5-Gestão de Projetos - Gerenciamento das Comunicações
39 pág.

5-Gestão de Projetos - Gerenciamento das Comunicações


Disciplina<strong>controle e Automação</strong> I30 materiais74 seguidores
Pré-visualização1 página
5 - Gestão de Projetos -
Gerenciamento das Comunicações
A comunicação de um projeto inicia-se no Termo de
Abertura (Project Charter) e na sua adequada divulgação.
Introdução:
O plano de gerenciamento das comunicações
descreve como os processos de comunicação serão
gerenciados desde a identificação das partes
interessadas até o encerramento do projeto.
Ele é um dos planos auxiliares do plano de
gerenciamento do projeto.
O que é Gerenciamento das Comunicações?
O gerenciamento das comunicações do 
projeto inclui os processos necessários para 
assegurar que as informações do projeto 
sejam geradas, coletadas, distribuídas, 
armazenadas, recuperadas e organizadas de 
maneira oportuna e apropriada.
Gerenciamento da comunicação no projeto
A comunicação certamente é uma das áreas de
conhecimento mais importantes para o Gerente de
Projetos, senão for a mais importante. Ela representa cerca
de 90% do tempo do GP e é o elo de ligação entre as
pessoas, as ideias e as informações. Além disso, a maioria
dos problemas dos projetos são oriundos de falha de
comunicação e existe uma forte correlação entre o
desempenho do projeto e a habilidade do GP em
administrar as comunicações.
As habilidades do gerenciamento do projeto 
incluem:
\u2022 Escutar ativamente e de modo eficaz;
\u2022 Perguntar, discutindo ideias e situações para assegurar um entendimento 
melhor;
\u2022 Educar a fim de aumentar o conhecimento da equipe para que ela seja 
mais eficaz;
\u2022 Levantar dados para identificar ou confirmar as informações;\u2022 Definir e 
administrar as expectativas;
\u2022 Motivar para encorajar;
\u2022 Orientar para melhorar o desempenho e alcançar os resultados desejados;
\u2022 Negociar para conseguir acordos mutuamente aceitáveis entre as partes; 
Solucionar conflitos para evitar impactos negativos;
\u2022 Resumir, recapitular e identificar as etapas seguintes.
Como fazer para melhorar a 
comunicação e a colaboração em 
um projeto?
Principais objetivos:
\u2022 Conectar as diversas partes interessadas apesar de seus 
diferentes interesses e culturas para atender os objetivos do 
projeto;
\u2022 Fornecer as ligações críticas entre pessoas e informações 
necessárias para comunicações bem-sucedidas;
\u2022 Garantir a geração, disseminação, armazenamento, 
recuperação e descarte de informações do projeto;
\u2022 Manter as partes interessadas \u201calinhadas\u201d.
Processos do gerenciamento das 
comunicações do projeto:
Tipos de comunicação:
\u2022 Verbal: é o tipo mais comum de comunicação. Deve-se usar a 
velocidade, tonalidade e inflexões na voz para chamar a atenção do 
receptor.
\u2022 Não Verbal: comunicação através de gestos, expressões faciais, 
linguagem corporal, aparência, entre outros. Use seu corpo para 
atrair o receptor.
\u2022 Escrita ou Gráfica: atualmente, uma das mais usadas no ambiente de 
trabalho, principalmente, através do e-mail. O GP usa muito para 
criar seus planos, gerar seus status report, ... Use o estilo de escrita 
(Voz ativa ou passiva, vocabulário, estrutura, etc.) para atrair o 
receptor.
Papéis relacionados com a comunicação em 
projetos:
\u2022 Alinhar os objetivos do projeto e disseminá-los garantindo comprometimento da 
equipe;
\u2022 Tomar decisão;
\u2022 Autorizar trabalho;
\u2022 Dirigir atividades;
\u2022 Negociar;
\u2022 Reportar;
\u2022 Atender reuniões;
\u2022 Administração geral do projeto, como marketing e vendas, relações públicas, ...;
\u2022 Administração de registros como atas, memorandos, cartas, boletins, relatórios, 
especificações, documentos de aquisição, ...
