MANUAL DO SECRETÁRIO ESCOLAR 3

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MANUAL DO 
SECRETÁRIO ESCOLAR 
 (ESCOLAS MUNICIPAIS) 
 
 Jales 
 2020 
 
 
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ÍNDICE 
 
1 – Apresentação ___________________________________________________________________ p.3 
 
2 - Secretaria escolar ________________________________________________________________p. 4 
 
3 - Documentação geral______________________________________________________________p. 10 
 
4 - Orientações para preenchimento da documentação escolar _______________________________ p.14 
 
5 - Índice de legislação_______________________________________________________________p.56 
 
6- Modelos de documentos oficiais (anexos) ______________________________________________p.58 
 
 
 
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1 - APRESENTAÇÃO 
 
Este manual tem o objetivo de subsidiar as atividades administrativas do secretário de escola, a fim de 
otimizar o atendimento prestado à comunidade escolar. As instruções presentes aqui servem de apoio às 
funções do secretário e não devem inibir o espírito de iniciativa, de criatividade e de motivação do 
profissional. São subsídios que objetivam maximizar a eficácia da tomada de decisões e iniciativas 
necessárias ao dia-a-dia na escola. 
 
 
 
 
 
 
 
 
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 2 - SECRETARIA ESCOLAR 
A escola é uma organização que, como muitas outras, lida com pessoas. Sua peculiaridade está em ser a primeira instituição 
que os cidadãos, ainda crianças, conhecem depois da família. Mais ainda, uma instituição que, em complemento às famílias, tem a 
missão de levar conhecimento às crianças. A experiência na escola contribui positivamente para desenvolver os sentimentos de 
confiança e satisfação, de pertencer à sociedade e de exercer a cidadania. 
A secretaria escolar é a porta de entrada da escola para a comunidade externa. Ela é também a produtora e guardiã da memória 
e da documentação da instituição, de seus alunos e professores, e que garante o controle de toda a situação escolar em relação ao 
atendimento, qualidade dos serviços e funcionamento de atividades na unidade. 
A secretaria é um braço executivo da equipe de gestão escolar e dela depende o bom funcionamento da instituição. Ela é o 
órgão responsável pelos serviços de escrituração, documentação, correspondência e processos referentes à vida do estabelecimento de 
ensino e à vida escolar dos alunos, trabalhando coletivamente para a gestão administrativa e pedagógica da Unidade. Juntamente com 
o seu Diretor, responde administrativamente e legalmente pela documentação escolar. 
A secretaria escolar é importantíssima na dinâmica de uma escola. É através do correto lançamento e da efetivação dos 
chamados registros escolares que são verificados: 
 os direitos de um candidato à matrícula; 
 a regularidade da vida escolar; 
 o desenvolvimento da aprendizagem de um aluno; 
 o acompanhamento pedagógico; 
 os resultados finais de cada aluno para promoção ou expedição de certificados de conclusão. 
A secretaria escolar representa, perante a comunidade, o órgão de maior importância na produção e organização de informações 
para dentro e para fora da escola. Para dentro da escola inclui as informações usadas por alunos, professores e gestores. Para fora inclui 
informações às autoridades públicas responsáveis pela administração de redes de ensino, bem como à comunidade. 
 
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 2.1 – ATRIBUIÇÕES DO SECRETÁRIO ESCOLAR 
 (Lei Complementar 261, de 13/04/2016) 
 
 Conhecer o Projeto Político-Pedagógico do estabelecimento de ensino; 
 Coordenar e executar as tarefas decorrentes dos encargos da Secretaria; 
 Organizar e manter em dia o protocolo, o arquivo escolar, o SED e o registro de assentamento dos alunos, de forma a permitir, 
em qualquer época, a verificação da identidade e regularidade da vida escolar do aluno e autenticidade dos documentos 
escolares; 
 Receber, redigir e expedir a correspondência que lhe for confiada; 
 Lavrar atas e termos, nos livros próprios; 
 Organizar e manter em dia a coletânea de leis, regulamentos, diretrizes, portarias, circulares, resoluções e demais documentos; 
 Rever todo o expediente a ser submetido ao despacho do Diretor; 
 Elaborar relatórios e processos a serem encaminhados às autoridades superiores; 
 Apresentar ao Diretor, em tempo hábil, todos os documentos que devem ser assinados; 
 Coordenar e supervisionar as atividades referentes à matrícula, transferência, adaptação e conclusão de curso; 
 Zelar pelo uso adequado e conservação dos bens materiais e equipamentos da Secretaria; 
 Responder ao Censo Escolar Anual; 
 Realizar outras atividades correlatas com a função; 
 Responsabilizar-se pela guarda e expedição da documentação escolar do aluno, respondendo por qualquer irregularidade; 
 Organizar e manter atualizado o arquivo com os atos oficiais da vida legal da escola, referentes à sua estrutura e funcionamento; 
 Atender a comunidade escolar, na área de sua competência, prestando informações e orientações sobre a legislação vigente e 
a organização e funcionamento do estabelecimento de ensino, conforme disposições do Regimento Escolar; 
 
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 Orientar os professores quanto ao prazo de entrega do Livro Registro de Classe com os resultados da frequência e do 
aproveitamento escolar dos alunos; 
 Cumprir e fazer cumprir as obrigações inerentes às atividades administrativas da secretaria, quanto ao registro escolar do aluno 
referente à documentação comprobatória, de adaptação, aproveitamento de estudos, progressão parcial, classificação, 
reclassificação e regularização de vida escolar; 
 Organizar o livro-ponto de professores e funcionários, encaminhando ao setor competente a sua frequência, em formulário 
próprio; 
 Secretariar os Conselhos de Classe e reuniões, redigindo as respectivas Atas; 
 Conferir, registrar e/ou patrimoniar materiais e equipamentos recebidos; 
 Comunicar imediatamente à direção toda irregularidade que venha ocorrer na secretaria da escola; 
 Participar de eventos, cursos, reuniões, sempre que convocado, ou por iniciativa própria, desde que autorizado pela direção, 
visando ao aprimoramento profissional de sua função; 
 Participar das reuniões de Horas de Trabalho Coletivo (HTC) e formação continuada oferecidas pela Secretaria Municipal de 
Educação; 
 Auxiliar a equipe pedagógica e direção para manter atualizado os dados no Sistema de Controle e Remanejamento dos Livros 
Didáticos; 
 Fornecer dados estatísticos inerentes às atividades da secretaria escolar, quando solicitado; 
 Manter pelo sigilo de informações pessoais de alunos, professores, funcionários e famílias e outros assuntos pertinentes ao 
serviço; 
 Manter e promover relacionamento cooperativo de trabalho com seus colegas, com alunos, com pais e com os demais 
segmentos da comunidade escolar; 
 Participar das atribuições decorrentes do Regimento Escolar e exercer as específicas da sua função. 
 
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2.2 - PERFIL DO SECRETÁRIO ESCOLAR 
 
Dignidade: o desempenho da profissão de secretário requer honra e dignidade; o secretário deve abster-se de 
qualquer comportamento que pressuponha infração ou implique descrédito para a instituição; 
 
Integridade: a lealdade e a boa fé são requisitos para exercer a profissão de secretário; o sigilo profissional exige a 
observância rigorosa do princípio da confidencialidade e da responsabilidade nos fatos e notícias que o profissional 
conhecer no exercício da sua profissão; 
 
Discrição: é qualidade exigida para se salvaguardar o sigilo profissional. Constantemente chegam ao conhecimento 
do secretário assuntos confidenciais relacionados à escola que exigem discrição e contenção; 
 
Polidez: o secretário deve abster-se de comentários desrespeitosos, jocosos para com alunos, colegas de profissão e 
superiores; 
 
Presteza: oferecer a sua colaboração aos seus colegas, quando a sua intervenção for necessáriapara o trabalho e o 
funcionamento da instituição; 
 
Atualização: cultivar os conhecimentos pertinentes à área para que seu trabalho atinja o rendimento máximo; 
 
 
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Organização: a eficiência do secretário facilita o trabalho da direção; 
 
Conhecimento e exatidão de procedimentos: o domínio dos procedimentos da secretaria poupa tempo, dá 
segurança à administração do estabelecimento de ensino e diminui gastos, como por exemplo, com impressos errados. 
Deve-se observar as normas regimentais da escola. 
 
