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Apostila - Introdução a Secretaria Escolar - Unidade I - IFSULDEMINAS

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PROFA. ROSNELLI MARIA ALVES MOREIRA SILVA 
Campus Machado 
Junho / 2020 
 
CURSO ASSISTENTE DE 
SECRETARIA ESCOLAR 
 
 
INTRODUÇÃO A SECRETARIA ESCOLAR 
UNIDADE I 
 
Sumário 
1 - Conceituação, finalidade e objetivos da secretaria escolar .................................... 4 
2 - A importância da secretaria escolar. ....................................................................... 5 
3 - Perfil do secretário (a) escolar. ............................................................................... 5 
4 - O expediente geral da secretaria escolar. .............................................................. 6 
5 - Atribuições e competência do secretário (a) escolar. ............................................. 7 
6 - Atribuições do auxiliar de secretaria. ...................................................................... 8 
7 - Postura profissional. ............................................................................................... 8 
8 – Referências Bibliográficas ................................................................................... 12 
 
3 
Introdução a Secretaria Escolar 
 
 
 
 
“Sabedoria é subir ao mais alto de si mesmo”. 
Gilberto Amado 
 
Estamos iniciando nossos estudos, espero encontra-los entusiasmados e com vontade 
de aprender sobre a função do (a) assistente de secretaria escolar. Neste módulo, 
estabeleceremos uma interação constante que ocorrerá através dos textos, slides, fóruns que 
oferecerá a você uma postura autodidata. 
Ao decorrer das aulas, você terá acesso de forma simples e clara, aulas virtuais para 
auxiliá-lo na compreensão do texto apresentado. Você pode procurar informações adicionais 
para complementar seu conhecimento. Portanto, é necessário se organizar, estabeleça horários 
para o estudo, não deixe para última hora. Estarei sempre à disposição para auxiliar e tirar 
suas dúvidas. 
Nesta unidade, trataremos sobre: 
 
 Conceituação, finalidade e objetivos da secretaria escolar. 
 A importância da secretaria escolar. 
 Perfil do secretário (a) escolar. 
 O expediente geral da secretaria escolar. 
 Atribuições e competência do secretário (a) escolar. 
 Atribuições do auxiliar de secretaria. 
 Postura profissional. 
 
 Através deste estudo, você compreenderá a importância do (a) assistente de secretaria 
escolar para o bom funcionamento da escola. É na secretaria escolar que se encontra a vida 
escolar dos alunos, históricos, documentação, correspondência. 
 
Desejo a você bons estudos e excelente aprendizado! 
 
 
 
4 
1 - Conceituação, finalidade e objetivos da secretaria escolar 
 
O assistente de secretaria escolar possui importantes funções que contribuem nas 
atividades relacionadas ao cotidiano na escola. A escola é uma instituição que lida com 
diversas pessoas, cada qual com seus problemas, suas particularidades. A secretaria escolar é a 
porta de entrada da comunidade, é essencial ser organizada, tem uma boa imagem visto que é 
o local onde os pais, alunos, equipe escolar procuram, seja para falar de uma matrícula, do 
diário de classe, do aluno. Ela é o órgão responsável pelo processo administrativo escolar, 
tudo gira em torno da secretaria. 
A secretaria é o elo com as pessoas, seja qual for a necessidade junto à escola, todos 
devem ser acolhidos e lidar com esta dimensão de opiniões e necessidades, o (a) assistente de 
secretaria escolar deve estar apto para sua função. 
Ela também é a fonte de interação direta com a equipe escolar e pedagógica. A 
secretaria é coordenada por um secretário, um(a) assistente de secretaria escolar que tem 
como finalidade coordenar e controlar: 
 
 
 
➢ A presença dos alunos; 
➢ A vida escolar do (a) aluno (a); 
➢ O desenvolvimento da aprendizagem; 
➢ A evasão escolar; 
➢ Os direitos à matrícula; 
➢ Resultados finais para expedição de certificados de conclusão; 
➢ Serviço de expediente, escrituração; 
➢ Arquivar documentos. 
 
 A secretaria é o coração da escola, seu funcionamento mantém a escola em ordem. 
 
 
 
Assim como o diretor, o (a) assistente de secretaria escolar é responsável 
legalmente pela documentação escolar! 
 
 
5 
 
 
2 - A importância da secretaria escolar. 
 