Ferramentas das comunicações:
\u2022 Principais ferramentas usadas para gerenciar as comunicações:
\u2022 Análise de partes interessadas
\u2022 Análise de requisitos da comunicação
\u2022 Tecnologia das comunicações
\u2022 Modelos de comunicações
\u2022 Métodos de comunicação
\u2022 Sistemas de gerenciamento da informação
\u2022 Reportar o desempenho
Ferramentas das comunicações:
\u2022 Modelos das principais saídas dos processos de gerenciamento 
das comunicações:
\u2022 Matriz das Comunicações utilizando - 5W2H.
\u2022 Plano de gerenciamento das comunicações.
\u2022 Status Report.
\u2022 Apresentações do Status Report.
\u2022 Solicitação de mudança.
Tabela das saídas dos processos de 
gerenciamento das comunicações
Processo Saída Modelo Exemplo
Planejar o gerenciamento 
das comunicações
Plano de gerenciamento 
das comunicações
Plano de gerenciamento 
das comunicacoes.docx
Plano de gerenciamento 
das comunicações
Gerenciar as comunicações Comunicações do projeto Matriz das Comunicações 
versão 5W2H.xlsx
Matriz das Comunicações
Monitorar as 
comunicações
Informações sobre o 
desempenho do trabalho
Status Report StatusReport.Capacitação 
em Projetos
Solicitações de mudança Solicitação de mudança Solicitação de mudança da 
reforma da casa
Planejar o gerenciamento das comunicações
Algumas das melhores práticas do processo:
\u2022 Usar método 5W2H adaptado para análise (6W2H);
\u2022 Adaptar a cultura e estrutura organizacional;
\u2022 Considerar os interesses individuais e de grupo, seus conflitos e repertórios;
\u2022 Validar o plano com os interessados;
\u2022 Determinar mecanismos de feedback e resolução de conflitos;
\u2022 Garantir meios adequados para resolução de problemas, distribuição de 
informações e controle de mudanças;
\u2022 Usar modelos e boas práticas já validadas pelo PMO;
Cronograma de Comunicação:
Modelo de Matriz de Comunicação:
Plano de gerenciamento das comunicações
MODELO:
Plano de gerenciamento das comunicações
MODELO:
Plano de gerenciamento das comunicações
MODELO:
Plano de gerenciamento das comunicações
MODELO:
Papéis do GP relacionados com a comunicação:
\u2022 Tomar decisão;
\u2022 Autorizar trabalho;
\u2022 Dirigir atividades;
\u2022 Negociar;
\u2022 Reportar;
\u2022 Atender reuniões;
\u2022 Administração geral do projeto, como marketing e vendas, relações 
públicas...;
\u2022 Administração de registros como atas, memorandos, cartas, boletins, 
relatórios, especificações, documentos de aquisição...
Planejar o gerenciamento das comunicações:
\u2022Requisitos da comunicação, Informações a serem 
comunicadas, Motivo da distribuição, Intervalo e 
Frequência, Pessoas responsáveis por comunicar 
e autorizar;
\u2022Métodos e Tecnologias a ser utilizadas, 
Fluxograma do fluxo de informações no projeto.
Planejar o gerenciamento das comunicações:
\u2022Necessidades de informações das partes 
interessadas do projeto: facilidade de uso, 
ambiente de projeto e sensibilidade e 
confidencialidade; Executado, monitorado, 
controlado e encerrado.
\u2022Quem estará envolvido Cultura, governança, 
instalações, infraestrutura, clima político e canais 
de comunicação
Planejar o gerenciamento das comunicações:
\u2022Codificação, Transmissão da mensagem, 
Decodificação, Confirmação e 
Feedback/Resposta Interativa, Ativa e Passiva 
Informações históricas, planos, processos, 
procedimentos, bases de conhecimento 
específico da organização.
Gerenciar as comunicações:
\u2022 Gerenciar as comunicações é o processo de criar, coletar, 
distribuir, armazenar, recuperar, e de disposição final das 
informações do projeto de acordo com o plano de 
gerenciamento das comunicações. 
\u2022 O principal benefício desse processo é possibilitar um fluxo de 
comunicação eficiente e eficaz entre as partes interessadas do 
projeto.
Softwares para Gestão de Projetos:
Hibox:
\u2022 Uma das ferramentas de gestão de projetos mais focadas na comunicação, o
Hibox possui várias funcionalidades para auxiliar equipes que precisam
trocar várias informações: chat em grupo e individual, compartilhamento de
arquivos e chamadas de vídeo.
Microsoft Teams:
Trello:
Jira:
Microsoft Project
Dúvidas: