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2016 AuditoriA e Controle no Setor PúbliCo Profa. Isabella Maria Nunes Ferreirinha Copyright © UNIASSELVI 2016 Elaboração: Profa. Isabella Maria Nunes Ferreirinha Revisão, Diagramação e Produção: Centro Universitário Leonardo da Vinci – UNIASSELVI Ficha catalográfica elaborada na fonte pela Biblioteca Dante Alighieri UNIASSELVI – Indaial. 657.83045 F383a Ferreirinha, Isabella Maria Nunes Auditoria e controle no setor público/ Isabella Maria Nunes Ferreirinha. Indaial : UNIASSELVI, 2016. 226 p. : il. ISBN 978-85-7830-947-3 1. Auditoria – Empresas Públicas. I. Centro Universitário Leonardo Da Vinci. Impresso por: III APreSentAção Acadêmico(a)! Esse Caderno de Estudos irá apresentar a você o universo de Auditoria e Controle no Setor Público. O estudo é muito importante porque se refere às ferramentas de controle e avaliação dos recursos públicos. Cada vez mais a Administração Pública busca mecanismos para que o processo dos gastos públicos esteja alinhavado com as políticas públicas, em comum com interesses da coletividade, e, principalmente para que seus recursos sejam otimizados e muito bem aplicados. Para tanto, é preciso que o sistema seja muito bem ajustado e que a Administração Pública possa encontrar servidores e profissionais preparados aos serviços de auditoria, controle e controladoria. O processo de transparência tem uma história contemporânea para a Administração Pública e as leis que limitam as suas ações também são recentes, para que a gestão possa desempenhar seu papel diante dos princípios constitucionais e éticos. Na Unidade 1, vamos estudar os conceitos fundamentais da Auditoria, Controle e Controladoria no Setor Público, para que você possa obter uma base teórica e sustentável no momento em que estiver no campo prático que poderá ser um dos seus campos de trabalho. Todavia, mesmo que não seja o seu campo de atuação, ainda assim, o conhecimento das ferramentas de auditoria, controle e controladoria poderão subsidiar quaisquer das práticas profissionais da gestão pública. A Unidade 2 abordará a aplicabilidade desses conceitos ao exercício prático do campo da auditoria e controle. O perfil do profissional, os campos de atuação, os processos, o planejamento de auditoria e controle e, principalmente, a complexidade de acompanhar a gestão financeira, orçamentária, operacional e patrimonial. Na Unidade 3, você perceberá mais da prática desse nicho profissional, com exemplos práticos, a fim de dar uma oportunidade para você perceber a base conceitual estudada com alguns exemplos práticos no Brasil. Dessa maneira, você poderá consolidar o seu conhecimento e adquirir habilidades, tal como o princípio norteador da UNIASSELVI: “Não basta saber, é preciso saber fazer”. Bons estudos! Sucesso! Profa. Isabella Maria Nunes Ferreirinha IV Você já me conhece das outras disciplinas? Não? É calouro? Enfim, tanto para você que está chegando agora à UNIASSELVI quanto para você que já é veterano, há novidades em nosso material. Na Educação a Distância, o livro impresso, entregue a todos os acadêmicos desde 2005, é o material base da disciplina. A partir de 2017, nossos livros estão de visual novo, com um formato mais prático, que cabe na bolsa e facilita a leitura. O conteúdo continua na íntegra, mas a estrutura interna foi aperfeiçoada com nova diagramação no texto, aproveitando ao máximo o espaço da página, o que também contribui para diminuir a extração de árvores para produção de folhas de papel, por exemplo. Assim, a UNIASSELVI, preocupando-se com o impacto de nossas ações sobre o ambiente, apresenta também este livro no formato digital. Assim, você, acadêmico, tem a possibilidade de estudá-lo com versatilidade nas telas do celular, tablet ou computador. Eu mesmo, UNI, ganhei um novo layout, você me verá frequentemente e surgirei para apresentar dicas de vídeos e outras fontes de conhecimento que complementam o assunto em questão. Todos esses ajustes foram pensados a partir de relatos que recebemos nas pesquisas institucionais sobre os materiais impressos, para que você, nossa maior prioridade, possa continuar seus estudos com um material de qualidade. Aproveito o momento para convidá-lo para um bate-papo sobre o Exame Nacional de Desempenho de Estudantes – ENADE. Bons estudos! NOTA V VI VII UNIDADE 1 – INTRODUÇÃO À AUDITORIA E CONTROLE NO SETOR PÚBLICO .......... 1 TÓPICO 1 – AUDITORIA ...................................................................................................................... 3 1 INTRODUÇÃO ..................................................................................................................................... 3 2 BREVE HISTÓRICO DA AUDITORIA NO MUNDO ................................................................. 5 3 BREVE HISTÓRICO DA AUDITORIA NO BRASIL.................................................................... 7 4 CONCEITO E NOÇÕES FUNDAMENTAIS DE AUDITORIA .................................................. 9 5 OBJETIVOS DA AUDITORIA ........................................................................................................... 12 6 ATITUDES NA AUDITORIA ............................................................................................................. 17 7 CLASSIFICAÇÃO DE AUDITORIA ................................................................................................ 17 8 TIPOS DE AUDITORIA ...................................................................................................................... 18 9 TIPOS DE AUDITORES ...................................................................................................................... 24 10 AUDITORIA NO SETOR PÚBLICO .............................................................................................. 24 10.1 CLASSIFICAÇÃO .......................................................................................................................... 26 RESUMO DO TÓPICO 1........................................................................................................................ 28 AUTOATIVIDADE ................................................................................................................................. 29 TÓPICO 2 – CONTROLE ....................................................................................................................... 31 1 INTRODUÇÃO ..................................................................................................................................... 31 2 BREVE HISTÓRIA DE CONTROLE INTERNO NO BRASIL .................................................... 31 2.1 CONTROLE ...................................................................................................................................... 33 2.1.1 Controle interno ...................................................................................................................... 34 2.1.2 Características do controle interno ....................................................................................... 36 2.1.3 Controle interno na administração pública ........................................................................ 37 2.1.4 Princípios do controle interno .............................................................................................. 39 3 PRINCÍPIOS FUNDAMENTAIS SUBJACENTES AOS COMPONENTES DE CONTROLE .......41 4 REGISTRO NO CONTROLE INTERNO ......................................................................................... 43 4.1 CONTROLE EXTERNO .................................................................................................................. 45 4.2 CONTROLE SOCIAL ...................................................................................................................... 47 RESUMO DO TÓPICO 2........................................................................................................................49 AUTOATIVIDADE ................................................................................................................................. 50 TÓPICO 3 – CONTROLADORIA ........................................................................................................ 51 1 INTRODUÇÃO ..................................................................................................................................... 51 2 BREVE HISTÓRICO SOBRE A CONTROLADORIA .................................................................. 54 3 FINALIDADE E ESTRUTURA DA CONTROLADORIA ............................................................ 55 4 PERFIL DO CONTROLLER ................................................................................................................ 57 5 TIPOS DE CONTROLADORIA ........................................................................................................ 59 6 GESTÃO OPERACIONAL ................................................................................................................. 60 7 GESTÃO ECONÔMICA ..................................................................................................................... 62 8 GESTÃO ESTRATÉGICA ................................................................................................................... 62 9 PRINCÍPIOS FUNDAMENTAIS DA CONTROLADORIA ........................................................ 63 10 CONTROLADORIA GERAL DA UNIÃO .................................................................................... 64 11 CONSELHO NACIONAL DE CONTROLE INTERNO – CONACI ........................................ 66 Sumário VIII LEITURA COMPLEMENTAR ............................................................................................................... 69 RESUMO DO TÓPICO 3........................................................................................................................ 