Ética profissional: conjunto de normas morais que o secretário deve ter para exercer suas atividades. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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2.3 – O DIA-A-DIA DA SECRETARIA 
 Deixar a mesa sempre em ordem, sem excesso de papéis; 
 Manter os equipamentos em condições de uso e em seus devidos lugares; 
 Manter a atenção redobrada quando estiver conferindo a documentação escolar; 
 Evitar idas e vindas ou levantar-se a todo o momento, ausentando-se do ambiente de trabalho; 
 Não perder a calma diante de situações difíceis; 
 Evitar choque de opiniões, sempre chegar a um consenso; 
 Cumprir e fazer cumprir as determinações de superiores hierárquicos; 
 Iniciar o dia com tarefas mais demoradas que exijam maior esforço físico e/ ou mental; 
 Rever todo o expediente a ser submetido ao despacho do diretor; 
 Apresentar ao diretor, em tempo hábil, todos os documentos que devem ser assinados; 
 Atender ao telefone dizendo o nome do estabelecimento de ensino com nitidez, repetindo tantas vezes 
quanto necessário até que seja compreendido. Nunca se exaltar ou responder com impertinência a quem quer 
que seja; 
 Deixar disponível, junto ao telefone, caneta e bloco de anotações; 
 Ler o Diário Oficial de Jales diariamente, para saber se saiu alguma publicação da Secretaria 
Municipal de Educação e repassar para os responsáveis (como servidores, Diretor e Vice-Diretor), assim 
como para saber se foi publicado Leis, Decretos, Portarias ou informações de servidores da Unidade, para 
que todos os servidores tomem conhecimento; 
 Organizar os prontuários dos servidores, em ordem alfabética, verificando se há os documentos 
pessoais, como RG, CPF, comprovante de residência, comprovantes de escolarização, de estado civil, assim 
como os demais que são obtidos ao longo da realização de suas funções na escola, como requerimentos, 
 
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atestados e declarações; 
 Organizar os prontuários dos alunos, em ordem alfabética e por turma, verificando se todos os 
documentos constam no prontuário, bem como se a Ficha Cadastral do Aluno está completa, em especial a 
assinatura da matricula do ano corrente; 
 Organizar as Fichas Informativas dos Alunos, sendo estas atualizadas anualmente, mantendo o 
arquivo sempre completo, ou seja, com as fichas de todos os alunos por turma, pois esta possui informações 
de importância à escola; 
 Organizar o arquivo morto, por ano e ordem alfabética (no caso dos alunos) ou por ordem alfabética 
(no caso dos servidores), de modo a facilitar a consulta do mesmo quando necessário; 
 Logo após entregue os Atestados de Frequência à SME, repassar as faltas/afastamentos dos 
servidores no controle de faltas e afastamento anual da escola bem como na Ficha Cem; 
 Arquivar, em suas respectivas pastas, as publicações e legislações importantes aos servidores da 
Unidade Escolar que são publicadas no Diário Oficial de Jales; 
 Atualizar as listas piloto (secretaria, professores e coordenação/direção) sempre que a Unidade 
Escolar receber alunos ou dar transferência a algum aluno; 
 Afixar o quadro de aulas no mural da sala dos professores e secretaria no início do ano letivo; 
 Controlar as substituições, tanto do professor adido quanto dos professores que virão a U.E. substituir 
algum professor, no livro específico para isso, de forma a facilitar a verificação deste sempre que necessário; 
 Controlar o patrimônio da escola: dar baixa quando a escola realizar a doação, por meio de um termo 
de doação e solicitar, por meio de ofício, que a SME dê baixa do bem na relação patrimonial da escola. Este 
ofício também é feito quando algum bem é levado para o almoxarifado ou lixão. Fazer termo de saída 
quando o bem é emprestado à outra pessoa, física ou jurídica; 
 
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3 – DOCUMENTAÇÃO GERAL 
 Considerando que a secretaria escolar é o primeiro contato com a comunidade escolar e com o público em geral, 
o secretário deve deter os conhecimentos pertinentes para bem atender a clientela que procura os serviços prestados pelo 
estabelecimento. 
 Os documentos devem caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padrão culto de linguagem, clareza, concisão, 
formalidade e uniformidade. 
 As comunicações/documentos de um órgão público devem permitir uma única interpretação e ser estritamente 
impessoais e uniformes, o que exige o uso de certo nível de linguagem, pois há sempre um único comunicador (o Serviço 
Público) e o receptor dessas comunicações ou é o próprio Serviço Público (no caso de expedientes dirigidos por um 
órgão a outro), ou conjunto de cidadãos ou instituições tratadas de forma homogênea (o público). É inaceitável que um 
texto legal não seja entendido pelos cidadãos1. 
 
PROPOSTA PEDAGÓGICA2: é o documento da escola que contém: 
- Sua organização, seus princípios e sua filosofia; 
- Sua forma de atendimento, cursos e conteúdos ofertados, metodologia de ensino; 
- Sua matriz curricular, regime, calendário escolar; 
- Seus processos de avaliação, promoção, classificação, progressão parcial; 
- Seus recursos materiais e humanos. 
 
 
 
1 Para maiores informações conferir o Manual de Redação da Presidência da República. 
2 A elaboração desta cabe ao Diretor da escola, sendo ela atualizada quadrienalmente. 
 
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PLANO DE CURSO3: é o plano de trabalho pedagógico de cada curso: contém os objetivos do curso, o cronograma das 
atividades propostas e o desenvolvimento dos conteúdos. 
 
REGIMENTO ESCOLAR4: é documento legal onde constam todos os dados do estabelecimento de ensino: cursos 
ofertados, objetivos gerais e específicos, normas para admissão, avaliação, promoção e reprovação, obrigações, direitos e 
deveres. É o conjunto das normas e regras que norteiam os procedimentos, os direitos e os deveres da equipe 
administrativa, professores e educandos. O regimento constitui uma síntese do projeto político-pedagógico da escola. 
Deve ser construído de forma participativa, envolvendo toda a comunidade escolar: corpo docente, corpo discente, pais 
de alunos, direção, equipe pedagógica, funcionários da escola, Conselho Escolar e APM. 
 Embasamento Legal do Regimento Escolar: Constituição Federal; LDB nº 9394 / 96; Lei nº 8069 / 90 (Estatuto 
da Criança e do Adolescente). 
 Estrutura do Regimento Escolar: deve ser ordenado por assunto, do geral para o particular, desenvolvido por 
títulos, capítulos e seções e composto por artigos. Deve focalizar os elementos fundamentais indispensáveis ao 
funcionamento de um estabelecimento de ensino. 
 
REQUERIMENTO: documento de solicitação, através dele a pessoa física ou jurídica requer algo a quem de direito. 
 
ATA: resumo escrito que regista fato, ocorrência e decisões de uma Assembleia, Sessão ou Reunião, para um determinado 
fim. 
 
