço prestado 
ao público-alvo. Para iniciar, é preciso saber o que é pesquisa:
Pesquisa é o ato pelo qual procuramos obter conhecimento sobre 
alguma coisa. Contudo, num sentido mais estrito, visando à 
criação de um corpo de conhecimentos sobre um certo assunto, 
o ato de pesquisar deve apresentar certas características 
específicas. Não buscamos, com ele, qualquer conhecimento, 
mas um conhecimento que ultrapasse nosso entendimento 
imediato na explicação ou na compreensão da realidade que 
observamos (GATTI, 2002, p. 9-10).
As pesquisas de opinião e avaliação são importantes para identificar o 
resultado de um determinado evento, portanto, são ferramentas que auxiliam na 
identificação dos pontos fortes e fracos para tomar decisões diferenciadas frente 
às próximas ocasiões.
Na montagem de uma pesquisa de avaliação, é necessário levar em 
consideração o que se está avaliando. As perguntas devem ser simples, pois, 
muitas vezes, as pessoas apenas preenchem quando algo não ficou agradável.
A seguir, serão apresentados alguns modelos que podem ser usados de 
acordo com o tipo de evento, levando em consideração que é apenas um exemplo. 
UNIDADE 3 | CONSTRUÇÃO E AVALIAÇÃO DA LOGÍSTICA DE EVENTOS
160
No site a seguir, você poderá pesquisar modelos para criar eventos e avaliações: 
https://pt.surveymonkey.com/mp/event-planning-survey-templates/.
DICAS
A seguir, será demonstrado um exemplo de acordo com site QuestionPro:
QUADRO 12 – MODELO DE QUESTIONÁRIO
1. Considerando sua experiência completa no evento, quais são suas chances de recomendá-lo 
para amigos ou colegas?
2. Em uma escala de 1 a 7, sendo 7 a mais alta, como você classificaria o evento?
3. Por favor, indique 3 coisas que você mais gostou no evento.
4. Por favor, indique 3 coisas que você não gostou no evento.
5. Como você classificaria a organização do evento?• Muito bom 
• Bom
• Aceitável
• Ruim
• Muito ruim
6. Quão útil foi a equipe do evento?
• Extremamente útil
• Muito útil
• Algo de útil
• Não é tão útil
• Não é nada útil
7. Quanta informação antes do evento foi fornecida para ajudá-lo a entender melhor?
• Toda a informação
• A maioria das informações
• Parte da informação
• Um pouco de informação
• Nenhuma informação
8. Por favor, indique o seu nível de concordância para a declaração: A duração do evento foi 
perfeita. (Nem muito longa, nem muito curta).
• Discordo totalmente
• Discordo
• Neutro
• Aceitável
• Totalmente de acordo
9. Você já participou de algum de nossos eventos antes?
• Sim
• Não
10. Qual foi a razão pela qual você decidiu participar do nosso evento e quais foram as suas 
expectativas?
11. O evento cumpriu as suas expectativas?
• Sim
• Não
TÓPICO 3 | AVALIAÇÃO DA LOGÍSTICA DE EVENTOS
161
FONTE: <https://www.questionpro.com/blog/pt-br/questionarios-para-avaliacao-de-eventos/>. 
Acesso em: 26 mar. 2020.
12. Em geral, quão satisfeito você estava com o evento?
• Muito insatisfeito
• Insatisfeito
• Neutro
• Satisfeito
• Muito satisfeito
13. Você diria que o evento foi interativo?
• Não, a comunicação era superficial.
• Sim, foi muito interativo
14. O evento ajudou você a obter novos aprendizados ou conhecimento?
• Sim
• Não
15. Você diria que os oradores ou apresentadores estavam bem informados?
• Sim
• Não
16. Você tem outros comentários ou sugestões para nos ajudar a melhorar os eventos futuros?
A seguir, Matias (2013) apresentará outro modelo de pesquisa, lembrando que 
o modelo é apenas um exemplo, podendo ser alterado de acordo com o tipo de evento. 