76 AUTOATIVIDADE ................................................................................................................................. 77 UNIDADE 2 – ESTRUTURA DO SETOR PÚBLICO QUANTO AO CONTROLE .................... 79 TÓPICO 1 – SISTEMA DE CONTROLE NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA ............................ 81 1 INTRODUÇÃO ..................................................................................................................................... 81 2 ESTRUTURA DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA......................................................................... 81 3 AUDITORIA INTERNA E AUDITORIA EXTERNA .................................................................... 83 4 SISTEMA DE CONTROLE INTERNO DO PODER EXECUTIVO FEDERAL ........................ 87 5 SISTEMA DE CONTROLE INTERNO ............................................................................................ 90 6 CONTROLE DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA........................................................................... 92 7 PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA ............................................................................................. 92 9 EXCESSO DE CONTROLE ................................................................................................................. 95 10 SERPRO – SERVIÇO FEDERAL DE PROCESSAMENTO DE DADOS ................................. 98 11 SIAFI – SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA DO GOVERNO FEDERAL .............................................................................................................................................. 99 12 SIADS – SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRAÇÃO DE SERVIÇOS GERAIS ........ 101 13 SIASG – SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRAÇÃO DE SERVIÇOS......................... 101 14 SIORG – SISTEMA DE INFORMAÇÕES ORGANIZACIONAIS DO GOVERNO FEDERAL ........102 15 SIOP – SISTEMA INTEGRADO DE PLANEJAMENTO E ORÇAMENTO ........................... 103 16 SIAPE – SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS – SIAPE ..................................................................................................................................................... 104 17 LEI DE RESPONSABILIDADE FISCAL ........................................................................................ 105 RESUMO DO TÓPICO 1........................................................................................................................ 107 AUTOATIVIDADE ................................................................................................................................. 108 TÓPICO 2 – PROCESSOS DE AUDITORIA PARA O SETOR PÚBLICO ................................... 111 1 INTRODUÇÃO ..................................................................................................................................... 111 3 FORMAS DE CONTROLE INTERNO ............................................................................................. 112 4 PROCEDIMENTOS DE CONTROLE INTERNO E AUDITORIA ............................................. 114 5 TÉCNICAS DE AUDITORIA ............................................................................................................. 114 6 PLANEJAMENTO EM AUDITORIAS GOVERNAMENTAIS ................................................... 117 7 ELEMENTOS DE AUDITORIA NO SETOR PÚBLICO ............................................................... 118 8 MODELOS DE QUESTIONÁRIOS .................................................................................................. 119 RESUMO DO TÓPICO 2........................................................................................................................ 131 AUTOATIVIDADE ................................................................................................................................. 132 TÓPICO 3 – ORGANIZAÇÕES VOLTADAS PARA A AUDITORIA .......................................... 133 1 INTRODUÇÃO ..................................................................................................................................... 133 2 ÓRGÃOS RELACIONADOS COM OS AUDITORES ................................................................. 133 3 COMISSÃO DE VALORES MOBILIÁRIOS ................................................................................... 133 4 INSTITUTO BRASILEIRO DE CONTADORES ............................................................................ 135 5 INSTITUTO DOS AUDITORES INTERNOS DO BRASIL ......................................................... 136 6 CONSELHO FEDERAL DE CONTABILIDADE E CONSELHOS REGIONAIS DE CONTABILIDADE ............................................................................................................................... 137 7 DECLARAÇÃO DE LIMA SOBRE PRECEITOS DE AUDITORIA ........................................... 139 LEITURA COMPLEMENTAR ............................................................................................................... 141 RESUMO DO TÓPICO 3........................................................................................................................ 146 AUTOATIVIDADE ................................................................................................................................. 147 IX UNIDADE 3 – A INFLUÊNCIA DO CONTROLE EXTERNO NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA EVIDENCIADO ATRAVÉS DE CASOS PRÁTICOS ......................... 149 TÓPICO 1 – INFLUÊNCIA DO CONTROLE EXTERNO NA GESTÃO DE FROTAS NOS MUNICÍPIOS PARANAENSES .................................................................................... 151 1 INTRODUÇÃO ..................................................................................................................................... 151 2 CASO 1 – CONTROLE DA FROTA POR FORÇA DE EXIGÊNCIA DO CONTROLE EXTERNO ............................................................................................................................................... 151 RESUMO DO TÓPICO 1........................................................................................................................174 AUTOATIVIDADE ................................................................................................................................. 175 TÓPICO 2 – GESTÃO DE PESSOAS SOB A ÓTICA DO CONTROLE EXTERNO .................. 177 1 INTRODUÇÃO ..................................................................................................................................... 177 2 GESTÃO DE PESSOAS ....................................................................................................................... 177 RESUMO DO TÓPICO 2........................................................................................................................ 187 AUTOATIVIDADE ................................................................................................................................. 188 TÓPICO 3 – AUDITORIA EM OUTRAS ÁREAS ESPECÍFICAS.................................................. 189 1 INTRODUÇÃO ..................................................................................................................................... 189 2 GESTÃO DE PATRIMÔNIO .............................................................................................................. 189 3 GESTÃO DAS RECEITAS .................................................................................................................. 201 4 GESTÃO DE LICITAÇÕES ................................................................................................................ 209 LEITURA COMPLEMENTAR ............................................................................................................... 213 RESUMO DO TÓPICO 3........................................................................................................................ 218 AUTOATIVIDADE ................................................................................................................................. 219 REFERÊNCIAS ......................................................................................................................................... 221 X 1 UNIDADE 1 INTRODUÇÃO À AUDITORIA E CONTROLE NO SETOR PÚBLICO OBJETIVOS DE APRENDIZAGEM PLANO DE ESTUDOS Esta unidade tem por objetivos: • verificar a história da auditoria; • conceituar auditoria e controle; • identificar os tipos de auditoria e de auditores; • compreender os principais valores, competências e serviços; • analisar a organização de auditoria no setor público; • reconhecer as principais práticas de auditoria e controle no setor público. Esta unidade apresenta-se dividida em três tópicos para facilitar a compreensão do conteúdo. Ao final de cada tópico, há atividades que servirão para revisar, fixar e ajudar a construir seu conhecimento sobre o tema. TÓPICO 1 – AUDITORIA TÓPICO 2 – CONTROLE TÓPICO 3 – CONTROLADORIA 2 3 TÓPICO 1 UNIDADE 1 AUDITORIA 1 INTRODUÇÃO A auditoria surge como um campo profissional de caráter importante para as organizações. É a auditoria que vai auxiliar as organizações, públicas e privadas, no controle das contas e processos. Na verdade, a auditoria é vista como um campo em que os procedimentos contábeis devem ser verificados, a fim de confirmar se as organizações estão tendo os resultados esperados. Assim podemos entender, primeiramente, que a auditoria tem suas raízes nas ciências contábeis, tal como conceituam Franco e Mafra (2000, p. 26) a auditoria: A técnica contábil que – através de procedimentos específicos que lhe são peculiares, aplicados no exame de registros e documentos, inspeções, e na obtenção de informações e confirmação, relacionados com o controle do patrimônio de uma entidade – objetiva