3 Este deve ser elaborado por cada professor responsável pela turma ou especialista (Arte e Educação Física), em geral o secretário envia a estes professores o Plano de 
Aula elaborado no ano anterior, no início do ano. O professor o atualiza e reenvia ao secretário no início do ano letivo, em data a ser determinada pelo diretor, sendo que 
tais planos são arquivados no computador do secretário, podendo, também, ser impressos e arquivados na secretaria da escola. 
4 Este é atualizado pelo Diretor da escola quandonecessário ou, em especial, quando determinado pela Secretaria Municipal de Educação. 
 
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ATESTADO: afirma a veracidade de certo fato ou a existência de obrigação. Pode também comprovar a existência de um 
ato que se consumou. Exemplo: idoneidade/boa conduta. Pode-se dizer que até certo ponto, o atestado é uma declaração e 
a certidão é uma transcrição. Enquanto o atestado declara, a certidão é a transcrição de algo já existente. 
 
 DECLARAÇÃO: afirma a existência de um fato (modelos no Anexo). 
 
 CONVITE: instrumento pelo qual pede-se o comparecimento de alguém ou solicita-se sua presença em algum evento ou 
em ato (modelos no Anexo). 
 
CONVOCAÇÃO: semelhante ao convite, mas no sentido de intimação, obrigando o comparecimento, devendo ser 
justificado o não comparecimento (modelos no Anexo). 
 
CERTIDÃO: documento fornecido por autoridade competente a pedido de interessado, destinado a fazer certa a existência 
de registro em livro, processo ou documento em poder do expedidor, referente a determinado ato ou fato, ou dar forma a 
inexistência de tal registrado. 
 
ÓFICIO: tem como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si e também 
com particularidades. 
 
CORREIO ELETRÔNICO (E-MAIL): por seu baixo custo e celeridade, transforma-se na principal forma de 
comunicação para transmissão de documentos. Deve-se evitar o uso de linguagem incompatível com uma comunicação 
oficial. A mensagem que encaminha algum conteúdo deve trazer informações mínimas sobre o seu conteúdo. 
 
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4 - ORIENTAÇÕES PARA PREENCHIMENTO DA 
DOCUMENTAÇÃO ESCOLAR 
 
 MATRÍCULA 
 Para a efetivação da matrícula exige-se extrema atenção para a leitura e cópia dos dados pessoais dos alunos, que devem 
ser retirados da certidão de nascimento para o preenchimento da FICHA CADASTRAL DO ALUNO (Anexo). Deve-se 
recolher cópia dos seguintes documentos: 
 * Documentos do aluno: 
- Certidão de nascimento; 
- RG; 
- CPF; 
- Comprovante de residência* (em nome do responsável legal e atual – no máximo até os últimos 3 meses, contando o 
corrente); 
 - Cartão do SUS; 
- Carteira de vacinação (para as séries: Pré I, Pré II e 1º ano); 
- Cartão do Benefício do Programa Bolsa Família (se receber). 
 
 
15 
 
* Documentos do Pai/Responsável legal: 
- RG; 
- CPF; 
- Comprovante de estado civil; 
- e-mail para uso no sistema SED. 
 
* COMPROVANTE DE RESIDÊNCIA: 
(Resolução SEDUC – 40, de 23/08/2019) 
 
 “Serão aceitos como comprovantes de residência os seguintes itens, a seguir relacionados: 
a. Contas, de água, gás, energia elétrica ou telefone (fixo ou móvel); 
b. Contrato de aluguel em vigor, com firma do proprietário do imóvel reconhecida em cartório, acompanhado de um dos 
comprovantes de conta de água, gás, energia elétrica ou telefone em nome do proprietário do imóvel; 
c. Declaração do proprietário do imóvel confirmando a residência, com firma reconhecida em cartório, acompanhada de um 
dos comprovantes de conta de água, gás, energia elétrica ou telefone em nome do proprietário do imóvel; 
d. Declaração anual de IRPF; 
e. Demonstrativo/comunicado do INSS ou da SRF; 
f. Contracheque emitido por órgão público; 
g. TRCT – Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho; 
 
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h. Boleto bancário de mensalidade escolar, de mensalidade de plano de saúde, de condomínio ou de financiamento 
habitacional; 
i. Fatura de cartão de crédito; 
j. Extrato/demonstrativo bancário de outras contas, corrente ou poupança; 
k. Extrato/demonstrativo bancário de empréstimo ou aplicação financeira; 
l. Extrato do FGTS; 
m. Guia/carnê do IPTU ou IPVA; 
n. CRLV – Certificado de Registro e Licenciamento de Veículos; 
o. Infração de trânsito; 
p. Laudo de avaliação de imóvel pela CAIXA; 
q. Escritura ou Certidão de Ônus do imóvel; 
r. Declaração firmada pelo próprio interessado ou por procurador bastante, conforme Lei 7.115/1983.” 
 
 
 
 
 
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Deferimento da Matrícula: o secretário deve atestar a regularidade e autenticidade dos documentos apresentados para 
matrícula, para que o diretor defira ou indefira as matrículas. 
Matrícula de Ingresso: 
Pré I: o candidato deve ter 4 anos de idade ou facultativamente 3 anos completos até o dia 31 de março do ano letivo em que 
cursará a série; 
Pré II: o candidato deve ter 5 anos de idade ou facultativamente 4 anos completos até o dia 31 de março do ano letivo em 
que cursará a série; 
1º ano: o candidato deve ter 6 anos de idade ou facultativamente 5 anos completos até o dia 31 de março do ano letivo em 
que cursará esta série. 
2º ano: o candidato deve ter 7 anos de idade ou facultativamente 6 anos completos até o dia 31 de março do ano letivo em 
que cursará a série; 
3º ano: o candidato deve ter 8 anos de idade ou facultativamente 7 anos completos até o dia 31 de março do ano letivo em 
que cursará a série; 
4º ano: o candidato deve ter 9 anos de idade ou facultativamente 8 anos completos até o dia 31 de março do ano letivo em 
que cursará a série; 
5º ano: o candidato deve ter 10 anos de idade ou facultativamente 9 anos completos até o dia 31 de março do ano letivo em 
que cursará a série; 
 
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Matrícula por Transferência: quando o aluno é recebido de outro estabelecimento de ensino, deverá apresentar declaração 
de transferência e histórico escolar da escola de origem, além dos documentos pessoais e do responsável, mencionados 
acima. 
Cadastro do Aluno no Sistema SED (Secretaria Escolar Digital): é o local que contém todos os dados referentes ao aluno 
e que dá suporte à expedição dos demais documentos dele. Deve-se preencher com a máxima atenção todos os campos com 
os dados necessários. 
Alimentação e Atualização do Sistema SED: o sistema deve ser alimentado ao final de cada bimestre ou semestre, 
atualizando todos os campos conforme solicitado pela SME ou pela DRE. É de suma importância a atualização, no mínimo 
anual, do endereço do aluno, pois o sistema matricula automaticamente o discente na escola mais próxima de sua residência. 
 Fichas entregues aos pais no ato da matricula: 
 - Ficha Informativa; 
 - Autorização de quem pode retirar a criança na escola; 
 - Transporte escolar (caso irá fazer uso deste). 
 
Se nunca estudou na escola o aluno tem que ser inscrito sob um RM (Livro ata de MATRÍCULA) 
Se o aluno for transferido: fazer uma declaração de transferência (ver modelo no anexo), dar baixa no sistema se for 
Educação Infantil, para outro estado ou escola particular e anotar no livro ata de TRANSFERÊNCIA. 
 
Se o aluno encerrou o ciclo I, do Ensino Fundamental de 9 anos (5º ano), anotar no livro ata de TRANSFERÊNCIA. 
 