QUADRO 13 – MODELO PARA AVALIAÇÃO DE EVENTOS
1. Como você qualifica o evento quanto: 
 a) Programação
Ótimo Bom Regular Ruim
Temas/assunto
Conferências
Trabalhos apresentados
Projetos
Debates
Carga horária
b) Organização
Ótimo Bom Regular Ruim
Secretaria
Coffee Break
Instalações
Sinalização de acesso
Informações
Material fornecido
Pontualidade
Recepção
Equipamentos
UNIDADE 3 | CONSTRUÇÃO E AVALIAÇÃO DA LOGÍSTICA DE EVENTOS
162
2. Na sua opinião:
a) O que foi melhor no Evento? 
b) O que foi pior no Evento?
3. Como você ficou sabendo do Evento?
( ) Folheto
( ) Cartaz
( ) Mala
( ) Indicação de amigos
( ) Canal de comunicação – Televisão, rádio, rede social, sites, grupos de WhatsApp 
( ) Outro (qual)
 c) Serviços
Ótimo Bom Regular Ruim
Transporte de acesso à cidade
Hotéis
Alimentação
Entretenimento
Translados
Transporte urbano
Segurança
Limpeza pública
Estacionamento
Informações turísticas
FONTE: Adaptado de Matias (2013)
4. O que você sugeriria para o próximo evento em termos de: 
a) Temário
b) Palestrante
5. Qual atividade profissional que exerce? 
6. Cidade e estado onde reside?
7. Observações e sugestões
Os exemplos apresentados para uma pesquisa de opinião variam de 
acordo com o tipo de evento, lembrando que, em um casamento, o método de 
pesquisa pode ser apenas uma conversa com os melhores amigos dos noivos, ou 
com os próprios, para verificar a satisfação. No caso, levam-se em consideração 
a pesquisa da decoração, alimentação, local, músicas etc. Já em uma palestra, 
é interessante criar um folder com as perguntas necessárias para identificar os 
pontos positivos ou negativos que ocorrem. Após, fazer as análises necessárias 
para, em um próximo evento, tomar as decisões para a melhoria do ambiente.
 
Para a realização da pesquisa, existem outras formas de encaminhar aos 
participantes, como mala, telefonema, formulários etc., mas, às vezes, é preciso 
buscar vários canais de pesquisa para que os dados sejam analisados. De nada 
adianta um evento com 100 pessoas se apenas 5% destas responderem, pois não 
é a opinião real da grande maioria.
TÓPICO 3 | AVALIAÇÃO DA LOGÍSTICA DE EVENTOS
163
Para aprender mais sobre pesquisa, no livro digital Pesquisa de marketing: 
conceitos e metodologia, é possível buscar ideias para modelos de questionários.
FONTE: SAMARA, B. S.; BARROS, J. C. de. Pesquisa de marketing: conceitos e metodologia. 
4. ed. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2007.
DICAS
O exposto a seguir demonstrará um estudo de caso de uma avaliação de 
um evento realizado no campus Canguaretama. 
QUADRO 14 – ESTUDO DE CASO - “ARRAIÁ” DA DIVERSIDADE
A partir dos questionários aplicados com os participantes do evento “Arraiá da 
diversidade”, foi possível identificar seu perfil através de variáveis, como gênero, nível de 
envolvimento com o IFRN/Canguaretama, nível de escolaridade, renda, faixa etária, estado civil 
e período de relação com o IFRN.
 
Com base nos dados coletados, foi possível mensurar a satisfação dos participantes do 
evento em relação a diversos aspectos, contribuindo, assim, com a avaliação do evento como um 
todo. A Tabela 2 apresenta o nível de satisfação do público em torno da divulgação e comunicação 
do evento, sendo as primeiras etapas que envolvem os participantes no período pré-evento.