obter elementos de convicção que permitem julgar se os registros contábeis foram efetuados de acordo com os princípios fundamentais e normas de contabilidade e se as demonstrações contábeis deles decorrentes refletem adequadamente a situação econômico-financeira e as demais situações neles demonstradas. (FRANCO; MAFRA, 2000, p. 26). Visto dessa forma podemos entender que a auditoria é uma técnica contábil que deve ser apresentada através de registros e documentos para confirmar a situação econômico-financeira de uma entidade. Ao fazer longa análise sobre auditoria, verificar conceitos em diversos autores de diversos países, Sá (2000, p. 25) resume auditoria como: Auditoria é uma tecnologia contábil aplicada ao sistemático exame dos registros, demonstrações e de quaisquer informes ou elementos de consideração contábil, visando a apresentar opiniões, conclusões, críticas e orientações sobre situações ou fenômenos patrimoniais da riqueza aziendal, pública ou privada, quer ocorridos, quer por ocorrer ou prospectados e diagnosticados. UNIDADE 1 | INTRODUÇÃO À AUDITORIA E CONTROLE NO SETOR PÚBLICO 4 FIGURA 1 – AUDITORIA FONTE: Disponível em: <http://william.com.br/blog/wp-content/ uploads/2011/02/auditor.jpg>. Acesso em: 30 out. 2015. Chaves (2011) apresenta que as especializações da auditoria ultrapassam os limites das Ciências Contábeis, isto é, o campo da auditoria tornou-se tão extenso que a segmentação se tornou inevitável. Assim, Chaves (2011, p. 16-17) apresenta como especializações da auditoria: • Auditoria Interna – analisa os atos e fatos ocorridos dentro de uma instituição, por funcionários dessa mesma instituição denominados auditores internos; • Auditoria Externa ou Independente – os atos e fatos são verificados por profissional liberal ou instituição independentemente daquela, auditada, portanto, por estranhos à instituição; • Auditoria Governamental – analisa os atos e fatos levados a efeito do setor público; • Auditoria Operacional – atua avaliando as metas institucionais relacionadas à economicidade, eficiência, eficácia e efetividade; • Auditoria Fiscal – abrange o exame da legalidade dos fatos patrimoniais em face das obrigações tributárias, trabalhistas e sociais (SÁ apud CHAVES, 2011, p. 17); • Auditoria de Sistemas – analisa o ambiente computacional e a segurança de informações, testando e avaliando com profundidade todos os controles num sistema informatizado, abrangendo suas aplicações e produtos; • Auditoria Médica – realiza a análise da qualidade da assistência médica prestada aos usuários, comparando o atendimento prestado com padrões de atendimento e utilização de recursos previamente estabelecidos. A auditoria pode ser realizada pela própria organização, ou a organização poderá terceirizar esse serviço. Tanto uma quanto a outra, apresentam vantagens e desvantagens. A auditoria interna tem a vantagem de contar com o comprometimento de seus funcionários e de seu próprio conhecimento da organização. Em compensação se não há o comprometimento ou se há algum desvio de comportamento essa vantagem torna-se uma desvantagem. Já a auditoria externa tem a vantagem de despertar para as soluções de problemas que os funcionários da organização em algum momento não perceberam ou se sentiram incapazes de resolver. TÓPICO 1 | AUDITORIA 5 Para compreendermos o mundo da auditoria, vamos apresentar sua história, sua evolução, conceitos, práticas, e tudo que a auditoria e controle faz para que as organizações sejam mais eficientes e usem seus recursos com maior consciência e eficácia. 2 BREVE HISTÓRICO DA AUDITORIA NO MUNDO A maioria das referências bibliográficas apresenta a história da auditoria no mundo e no Brasil, essas histórias tornam-se interdependentes, porque de certa forma o que acontece no mundo pode influenciar nas práticas locais e, muitas vezes, vice-versa. Ao estudarmos os livros sobre auditoria, poderemos encontrar diferenças em alguns detalhes sobre a evolução da auditoria, um ou outro autor descrevem mais detalhes históricos de um país e de outro. A história se converge no sentido de que a auditoria surgiu em virtude do crescimento econômico e em função do desenvolvimento das indústrias, das organizações e do próprio mercado financeiro. Magalhães, Lunkes e Müller (2001, p. 16)apresentam algumas passagens históricas importantes da evolução histórica da auditoria: • Iniciou no século XIV, na cidade de Bruges, Bélgica, por iniciativa de comerciantes que se reuniam para fazer negócios; • Na Itália – século XV ou XVI –, supõe-se que a auditoria surgiu como profissão no momento em que um especialista deixou de praticar Contabilidade para assessorar outros profissionais e mercadores, transformando-se em consultor público liberal; • Pelo interesse do clero e pelos empreendimentos da Europa Moderna ou Medieval dirigidas pela Igreja. A primeira dívida organizada (que se tem notícia) foi contraída pelo Vaticano, com títulos mobiliários no mercado; • E pela Revolução Industrial, na Inglaterra, que propiciou que o tema fosse discutido e desenhado como demonstra o quadro apresentado pelos autores: UNIDADE 1 | INTRODUÇÃO À AUDITORIA E CONTROLE NO SETOR PÚBLICO 6 QUADRO 1 - PRIMÓRDIOS DA AUDITORIA FONTE: Magalhães, Lunkes e Müller (2001, p. 17) Foi com a Revolução Industrial, que as indústrias e as organizações passam a adquirir com mais sistematização a auditoria como controle. Para que a administração ganhasse mais eficiência no acompanhamento, no controle e também nos resultados. A expansão das atividades com a Revolução Industrial gerou um giro de capital maior e isso provocou que as organizações contratassem ou formassem funcionários, no caso auditores, que gerassem relatórios para o acompanhamento dos resultados econômicos e sobre a integridade das demonstrações contábeis. Apresentando a sequência de fatos ocorridos no mundo em relação à auditoria Magalhães, Lunkes e Müller (2001) apresentam resumidamente as seguintes ocorrências: Expansão de atividades Auditor Contador Público, Contabilidade Pública (auditoria) sobre integridade e resultados econômicos dos empreendimentos Gera relatórios demanda de capital a) Das origens da auditoria • Aparecimento das grandes empresas; • Necessidade de credibilidade nos registros contábeis; • Tributação de impostos de renda na Inglaterra; • Empresas formadas por capitais de muitas pessoas; • Grandes companhias inglesas de comércio e navegação. b) Da evolução • Primeiramente, em contas públicas, na Inglaterra (1314); • A prática sistematizada ocorreu nos séculos XIX e XX. c) Da organização da profissão de auditores • Surgimento dos guias profissionais: - guia profissional de New York – 1786 - guia comercial inglês – 1786 • Surgimento das associações de classe: Na Inglaterra - Primeiras Associações de Contadores Ingleses – 1854 a 1867; - Sociedade dos Contadores da Inglaterra – 1879 (Institute of Chartered Accountants in England and Wales); TÓPICO 1 | AUDITORIA 7 Nos Estados Unidos: - Primeiras Associações de Contadores Americanos – 1874 a 1882; - American Accounting Association (AAA) – 1916; - American Institute os Certified Public Accountants (AICPA) – 1886; Na Holanda - Instituto Holandês de Contadores Públicos – 1894 Magalhães, Lunkes e Müller (2001, p. 17). Assim, dessa forma bem breve, entendemos que o desenvolvimento industrial aliado ao movimento de capital, gerou para as indústrias e para as empresas, a necessidade de controlar seu capital financeiro. E posteriormente, também para auxiliar na gestão de bens, materiais, recursos humanos e avaliar resultados. 3 BREVE HISTÓRICO DA AUDITORIA NO BRASIL A auditoria surge em virtude de verificar a realidade econômico- financeira do patrimônio de empresas. Com o desenvolvimento das empresas e de sua ocupação heterogênea no espaço geográfico, investidores e proprietários sentiram a necessidade de averiguar seu patrimônio por pessoas (jurídica ou física) que pudessem confirmar dados e informações. FIGURA 2 – AUDITORIA NO BRASIL FONTE: Disponível em: <http://www.bitmag.com.br/wp-content/ uploads/2014/01/Brasil-TI.jpg>. Acesso em: 30 out. 2015. De acordo com Attie (2011), a auditoria é uma ramificação da Contabilidade, ou seja, a contabilidade foi a primeira disciplina a auxiliar e informar a administração. Entretanto, com o desenvolvimento econômico dos países e com a expansão de atividades produtoras, a complexidade administrativa tornou- se crescente, assim a contabilidade também evoluiu e a auditoria torna-se uma prática especializada provinda da contabilidade. UNIDADE 1 | INTRODUÇÃO À AUDITORIA E CONTROLE NO SETOR PÚBLICO 8 No Brasil, conforme Magalhães, Lunkes e Müller (2001), o primeiro parecer de auditoria no país foi publicado em 1903, parecer nos livros da São Paulo Tramway, Light and Power Company, cuja matriz encontrava-se em Toronto, no Canadá. E também de acordo com os autores Magalhães, Lunkes e Müller (2001, p. 18) “a primeira firma de auditoria a se estabelecer no Brasil foi a Mc-Auliffe Davis Bell & Co, em 1909, que passou a se chamar Arthur Andersen S.C.” De acordo com Attie (2011, p. 8) podemos entender que: A evolução da auditoria no Brasil está primariamente relacionada com a instalação de empresas internacionais de auditoria independente, uma vez que investimentos também internacionais foram aqui implantados e compulsoriamente tiveram de ter suas demonstrações contábeis auditadas. Então o desenvolvimento econômico das empresas resultou aumento de volume de instrumentos estabelecidos para acompanhar as organizações quanto a sua vida contábil e financeira. Ainda de acordo com a apresentação de Attie (2011, p. 8 e 9), as influências e acontecimentos que possibilitaram o desenvolvimento de auditoria no Brasil foram: a) Filiais e subsidiárias de firmas estrangeiras; b) Financiamento de empresas brasileiras através de entidades internacionais; c) Crescimento das empresas brasileiras e necessidade de descentralização e