A importância da secretaria escolar é manter as fichas dos alunos e professores de 
forma ativa; manter atualizado a listagem dos alunos, redigir atas, ofícios, memorandos, livro 
de ponto dos funcionários além de redigir comunicados. 
 A secretaria escolar deve possuir um espaço próprio, adequado para receber a 
comunidade escolar, pedagógica. Por mais simples que seja uma escola, deve-se fazer o 
possível para haver um local apropriado para a secretaria escolar. 
 
3 - Perfil do secretário (a) escolar. 
 
O (a) assistente de secretaria escolar possui uma função que vai muito além das tarefas 
burocráticas, e sim é um profissional que deve executar a parte administrativa e ter uma 
sintonia com todos os envolvidos: 
 
Em suas funções diárias, o secretário escolar deve ser mais do que uma pessoa 
encarregada de digitação das correspondências, manutenção do arquivo e 
atendimento de telefonemas. Às vezes, esse profissional é a ponte entre aqueles que 
tomam decisões gerenciais e os que executarão tais decisões; muitas vezes, porém, 
toma decisões e executa tarefas relevantes e decisivas. É, pois, nesse momento, 
verdadeiro assessor, função que exige competências e formação básica bem 
especificas. (MEDEIROS e HERNADEZ, 1999, p 17) 
 
 
O perfil do (a) assistente de secretaria escolar: 
 
Dignidade: O assistente de secretaria escolar deve desempenhar suas funções com honra e 
dignidade, isto é, deve abster-se de atitudes que gere descrédito para a escola; 
Integridade: A função de assistente de secretaria escolar deve ser leal, ter boa fé, responsável 
e possuir sigilo. 
Discrição: Ser discreto é um dos pontos que resguarda o sigilo profissional visto que ocorrem 
muitas situações e documentações confidenciais; 
Polidez: Não criticar a direção da escola, não fazer comentários desnecessários e 
desrespeitosos. 
Presteza: Oferecer sua colaboração para agilizar o funcionamento da escola; 
Organização: Ser organizado facilita o serviço da direção, dos professores e do próprio 
 
6 
assistente de secretaria escolar; 
Comunicação: Ser comunicativo, cortes com todos 
Pontualidade: Ser pontual nos horários de atendimentos; 
Espírito de equipe: Auxiliar o próximo, trabalhar em equipe de forma clara e objetiva 
mantendo um clima agradável e saudável; 
Relações interpessoais: Utilizar expressões cordiais como: por favor, obrigada, por gentileza. 
 
 
4 - O expediente geral da secretaria escolar. 
 
A rotina da secretaria escolar é bem agitada. Toda comunidade escolar, equipe diretiva 
e escolar, alunos passam primeiramente pela secretaria e são muitos os pedidos solicitados. As 
tarefas variam de acordo com o fluxo e a rotina da escola. 
Há períodos de coleta de dados dos alunos pelo Educacenso (veremos mais adiante 
sobre o Censo Escolar). Algumas escolas possuem o sistema virtual de controle de alunos, 
professores, transferência enfim controla-se a vida escolar do aluno pelo sistema virtual do 
município, portanto, é necessário alimentar o sistema atentamente visto que estes dados você 
usará durante todo ano letivo. 
Citaremos o dia-a-dia na secretaria escolar de forma mais suscita, com dicas do 
expediente escolar: 
 
✓ Mesa limpa e organizada 
✓ Manter equipamentos (computador, impressora, grampeadores, guilhotina, telefone) 
em condições de uso; 
✓ Ficar atento ao conferir documentação de matrícula, fichas, declarações; 
✓ Evite ausentar-se da secretaria 
✓ Manter o controle mesmo diante de situações conflitantes; 
✓ Buscar o bom senso, aceitar e dialogar opiniões mesmo que contrárias ao seu 
entendimento. Saiba conversar e solucionar da melhor forma; 
✓ Respeitar as determinações da secretária executiva e direção escolar; 
✓ Reveja a documentaçãoque o diretor precisa assinar; 
✓ Entregar ao secretário executivo os documentos impressos para serem conferidos e 
encaminhados à direção; 
✓ Atender o telefone de forma cordial, dizendo o nome da escola e seu nome. Não perca 
 
7 
a paciência pelo telefone, seja educado; 
✓ Deixe sempre um bloco de notas ao lado do telefone. 
As matrículas são realizadas em épocas estipuladas pela Secretaria Municipal de 
Educação. Este período é essencial para a coleta de dados dos alunos, conhecer um pouco 
mais sobre a vida do aluno e da família. É um momento de troca de informações para que o 
(a) aluno (a) possa sentir-se acolhido e bem-vindo à escola. 
Os documentos apresentados durante a matrícula devem estar legíveis a cópia, você irá 
usar este documento durante todo ano escolar. 
A separação das salas de aula deve ser realizada pela direção da escola e secretário 
executivo. A lista de alunos por sala de aula é essencial para organização escolar. 
Em casos de transferência de alunos, é necessário que os pais ou responsáveis 
justifiquem a transferência e apresente uma declaração de vaga da outra escola aonde o aluno 
estudará. 
As evasões escolares ocorrem, mas para confirmar a evasão escolar é necessário 
confirmar o motivo do aluno estar ausente, se necessário comunique a Secretaria Municipal 
de Educação e/ou Conselho Tutelar. 
No final do ano letivo, é necessário verificar quantas vagas estarão disponíveis para o 
próximo ano letivo. 
Todo expediente da secretaria escolar depende da rotina e objetivos da escola. 
 
5 - Atribuições e competência do secretário (a) escolar. 
 
Tem-se na maioria das escolas as seguintes atribuições básicas da função do secretário 
escolar: 
➢ Responsabilizar-se pelo funcionamento da Secretaria Escolar; 
➢ Zelar pela guarda e sigilo dos documentos escolares; 
➢ Cumprir as determinações da Direção; 
➢ Organizar o arquivo escolar; 
➢ Manter em dia a escrituração, o arquivo, a correspondência escolar e o registro de 
resultados de avaliação de alunos; 
➢ Conhecer a legislação do ensino vigente, zelando pelo seu cumprimento, no âmbito de 
suas atribuições; 
 
8 
➢ Manter o arquivo de documentação de alunos e funcionários lotados na unidade 
escolar, organizado de forma funcional, com capacidade de proporcionar rapidez nas 
informações; 
➢ Elaborar relatórios, atas, termos de abertura e encerramento de livros e quadros 
estatísticos; 
➢ entregar aos professores os Diários de Classe devidamente preenchidos, no que lhe 
compete; 
➢ Vetar a presença de pessoas estranhas na Secretaria Escolar, a não ser que haja 
autorização da Direção; 
➢ Manter atualizadas as pastas individuais dos servidores e alunos da unidade escolar; 
➢ Prestar esclarecimentos quando solicitado; 
➢ Atender aos corpos Docente, Discente e Técnico-Administrativo, prestando-lhes 
informações e esclarecimentos relativos à escrituração escolar e à legislação do 
ensino; 
 
A função vai além do conhecimento da rotina interna da secretaria e do funcionamento 
escolar, deve o assistente de secretaria escolar estar sempre atualizado, buscar compreender o 
funcionamento de um todo para que possa auxiliar o processo educacional. "A profissão é tão 
importante que 
mesmo com as constantes mecanizações dos escritórios, a secretária sempre estará 
presente, manipulando essas novas automações." (GARCIA, 2000, p. 15). 
 
6 - Atribuições do auxiliar de secretaria. 
 
 Há uma diferença entre secretário e auxiliar de secretaria escolar. O secretário tem 
contato mais direto com a equipe da direção da escola, professores, tem o poder de assinar 
documentos, participar de reuniões, representar a escola na ausência da direção. 
 O auxiliar de secretaria possui uma rotina parecida, isto é, tem contato com a equipe 
escolar, participa da organização dos documentos, arquivos, verifica a documentação dos 
alunos, realiza matrículas de alunos, preenche formulários de históricos, boletins. Citamos 
algumas das funções do auxiliar de secretaria escolar: 
➢ Possuir interação com a equipe escolar: direção, professores, auxiliares de serviços 
gerais, estagiários, como também, os pais e alunos. 
➢ Realizar a matrícula do aluno 
 
9 
➢ Manter em ordem e atualizar os registros de alunos, prontuários, fichas dos 
professores, documentação, atas; 
➢ Auxiliar no controle da frequência diária dos alunos; 
➢ Redigir e encaminhar ofícios, memorandos, requerimentos, relatórios, entre outros; 
➢ Expedir declaração de frequência, de vaga; 
➢ Realizar chamadas telefônicas; 
➢ Auxiliar no controle atualizado do controle de alunos; 
➢ Auxiliar na organização e arquivo de documentos no arquivo morto; 
➢ Auxiliar a manter ordem no arquivo recente de forma clara e simples para que quando 
necessário consiga encontrar o dado solicitado prontamente; 
 
7 - Postura profissional. 
 