Além da comunicação e divulgação, outro fator significativo para um evento é a sua 
programação, podendo despertar o interesse do público, contribuindo para uma boa avaliação. A 
Tabela 3 trata da satisfação dos participantes em relação à programação do “Arraiá da Diversidade”. 
Houve lançamento de livros, além de apresentações de cordel, concurso de dança junina, sorteio de 
balaio junino, apresentação do rei e rainha do milho, quadrilha improvisada e apresentação musical.
UNIDADE 3 | CONSTRUÇÃO E AVALIAÇÃO DA LOGÍSTICA DE EVENTOS
164
A opinião do público em torno dos prestadores de serviços também é de grande valia 
para um evento. A Tabela 4 trata dessa questão. Há de convir que a qualidade do serviço influencia 
na maneira com que a empresa deseja obter o sucesso e se diferenciar entre as demais (SIMÕES, 
2006). Nesse contexto, nota-se que os eventos sempre devem oferecer os melhores serviços para 
que possam ser considerados um sucesso.
Como foi visto, quando os fatores mencionados são atendidos adequadamente, trazem, 
como resultado, a satisfação do consumidor. Esta, por sua vez, está ligada à fidelidade do cliente e à 
lucratividade (MIRANDA, 2001), merecendo prestígio e consideração. A Tabela 5 mostra o percentual 
da satisfação do público do “Arraiá da Diversidade” como uma avaliação geral do evento.
TÓPICO 3 | AVALIAÇÃO DA LOGÍSTICA DE EVENTOS
165
A satisfação dos clientes está atrelada à fidelidade, portanto, para afirmar a satisfação do público 
do Arraiá, a Tabela 6 mostra a quantidade de participantes que frequentariam o evento em uma 
outra edição.
FONTE: <https://repositorio.unp.br/index.php/connexio/article/view/1327/827>. Acesso em: 26 mar. 2020.
Para ler o artigo completo, acesse o link a seguir: https://repositorio.unp.br/
index.php/connexio/article/view/1327/827.
DICAS
2.2 ELABORAÇÃO DO RELATÓRIO FINAL
Ao fim da coleta da avaliação, é importante considerar os resultados dos 
instrumentos utilizados e aplicados aos convidados, participantes, palestrantes e 
todos os envolvidos no evento, para identificar os pontos fortes e fracos. No entanto, é 
preciso levar em consideração a avaliação do conteúdo técnico e científico, identificar 
o perfil dos participantes, avaliar a qualidade dos serviços prestados, checklist e 
cronogramas e, o mais importante, se os objetivos planejados foram atendidos. Por 
fim, tem-se a necessidade de verificar o orçamento, investimentos e os custos que 
ocorreram durante todo o processo, principalmente por imprevistos que possam ter 
ocorrido (GUTIERRES FORTES; RAMOS SILVA, 2011).
Para o gestor, o relatório final auxilia as imagens da organização e do 
profissional que apresenta para a sociedade e seus clientes. É possível usá-lo como 
uma forma de análise para todo o processo realizado para avaliar o resultado 
obtido. Portanto, é interessante que o relatório tenha ilustrações, como gráficos, 
tabelas, quadros que se refiram aos dados colhidos durante o evento (GUTIERRES 
FORTES; RAMOS SILVA, 2011).
UNIDADE 3 | CONSTRUÇÃO E AVALIAÇÃO DA LOGÍSTICA DEEVENTOS
166
2.4 PROCEDIMENTOS FINAIS
É preciso levar em consideração algumas atividades para realmente ocorrer 
a finalização de todo o processo, ou seja, temos todo o trabalho desenvolvido pelos 
serviços de secretaria, a divulgação do pós-evento e outros serviços (MATIAS, 2013).
De acordo com Nakane (2017), os serviços da secretaria têm a necessidade 
de realizar as seguintes atividades: 
• Ordenar e enviar correspondência final a todas as empresas, entidades, órgãos 
e a todos os participantes envolvidos no evento.