diversificação de suas atividades econômicas; d) Evolução do mercado de capitais; e) Criação das normas de auditoria promulgadas pelo Banco Central do Brasil em 1972; f) Criação da Comissão de Valores Mobiliários e da Lei das Sociedades por Ações em 1976. Para Magalhães, Lunkes e Müller (2001), a consolidação da auditoria no Brasil surgiu em virtude da Lei das Sociedades por Ações, Lei nº 6.404, de 15 de dezembro de 1976 e pela Lei nº 6.385, de 7 de dezembro de 1976, que criou a Comissão de Valores Mobiliários – CVM. Comissão de Valores Mobiliários – CVM será apresentada com maiores detalhes na Unidade 2 desse caderno. Aguarde! Assim, podemos concluir que as dinâmicas da evolução econômica dos países, com o desenvolvimento da contabilidade e a complexidade de novas práticas, fizeram com que a auditoria se tornasse um nicho profissional especializado. TÓPICO 1 | AUDITORIA 9 4 CONCEITO E NOÇÕES FUNDAMENTAIS DE AUDITORIA Conceituar os termos que utilizaremos ao longo desse estudo não só é primordial para que a base do conhecimento seja solidificada, mas também é, principalmente, para que a construção de significados faça melhor sentido na prática. O dicionário de contabilidade apresenta auditoria com o seguinte significado: “Tecnologia contábil que tem por objetivo a verificação ou revisão de registro e demonstrações e procedimentos adotados para a escrituração, visando avaliar a adequação e a veracidade das situações memorizadas e expostas”. (SÁ; SÁ, 1995, p. 38). Para Attie (2011, p. 5) auditoria é uma “especialização contábil voltada a testar a eficiência e eficácia do controle patrimonial implantado com o objetivo de expressar uma opinião sobre determinado dado”. Auditoria e seus significados verbais apresentados por Imoniana (2001) tais como: examinar, investigar, periciar, ajustar ou balancear, contar, apresentar balanços, ativos e passivos, dá a entender que o campo de atuação e a função da auditoria são intensos complexos e dinâmicos. Conceituando auditoria Imoniana (2001, p. 20) define como “atividade que se refere à verificação das informações contábeis para certificar a sua acuracidade e determinar a confiabilidade das demonstrações financeiras”. E numa maior abrangência Imoniana (2001, p. 20) apresenta a auditoriacomo: Processo de avaliação sistemática dos registros contábeis e das operações correlatas para determinar a aderência aos princípios contábeis, geralmente aceitos, políticas empresariais e os regulamentos que regem as operações das entidades contábeis. Magalhães, Lunkes e Müller (2001) apresentam um quadro de conceituação dos termos principais de auditoria. Alguns desses termos serão recorrentes no decorrer desse estudo e outros serão pouco ou nada usados, entretanto, o destaque é importante para introduzirmos nesse universo da auditoria e para futuras leituras complementares. UNIDADE 1 | INTRODUÇÃO À AUDITORIA E CONTROLE NO SETOR PÚBLICO 10 QUADRO 2 - PRINCIPAIS TERMOS EM AUDITORIA E CONCEITUAÇÃO A auditoria deve ser exercida para que os procedimentos e controles internos estejam adequados aos resultados esperados, no que diz respeito aos registros contábeis e também quanto as suas relações externas. A auditoria então, através de métodos e procedimentos, verifica por meio de observação, análise, para que os usuários internos e externos possam ter um ganho gerencial. As suas ações debruçam sobre os registros contábeis, os procedimentos internos e as relações externas e assim no final do processo verifique se os resultados estão em conformidade aos dados e objetivos traçados. TÓPICO 1 | AUDITORIA 11 QUADRO 2 - PRINCIPAIS TERMOS EM AUDITORIA E CONCEITUAÇÃO FONTE: Disponível em: <http://advivo.com.br/index.php?q=sites/default/ files/imagecache/imagens_blog/imagens/calvin_auditoria.jpg>. Acesso em: 30 out. 2015. FIGURA 3 - AUDITORIA Para Attie (2011) a auditoria com sua análise e relatórios auxilia na área contábil, gerencial, de controles e financeiros, através de atitudes que exigem habilidades mental, profissional e preventiva. O sinóptico de auditoria pode ser assim apresentado: UNIDADE 1 | INTRODUÇÃO À AUDITORIA E CONTROLE NO SETOR PÚBLICO 12 FONTE: Attie (2011, p. 5) QUADRO 3 – SINÓPTICO DA AUDITORIA Como toda profissão, a de auditor também necessita seguir preceitos éticos e atitudes compatíveis com o código de ética da organização ou com os princípios constitucionais. Nesse sentido, a finalidade da auditoria não é apenas analisar e confirmar registros e comprovantes, mas julgar a moralidade dos atos. 5 OBJETIVOS DA AUDITORIA A auditoria tem como objetivo principal controlar o patrimônio administrado. Para tanto, precisa analisar registros contábeis, documentos, fichas, entre outros documentos comprobatórios. Mas tem também como objetivo verificar a veracidade das informações e dados e também a moralidade dos atos. De acordo com Lemos (2006, p. 14), a auditoria tem ações preventiva, saneadora e moralizadora, em que os objetivos do processo são: • Confirmar a veracidade dos registros e a confiabilidade dos comprovantes; • Opinar sobre a adequação das situações e informações contidas nas demonstrações contábeis; • Resguardar os direitos dos proprietários, dos financiadores do patrimônio, do próprio fisco e da sociedade em geral. O objetivo, fim e objetos da auditoria além de bem extensos, são também de grande complexidade e responsabilidade. Lemos (2006, p. 15) destaca objetos do exame de auditoria, que são: TÓPICO 1 | AUDITORIA 13 5 OBJETIVOS DA AUDITORIA • Sistemas administrativos e operacionais de controle interno utilizados na gestão orçamentária, financeira e patrimonial; • Execução dos planos, programas, projetos e atividades que envolvam recursos públicos; • Aplicação dos recursos transferidos pelo Estado a entidades públicas ou privadas; • Contratos firmados por gestores públicos com entidades privadas para prestação de serviços, execução de obras e fornecimento de materiais; • Processos de licitação, sua dispensa ou inexigibilidade; • Instrumentos de sistemas de guarda e conservação dos bens e do patrimônio sob a responsabilidade das unidades da administração direta e entidades supervisionadas; • Atos administrativos que resultem em direitos e obrigações para o Poder Público, em especial os relacionados com a contratação de empréstimos internos ou externos e com a concessão de avais; • Arrecadação e restituição de receitas de tributos; • Sistemas eletrônicos de processamento de dados, suas entradas (inputs) e informações de saída (outputs), objetivando constatar: - Segurança física do ambiente e das instalações do Centro de Processamento de Dados (CPD); - Segurança lógica e confiabilidade dos sistemas (software) desenvolvidos em computadores de diversas partes; - Eficácia dos serviços prestados pela área de informática; - Eficiência na utilização dos diversos computadores (hardware) existentes na entidade; - Verificação do cumprimento da legislação pertinente. Oliveira e Diniz Filho (2001) apresentam um quadro em que os tipos de auditorias são classificados conforme os seus objetivos, vejamos: QUADRO 4 – TIPOS DE AUDITORIA E SEUS OBJETIVOS TIPOS DE AUDITORIA OBJETIVOS Auditoria das demonstrações contábeis Emissão de parecer sobre as demonstrações contábeis da empresa ou entidade em determinada data. Auditoria interna Revisão sistemática das transações operacionais e do sistema de controles internos, visando: • A proteção dos bens e direitos da empresa contra fraudes, desvios e desfalques; • A constatação de possíveis irregularidades e usos indevidos dos bens e direitos da empresa. Auditoria operacional Avaliação sistemática da eficácia e eficiência das atividades operacionais e dos processos administrativos, visando: • Ao aprimoramento contínuo da eficiência e eficácia operacional, contribuindo com soluções. UNIDADE 1 | INTRODUÇÃO À AUDITORIA E CONTROLE NO SETOR PÚBLICO 14 Auditoria de cumprimento normativo ou compliance autid Auditoria para verificação do cumprimento/observância de normas e procedimentos implantados pela empresa ou pelos órgãos reguladores de determinadas atividades. Por exemplo, normas implantadas pelo Banco Central do Brasil a serem observadas pelas instituições financeiras para o combate do crime de ‘lavagem de dinheiro’. Auditoria de gestão Trabalhos dirigidos à análise dos planos e diretrizes da empresa, objetivando mensurar a eficiência da gestão das operações e sua consistência com os planos e metas aprovados. Auditoria de sistemas Exames e avaliações da qualidade do sistema de computação de dados e dos controles existentes no ambiente de tecnologia de informações, visando otimizar a utilização dos recursos de computação de dados, minimizar os riscos envolvidos nos processos e garantir a geração de informações e dados confiáveis, em tempo, ao menor custo possível. Auditoria fiscal e tributária Análise da eficiência e eficácia dos procedimentos adotados para a apuração, controle e pagamentos dos tributos que incidem nas atividades comerciais e operacionais da empresa. Avaliação do planejamento tributário. Auditoria ambiental Avaliação dos processos operacionais e produtivos das empresas visando à identificação de danos ao meio ambiente e quantificação de contingências e (b) preparação da empresa para receber o Certificado ISSO 14000 – meio ambiente. Auditoria nos processos de compras e vendas de empresas e reestruturações societárias – incorporações, fusões, cisões e formação de joint ventures • Auditoria das demonstrações contábeis das empresas envolvidas; • Assessoria na avaliação das empresas objetos de negociação societária; • Avaliação dos ativos objetos de negociação; • Identificação de contingências fiscais, trabalhistas, ambientais, cíveis etc. FONTE: Oliveira e Diniz Filho (2001, p. 19) UNI joint ventures – “associação de duas ou mais organizações visando a investir num projeto para alcançar objetivos bem definidos, tais como: desenvolvimento de novos produtos, montagem de uma rede de distribuição e vendas, fabricação de peças ou produtos de interesse comum, etc.