A postura profissional é muito importante para retratar o ambiente de trabalho. 
Você sabe o que é postura e comportamento? 
Comportamento é o modo como você age, como você se porta em um determinado 
ambiente. A postura é como nos comportamos no ambiente de trabalho que é formada pela 
sua conduta ética, conhecimentos, atitudes, habilidades. 
O auxiliar de secretaria escolar deve possuir um bom relacionamento com as pessoas, 
sejam profissionais da escola, comunidade escolar, alunos, pais, funcionários de outras 
escolas. 
Saber lidar com as mais diversas situações nem sempre é fácil, mas cabe ao assistente 
de secretaria escolar ter calma, ponderação, postura para lidar com os mais diversos tipos de 
situações. Manter o controle em uma situação estressante nem sempre é possível, mas para 
que você não perca sua razão, sua postura e seus direitos, deve conter o ânimo e controlar até 
mesmo o tom da voz. 
A secretaria escolar é um local muito movimentado, todos se dirigem primeiramente 
lá, seja para expor suas preocupações, suas ideias, elogios, reclamações. Para conseguir 
atender a todos e fazer seus serviços é necessário se programar, organizar seu tempo e 
ambiente. 
O assistente de secretaria deve se atentar em alguns detalhes como: 
• Seja pontual; 
• Mantenha uma boa imagem; 
• Tenha postura; 
 
10 
• Controle seu tom e volume de voz; 
• Faça o possível para ter pensamentos positivos, bom humor, mas nada de 
exageros – evite críticas, piadas; 
• Seja cordial – acolha as pessoas com um “bom dia”, “boa tarde”, “Licença”; 
• Seja organizado; 
• Faça o possível para executar suas atividades dentro do pedido; 
• Cuidado com suas roupas, não exagere. Se possível, use uniforme; 
• Busque conhecimento; 
• Seja discreto; 
• Ouça, observe, pondere; 
• Respeite seu local e as pessoas a sua volta; 
• Seja comunicativo, olhe nos olhos das pessoas, transmita segurança; 
• Mantenha seu local limpo e organizado; 
• Exerça seu trabalho com assiduidade, zelo; 
• Respeite a hierarquia. 
Atualmente vivemos em uma sociedade, onde se ter está acima do “ser”, há muitas 
injustiças, corrupção, discriminações e para orientarmos os alunos é necessário ter muita 
esperança e fé no ser humano, cabe a nós orientar e tentar mudar a realidade social. Para isto, 
é necessário resgatar os princípios éticos e morais para que possamos fazer a diferença. 
 O assistente de secretaria escolar tem sua função nesta reconstrução de mundo ético e 
moral, promovendo um pensamento livre, crítico, consciente de seus direitos e obrigações. 
 A postura do assistente de secretaria é muito observada pelos profissionais da escola, 
alunos, pais. Torna-se um exemplo de conduta moral e ética. Mas o que significa ética e 
moral? 
 A ética e moral são termos parecidos, relacionados, ambas guiam a conduta do ser 
humano na sociedade. 
A ética é voltada a compreender as ações do ser humano de acordo com os valores 
morais de maneira racional e científica, através de legislações, códigos que legitimam este 
comportamento perante a sociedade. A ética nos ajuda a responderquestões como: “Eu quero? 
” “Eu posso? ” “Eu devo? ” 
 
 
11 
 Figura 1 Ética e Moral 
 
Fonte: https://pt.slideshare.net/Lindascagnolato/etica-moral-evalores Acesso: 01/07/2020 
 
Alguns exemplos sobre condutas éticas são: 
➢ Não prejudicar pessoas no ambiente de trabalho; 
➢ Respeitar as leis; 
A moral é um conjunto de regras entre o que é certo ou errado que são aplicadas no 
cotidiano do ser humano. 
➢ Alguns exemplos de conduta moral: 
➢ Ajudar pessoas com necessidades. 
Estamos sempre diante de situações que mexem com nosso conceito ético e moral do 
tipo: 
• Devo sempre dizer a verdade ou existem momentos que posso mentir? 
• Estou com tanta pressa, atrasado para ir trabalhar. Vou furar fila no banco. 
Devo tomar atitude? 
• Devo ajudar um amigo mesmo sabendo que ele está errado? 
• Dentro do trabalho, vejo que uma colega fez a matrícula de seu sobrinho para o 
período da tarde (o mais requisitado período entre os pais) e ainda escolheu a 
sala que a criança ficaria. Não aguardou o sorteio que seria realizado pela 
direção da escola, passando na frente de crianças que realmente aguardam na 
fila de espera para troca de turno. Esta colega é uma amiga velha de infância, o 
que devo fazer? Contar para a direção da escola ou deixar passar, era só uma 
vaga? 
• Sei que devo usar máscara facial para me proteger da pandemia de Covid-19, 
mas será que posso ficar sem máscara dentro do carro? 
• Aquela família pegou Covid-19, mas já estão curados. Sei que estão passando 
por necessidades alimentícias, será que devo ou não os ajudar? E se não 
tiverem completamente curados e eu pegar Covid-19? 
https://pt.slideshare.net/Lindascagnolato/etica-moral-evalores
 
