Aula 07 - Papéis de Trabalho

Prévia do material em texto

Auditoria - Gustavo Anderson Gimenes Deboleto - UNIGRAN
57
Aula 07
PAPÉIS
DE TRABALHO
Depois de estudar os conceitos desta aula você conseguirá definir o que são e
qual a importância dos papéis de trabalho.
Aula resumida dos livros “Auditoria Contábil” de Hilário Franco e Ernesto Marra, “Auditoria Contábil” de Sílvio Aparecido Crepaudi,
“Auditoria” de William Attie e “Auditoria” de Marcelo Cavalcanti Almeida.
58
Auditoria - Gustavo Anderson Gimenes Deboleto - UNIGRAN
CONCEITO
Franco e Marra (1992) citam a resolução do Conselho Federal de Contabilidade
(CFC) n° 700/91, que define os papéis de trabalho, dizendo:
“11.1.3 – Papéis de trabalho
11.1.3.1 – Os papéis de trabalho são o conjunto de documentos e apontamentos com
informações e provas coligidas pelo auditor, que constituem a evidência do trabalho
executado e o fundamento de sua opinião.
11.1.3.2 – Os papéis de trabalho são de propriedade exclusiva do auditor, responsável
por sua guarda e sigilo.”
Segundo Almeida (1996), uma das normas de auditoria geralmente aceitas, estabelece
que o auditor deve, de acordo com seus critérios, colher elementos comprobatórios suficientes
para apoiar sua opinião e parecer de auditoria. Os papéis de trabalhos são documentos
elaborados pelo auditor a partir de documentos originais e que serviram de referência e
prova dos trabalhos de auditoria por ele realizados.
Os papéis de trabalhos confeccionados pelo auditor incluem balancetes contábeis,
lançamentos de retificação, análise de contas, conciliação de contas, resumo de informações,
comentários, explicações, memória de cálculos, rascunho de demonstrações contábeis e muitos
outros que o auditor possa julgar necessário ao cumprimento da tarefa.
Para a realização eficiente e eficaz da auditoria o auditor deverá contar, além dos
seus conhecimentos, com papéis de trabalho minuciosamente preparados e capazes de avalizar
todas as opiniões emitidas em seu parecer.
A elaboração dos papéis de trabalho relata, de forma bastante detalhada, o exame
praticado pelo auditor, propiciando um registro escrito de forma permanente, quanto às
informações obtidas e o julgamento profissional, por ele adotado, na execução e identificação
de seus objetivos.
Desse modo, os papéis de trabalho é o espelho da pessoa do auditor que os preparou,
colocando, de forma escrita, seus sentimentos e pontos de vista acerca do material examinado.
Representam o estilo de vida e o modus vivendi da pessoa do auditor.
A seguir, será demonstrada a grande importância dos papéis de trabalho para a
auditoria, pois são eles que darão sustentação para a emissão do parecer por parte do auditor.
Finalidade dos papéis de trabalho
Para Attie (1998), os papéis de trabalho formam o conjunto de formulários e
documentos que contêm as informações e os apontamentos obtidos pelo auditor durante seu
exame, bem como as provas e as descrições dessas realizações, que constituem a evidência
do trabalho executado e o fundamento de sua opinião.
Auditoria - Gustavo Anderson Gimenes Deboleto - UNIGRAN
59
Como o auditor utiliza documentos originais de propriedade da empresa, e é grande
o volume de transações e documentos, a comprovação da realização do trabalho através de
cópias da documentação, seria um tanto quanto volumosa e onerosa, daí o fato de se usar
papéis de trabalho que possam confirmar, de forma resumida, essas documentações e
transações.
Há de se levar em consideração que os papéis de trabalho são de natureza
confidencial, pois revelam informações obtidas que não podem, em hipótese alguma, ser
utilizadas em benefício próprio ou de outrem.
Para Crepaudi (2000), essas são algumas das finalidades dos papéis de trabalho:
1 – Fornecer um registro escrito permanente do trabalho efetuado, incluindo:
a) descrição dos fatores referentes à extensão do trabalho, considerado no
planejamento;
b) evidência da revisão e avaliação do sistema de controle interno;
c) natureza e grau de credibilidade das informações obtidas.