[...] caracteriza-se por ser uma entidade jurídica, mas uma simples operação conjunta mediante contrato de duas ou mais empresas,teremos uma aliança estratégica”. Lacombe (2004, p. 186). TÓPICO 1 | AUDITORIA 15 FONTE: Oliveira e Diniz Filho (2001, p. 19) UNI ISSO 14000 – meio ambiente – A ISSO 14000 é auditada pelo ISSO (International Organization for Standardization) que é uma autoridade em certificações em todo mundo. Tem como principal foco a gestão ambiental e fornece uma estrutura organizada para que as empresas consigam promover ações internas para obter a certificação. Fonte: Disponível em: <http://inst.sitesustentavel.com.br/iso-14000-o-que-e-requisitos/>. Acesso em 31 out. 2015. Assim pode-se concluir que o campo de atuação de auditoria é bem extenso e exige bastante conhecimento e responsabilidade para que o seu cumprimento aprove, previna e aponte ajustes necessários. PRINCÍPIOS ÉTICOS NA AUDITORIA Já sabemos que a auditoria é um braço da contabilidade, por esse motivo é regida pelo Conselho Federal de Contabilidade, que conforme a Resolução de nº 803, de 10 de outubro de 1996, estabelece o Código de Ética Profissional do Contador – CEPC. Destaca-se o artigo nº 2 da resolução, do Capítulo II, intitulado dos deveres e das proibições, assim: QUADRO 5 - DEVERES DA AUDITORIA Art. 2º São deveres do Profissional da Contabilidade: (Redação alterada pela Resolução CFC nº 1.307/10, de 09/12/2010) I – exercer a profissão com zelo, diligência, honestidade e capacidade técnica, observada toda a legislação vigente, em especial aos Princípios de Contabilidade e as Normas Brasileiras de Contabilidade, e resguardados os interesses de seus clientes e/ou empregadores, sem prejuízo da dignidade e independência profissionais; (Redação alterada pela Resolução CFC nº 1.307/10, de 09/12/2010) II – guardar sigilo sobre o que souber em razão do exercício profissional lícito, inclusive no âmbito do serviço público, ressalvados os casos previstos em lei ou quando solicitado por autoridades competentes, entre estas os Conselhos Regionais de Contabilidade; III – zelar pela sua competência exclusiva na orientação técnica dos serviços a seu cargo; UNIDADE 1 | INTRODUÇÃO À AUDITORIA E CONTROLE NO SETOR PÚBLICO 16 IV – comunicar, desde logo, ao cliente ou empregador, em documento reservado, eventual circunstância adversa que possa influir na decisão daquele que lhe formular consulta ou lhe confiar trabalho, estendendo-se a obrigação a sócios e executores; V – inteirar-se de todas as circunstâncias, antes de emitir opinião sobre qualquer caso; VI – renunciar às funções que exerce, logo que se positive falta de confiança por parte do cliente ou empregador, a quem deverá notificar com trinta dias de antecedência, zelando, contudo, para que os interesses dos mesmos não sejam prejudicados, evitando declarações públicas sobre os motivos da renúncia; VII – se substituído em suas funções, informar ao substituto sobre fatos que devam chegar ao conhecimento desse, a fim de habilitá-lo para o bom desempenho das funções a serem exercidas; VIII – manifestar, a qualquer tempo, a existência de impedimento para o exercício da profissão; IX – ser solidário com os movimentos de defesa da dignidade profissional, seja propugnando por remuneração condigna, seja zelando por condições de trabalho compatíveis com o exercício ético-profissional da Contabilidade e seu aprimoramento técnico. X – cumprir os Programas Obrigatórios de Educação Continuada estabelecidos pelo CFC; (Criado pelo Art. 5º, da Resolução CFC nº 1.307/10, de 09/12/2010) XI – comunicar, ao CRC, a mudança de seu domicílio ou endereço e da organização contábil de sua responsabilidade, bem como a ocorrência de outros fatos necessários ao controle e fiscalização profissional. (Criado pelo Art. 6º, da Resolução CFC nº 1.307/10, de 09/12/2010) XII – auxiliar a fiscalização do exercício profissional. (Criado pelo Art. 7º, da Resolução CFC nº 1.307/10, de 09/12/2010) CFC (1996) Dessa forma, além dos princípios éticos que norteiam o campo profissional de auditoria, a atitude do profissional pode ajudar na detecção e prevenção de problemas. Portanto, além da conduta ética, atitudes que antecipem ações e atos administrativos são funções que fazem da auditoria um braço importante no processo gerencial. TÓPICO 1 | AUDITORIA 17 6 ATITUDES NA AUDITORIA Attie (2011) apresenta três atitudes (mental, profissional e preventiva) na auditoria que são complementares entre si. Na verdade, o autor quer destacar que essas três atitudes formam o pilar da profissão, para que a avaliação final seja eficiente. • Atitude mental – como a auditoria é uma análise crítica, é preciso que o auditor verifique as possibilidades de riscos e erros. Nesse sentido, a auditoria não pode se limitar aos livros oficiais, a auditoria tem que ser factual; • Atitude profissional – se refere ao conhecimento técnico e estudo permanente, a fim de adquirir novos conhecimentos e ferramentas de trabalho; aprimoramento pessoal e ter conhecimento das regulamentações e legislação; • Atitude preventiva – a opinião do auditor deve estar embasada em informações, controles, documentos. Essa concentração de informações deve ser utilizada como prevenção ou repressão de erros para futuros ajustes. A habilidade mental vai além da leitura rígida das demonstrações contábeis, mas no que se refere à competência de observar eventuais riscos e erros. A habilidade profissional é aquela que se refere à competência técnica do conhecimento adquirido nas cadeiras da academia e pela formação continuada, em que é preciso acompanhar novas legislações e regulamentos. E ainda a habilidade preventiva que quer dizer a habilidade de através dos demonstrativos e conhecimentos, prevenir contra erros futuros e realizar ajustes necessários. Assim podemos entender que o auditor deve ter perspicácia para perceber além dos registros, aprimorar-se constantemente e acompanhar mudanças; e por fim, contribuir para que ajustes sejam realizados e a organização possa ser eficiente. 7 CLASSIFICAÇÃO DE AUDITORIA Vimos que a auditoria requer diferentes habilidades, dessa maneira a auditoria por sua complexidade e congregar diferentes competências e atitudes profissionais, poderia ainda ser classificada, para demonstrar o quanto é extensa, profunda e oportuna. Magalhães, Lunkes e Müller (2001, p. 25) classificam a auditoria em três diferentes formas, quanto à extensão, profundidade e tempestividade, assim explicadas: Quanto à extensão podem ser: • Geral – quando abrange todas as unidades operacionais; • Parcial – quando abrange especificamente determinadas unidades operacionais; • Por amostragem – a partir da análise do controle interno. UNIDADE 1 | INTRODUÇÃO À AUDITORIA E CONTROLE NO SETOR PÚBLICO 18 Quanto à profundidade podem ser: • Integral – são consideradas as auditorias mais longas, que auditam desde os primeiros contatos das negociações até as informações finais; • Por revisão analítica – se referem ao conceito de auditoria prenunciativa, para evitar riscos a auditoria torna-se mais curta, a fim de obter fidedignidade às informações. Quanto à tempestividade podem ser: • Permanente – são as feitas habitualmente, constante ou sazonal, em todos os exercícios sociais; • Eventual – não é habitual, por esse motivo não tem tempo certo. Esse processo de auditoria exige a ambientação dos auditores e planejamento para todas as vezes em que for realizada. E por fim Magalhães, Lunkes e Müller (2001, p. 27) apresentam as finalidades básicas de auditoria em relação ao atendimento de seus usuários interno e externo, assim: a) Usuário interno: • Interesse dos acionistas ordinários (majoritários); • Atendimento às estratégias de investimentos de relevância, em determinados projetos. b) Usuário externo: • Interesse dos acionistas preferenciais (minoritários); • Interesse dos financiadores (emprestadores, debenturistas); • Interesse do Estado. A classificação da auditoria é uma forma de mapear o campo de sua atuação, conforme a eventualidade, o tempo e a sua finalidade. Éuma maneira de auxiliar e demonstrar o quanto a auditoria é extensa no seu campo de atuação. 8 TIPOS DE AUDITORIA A auditoria pode ser dividida em dois grandes grupos: interna e externa. A auditoria interna significa que os funcionários da própria empresa ou organização executarão a atividade. Enquanto na auditoria externa, a atividade deverá ser executada por uma empresa ou por auditores independentes. TÓPICO 1 | AUDITORIA 19 Lins (2011) apresenta as características gerais de auditoria interna e externa, de forma separada em seu livro, todavia para melhor compreensão apresenta-se aqui em um único quadro, a fim de facilitar para a analogia das diferentes categorias: QUADRO 6 – AUDITORIA INTERNA X AUDITORIA EXTERNA Auditoria Interna Auditoria Externa Executor Funcionário da empresa Funcionário da empresa de auditoria independente Isenção para informação externa Menor Maior Objetivo principal Prevenção e detecção de falhas nos controles internos Exame das DCs com evidenciação da situação da empresa auditada através do parecer Resultado do trabalho Relatório de recomendações Emissão de parecer Cliente do serviço Em linhas gerais, alta administração e diretoria/ gerências Empresa contratante Sigilo Sim Sim para o Wps; não para o parecer Frequência Permanente Periódica Detalhamento da análise Alto Baixo FONTE: Adaptado de Lins (2011, p. 6 e 10) No quadro anterior, pode-se perceber nas diferenças dos tipos de controles que existem vantagens e desvantagens, como exemplo da auditoria realizada pelo funcionário da própria organização e pela auditoria (externa) contratada. Haverá situações da organização que a auditoria realizada pelo próprio funcionário, conhecedor da instituição é vantagem. Entretanto, em outros momentos, a solicitação de uma auditoria externa será mais vantajosa, para uma avaliação imparcial e com olhar diferenciado. Custo, imparcialidade, periodicidade, detalhamento, conhecimento da empresa, entre tantos outros fatores podem auxiliar numa boa auditoria como podem também serem fatores que prejudicariam na avaliação final. Magalhães, Lunkes e Müller (2001) apresentam um quadro comparativo entre auditoria interna e externa: UNIDADE 1 | INTRODUÇÃO À AUDITORIA E CONTROLE NO SETOR PÚBLICO 20 QUADRO 7 - COMPARATIVO ENTRE AUDITORIA INTERNA E EXTERNA Auditoria Interna Auditoria Externa 1. Proteção à organização. 