12 
 
Questões assim devem ser refletidas dentro dos conceitos da moral e da ética. 
Dentro do ambiente escolar, há muitas situações que levam os funcionários a se 
questionarem se está certo ou errado. Há um Código de Conduta Profissional que deve ser 
seguido, assim como há leis que estabelecem normas gerais e critérios básicos para a boa 
conduta ética e moral dentro do ambiente escolar. O auxiliar de secretaria escolar deve 
respeitar as normas legais, desrespeitar estes parâmetros pode acarretar processos 
administrativos chegando até a exoneração do cargo. 
 
 ÉTICA X MORAL 
Ética é o princípio Moral é conduta 
Ética é permanente Moral é temporal 
Ética é universal Moral é cultura 
Ética é regra Moral é conduta da regra 
Ética é teoria Moral é prática 
 
O Código de Ética do Profissional de Secretaria foi publicado em 07 de julho de 1989 
trata sobre a conduta ética e moral de sua profissão, versando sobre os deveres fundamentais 
descritos no artigo 5º. sobre: 
Art.5º. - Constituem-se deveres fundamentais das Secretárias e Secretários: a) 
considerar a profissão como um fim para a realização profissional; b) direcionar seu 
comportamento profissional, sempre a bem da verdade, da moral e da ética; c) 
respeitar sua profissão e exercer suas atividades, sempre procurando 
aperfeiçoamento; d) operacionalizar e canalizar adequadamente o processo de 
comunicação com o público; e) ser positivo em seus pronunciamentos e tomadas de 
decisões, sabendo colocar e expressar suas atividades; f) procurar informar-se de 
todos os assuntos a respeito de sua profissão e dos avanços tecnológicos, que 
poderão facilitar o desempenho de suas atividades; g) lutar pelo progresso da 
profissão; h) combater o exercício ilegal da profissão; i) colaborar com as 
instituições que ministram cursos específicos, oferecendo-lhes subsídios e 
orientações (Código de Ética do Profissional de Secretaria, 1989) 
 
 O sigilo é um dos pontos essenciais para que o auxiliar de secretaria possa exercer sua 
profissão como pessoa de confiança da equipe diretiva. Há muitos papéis, reuniões, situações 
com pais, alunos que devem ser sigilosos. 
 Cabe ao auxiliar de secretaria escolar manter um clima profissional cortes, de respeito 
à hierarquia, respeitar a capacidade e as limitações individuais. 
 É vedado ao auxiliar de secretaria escolar usar de sua influência, posição para 
conseguir qualquer tipo de favoritismo pessoal ou facilidades, assim como espalhar prejudicar 
deliberadamente a reputação de outro funcionário. 
 
 
13 
 
 
O auxiliar de secretaria escolar deve ser respeitoso, zelar pela legislação da escola, ser 
ético, prudente, organizado, buscar interagir com toda equipe escolar, alunos e pais dos 
alunos. 
 Diante de conflitos, manter a calma e buscar o bom senso para a resolução de 
problemas. 
Estar sempre se atualizando e interessado em questões voltadas para o cargo. 
 
8 – Referências Bibliográficas 
 
GARCIA, Elisabeth Virag. Noções Fundamentais para a Secretária. 2ª ed. São Paulo: 
Summus, 2000. 
 
MEDEIROS, JOÃO Bosco; HERNANDES, Sonia. Manual da secretária. SP: Atlas,2006. 
 
 
Para saber mais sobre o Código de Ética do Secretário Escolar, você pode acessar 
o site: https://www.fenassec.com.br/b_osecretariado_codigo_etica.html 
 
https://www.fenassec.com.br/b_osecretariado_codigo_etica.html

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