2 – Fornecer informações importantes com relação ao planejamento contábil,
financeiro e fiscal.
3 – Serem apresentados, mediante solicitação, como evidência que fundamente o
relatório emitido.
4 – Fornecer aos encarregados a oportunidade de avaliar os atributos dos membros
da equipe quanto a:
a) competência em assuntos de auditoria;
b) senso de organização;
c) habilidade em planejar e executar o trabalho.
Características básicas dos papéis de trabalho
Para Crepaudi (2000), os papéis de trabalho devem ser completos, isto é, cada
folha de trabalho, ou grupo de folhas, deverá ter sua própria utilidade. Essas folhas devem
ser esclarecedoras por si mesmas e conter todas as informações pertinentes, quer sejam
relacionadas com a preparação da demonstração contábil, quer com a verificação dos dados.
Um conjunto ou grupo de papéis de trabalho deve ser também, cuidadosamente
elaborado e controlado por referências cruzadas. Sempre que uma folha de trabalho contenha
alguma informação que apóie ou se baseie em outra folha de trabalho, é prática habitual
indicar o fato em ambos os papéis.
Outra exigência dos papéis de trabalho individuais são as que cada folha tenha um
cabeçalho completo, contendo o nome da empresa sob exame, o nome da conta analisada ou
a descrição dos testes de auditoria que ela registra, bem como a data do exame.
60
Auditoria - Gustavo Anderson Gimenes Deboleto - UNIGRAN
Crepaudi (2000) também diz que cada folha de trabalho deve, também, ser rubricada
ou assinada pelos auditores que, individualmente, tenham contribuído para seu preparo.
Normalmente, a data em que o trabalho foi completado é registrada, juntamente com as
iniciais, para o caso de surgir qualquer dúvida quanto à seqüência ou duração de determinadas
medidas de verificação.
Para ser útil, a folha de trabalho não deve ser apenas completa, mas também deve
ser legível, deve ser limpa e, principalmente deve ser clara nas suas observações. Não há
dúvida de que uma folha de trabalho, cuidadosamente elaborada e preparada com esmero é
mais fácil de revisar e causa melhor impressão como prova.
Preparação de um papel de trabalho
Para Crepaudi (2000), a habilidade técnica e a competência profissional dos auditores
estão refletidas no papel de trabalho que eles preparam. Um auditor eficiente é capaz de
realizar seu trabalho de acordo com as normas usuais de auditoria, empregando o melhor de
seus esforços na criação de papéis de trabalho de auditoria de máxima utilidade.
Para conseguir esse objetivo, ele deve:
1° – fazer trabalho completo sobre os dados necessários.
2°– organizar e arquivar os papéis de maneira que seja facilitada a referenciação,
para uma rápida identificação por aqueles que deles necessitem (diretores e gerentes de
auditoria).
Os papéis de trabalho são completos quando refletem claramente todas as
informações referentes à composição dos dados significativos dos registros, juntamente com
os métodos e técnicas de verificação empregada e outras evidências necessárias à preparação
do relatório. Cada sumário e cada figura do relatório deve estar devidamente explicada no
papel de trabalho.
Os papéis de trabalho não estão limitados somente a dados quantitativos ou
qualitativos. Eles devem incluir notas e explicações que indiquem claramente o que foi feito e
de que forma foi feito o trabalho pelo auditor, suas razões para seguir certos procedimentos
e, finalmente, suas reações e opiniões sobre a qualidade dos dados examinados.
Além da possibilidade de os papéis de trabalho serem examinados por terceiros,
eles são revisados por seniores, supervisores e gerentes de auditoria, para determinar a
adequação e eficiência do trabalho, devendo ser auto-explicativos, devendo estar completos,
legíveis e sistematicamente arquivados, a fim de evitar que o auditor que os preparou seja
solicitado a fornecer novas explicações adicionais durante a revisão e finalização da auditoria.