2. Acompanha o cumprimento de normas técnicas e a política de administração da empresa, na consecução de seus objetivos. 3. O auditor interno desenvolve, continuadamente, seu trabalho que termina em relatório. 4. O grau de independência do auditor interno é limitado, porém segue as normas e procedimentos de auditoria na execução do trabalho. 5. Objetiva prevenir erros e fraudes, sugerindo aos detentores do poder de decisão os ajustes necessários. 1. Proteção do investidor. 2. Analisa e testa os sistemas de controle interno e contábil, em busca da razoável fidedignidade das DFs. 3. O auditor externo desenvolve o trabalho por gestão (anual) que termina em parecer. 4. O grau de independência do auditor externo é amplo e o trabalho é exercido com observância das normas internacionais. 5. Objetiva reprimir erros e fraudes. FONTE: Magalhães, Lunkes e Müller (2001, p. 28) O livro dos americanos Boynton, Johnson e Kell (2002) apresentam a auditoria em três diferentes tipos: auditoria de demonstrações contábeis, auditoria de compliance e auditoria operacional. Assim Boynton, Johnson e Kell (2002, p. 31 e 32) explicam-nas: • Auditoria de demonstrações contábeis – envolve obtenção e avaliação de evidências a respeito das demonstrações contábeis de uma entidade, para emissão de parecer se sua apresentação está adequada, de acordo com os princípios contábeis; • Auditoria de compliance – envolve obtenção e avaliação de evidências para determinar se certas atividades financeiras ou operacionais de uma entidade obedecem a condições, regras ou regulamentos a ela aplicáveis; • Auditoria operacional – envolve obtenção e avaliação de evidências a respeito da eficiência e eficácia das atividades operacionais de uma entidade, em comparação com objetivos estabelecidos. O termo compliance tem origem no verbo em inglês, to comply, que significa agir de acordo com uma regra, uma instrução interna, um comando ou um pedido, ou seja, estar em “compliance” é estar em conformidade com leis e regulamentos externos e internos. FONTE: Disponível em: <http://michaellira.jusbrasil.com.br/artigos/112396364/o-que-e- compliance-e-como-o-profissional-da-area-deve-atuar>. Acesso em: 31 out. 2015. TÓPICO 1 | AUDITORIA 21 De forma comparativa quanto aos três tipos de auditoria, podemos observar o quadro que segue: QUADRO 8 - TIPOS DE AUDITORIA Tipo de auditoria Natureza das afirmações Critérios estabelecidos Natureza do parecer do auditor De demonstrações contábeis Dados das demonstrações contábeis Princípios contábeis geralmente aceitos Opinião a respeito da adequação das demonstrações contábeis De compliance Direitos ou dados relacionados com obediência a políticas, leis, regulamentos etc. Políticas da administração, leis, regulamentos ou outras exigências estabelecidas por terceiros Resumo dos resultados ou segurança a respeito do grau de obediência Operacional Dados operacionais ou de desempenho Objetivos estabelecidos pela administração ou pela legislação aplicável, por exemplo Eficiência e eficácia observadas; recomendações para aperfeiçoamento FONTE: Boynton, Johnson e Kell (2002, p. 33) De acordo com o professor Cruz (2002), a auditoria em sua evolução técnica-científica, pode ser classificada em três diferentes áreas (fiscalizadora, de gestão e operacional), assim observada: Auditoria fiscalizadora Auditoria de gestão Auditoria operacional Quem exerce? Auditores independentes; Contadores das áreas financeira e tributária; Fiscais de tributos; Técnicos de controle externo; Funcionários do controle governamental sobre instituições financeiras; Empresas financiadas ou de atividade controlada; Auditores internos das empresas em geral. Auditores independentes; Contadores das áreas financeira e gerencial; Gerentes de operação; Técnicos de controle externo; Funcionários do controle governamental sobre instituições financeiras; Empresas financiadas ou de atividade controlada; Auditores internos das empresas em geral. Auditores independentes; Contadores das áreas financeira e gerencial; Administradores; Gerentes; Técnicos de controle externo; Funcionários do controle governamental sobre instituições financeiras; Empresas financiadas ou de atividade controlada; Economistas e auditores internos das empresas em geral. QUADRO 9 - TIPOS DE AUDITORIA UNIDADE 1 | INTRODUÇÃO À AUDITORIA E CONTROLE NO SETOR PÚBLICO 22 Principal objetivo Fiscalizar as transações sob as óticas financeira e patrimonial, bem como os registros delas decorrentes. Vigiar a produção e a produtividade e avaliar os resultados alcançados diante de objetivos e metas fixados para um determinado período dentro da tipicidade própria. Vigiar as transações sob as óticas da economicidade, eficiência e eficácia e das causas e dos efeitos decorrentes; Verificar a efetividade de programas específicos diante do posicionamento da empresa em seu ambiente de atuação e o significado do desempenho obtido diante de metas-desafios estabelecidos nos vários campos de resultados maximizadores do valor da entidade. Principal resultado Certificar a adequação dos controles internos e apontar irregularidades, truques e fraudes detectados. Identificar desvios relevantes e apontar atividades e/ou departamentos fora do padrão de desempenho esperado. Certificar a efetividade e oportunidade dos controles internos e apontar soluções alternativas para melhoria do desempenho operacional. Medir grau de atendimento das necessidades dos clientes e acompanhar, medianteindicadores do nível de eficiência e eficácia, o desvio em relação ao desafio-padrão. TÓPICO 1 | AUDITORIA 23 Recursos técnicos • Contagens físicas; • Prova de exatidão de cálculos e somas; • Confirmação de saldos junto a terceiros; • Exame de livros e registros fiscais; • Exame de livros e registros contábeis; • Recomendações denunciadoras e corretivas. • Adequação ao custo-padrão; • Testes de efetividade; • Indicadores de desempenho; • Circularização de informação sobre existências; • Recomendações punitivas, saneadoras ou estimuladoras. • Seleção de amostras para áreas determinadas; • Apreciação dos desvios reais ou potenciais; • Avaliação da informação financeira relacionada; • Identificação de causas e efeitos envolvidos; • Prova de verificação e confirmação de evidências; • Recomendações de ordem técnica e moral, além das de ordem normativa; • Indicadores de qualidade dos líderes do setor; • Interpretação e avaliação de programas de qualificação; • Testes sobre resultados desejados X resultados obtidos; • Mensuradores de repercussão econômico- financeira; • Impactos mercadológicos e tecnológicos de longo prazo. FONTE: Adaptado de Cruz (2002, p. 26-28) Lins (2011) já classifica a auditoria interna em seis diferentes tipos conforme o objetivo a ser alcançado, que aqui serão apresentados resumidamente: a) Contábil – principal objetivo é o controle interno e a qualidade das informações geradas. Como resultado apresenta relatório em que apresenta: o problema verificado, consequências para a empresa e sugestões para a solução do problema. b) Operacional – também chamada de auditoria de desempenho, tem como objetivo a análise das atividades operacionais. Avalia e/ou corrige a relação custo-benefício entre recursos e sua aplicação eficiente e eficaz. c) De compliance – verifica o cumprimento das normas aplicáveis à organização e os seus regulamentos internos. d) De sistemas – a auditoria de sistemas tem como objetivo verificar a segurança das informações geradas pelo sistema de informação. UNIDADE 1 | INTRODUÇÃO À AUDITORIA E CONTROLE NO SETOR PÚBLICO 24 e) Fiscal e tributária – principal objetivo é avaliar os procedimentos fiscais e tributários e verificar o cumprimento das normas fiscais e tributárias. f) De qualidade e ambiental – visam à melhoria do sistema de gestão e ambiental. A auditoria de sistemas e a auditoria contábil são as principais análises para que a auditoria externa estabeleça os seus exames e o volume de trabalho e testes a serem executados. 9 TIPOS DE AUDITORES Dada a complexidade da prática em auditoria e da extensão do campo de atuação, porque em cada área exige conhecimentos específicos. Dessa maneira, a auditoria passa a se dividir em categorias diferentes para cada especialidade. Boynton, Johnson e Kell (2002) apresentam três tipos de auditores: independentes, internos e públicos. • Auditores independentes – trabalham por conta própria ou são membros de empresas de auditoria. • Auditores internos – são empregados das organizações que são auditadas. • Auditores públicos – são empregados por várias agências governamentais municipais, estaduais e federais. A segmentação dos auditores é importante porque favorece na especificação de habilidades, procedimentos e comportamento do auditor. Para cada segmento de auditoria, diferentes são os nichos de oportunidades, vínculo de trabalho, modelos de relatórios, objetivos, avaliação, entre outras grandes diferenças. 10 AUDITORIA NO SETOR PÚBLICO A auditoria embora seja formada por procedimentos e técnicas, a fim de verificar e analisar a eficiência e eficácia dos atos e fatos administrativos em organizações públicas e privadas e outros modelos de organizações. No setor público requer uma prática singular, a linguagem, os demonstrativos, relatórios, análise, são aplicados de forma diferenciada. Cruz (2002) apresenta diferenças básicas sobre os atores, linguagem e relações do setor público mediante ao setor privado e terceiro setor. TÓPICO 1 | AUDITORIA 25 QUADRO 10 - SEGMENTOS DAS ORGANIZAÇÕES SETOR PÚBLICO SETOR PRIVADO TERCEIRO SETOR Diretores Associação de Servidores Credores Investidores Público em geral Instituições Financeiras Contribuintes Analista de Resultados Gerentes Sindicatos de Empregados Fornecedores Acionistas Terceiros e Interessados Bancos Comerciais Clientes Analista do Lucro e Perdas Dirigentes Associados e Colaboradores Fornecedores Instituidores e Afiliados Terceiros e Interessados Bancos Comerciais Parceiros e Financiadores Analistas de Desempenho FONTE: CRUZ (2002, p. 32) Visto dessa maneira, pode-se observar que a auditoria voltada ao setor público está bastante preocupada com os resultados, ou seja, os investimentos empenhados no setor público devem ter uma contrapartida que beneficiem o seu público geral. A auditoria no setor público é instruída pela Normativa nº 16 do Ministério do Estado da Economia, Fazenda e Planejamento – MEFP/ Direção Técnica Nacional – DTN / Coordenadoria de Auditoria – COAUD, de 20 de dezembro de 1991 e também pelas adaptações realizadas posteriormente. Já vimos anteriormente os objetivos da auditoria aplicados a quaisquer das organizações, entretanto, Alves e Reis (2015, p. 841) destacam que os objetivos da auditoria no setor público são: • Comprovar a legalidade e legitimidade e avaliar os resultados, quanto à eficiência e eficácia da gestão orçamentária, financeira e patrimonial nas unidades da administração direta e entidades supervisionadas da administração federal; • Observar o cumprimento dos princípios fundamentais de planejamento, coordenação, descentralização, delegação de competência e controle, pelos órgãos e entidades; • Examinar a observância da legislação federal específica e normas relacionadas; • Avaliar a execução dos programas de governo, dos contratos, convênios, acordos, ajustes e outros instrumentos de mesma origem; • Avaliar o desempenho administrativo e operacional das unidades da administração direta e entidades supervisionadas; • Verificar o controle e a utilização dos bens e valores sob uso e guarda dos administradores ou gestores; • Examinar e avaliar as transferências e a aplicação dos recursos orçamentários e financeiros das unidades da administração direta e entidades supervisionadas; • Verificar e avaliar os sistemas de informações e a utilização dos recursos computacionais das unidades da administração direta e entidades supervisionadas. UNIDADE 1 | INTRODUÇÃO À AUDITORIA E CONTROLE NO SETOR PÚBLICO 26 O setor público está mais voltado para os resultados porque uma vez que houve aplicação de recursos para determinado fim, é necessária uma avaliação para verificar se o objetivo foi realmente alcançado com eficiência e eficácia, por esse motivo no setor público os resultados são realmente importantes. Auditoria governamental – “comprovar a legalidade e a legitimidade; e avaliar os resultados obtidos ou previstos pelos gestores, que, de forma temporária, comandam atividades da administração pública estatal”. (CRUZ, 2012, p. 139). 10.1 CLASSIFICAÇÃO Apresentamos no presente trabalho os tipos de auditoria: interna e externa, demonstrações contábeis, compliance e operacional. São tipos de auditoria aplicados a quaisquer organizações, primeiro, segundo e terceiro setor. O setor público com as suas especificidades exige uma auditoria que possa verificar seus resultados, os atos e fatos administrativos e suas ações. Dessa maneira Alves e Reis (2015, p. 842) apresentam os tipos de auditoria com mais funcionalidade para o setor público: • Auditoria de Gestão – tem o objetivo de certificar a regularidade das contas, verificar a realização de contratos, convênios, acordos ou ajustes, a honestidade na aplicação dos dinheiros públicos e no zelo ou administração de valores e outros bens da União ou a ela confiados, abrangendo os seguintes aspectos: verificação da existência física de bens e outros valores; exameda documentação comprobatória dos atos e fatos administrativos; verificação do cumprimento da legislação pertinente entre outros. • Auditoria de Programas – tem o objetivo de examinar, avaliar e observar a execução de programas e projetos governamentais específicos. • Auditoria Operacional – atua nas áreas inter-relacionadas do órgão/entidade, e sua teoria de abordagem dos fatos é de apoio, pela avaliação do atendimento às normas, e apresentação de sugestões para seu aperfeiçoamento. Tem o objetivo de avaliar a eficácia dos seus resultados em relação aos recursos materiais, humanos e tecnológicos disponíveis, bem como a economicidade e eficiência dos controles internos existentes para a gestão dos recursos públicos. • Auditoria Contábil – é a técnica utilizada na coleta de informações e no exame dos registros e documentos, mediante procedimentos específicos, relacionados ao controle do patrimônio. • Auditoria de Sistema – observando as normas estabelecidas e a legislação específica, tem o objetivo de assegurar a adequação, privacidade dos dados e informações vindas dos sistemas eletrônicos de processamento de dados. TÓPICO 1 | AUDITORIA 27 • Auditoria Especial – tem por objetivo o exame de fatos considerados importantes, de caráter extraordinário ou incomum, sendo realizadas para atender determinação do Presidente da República, Ministros de Estado ou por solicitação de outras autoridades. Podemos concluir que a auditoria no setor público se apresenta com ramificações interligadas para que as ações governamentais sejam avaliadas e conduzidas ao principal objetivo que é zelar pelo patrimônio público e manter os objetivos de interesse comum, e aos objetivos motivadores de projetos e programas, ou de políticas públicas. 28 O Tópico 1 apresentou a introdução à auditoria e com essa aprendizagem foi possível: • O entendimento do conceito de auditoria. • A assimilação da evolução histórica de auditoria no mundo e no Brasil. • A compreensão dos objetivos, princípios, atitudes e tipos de auditoria. • Verificação do que é controle interno e externo. • Introdução da necessidade da auditoria nas organizações, e em especial no setor público. RESUMO DO TÓPICO 1 29 1 O que é auditoria? 2 Quais são os principais objetivos da auditoria? 3 Faça um breve resumo dos tipos de auditoria. 4 Quais são os tipos de atitudes na auditoria? AUTOATIVIDADE 30 31 TÓPICO 2 CONTROLE UNIDADE 1 1 INTRODUÇÃO O controle vem da ideia de que para que os processos e procedimentos sejam eficazes deve haver um acompanhamento para não perder o foco do objetivo proposto. O bom controle no setor público é aquele que permite que o seu acompanhamento seja o mais matemático possível, ou seja, quanto menor for a interação humana mais eficaz serão os resultados no que se refere ao controle. O controle dentro da ciência da Administração permite que as funções básicas sejam executadas, tais como planejamento, organização, execução e o próprio controle. É o controle o melhor instrumento para delimitar os padrões de execução, sejam eles, orçamentários, financeiros ou de gestão. O controle além de requisitar uma habilidade técnica, cada vez mais se torna um meio para que os diversos segmentos da sociedade possam participar, acompanhar e cobrar a aplicação correta dos recursos públicos. Essa ação fiscalizadora exige que a Administração Pública aplique os recursos da melhor maneira possível e apresente resultados das políticas públicas. Vamos acompanhar como foi o desenvolvimento do controle no setor público no Brasil. 2 BREVE HISTÓRIA DE CONTROLE INTERNO NO BRASIL De acordo com o TCU (2015), a história de controle no Brasil vem de longe, desde o período colonial. Em 1680 foram criadas as Juntas das Fazendas das Capitanias e a Junta da Fazenda do Rio de Janeiro, sob a jurisdição de Portugal. Na administração de Dom João VI, em 1808, foi instalado o Erário Régio e criado o Conselho da Fazenda que era responsável em acompanhar a execução da despesa pública. Após a proclamação da Independência em 1822 e depois da Constituição monárquica de 1824, o Erário Régio foi transformado em Tesouro e assim foram realizados os primeiros orçamentos e balanços gerais. UNIDADE 1 | INTRODUÇÃO À AUDITORIA E CONTROLE NO SETOR PÚBLICO 32 Erário Régio – O Erário Régio, também chamado de Real Erário, Real Fazenda, Tesouro Público ou Tesouro Geral, foi criado no Brasil pelo Decreto de 11 de março de 1808, quando foi nomeado seu presidente D. Fernando José de Portugal, que exerceu o cargo juntamente com o ministro e secretário de Estado dos Negócios do Brasil e o ministro assistente do despacho do Real Gabinete. FONTE: MAPA (2015) Ainda segundo o TCU (2015), a ideia da criação do primeiro Tribunal de Contas foi em 23 de junho de 1826, através de projeto de lei apresentado ao Senado do Império. Em 7 de novembro de 1890, com a reforma político-administrativa da República, foi criado o Tribunal de Contas da União através do Decreto nº 966- A, que de acordo com o TCU (2015) “norteado pelos princípios da autonomia, fiscalização, julgamento, vigilância e energia”. Foi na Constituição de 1891, no artigo 89, que o Tribunal de Contas da União foi institucionalizado finalmente. Todavia a instalação só ocorreu dois anos depois, em 17 de janeiro de 1893. Conforme a página do TCU (2015), originariamente, o Tribunal de Contas da União tem por competência: “exame, revisão e julgamento de todas as operações relacionadas à receita e a despesa da União”. E é na Constituição de 1988, que finalmente, o Tribunal de Contas da União teve a sua competência ampliada, assim como observa o TCU (2015): Recebeu poderes para, no auxílio ao Congresso Nacional, exercer a fiscalização contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial da União e das entidades da administração direta e indireta, quanto à legalidade, à legitimidade e à economicidade e a fiscalização da aplicação das subvenções e da renúncia de receitas. Qualquer pessoa física ou jurídica, pública ou privada, que utilize, arrecade, guarde, gerencie ou administre dinheiros, bens e valores públicos ou pelos quais a União responda, ou que, em nome desta, assuma obrigações de natureza pecuniária tem o dever de prestar contas ao TCU. No Brasil, hoje, além do Tribunal de Contas da União com sede no Distrito Federal, existem mais vinte e seis Tribunais de Contas, nas capitais dos Estados, e, mais o Tribunal de Contas do Distrito Federal, e ainda, mais seis municipais, assim distribuídos: TÓPICO 2 | CONTROLE 33 QUADRO 11 - QUANTIDADE DE TRIBUNAIS DE CONTAS NO BRASIL Quantidade Tribunais de Contas Sede 01 Tribunal de Contas da União Distrito Federal 26 Tribunal de Contas do Estado Capital de cada Estado 01 Tribunal de Contas do Distrito Federal Distrito Federal 04 Tribunal de Contas dos Municípios Goiás, Pará, Ceará e Bahia 02 Tribunal de Contas do Município São Paulo e Rio de Janeiro FONTE: Silva (2014, p. 9) Os Tribunais de Contas dos Municípios verificam as contas dos municípios do Estado. As contas do governo são apreciadas pelo Tribunal de Contas do Estado. Os Tribunais de Contas de São Paulo e Rio de Janeiro analisam somente as contas dos municípios correspondentes, os demais municípios desses dois Estados são analisados pelo Tribunal de Contas do Estado. 