• Organizar, arquivar, gravar e encadernar todas as correspondências enviadas 
e recebidas durante o evento.
• Enviar agradecimentos a todos que forneceram produtos ou serviços e que, de 
alguma forma, contribuíram para o êxito.
• Elaborar o relatório final sobre todas as atividades.
• Preparar portifólio.
2.3 FEEDBACK
Com o resultado da pesquisa de opinião e avaliação, no processo, são realizadas 
novas propostas para um novo evento, pois a melhoria deve ser contínua. Para atingir 
os objetivos, é necessário fornecer as ações realizadas dos resultados obtidos, de forma 
minuciosa e detalhada, que formaram o resultado do evento proposto. Devem ser 
utilizados como base para agradecimento aos fornecedores, participantes e todos os 
envolvidos (GUTIERRES FORTES; RAMOS SILVA, 2011).
O feedback tem um papel importante em qualquer ramo de negócio, pois a 
avaliação dos seus eventos e a divulgação conduzem a valorização da organização, 
exaltando o desempenho dos verdadeiros profissionais (GUTIERRES FORTES; 
RAMOS SILVA, 2011).
No feedback, de acordo com Matias (2013), os organizadores devem 
apresentar os seguintes itens:
• Apresentar o balanço financeiro final e fazer prestação de contas.
• Apresentar balancetes administrativo e demonstrativo de todas as 
providências tomadas.
• Liquidar todas as pendências que possam surgir sobre instalações, recursos 
humanos ou equipamentos utilizados.
• Devolver, à associação, empresa e/ou indústria promotora do evento, todos os 
materiais que tenham sobrado.
De certa forma, o feedback é tão importante quanto o evento em si, pois os 
resultados devem ser analisados e melhorados. Por fim, encaminhar, aos gestores, 
patrocinadores etc., o resultado de todo o processo planejado.
TÓPICO 3 | AVALIAÇÃO DA LOGÍSTICA DE EVENTOS
167
O press release, também conhecido como comunicado de imprensa ou boletim 
de imprensa, é uma tática para divulgar uma empresa ou uma campanha de marketing.
NOTA
Como podemos observar, um evento não acaba quando os participantes 
e convidados vão embora. A partir desse momento, há toda uma estrutura que 
deve ser considerada como essencial para que tudo o que foi planejado siga os ritos 
finais. Consequentemente, o resultado será satisfatório para todos os envolvidos. 
Com relação à divulgação do pós-evento, Nakane (2017) destaca a necessidade 
de reunir todas as notícias que ocorreram durante todo o processo. A partir dos 
resultados elaborados, então, encaminhar a todas mídias para a divulgação, sejam 
impressas, eletrônicas ou digitais. Os procedimentos são os seguintes: 
• Elaboração do noticiário geral.
• Envio do press release. 
• Organização de todos os press realeses publicados.
• Cálculo da centimetragem publicada, ou seja, da valoração da mídia. 
• Apresentação dos relatórios finais e de todas as etapas de divulgação.
3 DICAS IMPORTANTES PARA A OPERAÇÃO DOS 
SERVIÇOS LOGÍSTICOS
O gestor que operacionaliza todo o serviço logístico precisa ter em 
mente que a qualidade do planejamento determina o sucesso de todo o processo 
desenvolvido, através dos objetivos e satisfação do cliente. No planejamento, é 
importante que o gestor detalhe todos os aspectos possíveis em toda a cadeia de 
suprimentos e serviços.
O gestor deverá ficar atento aos custos que podem incidir no orçamento devido 
a alguns detalhes. É importante sempre ter um plano B para que as finanças não sejam 
prejudicadas. A execução correta dos serviços logísticos pode auxiliar e determinar o 
valor a ser investido de acordo com o planejamento (GALVÃO; SILVA, 2014).