 
 
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Matrícula na SED 
Caminho: GESTÃO ESCOLAR > CADASTRO DE ALUNOS > MATRÍCULA> MATRICULAR 
ALUNO (A) 
Aba Aberta: CONSULTA MATRÍCULA: 
 
 
* Digitar o número da sala 
 
 
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*Ou pesquisar por filtros 
 
 
 
 
 
21 
 
 
 
 
Se for aluno novo, nunca estudou ou é proveniente de outro estado ir na aba aluno sem RA: 
 
 
 
 
 
22 
 
E preencher todas as abas: 
 
 
 
 
 
 
 
 
23 
 
 
 
 
 
Se o aluno já possui RA ir em adicionar: 
 
 
24 
 
 
 
Digitar o RA do aluno e a data de início na U.E.: 
 
 
 
Depois de matriculado deve-se atualizar o endereço do aluno 
 
 
25 
 
Caso a escola de origem já tenha dado baixa na matricula do aluno no sistema5, deve-se inscrever o aluno 
FORA DA REDE PÚBLICA (somente para Ensino Fundamental) em: GESTÃO ESCOLAR > CADASTRO DE 
ALUNOS> INSCRIÇÃO > INSCRIÇÃO – MATRÍCULA ANTECIPADA E CEEJA > ir em + NOVA 
INSCRIÇÃO COM RA ou em + NOVA INSCRIÇÃO SEM RA: 
 
 
 
 
5 Somente para a Educação Infantil ou segundo parágrafo 2º, artigo 14, daResolução SEDUC-40, de 23-8-2019: “A escola 
de origem somente deverá lançar, na SED, a baixa de transferência da matrícula do aluno nos casos de efetiva mudança 
para outro estado/país ou para escola particular” (grifo nosso). 
 
26 
 
Nos casos em que a escola receptora deve ‘puxar’ o aluno: 
 
Caminho: GESTÃO ESCOLAR > CADASTRO DE ALUNOS> MOVIMENTAÇÃO> 
DESLOCAMENTO/TRANSFERÊNCIA > + INSCRIÇÃO: 
 
 
 
 
 
 
27 
 
 
Abrirá a seguinte página: 
 
 
 
 
Depois de feita a inscrição (para alunos fora da rede pública) ou a movimentação do aluno, deve-se matriculá-lo 
na sala conforme orientações descritas acima. 
 
28 
 
Turmas para matricula na EM Profª Iracema Pinheiro Candeo – Lola/EMEI Profª Diva Maciel Jorge 
Berçário I – Horário: das 6h30min às 18h – Idade: 4 meses a 1 ano 
Berçário II A – Horário: das 6h30min às 18h – Idade: 1 ano 
Berçário II B – Horário: das 6h30min às 18h – Idade 1 ano 
Maternal I A - Horário: das 6h30min às 18h – Idade: 2 anos 
Maternal I B - Horário: das 6h30min às 18h – Idade: 2 anos 
Maternal II A - Horário: das 6h30min às 18h – Idade: 3 anos 
Maternal II B - Horário: das 6h30min às 18h – Idade: 3 anos 
Pré I A – Horário: das 7h30min às 11h30min - Idade: 4 anos 
Pré I B – Horário: das 13h às 17h - Idade: 4 anos 
Pré II A - Horário: das 7h30min às 11h30min – Idade: 5 anos 
Pré II B – Horário: das 13h às 17h – Idade: 5 anos 
1º ano A – Horário: das 7h às 12h – Idade: 6 anos 
2º ano A – Horário: das 7h às 12h – Idade: 7 anos 
3º ano A – Horário: das 7h às 12h – Idade: 8 anos 
4º ano A – Horário: das 7h às 12h – Idade: 9 anos 
5º ano A – Horário: das 7h às 12h – Idade: 10 anos 
Projeto A (alunos do Pré I A e Pré II A) – Horário: das 12h30min às 14h30min 
Projeto B (alunos do Pré II A e 1º ano) – Horário: das 12h30min às 14h30min 
Projeto C (alunos do 1º e 2º anos) – Horário: das 12h30min às 14h30min 
 
Estas informações serão úteis para o Quadro Resumo e a Coleta de Classes do próximo ano, que devem ser 
realizados na SED no final do ano corrente, entre outubro ou novembro. 
Educação Infantil 
Ensino Fundamental 
Atividades 
Complementares 
 
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 Ofícios, elementos essenciais6 (modelos no Anexo II): 
 
Timbre 
 
 Localidade e data 
 
 
Tipo e Número 
 
 
Ementa (opcional) 
 
 
 Vocativo, 
 
 
Texto 
 
 
Fecho (ou cumprimento final) 
 
Nome do emissor e cargo 
 
 
 Destinatário 
Iniciais 
 
6 Para maiores informações conferir o Manual de Redação da Presidência da República. 
 
30 
 
 Requerimento, elementos essenciais (modelos no Anexo III): 
 
 
 
 
Invocação 
 
 
 
 
 
Texto 
 
 
 
 
 
Fecho (ou comprimento final) 
 
 
 
 
Local e Data 
 
Assinatura 
 
 
 
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 HISTÓRICO ESCOLAR (modelos no Anexo) 
Temos dois modelos de histórico escolar utilizados pela escola: 1) De quando o aluno é transferido de 
escola durante o ano letivo; 2) De quando o aluno é transferido no final do ano ou antes de iniciar o ano letivo, ou 
de encerramento do ciclo I, do Ensino Fundamental de 9 anos, neste caso os alunos do 5º ano que vão para o 6º 
ano da rede estadual. 
 As informações pessoais presente no histórico devem ser conforme a certidão de nascimento (nome do aluno, 
município de nascimento, estado de nascimento e data de nascimento), e ficha cadastral do aluno (RM e RA). As 
demais informações do histórico e notas, devem ser conforme o consolidado ou histórico escolar da escola de 
origem. A parte diversificada deve estar conforme matricula na SED, com F (frequentou), se estiver matriculado 
em Atividades Completares na SED e NF (não frequentou), se não estiver matriculado em Atividades Completares 
na SED e, por fim, as faltas devem ser conforme os consolidados. Deve-se atentar às informações prestadas, de 
forma que sejam fidedignas aos documentos as quais elas se embasam. 
A relação dos históricos enviados à determinada Unidade Escolar deve constar na relação de remessa que 
é enviada juntamente com os históricos, sendo que esta deve respeitar uma numeração de relação de remessa para 
o ano e ser enviada em duas vias, sendo estas assinadas pela escola de origem. A escola receptora irá devolver uma 
via assinatura por um responsável da escola e com a data de recebimento. Esta relação de remessa deve ser 
arquivada na pasta de relação de remessas. 
Estes históricos podem ser entreguem por meio das “caixinhas”, na SME, se a escola for municipal. Se 
for de outros municípios ou estadual devem ser entregues por meio das caixinhas da DRE de Jales, se estiverem 
vinculadas a esta, ou por meio dos correios, se não estiverem vinculadas a DRE, sendo importante que tenha AR 
(Aviso de Recebimento) quando enviado pelos correios para arquivo posteriormente. 
 