2.1 CONTROLE Controle é uma palavra que denota uma expressão negativa, principalmente quando nos imaginamos sob o controle de alguma coisa. Talvez a fiscalização dos nossos atos se torna uma ação desconfortável, porque podem manifestar eventuais erros ou por evidenciar nossa vida privada. E é claro que ninguém quer errar ou muito menos deseja que seus erros sejam evidenciados em relatórios ou quaisquer outros instrumentos ou veículo de comunicação. Entretanto, o controle que queremos apresentar é o controle que faz avaliação. Aquele que auxilia na gestão da organização, que compara objetivos e resultados; portanto, o controle com a conotação positiva.“O controle consiste em verificar se tudo ocorre de acordo com o programa adotado, as ordens dadas e os princípios admitidos. Tem por fim assinalar os erros, a fim de que se possa repará-los e evitar a sua repetição”. (FERRAZ, 1999, p. 69). As três formas básicas de controle podem ser: a. Antes do fato administrativo – é verificar se os objetivos constam no planejamento de forma clara para que possa ser realizado um comparativo na análise de resultados; b. Durante o fato administrativo – é o controle e verificação das ocorrências e falhas que ocorrem ainda em tempo de serem corrigidas antes do relatório final de análise, ou seja, durante o fato administrativo; c. Depois do fato administrativo – é a avaliação final dos resultados reais em comparação aos resultados esperados. Para Guerra (2007) o controle tal como é entendido hoje é o exercício de fiscalizar, a fim de imprimir um juízo de valor, assim conceitua: UNIDADE 1 | INTRODUÇÃO À AUDITORIA E CONTROLE NO SETOR PÚBLICO 34 É a fiscalização, quer dizer, a inspeção, exame, acompanhamento, verificação, exercida sobre determinado alvo, de acordo com certos aspectos, visando averiguar o cumprimento do que já foi predeterminado ou evidenciar eventuais desvios com fincas de correção, decidindo acerca da regularidade ou irregularidade do ato praticado. (GUERRA, 2007, p. 90). Na verdade, a conotação negativa reverte-se em positiva no momento em que se perceba que a sua finalidade nada mais é que verificar se objetivos foram alcançados, os procedimentos estão sendo praticados em excelência, os recursos estão sendo otimizados, os atos estão em conformidade com a lei. Assim, controlar não é a verificação de erros, mas é tão somente garantir que a conjuntura da organização se mantenha saudável, produtiva e sustentável. 2.1.1 Controle interno O controle interno é uma forma de manter a organização no prumo conforme os seus objetivos e finalidades. O controle interno colabora para que eventuais riscos e erros sejam minimizados e/ou solucionados. É uma forma de a Administração Pública verificar a legalidade dos seus atos. De forma simples e sintetizando o conceito de controle, Barreto e Graeff (2014, p. 97) apresentam: O controle é uma das funções básicas da administração e tem como objetivo primordial garantir que os diferentes processos e atividades institucionais estejam de acordo com o que foi planejado, permitindo que sejam efetuadas correções sempre que necessárias. Nascimento (2014) apresenta que embora não haja unanimidade quanto às funções básicas do controle interno, as mais citadas pelos estudiosos podem ser consideradas como sendo: • Organização (administrativa, jurídica e técnica); • Procedimentos e métodos; • Informações (planejamento, orçamentação, contabilidade, estatística e informatização); • Recursos humanos; • Autoavaliação. Diante dessas funções básicas podemos considerar que o controle interno não deve só ficar atento às questões contábeis e financeiras, a sua extensão percorre tudo que envolve a Administração Pública. Controle interno é uma função permanente que garante que a administração tenha as suas ações avaliadas e possa perceber erros e acertos. É TÓPICO 2 | CONTROLE 35 através do controle que os resultados podem ser apurados e verificados se os objetivos foram atingidos ou não, e quais são as novas ações necessárias para que a administração realize ajustes para otimizar cada vez mais seus recursos. FIGURA 4 - CONTROLADORIA FONTE: Disponível em: <http://www.enabrasil. sc.gov.br/shared/imagens/imagem_ grande_4778958c67f9cdd20f72dcac46e28a78.jpg>. Acesso em: 1 nov. 2015. Controles internos são o conjunto de atividades, planos, métodos e procedimentos interligados, a fim de assegurar que os objetivos das organizações da Administração Pública sejam alcançados (PETER; MACHADO, 2003). E ainda ressaltam que para que esses objetivos ascendidos “de forma confiável e concreta, evidenciando eventuais desvios ao longo da gestão, até a consecução dos objetivos fixados pelo Poder Público” (p. 24). UNI Os responsáveis pelo controle interno, ao tomarem conhecimento de qualquer irregularidade ou ilegalidade, devem comunicar ao Tribunal de Contas da União, sob pena de responsabilidade solidária. (LEMOS, p. 63). Na verdade, controle interno são ações que dão oportunidade de verificação para que a administração possa verificar se os seus objetivos estão sendo alcançados conforme os objetivos preestabelecidos. O Decreto nº 3.591, de 6 de setembro de 2000, dispõe sobre o Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal e dá outras providências. No artigo primeiro pode-se observar: UNIDADE 1 | INTRODUÇÃO À AUDITORIA E CONTROLE NO SETOR PÚBLICO 36 Art. 1o O Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal visa à avaliação da ação governamental e da gestão dos administradores públicos federais, com as finalidades, atividades, organização, estrutura e competências estabelecidas neste Decreto. (BRASIL, 2000). Quantos às suas finalidades, o Decreto nº 3.591, de 6 de setembro de 2000, determina: I. Avaliar o cumprimento das metas previstas no Plano Plurianual, a execução dos programas de governo e dos orçamentos da União; II. Comprovar a legalidade e avaliar os resultados, quanto à eficácia e à eficiência da gestão orçamentária, financeira e patrimonial nos órgãos e nas entidades da Administração Pública Federal, bem como da aplicação de recursos públicos por entidades de direito privado; III. Exercer o controle das operações de crédito, avais e garantias, bem como dos direitos e haveres da União; IV. Apoiar o controle externo no exercício de sua missão institucional. O controle interno tem como principal função avaliar a ação governamental e da gestão da administração pública. É pelo controle e avaliação dos atos e contas públicas, que é possível coibir desvios de verbas, corrupção, ingerências, entre outras. 2.1.2 Características do controle interno Uma organização pública ou privada, ou mesmo em outro formato, necessita de controle interno para que mantenham a saúde financeira, de recursos humanos, administrativa e operacional salutar. Para tanto, necessita do envolvimento de todos da organização, métodos, procedimentos, documentos e relatórios para análise. O controle interno possui características importantes que por definição pode ser identificado como apresenta Barreto e Graeff (2014, p. 97 e 98): • É um processo planejado, implementado e mantido pelos responsáveis da governança, administração e outros funcionários, ou seja, é responsabilidade de todos – operários de linha, gerentes e diretores etc. -, assim, o controle interno somente será efetivo se todos os envolvidos na consecução dos objetivos da empresa tomarem parte da responsabilidade; • Fornece segurança razoável quanto à realização dos objetivos da entidade, assim, o controle interno é um processo desenvolvido para garantir com razoável certeza (nunca com garantia absoluta), que sejam atingidos os objetivos da organização; • No que se refere à confiabilidade dos relatórios financeiros, efetividade e eficiência das operações e conformidade com leis e regulamentos aplicáveis. Dessa forma, o controle interno representa em uma organização o conjunto de procedimentos, TÓPICO 2 | CONTROLE 37 2.1.2 Características do controle interno métodos ou rotinas com os objetivos de proteger os ativos e produzir dados contábeis confiáveis (controles contábeis), ajudar a administração na condução dos negócios com eficiência (controles operacionais ou administrativos); e promover o cumprimento das normas e regulamentos (controles normativos). Dessa maneira, o controle interno deve envolver todos os funcionários da entidade, cada um com a sua responsabilidade na operação de controle. O comprometimento com a realização de suas funções, bem como no fornecimento de dados e informações que demonstrem a real situação da organização, mas tendo como foco a missão, visão e
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