UNIDADE 3 | CONSTRUÇÃO E AVALIAÇÃO DA LOGÍSTICA DE EVENTOS
168
A seguir, será possível visualizar algumas dicas para o processo logístico 
dos serviços em relação aos custos:
• Utilize, preferencialmente, materiais que aliem resistência e leveza. Elementos 
pesados são de manuseio mais difícil e geram acréscimo de custos de transportes.
• Ao definir as dimensões de cada embalagem, leve em conta a necessidade de 
embarque dos materiais em porões de avião e em bagageiros de ônibus.
• Dê preferência ao formato que otimize o uso de espaços em depósitos e nos veículos.
• Defina o uso de cada embalagem com a máxima racionalidade possível, de 
modo a reduzir o número de volumes. 
• Utilize cores diferentes no exterior das embalagens, para facilitar a identificação 
e a separação dos diversos tipos de material guardado.
• Crie rótulos externos para a identificação imediata do conteúdo de cada volume.
• Na parte externa, adicione o endereço do proprietário dos materiais, para 
facilitar sua devolução em caso de extravio.
O gestor precisa saber que todo esse manuseio de materiais necessita de uma 
organização que possa ser de fácil controle, e que sua identificação seja de acordo com 
o material transportado. Por exemplo, em uma caixa, adicionar uma fita azul, que 
informa os materiais frágeis, uma fita vermelha, para materiais de som, uma fita roxa, 
que identifica os materiais de som e assim por diante. Galvão e Silva (2014) apresentam 
alguns detalhes para a organização e montagem de um evento: 
• Com relação à iluminação, temperatura e ventilação do local onde está ocorrendo 
o evento, podem interferir na percepção de conforto dos convidados. Ao 
definir o local, é importante realizar uma vistoria, observar se os itens atendem 
à demanda de pessoas que estarão presentes e tomar as devidas providências 
para adequar o local ao que se espera de qualidade.
• Um dos pontos fundamentais é a questão do momento da entrega dos 
equipamentos, móveis e materiais. Há rampas de acesso ao local. Ainda, 
verificar a acessibilidade das pessoas, principalmente pessoas que possuem 
alguma deficiência para locomoção.
• Para que não haja embargo pelo Ministério Público ou bombeiros, as saídas 
de emergência devem estar localizadas em locais de acesso fácil, sinalizadas e 
desbloqueadas para, em caso de emergência, as pessoas poderem sair o mais 
rápido possível.
• Por mais que exista uma empresa terceirizada, é necessário fazer a vistoria dos 
banheiros, além do abastecimento de materiais.
• A atenção deve estar voltada ao momento da montagem do equipamento, pois 
o espaço deve ser bem aproveitado para que não interfira na circulação e no 
bem-estar de todos os envolvidos.
• Tenha, em mãos, a planta baixa de todo o local do evento. Sempre que 
necessário, agilizar a localização das estruturas montadas e o responsável.
• No momento da escolha do local do evento, devido à acessibilidade, é necessário 
que o piso não tenha desnível e que não seja escorregadio.
• A contratação de vigilantes e seguranças nas três fases do evento (pré, trans 
e pós) é essencial para a prevenção de furtos, além de trazer conforto aos 
convidados, ou seja, deve-se ter um monitoramento constantemente. 
TÓPICO 3 | AVALIAÇÃO DA LOGÍSTICA DE EVENTOS
169
4 ERROS COMUNS
Em qualquer ramo de negócio, existem algumas deficiências, portanto, é 
essencial que o gestor evite os itens a seguir descritos por Galvão e Silva (2014):
• Ausência de planejamento: muitas vezes comum na organização de eventos, 
com a falta de um planejamento de acordo com o porte, podem ocorrer situações 
desagradáveis, portanto, até na execução de um aniversário, o planejamento 
é necessário, principalmente em relação aos contratos dos fornecedores, que 
devem estar devidamente comprometidos para não ocorrerem surpresas 
desagradáveis, portanto, não se esqueça da checklist e do desenvolvimento 
eficaz do planejamento.