 
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 ATAS (modelos no Anexo) 
É o documento que apresenta, resumidamente, todas as ocorrências e os assuntos tratados numa reunião, 
assembleia ou convenção. A ata não admite rasuras, entrelinhas ou parágrafos. 
Normas a cumprir, segundo o Manual de Redação da Presidência da República, 2009, com adaptações 
nossas: 
a) Poderão (as atas) ser lavradas em livro próprio com as páginas rubricadas, ou em folhas soltas, as quais 
deverão ser arquivadas em pastas próprias separadas conforme as suas finalidades; 
b) O texto das atas poderá ser manuscrito, datilografado ou digitado; 
c) O texto deverá seguir uma sequência, sem espaços em branco, na ocorrência de erros, preencher com 
traço e entre aspas, exemplo: (buarque); 
d) As atas não devem conter abreviaturas e os números devem ser grafados também por extenso; 
e) Deverão ser redigidos por um (a) secretária (a) efetivo (a) do órgão ou, na ausência, por um secretário 
(a) “ad hoc” (designado (a) para a ocasião). As atas do Conselho de Classe/Série/Ano, serão escritas e 
digitadas por cada professor da turma, estas serão corrigidas pelo Coordenador Pedagógico, na ausência 
deste pela Direção. O secretário formata tais atas, para que todas estejam no mesmo padrão, as cola no 
livro ata destinado a este fim e solicita a assinatura dos professores efetivos da escola, de educação 
física e arte, assim como da direção e coordenação. O carimbo nestas atas é somente o da direção. 
f) No caso de erro, no momento da redação, usar as expressões chamadas corretivas: “isto é”; “ou seja”, 
“ou melhor”, etc. Não use “digo”, pois o redator está escrevendo e não falando; 
g) Utilizar linguagem clara, precisa, objetiva. 
 
 
 
 
33 
 
Elementos constitutivos de uma ata: 
 Título: discriminação do nome do documento Ata; 
 Data: registro por extenso da data e hora da reunião; 
 Local: repartição/prédio e endereço do local; 
 Relação dos Presentes: com sua identificação e cargo; 
 Teor: assuntos tratados na reunião; 
 Fecho: conclusão necessária para o encerramento 
 Assinatura 
 
Cada livro ata deve destinar-se a algum assunto específico, na escola Lola temos os seguintes livros atas, 
com as seguintes numerações7: 
1 – CONSELHO DE ESCOLA 
2 – HTPC 
3 – ELEIÇÃO COORDENADOR E DIRETOR 
4 – ATRIBUIÇÃO DE AULA 
5 – APM ASSEMBLEIA GERAL E DIRETORIA EXECUTIVA 
6 – APM CONSELHO FISCAL 
7 – GRÊMIO ESTUDANTIL 
8- CONSELHO DE CLASSE/SÉRIE/ANO 
9 – PROTOCOLO 
10 – COMUNICADOS 
 
7 A numeração dos livros atas, bem como a finalidade de cada um varia de uma Unidade Escolar para outra. 
 
34 
 
11- REUNIÃO DE PAIS 
12 - HTC 
13 – AVALIAÇÃO INSTITUCIONAL 
14 – ATAS DIVERSAS 
15 - HTP 
16 – FORMAÇÃO CONTINUADA 
17- PNAIC (PLANO NACIONAL DE ALFABETIZAÇÃO NA IDADE CERTA) 
18- ENTREGA DE UNIFORMES E MATERIAL ESCOLAR 
19 – APM – CONSELHO DELIBERATIVO 
20- REGISTRO DE ATRASONA ENTRADA 
 
 
Todo livro ata, assim como os livros pontos, devem apresentar termo de abertura e encerramento, neste 
consta a finalidade de determinado livro, assim como a data de abertura, sendo esta a do primeiro documento 
presente no livro ou um dia antes. O termo de encerramento deve apresentar a mesma data do termo de abertura8. 
Quando um livro ata é encerrado o próximo aberto deve ter a mesma numeração do anterior, exemplo: todo 
livro ata destinado as reuniões de HTC devem ter numeração 12. Já os livros pontos recebem numeração em ordem 
crescente, quando são encerrados. 
 
 
 
 
8 Ver modelos no Anexo VI 
 
35 
 
 
 
 CONVOCAÇÃO/CONVITE/COMUNICADOS 
 São colados no livro ata de comunicados (nº 10), deve-se colher as assinaturas das pessoas mencionadas 
nestes documentos, assim como de quem convoca ou comunica. Cada documento colado neste livro ata recebe 
uma numeração em ordem crescente, exemplo: documento 57, documento 58 como título do documento. Na frente 
desta numeração descreve-se um tema para o documento, assim como apresenta-se uma data, em geral a data que 
consta no documento ou a data de assinatura por parte das pessoas mencionadas neste. 
Neste livro ata de comunicados também são colados comunicados, memorandos, circulares, editais e outros 
documentos que são importantes serem informados a determinadas pessoas, sendo que deve-se colher a assinatura 
dos interessados, assim como da direção. 
 
 
 
 CONSOLIDADO (ver modelo anexo) 
No consolidado de notas digitamos as notas e faltas, ao final de cada bimestre, que nos são repassadas pelos 
professores, do 1º ao 5º ano, através das papeletas. Estes consolidados devem ser rubricados pelos professores da 
sala e especialistas Eles são usados para os históricos escolares, assim como para uso pedagógico e/ou dos 
professores. 
As notas para o 1º ano são semestrais, ou seja, elas irão aparecer no Consolidado somente no 2º e 4º 
bimestres, nos 1º e 3º bimestres são descritas somente as faltas dos alunos. As faltas são apresentadas somente para 
a disciplina de Língua Portuguesa, pois é falta dia e não por disciplina. 
 
36 
 
O Consolidado deve ter capa, página para os bimestres do ano letivo (irá auxiliar nos históricos para durante 
o ano letivo), o calendário (irá auxiliar no histórico durante o ano letivo, na contagem de dias letivos frequentados 
pelo aluno até quando o mesmo solicitou transferência), grade curricular, pois pode haver mudanças nas disciplinas 
das atividades complementares de um ano letivo para outro, caso isso ocorra as mesmas devem ser alteradas no 
histórico e, por fim, as notas e faltas por turmas nas tabelas, conforme modelo. 
 
 PAPELETAS 
 Devem ser entregues aos professores do 1º ao 5º anos (alguns dias, por volta de uma semana) antes do 
Conselho de Classe/Série/Ano (este ocorre no final de cada bimestre), para eles passarem as notas e faltas de seus 
alunos. Portanto, nestas papeletas deve constar os nomes dos alunos, assim como os que foram transferidos, para 
estes acrescenta-se o TE na frente de seus nomes. É uma papeleta por turma, para as disciplinas de Arte e Educação 
Física, ou os professores preenchem na mesma papeleta do professor da turma, ou entrega-se uma via de cada 
turma para eles. Exemplo: professor de Arte, entrega papeletas do 1º ao 5º ano, são 5 vias então. Elas devem 
rubricar estas papeletas e colocarem a quantidades de aulas dadas e previstas. 
 
 LISTA PILOTO 
Há três listas pilotos de uso na escola, secretaria, direção/coordenação (que constam todas as turmas, desde 
o Berçário I aos Projetos) e para a sala dos professores (do Pré I ao 5º ano). 
Elas devem estar prontas antes de iniciarem as aulas, devem ser feitas em janeiro e atualizadas ao longo do 
ano. Serão usadas para diversas atividades, como conferencia dos professores, secretaria, inspetores, direção e 
coordenação, para conferencia na SED e Educacenso, entre outras finalidades. 
Nelas constam os nomes de todos os alunos por turma segundo as listas da SED, devem ser atualizadas 
constantemente, conforme os alunos que são transferidos ou recebidos pela escola. Nesta deve constar o nome da 
 
37 
 
professora da sala, o ano letivo, a turma, o número da sala (conforme a SED), os nomes dos alunos, a data de 
nascimento destes, bem como o RA e RM (este não se faz necessário para os alunos da EMEI). 
Quanto as listas da SED, evitar classificar (reordenar os alunos) assim que as aulas se iniciam, pois pode 
causar problemas com as listas e atividades dos professores em sala. 
 