Em muitos casos, os relatórios são escritos por um supervisor ou gerente de auditoria e não
pelo auditor que executou o trabalho de verificação.Auditoria - Gustavo Anderson Gimenes Deboleto - UNIGRAN
61
Pontos essenciais dos papéis de trabalho
Para Attie (1998) e Crepaudi (2000), na elaboração dos papéis de trabalho, o auditor
deve levar em consideração:
a) concisão: os papéis de trabalho devem ser concisos, de forma que todos entendam
sem a necessidade de explicações da pessoa que os elaborou.
b) objetividade: os papéis de trabalho devem ser objetivos, de forma que se entenda
onde o auditor pretende chegar.
c) limpeza: os papéis de trabalho devem estar limpos, de forma a não prejudicar o
entendimento.
d) lógica: os papéis de trabalho devem ser elaborados com lógica de raciocínio, na
seqüência natural do objetivo a ser atingido.
e) completos: os papéis de trabalho devem ser completos por si só.
Para que os papéis de trabalho estejam completos, há a necessidade de observar os
pontos essenciais que neles deverão estar demonstrados.
Normas gerais para preenchimento dos papéis de trabalho
A elaboração dos papéis de trabalho deve seguir um padrão definido e claro. Segundo
Crepaudi (2000), todos os procedimentos efetuados devem estar mencionados, demonstrando
a profundidade dos testes em relação a cada montante. Os resultados obtidos serão
evidenciados de forma que indiquem se o alcance foi satisfatório.
O auditor encarregado de um exame, ao preencher o respectivo papel de trabalho,
deve ter em mente que o seu trabalho há de ter condições de ser examinado e compreendido
por outro auditor, sem deixar dúvidas e sem necessitar de esclarecimentos adicionais.
Algumas regras básicas devem ser observadas para alcançar bons resultados:
a) os papéis de trabalho devem evidenciar a obediência às normas de auditoria
geralmente adotadas;
b) os procedimentos de auditoria adotados ficarão evidenciados em sua extensão e
profundidade;
c) devem incluir todos os dados e informações pertinentes;
d) devem ser limpos, claros e corretos;
e) devem conter todos os elementos e informações que amparem o que se mencionar
no parecer e nos relatórios;
f) devem conter todas as informações que possam ser úteis, ou necessárias, no futuro;
g) devem incluir os dados para fácil identificação da data em que foram elaborados,
quem foi o encarregado e quem fez a revisão, assim como terão títulos e códigos que
esclareçam a natureza do exame;
62
Auditoria - Gustavo Anderson Gimenes Deboleto - UNIGRAN
h) na data do término da auditoria, os papéis de trabalho devem estar prontos e em
condições de serem arquivados.
A não-observância dessas regras determinará a existência de falhas nos papeis de
trabalho, falhas essas que, na realidade, constituem-se em falhas da própria auditoria realizada.
Descrição dos papéis de trabalho
De acordo com Crepaudi, Silvio Aparecido, “Auditoria: Teoria e Prática”, São Paulo,
Atlas 2000, Capítulo 9, subitem 9.6, páginas 254 e 255, segue:
1 – Compilação de informações que incluem:
a) mapas preparados pelos departamentos de contabilidade, financeiro e fiscal, ou
pelo auditor;
b) memorandos;
c) confirmações;
d) outros tipos de documentação preparada ou reunida durante o exame.
2 – Arquivamento dos papéis de trabalho.
Os papéis de trabalho devem ser organizados conforme sua finalidade. A forma mais
prática é mantê-los em pastas apropriadas, de acordo com o assunto a que se referem,
como, por exemplo:
a) Pasta Permanente – inclui todos os papéis que são de importância diária e contínua,
ano após ano.
b) Pasta Corrente – é composta de todos os papéis do exercício em curso.
3 – Organização dos papéis de trabalho:
a) os papéis de trabalho são geralmente padronizados para facilitar seu uso;
b) as células mestras detalham as contas do livro razão por área do balanço ou da
conta sintética examinada;
c) as células mestras são comprovadas pelas células detalhadas, que demonstram
todo o trabalho efetuado e a compilação de sua evidência.
ATIVIDADE
As atividades referentes a esta aula estão disponibilizadas na ferramenta
“Sala Virtual - Atividades”. Após respondê-las, enviem-nas por meio do Portfólio-
Auditoria - Gustavo Anderson Gimenes Deboleto - UNIGRAN
63
ferramenta do ambiente de aprendizagem UNIGRAN Virtual. Em caso de dúvidas,
utilize as ferramentas apropriadas para se comunicar com o professor.