• Falta depreparo técnico e emocional da equipe: muitos gestores podem 
ter o conhecimento prático, mas este deve ser ampliado através do 
conhecimento teórico. Devem existir informações que possam aprimorar os 
seus conhecimentos tácitos, melhorando a eficiência e eficácia na organização 
do próximo evento. Levando em consideração que o preparo técnico não está 
relacionado com o preparo emocional, quando há falta de conhecimento entre 
as partes, o comportamento se torna inadequado na pré-montagem. Existem 
muitos gestores agressivos, impacientes, ou a comunicação não ocorre de 
maneira correta, gerando insatisfação entre as partes envolvidas. A parte 
emocional da equipe é o que vai garantir o sucesso do evento.
• Falta de visão sistêmica: é preciso ter conhecimento do todo, ou seja, saber de todos 
os detalhes que ocorrem ou que ocorrerão no evento, além das funções de cada um. 
Quando se trata da visão sistêmica, ela fortalece o trabalho em equipe e implica no 
entendimento de todas as etapas para o alcance do sucesso. Todos fazem parte desse 
alcance, como fornecedores, equipe organizadora e os participantes.
• Falta de criatividade e de inovação: por mais que alguns organizadores de 
evento possuam um vasto conhecimento, muitas vezes, caem no conformismo, ou 
seja, há falta de criatividade, além de inovação, para melhorar os procedimentos 
que são necessários para a organização. Muitos organizadores, muitas vezes, 
não aceitam novas ideias que possam auxiliar na diminuição de custos e agilizar 
determinados processos. Contudo, devido à constante mudança de tecnologias e 
perfil do consumidor, a criatividade e a inovação têm sido fundamentais para que o 
evento tenha sucesso. Qualquer gestor deve saber que investimento em inovação e 
criatividade é um fator para a diminuição dos custos.
• Faça uma inspeção nos carpetes, tapetes e forros, para verificar se estão 
devidamente fixados no chão. Ainda, os fios da iluminação e som não devem 
estar desencapados ou desprotegidos, para não ocorrer nenhum acidente e, 
muito menos, a falta de energia. 
Essas dicas apresentadas fazem parte do trabalho de um gestor, portanto, 
a organização deve seguir o planejamento e ter o controle de todos os aspectos 
e características que possam ocorrer. Por fim, tomar as decisões o mais rápido 
possível em caso de alguma interferência ou imprevisto. 
UNIDADE 3 | CONSTRUÇÃO E AVALIAÇÃO DA LOGÍSTICA DE EVENTOS
170
• Ausência de acompanhamento, fiscalização e controle: Com relação ao 
controle, já informado no Tópico I, deve-se estar atento, pois o serviço do 
evento é complexo e dinâmico ao mesmo tempo. Dessa forma, é importante 
entender que as pessoas que são introvertidas evitam riscos, atividades 
intensas, possuindo dificuldades para se adaptar no setor. Portanto, mesmo 
que o evento foi plenamente planejado, o acompanhamento, fiscalização e o 
controle das atividades são responsabilidades de toda a equipe. Assim, esta 
deve estar de prontidão diante de qualquer imprevisto.
• Ausência de expertise e de contatos: No planejamento de um evento, é sabido 
que é necessária a contratação de um grande numero de fornecedores e terceiros 
para que todo o processo ocorra, mas a organização logística depende de alguns 
“macetes” e de redes de contato de pessoas que podem ser diferenciais para 
que o resultado seja positivo. Conhecer os procedimentos, as competências, 
as atribuições e os regulamentos pode agilizar os procedimentos e processos. 
Vale destacar que não é burlar a lei, mas saber sobre cada órgão ou empresa, 
ou saber quem são as pessoas que devemos procurar que podem resolver 
problemas, ou seja, a parte burocrática deve estar sempre envolvida para que 
nada impeça a realização do evento.
