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5 - Gestão de Projetos - Gerenciamento das Comunicações A comunicação de um projeto inicia-se no Termo de Abertura (Project Charter) e na sua adequada divulgação. Introdução: O plano de gerenciamento das comunicações descreve como os processos de comunicação serão gerenciados desde a identificação das partes interessadas até o encerramento do projeto. Ele é um dos planos auxiliares do plano de gerenciamento do projeto. O que é Gerenciamento das Comunicações? O gerenciamento das comunicações do projeto inclui os processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira oportuna e apropriada. Gerenciamento da comunicação no projeto A comunicação certamente é uma das áreas de conhecimento mais importantes para o Gerente de Projetos, senão for a mais importante. Ela representa cerca de 90% do tempo do GP e é o elo de ligação entre as pessoas, as ideias e as informações. Além disso, a maioria dos problemas dos projetos são oriundos de falha de comunicação e existe uma forte correlação entre o desempenho do projeto e a habilidade do GP em administrar as comunicações. As habilidades do gerenciamento do projeto incluem: • Escutar ativamente e de modo eficaz; • Perguntar, discutindo ideias e situações para assegurar um entendimento melhor; • Educar a fim de aumentar o conhecimento da equipe para que ela seja mais eficaz; • Levantar dados para identificar ou confirmar as informações;• Definir e administrar as expectativas; • Motivar para encorajar; • Orientar para melhorar o desempenho e alcançar os resultados desejados; • Negociar para conseguir acordos mutuamente aceitáveis entre as partes; Solucionar conflitos para evitar impactos negativos; • Resumir, recapitular e identificar as etapas seguintes. Como fazer para melhorar a comunicação e a colaboração em um projeto? Principais objetivos: • Conectar as diversas partes interessadas apesar de seus diferentes interesses e culturas para atender os objetivos do projeto; • Fornecer as ligações críticas entre pessoas e informações necessárias para comunicações bem-sucedidas; • Garantir a geração, disseminação, armazenamento, recuperação e descarte de informações do projeto; • Manter as partes interessadas “alinhadas”. Processos do gerenciamento das comunicações do projeto: Tipos de comunicação: • Verbal: é o tipo mais comum de comunicação. Deve-se usar a velocidade, tonalidade e inflexões na voz para chamar a atenção do receptor. • Não Verbal: comunicação através de gestos, expressões faciais, linguagem corporal, aparência, entre outros. Use seu corpo para atrair o receptor. • Escrita ou Gráfica: atualmente, uma das mais usadas no ambiente de trabalho, principalmente, através do e-mail. O GP usa muito para criar seus planos, gerar seus status report, ... Use o estilo de escrita (Voz ativa ou passiva, vocabulário, estrutura, etc.) para atrair o receptor. Papéis relacionados com a comunicação em projetos: • Alinhar os objetivos do projeto e disseminá-los garantindo comprometimento da equipe; • Tomar decisão; • Autorizar trabalho; • Dirigir atividades; • Negociar; • Reportar; • Atender reuniões; • Administração geral do projeto, como marketing e vendas, relações públicas, ...; • Administração de registros como atas, memorandos, cartas, boletins, relatórios, especificações, documentos de aquisição, ... Ferramentas das comunicações: • Principais ferramentas usadas para gerenciar as comunicações: • Análise de partes interessadas • Análise de requisitos da comunicação • Tecnologia das comunicações • Modelos de comunicações • Métodos de comunicação • Sistemas de gerenciamento da informação • Reportar o desempenho Ferramentas das comunicações: • Modelos das principais saídas dos processos de gerenciamento das comunicações: • Matriz das Comunicações utilizando - 5W2H. • Plano de gerenciamento das comunicações. • Status Report. • Apresentações do Status Report. • Solicitação de mudança. Tabela das saídas dos processos de gerenciamento das comunicações Processo Saída Modelo Exemplo Planejar o gerenciamento das comunicações Plano de gerenciamento das comunicações Plano de gerenciamento das comunicacoes.docx Plano de gerenciamento das comunicações Gerenciar as comunicações Comunicações do projeto Matriz das Comunicações versão 5W2H.xlsx Matriz das Comunicações Monitorar as comunicações Informações sobre o desempenho do trabalho Status Report StatusReport.Capacitação em Projetos Solicitações de mudança Solicitação de mudança Solicitação de mudança da reforma da casa Planejar o gerenciamento das comunicações Algumas das melhores práticas do processo: • Usar método 5W2H adaptado para análise (6W2H); • Adaptar a cultura e estrutura organizacional; • Considerar os interesses individuais e de grupo, seus conflitos e repertórios; • Validar o plano com os interessados; • Determinar mecanismos de feedback e resolução de conflitos; • Garantir meios adequados para resolução de problemas, distribuição de informações e controle de mudanças; • Usar modelos e boas práticas já validadas pelo PMO; Cronograma de Comunicação: Modelo de Matriz de Comunicação: Plano de gerenciamento das comunicações MODELO: Plano de gerenciamento das comunicações MODELO: Plano de gerenciamento das comunicações MODELO: Plano de gerenciamento das comunicações MODELO: Papéis do GP relacionados com a comunicação: • Tomar decisão; • Autorizar trabalho; • Dirigir atividades; • Negociar; • Reportar; • Atender reuniões; • Administração geral do projeto, como marketing e vendas, relações públicas...; • Administração de registros como atas, memorandos, cartas, boletins, relatórios, especificações, documentos de aquisição... Planejar o gerenciamento das comunicações: •Requisitos da comunicação, Informações a serem comunicadas, Motivo da distribuição, Intervalo e Frequência, Pessoas responsáveis por comunicar e autorizar; •Métodos e Tecnologias a ser utilizadas, Fluxograma do fluxo de informações no projeto. Planejar o gerenciamento das comunicações: •Necessidades de informações das partes interessadas do projeto: facilidade de uso, ambiente de projeto e sensibilidade e confidencialidade; Executado, monitorado, controlado e encerrado. •Quem estará envolvido Cultura, governança, instalações, infraestrutura, clima político e canais de comunicação Planejar o gerenciamento das comunicações: •Codificação, Transmissão da mensagem, Decodificação, Confirmação e Feedback/Resposta Interativa, Ativa e Passiva Informações históricas, planos, processos, procedimentos, bases de conhecimento específico da organização. Gerenciar as comunicações: • Gerenciar as comunicações é o processo de criar, coletar, distribuir, armazenar, recuperar, e de disposição final das informações do projeto de acordo com o plano de gerenciamento das comunicações. • O principal benefício desse processo é possibilitar um fluxo de comunicação eficiente e eficaz entre as partes interessadas do projeto. Softwares para Gestão de Projetos: Hibox: • Uma das ferramentas de gestão de projetos mais focadas na comunicação, o Hibox possui várias funcionalidades para auxiliar equipes que precisam trocar várias informações: chat em grupo e individual, compartilhamento de arquivos e chamadas de vídeo. Microsoft Teams: Trello: Jira: Microsoft Project Dúvidas:
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