 
 RELATÓRIO BOLSA FAMÍLIA 
A cada dois meses a SME pede que a escola envie o relatório de frequência dos alunos que possuem bolsa 
família, sendo este um modelo pronto, entregue pela SME à escola. O mesmo deve ser entregue à SME no início 
do mês, o ofício que vem juntamente com o relatório menciona a data. 
O secretário, para a elaboração do relatório, pauta-se na lista de frequência dos inspetores, a qual é arquivada 
na secretaria. Menciona-se a quantidade de faltas, bem como a porcentagem desta, para o cálculo da porcentagem 
procede-se da seguinte forma: 
Cada mês, no calendário escolar, tem uma quantidade de dias letivos, então: 
Outubro: 22 dias letivos no calendário escolar de 2019 
Situação Hipotética: 
Bolsista: Miguel Costa da Conceição teve 3 faltas em outubro 
Cálculo: 
3 – 22 = 19 22 - 100% 19 x 100 = 22 x Y Y = 1900/22 Y = 86,3 
 19 - Y 
 
Então, o aluno Miguel obteve 86% de frequência no mês de outubro. 
 
38 
 
Caso o aluno tenha sido transferido, informar a data de transferência, a escola atual, com o seu código 
INEP. Caso tenha baixa frequência, ou seja, abaixo de 85%, deve ser informado o motivo, então é necessário 
conferir no prontuário do aluno se há algum atestado médico, entrar em contato com os pais/responsáveis 
questionando o motivo das faltas. Baseado nestas informações, conferir na tabela de motivo, que vem juntamente 
com o relatório impresso, qual está relacionado às faltas e mencionar o código correspondente na frente da 
porcentagem das faltas. O responsável pelo preenchimento (secretário) deve assinar o formulário, juntamente com 
o diretor. Tirar uma cópia para arquivar na escola, na pasta correspondente. 
 
 LISTA DE ESPERA 
Há na escola um caderno denominado “Lista de Espera”, nele é mencionado os dados da criança, cujos 
pais/responsáveis pleiteiam uma vaga na escola, mas não há na série de interesse. Assim, quando surgir a vaga a 
escola entra em contato com os pais/responsáveis. 
Dados necessários no caderno: 
- Data em que é pleiteada a vaga; 
- Qual ano letivo há o interesse; 
- Nome do aluno; 
- Data de nascimento; 
- Nome da mãe; 
- Nome do pai; 
- Endereço (nome da rua, nº e bairro); 
- Transporte (será necessário? - este não passa no bairro do Jacb e nem no Monte Líbano. Distância máxima: do 
Arapuã até a escola Lola); 
- Projeto (tem interesse?); 
 
39 
 
- Turma; 
- Período. 
 
 
 ENTREGA DE MATERIAL DIDÁTICO E UNIFORMES 
As entregas de uniformes e material escolar devem ser registradas no livro ata específico, denominado “Entrega 
de uniformes, livros didáticos, paradidáticos e materiais escolares” (nº 18). As listas de entrega de uniformes, kits 
de material escolar e livros didáticos devem ser assinadas pelos pais/responsáveis. Ao longo do dia-a-dia os 
inspetores devem registrar a entrega de material aos alunos e professores nos campos específicos. 
Tal cuidado deve-se ao fato do Tribunal de Contas aparecer a qualquer momento na escola e verificar tal livro, 
visto que envolve dinheiro público. 
 
 
 LIVRO PONTO 
O Livro-Ponto é um documento de incontestável importância para a vida funcional do funcionário/servidor, por 
isso, deverá ser preenchida a maioria dos campos. Ele embasaráo preenchimento do Atestado de Frequência, assim 
como outras informações pertinentes que façam uso da frequência do servidor. 
Ele deve ser controlado e atualizado diariamente; 
Deve-se evitar rasuras e emendas; caso ocorram deverão, necessariamente, serem ressalvadas; 
A assinatura no Livro Ponto deverá ser, obrigatoriamente, diária, sob pena de responsabilidade; 
As ausências deverão ser registradas sempre em vermelho e discriminado o motivo; 
Todas as páginas do livro devem ser rubricadas pelo diretor; 
Ao final de cada mês, a autoridade competente deverá analisar os registros das folhas de freqüência, as 
 
40 
 
observações, atestando a autenticidade das informações nelas contidas, assinar e carimbar; 
Após o fechamento do Livro-Ponto, deverá ser arquivado em local seguro e sem perigo de deterioração. 
 
Faltas/Siglas: 
Justificadas: 
- Abonada (AB); 
- Férias (F); 
- Doação de Sangue (DS); 
- Folga da Justiça Eleitoral (TRE); 
- Atestados Médicos (Atestado Médico, para 1 dia - FM ou Licença Saúde, para mais de 1 dia9 - LS); 
- Convocação para Júri ou audiências no fórum (TJ) 
- Óbito de familiares (Licença Nojo - LN) 
- Casamento (Licença Gala – G), 
- Licença Gestante (LG) 
- Licença-prêmio (LP) 
- E outras que a SME determinar (exemplo: folga para quem tenha trabalho na aplicação de provas do concurso) 
 
Injustificadas: todos os outros tipos de faltas, em especial àquelas sem comprovação documental. Os atestados de 
dentistas, que não sejam extração de dentes e canal, não justificam faltas, bem como os de psicólogos, terapeutas 
ocupacionais, assinados por auxiliares administrativos, coleta de sangue ou exames, devendo as horas não pagas 
 
9 Para atestados médicos de 3 dias a 15 dias o servidor deve passar por perícia com o médico contrato pela prefeitura para este fim (observar a Lei Complementar nº293, 
de 14 de junho de 2018, que diz que se deve fazer a perícia até o 5º dia do atestado). Para atestados a partir de 16 dias a perícia é realizada pelo Instituto Municipal de 
Previdência Social de Jales, e deve ser agendada por esta instituição. 
 
41 
 
serem repostas posteriormente pelo servidor. Somente são aceitos atestados assinados por médicos, cabendo 
observação aos casos de dentistas. 
 
Os funcionários/ servidores não mais constarão do Livro-Ponto, a partir das seguintes ocorrências: 
- Transferência; 
- Remoção; 
- Falecimento do funcionário ou servidor; 
- Dispensa a pedido; 
- Exoneração a pedido do funcionário; 
- Exoneração a critério da Administração (cargo em comissão); 
- Aposentadoria; 
- Demissão em casos de penalidades. 
 
 Deve-se mencionar a data da ocorrência, bem como o tipo da mesma na última página do livro ponto do servidor. 
 
Há na escola 2 livros pontos a serem assinados pelos servidores, sendo um para os professores e outro para 
o administrativo. No administrativo assinam o diretor, coordenador pedagógico, secretário, agentes de organização 
escolar, estagiários, ASE, auxiliares de limpeza, dentre outros. 
No livro ponto dos professores (o maior) assinam os professores em ativa, os readaptados, também deve-
se mencionar neste aqueles que possuem sede na U.E., mas atuam na gestão em outra escola, exemplo, a Patrícia 
Gazzola Fernandes teve sede na escola Lola, em 2019, de um dos seus cargos, mas atua como diretora na EM Prof. 
Alberto Gandur, então deve-se mencioná-la no livro ponto e Atestado de Frequência com as observações de que 
 
42 
 
esta servidora exerce as funções de diretora na EM Prof. Alberto Gandur desde (data). Ela assinará o ponto da EM 
Prof. Alberto Gandur, bem como seu Atestado de Frequência será realizado por esta U.E. 
 
 
COMO PREENCHER OS LIVROS PONTOS: 
 Cada página do livro ponto é destinada a um servidor em especifico, devem ser feitas em ordem alfabética, 
uma página por servidor a cada mês. 
 A assinatura do livro ponto por parte do servidor deve ser diária, em azul ou preta, padronizamos com o azul. 
 
LIVRO PONTO ADMINISTRATIVO: 
Preenche-se todos os campos: 
 Mês/ano: Exemplo - 10/2019 (em vermelho) 
 Servidor: nome do servidor (em vermelho) 
 RG: do servidor (em vermelho) 
 Cargo/função (em azul) 
 Jornada de trabalho (em azul) 
 Horário de trabalho e intervalo de almoço e descanso (em azul) 
 Assinalar se faz plantão (em geral não) e se tem horário de estudante 
 O rodapé, assinatura do servidor, deve ser assinado somente no último dia do mês e se ele trabalhou neste 
dia, caso não tenha trabalhado não o assina 
 Na coluna hora marca-se o dia na semana, 2ª, 3ª, 4ª, 5ª, 6ª, S ou D, sendo sábado e domingo sempre em 
vermelho e os demais dias da semana em azul, caso faça observações, como feriados, pontos facultativos, 
estas devem ser em vermelho. 
 
43 
 
 
LIVRO PONTO PROFESSORES: 
Campos principais a serem preenchidos: 
 Professor: nome do professor (em vermelho) 
 RG: do professor (em vermelho) 
 Situação: PEB I (em azul) 
 Carga suplementar: caso o professor tenha carga suplementar além da sala, exemplo a carga horária com o 
projeto, mas neste caso menciona-se somente as horas que são cumpridas na U.E., então as horas livres e 
formação continuada não são mencionadas neste campo. 
 Categoria: Efetiva ou ACT (contratada), em azul. Desde o ano de 2019 não há mais professores contratados 
na rede municipal, somente efetivos, devido a uma determinação do Tribunal de Contas 
 Disciplina: a turma (em azul), exemplo: 1º ano, Pré I B, Projeto de Tempo Integral – Projeto A, Educação 
Física ou Arte. Caso seja professor readaptado ou adido mencionar neste campo 
 Sede de controle de frequência: a sede do professor, que embasará o envio do AF. 
 Segue-se a mesma regra para os dias, na coluna dias/sem. menciona-se 2ª, 3ª, 4ª, 5ª, 6ª, S ou D, sendo 
sábado ou domingo em vermelho, os feriados, ausências ou pontos facultativos devem ser mencionados em 
vermelho. 
 No campo natureza menciona-se a sigla do tipo de falta obtido por parte do professor 
 No campo observações aponta-se todas aquelas que forem pertinentes: recesso, férias, licença-prêmio, 
licença saúde, etc. 
 O secretário e diretor assinam no campo 9, quando encerrado o mês 
Para como preencher o campo horário ver o Manual do Livro ponto, ANEXO II, lá está descrito de forma detalhada 
como preencher este campo e outros do livro ponto do docente. 
 
44 
 
 
 BOLETIM ESCOLAR 
 Cabe ao secretário repassar as notas entregues pelos professores através das papeletas nos boletins (ver 
modelo nos anexos) a serem entregues aos pais durante a reunião. Desta forma, visando facilitar, assim que iniciar 
o ano letivo, o secretário pode transcrever os nomes dos alunos e seus números de chamada nos boletins, dessa 
forma, quando for passar as notas ficará mais fácil. Nos boletins constam as notas até o 4º bimestre, contudo, como 
há reunião de pais somente até o 3º bimestre, repassamos somente até este bimestre. 
 
 
 ATESTADO DE FREQUÊNCIA (AF) 
O AF é elaborado do dia 21 do mês anterior ao dia 20 do mês corrente. Como mencionado acima, ele deverá 
ser entregue na SME entre os dias 16 a 18 do mês corrente. Serão entregues os seguintes AFs: 
- Estagiários; 
- Funcionários efetivos; 
- Professores; 
- Professores de outras Unidades Escolares (estes devem ser colocados nas ‘caixinhas’ das sedes dos 
professores) 
- E relação de atestados, sendo uma para os contratados (estagiários) e outra para os efetivos (funcionários 
e professores) 
Ela deve ser entregue da seguinte forma à SME: duas vias, uma para a escola (na qual constará recebido 
com assinatura e data, a ser arquivado em pasta específica na escola) e outra para a SME (sendo esta com os 
atestados originais). Grampeasse o AF dos contratados (1º) juntamente com a relação de atestados (2º), 
 
45 
 
posteriormente grampeasse o AF dos funcionários efetivos (1º), com o AF dos professoresefetivos (2º) juntamente 
com a relação de atestados (3º). 
 
 
 SED10 
As atividades a serem realizadas na Secretaria Escolar Digital, bem como as datas, são: 
 Rendimento escolar (aprovado/reprovado) – dezembro ou janeiro 
 Indicação de alunos ao transporte - janeiro 
 Calendário escolar – fevereiro/março 
 Matriz Curricular – abril/maio 
 Associação de Professor à Classe – Maio 
 Cadastro de profissional escolar – maio 
 Lista Piloto, última quarta-feira do mês de maio do ano letivo 
 Quadro resumo e coleta de classes – agosto ou outubro ou novembro 
 Definição dos alunos para 1º e 6º anos – setembro 
 Matricular alunos nas classes – outubro ou novembro 
 Declaração Censo escolar – dependências físicas, acessibilidade, equipamentos, materiais, instrumentos – 
abril/maio 
 
 
 
10 Para o passo a passo ver os tutoriais e manuais enviados pela Diretoria de ensino, uma vez que há constante mudanças. 
 
46 
 
 CENSO11 
As atividades a serem realizadas no site do Educacenso são: 
 Matrícula Inicial/ Fechamento Censo – outubro: 
“A Matrícula Inicial é a primeira fase de coleta do Censo Escolar. Nessa fase são coletados dados de escolas, 
gestores, turmas, alunos e profissionais escolares em sala de aula, de todos os estabelecimentos públicos e 
privados de educação básica e educação profissional, com base na realidade das escolas na data de referência 
do Censo Escolar (última quarta-feira do mês de maio)” (Fonte: INEP). Após essa coleta, é aberto o site para 
as escolares conferirem tais informações. 
Inicia-se a coleta de dados da Matrícula Inicial no Sistema Educacenso. Para responder ao Censo Escolar, 
são necessários registros administrativos que comprovem a veracidade das informações declaradas, tais como: 
fichas de matrícula, diários de classe, fichas cadastrais dos profissionais e documentação dos gestores, dos 
alunos e dos profissionais escolares. Quanto mais organizados esses documentos estiverem, mais fácil e preciso 
será o preenchimento do Censo. 
 
Dicas do Censo12: 
 Mantenha os documentos dos alunos separados em pastas ou envelopes individuais – incluindo certidão de 
nascimento ou outro documento pessoal –, etiquetados e classificados em ordem alfabética e guardados em 
pastas específicas para cada turma; 
 Os documentos dos professores e gestores podem ser organizados da mesma maneira, em pastas, para 
facilitar a separação dos itens importantes, como documentos pessoais e de formação acadêmica/titulação; 
 
11 Para o passo a passo ver os tutoriais e manuais enviados pela Diretoria de ensino, uma vez que há constante mudanças. 
12 Fonte: INEP 
 
47 
 
 Organize o livro/pasta de transferências e documentos de enturmação (docentes, turmas e disciplinas 
ministradas); 
 É importante que os diários de classe estejam disponíveis na escola e atualizados de acordo com a 
frequência dos alunos (inclusive das turmas de atividade complementar e atendimento educacional 
especializado – AEE). 
 
As escolas possuem 30 dias, após a abertura do Censo, para conferir e, se necessário, retificar os dados 
declarados. 
 
 Situação do aluno/ Encerramento do ano escolar do ano letivo anterior/ Admitir Alunos admitidos após a 
data base do censo - abril 
O módulo Situação do Aluno é a segunda etapa do Censo Escolar da Educação Básica e tem por objetivo coletar as 
informações de rendimento e movimento, ao final do ano letivo, dos alunos que foram declarados na Matrícula Inicial do 
Censo Escolar. Portanto, para fornecer informações sobre rendimento no Sistema Educacenso, a escola declara a condição 
de aprovado ou reprovado do aluno. Há, também, outras situações em que o aluno pode se encontrar e que indicam o 
movimento do aluno, são elas: transferido, deixou de frequentar ou falecido. 
O fluxograma abaixo apresenta as informações que devem ser declaradas no módulo Situação do Aluno. 
 
48 
 
 
 
No entanto, existem outras possibilidades de declaração da situação do aluno de acordo com a etapa/modalidade de ensino: 
- Sem movimentação: disponível para as turmas de educação infantil, nas quais não se aplicam as informações de rendimento 
- aprovação ou reprovação; 
- Curso em andamento: disponível para as turmas de EJA e de educação profissional concomitante, subsequente e integrada 
a EJA, pois essas etapas podem apresentar duração do período letivo e organização do ensino diferenciados; 
- Concluinte: disponível para as turmas em etapas de conclusão do ensino fundamental, médio, educação de jovens e adultos 
ou educação profissional. 
Para informações mais detalhadas acesse a Cartilha da Situação do Aluno. 
 
49 
 
Procedimentos para a etapa “Situação do Aluno”: 
 
1. Menu principal – clicar em “Listar Turmas” 
 
 
 
 
2. Clicar na (s) turma (s) sem marcação: 
 
50 
 
 
 
3. Informar o rendimento ou movimento do aluno 
 
 
 
4. Alunos Admitidos – clicar em “Admitidos após o Censo” – Listar alunos admitidos 
 
51 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
5. Clicar em “Admitir aluno” 
 
52 
 
 
 
6. Informar os dados para pesquisa: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
53 
 
7. Selecionar o aluno 
 
 
 
 
54 
 
9. Informar o rendimento ou movimento e clicar em “enviar”: 
 
 
10. Após realizar as verificações e acertos - Encerramento do ano escolar: 
 
55 
 
 
 
 
56 
 
 5 – ÍNDICE DE LEGISLAÇÃO13 
o Constituição Federal 
o LDB nº 9394/96 
o Lei nº 8069/90 – Estatuto da Criança e do Adolescente 
o Lei Complementar nº 223, de 08 de dezembro de 2011 – Plano de Carreira e Remuneração dos profissionais do 
Magistério Público da Educação Básica do Município de Jales 
o Lei Complementar nº 227, de 03 de abril de 2012 – Estatuto, Plano de Carreira e Remuneração dos Servidores da 
Educação Básica Pública do Município de Jales 
o Lei Orgânica do Município 
o Lei Complementar nº016/93, de 31 de maio de 1993 – Regime Jurídico dos Servidores Públicos 
o Decreto nº 3716, de 5 maio de 2006 – Avaliação de desempenho dos servidores municipais em estágio probatório 
o Lei complementar nº 160, de 11 de junho de 2008 – Diferença salarial para graduação e pós-graduação 
o Lei nº 11.788, de 25 de setembro de 2008 – Em dias de prova o estagiário tem a carga horária reduzida pela metade 
o Lei nº 3.929, de 13 de outubro de 2011, alterada pelo Decreto nº 5.629, de 27 de dezembro de 2011 e alterada pelo 
Decreto nº 5.934, de 02 de agosto de 2012 – Patrocínio de cursos de especialização, MBA, pós-graduação latu e 
stricto sensu, mestrado e doutorado em áreas de interesse da Administração Pública Municipal ou correlatas ligadas à 
Gestão Pública, aos servidores públicos municipais estáveis. 
o Lei nº 3.744, de 11 de maio de 2010 – Proíbe a utilização de telefones celulares, Ipod, Jogos eletrônicos e similares 
nos estabelecimentos da rede municipal de ensino de Jales 
 
13Todas as leis municipais mencionadas neste campo encontram-se na pasta de legislação na secretaria da escola. 
 
57 
 
o Decreto nº 7.796, de 16 de julho de 2019 – Proíbe ao servidor ou funcionário público municipal, durante o horário de 
expediente, publicar ou interagir nas redes sociais e dá outras providências 
o Deliberação CEE nº 166/2019 – Corte etário para matriculas 
o Lei nº 4.782, de 02 de maio de 2018 – Torna obrigatória a divulgação eletrônica da lisa de espera para vagas 
o Lei Complementar nº~286, de 19 de dezembro de 2017 – Os coordenadores das EMEIs tornam-se Vice-Diretores , de 
provimento em comissão 
o Lei Complementar nº 301, de 22 de janeiro de 2019 – Altera o artigo 54 da Lei Complementar nº 223, de 08 de 
dezembro de 2011, sobre acúmulo de cargos – a carga horária para este passa a ser de até 66 h/a semanais 
o Lei Complementar nº 293, de 14 de junho de 2018 – Estabelece a periciamédica para atestados de 03 a 15 dias, sendo 
que esta deve ser realizada até o 5 dia prescrito no atestado. 
o Decreto nº 7.181, de 31 de janeiro de 2018 – Horas extras 
o Lei Complementar nº 100, de 27 de agosto de 2002 – Plano de carreira da Prefeitura Municipal de Jales 
o Decreto nº 1.607/90 – Preenchimento de cargos, movimentação e promoção dos servidores municipais 
o Todo ano a SME lança Resoluções ou Portaria com: cronograma para classificação e atribuição de classes e/ou aulas; 
elaboração de calendário escolar o ano letivo, formação continuada, entre outros. 
o A Diretoria de Ensino também pode apresentar Resoluções para o ano letivo, em especial com as datas para os 
lançamentos na SED 
 
 
 
 
 
58 
 
6 - MODELOS DE DOCUMENTOS OFICIAIS (anexos) 
 
 
59 
 
 
 Ficha Cadastral do Aluno 
 
 
60 
 
 
Ofício 
 
 
61 
 
 
Ofício 
 
 
62 
 
Requerimento
 
 
 
63 
 
Requerimento 
 
 
 
64 
 
Requerimento 
 
 
65 
 
 
Requerimento 
 
 
66 
 
Requerimento
 
*frente 
 
 
67 
 
 
 
*verso 
 
68 
 
Declaração de transferência 
 
 
 
69 
 
Declaração de matrícula/frequência 
 
 
70 
 
HISTÓRICO 
*Histórico de final de ano ou antes de iniciar o ano letivo 
 
71 
 
HISTÓRICO 
Histórico durante o ano letivo – frente 
 
72 
 
 
Histórico durante o ano letivo – verso 
 
73 
 
Relação de Remessa 
 
 
74 
 
 
Ata
 
Página 1 
 
75 
 
 
Página 2 
 
76 
 
 
Termo de Abertura e Fechamento 
 
 
 
 
 
77 
 
 
 
 
Convite 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
78 
 
 
Convocação 
 
 
 
 
 
 
 
79 
 
Papeleta 
 
 
 
80 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
81 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
82 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
SECRETARIA MUNICIPAL DE EDUCAÇÃO 
JALES/SP