Como é possível perceber, existe um longo caminho para que um evento 
seja realizado com eficiência e eficácia, portanto, é essencial que os organizadores 
do evento busquem conhecimento através de teorias ou pessoas experientes no 
ramo de negócio. Ainda, a inovação e a criatividade devem fazer a diferença para 
o consumidor, com a realização dos seus desejos e satisfação.
Para saber mais sobre eventos, os autores a seguir trazem muita criatividade e 
conhecimento no planejamento e logística de serviços: 
FONTE: MATIAS, M. Organização de eventos: procedimentos e técnicas. Barueri: Manoele, 2013.
NAKANE, A. M. Gestão e organização de eventos. São Paulo: Pearson Education, 2017.
DICAS
171
RESUMO DO TÓPICO 3
Neste tópico, você aprendeu que:
• Há a necessidade de realização de uma avaliação final para identificar os 
pontos positivos e negativos que ocorreram no evento.
• Existem critérios necessários à realização de uma pesquisa e avaliação.
Ficou alguma dúvida? Construímos uma trilha de aprendizagem 
pensando em facilitar sua compreensão. Acesse o QR Code, que levará ao 
AVA, e veja as novidades que preparamos para seu estudo.
CHAMADA
172
AUTOATIVIDADE
1 O atendimento ao cliente é essencial para fidelizá-lo. Assim, ele pode 
retornar ao seu negócio para usufruir dos serviços prestados ou para a 
aquisição de produtos, portanto, é preciso que ele saia satisfeito e com seus 
desejos realizados. De acordo com a contextualização, o que é satisfação na 
prestação de serviços?
2 No processo avaliativo, deve-se atender aos diferentes objetivos e critérios 
na classificação de um serviço. Analise as afirmativas a seguir em relação 
aos critérios de avaliação:
I- Execução: eficiência, tempo, preço e confiabilidade.
II- Atendimento: rapidez, cortesia, receptividade, eficiência etc.
III- Local: iluminação, infraestrutura, limpeza, acesso, conforto, beleza etc.
IV- Avaliação: desempenho, satisfação e desejos do cliente.
Agora, assinale a alternativa CORRETA:
a) ( ) Apenas a afirmativa I está correta.
b) ( ) Apenas as afirmativas I, II e III estão corretas.
c) ( ) Apenas as afirmativas II, III e IV estão corretas.
d) ( ) Apenas as afirmativas III e IV estão corretas.
3 A pesquisa de opinião é muito relevante para que os organizadores possam 
tomar decisões para o próximo evento. São expostos os pontos positivos e 
negativos que os clientes informaram sobre algum caso ocorrido durante o 
evento. Classifique V para as sentenças verdadeiras e F para as sentenças 
falsas em relação à pesquisa:
( ) Pesquisa é algo em que se procura obter conhecimento sobre alguma coisa.
( ) Identifica resultados de um determinado evento.
( ) A pesquisa resolve todos os problemas que são encontrados na avaliação.
( ) Na pesquisa, é preciso levar em consideração o que se está pesquisando, 
com perguntas de fácil compreensão.
( ) A pesquisa é uma forma de verificar o que foi interessante para o 
participante do evento.
Agora, assinale a alternativa CORRETA:
a) ( ) V – V – V – F.
b) ( ) V – V – F – V.
c) ( ) F – F – V – F.
d) ( ) F – F – F – V. 
173
4 Na finalização do evento, existem alguns serviços que são necessários pela 
secretaria, EXCETO:
a) ( ) Enviar e ordenar a correspondência final.
b) ( ) Organizar, arquivar, gravar e encadernar todas as correspondências 
envidadas e recebidas.
c) ( ) Desmontar toda a infraestrutura que foi utilizada no evento.
d) ( ) Elaborar relatório final de todas as atividades que foram realizadas 
no evento.
174
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